Untitled

5/11/2018 Untitled - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/untitled-55a0c8fe72e51 1/11

PERTEMUAN RAPATPengertian RapatDibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, Namun pada dasarnya memiliki makna yang sama, Antara lain :1. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan ber

sama2. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yangmelibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.3. Rapat (pengertian sempit) rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.4. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swastamaupun pemerintah.5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

PROSEDUR PERTEMUAN RAPAT

Prosedur adalah urutan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan suatukegiatan secara sistematis sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Prosedurrapat berkaitan erat dengan beberapa tahapan kegiatan yang harus dilakukan dalam pelaksanaan pertemuan/rapat, dan sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku dalam rapat. Prosedur pertemuan/rapat yang harus dilakukan antara lain sebagai berikut.

a. Menentukan Masalah dan Tujuan Pertemuan/Rapat

Setiap rapat yang akan diselenggarakan harus memiliki maksud atau tujuan dan masalah apa yang akan dibahas dalam pertemuan/rapat tersebut. Misalnya, tujuan pertemuan/rapat itu untuk memecahkan suatu masalah, membuat sebuah keputusan, atau hanya mengumpulkan informasi.

b. Mempersiapkan Perlengkapan/Peralatan Pertemuan/Rapat

Perlengkapan pertemuan/rapat harus dipersiapkan sebelum rapat dimulai. Mempersiapkan perlengkapan pertemuan/rapat itu meliputi penyediaan papan tulis; spidol; flip-chart (media tulis); overhead projector atau slide projector; LCD; tape recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu); laptop/komputer beserta perangkat lunak dan keras pendukungnya; alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain. Segala perlengkapan/peralatan tersebut di atas harus dipersiapkan dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan.

c. Menyediakan Tempat Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan ruangan atau tempat rapat sangat diperlukan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim kepada peserta per

temuan/rapat. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlahpeserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi di luar kantor, periksa kembali jumlah orang yang akan hadir pada rapat tersebut karena akan meme



ngaruhi kapasitas ruangan, jumlah meja maupun kursi yang harus disiapkan, sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak mejadan kursi sesuai dengan keperluan rapat dan tata ruangan rapat sebaik mungkin.

d. Membuat Daftar Acara Pertemuan/Rapat

Daftar acara harus dibuat dan disusun sebelum pertemuan/rapat dimulai. Daftar ac

ara itu dapat dibuat dengan cara membuat pokok-pokok acara dalam garis besar. Rancanglah acara rapat tersebut dengan efektif agar tak buang waktu. Daftar acaraitu dapat meliputi jadwal pembukaan acara pertemuan/rapat, pembahasan materi pokok rapat, waktu istirahat, penutupan rapat, dan sebagainya.

e. Mempersiapkan Peserta Pertemuan/Rapat

Sebelum pertemuan/rapat dimulai, peserta rapat harus dipersiapkan terlebih dahulu. Persiapan itu dapat meliputi pembuatan daftar orang-orang yang akan diundangdalam pertemuan/rapat tersebut, mempersiapkan konsep surat undangan dengan baik,memeriksa dan mempertimbangkan kembali daftar orang-orang yang harus diundang dalam pertemuan/rapat berdasarkan kontribusi mereka dalam agenda rapat tersebut.

Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya seperti menentukan pemimpin rapat, moderator (jika diperlukan), serta notulen rapat. Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan pertemuan/rapat itu. Jika tidak bisa hadir, minta mereka menunjuk orang-orang yangkompeten terhadap masalah yang hendak dibahas untuk mewakilkannya.

f. Mempersiapkan Bahan Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan bahan pertemuan/rapat bagi peserta pertemuan/rapat sangat diperlukan sebelum rapat dimulai. Bahan-bahan itu dapat berupa daftar acara atau agendapertemuan/rapat yang akan dilaksanakan, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas ker

ja dari para peserta yang akan dibahas, dan sebagainya.

