URAIAN TUGAS DAN STANDAR -...

URAIAN TUGAS

DAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)

SUB. BAGIAN

UMUM DAN BMN

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS JAMBI

TAHUN 2014

BAGIANUMUMDAN BMN

A. URAIANTUGAS

FAK.

PERTANIAN

UNJA

URAIAN TUGAS KASUBAG UMUM DAN BMN

Ir. Suaji

No.Dokumen

NoRevisi

-

Halaman

½

Tanggal terbit

1 September 2015

Ditetapkan oleh Dekan Faperta Unja,

Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS

NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN

KasubagUmumdanBMNFakultas Pertanian Universitas Jambi

TUGASPOKOK

Menyusun rencana, membagi tugas, memberi petunjuk dan

menilai pelaksanaan kegiatan bawahan di lingkungan sub bagian

umum dan BMNsertamelaksanakan urusanpersuratan, kerumahtanggaan

dan

perlengakapanfakultas,berdasarkanketentuanyangberlakudemikelancara

npelaksanaantugas.

WEWENANG

1. Menegurbawahanyanglalaimelaksanakantugas.

2. Menentukanprioritasperkerjaan

3. MemberinilaiDP3bawahan.

4. Memarafsuratdandokumendinassesuaiketentuan. 5. Menolakhasilkerjabawahanyangtidakrelevan.

6. Memintapetunjukatasan.

7. Menyetujuiizin cutibawahan.

TANGGUNGJAWAB

1. Kebenarandanketepatanrencanadanprogramkerjasubbagian.

2. Keserasiandanketerpaduanhubungan kerja. 3. Kebenarandanketepatanbahankerja.

4. Kebenarandanketepatanhasilkerja.

5. PendayagunaanATKdanAPK.

6. Kelancarandanketepatanpelaksanaantugas.

7. Kedisiplinanbawahan. 8. Kerahasiaansurat,dokumen,datadaninformasi.

9. Kebenaranlaporanpelaksanaantugas.

URAIANTUGAS

1. Menyusunprogramkerjatahunansub.Bagiandanmempersiapkan

penyusunanprogramkerjatahunansubbagian.

2. Melaksanakanurusansurat-surat,pengetikandanpengadaanekpedisi,

pengirimandankearsipan.

3. Memeliharakebersihan,keindahandankeamananruangkantor,

halaman,rungakuliah/labsertafasilitasumumlainnya.

4. Melaksanakanurusantamupimpinan,upacaradanpertemuanresmi

lainnyadanperjalanandinas.

5.

Melaksanakanurusanadministrasihubunganmasyarakatdankerjasamaden

gan pihaklainnya.

6. Menyusunrencanapengadaanbarangperlengkapan.

7. Melakukaninventarisasidanmempersiapkanpenghapusanbarang

milik negara.

8. Melakukanpenyimpanan,pendistribusiandanperawatanbarang-barang

perlengkapan. KUALIFIKASI

JABATAN

Pangkat/Golongan: III/c

PendidikanFormal: SarjanaS.1

BidangUmumdanBMNmempunyai

kemampuanmanajerial.

HUBUNGANKERJA

1. Hubungankerjaantarasubbagian/jurusan.

2. Kabag.Tata Usaha

3. Wakil DekanBidang Umum, Perencanaan dan Keuangan. 4. Hubungankerjasamadenganunitlainnya.

1. Uraian Tugas Petugas Gudang

FAK.

PERTANIAN

UNJA

URAIANTUGAS PELAKSANAGUDANG

Nama Petugas No.Dokumen

No.Revisi

Tgl.

-

Halaman

1/1

Tanggal terbit

1 September 2015

Ditetapkan oleh Dekan Faperta Unja,


NIP.19560512 198403 1 004

NAMAJABATAN PetugasGudangFakultas Pertanian Universitas Jambi

TUGASPOKOK

Melaksanakanpencatatanbarangdi gudangdenganbaikdanbenar

TANGGUNGJAWAB Dalammelaksanakantugaspengelolaanperlengkapan,bertanggungjawabkepada KasubagUmumdanBMN

URAIANTUGAS

1. Menerima,menyimpandanmenatabarangdi gudangATK/RT

2. Mencatat dalam kartu stok gudang setiap barang yang masuk dankeluar.

3. Memasukandatasetiapbarangmasukdankeluarkedalamkomputer

4. Menyiapkan barang yang akan dikeluarkan berdasarkan blangko

pengeluaran barangyangtelah/disetujuiditandatangani olehKasubag

Umum dan BMN

5. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan, pemeliharaan dan

penyerahanbarangdigudangperlengkapan

6. Melaporkanbilaadakehilanganatau kerusakanbarang

7. Menyampaikan laporan setiap bulan kepada atasan

7. Melaksanakantugaslainyangdiberikanolehatasan.

TUJUAN

TerpenuhinyakebutuhanakanbarangATK,RTdanKebutuhanFakultas.

