MANUAL MUTU

Kode: 00405 05000

PROGRAM PASCA SARJANA FAKULTAS

PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG

2012

MANUAL MUTU

Program Pasca Sarjana

Fakultas Pertanian

Kode Dokumen : 00405 050 00

Revisi : 2

Tanggal : 13 Agustus 2012

Diajukan oleh : Ketua UJM Program Pasca Sarjana ttd Dr. Ir. Aminuddin Afandi, MS Dikendalikan oleh : Ketua Program Pasca Sarjana

ttd Prof. Dr. Ir. M. Luthfi Rayes, M.Sc. Disetujui : Dekan Fakultas Pertanian

ttd Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc., PhD.

KATA PENGANTAR

Dalam rangka penyelenggaraan proses pendidikan yang

berkualitas, Program Pasca Sarjana, Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya mengupayakan proses pendidikan yang memenuhi standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang telah ditetapkan. Agar proses pendidikan di Program Pasca Sarjana dapat berjalan baik, maka perlu didukung dengan pedoman yang menentukan sistem manajemen mutu dan organisasi.

Dokumen Manual Mutu ini dibuat dengan tujuan untuk menentukan system manajemen mutu dan organisasi di Program Pasca Sarjana Fakultas Pertanian Univesitas Brawijaya. Dengan dokumen ini diharapkan proses pendidikan di Program Pasca Sarjana dapat berjalan dengan terarah dan terkendali sehingga tujuan mutu dapat tercapai secara konsisten dan berkualitas.

Malang, 13 Agustus 2012

Tim Penyusun UJM PPS FP

D AFT AR IS I 1. Pendahuluan ...............................................................................1 1.1 Latar Belakang ...........................................................................1 1.2 Ruang Lingkup ...........................................................................1 1.3 Tujuan Manual Mutu...................................................................2 1.4 Lingkup Proses Utama dan Pelanggan .....................................2 2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu ......................................5 3. Istilah Dan Definisi ......................................................................5 4. Sistem Manajemen Mutu ............................................................6 4.1 Sekilas Tentang Program Pasca Sarjana ....................................6 4.2 Organisasi Program Pasca Sarjana.............................................6 4.3 Visi, Misi dan Tujuan Program Pasca Sarjana .............................14 4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Program pascasarjana

...................................................................................................14 4.5 Sistem Dokumen dan Audit .........................................................16 5. Tanggung Jawab Manajemen .....................................................18 5.1 Komitmen Manajemen ................................................................18 5.2 Fokus Pada Pelanggan ...............................................................19 5.3 Kebijakan Mutu ...........................................................................19 5.4 Perencanaan Sistem Mutu ...........................................................21 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi ............................21 6. Pengelolaan Sumber Daya ........................................................23 6.1 Penyediaan Sumber Daya...........................................................23 6.2 Sumber Daya Manusia ................................................................23 6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja ....................................24 6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik ..............................25 7. Realisasi Layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi ......................26 7.1 Perencanaan Program Layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi ...26 7.2 Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan Stakeholder Lainnya) 26 7.3 Dasar dan Pengembangan Kurikulum ..........................................28 7.4 Pengadaan Sumber Daya Universitas Brawijaya ..........................30 7.5 Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat ................................................................................31 7.6 Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan .. 32 8. Pengukuran, Analisis, Dan Peningkatan Mutu ..........................33 8.1 Panduan Umum ..........................................................................33 8.2 Pemantauan dan Pengukuran .....................................................33 8.3 Analisis Data ...............................................................................34 8.4 Perbaikan ....................................................................................34

1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang

Manual Mutu ini disusun untuk mengendalikan pengelolaan

pendidikan tinggi bermutu standar internasional dan memenuhi peraturan

pemerintah Republik Indonesia, persyaratan Sistem Manajemen Mutu

(SMM) ISO 9001: 2008 dan IWA2: 2007. Manual Mutu ini menjelaskan

penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi Program Pasca Sarjana,

kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem

Penjaminan Mutu secara internal Program Pasca Sarjana. Pada tahun

2006-2009 Program Pasca Sarjana menggunakan Sistem Penjaminan Mutu

(SPM) secara internal dengan nama Sistem Penjaminan Mutu Akademik

(SPMA) dengan 10 standar mutu akademik Direktorat Jenderal Pendidikan

Tinggi (DIKTI). Mulai tahun 2010, sistem penjaminan mutu di Program

pascasarjana menggunakan nama Sistem Penjaminan Mutu Internal

(SPMI), hal ini mengacu pada ketetapan yang diberikan oleh PJM UB dan

menggunakan tujuh (7) standar mutu akademik, non akademik dan tujuh (7)

standar mutu PT berkelas dunia. Program Pasca Sarjana melakukan

penjaminan mutu pendidikan sebagai bentuk tanggungjawab kepada

stakeholders dan mengembangkan mutu secara berlanjut. Dengan

demikian, mutu penyelenggaraan pendidikan di Program Pasca Sarjana

diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan

Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT) atau badan akreditasi

internasional.

Dalam penerapan SPMI, universitas memastikan, budaya mutu

dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan

SPMI ini, Program Pasca Sarjana akan mampu menetapkan dan

mewujudkan visi Program Pasca Sarjana melalui pelaksanaan misi

(aspek deduktif). Mampu memenuhi kebutuhan/ memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja

dan profesional. Untuk itu, Program Pasca Sarjana menyusun dokumen

SPMI sebagai berikut: • Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem

yaitu: Visi dan Misi (00405 01000), Rencana Strategis (00405 02000), Program Kerja (00405 03000), dan Pedoman Pendidikan Program Pasca Sarjana (00405 04000).

• Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Program Pasca Sarjana

(00405 05000), Standar Mutu (00405 04001), Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung dan Borang-borang.

1.2. Ruang Lingkup

Manual Mutu Program Pasca Sarjana ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu Universitas Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit kerja/ unit pelaksana akademik di lingkungan Program Pasca Sarjana Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya.

pedoman implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2:2007, peraturan pemerintah Republik Indonesia, persyaratan standar mutu penyelenggaraan pendidikan S-1, S-2 dan S-3, akreditasi BANstandar mutu World Class University (WCU QS Asia). 1.3. Tujuan Manual Mutu 1. Menggariskan kegiatan utama (core business) yaitu tri dharma

pendidikan tinggi, baik yang terkait langsung ataupun tidak

langsung dengan layanan pendidikan di Program Pasca Sarjana,

baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan

perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam

memenuhi persyaratan pelanggan. 2. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait

dalam proses di atas. 3. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

dengan persyaratan ISO 9001: 2008 dan IWA 2:2007. 4. Mencerminkan komitmen Program Pasca Sarjana dalam

peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis,

sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang pertanian.

1.4. Lingkup Proses Utama dan Pelanggan 1.4.1. Proses Bisnis

Bisnis proses utama di PPS-FPUB terdiri dari 5 (lima) proses utama:

1. Proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi

untuk program Pascasarjana (S2 dan S3) di bidang pertanian.

2. Proses penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan, dan teknologi di bidang pertanian.

3. Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha

yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang pertanian.

4. Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni,

dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder 5. Proses manajerial, pemantauan, dan evaluasi kinerja.

Dengan tiga proses pendukung: 1. Kelancaran urusan tata usaha,

2. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM),

3. Pemeliharaan sarana dan prasarana.

Adapun hubungan antara proses, output, dan penetapan pelanggan di PPS-FPUB disajikan sebagai berikut:

Proses Output (Produk) Pelanggan

Pengembangan dan - Pasca sarjana (S2 dan S3) pelaksanaan - Karya ilmiah yang tidak pendidikan tinggi dipublikasikan (thesis dan disertasi)

Proses Penelitian - Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan hasil penelitian) - Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku,

Proses pembinaan - Jasa penelitian, dan kerjasama Penyelenggaraan sivitas akademika, kegiatan ilmiah: seminar, alumni, dan lokakarya, hubungan dengan simposium, konggres lingkungan - Peran serta dalam kegiatan

Proses manajerial, - Laporan evaluasi diri tahunan pemantauan, dan terhadap evaluasi kinerja pencapaian renstra - Laporan Kinerja Dosen (EKD) - Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan Pegawai Negeri Sipil oleh atasan

1.4.2. Pelanggan

Pelanggan PPS-FPUB terdiri dari mahasiswa, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, masyarakat, industri, masyarakat, perguruan tinggi lain, alumni, dan atasan langsung

Persyaratan masuk mahasiswa pascasarjana (S2 dan S3)

ditetapkan dalam buku panduan akademik pascasarjana yang

tercantum pada lampiran 3.1. Persyaratan pelanggan mahasiswa

adalah tercapainya kompetensi utama dan pendukung yang

sudah dirancang dalam kurikulum berbasis kompetensi,

sehingga setelah lulus dapat menjalankan fungsinya sesuai

spesifikasi profil lulusan (tercantum dalam buku pe

pendidikan Program Pascasajana).

Pelanggan masyarakat umum, pengguna lulusan, orang

tua mahasiswa, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain,

industri, masyarakat, perguruan tinggi lain, dan alumni yang

menggunakan layanan jasa Fakultas Pertanian,

tingkat kepentingan bersama antara para pihak dengan PPS

FPUB dengan alternatif:

1. Datang langsung ke PPS-FPUB dan mengisi buku tamu, atau

2. Mengirim surat baik hard copy langsung

dikirimkan ke PPS-FPUB atau Fax: 0341- 560011 atau melalui e-mail:pascafp@ub.ac.id, atau

3. Memorandum of Understanding (MoU) atau,

4. Kontrak Kerja 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU Kebijakan Manajemen Mutu Program Pasca Sarjana menggunakan rujukan:

1. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional

2. Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan

3. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008

4. Akreditasi Progrm Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh

Badan Akreditasi Nasional 2009 5. Visi dan Misi Program Pasca Sarjana, 2004 6. Statuta Universitas Brawijaya, 2009 7. Badan Layanan Umum Universitas Brawijaya, 2009 8. Persyaratan SMM ISO 9001: 2008 9. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2: 2007 10. Standar mutu World Class University (WCU QS Asia) 2009

ditentukan b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses

penetapan dan

pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara

konsisten dan perbaikan yang berlanjut, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeho lders memperoleh kepuasan (pemenuhan

kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematisyang

dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM)

untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu.

c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan

kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang

ditetapkan customer (stake holders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat.

d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan,

termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus

semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat perkembangan

ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembanmasa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang maksimal (PP No. 102 Tahun 2000).

e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk

menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi Program Pascasarjana

f. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan

yang

ikut menerima atau membeli layanan pendidikan. Pelanggan Universitas dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang

tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan

pengguna lulusan.

g. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah

program pascasarjana atau lembaga selain program pascasarjana yang menyelenggarakan

k. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan

l. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan tinggi (Tri Dharma PT) yang dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Sekilas Tentang Program Pasca Sarjana

Program Studi S3 (Doktor) Ilmu Pertanian (selanjutnya disingkat dengan PDIP) didirikan oleh Program Pascasarjana Universitas Brawijaya pada tahun akademik 1997/1998 berdasarkan SK. Dirjen Dikti No. 208/Dikti/Kep/1997 tanggal 21 Juli 1997.

