ict en onderwijsvernieuwing afl. 3, maart 2003, 79
schoolorganisatie
voorbeelden universiteit gent 1
1. Inleiding
2. Beginsituatie: waarom een on line inschrijvingssysteem?
2.1. Situatieschets
2.2. Randvoorwaarden
2.3. Aan welke vereisten moest dit on line inschrijvingssysteem voldoen?
2.3.1. Gebruiksvriendelijk
2.3.2. Makkelijk toegankelijk
2.3.3. Veilig
2.3.4. Betrouwbaar
3. Ontwerpen: hoe ziet het on line inschrijvingssysteem eruit?
3.1. Inschrijvingsadministratie
3.2. Studentengedeelte
3.2.1. Overzicht van het activiteitenaanbod
3.2.2. Inschrijven
3.2.3. Aanpassen van een inschrijving
3.2.4. Nieuwsbrief
3.2.5. Zoekfunctie
3.3. Databankbeheersysteem
3.4. (Hoe) voldoet dit systeem aan de vooropgestelde vereisten?
3.4.1. Gebruiksvriendelijk
3.4.2. Makkelijk toegankelijk
3.4.3. Veilig
3.4.4. Betrouwbaar
4. Uitvoeren: hoe werd het on line inschrijvingssysteem ingezet?
5. Evaluatie: hoe verliep het eerste jaar on line inschrijven?
6. (Her)ontwerpen: hoe ziet het inschrijvingssysteem eruit in het acade-
miejaar 2001-2002?
Pedro De BruyckereLector pedagogische wetenschappen Arteveldehogeschool
Katy Goeminne, Veerle Vanoverberghe,Willy Hanssens, Jan De DonckerPraktijkassistenten Universiteit Gent, Faculteit Psychologie en Pedagogi-
sche Wetenschappen, Dienst studieondersteuning
On line inschrijven
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 79
ict en onderwijsvernieuwingafl. 3, maart 2003, 80
voorbeelden universiteit gent 2
schoolorganisatie
6.1. Inschrijvingsadministratie
6.2. Studentengedeelte
6.3. Databankbeheersysteem
6.4. Aandachtspunt
6.5. ‘Open source’
7. Conclusie
8. Hyperlinks
9. Literatuur
Krachtlijnen
In dit artikel wordt beschreven hoe het monitoraat of de dienst studieon-
dersteuning van de faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen
van de Universiteit Gent gebruikmaakt van het internet als hulp bij de
organisatie en administratie van haar activiteiten.
Het monitoraat organiseert studieondersteunende activiteiten voor de stu-
denten van de eerste kandidatuur. Om aan deze activiteiten deel te nemen,
moeten studenten zich vooraf inschrijven. Aanvankelijk werd hiervoor
gebruikgemaakt van intekenlijsten waarop studenten hun naam en
studierichting noteerden. Wegens een aantal praktische problemen met
deze intekenlijsten werd geopteerd om in het academiejaar 2000-2001 te
werken met een on line inschrijvingssysteem.
Een eerste versie werd ontwikkeld. Er werd een systeem ontworpen dat
bestaat uit drie delen: een inschrijvingsadministratie, een gebruikers-
gedeelte en een databankbeheersysteem.
Op het einde van het academiejaar 2000-2001 werd deze inschrijvings-
vorm zowel door monitoren als door studenten geëvalueerd. De resulta-
ten gaven aan dat het on line inschrijven positief werd beoordeeld. Uit de
evaluatie bleek echter ook dat een aantal systeemkenmerken voor verbe-
tering vatbaar waren.
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 80
ict en onderwijsvernieuwing afl. 3, maart 2003, 81
schoolorganisatie
voorbeelden universiteit gent 3
1. Inleiding
Informatie- en communicatietechnologieën (ICT) kunnen in het onder-
wijs een aantal functies vervullen. Zo onderscheidt Vermunt (2000) zes
functies voor ICT in de begeleiding van het studieproces: inhoudsfunctie,
informatiefunctie, communicatiefunctie, diagnostische functie, leerfunc-
tie en toetsfunctie.
