1

Introduction to

Microsoft Project : Planning a Project

Introduction to

Microsoft Project : Planning a Project

Apa yang akan kita capai:Apa yang akan kita capai:

Belajar tentang manajemen dan tujuan Belajar tentang manajemen dan tujuan proyek.Belajar terminologi manajemen proyek. Memahami keuntungan manajemen proyek.M l j i b i MS P j t

proyek.Belajar terminologi manajemen proyek. Memahami keuntungan manajemen proyek.M l j i b i MS P j tMempelajari bagaimana MS-Project mendukung manajemen proyek.Mempelajari setup dasar MS-Project.

Mempelajari bagaimana MS-Project mendukung manajemen proyek.Mempelajari setup dasar MS-Project.

ManajemenManajemen

Proses perencanaan, pengorganisasian, Proses perencanaan, pengorganisasian, p , p g g ,pengarahan, dan pengawasan(pengendalian) terhadap usaha-usahapara anggota organisasi menggunakansumber daya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telah

p , p g g ,pengarahan, dan pengawasan(pengendalian) terhadap usaha-usahapara anggota organisasi menggunakansumber daya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telahtercapai tujuan organisasi yang telahditetapkan.tercapai tujuan organisasi yang telahditetapkan.

Proses untuk memanfaatkan sumber Proses untuk memanfaatkan sumber daya dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan tertentu.

Penjabaran dari fungsi-fungsi untuk k i i

daya dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan tertentu.

Penjabaran dari fungsi-fungsi untuk k i imerencanakan, mengorganisasi,

memimpin, dan mengendalikan.merencanakan, mengorganisasi, memimpin, dan mengendalikan.

2

Suatu proses yang terdiri dari Suatu proses yang terdiri dari p y gperencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan yang memanfaatkan ilmu pengetahuan dan seni untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

p y gperencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan yang memanfaatkan ilmu pengetahuan dan seni untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkanditetapkan.ditetapkan.

ProyekProyek

Suatu usaha untuk mencapai tujuan Suatu usaha untuk mencapai tujuan p jtertentu yang dibatasi oleh waktu dan sumber daya yang tersedia.

p jtertentu yang dibatasi oleh waktu dan sumber daya yang tersedia.

Proyek konstruksi adalah suatu upayaProyek konstruksi adalah suatu upayay p yuntuk mencapai suatu hasil dalambentuk bangunan/infrastruktur.

y p yuntuk mencapai suatu hasil dalambentuk bangunan/infrastruktur.

Kriteria Proyek KonstruksiKriteria Proyek Konstruksi

Dimulai dari awal proyek (awal Dimulai dari awal proyek (awal p y (rangkaian kegiatan) dan diakhiri dengan akhir proyek (akhir rangkaian kegiatan), serta mempunyai waktu yang terbatas.

p y (rangkaian kegiatan) dan diakhiri dengan akhir proyek (akhir rangkaian kegiatan), serta mempunyai waktu yang terbatas.

Awal Proyek

AkhirProyekDurasi/waktu

3

Rangkaian kegiatan proyek itu hanya Rangkaian kegiatan proyek itu hanya g g p y ysatu kali sehingga menghasilkan produk yang bersifat unik.

g g p y ysatu kali sehingga menghasilkan produk yang bersifat unik.

Manajemen Proyek adalahManajemen Proyek adalah

Manajemen ProyekManajemen Proyek

j yPenerapan fungsi-fungsi manajemensecara sistematis pada suatu proyekmengunakan sumber daya secaraefektif dan efisien agar tujuan proyektercapai secara lebih optimal

j yPenerapan fungsi-fungsi manajemensecara sistematis pada suatu proyekmengunakan sumber daya secaraefektif dan efisien agar tujuan proyektercapai secara lebih optimaltercapai secara lebih optimal.

Salah satu fungsi manajemen Proyek adalah PENGENDALIAN.

tercapai secara lebih optimal.

Salah satu fungsi manajemen Proyek adalah PENGENDALIAN.

