TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI

ANALISIS SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS

Dosen : Arif Imam Suroso, Dr, Ir, MSc

Disusun Oleh :

Bayu Ardy Kresna P056132491.52

Castri Pratidina P056132501.52

Friesgina Wiska P056132571.52

Oktarina Triany Karim P056132711.52

Wenny Ariyanti P056132773.17 EK

MAGISTER MANAJEMEN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan

efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis

sistem informasi melibatkan penggunaan tehnologi informasi adalah untuk mengembangkan

berbagai produk, layanan dan kemampuan yang dapat memberikan keunggulan yang besar bagi

perusahaan atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi

strategis yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis.

Dengan kata lain, perpaduan sistem informasi dengan tehnologi informasi dapat membantu

organisasi dalam hal memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif,

memenuhi tujuan strategis perusahaan. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam

jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk

menghadapi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam dunia usaha.

Shuttle Express merupakan perusahaan yang bergerak di bidang transportasi darat yang

Pada awal bisnisnya, Shuttle Express hanya menggunakan sistem informasi secara manual yang

kemudian berkembang menggunakan komputer namun dengan tehnologi yang masih terbatas.

Pada tahun 1995 Shuttle Express hanya menggunakan PC yang didukung oleh aplikasi

pengolahan data base. Namun seiring tuntutan pelanggan yang telah memiliki kepercayaan dan

kepuasan terhadap layanan Shuttle Express, dan dalam upaya untuk meningkatkan kualitas

layanan serta strategi kompetitif dalam dunia usaha, Shuttle Express mengubah sistem informasi

yang semula bersifat internal menjadi bersifat “in and out”. Yaitu menerapkan system informasi

pada semua kegiatan bisnis termasuk kegiatan pemesanan baik oleh 1 konsumen maupun banyak

konsumen secara on line dalam waktu yang bersamaan. Hal ini membawa dampak keunggulan

yang sangat besar bagi Shuttle Express. Seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan secara

efektif dan efisien serta memberikan kepuasan yang tinggi bagi para pengguna jasa.

Untuk mengetahui perkembangan sistem Informasi Shuttle Express lebih jauh, maka

pada makalah ini akan membahas secara detil profil serta komponen-komponen apa saja yang

menyudun sistem informasi Shuttle Express dan apa fungsi dari kompoen-komponen tersebut

sehingga menghasilkan suatu sistem informasi yang canggih.

Tujuan

Mempelajari dan memahami sistem informasi pada jasa pelayanan antar jemput yaitu Shuttle

Express. Membandingkan system informasi yang digunakan Shuttle Express tahun 1995 dan

pada saat ini.

BAB II

LANDASAN TEORI

Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu system yang terintegrasi secara professional untuk menjadi

dasar bagi manajemen dalam pengambilan keputusan, serta membantu kegiatan operasional

perusahaan. Didalam system informasi tersebut, terdapat orang-orang, teknologi informasi dan

prosedur-prosedur yang terorganisir secara baik. O’Brien (2010) menyatakan bahwa pengertian

sistem secara sederhana adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan dengan batas

definisi yang jelas, bekerja bersama untuk mencapai tujuan umum. Sistem Informasi adalah

kombinasi teroganisir dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, dan

prosedur yang menyimpan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Menurut Alter (1992) sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja,

informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam

sebuah organisasi. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (1993), sistem informasi adalah

kmpulan  perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data

ke dalam bentuk informasi yang berguna. Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) berpendapat

bahwa sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas

sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun,

menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.

Sedangkan Hall (2001)  berpendapat sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal

di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada  pemakai.

Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software,

jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan

informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk

berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware),

perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data

yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan

komponen yang menyusun sebuah sistem informasi. Fungsi dari sebuah sistem informasi

menurut adalah:

1. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi,

keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia

2. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta

layanan dan kepuasan pelanggan

3. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan

pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis

4. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif,

yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global

5. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan

wanita

6. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis

yangmembentuk jaringan.

Sistem informasi memiliki tiga peranan penting untuk sebuah perusahaan, yaitu

mendukung proses operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan

manajernya serta mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif (O’Brien 2005).