2. Uraian Tugas Pengadministrasi Barang

FAK.

PERTANIAN

UNJA

URAIANTUGAS PELAKSANAPEMEGANG BARANG

Nama Petugas No.Dokumen No.Revisi -

Halaman

1/1

TanggalTerbit

1 September 2015

DITETAPKANOLEHDEKANFP - UNJA


NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN

Pengadministrasi BarangFakultas Pertanian Universitas Jambi

TUGASPOKOK

Terlaksananya pencatatanbarangdenganbaikdanbenardiFAKULTAS

PERTANIANUniversitas Jambi

TANGGUNGJAWAB DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubagUmumdan BNM

URAIANTUGAS

1.

Membuatperencanaanpembelian/pengadaanbarangberupaATK,RT,cetak

an danalat-alatlistrik

2. Menerima, mencatatdalam suatu buku setiap barang yang telah

dibeli/diadakansesuatuperaturanyangberlaku.

3. Membuat beritaacara serah terima barang dan diserahkan kepada

pengelolabaranginventaris.

4. Membuatrekappenerimaan,pengeluaranbarangsetiapbulan 5. Membuatlaporanbulanan,triwulandantahunankepadaatasan.

6. Bertanggungjawabterhadappengelolaan,pengurusanbarangdigudang

perlengkapanbarang.

7. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan, pemeliharaan dan

penyerahanbarangdigudangperlengkapanbarang.

8. Melaksanakantugaslainyangdiberikanatasan TUJUAN

TertatanyaadministrasibarangATK,RT,cetakan,listrikdankebutuhan

Fakultasdenganbaik.

3. Uraian Tugas Pengelola Inventaris Barang

FAK.

PERTANIAN

UNJA

URAIANTUGAS PENGELOLAINVENTARISBARANG

Nama Petugas NOMORDOKUMEN

NOMORREVI

SI

-

HALAMAN

1/1

Tanggal terbit

1 September 2015

DITETAPKANOLEHDEKANFP - UNJA


NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN

PengelolaInventarisBarangFakultas Pertanian Universitas Jambi

TUGASPOKOK

Melaksanakanpengelolaanbaranginventarissecarabaikdanbenar

TANGGUNGJAWAB DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubagUmumdan BMN

URAIANTUGAS

1. Melaksanakanpencatatanadministrasibaranginventaris

2. Melaksanakanpemberiankodefikasi

3. MenerbitkandanmemasangDaftarInventarisRuangan

4. Membuatlaporanmutasibarang.

5. Membuatlaporanpengadaanbaranginventarissecaraberkala(per

triwulan)

6. Mengawasisegalajenisperbaikan/pemeliharaanbaranginventaris 7. Mengusulkanpenghapusanbarang

8. Melaksanakantugaslainyangdiberikanolehatasan

TUJUAN

Terciptanyaadministrasipengelolaanbaranginventarissecaratertib di

lingkunganFakultas Pertanian Universitas Jambi

4. Uraian Tugas Pendistribusi Surat

FAK.

PERTANIAN

UNJA

URAIANTUGAS TATAUSAHA

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

Tanggal terbit

1 September 2015

DITETAPKANOLEHDEKANFP-UNJA

Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS.

NIP: 19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN

Petugas Pendistribusi SuratFakultas Pertanian Universitas Jambi

TUGASPOKOK

Menyelenggarakanadministrasisurat menyuratdan ketatalaksanaandi

lingkunganFakultas Pertanian Universitas Jambi

TANGGUNGJAWAB

DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubag.Umumda

nBMN

URAIANTUGAS

1. Menerima surat/dokumen masuk dan keluar, baik internal

maupuneksternalyangakandidisposisidanditandatanganioleh

Dekan danWakil Dekan

2. Memberikan surat yang telah ditandatangani Dekan dan

Wakil DekankeSubBagian 3. Memberikan surat yang telah didisposisi pimpinan kepada

KepalaTataUsaha

4. Mencatat/menyimpan dan mengarsipkan surat keluar dari

FAKULTAS PERTANIAN

5. Mengontrolprosessuratmasukdankeluar 6. MelayanikebutuhanuntukrapatPimpinan

7. Menerima dan memproses Surat Perintah Perjalanan Dinas

(SPWADEK) dan mencatat dalam buku

Pegawaiyangbertugasmembantu pimpinan / tugas kedinasan

yang memakaikendaraan.SPPJ

8. Mengaturpemakaiantelepon &fax 9. MelaksanakantugaslainyangdiberikanPimpinan

10.Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasansebagai

pertanggungjawaban.

