CONTRATACION PUBLICA: CINCO PASOS SENCILLOS QUE LE PERMITIRAN ACCEDER A UNA GRAN OPORTUNIDAD DE NEGOCIO

1. QUE DEBO TENER 2. QUE DEBO SABER 3. COMO PUEDO PARTICIPAR 4. COMO PUEDO OFERTAR 5. EVALUAR Y ADJUDICAR

Introducción Las Mipymes representan el 96.4% de los establecimientos empresariales de Colombia, generan el 80.8% del empleo del país, y tienen presencia en los diferentes sectores productivos1. Estas cifras demuestran la importancia del sector para la economía del país, y para la generación de empleos. Dada la importancia de este segmento empresarial, el gobierno nacional, ha venido impulsando, desde distintos frentes, el desarrollo y fortalecimiento de las mipymes. Así, en materia de contratación pública el marco normativo general, previsto en la las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y el decreto 1510 de 2013, establece un entorno altamente propicio para la participación competitiva del sector mipymes. Ofrecer y, a la postre, vender bienes y servicios al Estado representa una gran oportunidad de negocio para los empresarios colombianos. Participar en un proceso de selección de contratistas constituye hoy un procedimiento sencillo, que permite a los empresarios acceder a esa oportunidad de negocio, en igualdad de condiciones, bajo unas normas claras, con la posibilidad de controvertir decisiones dentro de un marco de respeto y transparencia. La presente guía busca explicar, en 5 pasos sencillos, el procedimiento que le permitirá acceder a las ventajas que ofrece la contratación pública. Para cualquier información adicional, respecto de trámites, documentos o contenidos específicos en materia de contratación estatal puede consultar, en la página web www.mipymes.gov.co/publicaciones, el MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PARA MIPYMES, que profundiza los temas aquí presentados.

1. ¿con qué tengo que contar previamente? Para participar en los procesos de selección de contratistas en las diferentes entidades públicas, es necesario cumplir con varios requisitos.

a. Ser un empresario formal2

1 Cifras del Departamento Administrativo Nacional de Estadística –DANE– año 2005.

2 Para mayor información sobre la formalización de su actividad empresarial puede consultar la GUIA DE LA INCIACION

FORMAL DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL que se encuentra disponible en el portal del empresario colombiano del Ministerio de Comercio de Industria y Comercio, accediendo a la página www.mipymes.gov.co.

- Tengo mi empresa inscrita en el Registro mercantil - Tengo mi empresa inscrita en el Registro Único Tributario RUT - Tengo registrada mi empresa y mis trabajadores a una administrador de riesgos

profesionales y/o laborales. - Los trabajadores de mi empresa están afiliados al sistema de seguridad social-

salud y pensiones- y a una caja de compensación familiar - Llevo la contabilidad de mi negocio según los lineamientos normativos- Guía

Técnica 184

b. Estar inscrito en el Registro Único de Proponentes RUP El Registro Único de Proponentes- RUP es un registro que suministra la información de un proponente en relación con su capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera y organizacional. En este, reposa la información relacionada con los bienes, obras y servicios para los cuales está inscrito el proponente de acuerdo al clasificador de bienes y servicios, la capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera y organizacional, la información relativa a contratos, multas, sanciones e inhabilidades, información histórica de experiencia que el proponente ha inscrito en el RUP. El registro de proponentes lo llevan todas las cámaras de comercio del país y, allí deben inscribirse todas las personas naturales y jurídicas, (empresarios), que aspiren a celebrar contratos con el Estado. La inscripción en el RUP es un procedimiento sencillo, que se realiza ante las cámaras de comercio del país, a través de la presentación de un formulario y los respectivos anexos y documentos soporte. Para conocer el detalle del formulario, los documentos que debe anexar, y el trámite que debe agotar para la inscripción en el RUP consulte, AQUÍ, el MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PARA MIPYMES.

c. No tener Inhabilidades ni incompatibilidades

1. Así como en las actividades comerciales existen restricciones a determinados actos, para celebrar contratos con entidades públicas sucede algo similar, no podrán contratar con el Estado quienes tengan inhabilidades o incompatibilidades. Son de creación legal es decir no pueden ser creadas por la entidades a su discreción en los pliegos de condiciones o en el contrato.

2. Se entiende por inhabilidad, aquella restricción de carácter general (no puede contratar con ninguna entidad pública) que imposibilita la participación en el proceso de contratación y la suscripción de su contrato correspondiente. Por ejemplo estará inhabilitado para contratar con el Estado, los servidores públicos o quienes sean sancionados disciplinariamente por destitución, entre otros.