Komponen Sistem Informasi

Sebuah sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pengguna akhir dan

spesialis), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (data dan basis

pengetahuan), dan jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan

aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mentransformasi sumber daya data

kedalam produk informasi. Model sistem informasi membantu mengikat antara komponen utama

dan aktivitas dari semua jenis sistem informasi. Hal ini menjadi sebuah kerangka kerja yang

menekankan pada empat konsep utama, yaitu :

a. Manusia, hardware, software, data, network yang merupakan 5 sumber daya utama dari

sistem informasi

b. Sumber daya manusia termasuk pengguna dan spesialis, sumber daya hardware terdiri dari

mesin dan media, sumber daya software terdiri dari program dan prosedur, sumber daya data

terdiri dari data dan basis pengetahuan, dan sumber daya network terdiri dari media

komunikasi dan jaringan.

c. Sumber daya data ditransformasi melalui aktivitas proses informasi kedalam berbagai produk

informasi bagi pengguna akhir.

d. Proses informasi yang terdiri dari kegiatan sistem dasar yaitu input, processing, output,

storage, dan control.

Sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu mereka menerima data sebagai

masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan

sumber data, rekonsiliasi (Up dating account), dan lainnya dan akhirnya memperoleh informasi

Sistem teknologi informasi dapat dibedakan dengan berbagai cara pengklasifikasian.

Misalnya, menurut fungsi sistem (embedded IT System, dedicated IT system, dan general

purpose IT system), menurut departemen atau perusahaan bisnis (sistem informasi akuntansi,

sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dll), menurut dukungan terhadap level

manajemen dalam perusahana (sistem pemrosesan transaksi, sistem pendukung keputusan, dan

sistem informasi eksekutif), menurut ukuran dan menurut cara melayani permintaan (klien-

server).

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling

bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen

sistem dapat berupa subsistem atau bagian- bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli

betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap

subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan

mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem

yang lebih besar disebut dengan supra system. Terdapat 5 aktivitas dasar pengolahan informasi

dalam sistem informasi, yaitu:

1. Sumber Daya Input Data ( Input ) Data mengenai transaksi bisnis dan transaksi lainnya harus

diambil dan disiapkan untuk diproses dengan kegiatan dasar entri data merekam dan

mengedit. Pengguna akhir biasanya merekam data tentang transaksi pada  beberapa jenis

medium fisik, seperti paper, atau memasukkan secara langsung kedalam sistem komputer.

Hal ini biasanya termasuk berbagai kegiatan mengedit untuk memastikan bahwa data yang

telah dicatat benar. Saat data dimasukkan harus ditransfer kedalam, seperti disket atau tape

hingga saat pemrosesan.

2. Pemrosesan Data kedalam Informasi ( Processing ) Data biasanya dimanipulasi dengan

kegiatan kalkulasi, perbandingan,  pengurutan, klasifikasi, dan penjumlahan. Kegiatan

mengorganisasi, menganalisis, dan memanipulasi data lalu mengkonversi data kedalam

informasi oleh pengguna akhir. Kualitas data disimpan dalam sistem informasi dan harus

dijaga dengan proses koreksi dan pembaharuan (updating ) secara terus-menerus.

3. Output Produk Informasi (Output ) Informasi dalam berbagai bentuk ditransmisi ke

pengguna akhir dan membuat ketersediaan dalam kegiatan output. Tujuan sistem informasi

adalah menghasilkan produk informasi yang tepat bagi pengguna akhir. Produk informasi

yang umum adalah tampilan video, dokumen kertas, dan  balasan audio yang menyediakan

pesan, formulir, laporan, daftar, tampilan grafik, dll.

4. Penyimpanan Data, Model, dan Pengetahuan Sumber Daya (Storage) Penyimpanan adalah

sistem komponen utama dari sistem informasi. Penyimpanan merupakan kegiatan sistem

informasi yang mana sumber daya data dan informasi disimpan dalam sebuah cara

pengorganisasian untuk selanjutnya dipergunakan. Sumber daya data dan informasi yang

penting dari sebuah organisasi biasanya disimpan oleh sistem informasi dalam bentuk

berikut :

Database, yaitu proses penyimpanan dan organisasi data yang dibutuhkan oleh

perusahaan dan pengguna akhir.

Basis Model, yaitu menyimpan model konseptual, matematik, dan logika yang

menyatakan hubungan bisnis, perhitungan rutin, atau teknik analisis.

Basis Pengetahuan, yaitu menyimpan pengetahuan berupa subjek dalam berbagai bentuk

seperti fakta atau peraturan.

5. Kontrol Kinerja Sistem (Control ) Sebuah sistem informasi seharusnya menghasilkan umpan

balik mengenai kegiatan input, processing, output, dan storage. Umpan balik ini harus

diawasi dan dievaluasi untuk menentukan jika sistem memperlihatkan hasil standar. Lalu

aktivitas sistem harus disesuaikan sehingga produk informasinya tepat diproduksi bagi

pengguna akhir.

