1

HƯỚNG DẪN TRA CỨU VÀ TẢI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Một số khái niệm

- KH: Là Khách hàng có giao dịch tại Techcombank

- Mã khách hàng (ID khách hàng): là chuỗi ký tự số gồm 08 (tám) chữ số, bắt đầu từ ký tự số thứ 4 đến ký tự thứ 11 của số tài khoản thanh toán của khách hàng. Ví dụ: số tài khoản khách hàng là: 190 88888888 010 thì số ID khách hàng cần khai báo là 88888888.

- Mã bảo mật: là mã số do hệ thống tự sinh được gắn cho mỗi một hóa đơn khi được Techcombank xuất cho khách hàng. Mã bảo mật được gửi kèm thông tin hóa đơn tới email khách hàng đã đăng ký khi mở tài khoản/ giao dịch tại Techcombank. Mã bảo mật được dùng cho mục đích tải hóa đơn về máy tính của khách hàng trên website tra cứu hóa đơn điện tử của Techcombank.

- Mã kiểm tra: Là mã số do hệ thống tự sinh hiển thị tại màn hình tra cứu hóa đơn, bắt buộc nhập khi KH tìm kiếm hay tải hóa đơn.

- Mã kích hoạt (dùng trong trường hợp tra cứu và tải nhiều hóa đơn): là mã số do hệ thống tự sinh được gắn cho mỗi một lần khách hàng thực hiện lấy mã kích hoạt trên website tra cứu hóa đơn điện tử của Techcombank; mã kích hoạt được gửi tới email khách hàng đã đăng ký khi mở tài khoản/ giao dịch tại Techcombank ngay sau khi khách hàng thực hiện lấy mã kích hoạt. Thời gian hiệu lực của một mã kích hoạt là 30 phút; sau khi hết hiệu lực, khách hàng có thể thực hiện lại thao tác lấy mã kích hoạt mới để tiếp tục sử dụng dịch vụ trên website tra cứu hóa đơn điện tử của Techcombank.

- Khách hàng thực hiện tra cứu và tải hóa đơn điện tử truy cập Website: https://hoadondientu.techcombank.com.vn bằng trình duyệt Chrome.

2. HƯỚNG DẪN TRA CỨU VÀ TẢI HÓA ĐƠN

2.1. Tra cứu và tải một hóa đơn

2.1.1. Tìm kiếm một hóa đơn

Bước 1: Kích chọn “Tra cứu hóa đơn/ Tra cứu một hóa đơn” từ menu của hệ thống. Nhập đầy đủ, chính xác các thông tin hóa đơn cần tra cứu vào các ô thông tin: “Ký hiệu hóa đơn”, “Số hóa đơn”, “Mã kiểm tra”.

Bước 2: Tại ô tìm kiếm: Nhấn nút “TÌM KIẾM”

2

Lưu ý: NSD bắt buộc phải nhập đầy đủ các thông tin Ký hiệu, Số hóa đơn, Mã kiểm tra khi thực hiện tìm kiếm.

Kết quả tra cứu như màn hình

3

2.1.2. Tải một hóa đơn

Bước 1: Điền đầy đủ, chính xác các thông tin hóa đơn cần tải: “Số hóa đơn”, “Mã bảo mật”, “Mã kiểm tra”

Bước 2: Tại ô “TẢI HÓA ĐƠN” Nhấn nút để tải hóa đơn

Lưu ý: NSD bắt buộc phải nhập đầy đủ các thông tin Số hóa đơn, Mã bảo mật, Mã kiểm tra khi thực hiện tải hóa đơn

Kết quả hiện thị: File tải về là file zip bao gồm 2 file chứa thông tin hóa đơn Tra cứu hóa đơn và tải hóa đơn

- File PDF: Hóa đơn dạng PPF

- File XML: Chứa thông tin đã được mã hóa sử dụng để gửi cơ quan thuế.

2.2. Tra cứu nhiều hóa đơn và tải hóa đơn

Điều kiện thực hiện ứng dụng này:

4

- Khách hàng phải có mở tài khoản tại Techcombank, có địa chỉ email nhận hóa đơn đã đăng ký với Techcombank và có thông tin về hóa đơn cần tải.

- Khách hàng phải lấy mã kích hoạt gửi qua email và sử dụng mã kích hoạt trong thời gian hiệu lực 30 phút kể từ thời điểm nhận được qua mail.

