WORK SMARTET NOT HARDERHow to unlock your real potential

BAGIAN 1 : EFEKTIVITAS PERENCANAANBAB 1 : Efektivitas Perencanaan, Pecandu Kerja yang UletBAB 2 : Tujuan-tujuan PermainanBAGIAN 2 : MELUNCURKAN DIRIBAB 3 : Melaksanakan Organisasi yang TeraturBAB 4 : Menjadikan Setiap Hari DiperhitungkanBAB 5 : Sikap-sikap Baru untuk EfektivitasBAGIAN 3 : MENGATASI PEMBOROSAN WAKTUBAB 6 : Mengakhiri sikap menangguhkanBAB 7 : Memperkecil Gangguang-gangguan yang Menelan Biaya TinggiBAB 8 ; Memenangkan Perang KertasBAGIAN 4 : BEKERJA SAMA DENGAN TEAM ANDABAB 9 : Siapa Lagi yang Dapat Melakukan PekerjaanBAB 10 : Mempertahankan Komunikasi TerbukaBAB 11 : Bekerja Dengan …… Bukannya MelawanBAB 12 : Ringkasan

BAGIAN 1 : EFEKTIVITAS PERENCANAANBAB 1 : Efektivitas Perencanaan, Pecandu Kerja yang Ulet

Efektifitas (melakukan tugas yang benar) kunci keseluruhan Waktu, sumber Anda yang paling berharga Teori investasi kerja PERHATIAN : Kesalahan program Matikanlah pita-pita tersebut.

BAB 2 : Tujuan-tujuan Permainan Petunjuk untuk menentukan tujuan-tujuan Sebuah latihan penemuan diri Menentukan tujuan-tujuan Anda Menetapkan tujuan-tujuan yang menantang tetapi dapat dicapai Jadikanlah tujuan-tujuan anda sedapat mungkin bersifat khas dan terukur Periksalah tujuan-tujuan anda untuk kesesuaiannya Pertimbangkan tujuan-tujuan anda agar fleksibel Menentukan tanggal-tanggal sasaran Menentukan tujuan-tujuan menengah – perencanaan proyek : Menentukan tujuan-tujuan harian – Daftar “Apa yang Harus Dikerjakan” Menetapkan prioritas-prioritas – peraturan 80/20 Bagaimana memperoleh tujuan-tujuan Mengapa tujuan-tujuan itu penting Mengelola pikiran kita Pemikiran dominan Kita tidak dapat menyingkir – hanya bergerak maju

Pola pemikiran Memprogram pikiran Petunjuk untuk menuliskan “cara” mendapatkan tujuan-tujuan Mengapa penulisan tujuan-tujuan itu merupakan hal yang penting ?

BAGIAN 2 : MELUNCURKAN DIRIBAB 3 : Melaksanakan Organisasi yang Teratur

Pergunakan alat-alat yang tepat untuk melakukan suatu tugas Aturlah ruang kerja anda Kuasailah seni pengaturan meja kantor Bagaimana mengatur kembali meja anda agar efektif Petunjuk-petunjuk bekerja di meja Tingkatkan kemampuan anda untuk dapat memusatkan konsentrasi Berpikirlah dengan sebuah pensil di tangan anda Sediakan tempat kerja anda hanya untuk bekerja Perlambat dan berhentilah secara konstruktif Tingkatkan langkah lanjut anda Tingkatkan daya ingat anda Strategi penyelesaian persoalan Jangan mempersulit persoalan anda Lakukan pendekatan masalah secara kreatif Bedakan antara yang mendesak dan yang penting Cobalah untuk mengantisipasi krisis yang potensial Tempatkan bawah sadar anda untuk bekerja

BAB 4 : Menjadikan Setiap Hari Diperhitungkan Waktu yang tidak dapat dikendalikan Menggantikan kebiasaan-kebiasaan lama dengan yang baru Kunci penjadwalan yang efektif Hilangkan perencanaan waktu Tempatkan batas akhir yang penting pada jadwal anda Rancanglah sebuah jadwal yang lentur Sisihkan waktu untuk rekreasi dan hiburan Tanggung jawab yang hampa – belajarlah untuk mengatakan tidak Daftar hal-hal yang tidak boleh dikerjakan Manfaatkan sebaik-baiknya masa prima anda Carilah cara-cara untuk mempergunakan waktu yang terpakai sebagai modal Pemikiran akhir didalam penjadwalan

BAB 5 : Sikap-sikap Baru untuk Efektivitas Anda lebih baik dari yang anda perkirakan Perkokoh citra diri anda Perasaan bersalah – kasus yang buruk tentang “seharusnya” Rasa cemas Rasa takut akan kegagalan Kemarahan Memperkecil tekanan

Adakan pendekatan pekerjaan anda dengan santai Nikmatilah pekerjaan anda Kenalilah paradoks kesempurnaan. Jagalah perspektif anda

BAGIAN 3 : MENGATASI PEMBOROSAN WAKTUBAB 6 : Mengakhiri sikap menangguhkan

Harga penangguhan Pemborosan waktu yang sedang berlangsung saat ini Suatu kehidupan yang sukses Bosan/jemu Kecemasan bekerja di bawah tekanan Tujuan-tujuan mandul Bencana yang selalu muncul dalam masalah-masalah yang tidak terselesaikan Kekecewaan yang berlangsung terus menerus Akibat-akibat lain dari penangguhan : Tehnik untuk menciptakan momentum :

BAB 7 : Memperkecil Gangguang-gangguan yang Menelan Biaya Tinggi Mengapa kita sering mengadakan rapat yang tidak bermanfaat ? Menyediakan pendengar bagi seseorang Untuk sosialisasi (bermasyarakat) Melepaskan diri dari usaha menjadi efektif Kebiasaan Mengalihkan tanggung jawab Memperbodoh orang agar mempercayai orang-orang yang akan mengambil bagian

dalam keputusan-keputusan yang penting Memperoleh hasil terbaik dari suatu rapat Petunjuk umum : Persiapan Pelaksanaan Tindak lanjut : Kehidupan bersama tamu-tamu yang singgah sementara Membuat telepon anda bekerja untuk anda Persiapkan tempat untuk menyembunyikan diri

BAB 8 ; Memenangkan Perang KertasSebab-sebab dari adanya perang kertas :

Perkembangan Administrasi Pemerintah Ledakan informasi umum Mecin dopy Ketidak-pastian Kita tidak saling mempercayai satu terhadap yang lain Pertumbuhan komputer

Bagaimana memenangkan perang Bila anda tidak menyukai perang kertas, anda jangan membantunya Bagaimana menulis lebih sedikit dan berkomunikasi lebih banyak

Meningkatkan efektifitas membaca (selektif)BAGIAN 4 : BEKERJA SAMA DENGAN TEAM ANDABAB 9 : Siapa Lagi yang Dapat Melakukan Pekerjaan

Kita meyakini hal ini sebagai sebuah kelemahan Kita yakin hal ini merupakan sesuatu yang tidak bermoral Kita sendiri ingin melakukan pekerjaan kita Takut kehilangan kendali Saya terlalu sibuk untuk mendelegasikan tugas Tetapi saya dapat melakukannya dengan lebih baik dan lebih cepat “Pimpinan saya tidak mengijinkan saya mengadakan pelimpahan” Takut tidak disenangi Takut akan kesalahan dan kritik yang menyertainya Orang yang menerima pelimpahan tidak mau bertanggung jawab Tidak seorangpun mempunyai pengalaman atau kecakapan Melakukan segala sesuatu membuat anda merasa sangat dibutuhkan Ingin merasa berjasa sepanjang waktu Kita mendambakan pujian, hormat atau belas kasihan orang lain Kita tidak memahami keadaan Strategi untuk melakukan pelimpahan tugas secara efektif Bagaimana sekretaris anda dapat membantu anda bekerja lebih sedikit dan

memperoleh lebih banyak Petunjuk bagi keefektifan kesekretarisan

BAB 10 : Mempertahankan Komunikasi TerbukaBAB 11 : Bekerja Dengan …… Bukannya MelawanPetunjuk untuk menyelesaikan dan menghindari situasi pertentangan :BAB 12 : Ringkasan

BAGIAN 1 : EFEKTIVITAS PERENCANAANBAB 1 : Efektivitas Perencanaan, Pecandu Kerja yang Ulet

Efektifitas (melakukan tugas yang benar) kunci keseluruhanEfektif : dapat memilih tujuan-tujuan yang tepat dari seperangkat alternatip dan menentukan suatu pilihan dari beberapa pilihan lainnyaEfisiensi : menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan kemudian berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebutEfisiensi : melakukan tugas dengan benar

Efektifitas : melakukan tugas yang benar Waktu, sumber Anda yang paling berharga

Ada banyak orang yang telah menghabiskan hampir setengah hari setiap harinya untuk merenungkan waktu-waktu yang lampau yang tidak memberikan manfaat apapun kepada orang lain maupun kepada diri kita sendiri.Kita dapat menipu diri kita dan percaya bahwa waktu kita memang tidak terbatas.Sadari akan pentingnya membuat suatu perencanaan atas kehidupan untuk mencapai kepuasan pribadi secara maksimum.

Teori investasi kerjaAnda harus mempunyai kemauan untuk mengkorbankan sebagian dari waktu anda saat ini, enerji dan kepuasan-kepuasan jangka pendek yang anda miliki, sedemikian agar anda dapat bekerja lebih sedikit dan beberapa waktu kemudian anda akan memperoleh hasil yang lebih besar. (memperoleh tambahan latihan, dll)Jika anda gagal mengendalikan masa depan, berarti masa depan itulah yang akan mengendalikan anda. Penggunaan waktu dan enerji anda akan lebih banyak diperintah oleh lingkungan daripada oleh anda sendiri.

PERHATIAN : Kesalahan programPita kerja : catatan pesan-pesan kerja kita yang tersimpan dalam otak. Sebagian kita sadari dan yang lainnya berada di otak bawah sadar. Semua itu merupakan suatu program yang mengatur tingkah laku kita dari waktu ke waktu.Pita 1 : Semakin banyak anda berkeringat, semakin banyak anda memperoleh

Kita sering mendengar tentang kerja keras dan keberhasilan, tetapi barangkali kerja keras dan kegagalanpun terjadi sama pula seringnya.Kadang-kadang kerja keras memang benar-benar membedakan antara keberhasilan dan kegagalan. Persoalannya adalah bahwa kita cenderung melebih-lebihkan nilainya dan mengabaikan criteria yang lain yang sama pentingnya bagi suatu keberhasilan.