3. Se entiende por incompatibilidad, aquella prohibición de contratar pero de carácter particular, donde la cercanía de determinadas situaciones pueden afectar el desarrollo del proceso de contratación. Por ejemplo, existirá restricción de contratar con el municipio si una persona es hijo del alcalde, pero su restricción solo será con ese municipio determinado, no con las demás entidades públicas.

4. Solo podrán contratar con el Estado, las personas naturales o jurídicas que no se encuentren en curso en ninguna inhabilidad o incompatibilidad.3

2. ¿Qué debo saber para participar?

En Colombia existen diferentes modalidades de contratación para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por el Estado. A continuación, de manera fácil y sencilla, se explican las distintas formas a través de las cuales el estado, selecciona sus contratistas, y mediante las cuales, también se hace posible la participación de las mipymes.

a. Procedimientos y modalidades4

El marco legal de la contratación pública en Colombia se encuentra previsto en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y el decreto 1510 de 2013. Éstas normas establecen los procedimientos para contratar y las modalidades de selección del contratista.

Tipo de Proceso Objeto Criterios de evaluación

Licitación Pública Proceso mediante el cual la entidad convoca de forma abierta y pública, en igualdad de oportunidades, para que se presenten ofertas y se seleccione entre ellas, la más favorable a sus intereses. Procede cuando el bien o servicio a contratar supere un valor determinado de acuerdo al valor de los recursos que ejecute la entidad, salvo que el contrato a celebrarse o las circunstancias de escogencia encajen en alguna de las excepciones regidas por los procesos de selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa. Su duración es aproximadamente de 3 meses, este término depende de la aplicación de los Acuerdos Comerciales.

Pondera criterios precio y técnicos (calidad y económicos). Se otorga puntaje para apoyo a la industria nacional.

Concurso de Méritos

Es la convocatoria pública que se adelanta para contratar los servicios de consultoría, estudios y diseños.

En ésta modalidad de selección en ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia del contratista. La entidad establecerá como factores de evaluación aspectos de experiencia y calidad.

3 Artículo 8 de la ley 80 de 1993, artículo 18 ley 1150 de 2007

4 Artículo 2º ley 1150 de 2007

Selección Abreviada

Es un procedimiento más sencillo que la licitación pública, se aplica para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, su duración es de aproximadamente 2 meses, depende de la aplicación de un Acuerdo Comercial. A través de este procedimiento la entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable. Esta modalidad aplica cuando quiera que nos encontremos en una de las siguientes causales: 1 .La contratación de menor cuantía, conforme al presupuesto anual de la entidad contratante. 2. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. 3. Contratos para la prestación de servicios de salud. 4. La contratación como proceso que se abre una vez se ha debido declarar desierta una licitación pública. 5. La enajenación de bienes del Estado. 6. La adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos. 7. Los contratos que celebren las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta. 8. Los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de

La entidad evaluará criterios de precio y calidad. Para el caso de la adquisición de bienes o servicios de condiciones técnicas uniformes, solo tendrá en cuenta el criterio de precio.

personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden. 9. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.

Contratación Directa

Su uso es para casos especiales únicamente. A diferencia de la licitación pública y la selección abreviada, en la contratación directa no se requiere adelantar un proceso de selección por convocatoria pública. Cuando proceda el uso de ésta modalidad de selección, la entidad deberá plasmar las justificaciones que llevan a esta vía en acto administrativo previo exceptuándose los contratos de prestaciones de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, los de empréstito, los interadministrativos suscritos entre el Ministerio de Hacienda y el Banco de la Republica y los contratos que requieran reservan, en el que se señale la respectiva causal, la determinación clara del objeto a contratar, el presupuesto estimado junto con las condiciones exigidas al contratista y la indicación del lugar donde se pueden consultar los estudios previos que soportan la

la entidad contratará con quien considere cumple sus expectativas.

contratación. Procede en los siguientes casos: 1. Urgencia manifiesta. 2. Contratación de empréstitos. 3. Contratos interadministrativos. 4. Contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición. 5. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. 6. Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000. 7. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. 8. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. 9. El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

Mínima Cuantía Es utilizado para las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto.

Establece el precio como único factor de evaluación. No se asigna puntaje.

