ASPECTOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
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ASPECTOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO CONTROL FISCAL A PARTIR DE LA CONSTITUCION DE 1991. Ante la creencia y convencimiento de que los sistemas de control ejercidos por los entes fiscalizadores del estado (Contralorías), referidos al control previo, no habían ayudado a prevenir el despilfarro y la corrupción de las administraciones, al contrario incitaban al clientelismo, el favoreciemiento y la falta de ética, que con llevaron a la corrupción de todo tipo, se creo en los constituyentes el anhelo de modificar los temas referentes a los controles que se ejercen en la administración pública, inclinándose mas al tema del Control fiscal. Dentro de las modificaciones que presenta la Constitución de 1991, en lo que respecta al control sobre las actuaciones de la administración pública encontramos la forma de nombrar al Contralor, que antes de la constitución del 91, este nombramiento lo realizaba una sola cámara, siendo el congreso en pleno quien aprueba el presupuesto. A partir del la Constitución de 1991, el Contralor General del la nación es elegido por el Congreso en pleno, para periodo determinado y de terna presentada a razón de uno por la Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia y Consejo de Estado. Otro cambio de trascendencia para los organismos de control de la nación
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ASPECTOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
CONTROL FISCAL A PARTIR DE LA CONSTITUCION DE 1991.
Ante la creencia y convencimiento de que los sistemas de control ejercidos
por los entes fiscalizadores del estado (Contralorías), referidos al control
previo, no habían ayudado a prevenir el despilfarro y la corrupción de las
administraciones, al contrario incitaban al clientelismo, el favoreciemiento y
la falta de ética, que con llevaron a la corrupción de todo tipo, se creo en los
constituyentes el anhelo de modificar los temas referentes a los controles
que se ejercen en la administración pública, inclinándose mas al tema del
Control fiscal.
Dentro de las modificaciones que presenta la Constitución de 1991, en lo
que respecta al control sobre las actuaciones de la administración pública
encontramos la forma de nombrar al Contralor, que antes de la constitución
del 91, este nombramiento lo realizaba una sola cámara, siendo el congreso
en pleno quien aprueba el presupuesto.
A partir del la Constitución de 1991, el Contralor General del la nación es
elegido por el Congreso en pleno, para periodo determinado y de terna
presentada a razón de uno por la Corte Constitucional, Corte Suprema de
Justicia y Consejo de Estado.
Otro cambio de trascendencia para los organismos de control de la nación
es el otorgamiento de Autonomía Administrativa, Financiera y técnica en la
ejecución de su actividad propia, extendiéndose a los entes territoriales,
Departamento, Municipio.
En tercer lugar se adoptó el concepto de control como sistema donde se
aplican los principios generales de la administración, consagrados en el
articulo 209 de la Constitución Política en los términos siguientes.
¨ La Función Administrativa está al servicio de los intereses generales y se
desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la
descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las
autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el
adecuado cumplimiento de los fines del estado. La administración publica en
todos sus ordenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos
que señale la ley ¨.
Además de darle al control la función administrativa, la Constitución Nacional
estableció dos momentos en el proceso de control: El control Interno ejercido
por la entidad y el Control Posterior y Selectivo que ejercen los organismos
de control del estado denominadas Contralorías.
El Control Posterior y Selectivo se introduce con el animo de racionalizar el
uso de los recursos y fortalecer la administración publica, mediante la
evaluación del cumplimiento de las metas de la entidad y como muestra de
la autonomía del ente fiscalizador en relación con la entidad que ejecuta.
4.2 CONTROL INTERNO.
Dentro de la modernización del Estado, este define su nuevo accionar,
asignando acciones, funciones y deberes que obligan al aparato del estado a
hacer eficiente, concentrando su accionar en espacios específicos y
fundamentales para su desarrollo institucional.
Como esta consagrado en la Constitución Nacional y reglamentado por la
ley, el propósito del estado es garantizar que los principios allí consagrados,
se ejecuten en la practica, permitiendo la reformulación de funciones de los
organismos encargados de la vigilancia y el control de los resultados de cada
una de las acciones que ejecute el estado.
Atrás quedó la época donde el control Fiscal era sinónimo de prácticas
obsoletas, que en nada contribuían a llevar la responsabilidad y eficiencia de
la administración publica. El moderno control fiscal, pasa por la construcción
de adecuados sistemas de control interno, que comprometen a todos los
funcionarios con el mejoramiento de la calidad de la administración.
4.2.1 Marco Constitucional. A las entidades Territoriales se les ha asignado
la función de aplicar dentro de su administración, mecanismos que permitan
conocer la Calidad y la eficiencia de la administración, determinado por la
constitución Nacional en los siguientes artículos:
Articulo 2: ¨ Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad,
promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios,
derechos y deberes consagrados en la constitución; facilitar la Participación
de todos en las decisiones que los afecta y en la vida económica, política,
administrativa y cultural de la Nación; Defender la Independencia Nacional,
mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacifica y la
vigencia de un orden justo¨.
Articulo 209: ¨ La función Administrativa esta al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad,
mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de
funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el
adecuado cumplimiento de los fines del estado. La administración Publica,
en todos sus ordenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los
términos que señale la ley.
Articulo 267: ¨El control Fiscal es una Función Publica que ejercerá la
Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la
administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o
bienes de la Nación.
La vigilancia de la gestión del estado incluye el ejercicio de un control
financiero, de gestión y resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la
equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos
excepcionales, previstos por la ley, la contraloría podrá ejercer el control
posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.
Articulo 268: ¨El Contralor General de la República tendrá las siguientes
atribuciones.
• Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las
entidades y organismos del estado.
• Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de
todas las entidades publicas del orden Nacional y Territorial¨.
Articulo 269: ¨En las entidades publicas, las autoridades correspondientes
están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones,
métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que
disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la
contratación de dichos servicios con empresas privadas Colombianas¨.
4.2.2 Marco Legal. Por ser tema relativamente nuevo en la normatividad
colombiana, existen dos disposiciones legales que regulan o rigen el aspecto
del control interno, las cuales enmarcan las pautas para su creación y su
efectivo desarrollo. Además se ha proferido decreto y directiva presidencial,
que amplían los vacíos dejados en la ley.
4.2.2.1 Ley 42 de 1993. Es una norma legal que trata la Organización de
los sistemas de Control Fiscal Financiero y los organismos que lo ejercen.
En su Articulo 9. define los tipos de controles que deben ser ejercidos por
las entidades publicas para lograr una adecuada marcha de la
administración publica, igualmente señala aspectos que hacen efectiva la
función fiscalizadora del estado a través de la Contraloría general de la
República, organismo que se fortalece al concedérsele mecanismos
adecuados para lograr su finalidad.
El artículo 18 dice ¨la evaluación del control interno es el análisis de los
sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de
determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que les puede
otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.
El contralor General de la República reglamentara los métodos y
procedimientos para llevar a cabo esta evaluación.
4.2.2.2 Ley 87 de 1993. Esta ley reglamenta el sistema de control interno
en el sentido estricto como aparece en su preámbulo “ por la cual se
establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Esta norma determina aspectos fundamentales para el ejercicio del control
interno en las entidades territoriales, determinando los siguientes aspectos:
Definición del control Interno.
Objetivos del Control Interno.
Características del Control Interno.
Elementos del Sistema de control Interno
Campo de aplicación de la ley
Responsabilidad del control interno
Contratación del servicio de control interno con empresas privadas
Evaluación y control de gestión en las organizaciones
Definición de la unidad u oficina de coordinación del control interno
Jefe de la unidad u oficina de coordinación del control interno
Función de los auditores internos
Comité coordinador del sistema de control interno
Informe de los funcionarios del control interno
Términos de aplicación y vigencia de esta ley.
4.2.2.3 Decreto 1826 de 1994. Reglamenta parcialmente la ley 87 de
1993,en sus artículos 9.13. referentes a la creación de unidades u oficinas
de control interno para los ministerios y Departamentos administrativos
donde no existan oficinas, las cuales dependerán del despacho del
respectivo Ministerio y/o Departamento administrativo.
Además determina la creación de los Comités de Coordinación del Sistema
de control Interno Como órgano de Coordinación y Asesoría del Ministro y/o
Director correspondiente. Su conformación y funciones para cada comité.
4.2.2.4 Directiva Presidencial No 07. Contiene el Programa del gobierno
para la Racionalización y simplificación de tramites, con el fin de los
procesos administrativos, elevar su eficacia y pertinencia, y propiciar una
mejor relación ente la administración Publica, los Ciudadanos y particulares.
Plantea mecanismos para buscar la eficiencia del estado a través de:
Eliminación de Tramites
Simplificación y Mejoramiento de los tramites
Concentración de Tramites
Criterios generales para la racionalización y simplificación de tramites.
4.3 DEFINICIÓN.
Por ser el control interno un sistema y tema reciente, no son numerosas las
definiciones existentes, pero no por esto la ley y la doctrina buscan una
definición que se acerque a la mas clara y consistente
4.3.1 Conceptos Tradicionales. Se Entiende control Interno como el Plan de
Organización y los métodos y procedimientos coordinados que hallan
establecidos o establezcan los directores o Administradores de las entidades
tendientes a verificar la legalidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad
de las transacciones y operaciones efectuadas por la administración de tales
entidades.1
El Control Interno Administrativo abarca todo el sistema de organización
Política, procedimientos y practicas empleadas para administrar las
operaciones de una entidad y promover el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas en forma efectiva para alcanzar los resultados
deseados.2
El control Interno comprende el plan de Organización y el conjunto de
métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad, para salvaguardar sus
recursos, verificar su exactitud y verificar la veracidad de la información
financiera y administrativa; promover la eficiencia en las operaciones,
estimular la importancia de la política prescrita y lograr la importancia de las
metas y objetivos programados.3
1 Proyecto de ley de control interno presentado por Arthur Andersson y Planeación Nacional 2 Biblioteca de auditoria y finanzas en el sector publico 3 Manual de procedimientos generales de auditoria financiera, contraloría general de la República.