Sumber Daya Sistem Informasi

Sebuah sistem informasi terdiri dari 5 jenis sumber daya utama, yaitu :

1. Sumber Daya Manusia

Pengguna akhir ( Pengguna atau klien ) Pengguna adalah orang yang menggunakan

produk sistem informasi atau informasi. Mereka dapat menjadi pelanggan, sales, insinyur,

pramuniaga, akuntan, atau manajer dan ditemukan pada semua level organisasi. Pada

kenyataannya, sebagian besar dari kita adalah  pengguna akhir sistem informasi. Banyak

dari pengguna akhir dibisnis adalah knowledge workers yang merupakan orang yang

menghabiskan  banyak waktu mereka mengkomunikasikan dan mengkolaborasikan ditim

atau kelompok kerja untuk menciptakan, menggunakan, dan mendistribusikan informasi.

Spesialis sistem informasi Spesialis adalah orang yang mengembangkan dan

mengoperasikan sistem informasi. Mereka adalah sistem analis, pengembang software,

operator sistem, teknikal, dan manajerial lainnya. Singkatnya sistem informasi

berdasarkan permintaan pengguna akhir lalu pengembang software menciptakan program

komputer berdasarkan spesifikasi sistem analis, dan operator sistem membantu

memonitor dan mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar.

2. Sumber Daya Hardware Konsep sumber daya hardware termasuk semua peralatan fisik dan

material yang digunakan dalam proses informasi. Secara khusus, tidak hanya mesin dan

komputer serta peralatan lainnya, tetapi juga semua media data berupa objek berwujud yang

dicatat dari lembar kertas ke disket optik atau magnetik. Contoh hardware komputer

berdasarkan sistem informasi adalah :

Sistem komputer

Perangkat komputer

3. Sumber Daya Software

Sumber daya software termasuk semua kelompok intruksi pengolahan informasi. Konsep

umum perangkat lunak tidak hanya mencakup intruksi  pengoperasian yang disebut program,

yang secara langsung mengontrol hardware computer, tetapi juga intruksi pengolahan informasi

yang disebut prosedur. Berikut contoh sumber daya software :

Software sistem, seperti program sistem operasi yang mengontrol dan mendukung

operasi sistem komputer. Microsoft Windows adalah contoh dari sistem operasi komputer

yang terkenal.

Software aplikasi, merupakan program yang langsung memproses  penggunaan komputer

oleh pengguna akhir. Contohnya, analisis sales, upah, dan program pengolahan kata.

Prosedur, merupakan intruksi operasi bagi orang yang akan menggunakan sebuah sistem

informasi.

4. Sumber Daya Data Pengertian data lebih daripada raw material pada sistem informasi.

Konsep sumber daya data diperluas oleh manajer dan para professional sistem informasi.

Mereka menyadari bahwa data merupakan sumber daya organisasi yang berharga. Konsep

data sebagai sumber daya organisasi dihasilkan dalam berbagai perubahan di organisasi

modern. Sebelumnya data diambil hasil dari hasil transaksi umum, namun saat ini data

disimpan, diproses, dan dianalisis menggunakan aplikasi software canggih yang mengaitkan

hubungan kompleks antara penjualan, pelanggan, kompetitor, dan pasar.Data bisa berbagai

bentuk, termasuk data alfa numerik yang terdiri dari angka, kata, dan karakter lainnya yang

menjelaskan transaksi bisnis dan peristiwa lainnya; data teks yang terdiri dari kalimat dan

paragraph dan ditulis dalam komunikasi tertulis; data gambar seperti grafik, fotografi, dan

gambar video, data audio, termasuk suara manusia dan suara lainnya.Sumber daya data pada

sistem informasi  biasanya diorganisir, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi

manajemen sumber daya data kedalam :

Database yang menyimpan pengolahan dan pengorganisasian data

Basis pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai  bentuk seperti fakta,

aturan, dan contoh kasus mengenai praktik bisnis yang sukses.

5. Sumber Daya Jaringan Teknologi komunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, dan

extranet merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan bisnis dan perdagangan komersial

dari seluruh jenis organisasi dan komputer organisasi  berdasarkan sistem informasi. Jaringan

telekomunikasi terdiri dari komputer, prosesor komunikasi, dan alat lainnya yang

dihubungkan oleh media komunikasi dan dikontrol oleh software komunikasi. Konsep

sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan  jaringan merupakan

komponen sumber daya yang mendasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan

termasuk :

Media Komunikasi. Contohnya kabel fiber optik, microwave, selular, teknologi wireless

satelite.

