UNIVERSITAS INDONESIA PROSES STAFFING PADA PT SGS...

UNIVERSITAS INDONESIA

PROSES STAFFING PADA PT SGS INDONESIA

LAPORAN MAGANG

KOMANG AGUS PUTRA PRADITYA 1006691206

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

KEKHUSUSAN SUMBER DAYA MANUSIA

DEPOK

JULI 2014

Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014


PROSES STAFFING PADA PT SGS INDONESIA

LAPORAN MAGANG Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana

Ekonomi

KOMANG AGUS PUTRA PRADITYA 1006691206

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

KEKHUSUSAN SUMBER DAYA MANUSIA

DEPOK

JULI 2014


ii Universitas Indonesia

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Laporan magang ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik

yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama : Komang Agus Putra Praditya

NPM : 1006691206

Tanda Tangan :

Tanggal : 3 Juli 2014


iii

HALAMAN PENGESAHAN

Laporan magang ini diajukan oleh :


NPM : 1006691206

Program Studi : S1 Reguler – Manajemen

Judul Laporan Magang : Proses Staffing pada PT SGS Indonesia

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima

sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Sarjana

Ekonomi pada Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi, Universitas

Indonesia.

DEWAN PENGUJI

Pembimbing : Nayunda Andhika Sari, S.E., MBA. ( )

Ketua Penguji : Riani Rachmawati, S.E. M.A., PhD ( )

Penguji : Elok Savitri Pusparini, S.E., M.M. ( )

Ditetapkan di : Depok

Tanggal : 3 Juli 2014


iv

KATA PENGANTAR

Pertama-tama saya ucapkan puji dan syukur kepada Ida Shang Hyang Widhi Wasa

atas segala berkat yang melimpah sehingga saya dapat menyelesaikan laporan

magang ini dan bisa mendapatkan gelar Sarjana Ekonomi di Universitas Indonesia.

Saya menyadari banyak pihak-pihak yang telah berjasa dengan memberikan

dukungan dan bimbingan selama masa perkuliahan sampai pada penyelesaian

laporan magang ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:

1. Untuk Drh Made Sedana (Papa), Dra Made Niek Sumardani (Mama), Gede

Anditya Putra Pradana S.I.P. (Abang 1), Dr. Kadek Arditya Putra Mardana

(Abang 2), terima kasih atas segala doa dan dukungan yang udah dikasi buat

Komang sampai selesainya penyusunan laporan magang ini dan berhasil

menyusul dapet gelar sarjana. Bangga banget terlahir di keluarga yang sekece

dan sehangat ini.

2. Ibu Nayunda Andhika Sari, S.E., MBA. selaku dosen pembimbing saya. Terima

kasih atas semua waktu, tenaga, dan pikiran yang sudah direlakan untuk

membimbing saya menyelesaikan laporan magang ini.

3. Ibu Riani Rachmawati, S.E., M.A., PhD dan Ibu Elok Savitri Pusparini, S.E.,

M.M. selaku dosen penguji sidang akhir laporan magang. Terima kasih atas

kesediaannya untuk meluluskan saya dan atas masukan-masukan yang sangat

berarti untuk penyempurnaan laporan magang saya.

4. Untuk teman-teman OPK Schelling 05 yang menjadi teman pertama di

perkulihan FEUI. Terima kasih, Monik, Rena, Nadia, Ranny, Ulip, Billy, Egi,

Gede, Ikhsan, dll sudah mengisi hari-hari di kampus dengan canda tawa dari

awal maba hingga angkatan tua.

5. Untuk keluarga besar Bajing FC, Aldo, Hans, Boi, Haekal, Ite, Salman, Panca,

Rizky (ga tau sih itungannya Bajing FC apa Galau FC), Saggaf, Ali, Kiwok,

Subay, Doni, Todo, Gayuh, Uti, Ceryl, Mutek, dll. Terima kasih semuanya atas

kesempatan untuk main futsal dan sepakbola bareng dan juara bareng juga. YA!

YA! YA! YAAAAAAAAAAAA!!!!!!


v

6. Untuk keluarga besar Voli FEUI, Kak Ficky, Mpit, Savira, Dindha, Fiona,

Filbert, Gina, Samuel, Enal, Kuple, Hadi, Iqbal, Kukuh, Mimet, Samsul, Aril,

Sasa, Otto, dll. Terima kasih atas kesempatannya bisa maen voli bareng, juara

olimpiade UI bareng dan bangun keluarga voli yang harmonis banget.

7. Teman-teman kosan Minimax, Echa, Johannes, Nabil, Fabi, Pujo, Willy, Gandhi,

Daniel, dll terima kasih sudah membantu memberikan dukungan untuk

menyelesaikan laporan magang ini dan atas waktunya untuk jalan-jalan bareng,

ketawa dan makan rame-rame.

8. Teman-teman panitia divisi ticketing Jazz Goes To Campus 34, 35 dan 36 yang

sudah banyak membantu menambah uang jajan dari hasil penjualan tiket dan

memberikan dukungan dan doa untuk menyelesaikan laporan magang ini.

Terima kasih Bondan, Zahara, Irfan, Annisa, Reihana, Zuhdi, Aldi, Wede, Rere,

Dandi, Fajar, Fikri, Hanif, Jordan, Tata, Saras, Mimet, Neboy, Opang, Novy,

Santi, Bantet, dan Anggita atas kesediaannya bersama-sama ngebentuk tim yang

seru, hebat dan membanggakan banget.

9. Sahabat sejati dan tercinta, Myrna Hutagalung S.E. yang selalu bersama dari

jaman SMP, SMA, hingga kuliah sekarang untuk saling menguatkan ketika

demot dan menari bersama ketika bahagia. You are the best Myrna!

10. Grup Demi Panca yang awalnya ngga nganggep gue sebagai anggota karena

jurusannya manajemen sendiri. Terima kasih atas semua doa dan dukungannya

sampai sudah lulus sekarang ini. Semoga kita semua bisa sukses kelak dan

kembali bertemu dengan membawa kesuksesan masing-masing. Love you all

Todo, Salman, Myrna, Panca, Subay, Sasya, Rio.

11. Grup OPK ADG 19 yang sudah memberikan pengalaman yang teramat

mengesankan. Kalian semua mentee terbaik yang pernah gue punya, terima

kasih atas doa dan dukungannya selama proses pengerjaan laporan magangnya

sampai udah lulus sekarang ini ya! Thanks Tata, Harris, Selvi, Yada, Neboy,

Abi, Duval, Aldho, Rastra, Evan, Rejot, Adit, Lusy, Lona, Cinthya, Wening,

Erika.


vi

12. MIST Accomodation Team. Terima kasih Fajar, Sam, Habibie, David, Sony,

Aland yang udah membuat tim akomo yang bagus banget. Terima kasih juga

atas doa dan dukungannya, semoga kalian sukses semuanya!

Terima kasih atas bantuan semua pihak yang telah memberikan pengalaman yang

berharga di perkuliahan hingga mencapai titik terakhir gelar Sarjana Ekonomi di

FEUI. Akhir kata, Ida Shang Hyang Widhi pasti akan membalas kebaikan da

bantuan kalian semua. Semoga laporan magang ini bermanfaat bagi pengembangan

ilmu.

Depok, 15 Juli 2014

KomangAgus Putra Praditya


vii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS

AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai civitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di

bawah ini:


NPM : 1006691206

Program Studi : S1 Reguler

Departemen : Manajemen

Fakultas : Ekonomi

Jenis karya : Laporan Magang

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty-

Free Right) atas karya ilmiah penulis yang berjudul:

Proses Staffing Pada PT SGS Indonesia

beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti

Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/

formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan

mepublikasikan tugas akhir penulis selama tetap mencantumkan nama penulis

sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini penulis buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Depok

Pada tanggal : 3 Juli 2014

Yang menyatakan

(Komang Agus Putra Praditya


viii Universitas Indonesia

ABSTRAK


Program Studi : Manajemen Judul : Proses Staffing Pada PT SGS Indonesia

Program magang ini bertujuan untuk mempelajari dan memahami proses Staffing pada

PT SGS Indonesia serta membandingkannya dengan teori staffing dalam berbagai

literatur. Program magang dilakukan selama tiga bulan di divisi Human Resource pada

bagian Recruitment PT SGS Indonesia dan banyak membantu keberlangsungan proses

Staffing dalam perusahaan yang terdiri dari tahapan man power planning, requisition

form, advertisement, curriculum vitae selection, interview, Predictive Index Test and

medical check up, job offer hingga new hire. Perbandingannya dengan teori dalam

literatur adalah langkah-langkah dalam proses staffing PT SGS Indonesia bisa

diklasifikasikan menjadi tiga aktifitas utama staffing yaitu aktivitas recruitment (man

power planning, requisition form dan advertisement), aktivitas selection (curriculum

vitae selection, interview, Predictive Index test dan medical check up), dan aktivitas

employment (job offer dan new hire). Perusahaan seharusnya bisa memaksimalkan

kesempatan dalam proses wawancara untuk meningkatkan job acceptance kandidat

pada job offer dengan membuat proses wawancara yang persuasif yang mempromosikan reputasi organisasi.

Kata kunci:

Proses Staffing, SGS Indonesia, wawancara persuasif, reputasi organisasi.


ix

ABSTRACT

Name : Komang Agus Putra Praditya

Study Program : Management

Title : Staffing Process in PT SGS Indonesia

The internship program aims to study and understand the process of Staffing at PT

SGS Indonesia and compare it with the theory of staffing in the literature. The

internship program was conducted over three months in the Human Resource

division, Recruitment area, in PT SGS Indonesia and assisting the staffing process

consisting of man power planning, requisition form, advertisement, selection

curriculum vitae, interviews, Predictive Index Test and medical check up, the job

offer and the new hire. The comparison with the theory in the literature are the steps

in the process of staffing on PT SGS Indonesia can be classified into three main

activities, namely recruitment activity (man power planning, requisition form and

advertisement), selection activity (selection curriculum vitae, interviews, Predictive

Index test and medical check-up), and employment activity (job offer and new hire).

