BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-Teori Dasar/Umum

2.1.1 Pengertian Knowledge Management

Menurut Dalkir (2011, p4), Knowledge Management (KM) adalah sebuah

koordinasi sitematis dalam sebuah organisasi yang mengatur sumber daya manusia,

teknologi, proses dan struktur organisasi dalam rangka meningkatkan value melalui

penggunaan ulang dan inovasi. Koordinasi ini bisa dicapai melalui menciptakan,

membagi dan mengaplikasikan pengetahuan dengan menggunakan pengalaman dan

tindakan yang telah diambil perusahaan demi kelangsungan pembelajaran organisasi

(continued organizational learning).

Menurut Kankanhalli et al. yang dikutip oleh Gottschalk (2007, p10), KM

dapat didefinisikan sebagai sebuah proses mendapatkan, mengelola dan

mengkomunikasikan pengetahuan kepada karyawan secara sistematis dan

terorganisir sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan produktifitas pekerjaan

mereka.

Menurut Davenport yang dikutip oleh Babar et al. (2009, p10), KM adalah

sebuah metode yang mempermudah proses sharing, mendistribusikan, memperoleh

dan mendapatkan pengertian atas pengetahuan yang dimiliki perusahaan. KM juga

digunakan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik, mempersingkat waktu

kerja dan meningkatkan kualitas produk.

7

2.1.1.1 Tujuan KM

Menurut Dalkir (2011, p4), KM bertujuan untuk:

Mempermudah transisi karyawan lama yang berhenti (atau pensiun) yang

digantikan oleh karyawan baru.

Meminimalisir terjadinya kehilangan pengetahuan yang dialami perusahaan

akibat karyawan berhenti.

Identifikasi sumber daya dan pengetahuan penting yang dimiliki oleh perusahaan.

Membangun sebuah toolkit yang dapat digunakan oleh individu, kelompok, dan

organisasi untuk mengurangi kehilangan modal intelektual yang potensial,

Menurut Maier (2007, p66), KM bertujuan untuk meningkatkan penciptaan,

perolehan, identifikasi, validasi, evaluasi, konversi, pengaturan, penyimpanan,

pengembangan, pendistribusian, peleburan, sharing, presentasi, pengaplikasian

pengetahuan dengan cara yang sistematis.

2.1.1.2 Manfaat KM

Menurut Fernandez dan Sabherwal (2010, p71), KM bermanfaat untuk:

Tabel 2.1 Manfaat KM menurut Fernandez dan Sabherwal

People Memberi fasilitas pembelajaran kepada employee (baik dari

antar karyawan atau sumber eksternal) berkembang secara

konstan sebagai bentuk respon terhadap pasar dan teknologi.

Meningkatkan employee learning dan kepekaan terhadap

knowledge terbaru pada bidang mereka

Employee lebih mudah mendapatkan informasi dan

8

pengetahuan yang dibutuhkan untuk beradaptasi pada

lingkungan organisasi.

Employee lebih mudah belajar daripada organisasi lain yang

tidak menerapkan KM dan lebih siap untuk perubahan.

KM menyediakan employee sebuah solusi efektif atas

permasalahan yang telah dihadapi sebelumnya.

Process Membantu organisasi menjadi lebih efektif dengan

menentukan dan melaksanakan process yang tepat.

Mengurangi biaya untuk mendapatkan dan mengakses

pengetahuan yang berharga.

Membantu individu menciptakan solusi inovatif atas

masalah yang dihadapi untuk mengembangkan proses

organisasi.

Membantu organisasi untuk pengambilan keputusan

strategis serta pengembangan produk dalam lingkungan

dinamis.

Products Membantu organisasi menawarkan produk baru yang

menyediakan penambahan value yang signifikan

dibandingkan produk sebelumnya.

Memudahkan organisasi mengakses dan mengkombinasikan

knowledge terbaik untuk mencegah produksi yang terlalu

mahal atau terlalu time-consuming.

Organizational Direct Impacts: KM digunakan untuk menciptakan produk

9

Performance inovatif yang menciptakan keuntungan, ketika dihubungkan

dengan strategi bisnis.

Indirect Impacts: KM membantu organisasi untuk

mengembangkan serta mengeksploitasi sumber daya

tangible dan intangible lebih baik daripada kompetitor lain.

Menurut Dalkir (2011, p25), KM bermanfaat untuk

Untuk individual

Membantu karyawan untuk melaksanakan tugasnya dan menghemat waktu

dengan pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah lebih baik.

Membangun komunitas dalam organisasi.

Membantu karyawan tetap up to date tentang kegiatan organisasi.

Menyediakan tantangan dan kesempatan untuk berkontribusi.

Untuk Community of Practice (kolaborasi orang-orang yang memiliki

ketertarikan yang sama)

Mengembangkan keahlian professional.

Mempermudah peer to peer mentoring (pelatihan karyawan baru yang

dilakukan oleh karyawan senior).

Memfasilitasi kolaborasi dan networking (pertukaran informasi) yang lebih

efektif.

Mengembangkan kode etik professional yang dapat dianut oleh karyawan.

Untuk organisasi

Membantu mencapai strategi.

Menyelesaikan masalah lebih cepat.

10

Meningkatkan pengetahuan yang dimiliki mengenai suatu produk dan jasa.

Menggabungkan ide dan meningkatkan kesempatan untuk inovasi

Membantu organisasi agar tetap unggul dalam persaingan.

Mempertahankan memori organisasi.

Menurut Maier (2007, p70), manfaat KM adalah:

Untuk meningkatkan efisiensi knowledge creation melalui komunikasi masalah

dan pencarian solusi dengan observasi bersama.

Untuk membantu pembagian, peleburan dan pendistribusian pengetahuan.

Untuk membantu pencarian ahli yang memiliki tacit knowledge dalam

organisasi.

2.1.1.3 Hambatan KM

Menurut Setiarso dalam jurnal yang berjudul “Manajemen Pengetahuan

(Knowledge Management) dan Proses Penciptaan Pengetahuan”, hambatan dalam

KM adalah :

Sistem informasi (SI) cenderung menyimpan pengetahuan yang tidak selalu

sesuai dengan perubahan di lingkungan eksternal kalau lingkungan sekitar

organisasi serba bergejolak dan perubahan tidak berkesinambungan

(discontinuous).

Model manajemen informasi cenderung memusatkan pengetahuan di sebuah

pangkalan data yang cenderung statis.

Menurut Fernandez dan Sabherwal (2010, p10), hambatan dalam KM adalah:

11

Organisasi gagal mengajak knowledge worker untuk berbagi pengetahuan demi

keuntungan organisasi.

User sistem informasi tradisional tidak diajak untuk berkontribusi secara aktif

untuk membangun KM, namun didelegasikan kepada konsultan sistem

informasi.

Menurut Beerli et al. (2003, p9), hambatan KM adalah:

KM tidak disesuaikan dengan strategi organisasi

Fasilitas yang mendukung knowledge apabila tidak didasarkan pada strategi

organisasi, sudah pasti tidak akan bisa mencapai hasil yang diinginkan.

Tidak adanya dukungan dari Top Management

KM harus didukung oleh Top Management. Jika Top Management tidak pro-

aktif dalam mengurus knowledge, maka perusahaan tidak disarankan untuk

mengimplementasikan program yang memfasilitasi pengetahuan yang berskala

besar. Namun hanya berfokus pada pengelolaan pengetahuan dalam skala yang

lebih kecil tapi terpusat pada proses atau fungsi yang terperinci.

