konsepsi.orgkonsepsi.org/wp-content/uploads/2019/05/SOP-Final... · Web viewPada saat tanggap...

KONSEPSIKonsorsium Untuk Studi dan Pengembangan

Partisipasi(Consortium For Study and Development of

Participation)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)PERKUMPULAN KONSEPSI

JENIS SOP

1. SOP Pengelolaan Keuangan 2. SOP Penggajian3. SOP Pengajuan dan Pertanggungjawaban Uang Muka

Kegiatan Program 4. SOP Pengajuan dan Pelaporan Biaya Perjalanan 5. SOP Pengelolaan Aset6. SOP Hari Kerja, Jam Kerja dan Hari Libur 7. SOP Surat Menyurat8. SOP Pengelolaan Data/Dokumen9. SOP Pengadaan Barang dan Jasa10. SOP Kegiatan Karyawan dengan Lembaga Lain11. SOP Perlindungan Anak Pada Situasi Bencana12. SOP Perlindungan Anak dan Mekanisme Pengaduan13. SOP Rekruitmen Staff KONSEPSI

No. : 01/SOP/ KONSEPSI/IX/e/ 2017

Terbit : 01-10-2017SOP Lembaga

Dipersiapkan Oleh :

Dibahas Dalam Rapat Lembaga Pada

Tanggal :

Disahkan Oleh :

Tim Penyusun 25 Juli 2016 Moh. Taqiuddin

Tembusan: disampaikan kepada:1. Badan Pengawas KONSEPSI2. Anggota Perkumpulan KONSEPSI3. Seluruh Karyawan KONSEPSI untuk dilaksanakan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERKUMPULAN KONSEPSI

A. RUJUKAN1. Anggran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perkumpulan

KONSEPSI2. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) Perkumpulan KONSEPSI

Tahun 2011.

B. PENGERTIAN UMUM 1. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian

instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) memuat langkah-langkah pelaksanaan sebuah pekerjaan bagaimana mengerjakannya, kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa.

2. Standar Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja KONSEPSI berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

C. TUJUAN

1. Sebagai pedoman bagi Karyawan KONSEPSI dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

2. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari setiap Karyawan KONSEPSI.

3. Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja Karyawan KONSEPSI bekerja dalam tim atau unit kerja dalam organisasi.

4. Melindungi organisasi/unit kerja dan Karyawan dari kesalahan administrasi.

5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

D. MANFAAT

1. Sebagai standar/cara bagi Karyawan dalam penyelesaian sebuah pekerjaan.

2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai/Karyawan dalam melaksanakan tugas.

3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai/Karyawan dan organisasi secara keseluruhan.

4. Membantu Karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari- hari.

5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas Karyawan.6. Menciptakan ukuran standar kerja bagi Karyawan melalui

cara-cara konkrit dalam memperbaiki kinerja dan membantu mengevaluasi terhadap hasil pekerjaan yang telah dilakukan.

7. Memastikan pelaksanaan tugas pengelolaan organisasi dalam berbagai situasi.

8. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai/ Karyawan dalam melaksanakan tugasnya.

9. Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai/ Karyawan.

10. Memberikan informasi mengenai beban tugas seorang pegawai/ Karyawan dalam melaksanakan tugasnya.

E. JENIS-JENIS SOP KONSEPSI

Standar Operasional Prosudur KONSEPSI yang disiapkan saat ini berjumlah sepuluh jenis terdiri dari :

1. SOP Pengelolaan Keuangan2. SOP Penggajian Karyawan3. SOP Pengajuan dan Pelaporan Uang Muka Kegiatan Program4. SOP Pengajuan dan Pelaporan Biaya Perjalanan5. SOP Pengelolaan Aset6. SOP Hari Kerja, Jam Kerja dan Hari Libur7. SOP Mekanisme dan Alur Surat Menyurat8. SOP Pengelolaan Data/ Informasi9. SOP Pengadaan barang dan Jasa10. SOP Kegiatan Pegawai/Karyawan dengan Lembaga Lain11. SOP Perlindngan Anak pada Situasi Bencana12. SOP Perlindungan Anak dan Mekanisme Pengaduan13. SOP Rekrutmen dan Penempatan Staf

F. LAMPIRAN-LAMPIRAN:

Lampiran 1 : Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Keuangan Perkumpulan KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN KEUANGAN KONSEPSI

Dibuat oleh Tim Penyusunan SOP KONSEPSI

Direvisi oleh Karyawan KONSEPSI

Tanggal Pembuatan

25-07- 2016 Disetujui oleh Direktur KONSEPSI

Revisi Terakhir 19-0- 2019 Mulai Berlaku 1 Maret 2019

Tujuan : Menjamin proses pengelolaan keuangan KONSEPSI agar dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup : Berlaku untuk semua proses pengelolaan keuangan baik penerimaan dan pengeluaran KONSEPSI.

Pengertian : a. DANA KAS adalah kas yang dibentuk dalam rangka menampung biaya operasional kantor/kelembagaan dan biaya tak terduga perhari maksimal Rp. 1.000.000, dikelola oleh kasir dan disimpan dalam cash box.

b. DANA BANK adalah dana perkumpulan yang disimpan di bank, yang berasal dari transfer dana program oleh donor atau penerimaan lainnya dan/atau setoran kas tunai ke rekening bank.

c. REKENING adalah rekening Perkumpulan KONSEPSI, dapat terdiri dari satu rekening atau lebih dan berada pada bank yang berbeda atas persetujuan Direktur, terdiri 2 (dua) jenis yaitu rekening umum perkumpulan dan rekening program. Setiap program dapat memiliki rekening sendiri-sendiri atau rekening gabungan beberapa program, tergantung ketentuan yang dipersyaratkan oleh setiap donor.

d. PENERIMAAN adalah setiap penerimaan dana/uang yang masuk ke perkumpulan KONSEPSI baik yang berasal dari donor atau penerimaan lainnya yang halal. Penerimaan dari dana program

disimpan pada rekening program, sedangkan penerimaan dari luar program disimpan pada rekening umum perkumpulan.

e. PENGELUARAN adalah setiap pengeluaran dana untuk biaya program dan/atau biaya operasional kelembagaan serta biaya lainya berdasarkan ketentuan yang berlaku pada perkumpulan KONSEPSI. Pengeluaran untuk biaya operasional program dikeluarkan dari rekening masing-masing program, sedangkan pengeluaran untuk biaya umum dikeluarkan dari dana kas atau rekening umum perkumpulan.

Rujukan : a. Anggran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perkumpulan KONSEPSI.

b. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) Perkumpulan KONSEPSI.

c. Standar Akuntasi Lembaga Non Propit (PSAK 45).

Standar Prosedur

: a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan.

b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur

ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.

Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.

c. Monitoring dan evaluasi kegiatan dalam prosedur ini merujuk pada aturan perkumpulan.

Ketentuan Umum

a. Performance sebuah organisasi digambarkan oleh posisi keuangan yang tertuang dalam laporan keuangan, dan laporan keuangan yang baik menggambarkan proses pengelolaan keuangan organisasi tersebut dijalankan sesuai dengan standar akuntansi secara baik dan benar.

b. Untuk dapat menyajikan laporan keuangan KONSEPSI yang baik, setiap orang khususnya karyawan di bagian keuangan wajib memahami standar akuntansi (PSAK 45) serta menjalankannya secara benar dan konsisten.

c. Untuk memudahkan pembuatan laporan keuangan KONSEPSI secara menyeluruh, maka pengelolaan dan pencatatan transaksi keuangan harus dilakukan secara integrative setiap hari.

d. Otoritas keuangan Perkumpulan KONSEPSI berada pada Direktur, Wakil Direktur Umum dan Keuangan, Wakil Direktur Program, Bendahara dan Finance Program.

e. Ada 2 (dua) jenis penerimaan KONSEPSI yaitu; penerimaan kas dan penerimaan bank. Penerimaan Kas yaitu penerimaan kas tunai

dari sumber tertentu dan atau dari penarikan bank, langsung di catat pada buku kas umum (kolom penerimaan).

Penerimaan Bank adalah transfer dana program dari donor atau dari sumber lainnya yang masuk ke rekening bank KONSEPSI.

f. Penarikan uang dari Rekening Program satu hari sebelum pelaksanaan kegiatan, dilakukan oleh bendahara sebesar sesuai RAB kegiatan yang diusulkan oleh finance program, mengetahui Manajer Program dan disetujui oleh direktur. Kemudian dicatat dalam buku kas umum lembaga pada kolom penerimaan kas. Selanjutnya pada hari yang sama dana tersebut diberikan kepada finance program sebagai uang muka kegiatan, dan dicatat pada kolom pengeluaran dalam buku kas umum.

g. Penarikan dana dari rekening umum dilakukan oleh Bendahara, Wakil Direktur Umum dan Keuangan, setelah mendapatkan persetujuan direktur.

h. Otoritas keuangan Perkumpulan KONSEPSI berada pada Direktur dan dapat didelegasikan kepada wakil direktur, Bendahara dan Finance Program.

i. Bukti-bukti keuangan perkumpulan terdiri dari :1. Rekening Koran.2. Cek.3. Bukti Penerimaan Kas.4. Kerangka Acuan dan Rincian Anggaran

Kegiatan.5. Kwitansi pengeluaran uang muka.6. Kwitansi Pertanggungjawaban Uang Muka

(PJUM).7. Kwitansi pengeluaran biaya umum.8. Formulir Pengadaan Barang/Jasa;

Penawaran, order pembelian Tanda terima barang Kwitansi pembelian

9. Rekapitulasi biaya/voucher perjalanan.10.Kwitansi eksternal.11.Rekonsiliasi Bank.

j. Laporan keuangan program dilakukan oleh Finance

Program, sesuai jenis dan format standar laporan setiap donor.

k. Laporan keuangan lembaga dibuat oleh Kepala Bagian keuangan terdiri dari :1. Laporan bulanan2. Laporan tiga bulanan (triwulan)3. Laporan tengah tahunan (semester)4. Laporan tahunan.