Op welke functie(s) de klemtoon wordt gelegd, zal afhankelijk zijn van de
soort actor binnen de onderwijscontext. Binnen de werking van het moni-
toraat, een studieondersteunende dienst voor studenten uit de eerste
kandidatuur van de faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschap-
pen van de Universiteit Gent, gaat de aandacht in eerste instantie uit naar
de informatieve en communicatieve functie.
De website van het monitoraat is een digitale informatiebron waar niet
alleen een aantal basisgegevens over de dienst terug te vinden zijn (bijv.
locatie, spreekuren, overzicht van de activiteiten, …), maar ook vakin-
houdelijke informatie (bijv. slides, examenvragen, FAQ, …).
Het gebruik van e-mail faciliteert in geruime mate de communicatie
tussen de medewerkers en de studenten.
Ondanks de inspanningen om het internetgebruik in de werking van het
monitoraat te optimaliseren, blijft een verdere integratie van de interac-
tieve gebruiksmogelijkheden van ICT tot de opdracht behoren. Vooral met
betrekking tot het organisatorisch, administratief en beheersaspect kon
aan ICT een meer functionele rol worden toebedeeld.
Een door de studenten en monitoren vastgesteld tekort betrof de inschrij-
vingsprocedure voor de activiteiten. Dit op de werkvloer vastgesteld tekort
illustreert treffend wat Mirande (2000) schrijft over de websites van heel wat
onderwijsinstellingen. We citeren: “Veel websites richten zich meer naar binnen
dan naar buiten, en voor communicatie, laat staan voor transacties (zoals inschrij-
ving voor cursussen), is nauwelijks plaats”.
Andere mogelijkheid: het internet voornamelijk/uitsluitend beschouwen
c.q. gebruiken als een informatiekanaal is helaas vaak nog te sterk aan-
wezig.
In het academiejaar 2000-2001 heeft het monitoraat intensief geëxperi-
menteerd met een on line inschrijvingssysteem. Het relaas van dit expe-
riment vormt dan ook de inhoud van deze bijdrage.
Het artikel is opgebouwd aan de hand van de verschillende stappen van
het volgende ontwikkelingsmodel (zie Figuur 1):
functies van ICT in
het onderwijs
website = digitale
informatiebron met
méér dan
basisinformatie
interactieve
gebruiksmogelijk-
heden van ICT nog
verder integreren
experiment met on line
inschrijvingssysteem
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 81
ict en onderwijsvernieuwingafl. 3, maart 2003, 82
voorbeelden universiteit gent 4
schoolorganisatie
Figuur 1: ontwikkelingsmodel
2. Beginsituatie: waarom een on line inschrijvingssysteem?
2.1. Situatieschets
Om aan de activiteiten van het monitoraat te kunnen deelnemen, moeten
studenten zich vooraf inschrijven. Aanvankelijk gebeurde dit op de ‘klas-
sieke’ manier, nl. door het noteren van naam en studierichting op een
intekenlijst.
Bij deze manier van werken deden zich o.a. de volgende problemen voor:
• moeilijk te verifiëren dubbele inschrijvingen;
• geen overzichtelijke/alfabetische lijsten die automatisch of op een
snelle, eenvoudige manier konden worden gegenereerd, opgeslagen
en geconsulteerd;
• geen vlotte gegevensverwerking omdat alle gegevens manueel
moesten worden ingebracht.
Door bovenstaande problemen waren vooraf vastgelegde spelregels (bijv.
‘deelnemen kan enkel na inschrijving’) niet te controleren.
Een bijkomend nadeel voor de studenten was het feit dat men zich
veelvuldig moest verplaatsen om zich te kunnen inschrijven. Door de
grootte van de groep studenten vinden de meeste hoorcolleges immers
plaats op een andere locatie dan waar het monitoraat gehuisvest is.