The company should be able to maximize the opportunities in the job interview

process to increase candidate’s job acceptance of job offer by making a persuasive

interview process that promotes the organization's reputation.

Key words:

Staffing process, SGS Indonesia, persuasive interview, organization reputation.


x

DAFTAR ISI

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ............................ vii

ABSTRAK ........................................................................................................... viii

ABSTRACT ........................................................................................................... ix

DAFTAR ISI ........................................................................................................... x

DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiv

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xv

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xvi

BAB 1 ..................................................................................................................... 1

PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

1.1. Latar Belakang ................................................................................................. 1

1.2. Rumusan Masalah ............................................................................................ 3

1.3. Tujuan Program Magang.................................................................................. 3

1.4. Metode Penelitian............................................................................................. 4

1.4.1. Metode Pengumpulan Data ....................................................................... 4

1.4.2. Mekanisme Pengumpulan Data ................................................................. 4

1.4.3. Batas Penelitian ......................................................................................... 4

1.5. Manfaat Program Magang ............................................................................... 5

1.6. Sistematika Penulisan ...................................................................................... 6

BAB 2 ..................................................................................................................... 7

PROFIL PERUSAHAAN ....................................................................................... 7

2.1. Sejarah Perusahaan........................................................................................... 7

2.1.1. SGS Internasional ...................................................................................... 7

2.1.2. SGS di Indonesia ....................................................................................... 8

2.2. Visi dan Misi .................................................................................................. 11

2.2.1. Visi PT SGS Indonesia ............................................................................ 11

2.2.2. Misi PT SGS Indonesia ........................................................................... 11


xi

2.3. Jasa oleh PT SGS Indonesia ........................................................................... 12

2.4. Budaya Perusahaan ........................................................................................ 12

2.5. Struktur Organisasi ........................................................................................ 14

2.5.1. Struktur Organisasi Umum ...................................................................... 14

2.5.2. Struktur Organisasi Divisi Human Resource .......................................... 15

2.6. Proses Staffing ................................................................................................ 15

2.6.1. Man Power Planning ............................................................................... 16

2.6.2. Requisition Form ..................................................................................... 16

2.6.3. Advertisement .......................................................................................... 18

2.6.4. Curriculum Vitae Selection ..................................................................... 19

2.6.5. Interview .................................................................................................. 19

2.6.6. Predictive Index Test dan Medical Check Up ......................................... 20

2.6.7. Job Offer .................................................................................................. 20

2.6.8. New Hire .................................................................................................. 21

BAB 3 ................................................................................................................... 22

TINJAUAN LITERATUR .................................................................................... 22

3.1. Staffing ........................................................................................................... 22

3.2. Aktifitas Staffing ............................................................................................ 23

3.2.1. Recruitment ............................................................................................. 23

3.2.1.1. Recruitment Planning ....................................................................... 24

3.2.1.2. Strategy Development ....................................................................... 26

3.2.1.3. Searching .......................................................................................... 31

3.2.2. Selection .................................................................................................. 35

3.2.2.1. Measurement ..................................................................................... 35

3.2.2.2. Initial Assessment Methods ............................................................... 36

3.2.2.3. Substantive Assessment Methods ...................................................... 37

3.2.2.4. Contingent Assessment Methods ....................................................... 38

3.2.3. Employment ............................................................................................. 39

3.2.3.1. Decision Making ............................................................................... 39

3.2.3.2. Final Match....................................................................................... 40

3.3 Reputasi Organisasi ......................................................................................... 44

3.4. Employer Branding ........................................................................................ 45


xii

3.5. Keterkaitan Proses Wawancara Persuasif dan Promosi Reputasi Organisasi 47

BAB 4 ................................................................................................................... 50

ANALISIS DAN PEMBAHASAN ...................................................................... 50

4.1. Pelaksanaan Program Magang di PT SGS Indonesia .................................... 50

4.1.1. Waktu Magang ........................................................................................ 50

4.1.2. Peran Penulis dalam Divisi Human Resource ......................................... 50

4.1.3. Job Description Penulis ........................................................................... 51

4.1.4. Proses Pengumpulan Data ....................................................................... 53

4.2. Perbandingan Proses Staffing PT SGS Indonesia dengan Teori Staffing

Organization ......................................................................................................... 54

4.2.1. Recruitment ............................................................................................. 56

4.2.1.1 Man Power Planning ............................................................................. 57

4.2.1.2. Requisition Form .................................................................................. 57

4.2.1.3. Advertisement ....................................................................................... 58

4.2.1.4. Temuan Permasalahan dalam Proses Recruitment ............................... 59

4.2.2. Selection .................................................................................................. 60

4.2.2.1. Curriculum Vitae Selection .................................................................. 60

4.2.2.2. Interview ............................................................................................... 61

4.2.2.3. Predictive Index Test dan Medical Check Up ...................................... 61

4.2.2.4. Temuan Permasalahan dalam Proses Selection .................................... 62

4.2.3. Employment ............................................................................................. 63

4.2.3.1. Job Offer ............................................................................................... 63

4.2.3.2. New Hire ............................................................................................... 64

4.2.3.3 Temuan Permasalahan dalam Proses Selection ..................................... 64

4.3. Efektivitas Proses Wawancara pada PT SGS Indonesia ................................ 65

BAB 5 ................................................................................................................... 67

KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................. 67

5.1. Kesimpulan .................................................................................................... 67

5.2. Implikasi Manajerial ...................................................................................... 68

5.3. Saran ............................................................................................................... 69

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 71


xiii

LAMPIRAN .......................................................................................................... 74

Lampiran 1 Requisition Form ........................................................................... 74

Lampiran 2 Job Description .............................................................................. 75

Lampiran 3 Candidate Form ............................................................................. 77

Lampiran 4 Personal Data ................................................................................ 80

Lampiran 5 Laporan Dwi Mingguan ................................................................. 83


xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Perbandingan Open Recruitment dan Targeted Recruitment ............... 27


xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT SGS Indonesia..............................................14

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Divisi Human Resource.....................................15 Gambar 2.3 Proses Staffing di PT SGS Indonesia.................................................15 Gambar 3.1 Komponen Sistem Staffing................................................................23

Gambar 3.2 Pemakaian Pengukuran pada Staffing ...............................................35

Gambar 3.3 Pendekatan Stratejik untuk Job Offers...............................................42

Gambar 3.4 Reputation/information Framework...................................................47

Gambar 4.1 Daftar Lowongan Pekerjaan di PT SGS Indonesia............................51

Gambar 4.2 Contoh Employment Website dari Jobstreet.......................................52

Gambar 4.3 Contoh Employment Website dari JobsDB.........................................53

Gambar 4.4 Perbandingan proses staffing PT SGS Indonesia

dengan Core Staffing Activities..................................................................54


dengan Core Staffing Activities (2)............................................................56






xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Requisition Form ............................................................................................ 74

Lampiran 2 Job Description ............................................................................................... 75

Lampiran 3 Candidate Form .............................................................................................. 77

Lampiran 4 Personal Data ................................................................................................. 80

Lampiran 5 Laporan Dwi Mingguan .................................................................................. 83


1 Universitas Indonesia

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Talent war adalah realita yang terjadi pada abad ke 21 ini dimana

perusahaan-perusahaan besar maupun kecil saling bersaing satu sama lain untuk

merekrut dan mempertahankan sumber daya manusia yang langka (Aguinis, 2012).

Berdasarkan survei dari 33.000 pemberi kerja dari 23 negara, 40% dari mereka

mendapatkan kesulitan dalam mencari dan mempekerjakan talent yang dibutuhkan

(Manpower Inc., 2006) dan sekitar 90% dari 7.000 manajer menunjukkan talent

aquisition dan retention menjadi lebih sulit (Axelrod, 2001). Maka dari itu,

organisasi mengerahkan seluruh kekuatannya untuk mencari talent yang tepat

dengan keterampilan yang spesifik, mempekerjakannya dengan biaya berapapun

dan hanya mempertahankan talent yang diinginkan. Menjadi hal yang krusial bagi

organisasi untuk membangun praktik rekrutmen yang inovatif dan ketat sebagai

strategi sumber daya manusia yang bisa mengembangkan kumpulan talent dan

menawarkan talent yang tepat untuk memenuhi iklim bisnis yang berubah-ubah.

Proses pemberdayaan talent yang didefinisikan dengan baik dan dilaksanakan

dengan baik pula dari awal hingga akhir menghasilkan konsistensi, competitive

advantage dalam peperangan memperebutkan talent (Ronn, 2007)

Efektivitas organisasi bergantung pada kepemilikan orang yang tepat pada

tempat yang tepat (Collins, 2001 dalam Bhatnagar, 2008) dan untuk memenuhi

perubahan lingkungan kerja yang cepat (Bechet, 1993). Globalisasi menimbulkan

tekanan agar kecepatan berinovasi dan kompetisi dapat terus bertumbuh untuk

karyawan yang berbakat sehingga mengakibatkan organisasi menambahkan

insentif untuk meninjau kembali relationship strategy dengan karyawannya dengan

tujuan untuk menarik, memotivasi, dan mempertahankan tenaga kerja yang akan

membantu organisasi mencapai kesuksesannya (Zivnuska, 2001). Dekade saat ini

adalah masanya para karyawan (Jamrog, 2002). Tempat bekerja yang baik

dipercayai dapat memproduksi produk yang lebih berkualitas, mendukung lebih

banyak inovasi, memiliki kemampuan untuk menarik orang-orang berbakat, dan


2

Universitas Indonesia

mengalami sedikit ketahanan terhadap perubahan serta biaya turnover yang lebih

rendah (Levering, 1996).