Infrastruktur Jaringan. Kategori umum ini menekankan bahwa  banyak hardware,

software, dan teknologi data dibutuhkan mendukung operasi dan penggunaan jaringan

komunikasi. Contoh  prosesor komunikasi adalah modem dan prosesor internetwork, dan

software kontrol komunikasi, seperti sistem operasi jaringan, dan  paket browsing

internet.

BAB III

PEMBAHASAN

Profil Perusahaan Shuttle Express

Shuttle Express berdiri pada tahun 1979 dibentuk oleh San Juan Airlines yang merupakan

maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Penerbangan mengeluarkan ide untuk

menggunakan van untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah Seattle-

Tacoma-Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi di seluruh

Amerika Serikat, San Juan Airlines memutuskan untuk membuat model layanan baru berbagi -

tumpangan (shared-ride) berbekal telah mendapatkan reputasi baik sebagai transportasi yang

paling aman dan paling profesional di AS, perusahaan percaya bahwa keamanan, budaya

profesional yang dapat ditransfer dari maskapai ini akan membuat shuttle express akan sukses

dan dipercaya oleh masyarakat.

Tujuan jangka pendek San Juan Airlines adalah untuk membangun perusahaan baru pada

fondasi layanan yang sama yaitu dalam mengutamakan hal keamanan, layanan transportasi, dan

kehandalan. Misinya adalah nenawarkan keamanan, kepedulian, sebagai alternatif yang

terjangkau untuk kalangan bawah. Konsep transportasi door-to-door jalur darat yang belum

pernah ada sebelumnya di Northwest. Setelah Shuttlel ekspres mulai beroperasi, badan

pemerintahan serta badan lainnya, perusahaan transportasi lain berusaha ingin menutup

perusahaan. Namun perusahaan terus bekerja dengan menunjukkan nya pada kualitas yaitu

peralatan bersih, driver berseragam, dan harga yang wajar dan kompetitif dan yang paling

penting memupuk budaya mengemudi dengan aman, membuka pintu , membawa tas , dan peduli

kepada para penumpang. Hal ini membuat pemrotes diatasi oleh opini publik yang mendukung

layanan baru dari San Juan Airlines. Jarang bisnis baru dapat bertahan sangat lama tanpa

mendapatkan uang. Dari penjualan yang ada perusahaan mampu menanamkan lebih banyak

modal ke dalam bisnis dengan harapan mencapai profitabilitas . Melalui berbagai badai , tidak

adanya  listrik, dan salju, namun Shuttle Express dapat menjawab tantangan tersebut dengan

tetap memastikan operasi yang ada tetap berfungsi. Perusahaan berusaha keras dalam

merampingkan organisasi yang ada namun tetap memberikan standar kualitas yang tinggi dalam

hal pelayanan publik dan mempertahankan tarif rendah. Kepercayaan perusahaan dalam hal

budaya merawat dan memberikan kepuasan terhadap pelanggan dalam bepergian, merupakan

dasar kesuksesan dari shuttle express. Pada tahun 2008 dapat melayani lebih dari 714.000 tamu.

Selama 22 tahun, perusahaan dapat menambahkan layanan baru yaitu antar jemput Hotel dan

layanan bandara. Pada tahun 1994 perusahaan memulai layanan Town Car eksekutif , yang

sekarang termasuk armada limusin. Pada tahun 1999 perusahaan membeli bus pertama,

pendahulu dari armada bus sekarang dalam operasi. Perusahaan terus memenuhi misi dalam

menawarkan keamanan, harga terjangkau, transportasi darat berkelas, banyak kebutuhan

perjalanan, Antar-Jemput ekspres membawa lebih dari 700.000 orang dan dimuat dilebih dari 1

juta perjalanan.

          Pada saat ini Shuttle Express masih menyediakan layanan antar jemput dengan tujuan yang

diinginkan pelanggan dan memberikan akses pelayanan pemesanan secara online melalui

internet atau langsung menghubungi nomor telepon yang telah disediakan. Berbagai jenis mobil

dapat dipilih oleh pelanggan mulai dari sedan hingga limousine dan berbagai paket trip serta

diskon dan kemudahan/kenyamanan lainnya. Dari sisi teknologi informasi yang mendukung

proses binis, Shuttle Express telah melakukan komputerisasi pada sistem reservasi dan dispatch

dengan dengan waktu implementasi kurang dari 6 bulan. Salah satu kunci keberhasilan proses

pengembangan sistem tersebut adalah bahwa Shuttle Express melibatkan seluruh pengguna dan

pihak terkait (stakeholder). Berbagai jenis mobil disediakan dan layanan jasa disediakan oleh

perusahaan ini seperti :