g. Mencatat Hasil Rapat

Hasil-hasil rapat harus dicatat oleh seorang notulen. Seorang notulen atau notulis harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat itu berupa inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara pertemuan/rapat. Hasil-hasil rapat yang dicatat oleh notulen ini disebut notula rapat.

h. Pendistribusian Hasil Rapat

Notula rapat atau hasil rapat harus diketik rapi, kemudian diperbanyak atau diga

ndakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadirmaupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern. Hasil rapat tersebut juga dapat diberitahukan melalui pesawat telepon atau media komunikasi lainnya kepada anggota atau peserta rapat.

i. Melakukan Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Rapat

Hasil-hasil rapat yang telah diputuskan harus ditindaklanjuti agar tujuan rapatyang telah ditetapkan sebelumnya benar-benar tercapai. Apabila rapat yang diselenggarakan tersebut merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan dating, terutama untuk menindaklanjuti hasil rapat sebelumnya. Berdasarkan hasil keterangan peserta dalam

slip ini, Anda dapat membuat daftar peserta yang akan hadir dalam pertemuan mendatang.



Teknik mengelola rapat pimpinan0 Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :

1. Why, mengapa rapat diselenggarakan2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.1. Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :2. Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada siko

n keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.3. Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajiankonsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffeebreak.4. Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam3 an.5. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian âuang transportâ kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahn atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberianpenginapan gratis beserta uang transport.6. Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal ini yang

melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat unguk menginap, adalah sekretaris. Pengelolaan Tempat Rapat.Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkantempat rapat.1. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukungrapat.2. Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugasmengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempatyang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

Mempimpin RapatYang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpinrapat oleh pimpinan.Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpinrapat, yakni;1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat3. Memahami Setiap acara rapat4. Memahami Perencanaan prosedur rapat5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi

7. Mempersiapkan perlengkapan rapat8. Memeriksa ruangan rapat.Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;



1. Berbicara spontan,2. Mengemukakan gagasan cemerlang3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa

diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain.Yakni1. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi2. Pengelolaan tempat rapat

Rapat kerja adalah hal penting dan harus dilakukan secara rutin demi keberhasilan sebuah tugas. Bahkan mempersiapkan rapat kerja agar efektif dan efisien juga sama pentingnya dalam sebuah rapat. Sebab rapat yang terlalu lama tanpa solusi yang jelas, hanya akan membuat para pesertanya terbebani. Lalu, bagaimana cara men

gubahnya?Rapat yang pembahasanya melantur kesana-kemari tanpa arah akan menjadi suatu siksaan tersendiri bagi mereka yang menghadirinya. Pada garis besarnya, para pakarmenekankan agar pembicaraan pada rapat yang sering keluar konteks dan tidak terstruktur diubah menjadi lebih terfokus dan terstruktur.Menurut mereka, sebuah rapat yang efektif harus berlandaskan pada:1. Menggunakan waktu secukupnya dalam membuat keputusan.2. Hanya membicarakan hal-hal yang telah diagendakan.3. Menekankan objektifitas dan hasil yang diharapkan.Pemimpin rapat dapat menciptakan rapat yang lebih efektif dengan menggunakan cara-cara praktis yang telah mendapat rekomendasi dari para top manajer, pakar bisnis, dan buku-buku yang membahas ini. Cara ini bahkan bisa langsung diterapkan untuk mendapatkan solusi yang lebih cepat dan lebih efektif.

Agenda RapatTidak mungkin terjadi suatu rapat yang efektif, jika rapat dilakukan tanpa agenda yang jelas. Buat suatu agenda yang jelas dan mampu menghasilkan solusi yang tepat. Bukan hanya sketsa, tetapi juga deskripsi dari apa yang akan dibicarakan. Sehingga mereka tahu hasil apa yang ingin didapat.Peserta yang melakukan presentasi harus menyiapkan semua bahan dengan lengkap agar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah ditentukan. Agar lebih jelas, berikan lembaran agenda pada setiap peserta rapat. Tentu saja agendayang ditulis secara detail, bukan hanya berisi tema, karena hal ini sangat rentan melenceng.Agenda rapat sebaikanya hanya berisi permasalahan yang memang tengah dialami saja. Sebab kebanyakan rapat, bukan hanya membahas hal yang bermasalah, bahkan yang

tidak bermasalah juga dibicarakan. Sehingga, orang yang tidak bermasalah pun terpaksa harus bebicara di dalam rapat.