Keberadaan tenaga kerja yang mumpuni dalam sebuah organisasi menjadi

hal yang sangat krusial untuk mencapai kesuksesan sebuah organisasi. Organisasi

adalah kombinasi dari physical, finance dan human capital. Human capital tersebut

mengacu kepada pengetahuan, keterampilan, kemampuan dari orang-orang dan

motivasi mereka untuk memanfaatkannya dengan baik dalam pekerjaan. Istilah

“workforce quality” mengacu pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh

organisasi. Dengan demikian, maka tenaga kerja milik organisasi adalah sumber

daya manusia yang didapatkan, disebar, dan dipertahankan untuk mencapai tujuan

organisasi berupa profitabilitas, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, dan kelestarian

lingkungan. Staffing adalah fungsi organisasi yang dipakai untuk membangun

workforce melalui staffing strategy, perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen,

seleksi, employment dan retention (Heneman, 2012). Ia juga berpendapat bahwa

aktivitas inti dari staffing adalah recruitment, selection, dan employment. Ketiga

tahapan ini yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mendapatkan orang-orang

yang mumpuni untuk bekerja di organisasi tersebut.

Selain itu, recruitment interview process merupakan salah satu strategi

organisasi untuk memaksimalkan akuisisi top talent dalam pasar persaingan yang

kompetitif melalui persuasi interviewer dan promosi atas reputasi organisasi.

Reputasi organisasi adalah salah satu dimensi dari konteks sosial yang secara

teoritis mempengaruhi hubungan antara Human Resource Management (HRM) dan

efektivitas organisasi (Ferris, 1998), dan karenanya hal tersebut menjadi masalah

penting untuk pertimbangan manajerial. Pemanfaatan reputasi organisasi dalam

proses staffing adalah salah satu praktik Human Resource Management yang akan

meningkatkan kapasitas organisasi untuk menarik dan mempertahankan top talent

(Ferris, 2002).

Berangkat dari fenomena diatas, persaingan yang terjadi dalam dunia bisnis

tidak hanya pada penjualan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan tetapi

juga persaingan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas.

Organisasi harus dengan cermat membuat human resource planning dan mendesain


3


proses staffing yang sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kebutuhan organisasi,

maka dengan begitu talent yang cocok untuk organisasi bisa didapatkan.

Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

program magang di divisi Human Resource (HR) bagian Recruitment di PT Sociѐtѐ

Gѐnѐrale de Surveilance (SGS) Indonesia yang merupakan sebuah perusahaan

multinasional asal Swiss yang memberikan pelayanan jasa inspeksi, testing,

sertifikasi dan verifikasi produk dan merupakan pemimpin dalam pangsa pasar

yang digelutinya. PT SGS Indonesia memiliki jumlah karyawan sebanyak 350

orang yang tersebar di beberapa wilayah di Indonesia dan rata-rata tiap tahunnya

melakukan rekrutmen pro-hire sebanyak hampir 100 orang karyawan untuk

berbagai posisi dari top level, middle level hingga lower level. Laporan magang ini

akan membahas tentang proses staffing yang dijalankan oleh PT SGS Indonesia dan

dibandingkan dengan teori core staffing activities milik Heneman. Laporan ini juga

akan mengupas bagaimana proses wawancara yang perusasif dalam rangkaian

proses staffing tersebut mampu memanfaatkan reputasi organisasi untuk

meningkatkan job acceptance kandidat atas job offer yang ditawarkan oleh PT SGS

Indonesia. Program magang ini dilakukan sebagai salah satu syarat untuk

memperoleh gelar Sarjana Ekonomi dengan mengambil judul “Proses Staffing pada

PT SGS Indonesia”

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan pembahasan diatas, perumusan masalah

dalam program magang ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana proses staffing yang ada di PT. SGS Indonesia?

2. Bagaimana perbandingan antara proses staffing yang dilakukan di PT

SGS Indonesia dengan teori staffing dalam literatur?

1.3. Tujuan Program Magang

Berdasarkan perumusan masalah diatas, tujuan laporan magang ini adalah

sebagai berikut:

1. Mengetahui proses staffing yang dijalankan di PT SGS Indonesia


4


2. Mengetahui perbandingan antara proses staffing yang dijalankan di PT

SGS Indonesia dengan teori staffing dalam literatur.

1.4. Metode Penelitian

1.4.1. Metode Pengumpulan Data

Dalam laporan magang ini terdapat dua jenis data yang akan dikumpulkan,

yaitu data primer dan data sekunder.

Data Primer meliputi observasi penulis di perusahaan selama periode waktu

3 bulan dan wawancara tidak terstruktur kepada pihak-pihak yang terlibat

dalam proses staffing dalam perusahaan.

Data Sekunder meliputi pembelajaran atas data-data perusahaan, jurnal

ilmiah, buku-buku manajemen sumber daya manusia khusunya mengenai

staffing, situs website mengenai objek laporan magang dan studi

kepustakaan lainnya.

1.4.2. Mekanisme Pengumpulan Data

Penulis bertindak sebagai participant observer yang secara langsung terlibat

dalam proses staffing yang dilaksanakan oleh PT SGS Indonesia. Selain itu penulis

juga melakukan wawancara tidak terstruktur kepada recruiter dan user untuk

mendapatkan informasi tentang proses staffing yang dilakukan. Penulis juga

mendapatkan akses informasi data perusahaan seperti standard operating

procedure, recruitment requisition form, personal data form, job description,

company culture.

1.4.3. Batas Penelitian

Ruang lingkup penelitian hanya sebatas proses staffing yang ada di PT SGS

Indonesia dimulai dari tahapan awal man power planning hingga kandidat

menerima job offer dan akhirnya berhasil melewati seluruh rangkaian aktivitas

dalam proses staffing tersebut.


5


1.5. Manfaat Program Magang

Program magang ini dilakukan dengan harapan dapat memberikan manfaat

untuk berbagai pihak, antara lain:

A. Peserta Program Magang

a. Memahami penerapan teori yang telah dipelajari dalam perkuliahan

di perusahaan tempat penulis melaksanakan program magang.

b. Memberikan pengalaman kerja di dunia nyata sebagai bekal kelak

bekerja setelah lulus kuliah, sehingga mudah melakukan adaptasi

pada lingkungan kerja.

c. Memberikan pengetahuan tentang proses staffing yang sesuai

dengan Standard Operating Procedure (SOP) dan masalah-masalah

yang timbul dari berbagai tahapan proses staffing.

B. Akademisi

a. Memberikan kontribusi berupa gambaran proses staffing di PT. SGS

Indonesia.

b. Memahami perbandingan antara teori yang dipelajari di perkuliahan

dengan praktiknya di sebuah perusahaan.

c. Memahami pemanfaatan wawancara persuasif dan reputasi

organisasi untuk meningkatkan job acceptance atas job offer.

C. Perusahaan

a. Membantu PT SGS Indonesia dalam menjalankan proses staffing

karyawannya.

b. Memberikan masukan kepada perusahaan yang berdasarkan teori

dan kebutuhannya agar proses staffing dapat berjalan dengan lebih

efektif dan efisien.


6


1.6. Sistematika Penulisan

Kerangka penulisan laporan magang ini akan terdiri dari 5 bab, yaitu:

Bab 1: Pendahuluan

Bab ini berisi tentang latar belakang program magang, rumusan masalah dalam

program magang, tujuan dari program magang, metode penelitian, manfaat

program magang dan sistematika penulisan laporan magang.

Bab 2: Profil Perusahaan

Bab ini berisi tentang gambaran umum dari perusahaan tempat penulis melakukan

program magang, diantaranya seperti sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan,

budaya perusahaan, struktur organisasi, jasa pelayanan yang diberikan oleh

perusahaan dan proses staffing dalam perusahaan.

Bab 3: Tinjauan Literatur

Bab ini berisi tentang pemaparan teori-teori yang dibutuhkan penulis dalam

penulisan laporan magang.

Bab 4: Analisis dan Pembahasan

Bab ini berisi tentang pembahasan dan analisis proses staffing yang ada di

perusahaan dan perbandingannya dengan teori staffing organization serta

bagaimana perusahaan bisa memanfaatkan reputasinya untuk menarik talent secara

kualitatif dan komprehensif untuk menjawab perumusan masalah dalam program

magang.

Bab 5: Kesimpulan dan Saran

Bab ini berisi tentang pembahasan kesimpulan yang didasarkan dari analisis yang

dilakukan di bab empat untuk menjawab rumusan masalah dan saran bagi

perusahaan.



BAB 2

PROFIL PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Perusahaan

2.1.1. SGS Internasional

Berawal dari seorang pemuda Latvia yang duduk di sebuah dermaga

bernama Rouen dan memperhatikan keluar masuknya kapal-kapal di jalur utama

industrialisasi Eropa yang berkembang dengan sangat cepat saat itu. Melihat

adanya peluang bisnis yang melimpah di salah satu pelabuhan terbesar di benua

Eropa tersebut, pemuda ini memulainya dengan melakukan inspeksi pengiriman

gabah padi. Ia menyadari bahwa para eksportir gabah padi mengalami kerugian

karena para importir hanya akan membayar jumlah gabah padi yang mereka terima,

bukan berapa banyak yang dikirimkan. Selama transit, terutama ketika bongkar

muat, terjadi pengurangan volume gabah padi akibat adanya penyusutan dan

pencurian. Ide pemuda ini adalah memperjuangkan hak para eksportir dengan

melakukan jasa inspeksi dan verifikasi kuantitas dan kualitas gabah padi. Atas jasa

yang ia lakukan, ia mendapatkan komisi dari eksportir berdasarkan nilai dari

pengirimannya.

Ia memulai bisnis inspeksi gabah padi ini dengan meminjam modal dari

temannya yang berasal dari Austria. Kedua enterpreneur muda ini akhirnya

bergabung untuk membentuk sebuah organisasi pada tanggal 18 Desember 1878.

