repository.bsi.ac.id · Web viewjawab atas seluruh pekerjaan, sehingga data-data akan terpelihara...

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah penulis mempelajari sistem akuntansi berjalan pada PT. Mitra Inti

Bangun Nusa dan mengetahui permasalahan-permasalahan yang di hadapi, maka

penulis mengajukan suatu usulan mengenai sistem akuntansi pembelian secara kredit.

Karena semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks pengelolaan sistem

informasinya, dan semakin berkembang suatu organisasi maka data yang harus diolah

menjadi informasi semakin banyak dan bervariasi. Dengan menggunakan sistem yang

diusulkan ini diharapkan akan menghasilkan informasi yang berkualitas. Kualitas dari

suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu relevan, akurat, dan tepat waktu.

Relevan artinya bahwa informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk para

pemakai. Akurat artinya informasi yang tersedia harus bebas dari kesalahan-

kesalahan. Tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat karena haal tersebut dapat berakibat fatal bagi organisasi tersebut,

disamping itu komputerisasi sistem dapat mengatasi permasalahan yang timbul

selama penggunaan sistem manual.

Kelebihan-kelebihan komputerisasi sistem antara lain adalah mempermudah

pekerjaan, penyajian informasi yang tepat dan mempercepat penyajian data.

Penggunaan komputerisasi sistem harus di dukung oleh sumber daya manusia yang

memadai dari segi keahlian dalam menangani sistem komputerisasi dan bertanggung

56

57

jawab atas seluruh pekerjaan, sehingga data-data akan terpelihara dengan baik dan

mempercepat perolehaan informasi yang diperlukan.

Pada bab IV akan dijelaskan lebih lanjut mengenai komputerisasi sistem

pembelian kredit pada PT. Mitra Inti Bangun Nusa. Pada rancangan sistem ini akan

dijelaskan mengenai prosedur sistem akuntansi usulan, diagram alir data sistem

akuntansi usulan, kamus data sistem akuntansi usulan, spesifikasi rancangan sistem

akuntansi usulan, spesifikasi sistem komputer dan jadwal implementasi.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem akuntansi usulan pada dasarnya sama dengan prosedur sistem

akuntansi berjalan, namun pada sistem akuntansi usulan ini menggunakan

komputerisasi sistem untuk menangani sistem pembelian yang selama ini masih

menggunakan sistem manual. Dengan sistem akuntansi usulan ini diharapkan

prosedur yang digunakan menjadi lebih efektif dengan kualitas hasil pengolahan data

yang jauh lebih baik bila di bandingkan dengan sistem manual. Adapun tahap-tahap

prosedur sistem akuntansi usulan sebagai berikut:

1. Proses Pemesanan Barang

Dalam proses ini bagian gudang mengecek stok barang dengan membuka file data

barang, apabila stok barang menipis maka bagian gudang membuatkan DPB ke

bagian administrasi berdasarkan arsip DPB. Bagian administrasi menginput data

tersebut ke dalam file pesanan. Untuk menginput file pesanan dibutuhkan file

barang dan file supplier. Dari file pesanan tersebut dibuatlah dokumen PO,

58

dimana PO asli diserahkan ke supplier, sedangkan dokumen PO copy dan DPB

diarsipkan oleh bagian administrasi.

2. Proses Penerimaan Barang

Setelah barang dikirim, supplier menyerahkan DN ke bagian administrasi. Bagian

administrasi mengecek barang tersebut berdasarkan file pesanan. Setelah barang

selesai di cek oleh bagian administrasi, DN di tanda tangani oleh bagian

administrasi dan DN yang asli dibawa kembali oleh supplier. Sedangkan DN copy

di arsip oleh bagian administrasi. Berdasarkan arsip DN copy, bagian administrasi

menginput data tersebut ke dalam file penerimaan barang. Kemudian bagian

administrasi Acc OC sebagai tanda terima, setelah itu barang dikirim ke bagian

gudang. Setelah OC di acc oleh bagian gudang, kemudian OC di arsipkan oleh

bagian administrasi.

3. Proses Pembayaran

Sebelum pembelian jatuh tempo, supplier menyerahkan FP dan Invoice asli ke

bagian administrasi. Kemudian bagian administrasi menyerahkan FP, Invoice dan

DN ke bagian Accounting. Kemudian bagian accounting melakukan pembayaran

ke pihak supplier dengan cara transfer pembayaran melalui rekening perusahaan,

bukti pembayaran tersebut berupa struk pembayaran. Berdasarkan struk

pembayaran, FP dan Invoice bagian administrasi menginput ke dalam file

pembayaran. Sedangkan FP asli dan Invoice asli dibawa kembali oleh supplier,

sedangkan FP dan Invoice copy di arsipkan oleh bagian administrasi.

59

4. Proses Pembuatan Jurnal

Berdasarkan file data perkiraan dan file pembayaran, bagian administrasi

menginput data tersebut ke dalam file jurnal dan file detail jurnal.