Pita 2 : Aktifitas berarti produktifitasAkibatnya nilai aktifitas telah menggantikan nilai hasil yang diperoleh sebagai tongkat pengukut penampilan. Pekerja yang paling sibuk dianggap sebagai pekerja yang paling baik dan diberi imbalan untuk tingkah lakunya yang sibuk dan bukannya untuk hasil yang dicapainya.Perangkap aktifitas dapat diatasi dengan menentukan tujuan-tujuan dan menjaga tujuan-tujuan tersebut tetap berada dalam focus kitaAkibat yang tidak menguntungkan adalah bahwa aktifitas-aktifitas ini kemudian akan menjadi tujuan, dan bukannya sarana untuk mencapai tujuan.

Pita 3 : Efisiensi berarti efektivitasEfektifitas haruslah mendahului efisiensi. Bagaimana anda dapat menjumpai cara yang terbaik untuk mencapai tujuan bila anda tidak mengetahui apa tujuannya ?Dengan menggunakan tujuan-tujuan dan prioritas-prioritas secara bijaksana, anda dapat meningkatkan produktifitas secara menyolok.

Pita 4 : Bakarlah Minyak Tengah MalamKisah ini mendukung keyakinan : hasil-hasil yang diperoleh dari suatu tujuan akan seimbang dengan jumlah waktu yang dipergunakan.

Bahaya-bahaya yang pasti yang mengangkut kegiatan bekerja dengan jam-jam kerja yang lama : bosan (akan menghambat kegairahan dan kreatifitas kita), akan selalu saja tersedia waktu pada waktu malam

Pita 5 : Cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan adalah dengan mengerjakan pekerjaan itu sendiri

Walaupun perasaan anda mengatakan bahwa anda dapat berada di setiap tempat, anda tetap memiliki keterbatasan-keterbatasan. Anda melakukan resiko tinggi dengan mencurahkan waktu dan enerji anda ke dalam jurang yang tiada beralas dan berakhir dengan sia-sia.Sikap tersebut melemahkan efektifitas anda. Anda melibatkan diri anda untuk hal-hal yang tidak perlu. Ini menyebabkan anda tidak mampu memusatkan perhatian pada proyek-proyek yang jumlahnya sedikit tetapi memiliki imbalan yang tinggi untuk setiap penggunaan waktu dan enerji anda.

Pita 6 : Cara yang mudah adalah cara yang terbaikPita 7 : Kerja keras adalah bijaksana

Hal ini tergantung pada pribadi dan jenis pekerjaannya. (Hitler adalah seorang pekerja keras)

Pita 8 : Kerja bukanlah kesenanganKerja dapat merupakan suatu kenikmatan, tergantung dari individu dan macam pekerjaan itu sendiri.

Pita 9 : Hanya ada satu cara yang terbaikPemikiran yang kaku dan tidak fleksibel, menghambat kita untuk mendapatkan cara-cara baru, yang kreatif, lebih sederhana dan lebih baik untuk melakukan tugas tersebut.

Pita 10 : Lebih banyak disiplin berarti lebih sedikit kebebasanSeseorang yang menetapkan tujuan-tujuannya sendiri, merumuskan suatu strategi dan melaksanakan perintah pada diri sendiri. Dia memprogram dirinya sendiri untuk memperoleh kepuasan atas kebutuhan-kebutuhan sendiri. Dia Dia belajar memanfaatkan waktu dan enerjinya sebaik-baiknya dan sebagai hasilnya, dia bekerja lebih sedikit dan memperoleh lebih banyak.

Pita 11 : Keadilan bagi semuaKemungkinan untuk terjadinya ketidak-jujuran adalah tidak terbatasBila nasib tidak ramah pada anda, terimalah kemalangan tersebut sebagai apa adanya dan putuskan untuk mempelajari sesuatu dari kemalangan tersebut yang akan memberi pelajaran pada anda untuk masa mendatang. Selanjutnya, bergegaslah untuk kembali pada usaha-usaha hidup selanjutnya.Inilah dunia yang tidak adil, dan tidak ada jaminan bahwa anda akan berhasil bila anda mencobanya. Namun, satu hal sudah pasti : Anda tidak akan berhasil bila anda tidak mencobanya

Pita 12 : Kita bekerja terbaik jika di bawah tekananKarena saya dapat bekerja keras bila benar-benar memperoleh tekanan, maka saya akan menunggu sampai menit-menit terakhir. Ini benar-benar akan mempengaruhi kejiwaan diri saya. Kemudian saya akan menyalakan semangat saya, berusaha

sekuat mungkin dan melakukan pekerjaan sebaik-baiknya. Ini benar-benar merupakan suatu bentuk penipuan diri yang hebat tetapi yang lazim terjadi. :Bila anda terpaksa bekerja dengan kecepatan yang dipertinggi, kegiatan itu juga akan meningkatkan kemungkinan-kemungkinan melakukan kesalahan-kesalahan. Dan bisa jadi anda tidak akan mempunyai waktu lagi untuk memperbaikinya.Anda juga telah menipu diri anda sendiri dengan kegagalan anda untuk menjadi lebih mampu dari potensi yang sebenarnya anda miliki.Akhirnya, bila anda tidak dapat menyelesaikan pekerjaan tetapi sebenarnya dapat melakukannya dengan memulainya lebih awal, mungkin anda akan kehilangan kepercayaan dan kehormatan diri.

Matikanlah pita-pita tersebut.BAB 2 : Tujuan-tujuan Permainan“Bila anda benar-benar mengetahui hal-hal yang anda inginkan dari kehidupan, akan sungguh mengherankan kiranya apabila anda memikirkan tentang cara memperoleh kesempatan-kesempatan yang memungkinkan anda mewujudkan keinginan-keinginan tersebut.”Kita semua memerlukan tujuan-tujuan dan dapat memilikinya. Namun, kebanyakan tujuan-tujuan tersebut kabur dan kurang dipikirkan baik-baik. Kita tidak mungkin memperoleh suatu hasil yang nyata sampai kita dapat menentukan apa yang sebenarnya kita inginkan.

Petunjuk untuk menentukan tujuan-tujuan Sebuah latihan penemuan diri

Tuliskan pada sepuluh buah kartu secara spontanitas :Nama saya adalah …… saya adalah seorang …….Lengkapi setiap kartu dengan pernyataan yang berbeda. Kerjakanlah dengan cepat, karena tujuan dari latihan ini adalah untuk menemukan perasaan anda yang sebenarnya tentang diri anda sendiri.Kadang-kadang anda memerlukan lebih dari sepuluh kartu. Ini boleh-boleh saja.Lalu susun dalam urutan tingkat kepentingannya dan berilah nomor. Seterusnya, baliklah kartu yang pertama dan lengkapi pernyataan berikut ini: “Inilah saya …… yang pertama karena ………” Lakukan hal serupa untuk kartu-kartu lainnya sesuai dengan urutannya.Ambil waktu sejenak untuk memeriksa kartu-kartu penemuan diri anda dan renungkanlah. Bayangkan kartu itu ditulis orang lain.1. Apakah yang akan anda katakana tentang kartu-kartu orang ini ?2. Hal-hal apakah yang paling penting baginya ?3. Hal-hal apakah yang akan dengan senang dikerjakan oleh orang tersebut dalam

kehidupannya tetapi yang tidak dilakukan ?4. Apakah saran anda untuk orang ini dalam menggunakan hidupnya bila dia hanya

mempunyai kehidupan enam bulan saja ?Kartu ini diperlukan untuk acuan pada saat anda merumuskan tujuan-tujuan anda.

Menentukan tujuan-tujuan AndaCobalah menentukan tujuan-tujuan satuan-satuan berikut :Tujuan-tujuan karirTujuan-tujuan hubungan pribadi

Tujuan-tujuan rekreasiTujuan-tujuan pertumbuhan pribadiTujuan-tujuan materiTujuan-tujuan prestise

Menetapkan tujuan-tujuan yang menantang tetapi dapat dicapai Jadikanlah tujuan-tujuan anda sedapat mungkin bersifat khas dan terukur Periksalah tujuan-tujuan anda untuk kesesuaiannya Pertimbangkan tujuan-tujuan anda agar fleksibel Menentukan tanggal-tanggal sasaran

Tujuan-tujuan seumur hidupTujuan-tujuan jangka menengahTujuan-tujuan harian

Menentukan tujuan-tujuan menengah – perencanaan proyek :1. Tuliskan dengan jelas dan khusus sebuah tujuan yang ingin anda capai untuk

jangka waktu enam bulan mendatang2. Mengapa anda ingin mencapai tujuan ini ?3. Bila anda berhasil, manfaat apa yang akan ada peroleh ?4. Seberapa besar keinginan anda untuk mencapai tujuan ini ?5. Apakah pencapaian tujuan ini akan membantu anda untuk mencapai tujuan

seumur hidup ?6. Berapakah harga yang harus anda bayar untuk mencapai tujuan tersebut? Apakah

anda bersedia membayarnya ?7. Taksirlah kemungkinan-kemungkinan untuk mencapai tujuan ini8. Apakah yang akan terjadi bila anda gagal ?9. Daftarlah sub-sub tujuan yang terkait dengan kerangka tujuan itu dan berilah

tanggal sasaran pada tiap-tiap sub tujuan10. Hambatan-hambatan apakah yang mungkin ada untuk menyelesaikan proyek-

proyek anda dengan berhasil? Bagaimana cara anda mengatasinya?11. Apa yang sekarang dapat anda usahakan untuk mengawali perjalanan pencapaian

tujuan itu?Pokok-pokok di atas akan membawa kita pada :

Menentukan tujuan-tujuan harian – Daftar “Apa yang Harus Dikerjakan”“Tuliskan enam tugas yang paling penting yang harus anda lakukan besok pagi dan berilah nomor urut berdasarkan urutan kepentingannya. Masukkan kertas ini ke dalam saku anda dan besok pagi, hal pertama yang harus anda kerjakan adalah melihat pada tugas pertama dan segeralah mulai mengerjakannya sampai selesai. Kemudian kerjakan tugas kedua dan seterusnya. Lakukan hal ini sampai waktu pulang tiba dan jangan perduli apakah anda hanya dapat menyelesaikan satu atau dua tugas saja. Selanjutnya pada daftar baru untuk hari esoknya, cantumkan hal-hal yang belum terselesaikan di urutan paling atas dan tambahkan tugas-tugas penting yang berikutnya pada daftar tersebut sampai anda memiliki enam tugas lagi yang paling penting pada daftar harian anda. Dengan cara ini anda hanya akan selalu mengerjakan tugas yang penting-penting saja.Berikan prioritas terhadap pekerjaan yang pokok.