Tidak adanya sosialisasi untuk penggunaan KM

Perusahaan harus mensosialisasikan KM agar karyawan dapat bekerja secara

kolaboratif dan membagi pengetahuan supaya tercapai kesuksesan fasilitas KM.

Kurangnya pelatihan untuk menggunakan KM

Banyak perusahaan menginvestasikan jumlah uang yang besar untuk

mengembangkan SI yang mendukung pengetahuan, namun tidak diimbangi

dengan pelatihan calon pengguna sistem. Tanpa pelatihan, pengguna tidak dapat

mengoptimalkan proses yang didukung oleh SI.

12

2.1.2 Jenis-jenis Knowledge

Menurut Polanyi yang dikutip Dalkir (2011, p9), terdapat dua jenis

knowledge yaitu:

Tacit knowledge: pengetahuan yang sulit untuk diartikan dalam bentuk

kata dan gambar, biasanya berupa ide atau gagasan.

Explicit knowledge: konten pengetahuan yang telah disimpan dalam

bentuk kata, rekaman suara atau gambar. Pengetahuan jenis ini disimpan dalam

bentuk nyata.

Menurut Nonaka yang dikutip oleh Fernandez dan Sabherwal (2010, p25),

juga terdapat dua jenis knowledge, yaitu:

Tacit knowledge: pengetahuan berupa perkiraan, intuisi dan perasaan

yang sulit untuk diekspresikan serta dibagikan. Tacit Knowledge lebih berupa

pengalaman dan aktivitas personal.

Explicit knowledge: pengetahuan yang telah dituang dalam bentuk

kata dan angka. Pengetahuan jenis ini dibagikan secara sistematis dan formal

dalam bentuk data, spesifikasi, manual, gambar, audio, video, program computer

serta hak cipta.

2.1.3 Proses Penciptaan Knowledge

Menurut Nonaka dan Takeuchi yang dikutip oleh Dalkir (2010, p65),

penciptaan knowledge dalam organisasi berasal dari individu menjadi pengetahuan

yang berharga. Proses penciptaan knowledge terjadi secara berkelanjutan dan terjadi

pada semua level organisasi. Proses penciptaan knowledge perusahaan terjadi karena

13

adanya konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses

socialization, externalization, combination dan internalization (SECI).

Socialization: proses konversi tacit knowledge menjadi tacit knowledge.

Proses ini adalah bentuk termudah dalam berbagi pengetahuan, karena hanya

dilakukan secara face-to-face atau interaksi sosial. Contoh: brainstorming ide

baru, mentoring dan sharing.

Externalization: proses konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge.

Proses ini memberikan bentuk nyata dari tacit knowledge dan dikonversi menjadi

explicit knowledge. Knowledge yang sebelumnya berbentuk ide diubah menjadi

bentuk tertulis, rekaman dan gambar. Setelah melalui proses ini, knowledge lebih

mudah dibagikan ke orang lain dan digunakan dalam organisasi.

Combination: Proses ini menggabungkan potongan explicit knowledge

menjadi satu kesatuan. Combination terjadi setelah konsep ditata secara

sistematis ke dalam sebuah knowledge system. Contoh: laporan bulanan, analisis

tren atau database konten.

Internalization: proses konversi explicit knowledge menjadi tacit knowledge.

Proses ini sangat lekat dengan istilah “learning by doing”. Internalization

mengintegrasikan pengalaman dan pengetahuan menjadi dapat digunakan di

dunia nyata.

14

Gambar 2.1 SECI Model

Sumber: www.allkm.com

Menurut Argyris dan Schon, yang dikutip oleh Babar et al. (2009, p13),

proses penciptaan knowledge dilakukan melalui single dan double-loop learning.

Dalam single-loop learning, salah satu pihak menerima feedback atas efek dan

bertindak berdasarkan pengamatan. Sedangkan, double-loop learning, tidak hanya

mengamati, namun juga memahami faktor yang mendorong akibat yang dihasilkan.

2.1.4 Knowledge Management System (KMS)

Menurut Gottschalk (2007, p39), KMS mengacu pada SI diterapkan untuk

mengatur pengetahuan organisasi yang digunakan pada tingkat individu, kelompok

dan organisasi. Sistem ini merupakan aplikasi IT yang mendukung dan

meningkatkan proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan, perpindahan serta

penggunaan pengetahuan.

Menurut Dalkir (2011, p209), KMS dapat dilihat sebagai suatu aktivitas

sistem yang melibatkan sumber daya manusia untuk menggunakan objek (tools dan

teknologi) dalam rangka menghasilkan produk pengetahuan demi mencapai tujuan.

15

Menurut Jashpara (2011, p230), KMS adalah sebuah sistem yang

memfasilitasi penyebaran dan penyimpanan pengetahuan. KMS mendukung

pembuatan, penyimpanan perpindahan dan pengaplikasian pengetahuan.

2.1.5 Knowledge Taxonomy

Menurut Dalkir (2011, p124), taksonomi adalah sebuah sistem klasifikasi

dasar yang memungkinkan kita untuk mendeskripsikan konsep dan ketergantungan,

biasanya dalam bentuk hierarki. Semakin tinggi ditempatkan, semakin umum

konsepnya. Namun, semakin rendah ditempatkan, semakin spesifik hal tersebut.

Sebuah konsep yang penting dari taksonomi adalah gagasan tentang turunan. Setiap

titik adalah sebuah sub-kelompok dari titik diatasnya. Ini berarti, setiap sifat yang

dimiliki oleh titik atas akan diwariskan dari kelas induk ke kelas anak.

Menurut Lambe (2007, p4), taksonomi secara umum berarti bentuk

kesepakatan untuk mengatur urutan hal yang kita lihat dalam dunia nyata, dari

manusia sampai pembagian benda, ide, waktu dan tempat. Cara menggambarkan

taksonomi menurut Lambe (2007, p14) terdiri dari:

List

Bentuk dasar dari penggambaran taksonomi dan merupakan bentuk dasar untuk

menggambarkan taksonomi namun lebih kompleks. List taksonomi memiliki

karakteristik sebagai berikut:

Kesamaan atribut atau tujuan. Contoh: kompetensi yang dibutuhkan untuk

sebuah pekerjaan.

Menggambarkan urutan. Contoh: standar urutan tugas yang harus dilakukan.

16

Menggambarkan hubungan. Contoh: hubungan orang tua dengan anak.

Menggambarkan perbedaan dalam atribut. Contoh: persentase relatif dalam

pasar.

Trees

Menggambarkan transisi dari bentuk umum ke bentuk khusus. Sebagai contoh,

peringkat dalam militer yang menggunakan tree structure. Biasanya digunakan

untuk menunjukkan beberapa jenis relasi, seperti: umum ke khusus, konsep

dengan contohnya, sebab dengan akibat, seluruhnya ke sebagian, kelompok

dengan membernya serta penampung dengan isinya.

Hierarchies

Hirarki merupakan bentuk spesifik dari struktur tree. Bentuk ini menyediakan

cara untuk mengklasifikasi organisme kebutuhan, produk, buku dalam bentuk

hirarki (tingkatan) agar lebih mudah diidentifikasi dan dipelajari. Bentuk hirarki

yang paling diminati adalah scientific hierarchies, karena meminimalisir

ambiguitas, mempertahankan konsistensi, serta mengidentifikasi relasi.

Polyhierarchies

Bentuk ini merupakan hierarki yang mematahkan peraturan teorinya

sendiri.Dalam polyhierarchies, sebuah item yang menjadi milik lebih dari satu

class maka akan memiliki lebih dari satu superordinate.

System Maps

Bentuk yang merupakan representasi visual dari sebuah pengetahuan dimana

hubungan entitas digunakan untuk menggambarkan hubungan taksonominya.

