lВимоги до тексту документа

l Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Головні вимоги до тексту

Достовірність Об'єктивність Максимальна стислість Точність

Елементи тексту

Вступ

Основна частина

Закінчення

ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

ПРОСТИЙ СКЛАДНИЙ

Трафарет - раніше надрукований текст з уніфікованою постійною інформацією та пропусками для заповнення змінної інформації, що характеризує конкретну ситуацію, яку відображує даний документ.

Анкета - опитувальний листок для одержання певних даних.

Таблиця— перелік будь-яких систематизованих цифрових даних, які приведені у визначену систему і розміщені за графами.

Правила складання тексту документів:1) Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила ...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...2) Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.3) Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.4) Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі... Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад:відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, тощо.5) Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; 6) Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши. ..; Вважаючи...; Користуючись нагодою...7) Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.8) Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд - стенд, екзитпол - опитування на виході,  тощо.9) Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

Основні реквізити документу:

l 1. Державний Герб України, Автономної Республіки Крим;

l 2. Емблема організації;l 3. Зображення нагород;l 4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО);

l 5. Код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД);

l 6. Найменування міністерства чи відомства;l 7. Найменування організації;l 8. Найменування структурного підрозділу;l 9 Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефонів, номер розрахункового рахунка в банку;

l 10. Назва виду документа.l 11. Дата.l 12. Індекс.l 13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

l 14. Місце складання або видання.l 15. Гриф обмеження доступу до документа.l 16. Адресат.

l 17. Гриф затвердження.l 18. Резолюція.l 19. Заголовок до тексту.l 20. Відмітка про контроль.l 21. Текст.l 22. Відмітка про наявність додатка.l 23. Підпис.l 24. Гриф погодження.l 25. Візи.l 26. Відбиток печатки.l 27. Відмітка про завірення копії.l 28. Прізвище виконавця і номер його телефону.

l 29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

l 30. Відмітки про наявність документа в електронній формі.

l 31. Відмітка про надіслання документа до організації.

l 32. Запис про державну реєстрацію.