1 T h P P k1 T h P P k

PERENCANAAN PROYEKPERENCANAAN PROYEK

1. Tahapan Perencanaan ProyekPenyiapan laporan perencanaan proyek meliputi:

Penetapan tanggal dimulai dan akhir sebuah proyek.Penyusunan jenis-jenis pekerjaan yang ada.Penetapan waktu yang dibutuhkan untuk

1. Tahapan Perencanaan ProyekPenyiapan laporan perencanaan proyek meliputi:

Penetapan tanggal dimulai dan akhir sebuah proyek.Penyusunan jenis-jenis pekerjaan yang ada.Penetapan waktu yang dibutuhkan untukPenetapan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap jenis pekerjaanPenetapan korelasi antara suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain

Penetapan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap jenis pekerjaanPenetapan korelasi antara suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain

Membuat perencanaan sumber daya yang ada padaMembuat perencanaan sumber daya yang ada padaMembuat perencanaan sumber daya yang ada pada proyekMenyusun data dari sumber daya yang ada berdasarkan pada jenis-jenis pekerjaan.Menentukan kalender kerja untuk menyusun hari kerja dan jam kerja dari proyek

Membuat perencanaan sumber daya yang ada pada proyekMenyusun data dari sumber daya yang ada berdasarkan pada jenis-jenis pekerjaan.Menentukan kalender kerja untuk menyusun hari kerja dan jam kerja dari proyekMemasukkan data dan biaya yang diperlukanMelakukan pemeriksaan apabila ada jadwal penggunaan sumberdaya yang overlapping atau berbenturan dengan cara melakukan leveling.

Memasukkan data dan biaya yang diperlukanMelakukan pemeriksaan apabila ada jadwal penggunaan sumberdaya yang overlapping atau berbenturan dengan cara melakukan leveling.

4

2. Tahapan Pengawasan Proyek2. Tahapan Pengawasan Proyekp g yPada tahap ini, Anda sebagai penanggungjawab proyek akan mengendalikan jalannyaproyek.

3 T h L P k

p g yPada tahap ini, Anda sebagai penanggungjawab proyek akan mengendalikan jalannyaproyek.

3 T h L P k3. Tahapan Laporan ProyekPada tahap ini akan didapatkan output yang menunjukkan posisi proyek pada saatlaporan dibuat.

3. Tahapan Laporan ProyekPada tahap ini akan didapatkan output yang menunjukkan posisi proyek pada saatlaporan dibuat.

1 Gantt Table1 Gantt Table

TIPE PENGENDALIAN PROYEKTIPE PENGENDALIAN PROYEK

1. Gantt TableDitemukan H.L. Gantt 1917

Diagram ini paling banyak digunakan pada penjadwalan proyek konstruksi karena kemudahannya

1. Gantt TableDitemukan H.L. Gantt 1917

Diagram ini paling banyak digunakan pada penjadwalan proyek konstruksi karena kemudahannyakarena kemudahannya.karena kemudahannya.

2 PERT (P og am E al ation and Re ie2 PERT (P og am E al ation and Re ie2. PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Dikembangkan oleh Tim Angkatan Laut Amerika.

2. PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Dikembangkan oleh Tim Angkatan Laut Amerika.

Digunakan untuk menghadapi situasi dengan kadar ketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktu kegiatan.

Digunakan untuk menghadapi situasi dengan kadar ketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktu kegiatan.

PERT juga menggunakan pendekatan PERT juga menggunakan pendekatan yang menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantung pada banyak faktor dan variasi.

yang menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantung pada banyak faktor dan variasi.