Rekonsiliasi Bank

a. Bagian Keuangan memeriksa kesesuaian saldo pada neraca pembukuan dengan Buku Bank dan Rekening Koran (R/K).

b. Bagian Keuangan menyiapkan Rekonsiliasi Bank, Bendahara menyiapkan dan menandatangani Bukti Jurnal untuk mencatat perbedaan pencatatan dari hasil Rekonsiliasi.

c. Bagian Keuangan menyerahkan BJ dan RB kepada Direktur untuk diperiksa dan ditandatangani.

d. Setelah diperiksa dan ditandatangani oleh Direktur Bagian Keuangan membukukan dan mengarsipkannya.

Mekanisme Laporan Keuangan

a. Bagian Keuangan menyiapkan laporan keuangan yang terdiri dari Neraca, Rugi Laba dan Arus kas, kepada direktur dengan mengetahui Wakil Direktur Umum dan Keuangan.

b. Atas dasar laporan tersebut, apabila ada masukan dan temuan-temuan, bagian keuangan akan memperbaiki laporan tersebut.

c. Laporan keuangan hasil perbaikan yang sudah diatandatangani oleh bendahara dan direktur dijadikan sebagai laporan final yang akan dijadikan bahan laporan kepada pengawas.

d. Sedangkan laporan keuangan kepada donor dilakukan oleh Finance Program sesuai format dan mekanisme pelaporan masing-masing donor datas persetujuan Direktur.

Mataram, 19 Februari 2019Direktur KONSEPSI

Moh. Taqiuddin

Lampiran 2 : Standar Operasional Prosedur Penggajian Staf Perkumpulan KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGGAJIAN KONSEPSI


Dibahas oleh Karyawan KONSEPSITanggal Pembuatan


Review Terakhir

21 -09-2017 Mulai Berlaku 01 Oktober 2017

Tujuan : Menjamin proses penggajian dan penilaian kinerja Karyawan KONSEPSI dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup

: Berlaku untuk semua Karyawan KONSEPSI.

Pengertian : a. GAJI adalah pembayaran secara periodik yang diberikan oleh Perkumpulan KONSEPSI kepada Karyawan yang diangkat berdasarkan Keputusan Direktur KONSEPSI sebagai karyawan tetap atau dinyatakan dalam suatu kontrak kerja dengan waktu tertentu.

b. SISTEM PENGGAJIAN adalah sistem yang ditetapkan oleh perkumpulan KONSEPSI dalam memberikan gaji kepada Karyawan yang diberikan secara periodik setiap bulan.

https://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Kontrak_kerja&action=edit&redlink=1

Rujukan : a. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perkumpulan KONSEPSI.

b. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) Perkumpulan KONSEPSI tahun 2011

Standar Prosedur


b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur ini

mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.



Ketentuan Umum

a. Gaji dibayarkan oleh Perkumpulan KONSEPSI pada akhir bulan atau tanggal 1 (satu) setiap awal bulan berikutnya.

b. Sebelum pembayaran gaji, semua Karyawan diwajibkan untuk menyerahkan laporan bulanannya dan mempresentasikannya pada rapat lembaga yang paling lambat dilaksanakan setiap tanggal 25 bulan yang bersangkutan.

Mekanisme Pembayaran

Ketentuan

a. Sebelum gaji dibayarkan, Kepala Kantor menyerahkan catatan jam kerja (time sheets), Laporan Kegiatan bulanan dan Rencana Program bulan berikutnya dari masing-masing karyawan kepada Wakil Direktur Umum dan Keuangan paling lambat tanggal 25 pada setiap bulan.

b. Dalam rentang waktu dua hari (tanggal 26 - 27) Wakil Direktur Umum dan Keuangan melakukan verifikasi kinerja Karyawan kemudian dilaporkan kepada Direktur.

c. Dalam rentang waktu satu hari setelah hasil verifikasi diterima (tanggal 28), Direktur memberikan penilaian dan atau persetujuan atas kinerja dan besarnya gaji pegawai/Karyawan.

d. Berdasarkan hasil penilaian dan persetujuan Direktur, dalam rentang waktu satu hari (tanggal 29), Bendahara membuat Daftar gaji Pegawai/ Karyawan.

e. Dalam rentang waktu satu hari (tanggal 30) melakukan penarikan dana dari bank dan membayar gaji karyawan.

f. Dalam hal tanggal 30 merupakan hari libur, maka pemberian gaji karyawan dilaksanakan pada hari sebelumnya dan tidak dibenarkan menunda-nunda pembayaran gaji kepada karyawan.

Lain di Luar Penggajian

a. Setiap karyawan KONSEPSI berhak atas Tunjangan Asuransi Kesehatan berupa BPJS kelas 1 (satu) senilai Rp. 85,000.-

b. Setiap karyawan KONSEPSI yang bekerja diluar jam kerja dikarenakan kebutuhan program berhak atas uang lembur sebesar Rp. 50,000/ per jam (maksimal 4 jam/hari).

c. Level Manajemen yang terlibat program diberikan insentif program sebesar 30 % x nilai proposal.

d. Staf KONSEPSI yang menjadi konsultan di tempat lain atas nama KONSEPSI, diwajibkan memberikan kontribusi ke KONSEPSI sebesar 25% dari gaji yang diterima setiap bulannya.

Mataram, 19 Februari 2019 Direktur KONSEPSI

Moh. Taqiuddin

Lampiran 3 : Standar Operasional Pertanggungjawaban Program Perkumpulan KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERTANGGUNGJAWABAN PROGRAM KONSEPSI


Direvisi oleh Karyawan KONSEPSITanggal Pembuatan


Review Terakhir

21-09-2017 Mulai Berlaku 01 Oktober 2017

Tujuan : Menjamin proses pertanggungjawaban pelaksanaan program KONSEPSI dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup

: Berlaku untuk semua proses pertanggungjawaban pelaksanaan program KONSEPSI.

Pengertian : a. LAPORAN adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh Pimpinan, Pegawai/ Karyawan yang berisi uraian pelaksanaan program.

b. ANGGARAN PROGRAM adalah dana yang dialokasikan untuk masing-masing kegiatan berdasarkan Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) disertai Rincian Anggaran Biaya (RAB) kegiatan.

c. KERANGKA ACUAN KEGIATAN adalah dokumen tertulis yang memuat; alasan sebuah kegiatan dilaksanakan, tujuan kegiatan, output, pihak yang terlibat dan waktu pelaksanaannya, yang menjadi acuan sebuah kegiatan dilaksanakan.

d. RINCIAN ANGGARAN BIAYA adalah pengeluaran berdasarkan rincian komponen kegiatan dari sebuah kegiatan program.

e. SURAT PERINTAH MEMBAYAR adalah Statement Letter Direktur sebagai Kuasa Anggaran, merupakan persetujuan untuk dikeluarkannya anggaran sebuah kegiatan program atau operasional kantor, berdasarkan permohonan Pelaksana Anggaran.

f. WAKIL DIREKTUR BIDANG PROGRAM adalah karyawan yang diangkat oleh Direktur sebagai penanggungjawab pengelolaan semua program KONSEPSI.

g. MANAJER PROGRAM adalah Karyawan yang diangkat oleh Direktur sebagai pihak yang bertanggungjawab untuk melaksanakan satu atau lebih program KONSEPSI.

h. FASILITATOR LAPANGAN adalah karyawan tetap atau karyawan kontrak jangka waktu tertentu yang ditugaskan sebagai pendamping suatu program KONSEPSI.

Rujukan : a. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perkumpulan KONSEPSI.

b. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) Perkumpulan KONSEPSI.

c. Perjanjian Kerja Sama KONSEPSI dengan Donor atas pelaksanaan suatu program.

Standar Prosedur


b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan ; Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur


Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur

ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.

c. Monitoring dan evaluasi kegiatan dalam prosedur ini merujuk pada aturan perkumpulan

Ketentuan Umum

a. Manajer Program harus mengajukan anggaran program setiap pelaksanaan kegiatan kepada Direktur.

b. Manajer Program bertanggungjawab atas penggunaan anggaran tersebut sebagaimana dicantumkan dalam detail Rincian Alokasi Biaya (RAB).