4.3.2 Conceptos Legales. ¨ Se entiende por control interno el sistema
integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y
evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la
dirección y en atención a las metas u objetivos propuestos4
• El análisis de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de
determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les
pueda integrar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus
objetivos¨5
4.3.3 Conceptos doctrinarios. EL conjunto de planes, sistemas, métodos y
procedimientos necesarios para garantizar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones de las entidades y organismos que realicen de
conformidad con las normas constitucionales y legales vigentes; que los
bienes y recursos bajo su custodia sean administrados eficientemente y
debidamente protegidos contra el fraude, malgaste y abuso; y que las
transacciones financieras sean registradas adecuada y oportunamente,
4 Ley 87 de 1993, Artículo primero 5 Ley 42 de 1993, Artículo 18
todos estos con los principios de la función Administrativa.
Métodos y medidas adoptadas para lograr la máxima eficiencia de las formas
de operar una entidad, permitiendo el cumplimiento de sus objetivos.
Conjunto de métodos, planes y programas desarrollados por una entidad con
el fin de evaluara los procedimientos y técnicas de las operaciones
realizadas en cumplimiento de los parámetros trazados por la propia
administración.
Sistema integrado que permite medir el grado de eficiencia y eficacia de una
organización, y los resultados alcanzados, con aplicación del principio de
economía, celeridad, imparcialidad, eficacia, moralidad y publicidad.
Mecanismo Utilizado para la evaluación de los resultados de una entidad en
relación con los objetivos propuestos, haciendo las correcciones necesarias
y oportunas, evitando caer en costos innecesarios y en desviaciones de las
metas inicialmente planteadas.
Es el Plan de Organización y métodos adoptados dentro de la entidad, con el
fin de proteger y salvaguardar los activos, dificultando la comisión de fraudes
o errores no intencionales que se traduzcan en perdida; además de asegurar
el grado de confianza de la información contable financiera y demás áreas
administrativas, promover la eficiencia operativa y garantizar la adhesión a
las políticas establecidas por la entidad.
4.4 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO.
Para el diseño y el ejercicio del control interno dentro de una entidad
territorial se debe contar con los principios determinados por la ley, en busca
de la modernización del estado, en consecuencia se debe concebirse y
organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de
las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de
las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad y mando.
Dentro de los principios consagrados por la, ley 87 de 1993 en su articulo
Primero encontramos:
4.4.1 Igualdad. Las actuaciones y/o actividades deben ser orientadas
afectivamente hacia el interés general, sin privilegios a grupos especiales.
4.4.2 Moralidad. Que las Operaciones realizadas sean acatando no solo las
normas constitucionales y legales, si no los principio éticos y morales que
rigen la sociedad.
4.4.3 Economía. Que en igual de condiciones de calidad y oportunidad la
provisión de bienes y servicios se haga al mínimo costo.
4.4.4 Eficacia. Que los resultados se logren de manera oportuna y guarden
relación con los objetivos y metas propuestas por la organización.
4.4.5 Eficiencia. Que la asignación de los recursos sea las mas adecuada
en función de los objetivos y metas institucionales para maximizar los
resultados.
4.4.6 Imparcialidad. Identificar los receptores de la acción económica y
analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos,
sociales y entes territoriales, sin favorecer a ninguna de las partes.
4.4.7 Celeridad. Es la Capacidad de respuesta oportuna de la entidad a las
necesidades sociales, que están dentro de ámbito de competencia.
4.4.8 Publicidad. Obtener la mayor transparencia posible en las
actuaciones, mostrando la gestión de tal manera que nadie pueda ser
tendenciosamente afectado en sus intereses.
4.4.9 Valoración de los costos Ambientales. Cuantificación del impacto por
el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente, y evaluara
la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos; es
decir lograr los mayores resultados con el menor efecto sobre el medio
ambiente.
4.5 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO.
Todo Sistema de control Interno que adopte una entidad de la
Administración Publica debe incluir en el diseño y desarrollo del control
Interno las nuevas tendencias del estado colombiano, las cuales se basan
en la modernización del estado y la búsqueda de la eficiencia.
Respecto a la modernización del estado se debe tener en cuenta las nuevas
normatividades existentes como la eliminación de los tramites y desmedido
intervencionismo del estado; con miras a garantizar un servicio adecuado.
Acerca de la eficiencia se debe tener en cuenta el desarrollo de las diversa
actuaciones públicas, con alto grado de responsabilidad y pertenencia en el
cumplimiento de dichas metas.
La implementación de un sistema de control interno, se debe orientar a la
optimización de los procesos desarrollados por la entidad en busca de los
siguientes objetivos generales:
a) Garantizar el acatamiento de la normatividad legal y administrativa,
atinente a la entidad.
b) Garantizar la producción de información financiera, administrativa y de
gestión veraz, así como su entrega oportuna a los niveles adecuados.
c) Garantizar la salvaguarda de los activos de la entidad así como los
puestos bajo su custodia.
d) Fomentar la Eficiencia y eficacia Operacional
e) Asegurar el Cumplimiento de la misión, objetivos, metas, políticas de la
Institución.
f) Obligar y responsabilizar a los niveles directivos y ejecutivos a ejercer una
mayor y mejor supervisión ( Control) en las operaciones de sus
dependencias ( autocontrol).
Atendiendo los Principios Constitucionales que debe Caracterizar la
Administración Publica, el Diseño y el desarrollo del sistema de control
interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales o
específicos:
1. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante posibles riesgos que los afecten.
2. Garantizar la Eficacia, Eficiencia y Economía en todas las operaciones,
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades
definidas para el logro de la Misión Institucional.
3. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
4. Garantizar la Correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional.
5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros.
6. Definir y Aplicar Medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el
logro de sus objetivos.
7. Garantizar que el sistema de control Interno disponga de sus propios
mecanismos de evaluación y verificación.
8. Velar por que la entidad disponga de procesos de planeación y
mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de
acuerdo con su naturaleza y características.
4.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Para la creación de Manuales y desarrollo de los sistemas de Control interno
dentro de una entidad territorial, se debe tener en cuenta los elementos que
faciliten el desarrollo de sus actividades, o procesos para agilizar las
transacciones. políticas y planes que incrementen sus recursos.
De igual manera se debe tener un conocimiento claro del manejo del
personal y de cada una de las funciones que desarrolla todo servidor publico.
A través de la historia se han creado diferentes parámetros que permiten el
desarrollo de cada una de estas actividades del control; En el Proceso
Colombiano de Control interno, por ser este nuevo en la Administración
Municipal, la ley ha determinado los siguientes elementos a tener en cuenta
para la orientación en el diseño y aplicación del control interno, los cuales los
estipula en el articulo 4 de la ley 87 de 1993 así: ¨Elementos para el sistema
de control interno:
Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos
implementar los siguientes aspectos, que deben orientar la aplicación del
Control Interno.
a - Establecimiento de objetivos y metas, tanto generales como especificas,
así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios.
b- Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos
c- Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los
planes
d- Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
e- Adopción de normas para la protección y utilización racional de los
recursos.
f- Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos
y sanciones.
g- Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del
control interno.
h. Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la
gestión de las entidades.
i. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la
gestión y el control.
j. Organización de métodos confiable para la evaluación de la gestión.
k. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización
de directivas y demás personal de la entidad.
l. Simplificación y actualización de normas y procedimientos. ¨
4.7 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
La estructura del Sistema de control interno esta conformada por los
controles financieros, administrativos, de gestión y de legalidad.
4.7.1 Control de legalidad. Es la comprobación del cumplimiento de las
normas y procedimientos determinados en la realización de las operaciones
Económicas, Financieras, Administrativas o de carácter que se adelanten en
las instituciones.
4.7.2 Control Financiero. Es el examen que se realiza con base en las
normas de auditoria, de aceptación general, para establecer si los estados
financiero de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus
operaciones y los cambios que en su situación financiera, comprobando que
en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que
los originara, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las
autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente
aceptado o prescritos por el Contador General.
4.7.3 Control Administrativo. Comprende el plan de organización sobre los
procedimientos y registros, relacionados con la adopción de decisiones por
las que se rigen el nivel directivo para autorizar operaciones y transacciones
de manera que fomente la eficiencia de las operaciones, las observancias de
normas y políticas prescritas y el logro de las metas y objetivos programados.
El control administrativo sienta las bases que permiten el examen y
evaluación de los procesos de decisión en cuanto al grado de eficiencia,
efectividad y economía. El control interno Administrativo puede abarcar
análisis estadístico, estudios de tiempos y movimientos, informes de
rendimientos, programa de capacitación de empleados y controles de
calidad.
4.7.4 Control de Gestión. Es el examen de eficiencia y eficacia de las
entidades en la administración de los recursos públicos, determinada
mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de
indicares de rentabilidad publica y desempeño y la identificación de la
distribución del excedente que estos producen, así como los beneficiarios de
su actividad.
4.8 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
Las medidas y los reglamentos a los que se debe responder un sistema de
control interno constituyen el mismo. El establecimiento de normas de control
interno resulta particularmente necesario en el sector publico, dada su
magnitud, volumen de transacciones y multiplicidad de documentos. Así
mismo esta necesidad es evidente por el hecho de que las disposiciones
legales que rigen la gestión y el control de los recursos públicos, exigen una
rendición de cuentas de todos los funcionarios encargados de recibir,
desembolsar o utilizar los fondos públicos.
Las normas de control interno se clasifican en:
• Principios generales y
• Norma especificas.
Estos Principios y técnicas de control interno son aplicables a todas las
operaciones y funciones administrativas y no deben limitarse a las
operaciones financieras. Igualmente son aplicables a todos los sistemas bien
sean automatizados o manuales.
4.8.1 Principios Generales. Los principios generales que se exponen a
continuación son validos para los aspectos del control interno; ofrecen una
base para la elaboración de métodos específicos, y contribuyen a crear un
ambiente apropiado para el control dentro de la organización.
4.8.1.1 Garantías Razonables. Los sistemas de control interno deben
propiciar una garantía razonable de los cumplimientos del objetivo del
sistema.
Una garantía razonable implica que el costo del control interno no debe
exceder el beneficio obtenido. La garantía razonable es equiparable a un
nivel satisfactorio de confianza, considerando el costo, la utilidad y los
riesgos. Ello requiere el buen juicio de los directivos.
