IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHANDIKLATPIM II ANGKATAN XVKEMENDIKBUD TAHUN 2020LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

STRATEGI PENINGKATAN LAYANAN DATA MAHASISWABERBASIS SISTEM INFORMASI

PADA BIRO AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS LAMPUNG

oleh

43_ Hero Satrian Arief, S.E., M.H.

Latar Belakang

Revolusi Industri 4.0

Semua masyarakatkhususnya SumberDaya Manusia yang ada di lingkunganUniversitas harus

bekerja berbasis padaTeknologi Informasi

UU No. 25/2009 tentang

Pelayanan Publik

Layanan publik harustetap berjalan dengan

melaksanakanprogram digitalisasi

Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

yang selanjutnya disingkat SPBE adalah

penyelenggaraan pemerintahan yang

memanfaatkan teknologi informasi

dan komunikasi untuk memberikan layanan

kepada Pengguna SPBE.

Visi BAK

Terwujudnya LayananTerbaik Bidang

Administrasi Akademikdan KemahasiswaanMenuju Tercapainya

Visi Unila Tahun 2025

KONDISI SAAT INI DAN KONDISI YANG DIHARAPKAN

KONDISI SAAT INI

1. Belum memadainya kompetensi sumber dayamanusia (SDM)

2. Kurang optimalnya pemanfaatkan layanan akademikdan kemahasiswaan oleh stakeholder

3. Kurang optimalnya pengelolaan data kemahasiswaan

4. Belum memadainya sarana dan prasarana

5. Kurang optimalnya penggunaan layanan teknologiinformasi

6. Belum terintegrasinya atau terkoneksinya seluruhsistem informasi layanan akademik dan kemahasiswaan

KONDISI YANG DIHARAPKAN

1. Memadainya kompetensi sumber dayamanusia (SDM)

2. Optimalnya pemanfaatkan layanan akademikdan kemahasiswaan oleh stakeholder

3. Optimalnya pengelolaan data kemahasiswaan4. Memadainya sarana dan prasarana5. Optimalnya penggunaan layanan teknologi

informasi6. Terintegrasinya atau terkoneksinya seluruh

sistem informasi layanan akademik dan kemahasiswaan

Inovasi /

Terobosan

Strategi Peningkatan

Layanan Data Mahasiswa

Berbasis SistemInformasi

Kualitas layanan akademik dan kemahasiswaan terhadap

stakeholder kurang optimal

Peta Stakeholders

Peta Perubahan Stakeholders

Peta Jejaring Kerja (networking map/ net map)

Perintah ( Garis yang menerangkan hubungan antara atasan dan bawahan )

Koordinasi ( Garis yang menerangkan hubungan kerjasama/ kemitraan)

Biru

Hijau

Stakeholders Internal

Stakeholder Eksternal

Latens

Apathetics

PromotorsRektorKemendikbud

Wakil Rektor Bidang Akademik

Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan

Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan

Alumni

Wakil Rektor Bidang Perencanaan,

Kerjasama, dan TIK

Satuan Pengendali Internal

Para Kepala Subbagian

Para Kepala UPT

PROJECT LEADER

Mahasiswa

Orang tua/ Wali

Mahasiswa

Para Dekan

Para Ketua LembagaPara Kepala Biro

Para Kepala Bagian

Pemerintah Daerah

Swasta

Defenders

Capaian kegiatan dan Output Proyek Perubahan

NO KEGIATAN OUTPUT KET1 Membentuk Tim efektif yang mendukung semua aktifitas dalam pelaksanaan SK Rektor Tersedia

2Melakukan identifikasi kebutuhan layanan data mahasiswa pada Biro Akademik dan Kemahasiswaan sebagai bahan dasar pengembangan sistem data mahasiswa

Laporan KebutuhanLayanan

Terlaksana

3 Melakukan koordinasi dengan para stakeholders terkait dilingkungan Universitas Lampung;Notulen, Dokumendukungan stakeholders

terlaksana

4Melakukan Focus Group Discussion (FGD) untuk menentukan prosedur sistem layanan data mahasiswa dan faktor pendukung kerja;

Undangan, Daftar Hadir, Notulen, Dokumen

terlaksana

5 Pengembangan aplikasi aplikasi tersedia6 Implementasi aplikasi Terakses via online Terlaksana7 Melakukan sosialisasi penerapan pengembangan sistem kepada stakeholders Dokumen terlaksana8 Menghasilkan Surat Keputusan Rektor tentang penerapan aplikasi SK tersedia

