EVALUATION OF THE IMPLEMENTATION OF QUALITY ...
-
Upload
khangminh22 -
Category
Documents
-
view
0 -
download
0
Transcript of EVALUATION OF THE IMPLEMENTATION OF QUALITY ...
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 80
EVALUATION OF THE IMPLEMENTATION OF QUALITY
MANAGEMENT SYSTEM AUDIT MARKETING FUNCTIONS IN PT
HADJI KALLA BRANCH MAROS
Oleh :
Yanet Pagallungan
Email : [email protected]
Pembimbing I
Firman Menne
Email : [email protected]
Pembimbing II
Thanwain
Email : [email protected]
Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Bosowa
ABSTRACT
Along with the extremely rapid technological advances and the increasing number of
people today, the various problems that arise and deal with. Therefore, the company
should have high competitiveness in order to survive. PT Hadji Kalla is one of the largest
companies in the eastern region of Indonesia who is now business continues menggurita
ranging from automotive trade sector construction, property, land, sea and air, also
penetrated into the energy sector, and carbon trading, financing and logistics. PT Hadji
Kalla has a commitment to implement international standards in line changes occur. The
purpose of this study is that to analyze and evaluate the implementation of the quality
management system audit. The method used is the method used is comparative descriptive
analysis method that describe the general requirements and documentation requirements
of quality management based on the Standard Internasioanal. Then compare it with the
general requirements and documentation requirements.
----------------
Keywords: Marketing, Quality Management and International Standards
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 81
PENDAHULUAN
Seiring dengan kemajuan teknologi yang amat pesat serta meningkatnya
jumlah penduduk saat ini maka berbagai masalah yang timbul dan dihadapi oleh
masyarakat akan semakin kompleks pula. Keadaan ini juga berdampak pada
lingkungan dunia usaha dimana setiap perusahaan dituntut untuk lebih
meningkatkan kinerjanya agar dapat tetap eksis dalam dunia usaha.
Pada saat ini kegiatan pemasaran mempunyai peranan yang sangat penting
dalam dunia usaha. Kadang-kadang istilah pemasaran ini diartikan sama dengan
beberapa istilah, seperti penjualan, perdagangan,dan kontribusi. Kenyataannya,
pemasaran adalah konsep yang menyeluruh sedangkan istilah yang lain tersebut
hanya merupakan satu bagi satu kegiatan dalam sistem pemasaran secara
keseluruhan. Bahwa sebenarnya proses pemasaran itu terjadi atau di mulai sejak
sebelum barang-barang di produksi. Kegiatan pemasaran tidak bermula pada
saatsebelumnya proses produksi, juga tidak berakhir pada saat proses penjualan di
lakukan.
Seperti di ketahui bahwa pemasaran merupakan kegiatan yang amat penting
dalam operasional suatu bisnis. Tidak perduli apakah bisnis tersebut bergerak
dalam sektor industri lokal,tingkat menengah, apalagi industri besar. Dunia
pemasaran di ibaratkan sebagai suatu medan tempur bagi para produsen dan bagi
para pedagang yang bergerak dalam komoditi yang sama, maka perlu sekali
diciptakan suatu strategi pemasaran,agar dapat memenangkan peperangan
tersebut.
Saat ini, kegiatan dalam bidang pemasaran memiliki peranan yang penting
dalam dunia bisnis, hal ini disebakan karena pemasaran merupakan salah satu
kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dimana perusahaan berhubungan
langsung dengan konsumen. Kegiatan pemasaran ini harus memberikan kesan
yang baik di mata konsumen, dimana perusahaan harus memberikan layanan serta
hasil produk berupa barang dan jasa yang terbaik sehingga dapat memberikan
kepuasan kepada para konsumen, karena kepuasan konsumen menjadi tolak ukur
serta keberhasilan perusahaan dalam mengasilkan produk yang berkualitas dan
yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen.
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 82
Pemasaran adalah suatu aktivitas yang memegang peranan penting dalam
suatu perusahaan, dimana segala daya upaya dilakukan agar dapat berhasil
mencapai target yang telah direncanakan. Perusahaan dapat berhasil dalam
mencapai tujuannya apabila ada keahlian serta kemahiran mereka dalam
melaksanakan aktivitas pemasaran tersebut. Pemasaran juga merupakan salah satu
fungsi pada suatu perusahaan yang meliputi banyak kegiatan termasuk riset
pemasaran,pengembangan produk, distribusi, promosi barang dan jasa untuk
menciptakan pertukaran yang merupakan tujuan individu dan organisasi.