Al ejercer este juicio los órganos deben:
• Identificar los riesgos que implican sus operaciones y el margen de riesgo
aceptable en diversas circunstancias.
• Evaluar los riesgos desde el punto de vista cuantitativo y cualitativo.
El costo se refiere al volumen, en términos financieros de los recursos
utilizados para lograr el objetivo especifico. Refleja también una oportunidad
desaprovechada, por ejemplo una demora en las operaciones, un descenso
en la productividad o de la calidad del servicio. La utilidad se mide por el
grado en que se reduce el riesgo de no lograr un objetivo previsto.
4.8.1.2 Respaldo. Los directivos y empleados deben mostrar y mantener en
todo momento, una actitud positiva y de apoyo en lo que atañe a los
controles internos.
Todos los niveles de la organización deben mostrar una voluntad abierta, en
la adopción de medidas que fomente la eficacia de los controles. La actitud
del individuo afecta al nivel del rendimiento y en consecuencia a la calidad
de los controles internos. Los directivos podrán suscitar y favorecer esa
actitud positiva y de apoyo si insisten en conceder prioridad al control interno.
Una actitud positiva es fomentada por la alta dirección de una entidad, a
través del compromiso por conseguir un control riguroso, gracias a la
realización de medidas en materia de organización de la entidad, políticas de
personal, comunicación, protección y empleo de los recursos.
El nivel directivo podrá demostrar su apoyo al establecimiento de controles
internos eficaces, destacando su utilidad en la identificación de sectores
susceptibles de mejorar su rendimiento y reaccionando ante la información
que proporcione dichos controles.
En todo caso, un ámbito propicio para el control esta supeditado a una
adecuada supervisión, capacitación y motivación del personal.
4.8.1.3 Integridad y Competencia. Los directivos y empleados deben
caracterizarse por su integridad personal y profesional, mantener un nivel de
competencia que les permita realizar los deberes asignados y comprender la
importancia que tiene la elaboración y aplicación de los controles internos
eficaces.
Es necesario recordar periódicamente al personal de sus obligaciones, por
medio de un código de conducta empresarial. Igualmente es importante
asesorar y evaluar el rendimiento. La evaluación global del rendimiento debe
basarse en general en la apreciación de diversos factores, incluyendo la
realización y el mantenimiento de controles internos eficaces.
4.8.1.4 Objetivos del Control. Los objetivos son los resultados o metas del
control interno que deben alcanzarse. Son los efectos positivos que la
dirección intenta conseguir o las condiciones adversas o efectos negativos
que la dirección trata de evitar. Los objetivos deben ajustarse a las
actividades especificas de cada organismo y a la vez, ser congruentes con
los objetivos generales del control interno establecidos por la ley.
Los objetivos del control interno deben identificarse o elaborarse para cada
actividad que desarrolle la entidad, y deben ser lógicos, pertinentes y en la
medida posible completos.
Generalmente es posible agrupar actividades de una entidad en una o mas
categorías denominadas ciclos o áreas que incluyen todas las actividades
especificas, tales como identificación, calificación, registro e informes,
requerimientos para procesar la transacción o un hecho en particular. Los
ciclos deben ser compatibles con el organigrama de la entidad y asignación
de responsabilidades.
4.8.1.5 Vigilancia de los Controles. Los directivos deben vigilar
continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las medidas
oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria
a los principios de economía, eficiencia o eficacia.
La vigilancia de las operaciones asegura que los controles internos
contribuyan a la consecución de los resultados pretendidos. Esta tarea debe
incluirse dentro de los métodos y procedimientos seleccionados por la
dirección para controlar las operaciones y garantizar que las actividades
cumplan con los objetivos de la organización. La vigilancia implica el
tratamiento de las evidencias de la auditoria y de las propuestas formuladas
por los auditores internos y externo, con el propósito de determinar las
medidas correctivas necesarias.
4.8.2 Normas Especificas. Las normas especificas son los mecanismos o
procedimientos que permiten alcanzar los objetivos del control. Estas
técnicas comprenden, actividades especificas, procedimientos, planes de
organización ( incluida la división de tareas y deberes) y los dispositivos
físicos.
Las Técnicas de control Interno debe ofrecer continuamente un alto grado de
garantía que se estén logrando los objetivos del control interno. Para ello
deben estar diseñados de tal forma que operen en conjunto y no
individualmente.
Las técnicas de control interno son necesarias para ofrecer una garantía
máxima del cumplimiento de los objetivos del control interno. Dichas técnicas
se exponen a continuación.
4.8.2.1 Documentación. Los sistemas de control interno y todas las
transacciones y otras operaciones significativas habrán de documentarse
claramente y deben estar disponibles para su verificación.
Todo organismo debe tener pruebas escritas, tanto de sus técnicas y
objetivos de control interno y de sus sistemas de rendición de cuentas, así
como de todos los aspectos pertinentes a las transacciones y operaciones
significativas. Así mismo la documentación debe estar disponible y ser
fácilmente accesible para su comprobación.
La documentación de los sistemas de control interno debe incluir la
identificación de los ámbitos de actuación del organismo, de los objetivos y
de las técnicas correspondientes, figurando en documentos tales como las
directrices de gestión, la política administrativa y los manuales de
contabilidad, procedimientos, funciones y control.
La documentación debe ser por lo generalmente completa exacta y debe
permitir fácilmente el seguimiento de la transacción u operación en cuestión (
Incluyendo la Información concerniente), antes, durante y después de su
realización.
Además la documentación de los sistemas de control Interno, de las
transacciones y otras operaciones importantes debe ser determinada y útil
para los directivos en el control de sus actividades y para los fiscalizadores u
otras personas en el análisis de la misma.
4.8.2.2 Registro Oportuno y Adecuado de las transacciones y hechos. Las
transacciones y hechos importantes deben registrarse oportunamente y
clasificarse debidamente.
Estas deben registrarse sin dilación a fin de que la información pertinente
tenga importancia y valor para los directivos en el control de las actividades y
en la adopción de las decisiones. Ellos es valido para todo el proceso o ciclo
vital de una transacción u operación, e incluye su inicio y autorización, los
aspectos de la transacción, mientras se realizan y su clasificación final en
sus registros sumarios.
Esta norma requiere así mismo, la clasificación pertinente de las
transacciones y otras operaciones. La clasificación pertinente consiste en la
organización y el procesamiento de la información en los registros sumarios
que sirven de base a la preparación de informes y estados.
4.8.2.3 Autorización y ejecución de las transacciones y hechos. Las
transacciones y hechos relevantes solo podrán ser autorizadas y ejecutadas
por aquellas personas que actúen dentro de los limites de sus facultades. La
dirección es quien decide el canje, transferencia, utilización o la asignación
de recursos para fines específicos en condiciones igualmente específicos.
La autorización es el medio principal para asegurar que solo se realizasen
transacciones y otros actos validos; debe comunicarse explícitamente a los
directivos y a los empleados y tendrán que incluir los términos y condiciones
específicos con forme a los cuales se otorgara una autorización. La
observancia de los términos de su autorización significa que los empleados
desempeñan la labor que les ha sido asignada en concordancia con las
directrices y dentro de los limites establecidos por la dirección.
4.8.2.4 Dirección de Tareas. Las tareas y responsabilidades esenciales de
autorizar, elaborar, registrar y revisar las transacciones, deben repartirse
entre varias personas con el fin de reducir el riesgo de errores, despilfarros o
actos ilícitos o para mermar la posibilidad de no detectar este tipo de
problema.
Es preciso evitar que todos los aspectos de una transacción u operación se
concentren en manos de una persona. Las funciones y responsabilidades
deben asignarse sistemáticamente a varias personas para asegurar un
procedimiento efectivo de controles y equilibrio. Entre las funciones claves
figura la autorización y el registro de las transacciones, la emisión y recibo de
los activos, el pago y la revisión de las transacciones. Sin embargo la
locución puede reducir o eliminar la eficacia de esta norma de control
interno, razón por la cual debe proveerse dicha eventualidad.
4.8.2.5 Supervisión. Debe existir una supervisión permanente y competente
para garantizar el logro de los objetivos del control interno.
Los jefes de las dependencias deben examinar y aprobar continuamente el
trabajo encomendado a sus subordinados. Así mismo deben proporcionar al
personal las directrices y la capacitación necesaria para reducir el mínimo de
los errores, los despilfarros y los actos ilícitos en concordancia con las
directrices especificas de la alta dirección.
La asignación, revisión y aprobación del trabajo del personal, requiere lo
siguiente:
• Indicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada
empleado
• Examinar sistemáticamente el trabajo de cada empleado, en la medida
que sea necesaria.
• Aprobar el trabajo en puntos críticos del desarrollo para asegurarse de
que avance según lo previsto.
4.8.2.6 Acceso a los recursos y registros y responsabilidad ante los mismos.
El acceso a los recursos y registro debe limitarse a las personas autorizadas
para ello, a las cuales debe conferirse y mantenerse la responsabilidad sobre
las custodia y utilización de los recursos. Periódicamente se debe cotejar los
recursos con los registros contables para verificar si coinciden. La frecuencia
de estas comparaciones depende de la vulnerabilidad de los activos.
La razón fundamental para restringir el acceso a los recursos es la de reducir
el riesgo de una utilización no autorizada o de perdida al gobierno y
asegurar, al mismo tiempo, el cumplimiento de las directrices de la dirección.
Sin embargo, el agrado de limitación depende del supuesto riesgo a que
estén expuestos los activos: este grado de limitación debe revisarse
periódicamente.
Otros aspectos que afectan el acceso son el costo, la facilidad de transporte,
la canje habilidad y el supuesto de riesgo de perdida, o utilización indebida
de recursos.
Además, la asignación y el mantenimiento de la responsabilidad sobre los
recursos implica transferir y asignar a personas especificas la
responsabilidad sobre la custodia y utilización de los recursos en
concordancia con las directrices especificas de la alta gerencia.
4.9 TIPOS DE CONTROL.
Los controles internos según su funcionamiento se dividen en generales,
específicos, preventivos, detectivos y correctivos.