5. Proses Pembuatan Laporan

Setiap akhir periode bagian administrasi membuat laporan pembelian barang

bulanan berdasarkan file pembayaran, dan file jurnal. Kemudian bagian

accounting membuat laporan jurnal berdasarkan file perkiraan, file jurnal dan file

detail jurnal dan laporan jurnal beserta laporan pembelian barang tersebut dan

diserahkan kepada direktur setiap satu bulan sekali.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Diagram alir data merupakan suatu alat yang digunakan untuk

menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, baik dari sistem lama maupun

sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data

tersebut berada. Berikut ini adalah diagram alir data sistem usulan:

60

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan:

DPB = Dokumen Permintaan Barang

PO = Purchase Order

DN = Delivery Note

FP = Faktur Pajak

OC = Order Confirmation

Invoice = Surat Penagihan

61

Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan

62

Gambar IV.3 Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan

63

Gambar IV.4 Diagram Detail 2.0 Sistem Usulan

64

Diagram IV.5 Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan

65

Diagram IV.6 Diagram Detail 5.0 Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan

1. Kamus Data Dokumen Masukan (Input) Sistem Usulan

a. Nama Arus Data : Data Barang

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi

Arus Data : File Barang – Proses 1.0

Penjelasan : Daftar nama-nama barang

Periode : Sesuai kebutuhan

Volume : Sesuai kebutuhan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = nama_perusahaan + judul

Keterangan:

66

nama_perusahaan *PT.Mitra Inti Bangun Nusa*

judul *DATA BARANG*

Isi = 1{kode_barang + nama_barang + harga_barang +

satuan + stok} end

Keterangan:

kode_barang *terdiri dari 8 digit*

nama_barang *Nama Barang*

harga_barang *Harga Barang*

satuan *Unit*

stok *Jumlah stok barang yang tersedia*

Footer = tanggal + mengetahui + tanda_tangan

b. Nama Arus Data : Data Supplier

Alias : -


Arus Data : File Supplier – Proses 1.0

Penjelasan : Daftar nama-nama supplier





Keterangan:

nama_perusahaa *PT. Mitra Inti Bangun Nusa*

judul * DATA SUPPLIER*

67

Isi = 1{kode_supplier + nama_supplier + alamat +

no_tlp}end

Keterangan:

kode_supplier *Terdiri dari 8 digit*

nama_supplier * Nama Supplier*

alamat *Alamat Supplier*

no_tlp *terdiri dari 15 digit*


c. Nama Arus Data : Data Perkiraan

Alias : -


Arus Data : File Perkiraan – Proses 4.0

Penjelasan : Daftar nama-nama akun perkiraan




Header = nama_perusahaan + judul +

Keterangan:

nama_perusahaan * PT.Mitra Inti Bangun Nusa*

judul * DATA PERKIRAAN*

Isi = 1{kode_perkiraan + nama_perkiraan} end

Keterangan:

kode_perkiraan *Terdiri dari 4 digit*

68

nama_perkiraan *Nama Akun Perkiraan*

d. Nama Arus Data : DN

Alias : Delivery Note

Bentuk Data : Dokumen cetakan

Arus Data : Supplier - Proses 2.0

Proses 2.0 – Supplier

Proses 2.0 – Arsip DN

Penjelasan : Sebagai surat pengantar barang

Periode : Setiap pelaksanaan penjualan

Volume : Rata-rata perbulan dua


Header = jenis_dokumen + no_dokumen + nama_supplier +

alamat_supplier + no_NPWP + nama_bank + No_Ac +

nama_customer + alamat_customer + ETA_date +

delivery_terms + shipping_cond + sales_person +

contact_person + print_date + user_name`

Isi = pos_order + material + description + unit +

delivered_Qty + outstanding_Qty

Footer = Cap_ttd + nama_penerima + terms_condition +

nama_supplier + alamat_supplier + no_tlp + no_fax

e. Nama Arus Data : FP

Alias : Faktur Pajak

Bentuk Data : Dokumen Cetakan

69

Arus Data : Supplier – Proses 3.0

Proses 3.0 – Bagian Accounting

Proses 3.0 – Arsip Faktur Pajak

Penjelasan : Menghitung jumlah pajak barang yang telah dibeli

Periode : Setiap pemesanan barang

Volume : Rata rata perbulan dua


Header = jenis_dokumen + kode_seri + no_invoice +

nama_supplier + alamat_supplier + no_NPWP +

nama_customer + alamat_customer + no_NPWP

Isi = no_urut + nmbrg_kenapajak + harga_jual +

uang_muka + potongan_harga + uangmuka_diterima +

pengenaan_pajak + jumlah_PPn + tarif + DPP +

PPN_BM + jumlah

Footer = nama_tempat + tanggal_terima + nama_penerima +

nama_supplier + alamat_supplier + no_tlp + no_fax

f. Nama Arus Data : Invoice

Alias : -



Proses 3.0 – Bagian Accounting

` Proses 3.0 – Arsip Invoice

Penjelasan : Sebagai surat penagihan barang

70

Periode : Setiap pelaksanaan pembelian

Volume : Rata-rata perbulan dua kali


Header = jenis_dokumen + no_halaman + nama_supplier +

alamat_supplier + no_NPWP + nama_bank + no_AC +

no_customer + nama_customer + alamat_customer +

no_NPWP + no_tlp + delivery_address+ date +

payment_terms + delivery_terms + delivery_method +

sales_person + due_date

Isi = item_order + description_material + DN_date +

Quantity + price + `discount + amount_IDR +

net_amount + VAT + final_amount

Footer = keterangan + terms_condition + nama_supplier +

alamat_supplier + no_tlp + no_fax + cap_customer +

tanda_tangan

g. Nama Arus Data : OC

Alias : Order Confirmation

Bentuk Data : Dokumen Cetak


Proses 2.0 – Gudang

Proses 2.0 – Arsip OC

Penjelasan : Surat konfirmasi pemesanan atau tanda terima

Periode : Saat barang dikirim dan diterima

71



Header = jenis_dokumen + no_halaman + nama_supplier +

alamat_supplier + no_NPWP + nama_bank + no_AC +

delivery_address + print_date + payment_terms +

delivery_terms + delivery_method + no_POcustomer +

coments_customer

Isi = no_item + material + requested_day +

confirmed_date + conf + Uom + Price_perUnit +

discount + amount_IDR + net_amount + VAT +

total_amount

Footer = nama_supplier + alamat_supplier + no_tlp + no_fax

h. Nama Arus Data : DPB

Alias : Dokumen Permintaan Barang


Arus Data : Gudang – Proses 1.0

Proses 1.0 – Arsip DPB

Penjelasan : Surat pengajuan stok barang

Periode : Setiap akan mengajukan permintaan barang

Volume : Rata-ra perbulan dua kali permintaan


Header = nama_perusahaan + judul + no_PP +

Tangal_pp

72

Isi = no_urut + kode_barang + nama_barang + satuan +

stok_akhir + Jumlah_barang + tanggal_kedatangan

Footer = nama_pemesan + mengetahui + tanda_tangan

2. Kamus Data Dokumen Keluaran (Output) Sistem Usulan

a. Nama Arus Data : Data Jurnal

Alias : -


Arus Data : Proses 4.0 – File Jurnal

File Jurnal – Proses 5.0

Penjelasan : Untuk mencatat jurnal pembelian kredit

Periode : Setiap bulan

Volume : Setiap satu bulan sekali



Keterangan:

nama_perusahaan *PT. Mitra Inti Bangun Nusa*

judul *DATA JURNAL*

Isi =1{no_jurnal + tgl_jurnal + kode_perkiraan + no_bayar

+ keterangan + debet + kredit} end

Keterangan:

no_jurnal *Terdiri dari 5 digit*

tgl_jurnal*Terdiri dari tanggal bulan dan tahun*

kode_perkiraan *Terdiri dari 4 digit*

73

no_bayar *Terdiri dari 5 digit*

keterangan *Keterangan dari penjurnalan*

debet *terdiri dari 15 diigit*

kredit *terdiri dari 15 diigit*


b. Nama Arus Data : Data Pesanan

Alias : -


Arus Data : Proses 1.0 – File pesanan

File Pesanan – Proses 2.0

Penjelasan : Untuk pemesanan pembelian barang


Volume : sesuai kebutuhan



Keterangan:


judul *DATA PESANAN*

Isi = 1{no_PO + tgl_PO + kode_supplier + kode_barang +

harga_satuan + jumlah_order + total_harga + PPN +

grand_total} end

Keterangan:

no_PO *Terdiri dari 10 digit*

74

tgl_PO *Terdiri dari tanggal bulan tahun*

kode_supplier *Terdiri dari 10 digit*

kode_barang *Terdiri dari 10 digit*

harga_satuan *Harga per satuan barang*

jumlah_order *Jumlah barang yang dipesan*

total_harga *Jumlah barang yang dipesan dikali harga

per satuan barang*

PPN *10% dikali harga total*

grand_total *Total harga ditambah PPN*


c. Nama Arus Data : Data Pembayaran

Alias : -


Arus Data : Proses 3.0 – File Pembayaran

File Pembayaran – Proses 4.0

File Pembayaran – Proses 5.0

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran yang dilakukan


Volume : Rata-rata perbulan dua kali



Keterangan:

nama_perusahaan *PT.Mitra Inti Bangun Nusa*

75

judul *DATA PEMBAYARAN*

Isi = 1{no_bayar + tgl_bayar + no_DN + no_invoice +

no_FP + total} end

Keterangan:

no_bayar *Terdiri dari 7 digit*

tgl_bayar * Terdiri dari tanggal bulan tahun*

no_DN * Terdiri dari 10 digit*

no_invoice * Terdiri dari 10 digit*

no_FP *Terdiri dari 16 digit*

total *total yang dibayar*


d. Nama Arus Data : Data Penerimaan Barang

Alias : -


Arus Data : Proses 2.0 – File Penerimaan Barang

Penjelasan : Laporan penerimaan barang


Volume : Rata-rata perbulan satu kali



Keterangan:


judul *DATA PENERIMAAN BARANG*

76

Isi = 1{no_DN + tgl_DN + no_PO + jumlah} end

Keterangan:

no_DN *Terdiri dari 10 digit*

tgl_DN *Terdiri dari tanggal bulan dan tahun*

no_PO *Terdiri dari 10 digit*

jumlah*Jumlah barang yang diterima*


e. Nama Arus Data : PO

Alias : Purchase Order

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Proses 1.0 – Supplier

Supplier – Proses 1.0

Proses 1.0 – Arsip PO

Penjelasan : Sebagai bukti surat pemesanan pembelian

Periode : Saat melakukan pemesanan barang yang akan dibeli



Header = nama_customer + alamat_customer + no_PH +

no_fax + nama_supplier + alamat_supplier +

jenis_dokumen + No_PO + date + delivery_time + TOP

Isi = no_urut + pump_type + part_no + Unit + Unit_price

+ Price + discount + total

Footer = tanda_tangan

77

f. Nama Arus Data : Laporan Pembelian

Alias : Laporan Pembelian Barang


Arus Data : Prose 5.0 - Direktur

Penjelasan : Mengetahui pembelian barang




Header = jenis_dokumen + tanggal_laporan +

nama_perusahaan

Isi = tanggal + no_Ref + no_pesanan + nama_supplier +

mata_uang + jumlah + jumlah_IDR + total

Footer = mengetahui + tanggal + tanda_tangan

g. Nama Arus Data : Laporan Jurnal

Alias : -


Arus Data : Prose 5.0 - Direktur

Penjelasan : Mengetahui laporan jurnal pembelian




Header = jenis_dokumen + tanggal_laporan +

nama_perusahaan

78

Isi = tanggal + no_akun + nama_akun + keterangan +

debet + kredit

Footer = mengetahui + tanggal + tanda_tangan

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Akuntansi Usulan

Spesifikasi rancangan sistem usulan merupakan pembahasan mengenai hal-hal

yang akan diusulkan. Meliputi dokumen masukan (input), dokumen keluaran (output)

serta spesifikasi file, spesifikasi program dan struktur kode yang digunakan dalam

sistem pembelian mesin pompa air secara kredit pada PT. Mitra Inti Bangun Nusa

Jakarta.

