Manual del participante

2

Índice.

Introducción……………………………………………………………………………….. 3

1. Generalidades

1.1 Sustentabilidad…………………………………………………………. 5

1.2 Turismo sustentable…………………………………………………… 6

2. Green Meeting

2.1 ¿Qué son los eventos verdes?.................................................. 7

2.2 Etapas…………………………………………………………………… 8

2.3 Beneficios……………………………………………………………….. 22

Conclusión………………………………………………………………………………… 27

Bibliografía………………………………………………………………………………… 28

Actividades………………………………………………………………………………... 29

3

Introducción.

El objeto de este curso taller es conocer y presentar la

evolución y situación actual de la sostenibilidad, así

como el de efectuar y consensuar propuestas de

gestión, comunicación y sensibilización sobre este tipo

de eventos, dirigidas de forma general a todos los

sectores y organizadores de eventos de cualquier

tipología y tamaño, y de forma específica al sector de

las empresas.

La relevancia que ha cobrado el sector de organización de eventos en nuestro país da

medida de la importancia de introducir la sostenibilidad como uno de los criterios de

organización de eventos, tanto por su impacto material (como gran consumidor de

recursos ambientales) como por la oportunidad que representa para fomentar la cultura de

la sostenibilidad, tanto de las empresas implicadas como de los participantes, dada su

gran capacidad de proyección hacia la sociedad.

Los llamados Green Meetings son congresos, convenciones y programas de incentivos

que buscan minimizar el impacto ecológico que generan. Expertos opinan que esta

tendencia es el futuro inmediato y que las empresas que empiecen a ponerla en práctica

contarán con una ventaja competitiva que a medio y corto plazo mercado y clientes les

gratificarán.

A través de nuestra división Green Meetings, podemos ayudar a que un congreso o

convención sea verde, es decir, que tenga un bajo impacto ecológico.

Esta metodología llamada piensa, actúa, vive, verde. Divide la planeación y operación de

un evento verde en 4 etapas.

Piensa: se definen los objetivos y alcances de reducción de impacto ecológico del

evento.

4

Actúa: se trabaja en la planeación y seguimiento para que el evento cumpla con

los objetivos de reducción de impacto ecológico.

Vive: durante la operación del evento se verifica que se lleven a cabo todas las

acciones orientadas a que el evento sea ecológicamente sustentable.

Verde: se calcula la reducción del impacto ecológico, se difunden los resultados

medibles y se establece una estrategia para que el próximo evento de la empresa

o asociación sea mejor. (Incluye un formato estandarizado que permite hacer

comparable los resultados de un evento contra la siguiente edición del mismo

evento.

Y es que incorporar aspectos ambientales en todas las etapas de la

organización de reuniones y encuentros es, muchas veces, bien

sencillo: sustituir la documentación impresa del congreso por un CD

o un pen drive, o usar tecnologías como la videoconferencia para

evitar traslados y por tanto emisiones contaminantes, son solo

algunas. Y hasta existen ya metodologías desarrolladas para

implantarlas en clientes y empresas.

Es necesario abordar la sostenibilidad de los eventos desde los

ámbitos de la gestión, la educación y la comunicación ambiental

para que tengan el menor impacto ambiental y se construya un entorno amigable para la

interiorización de experiencias en un entorno respetuoso con el medio ambiente.

5

I. Generalidades

1.1 Sustentabilidad

“Salud y vitalidad de la comunidad a largo plazo, tanto cultural, económico, ambiental

como socialmente”.

Existen diferentes conceptos alrededor de la sustentabilidad. Lo importante de esas

definiciones es que la gran mayoría de ellas parecen estar ligadas a tres conceptos

básicos: la economía, el medio ambiente y el entorno social. A estas áreas de actuación

se les conoce como las tres dimensiones de la sustentabilidad.

Social

Económico Ambiental

Dimensión social

Se refiere a respetar la autenticidad sociocultural

de las comunidades anfitrionas, conservando sus

atractivos culturales, arquitectónicos, valores,

tradiciones con el fin de contribuir al entendimiento

y a la tolerancia intercultural.

Dimensión económica

Es la relación entre los sistemas económicos

del mundo, integrando la visión de fomentar

un crecimiento responsable a largo plazo,

con el objetivo de que ninguna nación o

comunidad quede rezagada.