TUJUAN

Terciptanyapenyelenggaraanadministrasisuratmenyuratdan

ketatalaksanaanyangbaikdantepatwaktu

5. Uraian Tugas Caraka

FAK.

PERTANIAN

UNJA

URAIANTUGAS Pelaksana Tata Usaha

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

Tanggal terbit

1 September 2015


Dr. Ir. H. Saad Murdy, MS.

NIP: 19560512 198403 1 004

NAMAJABATAN

PelaksanaTataUsahaFakultas Pertanian Universitas Jambi

TUGASPOKOK

MelaksanakanprosesadministrasisuratmenyuratdiFAKULTAS PERTANIAN

Universitas Jambi

TANGGUNGJAWAB

DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubagUmumdanUmu

m

URAIANTUGAS

1. Melaksanakanpengirimansuratdanmencatatnyadalambuku

ekspedisi

2. Melaksanakanpendistribusiansurat-suratsesuaidengandisposisi

3. Melaksanakanfotokopidinas

4. Menjagakebersihandan kerapianruangDekan,Wakil DekanI, Wakil

DekanII,Wakil DekanII,Ruang TataUsahadanruangRapat Senat.

5.

Menjagakeamanan/menguncidanmembukaruangTataUsahadanr

uangsidang

6. Melaksanakantugaslainyangditugaskanpimpinan

7. Melaporkanpelaksanaantugaskepadaatasansebagaipertanggung

jawaban.

TUJUAN

Terciptanyapelayananadministrasiyangbaikdantertibdilingkungan

Fakultas Pertanian Universitas Jambi

6. Uraian Tugas Agenda Surat

FAK.

PERTANIAN

UNJAJAMBI

URAIANTUGAS AGENDASURAT

NOMORDOKUMEN

NOMORREVI

SI

-

HALAMAN

1/1

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN

AgendaSuratFakultas Pertanian Universitas Jambi

TUGASPOKOK

MenyelenggarakanpengagendaansuratmasukdankeluardiFakultas

TeknikUniversitas Jambi.

TANGGUNGJAWAB

DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubagUmumdanB

MN.

URAIANTUGAS

1.

Menerimasuratmasukdankeluarkemudiandicatatkanpa

dabuku agendabaikinternalmaupuneksternal

2. Memberikanlembarandisposisipadasuratmasuk 3. Mencatatdan memberinomor agendapadasuratmasukdan

keluarbaikinternal maupuneksternal

4. Menataarsip suratmasukdankeluar.

5. Menuliskanalamatdantujuanuntuksuratkeluarkemudian

mencatatpadabuku ekspedisi

6. Melaksanakantugaslainyangdiberikanatasandalamrangka

pelaksanaantugas. TUJUAN

Terlaksananyatertibpengagendaansurat

7. Uraian Tugas Pengawas Kebersihan dan Keamanan

FAK.

PERTANIAN

UNJA

URAIANTUGAS RUMAHTANGGA

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALA

MAN

1

/

1

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN

Pengawas Kebersihan dan Keamanani

TUGASPOKOK

MelaksanakanPengawasan Kebersihan dan Keamanan

TANGGUNGJAWAB

Dalammelaksanakantugasbertanggungjawab kepadaKasubagUmumdan

BMN

URAIANTUGAS

1. MengawasipelaksanaanpekerjaanCleaningService

2. Mengawasipelaksanaanpiketsiang/malam 3. Mengawasipelaksanaanpekerjaanpetugaskebun/taman

4.

Bertanggungjawabatasketertiban/keamanandankebersihan

di lingkunganFakultas Pertanian Universitas Jambi

5.

Bertanggungjawabatasberfungsinyafasilitaskerja

di lingkunganFakultas Pertanian Universitas

Jambi 6. BertanggungjawabataspemakaianOHPdanWireless 7. Membantukesulitan-

kesulitanteknisdariparaanggotayang

menjaditanggungjawabnya.

8. Melaksanakantugaslainyangditugaskanpimpinan

9. Melaporkanhasilpekerjaanpadaatasan TUJUAN

Terciptanyakeamanan,ketertiban,kebersihandanberfungsinyafasilit

askerja di lingkunganFAKULTAS PERTANIAN.

8. Uraian Tugas Petugas Taman

FAK.

PERTANIAN

UNJA

URAIANTUGAS PETUGASKEBUN

NOMORDOKUMEN

NOMORREVIS

I

-

HALAMAN

1/1

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004 NAMAJABATAN

PetugasTamanFakultas Pertanian Universitas Jambi

TUGASPOKOK

Menjaga kebersihan dan merawat tanaman dilingkungan Fakultas

PertanianUniversitas Jambi.