Prosedur a. Setiap akhir bulan masing-masing Manajer Program mengusulkan rencana kegiatan program yang akan dilaksanakan pada bulan berikutnya kepada Direktur.

b. Berdasarkan usulan tersebut, Direktur dan Bendahara, melakukan pembahasan dan menyepakati RAB kegiatan seluruh program yang akan dilaksanakan.

c. Berdasarkan kesepakatan tersebut, Bendahara mengusulkan Anggaran Biaya Program kepada Direktur.

d. Setelah mendapatkan persetujuan Direktur, Finance Program membuat rencana penarikan dana bank dalam bulan bersangkutan, dan penarikan dana oleh bendahara paling lambat satu hari sebelum kegiatan dilaksanakan, dicatat dalam buku kas umum pda kolom penerimaan kas kemudian langsung diserahkan kepada finance program sebagai uang muka dan dicatat dalam buku kas dalam pada kolom pengeluaran.

e. Penyerahan dana kepada pelaksana kegiatan harus disertai dengan bukti penerimaan uang oleh penerima uang serta bukti penerimaan uang muka sesuai proposal.

f. Paling lambat tujuh hari setelah pelaksanaan kegiatan Manajer Program bersama-sama dengan Finance Program menyampaikan laporan kegiatan dan laporan keuangan disertai bukti-bukti pengeluaran kepada Direktur.

g. Laporan kegiatan dilanjutkan kepada direktur, sedangkan bukti-bukti pengeluaran dicatat oleh bendahara dalam buku kas umum sebagai pertanggungjawaban uang muka.

h. Dalam hal bukti-bukti pengeluaran tidak sesuai (kurang) dengan jumlah uang muka yang sudah dikeluarkan, maka sisa dana wajib dikembalikan kepada bendara untuk dicatat lagi sebagai

penerimaan kas dari sisa dana tak tak terpakai. Akan tetapi jika bukti pengeluaran lebih besar jumlahnya dari uang muka, maka kelebihan pengeluaran menjadi tanggung jawab pengguna anggaran atau dilakukan penggantian oleh perkumpulan setelah memberikan justifikasi yang masuk akal dan disetujui oleh Direktur.


Moh. Taqiuddin

Lampiran 4 : Standar Operasional Prosedur Perjalanan Dinas Perkumpulan KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERJALANAN DINAS



Tanggal Pembuatan


Review 21-09-2017 Mulai Berlaku 01 Oktober 2017

Terakhir

Tujuan : Menjamin proses pengajuan biaya perjalanan dinas dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup

: Berlaku untuk semua proses perjalanan dinas baik dalam maupun luar daerah.

Pengertian : a. PERJALANAN DINAS adalah kegiatan yang dilakukan oleh Direktur, Wakil Direktur atau pegawai/Karyawan yang ditunjuk oleh Direktur untuk menjalankan tugas-tugas kelembagaan.

b. SURAT TUGAS adalah surat yang dikeluarkan oleh Direktur atau Wakil Direktur yang menugaskan Karyawan untuk melaksanakan suatu aktifitas kelembagaan di luar kantor.

c. BIAYA PERJALANAN DINAS adalah biaya yang diberikan kepada Direktur, Wakil Direktur dan Pegawai/ Karyawan yang menjalankan tugas untuk kepentingan lembaga di luar kantor, baik terkait kegiatan program maupun tugas umum dengan besaran ditentukan berdasarkan jabatan dan wilayah kerja.

d. PERJALANAN DINAS terkait kegiatan program, biaya perjalanannya dibebankan pada anggaran program, sedangkan perjalanan yang tidak terkait dengan kegiatan program maka biaya dibebankan kepada perhimpunan.

Rujukan : a. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perkumpulan KONSEPSI.

b. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) perkumpulan KONSEPSI Tahun 2011.

c. Perjanjian Kerja Sama dengan Donor atas pelaksanaan suatu program.

Standar Prosedur

: a. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan

b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan ; Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur



c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini merujuk pada aturan perkumpulan.

Ketentuan Umum

: a. Perjalanan dinas di dalam daerah yang tidak terkait kegiatan program, diatur berdasarkan ketentuan sebagai berikut : Biaya dengan menggunakan rent car sebesar

Rp.500.000,- dan perdiem Rp. 100.000,- per orang perhari.

Biaya dengan menggunakan motor Rp. 75.000,- s.d. Rp. 150.000,- disesuaikan dengan jarak tempuh dan perdiem Rp. 100.000,- perhari, kecuali di seputaran kota Mataram mendapatkan perdiem sebesar Rp. 50,000,- jika satu hari full sedangkan setengah hari tidak mendapatkan perdiem.

Perdiem terdiri dari biaya akomodasi, konsumsi dan biaya insidentil lainnya yang terjadi selama perjalanan dinas.

b. Perjalaan dinas terkait dengan kegiatan program, maka biaya transportasi dan perdiem dibebankan pada anggaran program.

c. Biaya perjalanan di luar daerah dan luar negeri diatur berdasarkan ketentuan sebagai berikut ; Mengingat perjalanan dinas keluar daerah

maupun keluar negeri sifatnya memenuhi undangan kepada lembaga dan ditanggung oleh panitia, maka biaya perjalanan yang diberikan merupakan kontribusi lembaga kepada personil yang menjalankan tugas sebagai berikut: Direktur Wakil Direktur Kadiv, Kabag, IT dan

PM Fasdes dan Staf

Program Perjalanan ke Luar

Negeri Asia Eropa, Amerika Dan Afrika Australia dan New Zealand

: Rp. 2.000.000,-: Rp. 1.500.000,-: Rp. 1.250.000,-: Rp. 1.000.000,-:: Rp. 4.000.000,-: Rp. 6.000.000,-

: Rp. 5.000.000,-

d. Setiap personil yang melakukan perjalanan dinas, paling lambat tiga hari setelah kembali wajib menyerahan resume hasil kegiatan yang diikuti.

Prosedur Pengajuan

: a. Direktur menerbitkan Surat Tugas 3 (tiga) hari sebelum perjalanan yang ditujukan kepada Karyawan yang ditugaskan melakukan perjalanan

baik dalam maupun luar daerah.b. Jika Direktur berhalangan atau tidak berada

ditempat maka Surat Tugas ditandatangani oleh Wakil Direktur Umum dan Keuangan setelah mendapat persetujuan dari Direktur melalui Surat Elektronik (surel) ataupun telpon.

c. Dalam jangka waktu 1 (satu) hari, pihak yang ditugaskan untuk melakukan perjalanan tersebut mengajukan usulan biaya ke Direktur ditembuskan ke Wakil Direktur Umum dan Keuangan dan Bendahara.

d. Bendahara memeriksa ketersediaan dana pada Cash Box. Jika kas tersedia cukup, bendahara langsung memproses pencairan dana dan apabila tidak cukup Bendahara harus melakukan proses pencairan dana dari rekening umum lembaga untuk selanjutnya diserahkan ke pengusul.

e. Biaya perjalanan harus sudah diterima oleh pihak yang bertugas sehari sebelum keberangkatan


Moh. Taqiuddin

Lampiran 5 : Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Aset Lembaga KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN ASET Dibuat oleh

Tim Penyusunan SOP KONSEPSI


Tanggal Pembuatan 25-07- 2016 Disetujui oleh Direktur

KONSEPSI

Review Terakhir 21-09-2017 Mulai Berlaku 01 Oktober 2017

Tujuan : Menjamin proses pengadaan, penyimpanan, keamanan dan penghapusan aset KONSEPSI dapat berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup

: Berlaku untuk semua jenis Aset KONSEPSI baik yang berasal dari pengadaan sendiri ataupun hibah.

Pengertian : a. ASET adalah barang yang dimilki oleh Perkumpulan berupa harta bergerak dan harta tidak bergerak, baik yang diperoleh dengan pengadaan sendiri maupun hibah.

b. PENGADAAN SENDIRI adalah aset yang dibeli dengan menggunakan uang Perkumpulan KONSEPSI.

c. HIBAH adalah aset Perkumpulan KONSEPSI yang pengadaannya berasal dari dana hibah, atau diterima dalam bentuk barang.

d. PENGELOAAN ASET KONSEPSI dilaksanakan oleh Kepala Kantor dibantu oleh Staf Bagian Aset.

e. STAF BAGIAN ASET adalah Pegawai/ Karyawan Perkumpulan KONSEPSI yang ditugaskan oleh Direktur untuk pengadminstrasian dan pemeliharaan aset Perkumpulan KONSEPSI.

f. ADMINISTRASI adalah pencatatan dan penyimpanan semua jenis barang yang dikelompokkan berdasarkan jenisnya.

g. PENGHAPUSAN adalah penghapusan suatu jenis barang yang sudah tidak bisa dipakai lagi karena rusak, hilang dan atau habis nilainya.

Rujukan : a. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perkumpulan KONSEPSI


Standar Prosedur

: a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme ketentuan dalam aturan perkumpulan

b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur

bertanggung jawab untuk memastikan : Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur




Mekanisme : a. Kepala Kantor bertanggung jawab atas pengelolaan asset KONSEPSI.

b. Karyawan Bagian Aset melakukan inventarisasi barang-barang milik lembaga, dan mencatatnya di dalam buku daftar aset/inventaris dan melaporkannya kepada Kepala Kantor.

c. Setiap terjadi penambahan aset, Karyawan Bagian Aset harus segera mencatatnya di dalam buku daftar aset.

d. Karyawan Bagian Aset melakukan pengawasan terhadap pemakaian aset/inventaris dan segera melapor kepada Kepala Kantor dan melakukan tindakan penanganan sesuai petunjuk/arahan Kepala Kantor jika terjadi kerusakan/kehilangan.

e. Penggunaan aset/ inventaris untuk kepentingan lembaga di luar kantor, calon pemakai harus mengajukan Surat Permohonan Pinjaman Alat kepada Direktur melalui Kepala Kantor. Apabila disetujui, penyerahan alat dilakukan oleh Karyawan Bagian Aset berdasarkan berita acara pinjam pakai dengan batas waktu tertentu.

f. Apabila terjadi kerusakan/kehilangan alat akibat beban pekerjaan, maka perbaikan/penggantian menjadi tanggung jawab lembaga. Akan tetapi, apabila kerusakan/kehilangan akibat penggunaan di luar pekerjaan lembaga atau kelalaian pemegang alat, maka perbaikan atau penggantian menjadi tanggung jawab pemakai.

g. Setiap 6 (enam) bulan, Karyawan Bagian Aset membuat laporan mengenai jumlah, kondisi dan posisi aset kepada Direktur melalui Kepala Kantor dan Wakil Direktur Umum dan Keuangan.

h. Penghapusan Aset dilakukan dilakukan atas aset yang sudah berusia 10 tahun dan/ atau yang rusak atas usulan Kepala Kantor.

i. Pengadaan aset baru dilakukan berdasarkan kebutuhan kelancaran pengelolaan program KONSEPSI atas usulan Kepala Kantor.