Dimensión ambiental

Tiene el fin de preservar el

patrimonio ambiental y recursos

naturales para generaciones

futuras.

6

1.2 Turismo Sustentable

Aquellas actividades turísticas respetuosas con el medio natural, cultural y social, y con

los valores de una comunidad, que permite disfrutar de un positivo intercambio de

experiencias entre residentes y visitantes, donde la relación entre el turista y la comunidad

es justa y los beneficios de la actividad es repartida de forma equitativa, y donde los

visitantes tienen una actitud verdaderamente participativa en su experiencia de viaje.

El que satisface las necesidades de los turistas y regiones anfitrionas actuales al tiempo

que protege y mejora las oportunidades turísticas del futuro, mediante una adecuada

gestión de los recursos que cubran las necesidades económicas, sociales y estéticas.

7

II. Green Meeting

2.1 ¿Qué son los eventos verdes?

Los eventos verdes son reuniones que desde su planeación y ejecución realizan acciones

que buscan limitar su impacto en el medio ambiente. Hoy este tipo de encuentros son una

tendencia internacional y son prácticas que llegaron para quedarse e incorporarse como

una nueva manera de hacer congresos, exposiciones, convenciones y viajes de incentivo

a nivel global.

Conceptos verdes

Definición para México

Esta definición se basó en el Glosario de Turismo de Negocios de la Secretaría de

Turismo (SECTUR) y en las recomendaciones del Green Meeting Industry Council

(GMIC):

Un evento verde se refiere a una reunión o conferencia con un enfoque en la

sustentabilidad y la mitigación de los impactos negativos de la celebración de tales

eventos. Reuniones y conferencias generan de residuos y consumen grandes

volúmenes de energía.

Un evento verde es el que incorpora consideraciones medio ambientales a través

de todas las etapas del mismo, con el objetivo de minimizar el impacto negativo del

medio ambiente.

Eventos en los que se incorporan prácticas y acciones que tienen como finalidad

reducir el impacto ambiental negativo, beneficiar a la comunidad receptora, generar

beneficios económicos y educar a los participantes.

8

2.2 Etapas

Planeación

En la etapa de planeación se establecen los diferentes procesos para llevar a cabo un

evento. Parte del éxito de todo encuentro, radica en llevar a cabo una planeación

adecuada, y el caso de los eventos sustentables, no es la excepción.

Planeación

Organización

Ejecución

Post-evento

Dirección Control

Historial del evento

PLANEACIÓN

Definición de objetivos

Alcance del evento

Presupuestos

Patrocinadores

Comité verde

9

Historial del evento: el primer paso de la planeación, es necesario revisar el

historial de los eventos. Ello permitirá tener un punto de partida que servirá para

saber qué medidas o nuevas acciones se pueden tomar en un evento específico

para seguir el camino de la sustentabilidad.

Definición de objetivos: en esta primera etapa se deberán establecer objetivos

claros y precisos, teniendo cuidado de que se separen los objetivos centrales del

evento de los objetivos de sustentabilidad, pues los primeros están relacionados

con la parte académica del evento y los segundos con la logística del evento,

enfocándose en determinar y reducir el impacto que el evento tendrá en el medio

ambiente y la comunidad local. Los objetivos de sustentabilidad se dividen en

cuantitativos y cualitativos.

Alcance del evento: es importante determinar hasta dónde podemos llevar a cabo

acciones sustentables. Determinar de manera realista los alcances del evento, nos

ayudará a que los objetivos predeterminados de sustentabilidad puedan

alcanzarse en su mayoría.

Presupuestos: es importante que al momento de la planeación se tenga en cuenta

el tema de los presupuestos, y en este sentido, se

debe de tener presente que las acciones verdes

sólo son un valor agregado al mismo.

Patrocinadores: se recomienda que los

patrocinadores sean empresas socialmente

responsables, que desarrollen algún producto con

políticas sustentables.