TANGGUNGJAWAB

DalammelaksanakantugasbertanggungjawabkepadaKasubagUmumdanPe

rlengkapan,melaluiKaurRumah Tangga.

URAIANTUGAS

1. Bertanggungjawabataskebersihanhalaman/rumput

2. Memeliharakeindahantamandantanamandalampot

3. Memberipupuk tanamansecaraberkala

4. Menjalankantugaslainyangdiberikanpimpinan

TUJUAN

TerciptanyakebersihandankeindahandilingkunganFAKULTAS

PERTANIANUniversitas Jambi.

B.KEGIATAN

1. SOP PengadaanUntukBarang/ Jasa

FAK.

PERTANIAN

UNJA

URAIANTUGAS PENGADAANUNTUKBARANG/JASA

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004

PENGERTIAN

Prosespembelian/penggadaanalatbaranginventarisdankeperluan jasa

lainnya untukkeperluanFakultas Pertanian Universitas Jambi.

TUJUAN

Terlaksananyapengadaanbarang/ alat danjasadiFAKULTAS PERTANIAN

Universitas Jambisecaratertibdanbenar.

KEBIJAKAN

PROSEDUR

1. Bagian/JurusanmengusulkankeWakil Dekan Bidang Umum,

Perencanaan dan Kepegawaian;

2. Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanaan dan Kepegawaianmendisposisikan kepada Kepala Tata Usaha untuk

diusulkan dalam perencanaan Fakultas Pertanian Universitas

JambiJambi,untuktahun berikutnya;

3. KepalaTataUsahamelaluiKasubagUmum dan BMN mencariinformasitentangspesifikasibarangdanhargaantara lain

penawaranyangpernahdiajukanolehcalon rekanan; 4. KasubagU m u m d a n B M N memberitahukaninformasi

tentangspesifikasialatdanhargakepadaW a k i l

Dekandanbagian/bidangyangbersangkutandanmemintapersetujuan

,jikasetuju, maka bagian/bidangtersebutmemaraf/menanda

tanganipada lembaran spesifikasi tersebut dan jika tidak disetujui

maka Kepala TataUsahaberusahauntukmencarikanyanglainnya;

5. Berdasarkan persetujuan ini, Dekan c/q Wakil Dekan Bidang

Umum, Perencanaan dan Kepegawaian memasukkan kedalam

daftar usulan perencanaan Fakultas Pertanian Universitas Jambi.

6. DekanFakultas Pertanian Universitas Jambimembuatsurat

perintahpelaksanaanpembeliankepadaPanitiaPengadaanyang telah

ditunjukberdasarkanSKDekanFakultas Pertanian Universitas

Jambi UNITTERKAIT

Pimpinan/Bagian/SubBagian

2. SOP Permintaan Bahan Habis Pakai dan Praktikum ke Rektorat

FAK.

PERTANIAN

UNJA

URAIANTUGAS Permintaan BahanHabisPakaidanPraktikumkeRektorat

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004

PENGERTIAN

Setiappermintaanbahanoperasionalhabispakai(ATK,RT)danPratikumyan

g dibutuhkanuntukJurusandanFakultasdalamprosesbelajarmengajar.

TUJUAN

Sebagaipedomandalampermintaanbahanhabispakaidanbahan

pratikumuntukkeperluanjurusandan fakultasdalamprosesbelajar

mengajar.

KEBIJAKAN

PROSEDUR

1. Membuat surat permintaan bahan habis pakai dan pratikum per

semesterkepadaKetuaJurusandengantembusankeKepalaLabor

(Kalab);

2. SuratpermintaanhabispakaidanpratikumditujukanpadaDekan

melalui Wakil Bidang Umum, Perencanaan dan Kepegawaian;

3. Dekan mendisposisikanpada Wakil Bidang Umum, Perencanaan dan

Kepegawaian, Kabag TU dan Kasubag.Umum dan

BMNtentangbahan-bahanhabispakaidanpratikumuntuk diseleksi;

4. Daftarpermintaandiseleksi,disesuaikandenganalokasidanayangtersediaberdasarkandariasumsianggarantahunlaluuntukdibahasdalamrapatbersamakajur;

5. Dekan mengundangsemua kajur, Wakil Bidang Umum, Perencanaan

dan Kepegawaian, Kabag Tata Usaha dan Kasubag. Umum dan

BMNuntukmembahas pengusulanbahanhabis pakaidanbahan

pratikum.