4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan (input) adalah segala bentuk masukan yang berupa

dokumen yang diolah dari suatu proses yang dapat menghasilkan keluaran (output)

yang diinginkan. Adapun data masukan yang diperlukan sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Data Barang

Fungsi : Sebagai bukti data barang

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Bagian Administrasi

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap ada transaksi pembelian

Format : Lampiran C-1

79

2. Nama Dokumen : Data Supplier

Fungsi : Sebagai bukti data supplier



Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada transaksi pembelian


3. Nama Dokumen : Data Perkiraan

Fungsi : Sebagai dasar pembuatan jurnal

Sumber : Bagian Administrasi

Tujuan : Bagian Accounting

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Sesuai kebutuhan


4. Nama Dokumen : Delivery Note

Fungsi : Sebagai surat pengantar barang

Sumber : Supplier


Frekuensi : Setiap akan mengirimkan barang

Media : Kertas


80

Format : Lampiran A-1

5. Nama Dokumen : Faktur Pajak

Fungsi : Menghitung jumlah pajak barang yang telah dibeli

Sumber : Supplier


Frekuensi : Setiap ada pemesanan barang

Media : Kertas



6. Nama Dokumen : Invoice

Fungsi : Sebagai surat penagihan pembayaran

Sumber : Supplier


Frekuensi : Setiap akan menagih pembayaran

Media : Kertas

Jumlah : Dua Lembar


7. Nama Dokumen : Order Confirmation

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan barang



Frekuensi : Setiap menerima barang

Media : Kertas

81

Jumlah : Dua Lembar


8. Nama Dokumen : Dokumen Permintaan Barang

Fungsi : Untuk mengajukan pembelian barang



Frekuensi : Setiap akan mengajukan permintaan barang

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar


4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dalam bentuk dokumen keluaran (output) akan dijelaskan mengenai berkas-

berkas yang merupakan hasil keluaran dari sistem yang telah ada dari sumber ke

tujuan tertentu. Adapun dokumen keluaran sistem bejalan sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Data Pesanan

Fungsi : Digunakan untuk memesan barang


Tujuan : Supplier

Media : Kertas


Frekuensi : Setelah melakukan pemesanan barang

Format : Lampiran D-1

82

2. Nama Dokumen : Data Penerimaan Barang

Fungsi : Bukti penerimaan dan penyerahan barang


Tujuan : Bagian Gudang

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap satu bulan sekali


3. Nama Dokumen : Data Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti setelah melakukan pembayaran


Tujuan : Bagian Accounting

Media : Kertas


Frekuensi : Setelah melakukan pembayaran


4. Nama Dokumen : Data Jurnal

Fungsi : Untuk membuat jurnal transaksi pembelian

Sumber : Bagian Accounting

Tujuan : Direktur

Media : Kertas


83

Frekuensi : Setiap bulan


5. Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang


Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap akan melakukan pemesanan

Media : Kertas


Format : Lampiran B-1

6. Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi : Sebagai bukti laporan pembelian


Tujuan : Direktur


Media : Kertas

Jumlah : Dua Lembar

Format : Lampiran B-2

7. Nama Dokumen : Laporan Jurnal

Fungsi : Mencatat laporan jurnal pembelian


Tujuan : Direktur


84

Media : Kertas

Jumlah : Dua Lembar

Format : Lampiran E-15

85

4.5.3. Normalisasi File

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Gambar IV.7 Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

86

2. Bentuk Normal Kesatu (1NF)

Keterangan :

* = Candidate Key

Gambar IV.8 Bentuk Normal Kesatu (1NF)

87

3. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Gambar IV.9 Bentuk Normal Kedua

Keterangan:

* = Primary Key

** = Foreign Key

= One to One

= One to Many

88

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Gambar IV.10 Bentuk Normal Ketiga

4.5.4. Spesifikasi File

Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file yang akan digunakan dalam

pengolahan database pada sistem yang akan diusulkan, serta sebagai media

penyimpanan data dari proses yang terjadi pada sistem usulan. Berikut ini spesifikasi

file sistem usulan sebagai berikut:

89

1. Spesifikasi File Tabel Barang

Nama File : File Barang

Akronim File : Barang.accdb

Tipe File : File Master

Fungsi File : Untuk menyimpan data barang

Organisasi File : Index Sequential

Akses File : Random

Media File : Harddisk

Panjang Record : 42 Byte

Kunci Field : kode_barang

Software : Microsoft Access 2007

Tabel IV.1 Spesifikasi File Barang

No Field Name Akronim Type Width Keterangan

1. Kode Barang kode_barang Text 8 Primary Key

2. Nama Barang nama_barang Text 20

3. Harga Barang harga_barang Currency 8

4. Satuan satuan Text 4

5. Stok stok Number 2

90

2. Spesifikasi File Tabel Supplier

Nama File : File Supplier

Akronim File : Supplier.accdb


Fungsi File : Untuk menyimpan data supplier


Akses File : Random



Kunci Field : kode_supplier


Tabel IV.2 Spesifikasi File Supplier


1. Kode Supplier kode_supplier Text 8 Primary Key

2. Nama Supplier nama_supplier Text 20

3. Alamat alamat Text 20

4. Nomor Telepon no_tlp Text 12

91

3. Spesifikasi File Tabel Perkiraan

Nama File : File Perkiraan

Akronim File : Perkiraan.accdb


Fungsi File : Untuk menyimpan data perkiraan


Akses File : Random



Kunci Field : kode_perkiraan


Tabel IV.3 Spesifikasi File Perkiraan


1. Kode Perkiraan kode_perkiraan Text 4 Primary Key

2. Nama Perkiraan nama_perkiraan Text 20

92

4. Spesifikasi File Tabel User

Nama File : File User

Akronim File : User.accdb


Fungsi File : Data Pengguna (User)