17

Gambar 2.2 Knowledge taxonomy jaringan komunikasi

Sumber: trainmor-knowmore.eu

2.2. Teori-Teori Khusus Berdasarkan Topik yang Dibahas

Teori-teori khusus yang akan dibahas mengenai hal berhubungan dengan topik

dibahas.

2.2.1 EFQM Excellence Model

Menurut J. Michalska dalam jurnal berjudul Journal of Achievement in

Materials and Manufacturing Engineering (2008), European Foundation for Quality

Management Excellence Model (EFQM) adalah sebuah tools yang digunakan untuk

mengukur strength dan area of improvements perusahaan dalam setiap aktivitasnya.

Metode ini dapat digunakan untuk mengerti hubungan sebab dan akibat yang terjadi

dalam perusahaan. Model ini dapat digunakan untuk mengurangi kerumitan yang

terjadi karena menguatnya hubungan antara organisasi, komunitas dan

perekonomian. EFQM dapat digunakan oleh perusahaan agar dapat terus maju dan

berinovasi.

18

EFQM pertama kali diperkenalkan pada tahun 1988 oleh 14 CEO untuk

mengembangkan sebuah tool managemen yang dapat meningkatkan tingkat

persaingan (competitiveness) organisasi di Eropa. Dengan didukung oleh European

Commission in the European Quality Promotion Policy, para pendiri menciptakan

EFQM Excellence Model untuk:

Meningkatkan tingkat persaingan dalam industry Eropa

Memperkecil jarak competitiveness antara Eropa dan Amerika Serikat

serta Jepang

Para pendiri EFQM antara lain: AB Electrolux, British Telecommunications

plc, Bull, Ciba-Geigy AG, C. Olivetti & C. SpA, Dassault Aviation, Fiat Auto SpA,

KLM, Nestlé, Philips, Renault, Robert Bosch, Sulzer AG, serta Volkswagen.

Menurut EFQM.org, model ini dapat digunakan untuk berbagai bentuk

organisasi, tanpa memperhatikan ukuran, sector atau tingkat kedewasaan perusahaan.

EFQM menyediakan sebuah common language yang dapat digunakan oleh

perusahaan agar dapat berbagi pengetahuan dan pengalamannya, baik ke dalam,

maupun ke luar organisasi secara efektif.

2.2.1.1 Komponen EFQM

Model ini memiliki tiga komponen yang terintegrasi:

The Fudamental Concepts of Excellence

Konsep ini mendefinisikan aturan yang menjadi pondasi untuk mencapai

kesempurnaan dalam berbagai bentuk perusahaan. Konsep ini dapat digunakan

sebagai acuan untuk menetapkan kultur organisasi yang baik serta menjadi common

language untuk top management.

19

gambar 2.3 The Fudamental Concept of Excellence

sumber: EFQM.org

Konsep ini terdiri atas delapan bagian, yaitu:

Achieving Balanced Results

Perusahaan dapat menyelesaikan misi dan bergerak maju kepada visi melalui

perencanaan yang baik serta mencapai hasil memenuhi kebutuhan jangka panjang

maupun jangka pendek stakeholder.

Adding Value for Customers

Perusahaan harus tahu bahwa kepuasan customer adalah alasan utama untuk selalu

berinovasi dan menciptakan value yang sesuai dengan kebutuhan dan ekspektasi

pasar.

Leading with Vision, Inspiration and Integrity

Perusahaan yang baik harus memiliki tujuan jelas di masa depan, merealisasikannya

supaya dapat menjadi teladan dan pedoman bagi perusahaan

20

Managing by Processes

Perusahaan yang baik memiliki proses bisnis terstruktur serta disusun secara strategis

berdasarkan fact-based decision making untuk mencapai hasil berkesinambungan.

Succeeding through People

Perusahaan yang baik menghargai staff dan menciptakan budaya yang mendukung

pencapaian yang seimbang antara organisasi dan goal personal.

Nurturing Creativity and Innovation

Perusahaan yang baik dapat meningkatkan inovasi serta tingkat performa secara

berkelanjutan dan sistematis dengan menggunakan kreatifitas dari para stakeholder.

Building Partnerships

Perusahaan yang baik mencari, mengembangkan dan memelihara relasi dengan

partner bisnis untuk menjamin kesuksesan mutual. Partnership dapat dibentuk

dengan customer, komunitas, supplier, organisasi edukasi atau dengan organisasi

non-pemerintahan.

Taking Responsibility for Sustainable Future

Perusahaan yang baik mempunyai pedoman budaya kerja, value jelas serta standar

tinggi sebagai landasan kegiatan perusahaan, serta dapat menjaga kesinambungan

antara ekonomi, sosial dan ekologis.

The Criteria

The Criteria adalah komponen yang menggambarkan hubungan cause and

effect dalam perusahan, serta menjelaskan penyebab dan hasil diterima. Untuk

mencapai kesuksesan yang berkesinambungan, sebuah perusahaan harus memiliki

leadership kuat dan arah strategi terarah. Perusahaan perlu mengembangkan dan

mengembangkan sumber daya manusia, partnership, serta proses mengembangkan

21

produk yang berkualitas untuk customer. Konsep ini juga dapat memenuhi kepuasan

stakeholder apabila diterapkan dengan baik.

Criteria dibagi menjadi dua kelompok besar yang masing-masing mewakili

enablers (penyebab) dan results (akibat).

Gambar 2.4 The Criteria

Sumber: EFQM.org

Enabler Criteria merupakan hal penting yang perlu dilakukan perusahaan untuk

mengembangkan dan mengimplementasikan strateginya. Terdiri dari sembilan

bagian, Enabler Criteria meliputi:

Leadership

Model klasik dari leader bisnis yang baik adalah seseorang yang

mengarahkan dan mengontrol semua aspek dalam bisnis. Leader selalu beroperasi

melalui hirarki manajemen organisasinya yang strukturnya sudah didesain

sedemikian rupa. Tipe leader seperti ini dapat bertahan hanya sampai akhir abad ke

20. Bisnis di zaman modern ini tidak punya kemewahan yang bersifat stabil. Bisnis

saat ini menghadapi perubahan dalam pasar, customer dan teknologi.

Organisasi tidak dapat memperoleh kesuksesan apabila individual atau

beberapa orang senior executive yang berusaha melakukan strategi. Untuk mencapai

22

kesuksesan seluruh tim, dibutuhkan ide, skill, energi dan antusiasme. Sejak 1980,

konsep dan penerapan leadership telah berubah untuk memenuhi tantangan ini.

Arti Leader bagi organisasi

Leader merepresentasikan semua orang yang berkontribusi pada managemen

dan proses perubahan. Leader mempunyai visi yang baik dan dapat

mengkomunikasikannya dengan baik. Leader juga merupakan teladan integritas,

tanggung jawab sosial dan kelakuan etis, baik internal maupun eksternal, serta

memastikan anggotanya mengadopsi standar yang baik.

Tugas Leader

Leader bertugas untuk mengkomunikasikan visi, misi, nilai dan budaya

kepada semua anggotanya demi memastikan organisasi berjalan dengan baik.

Komunikasi policy dan strategi sangat diperlukan untuk memastikan seluruh anggota

berjalan searah. Leader juga harus mengetahui kelompok stakeholder untuk

mengembangkan approach, mengerti, mengantisipasi dan merespon kebutuhan dan

ekspektasi stakeholder.

Seorang leader harus menjadi fasilitator dan teladan. Leader harus mengerti

faktor yang mempengaruhi perubahan internal dan eksternal organisasi. Seorang

pemimpin yang baik harus mendukung dan menuntun orang melalui perubahan

dengan sabar, menginspirasi dan memotivasi.

