SERI KURSUS SATUDUNIA

KURSUS PENGELOLAAN INFORMASI BAGI ORGANISASI MASYARAKAT SIPILJakarta Oktober 2009

BUKU PANDUAN PESERTA

Panduan Peserta

PENGANTAR

1. Tentang Dokumen ini

Dokumen ini dipersiapkan adalah panduan/rujukan peserta, untuk kursus pengelolaan informasi bagi Organisasi Masyarakat Sipil (OMS). Kursus ini diselenggarakan oleh Yayasan Satu Dunia, diikuti oleh staf Yayasan Satu Dunia, dan beberapa OMS mitra Satu Dunia.

Panduan ini disusun oleh team yang terdiri dari Idaman Andarmosoko sebagai konsultan yang ditunjuk oleh Yayasan Satu Dunia, dibantu oleh Katarina Pujiastuti, dengan masukan dari pihak-pihak Yayasan Satu Dunia

2. Tentang kursus ini

Kursus ini diselenggarakan oleh Satu Dunia setiap hari Jumat setiap dimulai dari tanggal 23 Oktober hingga 13 November 2009 di Jakarta diikuti oleh 6 Staf Yayasan Satu Dunia dan 7 orang Staf OMS mitra Satu Dunia. Kursus ini adalah bagian dari upaya Yayasan Satu Dunia untuk mengembangkan sumber daya dan praktek Capacity Building.

3. Latar belakang kursus ini

OMS bekerja dalam perubahan yang kadang luas dan baru,

1

1

melibatkan banyak pihak dari mulai para rakyat penerima manfaat sampai para penentu kebijakan. Beberapa pekerjaan OMS berurusan dengan kampanye, advokasi yang membutuhkan dukungan data dan informasi yang kuat.

Berbeda dengan korporasi, OMS tidak membangkitkan profit. Oleh karena itu, kadang mempunyai keterbatasan sumber daya baik personil maupun finansial

Pada saat ini berbagai teknologi telah tersedia untuk digunakan dalam pengelolaan informasi, dan teknologi ini makin beragam dalam fungsi dan biayanya. Oleh karena itu OMS perlu mempunyai kapasitas yang memadai dan mampu membangun kerangka kerja informasi, sehingga dapat memilih dan mengoptimalkan teknologi yang tersedia.

4. Tujuan dan kelompok sasaran

Kursus disediakan bagi OMS untuk membangun dasar-dasar Kapasitas Organisasi dalam mengelola data dan informasi

Kursus ini bukan kursus teknisi komputer, ini adalah kursus manajemen dan metodologi dan ditujukan buat organisasi. Oleh karena itu peserta dari kursus ini bisa staf organisasi dari lini manapun asalkan terlibat dalam pengambilan keputusan di organisasi.

Sementara ini untuk angkatan pertama peserta kursus adalah sebagai berikut:

Panduan Peserta

Daftar PesertaNama Lembaga JabatanRini Devianti Nasution Satu Dunia Direktur eksekutifAnwari Natari Satu Dunia Manager MediaRiko Trimusanti Satu Dunia Manager KelembagaanMisan Satu Dunia KemitraanKuswoyo Satu Dunia KemitraanDwi Aris Subakti Satu Dunia Capacity Building OfficerFirdaus Satu Dunia KSOMirza Satu Dunia ITRay Satu Dunia KSOAhmad Taufiq Sekretariat FITRA (Forum

Indonesia Untuk transparansi Anggaran)

Admin Officer

Mira Walhi officer Database dan Perpustakaan

Muhammad Hafidz Ikatan Serikat Buruh Indonesia (ISBI)

Pelaksana Harian

Utami Transparan International Indonesia

Monitoring Dan Evaluasi

Sajie JATAM Badan Pendukung

Hasan Ramadhan Jurnal Perempuan-Sitgma In

Informasi dan Dokumentasi

3

RANCANGAN KURSUS

Secara umum kursus ini dimaksudkan untuk memberikan pemahaman tentang dasar-dasar pengelolaan informasi, membangun sendi kapasitas organisasi dalam mengelola informasi, dan memasukkan kapasitas tersebut ke dalam kerangka manajemen organisasi. Tujuan umum tersebut secara lebih rinci diuraikan dalam 3 unit dengan sasaran spesifik sebagai berikut:

1. Sasaran Unit 1: Dasar dasar

1.1. Review prinsip-prinsip kerja konteks OMS.

Pada akhir unit ini peserta diharapkan telah memperkokoh dan mempertajam kembali pemahamannya tentang kerja organisasi masyarakat sipil

1.2. Pemahaman dasar tentang informasi dan kerja informasi.

Pada akhir unit ini peserta diharapkan telah memahami dasar-dasar tentang informasi dan kerja informasi

1.3. Gambaran kerangka kerja informasi

Pada akhir unit ini peserta diharapkan mempunyai kerangka dasar untuk mempelajari lebih dalam tentang bagaimana mengelola informasi dalam konteks kerja masyarakat sipil.

2

Panduan Peserta

2. Sasaran Unit 2: Metodologi kerja informasi

2.1. Memahami Pemodelan Data dan database

Pada akhir unit ini peserta diharapkan mampu menganalisis bentuk dan karakter suatu persoalan data tertentu, dan membangun rancangan model data dan konsep tentang database

2.2. Memahami sistem informasi dan teknologinya

Pada akhir unit ini peserta diharapkan memahami tentang sistim informasi, dan berbagai teknologi pendukungnya.

2.3. Mengembangkan dan mengelola infrastruktur informasi

Di akhir unit ini peserta diharapkan mampu menempatkan suatu rancangan data ke dalam suatu manajemen proyek, merancang tahapan dan alokasi sumber daya dan peran peran dalam sebuah kerja informasi.

3 Sasaran Unit 3: Integrasi ke dalam manajemen

3.1. Aspek informasi dan struktur organisasi

Pada akhir sesi ini peserta diharapkan dapat menepatkan kerja pengelolaan informasi ke dalam management organisasi

3.2. Perencanaan informasi jangka menengah / panjang

Pada akhir sesi ini peserta mempunyai kemampuan untuk mengevaluasi suatu sistim informasi, dan merumuskan langkah langkah pegembangannya.

3.3. Topik tambahan perluasan

Apabila di akhir kursus masih ada tersedia waktu, dan apabila

5

peserta berminat, maka dapat dijelajahi topik-topik yang melangkah lebih jauh dari pengelolaan informasi

4. Tujuan dan kelompok sasaran

Kursus disediakan bagi OMS untuk membangun dasar-dasar Kapasitas Organisasi dalam mengelola data dan informasi

Kursus ini bukan kursus teknisi komputer, ini adalah kursus manajemen dan metodologi dan ditujukan untuk organisasi. Oleh karena itu peserta dari kursus ini bisa staf organisasi dari lini manapun asalkan terlibat dalam pengambilan keputusan di organisasi.

Sementara ini untuk angkatan pertama peserta kursus adalah sebagai berikut

5. Pendekatan

Kursus ini akan mengaitkan dengan situasi organisasi peserta. Apa yang dibahas pada kursus ini akan sedapat mungkin dikaitkan dengan kenyataan problem, kemungkinan solusi dan rencana organisasi yang menjadi peserta.

Kursus ini diberi jeda antara pertemuan pertama dengan pertemuan berikutnya, dengan demikian, peserta bisa mengelaborasi materi-materi di lingkungan organisasi masing-masing.

Panduan Peserta

6. Output/Capaian

6.1. Profil persoalan informasi di masing masing organisasi

Bagian awal kursus ini akan menghasilkan jabaran awal tentang situasi organisasi dan situasi informasi di organisasi tersebut.

6.2. Rencana awal pengelolaan informasi

Pada akhir kursus ini akan dihasilkan paparan garis besar rencana kerja organisasi tersebut dalam bidang informasi.