Menetapkan prioritas-prioritas – peraturan 80/20Bahwa 80% dari nilai suatu kelompok kegiatan biasanya hanya terpusat pada 20% saja dari seluruh kegiatan tersebut.Bila anda memiliki sebuah daftar pekerjaan harian yang berisi sepuluh pekerjaan, maka berarti anda dapat berharap untuk memperoleh efektifitas sebesar 80% dengan hanya berhasil menyelesaikan dua hal yang paling penting dari daftar anda !

Bagaimana memperoleh tujuan-tujuanBanyak orang tidak pernah melampaui tingkat “keinginan” meskipun masalah yang selalu dibicarakan adalah masalah “cara”.

Mengapa tujuan-tujuan itu pentingDunia ini penuh dengan orang-orang yang dapat menetapkan tujuan-tujuan yang ingin dicapai, tetapi tidak mempunyai komitmen untuk menyelesaikannya. Alasan keadan itu biasanya hanya terletak pada kenyataan bahwa individu yang bersangkutan ternyata tidak memahami factor-faktor yang sangat mempengaruhi kesempatan-kesempatan mereka untuk menyelesaikan tujuan-tujuan yang telah mereka tentukan sebelumnya.Lakukan tiga hal berikut ini secara efektif :1. Kelolalah pikiran dan motivasi kita2. Pergunakan waktu secara efektif3. Tuliskanlah “bagaimana cara”-nya untuk mencapai tujuan-tujuan kita.

Mengelola pikiran kitaApa saja yang kita pikirkan, adalah sangat penting. Semua yang kita miliki dan semua hal yang ada pada diri kita, merupakan pikiran-pikiran kita.Ingatlah, dengan suatu cara yang ajaib di luar daya pemahaman kita yang berupa kejadian-kejadian yang kita bayangkan, akan dapat terwujud jika didukung oleh tindakan-tindakan yang disengaja dan diyakini.

Pemikiran dominanJadikanlah tujuan-tujuan anda sebagai pemikiran dominan anda.

Kita tidak dapat menyingkir – hanya bergerak majuKita tidak dapat menyingkir dari ketidak bahagiaan, tetapi hanya dapat bergerak menuju kebahagiaan.

Pola pemikiran Memprogram pikiran Petunjuk untuk menuliskan “cara” mendapatkan tujuan-tujuan

TUJUAN : ______________________________________________PRIOTITAS : ____________________________________________METODE PENGUKURAN : _______________________________1. Definisikan tujuan anda2. Tuliskan pada kolom “metode pengukuran” bagaimana cara anda mengukur

keberhasilan pencapaian tujuan anda3. Rencanakan kegiatan-kegiatan yang akan dan lakukan agar tujuan anda dapat

tercapai. Inilah ini dari metode ini. Tetaplah berpegang pada hal ini sampai anda mengetahui “Bagaimana cara anda mencapai tujuan anda.” (KREATIF !!)

4. Tentukan tanggal penyelesaian setiap kegiatan anda

5. Berikan nomor prioritas pada rencana-rencana anda6. Susunlah daftar kegiatan rencana kerja harian anda. Tuliskan kegiatan-kegiatan

tersebut pada kolom “Hal-hal yang harus dikerjakan”7. Setiap anda menyelesaikan setiap kegiatan yang direncanakan, berilah tanda

tangan anda di bawah kolom “Tanggal Penyelesaian”Item Kegiatan-kegiatan Diselesaikan pada Tanggal penyelesaian

Mengapa penulisan tujuan-tujuan itu merupakan hal yang penting ?Bila keinginan anda untuk mencapai sesuatu sangat kuat, bila motivasi anda tinggi, bila tujuan-tujuan anda merupakan pikiran dominan, apa yang akan anda lakukan hanyalah menuliskan tujuan-tujuan anda dalam rencana tindakan, dan kemudian melaksanakan rencana tersebut.BAGIAN 2 : MELUNCURKAN DIRIBAB 3 : Melaksanakan Organisasi yang Teratur“Melaksanakan organisasi adalah mengerjakan apa yang harus anda kerjakan sebelum anda melaksanakan sesuatu, sehingga bila anda melaksanakannya, semuanya tidak akan campur aduk.”

Pergunakan alat-alat yang tepat untuk melakukan suatu tugasBerapa kalikah anda telah mengalami kegagalan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang pada akhirnya baru anda sadari bahwa sebenarnya hanya dengan menambah alat tertentu, anda akan dapat banyak menghemat waktu, energi dan frustasi ?Alat adalah segala sesuatu yang dapat anda gunakan untuk membantu anda mencapai tujuan-tujuan anda. (mobil, meja statistik, koran, bahasa asing, tehnik wawancara)Perbedaan antara orang yang bijaksana dengan orang yang dungu sering kali dijumpai dalam pemilihan peralatan kerjanya.

Aturlah ruang kerja andaBeberapa faktor dasar yang perlu diperhatikan :1. Lokasi (tenang atau strategis)2. Ruangan (ukur berapa luasnya yang diperlukan)3. Kemudahan untuk mencapai alat-alat yang sering diperlukan

Perlu untuk membuat sebuah daftar peralatan yang ingin anda pergunakan dan menentukan peringkat kegunaannya. Melalui daftar tersebut, anda akan terbimbing untuk mengatur letak peralatan-peralatan tersebut. Hindari pemenuhan ruang kerja anda dengan barang-barang yang tidak penting

4. Kenyamanan. Ketidaknyamanan merupakan suatu gangguan yang hanya akan menghambat produktivitas saja.

Kuasailah seni pengaturan meja kantorMeja adalah alat untuk memperlancar penerimaan dan pemrosesan informasi dan harus dipergunakan untuk tujuan-tujuan yang telah dipikirkan “Anda dapat memiliki sebuah meja tetapi tidak memerlukannya”Secara khusus, meja bukanlah :1. Tempat untuk mengumpulkan kertas

2. Tempat penyimpanan makanan, pakaian, paying-payung dan barang-barang lain yang tidak berkaitan dengan pekerjaan

3. Tempat untuk menumpuk barang-barang yang ingin anda ingat4. Sebagai symbol status atau tempat untuk menggelar hadiah-hadiah, dll.

Bagaimana mengatur kembali meja anda agar efektif1. Ambil keranjang sampah yang besar2. Ambil semua barang atau dokumen yang ada di atas meja, kemudian kosongkan

semua laci. Buang semua hal yang tidak digunakan lagi3. Buatlah daftar untuk semua barang yang tersisa yang ada di atas meja dan

susunlah menurut urutan kepentingannya. Pertimbangkan kepentingan masing-masing barang, tanyakan pada diri anda, “Hal terburuk apakah yang akan terjadi bila saya membuang barang ini?” Bila jawabannya tidak begitu buruk, buanglah barang tersebut dan keluarkan dari daftar

4. Pertimbangkan semua barang yang tidak dibuang secara kritis dan letakkan barang-barang yang sangat penting saja di atas meja. Barang-barang yang tidak segera digunakan hendaknya disimpan di tempat lain, seperti di dalam lemari arsip atau rak buku

5. Buatlah system kearsipan dengan menggunakan laci yang dalam, dengan system pemberian label yang tersusun dengan baik agar mudah dan dapat cepat diambil kembali pada saat diperlukan. Tinjaulah semua arsip di meja anda secara berkala dan simpanlah arsip-arsip yang masih baru dan penting di atas meja anda. Lebih dari 99% dari arsip-arsip yang sudah berumur lebih dari setahun, biasanya tidak pernah dijadikan rujuan lagi

6. Untuk mempermudah proses informasi yang masuk dan keluar, ambilah dua buah tempat penumpuk arsip --- satu untuk menyimpan arsip yang keluar dan satu lagi untuk menyimpan keluarnya informasi tersebut atau pekerjaan yang telah selesai anda proses dan siap untuk dikirim. Barang-barang yang masih harus diselesaikan dapat ditumpuk di atas laci meja, namun secara teratur harus tetap dimonitor.

Petunjuk-petunjuk bekerja di meja1. Dianjurkan pada saat anda bekerja, hanya ada satu proyek di atas meja anda; dan

proyek ini merupakan prioritas tertinggi pada saat tersebut2. Jauhkan barang-barang yang tidak terpakai dari meja anda sampai anda siap untuk

bekerja dengan barang-barang tersebut. Simpanlah barang-barang tersebut di dalam laci, tetapi jauhkan dari penglihatan

3. Jangan membiarkan diri anda tergoda dengan tugas-tugas lain hanya karena tugas tersebut nampak lebih menarik dan lebih mudah. Anda harus segera mengerjakan pekerjaan yang menjadi prioritas utama dan tetap mengerjakannya sampai pekerjaan tersebut selesai

4. Bila anda telah menyelesaikan pekerjaan tersebut, letakkan pekerjaan tsb di tempat tumpukan surat keluar dan kirimkan. Kemudian periksalah prioritas anda selanjutnya dan lanjutkan pekerjaan anda

5. Bila anda memiliki sekretaris, ajaklah sekretaris anda membantu menjaga meja anda agar tetap bersih dan ikut mengingatkan anda setiap hari untuk mengerjakan prioritas utama hari itu.

Tingkatkan kemampuan anda untuk dapat memusatkan konsentrasi(Sehelai kertas dapat terbakar dengan menggunakan kaca pembesar yang dipusatkan ke arah matahari. Waktu dan energi kita sebenarnya mirip dengan sinar matahari itu.)Bila kita memusatkan konsentrasi kerja kita pada usaha-usaha yang dijalankan, maka kita pastiakan berhasil. Kemampuan untuk memusatkan perhatian, telah menjadikan banyak orang yang berkemampuan kecil dapat mendapai keberhasilan yang sangat tinggi, sehingga sering memperdaya para jenius.

Berpikirlah dengan sebuah pensil di tangan andaPensil dan kertas dapat menjadi alat Bantu yang baik untuk memusatkan perhatian. Pada saat gagasan mucul, tuliskan gagasan itu di atas kertas. Dengan menuliskan gagasan tersebut, secara otomatis anda akan memikirkan gagasan-gagasan tersebut dan menjadikan gagasan-gagasan itu jelas dalam ingatan anda. Anda juga akan lebih jelas melihat gagasan-gagasan mana yang tidak masuk akal, salah atau bertentangan antara yang satu dengan yang lain, bila anda meninjau seluruh gagasan-gagasan tersebut secara keseluruhan.

Sediakan tempat kerja anda hanya untuk bekerjaBerpindahlah ke tempat lain untuk mengerjakan hal yang lain.Manusia adalah makhluk yang terbentuk dari kebiasaan

Perlambat dan berhentilah secara konstruktifMengetahui bagaimana dan kapan anda harus mundur. :1. Berusahalah untuk mengakhiri pekerjaan anda pada situasi yang paling baik <=

ingin cepat kembali pada pekerjaan tsb2. Berusahalah berhenti bekerja hanya pada saat tugas telah selesai

Tingkatkan langkah lanjut andaHal-hal berikut dapat membantu anda supaya berhasil menyelesaikan pekerjaan yang telah anda mulai.1. Bangkitkan minat pada pekerjaan anda. Cari informasi yang lebih banyak lagi.