Strategy

Strategi adalah suatu cara yang ditetapkan secara sistematis untuk mencapai

tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Organisasi yang merencanakan masa

depannya, harus mempunyai strategi yang berfokus pada misi dan kebutuhan

stakeholder. Strategy didasarkan pada mengerti kebutuhan dan ekspektasi

stakeholder, external environment, kemampuan serta performa internal.

23

Setelah organisasi harus mengetahui siapa stakeholder, organisasi harus

membuat mekanisme dan proses untuk identifikasi kebutuhan dan ekspektasi di masa

kini dan masa depan. Organisasi yang baik harus membuat goal yang jelas untuk

inovasi dan menjalankan strategi mereka untuk mencapai prestasi.

Strategi untuk mencapai Good Practice Organizations

Setelah organisasi menetapkan tujuan di masa depan, maka diperlukan suatu

cara untuk mencapai tujuan itu. Good Practice Organization mencapai ini dengan

menetapkan key process yang akan mengirimkan value untuk customer dan

stakeholder.

Key process mengandung inti yang memastikan tercapainya tujuan yang

disebut Critical Success Factor (CSF). CSF adalah sebuah statement yang

menyatakan bahwa team managemen harus menyelesaikan misi yang dimiliki oleh

organisasi. CSF juga merupakan faktor dan aktivitas kritis yang digunakan untuk

memastikan kesuksesan perusahaan. Contoh: CSF untuk sebuah IT Project adalah

keterlibatan user.

Organisasi yang baik menetapkan framework untuk mengelola key process.

Framework ini perlu dievaluasi secara berkala untuk memastikan key process masih

tepat untuk tujuan yang ingin dicapai.

People

People telah menjadi bagian yang essensial dari organisasi, karena

menyediakan inspirasi, kreatifitas, visi dan motivasi yang mendukung organisasi.

People mempunyai skill dan kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan

organisasi. People juga dibutuhkan untuk memproduksi barang dan jasa yang akan

dipasarkan organisasi.

Arti people bagi organisasi

24

People adalah orang yang berkontribusi langsung pada organisasi, seperti

karyawan full-time. Semua good practice organization mengenal dan menghargai

kontribusi vital yang diberikan oleh people. Ini merupakan bukti untuk mencapai

kesuksesan,organisasi harus mempunyai orang yang tepat walaupun memiliki

teknologi yang advanced.

Merencanakan, mengelola dan mengembangkan people

Organisasi tidak dapat menentukan people yang tepat tanpa mengetahui apa

yang ingin dicapai. Untuk mendapatkan people yang tepat, organisasi harus memiliki

business plan, berdasarkan strategy yang dimiliki, serta tujuan dan prioritas yang

telah ditetapkan. Terdapat kemungkinan bahwa kebutuhan sama seperti di tahun

sebelumnya. Namun terdapat tekanan dari perubahan permintaan customer,

berkembangnya teknologi, pemerintah dan kondisi keuangan.

Untuk mengembangkan people, organisasi harus memperhitungkan

bagaimana karyawannya berpengaruh terhadap misi, visi, tujuan strategis dan proses.

People harus dapat dialokasikan sesuai dengan prioritas proses dan memahami

kontribusi atas proses yang dijalankan.

Salah satu aspek untuk mengelola people adalah fairness (sikap adil).

Kesempatan yang sama harus diberikan pada semua orang tanpa memperhatikan

suku, jenis kelamin, warna kulit. Organisasi harus bisa memastikan transparansi dan

keadilan untuk mengurangi kecurigaan, kecemburuan dan kehilangan motivasi.

Mengembangkan kompetensi dan pengetahuan people

Memilih orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat. Kriteria paling umum

digunakan untuk memilih people yang tepat adalah kualifikasi, kemampuan teknis

dan pengalaman. Namun, dalam banyak kasus, organisasi hanya butuh orang

mempunyai basic skill dan keinginan belajar yang kuat, sehingga membutuhkan

25

pelatihan. Organisasi juga perlu memilih orang yang kita rekrut harus sesuai dengan

budaya dimiliki.

Dalam good practice organization, pemberian appraisal atas performa

merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen dan pengembangan

people, Ini bertujuan untuk mengevaluasi performa di masa lalu atas target,

mengidentifikasi skill dan kompetensi, menyetujui target atas masa depan, serta

mengidentifikasi training yang diperlukan untuk pengembangan personal.

People yang kurang berkompetensi pada bidangnya, akan kehilangan

kebanggaannya pada pekerjaannya dan memiliki impression bahwa organisasi tidak

tertarik lagi kepadanya. People yang bisa melakukan pekerjaannya juga dapat merasa

terabaikan jika organisasi tidak memperhatikan pengembangan personal dan karir

mereka. Untuk mengatasi masalah ini, maka diperlukan training dan development.

Training dan development dapat dilakukan dengan mentoring, self-learning, serta

paket training berbasis internet.

Melibatkan dan empowerment kepada people

Melibatkan people secara langsung memiliki resiko besar, namun organisasi

akan menjadi lebih efektif dan fleksibel, meningkatkan performa, serta people yang

lebih bahagia dan berkomitmen.

Salah satu cara untuk melibatkan people, adalah membantu mereka untuk

membangun sebuah team, namun bukan functional groups. Functional teams

mempunyai kecondongan untuk berfokus pada fungsi, bukan pada hasil. Functional

teams hanya memiliki pandangan sempit pada masalah karena mereka tidak

mengetahui apa yang terjadi di departemen lain. Sebuah team dapat didefinisikan

sebagai “sebuah kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama dan berbagi

tanggung jawab atas sukses atau gagalnya usaha mereka”.

26

Apabila empowerment dapat dilaksanakan dengan baik, dapat memotivasi

dan mengembangkan wawasan people. Ini dapat memberikan organisasi fleksibilitas

untuk menghadapi kejadian tidak terduga. Empowerment memberikan people

pelatihan yang tepat untuk mengambil keputusan berdasar alasan mereka.

Empowerment membutuhkan dukungan dan guideline atas kegiatan mereka.

Partnership & Resources

Partnership dapat didefinisikan sebagai “hubungan kerjasama antara dua atau

lebih kelompok untuk menambahkan value kepada customer”. Partnership dapat

dibentuk dengan customer, society, key supplier, badan pendidikan bahkan Non-

Governmental Organization (NGO). Organisasi yang baik merencanakan dan

mengelola external partnership, supplier dan sumber daya internal guna mendukung

strategi, policy dan proses operasi yang efektif.

Menentukan partner yang tepat

Organisasi yang baik mengelompokkan dan membedakan partner sesuai

dengan strategi organisasi dan mengadopsi policy dan proses yang tepat. Organisasi

membangun hubungan berkesinambungan kepada partner untuk mengembangkan

kepercayaan mutual, keterbukaan dan respect.

Tujuan membangun partnership adalah untuk menyediakan value lebih bagi

organisasi, seperti mendapatkan teknologi baru secara utama di organisasi dan biaya

yang lebih murah. Konsep “memiliki orang dengan informasi yang tepat pada waktu

yang tepat” tidak hanya berlaku pada people, namun juga pada partner, supplier, dan

customer. Organisasi yang baik menggunakan data dan informasi mengenai performa

dan kemampuan terkini untuk mengidentifikasi kesempatan dan menciptakan

inovasi.

27

Processes, Product & Services

Process adalah urutan aktifitas untuk menambahkan value dengan

memproduksi output yang didapatkan dari sejumlah input. Dalam perubahannya,

value ditambahkan dan sumber daya digunakan. Output bisa berupa objek, informasi,

data atau keputusan.

