Modul 1 spm 2013 suharmadi

MODUL PERKULIAHAN

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Fakultas Program Studi

Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Ekonomi Dan Bisnis

Akuntansi 01 Drs. Suharmadi, Ak. MM. MSi

SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Tujuan Instruksional Khusus :

Setelah mempelajari bab ini, Anda akan dapat:

1.Mendefinisikan konsep control / pengendalian, sistem, manajemen,

dan sistem pengendalian manajemen

2.Memahami unsur-unsur sistem pengendalian

3.Mengetahui perbedaan strategy formulation, management control, dan

task control

4.Menjelaskan kegiatan – kegiatan pengendalian manajemen

5. Dampak internet terhadap pengendalian manajemen

Materi Pembahasan:

1.Konsep dasar pengendalian

2. Sistem pengendalian

3. Unsur – unsur sistem pengendalian

4. Hubungan antara perencanaan dan pengendalian

5. Perbedaan formulasi strategi, pengendalian manajemen, dan

pengendalian tugas

6. Kegiatan pengendalian manajemen

7. Dampak internet terhadap pengendalian manajemen

20122 Drs. Suharmadi, AK.MM.MSi Pusat Bahan Ajar dan eLearning

http://www.mercubuana.ac.id

SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

A. KONSEP-KONSEP DASAR

A.1. Pengendalian

Suatu organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, harus ada perangkat

– perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat

tercapai.

Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki EMPAT (4) elemen :

1. Pelacak (detector) atau sensor yaitu suatu perangkat yang

mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang

sedang dikendalikan.

2. Penilai (assessor) yaitu suatu perangkat yang menentukan

signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkanya

dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang

seharusnya terjadi.

3. The Effector yaitu suatu perangkat (yang sering disebut dengan

“umpan balik”) yangmengubah perilaku jika assessor

mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.



4. Jaringan komunikasi yaitu perangkat yang meneruskan informasi

antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.



Gambar 1.Elemen-elemen Proses Kendali

Proses pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer pada

seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi

mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.

Penjelasan bagaimana elemen-elemen tersebut berfungsi:

Thermostat Komponen :

- Termometer (detector) mengukur suhu ruangan

- Assessor,membandingkan suhu ruangan dengan standar yang diterima

mengenai suhu

yang seharusnya

- Effector,yang mendorong pemanas untuk memancarkan panas atau

mengaktifkan



Perangkat

kendali

2. Assessor.

Perbandingan denganukuran standar

3. Effector.

Perubahan sikap,jika diperlukan

Perusahaanyang sedangdikendalika

1. Detector.Informasi mengenaiapa yang sedang

pendingin juga yang mematikan alat – alat ini ketika suhu ruangan

telah sesuai dengan

suhu standar

- Jaringan komunikasi,meneruskan informasi dari termometer ke assessor

dan dari

assessor ke elemen pemanas atau pendingin.

Suhu Tubuh

Hampir sebagian mamalia dilahirkan dengan standar mengenai suhu

tubuh yang diinginkan. Elemen – elemen mekanisme pengendalian dengan

mana tubuh berusaha untuk mempertahankan standar tersebut meliputi

saraf sensorik (detector) yang tersebar di seluruh tubuh; hypothalamus

yang berpusat di otak (assessor), yang membandingkan antara informasi

yang diterima dari detector dengan suhu tubuh standar 98,6˚F; otot-

otot dan organ tubuh, yang mengurangi suhu tubuh ketika melebihi

suhu standar dan meningkatkan suhu tubuh ketika turun dibawah

standar; sistem komunikasi yang menyeluruh dari jaringan saraf.

Pengendara Mobil

Anggaplah Anda sedang mengemudikan mobil di jalan raya dengan

peraturan yang menetapkan kecepatan standar 65 mil per jam.

Sistem pengendalian Anda bertindak sebagai berikut:

(1) mata Anda (sensor) mengukur kecepatan aktual dengan cara

mengamati spedometer;

(2) otak Anda (assessor) membandingkan kecepatan aktual dengan

kecepatan yang

ditetapkan oleh hukum, dan mendeteksi adanya penyimpangan dari

standar; 2012

6 Drs. Suharmadi, AK.MM.MSi Pusat Bahan Ajar dan eLearninghttp://www.mercubuana.ac.id

(3) mengarahkan kaki Anda (effector) untuk melepas atau menekan pedal

gas;

(4) seperti pada pengaturan suhu tubuh, saraf Anda mengubah sistem

komunikasi yang

menyebarkan informasi dari mata ke otak dan dari otak ke kaki.