Cuantitativos: se debe de

considerar cuál y cuánto será

el ahorro que lograremos al

implantar prácticas y

sustentables:

Ahorro económico

Ahorro de energía

Ahorro de recursos

naturales

Ahorro de materiales

Cualitativos: beneficios

intangibles que genera un

evento sustentable:

Imagen pública

Educación a participantes

10

Comité verde: durante la etapa de planeación será necesario que alguien

supervise las políticas sustentables que se diseñaron en esta primera fase, por lo

que se sugiere crear un "Comité verde". Este grupo se puede conformar por

miembros del comité organizador y por voluntarios de la localidad en donde se

realizará el evento quienes tendrán la función de estar en contacto directo con los

organismos involucrados en el evento para poder lograr un adecuado control de

las prácticas sustentables que se lleven a cabo.

Organización

La etapa de la organización involucra todas las acciones necesarias para preparar el

evento conforme a lo planeado.

Logística: es necesario definir cada una de las

acciones que se van a llevar a cabo al momento de

operar un evento. Es aquí donde se establecen

funciones específicas que deberá ejecutar cada

integrante del equipo operativo. Cabe mencionar

que además de la operación necesaria, será

importante considerar una logística particular enfocada a las acciones

sustentables.

ORGANIZACIÓN

Logística

Comunicación Marketing

11

a) Sede (destino): el organizador debe de

considerar que la sede ofrezca facilidades

para realizar el evento y tomar en cuenta las

siguientes características:

Las características del destino

cumplan con los objetivos generales

del evento.

Preguntar si el destino cuanta con un programa de reciclaje para: papel,

cartón, plástico, vidrio, metal, electrónicos (pueden ser celulares,

baterías), orgánicos y madera, o algún proveedor local que pueda

apoyar en este tema.

Si tiene un programa ambiental para el manejo eficiente de residuos y

agua, entre otros.

Preguntar si el destino cuenta con transportación sustentable como

autobuses, taxis y transportación grupal, o programas para compartir

automóvil, renta o préstamo de bicicletas.

b) Espacios para sesionar: entre los aspectos que debemos de considerar para

elegir los espacios para realizar conferencias, ponencias, sesiones, etc. están:

Si se cuenta con algún plan de acción o política para la conservación

del medio ambiente, o si cuenta con alguna certificación de un

organismo que promueva las prácticas sustentables.

Si aplica un programa de ahorro de energía.

Si aplica un programa de reciclaje y manejo de residuos.

Si aplica programas para reducir el ahorro del agua.

c) Hospedaje: al momento de elegir el hospedaje se deben de

tomar en cuenta las acciones que implementan los hoteles en

su operación, principalmente aquellas donde se puede

generar un ahorro como en amenidades, energía y agua. Para

seleccionar el hotel debemos de tomar en cuenta lo siguiente:

Si se cuenta con algún plan de acción o política para la

conservación del medio ambiente, o si cuenta con

alguna certificación de un organismo que promueva las prácticas

sustentables.

Si cuenta con un programa de reducción de desperdicio.

12

Si el hotel tiene alguna política

de eventos sustentables.

Si se reciclan materiales tales

como papel, vidrio, metal,

plásticos, etc.

Si el hotel adquiere

amenidades a granel y las

ofrece a los huéspedes en

contenedores o dispensadores o son de materiales sustentables.

Si cuenta con focos ahorradores de energía.

Si se cuenta con un programa de uso eficiente de agua.

Manejo de detergentes biodegradables.

d) Alimentos y bebidas: para seleccionar los servicios de alimentos y bebidas que

brindaremos, es necesario tomar en cuenta lo siguiente:

Saber en número total de participantes o hacer un aproximación para

solicitar los insumo necesarios y evitar desperdicios.

Fomentar a los participantes el uso de tazas y recipientes hechos de

materiales con menor impacto en el medio ambiente para el consumo

de café y otros líquidos.

Ofrecer menús con mayor

número de vegetales y

granos, pues los platillos

con ingredientes animales

consumen mayor energía,

agua y procesos

especiales.

Comprar los insumos

necesarios en la región

sede, para no hacer que sean trasladados y contribuyan al impacto del

medio ambiente.

Imprimir menús con materiales reciclados/reciclables.

Usar contenedores o bolsas reutilizables para transporte de insumos.

13

e) Proveedores: al momento de elegir a nuestros proveedores, es recomendable

que cumplan con el mayor número de criterios que se mencionan a

continuación:

Planeación: se determina un presupuesto y después el organizador

evalúa la importancia de comprar el producto.