Semakin banyak anda mengetahui tentang sesuatu, semakin besar pula kemungkinan anda menjadi asyik dengan pekerjaan tersebut

2. Bayangkan kepuasan yang akan anda peroleh setelah pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

3. Tantanglah diri anda dengan batas-batas waktu penyelesaian yang telah ditentukan4. Berusahalah untuk melindungi diri anda dari gangguan-gangguan dan

penyimpangan-penyimpangan5. Ambilah bagian dalam usaha-usaha patungan dengan orang lain yang dapat

diandalkan. Hal ini cenderung membuat lebih serius melaksanakan pekerjaan tersebut dibandingkan bila anda mengerjakannya sendiri.

Tingkatkan daya ingat andaSecara ringkas, inilah beberapa petunjuk yang dapat membantu anda mempergunakan ingatan sebaik-baiknya :1. Bila anda sedang beristirahat, masukkan hal-hal yang perlu ke dalam ingatan

anda. Bila anda berusaha menghafal sesuatu pada saat anda sedang lelah, semuanya akan menjadi kacau

2. Pecahlah daftar-daftar pokok masalah anda menjadi satuan-satuan dan kategori-kategori yang lebih kecil yang dapat dikelola sebelum mencoba untuk menghafalkannya

3. Ulangilah kegiatan menghafalkan beberapa kali. Menuliskan bahan yang perlu dihafal juga akan sangat membantu

4. Sediakan waktu selang beberapa saat. Awalilah setiap masa baru dengan meninjau kembali apa yang telah anda hafalkan sebelumnya untuk menjaga agar hal tersebut tertanam dengan kokoh di dalam ingatan anda

5. Hubungkan bahan yang sedang anda hafalkan tersebut dengan gagasan-gagasan, nama orang-orang, lambang-lambang dan hal-hal lain yang telah tertanam dengan kokoh di dalam ingatan anda.

6. Susunlah gagasan-gagasan yang harus dipelajari menjadi sebuah system perumusan atau kata-kata sandi yang dapat membantu anda mengingatnya

7. Gunakan saat-saat yang longgar, seperti pada saat anda sedang menunggu sesuatu, untuk menghafalkan. Bawalah kertas catatan di dalam saku anda untuk mempermudah dan mempercepat kerja anda untuk memperoleh rujukan.

Strategi penyelesaian persoalanPetunjuk-petunjuk umum berikut ini akan membantu anda mencapai suatu kesiapan dasar untuk menghadapi dan menerobos semua rintangan menuju keberhasilan

Jangan mempersulit persoalan andaCarilah dahulu penyelesaian yang mudah yang dapat memberi kepuasan

Lakukan pendekatan masalah secara kreatifSemakin banyak pandangan kita terhadap sesuatu persoalan, semakin banyak pula kemungkinan kita dapat menemukan penyelesaian persoalan dengan memuaskanDapatkah kita ……1. Membuat modifikasi ?

- Apa yang harus ditambah- Lebih banyak waktu, lebih besar frekuensinya- Lebih kuat, lebih tinggi, lebih panjang, lebih tebal- Dirangkap, digandakan, dibesar-besarkan

2. Dibuat minimum ?- Apa yang dikurangi- Lebih kecil, padat- Menghilangkan, menyederhanakan, memisahkan- Menurunkan, memperpendek, memperringan

3. Mencari penggantinya ?- proses lain, ramuan, bahan- tempat lain, pendekatan atau bentuk pendekatan lain

4. Menyusun kembali ?- menukar komponen-komponen- merubah urutan, jadwal, pola, tata letak- orang lain

5. Dibalik ?- menukar positif dan negatif

- mencoba kebalikannya, membalik atau menukar atas-bawah- membalik peranan

6. Menggabungkan ?- penggunaan, tujuan, gagasan, pendekatan

7. Menempatkan untuk tujuan lain ?- cara baru untuk menggunakan- pemakaian lain-lain bila diubah- apa lagi yang seperti ini

Bedakan antara yang mendesak dan yang pentingBila anda dihadapkan dengan sejumlah persoalan yang harus diselesaikan, tanyakanlah pada diri anda sendiri manakah yang lebih penting dan jadikanlah pekerjaan itu sebagai prioritas pekerjaan anda yang utama

Cobalah untuk mengantisipasi krisis yang potensialJarang sekali hal-hal berkembang sampai pada tingkat krisis tanpa sesuatu peringatan. Sedikit pandangan pada masa depan dan pencegahan dapat menjamin anda untuk mempergunakan waktu anda untuk mencapai tujuan dan bukannya bereaksi terhadap krisis

Tempatkan bawah sadar anda untuk bekerjaBagian dari kemampuan kita yang terbesar untuk menyelesaikan persoalan terletak di bawah tingkat kesadaran kita.Semakin kita menekan diri untuk memperoleh suatu jawaban, kita semakin menjadi cemas dan keterampilan kita menjadi semakin kurang efektif dalam menyelesaikan persoalan.

BAB 4 : Menjadikan Setiap Hari Diperhitungkan“Banyak yang beranggapan bahwa mereka mungkin dapat menemukan banyak cara untuk menghemat waktu. Ini merupakan dugaan yang keliru karena hanya dengan memusatkan pada penggunaan waktu saja maka anda baru akan mampu untuk menggunakan waktu anda secara efektif.”Beberapa dari kita ternyata telah mampu menempuh jarak yang lebih jauh dari waktu kita dibandingkan orang-orang lain.Menghadapi diri kita sendiri dan mengadakan penilaian tentag pemakaian waktu kita memerlukan keberanian yang besar sekali.1. Bagaimana saya memboroskan waktu saya ? Apa yang dapat dilakukan untuk

mencegah atau mengurangi pemborosan waktu dimasa mendatang ?2. Bagaimana saya memboroskan waktu orang-orang lain ? Waktu siapakah yang saya

boroskan ? Bagaimana saya dapat mencegah terjadinya hal ini ?3. Kegiatan-kegiatan apakah yang kini saya lakukan yang dapat dikurangi, dihilangkan

atau diberikan untuk dikerjakan oleh orang lain ?4. Apakah yang dilakukan orang lain yang memboroskan waktu saya? Apakah ada

sesuatu yang dapat dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkan kejadian-kejadian di masa mendatang? Bila demikian apakah itu ?

5. Apa saja yang telah saya lakukan secara mendesak tetapi tidak penting artinya ?

6. Apakah yang saya lakukan yang mempunyai arti penting dipandang dari segi tujuan-tujuan saya?

7. Apakah saya mempergunakan waktu saya untuk mengejar hal-hal yang penting bagi diri saya? Bila tidak, mengapa? Bila ya, bagaimana ?

Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut harus dapat memberikan kepada anda banyak gagasan-gagasan yang akan memungkinkan anda dapat mempergunakan waktu anda secara lebih baik lagi

Waktu yang tidak dapat dikendalikanKenyataan mengenai kehidupan kerja kita adalah bahwa orang-orang lain masuk kedalam kita dan menghabiskan waktu kita, salah satu tanggung jawab kita yang utama adalah membuat orang lain menjadi lebih efektif.

Menggantikan kebiasaan-kebiasaan lama dengan yang baruPertama, luncurkan kebiasaan baru dengan kekuatan dan tanggung jawab. Rancang

sebuah kegiatan rutin untuk menentang yang lama. Beritahu teman-teman anda atau umumkan perubahan tersebut kepada masyarakat umum. Ini akan membangun momentum anda.

Kedua, mempraktekkan kebiasaan baru tanpa kekecualian sampai kebiasaan baru tersebut berakar kokoh. Setiap kesalahan dalam mempraktekkan kebiasaan baru hanya akan mengembalikan momentum pada kebiasaan lama. Semakin cepat suatu kebiasaan dapat dipengaruhi secara perlahan-lahan, semakin besar kesempatannya untuk menjadi permanen

Akhirnya, kita mempergunakan kebiasaan-kebiasaan kita yang baru pada kesempatan sedini mungkin. Menunggu hanya akan meningkatkan kemungkinan untuk tidak akan pernah dapat melaksanakannya. Kebiasaan yang baik diperoleh dan diperkokoh dengan praktek, tidak dengan bermalas-malas.

Sebuah pertolongan yang besar untuk mengatasi kebiasaan-kebiasaan memboroskan waktu adalah memperoleh kebiasaan-kebiasaan membuat jadwal.

Kunci penjadwalan yang efektifCatat tujuan terpenting yang harus dicapai selama minggu tersebut.Tidaklah bijaksana menjadi terorganisasi secara berlebihan, dan bila dilaksanakan secara ekstrim dapat menjadi lumpuh sehingga akan mengakibatkan kekacauan total.

PERENCANAAN MINGGUANWaktu Senin Selasa Rabu Kamis Jum’at Sabtu8.008.30……5.005.30

Tujuan no. 1 : __________________________________________________________Minggu ke : ___________________________________________________________

Hilangkan perencanaan waktu

Pastikan untuk setiap hari menyisihkan sebagian waktu untuk berpikir, mengadakan refleksi dan membuat rencana. Barangkali, salah satu alasan mengapa anda sedemikian sibuk adalah bahwa anda tidak mengambil waktu untuk merencanakan.

Tempatkan batas akhir yang penting pada jadwal anda Rancanglah sebuah jadwal yang lentur

Kalikan waktu suatu kegiatan dengan faktor 1.25Bila tugas tersebut belum akrab kalikan dengan faktor 1.5

Sisihkan waktu untuk rekreasi dan hiburanKecanduan bekerja justru akan dapat menghambat efektifitas kerjaOrang-orang yang sangat berhasil, mereka dapat hidup untuk bekerja, tetapi mereka juga hidup untuk hal-hal yang lebih banyak lagi.Kembangkan beberapa minat untuk hal-hal diluar atau hobbi anda

Tanggung jawab yang hampa – belajarlah untuk mengatakan tidakKeberhasilan anda untuk bekerja pintar tergantung pada pengetahuan anda tentang apa yang tidak boleh dilakukanTanggung jawab yang berlebihan merupakan salah satu dari cara yang paling sering dapat memperlemah efektifitas kita.Apa yang dimaksud adalah keadaan pada saat-saat kita mengatakan “ya” meskipun kita mengetahui bahwa yang terbaik untuk saat itu adalah mengatakan “tidak”

Daftar hal-hal yang tidak boleh dikerjakan1. Segala hal dengan prioritas rendah – kecuali semua hal dengan prioritas tinggi

telah selesai2. Bila anda akan melakukan sesuatu tanyalah diri anda sendiri hal terburuk apakah

yang dapat terjadi bila anda tidak melakukannya. Bila jawabannya tidak terlalu buruk, maka jangan dikerjakan

3. Segala sesuatu yang dapat anda berikan pada orang lain4. Segala sesuatu yang hanya untuk menyenangkan orang lain5. Permintaan yang tidak dipertimbangkan dan yang tidak pantas untuk waktu dan

usaha anda6. Segala sesuatu yang harus dilakukan sendiri orang lainBila anda mendapati diri anda sendiri bekerja keras dan memperoleh sedikit, ingatlah akan daftar apa yang tidak boleh dilakukan.

