URAIAN TUGAS SEKRETARIAT DINAS … · pelayanan kesekretariatan dapat optimal; p. Mengevaluasi...

1

URAIAN TUGAS SEKRETARIAT DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

1. NamaJabatan : Kepala Dinas

Ikhtisar Jabatan :

Memimpin, merumuskan, mengatur, membina, mengendalikan, mengkoordinasikan dan mempertanggungjawabkan kebijakan teknis penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik di bidang perpustakaan dan kearsipan;

Uraian Tugas:

a. Menetapkan Dokumen Perencanaan Dinas sesuai dengan peraturan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan Dinas;

b. Mendistribusikan tugas kepada Sekretaris dan para Kabid di lingkungan Dinas sesuai dengan tugas pokok dan tanggungjawab yang ditetapkan agar tugas yang diberikan dapat berjalan efektif dan efisien.

c. Memberi pengarahan pelaksanaan tugas kepada Sekretaris dan para Kabid di lingkungan Dinas sesuai peraturan dan prosedur yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Menyelia pelaksanaan tugas Sekretaris dan para Kabid di lingkungan Dinas secara berkala sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku untuk mencapai target kinerja yang diharapkan;

e. Merumuskan kebijakan teknis sesuai dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan Dinas;

f. Memberikan dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah sesuai dengan lingkup tugasnya agar penyelenggaraan pemerintahan daerah dapat berjalan dengan lancar;

g. Melakukan pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya; h. Menetapkan dokumen administrasi dan penatausahaan Keuangan Dinas sesuai dengan peraturan

yang berlaku sebagai dasar pelaksanaan kegiatan; i. Menetapkan laporan keuangan Dinas sesuai peraturan yang berlaku sebagai bahan

pertanggungjawaban keuangan Badan; j. Menetapkan naskah dinas sesuai peraturan yang berlaku untuk mendukung pelaksanaan kegiatan

Dinas; k. Mengevaluasi pelaksanaan tugas Sekretaris dan para Kabid di lingkungan Dinas dengan peraturan

yang berlaku sebagai bahan perbaikan kinerja Dinas dimasa yang akan datang; l. Menetapkan Peraturan/Keputusan penunjang pelaksanaan tugas Dinas sesuai dengan peraturan

yang berlaku sebagai dasar pelaksanaan kegiatan Dinas; m. Menetapkan laporan pelaksanaan kegiatan Dinas sesuai dengan peraturan yang berlaku sebagai

bentuk akuntabilitas kinerja Dinas. n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2. Nama Jabatan : Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Ikhtisar Jabatan :

Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas – tugas di bidang pengelolaan pelayanan kesekretariatan yang meliputi pengkoordinasian penyusunan program,pengelolaan keuangan, dan pengelolaan umum dan kepegawaian.

Uraian Tugas:

a. Menyusun rencana operasional di lingkungan Sekretariat berdasarkan program kerja Dinas serta petunjuk pimpinan sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

2

b. Mendistribusikan tugas kepada bawahan di lingkungan Sekretariat sesuai dengan tugas pokok dan tanggungjawab yang ditetapkan agar tugas yang diberikan dapat berjalan efektif dan efisien.

c. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkungan Sekretariat sesuai peraturan dan prosedur yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Menyelia pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sekretariat secara berkala sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku untuk mencapai target kinerja yang diharapkan;

e. Menetapkan rumusan kebijakan koordinasi penyusunan program dan penyelenggaraan tugas-tugas Bidang secara terpadu sesuai rencana dan program kerja Dinas agar kegiatan dan program kerja berjalan lancar;

f. Menetapkan rumusan kebijakan pelayanan administratif Dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelayanan administrasi Dinas;

g. Menetapkan rumusan kebijakan pengelolaan administrasi umum dan Kerumahtanggaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk ketertiban pengelolaan adminsitrasi umum dan kerumahtanggaan;

h. Menetapkan rumusan kebijakan pengelolaan ketatalaksanaan serta hubungan masyarakat sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan hubungan masyarakat.

i. Menetapkan rumusan kebijakan pengelolaan administrasi kepegawaian sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi kepegawaian;

j. Menetapkan rumusan kebijakan administrasi pengelolaan keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi pengelolaan keuangan;

k. Menetapkan rumusan kebijakan pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Badan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan dapat berjalan dengan lancar;

l. Menetapkan rumusan kebijakan pengkoordinasian publikasi pelaksanaan tugas Dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar publikasi pelaksanan tugas Badan dapat berjalan dengan lancar;

m. Menetapkan rumusan kebijakan pengkoordinasian penyusunan dan penyampaian bahan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas Dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai bentuk akuntabilitas Dinas;

n. Menelaah konsep naskah dinas sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk mendukung pelaksanaan tugas Dinas;

o. Melaksanakan koordinasi / kerja sama dan kemitraan dengan unit kerja / instansi / lembaga atau pihak ketiga di bidang pengelolaan pelayanan kesekretariatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelayanan kesekretariatan dapat optimal;

p. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sekretariat dengan cara membandingkan antara rencana operasional dengan tugas tugas yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan kegiatan dan perbaikan kinerja dimasa yang akan datang yang akan datang;

q. Menyusun laporan pelaksanaan tugas Sekretariat sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja Sekretariat.

r. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis.

3. Nama Jabatan : Kasubag Umum dan Kepegawaian

Ikhtisar Jabatan

Memimpin,merencanakan kegiatan,membagi tugas,mengawasi,membimbing,mengoreksi dan membuat laporan serta membuat laporan layanan atas pengelolaan urusan ketatat usahaan,pengelolaan dan pembinaan pegawai,penelaahan hukum perundang-undangan,aturan daerah,organisasi dan ketatalaksanaan serta melakukan pengolahan pengendalian dan rencana kebutuhan perlengkapan tata surat dan tata kearsipan, urusan dalam,pemeliharaan perkantoran dan keprotokolan, pengelolaan sarana, perlengkapan,pengendalian pelaksanaan kebutuhan pegawai dan pengembangan karier pegawai.

3

Uraian Tugas:

a. Menyusun rencana dan program kerja operasional Sub Bagian Umum dan Kepegawaian berdasarkan dokumen perencanaan daerah dan regulasi terkait sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar;

d. Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;

e. Melaksanakan perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian kebutuhan perlengkapan tata surat dan tata kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk mendukung adminsitrasi surat dan tata kearsipan.

f. Merencanakan dan mengontrol kegiatan pemeliharaan perkantoran dan pengelolaan sarana kantor sesuai dengan kebutuhan untuk kenyamanan pelaksanaan tugas.

g. Memfasilitasi pembinaan umum kepegawaian dan pengembangan karier serta disiplin pegawai sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar tercipta tertib kepegawaian.

h. Melaksanakan pembuatan dan pengadaan naskah dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk mendukung proses kedinasan.

i. Melaksanakan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat-surat dan naskah dinas sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk mendukung tugas kedinasan.

j. Melaksanakan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan inventarisasi perlengkapan kantor sesuai dengan perencanaan untuk mendukung pelaksanaan tugas.

k. Melaksanakan pengelolaan dokumentasi dan kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk terwujudnya tertib dokumentasi dan kearsipan.

l. Menyusun bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan pelaksanaan tugas Badan sesuai dengan hasil evaluasi dan ketentuan yang berlaku untuk mendukung proses penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan.

m. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan data serta dokumentasi kepegawaian sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar tercipta tertib dokumentasi kepegawaian.

n. Menyusun dan menyiapkan bahan administrasi kepegawaian yang meliputi kenaikan pangkat, gaji berkala, pensiun, kartu pegawai, karis/karsu, taspen, cuti, askes dan pemberian penghargaan serta peningkatan kesejahteraan pegawai sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar proses pengurusan administrasi kepegawaian berjalan dengan lancar.

o. Menyusun daftar dan menyiapkan pegawai untuk mengikuti pendidikan/pelatihan struktural, teknis dan fungsional serta ujian dinas sesuai dengan kebutuhan untuk mendukung proses peningkatan kapasitas pegawai.

p. Menyiapkan, mengelola dan mengendalikan administrasi perjalanan dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk mendukung pelaksanaan tugas perjalanan dinas.

q. Melaksanakan pelayanan keprotokolan dan penyelenggaraan rapat-rapat dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran rapat dinas.

r. Melaksanakan pelayanan hubungan masyarakat sesuai dengan kewenangannya agar terjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat.

s. Melaksanakan pengurusan kerumahtanggaan, keamanan dan ketertiban kantor sesuai dengan kebutuhan untuk mendukung pelaksanaan tugas kedinasan.

t. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan serta pengelolaan lingkungan kantor, gedung kantor, kendaraan dinas dan asset lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai bahan akuntabilitas badan.

u. Mengkoordinasikan penyusunan DUK,Sasaran Kerja Pegawai sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai bahan akuntabilitas kerja.

v. Menyusun Laporan Kepegawaian secara berkala sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan pembinaan kepegawaian.

4

w. Menghimpun dan mendokumentasi peraturan dan perundang-undangan yang berkaitan dengan program dan kegiatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai bahan referensi pelaksanaan tugas.

x. Pembuatan Rancangan Surat Keputusan Bupati berkaitan dengan Kegiatan tahun berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai dasar pelaksanaan tugas.

y. Pembuatan Surat Keputusan Kepala Badan berkaitan dengan Kegiatan tahun berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai dasar pelaksanaan tugas.

z. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas di lingkungan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka perbaikan kinerja dimasa mendatang;

aa. Melaksanakan tugas kedinasan sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya yang diperintahkan pimpinan baik lisan maupun tulisan;

bb. Melaksanakan koordinasi pelayanan pengelolaan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dengan sub unit kerja lain di lingkungan Badan.

4. NamaJabatan : Kasubag Penyusunan Program dan Keuangan

Ikhtisar Jabatan :

Merencanakan, melaksanakan, melaporkan pelaksanaan tugas dan mengevaluasi pengelolaan

administrasi dan pertanggungjawaban penyusunan progran dan pengelolaan keuangan Dinas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku agar pengelolaan administrasi penyusunan program dan penatausahaan

pengelolaan keuangan Dinas dapat dipertanggungjawabkan.