6. Hasil keputusan rapat anggaran bahan habis pakai dan bahan

pratikum,dibuatkansuratpermintaankeUniversitas Jambi/Rektorat

7. PihakRektoratmenunjukrekanan

danmembuatSPK(SuratPerintahKerja) berdasarkan

rekomendasidari Fakultas untuk pengadaan bahan-bahan

ATKdanPratikumtersebut. UNITTERKAIT


ALUR PERMINTAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BARANG

FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS JAMBI

Penjelasan:

1. Fakultas mengusulkan kebutuhan ke Universitas, dan diserahkan ke Tim Penerima Barang Fakultas, selanjutkan diserahkan ke Petugas Gudang;

2. Permintaan barang dari unit/sub. Unit ditujukan ke Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanaan dan Keuangan;

3. Untuk menelusuri hasil permohonan dapat diketahui melalui Kasubbag. Umum dan BMN dan penyerahan barang melalui petugas pendistribusian.

BAGIAN PENGADAAN

BARANG UNIVERSITAS

USULAN

KEBUTUHAN

BARANG

TIM PENERIMA BARANG

1. IR. SUAJI 2. SAID ALI FADLI 3. MUHAMMAD TOHA

PENYIMPANAN BARANG

HABIS PAKAI DIGUDANG

PERMINTAAN

BARANG DARI

UNIT/SUB UNIT

PETUGAS

PENDISTRIBUSIAN BARANG

HABIS PAKAI DARI GUDANG

PELAPORAN

STOCK/SISA KE

SUBBAG. UMUM DAN

BMN

STOCH/SISA

PENDISTRIBUSIAN

BARANG HABIS PAKAI

WADEK.BID. UMUM,

KEUANGAN DAN

PERENCANAAN

KASUBBAG. UMUM

DAN BMN

EVALUASI

WADEK, KABAB,KASUBBAB

3. SOP Permintaan dan Pengeluaran Barang Habis Pakai di lingkungan

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR PERMINTAANDANPENGELUARAN

BARANGHABISPAKAIDILINGKUNGANFAKULTAS PERTANIAN

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004

PENGERTIAN

Bahan operasional habis pakai (ATK,RT) dan Pratikum

merupakan bahan-bahankebutuhanuntuk Jurusan dan Fakultas

dalamproses belajar mengajar.

TUJUAN

Sebagaiacuan untuk memenuhi permintaan dan pengeluaran

bahanhabispakai dan pratikumdalamlingkungan FAKULTAS

PERTANIAN. KEBIJAKAN

ManualOrganisasi Fakultas Pertanian Universitas Jambi

PROSEDUR

1. Mengisi dan menandatangani blangko Permintaan Barang

rangkap 2

2. Mengetik danmenanda tangani bahan-bahan yang telah di

disetujui oleh Kasubag Umumdan BMN pada blanko

yangtersedia.

3. Mengeluarkan barang-barang yangdiminta berdasarkan

permitaan yang telah di Acc/disetujui.

4. Membukukan dan memfilekan pada kartu stock dan buku

pembantu lainnya.

5. Mengarsipkan bukti permintan dan pengeluaranbarang.

UNITTERKAIT

Pimpinan/Bagian/Sub Bagian

4. SOP Pendistribusian Barang Inventaris

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR PENDISTRIBUSIANBARANGINVENTARIS

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004

PENGERTIAN

Barang inventaris yang baru diterima dan milik Fakultas Teknik

UNIVERSITAS JAMBIJambibaik yang dibeli atau hadiah untuk

didistribusikankepadayangmembutuhkan/meminta.

TUJUAN

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pendistribusian barang

inventarisyangbarudiadakanolehpanitiapenerimaataubaruditerima untuk

Fakultas Pertanian Universitas Jambi.

KEBIJAKAN

ManualOrganisasi Fakultas Pertanian Universitas Jambi

PROSEDUR

1. Petugasmembuatberitaacarapenyerahanbarangpadaunit

/bagianyangmeminta sesuai Acc pimpinan.

2. Penerima menanda tangani Berita Acara penyerahan

barangdandiketahuiolehKepalaTataUsaha/Wakil Dekan

Bidang Umum, Perencanaan dan Keuangan.

3. Menyerahkan barang dan menambahkannya pada Daftar

Inventaris Ruangan yangbersangkutan.

UNITTERKAIT

Pimpinan/Bagian/Sub Bagian

5. SOP Pemberian Kodefikasi Barang

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR PEMBERIANKODIFIKASIBARANG

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004

PENGERTIAN

Pemberiansimbolatau tandakepadasetiapbaranginventarisFakultas

PertanianUniversitas Jambi.

TUJUAN

untuk mempermudahpenata usahaan, pengawasan dan

pengenalanbarangmilikFakultas Pertanian Universitas Jambi.

KEBIJAKAN

ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi

PROSEDUR

1. Petugaspengelolabaranginventarismengelompokkanbarang

inventarissesuaijenisnya.

2. Pengelola barangmembuat kodifikasi tertentu berdasarkan

barangyang tercatatpadadaftarinduk ruangan.