Pada tahun 2006 Rektor Universitas Brawijaya menerbitkan SK Rektor No. 030/SK/2006 yang menetapkan pengelolaan Program Pascasarjana UB yang bersifat monodisiplin diserahkan kepada

masing-masing Fakultas yang terkait. Sejak saat itu terbentuk Pascasarjana Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya (PPsFPUB)

yang mengelola 4 (empat) Program Studi Magister dan 1 (satu) Program Studi Doktor yaitu Program S3 Ilmu Pertanian atau Program

Doktor Ilmu Pertanian (PDIP), dengan 15 minat program studi.

Dalam perkembangannya sejak tahun 2007 hingga saat ini,

beberapa Minat digabung dan beberapa Minat Program Studi yang

terkait dengan Fakultas tertentu, seperti Minat Ilmu Ternak (Fakultas

Peternakan), Minat Teknik Sumberdaya Air (Fakultas Teknik), dikelola

oleh Fakultas terkait. Dengan demikian saat ini terdapat 10 , Minat yang

dikelola oleh PDIP UB (Table 1).

4.2 Organisasi Program Pasca Sarjana

Dalam PPRI No. 6 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi, Pasal

31 ayat 1-4 disebutkan pelaksana akademik di bidang pendidikan dapat

berbentuk fakultas, program pascasarjana atau laboratorium. Program

pascasarjana melaksanakan pendidikan akademik dan/atau

professional dalam satu cabang ilmu pengetahuan. Dalam pelaksanaan

pendidikan, program pascasarjana ditunjang oleh laboratorium/studio.

Adapun dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi, dilaksanakan dalam

program studi atas dasar kurikulum yang disusun oleh masing

perguruan tinggi (Pasal 13 ayat 1).

Adapun resources program pascasarjana adalah dosen, sebagai unsur pelaksana akademik yang terhimpun dalam wadah keilmuan di laboratorium (PPRI No. 60 tahun 1999, Kep. Menteri No. 232/U/2000,

sesuai dengan tugas, pokok dan fungsi dari masing-

unsur pelaksana akademik dan program studi. Deskripsi tugas unsur

pelaksana akademik di tingkat program pascasarjana sesuai dengan

PPRI No. 60 tahun 1999, OTK Universitas Brawijaya tahun 2006, yang

secara konsisten dilaksanakan untuk mendukung good governance

Program Pasca Sarjana.

Kepemimpinan di Program Pasca Sarjana dilaksanakan dengan

melibatkan semua unsur civitas academica dalam bingkai budaya

kebersamaan. Dalam penetapan berbagai keputusa

keputusan diambil dalam rapat program pascasarjana antara Ketua

Program pascasarjana bersama Ketua Laboratorium dan Ketua

Program Studi. Keputusan lain diambil dalam rapat Ketua Program

pascasarjana dengan dosen.

Adapun struktur organisasi Program Pasca Sarjana digambarkan berikut ini:

STRUKTUR ORGANISASI PROGRAM PASCA SARJANA

FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

saat ini pengelola PPsFPUB terdiri atas: a) Ketua Program, b) Sekretaris

Program, c) Ketua PS S-3 dan S-2, Koordinator Minat Agroekoteknologi, dan

Koordinator Minat Sosial Ekonomi Pertanian serta d) Unit pelaksana administrasi.

Mengingat bahwa PDIP merupakan satu-satunya Program Doktor di PPsFPUB,

maka Ketua Program Studi dirangkap oleh Ketua Program. Struktur organisasi tersebut membentuk sistem yang dapat menjamin

terlaksananya tata pamong yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan adil.

Setiap posisi struktur dan operasional secara fungsional ditempatkan tenaga dosen atau tenaga kependidikan yang kompeten melaksanakan tugas yang telah ditetapkan dalam deskripsi tugas (Tupoksi FP UB). Hubungan antara

unsur pimpinan dengan unsur penunjang, akademik, administrasi serta pengelola PDIP sangat baik yang tercermin dari partisipasi sivitas akademika dalam kegiatan akademik maupun sosial kekeluargaan.

Unit-unit organisasi berfungsi secara optimal dalam pelayanan proses

penerimaan mahasiswa baru, pengisian KRS dan pembuatan KHS, pelaksanaan

perkuliahan, UTS/UAS, ujian proposal dan hasil penelitian serta ujian disertasi. Tata cara pemilihan KPS S-3 berpedoman kepada panduan yang

ditetapkan oleh Rektor Universitas Brawijaya dan Fakultas Pertanian UB. Selain itu juga terdapat peraturan mengenai aturan etika dosen, etika

mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi serta pedoman dan prosedur layanan (Lampiran 2.1)

Tugas Pokok dan Fungsi serta koordinasi organisasi Program

Pascasarjana Fakultas Pertanian UB, mengacu pada dokumen Statuta

(Dokumen tersedia di Penjaminan Mutu FP-UB dengan Kode dokumen

:0000101000) dan Organisasi Tata Kerja Badan Layanan Umum (OTK BLU-UB)

(Dokumen tersedia di Penjaminan Mutu FP-UB dengan Kode dokumen

0000102000). Selain itu, dokumen tugas pokok dan fungsi lebih detail dapat di

lihat pada Tugas Pokok dan Fungsi Fakultas Pertanian, UB (Dokumen tersedia

di Penjaminan Mutu FP-UB dengan Kode dokumen: 0040003002). Tugas pokok

dan fungsi Gugus Jaminan Mutu Fakultas Pertanian tersaji secara detail di

dalam dokumen Tugas Pokok dan Fungsi Fakultas Pertanian, UB (Dokumen

tersedia di Penjaminan Mutu FP-UB dengan Kode dokumen 0040003002).

Dengan sistem tersebut proses bisnis FP-UB yang terkait dengan pengelolaan

Program Pascasarjana untuk menjamin terwujudnya visi, terlaksananya misi,

tercapainya tujuan, berhasilnya strategi agar terpenuhi lima pilar yaitu: kredibel,

transparan, akuntabel, bertanggungjawab dan adil.

Pembahasan struktur organisasi Program Doktor diawali dengan kepemimpinan PDIP yang bertanggungjawab langsung kepada Dekan Fakultas Pertanian dalam melaksanakan aktivitasnya berpedoman pada Keputusan Dekan FP UB No. 317/SK/2010 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Unit Kerja di Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya.

Ketua Program PPsFPUB dalam melaksanakan aktivitas akademik melibatkan Ketua Program Studi Program Magister, Program Doktor serta semua

dosen yang menjadi dosen tetap PDIP PPsFPUB. Keterlibatan tersebut meliputi, penyusunan kurikulum, penyusunan pengampu matakuliah serta penyusunan jadwal perkuliahan.

Ketua Program Doktor Ilmu Pertanian juga melakukan koordinasi dengan

Gugus Jaminan Mutu dan Unit Jaminan Mutu dalam hal pemantauan penjaminan

mutu kurikulum dan pelaksanaan proses belajar mengajar. Secara berkala, Ketua

Program Studi senantiasa melakukan diskusi terbatas dengan pengampu

matakuliah yang dilakukan setiap awal perkuliahan untuk memastikan kesiapan

dosen pengampu matakuliah memberikan perkuliahan dan melakukan evaluasi

keberhasilan pembelajaran setiap semester. Evaluasi yang dilakukan meliputi aspek

sistem pembelajaran, materi pembelajaran dan metoda pembelajaran. Evaluasi

tersebut selanjutnya dituangkan dalam dokumen evaluasi pembelajaran setiap

semester. Evaluasi juga dilakukan terhadap kurikulum PDIP setiap tahun ajaran

baru. Evaluasi tersebut dilakukan untuk menilai sejauh mana kompetensi dan

lingkup keilmuan yang dapat dicapai pada kurikulum yang bersangkutan. Hasil

evaluasi kurikulum dituangkan dalam dokumen evaluasi kurikulum. Ketua Program Studi Ilmu Pertanian melakukan koordinasi dalam aspek

pengalokasian sumberdaya yang meliputi, sumberdaya manusia, sarana, prasarana dan unit-unit penyelenggara pendidikan serta administrasi akademik di tingkat Program pascasarjana.

4.3 Visi, Misi dan Tujuan Program Pasca Sarjana

Visi, Misi dan Tujuan Program Pasca Sarjana Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya, sebagai berikut: Visi

Visi Program Studi Doktor Ilmu Pertanian ditetapkan dengan mengacu pada visi yang dicanangkan oleh Universitas Brawijaya dan sejalan dengan visi Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya.

Visi Program Doktor Ilmu Pertanian Program Studi Doktor Ilmu Pertanian Program Pascasarjana Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya (PPsFPUB) adalah : ”Pada tahun 2025 menjadi pusat pendidikan program doktor yang unggul, berstandar internasional dan mampu berperan aktif dalam bidang ilmu pertanian dan lingkungan”.

Visi dan Misi PDIP, PPsFPUB dapat dilihat pada buku Pedoman Pendidikan Program Pascasarjana Fakultas Pertanian UB. Misi

Berdasarkan pada Visi Program Studi Doktor Ilmu Pertanian (PDIP) serta dengan mempertimbangkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dimiliki oleh Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya, maka misi PDIP PPsFPUB adalah sebagai berikut

(1) Menyelenggarakan pendidikan doktor di bidang pertanian dan lingkungan

melalui proses pembelajaran yang berkualitas, efektif dan efisien. (2) Melakukan penelitian dan pengembangan di bidang pertanian dan

lingkungan yang bermanfaat bagi perkembangan IPTEK untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

(3) Mempublikasikan hasil-hasil penelitian dalam bidang pertanian dan

lingkungan yang relevan dengan permasalahan yang dihadapi oleh masyarakat.

Tujuan : Tujuan penyelenggaraan Program Doktor Ilmu Pertanian PPsFPUB adalah menghasilkan lulusan yang berkualifikasi doktor sebagai berikut:

(1) mempunyai kemampuan mengembangkan konsep ilmu, teknologi baru dalam bidang pertanian dan lingkungan melalui penelitian

(2) mempunyai kemampuan mengelola, memimpin, dan mengembangkan

program penelitian

(3) mempunyai kemampuan pendekatan interdisipliner dalam berkarya di bidang pertanian dan lingkungan

(4) menghasilkan penelitian di bidang pertanian dan lingkungan yang

berkualitas sehingga bermanfaat bagi masyarakat.

4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Program Pasca Sarjana

Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Program Pasca Sarjana, maka

proses utama Sistem Manajemen Mutu Program Pasca Sarjana adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti disajikan pada Gambar 1. Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang digambarkan seperti pada Gambar 2.

Mas

yara

kat,

Usa

haw

an

Gambar 1. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal

Kebijakan Universitas, Statuta, Renstra

Ketua Program Pasca Sarjana

P S . S2 & S3

Pemerintah Masyarakat Usahawan

Pem

erin

tah

,

Inp

ut

Mah

asis

wa

Sem

. V

Layanan Pendidikan Layanan Pengabdian Layanan Penelitian Layanan Administrasi

Layanan Manajerial:

Layanan Jaminan Mutu: UJM, SPI

Layanan Administrasi: Administrasi Umum,

Administrasi keuangan

Layanan Umum:

Layanan Penunjang: Perpustakaan

Layanan Pendidikan,

Inovasi Penelitian, Pengabdian,

dan Administrasi Output Lulusan

SDM, Dana, Sistem Informasi, Sarana dan Prasarana

Gambar 2. Proses Bisnis Jasa Layanan Pendidikan di Program

Pasca Sarjana FP-UB

Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan

dokumen audit mutu. Audit Internal harus dilaksanakan setidaknya satu

tahun sekali untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar

Akademik yang diterapkan Program Pasca Sarjana. Pedoman

pelaksanaan Audit Internal tertuang dalam MP Pelaksanaan Audit Internal

Mutu (00405 006001). Audit eksternal Program Pasca Sarjana setiap

tahun dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu Universitas Brwaijaya dan

kedepan direncanakan untuk dilaksanakan dalam mengukur pemenuhan

terhadap SMM ISO 9001:2008 yang dinyatakan dalam perolehan sertifikat

pada tahun 2011. Selain itu harus dievaluasi oleh Asesor dari BAN-PT

untuk menentukan tingkat akreditasi PS. Prosedur pengusulan,

pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan

memenuhi persyaratan BAN-PT.