Organisasi yang baik selalu mendesain, mengelola dan mengembangkan

proses, produk dan pelayanan untuk meningkatkan value bagi para customer serta

stakeholder. Organisasi menetapkan proses kepemilikan, peran serta tanggung jawab

dalam mengembangkan, memelihara dan memajukan framework proses kunci. Ide

baru dituangkan menjadi realita melalui proses inovasi yang tepat.

Proses dalam organisasi ditetapkan untuk mengembangkan produk dan jasa

yang memiliki value optimal bagi customer. Untuk menjadi inovatif, maka

perusahaan harus melakukan market research, customer survey dan berbagai cara

mendapatkan feedback untuk mengantisipasi dan mengidentifikasi perkembangan

dalam produk dan portofolio service. Perusahaan juga harus melibatkan people,

customer, partner dan supplier dalam pengembangan produk, jasa dan pengalaman

yang inovatif bagi customer lama dan baru.

Result Criteria menunjukkan hasil yang diterima oleh organisasi, sejalan

dengan strategic goals. Result Criterion meliputi:

Customer Results

Organisasi yang baik merancang dan mengelola proses dan sistem yang

memungkinkan untuk memahami, memonitor serta mengevaluasi kebutuhan dan

opini customer. Customer adalah penilai akhir atas kualitas produk dan pelayanan

28

yang ditawarkan organisasi, dan focus customer adalah salah satu bagian dari

fundamental concept of excellence.

Customer result menggambarkan hasil akhir tercapainya misi dan

achievement atas visi yang dilakukan untuk customer. Organisasi yang baik

menginvestasikan waktunya untuk memahami kebutuhan customer serta menetapkan

proses yang menyampaikan produk dan jasa sesuai keinginan customer.

People Results

People yang termotivasi dan puas adalah salah satu faktor esensial menuju

kesuksesan, karena people adalah sumber daya yang membedakan organisasi secara

unik. People menyediakan inspirasi, kreativitas, visi, motivasi, skill dan kompetensi

yang menjaga organisasi tetap berjalan. People juga merupakan tenaga yang

menyediakan barang dan jasa yang ditawarkan oleh organisasi.

People yang tidak memiliki job satisfaction (motivasi, antusiasme dan

komitmen) akan mempengaruhi produktivitas, seperti tidak dapat memberi customer

pelayanan terbaik, tidak inovatif, serta tidak dapat memaksimalkan penggunaan

sumber daya.

Agar people menjadi puas dan termotivasi dengan pekerjaan yang dimiliki,

people perlu diyakinkan bahwa organisasi menyediakan fasilitas serta tools yang

dibutuhkan dan memiliki perhatian atas pengembangan karir jangka panjang serta

jangka pendek mereka.

People result dipengaruhi oleh tindakan leader dalam pengelolaan people dan

process, serta bagaimana organisasi mengimplementasikan strategi yang dimiliki.

Organisasi perlu mengetahui perasaan, tindakan serta performa people, Ini dapat

menjadi dasar untuk meningkatkan produktivitas, menyelesaikan masalah dan

29

memperoleh achievement. Mengetahui people result dan merespon atas hasil yang

didapat, juga merupakan bagian esensial dari pelaksanaan strategi.

People result dipengaruhi oleh bagaimana leader mengelola people,

menjalankan strategi, serta pengelolaan proses. Semua faktor yang terdapat pada

enabler criteria akan mempengaruhi bagaimana perasaan people yang bekerja dalam

organisasi. People result merupakan tools yang sangat penting untuk memahami cara

untuk meningkatkan managemen people.

Mengukur dan melaporkan people result

Terdapat banyak cara untuk mengukur yang dipikirkan people, namun

organisasi harus memperhitungkan aspek fundamental yang memotivasi dan

memuaskan people. People termotivasi untuk memenuhi kebutuhan kecil sebelum

pindah ke level selanjutnya. Organisasi perlu memahami fokus motivasi dan

keinginan people secara spesifik untuk meningkatkan people result.

Dalam EFQM Excellence Model terdapat dua kategori measures, yakni:

o Perception measures

Perception measures mengukur bagaimana people merasa tentang drinya

sendiri, pekerjaan serta mengenai organisasi. Aspek subjektif ini harus ditangani

secara serius, karena informasi ini menyediakan indikator relasi yang jelas antara

organisasi dan people.

Perlu dipahami bahwa walaupun motivasi dan kepuasan saling berhubungan,

namun memiliki konsekuensi yang sangat berbeda. Seseorang yang senang dengan

terms and condition pekerjaan yang dimiliki, belum tentu termotivasi dengan baik.

Begitu juga, seseorang yang setuju dengan strategi organisasi dan berelasi dengan

leader serta bermotivasi tinggi, belum tentu puas dengan pekerjaannya.

30

Untuk mengukur people’s perception, organisasi perlu melihat topik yang

penting, namun tidak cukup apabila organisasi tidak mengetahui pandangan people

atas kepentingan topic tersebut.

o Performance measures

Performance measures adalah pengukuran indikator internal secara

independen, yang mengukur seberapa baik people bekerja. Performance measures

juga dapat digunakan untuk memperkirakan performa dan persepsi people di masa

depan.

Society Results

Society merujuk kepada individu atau grup yang terpengaruh oleh keberadaan

organisasi, terpisah dari peran mereka sebagai customer, supplier, partner atau staff

member. Lingkungan tempat organisasi berdiam juga termasuk society.

Society result yang baik dapat dicapai dengan mengembangkan strategi yang

baik untuk mengelola hubungan yang baik dengan society. Untuk mengembangkan

strategi tersebut, organisasi perlu menjalankan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Identifikasi society dan tentukan bentuk hubungan yang diinginkan.

2. Ciptakan approaches atau processes untuk mendapatkan bentuk hbungan yang

diinginkan.

3. Pastikan stakeholder management mempunyai dukungan penuh kepada leader.

4. Pastikan semua anggota mendukung strategi.

5. Ukur tingkat kesuksesan organisasi melalui pandangan society, customer dan

people.

6. Perhitungkan hasil yang diinginkan dengan strategi dan business plan yang

dimiliki organisasi.

7. Evaluasi dan revisi strategi, pendekatan dan target yang dimiliki organisasi.

31

EFQM excellence model membagi society result ke dalam dua kelompok

pengukuran, yaitu:

o Perception Measures

Society perception diketahui melalui survey, laporan, pertemuan public,

perwakilan publik serta petugas pemerintahan. Terdapat dua cara untuk memperoleh

data yang berhubungan dengan society’s perception, yaitu direct canvassing (melalui

survey) serta indirect collection (memperoleh data yang dikumpulkan organisasi lain

atau third party organization).

o Performance Indicators

Pengukuran ini merupakan data internal yang digunakan organisasi untuk

memonitor, mengerti dan mengembangkan performa organisasi serta memprediksi

persepsi customer. Perception measures dan performance indicators membantu

organisasi untuk mengerti sejauh mana policies dilaksanakan.

Key Results

Dalam organisasi yang baik, setiap tindakan yang dilakukan oleh setiap

anggotanya dirancang untuk meningkatkan value dalam bisnis. Pengaruh result

berdampak pada partner dan supplier yang ingin melakukan transaksi selama ada

“win-win”. Semua stakeholder ini akan menentukan apakah organisasi mencapai

good result dengan melihat kemampuan kita, serta sejauh mana kita menghargai

brandnya saat menggunakan produk atau meningkatkan kualitas produk organisasi.

