Page   1 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

1 | P a g e   

How To: Create Name Badges (for a Mac) This documentation is designed to walk through the necessary steps to create name badges for an event. The Alumni Association has created a Name Badge Template which is accessible for download and can be used to easily merge data from the Name Badge Report. Name tags can be created by following these THREE steps: 1. Download the Name Badge Report (add additional columns of data, if needed) 2. Download the Name Badge Template (a link is provided in this document to download the template) 3. Data merge with Name Badge Template    On the class, club or group’s home page, go to the LOGIN link. Use your Infinite Connection username and password to login.      The  event registration form has already been created, go to the Events Home page.  

.  

    

GETTING STARTED 

Step 1:  On the iModules Administrative Toolbar, go to the Events tab and select Events Home. 

DOWNLOAD THE ATTENDEE LIST – STEP 1 

Step 2: Find the Event Name. 

Page   2 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

2 | P a g e   

Although there are many options for setting up name badges, name badges are most commonly created like the example below. The Name Badge Report provides THREE fixed fields of data (first name, last name, mailer class) that cannot be removed but additional fields can be added to the download so that information like course or degree can be included, if needed.  

Note: While the Name Badge Report includes standard fields (first name, last name and mailer class), you can use the Manage Columns function on the events reporting page to add additional fields to the Name Badge Report and use the resulting .xlsx file to create name badges that include these fields.  

Step 3: Click the drop‐down menu to the right of the cog wheel next to the Event Name and select Create Reports. 

Page   3 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

3 | P a g e   

 

 Once you have selected all of the columns of data that you would like to include in the data download, click Save. The selected fields will now be available for you to use on your name badges.  

Step 4: For the Name Badge Report, click the Manage Columns link.  

Step 5: In the Forms, click on Quick Field List and type Degree Format into the Available Fields search box. 

Step 6: Click on Degree Format when it is found in the search. It will then be added under the Selected Fields column. 

Step 7: Click Save. 

Page   4 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

4 | P a g e   

            Now, you are ready to move onto using the data download to create name badges. As soon as Begin Download is selected, a file with all fields selected will appear in the bottom left‐hand corner of the window.                     At this point, you may choose to open or to save the file.  

Step 8: Select .CSV. 

Step 9: Click Begin Download. 

Page   5 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

5 | P a g e   

    Download the Name Badge Template by clicking, here. This template uses Avery Name Badge Insert 5392.     Open the the Name Badge Report data download in Excel. All members and their guests will be appear in the Excel file. ONLY the members who have logged in on the event registration form, will have the Mailer Class and Degree Format columns completed. If a member is an alum and did not log in, this information will need to be completed on the Excel file before the merge is done.  

  The Last Name column will download with characters in the row header. This should be changed to read Last Name so that the merge program runs correctly. 

Step 11: Open Name Badge Report data download in Excel. 

DOWNLOAD THE NAME BADGE TEMPLATE – STEP 2 

DATA MERGE WITH NAME BADGE TEMPLATE – STEP 3 

Step 10: Download the Name Badge Template from the Encompass by iModules Volunteer Toolkit by clicking here. 

Step 12: Save Excel file. 

Page   6 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

6 | P a g e   

 

 

 

Step 13: Go to File, Save As and use the Save As drop‐down menu to save as an .xlsx file. Click Save.  

Step 14: Open the Name Badge Template file in Word. 

Page   7 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

7 | P a g e   

 

Step 16: On the Mail Merge Manager menu, click Create New. 

Step 15: Go to Tools and Select Mail Merge Manager. 

Page   8 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

8 | P a g e   

 

Step 17: Select Labels. 

Step 18: To use the Name Tag Template already open, click Cancel. 

Page   9 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

9 | P a g e   

 

   

Step 19: On the Mail Merge Manager, select Get List. 

Step 20: Select Open Data Source. 

Step 21: Select the .xlsx file, click Open. 

Page   10 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

10 | P a g e   

  

    

Step 22: Click Ok. 

Step 23: Click Ok. 

Page   11 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

11 | P a g e   

  

Step 24: For Edit Labels, click OK.  

Step 25: Click on Preview Results.  

Page   12 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

12 | P a g e   

 

Step 26: For Preview Results, select << A B C >>. Review name tags to ensure all data fields appear as needed. DO NOT make any changes to this version of the document. 

Page   13 |   Events: How To Create Name Badges (for a Mac) for Class, Club and Group Leaders | March 2015 | K. Balkus 

    

13 | P a g e   

 

 Review all name tags in the final document and edit the file, if needed. This template uses Avery Name Badge Insert 5392.   

Step 27: For Complete Merge, select Merge to New Document.  

Step 28: Print Name Tags.