5

3 CPM (Critical Path Method)3 CPM (Critical Path Method)3. CPM (Critical Path Method)

Teknik perencanaan dengan analisis jaringan (network) berdasarkan logika ketergantungan antar aktivitas yang ada d l k

3. CPM (Critical Path Method)

Teknik perencanaan dengan analisis jaringan (network) berdasarkan logika ketergantungan antar aktivitas yang ada d l kdalam proyek.dalam proyek.

d d b h l h ld d b h l h lPada CPM dapat terjawab hal-hal yang belum digunakan pada bagan balok,

seperti : berapa lama perkiraan kurunwaktu penyelesaian proyek, kegiatan manayang bersifat kritis, dan jika terjadiketerlambatan bagaimana pengaruhnya

Pada CPM dapat terjawab hal-hal yang belum digunakan pada bagan balok,

seperti : berapa lama perkiraan kurunwaktu penyelesaian proyek, kegiatan manayang bersifat kritis, dan jika terjadiketerlambatan bagaimana pengaruhnyaketerlambatan bagaimana pengaruhnyaterhadap kegiatan yang lain.keterlambatan bagaimana pengaruhnyaterhadap kegiatan yang lain.

12/20/2012 Presentations Created by: C. Hester -Microsoft Project 2007 by Bunin

19

Microsoft Project ToolsMicrosoft Project Tools

Basic Gantt ChartBasic Gantt Chart

6

Microsoft Project ToolsMicrosoft Project Tools

Basic Network DiagramBasic Network Diagramgg

Microsoft Project ToolsMicrosoft Project Tools

Project GuideProject Guidejj

Getting Started with Project 2007Getting Started with Project 2007

Getting AroundGetting AroundDefault Settings – Gantt Chart ViewMicrosoft Project 2007 Screen

Project GuideTitle BarMenu BarT lb

Default Settings – Gantt Chart ViewMicrosoft Project 2007 Screen

Project GuideTitle BarMenu BarT lbToolbarsView BarEntry Table and Entry Bar

ToolbarsView BarEntry Table and Entry Bar

Elements of the Project WindowElements of the Project Window

7

Microsoft Project 2007 OverviewMicrosoft Project 2007 Overview

Entering TasksEntering TasksGantt ChartTimescale

A major scale (the upper scale)A minor scale (the lower scale)

Closing a project fileO i i ti j t

Gantt ChartTimescale

A major scale (the upper scale)A minor scale (the lower scale)

Closing a project fileO i i ti j tOpening an existing projectExiting Microsoft Project 2007Saving a project with a new name

Opening an existing projectExiting Microsoft Project 2007Saving a project with a new name

Task Information Dialog BoxTask Information Dialog Box

TimescaleTimescale Microsoft Project ViewsMicrosoft Project Views

Gantt ChartGantt ChartGantt Chart Calendar ViewNetwork DiagramRelationship DiagramTask Schedule

Gantt Chart Calendar ViewNetwork DiagramRelationship DiagramTask ScheduleTask ScheduleSplit WindowTask ScheduleSplit Window

8

Calendar ViewCalendar View Network Diagram ViewNetwork Diagram View

Relationship Diagram ViewRelationship Diagram View Task Schedule ViewTask Schedule View

9

Task Form ViewTask Form View Split Window ViewSplit Window View

Common Project Views (Task Views)Common Project Views (Task Views) Microsoft ProjectMicrosoft Project

Z i I d Z i O tZ i I d Z i O tZooming In and Zooming Out

Modifying the Timescale

Printing a View

Zooming In and Zooming Out

Modifying the Timescale

Printing a View

Getting HelpGetting Help

10

Successful PrintingSuccessful Printing

The key aspects of successful printing:The key aspects of successful printing:y p p gZooming to an acceptable magnification levelPrint previewing your workUsing the page setup dialog box to make changes

y p p gZooming to an acceptable magnification levelPrint previewing your workUsing the page setup dialog box to make changes

Gantt Chart in Print PreviewGantt Chart in Print Preview

Page SetupPage Setup Project Management Process GroupsProject Management Process Groups

11

InitiatingInitiating

Setting the project goalSetting the project goalg p j gIdentifying start or finish datesIdentifying the project managerIdentifying project budget and quality considerations

g p j gIdentifying start or finish datesIdentifying the project managerIdentifying project budget and quality considerations

