MENYIMPAN FILE DI ‘DOCUMENT’ GMAIL

Oleh:Agung Jaya E., SKM

Widyaiswara Muda Bapelkes Yogyakarta/Pemred Majalah InfoBapelkes Jogja

e-mail: agungjayae@gmail.com

Bagi orang-orang tertentu file adalah benda yang sangatberharga. Apalagi bila filenya sangat penting dandibutuhkan, maka akan dijaga agar tidak hilang atau rusak.Seringkali file yang disimpan di flashdisk, laptop ataukomputer hilang atau rusak. Bisa karena terkena virus,komputernya rusak atau memang komputernya hilang dicuriorang. Untuk menjaga agar tidak terjadi kehilangan ataukerusakan mestinya file tersebut dibackup agar bila terjadikerusakan atau kehilangan masih ada cadangannya. Ada satucara yang mudah dan murah, yaitu memanfaatkan fasilitas yangada di internet seperti di e-mail, www.slideshare.net,www.scribd.net, dsb. Di e-mail, bagi para pemakai“www.gmail.com”, disana tersedia fasilitas ‘document’ dimanakita bisa menyimpan file. Di dunia maya, hal ini dikenaldengan “Google Docs”. File yand disimpan bisa Word,Powerpoint, Excell, video, gambar, dsb. Keuntungan denganmenyimpan file di e-mail (internet) adalah kita bisa membukafile itu dimana saja ketika dibutuhkan selama ada koneksiinternet. Tentu saja daya simpan di e-mail tersebutdibatasi.

Fungsi lain dengan adanya tempat penyimpanan di e-mail adalah bila suatu waktu kita menggunakan warnet atau pinjam laptop orang lain sementara kita tidak membawa media penyimpanan seperti flashdisk, maka file itu bisa kita simpan di document e-mail tersebut.Berikut ini adalah cara menyimpan file pada gmail.com.

1. Buka e-mail Anda di gmail.com. Seperti biasa harus signin dulu dengan memasukkan username/alamat e-mail danpassword.

1

2. Setelah e-mail terbuka akan ada tampilan seperti di bawah ini.

3. Pada pojok kiri atas di e-mail tersebut ada menu “Documents”. Klik menu tersebut dengan hasil tampilan

2

seperti di bawah ini (versi bahasa Inggris, dan bisa diubah kedalam beberapa bahasa termasuk bahasa Indonesia). Untuk mengubah tampilan bahasa klik menu “Settings”.

Gambar di atas adalah setingan dalam bahasa Inggris, sedangkan hasil setingan dalam bahasa Indonesianya seperti di bawah ini.

3

4. Untuk memasukkan file yg akan disimpan di gmail, kita klik menu “Upload” atau “unggah”. Akan ada tampilan kotak seperti di bawah ini. Klik tulisan “Pilih berkas yang akan diunggah”.

Kemudian cari file atau dokumen yang akan diupload. Bisa lebih dari 1 file. Untuk memilih lebih dari 1 file

4

yang akan diupload, tekan tombol Ctrl (contol) dan jangan dilepas sambil memilh file-filenya. Setelah file-file itu dipilih, klik “Open”.

Kemudian akan tampil kotak seperti di bawah ini berisi file-file yang akan diupload.. Contohnya seperti gambardi bawah ini:

5. Bila file-file tersebut sudah kita tandai, maka siap diupload dengan mengklik kotak “Mulai unggah”. Tunggu sampai proses unggah/upload selesai (lamanya tergantung jumlah file, besar file dan kecepatan koneksi internet).

5

6. Selesai proses mengunggah, maka file sudah tersimpan digmail. Selanjutnya, bagaimana cara membuka file tersebut bila kita membutuhkannya? Prosesnya sama dengan mulai membuka e-mail dengan login terlebih dahulu. Setelah e-mail terbuka, klik menu “Documents” di gmail. File-file yang sudah kita upload akan ditampilkan. Preview isi file yang akan dibuka bisa dilihat di sebelah kanan. Untuk membuka file ada 2 pilihan, yaitu dibuka langsung di softwarenya (misalnyafile *.doc dengan MS Word), maka perintah yang dipilih adalah “Unduh”/download ; atau dibuka dengan “Google Documents”, maka perintah yang dipilih adalah “Buka”/Open. Tunggu sampai proses unduh atau buka selesai. Bila memakai perintah “Buka”, file akan dibukadi Google Documents dan file tersebut bisa diedit bila ada yang perlu dikurangi atau ditambahi.

6

Contoh file yang dibuka dengan Google Documents (memakai perintah “Buka”).

7

7. Untuk membuka file dengan perintah “Unduh” kita harus memilih software yang akan digunakan untuk mengunduh. Untuk file dengan ekstension *.doc atau *.docx berarti harus dibuka dengan Microsoft Word, file *.ppt dengan Microsoft Powerpoint, dst. Selanjutnya kita pilih kotak“Unduh” untuk mulai mengunduh.

Akan ada pertanyaan lanjutan, yaitu apakah file tersebut akan langsung dibuka atau disimpan. Bila akan dibuka pilih “Open”, bila ingin disimpan di harddisc atau flashdisc pilih “Save” .

PenutupDengan adanya fasilitas “Document” di Gmail, kita

tidak perlu repot dan bingung lagi untuk menyimpan datadengan aman. Dimanapun dan kapanpun, selama masih ada jaringan internet (termasuk koneksi dengan handphone), maka kita bisa membuka file yang kita butuhkan.

8

Sumber:

Gado Gado IT, Edisi 006/Tahun III/2010https://docs.google.com/?

tab=mo&authuser=0#home

9