Moh. Taqiuddin

Lampiran 6 : Standar Operasional Prosedur Waktu Kerja dan Kode Etik Selama Jam Kerja

STANDAR OPERASIONAL Dibuat oleh

PROSEDUR (SOP) WAKTU KERJA PERKUMPULAN KONSEPSI

Tim Penyusunan SOP KONSEPSI


Tanggal Pembuatan


Revisi Terakhir 19/2/2019 Mulai Berlaku 01 Maret 2019

Tujuan : Menjamin berjalannya seluruh aktifitas pekerjaan Perkumpulan KONSEPSI dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku di lembaga.

Ruang Lingkup

: Berlaku untuk pengaturan; jumlah hari kerja, jumlah jam kerja , hari libur, lembur dan cuti.

Pengertian : Waktu kerja adalah jumlah hari dan jam kerja efektif KONSEPSI dalam seminggu dan atau sebulan.

Rujukan : a. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perkumpulan KONSEPSI


Standar Prosedur

: a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. b. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur

dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan.

c. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan Semua Karyawan yang terlibat dalam

prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.

Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggung jawab.

d. Monitoring dan evaluasi kegiatan dalam prosedur ini merujuk pada aturan perkumpulan

Ketentuan Umum

: a. Jumlah hari kerja adalah 5 hari kerja efektif dalam seminggu yakni Senin sampai dengan

Mekanisme :

Jum’at.b. Jumlah jam kerja KONSEPSI sebanyak 8 (delapan)

jam kerja efektif per hari atau 40 jam per minggu.

c. Jam kerja setiap hari yakni masuk Jam 09.00 dan pulang jam 17.00 Wita.

d. Hari kerja dimulai dari tanggal 26 setiap bulan hingga tanggal 25 bulan berikutnya.

e. Kode Etik adalah ketentuan/ norma yang harus dilaksanakan oleh setiap Karyawan KONSEPSI selama jam kerja dan dalam pergaulan di tengah-tengah masyarakat.

a. Karyawan dalam (kantor) wajib memberikan paraf pada lembar waktu kerja (time sheet) atau menekan Finger Print setiap hari pada jam datang dan jam pulang.

b. Karyawan lapangan mengisi time sheet dengan pengetahuan Manajer Program masing - masing. Pekerjaan kantor dilakukan pada hari-hari di luar kerja akan diberikan biaya lembur Rp.50.000,- per jam maksimal 4 jam per hari.

c. Pada hari kerja, Wadir Program dan Manajer Program wajib berada di kantor, dan berada di luar kantor apabila sedang melakukan pengawasan atau kegiatan program di lapangan dan/ atau atas perintah Direktur untuk melaksanakan tugas tertentu di luar kantor.

d. Pada hari kerja, Karyawan Lapangan wajib berada di desa/lokasi dampingan masing-masing. Berada di kantor pada saat rapat-rapat lembaga atau diperintahkan datang ke kantor oleh Manajer Program atau Direktur/Wadir karena adanya sesuatu hal bersifat mendesak untuk dibahas.

e. Karyawan dalam/Kantor wajib berada di kantor setiap hari dan berada di luar kantor apabila atas penugasan Direktur untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu.

f. Karyawan dalam/ Kantor yang tidak masuk kerja karena sakit wajib memberitahukan Direktur melalui Kepala Kantor.

g. Apabila ada kepentingan lain di luar kepentingan/ pekerjaan lembaga sehingga tidak masuk kantor, harus mendapatkan ijin dari Direktur.

h. Seluruh Karyawan berkewajiban membuat laporan bulanan yang diketahui oleh atasan langsung masing-masing, sebagai bahan evaluasi kinerja Karyawan.

i. Hari libur KONSEPSI mengikuti kalender libur

nasional dan/atau berdasarkan Keputusan Direktur KONSEPSI tentang libur karena adanya kejadian atau keadaan luar biasa.

j. Karyawan KONSEPSI yang melahirkan memiliki hak cuti selama 3 (tiga) bulan dan diberikan hak-haknya seperti biasa (normal) sampai anak kedua.

k. Bagi karyawan laki-laki yang istrinya melahirkan, diberikan hak cuti selama satu bulan mulai saat istrinya melahirkan dan diberikan hak-haknya seperti biasa (normal).

l. Seluruh Karyawan KONSEPSI diberikan hak cuti selama 15 hari setahun dengan melakukan pengajuan 10 hari sebelum pelaksanaan cuti.

m. Karyawan KONSEPSI yang cuti memiliki hak-haknya sama dengan waktu kerja normal.

n. Karyawan yang mengajukan cuti maksimal 2 (dua) orang pada waktu yang bersamaan.

o. Rapat bulanan KONSEPSI dilaksanakan pada tanggal 25 setiap bulan.

p. Setiap tanggal 26 - 30/31 dilaksanakan evaluasi kinerja Karyawan dan persiapan penggajian untuk bulan bersangkutan.

q. Interaksi karyawan laki-laki dan karyawan perempuan selama jam kerja baik di kantor maupun di lapangan, harus menjaga tata krama, adat istiadat dan nilai-nilai moral berdasarkan norma-norma yang berlaku umum di lingkungan sekitarnya.

r. Bagi karyawan perempuan yang membawa anak, disediakan ruangan khusus untuk menyusui dan/atau melayani anak.

s. Tidak diperkenankan bagi karyawan KONSEPSI merokok dalam ruang kerja dan/atau di ruang rapat. Akan tetapi bagi karyawan yang merokok, agar keluar ruang kerja/ ruang rapat agar asap rokok tidak mengganggu karyawan lain yang tidak merokok.Ketentuan huruf (a) sampai huruf (t), berlaku untuk seluruh karyawan KONSEPSI, tidak ada pembedaan antara level pimpinan maupun level staf.


Moh. Taqiuddin

Lampiran 7 : Standar Operasional Prosedur Administrasi Surat Menyurat

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINSTRASI SURAT MENYURAT



Tanggal Pembuatan

25-07- 2016

Disetujui oleh Direktur KONSEPSI

Revisi Terakhir 19 /2/ 2019 Mulai

Berlaku 01 Maret 2019

Tujuan : Menjamin berjalannya administrasi surat menyurat Perkumpulan KONSEPSI dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku di lembaga.

Ruang Lingkup

: a. Mekanisme surat masuk dan surat keluarb. Pengarsipan surat masuk dan surat keluarc. Pengiriman surat keluar

Pengertian : a. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh Perkumpulan KONSEPSI dari lembaga/instansi/pihak lain.

b. Surat keluar adalah surat Perkumpulan KONSEPSI yang ditujukan kepada pihak atau lembaga/instansi lain.

c. Pengarsipan adalah serangkaian kegiatan meliputi pencatatan surat masuk atau surat keluar pada buku surat menyurat dan penyimpanan keduanya.



Standar Prosedur


b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur

Mekanisme :

bertanggung jawab untuk memastikan : Semua Karyawan yang terlibat dalam



c. Monitoring dan evaluasi kegiatan dalam prosedur ini merujuk pada aturan perkumpulan

a. Surat Masuk1. Kepala Kantor bertanggungjawab atas

pengelolaan Surat Masuk.2. Surat masuk diterima oleh Karyawan

Administrasi untuk selanjutnya dicatat dalam buku surat masuk dan diserahkan paling lambat 15 menit kepada Kepala Kantor.

3. Kepala Kantor menyampaikan surat masuk ke Direktur paling lambat 15 menit dengan dilampiri form disposisi.

4. Direktur memberikan disposisi pada surat masuk untuk selanjutnya dikembalikan kepada Kepala Kantor paling lambat dalam waktu 1 (satu) hari.

5. Dalam hal Direkur tidak berada di tempat, disposisi surat dilakukan oleh Wadir Umum dan Keuangan.

6. Kepala Kantor menyerahkan surat kepada Karyawan yang tercantum namanya dalam disposisi dalam jangka waktu paling lama 30 menit.

7. Sekembalinya Pegawai/Karyawan melaksanakan disposisi maka yang bersangkutan wajib menyerahkan kembali surat masuk beserta resume hasil pertemuan kepada Kantor Kantor untuk di arsipkan dan selanjutnya resume ditelaah untuk disampaikan kepada Direktur dan Wakil Direktur setelah diparaf oleh Kepala Kantor.

b. Surat Keluar1. Kepala Kantor, Manajer Program/ Karyawan

yang ditunjuk membuat konsep surat.2. Konsep surat keluar yang disiapkan oleh

Manajer Program atau Karyawan lainnya diserahkan kepada Kepala Kantor untuk diedit dan dilakukan penomoran dengan kode sebagai berikut : No……/ KONSEPSI/ e/ bulan/

Tahun serta diparaf, kemudian dimintakan paraf Wadir Umum Keuangan dalam waktu 25 menit.

3. Kepala Kantor menyerahkan konsep surat keluar yang sudah diparaf oleh Kepala Kantor dan Wadir Umum dan Keuangan kepada Direktur untuk ditanda tangani dalam waktu ½ (setengah) hari.