Es importante entender que cualquiera que sea la categoría a la que
pertenezca un control, todos ellos se complementan y no deben
considerarse como alternativas. Cualquier forma de control tiene ventajas e
inconvenientes; por esto para que un sistema de control interno sea eficaz,
debe emplear una combinación de diferentes controles que permita
compensar las desventajas particulares de cada uno.
4.9.1 Controles generales. Dan la seguridad de que se estén cumpliendo
los controles específicos. Comprenden los presupuestos, los informes
operativos, los análisis de varianza, etc.
4.9.2 Controles Específicos. Este tipo de control se caracteriza por tener
una finalidad precisa, en relación con el acceso, la protección, la disposición
y la rendición de cuentas e informes.
4.9.3 Controles Preventivos. Sirven para prevenir errores y pueden ser
organizativos o de procedimiento. Los controles organizativos rigen la
división de los deberes, tal como la separación entre las funciones de
autorización y las de ejecución. Los controles de procedimiento conciernen al
procesamiento de los datos y deben asegurar un manejo integro, exacto y
adecuado de los mismos; entre los controles de procedimiento figura el
control de los números de orden, los requisitos para la autorización y el
empleo de cuentas de control. Tanto los controles organizativos como los de
procedimientos corresponden mas al nivel operativo que al de gestión.
4.9.4 Control de Detención. El control de detención es el diseñado para
detectar cualquier error y sirven generalmente para supervisar el resultado
del sistema. En el plano operativos, estos controles se usan habitualmente
para verificar la eficiencia de los controles preventivos.
4.9.5 Controles Correctivos. Son los controles de medidas correctivas
tomados a consecuencia de problemas revelados por los controles
anteriormente mencionados.
4.10. FORMAS DEL CONTROL INTERNO.
Las formas que pueden tomar los controles antes mencionados, como
mecanismos de control interno, y de gran utilidad para los que tienen el
manejo y la responsabilidad de ejercer un autocontrol dentro de sus
dependencias, estos controles toman las siguientes formas:
4.10.1 Controles de Validación. Dentro de esta forma que toman los
controles, se representan por:
4.10.1.1 Autorizaciones. El punto inicial del control sobre cada transacción
lo determina el acto de autorizarla. El control de autorización consiste en la
comparación de la transacción propuesta con los planes, condiciones,
restricciones, disposiciones vigentes y la decisión respecto a su validez o no.
El acto de autorización constituye la medida principal para asegurarse de
que únicamente aquellas transaciones legitimas y apropiadas son
procesadas y que cualquiera otra propuesta es rechazada. Puede delegarse
a través de su firma en el documento fuente. En los asistentes modernos
frecuentemente la autorización se automatiza mediante la delineación
anticipada de las condiciones bajo las cuales e autoriza automáticamente un
tipo de transacción.
Para que exista el control, alguna forma de autorización tiene que ser
efectuada antes, durante o después de la iniciación y ejecución de la
transacción. La autorización debida requiere que la persona designada para
autorizar posea la delegación por escrito de la autoridad correspondiente.
4.10.1.2 Comparación. Varias operaciones de control se basan en la
comparación de un dato con otro obtenido de manera independiente. Todas
las formas de conciliaciones se basan en la comparación, pero muchas
comparaciones no requieren la conciliación, como es el caso de comparar
los gastos a la fecha con las estimaciones propuestas.
4.10.1.3 Verificación de validez. Las transacciones propuestas pueden
verificarse de varias maneras para asegurar el cumplimiento con las
disposiciones y reglas del sistema, validando de esta manera su propiedad.
La forma básica de esta operación de control consiste en el examen de una
transacción por alguien que entiende el sistema, para averiguar si se ha
llevado a cabo de acuerdo a los procedimientos prescritos.
En los sistemas avanzados las verificaciones de valides se incorporan dentro
del sistema para probar cada transacción contra lo programado o esperado.
La ubicación de verificaciones de validez en varios puntos del trámite del
sistema facilita la determinación más oportuna de los errores. La verificación
del precio unitario de un artículo utilizandio una lista de precios fijos
establecidos es un ejemplo de esta forma de control.
4.10.2 Controles de Perfección. Se hace efectivo con la revisión de:
4.10.2.1 Numeración Secuencial. La mejor manera de asegurarse contra la
pérdida o desviación de transacciones a través de sus procedimientos es
numerarlas en secuencia antes o en el momento de su inicio, permitiendo la
integridad de la secuencia numérica después de su procedimiento.
1.10.2.2 Totales de Control. La totalidad de las cifras críticas o más
significativas, antes o después de su procesamiento, es una manera de
asegurar que todas las transacciones han sido procesadas.
El sistema de partida doble en realidad ilustra esta forma de control, por
medio de la igualdad de los débitos y créditos, tanto en cada asiento como
en el conjunto del sistema contable.
1.10.2.3 Archivos pendientes. La elaboración de una lista de transacciones
o la retención de un archivo de copias de documentos fuente, eliminando
aquellas transacciones ya procesadas, deja abierta o pendientes las
operaciones no procesadas, de tal manera que puedan ser controladas. Una
copia de un documento fuente puede ser archivada como pendiente hasta la
recepción de la evidencia que determine el término de su procesamiento.
1.10.2.3 Listas de recordatorio. Listas de verificación de requisitos legales o
contractuales y de fechas en las cuales vencen los plazos de cumplimiento,
constituyen esta forma de control. Esta forma de control ayuda a evitar el
olvido del procesamiento oportuno de las transacciones.
4.10.3 Controles de Reejecución. Hacen parte de esta forma de control los
siguientes:
4.10.3.1 Doble Verificación. La doble verificación de toda operación
constituye el mas obvio y elemental mecanismo para detectar errores, pero
también es uno de los más costosos. Consiste en la repetición o reejecución
en detalle de la actividad sujeta a control; no debe ser efectuado por la
misma persona que desarrolla la actividad.
Cualquier actividad rutinaria y física puede ser verificada dos veces. La
reverificaión de cálculos en contabilidad por ejemplo.
Debido al alto costo es preferible evitar hasta el máximo posible la doble
verificación, mediante la aplicación otras formas de control, se puede utilizar
cuando se utilice la doble verificación selectiva.
4.10.3.2 Control Previo. El examén detallado de las transacciones antes de
terminar su procesamiento asegurando autorización, legalidad, propiedad,
proceso completo y ausencia de errores en el mismo, constituye la manera
más comprensiva de controlarlas.
Sin embargo el control previo al igual que el de doble verificación sale muy
costoso.
El control previo difiere de la doble verificación por que el primero involucra
su evaluación y juicio de las transacciones, mientras que el segundo
solamente involucra la reejecución rutinaria, sencilla y detallada.
4.10.4 Controles Disciplinarios.
4.10.4.1 Segregación de deberes. Esta forma de control es llamada
disciplinario, porque funciona disciplinado las actividades y las personas. La
segregación de deberes utiliza la labor de una persona para disciplinar la
labor de otra, a través de la división de una transacción entre dos o más
persona, de tal forma que cada una sirve para verificar la labor de la otra.
4.10.4.2 Acceso Restringido. Normalmente se asocia el acceso restringido
con la salvaguardia de valores y bienes como; efectivo, valores negociables,
inventarios y otros de fácil convertibilidad al efectivo o uso particular. En su
concepto moderno también es aplicable al acceso a registros, documentos y
formularios todavía no utilizados, así como a cualquier componente del
proceso contable.
4.10.4.3 Supervisión. Una función básica del control es la supervisión. Los
supervisores periódicamente se aseguran que cada persona cumpla con las
funciones y deberes asignados.
Cuando los supervisores se encargan directamente de los detalles de las
operaciones diarias, el aspecto del control por medio de la supervisión
desmejora. Bajo presión del trabajo de los sistemas y la disciplina puede
olvidarse. Una efectiva supervisión facilita los mecanismos para corregir
otras debilidades.
En el sector público la falta de supervisión adecuada y competente, así como
los constantes cambios de personal en el ámbito superior constituyen uno de
los más grandes vacíos típicos en el control interno.
4.10.4.4 Auditoria Interna. Es el proceso objetivo, sistemático y profesional
de revisión de las operaciones financieras y administrativas, para
proporcionar a los niveles directivos de las entidades, información acerca de
la ejecución de sus actividades y el grado de economía y eficiencia de las
mismas.
5. EVALUACIÓN DEL SISTEMA EXISTENTE DEL CONTROL INTERNO
EN LA ALCALDÍA DE TAME
5.1 RESEÑA HISTÓRICA.
La Alcaldía Municipal de Tame, consciente de la necesidad de dar
operatividad y estar acorde con las nuevas tendencias que determinan las
leyes, los nuevos retos que debe enfrentar los Municipios a partir de la
constitución de 1991, se ha preocupado por dinamizar y adoptar de acuerdo
a la ley los conceptos del control interno, como respuesta a los entes
fiscalizadores en cumplimiento de sus funciones constitucionales.
5.1.1 El Control Existente en la Alcaldía Antes de la Constitución de 1991.
Como lo estipulaba la ley, en la Alcaldía se desarrollaba un control previo,
ejecutado por la contraloría departamental, por medio de sus delegado ò
revisor en Tame, este control se ejercía sobre las cuentas que pagaba la
alcaldía, no se ejercía un control sobre los resultados que obtenía la Alcaldía
en la ejecución de su misión, en el cumplimiento de su razón social del
estado, como estaba estipulado en las normas vigentes de la época.
5.1.2 El Control Existente en la Alcaldía Después del La Constitución de
1991. En la Alcaldía de Tame, después de entrar en vigencia la Nueva
Constitución Nacional, se continuo con el control anterior o inmediato en la
revisión de cuentas, el cual era ejercido por un funcionario nombrado por la
administración, pasando la contraloría ha ejercer el control posterior y
selectivo como lo estipula la constitución Nacional.
Este control lo realizo la administración en el lapso de 1991 hasta 1993
cuando es creada la ley 87 de 1993.
A mediados de 1994 y por sugerencia de la Contraloría Departamental y en
cumplimiento del plazo fijado por la ley, el ejecutivo presenta el proyecto de
acuerdo por la cual solicita al Concejo Municipal la creación de la oficina de
Control Interno del Municipio de Tame.