Share Ride and exclusive van service

Sedan-limo service

Cruise transfers

Convention transfers

Woodinville wine tasting

Seattle sightseeing tours and charters

Identifikasi Sistem Informasi Shuttle Express

Pada awal mula berdirinya, Shuttle Express masih menggunakan sistem manual untuk

mencatat pesanan. Pelanggan harus mendaftar terlebih dahulu dengan mengisi kertas formulir

dan pembagian jadwal perjalanannya pun masih menggunakan kertas. Penentuan rute dan posisi

kendaraannya juga masih menggunakan cara manual yaitu menggunakan peta ditempel dipapan

dan magnet sebagai penentu posisi kendaraan. Penggunaan sistem manual menurut Fred Taucher

(CEO Corporate Computer Inc.) banyak menimbulkan masalah, salah satunya adalah sering

bergesernya magnet yang jadi penentu lokasi kendaraan.

Beberapa contoh menggunakan kertas, antara lain, pesanan dari pelanggan di tulis di atas

kertas, pengendalian kendaraan (van) dan sopir yang akan mejemput dilakukan dengan bantuan

papan tulis dan petunjuk magnetis yang menggambarkan lokasi penjemputan, tujuan kendaraan

dan penentu lokasi kendaraan. Sehingga seringkali terjadi permasalahan antara lain, nama dan

alamat pelanggan hilang, karena kertas atas catatannya hilang, bahkan petunjuk magnetis yang

ada di papan tulis bergeser. Hal ini berakibat sopir pertama yang menjemput tidak sampai ke

tujuan pelanggan, dan akhirnya pelanggan menjadi terlambat ke bandara. Jika masih adanya

waktu maka perusahaan harus mengganti kendaraan dan sopir lainnya nya utuk menjemput

pelanggan tersebut, yang berakibat pada penambahan biaya operasional perusahaan. Sistem

pembayaran juga dilakukan secara manual, yaitu diserahkan pada sopir setelah pelanggan sampai

ke tempat tujuan. Hal ini juga bisa menimbulkan risiko yaitu penggelapan atau perampokan di

jalan.

Belajar dari situasi yang ada dan adanya perkembangan tehnologi informasi, maka

Shuttle Express mulai mengubah sistemnya secara bertahap. Dengan Microsoft Access Database

Management Package, shuttle express menghubungkan sistem jaringan pada  perusahaannya.

Shuttle express juga menggunakan Windows NT dengan sistem operasi computer DBM acsess

untuk proses reservasi. Setelah data reservasi masuk maka orang yang bertugas pada bagian

dispatcher akan membagi kendaraan. Hasil olahan informasi akan ditunjukkan pada komputer

yang berupa data entry display (paperless).

Sistem informasi pada perusahaan jasa transportasi shuttle express digambarkan dalam matrix

komponen sistem informasi.

1. Hardware

Hardware merupakan perangkat keras yang ada dalam komputer yang terdiri atas piranti-

piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, dll.

a. Mesin

Mesin yang digunakan dalam aktifitas system informasi Shuttle Express adalah computer PC

NEC Workstation

b. Media

Adapun media yang digunakan adalah PC Workstation NEC 486, Jaringan LAN, Telepon,Pager

Printer, PTSN

2. Software

Software merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data yang berasal

dari perangkat keras (hardware) biasa digunakan untuk memproses data yang sering disebut

sebagai program.

a. Program yang digunakan pada system informasi di shuttle express adalah program

pemasukan data (Ms. Access), Windows NT, Program Dispatch, dan Monitoring user access.

b. Prosedur yang dilakukan adalah Pemasukan data, proses reservasi, pelaporan output dan

distibusi, proses penyimpanan, dan proses monitoring.

3. Sumber Daya Manusia,

Merupakan seseorang yang menggunakan dan menjalankan suatu sistem informasi.

Sumber daya manusia ini terdiri dari dua komponen yaitu spesialis dan users.

a. Spesialis yang bekerja dalam Sistem Informasi di Shuttle Express adalah supervisor operator

b. Pengguna (User) adalah pengguna system informasi yaitu petuugas reservasi, pelanggan,

petugas call center, computer operator, supir, manager, dan agen reservasi/dispatcher.

4. Sumber Data yang digunakan yaitu data reservasi & customer, laporan supir, data pegawai,

dan jadwal perjalanan.

5. Produk Informasi yang dihasilkan meliputi data entry display, info reservasi, status display,

nomor konfirmasi, navigasi untuk supir, SOP informasi yang terkendali, dan tarif.