Program Pasca Sarjana merupakan bagian dari struktur organisasi

di Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya. Secara struktural, Program

Pasca Sarjana berada langsung di bawah Dekan Fakultas Pertanian.

Hubungan antara Program Pasca Sarjana dengan bidang-bidang di bawah

struktur organisasi Program Pasca Sarjana adalah garis koordinasi. Ketua

program studi bertangung jawab langsung kepada Dekan Fakultas

Pertanian. Dalam menjalankan fungsinya, program studi melakukan

koordinasi dengan bidang lain sebagai berikut : Bidang Pendidikan dan Pengajaran:

Koordinasi bidang pendidikan dan pengajaran dilakukan dengan

KPS Agroekoteknologi dan Pembantu Dekan I, sub bagian akademik, dan

ketua laboratortium. Koordinasi yang dilakukan meliputi matakuliah yang

ditawarkan di setiap semester, bahan kajian dalam matakuliah, RKPS,

dosen pengampu, penanggungjawab matakuliah serta koordinator

matakuliah, kegiatan kuliah tamu, kunjungan lapang, magang kerja serta

penelitian mahasiswa. Koordinasi bidang kemahasiswaan dan alumni

dilakukan dengan KPS Agroekoteknologi dan Pembantu Dekan III, sub

bagian kemahasiswaan dan hubungan alumni, serta organisasi

kemahasiswaan. Koordinasi yang dilakukan meliputi kegiatan

kemahasiswaan baik yang berkaitan dengan kegiatan intra kurikuler

dianatarnya kuliah tamu, kunjungan lapang, studi banding maupun

kegiatan ekstra kulikuler diantaranya LKTI, KKM, serta kegiatan unit

aktivitas lain. Koordinasi juga dilakukan berkaitan dengan kepentingan

mahasiswa untuk mendapatkan beasiswa yang ditawarkan oleh lembaga

tertentu baik lambaga pemerintah maupun Swasta.

Koordinasi bidang kepegawaian, keuangan, umum dan perlengkapan

Dilakukan dengan Pembantu Dekan II, sub bagian umum dan

perlengkapan, sub bagian keuangan dan kepegawaian. Koordinasi yang

dilakukan meliputi penambahan sarana dan prasarana pembelajaran,

peningkatan mutu tanaga kependidikan, perbaikan manajemen kegiatan

pembelajaran, permohonan untuk mendapatkan keringanan biaya

pendidikan bagi mereka yang kurang mampu, mendapatkan bantuan bagi

mahasiswa yang ditimpa musibah, dukungan dana bagi kegiatan intra dan

ekstra kurikuler mahasiswa. Untuk membantu kegiatan penelitian

mahasiswa dalam rangka menyelesaikan studi, program studi juga

berkoordinasi dengan pengelola kebun percobaan Fakultas Pertanian

untuk memberikan fasilitas penelitian yang ada. 4.5 Sistem Dokumen dan Audit

Sistem dokumentasi di Program Pasca Sarjana Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya mengikuti sistem dokumen yang ada di Universitas Brawijaya, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasi, yaitu mengacu pada dokumen yang telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik Universitas Brawijaya (2007-2010) dan rujukan dokumen pada butir 2 (Landasan Kebijakan Manajemen Mutu). Sistem yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik:

Dokumen Induk, yaitu Rencana Strategis (00405 02000), Program Kerja (00405 03000). Dokumen mutu, yaitu Manual Mutu Program Pasca Sarjana (00405 05000), Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung dan Borang-borang Audit mutu dilakukan secara internal dan

eksternal berdasarkan dokumen audit mutu Universitas Brawijaya.

Audit internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu tahun sekalu

untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Mutu yang

diterapkan universitas.

Audit eksternal dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di Universitas Brawijaya dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO 9001: 2008 yang dinyatakan dalam kepatuhan, ada tidaknya

temuan, dan / atau perolehan sertifikat. Selain itu universitas dan PS di Universitas Brawijaya dinilai oleh Asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi institusi atau PS. Prosedur pengusulan, pelaksanaan

dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi

persyaratan BAN-PT. Tabel 1. Daftar Dokumen UJM Program Pasca Sarjana No Dokumen Kode

1. Visi dan Misi 00405 010 00 2. Rencana Strategis (Renstra) 00405 020 00 3. Program Kerja 00405 030 00 4. Pedoman Pendidikan 00405 040 00 5. Manual Mutu 00405 050 00

6. Standar Mutu (mengacu pada dokumen Universitas 00000 060 00 7. Manual Prosedur Wajib 00405 060 00

7.1. Pengendalian Dokumen dan Rekaman 00405 060 01

7.2. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 00405 060 02 7.3. Tindakan Korektif dan Pencegahan 00405 060 03 7.4. Audit Internal 00405 060 04

8. Manual Prosedur Jasa Layanan 00405 061 00 8.1. PKK MABA 00405 061 01

8.2. Penyusunan Jadwal Perkuliahan 00405 061 02

8.3. Prosedur Jadwal Kuliah 00405 061 03

8.4. Pelaksanaan Kuliah 00405 061 04 8.5. Penyelenggaraan UTS dan UAS 00405 061 05

8.6. KHS 00405 061 06 8.7. KPRS 00405 061 07

8.8. Keterangan Kuliah 00405 061 08 8.9. Beasiswa 00405 061 09 8.10. Perpustakaan 00405 061 10 8.11. Pengajuan Promotor 00405 061 11

8.12. Seminar Hasil 00405 061 12

8.13. Sidang Komisi 00405 061 13 8.14. Ujian Kualifikasi 00405 061 14

8.15. Ujian Tertutup Disertasi 00405 061 15

8.16. Ujian Terbuka Disertasi 00405 061 16

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen

Program pascasarjana mengidentifikasi layanan pendidikan yang memuaskan kebutuhan dan harapan pelanggan. Program pascasarjana dan unit kerja mengidentifikasi dan menunjukkan komitmen pada perbaikan berlanjut terhadap layanan pendidikan dan SMM. Strategi yang dilakukan, meliputi :

a. Komunikasi SMM di seluruh unit kerja (dosen, karyawan, laboran, mahasiswa) di Program Pasca Sarjana,

b. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan

sasaran mutu Program Pasca Sarjana di masa depan, c. Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices,

d. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota

organisasi mengetahui visi, misi maupun tugas pokok dan fungsi,

e. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu,

f. Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan

kebijakan dan sasaran mutu yang ditetapkan. 5.2. Fokus Pada Pelanggan A. Persyaratan Pelanggan Program Pasca Sarjana dalam proses input memperhatikan dengan baik persyaratan kualitas dan kuantitas mahasiswa. Secara umum, persyaratan tersebut mengacu pada pedoman akademik Program Pascasarjana Fakultas Pertanian UB dan persyaratan Universitas Brawijaya sebagaimana dicantumkan secara resmi berdasarkan Keputusan Rektor. Persyaratan Akademik untuk Program Doktor (S3) : 1. Calon mahasiswa memiliki ijazah magister sebidang dengan program

studi yang dipilih di Program Pascasarjana Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya , memiliki indeks prestasi kumulatif ≥ 3,50 (pada skala 0-4); atau memiliki IPK = 3,00 - < 3,50 dengan disertai paling sedikit 4 (empat) karya ilmiah (jurnal, buku, prosiding atau yang sejenis).

2. Bagi mahasiswa yang memiliki ijazah magister tidak sebidang dengan

program studi yang dipilih di Program Pascasarjana Fakultas Pertanian

Universitas Brawijaya juga berlaku ketentuan sebagaimana tercantum

pada butir (1), dan diwajibkan menempuh matakuliah S2 yang berkaitan

dengan minat S3 nya. Jumlah dan nama matakuliah yang harus ditempuh

ditentukan oleh Ketua Program Pascasarjana setelah berkonsultasi

dengan Koordinator Minat. Ketetapan terhadap jumlah

dan nama mata kuliah diputuskan setelah seleksi awal dan test wawancara.

3. Memiliki sertifikat TPA OTO Bappenas 500 dan Sertifikat Bahasa

Inggris setara TOEFL dengan nilai sekurang-kurangnya 500. Kedua sertifikat tersebut diserahkan pada saat pendaftaran (bagi mahasiswa yang mengajukan BPPS) atau sebelum pelaksanaan seminar hasil penelitian bagi mahasiswa dengan sumberdana non-BPPS

4. Calon mahasiswa Program Doktor diwajibkan membuat rencana

(outline) penelitian disertasi, dan dilampirkan pada saat melakukan pendaftaran.

B. Kepuasan Pelanggan

Selain untuk mencapai visi, misi dan tujuan, Program Pasca Sarjana juga memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa dengan cara:

1. Meningkatkan penguasaan keilmuan (cognitive), professional skill (psichomotoric) dan attitude (soft skill) sesuai dengan tuntutan stakeholders

2. Setiap mahasiswa mendapatkan dosen Penasehat Akademik (PA) sejak

awal semester untuk mendampingi mahasiswa dalam perencanaan studi setiap semester, membantu proses belajar mahasiswa dan mengatasi permasalahan akademik yang lain.

3. Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana prasarana yang sesuai dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).

4. Melakukan evaluasi proses pembelajaran pada setiap akhir semester. 5. Menyusun laporan hasil evaluasi proses pembelajaran. 6. Membuat evaluasi diri Program pascasarjana / Program Studi

7. Menyusun dan mematuhi Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK)

yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual Mutu Akademik, dan Peraturan Akademik, serta Kebijakan Akademik di tingkat Program pascasarjana, Fakultas dan Universitas.

Pertumbuhan kelulusan tiap tahun dan lama studi mahasiswa sangat

tergantung pada penelitian yang dilakukan, kesungguhan mahasiswa dalam

melakukan penelitian dan penulisan tesis serta lokasi penelitian. Dari

dimulainya PDIP tahun 2006 sampai dengan tahun ajaran 2010/2011 telah

meluluskan mahasiswa dari PMIEP sebanyak 158 orang. Kualitas kinerja

lulusan dijelaskan dengan predikat kelulusan yang dicapai oleh para lulusan.

Predikat kelulusan merupakan kombinasi dan kualitas yang diukur dengan IPK

dengan lama penyelesaian studi. Rata-rata lulusan Program Doktor Ilmu

Pertanian (PDIP) mempunyai nilai IPK rata-rata yaitu, 3.80. Lulusan Program Doktor Ilmu Pertanian PPsFPUB, secara umum

memiliki kualitas yang sangat baik, dimana setiap lulusan mempunyai tingkat penguasaan keilmuan pada bidang minat tentang Pertanian. Lulusan umumnya telah memiliki tingkat kemandirian yang cukup untuk melaksanakan penelitian ilmiah dan melakukan pemecahan masalah Pertanian.