Akses File : Random



Kunci Field : user_id


Tabel IV.4 Spesifikasi File User

No Field Name Akronim Type Width Keterangan1. User Id user_id Text 6 Primary Key2. Nama User nama_user Text 203. Password password Text 4

93

5. Spesifikasi File Tabel Pesanan

Nama File : File Pesanan

Akronim File : Pesanan.accdb

Tipe File : File Transaksi

Fungsi File : Untuk menyimpan data pesanan


Akses File : Random



Kunci Field : no_PO


Tabel IV.5 Spesifikasi File Pesanan


1. Nomor PO no_PO Text 10 Primary Key

2 Tanggal PO tgl_PO Date 8


4. Jumlah Order jumlah_order Text 2

5. Total Harga total_harga Currency 8

6. PPN PPN Text 3

7. Grand Total grand_total Currency 8

8. Kode Supplier kode_supplier Text 8 Foreign Key

9. User Id user_id Text 10 Foreign Key

94

6. Spesifikasi File Tabel Penerimaan Barang

Nama File : File Penerimaan Barang

Akronim File : Penerimaan.accdb


Fungsi File : Untuk menyimpan data penerimaan barang


Akses File : Random



Kunci Field : no_DN


Tabel IV.6 Spesifikasi File Penerimaan Barang


1. Nomor DN no_DN Text 10 Primary Key

2. Tanggal DN tgl_DN Date 8

3. Jumlah jumlah Number 5

4. Nomor PO no_PO Text 10 Foreign Key


95

7. Spesifikasi File Tabel Pembayaran

Nama File : File Pembayaran

Akronim File : Pembayaran.accdb


Fungsi File : Untuk menyimpan data pembayaran


Akses File : Random



Kunci Field : no_bayar


Tabel IV.7 Spesifikasi File Pembayaran


1. Nomor Bayar no_bayar Text 7 Primary Key

2. Tanggal Bayar tgl_bayar Text 8

3. Nomor Invoice no_invoice Text 10

4. Nomor FP no_FP Text 16

5. Total total Currency 8

6. Nomor DN no_DN Text 10 Foreign Key


96

8. Spesifikasi File Tabel Jurnal

Nama File : File Jurnal

Akronim File : Jurnal.accdb


Fungsi File : Untuk menyimpan data jurnal


Akses File : Random



Kunci Field : no_jurnal


Tabel IV.8 Spesifikasi File Jurnal


1. Nomor Jurnal no_jurnal Text 4 Primary Key

2. Tanggal Jurnal tgl_jurnal Date 8

3. Keterangan keterangan Text 20


4. Nomor Bayar no_bayar Text 7 Foreign Key

97

9. Spesifikasi File Tabel Detail Pesanan

Nama File : File Detail Pesanan

Akronim File : Detail_Pesanan.accdb


Fungsi File : Untuk menyimpan data pesanan


Akses File : Random



Kunci Field : -


Tabel IV.9 Spesifikasi File Detail_Pesanan


1. Nomor PO no_PO Text 10

2 Jumlah Order jumlah_order Number 2


4. Total Harga total_harga Currency 8

5. Kode Barang kode_barang Text 8 Foreign Key

98

10. Spesifikasi File Tabel Detail Jurnal

Nama File : File Detail Jurnal

Akronim File : Detail_Jurnal.accdb


Fungsi File : Untuk membuat laporan jurnal


Akses File : Random



Kunci Field : -


Tabel IV.10 Spesifikasi File Detail_Jurnal


1. Debet Debet Currency 8

2. Kredit kredit Currency 8

3. Nomor Jurnal no_jurnal Text 4 Foreign Key

4. Kode Perkiraan kode_perkiraan Text 4 Foreign Key

99

4.5.5. Struktur Kode

Tujuan struktur kode agar mempermudah dalam memasukan data, pencarian

data serta pengolahan data. Dibawah ini akan dijelaskan elemen data yang dijadikan

sebagai struktur kode, yaitu:

1. Kode Barang, terdiri dari 8 digit

Bentuk:

X X X 9 9 9 9 9

Tipe Barang Nomor Urut Barang

Contoh:

D A B 0 0 0 1 1

Keterangan:

DAB : Merk barang

00011 : No urut barang

2. Kode Supplier, terdiri dari 8 digit

Bentuk:

X X X X X 9 9 9

Supplier Nama Supplier No Urut Supplier

100

Contoh:

S P D W T 0 0 1

Keterangan:

SP : Supplier

DWT : DWT Asia Indonesia

001 : No urut supplier

3. Kode Perkiraan, terdiri dari 4 digit

Bentuk:

9 9 9 9

Jenis Perkiraan

Rincian Kelompok Perkiraan

Kelompok Pekiraan

Contoh:

1 1 0 1

Keterangan:

1 : Aktiva

10 : Aktiva Lancar

101

1 : Kas

4. Nomor PO (Purchase Order), terdiri dari 10 digit

Bentuk:

9 9 X X X X X X 9 9

Nomor Urut Bulan Inisial Perusahaan Tahun

Contoh:

0 5 V I M I B N 1 2

Keterangan:

05 : Nomor Urut PO

VI : Bulan (Juni)

MIBN : Mitra Inti Bangun Nusa

12 : Tahun (2012)

5. Nomor DN (Delivery Note), terdiri dari 10 digit

Bentuk:

9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Nomor Customer Nomor DN Nomor Invoice

Contoh:

9 2 8 8 0 3 2 4 3 4

102

Keterangan:

92880 : Nomor Customer

32 : Nomor Delivery Note

434 : Nomor Invoice

6. Nomor Bayar, terdiri dari dari 7 digit

Bentuk:

X X 9 9 9 9 9

Jenis Dokumen Tahun No Urut Bayar

Contoh:

G R 1 2 0 0 1

Keterangan:

GR : Giro

12 : Tahun (2012)

001 : No Urut Bayar

7. Nomor Jurnal, terdiri dari 4 digit

Bentuk:

X X 9 9

Kode Jurnal No Urut Jurnal

103

Contoh:

J U 0 1

Keterangan:

JU : Jenis jurnal

01 : No jurnal

8. Kode User Id, terdiri dari 6 digit

Bentuk:

X X X X 9 9

Inisial User Nomor Urut

Contoh:

S P T I 0 1

Keterangan:

SPTI : Inisial User (nama pengguna)

01 : Nomor Urut Pegawai

4.5.6. Spesifikasi Program

HIPO (Hirarcy Input Process Output) yaitu alat bantu yang dibantu untuk

membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi diagram, dimana

104

dalam diagram berisi input yang menghasilkan output. Dibawah ini merupakan HIPO

berdasarkan program usulan:

Gambar IV. 11 Diagram HIPO Sistem Akuntansi Usulan

105

Spesifikasi ini menjelaskan tentang file-file program yang dibuat dalam perancangan

program tentang fungsi, tujuan dan bentuk dari file maka penulis membuat rancangan

program yang dibutuhkan sistem usulan yang dibuat, diantaranya adalah:

1. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Program Login

Akronim : Login.frm

Fungsi Program : Untuk dapat masuk ke Menu Utama

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : E-1

Proses Program : Dengan melakukan klik pada login

Menampilkan teks user name dan password untuk diisi.

a. Klik Login maka akan masuk ke program Menu Utama

b. Klik Batal untuk membatalkan login ke Menu Utama

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : MenuUtama.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan pilihan Menu Utama



Proses Program : Dengan melakukan klik pada Menu Utama

Menampilkan pilihan Menu Utama:

a. Menu Master

b. Menu Transaksi

106

c. Menu Laporan

d. Menu Utility

e. Menu Exit

3. Spesifikasi Program Menu Master

Nama Program : Menu Master

Akronim : Master.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan Menu Master



Proses Program : Pada menu Master diri dari:

a. Data Barang

b. Data Supplier

c. Data Perkiraan

d. Data User

4. Spesifikasi Program Data Barang

Nama Program : Data Barang

Akronim : Barang.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan data barang



Proses Program : Pada menu utama klik menu Master, lalu klik sub menu Data

Barang. Di dalam sub menu Data Barang terdapat beberapa fungsi instruksi yaitu:

a. Klik Ubah untuk mengubah data barang yang baru.

107

b. Klik Hapus untuk menghapus data barang yang salah.

c. Klik Cetak untuk mencetak data barang yang diperlukan.

d. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan data barang

e. Klik Tambah jika akan menambah data barang.

f. Klik Simpan jika ingin menyimpan data barang.

g. Klik Keluar untuk keluar dari program input data barang dan kembali ke

Menu Utama.

5. Spesifikasi Program Data Supplier

Nama Program : Data Supplier

Akronim : Supplier.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan Data Supplier



Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Master, lalu klik sub menu

Data Supplier. Di dalam sub menu Data Supplier terdapat beberapa fungsi

instruksi yaitu:

a. Klik Tambah untuk memasukkan Data Supplier yang baru.

b. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Supplier.

c. Klik Ubah untuk mengubah Data Supplier apabila terjadi kesalahan dalam

penginputan data yang telah disimpan.

d. Klik Hapus jika akan menghapus data yang tidak diinginkan.

e. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Supplier.

f. Klik Simpan untuk menyimpan Data Supplier yang telah di input.

108

6. Spesifikasi Program Data Perkiraan

Nama Program : Data Perkiraan

Akronim : Perkiraan.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan Data Perkiraan



Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Master, lalu klik sub menu

Data Perkiraan. Didalam sub menu Data Perkiraan terdapat beberapa fungsi

instruksi yaitu:

a. Klik Tambah untu memasukan Data Perkiraan yang baru

b. Klik Ubah untuk mengubah Data Perkiraan apabila terjadi kesalahan dalam


c. Klik Hapus jika akan menghapus data yang tidak diinginkan.

d. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Perkiraan.

e. Klik Simpan untuk menyimpan Data Perkiraan yang telah di input.

f. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Perkiraan.

g. Klik Keluar untuk keluar dari program input data perkiraan dan kembali ke

Menu Utama.

7. Spesifikasi Program Data User

Nama Program : Data User

Akronim : User.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan Data User


109


Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Transaksi, lalu klik sub menu

Data User. Didalam sub menu Pesanan terdapat beberapa fungsi instruksi, yaitu:

a. Klik Edit jika ingin mengubah data user.

b. Klik Hapus jika ingin menghapus data user yang tidak diinginkan.

c. Klik Simpan jika ingin menyimpan data user yang baru.

d. Klik Keluar jika ingin membatalkan penginputan data user.