Procedimiento Licitación pública paso a paso 1. La entidad identifica la necesidad de adquirir bienes, obras o servicios, para ello elabora el plan de compras. Una vez aprobado el plan de compras, la Entidad realiza el análisis del sector económico y de los oferentes, y elabora el estudio previo. 2. La entidad pública elabora el proyecto de pliego de condiciones que se publica en el portal único de contratación- SECOP www.colombiacompra.gov.co, por un término mínimo de 10 días hábiles acompañado del aviso de convocatoria, de los estudios y documentos previos, este término depende de la aplicación de algún Acuerdo Comercial. Se deben publicar también, hasta tres avisos con un intervalo entre dos (2) y cinco (5)

días calendario, el cual se debe publicar en la web de la Entidad y el portal único de contratación SECOP www.colombiacompra.gov.co. 3. Todos los interesados dentro de los anteriores 10 días a la apertura del proceso, están en posibilidad, si lo consideran necesario, de revisar y solicitar aclaraciones o explicaciones sobre el contenido del borrador del pliego de condiciones. 4. Se publica la resolución de apertura que da inicio oficial al proceso y el pliego de condiciones definitivo, que incluye el cronograma, se publican también las observaciones y sus respuestas si fueron presentadas. 5. La entidad realiza la audiencia de asignación, revisión y distribución de riesgos, y a solicitud de los futuros oferentes podrá realizar en la misma una audiencia de aclaración y precisión del contenido de los pliegos de condiciones. La información sobre esta audiencia debe estar contenida en los pliegos de condiciones. Su asistencia permitirá al proponente despejar las dudas preliminares sobre el proceso, así como conocer los riesgos que puede tener la ejecución del contrato. Nota Importante: Desde la publicación del proyecto de pliegos, las condiciones técnicas, económicas, jurídicas y financieras previstas en los pliegos de condiciones, es posible solicitar aclaraciones, modificaciones sugerencias por parte de los interesados. En el evento en que dichas observaciones traigan como consecuencia la necesidad de modificar aspectos del pliego, esto se hará mediante adendas, las cuales solo pueden ser proferidas hasta el cuarto día anterior al cierre del proceso. Las adendas se publicarán en días hábiles y horario de 7:00 a.m a 7:00 p.m..

6. Conforme se prevea en el cronograma del proceso que se ha hecho público en el SECOP, los interesados, entregan sus propuestas en el lugar y antes de la hora señalada. El cronograma propuesto por la entidad publicado en los pliegos de condiciones es de obligatorio cumplimiento, no puede modificarse sin que se expida una adenda. 7. La entidad pública inicia la etapa de evaluación en la que se verifican los requisitos habilitantes, solicita los documentos o información necesaria, y se otorgan los puntajes de las ofertas presentadas. 8. El informe de evaluación se pone a disposición de los participantes por un término de 5 días hábiles, para que se pronuncien acerca de los aspectos que consideren pertinentes y presenten las respectivas observaciones. 9. La entidad analiza las observaciones presentadas, y cita para definir el proceso en audiencia pública que se llevara a cabo en la fecha y hora establecida en el cronograma.

10. Se instala la audiencia, y los oferentes pueden pronunciarse por una única vez sobre las repuestas otorgadas por la Entidad, sin que ello implique una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta, por el término determinado. La entidad debe publicar con antelación en el SECOP el borrador del acto administrativo de adjudicación. Si algún oferente cumple con todos los requisitos del pliego, la Entidad en audiencia pública adjudica el proceso de selección, de lo contrario se declara desierto.

Procedimiento de Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes paso a paso