3. Menempelkankodeyang telah dibuatkepadabaranginventaris.

UNITTERKAIT


6. SOP PeminjamanBarang Inventaris untuk Kepentingan Dinas

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR PEMINJAMANBARANGINVENTARIS UNTUK

KEPENTINGANDINAS

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004

PENGERTIAN

Peminjaman barang Inventaris milik Fakultas Teknik Universitas

Jambiolehbidangataubagian yangdigunakan untuk

kepentingan/keperluanprosesbelajarmengajardan kepentingandinas.

TUJUAN

Agar barang inventaris milik Fakultas Teknik UNIVERSITASJAMBI

Jambitercatatdengantertibdanaman.

KEBIJAKAN


PROSEDUR

1.Bidang/bagianmembuatdanmengajukanpermohonantertulisyang

ditanda tanganiolehketuaJurusan/ StafPengajardimasukkankeKepala

TataUsaha.

2.KepalaTataUsahameneruskankepadaWakil DekanIIuntuk

mendapatpersetujuan.

3.BiladisetujuiakanditeruskanpadaKasubagUmumdanpengelolabarang

inventaris.

4.PengelolaakanmembuatkanSuratPeminjaman.

5.Pengelolabaranginventarisakan menyerahkanbarangtersebutdan

mencatatnyadalambuku peminjaman.

UNITTERKAIT


ALUR PEMINJAMAN FASILITAS FAKULTAS

Penjelasan:

1. Peminjam ruangan bersama, ruangan rapat senat, dan fasilitas lainnya, mengajukan permohonan ke Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanan dan Keuangan;

2. Untuk menelusuri surat permohonan ke Kasubbag. Umum dan BMN.

7. SOP Pembuatan Daftar Inventaris Ruangan

Peminjam

Mahasiswa,

DosenSub. Bagian,

Jurusan/Prodi

Petugas

Catat Identitas:

1. Nama Peminjam 2. Nama barang 3. Tgl/jam 4. Jaminan 5. Penyerahan

Pengembalian

1. Periksa barang 2. Tgl/jam

kembali 3. Pengambilan

jaminan 4. Sanksi

Wadek. Umum, Peren-

canaan dan Keuangan

1. Ruangan Bersama; 2. Ruangan Rapat

Senat; 3.

Peralatan/Fasilitas

Kasubbag Umum

dan BMN

Pelaporan

Ke Kasubbag Umum dan

BMN

Evaluasi

Wadek, Kabag dan

Kasubbag

Pengantian alat/

perbaikan

Pembalian/penamb

ahan

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR PEMBUATANDAFTARINVENTARIS RUANGAN

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004

PENGERTIAN

Pembuatan daftar yang berisi nama barang inventaris yang ada di

ruangantertentu.

TUJUAN

Untukmemantaudanmengetahuikeberadaanbaranginventarisdisuatu

ruangan.

KEBIJAKAN


PROSEDUR

1. Membuat daftar barang inventaris yang ada dengan

mencantumkan : nama barang, kode / nomor inventaris,

banyaknyadankeadaannya.

2. Penanggungjawabruanganmencocokkandanmenandatangani

daftar tersebutdandiketahuiolehKepalaBagianTata Usaha.

3. Barang yang telah tercatat pada kartu tersebut tidak boleh

dipindahkan /ditukar denganruanganlaintanpasepengetahuan

pengelolabaranginventaris.

UNITTERKAIT

Bagian/ SubBagian/ Jurusan/ Laboratorium

8. SOP PerbaikanBarang Inventaris

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR PERBAIKAN BARANGINVENTARIS

NOMORDOKUME

N

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004

PENGERTIAN

Perbaikan barangmilikFakultas Pertanian Universitas Jambiyang

dinyatakanrusak(rusakringan,rusakberat)sehingga

da

pat berfungsilagi.

TUJUAN

Agar baranginventaris Fakultas Teknik UNIVERSITAS

JAMBIJambidapat berfungsidanberdayagunakembali.

KEBIJAKAN


PROSEDUR

1. MembuatlaporantertuliskepadaWakil DekanBidang Umum,

Perencanaan dan Kepegawaian c/qKepalaBagianTata Usaha

diteruskan ke Subbag. Umum dan BMN;

2. Kepala TataUsaha mendisposisikan ke Kasubag Umum dan BMN agar melakukan koordinasi dengan bagian dan

Jurusanuntukmeneliti/memeriksakebenaranlaporanpemakai

barang;

3. KepalaSub. BagianUmumdanBMNmenyampaikanhasil

pemeriksaankepadaWakil DekanBidang Umum,

Perencanaan dan Kepegawaian c/qKepalaTataUsaha,

denganrekomendasi:

a. Rusakdapatdiperbaiki. b. Rusakdapatdiperbaikidenganpenggantiansuku

cadang.

c. Rusakdapatdiperbaikimelaluipihakketiga.

d. Rusaktidak dapatdiperbaiki.