Hoe konden de problemen worden opgelost? Via een on line inschrij-
vingssysteem? Eerst worden de randvoorwaarden bekeken die nodig zijn
om een dergelijk systeem te implementeren.Vervolgens zetten we de eisen
op een rijtje waaraan het systeem zou moeten voldoen.
vooraf inschrijven
voor deelname aan
monitoraat via
intekenlijsten
problemen
controle spelregels
nagenoeg onmogelijk
veel verplaatsingen
on line inschrij-
vingssysteem als
oplossing?
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 82
ict en onderwijsvernieuwing afl. 3, maart 2003, 83
schoolorganisatie
voorbeelden universiteit gent 5
hardware
software
expertise
vier vereisten
2.2. Randvoorwaarden
Er zijn minstens drie verschillende soorten randvoorwaarden te onder-
scheiden die noodzakelijk zijn om een on line inschrijvingssysteem in te
voeren.
1 De beschikbare hardware: we denken hierbij aan een eigen server of
webhosting, maar ook aan voldoende pc’s voor de studenten om zich in te
schrijven.
2 De beschikbare software: m.a.w. het eigenlijke systeem dat al dan niet
zelf moet worden ontwikkeld.
3 Expertise: mensen in huis hebben die de nodige kennis bezitten van
zowel soft- als hardware is meegenomen.
2.3. Aan welke vereisten moest dit on line inschrijvingssysteem voldoen?
Bij de ontwikkeling van de software werden vanuit het monitoraat de vol-
gende vereisten aan het inschrijvingssysteem gesteld:
• gebruiksvriendelijk;
• makkelijk toegankelijk;
• veilig;
• betrouwbaar.
2.3.1. Gebruiksvriendelijk
Het systeem moest gebruiksvriendelijk zijn, zowel voor de studenten als
voor de medewerkers van het monitoraat. Gebruiksvriendelijk in de
betekenis van eenvoudig, duidelijk, niet verwarrend en niet omslachtig.
2.3.2. Makkelijk toegankelijk
Een andere vereiste waaraan het on line inschrijvingssysteem moest vol-
doen, was maximale toegankelijkheid. De invoering van een dergelijk sys-
teem mocht niet betekenen dat de studenten uitgebreid nieuwe netwerk-
vaardigheden moesten aanleren.
2.3.3. Veilig
Veiligheid situeerde zich op twee gebieden: enerzijds de nood aan privacy,
anderzijds het voorkomen van frauduleuze praktijken. Met privacy bedoelen
we dat de persoonlijke informatie van de student enkel door hemzelf ge-
raadpleegd kan worden. Het voorkomen van fraude slaat o.a. op het onmo-
gelijk kunnen veranderen van gegevens van medestudenten.
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 83
ict en onderwijsvernieuwingafl. 3, maart 2003, 84
voorbeelden universiteit gent 6
schoolorganisatie
driedelig
vier onderdelen
2.3.4. Betrouwbaar
Betrouwbaarheid was de laatste vereiste van het systeem. Studenten die
zich inschreven, moesten effectief ook ingeschreven zijn.
3. Ontwerpen: hoe ziet het on line inschrijvingssysteem eruit?
Het inschrijvingssysteem bestaat uit drie delen:
• een inschrijvingsadministratie;
• een gebruikersgedeelte (omdat op het monitoraat de gebruikers
studenten zijn, wordt verder in de tekst gesproken over ‘het studen-
tengedeelte’);
• een databankbeheersysteem.
3.1. Inschrijvingsadministratie
De inschrijvingsadministratie is beveiligd en bestaat uit vier onderdelen:
1 het beheer van de inschrijvingen;
2 het inbrengen en aanpassen van de activiteiten;
3 een mailomgeving waarmee en de nieuwsbrief verstuurd kan worden en
elke ingeschrevene gemaild kan worden. Dit laatste is handig om bijvoor-
beeld bij verandering van tijdstip en/of locatie van een bepaalde activiteit
alle deelnemers voor die activiteit te kunnen verwittigen.