Uraian Tugas:

a. Menyusun rencana dan program kerja kegiatan penyusunan program dan pengelolaana dministrasi dan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan Dinas berdasarkan dokumen perencanaan serta regulasi terkait sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. Melaksanakan pengelolaan penyusunan program administrasi keuangan dan penatausahaan anggaran pendapatan dan belanja Badan sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja Badan dapat berjalan dengan lancar.

c. Melaksanakan penyusunan dan pengkoordinasian pembuatan daftar gaji serta tambahan penghasilan bagi pegawai negeri sipil sesuai ketentuan yang berlaku agar pembayaran gaji dan tambahan penghasilan pegawai dapat berjalan dengan lancar.

d. Melaksanakan pembinaan administrasi penyusunan program dan keuangan dan penyiapan bahan pembinaan administrasi akuntansi anggaran pendapatan, belanja dan pembiayaan Dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar tercipta tertib administrasi keuangan badan.

e. Menyiapkan bahan pertanggungjawaban pengelolaan pendapatan, belanja dan pembiayaan Badan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai bahan akuntabilitas dinas.

f. Menyusun rencana penyediaan fasilitas pendukung pelaksanaan tugas penyusunan progran dan pengelolaan keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas pengelolaan keuangan dapat berjalan dengan lancar.

g. Melaksanakan koordinasi penyusunan program dan pengelolaan administrasi dan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan dengan sub unit kerjalain di lingkungan dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar.

5

h. Menyusun Dokumen Perencanaan Dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan Dinas, yang meliputi: - Rencana Strategis Dinas;

- Rencana Kerja Dinas;

- RKA dan DPA;

- RKA-P dan DPPA.

i. Menyusun rancangan peraturan perundang – undangan penunjang pelaksanaan tugas sesuai dengan

ketentuan yang berlaku sebagai dasar hukum pelaksanaan tugas.

j. Menyusun Laporan Pelaksanaan Kegiatan Dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai

akuntabilitas Dinas, yang meliputi :

- Laporan kegiatan triwulanan;

- Laporan kinerja semesteran;

- Laporan tahunan;

- Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP);

- Bahan laporan pertanggungjawaban Bupati.

k. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkungan Sub Bagian Penyusunan Program dan Keuangan

l. Melaporkan pelaksanaan tugas di lingkungan Sub Bagian Penyusunan Program sesuai dengan

prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan mendatang.

m. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan.

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN BANDUNG

1. URAIAN TUGAS JABATAN STRUKTURAL

BIDANG PENGEMBANGAN DAN PELESTARIAN PERPUSTAKAAN

Tugas Pokok : Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di Bidang

Pengembangan dan Pelestarian Perpustakaan yang meliputi pengembangan bahan perpustakaan, pemeliharaan dan pelestarian bahan perpustakaan, dan otomasi

perpustakaan.

Kepala Bidang Pengembangan dan Pelestarian Perpustakaan dalam melaksanakan

tugas pokoknya, menyelenggarakan fungsi : 1) Penetapan penyusunan rencana dan program kerja bidang pengembangan dan

pelestarian perpustakaan; 2) Penyelenggaraan pelaksanaan tugas di bidang pengembangan dan pelestarian

perpustakaan;

3) Pengkoordinasian perencanaan teknis di bidang pengembangan dan pelestarian perpustakaan;

4) Perumusan sasaran pelaksanaan tugas di bidang pengembangan dan pelestarian perpustakaan;

5) Pembinaan dan pengarahan pelaksanaan tugas di bidang pengembangan dan pelestarian perpustakaan;

6

6) Pelaporan pelaksanaan tugas bidang pengembangan dan pelestarian

perpustakaan; 7) Evaluasi pelaksanaan tugas bidang pengembangan dan pelestarian

perpustakaan; 8) Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya;

9) Pelaksanaan koordinasi/kerja sama dan kemitraan dengan unit kerja/instansi/lembaga atau pihak ketiga di bidang pengembangan dan

pelestarian perpustakaan.

Membawahi tiga (3) Seksi :

1. Seksi Pengembangan Bahan Perpustakaan; 2. Seksi Pemeliharaan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan;

3. Seksi Otomasi Perpustakaan

1. Seksi Pengembangan Bahan Perpustakaan

Tugas Pokok : Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas

seksi pengembangan bahan perpustakaan.

Kepala Seksi Pengembangan Bahan Perpustakaan mempunyai fungsi :

a) Penyusunan rencana dan program kerja pengembangan dan pengolahan

bahan perpustakaan; b) Pelaksanaan survey bahan perpustakaan (penerbit, toko buku, percetakan);

c) Perencanaan dan penyusunan desiderata bahan pustaka melalui kegiatan

pengadaan barang/jasa pemerintah; d) Pembuatan daftar koleksi bahan perpustakaan berdasarkan kebutuhan

pemustaka; e) Pengolahan bahan perpustakaan (koleksi bahan pustaka,literarur

sekunder,koleksi bahan non buku);

f) Pengawasan, pengendalian, peyimpanan dan pengamanan database koleksi bahan perpustakaan;

g) Pelaksanaan kegiatan registrasi bahan pustaka terseleksi;

h) Penyusunan dan pembuatan daftar bahan pustaka yang akan di olah (klasifikasi, katalogisasi dan tajuk subjek);

i) Penyusunan daftar tambahan pustaka, anotasi untuk di publikasikan kepada

pemustaka; j) Penyusunan bahan literatur sekunder (bibliografi daerah, accession list,

klipping, katalog induk daerah, indeks surat kabar/majalah, direktori); k) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.

l) Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan fungsinya; m) Pelaksanaan koordinasi/kerja sama dan kemitraan dengan unit

kerja/instansi/lembaga atau pihak ketiga di seksi bahan pengembangan

perpustakaan

Seksi Pengembangan Bahan Pustaka membawahi 3 (tiga) JFU, yaitu : 1. JFU Pengadministrasi Bahan Informasi

7

2. JFU Pengelola Bahan Pustaka

3. JFU Pengolah Bahan Pustaka

2. Seksi Pemeliharaan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan

Tugas Pokok

Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas seksi pemeliharaan dan pelestarian bahan perpustakaan.

Kepala Seksi Pemeliharaan dan pelestarian bahan perpustakaan mempunyai

fungsi:

a) Penyusunan rencana dan program kerja pemeliharaan dan pelestarian bahan

perpustakaan; b) Pelaksanaan kajian pengembangan bahan pustaka langka, naskah

kuno/koleksi milik daerah dan dari berbagai OPD/SKPD/Lembaga lain. c) Pelaksanaan pelestarian, pemeliharaan dan perawatan koleksi budaya etnis

nusantara yang ditemukan.

d) Pelaksanaan pelestarian terbitan daerah untuk dimanfaatkan oleh masyarakat

e) Perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan,perawatan,perbaikan,penjilidan dan reproduksi bahan pustaka

f) Pelaksanaan pengembangan sarana dan prasarana perpustakaan untuk restorasi bahan pustaka;

g) Penyiangan bahan pustaka yang rusak (ringan/sedang/berat);

h) Pelaksanaan perbaikan bahan perpustakaan yang rusak; i) Penetapan standarisasi penilaian dan jadwal

retensi/pemusnahan/penghapusan bahan pustaka yang rusak atau hilang; j) Penginventarisasian data dan pengolahan karya cetak dan karya rekam

k) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

l) Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan fungsinya; m) Pelaksanaan koordinasi/kerja sama dan kemitraan dengan unit

kerja/instansi/lembaga atau pihak ketiga di seksi pemeliharaan dan pelestarian bahan perpustakaan.

Seksi Pemeliharaan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan membawahi 3 (tiga)

JFU, yaitu :

1. JFU Pengadministrasi Bahan Pustaka 2. JFU Pemelihara dan Pelestari Koleksi Bahan Pustaka

3. JFU Pengelola Foto, Video dan Kliping

8

2. Seksi Otomasi Perpustakaan

Tugas Pokok

Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas

seksi otomasi perpustakaan.

Kepala seksi otomasi perpustakaan mempunyai fungsi :

a) Penyusunan rencana dan program kerja operasional pengembangan

perpustakaan digital (digital library); b) Pelaksanaan optimalisasi layanan otomasi perpustakaan terhadap

pengembangan digital library dan OPAC (Online Public Access Catalog)

kepada pemustaka; c) Pelaksanaan rekapitulasi data statistik kegiatan layanan pemustaka yang

terintegrasi; d) pelaksanaan back-up database kegiatan pelayanan otomasi perpustakaan;

e) Pelaksanaan dan pemeliharaan database,jaringan,software dan hardware perpustakaan

f) Pelaksanaan bimbingan dan mengarahkan pemustaka dalam pemanfaatan

teknologi dan informasi; g) Penyusunan bahan identifikasi serta analisis pengembangan otomasi

perpustakaan h) Pelaksanaan kerjasama dan jaringan perpustakaan dibidang Otomasi

Perpustakaan baik tingkat Kabupaten, Provinsi maupun Pusat; i) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.

j) Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan fungsinya;

k) Pelaksanaan koordinasi/kerja sama dan kemitraan dengan unit kerja/instansi/lembaga atau pihak ketiga di seksi otomasi perpustakaan

Seksi Otomasi Perpustakaan membawahi 3 (tiga) JFU, yaitu :

1. JFU Operator Komputer

2. JFU Pustaka Elektronik 3. JFU Pengelola Pelayanan dan Diseminasi Informasi

BIDANG PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

Tugas Pokok :

Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di Bidang Pengelolaan Perpustakaan meliputi pelayanan perpustakaan, pembudayaan

kegemaran membaca, serta pembinaan dan kerjasama perpustakaan.

Kepala Bidang Pengelolaan Perpustakaan dalam melaksanakan tugas pokoknya, menyelenggarakan fungsi :

1) Penetapan penyusunan rencana dan program kerja Bidang Pengelolaan

Perpustakaan. 2) Penyelenggaraan pelaksanaan tugas di Bidang Pengelolaan Perpustakaan.

3) Pengkoordinasian perencanaan teknis di Bidang Pengelolaan Perpustakaan; 4) Perumusan sasaran pelaksanaan tugas di Bidang Pengelolaan Perpustakaan;

9

5) Pembinaan dan pengarahan pelaksanaan tugas di Bidang Pengelolaan

Perpustakaan; 6) Pelaporan pelaksanaan tugas Bidang Pengelolaan Perpustakaan;

7) Evaluasi pelaksanaan tugas Bidang Pengelolaan Perpustakaan; 8) Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya;

9) Pelaksanaan koordinasi/kerja sama dan kemitraan dengan unit kerja/instansi/lembaga atau pihak ketiga di Bidang Pengelolaan Perpustakaan.