Mediante acuerdo No 005 del 26 de mayo de 1994, se autoriza al Ejecutivo
la Creación de la Oficina de Control Interno para dar cumplimiento a la ley 87
de 1993 y se determina la composición del personal que ejercerán dicha
función; de la misma manera le dan la facultad al ejecutivo para que
reglamente su funcionalidad.
A la fecha no se ha cumplido con lo estipulado en el acuerdo 005 del 26 de
mayo de 1994
En enero de 1995 se nombro por medio de decreto el jefe de la oficina de
control interno y se le asignaron las funciones que realizaba anteriormente el
revisor fiscal de la entidad
posteriormente mediante disposición expedida por la función publica, el
cargo de jefe de Control interno, de libre nombramiento y remoción paso a
ser de carrera Administrativa, como actualmente viene funcionando.
Contrario a lo que estipula la ley 42 de 1993,
5.2 OFICINA ENCARGADA DE EJERCER EL CONTROL INTERNO:
La oficina que ejerce el control Interno en la alcaldía Municipal de Tame, no
ha sido creada ni reglamentada, por lo cual no tiene funciones definidas ni
especificas.
En el acuerdo No 005 del 26 de mayo de 1994, además de autorizar al
ejecutivo la creación y reglamentación de la oficina de control Interno, en su
artículo 2, parágrafo determina: ¨Para desempeñar el cargo de asesor,
coordinador o auditor interno se deberá acreditar formación profesional o
tecnológico en áreas relacionadas con las actividades objeto del control
interno¨.
Actualmente la Oficina de Control Interno del Municipio de Tame, cuenta con
la siguiente estructura:
Un Jefe de Control Interno
El control Interno ejercido en la Alcaldía Municipal de Tame, esta a cargo de
la Oficina de Control Interno, oficina adscrita al despacho, encargada
principalmente, en la revisión de cuentas y asesorar la gestión de la
Administración.
5.2.1 El Jefe de la Oficina de Control Interno. Es un empleo de libre
nombramiento y remoción, que brinda la asesoría al alcalde en el desarrollo
de las políticas de gobierno.
IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DEL EMPLEO
DENOMINACIÓN: Jefe de Control Interno COD.
CLASIFICACIÓN: Categoría
UBICACIÓN: Oficina de Control Interno
NATURALEZA: Es un empleo de asistencia político administrativo al alcalde,
en ejercicio de sus atribuciones y de la dirección y Administración ejecutiva
de la oficina.
5.2.1.1 Funciones. En cumplimiento del acuerdo No 012 de 1998 por el
cual se adopta el manual de funciones de la alcaldía de Tame, el jefe de
Control Interno Desempeñará las siguientes funciones,
• Realizar control financiero a nivel de control contable, como instrumento
de gerencia para tomar decisiones.
• Realizar control de legalidad, verificando que se acaten la constitución
Nacional, las leyes y normas.
• Realizar control de resultados, en la verificación del logro de los objetivos,
planes y proyectos de la administración
• Realizar control físico, verificación perceptiva de bienes y corroboración
con libros.
• Realizar valoración de costos ambientales. Evaluando el impacto, y que se
ha hecho para recuperar los daños.
• Determinar el grado de cumplimiento de los controles anteriores a través
de las normas de auditoria legalmente establecidos.
• Garantizar que el sistema de control disponga de sus propios mecanismos
de verificación y evaluación a nivel de:
a. Evaluación de practicas, métodos y procedimientos utilizados en la
administración en relación con su eficiencia y eficacia.
b. Identificar la duplicación de los esfuerzos y la falta de coordinación.
c. Evaluar el flujo de los recursos financieros y materiales par garantizar una
operación adecuada de la administración.
• Cumplir con las funciones que le asignen en su cargo la ley, normas
vigentes y el comité coordinador del sistema de control interno.
5.2.1.2 Requisitos para ejercer el cargo de Jefe de Control Interno. Como lo
estipula el acuerdo No 005 del 26 de Mayo de 1994 y el manual de funciones
y requisitos de los empleados de la Alcaldía de Tame, el jefe de la oficina de
control Interno debe cumplir los siguientes requisitos:
• Ser Profesional o Tecnólogo en áreas relacionas con el control Interno.
Según el manual de funciones los requisitos son:
• Ser profesional en áreas económicas, administrativas, derecho o
relacionadas con el cargo.
5.3 COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN
LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE TAME.
En la alcaldía Municipal de Tame, existe el comité de Coordinador del
sistema de control interno, el cual fue creado mediante Decreto No 13 del 02
de Marzo de 1995, acorde a lo que estipula la ley 87 de 1993 en su articulo
13.
Este comité esta conformado por el Alcalde quien lo preside y los Secretarios
del despacho y el jefe de control Interno quien se desempeña como
secretario técnico del comité, con voz peros sin voto en las decisiones que
se tomen.
Este comité se reúne una vez por semestre ordinariamente y
extraordinariamente cuando los cita el alcalde.
Dentro de sus funciones están:
• Señalara las directrices para el desarrollo de las funciones de la oficina de
control interno de acuerdo al acuerdo No 005 del 26 de mayo de 1994 y
las contenidas en el artículo 12 de la ley 87 de 1993.
• Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación,
complementación y mejoramiento permanente del sistema de control
interno, de conformidad con las normas vigentes y las características de
cada organismo o entidad.
• Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos
del organismo o entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y
recomendar los correctivos necesarios.
• Asesorar al alcalde Municipal en la definición de planes estratégicos y en
la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí
propuestos.
• Recomendar prioridades para la adaptación, adecuado funcionamiento y
optimización de los sistemas de información gerencial, estadística,
financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como la
utilización de indicadores de gestión general y por áreas.
• Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de los planes, sistemas
de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por la
dependencia de la entidad.
• Revisar el estado d ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y
funciones que corresponden a cada una de las dependencias del
organismo o entidad.
• Coordinar con las dependencias del organismo, el mejor cumplimiento de
sus funciones y actividades.
• Presentar a consideración del Alcalde Municipal propuestas de
modificación a las normas sobre control interno vigentes.
• Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomites de
coordinación del sistema de control interno que se organicen.
En la actualidad este comité coordinador del sistema de control interno no
se encuentra funcionando, lo que no ha permitido a la entidad contar con
sistemas prácticos de seguimiento y evaluación del sistema.
Revisado el archivo correspondiente a la oficina de Control interno, no
cuentan con actas de las reuniones efectuadas, lo que indica que no ha
funcionado.
Se observa que en el decreto donde se crea el comité y se le asignan
funciones; estas están asignadas a todos los organismos y entidades
existente en el Municipio, sin tener definido un comité independiente para
cada entidad.
Se puede determinar que el comité Coordinador del sistema de control
interno en la alcaldía de Tame, ha quedado en letra muerta, solo se creo
para dar cumplimiento a la ley, no para su efectiva función que es la de
evaluara el sistema de control interno de la alcaldía.
5.4 TIPOS DE CONTROLES QUE OPERAN EN LA ENTIDAD.
La alcaldía Municipal de Tame, se han tratado de implementar diversos
controles previstos en la ley, si embargo se han desarrollado de acuerdo a su
estructura los siguientes:
5.4.1 Control de Legalidad. ¨El control de legalidad es la comprobación que
se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de
otra índole a una entidad para establecer que se haya realizado conforme a
las normas que le son aplicables”. 6
Con base en esta definición la Administración Municipal, a través de la
oficina de control interno, ha venido desarrollando un conjunto de
mecanismos que persiguen el cumplimento de todos los actos, operaciones
y actuaciones que se desarrollen internamente estén soportados en las
normas jurídicas correspondientes.
A parte de estos mecanismos generales en el control de legalidad, se
observa con mas énfasis la aplicación de controles en:
• Como evaluación del Sistema se aplica la verificación de mecanismos
establecidos por la oficina en cumplimiento de la ley 87/93.
• En la Contratación se verifican ocularmente los documentos que integran
cada contrato y se comparan con los exigidos por las normas vigentes,
(ley 80 y decretos reglamentarios). y se constatan los formatos y
procedimientos.
• Se verifica que los informes que se presentan a la contraloría y contaduría
6 Artículo 11 ley 42 de 1993
general de la nación, estén de acuerdo a los formatos estipulados y ha las
fechas limites.
• En la Sección de presupuesto se verifica que se elabore y ejecute el
presupuesto de acuerdo al decreto 111 y 115 de 1996, por medio del
método de comparación.
• Se verifica el cumplimento al control fiscal señaladas en Constitución
Nacional, la ley 42 de 1993 y demás normas concordantes.
5.4.2 Control Financiero. De acuerdo a su definición, en la alcaldía
Municipal de Tame, opera este control en la sección de Contabilidad, caja.
Tesorería y presupuesto.
En la operatividad de este control están inmersos controles como el de
verificación, el cual se aplica en las transacciones financieras que realiza la
entidad, a los documentos, comprobantes y libros de contabilidad.
5.4.3 Control Administrativo. Este tipo de control lo realiza la administración
Municipal, a través de las decisiones que se toman; estas se adoptan de
acuerdo al organigrama existente en la alcaldía.
Existe control sobre las funciones que ejecuta cada servidor, se determina
por medio del manual de funciones y requisitos para cada cargo.
También se encuentra estipulado el control sobre documentación que
produce la administración, el cual se verifica a través del manual de firmas
autorizadas para cada tipo de documento.
En los sistemas de flujograma solo opera el flujograma para la contratación.
5.4.4 Control de Gestión. Este tipo de control conforme a lo estipulado en la
ley 42/93, corresponde al examen de la eficiencia y eficacia de las entidades
en la administración de los recursos del estado. Determinados mediante la
evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de
rentabilidad pública y desempeño y la identificación de distribución del
excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su
actividad.
De acuerdo a lo estipulado en la anterior definición la alcaldía Municipal, a
través de la oficina de Control Interno aplica la verificación y comparación
del presupuesto en lo apropiado y lo ejecutado en un año.
A demás realiza el seguimiento a las metas del programa de gobierno.