4 de ‘bouw’omgeving: hiermee worden alle pagina’s van het studen-
tengedeelte bijgewerkt. Voorts heb je in deze omgeving de mogelijkheid
om alle pagina’s, gebruikt in het studentengedeelte, aan te passen alsook
alle mails die door het systeem automatisch verstuurd worden.
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 84
ict en onderwijsvernieuwing afl. 3, maart 2003, 85
schoolorganisatie
voorbeelden universiteit gent 7
Figuur 2: onderdelen van de inschrijvingsadministratie
3.2. Studentengedeelte
Daarnaast is er uiteraard het studentengedeelte dat studenten in staat
stelt om zich on line in te schrijven voor een door hen gekozen activiteit.
Figuur 3: componenten van het studentengedeelte
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 85
ict en onderwijsvernieuwingafl. 3, maart 2003, 86
voorbeelden universiteit gent 8
schoolorganisatie
3.2.1. Overzicht van het activiteitenaanbod
Als de studenten de inschrijvingspagina openen, krijgen zij een overzicht
van de activiteiten waarvoor zij zich kunnen inschrijven. Op deze pagina’s
vinden de studenten informatie over het tijdstip en de locatie van de
activiteiten, de te kennen hoofdstukken voor een proefexamen, ...
3.2.2. Inschrijven
Figuur 4 is de afbeelding van het inschrijvingsformulier.
Figuur 4: het inschrijvingsformulier
Tijdens het inschrijven controleert het systeem of de verschillende op-
gegeven data wel kunnen kloppen. Is het e-mailadres valide, kan het stam-
nummer bestaan? Is dit niet in orde, dan krijgt de student onverbiddelijk
de opdracht om zijn gegevens aan te passen. Zodra alles in orde is, kan de
inschrijving gevalideerd worden.
3.2.3. Aanpassen van een inschrijving
Vooraleer een student zijn inschrijving kan aanpassen, moet hij het iden-
tificatienummer en het paswoord behorende bij de inschrijving intikken
(zie ook 3.4.3). Is de student deze gegevens vergeten of verloren, dan kan
hij ze via het systeem opnieuw opvragen door gewoon zijn e-mailadres in
te vullen. Zijn persoonlijke gegevens worden dan naar zijn mailbox ge-
stuurd.
3.2.4. Nieuwsbrief
Een bijkomende service van het on line inschrijvingssysteem is een
nieuwsbrief. Studenten die graag op de hoogte blijven van bijkomende of
nieuwe monitoraatactiviteiten, kunnen zich gratis en op een heel een-
automatische controle
van de gegevens
identificatienummer
en paswoord ingeven
bijkomende of nieuwe
monitoraatactiviteiten
bekendmaken
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 86
ict en onderwijsvernieuwing afl. 3, maart 2003, 87
schoolorganisatie
voorbeelden universiteit gent 9
voudige manier inschrijven op een mailinglist. Inschrijven gebeurt via het
invullen van een inschrijvingsformulier dat doorgestuurd wordt naar het
monitoraat. De gegevens worden opgeslagen in een databank en uitslui-
tend gebruikt voor het verlenen van informatie over het monitoraat.
3.2.5. Zoekfunctie
Als studenten niet meer zeker zijn of ze zich reeds voor een activiteit
hebben ingeschreven of als ze het tijdstip vergeten zijn, dan kunnen ze dit
zelf verifiëren door naar de inschrijvingspagina te gaan en te klikken op
de rubriek ‘Zoeken’. Nadat ze hun stamnummer hebben ingetikt, wordt
hen een overzicht gegeven van de door hen gekozen activiteiten met
bijbehorende tijdstippen.
3.3. Databankbeheersysteem
Het databankbeheersysteem (zie Figuur 5) vormt het hart van het inschrij-
vingssysteem. De databanken waarop dit systeem steunt, zijn de lijm
tussen de inschrijvingsadministratie en het studentengedeelte. Laatst-
genoemde delen zijn de vensters waarlangs de software wordt aange-
sproken die de eigenlijke bewerkingen uitvoert.