Manfaatkan sebaik-baiknya masa prima andaMasa prima adalah masa pada hari-hari dimana anda berada pada keadaan yang terbaik dalam melakukan tugas yang diberikan

Carilah cara-cara untuk mempergunakan waktu yang terpakai sebagai modal(Belajar sementara sedang mandi, berpakaian dan berkendaraan)Manfaatkan lebih lanjut lagi adalah waktu menunggu.Agaknya yang cenderung paling kita abaikan adalah menit-menit dan masa kehidupan

Pemikiran akhir didalam penjadwalanKita semua dapat menerapkan seluruh konsep itu sebagian waktu saja. Semakin kita waspada, semakin banyak yang akan dapat kita peroleh.

BAB 5 : Sikap-sikap Baru untuk Efektivitas Anda lebih baik dari yang anda perkirakan

Perasaan rendah diri sering menguasai seseorang. Bila tiba saatnya untuk evaluasi diri, sering kali kita menghargai diri kita terlalu rendah.Para pelatih tersebut mengatakan bahwa tugas dasar mereka adalah menjadikan orang-orang yang dilatih mengerti bahwa diri mereka lebih baik dari anggapan mereka sendiri.

Perkokoh citra diri andaBanyak diantara sifat yang kita katakana mengenai diri kita sebenarnya hanya benar karena kita terlanjur percaya bahwa citra diri kita memang demikian.Buatlah sebuah daftar yang berisi tentang semua “citra pribadi” yang anda yakini mengenai diri anda dan selanjutnya tuliskan sebuah rencana tindakan untuk membuktikan bahwa gambaran tentang diri anda tersebut adalah salah.

Bangkitkanlah kekuatan andaBuatlah sebuah daftar yang berisi sifat-sifat anda yang positif dan contoh-contoh yang dapat membuktikan bahwa anda memiliki sifat-sifat ini.

Terimalah diri anda tanpa syaratJangan biarkan orang lain menetapkan nilai anda

Tidak ada seorangpun yang dapat menjadikan anda merasa rendah diri tanpa persetujuan anda.

Tempatkan apa yang anda inginkan di atas pekerjaan yang lainSifat mementingkan diri yang positif merupakan syarat untuk membentuk hubungan yang baik dengan orang lain.

Hanya anda yang dapat mengatur pikiran serta perasaan andaBila kita dapat mengendalikan perasaan, kita akan dapat memilih untuk merasa berbahagia, bersedih, merasa bersalah, cemas, khawatir ataupun antusias. Tidak seorangpun dapat membuat kita berbahagia. Kita sendirilah yang membuat diri kita berbahagia.

Perasaan bersalah – kasus yang buruk tentang “seharusnya”Berikur ini merupakan saran untuk menghilangkan atau memperkecil kesedihan yang dihasilkan dari rasa bersalah :1. Tulislah 10 hal yang tidak ingin anda lakukan tetapi ternyata telah anda lakukan.

Kemudian tuliskan 10 hal yang ingin anda lakukan tetapi tidak akan anda lakukan. Berikan nilai lima pada setiap hal yang dapat diperbaiki dari rasa bersalah. Bagaimana hasil nilai anda? Nol

2. Carilah sebuah kejadian di masa lampau yang dapat disesali. Kini, bayangkan kembali kejadian itu kemudian sesalilah! Anda akan segera menyadari betapa dahsyat pemerasan energi yang digunakan untuk menanggung perasaan bersalah anda.

3. Catatlah semua hal yang mendatangkan perasaan bersalah yang ingin anda hindari dan bertekadlah untuk melakukan sesuatu terhadap hal ini. Anda dapat menghindari pencapaian suatu tujuan dalam hidup dengan merasa bersalah karena malas atau kurang pengarahan. Bertekadlah untuk menetapkan tujuan-tujuan anda dan pergunakan waktu untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut dan bukannya mengisi waktu anda dengan perasaan bersalah

4. Terimalah kesalahan-kesalahan dan kemalangan-kemalangan masa lalu dan bertekadlah untuk belajar dari kesalahan-kesalahan tersebut. Sebagai seorang manusia, anda mempunyai hak untuk berbuat salah.

Rasa cemas1. Berapa banyak dari hal-hal yang anda cemaskan pada kenyataannya tidak terjadi ?

Tentu sebagian besar2. Buatlah daftar dari semua kejadian yang terburuk yang pernah menimpa diri anda.

Selanjutnya tanyakan pada diri anda berapa diantaranya yang muncul sebagai suatu kejutan. Kebanyakan tragedi ini tidak diduga sebelumnya. Ini merupakan rahmat

3. Tanyakan “Apakah kemungkinan terburuk yang dapat terjadi dari hal ini ?Apa yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah ini ?Bila jawabannya tidak, lupakan sajaBila jawabannya ya, maka bertindaklah

4. Gantilah rasa cemas anda dengan merencanakan kegiatan Rasa takut akan kegagalan

Jika anda tidak berbuat apapun, anda tidak akan terbebas dari hinaan yang tidak perlu dari kegagalan. Anda tidak pernah menjadi seorang pemenang namun anda juga tidak akan pernah gagalKegagalan bukanlah merupakan ukuran keberhasilan. Dalam suatu kehidupan, bukan apa yang tidak anda peroleh yang memiliki arti, melainkan apa yang anda peroleh dan apa yang anda sisakan, itulah yang berarti.(Di Afrika Selatan, berton-ton tanah disingkirkan untuk mencari sebutir kerikil kecil berlian yang besarnya tidak lebih dari sebuah kuku jari tangan)

Kemarahan1. Salurkan kemarahan anda secara terstruktur2. Kerjakan pekerjaan anda dengan serius, tetapi jangan menjadikan diri anda serius.

Rasa humor yang baik menciptakan energi yang positif dan mencegah emosi-emosi negatif menyelimuti anda

3. Toleransi dan ketenangan merupakan penawar kemarahan yang baik. Terimalah kenyataan bahwa ada banyak hal dalam hidup ini yang tidak sesuai dengan harapan anda

4. Kendalikan kemarahan anda. Menunda kemarahan adalah sebuah cara yang baik untuk memperkecil kemarahan.

5. Anda tidak harus marah untuk melakukan tindakan yang membangun Memperkecil tekanan Adakan pendekatan pekerjaan anda dengan santai Nikmatilah pekerjaan anda Kenalilah paradoks kesempurnaan. Kesempurnaan tidak diperlukan untuk sebagian

besar pekerjaan yang kita lakukan dalam kehidupan Kehidupan seorang perfeksionis bukan merupakan kehidupan yang membahagiakan, karena dia selalu berusaha mencapai impian yang tidak mungkin dicapai.

Jagalah perspektif andaSeorang yang bijaksana menguasai pikirannya

Seorang yang dungu merupakan hambanyaBAGIAN 3 : MENGATASI PEMBOROSAN WAKTUBAB 6 : Mengakhiri sikap menangguhkan

Harga penangguhan Pemborosan waktu yang sedang berlangsung saat ini Suatu kehidupan yang sukses

(kehidupan yang berisi keberhasilan dalam menyelesaikan suatu kegiatan dan perolehan rasa kenikmatan setiap hari)

Bosan/jemuKebosanan merupakan suatu gaya kehidupan atau tempat pelarian untuk tidak ingin memanfaatkan waktu sekarang ini untuk membangun

Kecemasan bekerja di bawah tekanan Tujuan-tujuan mandul

Orang yang suka bersantai tidak pernah berusaha untuk mengejar tujuannya Bencana yang selalu muncul dalam masalah-masalah yang tidak terselesaikan Kekecewaan yang berlangsung terus menerus Akibat-akibat lain dari penangguhan :

Kesehatan yang burukKarir yang sedang-sedang sajaKehidupan tanpa keputusan (jika anda tidak berani mengambil keputusan, berarti anda telah membiarkan diri anda menjadi budak masa depan)Hubungan antar pribadi yang burukKelelahan

Tehnik untuk menciptakan momentum :1. Kenalilah dan buatlah pernyataan atas sikap bersantai-santai yang sia-sia sebagai

suatu cara hidup2. Pecahlah tugas-tugas yang terlalu besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil.3. Hadapilah tugas yang tidak menyenangkan secara jujur. Sadarilah bahwa dengan

tidak mengerjakan tugas tersebut beban kerja anda akan lebih bertambah berat. Selanjutnya tetapkan untuk melakukan kerja tersebut – sekarang juga.

4. Kerjakanlah tugas yang pertama. Kadang-kadang reaksi fisik anda secara spontan menunjukkan reaksi yang positif terhadap suasana kerja yang akan anda hadapi untuk memulai suatu tugas yang besar.

5. Pikirkanlah tentang sesuatu yang telah anda tangguhkan. Buat daftar hal-hal baik yang mungkin terjadi saat anda melakukan tugas tsb. Lalu daftarkan semua kerugian yang dapat terjadi jika anda tidak melakukan tugas itu. Tehnik seperti ini akan membantu anda menciptakan semangat untuk melakukan pekerjaan selanjutnya.

6. Buatlah sebuah perjanjian dengan seseorang7. Siapkan sebuah hadiah untuk diri anda sendiri8. Untuk tindakan penangguhan yang masuk akal :

- Berikan batas akhir pada diri sendiri- Carilah lebih banyak informasi

9. Buanglah rasa bosan

10. Berlatihlah untuk tidak melakukan pekerjaan apapun bila anda menjumpai diri anda sedang menghindari suatu tugas yang penting. Bila anda tidak tahan lagi akan selingan waktu yang kosong, bertekadlah untuk menyelesaikan tugas yang telah anda hindari tersebut, dan mulailah

11. Seringkali bertanya pada diri sendiri, “Bagaimanakah cara menggunakan waktu dan energi yang sebaik-baiknya pada saat ini?” Bila jawabannya bukan merupakan apa yang sedang anda lakukan saat itu, hentikan dan gunakan untuk melakukan tugas lain yang lebih penting

12. Setiap pagi ajukan dua pertanyaan pada diri anda sbb :a. Kesempatan terbesar yang bagaimanakah yang saya miliki pada hari ini

dan bagaimana saya akan menggunakan kesempatan itu sebaik-baiknya ?b. Persoalan terbesar apakah yang akan saya hadapi pada hari ini dan

bagaimana cara saya mengatasinya ?BAB 7 : Memperkecil Gangguang-gangguan yang Menelan Biaya Tinggi“Sebuah panitia adalah sekelompok manusia yang secara pribadi tidak dapat berbuat apa-apa namun secara bersama dapat menghadapi dan mengambil keputusan. Tidak ada hal yang tidak dapat mereka lakukan.”