5.5 CORRECTIVOS Y RETROALIMENTACION DEL SISTEMA.
En lo que respecta a los correctivos y retroalimentación del sistema de
control interno, la Alcaldía Municipal, solo se dictan correctivos, esto a
solicitud de la contraloría Departamental. El sistema utilizado para las
recomendaciones es el escrito para la dependencia afectada.
No existe en la Administración Municipal la evaluación del sistema del
control Interno, lo que no permite una clara evaluación si lo que se ha
implantado por parte de la dependencia ha funcionado, o por el contrario se
ha quedado obsoleto.
6. IDENTIFICACIÓN DE LAS ÁREAS DE TRABAJO Y DISEÑO DE
CONTROLES POR AREAS
Una de las características de los procedimientos modernos para la
aplicación, diseño, y evaluación de controles internos, consiste en el
reconocimiento de los acontecimientos que afectan a la administración; estos
pueden ser divididos en numero limitado de grupos, los cuales nos
determinan las áreas o ciclos de trabajo.
Cada entidad puede tener algunos o todas las áreas de sus actividades,
funciones administrativas relacionadas entres si, lo que permite que estas
fluyan o se interrelacionen a través de las unidades organizacionales.
Observando las áreas o ciclos a través de las unidades organizacionales,
que se relacionan con los controles y las realidades de los sistemas
integrados, nos permite entender mas fácilmente el concepto de área o ciclo,
ya que estas pueden servir para los controles individuales de las unidades
organizacionales.
Las áreas o ciclos son amplios, lo que permite dividir en funciones, siendo
una función una tarea de mayor procesamiento, o segmento de un sistema
que procesa lógicamente actividades interrelacionadas.
Podemos concluir que área o ciclo es la ruta por la cual un tipo de evento
fluye desde el comienzo hasta el reporte final, y que un evento es un suceso
factible creado por la entidad o por fuerzas externas.
Con base en los anteriores conceptos de áreas o ciclos; los que afectan o
están inmersos en la en la alcaldía Municipal de Tame los podemos
establecer de acuerdo a la siguiente clasificación en áreas de trabajo.
6.1 CLASIFICACION DE LAS AREAS.
En la alcaldía Municipal de Tame con base en la naturaleza, y en los eventos
que desarrolla esta entidad podemos establecer las siguientes áreas de
trabajo, las cuales son objeto de nuestro diseño de control.
• Políticas y Planeación
• Administrativo
• Tesorería
6.1.1 Políticas y Planeación. En esta área o ciclo comprende la Planeación
que realiza entidad para ejecutar y controlar cada uno de los eventos en
razón del cumplimiento social de sus objetivos y metas; en esta se incluyen
el manejo de la organización con respecto al factor humano y los recursos
disponibles; se define claramente la autoridad y la responsabilidad.
Esta área define los lineamientos o parámetros dentro de los cuales las
demás áreas objeto de control deben actuar para obtención de los objetivos
de la entidad.
El área o ciclo de Políticas y Planeación comunica a las demás áreas:
• La misión de la entidad
• Los objetivos de la entidad
• Los Planes de la entidad a corto y largo plazo
• Los procesos y mecanismo para reportar información a la administración
• La responsabilidad de salvaguardar los activos de la entidad
• Los planes para recuperar o cambiar los activos, libros o registros
perdidos, dañados o alterados
• La autoridad y demás mecanismo para determinar y modificar los
procedimientos para procesar transacciones.
Cada uno de estos parámetros definidos y comunicados a las demás áreas
de control; las áreas de políticas y planeación las realiza con base en el Plan
de gobierno del ordenador del gasto, El plan de desarrollo y el plan de
ordenamiento territorial.
6.1.2 Administrativo. Es el área o ciclo que soporta las labores de apoyo y
ejecución de las operaciones y transacciones para el logro de los objetivos
en cumplimiento de las funciones propias de la organización.
Dentro de esta área se encuentran las actividades de manejo de personal y
la adquisición y pago de servicios.
6.1.2.1 Personal. En las organizaciones a fin de poder funcionar, necesitan
satisfacer sus objetivos, dados por el medio y la propia organización. Para el
logro de los mismos requiere de una serie de recursos, siendo el factor
humano el más importante ya que a través de él se pueden mejorar y
perfeccionar el empleo y diseño del recurso material y técnico.
Los conocimientos, la experiencia, las habilidades son parte del patrimonio
personal, no son propiedad de las organizaciones; sin embargo a través de
las personas se desarrollan una serie de actividades y se logran los objetivos
propuestos,
Esta área comienza con la contratación de personal y termina con el retiro de
él. Las funciones típicas del área de personal comprenden:
• Reclutamiento
• Pruebas
• Selección de empleados
• Contratación
• Asignación
• Entrenamiento
• Evaluación
• Promoción
• Terminación de contratos
• Retiro
• Mantenimiento de los registros de personal
• Administración de sueldos y salarios.
6.1.2.2 Adquisición y Pago. Esta área se refiere al proceso que se realiza al
adquirir recursos (bienes y servicios) de proveedores, contratistas y
empleados a cambio de una obligación de pago.
Una parte significativa de la parte de contabilidad se dedica usualmente a
clasificar la adquisición de los recursos entre diversas cuentas del activo y
del gasto. Debido a las diferencias en tiempo que existe entre el recibo de
los recursos y el desembolso del efectivo, las cuentas por pagar y diversos
pasivos acumulados se afectan directamente por el ciclo de adquisición y
pago.
Esta área incluye las siguientes actividades.
• Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra
• Pago de las adquisiciones • Contratos
• Pago de Cuentas por pagar
• Servicios personales
• Mercancías (Inventarios Almacén)
• Propiedad planta y equipo
6.1.3 Tesorería. El área de tesorería se refiere a las operaciones sobre
custodia del efectivo y valores, en esta área se reconocen las necesidades
de efectivo disponible, la distribución del mismo para las operaciones
corrientes de la entidad; los procedimientos que se utilizan para el manejo
del efectivo varían de una entidad a otra, lo que no permite la
estandarización de procedimientos para procesarla.
Hacen parte de esta área en la Alcaldía de Tame, la tesorería como sección,
presupuesto, contabilidad y recaudo o ingreso.
6.1.3.1 Tesorería como sección. Dentro de las funciones que están
incluidas en el área de tesorería como sección, aparecen las generales que
tratan de los fondos de capital; además las siguientes.
• Relación con las instituciones financieras (Banco - Caja Agraria)
• Relaciones con los entes cofinanciadores del estado, para la
administración de inversiones en el Municipio.
• Administración del efectivo y las inversiones
• Acumulación y pago de interés cuando sean necesarios, o para
reinvertirlos.
• Custodia física del efectivo, incluyendo la conciliación de los saldos.
• Administración de los títulos valores
• Administración de la deuda publica, incluso los pagos del principal e
intereses y vigilancia del cumplimiento de las condiciones de los
prestamos internos.
• Administración y rendición de cuentas a los entes fiscalizadores del
estado y al ordenador del gasto.
6.1.3.2 Presupuesto. Hace parte por ubicación y funcionamiento del área de
tesorería, esta reflejado en los planes que integran las metas y los objetivos
a mediano y corto plazo, expresando los propósitos que se persiguen y los
resultados que se esperan de las actividades que desarrolla la alcaldía, se
tiene en cuenta en esta área la disponibilidad de los recursos, para combinar
en forma optima los medios disponibles y los objetivos para lograr el uso
racional del mismo.
Se caracteriza generalmente por tener una correlación con las metas, los
objetivos y los recursos; además mantiene informado sobre los ingresos y/o
asignaciones para limitar el gasto que pueda realizarse con cargo a él.
Por ser de tipo flexible se adapta a cambios imprevistos, conviertiéndose en
una herramienta valiosa para la alta gerencia, permitiendo la regulación de
las acciones de la administración.
Esta parte del área de tesorería se basa en la racionalización del gasto para
mejorar la eficiencia de las operaciones y ejecución de los programas, dentro
de la limitación de los recursos de la entidad.
La sección de presupuesto debe cumplir una serie de requisitos y limitantes
en su elaboración, ejecución y control; entre las cuales figuran la
planificación, anualidad, universalidad, unidad de caja, superávit fiscal,
programación integral, la especialización, el equilibrio, inembargabilidad y las
utilidades.
Dentro de sus funciones típicas están:
• Planear y hacer un cronograma del proceso presupuestal
• Desarrollar los formatos para el presupuesto
• Consolidar y resumir los datos presupuestales
• Controlar los cambios al presupuesto
• Revisar el presupuesto contra los datos reportados
• Elaborar el programa de caja para presentar a los entes fiscalizadores
• Elaborar el acuerdo de gastos, en concordancia con el programa de caja
• Elaborar las reservas y apropiaciones.
6.1.3.3 Contabilidad. Hace parte del área de tesorería y es la encargada de
llevar las finanzas de la organización, sé actividad se radica en la
clasificación de las transacciones que realiza la entidad, este recibe las
transacciones de las secciones de procesamiento y las radica en la base de
datos.
Los registros son consolidados con la información recibida y se analizan
cuando se presentan los informes ante los entes fiscalizadores.
Dentro de las funciones que ejecuta esta sección esta:
• Registrar las transacciones por cada concepto que le corresponda a la
entidad otorgar
• Elaborar y presentar el balance de comprobación
• Elaborar general y estados de ganancias y perdidas
• Elaborar los estados de movimientos de efectivo y de origen y aplicación
de fondos
• Preparación de transacciones
6.3.1.4 Recaudo o Ingresos. Esta sección la comprende la liquidación de
impuestos y la caja, incluye funciones para la liquidación y recaudo de cada
uno de los valores por concepto de los servicios propios de la entidad, dentro
de sus funciones están:
• Recaudar por diferentes conceptos
• Liquidar el impuestos predial
• Generar y mantener la numeración de los recibos oficiales de pago.,
6.2 DISEÑO DE CONTROLES
Para el diseño de controles que se implantarán en la alcaldía de Tame, se
parte de la identificación de las áreas, que conforman las actividades que
desarrollo la alcaldía para cumplir con su razón social, como es la de ente
territorial al servicio del estado.
Con base en esta identificación de áreas los controles aplicar son los
siguientes:
6.2.1 Al área de Políticas y Planeación. En está área se aplicaran los
controles, que induzcan a la administración en la cultura de la
administración por resultados, que institucionalicen los procesos de fijación y
seguimiento de objetivo y metas.