Membawahi tiga (3) Seksi :

1. Seksi Pelayanan Perpustakaan 2. Seksi Pembudayaan Kegemaran Membaca;

3. Seksi Pembinaan dan Kerjasama.

1. Seksi Pelayanan Perpustakaan

Tugas Pokok

Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas seksi pelayanan perpustakaan

Kepala Seksi Pelayanan Perpustakaan Mempunyai fungsi :

a) Penyusunan rencana dan program kerja operasional kegiatan pelayanan perpustakaan secara kontinu;

b) Pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan sesuai standart. c) Pelaksanaan layanan sirkulasi dan keanggotaan, pelayanan

referensi/rujukan, pelayanan audiovisual, pelayanan pemutaran film (anak-

anak), pelayanan bercerita (story telling), pelayanan bimbingan pemustaka dan pelayanan internet dan hot spot;

d) Pelaksanaan operasional pelayanan perpustakaan keliling dan pelayanan terpadu kepada pemustaka/masyarakat;

e) Pengembangan sarana prasarana layanan internet/hot spot untuk menunjang pembelajaran positif terhadap pemustaka;

f) Pelaksanaan kerjasama jaringan pelayanan perpustakaan dan informasi dari

berbagai SKPD/OPD terkait baik tingkat Kabupaten, Provinsi maupun Nasional;

g) Pelaksanaan layanan depository sumber naskah kuno/koleksi milik dan koleksi budaya etnis nusantara yang ditemukan Pemerintah Kabupaten

Bandung; h) Pelaksanaan pendataan koleksi perpustakaan secara berkala

i) Pelaksanaan koordinasi pelayanan perpustakaan dan informasi dengan sub

unit kerja lain di lingkungan Dinas; j) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.

k) Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan fungsinya;

10

l) Pelaksanaan koordinasi/kerja sama dan kemitraan dengan unit

kerja/instansi/lembaga atau pihak ketiga di seksi pelayanan perpustakaan

Seksi Pelayanan Perpustakaan membawahi 4 (empat) JFU, yaitu : 1. JFU Pengadministrasi Pelayanan

2. JFU Pengadministrasi Layanan Informasi dan Publikasi 3. JFU Pengolah Data Pelayanan

4. JFU Pengelola Data Layanan Informasi dan Edukasi Publik

2. Seksi Pembudayaan Kegemaran Membaca

Tugas Pokok

Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas seksi pembudayaan kegemaran membaca

Kepala Seksi Pembudayaan Kegemaran membaca mempunyai fungsi :

Uraian Tugas a) Penyusunan rencana dan program kerja operasional kegiatan pembudayaan

kegemaran membaca masyarakat; b) Pelaksanaan pengembangan dan peningkatan minat baca pemustaka melalui

promosi dan pemasyarakatan perpustakaan; c) Pelaksanaan publikasi gerakan budaya baca dan literasi baik melalui media

cetak maupun media elektronik;

d) Pelaksanaan pembudayaan kegemaran membaca melalui kegiatan workshop, bedah buku, pameran, roadshow, seminar dan talkshow;

e) Pelaksanaan jaringan kerjasama dengan lembaga/organisasi, forum, komunitas dalam mewujudkan budaya baca;

f) Pelaksanaan koordinasi tentang gerakan budaya baca dengan sub unit kerja

lain di lingkungan OPD/SKPD Pemerintah Kabupaten Bandung; g) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.

h) Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan fungsinya; i) Pelaksanaan koordinasi/kerja sama dan kemitraan dengan unit

kerja/instansi/lembaga atau pihak ketiga di seksi pelayanan perpustakaan

Seksi Pembudayaan Kegemaran Membaca membawahi 3 (tiga) JFU, yaitu :

1. JFU Pengolah Data Publikasi 2. JFU Penyuluh Perpustakaan

3. JFU Penyusun Rencana Kehumasan dan Perpustakaan

3. Seksi Pembinaan dan Kerjasama

Tugas Pokok

Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas seksi pembinaan dan kerjasama.

11

Kepala Seksi Pembinaan dan Kerjasama Mempunyai fungsi :

a) Penyusunan rencana dan program kerja operasional kegiatan Pembinaan dan kerjasama

b) Pelaksanaan pengembangan sumber daya aparatur terhadap kinerja jabatan fungsional pustakawan;

c) Pelaksanaan kajian sumber daya pengelola melalui pengembangan dan

pembinaan semua jenis perpustakaan; d) Pelaksanaan kegiatan pelatihan, bimbingan teknis perpustakaan dan

konsultasi perpustakaan; e) Pelaksanaan sosialisasi undang-undang/peraturan dalam rangka penguatan

lembaga perpustakaan kepada OPD/SKPD di lingkungan Pemerintah

Kabupaten Bandung; f) Pelaksanaan kerjasama dan jaringan semua jenis perpustakaan baik lembaga

pemerintah maupun swasta; g) Penyusunan rencana kajian, penelitian dalam rangka pengembangan dan

pembinaan jenis perpustakaan di daerah; h) Pelaksanaan rapat koordinasi, konsolidasi pengembangan perpustakaan

ditingkat Kabupaten/Kota, Provinsi dan Nasional;

i) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. j) Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas dan fungsinya;

k) Pelaksanaan koordinasi/kerja sama dan kemitraan dengan unit kerja/instansi/lembaga atau pihak ketiga di seksi pembinaan dan kerjasama.

Seksi Pembinaan dan Kerjasama membawahi 4 (empat) JFU, yaitu :

1. JFU Pengawas Pelayanan Publik

2. JFU Pengawas Perpustakaan 3. JFU Pengelola Perpustakaan

4. JFU Pengadministrasi Perpustakaan

2. URAIAN TUGAS JABATAN FUNGSIONAL TERTENTU (JFT) PUSTAKAWAN

Jenjang Jabatan Fungsional Pustakawan terdiri dari : A. Pustakawan Tingkat Terampil, dan

B. Pustakawan Tingkat Ahli

A. PUSTAKAWAN TINGKAT TERAMPIL Pustakawan Tingkat Terampil, yaitu :

1. Pustakawan Pelaksana;

12

2. Pustakawan Pelaksana Lanjutan;

3. Pustakawan Penyelia; dan

1. Pustakawan Pelaksana

a) mengumpulkan data untuk persiapan perencanaan penyelenggaraan

perpustakaan;

b) menghimpun alat seleksi bahan perpustakaan; c) mengidentifikasi bahan perpustakaan untuk pengadaan;

d) membuat desiderata; e) meregistrasi bahan perpustakaan;

f) menyusun daftar tambahan bahan perpustakaan (accession list);

g) memverifikasi data bibliografi; h) melakukan katalogisasi deskriptif salinan;

i) melakukan alih data bibliografi secara manual/elektronik; j) membuat kelengkapan bahan perpustakaan;

k) mengeluarkan koleksi perpustakaandari jajaran koleksi dalam rangka pelestarian;

l) merawat koleksi perpustakaan bersifat pencegahan;

m) mereproduksi koleksi perpustakaan dalam bentuk tercetak; n) mengelola jajaran koleksi perpustakaan (shelving);

o) melakukan layanan peminjaman dan pengembalian koleksi; dan p) melakukan layanan Perpustakaan Keliling.

2. Pustakawan Pelaksana Lanjutan

a) mengolah data untuk persiapan perencanaan penyelenggaraan

perpustakaan; b) menyusun rencana kerja operasional sebagai peserta/anggota;

c) melakukan monitoring penyelenggaraan Peprustakaan;

d) melakukan katalogisasi deskriptif bahan perpustakaan tingkat satu; e) mengelola data bibliografi dalam bentuk kartu katalog dan basis data;

f) membuat kliping; g) mengidentifikasi kerusakan koleksi perpustakaan;

h) merawat koleksi perpustakaan bersifat penanganan; i) mereproduksi koleksi perpustakaan dalam bentuk elektronik;

j) menyediakan koleksi di tempat;

k) melakukan layanan bahan pandang dengar; l) melakukan layanan story telling;

m) membuat statistik perpustakaan; n) menyusun materi publisitas berbentuk poster, spanduk, pembatas buku,

stiker, dan sejenisnya; o) menyelenggarakan pameran sebagai peñata dan pemandu pameran di

dalam negeri.

13

3. Pustakawan Penyelia

a) menyusun rencana kerja operasional sebagai koordinator;

b) melakukan evaluasi penyelenggaraan perpustakaan; c) melakukan survei sederhana kebutuhan informasi pemustaka;

d) melakukan katalogisasi deskriptif tingkat dua;

e) melakukan validasi katalogisasi deskriptif; f) membuat anotasi koleksi perpustakaan berbahasa Indonesia;

g) melakukan klasifikasi ringkas dan menentukan tajuk subjek; h) melakukan layanan referensi cepat (quick reference);

i) melakukan layanan penelusuran informasi sederhana;

j) melakukan layanan orientasi perpustakaan; k) melakukan layanan penyebaran informasi terbaru/kilat (current awareness

service); l) melaksanakan penyuluhan tatap muka dalam kelompok tentang kegunaan

dan pemanfaatan perpustakaan kepada pemustaka; m) melaksanakan penyuluhan massal tentang kegunaan dan pemanfaatan

perpustakaan; dan

n) menyelenggarakan pameran sebagai panitia.

B. PUSTAKAWAN TINGKAT AHLI Pustakawan Tingkat Ahli, yaitu :

1. Pustakawan Pertama;

2. Pustakawan Muda; 3. Pustakawan Madya; dan

4. Pustakawan Utama

1. Pustakawan Pertama

a) mengumpulkan data untuk persiapan perencanaan penyelenggaraan perpustakaan;

b) mengidentifikasi koleksi perpustakaan untuk penyiangan; c) melakukan katalogisasi deskriptif bahan perpustakaan tingkat tiga;

d) membuat kata kunci;

e) membuat cadangan data (back up); f) mengelola basis data (data maintenance);

g) membuat anotasi koleksi perpustakaan berbahasa Daerah dan Asing; h) membuat abstrak koleksi perpustakaan berbahasa Daerah dan Indonesia;

i) menyusun literatur sekunder berupa Bibliografi, Indeks dan Abstrak tercetak/elektronik;

j) melakukan pelestarian informasi koleksi bahan perpustakaan (cetak/non

book); k) mengelola layanan sirkulasi dan pinjam antar perpustakaan (inter library)

dan koleksi perpustakaan bukan buku (non book materials service); l) mengelola layanan strory telling;

14

m) mengelola layanan bagi pemustaka berkebutuhan khusus;

n) menyusun dan menyebarluaskan informasi terseleksi dalam bentuk lembar lepas secara cetak/elektronik;

o) membuat statistik kepustakawanan; p) melakukan pengkajian Kepustakawanan bersifat sederhana (tehnis

operasional); q) melakukan Sosialisasi Perpustakaan dan Kepustakawanan sebagai Penyaji;

r) melakukan Publisitas melalui media cetak/elektronik dalam bentuk

brosur/leaflet, spanduk, naskah siaran Radio, atau menggugah melalui Web (Internet/Intranet) dan sejenisnya;

s) menyelenggarakan Pameran sebagai Panitia.