4. Wakil DekanB i d a n g U m u m , P e r e n c a n a a n d a n

K e p e g a w a i a n /KepalaTataUsahadenganberdasarkan pada

rekomendasiinimemutuskanuntukmemperbaikibarangtersebut

. UNITTERKAIT

Bagian/ SubBagian/ Jurusan/ Laboratorium

9.TamuPimpinan

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR PELAYANANTAMUPIMPINAN

NOMORDOKUMEN

NOMORREVIS

I

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN

Seseorangatau kelompok orangeksternalyangakanmenemuipimpinan.

TUJUAN

Sebagaikerangkaacuanpenerapanlangkah-

langkahdalampenerimaantamu pimpinan.

KEBIJAKAN


PROSEDUR

1.

Tamuyanghendakmenemuipimpinanmelaporpadaresepsionis

atau petugas.

2. Petugas menanyakanmaksuddan tujuandanakanmenemuisiapa

3. Tamudiarahkanuntukmengisibuku tamu.

4. PetugasakanmenghubungidanmemberitahuPimpinanyang

dimaksuddantamudipersilahkanuntukmenunggu. UNITTERKAIT

SubBagian

10. SOP SuratMasuk

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR SURATMASUK

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN

Suatuprosespenyampaiansuratmasukbaikinternalmaupuneksternal.

TUJUAN

Sebagaiacuanpenerapanlangkah-langkahalursuratmasukbaikinternal

maupuneksternalsecaratertibdanteratur

KEBIJAKAN


PROSEDUR

1. Agendaris menerima surat masuk dan mencatatnya dalam

bukuagendasertadilampiridengankartukendalidanlembardis

posisi

2. Surat-surat yangsifatnya segera di photo kopi dulu dan

kopiannyadiserahkanpadaKTU.

3. SuratdimasukkankeruangDekanuntukdidisposisi 4. SetelahdidisposisiDekandanWakil Dekanyangterkait, surat

tersebut disampaikankepadaKepalaTataUsaha

5. KTUmendisposisisurattersebutkeSubBagianyangterkait.

6. Suratdiprosesatau disimpandiSubBagian

UNITTERKAIT

Dekan, WADEK / KTU / Jurusan / Sub Bag.

11. SOP SuratKeluar

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR SURATKELUAR

NOMORDOKUME

N

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN

SuatuprosespenyampaianSuratKeluarbaikinternalmaupuneksternal

Fakultas Pertanian Universitas Jambi

TUJUAN

Sebagaibahanacuanpenerapanlangkahlangkahalursuratkeluarbaik

internalmaupuneksternalsecaratertibdanteratur

KEBIJAKAN


PROSEDUR

1. Pengola(Sub

Bagian/Jurusan)menyerahkansuratkepadaKepalaTataUsahauntuk

diparaf.

2. KepalaTataUsahamenyerahkansurattersebutuntukdiparafolehWakil Dekanyangterkait: BidangIolehWakil

DekanIBidangIIolehWakil DekanIIBidangIIIolehWakil DekanIII

3. Dekanmenandatanganisuratyangtelah diparafolehWakil Dekan 4. Agendarismemberinomor surat,memberiamplop,menulisalamat,

mencatatdibukuekspedisidanmengirimsurattersebutkealamatyan

g dituju.

5. Arsipsuratdisimpan: a. 1 lembardifileSuratKeluarAgendaris

b. 1 lembarpadapengolah(SubBagian/Jurusan)

UNITTERKAIT

Dekan, WADEK / KTU / Jurusan / Sub Bagian.

12. SOP PemakaianRuangR a p a t S e n a t

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR PEMAKAIAN RUANGSIDANGDEKANAT

NOMORDOKUM

EN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN

Ruangan Rapat Senat yangberkapasitaslebihkurang75orang

TUJUAN

Sebagaikerangkaacuanpenerapanlangkah-

langkahuntukpemakaian ruangansidang.

KEBIJAKAN


PROSEDUR

1) MengajukanpermohonankepadaWakil DekanBidang

Umum Perencanaan dan Keuanganmelalui

Kasubbag Umum dan BMN yaitu3harisebelumpemakaian.

2)

Mencantumkanjadwalpemakaiandalamsuratpermohon

anyaitu :

a. Hari,tanggaldanjamdilaksanakannyaacara b. Jumlahpeserta c. Alatpenunjangyangdibutuhkan(OHP,Wireless)

3) RumahTangga menyediakanfasilitasyang dibutuhkan.

4)

SetelahselesaiacarapeminjamharusmelaporkepadaRumahta

nggadanmengembalikanalat penunjangyangdipakai.