Son bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, como equipos de cómputo, adquisición de vehículos, suministro o adquisición de papelería, entre muchos más. Los bienes y servicios de común utilización pueden ser adquiridos por las Entidades a través de subasta inversa, acuerdos marco de precios o bolsa de productos. Si quiere conocer el detalle de la totalidad de las causales de selección abreviada y el trámite que corresponde a cada una de esas causales consulte AQUÍ el MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA PARA MIPYMES. Establecido lo anterior, y tal como lo acabamos de anunciar, procedemos a explicar el procedimiento más utilizado para la adquisición de este tipo de bienes o servicios, el procedimiento de SUBASTA INVERSA: El interesado puede explorar en la página de la entidad o en el SECOP, la información de los procesos en los cuales puede tener un particular interés, buscando por la modalidad de selección y por los bienes específicos que la entidad requiere adquirir. En el proceso de selección abreviada mediante subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, siempre y cuando los bienes y servicios cumplan con las características generales objetivamente señaladas, el único criterio de evaluación será el precio. Las entidades tienen que definir objetivamente lo que necesitan, no pueden restringir la participación a quienes ofrezcan determinadas marcas o condiciones no necesarias para satisfacer la necesidad, las exigencias deberán ser generales. Esta es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios. Opera de la siguiente manera: 1. La entidad identifica su necesidad de adquirir bienes o servicios en un estudio previo que le ayuda a establecer las condiciones, características del bien o servicio que desea contratar, el cual debe estar incluido en el plan de compras. Debe elaborarse adicionalmente una ficha técnica del bien o servicio que se desea contratar. 2. Se elabora el proyecto de pliego de condiciones el cual se publica en el portal de contratación por un término mínimo de 5 días hábiles, término que puede variar si el proceso está cobijado por un acuerdo comercial, acompañado del aviso de convocatoria, de los estudios y documentos previos. El pliego debe indicar la fecha y hora de inicio de la subasta, la periodicidad de los lances y el margen mínimo para mejorar la oferta. 3. Todos los interesados dentro del término de publicación del proyecto o borrador de pliego y antes de la expedición del acto de apertura, revisan y presentan las observaciones que consideren necesarias. 4. Se presentan los pliegos definitivos que incluyen el cronograma y el acto administrativo de apertura que da inicio oficial al proceso, se publica también las observaciones y sus respuestas si fueron presentadas.

Nota Importante: Desde la publicación del proyecto de pliegos, toda la documentación publicada es susceptible de observaciones por parte de los interesados. En el evento en que dichas observaciones traigan como consecuencia la necesidad de modificar aspectos del pliego, esto se hará mediante adendas, las cuales solo pueden ser proferidas hasta el día anterior al cierre del proceso. Que se publicará en días hábiles y horario de 7:00 a.m a 7:00 p.m. 5. Los proponentes de acuerdo al cronograma del proceso, entregan sus propuestas en el lugar y antes de la hora señalada. La oferta debe contener dos partes, la primera el cual el interesado acredite su capacidad de participación y el cumplimiento de la ficha técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto. 6. Se inicia la etapa de evaluación donde se verifica si los bienes y servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado. 7. El informe de evaluación se pone a disposición de los participantes por un término de 3 días hábiles con el propósito de que puedan pronunciarse acerca de los aspectos que consideren pertinentes y presenten las respectivas observaciones. La entidad analiza las observaciones presentadas y responde antes del evento de subasta. 8. A la subasta inversa se dará inicio en la fecha y hora señalada en el cronograma del pliego de condiciones, siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplan con la ficha técnica, y se deberá estructurar de tal manera que entes de la adjudicación los participantes de la misma no identifiquen las ofertas y los lances con el oferente que los presenta. 9. La subasta iniciará con el precio más bajo indicado por los oferentes habilitados, y solo serán válidos los lances de los oferentes en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido. Si la subasta es electrónica, la Entidad debe fijar en los pliegos el sistema que utilizara para realizarla y los mecanismos de seguridad para el intercambio de mensajes de datos. 10. La Entidad adjudicará el proceso al proponente que haya presentado el menor precio durante el evento de subasta, si no se presentan lances durante la subasta se adjudicará el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.

b. Las ventajas para MIPYMES El gobierno ha venido trabajando en la mejor manera de incentivar la participación de las MIPYMES en la contratación estatal. Al efecto ha diseñado diversos mecanismos y reglas que permiten legalmente conceder a este tipo de empresas beneficios y ventajas frente a los demás competidores. Dentro de estas ventajas señalamos las siguientes:

Convocatoria limitada MIPYMES: En los procesos de licitación pública, selección abreviada y concursos de méritos se debe limitar a las Mipymes nacionales con mínimo un (1) año de existencia, cuando el valor del proceso de contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América US$125.000, liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales, estas solicitudes deben ser recibidas por menos un (1) día hábil antes de la apertura del proceso de selección. Favorabilidad de la propuesta nacional

En caso de igualdad de condiciones, se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

Si se presenta empate o este persiste se prefiere las ofertas presentada por una Mipyme nacional.

Si aún persiste el empate, se prefiere la oferta presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura siempre que: este conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el 25%, la Mipyme aporte mínimo el 25% de la experiencia acreditada en la oferta y ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representante legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura. 5

3. ¿CÓMO PUEDO PARTICIPAR?