2. Pustakawan Muda

a) mengolah data untuk persiapan perencanaan penyelenggaraan

perpustakaan; b) menyusun rencana kerja operasional sebagai peserta/anggota;

c) melakukan monitoring penyelenggaraan perpustakaan;

d) melakukan survey kenutuhan informasi pemustaka; e) melakukan seleksi koleksi perpustakaan;

f) mengevaluasi koleksi perpustakaan untuk penyiangan; g) melakukan klasifikasi kompleks dan menentukan tajuk subyek bahan

perpustakaan; h) membuat tajuk kendali nama orang dan nama Geografi;

i) menyunting data Bibliografis;

j) membuat abstrak Indikatif koleksi perpustakaan berbahasa Asing; k) membuat abstrak Informatif koleksi perpustakaan berbahasa Indonesia

dan Daerah; l) menyusun literatur sekunder berupa direktori tercetak/elektronik;

m) melakukan pelestarian fisik koleksi perpustakaan;

n) melakukan pelestarian informasi koleksi perpustakaan dalam Format Digital;

o) melakukan bimbingan pemustaka dalam bentuk pendidikan pemustaka; p) melakukan penelusuran informasi kompleks;

q) membina kelompok pembaca; r) menyusun dan menyebarkan informasi terseleksi dalam bentuk

Paket/Informasi secara tercetak/elektronik;

s) melakukan pengkajian Kepustakawanan bersifat sederhana; t) memberi konsultasi Kepustakawanan yang bersifat konsep kepada

perorangan; u) melaksanakan penyuluhan tentang pemanfaatan perpustakaan sebagai

Penyaji; v) melaksanakan penyuluhan tentang Pengembangan Kepustakawanan

sebagai Penyaji;

w) melakukan publisitas melalui media elektronik dengan menyiarkan naskah melalui radio;

x) menyelenggarakan Pameran sebagai Pemandu di dalam Negeri.

15

3. Pustakawan Madya

a) menyusun rencana kerja strategis sebagai peserta/anggota; b) menyusun rencana kerja operasional sebagai koordinator;

c) melakukan evaluasi penyelenggaraan Perpustakaan; d) mengelola koleksi perpustakaan hasil penyiangan;

e) melakukan validasi katalogisasi desriotif Bahan Perpustakaan tingkat tiga;

f) membuat panduan pustaka (pathfinder); g) melakukan validasi klasifikasi kompleks dan tajuk subyek Bahan

Perpustakaan; h) membuat tajuk kendali subjek;

i) melakukan validasi data di pangkalan data;

j) membuat abstrak informative koleksi perpustakaan berbahasa Asing; k) melakukan bimbingan pemustaka dalam bentuk literasi informasi;

l) mengelola layanan e-resources; m) melakukan bimbingan pemustaka sumber referensi;

n) melakukan pengkajian Kepustakawanan bersifat komplekss (strategis sektoral);

o) membuat prototip/model Perpustakaan diakui untuk lingkup

kelembagaan; p) member konsultasi Kepustakawanan yang bersifat konsep kepada institusi;

q) mengidentifikasi potensi wilayah untuk penyuluhan tentang pemanfaatan perpustakaan;

r) melaksanakan penyuluhan tentang pemanfaatan perpustakaan sebagai narasumber;

s) melakukan sosialisasi Perpustakaan dan Kepustakawanan sebagai

narasumber; t) melakukan publisitas melalui media cetak/elektronik dalam bentuk

sinopsis, membuat makalah siaran televisi dan menyiarkan naskah melalui

televisi; u) menyelenggarakan pameran sebagai pemandu dan perancang desain baik

di dalam negeri maupun di luar negeri; v) menganalisis/membuat kritik karya Sistem Kepustakawanan.

4. Pustakawan Utama

a) menyusun rencana kerja strategis sebagai koordinator;

b) melakukan pengkajian Kepustakawanan bersifat kompleks (strategis nasional);

c) membuat prototip/model Perpustakaan yang dipatenkan; d) melakukan pengembangan prototip/model Perpustakaan;

e) membangun jejaring Perpustakaan tingkat Nasional dan Internasional;

f) mengidentifikasi potensi wilayah untuk penyuluhan tentang pengembangan Kepustakawanan;

g) melaksanakan penyuluhan tentang pengembangan Perpustakaan sebagai narasumber;

16

h) menyempurnakan karya Kepustakawanan; dan

i) menelaah Sistem Kepustakawanan.

3. URAIAN TUGAS JABATAN FUNGSIONAL UMUM (JFU)

Jabatan Fungsional Umum terdiri dari :

1. JFU Pengadministrasi Pelayanan

2. JFU Pengadministrasi Perpustakaan 3. JFU Pengadministrasi Bahan Informasi

4. JFU Pengadministrasi Bahan Pustaka 5. JFU Pengadministrasi Layanan Informasi dan Publikasi


17

7. JFU Pengawas Perpustakaan

8. JFU Operator Komputer 9. JFU Pemelihara dan Pelestari Koleksi Bahan Pustaka

10. JFU Pengelola Bahan Pustaka 11. JFU Pengelola Data Layanan Informasi dan Edukasi Publik

12. JFU Pengelola Foto, Video dan Kliping 13. JFU Pengelola Pelayanan dan Diseminasi Informasi

14. JFU Pengelola Perpustakaan

15. JFU Pengelola Pustaka Elektronik 16. JFU Pengolah Bahan Pustaka

17. JFU Pengolah Data Pelayanan 18. JFU Pengolah Data Publikasi

19. JFU Penyuluh Perpustakaan


1. JFU Pengadministrasi Pelayanan

a) Melaksanakan administrasi pelayanan perpustakaan dan informasi bahan

pustaka secara berkala, antara lain :

b) Melakukan shelving (penataan) buku berdasarkan klasifikasi (ddc);

c) Menerima anggota perpustakaan sesuai ketentuan berlaku;

d) Melakukan pencatatan peminjaman bahan pustaka kepada anggota;

e) Memeriksa dan mencatat buku yang dikembalikan oleh anggota;

f) Mencatat jenis buku yang masuk/keluar sesuai call number/klasifikasi;

g) Mencatat jenis koleksi yang masuk ke layanan perpustakaan dan informasi

(sirkulasi dan referensi/rujukan, terbitan berkala (majalah, surat kabar, dll);

h) Mencatat jumlah pengguna internet/hot spot;

i) Melakukan temu kembali koleksi referensi/rujukan yang didayagunakan

pemustaka;

j) Melaksanakan tugas lainnya untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan

dan inormasi kepada pemustaka;

k) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan pelayanan sirkulasi dan referensi/rujukan (harian, bulanan, triwulan, tahunan);

l) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Seksi;

m) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara

tertulis maupun lisan.

18

2. JFU Pengadministrasi Perpustakaan

a) Mencatat dan menerima surat masuk kegiatan perpustakaan, antara lain : kunjungan sekolah;

penelitian/observasi;

praktek kerja; kunjungan kerja/studi banding dari lembaga pemerintah/swasta

b) Menghimpun dan mengolah data kegiatan pelayanan perpustakaan dan informasi yang didayagunakan pemustaka;

c) Melakukan pengontrolan/pengawasan terhadap surat-surat masuk dan keluar

pada setiap kegiatan di perpustakaan;

d) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan administrasi perpustakaan (harian,

bulanan, triwulan, tahunan);

e) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Seksi;

f) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara tertulis maupun lisan.

3. JFU Pengadministrasi Bahan Informasi

a) Menyediakan koleksi bahan pustaka di tempat;

b) Melakukan registrasi bahan informasi yang akan disampaikan kepada

pemustaka;

c) Melakukan survei sederhana kebutuhan informasi pemustaka;

d) Menyusun daftar kebutuhan informasi melalui penyebaran angket kepada

pemustaka;

e) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan administrasi bahan informasi

(harian, bulanan, triwulan, tahunan);

f) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Seksi;

g) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara tertulis maupun lisan.

4. JFU Pengadministrasi Bahan Pustaka

a) Menghimpun alat seleksi bahan perpustakaan;

b) Melakukan identifikasi bahan perpustakaan untuk pengadaan;

c) Melakukan registrasi bahan perpustakaan;

19

d) Melaksanakan survei bahan perpustakaan, antara lain :

penerbit/percetakan; toko buku/online;

pameran buku; bursa buku/bazaar buku.

e) Menyusun desiderata atau daftar bahan pustaka melalui : daftar katalog buku/majalah;

resensi/timbangan buku.

f) Membuat daftar koleksi bahan perpustakaan melalui seleksi akuisisi berdasarkan kebutuhan pemustaka dan perpustakaan;

g) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan administrasi bahan pustaka (harian, bulanan, triwulan, tahunan);

h) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Seksi;

i) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara


5. JFU Pengadministrasi Layanan Informasi dan Publikasi

a) Melaksanakan administrasi layanan informasi dan publikasi (layanan ekstensi) secara berkala, antara lain :

shelving (penataan) buku berdasarkan klasifikasi (ddc); mengisi dan mencatat daftar hadir pemustaka;

memeriksa dan mencatat kembali buku, surat kabar, majalah yang sudah dibaca oleh pemustaka;

b) Mendata kunjungan pemustaka layanan informasi dan publikasi (layanan

ekstensi), sbb : jumlah pemustaka pada layanan perpustakaan keliling (pusling);

jumlah pemustaka pada layanan terpadu (yandu);

c) Membimbing pemustaka terhadap jasa layanan informasi dan publikasi

(layanan ekstensi);

d) Menjamin keberadaan kendaraan operasional keliling (mobpin, mupk, pusteling) untuk digunakan sebagaimana mestinya;

e) Memelihara dan menata koleksi buku, majalah dan surat kabar yang didayagunakan pemustaka;

f) Memelihara dan merawat kendaraan operasional keliling (mobpin, mupk, pusteling) secara berkala;

j) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan pelayanan informasi dan publikasi

(layanan ekstensi) harian, bulanan, triwulan, tahunan;

k) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Seksi;

l) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara tertulis maupun lisan.