Adquisición: valorar si el producto cumple con los requerimientos que

se ajusten a las cuestiones sustentables (materiales, lugar de

producción, productor; etc.).

Empaque: cerciorarnos de que el empaque del producto sea

sustentable o reutilizable.

Operación: confirmar que el producto se pueda utilizar a futuro gracias

a un buen mantenimiento.

Desecho: analizar que el producto se pueda desechar de manera fácil y

que además, no tenga impacto al ambiente.

Comunicación: para la buena ejecución de un evento, es necesaria la

comunicación asertiva. Esta comunicación se debe de llevar a cabo tanto interna

como externamente.

Comunicación interna: se trata de concientizar al equipo de trabajo para

que supervisen las acciones verdes, y de no estarse llevando a cabo las

apliquen.

Comunicación externa: es dar a conocer a los participantes acerca de los

aspectos verdes y la importancia de los mismos. Es importante también

poner al tanto a la comunidad, y si es posible a los medios de

comunicación sobre las acciones de sustentabilidad y medidas que se

están implementando.

14

© Para que se reduzca la

contaminación por papel, es

recomendable que todo el

material impreso para

congresistas, relaciones

públicas y medios se deberá

apegar a estos principios:

Uso mínimo de papel y documentos breves.

Impresión por ambos lados.

Estimar cantidades de impresión aproximadas a las

requeridas.

Usar papel reciclable o reciclarlo.

Usar tintas vegetales para la impresión y limitar el uso de

colores

No usar pegamentos en los folletos.

Usar USB’s para proporcionar información.

Marketing: la imagen pública está relacionada a la responsabilidad social de las

empresas. Los clientes ahora valoran a aquellas empresas que realizan promoción

a favor del medio ambiente o a la sociedad. Algunas acciones de sustentabilidad

en marketing pueden ser:

Usar un sitio web o mail para promover el evento, y publicar programas,

actividades e información con opción de descarga para que los

participantes los puedan obtener.

Impulsar el registro en línea de los participantes.

Promover los beneficios medioambientales y ahorros en costos.

15

Ejecución

En esta etapa, es cuando el participante comprueba personalmente que en el evento se

están desarrollando actividades a favor del medio ambiente.

Supervisión de práctica sustentables:

EJECUCIÓN

Supervisión de prácticas

sustentables.

Comunicación Actividades de apoyo a la

comunidad local

Cierre del evento

COMITÉ VERDE

supervisa prácticas

sustentables

Contacto con los proveedores,

patrocinadores, participantes y

expositores

Metodología de la

operación.

Acciones de

reutilización.

Áreas a supervisar:

Hospedaje

Espacios para sesionar.

Alimentos y bebidas.

Transporte

Exposición

16

a) Contacto con los proveedores y/o patrocinadores:

durante la realización del evento, el comité verde

deberá de supervisar y retroalimentar las acciones

sustentables efectuadas con los proveedores.

Algunos aspectos que se deberán de verificar son:

Hacer esfuerzos por reducir desechos.

Respeto a las leyes medioambientales

locales y federales.

b) Metodología de la operación: cuando el evento se esté realizando, el comité

verde deberá de dividirse las tareas para tener un control total de las acciones

sustentables, con base siempre en los objetivos sustentables previamente

diseñados para el evento. Algunas de las áreas a supervisar son:

Hospedaje

Ofrecer al huésped la posibilidad de no cambiar lo blancos de

las habitaciones.

Supervisar que se hace con los sobrantes de las amenidades.

Verificar que solo se utilice luz en los espacios adecuados.

Revisar que luces y aires acondicionados de las habitaciones se

usen adecuadamente.

Comprobar que haya letreros en las habitaciones de los

huéspedes, donde se les invite a ahorrar agua.

Verificar que las cortinas de las habitaciones estén abiertas, con

el fin de evitar que el huésped encienda las luces cuando entre.

Espacios para sesionar

Supervisar que el aire acondicionado y las luces de los salones

se usen exclusivamente cuando la misma logística del evento lo

indique.

Verificar que la basura sea separada.

Revisar que los equipos para proyección sean encendidos

solamente cuando estén en uso.