4. Dalam hal Direktur tidak berada di tempat, penandatangan surat keluar dilakukan oleh Wadir Umum dan Keuangan.

5. Surat keluar yang sudah ditandatangani Direktur, diserahkan ke Kepala Kantor untuk dicatat dalam buku agenda surat keluar dan selanjutnya persiapan pengiriman dalam waktu ½ (setengah) hari

6. Pengiriman surat keluar ke alamat tujuan surat keluar disertai lembar expedisi dalam waktu 1 (satu) hari.


Moh. Taqiuddin

Lampiran 8 : SOP Pengelolaan Data/Dokumen KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN DATA DAN DOKUMENTASI


Dibahas oleh Karyawan KONSEPSITanggal Pembuatan

25-07- 2016 Disahkan oleh Direktur KONSEPSI


TIM PENYUSUNAN SOP KONSEPSI

Tujuan : Menjamin berjalannya proses pengelolaan data, informasi dan dokumentasi Perkumpulan KONSEPSI dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku di lembaga.

Ruang Lingkup

: a. Pengumpulan data/informasi atau dokumentasib. Penyimpanan data/informasi atau dokumentasi c. Pengeluaran data/informasi atau dokumentasi

Pengertian : Data adalah segala informasi berupa dokumen laporan atau catatan hasil kegiatan program dan/atau penelitian yang dilakukan oleh KONSEPSI, baik dalam bentuk fisik (buku, lembaran arsip, kepingan CD) maupun dalam bentuk file elektronik berupa data komputer, foto, video dan film.

Rujukan : a. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Perkumpulan KONSEPSI


Standar Prosedur

Mekanisme

:

:

a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan.

b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan: Semua Karyawan yang terlibat dalam



c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini merujuk pada aturan perkumpulan

a. Penghimpunan dan Penyimpanan Data1. Kepala Divisi Penelitian dan Pengelolaan

Pengetahuan adalah pihak yang ditugaskan oleh Direktur sebagai Penanggung jawab Pengelolaan Data/ Informasi KONSEPSI.

2. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Kepala Divisi dibantu oleh Karyawan Bidang Informasi dan Teknologi.

3. Data-data/ nformasi dan laporan hasil pelaksanaan program dan/ atau hasil penelitian KONSEPSI disimpan dengan baik dan rapi oleh seorang Karyawan KONSEPSI yang diberikan tanggung jawab untuk pengelolaan dan penyimpanan data di bawah koordinasi dan pengawasan Kepala Divisi Penelitian dan Pengelolaan Pengetahuan.

4. Data dalam bentuk fisik buku atau lembaran kertas, disimpan dalam file khusus dan disusun berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun perolehan.

5. Data yang masih dalam bentuk data dalam computer, harus disimpan dalam file khusus data yang dibuat berdasarkan jenis data.

6. Untuk penghimpunan data, setiap data harus diserahkan oleh Koordinator program/penelitian, kepada Karyawan pengelolaan data untuk dikompilasi dan disimpan, baik dalam bentuk fisik mapun data/ file elektronik komputer.

b. Pengeluaran Data/ Informasi1. Pengeluaran data kepada pihak luar harus

dilakukan melalui satu pintu yaitu Karyawan

pengelola data mengetahui Kepala Divisi Penelitian dan Pengelolaan Pengetahuan.

2. Permintaan data oleh pihak luar harus melalui surat resmi yang ditujukan kepada Direktur KONSEPSI dengan menyebutkan data yang diminta disertai penjelasan jenis tentang keperluan penggunaan data tersebut.

3. Pengeluaran data melalui persetujuan Direktur. Apa bila Direktur telah menyetujui dengan melalui catatan/memo dalam disposisi kepada Kepala Divisi Penelitian, selanjutnya Kepala Divisi memerintahkan Karyawan Pengelola Data melakukan pengeluaran data kepada pihak pemohon.

4. Untuk keperluan pelaporan/ permohonan donor, data/ informasi dapat langsung diberikan oleh Manajer Program dengan pengetahuan/persetujuan Direktur/ Wadir Program.

7. Di luar prosedur yang telah diuraikan di atas, maka semua Karyawan KONSEPSI tidak dibenarkan memberikan informasi data kepada pihak lain kecuali informasi yang perlu disampaikan dalam suatu forum diskusi/seminar.


Moh. Taqiuddin

Lampiran 09 : SOP Prosedur Pengadaan Barang Dan Jasa

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGADAAN BARANG DAN JASA


Direvisi oleh Karyawan KONSEPSITanggal Pembuatan



Tujuan : Menjamin berjalannya proses pengadaan barang dan jasa Perhimpunan KONSEPSI berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku di lembaga.

Ruang Lingkup

: a. Proses penawaran barang dan jasa.b. Pemesanan barang dan jasa.c. Penerimaan dan pembayaran barang dan jasa.

Pengertian : Pengadaan barang dan jasa adalah serangkaian proses pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan oleh Perkumpulan KONSEPSI untuk menjamin kelancaran aktifitas lembaga, berjalan dengan baik sesuai peraturan yang berlaku.



Standar Prosedur

Prosedur Pengadaan

Prosedur Penerimaan Barang dan Pembayaran

:

:

:

a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan.

b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : Semua personel yang terlibat dalam prosedur


Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.

c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini merujuk pada aturan perkumpulan.

1. Direktur harus menunjuk seorang karyawan yang bertugas dan bertanggung jawab dalam pengadaan dan pengeluaran barang.

2. Bagian pengadaan dalam melakukan pengadaan barang wajib melalui proses berikut: Pengajuan usulan pengadaan barang/jasa

kepada Direktur mengetahui Komite Pengadaan Barang dan Jasa.

Setelah disetujui direktur, bagian pengadaan melakukan survey harga minimal pada tiga pemasok

Pemilihan pemasok yang layak Membuat order pembelian Pemasok mengajukan penawaran Memutuskan pembelian barang/jasa

3. Pengadaan barang/jasa senilai ≤ 1 juta rupiah dilakukan melalui proses pembelian langsung tanpa perbandingan harga dari para pemasok (supplier).

4. Pengadaan barang/jasa senilai ˃1 juta – 5 juta rupiah dilakukan melalui proses pengadaan dengan satu penawaran.

5. Pengadaan barang dan jasa senilai ˃5 - 50 juta rupiah dengan tiga penawaran/biding

6. Pengadaan barang dan jasa bernilai ˃50 juta – seterusnya, dilakukan dengan mekanisme tender/lelang terbuka.

1. Penerimaan barang dilakukan melalui proses pemeriksaan oleh Panitia Penerimaan Barang dan Jasa.

2. Jika berdasarkan hasil pemeriksaan dinyatakan lengkap dan sesuai spesifikasi yang dibutuhkan, Panitia Penerimaan Barang dan Jasa melaporkan kepada penanggung jawab pengadaan barang/jasa dengan diketahui oleh Wadir Umum dan Keuangan.

3. Laporan tersebut, diteruskan penanggung jawab pengadaan barang/ jasa kepada Direktur untuk mendapatkan persetujuan membayar.

4. Berdasarkan persetujuan tersebut, Wadir Umum dan Keuangan menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) kepada Bendahara untuk selanjutnya dilakukan proses pembayaran

5. Pembayaran sebesar ≤ Rp.5.000.000 dapat dilakukan secara cash (tunai) kepada vendor, sedangkan pembayaran ˃ Rp. 5,000,000 harus melalui transfer bank (rekening).

7. Bukti (kwitansi) pembayaran senilai ˂1 juta tanpa materai, sedangkan pembayaran senilai ≥ 1 juta rupiah bukti (kwitansi) pembayaran harus bermaterai.

8. Setelah proses pembayaran selesai, bagian pengadaan barang/ jasa mencatat penerimaan barang dalam buku daftar aset.

9. Bagian pengadaan dan aset berada dibawah koordinasi dan pengawasan Kepala Kantor.Secara periodik (3 bulan sekali), bagian pengadaan bersama bagian aset dan Kepala Kantor membuat laporan kondisi dan perkembangan aset KONSEPSI kepada Direktur melalui Wadir Umum dan Keuangan.


Moh. Taqiuddin

Lampiran 10 : SOP Aktivitas Karyawan KONSEPSI dengan Lembaga Lain

(Karyawan KONSEPSI Menjadi Nara Sumber/Fasilitator, Moderator dan Panitia di Lembaga External dan Internal)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KARYAWAN KONSEPSI MENJADI NARA SUMBER / FASILITATOR, MODERATOR DAN PANITIA KONSULTAN EXTERNAL DAN INTERNAL



Tanggal Pembuatan 01-09-2017 Disetujui Direktur KONSEPSI


Tujuan : Menjamin tertibnya kegiatan Karyawan KONSEPSI yang diminta menjadi Narasumber, fasilitator dan Moderator oleh External maupun Internal sehingga berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan

yang berlaku di lembaga dan tidak merugikan lembaga.

Ruang Lingkup

: a. Permohonan Izin/Pemberitahuan kepada Direktur KONSEPSI yang diminta membantu kegiatan oleh lembaga external.

b. Penugasan Karyawan KONSEPSI yang akan membantu pelaksanaan kegiatan program lemabaga (internal).

c. Komitmen fee dari Karyawan KONSEPSI yang bertugas dari honor yang diterima kepada Kantor/ KONSEPSI

Pengertian : a. Karyawan KONSEPSI adalah sumberdaya manusia KONSEPSI yang bekerja dan dibayar berdasarkan aturan Lembaga KONSESPI.

b. Karyawan adalah Staf KONSEPSI yang secara individual diminta oleh lembaga lain sebagai konsultan, fasilitator, narasumber, peneliti dan panita sehingga meninggalkan pekerjaan di KONSEPSI, harus melalui mekanisme/SOP Lembaga KONSEPSI.

c. Penugasan Karyawan KONSEPSI sebagai fasilitator, narasumber dan panita serta Konsultan pada kegiatan program lembaga/ internal harus dengan Surat Tugas/ Surat Perintah Perjalanan Dinas.