20


a) Melakukan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pelayanan

perpustakaan;

b) Melakukan pembinaan sumber daya manusia dalam mengelola berbagai jenis

perpustakaan, antara lain : perpustakaan umum;

perpustakaan sekolah;

perpustakaan perguruan tinggi; perpustakaan masyarakat.

c) Melakukan kerjasama dengan kelompok penyelenggara perpustakaan (forum, komunitas) terhadap peningkatan layanan publik;

d) Melakukan kerjasama dengan pihak lembaga pemerintah/swasta, BUMN, BUMD, CSR terhadap pelayanan publik;

e) Mengawasi pelaksanaan kegiatan pelayanan perpustakaan secara berkala,

antara lain: pelayanan perpustakaan dan informasi;

perpustakaan keliling; perpustakaan elektronik keliling;

pelayanan terpadu.

f) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan pelayanan publik (harian, bulanan, triwulan, tahunan);

g) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Seksi;

h) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara


7. JFU Pengawas Perpustakaan

a) Melakukan monitoring pembentukan jenis perpustakaan;

b) Melaksanakan kajian sumber daya pengelola melalui pembinaan jenis

perpustakaan;

c) Mengawasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan, antara lain :

pelatihan;

bimbingan teknis sosialisasi/seminar;

konsultasi perpustakaan; penelitian/observasi/studi banding/praktek kerja.

d) Menjalin hubungan kerjasama dengan organisasi perpustakaan atau organisasi lain dalam mewujudkan kegemaran budaya baca;

e) Melakukan pembinaan dan evaluasi terbentuknya jenis perpustakaan;

21

f) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan (harian, bulanan, triwulan,

tahunan);


h) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara tertulis maupun lisan.

8. JFU Operator Komputer

a) Mengelola content data kegiatan pelayanan perpustakaan dan informasi

melalui jaringan internet (website, facebook, twitter, email, dll) dan berbagai jenis kegiatan perpustakaan;

b) Melakukan back up database kegiatan pelayanan perpustakaan dan informasi

ke dalam database/server;

c) Melakukan pemeriksaan dan pengecekan rutin terhadap perangkat

keras/lunak, menerima surat masuk/email, dan informasi lainnya serta memastikan bahwa jaringan internet (speedy, hotspot/wi-fi) berjalan baik

dan stabil;

d) Membantu pemustaka dalam penelusuran akses informasi yang dibutuhkan

(membuat password untuk pengguna hotspot/wi-fi);

e) Melakukan optimalisasi aplikasi manajemen perpustakaan melalui sistem jaringan otomasi perpustakaan (digital library);

f) Melakukan alih data bibliografi secara elektronik;

g) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan (harian, bulanan, triwulan,

tahunan);




9. JFU Pemelihara dan Pelestari Koleksi Bahan Pustaka

a) Melakukan penyiangan dan penyeleksian bahan pustaka yang belum

kembali/rusak/hilang sesuai jenis/fisik bahan pustaka;

b) Menghimpun dan merawat bahan pustaka termasuk literatur sekunder yang

diolah atau dijilid untuk diberi kelengkapan fisik (call number, kartu buku,

kantong buku, slip tanggal kembali/date due slip dan kartu katalog, sbb :

22

koleksi umum dan referensi

stimulan/bantuan serah simpan kckr

c) Menghimpun dan merawat bahan pustaka yang sudah diperbaiki atau dijilid

(koleksi buku/non buku);

d) Menghimpun jenis bahan pustaka (stimulan, serah simpan kckr) untuk

dirawat dan diberi kelengkapan fisik (call number, kartu buku, kantong buku, slip tanggal kembali/date due slip dan kartu katalog);

e) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan (harian, bulanan, triwulan,

tahunan);



10.JFU Pengelola Bahan Pustaka

a) Mempelajari pedoman dan petunjuk sesuai dengan prosedur dan ketentuan

yang berlaku untuk mengetahui macam, metode, dan teknik dalam mengelola bahan pustaka;

b) Melakukan registrasi bahan pustaka terseleksi;

c) Melakukan katalogisasi deskriptif salinan;

d) Melakukan klasifikasi dan menentukan tajuk subjek;

e) Melakukan pengalihan data bibliografis;

f) Membuat kelengkapan bahan pustaka;

g) Membuat daftar pengiriman bahan pustaka;

h) Mengirim bahan pustaka ke Kepala Seksi;

i) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan (harian, bulanan, triwulan,

tahunan);

j) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Seksi;

k) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara tertulis maupun lisan.

11.JFU Pengelola Data Layanan Informasi dan Edukasi Publik

a) Melaksanakan administrasi layanan informasi dan edukasi publik secara

berkesinambungan;

b) Melakukan shelving (penataan) buku berdasarkan klasifikasi (ddc) di rak

buku;

23

c) Membimbing pemustaka terhadap akses informasi bahan pustaka yang

dibutuhkan;

d) Membantu dan melakukan layanan pemutaran film edukatif dan layanan

mendongeng (story telling) sesuai permintaan pemustaka;

e) Membimbing dan mengarahkan pemustaka (anak-anak) dalam memanfaatkan

bahan pustaka yang dibutuhkan, seperti :

membaca dan menulis (literasi); bermain alat edukatif.

f) Melayani kegiatan pemustaka khususnya anak-anak yang memiliki bakat dan kreatifitas, diantaranya :

pelatihan mendongeng;

pelatihan catur; pelatihan menggambar/mewarnai;

seni alat musik karinding.

g) Mendata hasil bimbingan pemustaka terhadap jasa layanan informasi dan

edukasi publik;

h) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan (harian, bulanan, triwulan,

tahunan);

i) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Seksi;

j) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara


12. JFU Pengelola Foto, Video dan Kliping

a) Mengumpulkan lembaran berita/artikel surat kabar sebagai bahan informasi

kepada pemustaka;

b) Memilih dan menggunting lembaran berita atau artikel surat kabar sebagai bahan informasi dalam bentuk klipping;

c) Membuat pokok dari setiap permasalahan (berita/artikel) surat kabar yang disusun berdasarkan subjek;

d) Mengelola sumber informasi melalui pengembangan teknologi digital yang dapat menghasilkan publikasi dan dokumentasi perpustakaan;

e) Membuat desain grafis dalam bentuk foto atau kliping sebagai koleksi bahan

perpustakaan;

f) Melakukan publikasi dalam bentuk poster, spanduk, pembatas buku, stiker,

dan sebagainya;


tahunan);


24



13. JFU Pengelola Pelayanan dan Diseminasi Informasi

a) Mereproduksi koleksi perpustakaan dalam bentuk elektronik;

b) Melakukan alih data bibliografi secara elektronik;

c) Mengelola informasi bahan pustaka kedalam sistem aplikasi perpustakaan (e-book, opac, dsbnya);

d) Mengelola jenis pelayanan perpustakaan dan informasi, antara lain : layanan audio visual (pandang dengar);

layanan pemutaran film edukatif.

e) Melakukan diseminasi layanan informasi kepada pemustaka melalui jaringan internet terhadap jenis kegiatan pelayanan, sebagai berikut :

content data website;

facebook;

twitter;

email.


tahunan);




14. JFU Pengelola Perpustakaan

a) Melakukan pengelolaan jenis perpustakaan di daerah yang sudah terbentuk;

b) Memberikan arahan tentang pengelolaan perpustakaan kepada sumber daya

pengelola perpustakaan di daerah;

c) Mengelola dan menata perpustakaan sesuai pedoman dan petunjuk

pelaksanaan;

d) Mengembangkan prototip/model perpustakaan di daerah;

e) Melakukan evaluasi kegiatan pengelolaan perpustakaan di daerah;

f) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan (harian, bulanan, triwulan, tahunan);




25

15. JFU Pengelola Pustaka Elektronik

a) Mengelola pelayanan pustaka elektronik dengan menggunakan operasional

perpustakaan elektronik keliling (pusteling);

b) Melaksanakan pelayanan perpustakaan elektronik keliling (pusteling) kepada

masyarakat/pemustaka;

c) Melakukan up date data bibliografis bahan pustaka elektronik secara berkala;

d) Merawat dan menjaga kebersihan mobil operasional pusteling;


tahunan);


g) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara


16.JFU Pengolah Bahan Pustaka

a) Melaksanakan penyeleksian bahan pustaka yang dibutuhkan pemustaka melalui pengembangan koleksi;

b) Melakukan pengolahan bahan pustaka terseleksi maupun literatur sekunder sesuai pedoman DDC (Dewey Decimal Classification);

c) Melakukan penyusunan daftar tambahan bahan pustaka;

d) Pembuatan anotasi setiap judul buku yang diolah;

e) Pemberian kelengkapan fisik bahan pustaka;

f) Melakukan koreksi bahan pustaka yang teridentifikasi;


tahunan);


i) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara tertulis maupun lisan.

17.JFU Pengolah Data Pelayanan

a) Mengumpulkan bahan informasi data pemustaka kegiatan pelayanan

perpustakaan dan informasi;

b) Mencatat dan mendata hasil kegiatan pelayanan perpustakaan dan informasi, sebagai berikut :

26

pelayanan sirkulasi dan referensi/rujukan;

pelayanan anak-anak; pelayanan intek (internet/hot spot/speedy/wi-fi);

pelayanan perpustakaan keliling; pelayanan edukasi (story telling, bahasa Inggris, karpusi, dll);

pelayanan bimbingan pemustaka dan literasi informasi.

c) Mencatat dan mendata jenis pemustaka dalam pendayagunaan sumber

informasi bahan perpustakaan, antara lain :

jumlah anggota; jumlah pengunjung;

jumlah peminjam; buku yang dipinjam.

d) Mencatat dan mendata bahan pustaka yang didayagunakan oleh pemustaka,

baik yang sedang dipinjam, belum kembali, buku rusak/hilang;

e) Mengolah dan membuat statistik kegiatan pelayanan perpustakaan dan

informasi secara berkala;


tahunan);




18.JFU Pengolah Data Publikasi

a) Mengelola data bibliografi dalam bentuk kartu katalog dan basis data;

b) Menyusun dan membuat bahan literatur sekunder yang akan di publikasikan

kepada pemustaka, antara lain : accession list;

bibliografi daerah; katalog induk daerah (KID);

katalog beranotasi;

katalog terbitan berkala daerah; kliping surat kabar/majalah;

direktori; indeks dan abstrak;

karya cetak karya rekam.

c) Menyusun dan menyebarkan informasi terseleksi dalam bentuk

paket/informasi secara tercetak/elektronik;

d) Mereproduksi data literatur sekunder dalam bentuk tercetak/elektronik;

e) Melakukan publisitas melalui media cetak/elektronik, antara lain melalui :

brosur/leaflet; spanduk;

naskah siaran radio;

27

membuat makalah siaran televisi; menyiarkan naskah melalui televisi;

web (internet/intranet); dan sejenisnya.

f) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan (harian, bulanan, triwulan, tahunan);


h) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara tertulis maupun lisan.