Alimentos y bebidas

Uso de loza y blancos reutilizables

Sustituir servilletas de papel por servilletas de tela.

Servir las bebidas en jarras o dispensadores.

17

Uso de contenedores para separar la basura en las áreas en las

que se preparan alimentos y donde se consumen.

Vigilar que las sobras de alimentos sean utilizadas para la

producción de composta, para posteriormente usarla como

abono.

Donar los alimentos no consumidos a asociaciones civiles o

gente de la región, siempre y cuando cumplan con la higiene

necesaria.

No usar plato debajo de la taza de café.

Transporte

Que los vehículos no tengan fugas de aceite visibles en el

pavimento.

Checar los niveles de aire en las llantas.

Asegurarse que el combustible utilizado sea Diesel.

Instruir a los operadores a mantener el vehículo apagado (y por

consiguiente también el aire acondicionado) durante los

períodos de espera sin pasajeros a bordo.

c) Acciones de reutilización: es necesario verificar

que está pasando con los materiales y

sobrantes. Es importante que estos sean

utilizados de manera responsable.

Jarras de agua: se recomienda regar las

áreas verdes con los sobrantes de agua.

Papel: en caso de haber regalado libretas

o material para escribir durante las

conferencias, se sugiere donar los

sobrantes a alguna escuela de la

localidad.

Materiales de apoyo: los folletos, trípticos, revistas, etc. pueden ser

reciclados.

Regalos: si sobraran regalos como plumas, cuadernos, o material que

al final de la conferencia aún se encuentre en buen estado, es

recomendable donarlos a alguna organización de beneficencia o

escuela local.

18

Amenidades: implementar un programa de reutilización para las

amenidades sobrantes en las habitaciones (shampo, papel higiénico,

etc.) éstas pueden ser usadas por los mismos empleados del hotel, o

invitar a los huéspedes a llevárselas consigo.

Comunicación: es importante comunicarle a los asistentes los objetivos,

sugerencias de políticas del evento, actividades realizadas y ahorros generados

con las acciones de sustentabilidad, pues de esta manera se puede exhortar a los

invitados al cuidado del medio ambiente.

Actividades de apoyo a la comunidad local:

Reforestación: se puede considerar

reforestar alguna zona cercana a la

sede con plantas endémicas de la

región El municipio o la oficina de

contacto de tu evento puede

ayudarte con sugerencias de

espacios para realizar esta actividad.

Donación: desde materiales de reutilización, hasta alimentos, que se donen

a casas de beneficencia, de asistencia pública o escuelas. Se deben

buscar propuestas antes del evento.

Servicio social: los asistentes pueden ayudar a la comunidad receptora

pintando o redecorando alguna zona que lo necesite como las escuelas,

también se puede brindar atención médica a la gente de la localidad, o

donativos en especie.

Talleres: otra manera de sensibilizar a los asistentes consiste en ofrecerles

talleres de reciclaje, composta o artesanías locales sustentables.

Obsequios: escoger regalos hechos por comunidades locales Estos

presentes deben ser responsables con el medioambiente como: tazas,

bolsas, plumas, de material reciclable que sean útiles para el asistente.

Cierre del evento:

∞ Resultados preliminares: es

importante que al finalizar las

actividades se den los resultados

preliminares y comprometernos a

entregar los resultados finales. En la

19

clausura del evento podemos celebrar el éxito obtenido con los

participantes y organizadores.

∞ Sobrantes: el comité verde recolectará todos los materiales sobrantes y

que no fueron ocupados para calcular los ahorros y metas logradas.

∞ Compromiso general: al mostrar los resultados preliminares, se busca que

la empresa cree un compromiso a largo plazo para adoptar prácticas

sustentables, no solo en eventos sino en la vida cotidiana, con el fin de

producir beneficios económicos, sociales y sustentables evidentes.