Tujuan perusahaan untuk menciptakan produk yang sesuai dengan kebutuhan
konsumen bukan semata-mata tanggung jawab manajemen pemasaran saja, tetapi
tanggung jawab semua orang yang terlibat dalam penciptaan produk, mulai dari
bagian produksi, personalia, keuangan, hingga bagian pemasaran.
PT Hadji Kalla Cabang Maros yang menjadi objek penelitian adalah suatu
perusahaan besar. Perusahaan ini menerapkan pendidikan dan latihan, kebebasan
yang terkendali, serta pemberdayaan karyawan. Salah satu fokus utama dalam
sistem manajemen yang juga merupakan fokus utama dalam suatu perusahaan
adalah kuantitas produk.
Menurut Fandi Tjiptono (2005:2), kualitas terdiri dari beberapa poin
diantaranya :
1 Kesesuaian dengan kecocokan/tuntutan.
2 Kecocokan untuk pemakaian.
3 Perbaikan/penyempurnaan berkelanjutan.
4 Bebas dari kerusakan/cacat.
5 Pemenuhan kebutuhan pelanggan semenjak awal dan setiap awal.
6 Melakukan segala sesuatu secara benar dengan sejak awal.
7 Sesuatu yang bisa membahagiakan pelanggan.
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 83
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Audit
Menurut Agoes(2011:4) “auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan
secara kritis dan sistematis, oleh pihak independen, terhadap laporan keuangan
yang telah di susun oleh manajemen beserta catatan-catatan pembukuan dan
bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat
mengenai laporan keuangan tersebut.” Sedangkan menurut William Meisser
(2003:8), auditing merupakan proses yang sistematis dengan tujuan mengevaluasi
bukti mengenai tindakan dan kejadian ekonomi untuk memastikan tingkat
kesesuaian antara penugasan dan kriteria yang telah di tetapkan, hasil dari
penugasan tersebut di komunikasikan kepada pihak pengguna yang
berkepentingan.
Auditing bagi perusahaan merupakan hal yang cukup penting karena
memberikan pengaruh besar dalam kegiatan perusahaan yang bersangkutan. Pada
awal perkembangannya auditing hanya dimaksudkan untuk mencari dan
menemukan kecurangan serta kesalahan, kemudian berkembang menjadi
pemeriksaan laporan keuangan untuk memberikan pendapat atas kebenaran
penyajian laporan keuangan perusahaan dan juga menjadi salah satu faktor dalam
pengambilan keputusan.Seiring berkembangannya perusahaan, fungsi audit
semakin penting dan timbul kebutuhan dari pemerintah, pemegang saham, analis
keuangan, bankir, investor, dan masyarakat untuk menilai kualitas manajemen
dari hasil operasi dan prestasi para manajer.
1. Audit Manajemen
Audit manajemen adalah suatu teknik yang meliputi berbagai bidang yang
luas tentang prosedur, metode penilaian, kelayakan dan pendekatan-pendekatan.
Pemeriksaan manajemen dirancang untuk menganalisis, menilai, meninjau ulang
dan menimbang hasil kerja perusahaan dibandingkan dengan standar yang telah
ditentukan atau pedoman yang ditentukan oleh perusahaan.
Menurut Arens dan Loebbecke (2003:12) “Audit manajemen adalah
evaluasi terhadap seluruh prosedur dan metode organisasi perusahaan, dalam
tujuan untuk mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas perusahaan.”
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 84
2. Audit Internal
Audit internal merupakan suatu penilaian atas keyakinan, independen,
obyektif dan aktivitas konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan
meningkatkan operasi organisasi. Ini membantu organisasi mencapai tujuannya
dengan membawa pendekatan yang sistematis dan disiplin untuk mengevaluasi
dan meningkatkan efektivitas proses manajemen risiko, pengendalian, dan tata
kelola.
3. Audit Eksternal
Audit eksternal adalah pemeriksaan eksternal dari laporan keuangan yang
dipersiapkan oleh organisasi. Biasanya audit eksternal ini diadakan untuk tujuan
hukum (untuk memenuhi persyaratan hukum).