Se aplicará el control administrativo correctivo y el de gestión, los cuales
están orientados al nivel ejecutivo (jefes de despacho) y nivel asesor. Este
control debe responder a la definición clara y precisa de los objetivos y
metas; los sistemas de administración participativa; sistemas de
comunicación y motivación.
Se tendrá en cuenta en este control los siguientes aspectos:
• Generalidades
• Estructura organizacional formal
• Formulación del plan anual operativo
• Definición de la Misión, objetivos, metas de la entidad
• La armonización de los objetivos globales
• Identificación de procesos organizacionales que permitan la ejecución y
coordinación de labores.
• Delimitación de las líneas de autoridad
• Aplicación de técnicas operativas para detección de amenazas
• Los comités coordinadores
• La ejecución de los planes de desarrollo y plan de ordenamiento territorial.
A esta área se aplicaran los procesos de evaluación del control cada seis
meses, para poder entrar a corregir. Se aplicará la evaluación por medio de
cuestionarios donde cada pregunta sea dirigida a informar sobre los
aspectos antes mencionados.
Con base en la información que se obtenga el jefe de control interno, pondrá
en conocimiento al comité evaluador del control interno, quiénes diseñaran
los mecanismo para las correcciones y de forma alcanzar el grado de
eficiencia, efectividad y economía.
6.2.2 Administrativo. Esta orientado a las políticas administrativas de las
organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que están
relacionados con la administración.
6.2.2.1 Personal. Para el manejo de personal se aplicará el control
administrativo u operativos, los controles de detección y correctivos.
Se tendrá en cuenta en el desarrollo de los sistemas de evaluación del
control las actuaciones y procedimientos de la administración para el
reclutamiento, pruebas, selección de empleados, contratación, asignación,
entrenamiento, evaluación, promoción, terminación de contratos, retiro,
mantenimiento de los registros de personal, administración de sueldos y
salarios.
Cuando se den cada uno de estos procesos, el jefe de control interno
realizará la evaluación respectiva a través de encuestas, que debe incluir
como mínimo:
• Generalidades: donde se pregunte sobre cada uno de los procesos que
están contemplados en los manuales de personal.
• Autorizaciones: por medio del cual se constata que la persona que efectúo
el proceso esta debidamente autorizado por el ordenador del gasto
• Aprobaciones: donde se verifica si cumplió con la política que estipula la
administración para cada proceso
• Custodia: en este se verificara si quien maneja los registro es el
responsable por su custodia y en que medios se va ha conservar la
información.
• Registros: donde se verifica el tiempo o plazo de las novedades
presentadas y la forma de actualizar dichos registros.
Estos procesos de evaluación de los procesos de personal, el jefe de control
interno los archivara si no encuentra ninguna anormalidad, si se presenta
anomalías este debe informar al comité evaluador del control interno para su
revisión y corrección respectiva.
Estos Procesos de control lo aplicara el jefe de la oficina como mínimo una
vez por semestre y cuando se presenten en la administración cambios en el
personal.
6.2.2.2 Adquisición y Pago. El control que se llevara en esta sección del
área administrativa, se hará con repecto a la norma de contratación estatal.
Dentro del los controles que se aplicarán a esta área serán los de detección,
y específicos, donde se constatará la estructura de cada control, respecto a
la legalidad, a la parte financiera, administrativa y de gestión.
Por ser está área de la alcaldía de Tame, donde más se desarrolla su
cometido social para él cumplimento de las metas, estos controles se
aplicarán a diario por parte de la oficina de control interno.
Para la contratación se verificara a través de la observación y comparación,
los concursos o licitaciones, la contratación directa, para compras y/o obra
publica.
• Que estén debidamente soportados con los respectivos partidas
presupuestales o disponibilidad presupuestal.
• Que los cumpla con todos requisitos exigidos por la ley 80 de 1993,
• Que tengan todos los soportes técnicos del proceso de selección
• Verificar que las cuantías cumplan con las aprobadas para la contratación
directa
• Verificar las pólizas que garantizan las diferentes modalidades de riesgo
estipuladas en el contrato se ajuste a los plazos
• verificar que lo contratado hace parte del plan de compras y/o esta en el
plan de desarrollo
• Verificar que las compras y/o contratos están dentro del pac y hacen parte
del plan mensualizado de caja.
Con respecto al manejo de los bienes o mercancías (almacén) se aplicaran
los controles antes mencionados teniendo en cuenta los siguientes procesos.
• Revisión de la clasificación de los inventarios, teniendo en cuenta los
elementos de consumo, devolutivos, inservible, de aduana, provenientes
de empréstitos externos.
• Comprobar que el ingreso físico de los elementos tanto devolutivos como
de consumo estén de acuerdo con las cantidades, descripción y
características en la orden de compra y/o contrato
• verificar que toda orden de movimiento de bienes del almacén, ya sea de
entrada o de salida este de acuerdo con la orden de compra, contrato,
comprobante de caja menor, formulario para la devolución de elementos.
• Verificar la calidad y cantidad de los elementos adquiridos por medio de
orden de compra o contrato.
• Verificar que los bienes adquiridos estén registrados en los kardes
• verificar el consecutivo de los comprobantes de entrada y salida de
almacén
• verificar que los elementos de consumo estén almacenados a parte de los
inservible.
• verificar que los egresos de almacén de elementos devolutivos o de
consumo se realicen con base a la programación de necesidades de las
dependencias.
• Verificar la salida de bienes del almacén se haya hecho de acuerdo al
comprobante de salida y respaldado por un acto administrativo
debidamente firmado.
• Para los bienes dados de baja se debe revisar que exista el acto
administrativo por la cual se da de baja el bien, y verificar el destino del
elemento; que exista certificación del almacenista o funcionario que
certifique la inservibilidad del bien.
• Verificar que cada comprobante de ingreso y egreso de consumo y
devolutivo describa la imputación contable de acuerdo al PUC
• Verificar que se efectúen los ajustes para las correcciones de los bienes
• Verificar que las cuentas se presenten dentro de los términos y soportes
completos.
• Verificar que los saldos de almacén se encuentren consolidados
mensualmente con contabilidad.
Estos controles se aplican por la oficina de control interno por lo menos una
ves cada seis meses, con el objeto de mantener actualizada el almacén y
permitir medir la gestión y los resultados por parte de la administración.
6.2.3 Tesorería. En el área de tosería se aplicaran los controles generales,
ya que permiten y dan la seguridad del cumplimiento de los controles
específicos, de igual manera se aplicaran los controles preventivos y
detección.
De igual manera se aplicaran las formas de control interno como el control
de validación, el control de perfección, Reejecución y disciplinarios.
6.2.3.1 Tesorería como sección. Como esta sección del área cumple con
funciones administrativas, se aplicaran controles de tipo administrativo, en
las formas de control de perfección y disciplinario y validación.
En la evaluación de la aplicación de los controles mencionados, lo ejecutara
el jefe de control interno de la alcaldía, por lo menos una vez al mes; esta
evaluación de los procesos de control se verificara por medio de cuestionario
y hojas de trabajo, teniendo encuenta la evaluación anterior, sin determinar
fecha. En la evaluación se tendrá encuenta los siguientes procesos.
• Verificación si en el manejo del efectivo existe la autorización por parte del
tesorero
• Cada cuanto se realizan las visitas a las entidades financieras para
conocer las nuevas tendencias de estas, que se transformen en
rentabilidad para la alcaldía
• Verificar si las funciones de recaudo y custodia las realizan
independientemente de la preparación de los comprobantes y manejo de
libros de contabilidad y cuentas por pagar, distintos a los libros de caja.
• Verificar que existan evidencias escritas dirigidas a las entidades
financieras de las personas autorizadas para firmar y solicitar información
financiera.
• Verificar si están claramente las actuaciones de ordenación del gasto,
ordenación del pago, constancia de pago.
• Verificar si los traslados de los fondos entre cuentas corrientes de la
entidad son aprobados por funcionario competente.
• Constatar si existe caja menor y corresponde a las políticas de la entidad y
se ajusta a las normas legales vigentes.
• Relación con las instituciones financieras (Banco - Caja Agraria)
• Relaciones con los entes confinaciadores del estado, para la
administración de inversiones en el Municipio.
• Administración del efectivo y las inversiones
• Acumulación y pago de interés cuando sean necesarios, o para
reinvertirlos.
• Custodia física del efectivo, incluyendo la conciliación de los saldos.
• Administración de los títulos valores
• Administración de la deuda publica, incluso los pagos del principal e
intereses y vigilancia del cumplimiento de las condiciones de los
prestamos internos.
• Administración y rendición de cuentas a los entes fiscalizadores del
estado y al ordenador del gasto.
6.2.3.2 Presupuesto. Por ser el presupuesto una herramienta técnica en
laque se apoya el control de gestión, en esta área sé aplican los controles
generales, específicos; Para poder obtener por medio de comparación el
examen de eficiencia y eficacia de la entidad, evaluando desde el proceso de
planeación del presupuesto hasta la elaboración de reservas del año fiscal.
Los controles generales y específicos, serán aplicados por el jefe de control
interno periódicamente a la dependencia, además el tesorero podrá aplicar
controles de validación y perfección al jefe de la sección.
En la evaluación del control se ejecutara por medio de cuestionario y hojas
de trabajo, que permitan la apreciación directa del proceso ejecutado, de
esta manera extraer la información necesaria para establecer los índices.
En la aplicación de los controles se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos
• Verificar si la programación de los presupuestos se hacen de acuerdo al
proceso legal que estipula el decreto 111 de 1996.
• En la programación y la elaboración del presupuesto se encuentra
claramente definido y asignadas las funciones.
• La segregación del presupuesto esta debidamente autorizada por
funcionario responsable y coinciden con el manual de firmas aprobado
por el ordenador del gasto.
• Las distribuciones presupuestales son debidamente autorizadas,
registradas y conciliadas contra las apropiaciones totales.
• Que control aplica el jefe de la dependencia sobre las reservas de
apropiación
• Se compara el presupuesto de gastos con el presupuesto de inversión y el
plan de desarrollo, cada cuanto se concilia.