Teniendo en cuenta que la ley otorgó prerrogativas especiales para la participación de las mipymes en los procesos de contratación pública, es necesario revisar a través de los mecanismos de publicidad dispuestos para tal fin, -SECOP, wwwcolombiacompra.gov.co -, las convocatorias que se abren exclusivamente para Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (Mipymes). Así, a través de la consulta del SECOP es posible identificar las convocatorias cerradas para mipymes. Se podrá participar en las mismas haciendo las manifestaciones de interés, en los términos y requisitos que establezca la respectiva entidad contratante.

a. PUBLICIDAD DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN: LICITACION PUBLICA Y SELECCIÓN ABREVIADA

SECOP- El Sistema Electrónico para la Contratación Pública- - www.contratos.gov.co o www.colombiacompra.gov.co, es el lugar virtual donde se puede consultar la información sobre los procesos de contratación estatal, el cual busca mejorar el acceso a la información para permitir la participación de la ciudadanía en general. Para los empresarios es una herramienta útil y de fácil utilización, ya que permite acceder a las oportunidades de negocio que tiene el Estado.

El SECOP centraliza la información sobre los procesos de contratación que realizan las entidades públicas, permitiendo el seguimiento a todas las etapas que conforman el proceso, ya que deben publicarse todos sus documentos, tanto los que sirvieron de soporte para establecer las necesidades, pasando por los pliegos,

5 Artículo 33. decreto 1510 de 2013.

sus modificaciones, el acto de adjudicación, el contrato y terminando con el acta de liquidación.

Las entidades dentro de estos documentos, deberán publicar los “estudios previos”, mediante el cual establecieron las condiciones del bien o servicio así como su valor dentro del mercado. Estudiar todos los documentos es fundamental para entender de la mejor manera que es lo que requiere contratar la entidad.

Otros documentos relevantes serán el Plan de Compras, donde se podrá encontrar las futuras contrataciones que realizará la entidad durante cada año. De igual importancia será revisar el manual de contratación de la entidad respectiva, documento que recopila la normatividad y el procedimiento específico de cada modalidad de contratación.

b. Participar en la etapa de borrador del pliegos de condiciones

Antes de presentar los pliegos definitivos, la entidad contratante debe publicar el borrador de los pliegos de condiciones o prepliegos, y establecer un tiempo para que los posibles participantes puedan consultar y presentar observaciones por escrito y fundamentadas, las cuales deben resolverse a través de un documento publicado en el SECOP acogiendo o no la observación debidamente fundamentada. Cuando es aceptada la Entidad también debe si es del caso modificar el pliego de condiciones a través de adendas.

La oportunidad de hacer observaciones al borrador de los pliegos es de suma importancia. Debe realizarse una lectura juiciosa del documento, revisando cuidadosamente todo su contenido, para poder saber con claridad que es lo que necesita la entidad, que documentos se deberán anexar y cuáles son los factores de evaluación del proceso de contratación, y así presentar las observaciones para que sean incluidas en los pliegos definitivos.

Si se considera que el borrador de los pliegos es poco claro, o lleva a confusiones es necesario solicitar aclaración a la entidad.

El interesado podrá también solicitar aclaración o presentar observaciones para que se expliquen los requisitos habilitantes, las reglas de adjudicación o evaluación, que se revisen garantías exigidas, solicitudes de anticipos, la asignación de los riesgos y cualquier otra circunstancia de naturaleza, técnica, jurídica, financiera o económica, que, a juicio del proponente deba ser aclarada o modificada. Estas solicitudes se pueden hacer perfectamente tanto a nombre de una empresa interesada en participar, como por personas naturales.

La entidad contratante estará en la obligación de contestar las observaciones debidamente justificadas, y posteriormente publicar sus respuestas en el SECOP.

c. Participar en la etapa del pliegos de condiciones definitivos

El pliego de condiciones es el documento que presenta la entidad contratante en el cual se especifican las condiciones del contrato a celebrarse y donde se determina el procedimiento a seguir.

El pliego de condiciones, define las reglas de juego para participar en el proceso. Una vez publicado el pliego definitivo tiene carácter vinculante y obligatorio para los partícipes del proceso de licitación. El mismo forma parte esencial del contrato que se adjudique, es fuente de derechos y obligaciones para las partes, (entidad estatal y proponentes), y, se reitera, contiene las reglas a la que se someten los proponentes durante la licitación y el oferente favorecido durante el mismo lapso y, más allá, durante la vida del contrato.