19.JFU Penyuluh Perpustakaan

a) Melakukan sosialisasi Perpustakaan dan Kepustakawanan sebagai

penyaji/narasumber;

b) Melaksanakan penyuluhan tentang pemanfaatan perpustakaan sebagai

penyaji/narasumber;

c) Melaksanakan penyuluhan tentang Pengembangan Kepustakawanan sebagai

penyaji/narasumber;

d) Melaksanakan penyuluhan tatap muka dalam kelompok tentang kegunaan dan pemanfaatan perpustakaan kepada pemustaka;

e) Melaksanakan penyuluhan massal tentang kegunaan dan pemanfaatan perpustakaan;

f) Mengidentifikasi potensi wilayah untuk penyuluhan tentang pemanfaatan perpustakaan sebagai penyaji/narasumber;

g) Melakukan pengkajian Perpustakaan dan Kepustakawanan bersifat sederhana

dan kompleks (strategis sektoral);

h) Memberi konsultasi Perpustakaan dan Kepustakawanan yang bersifat konsep

kepada perorangan dan institusi;

i) Menyelenggarakan pameran sebagai panitia;

j) Membuat rekapitulasi data hasil kegiatan (harian, bulanan, triwulan,

tahunan);

k) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Seksi;

l) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan secara tertulis maupun lisan.


28

a) Menyusun rencana kegiatan perpustakaan yang berkaitan dengan kehumasan;

b) Mengelola dan mengatur agenda jadwal pelaksanaan rapat/pertemuan, konsolidasi perpustakaan di lembaga/dinas;

c) Melaksanakan koordinasi dan konsolidasi dengan lembaga/institusi terkait, sebagai berikut :

rakor perpustakaan; workshop dan seminar perpustakaan;

sosialisasi perpustakaan.

d) Menyiapkan bahan/materi rapat perpustakaan sebagai laporan pertanggung

jawaban di lembaga/dinas;


tahunan);



URAIAN TUGAS BIDANG KEARSIPAN

5. Nama Jabatan : Kepala Bidang Kearsipan

Ikhtisar Jabatan :

Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan kearsipan.

Uraian Tugas:

a. Menyelenggarakan perumusan kebijakan teknis Dinas Bidang Kearsipan; b. Menyelenggarakan penyusunan rencana kerja bidang ke arsipan berdasarkan sasaran, kebijakan

teknis, strategi dan program kerja dinas serta kondisi dinamis masyarakat; c. Menyelenggarakan, merumuskan konsep sasaran kegiatan bidang kearsipan; d. Menyelenggarakan perencanaan alih media dan reproduksi arsip dinamis; e. Menyelenggarakan usulan pemusnahan dan akuisisi arsip, pengolahan dan preservasi arsip,

layanan informasi arsip serta pemanfaatan arsip statis; f. Menyelenggarakan sosialisasi kerasipan, memberikan bimbingan, supervise, dan konsultasi

pelaksanaan kearsipan; g. Menyelenggarakan penyusunan kebutuhan dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia

kearsipan; h. Menyelenggarakan monitoring, evaluasi dan pelaporan bidang kearsipan; i. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja lain dan / atau lembaga / organisasi terkait dalam

lingkungan tugasnya; j. Mendistribusikan tugas kepada staf sesuai dengan bidang tugasnya; k. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan seksi dalam melaksanakan tugas; l. Memberi petunjuk kepada staf untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya; m. Menyelia kegiatan staf dalam lingkup bidang kearsipan untuk mengetahui kesesuaiannya dengan

rencana kerja; n. Mengarahkan dan mengendalikan pelaksanaan tugas staf berdasarkan rencana kerja yang telah

ditetapkan; o. Menyusun dan memeriksa konsep surat dinas berdasarkan tata naskah dinas yang berlaku;

29

p. Mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian sasaran kerja pegawai (SKP) untuk mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut;

q. Melaporkan pelaksanaan tugas dalam lingkup bidang kearsipan secara lisan, tertulis, berkala atas sesuai dengan kebutuhan kepada pemimpin;

r. Memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya; s. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan bidang

tugasnya.

6. Nama Jabatan : Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis

Ikhtisar Jabatan :

Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, dan melaporkan pelaksanaan tugas pelayanan dan pengelolaan arsip dinamis.

Uraian Tugas:

a. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis operasional seksi pengelolaan arsip dinamis; b. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengumpulan serta pengolahan arsip dinamis sebagai bahan

penyusunan rencana kegiatan; c. Menyusun dan melaksanakan rencana kerja lingkup seksi pengelolaan arsip dinamis berdasarkan

sasaran, kebijakan teknis, strategi dan program kerja dinas; d. Menyusun langkah kegiatan pelaksanaan tugas; e. Mengatur pembagian tugas dan mengarahkan bawahan; f. Mendistribusikan dan membagi tugas kepada staf sesuai dengan bidang tugas masing-masing; g. Mengkoordinasi kegiatan / pelaksanaan tugas bawahan / staf; h. Memantau dan mengendalikan kegiatan bawahan; i. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan; j. Mengendalikan staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas; k. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pembinaan kepada unit pengolah dalam menyampaikan daftar

arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan; l. Menyiapkan bahan dan menyediakan, mengolah, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan

penggunaan internal dan kepentingan publik; m. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pemeliharaan arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan

penyimpanan arsip inaktif; n. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan

penyusunan daftar arsip inaktif; o. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahan daerah; p. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penilaian dan pemusnahan arsip; q. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan bahan kajian teknis penyusutan arsip; r. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan bahan kajian jadwal retensi arsip (jra);

30

s. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengkajian kode klasifikasi arsip; t. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengawasan kearsipan pada perangkat daerah, perusahaan,

organisasi kemasyarakatan / organisasi politik, lembaga pendidikan, desa dan masyarakat; u. Mengarahkan dan mengendalikan staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas; v. Menyelia kegiatan staf di lingkungan seksi untuk mengetahui kesesuaiannya dengan rencana kerja; w. Mengkaji hasil evaluasi dan pelaporan kegiatan dinas sebagai bahan penyusunan rencana kerja

dinas; x. Mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian sasaran kerja pegawai (SKP) untuk

mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut; y. Mengevaluasi hasil kerja bawahan; z. Memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya; a. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan bidang

tugasnya; 1. Menyusun dan menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas;

cc. Melaporkan pelaksanaan tugas secara lisan, tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan.

7. Nama Jabatan : Seksi Pengolahan Arsip Statis

Ikhtisar Jabatan

Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pelayanan dan pengelolaan arsip statis;

Uraian Tugas:

a. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis operasional seksi pengelolaan arsip statis; b. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengumpulan serta pengolahan basis data seksi

pengelolaan arsip statis sebagai bahan penyusunan rencana kegiatan; c. Menyusun dan melaksanakan rencana kerja lingkup seksi pengelolaan arsip statis berdasarkan

sasaran, kebijakan teknis, strategi dan program kerja dinas; d. Menyusun langkah kegiatan pelaksanaan tugas; e. Mengatur pembagian tugas dan mengarahkan bawahan; f. Mendistribusikan dan membagi tugas kepada staf sesuai dengan bidang tugas masing-masing; g. Mengkoornasikan kegiatan / pelaksanaan tugas bawahan / staf; h. Memantau dan mengendalikan kegiatan bawahan; i. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan; j. Mengendalikan staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas; k. Menyiapkan bahan dan melaksanakan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip

dan daftar arsip; l. Menyiapkan bahan dan melaksanakan persiapan penetapan status arsip statis; m. Menyiapkan bahan dan melaksanakan persiapan penyerahan arsip statis; n. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penerimaan fisik arsip dan daftar arsip; o. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penataan informasi arsip statis; p. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penataan pisik arsip statis; q. Menyiapkan bahan dan menyusun panduan, daftar, dan inventaris arsip statis;

31

r. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, dan perlindungan arsip statis;

s. Menyiapkan bahan dan melaksanakan perawatan dan perbaikan arsip statis serta penyelamatan arsip statis akibat bencana;

t. Menyiapkan bahan dan melaksanakan alih media dan reproduksi arsip statis; u. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengujian autentisitas arsip statis v. Menyerahkan dan mengendalikan staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas; w. Menyelia kegiatan staf di lingkungan seksi untuk mengetahui kesesuaiannya dengan

rencanakerja; x. Mengkaji hasil evaluasi dan pelaporan kegiatan dinas sebagai bahan penyusunan rencana

kerja dinas; y. Mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian sasaran kerja pegawai (SKP) untuk

mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut; z. Mengevaluasi hasil kerja bawahan; a. Memberikan saran dan pertimbangan kepada pemimpin sesuai dengan bidang tugasnya; b. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan, sesuai dengan bidang

tugasnya; c. Menyusun dan menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas; d. Melaporkan pelaksanaan tugas secara lisan, tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada

pimpinan.

8. NamaJabatan :Seksi Layanan dan Otomatis Arsip

Ikhtisar Jabatan :

Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas pengembangan

layanan dan otomatis arsip;

Uraian Tugas:

a. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis operasional seksi layanan dan otomatis arsip; b. Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengumpulan serta pengolahan basis data seksi layanan dan

otomatis arsip sebagai bahan penyusunan rencana kegiatan; c. Menyusun dan melaksanakan rencana kerja lingkungan seksi layanan dan otomatis arsip berdasarkan

sasaran, kebijakan teknis, strategi dan program kerja dinas; d. Menyusun langkah kegiatan pelaksanaan tugas; e. Mengatur pembagian tugas dan mengarahkan bawahan; f. Mendistribusikan dan membagi tugas kepada staf sesuai dengan bidang tugas masing-masing; g. Mengkoordinasikan kegiatan / pelaksanaan tugas bawahan / staf; h. Memantau dan mengendalikan kegiatan bawahan;

i. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;

j. Mengendalikan staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas;

k. Meyiapkan bahan dan melaksanakan layanan arsip dinamis, layanan arsip statis, penyajian informasi,

penelusuran arsip statis, penyusunan bahan pedoman dan sop layanan kearsipan, menyiapkan

bahan dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip serta melaksanakan promosi dan pameran

kearsipan;

l. Menyiapkan bahan dan menghimpun serta mengunggah data informasi kearsipan kedalam system

informasi kearsipan;

m. Menyiapkan bahan dan mengelola perangkat teknologi kearsipan;

32

n. Menyiapkan bahan dan menyediakan akses dan layanan informasi kearsipan melalui website dinas;

o. Meyiapkan bahan dan melaksanakan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan SIKD dan

JIKD sebagai simpul jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional;

p. Menyiapkan bahan dan melaksanakan perencanaan, bimbingan dan konsultasi penyelenggaraan

kearsipan pada perangkat daerah, perusahaan, organisasi, kemasyarakatan/ organisasi politik,

lembaga pendidikan, desa dan masyarakat;

q. Menyiapkan bahan dan melaksanakan sosialisasi dan penyuluhan kearsipan pada perangkat daerah

perusahaan, organisasi kemasyarakatan / organisasi politik, lembaga pendidikan, desa dan

masyarakat;

r. Mengarahkan dan mengendalikan staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas;

s. Menyelia kegiatan staf di lingkungan seksi untuk mengetahui kesesuaiannya dengan rencana kerja;

t. Mengkaji hasil evaluasi dan pelaporan kegiatan sebagai bahan penyusunan rencana kerja dinas;

u. Mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian sasaran kerja pegawai (SKP) untuk

mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tidak lanjut;

v. Mengevaluasi hasil kerja bawahan;

w. Memberikan sasaran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya;

x. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan, seuai dengan bidang

tugasnya;

y. Menyusun dan menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas;

z. Melaporkan pelaksanaan tugas secara lisan, tertulis berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan.