4. Audit laporan keuangan (financial statement audit).
Audit keuangan adalah audit terhadap laporan keuangan suatu entitas
(perusahaan atau organisasi) yang akan menghasilkan pendapat (opini) pihak
ketiga mengenai relevansi, akurasi, dan kelengkapan laporan-laporan tersebut atau
audit laporan keuangan adalah audit yang dilakukan oleh auditor eksternal
terhadap laporan keuangan kliennya untuk memberikan pendapat apakah laporan
keuangan tersebut disajikan sesuai dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.
Hasil audit lalu dibagikan kepada pihak luar perusahaan seperti kreditor,
pemegang saham, dan kantor pelayanan pajak. Audit keuangan umumnya
dilaksanakan oleh kantor akuntan publik atau akuntan publik sebagai auditor
independen dengan berpedoman pada standar profesional akuntan publik.
5.Audit operasional
Audit operasional merupakan penelahaan secara sistematik aktivitas operasi
organisasi dalam hubungannya dengan tujuan tertentu. Dalam audit operasional,
auditor diharapkan melakukan pengamatan yang obyektif dan analisis yang
komprehensif terhadap operasional-operasional tertentu.
Pengertian Sistem Manajemen Mutu
Berkembangnya tekhnologi serta semakin makin pesatnya persaingan dalam
dunia usaha menuntut setiap perusahaan untuk lebih meningkatkan kinerjanya
agar dapat tetap eksis dalam dunia usaha. Untuk itu manajemen memerlukah suatu
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 85
teknik yang memiliki berbagai keunggulan baik dalam desain, manufaktur
maupun pengendalian biaya dan pemasaran yang tinggi.
Teknik dengan berbagai keunggulan tersebut di kenal dengan “Sistem
Manajemen Mutu.” Sistem manajemen mutu diartikan sebagai perpaduan semua
fungsi dari suatu perusahaan ke dalam falsafah holistis yang di bangun
berdasarkan konsep kualitas, produktivitas dan pengertian serta kepuasan
pelanggan.
Prinsip Sistem Manajemen Mutu
Sistem manajemen mutu merupakan suatu konsep yang berupaya
melaksanakan sistem manajemen kualitas kelas dunia. Untuk itu diperlukan
perubahan besar dalam budaya dan sistem nilai atau organisasi. Menurut Hensler
dan Brunell, (2003:195), ada 4 (empat) prinsip utama dalamTQM adalah sebagai
berikut :
1. Kepuasan pelanggan
2. Respek terhadap setiap orang
3. Manajemen berdasarkan fakta
4. Perbaikan berkesinambungan
Falsafah Sistem Manajemen Mutu
Sistem manajemen mutu dulunya dikenal dengan konsep filosofi kualitas
berorientasi pasar dan pernah diaplikasikan oleh perusahaan Ricoh ( Ricoh
Company, Ltd, Tokyo) sejak pertengahan dekade 1970-an dan terbukti lebih
efektif dibandingkan dengan konsep kualitas yang hanya berorientasi produksi.
Konseptual kualitas berorientasi pasar memiliki tiga karakteristik utama
yaitu :
1. Konformitas terhadap kebutuhan pasar (market oriented).
2. Mempertimbangkan orang dalam setiap tahap proses.
3. Jangan membuat masalah kepada orang lain karena setiap orang adalah
pelanggan (everybody is costomer).
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 86
METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian ini menganalisis persyaratan umum dan persyaratan
dokumentasi manajemen mutu berdasarkan Standar Internasioanal. Kemudian
membandingkannya dengan persyaratan umum dan persyaratan dokumentasi pada
PT Hadji Kalla Cabang Maros.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pemasaran memiliki peranan penting bagi ke langsungan hidup
perusahaan, mengingat pemasaran berpengaruh secara langsung terhadap
penjualan produk perusahaan dan menunjang kesuksesan seluruh operasional
usaha perusahaan. Fungsi pemasaran merupakan mata rantai dari beberapa jenis
kegiatan yang bertujuan untuk menghasilkan penjualan produk yang optimal.