Contoh Agenda Rapat SehariNo Jam/Waktu Acara Petugas1 08.30-09.00 Regristrasi peserta rapat Penerima tamu2 09.00-09.05 Pembukaan Pembawa acara3 09.05-09.15 Sambutan Pimpinan Perusanaan Pim.Perusahaan4 09.15-10.30 Strategi Penjualan dan Pemasaran Manajer Pemasara

n5 10.30-10.40 Coffee Break I Konsumsi6 10,40-12.00 Laporan Hasil Penjualan Manajer Penjualan



7 12.00-13.30 Lunch, Sholat Dhuhur Konsumsi/acara8 13.30-15.15 Sessi Workshop Peserta rapat9 15.15-15.30 Coffeee Break II10 Strategi Pemasaran dan Penjualan 2008 Pim/wakil pimpinan Perusahaan11 16.00 Penutup, Doa Acara

KomunikasiKomunikasikan agenda rapat dengan cara membaginya terlebih dahulu. Sehingga peserta rapat dapat mempersiapkan materi tentang topik yang akan dibahas di dalam rapat.Jadwal RapatJadwal yang baku akan membantu para manajer mendapat laporan secara tepat waktudan mendisplinkan para karyawan untuk menghadiri rapat.Perhatikan SituasiBeberapa manajer mampu membuat rapat menjadi efektif dan efisien, tetapi juga ada manajer yang memaksakan keputusannya pada peserta rapat agar rapat bisa cepatselesai. Rapat yang efektif bukan dilihat dari waktu pelaksanaan yang singkat, t

etapi bagaimana kita mempu mempertemukan pendapat yang berbeda dengan situasi yang nyaman dan kondusif.Pengambilan SuaraPengambilan suara merupakan cara tersingkat untuk mendapatkan keputusan. Pengambilan suara dapat diambil bila diskusi yang terjadi tidak memperlihatkan gambarankeputusan yang terang dan tidak ada mayoritas mutlak. Sebelum melakukan prosespengambilan keputusan, voting akan lebih mempercepat pengambilan keputusan, sehingga mereka harus siap menerima apapun keputusannya.

Batasi Masalah DiskusiPara pakar menyarankan untuk membahas permasalahan berbeda di rapat yang berbeda pula. Saat membuka rapat, jelaskan bahwa mereka hanya akan membahas permasalahan tertentu. Topik yang memerlukan diskusi, dilakukan pada rapat yang khusus men

diskusikan masalah tersebut.Untuk mendapat keputusan, maka diperlukan rapat khusus pengambilan suara. Pembatasan ini memberikan anggotanya untuk lebih siap dalam mencari solusi dan menetapkan pilihan di luar rapat, sehingga hasil yang didapat pun memuaskan. Dan rapatpun telah berjalan secara efektif dan efisien.

Hal-hal yang harus disiapkan dalam rapat

*Agenda Rapat yaitu daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam rapat.

*Susunan acara rapat yaitu pencabaran lebih lanjut dari topic dalam agenda rapat

,*Menentukan peserta rapat

*Membuat undangan rapat

*Daftar hadir adalah sebuah buku atau lembaran kertas yang nama-nama peserta rapat, dan untuk mengetahui apakah peserta rapat itu hadir atau tidak.

*Mempersiapkan bahan-bahan rapat yang merupakna bahan yang akakn dibahas dalam rapat.

*Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat untuk menunjang keberhasilan dalam rapat.