7. Penjadwalan

Agenda 23/10/09 26/10/09 6 November 16 November

08.00 – 10.00 Pengantar Unit 1 Unit 2 Unit 3

rehat

10.15 – 12.00 Unit 1 :Review kerja OMS

Unit 2Metode kerja informasi

Unit 3Integrasi Manajemen

Unit 3

Rehat makan siang

13.00 – 15.00 Unit 1:Pemahaman dasar Informasi

Unit 2Data base

Unit 3 Unit 3

Rehat

15.15 – 17.00 Unit 1:Kerangka Kerja Infornasi

Unit 2 Unit 3 Unit 3

7

Integrasi Manajemen8. Bahan bahan Loka karya

Beberapa bahan disediakan pada awal kursus, baik dalam bentuk cetakan maupun berkas elektronik.

Sepanjang perjalanan kursus akan ada beberapa bahan bahan tambahan yang akan diberikan

8.1. Modul modul pelatihan dan Bahan Rujukan

Kode Judul Keterangan1 M202 Jenis kerja Org. Masyarakat sipil

2 M203 Pemahaman Daur Informasi

3 M204 Mandat dan fokus

4 M205 Manajemen Informasi

5 M206 Context Diagram

6 M306 ER diagram

7 M208 Databases

8 R612 Spesifikasi Sistem informasi

9 R415 cakalang

10 R613 Dari galeri lukisan

11 R615 Box kasus ICT-CSO

8.2. Bahan bahan lain

(kalau ada ya mari kita pakai)

Panduan Peserta

UNIT 1REVIEW KERJA OMS

DAN KERJA INFORMASI

1. Pengantar

Pengelolaan informasi merupakan suatu bidang pekerjaan spesialisasi yang sangat berkembang dengan berbagai metodologi dan teknologinya. Sejauh ini wilayah pekerjaan ini berkembang dengan pesat pada ranah korporat. Dunia OMS mencoba untuk mengadopsi bidang ini walaupun mengalami kesulitan untuk memperoleh capaian yang optimal.

Kerja OMS mempunyai logika dan paradigma yang tidak sama dengan dunia korporat, oleh karena itu pengandaian yang digunakan dalam membangun kerja informasi juga agak berbeda. Perbedaan ini antara lain adalah bahwa dunia OMS mempunyai situasi sumber daya finansial, sumber daya manusia, dan logika capaian kerja yang bukan berorientasi pada kaitan modal dengan laba.

Untuk dapat membangun suatu kinerja informasi yang baik, maka perlu mempunyai pijakan pemahaman yang kokoh mengenai dasar kerja OMS, dan pemahaman mendasar yang kokoh tentang informasi dan kerja informasi.

9

U1

2. Sasaran Unit 1: Review Kerja OMS dan dasar-dasar informasi

2.1. Review prinsip-prinsip kerja konteks OMS.

Pada akhir unit ini peserta diharapkan telah memperkokoh dan mempertajam kembali pemahamannya tentang kerja organisasi masyarakat sipil

2.2. Pemahaman dasar tentang informasi dan kerja informasi.

Pada akhir unit ini peserta diharapkan telah memahami dasar dasar tentang informasi dan kerja informasi

2.3. Gambaran kerangka kerja informasi

Pada akhir unit ini peserta diharapkan mempunyai kerangka dasar untuk mempelajari lebih dalam tentang bagaimana mengelola informasi dalam konteks kerja masyarakat sipil.

3. Pokok Bahasan

3.1. Jenis Jenis kerja OMS

Tiap OMS mempunyai mandat dan fokus yang berbeda-beda, dari mandat dan fokus tersebut kemudian akan diturunkan ke program kerja yang spsesifik. Dalam program kerja tersebut akan nampak jenis-jenis kerja OMS tersebut (seperti misalnya Advokasi, Kampanye, Penguatan ekonomi, dan sebagainya). Demikian juga akan terjabarkan tentang para penerima manfaat, pemangku kepentingan dan mitra mitra strategisnya.

Untuk menjelajahinya kita akan menggunakan Modul 204 tentang mandat dan fokus, Modul 202 dan beberapa bahan rujukan tambahan lain

Panduan Peserta

3.2. Pengukuran capaian kinerja OMS

Ada berbagai cara atau pemodelan untuk mengukur kinerja atau capaian suatu OMS, salah satunya adalah yang banyak disebut sebagai RBM atau Result Based Management. Salah satu dari bagian dalam RBM adalah perincian sasaran perubahan ke dalam output, outcome dan impact, dan bagaimana semua ini diukur dengan menggunakan indikator indikatornya.