Manual perusahaan ini berisi kebijakan-kebijakan perusahaan dalam rangkah
menetapkan, menjalankan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen
terintegrasi di PT Hadji Kalla Cabang Maros. Manual ini disusun berdasarkan
standar sistem yang diadopsi mencakup sebagai berikut :
1. ISO 9001 : 2015 tentang Sistem Manajemen Mutu
2. ISO 14001 : 2015 tentang Sistem Manajemen Lingkungan
3. SMK3 : 2012 tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Keselamatan Kerja.
Manual Sistem Manajemen K3 meliputi kebijakan, tujuan, rencana dan
prosedur keselamatan dan kesehatan kerja serta menentukan tanggung jawab
keselamatan dan kesehatan kerja untuk semua tingkatan dalam perusahaan. Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang selanjutnya disebut Sistem
Manajemen K3 adalah Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang
selanjutnya disebut Sistem Manajemen K3 adalah bagian dari sistem manajemen secara
keseluruhan yang meliputi struktur organisasi, perencanaan, tanggung jawab,
pelaksanaan, prosedur, proses dan sumberdaya yang dibutuhkan bagi pengembangan,
penerapan, pencapaian, pengkajian dan pemeliharaan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja
dalam rangka pengendalian resiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat
kerja yang aman, efisien dan produktif.
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 87
Sasaran mutu perusahaan ini berisi sasaran mutu, lingkungan dan K3
merupakan penjabaran kerangka tindakan yang akan dilakukan perusahaan dalam
mewujudkan visi, misi dan kebijakan perusahaan. Sasaran mutu ditetapkan dalam
bentuk sasaran jangka panjang (3-5 tahun) dan sasaran jangka pendek (1 tahun).
Sasaran mutu yang ditetapkan berupa parameter-parameter kinerja dan target-
target kuantitatif yang di dokumentasikan terpisah dari manual ini yang
dikendalikan.
Persyaratan Umum
Gambar 1.1
Proses Bisnis PT Hadji Kalla Cabang Maros
b. Urutan dan Interaksi dari Prose
Pihak
Terkait
Pelanggan
Pemegang
Saham
Pemerintah
Masyarakat
Pemasok
Karyawan
Proses
Perencanaan Pelanggan Pemasok
Perencanaan
Strategi
perusahaan
Proses
Inti
Technical Proses Proses
Suport Penerimaan Pembelian
Proses Proses Proses
Pemasaran Produksi Penyerahan
Proses
Pendukung
Pengembangan
SDM
Akuntansi &
Keuangan
Sistem
Informasi
Penelitian
&Pengembang
an
Administrasi
umum
Proses
perbaikan
Pengendalian
dokumen
Pengukuran
analisis
perbaikan
Pelangga
n
Sumber : PT Hadji Kalla, 2016
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 88
a. Urutan dan Interaksi dari proses Bisnis PT Hadji Kalla
Pihak-pihak yang terkait adalah sebagai berikut :
1. Pelanggan
1. Pemegang Saham
2. Pemerintah
3. Masyarakat
4. Pemasok
5. Karyawan
Guna mendukung kelancaran dari proses inti diperlukan suatu proses pendukung
antara lain sebagai berikut :
1. Pengembangan SDM
2. Akuntansi dan Keuangan
3. Sistem informasi yang baik
4. Penelitian dan pengembangan
5. Administrasi umum
Persyaratan Dokumentasi
Persyaratan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu adalah
sebagai berikut :
1. Kebijakan mutu perusahaan yaitu menjual sesuai standar mutu, harga
bersaing dan penyerahan tepat waktu serta menghasilkan laba yang
maksimal.
2. Sasaran mutu disusun dengan mempertimbangkan sebagai berikut :
a. Persyaratan pelanggan
b. Peraturan/standar mutu, lingkungan dan K3 yang terkait.
c. Identifikasi aspek dan dampak lingkungan dan potensi bahaya.
d. Teknologi terbaik sesuai operasi perusahaan
e. Kemampuan keuangan perusahaan.
Pedoman mutu terangkum dalam sistem manajemen terintegrasi yang di adopsi
oleh perusahaan terdiri dari 3 sistem manajemen internasional dengan cakupan
sebagai berikut :
1. Cakupan ISO 9001 :2015
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 89
a. Mencakup seluruh area proses bisnis perusahaan.
b. Mencakup seluruh persyaratan ISO 9001 : 2015 kecuali tentang
desain dan pengembangan.
2. Cakupan ISO 14001 : 2015
a. Mencakup seluruh area proses bisnis perusahaan yang mempunyai
dampak penting terhadap lingkungan.
b. Mencakup seluruh persyaratan ISO 14001 : 2015
3. Cakupan SMK3 : 2012
a. Mencakup seluruh area proses bisnis perusahaan yang mempunyai
dampak penting terhadap keselamatan dan kesehatan kerja.
b. Mencakup seluruh persyaratan SMK3 : 2012.
