User Manual | Sistem Informasi LPPM 1

User Manual Sistem Informasi LPPM (SI LPPM)

PENGABDIAN MASYARAKAT – DANA MANDIRI Dokumen ini membahas petunjuk penggunaan Sistem Informasi LPPM.

2018

Universitas Katolik Parahyangan

September 2014

November 2018

User Manual | Sistem Informasi LPPM 2

User Manual Aplikasi Sistem Informasi LPPM (SI LPPM) – PENELITIAN Dokumen user manual ini merupakan panduan untuk memulai dan menggunakan fitur-fitur pada menu Pengabdian Masyarakat yang disediakan di Sistem Informasi LPPM. Untuk menggunakan aplikasi ini, anda harus login terlebih dahulu ke SI LPPM dengan alamat url : https://silppm.unpar.ac.id/. Masukkan username dan password anda. Username dan password yang dimasukkan merupakan user yang sudah terdaftar pada sistem. Kemudian klik tombol login seperti gambar di bawah ini.

Gambar 1 – Halaman Login

Setelah sukses melakukan login, maka user akan melihat tampilan sebagai berikut.

1. Menu awal SI LPPM

Gambar 2 – Tampilan Menu Home

User Manual | Sistem Informasi LPPM 3

Keterangan Gambar 2:

Terdapat menu-menu yang sudah dapat digunakan yaitu:

a. Penelitian b. Pengabdian Masyarakat c. Pengajuan Insentif d. Pertemuan Ilmiah e. Rekapitulasi Penelitian f. Rekapitulasi Pengabdian

2. Menu Penelitian SI LPPM

Gambar 3 – Tampilan Menu Pengabdian Masyarakat

Keterangan Gambar 3:

Pada menu Pengabdian Masyarakat terdapat submenu yang berfungsi sebagai menu input pengajuan Pengabdian Masyarakat yaitu Tim Dosen, Lembaga, Dana Mandiri, Dana External dan Lain-lain. User manual ini akan membahas submenu Dana Mandiri.

User Manual | Sistem Informasi LPPM 4

3. Pengajuan Pengabdian Masyarakat - Dana Mandiri

3.1 Pengisian Identitas dan Persyaratan

Gambar 4 – Tampilan Submenu Pengajuan Pengabdian Masyarakat Dana Mandiri

Keterangan Gambar 4:

1. Data user yang bersangkutan. Pada bagian ini, data user sudah otomatis diambil dari database, sehingga user yang bersangkutan tidak dapat mengganti data tersebut.

2. Fitur “Show” digunakan untuk menampilkan jumlah data pengajuan pengabdian masyarakat pada layar.

3. Tombol “Tambah” digunakan jika user ingin melakukan pengajuan pengabdian masyarakat. Tampilan ketika user klik tombol “Tambah” dapat dilihat pada Gambar 5.

4. Field pencarian pengabdian masyarakat.

1

2

3

4

User Manual | Sistem Informasi LPPM 5

Gambar 5 – Tampilan identitas usulan pengajuan Pengabdian Masyarakat Dana Mandiri

Keterangan Gambar 5:

1. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan persyaratan yang diperlukan.

2. Simpan data-data yang sudah di-input dengan menekan tombol “Simpan”. Jika data sudah berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 6.

1

2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 6

Gambar 6 – Penambahan pengajuan Pengabdian Masyarakat Dana Mandiri

Keterangan Gambar 6:

1. Bagian ini menandakan bahwa data pengajuan berhasil ditambahkan. 2. Data pengajuan muncul pada tabel ini. User dapat melihat status pengajuannya pada

kolom “Status”. 3. Tombol “Edit” digunakan untuk mengubah atau menambahkan data-data yang akan

dimasukkan untuk proses selanjutnya. Tampilan ketika klik tombol “Edit” ditunjukkan oleh Gambar 7.

Gambar 7 – Tampilan tombol Edit

1

2 3

User Manual | Sistem Informasi LPPM 7

Keterangan Gambar 7:

Pada halaman ini muncul 3 tab baru yaitu Tab Anggota Pengabdian, tab Mitra Pengabdian dan tab Upload Dokumen. Penjelasan ketiga tab ini adalah sebagai berikut: a. Tab Anggota Pengabdian

Gambar 8 – Tampilan tab Anggota Pengabdian

Keterangan Gambar 8:

1. Input field anggota. Pada bagian ini, input field berupa autocomplete dengan memasukkan NIK/Nama Dosen UNPAR.

2. Tombol “Tambah” untuk menambahkan input anggota. b. Tab Mitra Pengabdian

Gambar 9 – Tampilan tab Mitra Pengabdian

1

2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 8

Keterangan Gambar 9:

Klik tombol “Tambah” untuk menambahkan daftar mitra pengabdian. Tampilan ketika klik tombol “Tambah” diperlihatkan oleh Gambar 10.

Gambar 10 – Tampilan klik tombol Tambah Mitra Pengabdian

c. Tab Upload Dokumen

Tab Upload Dokumen digunakan untuk upload file-file yang dibutuhkan sebagai persyaratan pengajuan. Maksimum file yang di-upload adalah sebesar 3 Mb dengan format pdf, doc dan docx.

Gambar 11 – Tampilan tab Upload Dokumen

1

2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 9

Keterangan Gambar 11:

1. Tombol browse upload file. 2. Tombol untuk mengirim seluruh file dan persyaratan ke Ketua Jurusan.

3.2 Proses Persetujuan Ketua Jurusan Pengajuan dosen selanjutnya akan muncul di menu Ketua Jurusan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan diperlihatkan oleh Gambar 12.