• El jefe de la dependencia vigila la ejecución del presupuesto y elabora los
estados presupuestales consolidados.
• Se encuentra codificado y aprobado el presupuesto de acuerdo a las
disposiciones legales.
• Los acuerdos mensuales de gastos están aprobados por el ordenador del
gasto y se encuentra actualizado el pac.
• Las disponibilidades y registros e imputaciones presupuestales son
diligenciados y aprobados por el jefe de la dependencia.
• Las diferentes modificaciones presupuestales son elaboradas y aprobadas
de acuerdo con documentos legales soportes de esta actuación.
• Las modificaciones, adiciones y registro de ingresos, gastos y programa
anual de caja se efectúan con base él los documentos legales y
probatorios.
• Revisar el presupuesto contra los datos reportados
6.2.3.3 Contabilidad. Los controles que se realicen en esta sección del área
de tesorería, serán aplicados por la oficina de control interno, para el normal
funcionamiento de la entidad, este comprende tanto las normas y procesos
contables, como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o
están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y
la contabilidad de los registros contables.
Para esta parte del área de tesorería se aplicaran como estructura de control
los financieros, los controles específicos, preventivos como de
procedimiento, de acuerdo a su forma el control de validación, de perfección
y de reejecución.
En cada proceso establecido en la sección de contabilidad se tendrá en
cuenta en la aplicación del control los siguientes criterios.
• Verificación de la imputación contable con la codificación del PUC
• Verificar el cruce de los reportes de bancos por ingresos, contra las
relaciones y documentos soportes enviados por caja.
• Verificar que existan copias de las notas bancarias para comparar con
presupuesto.
• Verificar si se están entregando los informes a la contraloría
Departamental, cumpliendo con las normas legales.
• Verificar selectivamente los extractos del banco y el boletín diario de caja,
como sus anexos, de igual manera se verificara la sumatoria aritmética.
• Examinar que sé este diligenciando adecuadamente sin borrones,
tachones, ni enmendadura y se mantengan actualizados los siguientes
registros que debe llevar la sección de contabilidad como son: Libro de
caja general, libro de bancos, avances y anticipos, títulos valores, libro de
notas de contabilidad.
• Verificación en los registros de la relación de reservas de caja la
existencia de las obligaciones, confrontando los registros contra los
documentos soportes y la relación de las cuentas por pagar.
• Comprobar que los recursos provenientes de aportes o transferencias se
mantengan en depósitos en bancos oficiales, en cumplimiento a las
normas legales.
• En las revisiones de conciliación se debe terne encuenta las extensiones
aritméticas, la anulación de cheques girados y no cobrados que han
permanecido mas de 30 días.
• Revisar los registros control del banco de chequeras, que coincidan con la
numeración del comprobante emitido por el banco.
• Se debe realizar arqueos sorpresivos para la constación de fondos y
valores y su adecuado manejo.
6.2.3.4 Recaudo e ingreso. En la sección del área de recaudo e ingreso se
aplicaran los controles de la estructura financiera que permiten la ejecución
de los procesos con base en las normas de auditoria sobre el manejo del
efectivo. Los controles se que se aplicarán en esta sección son los controles
específicos que toman formas de control de validación, perfección,
reejecución y disciplinarios.
La aplicación de estos controles, la ejecutaran diariamente los funcionarios
que tiene a cargo la función del manejo del efectivo, con el fin de evitar
riesgos en el manejo del recaudo e ingreso del efectivo.
El control de validación se aplicará en comparación de las transacciones
realizadas en el dia y las estipuladas por el jefe inmediato, como se presenta
en las conciliaciones que debe realizar el cajero sobre lo consignando y lo
recibido en efectivo por pagos de cualquier concepto.
La oficina de control interno cada quince días realizará el control a la sección
de recaudo e ingreso aplicando el sistema de evaluación por cuestionario, en
lo que respecta a controles de validación y de reejecución; Esta evaluación
de los procesos de control se aplicará directamente en cada sección del
área.
Dentro de cada aplicación de los cuestionarios de evaluación se tendrá en
cuenta los siguientes aspectos:
• Se están aplicando las tarifas que corresponden en la liquidación del
impuesto predial de acuerdo a la política impartida por el ordenador del
gasto.
• Los descuentos que se hacen en el oportuno pago están autorizados por
personal competente
• El recaudador y liquidador son independientes de quien recibe el ingreso.
• El cajero tiene bajo su control los ingresos desde el momento en que se
reciben hasta el destino al banco.
• Comparar los recibos de liquidación con los comprobantes de pago.
• Realizar resúmenes de los recibos y sus totales que pasan a la sección de
contabilidad
• Verificar en los recibos de liquidación de impuestos que los descuentos
este ajustados a la política de recaudo de la entidad
• Verificar que los reportes del ingreso coincidan con las consignaciones y
los recibos de caja.
• Cuando se reciben cheques, letras, pagares su custodia tiene medida de
seguridad apropiada como cofres.
• Se llevan diariamente los registros y control de recibo de sus ingresos.
• Se registra la información del cliente conforme lo expresa
• El acceso a los cofres de seguridad tiene una sola persona la custodia.
6.3 INDICADORES DE GESTION.
Para el analísis de la gestión que realiza la administración central, el Jefe de
Control interno tendran encuenta los siguiente elementos que permiten la
evaluación de los resultados de los programas especificos emprendidos por
la alcaldía.
1. Visión del programa.
2. Los objetivos especificos del programa
3. los resultados del programa que se identifican en el momento de su
formulación.
4. las acciones del rpograma que se diseñan en el momento de su
formulación.
A demas deber tener en cuenta las variables tales como: Gestión,
Participación, Comunidad, Población, Institución, Servicios de Salud, Calidad
de educación, Costos etc.
Para la contraloría Nacional , en la medicción de la gestión de la empresas
publicas, utliza la siguiente formula:
Empresa Publica = Eficacia+Eficiencia+Economia+Equidad+Ecologia.
La eficacia, la evaluan comparando los resultados obtenidos y los recursos
utilizados, contra los resultados y recursos planeados.
La Eficiencia la calculan de acuerdo a la sigueinte formula:
Eficiencia = % CO / % RG.
Donde:
%CO = Tasa de cumplimiento de los objetivos propuestos segun el plan de
acción del año.
% RG = Tasa de Recursos Gastados
La economia se mide en términos de establecer si la asignación global de
los recursos financieros del estado entre sus diferentes objetivos, es la mas
adecuada para cumplir con su finalidad social. Se mide por medio de la
formula de Rentabilidad Publica expresada del siguiente modo.
Rentabilidad Publica = Excedente Público/ Activos Operativos Revaluados.
Equidad. Es el estudio de las actuaciones de la administración tendiente a
indenttificar los receptores de su actuación económica.
Se mide por medio de la formula:
Equidad = B/P
Donde:
B= Total de Beneficiarios
P= Presupuesto.
7.CONCLUSIONES
Los nuevos lineamientos trazados por la constitución política de 1991 y
desarrollados por la ley 87 de 1993, orientan la actividad de las entidades del
estado, hacia la identificación, formulación y ejecución de objetivos
tendientes a lograr la eficacia, eficiencia en la prestación de los servicios que
tiene a su cargo, constituyéndose el control Interno en el elemento
fundamental para lograr cada una de las metas y fines trazados.
El control interno se constituye en la principal etapa del desarrollo de un
proceso administrativo, mediante la aplicación de los planes organizativos y
métodos coordinados, los cuales son adoptados por la entidad con base en
los pricipios legales del control como igualdad, moralidad, eficiencia,
celeridad, economía, imparcialidad, publicidad y valoración de los costo
ambientales; para salvaguardar sus activos, previniendo fraudes,
localizando errores, comprobando la veracidad de información y revisando
los estados financieros obteniendo así un control efectivo sobre todos los
aspectos de la administración.
El control Interno como mecanismo de vigilancia de la gestión en la
administración, permite el desarrollo de procesos y accciones tendientes a
optimizar los recursos; de esta forma orienta al ordenador del gasto hacia
que sector debe dirigir su invesión, para cumplir con los fines establecidos
por la ley a los entes territoriales; de igual manera mejorár la prestación de
un servicio integro a la comunidad, logrando así su cometido social.
Para la aplicación de un sistema de control interno en las entidades
estatales, que se traduzca en resultados positivos para la administración, se
debe contar con la voluntad politica de la alta gerencia, que permita e
induzca a las personas que participan en el desarrollo de cada uno de los
procesos, a efectuarlos de manera conciente y efectiva, logrando así calidad
en cada uno de los procesos, que se reflejarán en la optimización de los
recursos y el crecimiento de la entida en terminos sociales.
8. RECOMENDACIONES
Para lograr y desarrollar cabalmente el ejercicio de control interno en la
alcadía Municipal de Tame, se hace necesario tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
• Se debe Desarrollar la facultad dada por el concejo segun acuerdo No 005
de mayo de 1994, respecto a la creación y asiganción de funciones para la
dependecia, el cual se sujiere en el anexo No M
• Para el funcionamiento normal de la dependicia de control interno, se
debe crear el cargo de revisor de cuentas y auxiliar de control interno.
• El comité evaluador del sistema de control interno se debe reunir por lo
menos una vez al año, para verificar si se esta aplicando el proceso de
control y revisar el cumplimiento de las politicas, metas, objetivos de la
adminstarción.
• Los funcionarios encargados de reportar los informes a las entidades
fiscalizadoras del estado, deben hacerlo en las fechas solicitadas y en los
formatos establecidos por estas, sin tener la oficina de control interno que
asumir esta responsabilidad.
• Revisadas las actividades que desarrolla la oficina de control interno y las
determinadas en el manual de funciones, se puede establecer que este no
esta cumpliendo a cabalidad dichas funciones, por cuanto se recomienda
que se le permita a la oficina actuar como lo establece el organigrama de la
entidad, instancia asesora y no administrativa y de revisor de cuentas como
lo esta efectuando en el momento.
• Realizar periodicamente visitas a las depedencias, para indagar sobre el
cumplimiento de cada uno de los procesos establecidos y conocer la
identidad de los funcionarios con la entidad.
•