Dokumen yang diperlukan adalah sebagai berikut :
a. ISO 9001 : 2015, sistem manajemen mutu-persyaratan.
b. Prosedur mutu PT Hadji Kalla, prosedur pengukuran kepuasan
pelanggan.
c. Sasaran mutu perusahaan baik jangka panjang maupun jangka
pendek.
d. Daftar peraturan lingkungan PT Hadji Kalla, dll.
Tahap – tahap dalam Proses Keputusan Membeli
Ada lima tahap yang dilalui konsumen dalam proses pembelian, yaitu
pengenalan masalah, pencarian informasi, evaluasi alternatif, keputusan
pembelian, dan perilaku pembelian. Model ini menekankan bahwa proses
pembelian bermula sebelum pembelian dan berakibat jauh setelah pembelian.
Gambar 1.2
Proses Keputusan Pembelian
Sumber : PT Hadji Kalla Cabang Maros, 2016
Pengendalian
Masalah
Pencarian
Informasi
Evaluasi
Alternatif
Perilaku
Sesudah
Pembelian
Keputusan
Pembeli
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 90
a. Pengenalan Masalah
Proses dimulai saat pembeli menyadari adanya masalah atau kebutuhan.
Pembeli merasakan adanya perbedaan antara yang nyata dan yang diinginkan.
Kebutuhan ini disebabkan karena adanya rangsangan internal maupun
eksternal.
b. Pencarian Informasi
Seorang konsumen yang terdorong kebutuhannya mungkin, atau mungkin
juga tidak, mencari informasi lebih lanjut. Jika dorongan konsumen kuat dan
produk itu berada di dekatnya, mungkin konsumen akan langsung
membelinya. Jika tidak, kebutuhan konsumen ini hanya akan menjadi ingatan
saja.
c. Evaluasi Alternatif
Konsumen memproses informasi tentang pilihan merek untuk membuat
keputusan terakhir. Pertama, kita melihat bahwa konsumen mempunyai
kebutuhan. Konsumen akan mencari manfaat tertentu dan selanjutnya melihat
kepada atribut produk. Konsumen akan memberikan bobot yang berbeda
untuk setiap atribut produk sesuai dengan kepentingannya.
d. Keputusan Pembelian
Pada tahap evaluasi, konsumen menyusun merek-merek dalam himpunan
pilihan serta membentuk niat pembelian. Biasanya ia akan memilih merek
yang disukai. Tetapi ada pula faktor yang mempengaruhi seperti sikap orang
lain dan faktor – faktor keadaan yang tidak terduga.
e. Perilaku Sesudah Pembelian
Sesudah pembelian terhadap suatu produk, konsumen akan mengalami
beberapa tingkat kepuasan atau ketidakpuasan.
Dari uraian sebelumnya dapat di simpulkan bahwa pengendalian masalah
yang ditemukan setelah melakukan audit sistem manajemen mutu belum
ditindaklanjuti secara serius sehingga menyebabkan terjadinya pengulangan
masalah yang sama dalam periode yang berbeda dimana hal ini dapat merugikan
perusahaan di masa yang akan datang.
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 91
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka
dapat ditarik beberapa kesimpulan adalah sebagai berikut :
1. PT Hadji kalla menerapkan sistem manajemen mutu berdasarkan ISO
9001 : 2015 dan telah memenuhi persyaratan umum dan persyaratan
dokumentasi sesuai dengan standar yang di terapkan.
2. Mutu produk yang diserahkan kepada pelanggan yang telah sesuai dengan
persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan atau persyaratan yang
ditetapkan pelanggan jika ada.
3. Sebagian besar kegiatan pemasaran tidak didukung dengan prosedur baku
yang digunakan sebagai pedoman kegiatan sehingga menyebabkan
terjadinya pengulangan masalah yang sama dalam periode yang berbeda
dimana hal ini dapat merugikan perusahaan di masa yang akan datang.
Vol 3, No. 001 (2017) Yanet Pagallungan 92
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Sukrisno. 2011. Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan
Publik. Salemba Empat. Jakarta.
Arens, Loebbecke. 2009. Auditing and Assurance Services. Selemba Empat,
Jakarta.
Fandi Tjiptono. 2005. Prinsip total quality service. Andi. Yogyakarta.