∞ Encuestas a los asistentes: finalmente, es necesario entrevistar a los

participantes para saber su punto de opinión. Realizar un cuestionario

electrónico para evaluar el evento es una buena opción. Algunas de las

áreas que pueden ser objeto de evaluación de acciones sustentables son

las siguientes:

Conferencias y ponentes

Organización en general

Programas y actividades

Servicios

o Hotel

o Espacios para sesionar

o Transporte

o Alimentos

Prácticas sustentables

Post-evento

POST-EVENTO

Resultados finales

Difusión de los resultados El Legado

Acciones continuas

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Resultados finales: cuando el evento ha terminado, el comité organizador deberá

determinar los resultados que ha tenido el mismo. Los resultados de las prácticas

sustentables se deberán de integrar en reportes realizados durante la ejecución

del evento.

Conceptos Resultados

Transporte Número de personas que se transportaron.

Emisiones de CO2 que se evitaron.

Papel Equivalencia en árboles salvados.

Ahorro en litros de agua.

Economía en energía.

Ahorro de desechos sólidos.

Acciones de

reutilización

Cantidad de material que se reutilizó.

Agua Ahorro en litros de agua.

Economía en detergente.

Otros Número de botellas de agua que se dejaron de consumir.

Apoyo a organismos locales.

Aportaciones monetarias.

Compromisos.

Difusión de los resultados: los eventos que

han generado beneficios para el medio

ambiente no tendrían mayor trascendencia si

no fueran difundidos, por tal motivo es muy

importante que lleguen al público y que las

acciones utilizadas sean también

sustentables:

Página web: si desde un principio se ha construido una página web para el

evento, la mejor opción es subir el reporte de resultados.

Mailing: los resultados pueden ser enviados a proveedores y clientes para

que conozcan las acciones que realiza la empresa.

Relaciones públicas: los resultados también pueden ser difundidos por

medio de una conferencia de prensa.

21

Eventos relacionados: se pueden realizar eventos con temas sustentables

y dar los resultados como caso de éxito.

El legado: un evento sustentable siempre

dejará huella en los participantes. Por lo general, el

hecho de asistir a este tipo de reuniones, se puede

convertir en una experiencia que contribuya al

desarrollo personal y profesional del asistente; y si

además las personas participan en acciones

relacionadas con el rescate del medio ambiente y de

apoyo a la comunidad el resultado será aún más

contundente.

Acciones continuas: es importante realizar una serie de acciones continuas para

que se pueda dejar un legado de las acciones sustentables que se han llevado a

cabo:

® Memoria: es un documento en el que se detallan las acciones y esfuerzos

realizados por todos los involucrados, esto para apoyar la organización del

siguiente evento sustentable.

® Invitación al mismo destino: invitar a los participantes a regresar al destino

para que verifiquen los frutos que han dejado las prácticas implementadas.

® Envío de news letter: realizar un news letter para dar consejos sustentables

aplicables a las situaciones de la vida cotidiana.

22

2.3 Beneficios

En la medida en que la oferta especializada de turismo de reuniones pueda identificar los

beneficios generados de hacer eventos sustentables, los profesionales y sus empresas se

convertirán en los principales promotores de esta tendencia. Los beneficios más

importantes que se generan en este tipo de eventos se describen a continuación:

Ahorros económicos

Los ahorros económicos potenciales al realizar eventos sustentables son significativos.

Muchas de las prácticas que se están adoptando hoy, no se habrían aceptado si no se

hubieran constatado ahorros económicos reales y medibles. Estos ahorros benefician

tanto a los organizadores de eventos, como a los diferentes proveedores de la industria,

como lo pueden ser por ejemplo, hoteles y centros de convenciones.

Los ahorros económicos se pueden generar en diversas acciones, a continuación se citan

algunos ejemplos:

Ahorros económicos

Ventajas competitivas, promocionales y de imagen

Satisfacción de participantes y clientes

Menor impacto en los atractivos turísticos del destino

Generación de nuevos negocios

Beneficios a los clientes

Apoyos a organismos sociales

Beneficios de los

eventos

sustentables

23

El uso de papel reciclado para

invitaciones y material promocional hace

que pagues menos y tengas los mismos

beneficios que si utilizaras papel normal,

además de que salvamos árboles, no

contaminamos agua y ahorramos energía

eléctrica.

Recolectar porta gafetes para reutilizarlo

en próximos eventos también nos ayuda a

ahorrar dinero y a no tirar material vinil no

biodegradable.

Utilizar flores orgánicas de temporada para animar el ambiente y cultivadas por

agricultores locales hace un evento fresco y natural, además de que no

contaminamos el ambiente con adornos de papel o plástico, y al final los invitados

se podrán llevar las macetas como regalos.