33

JABATAN FUNGSIONAL UMUM

1. Nama Jabatan Pengadministrasi Barang/Pengurus Barang

Ikhtisar Jabatan :

Merencanakan, mencatat, menyiapkan, mengevaluasi dan membuat laporan barang inventaris Barang

Milik Daerah.

Uraian Tugas:

a. Menyusun rencana kebutuhan barang milik daerah (RKBMD) dan rencana kebutuhan pemeliharaan barang milik daerah (RKPBMD) sesuai dengan aturan yang berlaku untuk mengakomodir kebutuhan unit-unit kerja di lingkungan BAPAPSI Kabupaten Bandung;

b. Mencatat seluruh barang milik daerah yang berada dilingkungan BAPAPSI Kabupaten Bandung yang

berasal dari APBD maupun perolehan lain yang sah ke dalam Kartu Inventaris Barang (KIB), Kartu Inventaris Ruangan (KIR), Buku Inventaris (BI) dan Buku Induk Inventaris (BII) sesuai kodefikasi dan penggolongan barang milik daerah agar didapat data BMD yang valid;

c. Melakukanrekonsiliasi data BMD sesuaidenganperaturan yang berlakuuntukmensinkronisasikan data asset daerah;

d. Melakukan pencatatan barang milik daerah yang dipelihara/diperbaiki ke dalam kartu pemeliharaan

sesuai dengan peraturan yang berlaku agar barang milik daerah terpelihara dengan baik;

e. Menyiapkan Laporan Barang Pengguna Sementara (LPBS) dan Laporan Barang Pengguna Tahunan (LBPT) serta Laporan Inventarisasi 5 (Lima) tahunan yang berada di BAPAPSI kepada Pengelola Barang (Sekda) sesuai dengan Peraturan yang berlaku sebagai bahan pertanggungjawaban pekerjaan pengadministrasian barang;

f. Menyiapkan usulan penghapusan barang milik daerah yang rusak atau tidak dipergunakan lagi

berdasarkan Peraturan yang berlaku agar barang rusak berat bisa disusutkan sehingga catatan dalam kartu inventaris dapat tertata dengan baik.

g. Mengkonsultasikan kendala yang terjadi dalam proses pengurusan barang dengan pejabat yang

berwenang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar proses pengurusan barangberjalanlancar.

h. Menyusun Draft Keputusan Kepala BAPAPSI Kabupaten Bandung tentang Penunjukan Pemegang

Kendaraan Dinas/Operasional dan Penunjukan Pemegang Laptop dan Barang Eelektronik Lainnya sesuai dengan Peraturan agar Daftar Pemegang BMD tertata dengan baik.

i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan dapat berjalan lancar.

34

2. Nama Jabatan : Administrasi Persuratan Umum

Ikhtisar Jabatan :

Melaksanakan tugas menerima,mencatat,menyimpan surat masuk dan keluar serta Dokumen lainnya

sesuai dengan Keputusan Bupati Bandung Nomor : 03 Tahun 2003 Lampiran 7 Tentang tata kearsipan

Pemerintah Kab Bandung,agar pelakasanaan pengadministrasian Persuratan di lingkungan Pemerintah

Kabupaten Bandung berjalan lancar

Uraian Tugas :

a. Menerima,mencatat dan menyortir surat masuk sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku

agar memudahkan pencarian ;

Tahapan 1) Menerima dan memeriksa surat,alamat pengirim dan tujuan 2) Menyortir Surat menurut jenis dan sifatnya 3) Mencatat surat masuk ke dalamdaftar pengendal 4) Menscan/mengentry data surat masuk ke dalam komputer yang akan didistribusikan ke Masing-

masing Bidang melalui IT

b. Memberi lembar pengantar pada surat masuk sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku

agar memudahkan pengendalian;

1) Mencatat surat masuk ke dalam kartu kendali

2) Mencatat indek Naskah Dinas ke dalam kartu Disposisi

3) Menyampaikan Surat masuk dan 2 lembar Kartu Disposisi yang sudah di paraf oleh Subbag Umum

Kepegawaian dan Sekretaris untuk di disposisi oleh Pimpinan

c. Mengelompokan surat masuk atau dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai dengan prosedur dan

ketentuan agar memudahkan pendistribusian;

1) Mempelajari suarat masuk/Disposisi Pimpinan

2) Mengelompokan surat masuk atau Dokumen menurut jenis dan sipatnya

3) Menginpentarisir dan mendata surat masuk Rahasia dan Pribadi

4) Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi pimpinan

d. Mendokumentasikan surat masuk sesuai dengan prosedur dan ketentuan agar tertib Administrasi;

1) Memilah Arsip-arsip/Dokumen/surat masuk

2) Menyiapkan Maf folder,Otner,box arsip,filing cabinet dan |rak arsip

3) Menyimpan dan menata arsip surat masuk dalam filing cabinet

4) Menyimpan arsip surat masuk Dinamis aktif ke dalam box arsip

e. Menerima mencatat dan menyortir surat keluar sesuai dengan prosedur dan ketentuan agar

memudahkan pencarian.

1) Menerima dan memeriksa surat keluar dari pengolah

2) Menyortir surat keluar menurut jenis dan sipatnya

3) Mencatat surat keluar ke dalam daftar pengendali

35

f. Memberi lembar pengantar surat keluar sesuai dengan prosedur dan ketentuan untuk memudahkan

pengendalian;

1) Mencatat surat keluar ke dalam kartu kendali

2) Menyampaikan surat keluar kepada pimpinan untuk ditandangani setelah difarap oleh pengolah

dan sekretaris

3) Memberi nomor surat keluar dan membubuhkan cap/stempel yang telah ditandatngani oleh

pimpinan

g. Mengelompokan surat keluar,dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai dengan prosedur dan

ketentuan agar memudahkan pendistribusian

1) Mempelajari surat keluar dari pengolah

2) Mengelompokan surat keluar atau dokumen menurut jenis dan sifatnya

3) Menginpentarisir dan mendata surat keluar,Dinas,Rahasia dan pribadi

4) Mendistribusikan surat keluar sesuai dengan tujuan

h. Mendokumentasikan surat keluar sesuai prosedur dan ketentuan

1) Memilah Arsip-arsip/Dokumen/surat keluar

2) Menyiapkan Maf Folder,Otner,Box Arsip,Filling cabinet dan rak arsip

3) Menyimpan dan menata arsip surat keluar dalam filling cabinet

4) Menyimpan arsip surat keluar Dinamis aktif ke dalam box arsip

i. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas secara tertulis dan lisan kepada atasan/pimpinan sesuai

dengan prosedur sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban;

1) Membuat konsep laporan hasil pelaksaan tugas

2) Mengkonsultasikan Konsep dengan pimpinan

3) Membuat laporan pelaksanaan tugas bulanan dan tahunan

j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan dapat berjalan lancar.

1) Mempelajari tugas

2) Menjalankan tugas

3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

36

3. Nama Jabatan : Pengelola administrasi Kepegawaian

Ikhtisar Jabatan :

Menghimpun, mengklasifikasi data pegawai dan memproses usulan pegawai, merekap laporan absensi pegawai agar dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan peraturan yang ditetapkan

Uraian Tugas :

a. Mengelola data kepegawaian Tahapan : 1. Menyusun arsip data-data kepegawaian masing-masing pegawai 2. Menyusun daftar urut kepangkatan pegawai 3. Membuat dan meng update data base pegawai 4. Membuat buku induk pegawai

b. Menyusun formasi pegawai sesuai dengan petunjuk atasan Tahapan :

- Menyusun dan mengevaluasi Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja masing-masing pegawai

c. Menyiapkan, menghimpun dan merekap daftar hadir pegawai sesuai dengan aturan telah ditetapkan untuk mengetahui

kehadiran tiap pegawaiTahapan : 1. Menyiapkan blanko daftar hadir pegawai 2. Merekap daftar hadir pegawai 3. Membuat laporan kehadiran pegawai

d. Memproses kartu pegawai, karis, karsu, askes pegawai Tahapan :

a. Mengumpulkan kelengkapan administrasi pegawai yang mengajukan kartu pegawai, karis, karsu, askes pegawai b. Membuat laporan pegawai yang mengajukan kartu pegawai, karis, karsu, askes pegawai

e. Melaksanakan administrasi penilaian kinerja pegawai Tahapan : - Membuat DP3 pegawai

f. Memproses dan mengadministrasikan surat ijin cuti pegawai sebagai hak para pegawai berdasarkan pedoman kepegawaian untuk ketertiban administrasi surat ijin cuti Tahapan :

1. Membuat buku cuti pegawai untuk mengendalikan pengambilan cuti pegawai 2. Menyiapkan surat cuti

g. Melaksanakan administrasi pegawai yang akan mengalami kenaikan gaji berkala Tahapan : 1. Mengumpulkan kelengkapan administrasi dan persyaratan untuk kenaikan gaji berkala 2. Membuat laporan pegawai yang akan naik gaji berkala

h. Melaksanakan administrasi kenaikan pangkat pegawai Tahapan :

1. Mengumpulkan kelengkapan administrasi dan persyaratan untuk kenaikan pangkat 2. Membuat laporan pegawai yang akan naik pangkat

i. Melaksanakan administrasi mutasi pegawai Tahapan :

37

1. Mengumpulkan kelengkapan administrasi mutasi pegawai 2. Membuat laporan pegawai yang mengalami mutasi

j. Melaksanakan administrasi promosi pegawai Tahapan :

1. Mengumpulkan kelengkapan administrasi pegawai yang mengalami promosi 2. Membuat laporan pegawai yang mengalami promosi

k. Melaksanakan administrasi pensiun Tahapan :