Los pliegos de condiciones y la documentación que sirvió de soporte para su elaboración, como estudios de mercado, justificación y necesidad de la contratación, se pueden consultar en el SECOP.

Su modificación solo puede realizarse mediante un documento que se denomina adenda, que modifica las condiciones inicialmente planteadas, por lo que es necesario consultar de forma permanente la información del proceso, ya que muchos aspectos pueden llegar a cambiar.

4. ¿CÓMO DEBO OFERTAR?

Después de estudiar a fondo el contenido de los pliegos y de haber verificado el empresario que cuenta con los requisitos suficientes para participar y que tiene a su disposición lo relacionado con la acreditación de las condiciones del bien o servicio que desea adquirir la entidad pública, se debe elaborar la propuesta la cual debe ser entregada conforme al cronograma publicado en los pliegos de condiciones.

Es necesario contar con el tiempo suficiente para entregar la propuesta en el lugar indicado en los pliegos y antes de la hora establecida. Entregar la propuesta por fuera de este tiempo, conllevará al rechazo inmediato de la propuesta.

La propuesta debe seguir con claridad las exigencias realizadas por la entidad, cumplir con todos los formatos y anexos, en la forma que define el pliego de condiciones. Es fundamental que los proponentes revisen con especial cuidado los requisitos habilitantes previstos en el pliego de condiciones, estos determinan que el proponente continúe o no en el proceso. Revisados tales requisitos es necesario analizar con cuidado los elementos técnicos y económicos que otorgan puntaje a la propuesta, se deben revisar, los elementos adicionales quedan mayor puntaje, identificando la necesidad que pretende satisfacer la entidad contratante. Igualmente se debe revisar el presupuesto de la contratación para poder identificar las oportunidades de acuerdo con su propia estructura de costos.

a. Documentos del proponente

Sirven para que la entidad verifique la capacidad para contratar del proponente en sus aspectos jurídico, financiero, económico y técnico.

El Registro único de Proponentes, que debe acompañarse con la propuesta, es el documento de gran importancia que debe entregarse en los procesos de contratación, salvo en los casos de contratación directa; contratos para la prestación de servicios de salud; contratos de mínima cuantía; enajenación de bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole (Para cualquier información adicional puede consultar, en la página web www.yocomprocolombiano.com/compras-publicas/, la GUÍA DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES). Las entidades estatales podrán exigir documentación que no sea objeto de verificación documental por parte de la Cámara de Comercio. La documentación que fue entregada a la Cámara, no podrá ser nuevamente solicitada por la entidad contratante, solamente podrán pedir esta documentación cuando la entidad requiera constatar requisitos adicionales de los proponentes cuando las características del objeto a contratar lo exijan.6

Las entidades solicitarán documentos como, fotocopia de la cédula del representante legal, certificaciones de pago de aportes en seguridad social a los empleados, autorización para contratar cuando se requiera, entre otros que se definirán en el pliego de condiciones.

Estos documentos permitirán a la entidad verificar si el proponente cumple con unas condiciones mínimas para participar en el proceso, estos requisitos no otorgan puntaje dentro de la evaluación, son los requisitos habilitantes, o, condiciones o requisitos de “pasa o no pasa”.

Documentos como, certificados de antecedentes judiciales y certificado de antecedentes fiscales y disciplinarios, no deben ser exigidos al proponente como requisito para participar en el respectivo proceso de selección.

b. Consorcios, uniones temporales y promesa sociedad futura

Los consorcios y uniones temporales, son un mecanismo para unir esfuerzos de 2 o más personas (naturales o jurídicas) se unen para presentar una sola propuesta en un proceso de selección.

Los consorcios o uniones temporales se conforman mediante un documento, que se presentan junto a la propuesta, y define quienes lo conforman, la funciones, responsabilidades, entre otros aspectos.

Su utilidad es poder sumar capacidades para cumplir con las exigencias de los pliegos de condiciones, permite dividir responsabilidades para asegurar el cumplimiento del contrato y permite obtener una propuesta con mayor respaldo. En otras palabras, si falta cumplir con alguna de las exigencias de la entidad, alguien puede tener esa capacidad y sumarla en la propuesta, y así cumplir con lo que dicen los pliegos de condiciones.

La diferencia entre el consorcio y la unión temporal radica en las sanciones en caso de incumplimiento frente a la entidad pública. En el consorcio se sancionará

6 Artículo 221., decreto No. 019 de 2012

todos los miembros del consorcio por igual. En la unión temporal, responderán y se sancionarán de acuerdo a la participación en la ejecución que tengan sus miembros, y a la división de actividades que se presente en documento de conformación.