Hal-hal tersebut di atas mungkin sekali telah dipelajari di OMS peserta kursus ini, maka dari itu bagian ini hanya akan melakukan review atas konsep-konsep tersebut.

3.3. Pemahaman dasar tentang informasi

Sebenarnya apakah itu informasi? bagaimana informasi diperoleh dan ditangani? dan bagaimana informasi diukur dari segi manfaat dan kinerja?

Tema ini dijelajahi lewat modul 203 beserta beberapa bahan tambahan lain

3.4. Kerja-kerja Informasi

Pekerjaan informasi mencakup dari capturing, pengelolaan simpanan, penyebar luasan, pengolahan, perkiraan pengambilan keputusan dan sebagainya. Masing-masing wilayah kerja ini akan mempunyai kriteria keberhasilan, dan metode pencapaiannya.

Tidak semua organisasi menjalankan secara utuh semua bagian dari daur ini, sebuah organisasi perlu memetakan di mana titik berat kerja informasinya. dan bagaimana menempatkan dan menghubungkan dengan wilayah kerja informasi lain.

11

Unit 2Metodologi kerja informasi

1. Pengantar

Ada berbagai metodologi untuk menggambarkan dan menganalisa suatu kumpulan data yang akan dikelola. Berbagai metodologi tersebut diturunkan dalam berbagai cara pemodelan, dan cara memperlakukan data.

Mengenal Metodologi ini akan memudahkan komunikasi antar pihak-pihak yang terlibat dalam membangun suatu sistim informasi

2. Sasaran Unit 2: Metodologi kerja informasi

2.1. Memahami Pemodelan Data dan database

Pada akhir unit ini peserta diharapkan mampu menganalisis bentuk dan karakter suatu persoalan data tertentu, dan membangun rancangan model data dan konsep tentang database

2.2. Memahami sistem informasi dan teknologinya

Pada akhir unit ini peserta diharapkan memahami tentang sistim informasi, dan berbagai teknologi pendukungnya.

2.3. Mengembangkan dan mengelola infrastruktur informasi

Di akhir unit ini peserta diharapkan mampu menempatkan suatu

U2

Panduan Peserta

rancangan data ke dalam suatu manajemen proyek, merancang tahapan dan alokasi sumber daya dan peran peran dalam sebuah kerja informasi.

3. Pokok Bahasan

3.1. Memodelkan kebutuhan informasi dengan Diagram Konteks

Adalah metodologi untuk membangun model yang menggambarkan kebutuhan data, dan pelaku-pelaku yang terlibat dalamnya.

Bagian ini akan menggunakan modul 206

3.2. Memodelkan Keadaan data dengan Diagram E-R

Diagram ER adalah alat untuk memodelkan obyek data dan hubungan antar data. Lewat diagram ER dapat difahami bagaimana data merepresentasikan kenyataan dengan tertata. Bagian ini akan menggunakan modul 306

3.3. Mengenal Database relasional dan model lainnya

Database adalah sekumpulan data yang tertata dalam jumlah besar. Ada berbagai format atau model database, di antaranya yang paling dasar dan banyak dipakai adalah model relasional. Bagian ini akan menggunakan modul 336

3.4. Implementasi database dan teknologinya

Setelah secara konseptual suatu sistem informasi dirancang, maka selanjutnya akan diimplementasikan dalam suatu sistim yang berjalan. Sistim ini bisa berbasis elektronik atau non elektronik, bisa bertumpu pada berbagai teknologi, termasuk teknologi komputer dan internet. Apabila digunakan teknologi komputer pun masih ada variasi teknologi yang tersedia. Pada saat

13

demikian maka ada semacam spesifikasi kebutuhan teknologi, yang diturunkan dari spesifikasi umum proyek informasi tersebut.