Rujukan : a. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perkumpulan KONSEPSI


Standar Prosedur

: a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan

b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : Semua Karyawan yang terlibat dalam


Semua Karyawan yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggung jawab.

c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam

Mekanisme :prosedur ini merujuk pada aturan perkumpulan

a. Permintaan Oleh Lembaga Lain :2. Kepala Divisi Jaringan dan Kerja Sama

merupakan pihak yang bertanggung jawab mengkordinasikan karyawan yang akan melaksanakan kegiatan konsultansi, narasumber, fasilitator atau lainnya berdasarkan permintaan dari pihak lain dibawah pengawasan Wadir Program serta Wadir Umum dan Keuangan.

3. Lembaga pelaksana kegiatan harus mengajukan surat permintaan narasumber, fasilitator atau yang lainnya kepada Direktur KONSEPSI.

4. Berdasarkan surat permintaan tersebut, Direktur KONSEPSI meminta masukan dari Wadir Program dan/atau Wadir Umum dan Keuangan mengenai karyawan yang dianggap berkompeten melaksanakan tugas sesuai permintaan.

5. Berdasarkan masukan dari Wadir, Direktur KONSEPSI meminta Kepala Divisi Jaringan dan Kerja Sama membuat konsep surat tugas kepada Karyawan KONSEPSI untuk melaksanakan tugas sesuai permintaan lembaga pelaksana kegiatan.

6. Surat tugas disampaikan kepada Kepala Kantor dan Wadir BUK untuk diberi penomoran dan diparaf.

7. Setelah surat tugas ditandatangani oleh Direktur, oleh Kadiv Jaringan dan Kerja Sama diserahkan kepada yang diberi tugas untuk dilaksanakan.

8. Dalam hal Direktur tidak berada ditempat, maka penandatanganan surat tugas dilakukan oleh Wadir Umum dan Keuangan.

9. Karyawan yang melakukan kegiatan dengan lembaga lain tanpa melalui prosedur poin 1 dan poin 2, dianggap kegiatan pribadi (tidak berhak mengatas namakan wakil KONSEPSI) dan akan diberikan sanksi oleh KONSEPSI.

10. Sanksi yang diberikan kepada staf yang bersangkutan berupa pemotongan gaji dan atau tidak menerima gaji bulanan dari KONSEPSI.

11. Dalam hal Karyawan yang bersangkutan menerima pembayaran dari pelaksanaan kegiatan atas jasanya tersebut, yang bersangkutan wajib memberikan

kontribusi/fee kepada lembaga (KONSEPSI) sebesar 25 % atas pembayaran sebesar ≥ Rp. 1,000,000.

12. Fee sebesar 25 %, tidak termasuk transport/ perdiem Karyawan yang bersangkutan dalam melaksanakan tugas.

b. Penugasan pada kegiatan program internal KONSEPSI.1. Bagi karyawan KONSEPSI yang menjadi;

narasumber, fasilitator, moderator dan panitia pada kegiatan program lembaga/ internal harus dengan surat perintah tugas/SPPD yang ditandatangani oleh direktur.

2. Dalam hal direktur sedang tidak berada ditempat/ berhalangan, surat tugas/SPPD ditandangani oleh Wakil Direktur Bidang Umum dan Keuangan.

3. Kepada karyawan yang dimaksud point (1), diberikan biaya perjalanan dinas yang besarnya sesuai ketentuan SOP Perjalanan Dinas Karyawan.

4. Dalam hal karyawan yang dimaksud point (1) mendapatkan honor berdasarkan pos biaya kegiatan program, maka honor yang diterima dikembalikan ke lembaga/ KONSEPSI.


Moh. Taqiuddin

Lampiran 11 : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERLINDUNGAN ANAK PADA SITUASI BENCANA

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERLINDUNGAN ANAK PADA SITUASI BENCANA



Tanggal Pembuatan

11 Juli 2018


Revisi Terakhir

13 Juli 2018

Mulai Berlaku 20 Juli 2018

Tujuan : Menjamin terpenuhinya perlindungan hak anak dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang Lingkup

: Berlaku untuk semua proses pengelolaan layanan perlindungan bagi anak pada situasi bencana.

Pengertian : a. Bencana adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan/ atau faktor non alam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda, dan dampak psikologis.

b. Anak adalah seseorang yang belum berusia 18 (delapan belas) tahun, termasuk anak yang masih dalam kandungan kecuali dinyatakan lain dalam Undang-Undang.

c. Perlindungan adalah segala upaya yang ditujukan untuk memberikan rasa aman kepada korban yang dilakukan oleh pemerintah daerah, pihak keluarga, lembaga sosial, masyarakat, atau pihak lainnya.

Rujukan

Prinsip Umum

:

:

a. Undang-Undang No. 23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak.

b. Undang-Undang No. 35 Tahun 2014 tentang perubahan atas UU No. 23 tahun 2002 tentang Perlindungan Anak.

c. Undang-Undang No. 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana.

d. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perkumpulan KONSEPSI.

e. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) perkumpulan KONSEPSI Tahun 2014.

a. Responsif Gender; Semua petugas pelayanan harus peka gender ketika mendalami masalah yang dialami korban dan dapat melakukan pemberdayaan terhadap korban.

b. Non Diskriminasi; Anak tanpa kecuali berhak mendapatkan layanan berkaitan dengan

kekerasan yang dialaminya; tidak ada seorang pun boleh ditolak atau diberikan prioritas atas yang lain kecuali atas pertimbangan kedaruratan tertentu.

c. Hubungan Setara dan Menghormati; Siapapun korban, pemberian layanan bagi korban harus dijalankan dengan rasa hormat untuk membangkitkan harga diri korban yang jatuh akibat mengalami kekerasan.

d. Menjaga Privasi dan Kerahasiaan; Pelayanan harus diberikan di tempat yang menjamin privasi korban. Setiap informasi yang terungkap harus dijaga kerahasiaannya dan diketahui hanya oleh pihak yang relevan dalam pemberian layanan. Petugas harus menyampaikan prinsip ini kepada korban.

e. Memberi Rasa Aman dan Nyaman; Petugas pemberi layanan harus memastikan bahwa korban dalam keadaan aman dan nyaman dalam menceritakan masalahnya.

f. Menghargai Perbedaan Individu; Setiap individu harus dipandang unik, masing-masing orang mempunyai latar belakang, pengalaman hidup dan coping mechanism (cara menghadapi stress) yang berbeda sehingga tidak boleh dibandingkan antara satu korban dengan korban lain dalam hal apapun.

g. Tidak Menghakimi; Petugas pemberi layanan harus memastikan bahwa apapun kondisi korban atau informasi yang keluar dari korban tidak akan dinilai atau dihakimi.

h. Cepat dan Sederhana; Pemberian layanan harus diberikan dengan segera tanpa penundaan yang tidak perlu. Bila korban datang atas rujukan pihak pemberi layanan lain, maka petugas penerima harus membaca terlebih dahulu surat pengantar/rujukan. Harus diusahakan agar korban tidak ditanya berulang kali tentang hal yang sama terkait identitas maupun narasi kasusnya.

i. Empati; Petugas harus menerapkan sikap empati, yakni kesanggupan untuk menempatkan diri dalam posisi orang lain (dalam hal ini korban). Dengan demikian korban merasa diterima, dipahami dan dapat terbuka menceritakan persoalannya.

j. Pemenuhan Hak Anak; Korban yang berusia di bawah 18 tahun berhak atas penghormatan dan penggunaan sepenuhnya hak-haknya untuk bertahan hidup, pengembangan, perlindungan dan partisipasi, sebagaimana diatur dalam Konvensi Hak-hak Anak (Convention on the Rights of the

Child).k. Tidak Melibatkan Anak; Pada saat tanggap

darurat tidak diperbolehkan melibatkan anak dalam kegiatan pencegahan, perlindungan maupun rehabilitasi pada saat pasca bencana.

Standar Prosedur


b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk memastikan : Semua personil yang terlibat dalam prosedur ini

mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.

Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.

c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini mengacu kepada aturan perkumpulan.

Prosedur Perlindungan

: Pra Bencana :

a. Penguatan kapasitas Sumberdaya Manusia (SDM) yang berkelanjutan dan tersupervisi melalui; Mengenali ketrampilan yang sudah ada dan

mengembangkan potensi SDM masyarakat setempat lokasi rawan bencana.

Meningkatkan SDM setempat dengan ketrampilan dan kompetensi yang belum mereka miliki.

Meningkatkan kepercayaan diri SDM setempat. Mendorong kemampuan SDM setempat untuk

mengambil tanggung jawab dalam mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan dan hak mereka serta orang lain.

b. Melakukan kajian/assessment, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi berbasis gender, sebagai salah satu upaya untuk pencegahan terjadinya Kekerasan Berbasis Gender (KBG) pada respon bencana/ kemanusiaan.

c. Pengelolaan Informasi Kekerasan Berbasis Gender (KBG) dalam alat bantu Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE) dengan menggabungkan strategi, pendekatan dan metode yang memungkinkan individu, keluarga, kelompok, organisasi dan komunitas untuk aktif berperan dalam mencapai, melindungi dan menjaga keberlangsungan dan

kesejahteraan mereka yang mencakup seluruh Klaster Penanggulangan Bencana meliputi; Klaster Kesehatan Klaster Pencarian dan Penyelamatan Klaster Logistik Klaster Pengungsian dan Perlindungan Klaster Pendidikan Klaster Sarana dan Prasarana Klaster Ekonomi Klaster Pemulihan Dini

Situasi Bencana/ Tanggap Darurat:a. ≥ 24 jam pasca bencana melakukan tindakan

Pencegahan yaitu: Melakukan konsolidasi tindakan kedaruratan

lintas kluster yang peka terhadap kebutuhan dan kekhasan kondisi anak.