Los consorcios o uniones temporales, no crean una persona jurídica nueva, solo para efectos de la presentación de una propuesta y para la ejecución de un contrato, varias personas se pueden unir.

La promesa de contrato de sociedad futura, es una figura que permite a varios sujetos, ya sean personas naturales o jurídicas presentar la propuesta, y en el caso de resultar favorecidos con la adjudicación del proceso de selección, se comprometen a crear una sociedad con el fin de ejecutar el contrato.7

c. Propuesta técnica

Establece las condiciones de carácter técnico del bien o servicio a ofrecer, de acuerdo con lo exigido por la entidad.

Debe presentarse toda la documentación conforme a lo establecido en los pliegos, como certificaciones de contratos anteriores, o documentos que acrediten la calidad de los bienes o servicios, entre otros.

El cumplimiento de todos y cada uno de los requisitos establecidos por la entidad en este punto es totalmente necesario, si no se incluyen todos los requisitos que exigen los pliegos de condiciones, la entidad entenderá que no se cumple con lo solicitado y podrá proceder a rechazar la propuesta.

Una vez presentada la propuesta, su componente técnico no podrá complementarse, adicionarse, modificarse o mejorarse.8

Con su propuesta, en los casos de licitación, concurso, o selección abreviada, deberá garantizar el cumplimiento de su oferta con una póliza de garantía de seriedad. El olvido de este requisito lo conllevará al rechazo de la propuesta.9

d. Propuesta económica

Es el valor que pagaría la entidad pública, si la propuesta es la escogida. Las condiciones que se observarán en el contrato respecto al costo del bien o servicio.

La propuesta económica, no podrá complementarse, adicionarse, modificarse o mejorarse, una vez presentada.

Debe tenerse en cuenta los costos asociados que pueden resultar, como impuestos, transporte, costos adicionales, entre otros, ya que el valor presentado obligará a su cumplimiento en las condiciones planteadas, sin que exista lugar a su corrección si falto algún componente no contemplado inicialmente.

7 Artículo 7 ley 80 de 1993

8 Numeral 8º artículo 30 y numeral 15 del artículo 25 ley 80 de 1993

9 Artículos 7º Ley 1150 de 2007

En el evento que así se solicite en los pliegos de condiciones, se deberán tener en cuenta los costos asociados a las garantías exigidas para cubrir los riesgos vinculados a la seriedad de la oferta y el cumplimiento del contrato. Estas pueden ser, entre otras, garantías bancarias, o pólizas de seguro.

La propuesta económica que presente el proponente, con su oferta, debe identificar todos los costos y valores, e impuestos del bien o servicio ofrecido. El valor de la oferta no podrá exceder el presupuesto con el que cuenta la entidad para el proceso de contratación. Si la propuesta excede este valor, la misma será rechazada.

La oferta no puede ser tampoco muy baja, porque la entidad podrá entrar a verificar las razones del precio oferta, y si estas razones no son suficientes la entidad podrá declararla como artificialmente baja y rechazarla. 10

Para los procesos de licitación y selección abreviada por menor cuantía, el valor juega un papel determinante. Debe observarse con cuidado los factores de evaluación para poder presentar una propuesta competitiva que logre obtener una puntuación suficiente para salir victorioso en el proceso de contratación.

5. EVALUAR Y ADJUDICAR LICITACIÓN PÚBLICA -SELECCIÓN ABREVIADA-

CONCURSO DE MÉRITOS.

a. Evaluación de las propuestas Después de entregadas las propuestas la entidad inicia la evaluación de las mismas teniendo en cuenta los pliegos de condiciones. Durante este periodo no se resuelven dudas, no son tenidos en cuenta documentos adicionales presentados.

b. Verificación de requisitos habilitantes “pasa no pasa”

Lo primero que realiza la entidad contratante es entrar a revisar el cumplimiento de requisitos que conforman la capacidad del contratista, si bien estos documentos deben aportarse con la propuesta, se entiende que su cumplimiento es subsanable, es decir, se entiende que su cumplimiento es de forma y no de fondo, por eso la entidad solicitará posteriormente que se aporten en su debido momento, o podrán ser aportados antes de la adjudicación del contrato.

c. Evaluación técnica de la propuesta

La entidad contratante verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos técnicos de la propuesta. La ausencia de algún requisito de carácter técnico resultará en el rechazo de la oferta.