Mengapa kita sering mengadakan rapat yang tidak bermanfaat ? Menyediakan pendengar bagi seseorang Untuk sosialisasi (bermasyarakat) Melepaskan diri dari usaha menjadi efektif Kebiasaan Mengalihkan tanggung jawab Memperbodoh orang agar mempercayai orang-orang yang akan mengambil bagian

dalam keputusan-keputusan yang penting Memperoleh hasil terbaik dari suatu rapat Petunjuk umum :

1. Awalilah pekerjaan anda dengan mendaftar semua panitia yang ada dan pertemuan-pertemuan yang akan diselenggarakan. Tulislah tujuan-tujuan dari setiap kepanitiaan tersebut. Apakah kepanitiaan itu benar-benar diperlukan? Apakah kepanitiaan tersebut tidak terlalu penting? Dapatkah tugas-tugasnya dikonsolidasikan atau dihilangkan. Bila dapat lakukanlah segera.

2. Bentuklah sebuah panitia tetap yang kecil. Jangan biarkan ada panitia yang berlama-lama berada dalam keadaan tidak menentu. Secara teratur periksalah maksud atau tujuan dari setiap panitia

3. Setiap kali anda membentuk panitia, nyatakanlah tujuan-tujuan yang akan dicapai dengan jelas, bila memungkinkan, berilah batas akhir untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, kemudian bubarkan panitia tersebut segera setelah tujuannya tercapai

4. Jangan mengadakan rapat apabila ada cara lain yang masuk akal untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi. Sebagai penggantinya dapatkah diadakan sebuah konferensi? Atau dapatkah tugas tersebut dilakukan oleh perorangan ?

5. Jangan menghadiri pertemuan bila anda dapat mengirimkan orang lain untuk mewakili anda

6. Usahakan supaya jumlah anggota panitia sesedikit mungkin. Panitia yang besar akan menyebabkan kekakuan dan umumnya pekerjaan-pekerjaan yang ada akan didominasi oleh sejumlah kecil orang.

Persiapan1. Bila anda memutuskan untuk mengadakan suatu rapat, tetapkan dengan tepat apa

yang anda harapkan dapat dicapai pada rapat tersebut. Setiap rapat paling sedikit memiliki satu tujuan, dan bila mempunyai lebih dari satu tujuan, pasti juga akan banyak mengandung perangkat prioritas

2. Tentukan waktu untuk memulai dan mengakhiri setiap rapat, kemudian usahakan untuk mematuhinya. Bila ada orang yang datang terlambat, mulailah tanpa mereka. Jadwal seperti ini sering kali dapat mencegah rapat-rapat yang berkepanjangan dan berlarut-larut

3. Buatlah sebuah agenda dan edarkan jauh-jauh hari sebelumnya kepada mereka yang akan menghadiri rapat tersebut. Cantumkan tujuan-tujuan, pokok-pokok persoalan yang akan dicakup serta waktu permulaan dan berakhirnya rapat pada agenda tersebut. Hal ini akan membantu para peserta mempunyai bahan persiapan sebelum rapat dimulai, sehingga mereka akan dapat mengadakan persiapan untuk membahas pemasalahan yang ada dengan sebaik-baiknya, tanpa membuang-buang waktu selama rapat berlangsung

4. Lengkapilah pertemuan yang akan diadakan dengan mempersiapkan alat-alat peraga yang dapat memperjelas atau memberi gambaran-gambaran pokok yang anda harapkan dapat dimengerti para peserta. Sediakan kertas-kertas tulis dan pensil-pensil bagi para peserta. Periksalah lingkungan fisik ruang pertemuan, misalnya faktor kenyamanan, luas, penerangan serta ventilasinya.

Pelaksanaan1. Ikuti agenda yang telah dipersiapkan dan ikutilah alurnya secara tetap. Fokuskan

perhatian anda pada tujuan dari pertemuan dan pokok pembicaraan yang dibahas pada saat itu. Terlalu banyak rapat yang mudah menyimpang atau merosot mutunya berubah menjadi sidang jenaka. Usahakan untuk menangani permasalahan satu demi satu dan singkirkan keruwetan-keruwetan kecil dan yang meragukan

2. Bila anda diundang untuk menghadiri suatu rapat dan merasa bahwa anda tidak mempunyai apa-apa yang dapat disumbangkan, jangan datang.

3. Bila anda menyelenggarakan suatu rapat, maafkanlah orang-orang yang telah selesai memberikan sumbangan pemikiran tetapi menginginkan untuk segera meninggalkan rapat sebelum selesai. Demikian juga jika anda menghadiri suatu rapat

4. Bila anda memimpin sebuah rapat, tanggung jawab anda adalah berusaha melibatkan setiap orang dalam pembahasan. Bila sementara orang enggan berbicara, mintailah pendapat mereka.Bila anda mendapati orang-orang menjadi jemu atau bergerak lamban menghadapi masalah yang ada, taktik penyimpangan kadang-kadang dapat memperlancar jalannya pertemuan. Pokok pemikiran dari taktik penyimpangan di sini adalah untuk mengalihkan pokok pembahasan dari jalur tema yang ada dengan tetap

mempertahankan tujuannya, sehingga peserta akan menjadi lebih terbuka. Bila mereka telah berada dalam kondisi yang lebih dapat menerima dan bersemangat, kembalilah pada jalur tema yang utama

5. Kadang-kadang rapat berjalan secara berlarut-larut karena orang-orang merasa terlalu nyaman untuk bangkit. Bila demikian halnya, pertimbangkan untuk mengadakan rapat dengan berdiri.

Tindak lanjut :1. Mintalah seseorang yang hadir dalam rapat atau pertemuan untuk menghitung

waktu secara tepat dan relevan. Catat waktu yang digunakan selama rapat berlangsung, kemudian gandakan dan di edarkan pada semua peserta secepat mungkin. Setelah beberapa hari kebanyakan dari kita akan ingat bahwa ternyata hanya sebagian kecil saja yang diketahui selama rapat berlangsung. Sistem pencatatan yang baik sangat penting artinya.

2. Persiapkan daftar kegiatan yang berisi tentang segala sesuatu yang ingin anda capai, sebelum setiap rapat dimulai. Pada akhir dari setiap rapat, bandingkanlah hasil yang anda peroleh dengan acara asli yang anda rancang sebelumnya. Ini dapat digunakan sebagai titik tolak untuk mengukur efektifitas rapat yang diadakan.

Efektifitas rapat dapat ditingkatkan dengan menghilangkan dan menghindari pembahasan-pembahasan yang tidak bermanfaat.

Kehidupan bersama tamu-tamu yang singgah sementara Membuat telepon anda bekerja untuk anda Persiapkan tempat untuk menyembunyikan diri

BAB 8 ; Memenangkan Perang KertasSebab-sebab dari adanya perang kertas :

Perkembangan Administrasi Pemerintah Ledakan informasi umum Mecin dopy Ketidak-pastian Kita tidak saling mempercayai satu terhadap yang lain Pertumbuhan komputer

Bagaimana memenangkan perang Bila anda tidak menyukai perang kertas, anda jangan membantunya

1. Mulailah dengan memusatkan perhatian pada hasil-hasil yang ingin anda capai. Tujuan anda adalah memperoleh hasil, bukan menumpuk kertas

2. Tuliskan sesuatu hanya yang memang sangat perlu untuk ditulis3. Saringlah pekerjaan anda dari terkas yang tidak diperlukan. Persiapkan daftar

prioritas pekerjaan tulis-menulis yang harus anda tangani 4. Setiap kali anda tergoda untuk membuat lembar tambahan, ingatlah pada bagasi

yang berlebihan yang anda ciptakan bagi anda dan orang lain5. Bila ragu-ragu, buanglah. :

a. Para manajer toko diberi lebih banyak kepercayaan dan lebih sedikit prosedur yang harus dipatuhi

b. Laporan keuangan perusahaan tidak perlu diperhitungkan secara rinci sampai memperhitungkan sen, sebaliknya lebih mementingkan perkiraan yang masuk akal

Jangan memasukkan ke dalam arsip atau menyimpan suatu lembar kertas, kecuali bila anda menganggapnya masih sangat diperlukan

6. “Usahakan untuk menangani setiap lembar kertas sekali saja”7. Gunakan telepon8. Kuasailah seni mendikte

Bagaimana menulis lebih sedikit dan berkomunikasi lebih banyak1. Buatlah persiapan. Bila anda harus menulis sesuatu yang panjang, waktu yang

digunakan untuk merencana dan menulis garis-garis besarnya merupakan suatu penghematan waktu dan energi yang luar biasa

2. Sekali anda mengerjakan pekerjaan tulis-menulis, gunakan kertas yang cukup. Beri dua atau tiga spasi. Dengan cara ini anda dapat membuat perbaikan pada rancangan pertama tulisan tersebut tanpa harus menulis semuanya kembali. Dengan menyediakan halaman tulisan yang cukup luas, anda juga memberikan perasaan leluasa yang lebih besar, yang memungkinkan pikiran anda mengalir tanpa hambatan.

3. Jagalah agar pembaca tulisan anda tetap berada dalam focus tulisan. Informasi apa yang ingin anda sampaikan kepadanya ?Pendekatan terbaik apakah yang harus dipergunakan supaya pembaca tahu maksud tulisan tersebut ?Katakan inti tujuan anda pada awal tulisan, dan bila merupakan laporan yang panjang, katakana bagaimana susunan dari tulisan tersebut.

4. Karangan yang kuat adalah ringkas. Sebuah kalimat tidak boleh mengandung kata-kata yang tidak mutlak diperlukan. Ketentuan ini bukan berarti menuntut agar setiap pengarang membuat semua kalimatnya secara singkat-singkat, atau dia harus menghindari segala rincian dan membahas subyeknya hanya dalam garis besar saja, tetapi bahwa setiap kata harus mengandung arti yang menjelaskan uraian.