Organisasi tersebut di beri nama Sociѐtѐ Gѐnѐrale de Surveillance (SGS). Informasi

mengenai nilai jasa inspeksi ini tersebar dari mulut ke mulut sehingga

menyebabkan bisnis ini semakin berkembang dengan cepat. Inovasi baru pada saat

itu yang sangat membantu untuk membangun reputasi yaitu adanya Full Outturn

Guarantee (FOG) yaitu sebuah pelayanan dengan memberikan jaminan ganti rugi

pada eksportir atas kehilangan yang terjadi selama pengiriman gabah padi dengan

catatan SGS diizinkan untuk melakukan inspeksi pada kargo ketika bongkar muat

dilakukan. Jasa tersebut masih disediakan oleh SGS hingga saat ini.


8


Dari tahun ke tahun organisasi terus berkembang. Hingga saat ini SGS telah

mempekerjakan kurang lebih 80.000 karyawan yang tersebar di 1.500 kantor dan

lebih dari 300 laboratorium yang tersebar diseleruh dunia (± 150 negara).

Perkembangan finansial terakhir pada tahun 2013 mencatat bahwa total pendapatan

yang diterima oleh SGS mencapai 5,8 milyar CHF (Swiss Franc), angka ini

menunjukkan peningkatan 6,5% dibandingkan dengan nilai pendapatan pada tahun

sebelumnya. Total keuntungan yang diperoleh SGS pada tahun tersebut mencapai

600 juta CHF. Pendapatan terbesar berdasarkan regionalnya didapatkan dari

wilayah Eropa/Afrika/Timur Tengah yang mencapai 46,2% kemudian terbesar

kedua dari Asia Pasific sebesar 29% dan sisanya dari regional Amerika sebesar

24,8%. Sedangkan pendapatan terbesar bila dilihat dari sektor bisnisnya maka

berurutan berasal dari Oil, Gas and Chemical Services (19,6%), Consumer Testing

Services (17,9%), Industrial Services (16,5%), System and Services Certification

(6,9%), Minerals Services (6,5%), Environmental Services (5,6%), Automotive

Services (5,2%), Government and Institution Service (4,7%), dan terakhir Life

Science Services (3,5) (SGS, 2014).

2.1.2. SGS di Indonesia

SGS pertama kali beroperasi di Indonesia pada tahun 1985 ketika adanya

penandatanganan perjanjian kerjasama antara SGS dengan pemerintah Indonesia

melalui program Pre-Shipment Inspection (PSI). Program PSI ini berakhir pada

tahun 1995, kemudian SGS membentuk PT SGS International Certification

Services di tahun yang sama dan berubah namanya pada tahun 2004 menjadi PT

SGS Indonesia.

Sebelumnya pada tahun 2001, SGS Mineral Business membeli lisensi

perusahaan Australia yang saat ini beroperasi dengan nama PT SGS Indo Assay.

PT SGS Indo Assay melakukan pengujian atas hasil mineral dan keseimbangan area

lingkungan penambangan. PT SGS Indo Assay memiliki laboratorium pengujian

mineral dengan lokasi tempat penambangan di Kalimantan Tengah dan sample

preparation di Sumatra Utara dan Sulawesi Utara.

PT SGS Indonesia terus berkembang di Indonesia dari tahun ke tahun, pada

pertengahan tahun 2005, PT SGS Indonesia menjalankan dua unit bisnis baru yaitu


9


System and Services Certification (SSC) dan Minerals (GeoChem). Hingga saat ini

PT SGS Indonesia sudah mempekerjakan 350 orang karyawan yang tersebar

dibeberapa wilayah di Indonesia seperti Jakarta, Medan, Manado, Surabaya dan

Samarinda. Kompetitor PT SGS Indonesia yang menjalankan lini bisnis yang

serupa dengan perusahaan diantaranya adalah Bureau Veritas, Llyod Register,

Intertek dan TUV Rheinland. PT SGS Indonesia juga sudah mengoperasikan 8 unit

bisnis dan akan terus memperluas jaringan SGS di Indonesia. Delapan unit bisnis

yang telah beroperasi tersebut yaitu:

Agricultural Services.

Agricultural Services melakukan jasa inspeksi pengiriman komoditas ke

berbagai negara yang mencapai lebih dari jutaan ton per tahun. Didirikan

pada tahun 2009, sekarang bisnis agrikultur PT SGS Indonesia memiliki tim

yang sangat efektif yang tersebar di berbagai pelabuhan besar di Indonesia.

Perusahaan memberikan nilai tambah pada proses yang berurutan dari

produksi hingga pendistribusian komoditas seperti palm oils, coklat, gula,

dan kacang kedelai. Cakupan solusi cost-effective termasuk didalamnya

pengumpulan data strategis, manajemen jaminan, audit dan sertifikasi,

pengujian dan layanan analitis, inspeksi, verifikasi solusi teknis, konsultasi

dan pelatihan. PT SGS Indonesia bisa membantu perusahaan klien untuk

terus meningkatkan budaya keselamatan, kualitas dan pembangunan

berkelanjutan.

Minerals & Environmental Services.

Keahlian PT SGS Indonesia dalam pertambangan merupakan salah satu

yang terbaik dalam industri tersebut. Perusahaan bisa memberikan saran

teknis pada proses manufaktur baja, kerjasama strategis dalam perdagangan

batu bara dan coke atau panduan pengurangan risiko, memaksimalkan

keuntungan atau meningkatkan efisiensi pertambangan logam mulia atau

logam biasa.

Oil Gas and Chemical Services (OGC)

PT SGS Indonesia sebagai penyedia perdagangan jasa inspeksi dan

pengujian, jaminan mutu, manajemen risiko dan pelayanan bantuan teknis

pada industri minyak dan kimia. Bidang keahlian perusahaan meliputi


10


kontrol kualitas dan kuantitas selama proses berlangsung, pengujian

laboratorium, sampling otomatis, kalibrasi statis dan dinamis, pelayanan

teknis gas untuk pendingin dan pembersihan gas carrier, pengujian

pemeliharaan pelumas prediktif, pengepakan dan pengiriman sampel,

pelayanan inspeksi tank dan container, pelayanan bantuan lepas pantai dan

logistik.

Consumer Testing Services (CTS)

Customer testing services memiliki beberapa keahlian dalam pengujian

laboratorium, ketahanan produk, penilaian proses dan verifikasi produk

statistikal untuk manufaktur, importir, eksportir, dan retailers. Customer

Testing Services saat ini di Indonesia menawarkan pelayanan pada produk

softlines (textil dan alas kaki), makanan (kimia dan mikrobiologi), barang-

barang keras (hardgoods), mainan dan produk remaja, listrik dan elektronik,

otomotif, dan kosmetik.

System and Services Certification (SSC)

Unit bisnis SSC di Indonesia menempati posisi sebagai pemimpin pasar,

+30% berhasil dikuasai oleh SSC. Saat ini SSC memiliki 62 auditor

permanen dimana jumlah ini mencapai dua kali lipat lebih daripada jumlah

auditor yang dimiliki oleh para pesaingnya di pasar. Pelayanan yang

diberikan oleh SSC diantara lain yaitu manajemen sistem, kompetensi

pengauditan, dan pelatihan yang terkait. Jasa sertifikasi yang diberikan

berupa ISO 14001 (manajemen lingkungan), QS 9000/TS 16494 (industri

otomotif), OHSAS 18000 (kesehatan dan keamanan kerja), CE Marking,

PM 9000 (manajemen sektor publik), SA 8000 (akuntabilitas sosial), SQF

2000/HACCP (keamanan makanan), dan evaluasi berkelanjutan.

Industrial Services.

Industrial Service membantu klien agar dapat menjalankan proses

manufaktur dengan lancar dengan bantuan pengujian material, sertifikasi

produk, metalurgi dan desain proses, dukungan bantuan operasional,

pengontrolan kualitas, dan sertifikasi sistem manajemen. Industrial Services

juga akan menyarankan pelaksanaan growth strategy dan praktik pasar

terbaik untuk manufaktur industri dan perdagangan, melakukan pengujian


11


dan keselarasan penilaian untuk memastikan proses dan proyek memenuhi

semua persyaratan kualitas dan kinerja dan meminimalkan dampak

lingkungan dari industri tersebut.

Environtment.

Pelayanan yang diberikan dalam bidang Environtment adalah membantu

untuk memastikan mengelola risiko dan meningkatkan efisiensi bisnis

dengan memberikan panduan agar dapat memenuhi regulasi tentang

lingkungan serta meminimalisir dampak bisnis terhadap lingkungan. Aspek

tanggung jawab lingkungan yang bisa dibantu seperti aspek udara, tanah,

air, limbah, dan perubahan iklim.

Government & Institution Services.

Perusahaan memberikan pelayanan berupa bantuan untuk pemenuhan

permintaan regulasi, meningkatkan pendapatan pemerintah, memfasilitasi

perdagangan, membantu pengefisiensian dan mempromosikan

pemerintahan yang baik yang sejalan dengan pembangunan berkelanjutan.

2.2. Visi dan Misi

2.2.1. Visi PT SGS Indonesia

PT SGS Indonesia akan berusaha untuk selalu memberikan nilai lebih

kepada pelanggan kami yang beragam.

2.2.2. Misi PT SGS Indonesia

Misi dari PT SGS Indonesia yaitu:

Kami menyediakan pelayanan komprehensif berupa inspeksi,

pengujian, dan sertifikasi yang independen, profesional dan diakui

secara internasional untuk membantu klien kami mencapai

tujuannya.

Kami bekerja sama dengan klien untuk mengembangkan alat yang

bisa membantu mereka mengidentifikasi dan mengurangi risiko,


12


membedakan dan meningkatkan efisiensi sehingga dapat terus

memenuhi kebutuhan pelanggan mereka.