Sampai saat ini, PDIP PPsFPUB telah meluluskan sebanyak 25

lulusan. Sejak penyelenggaraan PDIP dipindahkan ke fakultas pada tahun

2006, dan sampai dengan tahun akademik 2009/2010 program studi ini

telah menghasilkan sebanyak 25 lulusan dengan IPK rata-rata 3.80 dan

rata-rata waktu penyelesaian studi selama 3.9 tahun. Predikat kelulusan

CUM LAUDE sebanyak 10,49 persen, SANGAT MEMUASKAN 47,94

persen, dan MEMUASKAN sebanyak 41,57 persen. Berdasarkan capaian

IPK rata-rata dan waktu penyelesaian mahasiswa, penyelenggaraan PDIP

PPsFPUB telah berjalan efektif dan efisien.

Program Pasca Sarjana juga memiliki standart kompetensi lulusan

yang ditetapkan berdasarkan profil lulusan dan standart kompetensi

FPUB. Penetapan kompetensi lulusan didasarkan pada visi dan misi

Program Doktor Ilmu Pertanian FPUB. Visi PDIP adalah pada tahun 2025

menjadi pusat pendidikan program doktor yang unggul, berstandar

internasional dan mampu berperan aktif dalam bidang ilmu pertanian dan

lingkungan. Sedangkan Misi yang telah disepakati adalah (1)

menyelenggarakan pendidikan doktor di bidang pertanian dan lingkungan

melalui proses pembelajaran yang berkualitas, efektif dan efisien, (2)

melakukan penelitian dan pengembangan di bidang pertanian dan

lingkungan yang bermanfaat bagi perkembangan IPTEK untuk

meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan (3) mempublikasikan hasil-

hasil penelitian dalam bidang pertanian dan lingkungan yang relevan

dengan permasalahan yang dihadapi oleh masyarakat.

Berdasarkan visi dan misi tersebut maka kurikulum Program Doktor Ilmu Pertanian FPUB diarahkan untuk mencapai kompetensi lulusan yang terdiri atas: a. Kompetensi Utama yaitu:

Memiliki kemampuan dalam memimpin, mengorganisasikan dan melaksanakan penelitian untuk menemukan konsep-konsep baru dalam menangani masalah-masalah di biang pertanian dan lingkungan termasuk aspek ekonomi dan sosiologi

Memiliki kemampuan mengembangkan IPTEK dalam proses

produksi tanaman melalui kajian ekologi, fisiologi, pengelolaan dan perakitan keragaman genetik dalam upaya meningkatkan produksi tanaman dan meningkatkan produktivitas sumberdaya lahan, dan atau

Memiliki kemampuan analisis dan perumusan kebijakan di bidang

ekonomi pertanian dan atau dalam bidang sosiologi pedesaan.

b. Kompetensi Pendukung yaitu:

O Memiliki kemampuan pendekatan interdisipliner dalam berkarya di bidang keahliannya

O Mampu mendeseminasi hasil penelitian dalam forum ilmiah

internasional O Mampu membuat karya tulis ilmiah yang dipublikasikan di jurnal

internasional

c. Kompetensi Lainnya meliputi: 1. Memiliki kemampuan menggunakan komputer dan/atau teknologi

informasi 2. Memiliki kepekatan dan kepedulian terhadap lingkungan dan

masyarakat

5.3. Kebijakan Mutu

Program Pasca sarjana menggunakan kebijakan mutu untuk memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan untuk peningkatan mutu berkesinambungan dalam proses layanan. Dalam rangka melaksanakan tugas penyelenggaraan pendidikan tinggi, Ketua Program menetapkan kebijakan mutu dan mempunyai komitmen :

1. Melaksanakan penjabaran Rencana Strategis (Renstra) Program

Pasca Sarjana dalam bentuk millestones sasaran pengembangan Program Pasca Sarjana, yaitu : 2006-2010 transisi kelembagaan dan penetapan daya saing nasional : 2011-1014 pencapaian daya saing Asia Pasifik dan 2015-2020 pencapaian daya saing global.

2. Melaksanakan tugas pendidikan tinggi dengan pedoman Statuta, Organisasi

Tata dan Ke rja (O TK ), Renstra , dan Prog ra m K e r j a Program Pasca

Sarjana serta mempertanggungjawabkan kinerja kepada stakeholders (sivitas

akademika dan masyarakat) untuk menjaga akuntabilitas publik. 3. Mengembangkan Program Pasca Sarjana menuju entrepreneurial university

secara bertahap, sistematis dan berlanjut melalui komersialisasi produk dan

jasa penelitian, pendidikan, inovasi IPTEKS, pembelajaran semangat, jiwa dan

kemampuan berwirausaha ba gi sivitas a k a d e m i k a . 4. Mendorong penyelenggaraan sistem pendidikan yang otonom,

transparan dan akuntabel dengan cara adaptasi dan mengembangkan

seperangkat standar pendidikan dan manajemen yang optimal sesuai dengan karakteristik dan kekhasan PPs-FP, dengan mengacu pada :

Standar Nasional Pendidikan, standar mutu akreditasi dari BAN-PT, persyaratan ISO 9001 : 2008, IWA 2:2007 dan standar mutu World

Class University. 5. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga mampu

mendorong peningkatan pencapaian sasaran mutu PPs-FP melalui

pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) berbasis ISO

9001:2008 dan IWA 2:2007 yang didukung oleh SDM dengan pola

kebersamaan yang saling asah dan asuh serta didasarkan pada nilai-nilai

dasar akhlak mulia, yaitu : amanah, ibadah, kredibel dan akuntabel. 6 . Mendorong pihak manajemen, dosen dan tenaga kependidikan Program Pasca

Sarjana untuk memenuhi standar kompetensi sesuai dengan tugas

pokok dan fungsi masing-masing sehingga mampu memberikan kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang sehat dengan stakeholders.

7. Mengupayakan pemenuhan sarana dan prasarana berstandar

nasional, internasional serta pengembangan manajemen asset yang efektif, transparan dan akuntabel.

8. Mengupayakan pendanaan yang memadai dengan prinsip otonomi,

Pengurangan ketergantungan dana dari Pemerintah dan orang tua mahasiswa melalui kemampuan memperoleh, mengelola dan mengem-bangkan dana mandiri, efisien dalam penggunaan dana dan transparan serta akuntabel dalam pengelolaan keuangan

9. Mengantisipasi dampak operasionalisasi pendidikan, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat yang dapat mencemari dan mengganggu keselamatan manusia dan kelestarian lingkungan kampus, sehingga tercipta suasana yang aman, nyaman, sehat, bersih, tertib dan indah.

Kebijakan mutu Program Pasca Sarjana ini dikomunikasikan, dipahami oleh semua pihak dan diacu untuk menentukan kebijakan mutu tiap unit kerja yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses layanan pendidikan di Program Pascasarjana Fakultas Pertanian. Monitoring dan evaluasi kebijakan mutu Program Pasca Sarjana di jabarkan dalam dokumen Evaluasi Diri dan rekaman dokumen. 5.4. Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dinyatakan dalam sasaran mutu. Sasaran mutu unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan mutu program pascasarjana atau organisasi di atasnya. Keefektifan perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu program pascasarjana menjadi tanggung jawab Ketua Program Pasca Sarjana. 5.4.1. Perencanaan Sistem Mutu Program Pasca Sarjana Perencanaan sistem mutu di Program Pasca Sarjana dimulai dari dokumen

Visi, Misi dan Tujuan Program Pasca Sarjana (kode 00405 01000). Untuk

mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana

Strategis (Renstra) Program Pasca Sarjana (kode: 00405 02000), Program

Kerja Program Pasca Sarjana (kode:00405 03000), Pedoman Pendidikan

Program Pasca Sarjana (kode: 00405 04000), Manual Mutu Program Pasca

Sarjana (kode: 00405 05000), dan Standar Mutu (kode: 00405 04001), Manual

Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), dan dokumen pendukung lainnya. 5.4.2. Standar Mutu Program Pasca Sarjana Standar Mutu Program Pascasarjana disusun berdasarkan Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan maksud agar memperlancar persiapan Program dalam menghadapi akreditasi.

5.4.3. Sasaran Mutu Program Pasca Sarjana Sasaran Mutu Program pascasarjana mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan oleh Universitas dan tidak ada pengecualian secara khusus, yakni : 1 . Menjamin

akreditasi Program Pasca Sarjana m e n d a p a t k a n n i l a i A 2. Memastikan kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM)

minimal adalah 75 % 3. Menjamin pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001-2008

telah mencapai 75 % 4. Menjamin pada tahun 2012 persiapan untuk menuju World Class telah

mencapai 60% 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Wakil Manajemen Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Program Pasca

Sarjana, maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing personil telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan

sistem penjaminan mutu di tingkat program pascasarjana telah diangkat

Sekretaris Program pascasarjana sebagai Ketua UJM yang mempunyai

tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Program pascasarjana

dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dibantu dengan

anggota Tim UJM.

Ketua UJM bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua

persyaratan SMM yang diterapkan dan standar mutu yang telah

ditentukan terpenuhi. Komunikasi antara Ketua Program pascasarjana,

Ketua UJM dan anggota Tim UJM dilakukan se- cara berkala sesuai

dengan kebutuhan. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan sesekali melalui pertemuan tatap muka, atau melalui papan

pengumuman, surat undangan, maupun website (www.pascafp.ub.ac.id). Ketua UJM harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi saran tentang implementasi standar mutu yang disepakati. Komunikasi internal Ketua Program pascasarjana harus menetapkan dan melaksanakan proses yang

efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen

mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu.

Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja sistem

manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi dalam

pencapaiannya. Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpan-balik

sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi. Pimpinan Program pascasarjana

harus memastikan komunikasi antar tingkat organisasi di Program Pasca

Sarjana. Komunikasi internal di Program Pasca Sarjana yang telah dilaksankan dan sangat efektif melaui surat menyurat, email, telepon, faximile, website www.pps.fp.ub.ac.id rapat program pascasarjana, dan pengumuman yang ditempel. 5.6. Tinjauan Manajemen Unit Kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodic

setiap enam bulan sekali, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai

keefektifan sistem manajemen mutudalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu

dan kepuasan pelanggan. Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna

dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem

manajemen mutu. Rekaman tinjauan manajemen harus dipelihara. Jangka Waktu Tinjauan Manajemen A. Jangka Waktu Satu Tahun Tinjauan manajemen dilakukan sekali dalam satu tahun, yaitu setelah selesai

dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan

antara Ketua Program pascasarjana, Ketua UJM dan anggota Tim UJM dalam

rangka mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan serta

meningkatkan mutu guna mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan. B. Jangka Waktu Satu Semester Tinjauan manajemen yang terkait dengan proses belajar mengajar dilakukan pada awal dan akhir semester. Hasil tinjauan manajemen ini disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik.

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya

Seperti diketahui Program Doktor Ilmu Pertanian (PDIP)

membawahi 12 Minat Studi. Oleh karenanya, sistem rekrutmen dosen

pengampu maupun calon promotor/ko-promotor, mekanisme yang

dilakukan adalah Ketua Program mengirim surat kepada Dekan (diluar FP

UB) atau Ketua-ketua program pascasarjana jika di lingkungan FP, untuk

mengirimkan nama-nama dosen pengampu, calon promotor/ko-promotor

sesuai dengan kompetensinya. Selanjutnya Ketua Program Pascasarjana

mempelajari dan memutuskan siapa-siapa saja yang telah memenuhi

syarat akademik sesuai ketentuan yang berlaku.