2.2.1. Tìm kiếm nhiều hóa đơn

Bước 1: Kích chọn “Tra cứu hóa đơn/ Tra cứu nhiều hóa đơn” từ menu của hệ thống

Bước 2: Lấy mã kích hoạt Nhập thông tin khách hàng đầy đủ vào các ô: “Mã khách hàng”, “Mã kiểm tra” và chọn ấn nút “ “Lấy Mã”

Nếu thông tin được khai báo chính xác thì hệ thống thực hiện gửi mail thông báo mã kích hoạt cho khách hàng. Mã kích hoạt sẽ có thời gian hiệu lực trong 30 phút để khách hàng thực hiện nhập tra cứu và tải hóa đơn kể từ thời điểm nhận được qua email. Trên màn hình sẽ thông báo về việc gửi mã qua email như sau:

5

6

Bước 3: Tìm kiếm hóa đơn Tại màn hình Tra cứu nhiều hóa đơn nhập đầy đủ thông tin vào các ô: Mã khách hàng, Ngày

lập từ, Ngày lập đến, Mã kiểm tra, Mã kích hoạt, điền mã kiểm tra sau đó thực hiện nhấn nút “TÌM KIẾM”

7

Kết quả tra cứu trả về:

2.2.2. Tải nhiều hóa đơn

Có 02 cách để KH chọn tải hóa đơn:

Cách 1: Tải đơn lẻ từng hóa đơn (tải 01 hóa đơn/lần)

8

Bước 1: Nhập mã kiểm tra do hệ thống tự sinh

Bước 2: Tích chọn vào một hóa đơn bất kỳ trong danh sách tìm kiếm trả ra cần tải về

Bước 3: Nhấn nút “TẢI HÓA ĐƠN”

Kết quả trả về như sau:

Cách 2: Tải nhiều hóa đơn một lần tải

Bước 1: Nhập mã kiểm tra do hệ thống tự sinh

Bước 2: Tích chọn nhiều hóa đơn cần tải hoặc tích chọn All

Bước 3: Nhấn nút “TẢI HÓA ĐƠN”

9

Kết quả trả về như sau:

Lưu ý:

- KH tích chọn một số hóa đơn cần tải hoặc muốn tải hết thì chọn tích All, mỗi lần tải hệ thống sẽ trả kết quả tối đa là 10 hóa đơn; để tải tiếp các hóa đơn sau, tiếp tục nhập “Mã kiểm tra” do hệ thống tự sinh và bấm nút “ TẢI HÓA ĐƠN” tiếp theo.

- Nếu KH có nhiều tài khoản thì có thể nhập số tài khoản để tìm kiếm và hiển thị các hóa đơn để tải chi tiết theo giao dịch từng tài khoản; nếu không điền số tài khoản thì sẽ hiển thị toàn bộ hóa đơn của các giao dịch của tất cả các tài khoản khách hàng./.

10

Câu 1: Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là gì?

Trả lời: Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ,

được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi

bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao

dịch điện tử.

Câu 2: Có mấy loại hóa đơn điện tử?

Trả lời: Có 2 loại hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật thuế:

1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

2. Hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế. Techcombank là đối tượng được áp

dụng HĐĐT không có mã xác thực của cơ quan thuế.

Câu 3: Ưu điểm của HĐĐT so với hóa đơn giấy?

Trả lời: Ưu điểm của hóa đơn điện tử:

- Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.

- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp,

kê khai, nộp thuế.

- Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa

đơn; Giảm thiểu được tình trạng giả mạo hóa đơn, bảo vệ uy tín và thương hiệu của DN;

- Quá trình thanh toán nhanh hơn do việc lập, gửi hóa đơn được thực hiện thông qua phương tiện

điện tử; góp phần hiện đại hoá công tác hạch toán kế toán, quản trị DN, phù hợp với xu thế kinh

doanh của thị trường quốc tế hiện nay;

- Góp phần thúc đẩy mạnh mẽ phát triển thương mại điện tử, dịch vụ ngân hàng điện tử;

- Góp phần bảo vệ môi trường.

Câu 4: Hóa đơn điện tử có mấy liên?

11

Trả lời: HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi

tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, HĐĐT không phải có tên liên

hoá đơn, trong ký hiệu mẫu số HĐ sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên HĐ. (CV 1721/TCT-DNL của

Tổng cục Thuế ngày 14/5/2014).

Câu 5: Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?

Trả lời:

- Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác

định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.

- Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử

phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện

tử.

- Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:

+ Chống từ chối bởi người ký.

+ Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.

- Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ

chứng thư điện tử.

Câu 6: Để có thể xem và tải hóa đơn điện tử, các yêu cầu về máy tính của Khách hàng cần đáp

ứng là gì?

Trả lời: Để truy cập được trên Website https://hoadondientu.techcombank.com.vn máy tính của Quý

khách hàng cần :

- Kết nối Internet;

- Có cài trình duyệt Internet: Chrome

- Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Acrobat Reader… để xem hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF.

Câu 7: Khách hàng (KH) có thể nhận HĐĐT của Techcombank bằng cách nào? Trả lời: KH đăng ký email giao dịch với Techcombank, có thể nhận HĐĐT như sau:

- Nhận thông tin HĐĐT đã phát hành qua email mà khách hàng đăng ký.