Kami berkomitmen untuk meningkatkan value chain dengan

menyediakan value based pricing, bantuan teknis, manajemen key

account dan pelaporan akurat yang tepat waktu. Hal tersebut yang

seringkali membuat klien kami bisa meningkatkan kualitas

produknya, pelayanan dan reputasi mereknya.

2.3. Jasa oleh PT SGS Indonesia

Pelayanan jasa yang disediakan oleh PT SGS Indonesia dapat dibagi

menjadi empat kategori utama yaitu inspection, testing, certification, dan

verification. Jasa inspection yaitu melakukan pemeriksaan kondisi dan berat barang

yang diperdagangkan pada proses pengiriman, membantu pelanggan untuk

mengkontrol kuantitas dan kualitas barangnya, dan memenuhi semua persyaratan

peraturan yang relevan diseluruh daerah dan pasar yang berbeda. Jasa testing,

dengan adanya fasilitas pengujian memadai dan dikelola oleh orang-orang yang ahli

dan berpengalaman membuat pelanggan dapat mengurangi risiko,

mengefisiensikan waktu untuk menerjunkan produk ke pasar, menguji kualitas,

keamanan dan kinerja produk terhadap standar kesehatan, keamanan dan regulasi.

Jasa Certification dengan menunjukkan bahwa produk, proses, sistem atau jasa

pelanggan sesuai dengan standar nasional atau internasional dan regulasi atau

standar yang ditetapkan oleh pelanggan itu sendiri, melalui sertifikasi. Jasa

Verification dengan memastikan bahwa produk dan jasa yang diberikan oleh

perusahaan sesuai dengan standar global dan peraturan setempat untuk seluruh

rantai pasokan dari bahan baku hingga konsumsi akhir.

2.4. Budaya Perusahaan

Satu budaya yang sangat melekat dalam SGS adalah budaya integritas.

Kepercayaan yang menginspirasi para pelanggan dan para pemangku kepentingan

merupakan kunci kesuksesan, baik sebagai organisasi maupun individu. Sebagai


13


pemain utama dalam industri, SGS mempertahankan standar tinggi untuk

profesionalisme. Kode integritas merupakan ekspresi atas nilai-nilai yang SGS

terapkan di perusahaan dan afiliasinya.

SGS menjaga citra dan reputasi perusahaan secara berkesinambungan dan

senantiasa berupaya untuk mempertahankannya di pasar. SGS meraih tujuan ini

dengan melakukan bisnis secara jujur dan transparan. SGS mendorong budaya

keterbukaan melalui saling bertukar pikiran dan informasi, memberikan saran dan

mengajukan hal-hal yang perlu mendapat perhatian, tanpa adanya kekhawatiran

akan penolakan. Hal itu membuat SGS bisa melayani kepentingan-kepentingan

pelanggan dimanapun SGS beroperasi, menyediakan kesempatan-kesempatan

kepada karyawan dan menciptakan keuntungan finansial yang berkesinambungan

bagi para pemegang saham.

Empat nilai-nilai yang dijalankan dalam keseharian operasional SGS demi

mencapai visi perusahaan yaitu passion, integrity, entrepreneurialism, dan

innovative spirit. Nilai-nilai inilah yang membimbing perusahaan dalam

menjalankan seluruh kegiatannya dan nilai-nilai tersebut yang menjadi landasan

berdirinya perusahaan ini. Passion, SGS melakukan pekerjaannya dengan penuh

gairah karena itu akan membantu keberlangsungan bisnis menjadi lebih cepat, dan

lebih baik. Integrity, pelanggan mempercayai SGS untuk selalu memberikan solusi

yang adil dan objektif. Entrepreneurialism, SGS sangat percaya dengan

pemberdayaan individu dengan memberikan kebebasan untuk bisa kreatif dalam

hal pengambilan keputusan, inisiatif dan solusi. Innovative spirit, SGS selalu

menantang status quo agar bisa mengetahui hal yang lebih banyak, untuk

meningkatkan apa yang sudah dilakukan dan bagaimana cara mengerjakannya

dengan tujuan untuk dapat terus menciptakan nilai yang baru untuk pelanggan dan

perusahaan itu sendiri.

Prinsip-prinsip dalam integritas SGS:

Kepercayaan: Kepercayaan merupakan aset yang paling berharga, pondasi

dari citra dan reputasi SGS. Para pelanggan bergantung pada integritas SGS

dan kepercayaan ini harus tetap dipertahankan dan dijaga.

Kejujuran dan Keterbukaan: Didalam segala hal yang SGS lakukan, adalah

hal yang sangat penting untuk selalu jujur kepada diri sendiri, pelangga dan


14


rekan sejawat. Tidak ada suatu kondisi apa pun yang membenarkan

kebohongan atau ketidakjujuran.

Akuntabilitas: Setiap tindakan dan kelalaian memiliki konsekuensi, SGS

menerima konsekuensi atas pilihan tindakan tersebut dan tidak

menyalahkan pihak lain atas tindakan yang dilakukan.

Prinsip: SGS percaya untuk bertindak secara etis, adil dan menghormati

orang lain. Keputusan SGS senantiasa mendasar pada penghormatan atas

prinsip-prinsip dan standar perilaku yang baik dan bukan atas keputusan

atau pilihan pribadi.

2.5. Struktur Organisasi

2.5.1. Struktur Organisasi Umum

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT SGS Indonesia

Sumber: Data Perusahaan


15


2.5.2. Struktur Organisasi Divisi Human Resource

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Divisi Human Resource


2.6. Proses Staffing

Gambar 2.3 Proses Staffing di PT SGS Indonesia


Seiring dengan terus berkembangnya perusahaan dari tahun ke tahun, maka

perusahaan juga membutuhkan tambahan tenaga kerja untuk mengimbangi

aktivitas ekspansi yang dilakukan. Kebutuhan karyawan baru juga ditujukan untuk

President Director

Country HR Manager

Compensation and Benefit Lead

Payroll Admin

Personnel & Benefit Admin

HR Business Partner

RecruiterRecruitment and

Training Specialist

Man Power Planning

Requisition Form

Advertisement

Curriculum Vitae Selection

Interview

Predictive Index Test and Medical Check Up

Job Offer

New Hire


16


menggantikan karyawan lama yang memutuskan untuk berhenti bekerja dari

perusahaan. Saat ini PT SGS Indonesia mengoperasikan kantor cabang baru di

wilayah Surabaya untuk semakin memperlebar cakupan bisnisnya di Indonesia,

maka dari itu saat ini perusahaan sedang membutuhkan banyak tenaga kerja baru

untuk mengisi posisi yang baru dibuka. Rata-rata hampir 100 orang karyawan

direkrut oleh perusahaan setiap tahunnya untuk berbagai posisi di middle level dan

lower level seperti sales executive, auditor dan administration staff. Karyawan yang

direkrut kebanyakan melalui employment website seperti www.Jobstreet.com dan

www.JobsDB.com. PT SGS Indonesia memiliki standard operating procedure

(SOP) tersendiri dalam hal pengadaan karyawan barunya, berikut rangkaian proses

staffing yang dilakukannya.

2.6.1. Man Power Planning

Tahapan ini adalah tahapan awal sebelum aktivitas staffing dimulai dimana

PT SGS Indonesia merencanakan seberapa banyak orang-orang yang akan direkrut

oleh perusahaan untuk mengisi posisi-posisi yang ada dalam perusahaan. PT SGS

Indonesia saat ini sedang menjalankan ekspansi bisnis yaitu membuka kantor

cabang baru di beberapa wilayah di Indonesia yang berarti perusahaan akan

membutuhkan banyak tenaga kerja baru untuk menyesuaikan dengan ekspansi

bisnisnya tersebut. Perusahaan memiliki data untuk masing-masing divisi berapa

banyak orang tambahan yang diperlukan selama kurun waktu satu tahun. Dengan

adanya man power planning ini, divisi HR dapat memperkirakan jumlah kebutuhan

tenaga kerja baru untuk dapat menjalankan perusahaan dengan efektif dan efisien

dan menentukan strategi untuk mendapatkan talent terbaik untuk perusahaan.

2.6.2. Requisition Form

Tahap ini adalah tahap pertama dalam rangkaian proses staffing yang

dilakukan oleh tim recruitment dari divisi Human Resource dalam PT SGS

Indonesia. Dalam tahapan awal ini user mengisi sebuah formulir bernama

recruitment requisition form (Lampiran 1) yang berisikan informasi lengkap

tentang kebutuhan karyawan untuk posisi baru atau karyawan baru untuk


http://www.jobstreet.com/

http://www.jobsdb.com/

17


menggantikan posisi karyawan yang lama. Informasi-informasi yang terdapat

dalam recruitment requisition form ini diantara lain

1. Requirement Details

Berisikan tentang informasi tanggal permintaan dilakukannya proses

staffing, divisi, departemen, posisi yang dibuka, status karyawan

(tetap atau kontrak), level pekerjaan, dan lokasi bekerja.

2. Position Details

Berisikan tentang detail lengkap pekerjaan yang akan dilakukan oleh

calon karyawan dan tanggung jawab apa saja yang diberikan

kepadanya nanti. Turut serta lingkungan tempat calon karyawan

ditempatkan di kantor atau di lapangan.

3. Candidate Profile

Berisikan tentang profil lengkap kandidat seperti apa yang akan

dicari oleh perusahaan dilihat dari latar belakang pendidikannya,

pengalaman bekerja pada bidang yang relevan, kemampuan bahasa

yang dimiliki calon kandidat, pengetahuan serta keahlian yang

dimiliki, serta kriteria spesifik lainnya.

4. Reason For Requisition

Berisikan tentang alasan dilakukannya pengadaan karyawan baru.