*Mempersiapkan ruang rapat



*Notula adalah catatan yang berisikan pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalamrapat. Nutula sangat berguna bagi perusahaan karna dapat digunakan sebagai arsipuntuk mengetahui keputusan rapat terdahulu.

Contoh daftar hadir

Contoh Notula

Pengaturan tempat duduk

Jenis - Jenis RapatOrang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasiformal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantungcara pandangnya atau segi peninjauannya :

a. Rapat Berdasarkan Tujuan;1. Rapat Penjelasan ( Teaching Conference ). Adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada anggota tentang kebijaksanaan yang diambil oleh



pimpinan organisasi tentang prosedur kerja baru, untuk mendapatkan kesenangan kerja.2. Rapat Pemecahan Masalah ( Problem Sulfing Conference ). Adalah rapat yang bertujuan untuk mrncari pemecahan masalah tentang suatu masalah yang sedang dihadapi.3. Rapat Perundingan ( Negotiation Conference ). Adalah rapat yang menghindari timbulnya suatu perselisihan. Mencari jalan tengah agar tidak selalu merugik

an kedua belah pihak.

b. Rapat Berdasarkan Sifatnya;1. Rapat formal. Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu. Menurut ketentuan yang berlaku dengan persetujuan secara resmi mendapat undangan.2. Rapat informal. Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal. Rapat terjadi setiap saat, kapan saja, di mana saja, dan dengan siapa saja. Rapat informal dapat terjadi scr kebetulan karena para pesertanya bertemu dan membicarakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

3. Rapat terbuka. Adalah rapat yang dapat di hadiri oleh setiap anggota menteri yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.4. Rapat tertutup. Adalah rapat yang di hadiri oleh peserta khusus atau tertentu, yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang bersifat rahasia.

c. Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya;1. Rapat mingguan. Adalah rapat yang diadakan sekali dalam seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang di hadapi oleh masing-masing peserta rapat.2. Rapat bulanan. Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, tiap akhir bulan. Untuk membahas hal-hal/ peristiwa pada bulan yang lalu.3. Rapat semester. Adalah rapat yang diadakan tiap semester, yang bertujuanuntuk mengadakan evaluasi hasil kerja selama 6 bulan yang lalu dan mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan berikutnya.

4. Rapat tahunan. Adalah rapat yang diadakan sekali dalam setahun (maksudnya rapat pemegang saham).d. Rapat Berdasarkan Frekuensinya;1. Rapat rutin. Adalah rapatyang telah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan).2. Rapat insidental. Adalah rapat yang tidak berdasrkan jadwal, tergantungpada masalah yang di hadapi.â¢ Biasanya rapat ini diadakan apabila ada masalah yang sangat ungeril yang harus segera dipecahkan bersama.e. Rapat Berdasarkan Namanya;1. Rapat kerja. Adalah rapat yang membicarakan keseluruhan unit kerja dan rapat ini biasnya di adakan satu tahun sekali.

2. Rapat dinas. Adalah rapat yang diadakan untuk kepentingan pembicaraan urusan kantor sehari-hari yang menyangkut kedinasan.3. Musyawarah kerja.



Menyelenggarakan Pertemuan/Rapat

TATA TERTIB RAPAT

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:1. Tepat waktu dalam memulai rapat.2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapatdapat mengetahui susunan acara rapat.3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peser

ta mau mendengar pendapat orang lain.6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi,namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat,jelas dan lugas.9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat s

ampai dengan rapatditutup yaitu :a. Pembukaanb. Pembacaan susunan acara rapatc. Pembahasan materi rapatd. Lain-laine. PenutupSusunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruhpeserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunanacara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapatmerupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung denga

n tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai.PENGENDALIAN RAPAT1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi.3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara

bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat.