8. Spesifkasi Program Menu Transaksi

Nama Program : Menu Transaksi

Akronim : Transaksi.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan Menu Transaksi



Proses Program : Pada menu Transaksi diri dari:

a. Pesanan

b. Penerimaan Barang

c. Pembayaran

d. Jurnal

9. Spesifikasi Program Data Pesanan

Nama Program : Data Pesanan

Akronim : Pesanan.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan Data Pesanan


110



Pesanan. Didalam sub menu Pesanan terdapat beberapa fungsi instruksi, yaitu:

a. Klik Tambah untuk memasukan Data Pesanan yang baru.

b. Klik Simpan untuk menyimpan Data Pesanan yang telah di input apabila

penginputan sudah yakin untuk disimpan.

c. Klik Ubah untuk mengubah Data Pesanan apabila terjadi kesalahan dalam


d. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Pesanan.

e. Klik Hapus jika ingin menghapus data yang tidak diinginkan.

f. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Pesanan.

g. Klik Keluar untuk keluar dari program input Data Pesanan dan kembali ke

Menu Utama.

10. Spesifikasi Program Data Penerimaan Barang

Nama Program : Data Penerimaan Barang

Akronim : PenerimaanBarang.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan Data Penerimaan Barang




Penerimaan. Didalam sub menu Penerimaan terdapat beberapa fungsi instruksi,

yaitu:

a. Klik Tambah untuk memasukan Data Penerimaan Barang yang baru.

111

b. Klik Ubah untuk mengubah Data Penerimaan Barang apabila terjadi

kesalahan dalam penginputan data yang telah disimpan.

c. Klik Hapus jika ingin menghapus data yang tidak diinginkan.

d. Klik Simpan untuk menyimpan data penerimaan barang yang telah di input.

e. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Penerimaan

Barang.

f. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Penerimaan Barang.

g. Klik Keluar untuk keluar dari program input Data Penerimaan Barang dan

kembali ke Menu Utama.

11. Spesifikasi Program Data Pembayaran

Nama Program : Data Pembayaran

Akronim : Pembayaran.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan data pembayaran




Pembayaran. Didalam sub menu Pembayaran terdapat beberapa fungsi instruksi,

yaitu:

a. Klik Tambah untuk memasukan Data Pembayaran yang baru.

b. Klik Simpan untuk menyimpan Data Pembayaran yang telah di input.

c. Klik Ubah untuk mengubah Data Pembayaran apabila terjadi kesalahan dalam


d. Klik Hapus jika ingin menghapus data yang tidak diinginkan

112

e. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Pembayaran.

f. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Pembayaran.

g. Klik Keluar untuk keluar dari program input Data Pembayaran dan kembali ke

Menu Utama.

12. Spesifikasi Program Data Jurnal

Nama Program : Data Jurnal

Akronim : Jurnal.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan data jurnal




Jurnal. Didalam sub menu Jurnal terdapat beberapa fungsi instruksi, yaitu:

a. Klik Tambah untuk memasukan Data Jurnal yang baru.

b. Klik Hapus jika ingin menghapus data yang tidak diinginkan.

c. Klik Ubah untuk mengubah Data Jurnal apabila terjadi kesalahan dalam


d. Klik Batal jika ingin membatalkan proses penginputan Data Jurnal.

e. Klik Cetak jika ingin mencetak Data Jurnal.

f. Klik Simpan untuk menyimpan Data Jurnal yang telah di input apabila

penginputan sudah yakin untuk disimpan.

g. Klik Keluar untuk keluar dari program input Data Jurnal dan kembali ke

Menu Utama.

113

13. Spesifikasi Program Laporan

Nama Program : Laporan

Akronim : Laporan.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan data laporan pembelian barang



Proses Program : Pada menu Laporan diri dari:

a. Laporan Pembelian

b. Laporan Jurnal

14. Spesifikasi Program Laporan Pembelian

Nama Program : Laporan Pembelian

Akronim : LaporanPembelian.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan data laporan pembelian



Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Laporan, lalu klik sub menu

Laporan Pembelian, maka akan tampil form Laporan Pembelian.

15. Spesifikasi Program Laporan Jurnal

Nama Program : Laporan Jurnal

Akronim : LaporanJurnal.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan data laporan jurnal



114

Proses Program : Pada Menu Utama Klik menu Laporan, lalu klik sub menu

Laporan Jurnal, maka akan tampil form Laporan Jurnal.

16. Spesifikasi Program Utility

Nama Program : Utility

Akronim : Utility.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan Form Utility



Proses Program : Pada Menu Utility terdiri dari sub menu Back Up.

17. Spesifikasi Program Back Up

Nama Program : Back Up

Akronim : Backup.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan Form Back Up



Proses Program : Klik menu Utility, kemudian pilih sub menu Back Up lalu

akan ada instruksi sebagai berikut:

a. Klik Back Up jika ingin membackup data file yang telah disimpan.

b. Klik Batal jika ingin membatalkan file yang akan di Back Up.

c. Klik Keluar jika ingin kembali ke Menu Utama.

d. Spesifikasi Program Menu Exit

18. Nama Program : Menu Password

Akronim : password.frm

115

Fungsi Program : Untuk keluar dari menu utama dan mengakhiri program


Bentuk Tampilan : Lampiran E-18

Proses Program : Klik menu Utility, kemudian pilih sub menu password lalu

akan ada instruksi sebagai berikut:

e. Klik password jika ingin membackup data file yang telah disimpan.

f. Klik Batal jika ingin membatalkan file yang akan di password.

g. Klik Keluar jika ingin kembali ke Menu Utama.

19. Spesifikasi Program Menu Exit

Nama Program : Menu Exit

Akronim : Exit.frm

Fungsi Program : Untuk keluar dari menu utama dan mengakhiri program


Bentuk Tampilan : Lampiran E-19

Proses Program : Pada Menu Utama klik Exit, lalu pilih Yes jika ingin keluar

dari program, klik Cancel jika batal keluar dari program.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Menjabarkan tentang penggunaan dari perangkat lunak (software) dan

perangkat keras (hardware) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan

menggambarkannya dalam bentuk konfigurasi.