UNITTERKAIT

WADEKII/ KTU/ SubBagian/

13. KerjaSopirPimpinan

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR KERJASOPIRPIMPINAN

NOMORDOKUMEN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN

Pegawai yangbertugas membantu pimpinan / tugas kedinasan yang

memakaikendaraan. TUJUAN

Sebagaipedomandalammelakukantugas.

KEBIJAKAN

ManualOrganisasiFakultas Pertanian Universitas Jambi.

PROSEDUR

1. MenjemputmobilkerumahPimpinan.

2. Mencek mobilapakahsudahlayakjalanatau tidak

3. Membersihkanmobil.

4. Setelah mobilselesai dibersihkanmaka sopir memberi tahu pimpinanbahwamobiltelah bisadigunakan.

5. SetelahpimpinansampaidikantorsopirmelaporkeKasubag umum.

6. Jikasopiringin memakaikendaraandinasmakaharus melaporkeKasubagUmum dan BMN.

7. Sopir harusselalu berada ditempat sampai pimpinan pulangkantor untukdiantarkembalipulangkerumah.

UNITTERKAIT

Pimpinan/ SubBagian/ Jurusan

14. PemakaianMobilDinasUntukKeperluanDinas

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR PEMAKAIANMOBILDINASUNTUKKEPERLUANDINAS OLEH

UNITLAIN

NOMORDOKUMEN

NOMORRE

VISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004 PENGERTIAN

Saranatransportasiyangberupakendaraanbermotorroda4miliknegara

yang digunakan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas

diFAKULTAS PERTANIAN

TUJUAN

Untukkelancarantugaskedinasan

KEBIJAKAN


PROSEDUR

1. MemberitahukepadaKasubagUmumbahwayangbersangkutan

memerlukanmobiluntukdinas.

2. KasubagumummemberitahukepadapimpinanbahwamobilNo

Polisi…..dipakaiuntukkeperluandinasdenganlokasitujuanjelas

.

3. Setelah

mendapatpersetujuan,Kasubagumummemerintahkansopir

untuksiapberjalan.

4. Setelahselesai,sopirmelaporkembalikepadaKasubagUmum. UNITTERKAIT


15. PemakaianMobilDinasKeluar Daerah

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR PEMAKAIANMOBILDINASKELUARDAERAH

NOMORDOKUMEN

NOMORRE

VISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004

PENGERTIAN

Pemakaianmobildinasdi luarkotaJambi.

TUJUAN

UntukkelancarantugasPimpinan.

KEBIJAKAN


PROSEDUR

1. PimpinanmemberitahuKasubagUmumdan BMN

bahwaakandinaskeluardaerah denganmemakai mobildinas..

2. KasubagUmumdan BMN membuatSuratTugasuntuksopir.

3. KasubagUmumdan BMN

memintakanuangmakandanhonorsopirpadaKasubagKeuangan.

4. Setelahkembali,sopir melaporpadaKasubagUmum dan BMN.

UNITTERKAIT


CATATAN

KalauPimpinankeluardaerahtidakmemakaikendaraandinas,mobil

diserahkan/ dipooldiDekanat.

16. Servis Kendaraan Dinas

FAK.

PERTANIAN

UNJA

PROSEDUR SERVICE KENDARAAN

NOMORDOKUM

EN

NOMORREVISI

-

HALAMAN

1/1

SOP

Tanggal terbit

1 September 2015



NIP.19560512 198403 1 004

PENGERTIAN

Perbaikankendaraandinaspadabengkelyangditunjuk.

TUJUAN

Untukkelancarantransportasikedinasan.

KEBIJAKAN


PROSEDUR

1. Sopirmelaporkepadapimpinanyangbersangkutanbahwamobil

akan diservice.

2. Pimpinan yang bersangkutan memberitahu kepada Kasubag Umum dan BMN bahwa mobil akan diservice dan

sopir menerangkankerusakkanapa

sajayangadakepadaKasubagUmum dan BMN.

3. Kasubag Umumdan BMN memintaRumahTanggamencek kebenarandarilaporankerusakansopiryangbersangkutan.

4. KasubagUmummembuatWorkOrder(WO)padabengkelyang ditunjuk,.WOtersebutharusdisetujui terlebih dahulu

olehKepala Tata UsahadanWakil DekanBidsng Umum,

Perencanaan dan Keuangan.

5. SopirmembawamobilkebengkeldenganmenyerahkanWO.

6. Setelah mobildiperbaiki,sopirmembawamobilkembali.

UNITTERKAIT

WADEKII/ KTU/SubBagian/Bengkel

URAIAN TUGAS DAN STANDAR -...

Documents

Transcript of URAIAN TUGAS DAN STANDAR -...