PlanningPlanning

Entering project informationEntering project informationg p jIdentifying project subdivisions and milestonesDocumenting resourcesEntering restrictions

g p jIdentifying project subdivisions and milestonesDocumenting resourcesEntering restrictionsAssigning (menetapkan) Resources to tasksAssigning (menetapkan) Resources to tasks

Project Information Dialog BoxProject Information Dialog Box ExecutingExecuting

Producing work resultsProducing work resultsgRequesting changesRecommending improvementsCreating project records, reports, and presentations

gRequesting changesRecommending improvementsCreating project records, reports, and presentations

12

ControllingControlling

Updating projectUpdating projectp g p jManaging resources and tasksMeet management timing, resource, and cost objectivesChanging project

p g p jManaging resources and tasksMeet management timing, resource, and cost objectivesChanging project

Project Management TerminologyProject Management Terminology

Understanding key project terminology is fundamental to your

success as a project manager.

Understanding key project terminology is fundamental to your

success as a project manager.

Project Management TerminologyProject Management Terminology

TaskTaskDurationResourcesProject ManagerScope

DurationResourcesProject ManagerScopepQualityRisk

pQualityRisk

Benefits of Project ManagementBenefits of Project Management

Pemahaman yang lebih baik terhadapPemahaman yang lebih baik terhadapPemahaman yang lebih baik terhadap tujuan proyek secara keseluruhanCara ingkat dan lebih terorganisasi dalam mengelola suatu proyekInformasi status proyek yang lebih akurat dan dipercaya

Pemahaman yang lebih baik terhadap tujuan proyek secara keseluruhanCara ingkat dan lebih terorganisasi dalam mengelola suatu proyekInformasi status proyek yang lebih akurat dan dipercayadan dipercayaPenggunaan sumberdaya proyek yang lebih efisien

dan dipercayaPenggunaan sumberdaya proyek yang lebih efisien

13

Benefits of Project ManagementBenefits of Project Management

Komunikasi yang lebih baikKomunikasi yang lebih baiky gRespon yang lebih cepat terhadap tujuan proyek yang konflikKesadaran yang lebih besar terhadap kemajuan proyek

y gRespon yang lebih cepat terhadap tujuan proyek yang konflikKesadaran yang lebih besar terhadap kemajuan proyekPenyelesaian proyek yang lebih cepatBiaya proyek yang lebih murahKegagalan Proyek yang lebih sedikit

Penyelesaian proyek yang lebih cepatBiaya proyek yang lebih murahKegagalan Proyek yang lebih sedikit

Microsoft Project ToolsMicrosoft Project Tools

Gantt Chart and Network Diagram Gantt Chart and Network Diagram gadalah dua alat pengelolaan proyek yang penting dalam MS-Project.

Project Guide dapat membantu anda

gadalah dua alat pengelolaan proyek yang penting dalam MS-Project.

Project Guide dapat membantu anda dalam mengikuti proses pengelolaan proyekdalam mengikuti proses pengelolaan proyek

Project Management Website ResourcesProject Management Website Resources

Microsoft Project Assistance www.microsoft.com/projectMicrosoft Project Assistance www.microsoft.com/projectAn excellent reference for learning more about project management is the Project Management Institute www.pmi.orgThe PMFORUM provides instant access to world-wide project management information www.pmforum.orgThe Association for Project Management – United

An excellent reference for learning more about project management is the Project Management Institute www.pmi.orgThe PMFORUM provides instant access to world-wide project management information www.pmforum.orgThe Association for Project Management – United Kingdom www.apm.org.ukProjectmanagement.com www.projectmanagement.com/homeThe Project Manager’s Homepage www.allpm.com

Kingdom www.apm.org.ukProjectmanagement.com www.projectmanagement.com/homeThe Project Manager’s Homepage www.allpm.com

TUGAS KELOMPOKTUGAS KELOMPOK

Microsoft Project – Studi KasusMicrosoft Project – Studi KasusjPenjadwalan ProyekAlokasi Sumber DayaPengendalian Proyek

jPenjadwalan ProyekAlokasi Sumber DayaPengendalian Proyek

12/20/2012 52