- Khách hàng thực hiện tra cứu và tải hóa đơn trên website https://hoadondientu.techcombank.com.vn về máy tính cá nhân.

Câu 8: HĐĐT có phải lưu trữ không?

12

Trả lời:

- Techcombank (bên bán): Lưu trữ tập trung theo quy định của Luật Kế toán về lưu trữ chứng từ

kế toán (bắt buộc).

- Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 01 bản (không bắt buộc).

Câu 9: Trường hợp tôi không xem được hóa đơn hoặc không tải được hóa đơn trên website thì

cần liên hệ với bộ phận nào?

Trả lời: KH có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

- Thực hiện gửi yêu cầu hỗ trợ theo địa chỉ email: einvoice-support@techcombank.com.vn

- Liên hệ với CN/PGD Techcombank gần nhất để được hỗ trợ;

- Liên hệ Hotline: 1800 588 822 (Cá nhân) / (+84) 24 3944 6699 (Doanh nghiệp)

Câu 10: Với HĐĐT, KH nhận hóa đơn có thể thực hiện những thao tác gì?

Trả lời: KH nhận hóa đơn có thể thực hiện các thao tác sau:

- Xem Hóa đơn.

- Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ.

- In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý).

Câu 11: Để nhận HĐĐT của Techcombank tôi có mất phí gì không?

Trả lời: Quý khách hàng không mất phí.

Câu 12: Khách hàng có cần phải ký số vào HĐĐT không?

Trả lời: Với HĐĐT của Techcombank, Quý khách hàng không cần phải ký số, hóa đơn vẫn hợp pháp

và được cơ quan Thuế chấp nhận.

Câu 13: Số dòng nội dung hàng hóa/dịch vụ trong HĐĐT là bao nhiêu?

Trả lời: Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng

hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự

tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa

đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê.

13

Hóa đơn của Techcombank được cấu trúc đảm bảo dung lượng để KH có thể xem và tải về máy tính cá

nhân.

Câu 14: Trường hợp tôi muốn thay đổi địa chỉ Email nhận HĐĐT thì phải làm thế nào?

Trả lời: Quý khách hàng thực hiện thay đổi thông tin khách hàng (Email) tại Chi nhánh hoặc Phòng

giao dịch nơi thực hiện mở tài khoản hoặc nơi quản lý tài khoản của Quý khách hàng theo Mẫu biểu quy

định của Techcombank.

Câu 15: Mã bảo mật, mã kiểm tra, mã kích hoạt là gì?

Trả lời:

Mã bảo mật: là mã số do hệ thống tự sinh được gắn cho mỗi một hóa đơn khi được Techcombank

xuất cho khách hàng. Mã bảo mật được gửi kèm thông tin hóa đơn về email khách hàng đã đăng ký

khi mở tài khoản/ giao dịch tại techcombank. Mã bảo mật được dùng cho mục đích tải hóa đơn về

máy tính của khách hàng trên website tra cứu hóa đơn điện tử của Techcombank.

Mã kiểm tra: Là mã số do hệ thống tự sinh hiện tại màn hình tra cứu hóa đơn, bắt buộc nhập khi

KH tìm kiếm hay tải hóa đơn.

Mã kích hoạt: là mã số do hệ thống tự sinh được gắn cho mỗi một lần khách hàng thực hiện lấy mã

kích hoạt trên website tra cứu hóa đơn điện tử của Techcombank; mã kích hoạt được gửi về

email khách hàng đã đăng ký khi mở tài khoản/ giao dịch tại techcombank ngay sau khi khách hàng

thực hiện lấy mã kích hoạt. Mã kích hoạt được dùng cho mục đích tải/ tra cứu nhiều hóa đơn cùng

lúc của khách hàng trên website hóa đơn điện tử của Techcombank. Thời gian sử dụng của một mã

kích hoạt là 30 phút; sau khi hết hạn sử dụng, khách hàng có thể thực hiện lại thao tác lấy mã kích

hoạt mới để tiếp tục sử dụng dịch vụ trên website tra cứu hóa đơn điện tử của Techcombank.

Câu 16: Tôi có được phép tra cứu và tải nhiều hóa đơn cùng một lúc trên Website:

https://hoadondientu.techcombank.com.vn ?

Trả lời: Điều kiện thực hiện ứng dụng này:

- Khách hàng phải có mở tài khoản tại Techombank, có địa chỉ email nhận hóa đơn đã đăng ký với

Techcombank và có thông tin về hóa đơn cần tải.

- Khách hàng phải lấy mã kích hoạt gửi qua email và sử dụng mã kích hoạt trong thời gian hiệu

lực 30 phút kể từ thời điểm nhận được qua mail.