116

4.6.1. Umum

Pengembangan sistem informasi berbasis komputer selain membutuhkan

banyak sumber daya juga memakan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikannya

dan melewati beberapa tahapan, mulai dari sistem itu direncanakan hingga sistem

diterapkan. Apabila sistem yang telah ada masih menimbulkan berbagai masalah

yang rumit dan tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaannya, maka perlu

dikembangkan kembali suatu sistem untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan

data tersebut dengan menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak

(software). Perangkat keras merupakan faktor fisik komputer yang dapat bekerja

dengan baik, semakin bagus perangkat lunaknya maka akan mempermudah

pemrosesan data. Kedua sarana pendukung tersebut merupakan suatu kesatuan yang

harus saling mendukung agar dapat dimanfaatkan secara maksimal.

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras (hardware) adalah seperangkat alat-alat yang digunakan

dalam menjalankan suatu sistem. Dalam menggunakan perangkat keras yang

diusulkan tidak menentukan merk komputer, tetapi hardware yang dibutuhkan untuk

penerapan komputerisasi sistem haruslah dengan kecepatan dan kapasitas memori

komputer yang dibutuhkan, karena bila komputer yang digunakan memiliki kapasitas

memori dan kecepatan yang rendah akan mempengaruhi jalannya suatu program.

Bahkan mungkin tidak dapat dijalankan sama sekali. Untuk menghindari hal tersebut

maka dibutuhkan suatu penjelasan tentang konfigurasi dari perangkat keras yang

dibutuhkan.

117

Microprocessor : Pentium IV 2.26 GHZ

RAM : 2 GB

Monitor : LCD 14”

Disk Drive : DVD RW

Harddisk : 320 GB

Keyboard : 107 Keys

Mouse : Mouse Standart

Printer : Inkjet

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak (software) adalah suatu raangkaian instruksi atau perintah

yang berfungsi untuk menjalankan perangkat keras, untu menghasilkan informasi

yang diperlukan sistem ini adalah Pascal sebagai bahasa penulisan program-program

yang ada. Adapun perangkat lunak yang dipergunakan dalam merancang program

dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah:

1. Sistem Operasi : Windows XP

2. Program Aplikasi : Microsoft Visual Basic 6.0

3. Program Database : Microsoft Access 2007

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi sistem merupakan suatu rencana persiapan sistem atau

rencana realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi akan dijelaskan langkah-

langkah atau tahapan dalam penerapan sistem yang diusulkan. Penjadwalan ini

berhubungan dengan lamanya waktu tersebut akan di dapatkan beberapa lama waktu

118

yang dibutuhkan sistem tersebut dapat dioperasikan secara maksimal. Jadwal

implementasi dalam mewujudkan sistem yang dirancang tersebut sebagai berikut:

1. Analisa Sistem

Menganalisa sistem yang telah ada dan membuat pembaruan dari sistem tersebut

sehingga dihasilkan sistem usulan yang lebih bagus dari yang sebelumnya dan

diharapkan dapat diterapkan dengan baik agar nantinya membawa dampak positif

pada perusahaan. Untuk menganalisa sistem ini dibutuhkan waktu selama dua

minggu.

2. Penyiapan Data Awal

Mempelajari sistem yang berjalan beserta masalah yang ada dan perekaman data-

data yang sudah dikumpulkan kemudian di kelompokan sesuai dengan kebutuhan,

tujuannya untuk mendapatkan gambaran tentang permasalahan yang ada di

perusahaan tersebut sehingga mengurangi kesalahan antara sistem yang diusulkan

dengan sistem yang berjalan. Untuk penyiapan data awal tersebut memerlukan

waktu dua minggu.

3. Pembuatan File Baru

Berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan, makan dibuatkan file guna

mempermudah dalam pembuatan program sebagaimana yang telah dirancang

dalam sistem usulan. Pembuatan file ini menunjuk kepada normalisasi dan

memerlukan waktu satu minggu

4. Pembuatan Program dan Pengetesan Program

Membuat program untuk sistem pembelian kredit yang dikelompokan menjadi

program menu utama dan sub menu program. Pengetesan program dilakukan agar

119

program yang dibuat ataupun yang dirancang dapat diketahui kekurangannya

sebelum diterapkan. Dalam pembuatan program dan pengetesan program ini

diperlukan waktu empat minggu.

5. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku ini berguna dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan agar

pengguna sistem dapat mempelajari prosedur sistem secara menyeluruh. Dalam

pembuatan buku petunjuk ini diperlukan waktu satu minggu.

6. Penyuluhan atau Training

Untuk memberi latihan kepada penguna dan meningkatkan kemampuan

pengguna dalam memahami dan menggunakan program yang telah dibuat

sehingga penerapan sistem yang baru dapat dikuasai oleh pengguna atau user

dalam perusahaan tersebut. Waktu yang dibutuhkan dalam penyuluhan atau

training selama satu minggu.

7. Test Sistem

Test sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk melaksanakan uji coba terhadap

sistem secara kesuluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat dipahami dengan

baik dan benar. Untuk test sistem ini diperlukan waktu selama dua minggu.

8. Evaluasi dan Operasional

Operasional adalah menjalankan sistem yang diusulkan secara utuh. Operasional

terhitung sejak sistem mulai dioperasikan. Untuk sistem usulan ini dberikan

batasan operasional misalnya tiga minggu.

120

Tabel IV. 11 Jadwal Implementasi

repository.bsi.ac.id · Web viewjawab atas seluruh pekerjaan, sehingga data-data akan terpelihara...

Documents

Transcript of repository.bsi.ac.id · Web viewjawab atas seluruh pekerjaan, sehingga data-data akan terpelihara...