9 Pelatihan SDM BAKLaporan ProyekPerubahan

terlaksana

10 Pembuatan laporan proyek perubahanLaporan ProyekPerubahan

tersedia

Pembentukan Tim Efektif

Pembentukan tim efektif ProyekPerubaha dengan SK RektorNomor : 1918/UN26/KM/2020

Identifikasi Kebutuhan (Penyusunan Kebijakan)

Bagian akademikkasub registrasi dan statistik- registrasi.unila.ac.id- simba.unila.ac.id (cuti herregistrasi)

kasub pendidikan dan evaluasi- siakadu.unila.ac.id (fitur wisuda)- siakadu.unila.ac.id (fitur evaluasi DO)

kasub sarana pendidikan- siakadu.unila.ac.id (transaksi akademik, jadwal, matakuliah, KRS, KHS, transkrip)- dapelmikpdpt.unila.ac.id (integrator pelaporan PDDIKTI)- dapelmikpdpt.unila.ac.id/Arsimik (arsip data akademik berbasis online)- feeder.unila.ac.id:8082 (sinkronisasi pelaporan PDDIKTI)

Bagian kemahasiswaankasub kesejahteraan alumni- Sistem Imformasi Layanan Data Biasiswa(BELUM TERSEDIA)

kasub minat,bakat, penalaran, dan informasi- Sistem Imformasi Pemeringkatan Mahasiswa Unila (BELUM TERSEDIA)

Koordinasi dengan para stakeholders

Dukungan Wakil Rektor IV dan Ketua LembagaDukungan Rektor Univesitas Lampung

Koordinasi dengan para stakeholders

Dukungan

Ketua Satuan Pengendali Internal

Dukungan Rektor

Univesitas LampungDukungan Dekan

Fakultas Kedokteran

Pelaksanaan Focus Group Discussion

• Pada tanggal 24 September 2020 telah dilaksanakan FGD untuk menentukan prosedur sistem layanan data mahasiswa dan faktor pendukung kerja. Dimana pada kegiatan tersebut dihadiri oleh kepala bagian akademik, kepala bagian kemahasiswaan, serta para staf Biro Akademik dan Kemahasiswaan.

SIMKATMAWA UNILA (dashboard utama)

http://kemahasiswaan.unila.ac.id/simkatmawaunila

SIMKATMAWA UNILA (menu prestasi)

http://kemahasiswaan.unila.ac.id/simkatmawaunila

SIM BEASISWA (dashboard utama)

http://beasiswa.unila.ac.id

SIM BEASISWA (menu daftar beasiswa)

http://beasiswa.unila.ac.id

Sosialisasi Penerapan Pengembangan Sistem Aplikasi

• Pada hari Selasa, 27 Oktober 2020 telah dilaksanakan sosialisasi penerapan pengembangan aplikasi kepada para stakeholders. Sosialisasi ini dilakukan dalam rangka memberikan informasi yang telah dibuat kepada para stakeholders serta untuk mendapatkan masukan guna penyempurnaan aplikasi.

Capaian OutputNO OUTPUT DESKRIPSI CAPAIAN

1 Surat

Keputusan

Rektor

Merupakan payung

hukum dalam

menjalankan proyek

perubahan

Surat Keputusan Rektor Nomor 1918/UN26/KM/2020 tentang

penetapan tim efektif proyek perubahan strategi peningkatan

layanan data mahasiswa berbasis sistem informasi pad abiro

akademik dan kemahasiswaan universitas lampung tahun 2020

2 Surat

Keputusan

Rektor

Merupakan landasan

penggunaan aplikasi

layanan data mahasiswa

Surat Keputusan Rektor Nomor 2119/UN26/KM/2020 tentang

Penetapan Penggunaan Aplikasi Layanan Data Mahasiswa Tahun

2020

3 Aplikasi Merupakan aplikasi

pelaksanaan penerapan

layanan data mahasiswa

berbasis sistem

informasi pada biro

akademik dan

kemahasiswaaan

1. Simkatmawa Unila Unila dengan alamat

http://kemahasiswaan.unila.ac.id/simkatmawaunila

2. Beasiswa (masih dalam proses pengembangan lebih lanjut)http://beasiswa.unila.ac.id

Penyusunan Kebijakan Penggunaan Aplikasilayanan Data Mahasiswa

Surat Keputusan Rektor (SK Rektor Nomor 2119/UN26/KM/2020)

Kendala Internal dan Eksternal

KENDALA INTERNAL

1. Penolakan dari stakeholders akibat tidak ada persamaan persepsi atas pemanfaatan aplikasi Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Lampung.