Utilizar cristalería en servicio de coffee break ayuda a ahorrar el dinero que se

gasta en desechable, y no sólo eso, sino también no contaminar de manera

depredadora el ambiente con el uso de unicel.

Ventajas competitivas, de imagen y promocionales

Los organizadores que implementan prácticas sustentables tanto en sus empresas, como

en el desarrollo de sus eventos, se ven beneficiados a nivel institucional a través de tres

tipos de ventajas competitivas, promocionales y de imagen.

Se forma parte de la tendencia mundial de eventos que demanda este tipo de acciones.

Se abren nuevos nichos de mercado.

Se brinda un espacio laboral saludable y seguro a los empleados.

Se brindan productos y servicios de calidad a los clientes

Representa una oportunidad de marketing.

Mejora las relaciones públicas.

Muestran un compromiso ambiental del organizador de eventos y del cliente.

Genera prestigio para la empresa.

VENTAJAS COMPETITIVAS VENTAJAS

PROMOCIONALES VENTAJAS DE IMAGEN

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Satisfacción de participante y clientes

Hoy en día, tanto el organizador de eventos, como el

participante, buscan obtener más beneficios, más valores

agregados, más educación y profesionalización, más y mejores

relaciones comerciales, por lo que seleccionarán las reuniones

que les brinden un panorama más completo y experiencias

irrepetibles, lo que convierte a las acciones sustentables en un

factor decisivo para selección de eventos.

Las prácticas sustentables aplicadas en eventos benefician a

los participantes en tres diferentes niveles:

Menor impacto en los atractivos turísticos de la zona

La implementación de prácticas sustentables también se hace extensiva a todos los

escenarios en los que se lleva a cabo alguna actividad de la reunión. En ese sentido se

habla de los propios atractivos del destino (recintos históricos, escenarios naturales,

museos, teatros, calles peatonales y zonas comerciales). En todos estos espacios es

imperativo incorporar las mismas acciones verdes o sustentables que se están realizando

en el encuentro.

A través de los eventos sustentables, los presentadores de servicios que hacen uso de

atractivos turísticos tienen la posibilidad de recibir capacitación para incorporar estas

prácticas en su operación cotidiana y así contribuir a un mejor mantenimiento de los

mismos atractivos y con ello brindar un mayor disfrute a los visitantes.

Imagen para ellos y su empresa

Vivir experiencias irrepetibles

Cultura y valores

25

Generación de nuevos negocios

Gracias a esta tendencia sustentable en eventos, las

empresas han encontrado nuevos nichos de

mercado y necesidades que atender, por lo que han

desarrollado productos y servicios que puedan

aplicarse a este tipo de reuniones. En ese sentido se

han desarrollado:

Imprentas que utilizan papel reciclado con

tintas que no dañan al medio ambiente.

Empresas que crean amenidades como

jabones y cremas que son biodegradables.

Compañías que se valen de los desechos

inorgánicos para hacer bolsas y plumas que pueden regalarse como recuerdos del

evento.

Empresas comunitarias para ayudar y brindar apoyo social a los grupos más

vulnerables de los destinos que sean sedes de eventos.

Beneficios a los clientes

Los beneficios que un cliente puede obtener a raíz de la realización de eventos

sustentables pueden ser los siguientes:

Reconocimiento y prestigio: Para la asociación o corporativo.

Ahorros económicos: Estos ahorros también se dan cuando en vez de hacer

conferencias presenciales se opta por hacer videoconferencias, ya que se evita el

traslado aéreo o terrestre de los participantes.

Mayores ingresos: Al generar prestigio, los posibles asistentes tendrán mayor

interés en inscribirse al evento. Asimismo,

habrá mayor interés por parte de los

patrocinadores quienes preferirán apoyar a un

evento sustentable en vez de uno que no lo es.

Marketing: Un evento sustentable tiene mayor

impacto en los medios de comunicación y por lo

tanto mayor penetración en su mercado meta.

26

Apoyo a organismos sociales

Durante la realización de un evento

sustentable se puede apoyar a diversos

organismos sociales del destino Es decir,

cuando un congreso o convención llega a

la plaza se puede organizar una colecta en

especie para favorecer a alguna institución

local como lo son por ejemplo una casa

hogar o un asilo.