Fokus pada pemberian logistik yang ramah anak.

Melakukan kaji situasi dan sumber daya yang dibutuhkan anak di lokasi bencana tersebut (klinik, tempat penampungan, dll).

Membuat sarana komunikasi yang secara regular diperbaharui dan diumumkan ke masyarakat. Hal - hal yang perlu diinformasikan antara lain: langkah yang harus diambil, layanan yang tersedia, penanggulangan rumor, serta bagaimana masyarakat bisa membantu.

Memastikan bantuan yang datang dari luar, utamanya bantuan tenaga, menjunjung tinggi perlindungan terhadap anak.

Menyiapkan lokasi yang aman untuk personel yang berikutnya.

Memastikan keamanan sumber energi dan tempat hunian sementara.

b. ≥ 48 jam melakukan tindakan pencegahan meliputi;

Stabilisasi bantuan untuk area yang terdampak bencana, termasuk bantuan yang khas anak.

Melanjutkan proses permintaan bantuan dan logistik yang sesuai dengan kebutuhan anak.

Penyediaan sumber air dan lokasi sanitasi yang aman dan ramah untuk anak.

Buat sistem pendistribusian untuk bantuan, air, dan makanan secara perorangan dengan memastikan keterjangkauan akses untuk anak, baik di tempat penampungan maupun di lokasi di mana mereka berada.

Melanjutkan pengkajian kerusakan dengan

menekankan pada fasilitas yang penting bagi anak, misalnya rumah sakit bersalin, layanan khusus bayi baru lahir, dll. Pengkajian dan pelaporan situasi (situation report) secara berkala.

Antisipasi datangnya bantuan dan tim dari luar daerah maupun bantuan antar Negara.

c. ≤ 72 jam melakukan kegiatan pencegahan dengan: Dimulainya fase transisi dari respon segera ke

respon lanjutan. Penyediaan fasilitas layanan darurat. Evaluasi kembali kondisi penampungan dan

kebutuhan anak yang terdampak. Evaluasi ini mencakup:- Bantuan yang dibutuhkan.- Keamanan lokasi penampungan dan MCK.- Makanan dan bantuan medis.- Kondisi demografis masyarakat yang

terdampak (gender, anak-anak, lansia, kebutuhan medis khusus, dll).

Membuat rencana untuk dapat menyediakan bantuan bagi mereka yang membutuhkan bantuan khusus baik di hunian sementara maupun hunian tetap.

Membuat aturan relawan dan bantuan. Meningkatkan keamanan wilayah dengan

melakukan pembersihan reruntuhan akibat bencana.

d. ˃ 72 jam melakukan: Melanjutkan proses penyelamatan dan tindakan

darurat lainnya Transisi ke tindakan darurat lanjutan Menyiapkan untuk upaya pemulihan yang

berfokus pada diaktifkannya kembali layanan untuk anak.

Penyediaan ruang ramah anak

Pasca Bencana :

a. Melakukan konsolidasi dengan pihak terkait sesuai klaster penanggulangan bencana untuk memastikan pelayanan dan keterlibatan anak dalam proses rehabilitasi dan rekonstruksi fasilitas social.

b. Melakukan pelayanan rehabilitasi dini meliputi fisik, psikiis guna memulihkan kondisi korban anak dari rasa sakit dan trauma.

c. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan ketersediaan bantuan teknis pada layanan ekonomi, kesehatan, psikososial, dan

layanan lainnya bagi anak korban bencana.


Moh. Taqiuddin

Lampiran 12 : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERLINDUNGAN ANAK DAN MEKANISME PENGADUAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERLINDUNGAN ANAK DAN MEKANISME PENGADUAN



Tanggal Pembuatan

19 Februari 2019


Revisi Terakhir

25 Februari 2019

Mulai Berlaku 01 Maret 2019

Tujuan : a. Menjamin terpenuhinya perlindungan hak anak dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Untuk memastikan keselamatan dan martabat semua anak yang bersentuhan dengan pekerjaannya.

c. Memperkuat komitmen KONSEPSI untuk memberikan layanan terbaik kepentingan keselamatan bagai anak-anak.

d. Menjamin proses dan prosedur dilaksanakan KONSEPSI untuk memastikan bahwa anggota tim menegakkan standar kemanusiaan dalam perlindungan anak dan bagaimana kasus-kasus pelanggaran diidentifikasi, dilaporkan dan ditangani dengan cara yang tepat dan tepat waktu.

Ruang Lingkup

: a. Berlaku untuk semua proses pengelolaan layanan perlindungan bagi anak pada situasi yang bersentuhan dengan pekerjaan

b. Berlaku untuk: semua level manajemen

KONSEPSI meliputi; Dewan Pengawas, Dewan Direksi, pejabat, manajemen, karyawan tetap, karyawan kontrak, pekerja magang dan relawan (secara kolektif disebut "Anggota Tim”)

Pengertian : a. Anak adalah seseorang yang belum berusia 18 (delapan belas) tahun, termasuk anak yang masih dalam kandungan kecuali dinyatakan lain dalam Undang - Undang.

b. Perlindungan adalah segala upaya yang ditujukan untuk memberikan rasa aman kepada anak yang dilakukan oleh pemerintah daerah, pihak keluarga, lembaga sosial, masyarakat, atau pihak lainnya.

c. Pelecehan adalah serangkaian perilaku mulai dari pelecehan fisik, perlakuan buruk emosional, pelecehan seksual, pengabaian atau pengawasan yang tidak mencukupi, dan perdagangan untuk perdagangan, transaksional, tenaga kerja, atau eksploitasi lainnya yang mengakibatkan bahaya aktual atau potensial bagi kesehatan anak, kesejahteraan, bertahan hidup, berkembang, atau bermartabat.

d. Pelecehan Fisik adalah tindakan atau kegagalan untuk bertindak yang mengakibatkan cedera, sakit atau penderitaan yang tidak perlu atau tidak dapat dibenarkan tanpa menyebabkan 5 cedera, bahaya atau risiko bahaya pada kesehatan atau kesejahteraan anak, atau kematian. Tindakan tersebut dapat mencakup, tetapi tidak terbatas pada, meninju, memukul, menendang, menggigit, mengguncang, melempar, menusuk, tersedak, atau memukul (terlepas dari objek yang digunakan), atau membakar.

e. Pelecehan Emosional adalah cedera pada kapasitas psikologis atau stabilitas emosional anak yang disebabkan oleh tindakan, ancaman tindakan, atau taktik paksaan.

f. Pelecehan Seksual adalah memaksa atau membujuk seorang anak untuk mengambil bagian dalam kegiatan seksual yang tidak sepenuhnya dia pahami dan tidak punya banyak pilihan untuk menyetujuinya.

g. Pelecehan yang dicoba adalah tindakan yang disengaja untuk mencoba terlibat dalam pelecehan anak, baik pelecehan fisik, emosional atau seksual, tetapi di mana karena alasan tertentu pelecehan itu tidak terjadi.

h. Eksploitasi seksual adalah suatu bentuk pelecehan seksual yang melibatkan seseorang yang melibatkan, atau berusaha melibatkan,

anak-anak dalam kegiatan seksual apa pun dengan imbalan uang, hadiah, makanan, akomodasi, kasih sayang, status atau apa pun yang mereka atau keluarga mereka butuhkan.

i. Eksploitasi komersial adalah tindakan mempekerjakan anak atau kegiatan lain untuk kepentingan orang lain dan merugikan kesehatan fisik atau mental anak, pendidikan, perkembangan sosial atau emosional anak.

Rujukan

Prinsip Umum :

: a. Undang-Undang No. 23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak.

b. Undang-Undang No. 35 Tahun 2014 tentang perubahan atas UU No. 23 tahun 2002 tentang Perlindungan Anak.

c. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perkumpulan KONSEPSI

d. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) perkumpulan KONSEPSI Tahun 2014.

a. Responsif Gender; Semua petugas pelayanan harus peka gender ketika mendalami masalah yang dialami korban dan dapat melakukan pemberdayaan terhadap korban.

b. Non Diskriminasi; Anak tanpa kecuali berhak mendapatkan layanan berkaitan dengan kekerasan yang dialaminya; tidak ada seorang pun boleh ditolak atau diberikan prioritas atas yang lain kecuali atas pertimbangan kedaruratan tertentu.

c. Hubungan Setara dan Menghormati; Siapapun korban, pemberian layanan bagi korban harus dijalankan dengan rasa hormat untuk membangkitkan harga diri korban yang jatuh akibat mengalami kekerasan.

d. Menjaga Privasi dan Kerahasiaan; Pelayanan harus diberikan di tempat yang menjamin privasi korban. Setiap informasi yang terungkap harus dijaga kerahasiaannya dan diketahui hanya oleh pihak yang relevan dalam pemberian layanan. Petugas harus menyampaikan prinsip ini kepada korban.

e. Memberi Rasa Aman dan Nyaman; Petugas pemberi layanan harus memastikan bahwa korban dalam keadaan aman dan nyaman dalam menceritakan masalahnya.

f. Menghargai Perbedaan Individu; Setiap individu harus

Standar Prosedur :