Figuur 5: het databankbeheersysteem
De software, een perlscript om databanken aan te maken, werd oor-
spronkelijk ontleend aan Gossamer © (http://www.gossamer-
threads.com) maar onderging veel en uitgebreide modificaties door
Pi-online © (http://pion.rug.ac.be) omdat de originele software een totaal
andere bedoeling had.
Het huidige systeem houdt drie databanken bij:
• een databank van de inschrijvingen;
• een databank van de activiteiten;
• een databank van e-mailadressen voor de nieuwsbrief.
inschrijving
of tijdstip checken
het hart van het
inschrijvingssysteem
perlscript
drie databanken
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 87
ict en onderwijsvernieuwingafl. 3, maart 2003, 88
voorbeelden universiteit gent 10
schoolorganisatie
De databestanden zijn eenvoudige txt-bestanden. Hierdoor wordt het im-
porteren in andere software (zoals in een Excel-rekenblad) zeer een-
voudig. Dit biedt o.a. de mogelijkheid om statistische bewerkingen op de
door het systeem geleverde data uit te voeren.
3.4. (Hoe) voldoet dit systeem aan de vooropgestelde vereisten?
Vooraf werden de vereisten geschetst waaraan het systeem zou moeten
voldoen. Samenvattend worden nu de verschillende antwoorden weer-
gegeven.
3.4.1. Gebruiksvriendelijk
Het werd als belangrijk geacht om de navigatie zo eenvoudig mogelijk te
houden. Elk onderdeel van het systeem kan met maximaal 3 klikken wor-
den bereikt (zie ook 3.4.2). Door figuren en foto’s te weren, wordt ook
gewaakt over een snelle laadtijd van de verschillende pagina’s.
3.4.2. Makkelijk toegankelijk
Een makkelijke toegang wordt gegarandeerd door het studentengedeelte
te integreren in de bestaande website van het monitoraat en het systeem
bijvoorbeeld niet te beperken tot het interne netwerk of het intranet. Door
een simpele klik op de knop ‘Inschrijven’ krijgen de studenten een in-
schrijvingsformulier. Het makkelijk toegankelijk maken van het inschrij-
vingssysteem heeft zijn consequenties op het vlak van de veiligheid (zie
3.4.3).
3.4.3. Veilig
Een middel om een on line inschrijvingssysteem te beveiligen is het af-
schermen van de toegang tot de website via een gebruikersnaam en een
paswoord. In het on line inschrijvingssysteem van het monitoraat gebeurt
dit enkel voor de inschrijvingsadministratie. Voor het studentengedeelte
gebeurt het niet om de maximale toegankelijkheid (zie 3.4.2) te garande-
ren. Een gebruikersnaam/paswoord invoeren om de site te betreden zou
de drempel kunnen verhogen.
Wel is het zo dat, als studenten zich inschrijven voor een activiteit, ze een
paswoord moeten opgeven. Het paswoord mogen ze zelf kiezen. Dit pas-
woord hebben ze nodig wanneer ze hun inschrijving eventueel wensen te
wijzigen. Het beveiligen van het aanpassen van een inschrijving is nodig
om te voorkomen dat studenten de inschrijving van een medestudent
zomaar kunnen wijzigen ten voordele van zichzelf.
eenvoudige navigatie
en snelle laadtijd
integratie in
bestaande website
gebruikersnaam en
paswoord
verplicht paswoord
bij inschrijven
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 88
ict en onderwijsvernieuwing afl. 3, maart 2003, 89
schoolorganisatie
voorbeelden universiteit gent 11
3.4.4. Betrouwbaar
Het systeem genereert behoorlijk wat e-mails. Elke belangrijke stap, zowel
het aanmelden van een inschrijving als het valideren ervan, wordt door
mails bevestigd en dit zowel naar de student als naar de administratie. Op
deze manier is een dubbele controle mogelijk.