Apakah untuk mengganti karyawan lama atau untuk tambahan

karyawan, apakah untuk posisi yang sudah ada sebelumnya atau

untuk posisi yang baru dibentuk.

5. Approvals

Berisikan tentang tanda tangan persetujuan akan dibukanya

lowongan pekerjaan dari user (Business Manager), Country Human

Resource Manager, dan President Director.

Recruitment Requisition Form ini juga disertai dengan adanya job

description (Lampiran 2 ) yang berisikan tentang primary responsibility, reporting,

specific responsibility, profile, dan required skill.


18


2.6.3. Advertisement

Setelah RRF diterima oleh bagian recruitment, maka tim akan membuatkan

iklan tentang lowongan pekerjaan yang dibuka oleh perusahaan melalui berbagai

media dengan persetujuan dari Human Resource Business Partner. Media yang

umumnya dipakai oleh PT SGS Indonesia untuk menemukan calon karyawannya

yaitu:

1. Employment Websites. Perusahaan memiliki akun di website seperti

www.Jobstreet.com dan www.JobsDB.com untuk mengiklankan

lowongan pekerjaan. Media ini biasanya di gunakan untuk

mengiklankan lowongan pekerjaan pada posisi middle level dan

lower level seperti sales executive, auditor, administration staff,

accountant, marketing executive dan internship.

2. Koran. PT SGS Indonesia menerbitkan iklan lowongan kerja di koran

harian Kompas untuk berbagai posisi tertentu seperti posisi auditor

dengan bantuan agen yang akan terlebih dahulu mensortir CV

pelamar yang masuk dari penerbitan iklan di koran dan hanya akan

memberikan CV pelamar terbaik kepada perusahaan yang sesuai

dengan job specification yang dibutuhkan.

3. Employee Referrals. PT SGS Indonesia membuka kesempatan bagi

karyawannya untuk merekomendasikan rekannya untuk melamar

pada posisi yang lowong di perusahaan dengan mengirimkan CV

orang yang bersangkutan ke bagian Recruitment. PT SGS Indonesia

juga memberikan bonus berupa materi uang sebagai tanda terima

kasih bagi karyawannya jika kandidat yang direkomendasikan

olehnya diterima bekerja di PT SGS Indonesia.

4. Headhunter. PT SGS Indonesia akan memanfaatkan jasa dari

perusahaan headhunter untuk mendapatkan orang-orang yang tepat

yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan. Jasa

headhunter biasanya digunakan untuk mendapatkan orang-orang

untuk mengisi posisi penting (top level) dalam perusahaan seperti

posisi line manager. Orang-orang yang direkomendasikan oleh




19


headhunter biasanya adalah top talent yang mumpuni pada bidang

yang sedang dicari oleh perusahaan..

5. Talent Database. PT SGS Indonesia memiliki arsip para pelamar

dengan status on hold yaitu ditolak untuk posisi yang dilamar, namun

mungkin cocok untuk diposisi yang lainnya. Lowongan posisi yang

dibuka bisa ditawarkan langsung kepada mereka.

2.6.4. Curriculum Vitae Selection

Dari berbagai media yang dimanfaatkan oleh perusahaan untuk menarik

calon karyawan, PT SGS Indonesia menerima curriculum vitae (CV) dalam bentuk

softcopy maupun hardcopy untuk berbagai posisi yang dibuka. CV yang telah

diterima akan disortir disesuaikan dengan job specification yang dibutuhkan oleh

perusahaan untuk berbagai posisi. CV yang telah disortir akan diberikan kepada

user untuk diperiksa kembali apakah CV tersebut sesuai dengan apa yang

dibutuhkan olehnya. Jika ditolak oleh user, tim akan mencarikan lagi CV yang lebih

sesuai dengan job specification melalui resume search pada www.jobstreet.com

dan www.jobsDB.com. Jumlah CV yang diterima oleh PT SGS Indonesia rata-rata

untuk berbagai posisi mencapai 120 buah. Selain itu, perusahaan juga terkadang

melakukan proses resume search yaitu melakukan pencarian kandidat pada

database website disesuaikan dengan kriteria yang dicari, namun kandidat tersebut

bukanlah kandidat yang melamar di posisi yang dibuka oleh perusahaan.

2.6.5. Interview

Tahapan selanjutnya adalah proses wawancara. CV kandidat yang sudah

diperiksa kembali dan disetujui untuk lanjut ke proses berikutnya oleh user, akan

diundang untuk hadir di kantor PT SGS Indonesia mengikuti proses wawancara

yang biasanya dilakukan dalam 2 sesi terpisah. Sesi pertama oleh divisi Human

Resource dan sesi kedua oleh user, namun tidak menutup kemungkinan hanya

dilakukan dalam satu sesi langsung oleh divisi Human Resource dan user. Kandidat

akan diminta untuk mengisi sebuah formulir Personal Data yang berisikan

informasi tentang kandidat, keluarga kandidat, latar belakang akademis, dan alasan

mendafatar lowongan kerja di perusahaan (lampiran 3 dan 4). Proses wawancara


20


yang dilakukan oleh divisi Human Resource lebih menekankan untuk mengetahui

kepribadian dari kandidat tersebut dan apakah sesuai dengan budaya yang ada di

PT SGS Indonesia, sedangkan proses wawancara yang dilakukan oleh user lebih

menekankan pada kemampuan dan keahlian kandidat dalam bidang tertentu sesuai

dengan posisi yang dilamar oleh kandidat.

2.6.6. Predictive Index Test dan Medical Check Up

Rangkaian proses staffing selanjutnya yaitu Predictive Index (PI) Test.

Tujuan dari Predictive Index Test ini adalah untuk mendapatkan data yang akurat

mengenai dorongan perilaku dan kebutuhan apa yang memotivasi setiap calon

karyawan serta kepribadian lain yang mencerminkan kandidat. Untuk posisi

tertentu, perusahaan akan mengadakan Ability Test untuk menguji kemampuan

kandidat dalam mengerjakan sebuah tugas. Posisi yang melakukan ability test ini

adalah adalah posisi Accountant.

Tahap selanjutnya adalah medical check-up yang diikuti oleh kandidat di

pusat kesehatan rekanan perusahaan (Parahita Diagnostic Center dan Prodia).

Kandidat akan diaturkan jadwalnya untuk mengikuti medical check-up dengan

tujuan untuk mengetahui kondisi kesehatan kandidat apakah sesuai dengan standar

minimal kesehatan perusahaan dan siap untuk bekerja. Setelah hasil medical check-

up diterima oleh perusahaan dan dinyatakan bahwa kandidat dalam kondisi yang fit

dan atau sehat untuk bekerja di perusahaan dan sesuai dengan standar perusahaan,

maka kandidat berhasil lolos dan akan dilanjutkan dengan proses staffing tahap

selanjutnya.

2.6.7. Job Offer

Setelah proses wawancara selesai dilaksanakan, divisi Human Resource

akan berdiskusi dengan user dan apabila perlu meminta masukan dari Country

Human Resource Manager untuk memutuskan apakah kandidat sesuai dengan job

specification yang dibutuhkan perusahaan. Jika kandidat tersebut ditolak namun

memungkinkan untuk ditempatkan pada posisi lain yang lebih cocok, CV kandidat

tersebut beserta interview comment form akan diarsipkan untuk kebutuhan yang


21


akan datang, dan apabila diterima maka akan dilanjutkan untuk ke proses

selanjutnya.

Setelah kandidat diputuskan lolos tahap seleksi maka divisi Human

Resource akan berdiskusi dengan Business Manager mengenai salary package

disesuaikan dengan level posisi yang dilamar, yang akan ditawarkan oleh

perusahaan ke kandidat tersebut. Setelah didapatkan salary package yang tepat

maka akan langsung dikirimkan ke kandidat untuk diperiksa dan disetujui melalui

surat elektronik. Apabila ada poin yang ingin ditanyakan atau mungkin

dinegosiasikan, biasanya kandidat akan diarahkan untuk menuliskan keinginannya

pada balasan surat elektronik tersebut.

2.6.8. New Hire

Jika salary package dan ketentuan kerja lainnya telah disepakati, maka

kandidat akan diundang untuk hadir kembali di kantor PT SGS Indonesia untuk

menandatangani kontrak kerja sesuai dengan kesepakatan yang telah dicapai dan

untuk meresmikan bahwa kandidat tersebut berhasil lolos seluruh tahapan proses

staffing dan diterima bekerja di perusahaan. Pada hari pertama karyawan bekerja di

perusahaan biasanya akan diisi dengan Induction Training, yaitu serangkaian

pelatihan tentang pengenalan perusahaan. Induction Training ini biasanya

dilakukan sebanyak dua kali dalam tempo waktu sebulan. Karyawan baru akan

menerima welcome kit untuk menunjang keberlangsungan pelatihan tersebut.