Gambar 12 – Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan ketika klik Menu Verifikasi Pengabdian Dana Mandiri

1 2 3 4

User Manual | Sistem Informasi LPPM 10

Keterangan Gambar 12:

1. Tombol download formulir F-41, Proposal dan Laporan. 2. Status persetujuan proposal dan status persetujuan laporan pengabdian masyarakat.

Status ini akan berubah jika sudah disetujui oleh Ketua Jurusan, dan data-data yang sudah diinputkan oleh dosen sudah tidak dapat diubah lagi.

3. Tombol Persetujuan Proposal untuk mengubah status pengajuan proposal dosen oleh Ketua Jurusan. Tampilannya diperlihatkan oleh Gambar 13.

Gambar 13 – Pop up persetujuan proposal oleh Ketua Jurusan

4. Tombol Persetujuan Laporan untuk mengubah status laporan yang sudah diinput oleh Dosen. Tombol ini akan aktif jika Dosen sudah mengajukan laporan. Tampilan pop up ini sama seperti Gambar 13.

3.3 Proses Persetujuan Dekan Pengajuan dosen yang sudah disetujui oleh Ketua Jurusan selanjutnya akan muncul di menu verifikasi Dekan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan diperlihatkan oleh Gambar 14.

User Manual | Sistem Informasi LPPM 11

Gambar 14 – Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan ketika klik Menu Verifikasi Pengabdian Masyarakat Dana Mandiri

Keterangan Gambar 14:

1. Tombol download formulir F-41, Proposal dan Laporan. 2. Status persetujuan proposal dan status persetujuan laporan pengabdian

masyarakat. Status ini akan berubah jika sudah disetujui oleh Dekan, dan data-data yang sudah diinputkan oleh dosen sudah tidak dapat diubah lagi. Jika belum disetujui oleh Ketua Jurusan maka statusnya adalah “Menunggu Persetujuan Kajur”. Jika sudah disetujui Ketua Jurusan maka statusnya “Belum ditindaklanjuti”.

3. Tombol Persetujuan Proposal untuk mengubah status pengajuan proposal dosen oleh Dekan. Tampilannya diperlihatkan oleh Gambar 15.

1 2 3 4

1

User Manual | Sistem Informasi LPPM 12

Gambar 15 – Menu persetujuan proposal oleh Dekan

Keterangan Gambar 15:

1. Sebelum menyetujui pengajuan, Dekan akan ditanya mengenai dosen yang bersangkutan sedang studi lanjut atau tidak. Jika jawaban “Tidak”, maka akan lanjut ke pop up bagian 2. Jika jawaban “Ya”, maka pengajuan dinyatakan selesai.

2. Pop up persetujuan Dekan.

4. Tombol Persetujuan Laporan untuk mengubah status laporan yang sudah diinput oleh Dosen. Tombol ini akan aktif jika Dosen sudah mengajukan laporan. Tampilan pop up ini sama seperti Gambar 13.

3.4 Pengajuan ke LPPM Pada menu Pengabdian Masyarakat, dosen dapat melihat status pengajuannya seperti yang diperlihatkan oleh Gambar 16.

Gambar 16 – Menu awal pengajuan pengabdian masyarakat

2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 13

Keterangan Gambar 16:

Pada Gambar 16 bisa terlihat bahwa pengajuan sudah masuk ke LPPM. Selanjutnya, Dosen menunggu proses yang dilakukan oleh LPPM dan proses Review.

3.5 Proses Review Tampilan awal pada Reviewer dapat dilihat pada Gambar 17.

Gambar 17 – Tampilan awal pada menu Reviewer

1 2 3 4 5 6

User Manual | Sistem Informasi LPPM 14

Keterangan Gambar 17:

1. Tombol download formulir F-41. 2. Tombol download proposal. 3. Status persetujuan reviewer. 4. Tombol download hasil nilai review. 5. Tombol input nilai oleh Reviewer. Tampilan input nilai dapat dilihat pada Gambar 18. 6. Tombol input status persetujuan oleh Reviewer. Tombol ini akan enable jika

Reviewer sudah melakukan penilaian

Gambar 18 – Tampilan input nilai oleh Reviewer

Keterangan Gambar 18:

1. Pilih skor yang ingin diberikan pada pengajuan pengabdian masyarakat. 2. Tombol “Simpan Penilaian”.

Jika sudah selesai melakukan penilaian, maka tombol “Status Penilaian” di menu awal sudah enable. Tampilan tombol tersebut dapat dilihat pada Gambar 19.

1

2

User Manual | Sistem Informasi LPPM 15

Gambar 19 – Tampilan input status penilaian

3.6 Proses Setelah Disetujui Setelah proses disetujui, maka akan muncul 1 tab baru di menu pengajuan pengabdian masyarakat dana mandiri yaitu tab Upload Laporan. Tab Upload Laporan diperlihatkan oleh Gambar 20.

Gambar 20 – Tampilan tab Upload Laporan

User Manual | Sistem Informasi LPPM 16

Keterangan Gambar 20:

Tab ini merupakan tempat untuk upload dokumen yang diperlukan untuk penyelesaian pengabdian dana mandiri. Setelah upload dokumen, klik tombol “Kirim” untuk selanjutnya diproses oleh Ketua Jurusan.

Proses persetujuan laporan oleh Ketua Jurusan dan Dekan dijelaskan pada bagian 3.2 Proses Persetujuan Ketua Jurusan dan 3.3 Proses Persetujuan Dekan. Kemudian selanjutnya diproses di LPPM hingga selesai.