Bagi dosen yunior yang kepangkatannya masih dibawah lektor tetapi

sudah bergelar doktor, biasanya dosen senior membimbing melalui menjadi

asisten praktimum atau mendampingi perkuliahan. Hal ini dilakukan agar

dalam waktu yang tidak terlalu lama dosen yunior tersebut mulai dapat

mengajar matakuliah tertentu atas bimbingan seorang guru besar yang kompentensinya relative sama.

Agar kualitas sistem pembelajaran yang dilakukan selama ini tetap

terjaga dengan baik dan konsisten, perlu upaya membangun organisasi

yang mantap. Tujuannya adalah agar pada masa yang akan datang tidak

lagi terjadi ketimpangan yang tajam ratio antara dosen dan mahasiswa,

ketentuan jumlah guru besar dan doctor di masing-masing program studi.

Sebab pengalaman selama ini jumlah para guru besar relatif lebih sedikit

daripada jumlah doctor, belum lagi beberapa jumlah guru besar yang ada

tersebut akan segera memasuki waktu purna tugas (pensiun). Sistem

penataan yang baik oleh Fakultas/Universitas harus terus dikembangkan,

caranya adalah bagaimana mendorong para doktor untuk segera

mengurus kepangkatannya, agar proporsi guru besar dan doktor yang ada

di UB ini dapat terjaga dengan baik/konsisten sesuai dengan ketentuan

yang ada dalam Sistem Pendidikan Nasional.

6.2. Sumber Daya Manusia 6.2.1. Umum

Program Pasca Sarjana telah memetakan sumber daya manusia (dosen dan tenaga penunjang akademik) dalam rangka peningkatan layanan, baik di bidang pendidikan, pelatihan, penelitian, maupun pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan pelanggan dapat terpuaskan.

Sumber daya manusia yang tersedia di Program Pasca

Sarjana dapat dilihat pada dokumen pendukung (Kode: 00405

08101 untuk daftar dosen dan 00405 08102 untuk daftar

karyawan). Sampai dengan tahun akademik 2010/2011 jumlah

dosen tetap Program Doktor Ilmu Pertanian PPsFPUB berjumlah

83 orang, dengan kualifikasi 44 guru besar dan 39 doktor/S3.

Selain dosen tetap, juga dimanfaatkan tenaga akademik pada

Fakultas Pertanian dan dalam lingkungan Universitas Brawijaya

sebagai dosen tidak tetap. Kualifikasi dosen tidak tetap adalah 44

guru besar dan 39 doktor yang telah tersertifikasi.

6.2.2. Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan

Kecukupan tenaga dosen pada Program Doktor Ilmu Pertanian

PpsFPUB didasarkan pada pelaksanaan mata kuliah dan pembimbingan

penulisan disertasi. Jumlah SKS yang ditempuh mahasiswa Program

Doktor Ilmu Pertanian PPsFPUB UB adalah 40-50 SKS, yang terdistribusi

dalam 12-18 sks kuliah dan praktikum, dan disertasi 28-32 sks. Dengan

jumlah dosen sebanyak 83 orang, maka beban SKS pengajaran setiap

dosen adalah 2 SKS per semester atau rasio kecukupan dosen sebesar

1:4. Hal ini menunjukkan bahwa kecukupan tenaga dosen tetap dalam

penyelenggaraan Program Doktor Ilmu Pertanian PPsFPUB adalah sangat

baik. Kesesuaian tenaga dosen didasarkan pada kompetensi bidang

keahlian tenaga dosen. Berdasarkan konsentrasi program studi (minat) yang

ditawarkan, seluruh bidang keahlian yang dibutuhkan dapat dipenuhi dari

kompetensi dosen tetap meliputi keahlian bidang Ilmu Tanaman, Sumberdaya

Lahan, Sumberdaya Perairan, Teknologi Hasil Pertanian, Ekonomi Pertanian

dan Sosiologi Pedesaan. Karena itu, tingkat kesesuaian tenaga dosen pada

Program Doktor Ilmu Pertanian PPsFPUB sangat baik.

Rasio dosen terhadap mahasiswa menunjukkan efektivitas

pelayanan dosen kepada mahasiswa. Besaran rasio dosen/mahasiswa

untuk program pascasarjana idealnya adalah 1:4. Pada tahun Akademik

2010/2011, jumlah mahasiswa aktif adalah sebanyak 317 orang, sehingga

rasio dosen tetap/mahasiswa adalah sebesar 4,66, yaitu setiap dosen

menangani 4 mahasiswa. Hal ini menunjukkan bahwa pencapaian mutu

pelayanan akademik dapat terjamin dengan beban pelayanan akademik

dosen yang rasional. Untuk tenaga pendukung pada Program Doktor Ilmu Pertanian

PPsFPUB, pada tahun akademik 2009/2010 jumlah tenaga yang

ditempatkan berjumlah 14 orang. Dibandingkan dengan jumlah mahasiswa

aktif pada tahun akademik 2010/2011 sebanyak 317 orang, maka rasio

tenaga pendukung per mahasiswa adalah sebesar 7,18, yaitu setiap

tenaga kependidikan melayani 15 mahasiswa. Hal ini menunjukkan bahwa

penyelenggaraan program studi dan pelayanan kepada mahasiswa dapat

dilaksanakan secara efektif. 6.2.3. Peningkatan Kompetensi

Program Pascasarjana FP-UB telah melakukan upaya semaksimal

mungkin untuk membantu pengembangan dan peningkatan kualifikasi dosen

secara terencana dan terprogram. Upaya/bantuan tersebut berupa biaya

mengikuti seminar maupun pertemuan ilmiah baik nasional/internasional,

homestay, post doctoral program, dan kursus intensif bahasa Inggris selama 3

(tiga) bulan. Selain itu Dekan Fakultas Pertanian, juga telah membantu

menyediakan dana untuk pembuatan buku ajar/diktat. Program tersebut

dimaksudkan agar dosen gemar menulis buku. Pengelolaan tenaga akademik pada Program Doktor Ilmu Pertanian

PPsFPUB dilakukan oleh Fakultas Pertanian karena keberadaan

sumberdaya dosen yang ada pada Fakultas Pertanian UB. Ketua Program

PDIP PPsFPUB dan KPS tiap program pascasarjana pada PDIP

PPsFPUB melaksanakan koordinasi dan komunikasi yang efektif dalam

melakukan pengelolaan dan pemanfaatan sumberdaya dosen, berkaitan

dengan tugas-tugas akademik seperti pengajaran dan pembimbingan,

ujian dan seminar, serta dalam pengikut sertaan dosen pada berbagai

forum ilmiah di dalam negeri dan luar negeri.

Untuk tenaga kependidikan, pengelolaannya dilakukan oleh fakultas pertanian dengan orientasi pembinaan dan pengembangan yang mendukung peningkatan pelayanan administrasi, akademik, dan

keuangan, baik bagi mahasiswa maupun untuk dosen. Beberapa pelatihan dan pengembangan telah dilakukan melalui pelatihan pengelolaan administrasi, bahasa Inggris, dan komputer.

Selama ini upaya peningkatan sumber daya manusia (SDM)

dilakukan di tingkat fakultas. Upaya yang telah dilakukan adalah berupa program tugas belajar, seminar/workshop baik sebagai peserta, maupun pembicara, home stay dan visiting profesor.

Berikut ini beberapa upaya yang dilakukan oleh Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya yang melibatkan dosen maupun tenaga kependidikan adalah: 1. Meningkatkan kualitas dan kompetensi staf dosen yang berkualifikasi

guru besar dan/atau doktor melalui program peningkatan kemampuan berbahasa asing, khususnya inggris (speaking and writing) melalui home stay program yang didanai universitas, dan post-doctoral program atau recharging program yang didanai dirjen pendidikan tinggi

2. Forum International Association of Agricultural Schools (IAAS) dan

Asian Agricultural Institute (AAI) dapat dimanfaatkan lebih optimal untuk

memberi kesempatan staf dosen mendapatkan pengalaman berinteraksi,

berbagi ilmu dan pengalaman dalam pengajaran, penelitian dan penulisan

artikel, paper atau publikasi buku ajar dan buku teks 3. Peningkatan kualifikasi dan ketrampilan tenaga administrasi akademik

melalui studi banding, atau memberi kesempatan mengikuti pelatihan

manajemen administrasi pascasarjana, dan menambah jumlah personel

tenaga pendukung dalam pengelolaan program pascasarjana. 4. Jenis pelatihan yang pernah dilakukan bagi tenaga pendidikan adalah

penyusunan Epsbed, latihan IT, latihan pelayanan prima dll. Untuk mendukung kinerja layanan, PPsFPUB melakukan penataan ulang organisasi tenaga kependidikan dan menyusun job description (uraian kerja) untuk setiap posisi.

6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja (Kampus)

Prasarana dan sarana yang telah tersedia di PDIP meliputi

ketersediaan infrastruktur akademik, seperti ruang kuliah dilengkapi

dengan media pembelajaran seperti PC dan LCD, penyejuk ruangan (AC),

ruang kerja dosen, perpustakaan, ruang rapat untuk diskusi, seminar dan

ujian yang lengkap dan memadai untuk mendukung kelancaran proses

pembelakaran. Infrastruktur akademik seperti dimaksud di atas dikelola

dan dioperasikan oleh tenaga pendukung administrasi akademik yang

berlketrampilan dan professional dengan standar dan mekanisme yang

ditetapkan oleh PDIP.

Gedung yang digunakan sebagai kantor pengelola terdiri atas 1

gedung, yaitu gedung pertama berlantai 2. Sebagai pusat pembelajaran

terdapat 7 gedung yaitu gedung pertama berlantai 2, gedung kedua adalah

pusat pembelajaran terpadu berlantai 7, gedung ke tiga sampai gedung ke

empat berlantai 3 dan terdiri dari ruang-ruang kuliah, seminar, pengajaran,

keuangan, ruang tunggu dosen, dan musholah. Sedangkan gedung kedua

yang berlantai satu digunakan untuk ruang perpustakaan, ruang akses

internet, ruang perkuliahan, dan ruang administrasi. Gedung ketiga,

dipergunakan untuk ruang kuliah seminar, kuliah, pengajaran, musholla,

laboratorium komputer, ruang seminar, ruang seluruh ketua program doktor, ketua program magister, meeting hall, dan comfort room. Beberapa ruang kuliah lain dan perpustakaan terletak di dekat gedung kantor pusat UB. Pemeliharaan gedung dan fasilitas di lingkungan PPsFPUB dianggarkan berdasarkan DIPA dari UB dan dana dari FPUB.

Selain itu untuk tempat kegiatan praktikum dan penelitian dapat mamanfaatkan semua fasilitas yang ada di laboratorium dan kebun percobaan milik Fakultas Pertanian UB. Selain itu juga di lingkungan FP UB tersedia laboratorium komputer dan laboratorium bahasa Inggris yang dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa PDIP

Sarana kegiatan akademik yang tersedia di tingkat PPsFPUB untuk ruangan kuliah umum adalah LCD, White board, meja. Kursi, AC semua dalam kondisi terawat. Diruangan ujian akhir/ruang seminar (4 ruangan) tersedia sarana LCD white board, meja kursi, AC semua dalam kondisi terawat.