BAB 3

TINJAUAN LITERATUR

3.1. Staffing

Posisi staffing dalam organisasi mungkin merepresentasikan salah satu

fungsi yang paling penting dari human resource management. Staffing berbicara

seputar orang-orang yang direkrut dari luar organisasi untuk sebuah pekerjaan,

yang dipindahkan ke pekerjaan lain dalam organisasi yang sama, serta orang-orang

yang keluar dari perusahaan (Judge, 1993). Aktivitas mendapatkan tenaga kerja

(acquiring) melibatkan sistem external staffing yang mengendalikan awal

masuknya kandidat ke dalam organisasi. Aktivitas ini berhubungan dengan

perencanaan jumlah dan tipe orang seperti apa yang dibutuhkan, menetapkan job

requirement dalam bentuk kualifikasi atau KSAOs (knowledge, skill, ability, dan

karakteristik lain) yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara efektif,

menetapkan tipe rewards yang disediakan dari sebuah pekerjaan, membuatkan

kampanye external recruitment, menggunakan selection tools untuk mengevaluasi

KSAOs yang dimiliki kandidat, memutuskan kandidat mana yang paling

berkualitas dan akan menerima tawaran pekerjaan, dan menyusun bersama

penawaran kerja yang diharapkan bisa diterima oleh kandidat. Aktivitas

penempatan (deploying) mengarah pada menempatkan karyawan baru pada

pekerjaan yang sebenarnya akan dilakukan yang mungkin belum secara jelas

diberitahukan pada saat rekrutmen seperti informasi mengenai lokasi geografis

lingkungan kerja, dan unit kerja yang spesifik. Deploying juga meliputi

pembimbingan pemindahan karyawan di seluruh perusahaan tersebut yang melalui

sistem internal staffing yang menangani promosi, transfer, dan penugasan proyek

baru. Sistem retensi berusaha untuk mengelola adanya arus yang tidak bisa

dihindari dari adanya karyawan yang keluar dari organisasi. Arus keluarnya

karyawan ini biasanya bersifat tidak sukarela dari para pekerja seperti pemecatan

atau penjualan sebuah unit bisnis atau organisasi lain. Turnover bisa menjadi sangat

merugikan bagi organisasi, maka dari itu organisasi bisa meminimalisirnya dengan

berbagai macam strategi dan taktik retensi (Heneman, 2012)


23


(Heneman, 2012) mengungkapkan bahwa komponen yang terdapat dalam

sistem staffing merepresentasikan langkah-langkah serta aktivitas yang terjadi

selama proses masuknya karyawan baru dan karyawan yang sudah ada dalam

organisasi. Komponen tersebut diantaranya seperti yang dapat dilihat di gambar 1

tentang komponen sistem staffing yaitu pelamar (applicant) yang akan masuk ke

dalam organisasi harus melewati serangkaian aktivitas staffing seperti recruitment

(identification and attration), selection (assessment and evaluation), dan

employment (decision making and final match).

3.2. Aktifitas Staffing

3.2.1. Recruitment

Recruitment dibagi menjadi dua bagian yaitu external recruitment dan

internal recruitment. (Heneman, 2012) mengatakan bahwa proses rekrutmen yang

efektif merupakan landasan dari sistem staffing yang efektif karena ketika sistem

rekrutmen bekerja dengan baik maka pelamar yang berkualitas akan tertarik pada

organisasi, dengan begitu kandidat terbaik dengan mudah bisa didapatkan untuk

Applicant

(person)

Organization

(Job)

Recruitment

(identification and attraction)

Selection

(assessment and evaluation)

Employment

(decision making and final match)

Gambar 3.1 Komponen Sistem Staffing

Sumber: Staffing Organization (Heneman, 2012)


24


diseleksi dan pada akhirnya direkrut sehingga organisasi akan memiliki banyak

waktu untuk mencapai staffing goals stratejiknya. (Heneman, 2012) berpendapat

bahwa external recruitment merupakan sebuah proses mengidentifikasi dan

menarik para pencari kerja dari luar organisasi yang bersangkutan. Dalam external

recruiting, organisasi berusaha menjual organisasi tersebut kepada pelamar yang

potensial, maka dari itu banyak prinsip-prinsip pemasaran (marketing) yang

diaplikasikan untuk meningkatkan hasil dari rekrutmennya. Sedangkan internal

recruitment adalah proses mengidentifikasi dan menarik karyawan yang bekerja

pada organisasi saat ini untuk sebuah lowongan yang dibuka oleh organisasi

tersebut.

3.2.1.1. Recruitment Planning

Tahap awal dalam proses external recruitment adalah recruitment planning.

Recruitment planning ini dimulai dari organizational issues dimana proses

rekrutmen dapat dikelola dengan berbagai macam cara yaitu in-house atau oleh

external rcruitment agency. Sebuah organisasi bisa melakukan rekrutmen sendiri

atau bekerja sama dengan organisasi lain. Kewenangan untuk merekrut bisa saja

tersentralisasi atau terdesentralisasi dalam organisasi. Organisasi yang kecil

biasanya mengandalkan external recruitment agencies daripada melakukan

rekrutmen sendiri karena organisasi kecil mungkin tidak memiliki sumber daya

manusia dan anggaran yang cukup untuk menjalankan fungsi rekrutmennya sendiri.

Organisasi dengan tingkat turnover yang rendah biasanya juga lebih memilih untuk

memanfaatkan external recruitment agencies karena jarang dilakukannya

rekrutmen karyawan baru, maka fungsi rekrutmen sendiri dirasakan tidak

bermanfaat. Organisasi besar dan organisasi yang sering melakukan rekrutmen

karyawan baru harus memiliki fungsi rekrutmennya sendiri. Fungsi ini membantu

untuk memastikan biaya yang dikeluarkan organisasi untuk rekrutmen karyawan

baru diminimalkan, recruitment searches yang konsisten dari awal pembukaan

hingga penutupan, dan kebutuhan organisasi akan sumber daya manusia yang

spesifik dipenuhi.

Sebuah organisasi dapat memusatkan (centralize) atau mendesentralisasi

(decentralized) proses rekrutmen untuk external job applicants. Dalam fungsi


25


rekrutmen yang terpusat, satu grup pusat mengkoordinasi aktivitas rekrutmen,

biasanya human resource professionals di kantor perusahaan. Dalam sistem

rekrutmen desentralisasi, bisnis unit atau manager individu yang melakukan

aktivitas rekrutmen. Meskipun keputusan akhir dari rekrutmen ada di unit bisnis

yang menentukan terpilih atau tidaknya kandidat untuk bekerja dalam unitnya,

kebanyakan organisasi memusatkan aktivitas administrasi terkait rekrutmen dan

penyaringan pelamar. Satu keuntungan dari fungsi rekrutmen yang terpusat adalah

tidak adanya unit bisnis yang sia-sia mengerjakan hal yang sama, seperti contoh

ketika melakukan rekrutmen ke universitas, hanya akan ada satu iklan yang

ditempel mengenai informasi pekerjaan yang dibuka oleh organisasi, bukan banyak

iklan terpisah untuk masing-masing unit bisnis. Meskipun demikian, beberapa

organisasi lebih memilih fungsi rekrutmen yang terdesentralisasi, sebagai

contohnya departemen research and development (R&D) sering melakukan praktek

rekrutmen khusus untuk menarik talenta tertentu. Strategi ini difokuskan untuk

rekrutmen peneliti terdidik dan menekankan pada proyek yang menarik secara

intrinsik bagi para peneliti tersebut di universitas-universitas. Satu keuntungan dari

rekrutmen yang terdesentralisasi adalah pencarian dalam rekrutmen sumber daya

manusia baru mungkin menjadi lebih responsif sesuai dengan kebutuhan unit bisnis

karena mereka yang terlibat dalam rekrutmen akan menjadi rekan kerja sehari-hari

dalam kegiatan operasinya di organisasi.

Dalam recruitment planning juga perlu diperhatikan administrative issues,

diantaranya yaitu requisitions. Requisitions adalah sebuah dokumen formal yang

mengesahkan sebuah pembukaan lowongan kerja yang ditandai dengan adanya

tanda tangan dari top level management. Seorang supervisor terkadang juga

diberikan wewenang untuk mengesahkan pembukaan kerja. Top level managers

lebih familiar dengan informasi staffing planning untuk seluruh organisasi, maka

dari itu persetujuan mereka dibutuhkan untuk memastikan aktivitas rekrutmen

dikoordinasikan dengan aktivitas staffing planning. Selanjutnya, dalam recruitment

planning yaitu penentuan siapa yang menjadi recruiters yaitu orang-orang yang

melakukan proses rekrutmen. Recruiters yang ideal mempunyai beberapa

karakteristik seperti dibawah ini:


26


Interpersonal skills yang kuat

Pengetahuan tentang perusahaan, pekerjaan, dan isu terkait karir

Technology skills,

Antusiasme tentang organisasi dan calon karyawan

Recruiters yang dipakai oleh organisasi biasanya adalah human resource

professionals, line managers, dan karyawan. Setiap recruiters memiliki

keuntungan dan kerugian masing-masing tergantung dengan karakteristik yang

dibutuhkan untuk menjadi recruiters. HR Professionals mungkin sangat mengerti

tentang isu career development dan antusias terhadap organisasinya, tetapi mereka

mungkin kurang mengerti tentang specific job responsibilities. Line managers

mungkin memiliki pengetahuan lengkap tentang organisasi dan pekerjaan yang

disupervisi, tetapi mereka mungkin tidak mengetahui tentang career development

opportunity. Begitu pula dengan karyawan sebagai recruiters, mereka mungkin

memiliki pemahaman yang mendalam tentang pekerjaannya, tetapi tidak memiliki

banyak pengetahuan tentang organisasinya. Maka dari itu tidak ada satu sumber

yang ideal untuk menjadi recruiters, dan seluruh recruiters membutuhkan pelatihan

untuk mengimbangi kekurangan yang ada. Pelatihan tersebut diantaranya

interviewing skills, job analysis, aspek interpersonal tentang rekrutmen, hukum dan

regulasi, forms dan reports, karakteristik organisasi dan pekerjaan, dan target

recruitment. Diluar pelatihan tersebut dibutuhkan juga pelatihan tambahan untuk

menunjang kemampuan recruiters seperti technology skills, marketing skills,

kemampuan bekerja sama dengan orang- orang dari departemen lain, serta etika.