Een extra troef is bovendien dat er een back-up gemaakt wordt van alle
databanken. Dit gebeurt automatisch en telkens het eerste moment van
de dag waarop men de inschrijvingsadministratie gebruikt.
4. Uitvoeren: hoe werd het on line inschrijvingssysteem ingezet?
Bij het begin van het academiejaar werd aan de studenten de kans
gegeven om een demo over het gebruik van het inschrijvingssysteem bij
te wonen. Deze demo werd georganiseerd in de pc-klas van de faculteit
zodat de studenten zelf reeds het inschrijvingssysteem konden uit-
proberen.
Van meet af aan konden de studenten (ongeveer 800) zich enkel nog via
het web inschrijven. Uit praktische overwegingen werd er geen andere
inschrijvingsmogelijkheid voorzien.
In de loop van het academiejaar konden de studenten zich inschrijven
voor twee soorten activiteiten: proefexamens en feedbacksessies bij deze
proefexamens.
Via proefexamens krijgen studenten de kans om hun leerstofbeheersing
te toetsen. Proefexamens geven studenten een goed beeld van het echte
examen. Bovendien leren ze omgaan met de veelgebruikte examenvorm
‘multiple choice’.
Bij elk proefexamen is er feedback voorzien. Feedback kan zowel door het
monitoraat zelf als door de lesgever georganiseerd worden. De feedback-
sessies van het monitoraat zijn kleine groepssessies waarin oplos-
singsmogelijkheden, veelvoorkomende fouten en studietips worden
besproken. Uiteraard komen ook de juiste antwoorden aan bod.
In Tabel 1 wordt, per activiteit, een overzicht gegeven van het aantal
ingeschreven studenten.
telkens bevestiging
door middel van een
back-up
demo over het
gebruik van het
inschrijvingssysteem
alleen via het web
inschrijven
proefexamens
feedbacksessies
proefexamens
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 89
ict en onderwijsvernieuwingafl. 3, maart 2003, 90
voorbeelden universiteit gent 12
schoolorganisatie
Tabel 1: aantal ingeschreven studenten per activiteit
Omdat een aantal studenten in de loop van het academiejaar signaleer-
den dat ze moeilijk toegang hadden tot een pc met internetaansluiting,
werd een computer ter beschikking gesteld in het spreeklokaal van het
monitoraat. Dit was een bijkomende manier om de vereiste ‘makkelijk
toegankelijk’ te realiseren.
5. Evaluatie: hoe verliep het eerste jaar on line inschrijven?
Na elk academiejaar kunnen de studenten de werking van het monitoraat
evalueren. Op het einde van het academiejaar 2000-2001 werd het on line
inschrijvingssysteem voor beoordeling opgenomen in de evaluatievragen-
lijst. Via zowel een gesloten als een open vraag over het nieuwe inschrij-
vingssysteem konden de studenten hun ‘mate van tevredenheid’ uiten.
De gesloten vraag “Wat is je globale beoordeling over het online inschrij-
vingssysteem?” moest beantwoord worden op een 5-puntenschaal waar-
bij 1 = slecht en 5 = zeer goed betekende. De resultaten tonen aan dat er
een gemiddelde beoordeling is van 4.07 (met een SD van 0.97). Daarnaast
konden studenten het systeem beoordelen aan de hand van de open
vraag “Wat zijn jouw bevindingen met het online inschrijven voor de
activiteiten?”.
Samenvattend geven we hier de belangrijkste opmerkingen weer.
open en gesloten
vraag ter evaluatie
Activiteit Aantal ingeschreven studenten
ProefexamensAlgemene pedagogiek 699
Algemene psychologie 573
Fysiologie I en II 590
Methodologie I 470
Onderwijskunde 610
Ontwikkelingspsychologie I 607
Sociologie 600
Statistiek I 591
Feedbacksessies proefexamensOnderwijskunde 337
Ontwikkelingspsychologie 328
Statistiek 266
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 90
ict en onderwijsvernieuwing afl. 3, maart 2003, 91
schoolorganisatie
voorbeelden universiteit gent 13
bijsturing
I.v.m. het concept van het on line inschrijven
Als voordelen worden genoemd:
• je hoeft je niet meer te verplaatsen om je in te schrijven;
• je kunt het tijdstip van inschrijven kiezen;
• er kan niet worden “vals gespeeld” (namen schrappen bijvoorbeeld).