A.2. Manajemen

Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama

– sama untuk mencapai tujuan bersama (dalam suatu organisasi bisnis

tujuan utamanya adalah memperoleh tingkatan laba yang memuaskan).

Organisasi dipimpin oleh satu hierarki manajer, dengan chief

executive (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis,

departemen, bagian (section), dan subunit lainnya berada dibawah CEO

dalam bagan organisasi.

Proses pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer di

seluruh tingkatan memastikan bahwa orang – orang yang mereka awasi

mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.

Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana

Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen

pada sistem pengendalian yang lebih sederhana.

Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi; assessor

membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan.

1. Tidak sama halnya dengan termostat atau sistem suhu tubuh,

standar tidaklah ditetapkan terlebih dahulu.2012

7 Drs. Suharmadi, AK.MM.MSi Pusat Bahan Ajar dan eLearninghttp://www.mercubuana.ac.id

Dalam proses ini, manajemen memutuskan apa yang seharusnya

dilakukan oleh organisasi, dan sebagian dari proses pengendalian

adalah perbandingan antara pencapaian aktual dengan rencana –

rencana ini.

2. Seperti halnya mengendalikan mobil, pengendalian manajemen

tidaklah bersifat otomatis. Beberapa detector dalam organisasi

mungkin adalah ahli mekanik, tetapi manajer seringkali mendeteksi

informasi dengan mata, telinga, dan indra mereka sendiri. Manajer

secara pribadi harus melakukan fungsi assessor, memutuskan bagi

dirinya sendiri apakah perbedaan hasil aktual dengan standar

cukup signifikan untuk membenarkan tindakan, dan jika demikian,

tindakan apa yang akan diambil.

3. Tidak seperti pengendalian sebuah mobil yang merupakan suatu

fungsi yang dilakukan oleh seorang individu, pengendalian

manajemen memerlukan koordinasi antar individu. Pengendalian

manajemen juga harus memastikan bahwa setiap bagian bekerja

secara harmonis dengan bagian lainnya.

4. Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ke ditempatkanya

tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan

mungkin tidak jelas.

Tidak seperti thermostat atau pengendara mobil, sistem

pengendalian manajemen merupakan kotak hitam. Tidak dapat

diketahui apa tindakan yang akan diambil oleh manajer tertentu

ketika terjadi sebuah perbedaan yang sangat signifikan antara

hasil aktual dengan hasil yang diharapkan, atau apa tindakan yang



akan diambil orang lain sebagai respons terhadap tanda / sinyal

dari manajernya. Sebaliknya, diketahui dengan pasti kapan

thermostat memberikan tanda diperlukannya suatu tindakan dan apa

tindakan yang akan dilakukan.

5. Banyak pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri,

pengendalian tidak dilakukan oleh para manajer yang menggunakan

penilaian mereka sendiri dan bukannya mengikuti instruksi yang

diberikan oleh seorang atasan.

A.3. Sistem

Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif

untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktifitas. Thermostat dan

proses pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem.

Penting untuk disadari bahwa proses informal amat dipengaruhi oleh

bagaimana cara sistem pengendalian formal organisasi dirancang dan

dioperasikan.

Jika seluruh sistem menjamin tindakan tepat bagi seluruh situasi,

mungkin tidak diperlukan lagi manajer manusia.

B. BATAS-BATAS PENGENDALIAN MANAJEMEN

Gambar 2.Hubungan Umum antara Perencanaan dan Fungsi Pengendalian



AKTIVITAS SIFAT AKHIR PRODUK

Tujuan, strategi, dan

kebijakan

Penerapan strategi

Kinerja yang efisien dan efektif

dari tugas individual

Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan

pengendalian tugas dalam



Formulasi strategi

Pengendalian

manajemen

Pengendalian

tugas

beberapa hal. Formulasi strategi fokus pada jangka panjangdan tidak

sistematis.Sementara pengendalian tugas fokus pada jangka pendek dan

paling sistematis.

B.1. Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer

mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan

strategi organisasi.

Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut :

Kegiatan Pengendalian Manajemen meliputi :

- Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

- Mengkoordinasikan aktivitas – aktivitas dari beberapa bagian

organisasi.

- Mengomunikasikan informasi.

- Mengevaluasi informasi.

- Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.

- Mempengaruhi orang – orang untuk mengubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua

tindakan sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti

anggaran.Rencana tersebut diformulasikan. Dengan kata lain, mematuhi

anggaran tidaklah selalu baik, dan penyimpangan dari anggaran

tidaklah selalu buruk.