1. Mengumpulkan kelengkapan administrasi pegawai yang akan memasuki masa pensiun 2. Membuat buku penjagaan pensiun pegawai 3. Membuat laporan pegawai yang akan memasuki masa pensiun

l. Melaksanakan administrasi dan menghimpun LP2P dan LHKPN Tahapan :

1. Menyiapkan blanko isian LP2P bagi PNS Gol. III ke atas 2. Menghimpun dan menyusun laporan LP2P 3. Meneliti laporan LP2P 4. Mengirimkan laporan LP2P

m. Melaksanakan administrasi tenaga kontrak Tahapan :

1. Menyiapkan data tenaga kontrak 2. Mengetik surat perjanjian kontrak semua tenaga kontrak 3. Mengadministrasi perjanjian kontrak

n. Melaksanakan Administrasi Pengajuan Angka Kredit Pegawai Fungsional Tertentu

1. Menghimpun Usulan Kenaikan Pangkat Pegawai Fungsional tertentu 2. Mencatat Usulan 3. Distribusi dokumen usulan PAK kepada T im Penilai 4. Rekap hasil penilaian angka kredit 5. Pengajuan penetapan angka kredit

o. Melaksanakan administrasi dan analisis kebutuhan diklat pegawai 1. Mendata kebutuhan diklat pegawai 2. Membuat laporan kebutuhan diklat pegawai 3. Memfasilitasi Pegawai yang akan mengikuti kegiatan Diklat 4. Menyusun laporan pegawai yang telah selesai melaksanakan diklat

38

4. Nama Jabatan : Administrasi Umum

Ikhtisar Jabatan :

Merencanakan, mencatat, menyiapkan, mengevaluasi dan membuat laporan Administrasi Umum..

Uraian Tugas:

Membuat rencana kerja bagian umum dan perlengkapan per semester

Fungsi :

a. Mengadakan koordinasi dengan Kaur Bag. Umum; b. Membuat Rencana Kerja dengan persetujuan Atasan langsung c. Menghimpun, menelaah, menginformasikan dan d. menggandakan serta menyebarluaskan peraturan di bidang Kepegawaian e. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan f. dengan Kepegawaian dan Tata laksana. g. Mengkoordinir perbanyakan, pengiriman dan pengarsipan agar sirkulasi surat tersebut tepat waktu tepat

sasaran dan tertib dalam pengarsipan. h. Menghimpun peraturan perundang-undangan. i. Mempelajari dan menginformasikan ke Kaur-Kaur Supaya semua tugas-tugas pekerjaan yang

dilaksanakan. sesuai dengan peraturan perundang dan menaati serta melaksanakannya j. Membantu tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung.

4. Nama Jabatan Penyimpan Barang

Ikhtisar Jabatan :

Menerima, menyimpan, menyalurkan Barang Milik Daerah serta meneliti dan menghimpun

dokumen pengadaan.

Uraian Tugas:

a. Menerima, menyimpan dan menyalurkan Barang Milik Daerah;

b. Meneliti dan menghimpun dokumen pengadaan barang yang diterima c. Meneliti jumlah dan kualitas barang yang diterima sesuai dengan dokumen pengadaan; d. Mencatat Barang Milik Daerah yang diterima ke dalam buku/kartu barang ;

e. Mengamankan Barang Milik Daerah yang ada dalam persediaan; f. Membuat laporan penerimaan, penyaluran dan stock/persediaan Barang Milik Daerah Kepala

OPD.

g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan dapat berjalan lancar.

39

5. Nama Jabatan : Penata Laporan Keuangan

Ringkasan Tugas dan Jabatan

Melaksanakan Pengelolaan Data dan Informasi Transaksi Keuangan dilingkungan Unit Kerja berdasarkan ketentuan yang berlaku sesuai arahan pimpinan sebagai bahan pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah

tangga unit kerja.

Uraian Tugas :

a. Mengolah Dokumen Pendukung Transaksi Keuangan dalam Penerbitan SPM. b. Menelaah/Menguji Dokumen Pengajuan Transaksi Keuangan dalam rangka memastikan kesesuaian

dan ketetapan isi dokumen pengajuan transaksi. c. Menyusun Draft Laporan Pajak belanja jasa dan barang berdasarkandokumen pertanggungjawaban

dalam rangka penyiapan pertanggungjawaban periodik. d. Menyusun Draft Laporan realisasi Anggaran berdasarkan dokumen pertanggungjawaban dalam rangka

penyiapan bahan pertanggunjawaban periodik. e. Menyusun Draft Laporan rekonsiliasi internal SAP berdasarkan data keuangan dan data pengelolaan

barang dalam rangka penyusunan laporan. f. Menyusun Draft Laporan rekonsiliasi lintas sector dalam rangka penyiapan bahan pertanggungjawaban

keuangan. g. Menyusun Draft catatan atas laporan keuangan (CALK) berdasarkan hasil verifikasi laporan keuangan

dan dokumen keuangan sebagai pertanggungjawaban laporan keuangan periodic semesteran. h. Menyusun Draft laporan keuangan dalam rangka penyiapan bahan pertanggungjawaban unit kerja. i. Menyusun Draft laporan Kegiatan

j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik secara tertulis maupun lisan.

9. NamaJabatan : Penyusun Rencana Anggaran dan Program

Ikhtisar Jabatan :

Merencanakankegiatan sub bagianpenyusunan program, membagitugas, membimbingbawahan,

menyusunkonsepperencanaan, pelaporandanevaluasikegiatandananggaranbadan,

melaksanakantugaskedinasan lain sertamenyusunlaporansesuaidenganprosedur.danketentuan yang

berlakuuntukkelancaranpelaksanaantugas.

Uraian Tugas:

a. Entry Renja SKPD b. Entry Renja Perubahan SKPD c. Entry Rancangan RKA

- Belanja T idak Langsung (Bahan dari DPPK) - Belanja Langsung (Bahan dari Sekretariat dan Bidang-Bidang yang telah diverifikasi oleh Subbag

Penyusunan Program d. Entry revisi rancangan RKA hasil asistensi dengan TAPD e. Entry revisi rancangan RKA hasil pembahasan dengan Komisi dari DPRD f. Entry revisi rancangan RKA hasil penyelarasan dengan Bangar DPRD g. Entry anggaran kas h. Print out DPA (Final) i. Entry rancangan RKA-Perubahan

- Belanja T idak Langsung (Bahan dari DPPK)

40

- Belanja Langsung (Bahan dari Sekretariat dan Bidang-Bidang yang telah diverifikasi oleh Subbag Penyusunan Program

j. Entry revisi rancangan RKA-Perubahan hasil asistensi dengan TAPD k. Entry revisi rancangan RKA-Perubahan hasil pembahasan dengan Komisi dari DPRD l. Entry revisi rancangan RKA-Perubahan hasil penyelarasan dengan Bangar DPRD m. Entry anggaran kas perubahan n. Print out DPA-Perubahan (Final) o. Pengumpulan data dari Sekretariat dan Bidang-Bidang p. Entry ke Aplikasi SiRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan) q. Di-publish (diumumkan) r. Hasilnya dapat dilihat pada Aplikasi sirup.lkpp.go.id , pilih Kab. Bandung.

10. Nama Jabatan : BendaharaPengeluaran

IKHTISAR JABATAN :

Jabatan ini merupakan jabatan teknis yang bertugas mengelola serta

mengkonsultasikanmasalahkeuangandananggarandenganpejabatobjekkerjasesuaiprosedurdanketentuan

yang berlakuuntukkelancaranpelaksanaantugas.

URAIAN TUGAS :

1. Mengelolauang/suratberharga/barangsesuaidenganketentuan yang

berlakuuntukuntukbahanpertanggungjawaban;

1. TerimaUangPersediaanmelaluiRekening Bank OPD

2. PenandatangananCeq.GiroantaraBendaharaPengeluarandanPenggunaAnggaran

3. Pencairan Dana dari Bank

4. Menerima Nota DinasdariBidang yang telahdidisposisiolehPenggunaAnggarandan

Perintahbayar yang diketahuiolehKasubbagKeuangan.

5. Transfer keBidang – bidangsesuaidengancash budget-nyamasing – masing

2. Mengajukansuratpermintaanpembayaranke DPPK

berdasarkansuratperintahuntukmenguruskeuangan;

1. Menghintung Total Anggaran OPD untukBelanjaLangsung

2. MengklasifikasiAnggaran yang akandirealisasikanmelalui GU atau LS

3. MenghitungCash Budget perbulan

4. Menetapkanhasilperhitungan no.3 sebagaidasarpenetapan UP

3. Mengurussuratperintahmembayarberdasarkanprosedur yang berlakuuntukpenerimaanuang;

1. Setelah UP diterima, ditransferkebidang – bidangsesuaidengan Nota DinasPencairan yang

TelahdidisposisikanPenggunaAnggarandanPerintah Bayar

2. BP Berkewajibanmenagih : SPJ, BKU &LaporanPertanggungjawabandari BPP

3. MengecekPenerimaanPajak

41

4. MengecekPenyetoranPajak

5. MengecekPengembalianPanjar

6. MencatatPengembalianPanjar di BKU dandibuktikwitansipenerimaanpengembalianpanjar

Yang diserahkankepada BPP

4. Melakukanpembayaranatastagihan-tagihan berdasarkan surat dinas untuk kelancaran pelaksanaan

tugas;

1. Menerima Nota DinasPencairan yang telahdidisposisi&mendapatPerintah Bayar

2. MengecekAnggaran yang tersediaatastagihan yang diterima

3. Membayartagihansesuaidengan yang diminta

4. MencatatatasPembayaranTagihan.

5. Melayanipermintaanuangmukaberdasarkansuratperintahuntukkelancaranpelaksanaantugas;

1. Menerima Perintah Bayar untu kkegiatan Perjalanan Dinas

2. Mencatat, menyusun penerimaan dan pengeluaran uang di dalam formulir daftar penerimaan

dan pengeluaran yang telah ditetapkan sesuai prosedur yang

berlakuuntukbahanlampiranlaporan;

3. Membuatlaporanmengenaipermintaan, pengeluaran dan keadaan kas berdasarkan penerimaan

dan pengeluaran sebagai bahan pertanggungjawaban;

4. Melaksanakantugaskedinasanlain yang diperintahkanolehpimpinanbaiktertulismaupunlisan.

URAIAN TUGAS SEKRETARIAT DINAS … · pelayanan kesekretariatan dapat optimal; p. Mengevaluasi...

Documents

Transcript of URAIAN TUGAS SEKRETARIAT DINAS … · pelayanan kesekretariatan dapat optimal; p. Mengevaluasi...