Als nadeel wordt vermeld:
• als je niet gemakkelijk toegang hebt tot internet, dan word je be-
nadeeld (je moet je dan wel verplaatsen of wachten met inschrijven
totdat je een pc met internetaansluiting ter beschikking hebt).
I.v.m. het concrete inschrijvingssysteem van het monitoraat
Positief punt:
• de procedure van het inschrijven (hoe men zich moet inschrijven) is
duidelijk, niet verwarrend en niet omslachtig.
Negatieve punten:
• het tijdstip waarop men voor een nieuwe activiteit kon inschrijven
(kon pas vanaf 21 uur);
• de tijd tussen de inschrijving en de bevestiging ervan duurt te lang (de
bevestiging zou onmiddellijk op de inschrijving moeten volgen);
• het feit dat men zich niet kan uitschrijven (enkel een inschrijving aan-
passen kon);
• het niet kunnen zien van het aantal reële open plaatsen.
6. (Her)ontwerpen: hoe ziet het inschrijvingssysteem eruit in het academiejaar 2001-2002?
Op basis van de evaluatie werd het inschrijvingssysteem bijgestuurd. De
nieuwe versie is een verdere evolutie, weg van het oorspronkelijke gos-
samerscript, met tal van nieuwe kenmerken.
6.1. Inschrijvingsadministratie
Bij de inschrijvingsadministratie werden de volgende functies toegevoegd:
1 De deelnamelijsten kunnen vanuit de inschrijvingsadministratie
bekeken en uitgeprint worden.
2 Het beheer van de verschillende databestanden alsook van het volledige
inschrijvingssysteem is nu ook mogelijk vanuit de inschrijvingsadmini-
stratie.
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 91
ict en onderwijsvernieuwingafl. 3, maart 2003, 92
voorbeelden universiteit gent 14
schoolorganisatie
automatische
validering van
inschrijving
on line opvragen van
resultaten
bevestiging van
inschrijving nieuwsbrief
uitschrijven is mogelijk
Figuur 6: extra functies bij de inschrijvingsadministratie: lijsten en files
6.2. Studentengedeelte
Bij het studentengedeelte werden de volgende wijzigingen doorgevoerd.
1 Validering van inschrijvingen en eventuele aanpassingen gebeurt
vanaf nu volledig automatisch.
Voordeel voor de studenten:
• ze krijgen onmiddellijk een zicht op het ‘exact’ aantal vrije plaatsen.
Voordelen voor het monitoraat:
• het opvolgen van de inschrijvingen is minder arbeids- en tijdsintensief;
• ‘discussies’ met studenten over wel of niet ingeschreven zijn worden
vermeden. (Sommige studenten gingen er namelijk van uit dat ze, na
het invullen van het inschrijvingsformulier, ingeschreven waren; ze
gingen niet meer kijken naar het mailtje ter bevestiging.)
2 On line opvragen van punten (bijv. van proefexamens) is mogelijk. De
studenten geven hun e-mailadres in en automatisch krijgen ze hun resul-
taat toegestuurd.
3 Inschrijving op de nieuwsbrief wordt automatisch bevestigd met een
e-mailberichtje.