6. Komponen Input, komponen ini digunakan untuk menyusun atau memasukkan data ke dalam

sistem. Dalam kasus ini proses pemasukkan data dilakukan oleh petugas reservasi dan call

center dengan data yang berasal dari pelanggan. Sedangkan medianya menggunakan Jaringan

komunikasi (telepon) dan PC Workstation NEC 486.

7. Komponen Pemrosesan

Setelah data masuk dan diinput maka proses selanjutnya adalah pemrosesan data dengan

prosedur proses reservasi dan dilakukan oleh programmer dengan menggunakan Program

Dispatch, Ms. Acess dan Widows NT.

8. Komponen Penyimpanan, pada komponen ini data yang telah diproses kemudian disimpan

dengan media Magnetic Disk Drive dengan media 4 x HDD 1,2 Gb

9. Komponen Pengendalian

Digunakan untuk mengendalikan dan mengatasi gangguan yang disebabkan oleh sumberdaya

manusia, software maupun hardware berupa laporan pengendalian dan kertas dokumen yang

digunakan supervisor pada proses monitoring.

Pada kasus Shuttle Express, teknologi informasi memiliki banyak keuntungan bagi

perusahaan. Dengan adanya sistem reservasi dan adanya penentuan van dispatch, jaringan

perusahaan akan semakin lancar. Sejak sistem ini digunakan oleh perusahaan, pemesanan jasa

dari pelanggan semakin meningkat mencapai 695.000 reservasi. Pada sisi penghematan waktu,

penggunaan teknologi informasi dapat mengefisienkan waktu sebanyak 5 jam, dari yang awalnya

rute bandara ditempuh dalam 8 jam, sekarang hanya memakan waktu 3 jam. Selain itu, dilihat

dari keefisienan penggunaan tenaga kerja, shuttle express berhasil menghemat tenaga kerja yang

sebelumnya setiap shift diperlukan tenaga kerja sebanyak tiga orang. Dimana setiap harinya

terdapat dua shift sehingga dalam sehari jumlah tenaga kerja yang diperlukan enam orang.

Dengan penggunaan teknologi informasi, pada shift pagi sejumlah dua orang dan hanya satu

orang untuk sore hari. Jadi jumlah tenaga kerja berkurang sebanyak tiga orang dari sebelumnya.

Beberapa perubahan ini yang disebabkan oleh teknologi informasi ini merupakan suatu

keuntungan yang besar bagi Shuttle Express agar perusahaan menjadi semakin berkembang.

1. Hardware

Hardware merupakan perangkat keras yang ada dalam komputer yang terdiri atas

piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, dll. Hardware mesin

digunakan AXP Server, 12 PC workstation 486 PC NEC untuk network dan 4 PC NEC 486

untuk reservasi, magnetic disc drive, pager, telepon, harddisk dan RAM. dan printer. Netware

yang digunakan adalah jaringan LAN, PTSN, kertas bill, dan dokumen. Input, pemrosesan,

output, penyimpanan dan kendali dilakukan oleh operator/agen reservasi, supervisor

(specialist), sopir, pegawai dan manajer.

Adapun media yang digunakan adalah PC workstation NEC 48, jaringan LAN (intra

dan inter), internet, bukti reservasi, kertas tarif dan laporan, 4 x HDD 1,2 Gb, Laporan

pengendalian, kertas dokumen. Lebih jauh, kita dapat melihat sistem reservasi yang

menggunakan computer sebanyak 12 NEC 48, yang terhubung dalam setiap jaringan

komputer ke dalam server peralatan digital Alpha AXP server yang memiliki RAM sebesar

128MB dan empat buah hard disk masing-masing sebesar 1,2 GB. Dengan melakukan sistem

komputerisasi pada sistem jaringan  perusahaannya, sistem revervasi dan penentuan van

dispatch dapat berjalan lebih lancar hanya dalam waktu enam bulan.

2. Software

Software merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data yang berasal

dari perangkat keras (hardware) biasa digunakan untuk memproses data yang sering disebut

sebagai program. Program yang digunakan pada system informasi di shuttle express adalah

program pemasukan data (Ms. Access), Windows NT, Program Dispatch, dan Monitoring

user access. Prosedur yang dilakukan adalah pemasukan data, transaksi reservasi (fare/bill,

jadwal trip, confirmation number dan informasi di layar), dispatch, penggunaan dan distribusi

output, prosedur backup, dan proses monitoring.

3. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah sesorang yang menggunakan dan menjalankan sistem

informasi dan terdiri atas users dan spesialis. Users adalah semua yang menggunakan sistem

informasi tersebut yaitu pegawai reservasi, pelanggan, dispatcher, sopir dan manajer

sedangkan spesialis yaitu supervisor dan operator adalah orang-orang yang mempunyai

keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Sedangkan pengguna (User) adalah pengguna

system informasi yaitu petuugas reservasi, pelanggan, petugas call center, computer operator,

supir, manager, dan agen reservasi/dispatcher.

4. Sumber Daya Data

Data yang digunakan adalah data pelanggan, data reservasi (lokasi trip, tujuan, special

instruksi), data rute, harga/tariff, data van, data karyawan ( supir, agen, dispatcher, manajer).

5. Produk Informasi

Produk informasi yang dihasilkan berupa data nomor reservasi, jadwal, data entry

display, status display, bill/tagihan, informasi di layar serta audio signal, navigasi untuk

supir, SOP informasi yang terkendali, dan tarif.

Adanya sistem komputerisasi dan dukungan dari seluruh pengguna dan pihak stakeholder

menjadikan shuttle express semakin berkembang. Prosedur pemesanan dimulai dari input

data yang masuk dari permintaan pelanggan yang menghubungi alamat atau nomor reservasi

yang telah disediakan, lalu operator akan memasukkan semua informasi  pelanggan yang

berhubungan dengan database pelanggan yang relevan, seperti tujuan pelanggan, nomor

telepon yang dapat dihubungi, maupun keinginan  pelanggan tertentu yang berbeda dari

setiap pelanggan, misalnya jam penjemputan dan jenis kendaraan yang diinginkan. Setelah

mencatat data tersebut, operator akan menghitung tarif yang harus dibayar oleh pelanggan.

Tarif yang akan dibayar oleh pelanggan akan dihitung berdasarkan lokasi yang akan dituju

dan operator akan memberikan nomor konfirmasi pelanggan. Lokasi penjemputan  pelangan

akan disesuaikan dengan rute petunjuk arah yang telah diprogram untuk kemudahan rute arah

jalan sopir pengemudi. Data reservasi pelanggan akan diambil dan dikirim ke “pools trip”

yang terdiri dari satu set penjemputan untuk van tertentu selam periode waktu tertentu. Setiap

trips sudah dijadwalkan maka akan dikirim ke setiap van penjemputan.

3.1.4 Matriks Komponen Sistem Informasi di Shuttle Express

Tabel 1. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express

Aktivitas SI Hardware Software SDM Sumber Data Produk InformasiMesin Media Program Prosedur Spesialis User

Input

PC NEC Workstation(Komputer)

PC Workstation NEC 486Jaringan LANTeleponPagerPrinterPTSN

Ms. AccessWindows NT

Memasukkan Data

Petugas Reservasi

Petugas reservasi PelangganPetugas Call Center

Data reservasi & Pelanggan

Laporan Supir

Rute

Data Entry Display

Info Reservasi

Proses

Server (Digital Equipment Alpha AXP)Prosesor

Jaringan LAN Ms. AccessWindows NT Proses Reservasi

Data Reservasi & PelangganData Pegawai Data Van & supirJadwal Perjalanan

Status display 

Output

PC NEC 486Pager

Printer

Display LCD

Kertas laporan

Ms. AccessWindows NTReservasiDispatch

Output procedure and distribution

Petugas reservasi PelangganSupirManager 

Data reservasiData customer

Jadwal PerjalananNavigasi SupirNomer konfirmasiInfo ReservasiInformasi di Layar LCD

Penyimpanan Magnetic Disk 4 x HDD 1,2 Gb Ms.AccessWindows NT Storage procedure

Supervisor Operator

Petugas reservasi 

Data reservasiData customer

Laporan supir

Arahan Sopir Jadwal PerjalananTarifNomer konfirmasi

Pengendalian

Server (Digital Equipment Alpha AXP)Pager

Laporan pengendalianKertas Dokumen

Ms. AccessWindows NTMonitoring User Akses

Monitoring Process Supervisor

Petugas ResevasiPelangganSupirAgen reservasi/ dispatcher 

Data reservasiData customer

Laporan supir

SOP informasi yang terkendaliTarifJadwal Perjalanan

Tabel 2. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express 2014

Penerapan Shuttle Express pada saat ini

1. Pembuatan Website dan Online Reservation

Pada tahun 1987 pelanggan ingin melakukan pemesanan shuttle express hanya dapat dilakukan melalui telepon. Namun, saat

ini pemesanan shuttel express sudah dapat dilakukan secara online reservation. Pada online reservation pelanggan dapat mengisi

sendiri form pemesanan melakukan pembayaran kemudian mencetak form tersebut ataupun menyimpannya dalam computer atau

smartphone. Dengan pelanggan melakukan sendiri proses reservasi maka kesalahan dalam proses tersebut dapat dikurangi jika

dibandingkan melalui operator. Penggunaan online reservation terbukti lebih akurat dan terstruktur. Selain itu proses menjadi lebih

cepat dan mudah.