Ejemplo: El municipio de Cota, Cundinamarca, desea contratar escobas para poder realizar la limpieza en sus distintas sedes.

10 Artículo 28 decreto 1510 de 2013

Lo que requiere la entidad en los pliegos de condiciones

Lo que presenta el proponente en su propuesta

Evaluación de la propuesta

Escoba de madera de 150 centímetros de larga con cerdas en polietileno inyectado de alta resistencia

Escoba de madera de 150 centímetros en diversos colores.

La propuesta será rechazada técnicamente por no cumplir con las exigencias mínimas requeridas. En efecto, si bien el proponente ofrece escobas de 150 centímetros, omite indicar la característica técnica mínima relacionada con las cerdas de polietileno inyectado de lata fres Esta información no es subsanable.

Los requisitos mínimos habilitantes no otorgan puntaje, su cumplimiento es obligatorio, permiten ubicar a los proponentes en un plano de igualdad frente a la evaluación, esto es, frente a los aspectos que otorgan puntaje. En otras palabras, si la entidad solicita una experiencia mínima de 5 años, como requisito habilitante, aquel que tenga 5 años de experiencia, podrá participar en igualdad de condiciones con aquel que tenga 20. Estas exigencias no son objeto de evaluación, constituyen requisitos o condiciones mínimas que deben ser cumplidas por todos lo proponentes a efectos de que la propuesta pueda ser objeto de ponderación y asignación del puntaje respectivo. Dentro de la propuesta técnica, la entidad contratante revisará conforme a los pliegos, aquellos aspectos técnicos que otorgan puntaje y procederá a efectuar una evaluación de carácter preliminar.

d. Evaluación preliminar

La entidad publicará en el SECOP el informe de evaluación. Los interesados podrán pronunciarse acerca de los aspectos que consideren y presentar sus respectivas observaciones con el objeto de que la entidad, si es del caso, subsane eventuales errores u omisiones. Es en la oportunidad de presentación de los informes de evaluación que los proponentes tendrán la posibilidad de verificar la evaluación realizada a los demás proponentes, y efectuar las observaciones que considere frente al cumplimiento de requisitos contemplados en el pliego de condiciones.

Los proponentes que fueron rechazados de plano por no cumplir con el componente técnico, podrán igualmente presentar sus observaciones y presentar observaciones frente a las demás propuestas.

e. Evaluación Definitiva

Una vez analizadas las observaciones presentadas y subsanados los requisitos habilitantes (de ser el caso), por parte de los proponentes dentro del plazo establecido para ello, la entidad citará para definir el proceso de licitación pública en audiencia pública de adjudicación, que se realizará en el lugar y fecha establecida inicialmente en el pliego de condiciones.

Para el caso de adquisiciones de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización mediante el procedimiento de selección abreviada, la evaluación definitiva se presentará antes de la subasta inversa respectiva, ya sea presencial o electrónica. La Entidad pública realizara el evento de subasta en la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones.

Los requisitos o documentos subsanables, podrán presentarse hasta antes de la audiencia pública para la licitación o hasta que se realice la subasta para la selección abreviada.

En ambos casos, licitación o selección abreviada se presentará la evaluación definitiva, y se dará a conocer el puntaje de cada uno de los proponentes.

f. Adjudicación Para la licitación pública, la audiencia de adjudicación permitirá la participación de los proponentes para que expresen su conformidad o inconformidad de la evaluación, donde la entidad analizará las observaciones presentadas o no con su respectiva justificación, y procederá a adjudicar el contrato o a declararlo desierto, mediante la lectura del acto administrativo correspondiente. La audiencia pública no es oportunidad para aclarar ni mejorar la propuesta, en ella la entidad pública da respuesta a todas las observaciones formuladas al informe de evaluación de propuestas y procede a adjudicar o declarar desierto el respectivo proceso de selección..

En el caso de la selección abreviada por subasta, se procederá a realizar la misma mediante la apertura del sobre económico de la oferta, dar inicio a la puja, que terminará adjudicándose a quien presente la oferta de menor valor económico. El acto de adjudicación de los procesos no es susceptible de ningún recurso, es decir el acto no puede controvertirse, frente a la entidad. Será susceptible de recursos tan sólo el acto que declara desierto el proceso, lo cual significa que dentro de los 5 días posteriores a la audiencia pública que decide el proceso, los interesados podrán interponer un recurso con el fin de que la entidad reconsidere su decisión.