EFQM tidak menginginkan organisasi menghabiskan waktu untuk

memperoleh data yang tidak memberikan hasil untuk memahami performa serta

kepuasan stakeholder.

o Key Performance Outcome

32

Key performance outcomes merujuk pada financial result serta non-financial

result, seperti volume produk yang dihasilkan, market share dan frekuensi servis

yang berhasil di-delivered.

o Key Performance Indicator

Key performance indicator digunakan untuk memonitor, mengerti,

memprediksi dan meningkatkan key performance outcome organisasi.

RADAR

RADAR diperkenalkan pada tahun 1999 oleh EFQM, digunakan secara

sistematis oleh penilai untuk menanyakan pertanyaan penting mengenai organisasi

yang dinilai. Jawaban dari semua pertanyaan ini akan digunakan untuk mengukur

strength dan area for improvements dari setiap kriteria dalam excellence model.

RADAR juga dapat digunakan untuk mendapatkan hasil perhitungan nilai

untuk bagian criteria dan mendapatkan skor keseluruhan dari organisasi yang sedang

dinilai.

The Radar menyebutkan bahwa sebuah perusahaan harus:

Menentukan Result (hasil) yang diharapkan sesuai dengan strategi yang dibuat.

Merencanakan dan mengembangkan Approaches (pendekatan) yang digunakan

untuk mendapatkan hasil yang diinginkan di masa kini dan masa depan.

Deploy (merealisasikan) pendekatan dengan cara yang sistematis untuk

memastikan implementasi berjalan dengan lancar.

Asses and Refine (estimasikan dan perhitungkan) pendekatan yang telah

dilakukan melalui monitoring dan analisa dari hasil yang didapat dan aktivitas

pembelajaran yang sedang berjalan.

RADAR membantu organisasi untuk memiliki kejelasan atas Result

diinginkan, sebagai bagian dari Policy and Strategy. Untuk mencapai Result yang

33

diinginkan, dibutuhkan approaches yang terintegrasi. Approaches ini membutuhkan

implementasi secara sistematis supaya deployment dapat dijalankan secara

berstruktur. Measurement, learning dan improvement yang dilihat dari assessment

and review dapat membuat approaches lebih efektif. RADAR menggunakan konsep

PDCA Cycle (Plan – Do – Check - Act).

Plan: merencanakan approach.

Do: deploy approach yang digunakan.

Check: nilai keefektifan approach.

Act: belajar melalui approach yang telah ditingkatkan.

Gambar 2.5 The Radar

Sumber: EFQM.org

Untuk melakukan penilaian terhadap RADAR, maka diperlukan RADAR

Scoring Matrix. RADAR Scoring Matrix digunakan untuk menentukan skor

keseluruhan (overall score) yang merupakan kombinasi dari approach, deployment,

serta assessment and review.

2.2.1.2 Self-Assessment

34

EFQM Self Assessment adalah sebuah metode yang komprehensif dan

sistematis mengenai kegiatan organisasi dan hasil didapatkan dengan mereferensikan

diri pada EFQM Excellence Model. Proses assessment memperbolehkan organisasi

untuk mengetahui strength dan area improvement yang dapat dilakukan serta

mencapai titik tertinggi dalam perencanaan pengembangan.

Tujuan utama dalam melakukan assessment adalah untuk memastikan

improvement. Untuk mencapai kesuksesan, assessment harus dihubungkan dengan

proses manajemen lain dalam organisasi, terutama strategy development dan

business planning processes.

Program self-assessment harus diposisikan sebagai kegiatan jangka panjang.

Evaluasi dari sebuah proses merupakan fungsi yang penting dalam organisasi untuk

memaksimalkan pembelajaran.

Keuntungan dari self assessment adalah sebagai berikut:

Menyediakan teknik yang terstruktur serta fact-based untuk mengidentifikasi

strength dan area untuk improvement serta mengukur progress secara periodik.

Meningkatkan pengembangan strategi dan business plan.

Menciptakan common language untuk mengelola dan memajukan organisasi.

Mengajarkan people dalam organisasi mengenai Fundamental Concepts of

Excellence dan bagaimana tanggung jawab mereka.

Meningkatkan kemampuan managemen seluruh karyawan.

Melibatkan people pada setiap level dan unit untuk process improvement.

Mengidentifikasi dan memfasilitasi good practice dalam organisasi.

35

Mengintegrasikan inisiatif perubahan pada kegiatan normal organisasi.

Menciptakan kesempatan untuk menyadari progress dan achievement yang telah

didapat.

2.2.1.2.1 Cara Melakukan Self-Assessment

Terdapat 8 langkah untuk melaksanakan self-assessment, antara lain:

1. Dapatkan komitmen dari manajemen

Apabila senior management mempunyai keterlibatan aktif pada proses serta

pengertian yang baik pada model EFQM dan Fudamental Concepts of

Excellence maka akan ada kesempatan yang lebih besar untuk sukses.

2. Kembangkan dan laksanakan strategi komunikasi

Agar self-assessment sukses dilaksanakan, maka organisasi perlu memiliki

pandangan yang jelas atas strategi yang ingin disampaikan.

3. Rencanakan self-assessment

Ketika memilih teknik self-assessment yang akan digunakan, budaya perusahaan

perlu diangkat sebagai pertimbangan. Tidak ada metode khusus untuk self-

assessment. Faktor terpenting adalah organisasi memiliki kejelasan atas hasil

yang ingin dicapai. Self-assessment dapat dilakukan oleh level apapun.

4. Pilih dan latih people yang terlibat langsung dalam proses

Ketika melaksanakan self-assessment ada beberapa peran yang terlibat,

tergantung pada teknik yang digunakan. Beberapa peran seperti sponsor, project

manager dan staff akan berperan besar.

5. Laksanakan self-assessment

Self-assessment perlu dianggap sebagai project, karena perkenalan proses baru

perlu manajemen yang berhati-hati. Tujuan utama dari self-assessment adalah

36

untuk mengidentifikasi strength dan area of improvement yang dimiliki

organisasi, serta kekuatan untuk mengembangkan performa organisasi.

6. Perhitungkan outcome dan tetapkan skala prioritas

Organisasi belum tentu memiliki seluruh sumber daya untuk mengetahui

kesempatan yang dimiliki dan tidak akan realistis kalau dicoba. Organisasi perlu

memiliki clear process atas prioritas outcome dan perencanaan pengembangan

dan memperhatikan progress berjalan melalui bisnis yang sedang berjalan.

7. Tetapkan dan implementasikan

Outcome dari self-assessment adalah gambaran mengenai status organisasi

terkini, biasanya diekspresikan melalui strength, areas of improvement dan

score. Project Management perlu menyediakan metodologi terstruktur untuk

mengimplementasikan action plan (rencana orang atau sistem yang memiliki

tujuan ingin dicapai).

8. Observasi perkembangan action plan serta evaluasi proses self-assessment.

Progress dalam mengimplementasikan kegiatan untuk perkembangan harus

dievaluasi secara berkala. Seluruh proses yang terhubung dengan self-assessment

dan rencana bisnis harus dievaluasi dan dipersiapkan untuk self-assessment

selanjutnya.

2.2.1.2.2 Cara Menghitung Self-Assessment

EFQM memberikan bobot yang sesuai pada setiap “enabler” dan “result”,

masing-masing sebesar 50%. Setiap 9 kriteria memiliki bobot yang berbeda:

Leadership (max. 100 point) – 10%

People (max. 90 point) – 9%

Policy and Strategy (max. 80 point) – 8%

37

Partnership and Resources (max. 90 point) – 9%

Processes, Product and Service (max. 140 point) – 14%

People Result (max. 90 point) – 9%

Customer Results (max. 200 point) – 20%

Society Results (max. 60 point) – 6%

Key Results (max. 150 point) – 15%

Model ini menyadari banyak pendekatan untuk mencapai excellence secara

berkesinambungan dalam berbagai aspek. Excellence yang ditekankan pada

performance, people, customers dan society yang dicapai melalui leadership yang

menuntun policy and strategy yang di-eksekusi oleh people, partnership and

resources serta processes.