Gambar. Shuttle Express Reservation

2. GPS Tracking

GPS Tracking merupakan sebuah alat yang dipasang pada kendaraan untuk mengetahui lokasi penjemputan. Dengan adanya

alat ini memudahkan supir untuk mencapai tempat tujuan. Selain itu pihak perusahaan Shuttle Express juga dapat dengan mudah

memonitor keberadaan kendaraannya.

3. Komunikasi Radio

System komunikasi radio digunakan untuk mengganti system yang lama yaitu pager. Kelemahan dari pager adalah hanya dapat

berkomunikasi satu arah. Namum dengan adanya komunikasi radio maka menjadi dua arah.

Gambar. Contoh Alat Komunikasi Radio

4. Online Payment

Yang dimaksud dengan online payment adalah pembayaran yang dilakukan tidak secara secara tunai namun virtual dengan

cara virtua. Pelanggan dapat melakukan online payment dengan menggunakan credit card ataupun transfer. Keunggulan dari online

payment adalah memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi.

Contoh Gambar online payment

5. Back Up Data System

Penyimpanan data merupakan hal yang terpenting dalam terlaksananya kegiatan operasional Shuttle Express. Kerusakan data

dalam system dapat ditanggulangi dengan membuat back up data system. Sedangkan penyimpanan data dilakukan dengan

cloud system. Penggunaan system ini lebih efisien karena data resimpan di server sehingga tidak membutuhkan tempat

ataupun kertas.

6. Hweb Mobile Data Terminal (MDT)

Hweb mobile data terminal merupakan alat yang dipergunakan oleh supir untuk melihat jadwal reservasi, jadwal serta

transaksi. Dengan beberapa menu dibawah ini :

GPS integration

Reservation Detail Display

2 Way Massaging

Quick Respond Capable

Credit Card Caputured

Barcode Scan Capable

Driver Self Reconciliation

Thermal Printer

Kesuksessan penerapan Sistem Informasi pada Shuttle Express di tahun 2014 adalah adanya keterlibatan End User (pengguna)

dalam proses reservasi di Shuttle Express. Keunggulan dari sistem tersebut adalah ketika semua orang dapat menginput sistem ini

secara lebih mudah. Customer dapat dengan mudah memasukkan tujuan atau instruksi special maupun lokasi penjemputan.

Kemudian dengan program yang sudah dibuat sistem dapat dengan cepat menghitung biaya. Keunggulan-keunggulan tersebut yang

membuat Shuttle Express terus dapat bersaing dengan perusahaan jasa perjalanan lainnya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Dengan adanya perubahan pelayanan dari system manual ke system pelayanan berbasis internet teknologi memudahkan

pelanggan untuk mengakses dan mendapatkan informasi mengenai shuttle express. Pelanggan dapat melakukan reservasi mulai dari

pemesanan sampai dengan pembayaran secara online.

Penggunaan pengelolaan pelayanan berbasis sistem informasi membuat perusahaan Shuttle Express lebih mudah mengontrol

kegiatan operasionalnya. Top management dapat mengontrol keberadaan kendaraan serta kegiatan supir melalui GPS tracking.

Sehingga timbul integrasi antar elemen dalam perusahaaan. Maka terjadi peningkatan kualitas pelayanan terhadap pelanggan yang

pada akhirnya akan berdampak positif terhadap kemajuan perusahaan Shuttle Express.

Saran

Shuttle express sebaiknya terus mengembangkan system informasi yang modern guna untuk meningkatkan bisnis mereka di

bidang jasa transportasi. Pengembangan bisnis shuttle express dengan system informasi akan meningkatkan kinerja dan

pelayanannya. Penambahan fitur-fitur layanan yang lebih canggih.

DAFTAR PUSTAKA

Shuttle Express. 2011. From: http://www.shuttleexpress.com/. Diakses 6 Agustus 2014 

Bodnar, George H., Hopwood, William S. 1993. Accounting Information System. 5th Edition, Prentice-Hall, Inc.

Gelinas, Ulric J., Oram, Allan E., Wiggins, William P. 1990. Accounting Informaion Systems. PWS-KENT Publishing Company.

Hall, James A. 2001. Accounting Information Systems. 3rd Edition, South Western College Publishing.

O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.