Pada saat itu akan terjadi persinggungan kerja dengan penyedia perangkat teknologi, maupun penyedia jasa teknologi

3.5. Menata peran peran dalam database

Di mana peran seorang programmer komputer yang disewa oleh OMS untuk membangun suatu implementasi sistim informasi? Apakah Perancangan seluruhnya diserahkan kepada seorang programmer? Bagaimana suatu sistim dipelihara? Siapa yang bertanggung jawab melakukan pemeliharaan? bagaimana menata peran peran dalam keberlangsungan suatu sistim informasi?

3.6. Membangun suatu sistim informasi secara utuh

Bagaimana membangun suatu sistim informasi secara utuh, apa saja aspek aspek dan kelengkapan yang diperlukan sebagai rujukan dalam membangun sistim ini? Pada saat kita membangun sistim informasi, maka sebenarnya kita akan berhadapan dengan banyak pihak seperti misalnya pengguna, sumber data, kewenangan yang mengendalikan seluruh sistim informasi ini, para pemangku kepentingan yang ikut membantu, dan bahkan pihak penyedia jasa komersial yang kita sewa. Tentu kita akan berkomunikasi, dan berunding dengan berbagai pihak ini pada aspek-aspek dan posisi yang berbeda, namun dalam suatu keutuhan sistem.

Panduan Peserta

Unit 3INTEGRASI INFORMASI KE

MANAJEMEN

1. Pengantar

Aspek pengelolaan informasi tidak dapat diisolir sebagai semata pekerjaan teknis yang berdiri sendiri terlepas dari manajemen organisasi. Suatu sistim hanya dapat berjalan apabila mendapatkan dukungan dari unsur unsurnya.

Pada kasus di mana kerja informasi merupakan bagian dari rutinitas kerja, struktur organisasi dan manajemen kerja akan mempengaruhi kinerja informasi ini, maka dari itu perlu mengkaji apakah

2 Sasaran Unit 3: Integrasi ke dalam manajemen

2.1. Aspek informasi dan struktur organisasi

Pada akhir sesi ini peserta diharapkan mampu menganalisa bagaimana kerja informasi dapat diwujudkan dalam berbagai situasi struktur organisasi tertentu

2.2. Perencanaan informasi jangka menengah/ panjang

Pada akhir sesi ini peserta mempunyai kemampuan untuk mengevaluasi suatu sistim informasi, dan merumuskan langkah

15

U3

langkah pegembangannya.

2.3. Topik tambahan perluasan

Apabila di akhir kursus masih ada tersedia waktu, dan apabila peserta berminat, maka dapat dijelajahi topik topik yang melangkah lebih jauh dari pengelolaan informasi

3. Pokok Bahasan

3.1. Struktur organisasi

Suatu kerja informasi dapat dilakukan oleh suatu lembaga tunggal, atau suatu jaringan lembaga, atau bahkan suatu konsorsium sementara. Pengelolaan informasi atau suatu proyek informasi akan sangat bertautan erat dengan situasi organisasi ini.

3.2. Mengevaluasi dan mengembangkan sistim informasi

Ketika suatu sistim informasi sudah selesai dibangun dan diuji, maka kita perlu mengevaluasi sistem tersebut, lalu membuat perbaikan perbaikan segera jika diperlukan. Sedangkan ketika sistim informasi ini telah berjalan selama masa tertentu maka di akhir jangka waktu tertentu kita perlu meninjau kembali situasi dan konteks yang mungkin sudah berubah.

Pengembangan lanjut dari sistim informasi ini bisa mewujud dalam berbagai pola, misalnya penambahan fitur, memperluas cakupan, dsb. Pengembangan lebih jauh lagi bahkan bisa berupa mentransformasikan sistim itu ke sesuatu yang sama sekali berbeda, atau membekukan sistim itu karena dinamikanya sudah usai, atau bisa juga mengalihkan pada fihak fihak lain untuk menjalankannya.

Panduan Peserta

3.2. Topik tambahan :Informasi dan pengetahuan

Pada saat manajemen informasi telah tertata, suatu organisasi akan dapat melangkah lebih jauh ke manajemen pengetahuan. Beberapa organisasi telah mencoba memasuki ranah ini dengan derap dan capaian yang berbeda-beda.

3.3. Topik tambahan: kebebasan informasi

17