KOMUNIKASI BISNIS (KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT)â¢ PERTEMUANPenemuan-pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinandengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan.pertemuan yang diselenggarakan tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melaink

an hanya untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Makakomunikasi yang dilakukan dalam pertemuan harus dalam suasana bebas yang terpimpin, untuk itu perlu dibuat kesimpulan dari pertemuan tersebut, bukan membuat keputusan. Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan menghimpun laporan, keluhan, saran dan juga dengar pendapat. Dari pertemuan tersebut dapat disusun sebuah bahan untuk rapat.â¢ RAPATUntuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. undangan rapat2. pengaturan ruang rapat3. perlengkapan rapatundangan rapat hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas

untuk menyebutkan hari , tanggal, waktu, tempat rapat, acara rapat, pengaturanruang rapat disesuaikan dengan kebutuhan dan Pengaturan tempat duduk ditentukanoleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat.dalam pelaksanaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rapat, siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat. bagian terpenting adalahpengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat, bila cara ini tidak dapat dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suaraterbanyak/voting , konsekuensinya bagi peserta rapat yang kalah suara harus tetap bertanggung jawab dan melaksanakan keputusan tersebut.â¢ KOMUNIKASI PERTEMUAN DAN RAPATdalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Hendaknya tiap peserta mampu :1. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

2. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidakmemonopoli pembicaraan.3. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.4. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.5. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidakberbicara bertele-tele.setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalahmengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan atau rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan baik.â¢ TEKNIK BERBICARA,MEMBACA DAN MENDENGARKAN

Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. karenakemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Disamping itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki,banyaknya pengalaman yang dimiliki, dan intelegensinya.Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Oleh karna itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.Selain itu ada juga teknik mendengarkan , nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konse

ntrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan adalah tambahnya pengetahuan, informasi dan sekaligus menseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.



â¢ MENYUSUN PESANkomunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknikdaripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk hal-hal berikut ini :1. Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan.

2. Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai informasi untuk membantu kelancaran kerja mereka.3. Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya.4. Mengatur dan menetapkan strategi.5. Menerima dan menganikan penampilan-penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya.6. Berkomunikasi dengan berbagai pihak di luar perusahaan, termasuk para pelanggan, instansi pemerintah, usaha-usaha perdagangan dan masyarakat umum.dalam komunikasi bisnis, kita mengedepankan masalah-masalah yang berhubungan dengan bagaimana menyusun kalimat yang efektif, memilih kata secara hati-hati, menyusun paragraf, menulis berbagai jenis surat, menulis laporan dan sebagainya.Jadi kesimpulannya bahwa yang lebih penting dari semua kemampuan teknik berbahas

a itu adalah bagaimana menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan. Sebab, seindah apapun kalimat atau sebagus apapun tipografi huruf yang dipilih, tanpa muatanpesan yang berarti semua itu omong kosong.Komunikasi dideï¬nisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan atau bahasa lisan. Komunikasi lisan sangat berbeda dengan komunikasi tulisan, dimana anda mendapat banyak cara untuk memperoleh pesan dari orang lain. Anda dapat segera memperbaikidiri jika anda tidak mengerti bagian-bagian penting logat suatu pesan, menjelaskan ide-ide dan menampilkan sikap.

Disusun Oleh :1. Nia Putri2. Nike Azi M

3. Nurlia4. Ospa Oktavia5. Rezki Sularsih



6. Diana P7. Mardiana8. Selfia Karolina9. Yezi R

SMK Negeri 1 Pekanbaru

T.A 2010/2011

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami pucapakn kepada Tuhan Yang Maha Esa, karna atas rahmat dan karunua-Nya kami dapat menyelesaikan tugas ini tepat pada waktunya,

Tugas ini merupakan tugas yang diberikan oleh guru pembimbing yaitu Ibu Farida S.pd yang berjudul â Pertemuan Rapatâ.Kami mengucapakan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam

menyelesaikan laporan ini, sehingga laporan ini selesai tepat pada waktunya.

Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi yang kita semua.

Pekanbaru, 4 April 2011

Penulis

Untitled

Documents

Transcript of Untitled