5. Susunlah kalimat sesederhana mungkin. Panjang setiap kalimat tidak lebih dari dua puluh kata dan setiap paragrap kurang dari seratus kata.“Tulisan tidak akan berguna kecuali jika dibaca dan tulisan tidak akan dapat dibaca kecuali tulisan yang memang dapat dibaca.”

6. Hindari pemakaian kata-kata yang bersifat meragukan.7. Dukunglah pemikiran-pemikiran umum anda dengan fakta-fakta, gagasan-gagasan

atau gambaran-gambaran yang bersifat khusus8. Jangan meremehkan kecerdasan pembaca atau terlalu mengunggulkan

pengetahuan mereka Meningkatkan efektifitas membaca (selektif)

Orang-orang yang efektif telah lama mengetahui bahwa pengetahuan adalah kekuasaan.1. Evaluasilah bacaan profesi anda dengan selalu mengingat pada tujuan-tujuan anda

2. Carilah penalaran, gagasan-gagasan serta pokok-pokok yang penting dalam bahan bacaan tersebut. Bacalah pokok kalimat dari setiap paragrap. (informasi sampul, daftar isi, kata pengantar, indeks) Anda dapat dengan cepat melihat apakah ada sesuatu yang berguna bagi anda

3. Kurangi beban bacaan anda sampai pada hal-hal yang diperlukan saja.4. Bila anda membaca sebuah buku atau laporan yang akan anda gunakan untuk

acuan lagi, garis bawahi pokok-pokok yang penting dan buatlah catatan pada garis tepinya.

5. Jangan biarkan bacaan anda menumpuk. Tentukan untuk membacanya menurut tanggal tertentu atau singkirkan

6. Tingkatkan kecepatan membaca anda.BAGIAN 4 : BEKERJA SAMA DENGAN TEAM ANDABAB 9 : Siapa Lagi yang Dapat Melakukan PekerjaanKita terbiasa membiarkan diri kita bebas melakukan pekerjaan yang sebenarnya lebih efektif dilakukan orang lain. Akibatnya, kita hanya mempunyai waktu yang lebih sedikit untuk urusan-urusan berprioritas tinggi yang harus kita lakukan sendiri.Mengapa Banyak di Antara Kita yang Melakukan Pendelegasian Tugas Lebih Sedikit dari yang Seharusnya ?

Kita meyakini hal ini sebagai sebuah kelemahanTidak melaksanakan pelimpahan tugas berarti anda telah mengabaikan salah satu harta anda yang paling berharga

Kita yakin hal ini merupakan sesuatu yang tidak bermoralJangan menyakiti diri anda sendiri dan jangan menyakiti orang lain. Saya belum pernah melihat bahwa pelimpahan tugas memperkosa kaidah-kaidah tersebut

Kita sendiri ingin melakukan pekerjaan kitaSayangnya, “kenikmatan” untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang tidak begitu penting, sering kali merupakan suatu cara untuk menghindari penyelesaian pekerjaan-pekerjaan yang lebih penting yang kurang begitu kita mengerti atau nampak kurang menyenangkan

Takut kehilangan kendaliTakut jika bawahannya menerima latihan, maka dia akan kehilangan pekerjaannya karena diberikan kepada salah satu di antara bawahannya

Saya terlalu sibuk untuk mendelegasikan tugasProses pendelegasian tugas akan sangat memakan waktu dalam melaksanakannya, untuk memberikan tugas-tugas, kadang-kadang melatih orang dan memastikan bahwa pekerjaan tersebut dilakukan dengan memuaskan.

Tetapi saya dapat melakukannya dengan lebih baik dan lebih cepatBila anda menjadi orang penting dalam organisasi, salah satu tugas anda adalah melatih para anggota organisasi tersebut supaya berguna dan produktif

“Pimpinan saya tidak mengijinkan saya mengadakan pelimpahan”Anda serta teman sejawat anda telah mempunyai kesalah-pahaman tentang segi-segi yang paling penting dari pekerjaan anda.

Takut tidak disenangiPada kenyataannya banyak orang merasa senang apabila dihargai oleh organisasinya

Takut akan kesalahan dan kritik yang menyertainyaPersoalannya sering terjadi pada seseorang yang sama sekali tidak mau memberi peluang terjadinya kesalahan-kesalahan, sehingga karenanya dia takut melakukan pelimpahan

Orang yang menerima pelimpahan tidak mau bertanggung jawab Tidak seorangpun mempunyai pengalaman atau kecakapan

Bila pembantu anda tidak mempunyai kecakapan, untuk apa anda membayar mereka? Satu-satunya cara untuk mengatasi hal ini adalah memberi mereka bola dan membiarkan mereka berlari membawa bola tersebut

Melakukan segala sesuatu membuat anda merasa sangat dibutuhkanTidak ada orang yang menjadikan anda sangat dibutuhkan

Ingin merasa berjasa sepanjang waktu“Bila saya tidak dapat mempromosikan para bawahan saya, apakah saya sendiri perlu dipromosikan ?”

Kita mendambakan pujian, hormat atau belas kasihan orang lainIni merupakan perkembangan ego yang sangat tidak sehat

Kita tidak memahami keadaanBiasanya informasi yang banyak akan memberikan gambaran yang cukup untuk menentukan kepada siapa anda harus meminta pertolongan

Strategi untuk melakukan pelimpahan tugas secara efektif1. Berikan pekerjaan kepada orang atau organisasi yang dapat melakukan pekerjaan

tersebut dengan baik. Pemilihan orang atau organisasi yang tepat dapat diartikan bahwa anda telah memangkan pertempuran sebesar delapan puluh persen

2. Pastikan bahwa mereka yang menerima pendelegasian tugas memiliki pendidikan dan peralatan yang tepat

3. Perhatikan secara khusus cara-cara berkomunikasi yang jelas dan tepat pada sifat dan lingkup pelimpahan tugas anda. Bila anda tidak menjelaskan apa yang anda harapkan atau bila mereka yang diberi pelimpahan tugas tidak bertanya, maka besar kemungkinan anda berdua akan menghadapi kesulitan.Delapan gaya yang berlainan dari pelimpahan sebagian tugas sampai pada pelimpahan tugas sepenuhnya :(1) Tinjaulah masalahnya. Berikan seluruh fakta yang ada, maka saya akan

memutuskan apa yang harus saya lakukan(2) Beritahukan pilihan-pilihan lain dengan segala segi untuk ruginya. Saya akan

menentukan mana yang akan saya pilih(3) Berikan saran arah tindakan yang dapat saya terima(4) Beritahukan apa yang akan anda lakukan. Tangguhkan pekerjaan anda sampai

saya menyetujuinya(5) Beritahukan apa yang akan anda lakukan, kemudian lakukan pekerjaan

tersebut, kecuali bila saya melarangnya(6) Ambillah tindakan. Beritahukan apa yang akan anda lakukan. Beritahukan

juga hasilnya(7) Ambillah tindakan. Hubungi saya bila anda tidak berhasil(8) Ambillah tindakan. Anda tidak perlu menghubungi saya lebih lanjut

4. Berikan penghargaan pada mereka yang mengerjakan tugas tersebut. Mengakui dan memberi imbalan atau penghargaan akan sangat meningkatkan terulangnya keberhasilan-keberhasilan lain di masa-masa mendatang

5. Bantulah orang lain supaya dapat bekerja lebih sedikit dan memperoleh hasil yang lebih banyak. Bila anda memberi tugas pada seseorang, jadikanlah waktu dan usaha yang mereka gunakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut menjadi berharga. Jangan memberi pekerjaan yang tidak berarti.

6. Hindarilah pelimpahan tugas balik. “Saya berikan tugas ini kepada anda karena saya ingin mengetahui bagaimana cara anda menanganinya”

7. Berilah mereka toleransi ketika melakukan pekerjaan yang berbeda dan bersalah. Kesalahan merupakan satu bagian dari suatu proses belajar dan orang yang melakukan kesalahan masih dapat diharappkan dan ditolerir selama orang tersebut masih bersedia belajar dari kesalahan-kesalahan tersebut.

8. Sadarilah bahwa suatu pelimpahan tugas tidak berarti membebaskan anda dari tanggung jawab. Penugasan pekerjaan tidak berarti bahwa anda mengalihkan tanggung jawab kepada orang lain untuk mengawasi penyelesaian pekerjaan tersebut.

9. Berikan tugas dengan cara memintanya dan bukan dengan memerintahnya. Kita semua senang memikirkan bahwa diri kitalah yang paling pantas untuk dihormati dan mendapat perlakuan yang sopan. Berikan perintah hanya bila segala sesuatunya tidak beres. Sopan santun dan hormat akan membawa dampak positif.

10. Rincilah persyaratan yang dibutuhkan sejak awal agar hasilnya memuaskan . Anda dapat juga membantu merinci sub-sub tujuan pekerjaan atau meminta laporan kemajuan periodik suatu tugas jangka panjang. Akan sangat bermanfaat kiranya apabila anda menjelaskan mengapa tugas tersebut penting, bermanfaat dan perlu.

11. Tindak lanjut. Memeriksa hasil pekerjaan tersebut Bagaimana sekretaris anda dapat membantu anda bekerja lebih sedikit dan

memperoleh lebih banyakDaftar hal-hal yang dapat dilakukan sekretaris :1. Dapat mempelajari prinsip-prinsip organisasi dan menjaganya agar anda tetap

teratur. Dia dapat menjaga meja dan mengatur agar urusan prioritas tertinggi pada daftar yang harus anda kerjakan merupakan hal yang pertama yang menanti di atas meja anda setiap pagi

2. Surat-menyurat yang rutin dan pembuatan keputusan dapat dilimpahkan pada sekretaris anda. Anda dapat membuat konsep jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan sehari-hari yang diterima di kantor anda sebagai model yang harus diikuti sekretaris anda.

3. Sekretaris anda dapat mengatur jadwal perjanjian anda dan menyaring tamu-tamu serta panggilan-panggilan telepon untuk mengusahakan supaya anda dapat mengerjakan urusan-urusan penting yang perlu pemusatan perhatian tanpa adanya gangguan

4. Seorang sekretaris yang berpengetahuan baik dapat secara drastic menyingkat waktu membaca anda dengan menyaring surat-surat dan melingkari hal-hal yang pantas untuk mendapatkan perhatian anda

5. Seorang sekretaris yang memiliki kepribadian dapat bertindak sebagai duta niat baik, bagi semua orang yang datang untuk urusan kantor anda. Anda juga dapat mengingatkan anda untuk memberikan perhatian pada bawahan atau pelanggan pada peristiwa khusu

6. Dengan memberinya kesempatan, seorang sekretaris yang cerdas dan berpengetahuan baik sering memberikan gagasan-gagasan mengenai persoalan-persoalan yang harus diselesaikan dan keputusan yang dibuat yang tidak dapat anda pecahkan. Dan sebagai seorang sekretaris dapat menjaga anda untuk selalu memiliki kepekaan yang tajam dan membantu anda mengungkapkan adanya setiap perangkap atau kekhilafan-kekhilafan yang mungkin telah anda lakukan.