Semua ruangan kuliah dilengkapi dengan fasilitas AC, untuk memberikan rasa nyaman kepada mahasiswa dan dosen sehingga meningkatkan efektivitas kegiatan belajar mengajar. Kegiatan perkuliahan umumnya menggunakan LCD dan Laptop.

Beberapa laboratorium yang dapat dimanfaatkan untuk kegiatan

bersama adalah laboratorium umum dan laboratorium komputer.

Pengembangan laboratorium manajemen kuantitatif dimaksudkan untuk

membantu mahasiswa memperoleh kecakapan dalam menganalisis data

dengan menggunakan alat analisis statistika dan matematika dengan

aplikasi komputer (SPSS, AMOS, LISREL). Selain itu juga terdapat

Laboratorium Pasar Modal (Pojok BEI) dengan tunjuan memudahkan

mahasiswa memeroleh data keuangan dan melakukan simulasi.

Laboratorium kewirausahaan (di Gedung D) dikembangkan untuk

memahami dan melakukan analisis sehubungan dengan proses

terbangunnya jiwa kewirausahaan dan faktor yang memengaruhinya.

Laboratorium bahasa Inggris (SAC) untuk memerlancar pemahaman

mahasiswa terhadap jurnal luar negeri dan meningkatkan kemampuan

mahasiswa dalam berkomunikasi global. Direncanakan adanya laboratorium

komputer yang dilengkapai dengan sejumlah komputer dan server serta

laboratorium audiovisual yang dilengkapi dengan alat teknologi terkini

(shooting, handycam, camera digital, LCD, DVD, dan lain-lain). Universitas Brawijaya telah menyediakan fasilitas perpustakaan yang

didukung dengan sarana gedung seluas + 5.000m2 dan 64 pegawai serta

koleksi sebanyak + 72.561 judul bahan pustaka (buku, jurnal, tesis dan disertasi, dan laporan penelitian) yang terdiri dari 210.954 copy. Pelayanan perpustakaan universitas Brawijaya dimulai jam 07.30 WIB sampai dengan 20.00 WIB non stop.

Disamping itu, Program Doktor Imu Pertanian PPsUB memiliki fasilitas

ruang baca sendiri yang terletak pada gedung pengeola UB. Ruang baca ini

dilengkapi dengan fasilitas AC dengan penggunaan ruang sebagai berikut: 1. Ruang utama untuk ruang baca literatur, jurnal ilmiah, majalah/surat

kabar serta pelayanan fotocopy 2. Ruang penelusuran informasi dari CD-CD ROM

3. Ruang baca tesis dan disertasi untuk membaca tugas akhir

mahasiswa Prasarana penunjang lain yang tersedia di UB adalah asrama, rumah

ibadah, olahraga, kesehatan, perpustakaan pusat hingga bimbingan

konseling. Sampai saat ini di UB telah tersedia dua asrama bagi mahasiswa

UB dengan berbagai jenjang. Selain asrama, UB juga memiliki guest house

yang dipergunakan sebagai sarana penginapan bagi tamu-tamu UB.

Pada saat ini, untuk keperluan proses belajar mengajar, para mahasiswa dan dosen dapat memanfaatkan secara maksimal berbagai alat bantu/ multi media pendidikan yang ada di PPsFPUB, meliputi: 1. Papan tulis (white board) 2. Electronic white board 3. LCD projector 4. Slide projector 5. Overhead projector 6. Layar OHP 7. Aplikasi program komputer 8. Video layer 9. VCD player 6.4. Lingkungan Kampus Suasana Akademik

Keberadaan fasilitas penunjang pada suatu pergurun tinggi

merupakan suatu kebutuhan mutlak. Program Doktor Ilmu Pertanian

PpsFPUB juga memiliki beberapa fasilitas umum, antara lain fasilitas parkir

yang terletak di depan gedung dekanat, gedung PPA baru, Gedung D, dan

lantai dasar gedung PPsFPUB. Areal parkir ini dapat digunakan oleh

dosen dan mahasiswa, serta pengunjung. Disamping itu, pada kampus

Universitas Brawijaya juga terdapat fasilitas penunjang lainnya berupa

poliklinik, kantor pos, bank (Mandiri, BNI, BRI, dan Bank Jatim), gedung

alumni, dan asrama mahasiswa. Juga terdapat gedung olah raga

Pertamina, dan toko buku (dikelola oleh koperasi mahasiswa), dan kantin

yang tersebar di berbagai fakultas.

Luas, desain, dan penggunaan ruangan telah dirancang sesuai

dengan jumlah mahasiswa (20 orang per ruangan) serta dilengkapi

dengan LCD projector. Ketersediaan ruang belajar, ruang kerja, AC, dan

alat bantu pendidikan telah memadai, ditunjang dengan ruang sidang dan

ruang aula yang modern untuk mendukung terwujudnya proses belajar

mengajar dan administrasi yang baik. Pembiayaan sarana dan prasarana

ini dikelola melalui anggaran DIPA Fakultas dan Universitas Brawijaya,

sehingga keberlanjutannya sangat baik. Pengembangan dan pengelolaan sistem informasi Program Doktor Ilmu

Pertanian PPsFPUB terintegrasi pada tingkat fakultas. Keberadaan sistem

informasi ini dimaksudkan untuk meningkatkan efektifitas pelayanan

akademik, keuangan, dan kepegawaian baik bagi dosen maupun mahasiswa.

Modul sistem informasi yang telah dikembangkan meliputi

sistem informasi akdemik (SISKA), modul sistem informas keuangan (SIMKEU), dan modul sistem informasi kepegawaian (SIMPEG). Pengelolaan sistem informasi ini dilakukan oleh unit khusus.

Dukungan pelaksanaan layanan sistem informasi pada saat ini

memiliki kapasitas bandwith sebesar 3 megabite dengan penggunaan sharing untuk sistem informasi akademik, sistem informasi keuangan,

sistem informasi kepegawaian, dan direktori tenaga akademik dan

kependidikan. Dengan bandwith sebesar 3 megabite pada saat ini telah mampu mendukung pelayanan dengan sangat baik. Untuk mengantisipasi

perkembangan kebutuhan direncanakan untuk memperbesar kapasitas

bandwith. 7. REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI 7.1. Perencanaan Program Layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi Program pascasarjana/Program Studi harus merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma PT), termasuk rancangan dan pengembangan layanan. Layanan pendidikan meliputi Program

Studi S1, S2, S3, Profesi, Pendidik Non-gelar, pelatihan, konsultasi dan

studibanding. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain,

pengembangan metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi.

Perencanaan program layanan Program Pasca Sarjana secara rinci disampaikan

dalam Program Kerja Program Pasca Sarjana (00405 03000) yang mengacu pada

Rencana Strategis Program Pasca Sarjana (00405 02000).

7.1.1. Pendidikan/Pengajaran Program pascasarjana/Program Studi harus merencanakan

pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum,

penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung,

alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu

untuk mencapai yang diinginkan. Program pascasarjana/Program Studi

harus mengintegrasikan kurikulum Program Studi S-1, S-2 dan S-3 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan learning outcomes sesuai

profil yang ditetapkan. Program pascasarjana harus merencanakan

sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1). Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada Spesifikasi Program pascasarjana dan Kompetensi Lulusan yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan.

25

Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus terkontrol meliputi asesmen

kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan

instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar

harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan

bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima.

Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus

didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum

perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran di evaluasi pada setiap akhir semester. Hasil evaluasi menjadi dasarpenetapan kebijakan

peningkatan mutu secara berkesinambungan. 7.1.2. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Program Pasca Sarjana mendorong secara konsisten penelitian dan

pengembangan berbagai produk unggulan yang mempunyai potensi untuk

dapat dikembangkan dan bersaing di tingkat regional, nasional, dan

internasional. Program pascasarjana/Program Studi harus merencanakan

program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk

diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialiasi

inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan

dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian

dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,

la yanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur

peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Program

pascasarjana/Program Studi harus merencanakan sumber daya yang

diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1). Evaluasi kepuasan partner

atau pelanggan terhadap kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait.

Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk penerapan

inovasi iptek, layanan atau studi banding praktek baik (good practices) dan

konsultasi, harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan

menghasilkan o utput berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi

atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi penilaian

kebutuhan; rancangan, pengembangan dan penyampaian informasi terkait

prosedur atau instruksi; dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian

harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin

pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian

konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan. Perubahan metode

pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan

prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan.

Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian

telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.2. Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan Stakeholder Lain)

Program Pascasarjana secara umum memberikan layanan yang

intangible, not storable dan comsumed kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa, maupun stakeholder lain.Program pascasarjana harus

memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapan untuk mencapai learning outcomes dan

kompetensi yang telah ditetapkan. PBM sebagai bagian dari Tri Dharma PT yang dilakukan di dalam/luar kelas/laboratorium/studio, di dalam/luar kampus UB, diharapkan minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut :

a. Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertanggung jawab memelihara

b. Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen,

tenaga kependidikan dan universitas yang responsif

c. Personel program pascasarjana memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan

d. Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau

tenaga kependidikan yang sesuai dengan kualifikasinya.

7.2.1. Penentuan persyaratan terkait layanan Tri Dharma PT

Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari

kebutuhan Program Pasca Sarjana untuk pemenuhan harapan

masyarakat akademik, profesional dan umum. Persyaratan kualifikasi

mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman Pendidikan Program Pasca

Sarjana (00405 04000) sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan

pendidikan yang diberikan oleh program pascasarjana. Persyaratan terkait

layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh program

pascasarjana dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada

mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi, dokumen pribadi, yang

diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi program pascasarjana,

NIM dan lain-lain. Layanan Tri dharma PT harus memenuhi persyaratan

hukum, peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata pendidikan.

Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan track record, roadmap dan

payung penelitian, kepakaran, kebutuhan pengembangan Iptek sesuai PS,

permasalahan di masyarakat, Rencana Strategis Nasional/Internasional

dana (Dikti, Ristek, PT luar negeri dan standar mutu WCU. Persyaratan terkait layanan tersebut juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh

program pascasarjana atau pemberi dana dalam administrasi dan

pengelolaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 7.2.2. Tinjauan persyaratan terkait layanan tri dharma PT Program pascasarjana harus meninjau persyaratan terkait layanan tri dharma PT untuk memastikan bahwa:

- Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah ditetapkan - Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan - Program pascasarjana h ingga PS memiliki kemampuan untuk

memenuhi persyaratan yang ditetapkan - Apabila persyaratan pendidikan diubah, program pascasarjana harus

memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen dan semua pihak yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan.

- Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus dipelihara.

7.2.3. Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan

Program pascasarjana harus menentukan dan menerapkan sistem

pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa dan

pengguna lain, misalnya terkait dengan: Informasi program pendidikan,

rencana pengajaran termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM dan

termasuk keluhan mahasiswa. Komunikasi yang baik harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna (stakeholders) kegiatan penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat. Untuk meningkatkan dukungan layanan

Tri Dharma PT, Program Pasca Sarjana menggunakan komunikasi

interaktif telepon, fax, email: www.pascafp.ub.ac.id 7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum 7.3.1. Perencanaan Kurikulum

Pada dasarnya, Program Pasca Sarjana menyusun kurikulum yang dievaluasi setiap empat tahun dan selalu mengutamakan kepentingan mahasiswa, baik pada saat proses belajar mengajar, saat lulus, dan bekerja. Oleh karena itu kurikulum disusun sedemikian rupa dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

Dalam hal perencanaan kurikulum, program pascasarjana berkoordinasi atas perencanaan yang dilakukan di tingkat fakultas, mengingat program studi yang dikelola merupakan program studi di bawah naungan FP UB. Oleh karena itu, dalam perencanaanya:

. Dekan mempertimbangkan desain dan pengembangan kurikulum

untuk keuntungan mahasiswa.