Otras acciones en las que se reflejan estos

apoyos son la siembra de árboles para

recuperar áreas verdes o cuando se dona

comida con el fin de asistir a clínicas o a

comunidades indígenas del lugar. También se pueden hacer donaciones de materiales

que no fueron usados en el evento a escuelas de la localidad, como: cuadernos, plumas o

agendas.

27

Conclusión

En general, el evento es de suma importancia en todos los aspectos, además del

benéfico ambiental que se obtiene, las organizaciones han encontrado que el tener

“Congresos o Convenciones verdes” les ha ayudado a fortalecer y tener una buena

imagen como empresas social y ambientalmente responsables.

Es un evento que no cuesta nada, ya que muchas estrategias que se adoptan para

realizar o hacer los congresos o convenciones, en lugar de aumentar los costos, generan

ahorros tanto a la organización como a los proveedores, también en los eventos se

incorporan practicas y acciones con la finalidad de reducir el impacto ambiental negativo,

beneficiar a la comunidad receptora y generar benéficos económicos.

La realización de un evento sostenible crea beneficios tanto desde el punto de vista

empresarial, como social y medioambiental, entre los cuales podríamos mencionar los

siguientes:

Ahorro económico. Al controlar el consumo de recursos y hacer más eficientes

los procesos productivos, estas acciones se traducen en un ahorro en los

gastos.

Acceso a nuevos mercados más exigentes y especializados.

Compromiso público y moral para con la sociedad, el medio ambiente y el

futuro.

Contribución a un proceso de cambio hacia un ideal en el que los hábitos de

producción, consumo e inversión permitan que las personas, en el presente y

en el futuro, disfruten de las condiciones materiales, sociales y ambientales

que les permitan acceder a una existencia digna y a una mejor calidad de vida.

Ayudar al desarrollo de nuevos mercados éticos y estímulo de la demanda de

productos sostenibles.

Estos eventos se diseñan con los objetivos de: captar clientes, mejorar el

posicionamiento, lograr notoriedad, presentar un producto, impartir una formación,

aumentar prestigio… creando emociones que evidentemente no transformamos en dinero

directamente sino en comportamientos que llevan a más ventas o menores costes

aumentando los beneficios.

28

Bibliografía

AUTOR AÑO TÍTULO DEL DOCUMENTO

CIUDAD

PAÍS EDITORIAL

SECTUR 2010

Manual para la organización y

operación de eventos verdes o sustentables

D.F. México SECTUR

Wo Ching, Ana Victoria

2007 Manejo y conducción

de grupos de ecoturistas.

D.F. México TRILLAS

Compeán Fernando

2012

El libro verde. Más de 150 tips para planear

eventos ecosustentables.

D.F. México MUNDO

EDITORIAL S.A. DE C.V.

29

ACTIVIDADES

Actividad 1: ``Sustentabilidad´´

Determine cuantas y cuáles son las dimensiones de la

sustentabilidad:

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Actividad 2.- ``Turismo Sustentable´´

Defina con sus propias palabras, ¿qué es turismo sustentable?

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

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Actividad 3: `` ¿Que son los eventos verdes?´´

Encuentra y encierra las palabras en la sopa de letras:

31

Actividad 4: ``Etapas ´´

Conteste el siguiente crucigrama según el cuestionamiento en el lugar marcado:

Horizontal:

1. Etapa que involucra todas las acciones necesarias para preparar el evento conforme a

lo planeado.

3. Es el punto donde el visitante comprueba que en el evento se desarrollan acciones a

favor del medio ambiente.

4. Supervisa las políticas sustentables que se diseñan en la primera fase.

6. Son reuniones que desde su planeación y ejecución realizan acciones que buscan

limitar su impacto en el medio ambiente.

Vertical:

2. Un tipo de objetivo del evento.

5. La última etapa de una reunión.

7. Se establecen los diferentes procesos para llevar a cabo un evento.

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Actividad 5: ``Beneficios´´

Enliste 3 beneficios de los eventos sustentables:

1.-________________________________________

2.-________________________________________

3.-________________________________________