Prosedur Perlindungan :

dipandang unik, masing-masing orang mempunyai latar belakang, pengalaman hidup dan coping mechanism (cara menghadapi stress) yang berbeda sehingga tidak boleh dibandingkan antara satu korban dengan korban lain dalam hal apapun.

g. Tidak Menghakimi; Petugas pemberi layanan harus memastikan bahwa apapun kondisi korban atau informasi yang keluar dari korban tidak akan dinilai atau dihakimi.

h. Cepat dan Sederhana; Pemberian layanan harus diberikan dengan segera tanpa penundaan yang tidak perlu. Bila korban datang atas rujukan pihak pemberi layanan lain, maka petugas penerima harus membaca terlebih dahulu surat pengantar/rujukan. Harus diusahakan agar korban tidak ditanya berulang kali tentang hal yang sama terkait identitas maupun narasi kasusnya.

i. Empati; Petugas harus menerapkan sikap empati, yakni kesanggupan untuk menempatkan diri dalam posisi orang lain (dalam hal ini korban). Dengan demikian korban merasa diterima, dipahami dan dapat terbuka menceritakan persoalannya.

a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan





a. Seluruh karyawan khususnya, manajemen dan mitra atau setiap orang yang bekerja dengan KONSEPSI, wajib mematuhi standar akuntabilitas dan profesionalisme tinggi, yang

mensyaratkan perilaku jujur, etis, dan non abusif atau eksploitatif.

b. Seluruh karyawan terutama anggota tim, dan mitra atau setiap orang yang bekerja dengan KONSEPSI harus memperlakukan semua penerima manfaat, terutama anak-anak dengan rasa hormat dan bermartabat serta selalu bertindak demi kepentingan terbaik mereka. kesejahteraan fisik dan emosional, dan tidak pernah terlibat dalam perilaku yang bisa dianggap kasar atau eksploitatif.

c. Setiap orang yang bekerja dengan KONSEPSI agar memberikan pelayanan terbaik kepada para penerima manfaat program terutama anak-anak.

d. Semua orang yang bekerja dengan KONSEPSI supaya selalu melakukan identifikasi dan berupaya meminimalisir potensi risiko seperti; pelecehan atau eksploitasi oleh orang lain serta melaporkannya dan memastikan tindak lanjut laporan tersebut.

e. KONSEPSI tidak memberikan toleransi kepada siapapun yang bekerja dengan KONSEPSI yang berperilaku kasar, melecehkan dan eksploitatif terhadap anak-anak.

f. Kebijakan KONSEPSI mengharuskan siapapun yang bekerja dengan KONSEPSI, untuk sedini mungkin mengetahui fakta spesifik yang berpotensi orang lain curiga bahwa terlibat dalam pelecehan atau eksploitasi anak, serta melaporkan masalah tersebut.

g. Manajemen KONSEPSI akan mengabaikan laporan kekerasan atau pelecehan kepada anak yang tidak terbukti. Jika laporan tersebut dibuat oleh karyawan dan atau mitra KONSEPSI sehingga menimbulkan kekacauan internal, dapat dikenakan tindakan/ sanksi indisipliner kepada yang besangkutan.

h. Kepada semua pihak yang bekerja dengan KONSEPSI melakukan pelanggaran dan atau mengabaikan standar ini dapat dikenakan tindakan indisipliner, termasuk pemutusan hubungan kerja sampai pada tuntutan pidana.

i. KONS

EPSI menyediakan saluran dan mekanisme pengaduan kasus pelecehan dan eksploitasi anak yang terjadi melalui penunjukan staf yang bertanggung jawab menerima dan menindaklajuti setiap laporan yang masuk.

Mekanisme / Pengaduan

:


Moh. Taqiuddin

Lampiran 13 : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) REKRUTMEN STAF KONSEPSI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) REKRUTMEN STAF KONSEPSI



Tanggal Pembuatan

19 Februari 2019


Revisi Terakhir

25 Februari 2019

Mulai Berlaku 01 Maret 2019

Tujuan : a. Menyediakan Sumber Daya Manusia bagi KONSEPSI yang cakap, trampil, jujur dan berintegritas guna menjamin kelancaran aktifitas kelembagaan dan program-program organisasi berdasarkan visi misi dan standar kerja yang sudah ditetapkan.

b. Untuk menjaring para pencari kerja, dan melakukan pemilihan terhadap calon-calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.

Ruang Lingkup : a. Berlaku untuk semua proses rekrutmen dan

seleksi bagi karyawan baru maupun karywan lama untuk menempati jabatan tertentu dalam organisasi.

b. Berlaku untuk: semua level manajemen selain Direktur meliputi; Wakil Direktur, Kepala Bagian/ Divisi, Finance dan jabatan fungsional lainnya serta tenaga lapangan.

Pengertian : a. Wakil Direktur adalah sebuah jabatan struktual yang dijabat oleh staf KONSEPSI yang dipandang memenuhi kualifikasi untuk menduduki jabatan tersebut, dipilih dan

diangkat oleh direktur dari staf senior yang sudah lama bekerja di KONSEPSI.

b. Kepala Bagian/Kepala Divisi adalah jabatan struktural dibawah wakil direktur, diisi oleh staf senior yang dinilai memenuhi standar kualifikasi untuk menduduki jabatan tersebut, dipilih dan diangkat berdasarkan surat keputusan direktur.

c. Program Manager adalah jabatan struktural yang bertugas mengkkordinasikan satu dan/ atau lebih program, dapat diisi oleh staf lama atau karyawan baru yang dinilai memenuhi standar kualifikasi menduduki jabatan tersebut, diangkat berdasarkan surat keputusan direktur dalam jangka waktu tertentu sesuai durasi proyek.

c. Jabatan Fungsional adalah jabatan tertentu sesuai kebutuhan organisasi baik kelembagaan maupun program, yang dapat diisi oleh staf lama atau kayawan baru yang qualified, diangkat berdasarkan surat keputusan direktur dan/atau Perjanjian Kerja Sama bagi jabatan fungsional pendukung program.

d. Field Officer/Fasilitator Lapangan adalah jabatan fungsional terkait pelaksanaan program, bertugas untuk melaksanakan pendampingan di desa-desa lokasi program, dapat diisi oleh staf lama atau karyawan baru, diangkat berdasarkan Perjanjian Kerja Sama dalam jangka waktu tertentu sesuai durasi proyek.

e. Seleksi adalah serangkaian proses yang dilakukan dalam rangka memberikan penilaian kepada pelamar, untuk menilai kelayakan seseorang untuk bergabung dengan KONSEPSI

f. Skrining adalah proses wawancara mendalam kepada pelamar, guna melihat latar belakang dan integritas seseorang yang akan diterima bergabung dengan KONSEPSI.

Rujukan

Standar Prosedur

:

:

a. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

b. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perkumpulan KONSEPSI

c. Hasil Rapat Umum Anggota (RUA) perkumpulan KONSEPSI Tahun 2014

a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam aturan perkumpulan

Prosedur Rekrutment

:





a. Pengangkatan seorang untuk mengisi jabatan tertentu merupakan hak prerogatif Direktur dengan mempertimbangkan saran dan pendapat wakil direktur.

b. Melakukan proses rekrutmen yaitu:Membuat pengumaman penerimaan karyawan baru KONSEPSI untuk pengisian jabatan tertentu sesuai kebutuhan melalui media cetak; Dalam pengumuman dicantumkan syarat-

syarat pendaftaran sesuai kualifikasi kebutuhan karyawan meliputi: copy ijazah terakhir, transkrip nilai, curriculum vitae, sertifikat yang relevan dengan pekerjaan, pasfoto, KTP dan rekomendasi (minimal 2 orang dengan mencantumkan nomor kontak pemberi rekomendasi).

Petugas penerimaan surat lamaran dan rekapitulasi lamaran yang masuk dibawah koordinasi kepala kantor

Pemanggilan pelamar sesuai lamaran yang masuk sesuai lamaran yang masuk untuk mengikuti test/ seleksi.

Mekanisme/Proses Seleksi

:

a. Pemaparan visi misi dan presentasi konten pekerjaan di depan panelis/penguji.

b. Panelis/penguji berjumlah 5 orang terdiri dari wakil direktur 2 orang dan staf senior 3 orang.

c. Aspek yang dinilai dan bobot penilaian pada saat presentasi/ wawancara meliputi:

NO

1

2

34

d. Penyerahan nama-nama pelamar peringkat 5 - 10 besar, hasil seleksi berdasarkan penilaian tim panelis/ penguji kepada direktur sebagai bahan skrining dan pengambilan keputusan. Bilamana jumlah pelamar kurang dari 5 - 10 maka hasil penilaian diserahkan seluruhnya.

e. Pemanggilan pelamar 5 - 10 besar untuk mengikuti skirining oleh direktur

f. Keputusan akhir terhadap pelamar yang diterima atau tidak terima diputuskan oleh direktur setelah dilakukan skirining kepada pelamar.

g. Pemberitahuan dan pemanggilan pelamar yang dinyatakan diterima, dan menyampaikan surat ucapan terima kasih kepada pelamar yang masih belum mendapatkan kesempatan bergabung di KONSEPSI.

h. Penjelasan konten pekerjaan dan lokasi penugasan dan penandatangan Surat Perjanjian Kerja bagi karyawan baru.

Mataram 19 Februari 2019Direktur KONSEPSI

Moh. Taqiuddin

konsepsi.orgkonsepsi.org/wp-content/uploads/2019/05/SOP-Final... · Web viewPada saat tanggap...

Documents

Transcript of konsepsi.orgkonsepsi.org/wp-content/uploads/2019/05/SOP-Final... · Web viewPada saat tanggap...