. Kegiatan pengendalian didesain sesuai dengan maksud dan durasi layanan pendidikan.

• Prosedur-prosedur dipastikan bahwa materi instruksi telah

sesuai dengan persyaratan instruksi.

. Memerlukan peralatan kalibrasi untuk beberapa maksud instruksi.

. Asesmen kebutuhan mencakup keefektifan sistem dan capaian

mahasiswa

. Asesmen kebutuhan mencakup persyaratan kinerja potensial dan aktual untuk menentukan:

- Instruksi yang membantu mahasiswa menjadi kompeten, - Ukuran keefektifan instruksi tertentu, - Keahlian yang sesuai dengan persyaratan kurikulum.

. Asesmen mampu menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses tinjauan instruksi. Apabila validasi eksperimen dari instruksi tidak diijinkan, proses peer review dapat diadopsi.

• Laporan analisis kebutuhan yang dibuat telah menyediakan

masukan untuk proses desain instruksi, menggambarkan hasil

asesmen kebutuhan, dan menyatakan tujuan akhir untuk desain.

• Proses pengembangan didokumentasikan dan digunakan oleh pengembang. Terdapat pernyataan proses tertentu masing-masing media penyampaian atau proses generik untuk semua media. Proses-proses ini meliputi urutan tahap proses.

Upaya peninjauan dan perbaikan kurikulum Program Doktor Ilmu

pertanian dilakukan setiap 4 (empat) tahun sekali melalui kegiatan

lokakarya kurikulum Program Pascasarjana Pertanian Universitas

Brawijaya, walaupun tiap tahun sekali ada perubahan silabus mata kuliah

sesuai dengan permintaan pemangku kepentingan yaitu dosen dan

stakeholder. Penijauan kurikulum ini dilaksanakan secara bersamaan

dengan peninjauan kurikulum Program Doktor. Hal ini dimaksudkan: (1) Menyesuaikan relevansi kurikulum dengan perkembangan keilmuan

tanaman dengan tuntutan dinamika masyarakat, kehidupan

berbangsa dan bernegara (2) Mensikronisasikan matakuliah yang relevan dirancang sebagai

bagian kurikulum lanjutan dari program magister ke program doktor (3) Melakukan sikronisasi keberlanjutan materi perkuliahan yang relevan

diberikan sebagai pendalaman dari program magister ke program

doktor (4) Sinkronisasi dan berbagi (sharing) informasi perkembangan literatur

yang relevan digunakan sebagai referensi dalam proses pembelajaran

pada semester-semester selanjutnya.

Pada tahun akademik 2009/2010, PDIP melakukan peninjauan dan

perubahan kurikulum. Peninjauan ini berdasarkan evaluasi PDIP terhadap

perkembangan keilmuan bidang pertanian yang terjadi dalam lima tahun

terakhir dan kebutuhan atau permintaan stakeholders terhadap bidang

ilmu dan softskill lulusan yang dibutuhkan. Peninjauan ini dilakukan oleh

pengelola PDIP bersama Dekan, Pembantu Dekan Bidang Akademik serta

Ketua Jurusan Fakultas Pertanian serta ketua laboratorium yang ada di

lingkungan Fakultas Pertanian UB. Dalam hal ini, ketua program pasca

sarjana mengirimkan surat resmi kepada Ketua Jurusan dan Ketua

Laboratorium. Pada masing-masing Jurusan dilakukan pertemuan dan

pembahasan antara Ketua Jurusan dan Ketua Laboratorium. Hasil rapat di

tingkat jurusan dirapatkan bersama dengan Pengelola Program Pasca

Sarjana termasuk Ketua PDIP.

Perubahan kurikulum hasil pertemuan tersebut berupa penajaman

kompetensi lulusan dan penggabungan bidang minat keilmuan serta

susunan mata kuliah. Pada kurikulum lama kompetensi lulusan belum

ditetapkan secara eksplisit, sedangkan pada kurikulum baru telah

ditetapkan secara tegas kompetensi lulusan PDIP. Kompetensi lulusan

PSIT terdiri dari kompetensi utama, pendukung dan kompetensi lainnya

(5.1.1). Pada kurikulum baru ini, dilakukan pengelompokan bidang minat

sesuai rumpun keilmuan. Pada kurikulum lama, terdapat 5 bidang minat

yaitu: (1) Agronomi, (2) Fisiologi Tanaman, (3) Pemuliaan Tanaman, (4)

Hama dan Penyakit Tumbuhan, (5) Ilmu Tanah dan Manajemen

Sumberdaya Lahan, (6) Pengelolaan Sumberdaya Alam dan Lingkungan, (7) Bioteknologi, (8) Ilmu Ternak, (9) Lingkungan Peisisir dan Lautan, (10)

Teknologi Hasil Pertanian, (11) Teknik Sumberdaya Air, (12) Ekonomi

Pertanian, (13) Sosiologi Pedesaan, (14) Teknologi Industri Pertanian dan

(15) Minat Hortikultura. Pada kurikulum baru hanya ada 11 bidang minat

yaitu: (1) Agronomi dan Hortikultura, yang merupakan penggabungan

minat Agronomi, Hortikultura dan Fisiologi Tanaman, (2) Pemuliaan dan

Bioteknologi Tanaman, yang merupakan pengembangan minat Pemuliaan

Tanaman dan Bioteknologi, (3) Hama dan Penyakit Tumbuhan, (4)

Manajemen Sumberdaya Lahan dan Lingkungan, (5) Ekonomi Pertanian, (6) Sosiologi Pedesaan, (7) Penyuluhan dan Komunikasi Pembangunan

Pertanian sebagai program studi baru, (8) Pengelolaan Sumberdaya Alam

dan Lingkungan, (9) Lingkungan Pesisir dan Lautan, (10) Teknologi Hasil

Pertanian dan (11) Teknologi Industri Pertanian.

Perubahan mata kuliah juga dilakukan untuk efisiensi SKS karena

berdasarkan hasil analisa, pada kurikulum lama banyak terdapat mata

kuliah yang mempunyai topik yang sama. Sebagai perbaikan, pada

kurikulum baru dilakukan penggabungan beberapa mata kuliah yang

memiliki muatan keilmuan yang serumpun menjadi satu mata kuliah baru.

Selain itu, untuk meningkatkan relevansi keilmuan dan menyikapi

perkembangan IPTEK di bidang Pertanian PSIT menambahkan mata

kuliah baru yang bermuatan perkembangan ilmu yang mutakhir.

Untuk peninjauan kurikulum pada program PDIP, yang diperbaiki

adalah isi dari silabus, dengan tiap tahun sekali diadakan pengkayaan dari

materi 7.3.2. Masukan Desain dan Pengembangan

Program Pasca Sarjana mempertimbangkan masukan dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan dalam mendesain kurikulum beserta pengembangannya lewat forum-forum pertemuan yang berupa reuni, lokakarya, dan pertemuan khusus.

7.3.3. Output Desain dan Pengembangan

Hasil keluaran desain berupa kurikulum yang akan diterapkan dan pengembangannya telah mencakup semua kompetensi yang akan dicapai dengan mempertimbangkan kebutuhan di masa mendatang dan kebutuhan dunia kerja. Hal ini diwujudkan dalam bentuk menguasai mata kuliah yang diberikan dan kelulusan ujian sebagai alat pemantauan serta pengukuran.

7.3.4. Verifikasi Desain dan Pengembangan

Verifikasi kurikulum dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Kegiatan ini dilakukan secara internal dan terbuka oleh pihak yang berwenang. Dokumentasi keluaran

verifikasi kurikulum dan pengembangannya sudah disimpan dengan baik.

7.3.5. Validasi Desain dan Pengembangan

Proses ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa kompetensi yang direncanakan terpenuhi oleh desain kurikulum dan silabus yang dihasilkan.

Secara umum, validasi dilakukan pada tahap desain atau penyusunan kurikulum akhir. Akreditasi dan sertifikasi merupakan metode validasi yang diterima. Dokumentasi kurikulum dan tindakan validasi sudah disimpan dengan baik.

7.3.6. Pengendalian Perubahan Desain dan Kurikulum

Di Program Pasca Sarjana, kebutuhan IPTEK di masa mendatang dan kebutuhan dunia kerja dijadikan arahan tinjauan perubahan kurikulum dan silabus. Peninjauan dilakukan secara periodik empat tahun sekali. Perubahan tersebut diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan, dan disosialisasikan kepada seluruh sivitas program pascasarjana.

Revisi setiap subyek sebaiknya mencakup evaluasi efektif pada keseluruhan kurikulum dan rekaman harus dipelihara.

7.4. Pengadaan Sumber Daya Program Pasca Sarjana Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang atau jasa

ditetapkan oleh Tim Pengadaan Barang Fakultas Pertanian sesuai Manual

Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, yang mencakup evaluasi kebutuhan dan

pengendalian layanan pendidikan yang harus disediakan sehingga proses

tersebut betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan lembaga atau unit

kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus memenuhi

syarat peraturan Program Pasca Sarjana dan undang-undang yang berlaku. 7.4.1. Proses pengadaan barang dan jasa Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi

spesifikasikebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk persyaratan

kualifikasi SDM untuk meningkatkan kompetensi, yang dilakukan dengan

pelatihan dan studi lanjut sesuai spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan

biaya pengadaan barang/jasa maupun layanan pelatihan dan studi lanjut

harus mempertimbangkan kebutuhan dan kualifikasi kinerja penyedia barang

atau layanan pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa harus

memenuhi ketentuan yang berlaku, dipilih dan dievaluasi sesuai prosedur

pengadaan barang/jasa di Program Pasca Sarjana. Proses dan tahapan

pengadaan dilakukan dengan penunjukan langsung, pemilihan lansung atau

lelang sesuai Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Kepres No. 80 tahun 2003 dan atau aturan pemanfaatan dana

hibah yang diterima Program Pasca Sarjana misalnya dana Due- Like atau

TPSDP. Hal ini menyangkut alokasi anggaran dan klasifikasi barang/jasa yang

dibutuhkan. Proses Pengadaan barang dikembangkan dalam system e-

procurement UB. Dokumen pengadaan barang/jasa didokumentasikan oleh

penanggung jawab kegiatan.

7.4.2. Informasi pengadaan barang dan jasa Informasi pengadaan harus memenuhi kebutuhan barang/jasa dan layanan pelatihan/studi lanjut sesuai keperluan. Harus dijamin bahwa informasi tersebut memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan prosedur, kontrak, sistem e-pro curement dan kualifikasi SDM. Untuk

membangun komunikasi dengan pemasok dengan efektif, maka UB menerapkan e - procurement seperti dijelaskan di website UB. 7.4.3. Verifikasi barang dan jasa hasil pengadaan Tim penerima barang/jasa Program Pasca Sarjana melakukan pemeriksaan

terhadap barang/jasa yang datang dan mencocokkan dengan spesifikasi

barang/jasa yang dipesan. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa dipantau

dan dievaluasi oleh Satuan Pengawasan Internal (SPI) atas permintaan Ketua

Program pascasarjana. Hasil verifikasi disampaikan kepada Ketua Program

pascasarjana dalam bentuk laporan yang didokumentasikan SPI. Jika terdapat

ketidaksesuaian maka Ketua Program pascasarjana meminta perbaikan atau

tindakan koreksi atau pencegahan.