Keselarasan Tujuan

Proses pengendalian manajemen tidaklah bersifat mekanis, meskipun

sistematis.

Proses ini meliputi interaksi antar individu yang tidak dapat

digambarkan dengan cara mekanis. Masalah pengendalian yang utama

adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk bertindak demi pencapaian

pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus juga

membantu pencapaian tujuan organisasi.

Keselarasan tujuan (goal congruence) berarti, sejauh dimungkinkan,

tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan

organisasi itu sendiri.Sietem pengendalian manajemen seharusnya

dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam

pikiran setiap pribadi.

Perangkat Penerapan Strategi

Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk

menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya.Dengan demikian,

pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan

strategi.

Pengendalian manajemen merupakan satu–satunya perangkat manajer yang

digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang

diinginkan.Strategi juga diimplementasikan melalui struktur



organisasi, manajemensumber daya manusia (SDM), dan

budayanya.Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan

pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan

keputusan dalam suatu organisasi.

Gambar 3.Kerangka kerja untuk implementasi strategi

Mekanisme Implementasi

Manajemen SDM merupakan kegiatan seleksi, pelatihan, evaluasi,

promosi, dan pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan

keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi.

Budaya mengacu pada sekelompok, sikap, dan norma umum yang secara

eksplisit maupun implisit mengarahkan tindakan manajerial.

Tekanan Finansial dan Nonfinansial



Pengendalian

Struktur

Organisa

Manajemen

kebudayaan

Strategi

Kinerja

Dimensi finansial memfokuskan pada hasil – hasil moneter, yaitu laba

bersih pengembalian atas modal ( return on investment), seterusnya.

Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan

nonfinansial, yaitu :

- mutu produk,

- pangsa pasar,

- kepuasan pelanggan,

- pengantaran tepat waktu, dan

- semangat kerja karyawan.

Bantuan Dalam Mengembangkan Strategi Baru

Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan

pelaksanaan strategi yang telah dipilih.

Dalam industri berbeda dalam lingkungan yang cepat berubah,

informasi pengendalian manajemen, terutama yang bersifat

nonfinansial, juga dapat menyediakan dasar bagi pertimbangan

strategi baru.

Fungsi ini disebut sebagai pengendalian interaktif.Mengundang

perhatian manajemen pada pengembangan baik negatif (misalnya

kehilangan pangsa pasar) maupun positif (misalnya pembukaan pasar

baru) yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategi baru.

Gambar 4.Pengendalian Interaktif



Pengendalian hariini

B.2. Perumusan Strategi

Formula strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan

strategi untuk mencapai tujuan–tujuan ini.

Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan keseluruhan dari

suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah –

langkah khusus guna mancapai tujuan dalam kerangka waktu yang

diberikan.

Tujuan tidak memiliki jangka waktu;tujuan akan tetap ada hingga

tujuan tersebut diubah.

Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting.

Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi

yang diinginkan oleh manajemen senior.

Suatu keputusan dari satu pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual

mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis. Sesungguhnya

siapapun memiliki sebuah “gagasan cemerlang”, yang setelah

dianalisis dan didiskusikan dapat menjadi dasar bagi strategi yang

baru.

Tanggung jawab lengkap dalam formulasi strategi seharusnya tidak pernah

dibebankan kepada seseorang atau satu unit organisasi saja.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen



Strategi masadepan

Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi

baru; sementara pengendalian manajemen adalah proses implentasi

strategi tersebut.

Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling penting

antara formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis.

Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka

waktu yang tetap; dengan demikian, keputusan strategis mungkin dapat

dibuat kapan pun.

B.3. Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik

dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi melibatkan kinerja

dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam

proses pengendalian manajemen.

Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah; yaitu,

keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk

membawa kondisi di luar kendali kembali kondisi yang diinginkan

dapat diprediksikan dalam menghasilkan produk, jumlah jam kerja

karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan.

Perbedaan Antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen

Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian

manajemen adalah banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah,



sementara pengendalian manajemen melibatkan perilaku para manajer,

dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan–persamaan.

Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan

manajer lainnya dalam pengendalian tugas, manusia tidak terlibat

sama sekali (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang

terotomatis), atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan

nonmanajer.

Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit

organisasional; sementara pada pengendalian tugas fokus terletak

pada tugas spesifik dilakukan oleh unit – unit organisasional ini.

Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang

didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan

dalam kendala strategis secara umum.

Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas – tugas tertentu, yang

sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali

pertimbangan untuk melaksanakannya.