2. Kurangnya pemahaman pegawai di Unit Kerja tentang Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Lampung.

KENDALA EKSTERNAL

1. Sulitnya melaksanakan pertemuan dengan pihak eksternal untuk melakukan diskusi terkait pelaksanaan proyek perubahan dikarnakankondisi pandemi Covid-19 saat ini

Strategi Mengatasi Kendala

JangkaPendek

• Membangun komunikasi dan koordinasi yang intensif, baik secara formal maupun informal dengan stakeholders.

• Melakukan pendekatan kepada pihak terkait akan pentingnya dukungan terhadap rencana proyek perubahan.

• Memantau secara terus menerus perkembangan hasil pelaksanaan Tim Efektif dengan melakukan pertemuan secararutin dan terjadwal sesuai kesepakatan.

JangkaMenengah

• Melakukan sosialisasi dan bimbingan teknis terkait penggunaan aplikasi simkatmawa unila dan aplikasi beasiswa.

• Meningkatkan peran operator di seluruh unit kerja dalam penyelenggaraan Layanan Data Mahasiswa Berbasis SistemInformasi Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan di Universitas Lampung.

• Melakukan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan di tingkat fakultas dan universitas sehingga dapat diketahui tingkat ketaatan unit kerjadalam menggunakan aplikasi Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan.

JangkaPanjang

• Bekerja sama dengan UPT. Teknologi, Informasi dan Komunikasi (UPT. TIK) dalam rangka pembinaan dan peningkatankompetensi SDM Biro Akademik dan Kemahasiswaan terkait pemahaman Layanan Data Mahasiswa Berbasis SistemInformasi Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan.

• Melakukan pendekatan kepada pihak terkait dalam hal ini Biro Perencanaan akan pentingnya dukungan anggaran untukmelakukan pengembangan berkelanjutan aplikasi Layanan Data Mahasiswa Berbasis Sistem Informasi Pada Biro Akademik Dan Kemahasiswaan.

Learning Organizing dan Lesson Learned

Project leader dapat memahami peranan

dari tiap struktur organisasi Biro Akademik dan

Kemahasiswaan;

Output yang dihasilkan berupa aplikasi sikatmawa dan sim beasiswa

serta SK yang mendukung kebijakan

atas penerapan aplikasi;

Mengoptimalkan aplikasi yang telah dihasilkan dalam

peningkatan layanan pada Biro Akademik dan Kemahasiswaan.

Meraih dukungan dari stakeholder dalam

mewujudkan proyek perubahan yang dilakukan oleh Project Leader

dengan membangun komunikasi aktif;

Untuk memudahkan penyelesaian masalah

dalam rangka mewujudkan proyek

perubahan diperlukan

keterbukaan antar stakeholders yang didasarkan pada

kepercayaan (trust);

Komitmen dari pimpinan dan seluruh jajaran di Universitas Lampung merupakan unsur penting untuk

mewujudkan peningkatan layanan

data mahasiswa berbasis sistem informasi di Biro Akademik dan

Kemahasiswaan yang efektif dan efisien.

Kesimpulan

1. Dihasilkan aplikasi sistem informasi pemeringkatan bidang kemahasiswaan yang dapat mendorong semua pihak untuk menjadikan kegiatan kemahasiswaan lebih meningkat kuantitas dan kualitasnya.

2. Dihasilkan aplikasi sistem informasi beasiswa yang dapat memberikan kemudahan bagi para stakeholder dalam mengakses informasi tentang beasiswa

3. Peningkatan kualitas layanan dibidang kemahasiswaan pada BAK Universitas Lampung.

Rekomendasi

1. Perlunya komitmen pimpinan dan seluruh staf pada Biro Akademik dan Kemahasiswaan Universitas Lampung

2. Perlunya monitoring evaluasi setiap tahun agar bisa dilakukan perbaikan-perbaikan.

3. Perlu adanya dukungan kebijakan dan anggaran yang berkelanjutan untuk pengembangan proyek perubahan ini sehingga menjadi lebih baik lagi.

TERIMA KASIH