7.5. Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan

Pengabdian Kepada Masyarakat 7.5.1. Pengendalian penyediaan layanan tri dharma PT Program pascasarjana dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan dan

layanan pendukung harus menyediakan informasi layanan tri dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses penyerahan jasa layanan lain. Selain itu, program pascasarjana juga memiliki mekanisme rutin untuk memantau

daya saing lulusan (melalui tracer study) atau layanan lainnya melalui evaluasi pasca kegiatan penelitian (melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada masyarakat (melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Program pascasarjana memastikan keseluruhan proses terkendali melalui Monev Renstra PPS-FP sesuai prosedur yang berlaku. 7.5.2. Validasi proses penyediaan layanan tri dharma PT Program pascasarjana melakukan validasi atau pengesahan penyediaan layanan tri dharma PT setelah ada klarifikasi penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturanpenyediaan layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen PedomanPendidikan Fakultas Pertanian (00400 04000), dan tiap Program Studi.

Pengaturan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diatur oleh LPPM dan BPP fakultas. Dengan pedoman tersebut, program pascasarjana melakukan penyerahan ijasah kepada lulusan dalam acara wisuda, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai yang direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda. 7.5.3. Identifikasi dan penelusuran kegiatan layanan tri dharma PT Program pascasarjana dan unit kerja terkait harus mengendalikan, merekam

hasil identifikasi status dan menelusuri layanan tri dharma PT (sesuai ke

tentuan 4.2.4). Hal ini antara lain dilakukan melalui monev internal atas

permintaan Ketua Program pascasarjana melalui Audit Internal Mutu (AIM)

Program Pasca Sarjana berdasarkan Evaluasi Kinerja setia p unit kerja, yang

dilaporkan rutin kepada atasan langsung. Hal ini untuk menjamin kesesuaian

jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan ketidak patuhan direkam

dan dilaporkan ke Ketua Program pascasarjana. 7.5.4. Barang dan informasi milik pelanggan Barang dan informasi milik pelanggan (mahasiswa atau stakeholder lain) yang

diberikan Program Pasca Sarjana pada saat pendaftaran masuk, pendaftaran

ulang dan selama pemberian layanan pendidikan atau kegiatan lain harus

tersimpan, terekam, dan atau mudah diakses. Jika terpaksa hilang, harus

dilaporkan kepada pelanggan dan rekaman dipelihara. 7.5.5. Penyimpanan barang dan informasi Program pascasarjana atau unit kerja penyelenggara pendidikan harus menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU, database, program komputer). Produk layanan teridentifikasi, pengelolaan, pengemasan, perlindungan, terpelihara baik hingga memenuhi persyaratan saat penyerahan.

Barang tersebut termasuk untuk proses pendidikan dan/atau pendidikan, Misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk pilot plant dan layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk pengajaran atau penelitian dan pekerjaan pengembangan.

7.6. Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran

Keberhasilan

Program pascasarjana atau unit kerja harus menetapkan i n s t r ume n p e n ila ian ( asse ssment) yang valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan rencana strategis dan target yang dicapai. Pemantauan dan pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek

mulai dari input-proses-output, misal untuk unit kerja pelaksana akademik

adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan, tugas, kuis, presensi

kehadiran dan ujian akhir. Program pascasarjana atau unit kerja

menetapkan instrumen dan menjamin proses untuk memastikan bahwa

kuisioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikan dengan

konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen

atau perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, universitas

atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan

ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak ataupun soft copy sesuai ketentuan.

7.7. Persyaratan pelanggan

Mahasiswa: Persyaratan mahasiswa terkait dengan passing grid dan

persyaratan adminstrasi yang lain mengikuti buku panduan UB

(persyaratan seleksi masuk PT seperti yang tercantum dalam SELMA-UB

yang diunggah dalam http://selma.ub.ac.id), tentang persyaratan

pelaksanaan pendidikan mengikuti buku panduan Fakultas Pertanian

(Manual Mutu PPS-FPUB dengan kode: 0040505000, 1.4. lingkup proses

utama dan pelanggan), sedang persyaratan masuk ke MSLB mengikuti

buku Standar Program Pasca Sarjana.

Orang tua: orang tua berhak mendapatkan laporan hasil studi setiap akhir semester dan hasil evaluasi tahunan. Pengguna lulusan: pengguna umumnya memberikan persyaratan

lulusan, IP >2.75, TOEFL >450, dan TOEIC > 500 atau indikator lain

sesuai dengan bidang yang terkait.

8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1. Panduan Umum Outcomes dari pemantauan dan pengukuran digunakan untuk

mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses penyelenggaraan pendidikan. 8.2. Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1. Kepuasan Pelanggan

Program Pasca Sarjana menetapkan persepsi mahasiswa tentang tingkat dimana layanan yang diberikan memenuhi harapannya. Data tren kepuasan pelanggan sebaiknya didukung oleh bukti obyektif. Pihak Program pascasarjana perlu mendiskusikan dengan pelanggan, yakni mahasiswa tentang persepsi kepuasannya antara nilai indeks prestasi, masa studi, kompetensi yang dikuasai.

Kepuasan terhadap proses layanan tidak hanya dari pelanggan

mahasiswa, tetapi bagi pelanggan internal layanan staf administrasi

(karyawan) terhadap dosen dan pimpinan program pascasarjana,

layanan pimpinan terhadap staf akademik dan penunjang, dan

sebagainya. Mekanisme dan analisis kepuasan pelanggan

dicantumkan dalam manual prosedur terkait. Umpan Balik

Pelanggan produk jasa dan pengguna lulusan juga dilakukan

secara formal dengan menggunakan instrumen tracer. Secara

informal melalui komunikasi langsung saat ada pertemuan-

pertemuan formal (seminar, workshop).

8.2.2. Audit Internal

Program Pasca Sarjana melaksanakan audit internal berdasarkan program audit internal untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan PBM.

Program pascasarjana mendokumentasikan dan memelihara rekaman laporan akhir audit internal dengan memberi koding dan disimpan dalam bentuk softcopy maupun hardcopy. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan.

Pelaksanaan audit internal program pascasarjana dilakukan oleh seorang dosen Program Pasca Sarjana yang telah menjadi auditor di Tingkat Universitas. Sedangkan audit internal Universitas dilakukan oleh PJM Universitas Brawijaya, dimana prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada manual prosedur audit internal Universitas Brawijaya.

8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses

Program Pasca Sarjana mengukur dan memantau kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi

proses. Hasil pengukuran ini diwujudkan dalam laporan atau borang kinerja program pascasarjana.

8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan

Program Pasca Sarjana dalam memberikan layanan pendidikan

telah menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan

dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang

direncanakan selama realisasinya dan hasil keluaran akhir. Hasil ini

dapat dipakai untuk memverifikasi pemenuhan penjaminan mutu,

persyaratan peraturan dan perundang-undangan, serta akreditasi

yang berlaku. Hasil proses evaluasi ini direkam dan digunakan

untuk menunjukkan tingkat keberhasilan dalam mencapai sasaran

yang direncanakan. 8.3. Analisis Data Lembaga/unit kerja di Program Pasca Sarjana menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan, dan digunakan, tetapi tidak terbatas pada, metode analisis dan pemecahan masalah yang diterima. Data sebaiknya

digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan prekuentif. Metode statistik diterapkan untuk menganalisis setiap aspek system manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis

kecenderungan dapat membantu dalam memjamin efektifitas

pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem manajemen

mutu. Pengukuran dan evaluasi sebaiknya menerus dan dinyatakan dalam

manual prosedur atau instruksi kerja. Lembaga atau unit kerja harus

menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan kinerja

sistem manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi

bidang perbaikan 8.4. Perbaikan 8.4.1. Perbaikan berkesinambungan Lembaga atau unit kerja harus meningkatkan keefektifan system manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personel untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup bisnis. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan harus juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait). 8.4.2. Tindakan Perbaikan Lembaga atau unit kerja harus menetapkan manual prosedur (prosedur

terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari

analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan

korektif diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan. Tindakan korektif direkam. 8.4.3. Tindakan pencegahan Lembaga atau unit kerja harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan preventif yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).

Tindakan Preventif direkam dan dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan preventif dikomunikasikan ke seluruh anggota organisasi.

Lampiran 1. Cross References antara Dokumen Audit Internal Mutu (AIM) UKPA Siklus 10, Program Pasca sarjana Fakultas Pertanian dengan ISO 9001: 2008 Required Documentation.

No ISO 9001: 2008 Dokumentasi Dokumen Audit Internal Mutu (AIM) yang dibutuhkan UKPA Siklus 8, Program Pasca Sarjana Pertanian

1 Ruang Lingkup SMM Unit Kerja Manual Mutu, PPS-FPUB, kode: (klausul 1.1) 0040505000, 1.2. Ruang Lingkup Manual Mutu, halaman 1

2 Penetapan dan Persyaratan Manual Mutu, PPS-FPUB, kode: Pelanggan (klausul 7.2.1 dan 7.2.2) 0040505000, 1.4 Lingkup Proses Utama dan Pelanggan, halaman 2 s/d 4

3 Proses Bisnis (klausul 7.3) Manual Mutu, PPS-FPUB, kode: 0040505000, 1.4. Lingkup Proses Utama dan Pelanggan Hal 2 s/d 4

4 Struktur Organisasi dan Tupoksi Manual Mutu, PPS-FPUB, (klausul 5.5) 0040505000, 4.2. Organisasi Program Pasca Sarjana, halaman 6 s/d 13

5 Kebijakan Mutu, (klausul 5.3) Manual Mutu, PPS-FPUB, kode: 0040505000, 5.3. Kebijakan Mutu, hal 19 s/d 21

6 Program Kerja dan Sasaran Manual Mutu, PPS-FPUB,

Mutu (klausul 5.4) kode: 0040505000, 5.4 Perencanaan Sistem Mutu, halaman 21

7 Sumber Daya (klausul 6) Manual Mutu, PPS-FPUB, kode: 0040505000, 6. Pengelolaan Sumber Daya, halaman 23-25

8 Realisasi Layanan Manual Mutu, PPS-FPUB, kode:

Pendidikan (klausul 7) 0040505000, 7. Realisasi Layanan Pendidikan, halaman 25 s/d 32

9 Pemantauan, Pengukuran, Analisis, Manual Mutu, PPS-FPUB, kode: Dan Peningkatan Mutu (klausul 8) 0040505000, 8. Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan Mutu, halaman 33 s/d 35

1 MP Pengendalian dokumen Manual Prosedur

dan Rekaman (klausul 4.2.3) Pengendalian Dokumen dan Rekaman (kode: 0040506001)

2 MP Tindakan Korektif dan Manual Prosedur Tindakan Korektif Pencegahan (klausul 8.5.2) dan pencegahan (kode: 0040506003)

3 MP Penanganan Produk Manual Prosedur Pengendalian (Jasa) Tidak Sesuai (klausul 8.3) Produk yang tidak sesuai (kode: 0040506002)

4 MP Audit Internal (klausul 8.2.2) Manual Prosedur Pelaksanaan

Audit Internal PPS-FPUB (kode: 0040506004)