Petunjuk bagi keefektifan kesekretarisanSeorang sekretaris sebenarnya berada pada kedudukan yang memiliki kekuasaan.Seorang sekretaris yang baik dan penuh pengabdian dapat mengimbangi banyak kekurangan andaUntuk membantu anda memperoleh hasil yang sebesar-besarnya ketika bekerja bersama dengan sekretaris anda :1. Carilah orang yang terbaik yang dapat anda peroleh.

Jangan menyewa seseorang hanya untuk menulis dikteCarilah seorang yang waspada, cerdas dan terdidik yang berharga untuk menunjang waktu dan kepercayaan anda.

2. Sekretaris anda adalah anggota inti dalam team anda. Jangan meremehkan kekuatan seorang sekretaris yang baik

3. Jagalah agar sekretaris anda selalu mengetahui tujuan-tujuan anda.4. Jangan menyia-nyiakan waktu sekretaris anda. Kebiasaan ini merupakan cara-cara

yang akan dapat merenggangkan hubungan antar anggota team anda5. Berilah sekretaris anda wewenang untuk membuat keputusan dan memecahkan

persoalan-persoalan. Sering kali anda akan terkejut tetapi gembira dengan apa yang telah diselesaikannya

6. Beri dukungan, pengakuan, hormat dan gaji yang dapat anda berikan kepada seketaris anda.

BAB 10 : Mempertahankan Komunikasi TerbukaBAB 11 : Bekerja Dengan …… Bukannya MelawanPetunjuk untuk menyelesaikan dan menghindari situasi pertentangan :1. Usahakan untuk menjadi seorang komunikator yang efektif. Seringkali perselisihan

tercipta karena pihak-pihak yang terlibat tidak memahami maksud yang sebenarnya dari masing-masing pihak.

2. Gantikan sikap bertahan dengan keterbukaan. Segala hal yang menyebabkan rusaknya komunikasi pada dasarnya adalah pribadi-pribadi yang bertahan. Semakin anda dapat menerima dan terbuka atas pendapat serta perasaan orang-orang lain, semakin kurang kecenderungan mereka untuk bertahan.

3. Berikan kritik yang perlu dengan semangat kebaikan, menolong dan kebijaksanaan. :Pertama, pilihlah waktu dan tempat yang tepat, sebaiknya yang bersifat pribadi

Kedua, pusatkan pada tingkah laku yang perlu dibenahi, tidak pada pribadinya. Sejauh anda dapat secara tidak langsung menarik perhatiannya ke persoalan yang sebenarnya, lakukanlah.Akhiri pembahasan tersebut dengan suatu catatan yang positif. Ungkapkan keinginan anda untuk membantu orang tersebut dan tunjukkan keyakinan anda bahwa dia mampu menyelesaikan persoalan itu bila dia memang ingin menyelesaikannya

4. Bersikaplah tegas dan bukan agresip5. Perhatikan urusan anda sendiri. Jangan sampai anda memiliki kecenderungan untuk

menyebarkan kabar angin tentang urusan orang lain6. Ketidak-mampuan orang untuk memberi toleransi dan menghormati nilai-nilai atau

gaya hidup orang lain merupakan penyebab dari perdebatan masalah.7. Tetaplah dingin. Bila anda menghadapi keadaan pertentangan yang memuncak,

gunakanlah strategi “menunda” sebagai awal untuk menghindarinya.8. Ingatlah bahwa berdebat hanya untuk kepentingan berdebat merupakan suatu

pemborosan waktu yang tidak ada gunanya. Mula-mula anda harus mau mendengarkan dia dan berusaha untuk memahami pandangannya sebelum dia mempertimbangkan untuk mendengarkan anda. Seandainya dia telah sudi mendengarkan anda, usahakanlah untuk membimbing dia secara tidak langsung untuk menemukan segi pandangan anda dan bukannya mengambil sikap pendekatan otoriter

9. Jangan memberondong peragaan orang lain. Memperkecil atau meremehkan keberhasilan seseorang lain hampir selalu akan menyebabkan terjadinya perselisihan.

BAB 12 : RingkasanOrang yang lebih pintar bukan mencari jalan keluar yang mudah, mereka memanfaatkan kehidupan mereka sebaik-baiknya1. Apakah anda memusatkan diri pada hasil sesuatu pekerjaan ? Orang-orang yang

bekerja efektif akan mengerti bahwa melakukan pekerjaan yang tepat mempunyai arti yang lebih penting dari pada mengerjakan pekerjaan dengan baik

2. Apakah anda bersedia menginvestasikan pekerjaan untuk mencapai apa yang anda inginkan dari kehidupan ini? Kadang-kadang efektifitas berarti investasi waktu dan usaha pada proyek-proyek yang imbalannya berada jauh dimasa depan. Namun orang-orang yang efektif tidak akan pernah meremehkan pentingnya menikmati masa kini

3. Pernahkah anda meneliti pikiran anda untuk melihat apakah ada sesuatu pita kerja yang mungkin sedang anda mainkan ?

4. Apakah anda telah menetapkan tujuan anda sendiri dan menerima tanggung jawab sepenuhnya untuk mencapai tujuan tersebut ? Tujuan yang khas, menantang, nyata dan dalam jangkauan anda

5. Apakah anda berusaha menyelesaikan persoalan-persoalan dengan cara yang sederhana dan masuk akal ?

6. Apakah anda membedakan antara persoalan-persoalan yang mendesak dengan yang penting ?

7. Apakah anda telah memperhitungkan pemakaian waktu anda ?8. Apakah anda membuat jadwal yang longgar ?9. Apakah anda mengetahui apa yang tidak boleh anda lakukan ?10. Sebelum melakukan sesuatu pekerjaan apakah anda bertanya pada diri sendiri,

“Apakah ini merupakan pemakaian waktu dan enerji saya yang terbaik?”11. Apakah anda pecandu kerja ?12. Apakah anda mengetahui siapakah anda ?

Ross Weber, dalam bukunga “Management”, menunjukkan adanya berbagai tingkat dan gaya pelimpahan tugas. Selanjutnya dia mendaftar delapan gaya yang berlainan dari pelimpahan tugas sampai pada pelimpahan tugas sepenuhnya :(1) Tinjaulah masalahnya. Berikan seluruh fakta yang ada, maka saya akan memutuskan

apa yang harus saya lakukan(2) Beritahukan pilihan-pilihan lain dengan segala segi untung ruginya. Saya akan

menentukan mana yang akan saya pilih(3) Berikan saran arah tindakan yang dapat saya terima(4) Beritahukan apa yang akan anda lakukan. Tangguhkan pekerjaan anda sampai saya

menyetujuinya(5) Beritahukan apa yang akan anda lakukan, kemudian lakukan pekerjaan tersebut,

kecuali bila saya melarangnya(6) Ambillah tindakan. Beritahukan apa yang akan anda lakukan. Beritahukan juga

hasilnya(7) Ambillah tindakan. Hubungi saya bila anda tidak berhasil(8) Ambillah tindakan. Anda tidak perlu menghubungi saya lebih lanjut.

Sebelum melimpahkan suatu tugas, pastikan bahwa baik anda maupun orang yang akan diserahi tugas dapat memahami salah satu gaya di atas yang akan anda pergunakan. Hal ini akan dapat mengurangi banyak kesulitan di masa mendatang.

Menentukan Tujuan-tujuan HarianDaftar “Apa yang Harus Dikerjakan”

Orang yang terbiasa menentukan tujuan-tujuan harian, akan mengetahui nilai penting daftar harian dari “apa yang harus dikerjakan”. Sebuah ceritera yang terkenal mengenai masalah ini adalah kisah Charles Schwab, ketika dia menjabat sebagai presiden Bethlehem Steel di Amerika. Dia mengundang Ivy Lee, seorang konsultan dan berkata, “Perlihatkan

padaku sebuah cara agar saya dapat mengerjakan lebih banyak pekerjaan dengan waktu saya, dan saya akan membayar anda sepandang dengan apa yang telah anda kerjakan”. “Baiklah”, jawab Lee. “Saya akan memberi anda sesuatu dalam waktu dua puluh menit yang akan meningkatkan potensi anda paling sedikit lima puluh persen.”

Kemudian Lee menyerahkan sehelai kertas kosong kepada Schwab dan berkata, “Tuliskan enam tugas yang paling penting yang harus anda lakukan besok pagi dan berilah nomor urut berdasarkan urutan kepentingannya. Masukkan kertas ini ke dalam saku anda dan besok pagi, hal pertama yang harus anda kerjakan adalah melihat pada hal pertama dan segeralah mulai mengerjakannya sampai selesai. Kemudian kerjakan tugas kedua dan seterusnya. Lakukan hal ini sampai waktu pulang tiba dan jangan perduli apakah anda hanya dapat menyelesaikan satu atau dua tugas saja. Selanjutnya pada daftar baru untuk hari esoknya, cantumkan hal-hal yang belum terselesaikan di urutan paling atas dan tambahkan tugas-tugas penting yang berikutnya pada daftar tersebut sampai anda memiliki enam tugas lagi yang paling penting pada daftar harian anda. Lakukan hal ini setiap hari kerja. Bila suatu tugas tetap berada dalam daftar anda lebih dari satu minggu, lupakan saja tugas itu, anda hanya main-main. Dengan cara ini anda hanya akan selalu mengerjakan tugas yang penting-penting saja. Bila anda tidak dapat menyelesaikan kesemuanya itu dengan cara ini, anda tidak akan dapat menyelesaikannya dengan cara apapun juga dan tanpa suatu system, anda bahkan tidak akan dapat menentukan mana yang paling penting.”

Selanjutnya Lee berkata, “Cobalah lakukan sistem ini setiap hari kerja. Setelah anda meyakinkan diri anda akan pentingnya nilai yang terkandung dalam system ini, perintahkanlah anak buah anda untuk mencoba melakukannya. Cobalah selama waktu yang anda inginkan dan seterusnya kirimkan pada saya sebuah cheque yang besarnya sepadan dengan penilaian anda.”

Beberapa minggu kemudian Schawb mengirim kepada Lee sebuah cheque sebesar $25.000 dengan sebuah catatan yang menyatakan bahwa nasehatnya merupakan nasehat yang paling bermanfaat yang pernah diikutinya. Konsep ini membantu Charles Schwab menghasilkan $100 juta dan menjadikan Bethlehem Steel produsen baja mandiri yang terbesar di dunia.