Setiap kriteria dinilai oleh manager dan pekerja. Semua poin yang didapat

dari self-assessment questionnaire akan dikalikan dengan bobot setiap kriteria dalam

EFQM model.

2.2.1.3 Keuntungan EFQM

Secara umum, keuntungan menggunakan EFQM adalah sebagai berikut:

Customer yang loyal dan puas

Leader yang sukses

Adanya kesamaan tujuan dalam organisasi

Perubahan yang dikelola dengan baik dan konstan

People serta stakeholder yang termotivasi

Penggunaan data yang efektif dan efisien

Operasi yang efektif dan efisien

Pride dan keinginan untuk terus berkembang

38

Meningkatkan inovasi

Meminimalisasi masalah

Meningkatkan result, termasuk good financial performanc

Keuntungan tipikal untuk managemen adalah:

Menciptakan hubungan antara strategi dan operasi

Mengajak employee dalam proses perubahan

Memimpin perkembangan (improvement).

Keuntungan tipikal untuk leader adalah:

Membantu menyampaikan strategi

Mengerti apa yang penting untuk dilakukan sebagai leader

Mengembangkan budaya yang unik, dimana kesempurnaan adalah dasarnya

Keuntungan tipikal untuk para employee adalah:

Employee dapat menyediakan input untuk membangun common direction

Mengerti dampak dari action mereka

Berkontribusi pada progress

2.2.1.4 Hubungan EFQM dengan KM

Menurut Dalkir (2011, p90), EFQM dibuat berdasarkan traditional model of

quality and excellence, sehingga ada hubungan erat antara proses KM dengan

organizational result yang diharapkan. EFQM membantu perusahaan mencapai goal

yang diinginkan.

2.2.2 Inukshuk

39

Model KM Inukshuk dikembangkan oleh pemerintah Kanada untuk

membantu dalam mengatur pengetahuan yang dimiliki (Dalkir: 2010, p90). Nama

inukshuk sendiri didapat dari figur berbentuk manusia yang dibuat dari tumpukan

batu. Figur ini digunakan oleh suku Inuit sebagai penunjuk navigasi.

Menurut John P. Girard dalam jurnalnya yang berjudul “The Inukshuk: A

Canadian Knowledge Management Model”, Inukshuk adalah salah satu cara untuk

memastikan organisasi mencapai keuntungan maksimal dengan memahami dan

mengaplikasikan enabler KM seperti technology, leadership, culture dan

measurement.

Proses elemen Inukshuk diturunkan dari SECI Model. Technology dan

culture merepresentasikan elemen struktur kritis yang membantu mempertahankan

integritas figure inukshuk. Measurement dan leadership ditempatkan di bagian

paling atas untuk mewakili pentingnya fungsi secara menyeluruh untuk mengukur

dampak KM dan menyediakan kepemimpinan serta dukungan untuk implementasi

tersebut.

Gambar 2.6 Inukshuk Model

Sumber: www.emeraldinsight.com

2.2.3 Object-Oriented Analysis and Design (OOAD)

40

Menurut Satzinger et al. (2010, p60) pengertian Object-Oriented Analysis and

Design (OOAD) adalah:

Object-Oriented Analysis (OOA) mendefinisikan semua tipe objek yang bekerja

dalam sistem dan interaksinya dengan user.

Object-Oriented Design (OOD) mendefinisikan semua objek tambahan yang

dibutuhkan untuk menghubungkan orang dengan sistem. OOD menunjukkan

bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan tugas dan menetapkan

definisi dari setiap tipe objek, sehingga dapat diimplementasikan.

Object Oriented Programming (OOP) terdiri dari pernyataan tertulis dalam

bahasa pemrograman untuk menetapkan yang dilakukan objek.

2.2.4 Pemodelan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

2.2.4.1 Unified Modeling Language (UML)

Menurut Dathan dan Ramnath (2011, p6) UML adalah sebuah standar alat

yang digunakan untuk mendeskripsikan produk akhir dari sebuah desain aktivitas.

Menurut Brown et al. (2012, p54), UML adalah bentuk notasi yang

menggambarkan dan memberikan visualisasi piranti lunak yang kompleks, besar dan

proyek berorientasi objek.

Menurut Ashish Seth, Himanshu Agarwal dan Ashim Raj Singla dalam jurnal

yang berjudul “Unified Modeling Language for Describing Business Value Chain

Activities”, UML adalah notasi grafis yang membantu dalam perancangan piranti

lunak yang menggunakan metode øbject-oriented (OO).

2.2.4.2 Activity Diagram

41

Menurut Satzinger et al. (2010, p141), Activity Diagram adalah sebuah

diagram alur kerja yang mendeskripsikan aktivitas user (atau sistem), pelaku aktifitas

dan urutan dari setiap kegiatan itu. Activity Diagram adalah salah satu diagram UML

yang diasosiasikan dengan pendekatan berorientasi objek, namun dapat digunakan

dengan pendekatan pengembangan apapun.

Menurut Ashish Seth, Himanshu Agarwal dan Ashim Raj Singla dalam jurnal

yang berjudul “Unified Modeling Language for Describing Business Value Chain

Activities”, Activity Diagram menggambarkan proses bisnis yang akan

diimplementasikan oleh sistem. Diagram ini mendeskripsikan kemampuan

fungsional dan aktor yang berinteraksi dengan sistem.

Menurut Kendall dan Kendall (2011, p290), activity diagram

menggambarkan urutan proses aktifitas, termasuk kegiatan sequential dan paralel

serta keputusan yang diambil. Diagram ini biasa digunakan untuk sebuah use case

dan bisa menunjukkan beberapa kemungkinan yang akan terjadi. Activity diagram

dibuat berdasarkan urutan kejadian pertama, kedua dan seterusnya. Diagram ini juga

dapat dibuat dengan menguji beberapa scenario dalam use case.

42

Gambar 2.7 Activity Diagram Symbol

Sumber : Satzinger et al. (2010, p142)

2.2.4.3 Class Diagram

Menurut Dennis et al. (2009, p213), Class Diagram adalah sebuah model

yang menggambarkan kelompok dan relasi yang ada dalam sistem. Diagram ini

mendeskripsikan kelas termasuk metode dan atributnya, serta hubungan antar kelas

yang dimiliki.

Menurut Satzinger et al. (2010, p60) Class Diagram digunakan untuk

menunjukkan klasifikasi sekumpulan objek yang sama dalam sistem. Diagram ini

dibuat dalam pengembangan OO.

Menurut Kendall dan Kendall (2011, p297), Class Diagram menunjukkan

fitur statis dalam sistem dan tidak menggambarkan proses tertentu. Diagram ini

hanya menunjukkan relasi antar class. Setiap class digambarkan dalam bentuk kotak

dengan nama, beserta atribut dan method yang dimiliki. Method merupakan sebuah

bagian kecil dari kode yang bekerja dengan atribut.

43

Gambar 2.8 Class Diagram

Sumber: Satzinger et al. (2010, p60)

2.2.4.4 Domain Model Class Diagram

Domain model class diagram menurut Satzinger et al. et al. (2010, p187),

adalah sebuah UML class diagram yang menggambarkan cara kerja domain class

diagram.