Gambar 5.Contoh-contoh Keputusan dalam Fungsi Perencanaan dan

Pengendalian

Perumusan strategi Pengendalian manajemen Pengendalian tugas

Mengakuisisi bisnisyang tak terkait

Memperkenalkan produkatau merek baru dalam

Mengkoordinasi pesananyang masuk



Memasuki bidang bisnisbaru

Menambah penjualanlangsung melalui pos

Mengubah rasioutang/modal

(debt/equity ratio)

Menerapkan kebijakanyang telah disepakati

Menyusun kebijakanspekulasi persediaan

Memutuskan besarkecilnya dan tujuanriset

lini produk

Memperluas pabrik

Menentukan anggaranuntuk iklan

Menerbitkan utang baru

Menerapkan programrekrutmen minoritas

Memutuskan besarnyapersediaan

Mengendalikanorganisasi riset

Menjadwalkan produksi

Memesan iklan TV

Mengatur arus kas

Memelihara dokumenkepegawaian

Memesan ulang suatubarang

Menjalankan proyekriset individual

B.4. Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen

Revolusi informasi dipercepat dengan ditemukannya komputer dan

internet pada tahun 1990 an. Banyak manfaat yang dapat diperoleh

dengan adanya teknologi internet dewasa ini.

Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon.

- Akses secara mudah dan cepat.

- Komunikasi multi – target.

- Komunikasi berbiaya rendah.



- Kemampuan menampilkan citra tertentu.

- Penggeseran kekuatan dan kendali kepada individu.

Dengan berbagai manfaat yang ada, internet secara dramatis telah

mengubah :

Aturan permainan dalam bisnis ke sektor konsumen individual.

Contoh : sebelum tahun 1995, sebagian besar buku dijual di

toko buku atau dapat diketahui dari catalog. Sekarang ritel

online semakin marak dan diminati.

Perdagangan komersial (business-to-business commerce)

Contoh : telah banyak perusahaan yang menggunakan internet

untuk melakukan konfigurasi ulang atas hubungan mereka dengan

pelanggan.

Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental.

Lalu apa yang merupakan pengaruh internet atas pengendalian

manajemen dalam sebuah organisasi ?

Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi, dan

organisasi memerlukan sebuah infra struktur untuk memproses

informasi tersebut. Internet menyediakan infrasuktur tersebut

sehingga pemprosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebih

cepat, dengan tingkat kesalahan yang lebih sedikit.

Pengumpulan data dalam jumlah yang amat besar, menyimpan dan

menganalisis data dengan format yang berbeda dan mengirimnya

ke setiap orang dalam organisasi, dapat dilakukan seorang

manajer dengan lebih mudah dan cepat.

Tetapi meskipun internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian

melalui pemprosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi

internet TIDAK DAPAT menggantikan proses fundamental yang melibatkan

pengendalian manajemen.



Hal tersebut karena penerapan strategi melalui pengendalian

manajemen secara essensial merupakan sebuah proses social, sehingga

tidak dapat diotomatisasikan secara penuh.

Ketersediaan akses data secara elektronis kepada data base

memberikan kontribusi kecil pada judgement yang diperlukan untuk

mendesain dan mengoperasikan suatu sistem pengendalian yang optimal.

Judgement tersebut meliputi :

1. Memahami tingkat keutamaan yang relatif dari keanekaragaman, dan

terkadang berbeda, tujuan yang mendorong individu untuk

bertindak.

2. Penyelarasan tjuan beragam individu dengan organisasi.

3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area

fungsional, dan departemen-departemen yang akan dinilai.

4. mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk

keseluruhan organisasi.

5. Menjelaskan variabel kunci untuk diukur dalam penilaian suatu

kontribusi individual terhadap tujuan organisasi.

6. Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan

pembuatan kesimpulan tentang bagaimana kinerja manajer.

7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif.

8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat.

9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.

Meskipun internet sangat meningkatkan pemprosesan informasi, tetapi

elemen fundamental dari pengendalian manajemen-informasi apa yang

dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya-pada dasarnya melibatkan

perilaku sehingga oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan

pendekatan formula saja.



Daftar Pustaka

1. Anthony, Robert N dan Govindarajan, Vijay . 2007. “Management

Control Systems”, McGrow-Hill Education. Ed. 12.

2. Mulyadi. 2000, Sistem Pengendalian Manajemen.BPFE Yogyakarta



Modul 1 spm 2013 suharmadi

Documents

Transcript of Modul 1 spm 2013 suharmadi