4 De studenten kunnen zich nu ook uitschrijven.
6.3. Databankbeheersysteem
Behalve de talrijke modificaties door Pi-online © die hierboven vermeld
werden, zijn de eigenlijke dataroutines nagenoeg niet veranderd. Het sys-
teem heeft zijn degelijkheid bewezen: zonder enig probleem waren soms
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 92
ict en onderwijsvernieuwing afl. 3, maart 2003, 93
schoolorganisatie
voorbeelden universiteit gent 15
meer dan honderd studenten tegelijk aan het inschrijven. Er zijn wel con-
crete plannen om in een verdere evolutie van de software over te schake-
len naar het SQL-dataformaat i.p.v. de txt-bestanden.
6.4. Aandachtspunt
Een aandachtspunt voor het academiejaar 2001-2002 is het tijdstip waar-
op de inschrijvingen worden “open verklaard”. Als dit ’s avonds gebeurt
(wat het geval was in het academiejaar 2000-2001), worden studenten die
niet over een pc met internetaansluiting beschikken (thuis of op kot)
benadeeld.
6.5. ‘Open source’
Een belangrijk verschil tussen de eerste versie en het herontwerp is dat
het systeem nu ruimer inzetbaar is, ook buiten het monitoraat. De soft-
ware is een heel pak kneedbaarder geworden, waardoor derden zonder
veel problemen hetzelfde systeem kunnen gebruiken voor andere
doeleinden. Dit laatste wordt nog gemakkelijker gemaakt door de ver-
schillende scripts ‘open source’ te houden. Dit betekent dat iedereen vrije
toegang heeft tot de broncode en het programma kan aanpassen aan
eigen wensen. Zo gebruikt de vakgroep Data-analyse (RUG) momenteel
een licht gewijzigde versie van het script om studenten te laten inschrij-
ven voor practica en examens.
7. Conclusie
Het eerste jaar on line inschrijven mag een succes genoemd worden. De
problemen waarmee het monitoraat geconfronteerd werd bij de klassieke
manier van inschrijven zijn van de baan. Een essentiële voorwaarde om
tot dit resultaat te komen was de keuze voor slechts één systeem, nl. het
on line inschrijvingssysteem tijdens de uitvoeringsfase.
Ook door de studenten wordt het on line inschrijvingssysteem beschouwd
als een stap voorwaarts. De algemene tevredenheid bij de studenten is
zeker te danken aan het feit dat zowel tijdens de ontwerpfase als tijdens
de uitvoeringsfase de initiële vereisten ‘gebruiksvriendelijk’ en ‘makkelijk
toegankelijk’ niet uit het oog werden verloren.
overstap naar SQL-
dataformaat gepland
tijdstip van open-
verklaring van de
inschrijvingen
systeem ook bruik-
baar voor derden
succes
algemene tevreden-
heid bij de studenten
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 93
ict en onderwijsvernieuwingafl. 3, maart 2003, 94
voorbeelden universiteit gent 1
schoolorganisatie
voorbeelden universiteit gent 16
De gunstige resultaten met het on line inschrijvingssysteem tijdens het
eerste jaar zijn een stimulans om zowel het systeem zelf als de integratie
ervan in de werking van het monitoraat verder uit te bouwen en te opti-
maliseren.
Bovendien heeft dit experiment aangetoond dat op het transactionele
niveau internet een zeer praktisch medium is om studenten te ondersteu-
nen in hun studieproces.
8. Hyperlinks
Het studentengedeelte van het on line inschrijvingssysteem kan je be-
kijken op http://allserv.rug.ac.be/~kgoeminn/Monitoraat.
9. Literatuur
Mirande, M., Stilstaan bij een haastig medium. Over de betekenis van het Internet in het onder-
wijs, Bussum, Coutinho, 2000, p. 24.
Terlouw C., Procedure voor onderwijsontwikkeling, in Ten dam, G., van Hout, H., Terlouw,
C. en Willems, J. (red.), Onderwijskunde Hoger Onderwijs, Assen, Van Gorcum, 2000,
p. 128.
Vermunt, J., Openingslezing op de Studiedag “Onderwijsvernieuwing aan de
K.U.Leuven” op 17 mei 2000.
VOL019/ICT3 /79-94 08-04-2003 11:30 Pagina 94
Top Related