Gambar 2.9 Domain Model Class Diagram

Sumber: Satzinger et al. (2010, p188)

Tabel 2.2 Notasi Domain Model Class Diagram

Class with name

44

and attributes

Multiplicity of

Association0..1 ; 1 ; 1..1 ; 0..* ; * ; 1..*

Sumber : Satzinger et al. (2010)

2.2.4.5 Use Case Diagram

Menurut Satzinger et al. (2010, p242) Use Case Diagram adalah diagram

yang mengindikasikan bagaimana peran user dan kegunaannya dalam sistem.

Diagram ini mengidentifikasikan pengguna dan bagaimana sistem digunakan.

Sebuah use case diagram merupakan cara yang mudah untuk mendokumentasikan

aktivitas sistem.

Menurut Kendall dan Kendall (2011, p287), use case menggambarkan sistem

dari sudut pandang user dan menjelaskan apa yang dilaksanakan sistem tanpa

menjelaskan bagaimana langkah pemprosesannya. Use case merefleksikan gambaran

mengenai sistem dari sudut pandang user. Model use case membantu komunikasi

antara business team dan development team menjadi lebih efektif. Use case

digunakan untuk mendokumentasikan sebuah transaksi atau event. Sebuah event

adalah tindakan yang dilakukan oleh sistem atas input yang diberikan.

Menurut Ashish Seth, Himanshu Agarwal dan Ashim Raj Singla dalam jurnal

yang berjudul “Unified Modeling Language for Describing Business Value Chain

Activities”, use case membuat user mengerti bagaimana sistem bekerja melalui

relasi dengan aktor. Model ini menyediakan input yang esensial untuk analisis,

45

desain dan uji coba karena menyediakan langkah sistematis untuk mengolah

kebutuhan fungsional.

Gambar 2.10 Use Case Diagram

Sumber: Satzinger et al. (2010, p244)

2.2.4.6 System Sequence Diagram (SSD)

Menurut Satzinger et al. (2010, p252) SSD adalah diagram yang digunakan

untuk mendeskripsikan aliran informasi ke dalam dan keluar dari sistem yang

diotomatisasi.

Menurut Kendall dan Kendall (2011, p294), sequence diagram

menggambarkan interaksi antara class. Diagram ini seding digunakan untk

mengilustrasikan pemprosesan data yang dideskripsikan dalam use case.

46

Gambar 2.11 SSD

Sumber: Satzinger et al. (2010, p253)

2.2.4.7 Communication Diagram

Menurut Satzinger et al. (2010, p454), communication diagram merupakan

bentuk mudah untuk menggambarkan ide dan desain dalam sebuah meeting, karena

mudah dibuah dan diatur sesuai kebutuhan. Sama seperti sequence diagram,

communication diagram merupakan interaction diagram dan mencatat informasi

yang sama. Communication diagram menggunakan simbol yang sama untuk actor,

object dan message dalam sequence diagram.

Gambar 2.12 Communication Diagram

Sumber: Satzinger et. al. (2010, p455

2.2.4.8 Package Diagram

47

Menurut Satzinger et al. (2010, p459), package diagram adalah sebuah diagram yang

membantu perancang mengasosiasikan class kelompok tertentu. Diagram ini

mengilustrasikan tiga layer design, yaitu view layer, domain layer serta data access

layer. Diagram ini digunakan untuk mendokumentasikan perbedaan atau persamaan

objek berdasarkan processing environmentnya.

Gambar 2.13 Package Diagram

Sumber: Satzinger et al. (2010, p459)

2.2.4.9 User Interface (UI)

Menurut Satzinger et al. (2010, p531), User Interface adalah bagian dari

sistem informasi yang membutuhkan interaksi sistem untuk menciptakan input dan

output berupa tampilan terhadap user. UI memperbolehkan user berinteraksi dengan

komputer untuk mencatat transaksi. Agar dapat membuat UI yang baik, diperlukan

suatu teori yang disebut eight golden rules. Menurut Shneiderman yang dikutip oleh

Satzinger (2010, p541), teori eight golden rules terdiri dari:

48

o Strive for Consistency

Cara informasi disusun dalam form, nama dan urutan menu, ukuran serta

besar simbol harus konsisten.

o Enable Frequent Users to Use Shortcuts

Penggunaan shortcut dapat mengurangi interaksi yang dibutuhkan dengan

tujuan mengerjakan suatu task untuk mempersingkat waktu. Desainer juga

harus menyediakan fasilitas untuk user menciptakan shortcut pribadi.

o Offer Informative Feedback

Setiap aksi yang dilakukan user harus mendapatkan feedback (timbale balik)

dari sistem, sehingga diketahui apakah aksi yang dilakukan dikenali.

o Design Dialogs to Yield Closure

Setiap dialog dengan sistem harus ditata dengan urutan yang baik, awal,

tengah dan akhir, sehingga membuat user dapat menggunakan sistem dengan

mudah.

o Offer Simple Error Handling

Ketika terjadi error pada sistem, pesan kesalahan harus bisa menjelaskan apa

yang salah dan bagaimana cara memperbaikinya secara spesifik. Sistem juga

harus bisa memperbaiki error dengan mudah.

o Permit Easy Reversal of Actions

User harus dapat membatalkan aksi yang terjadi secara tidak sengaja dengan

mudah. Ini juga dilakukan untuk mencegah error disaat user melakukan

kesalahan.

o Support Internal Locus of Control

Sistem harus bisa merespon perintah yang diberikan oleh user. User tidak

boleh merasa sedang dikontrol oleh sistem.

49

o Reduce Short-Term Memory Load

Sistem harus mudah dipelajari oleh user. Desainer tampilan tidak boleh

berasumsi user bisa mengingat keseluruhan secara detail dari form ke form.

Gambar 2.14 User Interface

Sumber: Satzinger et. al. (2010, p561)

2.2.4.10 Kerangka Berpikir

50

Latar Belakang

Persaingan bisnis di bidang minuman kesehatan menuntut perusahaan untuk melakukan inovasi dalam proses bisnis serta pengambilan keputusan.

Masalah

Perusahaan tidak memiliki wadah untuk mengorganisir dan mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan.

Keterangan:

Latar belakang penulisan skripsi ini adalah persaingan bisnis di bidang

minuman kesehatan menuntut perusahaan untuk melakukan inovasi dalam proses

bisnis serta pengambilan keputusan. Masalah yang dihadapi adalah perusahaan ini

tidak memiliki wadah untuk mengorganisir dan mendokumentasikan pengetahuan

yang dimiliki oleh karyawannya.

51

Software Design

Unified Modeling Language (UML) - Class Diagram - Use Case Diagram -

Sequence Diagram - User Interface

Software Construction

Adobe Dreamweaver

Implementation

PT. Citra Deli Kreasitama

Company Analysis

EFQM Self-Assessment Questionnaire

Self-Assessment Questionnaire

Analysis

Penentuan Fitur Inukshuk Analysis

Analisa perusahaan ini dimulai dengan company analysis untuk menganalisa

visi dan misi, serta sejarah perusahaan. Dilanjutkan dengan EFQM Self-Assessment

Questionnaire, untuk menganalisa posisi perusahaan ini pada bidang enabler dan

result. Lalu dilakukan analisa dengan menggunakan Inukshuk KM Model. Terakhir,

dilakukan penentuan fitur.

Untuk mendesain software yang digunakan UML, yang meliputi class

diagram, use case diagram, sequence diagram serta user interface. Lalu, software

yang dirancang dibangun dengan adobe dreamweaver. Implementasi KMS yang

dibangun akan digunakan pada PT. Citra Deli Kreasitama.

52