3.2.1.2. Strategy Development

Tahap selanjutnya setelah recruitment planning adalah strategy

development. Metode yang bisa dimanfaatkan oleh organisasi diantaranya adalah

metode open recruitment dan targeted recruitment. Open recruitment adalah

sebuah metode dimana organisasi membuka lebar kesempatan kerja bagi para

pelamar yang melamar lowongan pekerjaan yang spesifik. Keuntungan dari metode

ini adalah pelamar sering melihatnya sebagai sebuah hal yang adil karena semua

orang memiliki kesempatan yang sama untuk melamar, memastikan bahwa

keberagaman (termasuk orang yang cacat, minoritas, remaja, mantan pensiunan,


27


veteran) orang mendapat kesempatan yang sama untuk dipertimbangkan, serta

bermanfaat ketika organisasi butuh merekrut banyak orang. Kekurangannya adalah

terlalu banyak kandidat yang harus dipertimbangkan, adanya kemungkinan pelamar

yang berkualitas terabaikan dalam prosesnya, dan memakan banyak waktu untuk

memeriksa seluruh resume. Pendekatan targeted recruitment yaitu metode dimana

organisasi mengidentifikasi segmen dalam pasar tenaga kerja dimana kandidat yang

berkualitas berada.

Tabel 3.1 Perbandingan Open Recruitment dan Targeted Recruitment


Teknik Keuntungan Baik Digunakan

Ketika

Open Mengiklankan

berbagai posisi

dengan pesan yang

menarik bagi

berbagai pencari

kerja dalam

sejumlah media

yang menjangkau

sebanyak mungkin

orang.

Memastikan

pelamar yang

beragam

dihubungi dan

dipertimbangkan

Pengalokasian

biaya resource

dan personel per

pelamar yang

lebih rendah

Jumlah pelamar

yang dibutuhkan

banyak, pre-entry

qualifications tidak

seberapa penting.


28


Tabel 3.2 Perbandingan Open Recruitment dan Targeted Recruitment

(Lanjutan)


Setelah dipilihnya metode terbaik yang disesuaikan dengan kebutuhan

organisasi, maka yang harus dilakukan selanjutnya adalah menentukan recruitment

sources. Recruitment sources tersebut diantara lain:

Applicant Initiated. Praktik paling umum yang dilakukan oleh organisasi

yaitu dengan menerima lamaran kerja yang diajukan oleh pelamar dengan

datang langsung ke organisasi yang membuka lowongan pekerjaan.

Employee Referrals. Para karyawan yang bekerja dalam organisasi

merupakan sumber yang berharga untuk mencari pelamar kerja. Karyawan

tersebut dapat merekomendasikan orang yang mereka kenal kepada pemberi

kerja untuk dipertimbangkan. Dalam beberapa organisasi, karyawan akan

Targeted Memfokuskan

usaha pengiklanan

dan rekrutmen

dengan

menyesuaikan isi

pesan untuk

menarik segmen

pasar tenaga kerja

dengan KSAO yang

spesifik atau

karakteristik

demografis.

Mempersempit

applicant pool

yang potensial,

sehingga

organisasi

berusaha untuk

fokus pada

pelamar yang

paling

berkualitas.

Memfasilitasi

pendekatan yang

lebih personal

untuk setiap

pelamar.

Organisasi

membutuhkan

kecakapan yang

spesifik yang jarang

ada, merekrut untuk

posisi yang

berpengaruh besar

Teknik Keuntungan Baik Digunakan

Ketika


29


menerima bonus berupa uang jika kandidat yang direkomendasikan olehnya

sukses melaksanakan pekerjaannya dalam satu kurun waktu yang diberikan.

Advertisement. Cara yang mudah untuk menarik pelamar kerja adalah

dengan menempatkan iklan di koran, iklan spanduk di internet, radio,

televisi, dan media lainnya.

Employment Websites. Dengan bantuan internet, keberadaan website ini

dimanfaatkan oleh pemberi kerja dengan mendapatkan targeted

advertising, iklan video, pre-employment screening examinations dan

pelacakan pelamar. Untuk pencari kerja, yang bisa dimanfaatkan adalah

mendapatkan informasi tentang komunitas dimana pekerjaan ditawarkan,

budaya dan praktek dalam organisasi yang berbeda. Contohnya seperti

www.JobsDB.com, www.Jobstreet.com.

Colleges and Placement Offices. Kampus merupakan sebuah sumber dari

orang-orang dengan keterampilan yang terspesialisasi untuk posisi

profesional. Setiap kampus biasanya memiliki placement offices atau officer

yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kecocokan dibuat antara

ketertarikan pemberi kerja dan ketertarikan mahasiswa.

Employment Agencies. Agensi ini membantu organisasi untuk

menghubungi, memilih dan pada akhirnya resume kandidat terpilih

diberikan kepada organisasi yang menyewa jasanya dengan kesepakatan

biaya yang sudah ditetapkan diawal. Biaya untuk agensi tersebut biasanya

bergantung pada berhasil atau tidaknya penempatan kandidat tersebut

dengan organisasi dan berupa persentase dari jumlah gaji awal yang

diterima oleh kandidat.

Executive Search Firms. Pada dasarnya executive search firms fungsi sama

dengan employment agencies, namu perbedaannya terletak pada calon

kandidat untuk posisi apa yang akan diberikan ke perusahaan. Executive

search firms atau yang lebih terkenal dengan sebutan “headhunter”

diperuntukkan mencari kandidat untuk posisi top level management atau

untuk pekerjaan dengan gaji berkisar $100.000 atau lebih.

Job Fairs. Salah satu sources yag bisa dimanfaatkan organisasi untuk

menarik pelamar kerja adalah melalui pameran kerja dengan tujuan untuk




30


memberitahukan informasi tentang perusahaan maupun lowongan yang ada

dalam perusahaan, mengumpulkan resume para pelamar yang tertarik

melamar di organisasi, dan melakukan penyaringan atas pelamar kerja

tersebut. Walaupun organisasi harus membayar sejumlah biaya yang cukup

besar untuk dapat berpartisipasi dalam sebuah pameran kerja, organisasi

bisa mendapatkan keuntungan jangka pendek yaitu bisa

mengidentifikasikan pelamar yang berkualitas dan keuntungan jangka

panjang yaitu memperbesar visibilitas organisasi sehingga untuk

kedepannya bisa meningkatkan image dan kemudahan organisasi untuk

menarik pelamar kerja.

Co-ops and Internships. Organisasi memiliki dua cara yang bisa digunakan

untuk menarik mahasiswa untuk bekerja paruh waktu dalam organisasinya.

Yang pertama adalah co-ops arrangement dimana mahasiswa bekerja pada

organisasi dalam basis waktu quarter. Quarter pertama mahasiswa tersebut

bekerja secara full-time dan pada quater kedua mahasiswa belajar di

kampusnya full-time. Yang kedua adalah magang dimana mahasiswa

bekerja full-time untuk periode waktu pendek yang telah disepakati

bersama. Kedua cara ini memberikan kesempatan bagi organisasi bukan

hanya dengan mendapatkan jasa tenaga kerja paruh tetapi juga dapat menilai

mahasiswa tersebut untuk posisi full-time setelah lulus nanti.

Hipotesis informasi yang realistis mengusulkan bahwa orang-orang yang

direkrut melalui sumber tertentu cenderung memiliki informasi yang akurat tentang

apa yang dibutuhkan dari sebuah pekerjaan (Rynes, 1991). Dengan memiliki

informasi tersebut, pelamar kerja dianggap bisa membuat keputusan untuk

mendapatkan pekerjaan tersebut. Misalnya, berkaitan dengan employee refferals,

telah disarankan bahwa (Breaugh, 1992 dalam Breaugh, 2000) sebelum

merekomendasikan sesorang untuk sebuah pekerjaan pada perusahaan, karyawan

tersebut akan memberikan informasi realistis kepada rekannya tentang pekerjaan

dalam perusahaan. (Ullman, 1966) berspekulasi bahwa orang yang direkrut melalui

employee referrals mungkin lebih baik daripada individu yang direkrut dari sumber

lain seperti koran. Pernyataan ini berdasarkan asumsi bahwa karyawan perusahaan

akan menyaring individu sebelum merekomendasikannya karena mereka akan


31


memperhatikan reputasi mereka sendiri yang akan terimabas oleh kualitas dari

rekannya tersebut. (Ullman, 1966) menemukan bahwa karyawan baru yang direkrut

melalui informal sources (contoh: employee refferals, direct applications) memiliki

tingkat turnover yang lebih rendah daripada individu yang direkrut melalui formal

sources (contoh: iklan koran, employee agencies)

3.2.1.3. Searching

Setelah tahap perencanaan dan pengembangan strategi telah selesai

dilakukan, maka tahapan selanjutanya adalah melakukan aktivitas pencarian

(searching) kandidat. Sebelum melakukan proses pencarian, satu hal yang

dibutuhkan yaitu mengembangkan pesan yang ingin disampaikan dan medium

untuk mengkomunikasikan pesan tersebut keluar organisasi.

3.2.1.3.1. Pesan Komunikasi

Pesan yang akan disampaikan pada pelamar kerja bisa difokuskan pada tiga

tipe pesan yaitu penyampaian realistic, employment brand, dan targeted

information.

Realistic Recruitment Message. Pesan ini juga sering disebut dengan

realistic job preview (RJPs). Yang dimaksud dengan RJP adalah

organisasi menjelaskan kepada kandidat hal-hal realistis yang positif

maupun negatif tentang pekerjaan dan organisasi tersebut.

Tujuannya adalah agar kandidat dapat memutuskan apakah akan

tetap mau bekerja di organisasi tersebut setelah mengetahui hal

realistis tentang pekerjaan yang ditawarkan. Diharapkan dengan

adanya RJPs ini, jika kandidat tetap menerima kenyataan tersebut,

kandidat mungkin bisa lebih berkomitmen bekerja untuk organisasi

dan jika menolaknya maka organisasi tidak dihadapkan pada biaya

yang berhubungan dengan merekrut, memilih, melatih dan

memberikan kompensasi kepada karyawan yang hanya akan

meninggalkan pekerjaannya karena tidak memenuhi ekspektasinya.

Employment Brand Message. Organisasi berharap untuk

menggambarkan pesan yang menarik untuk pelamar yang potensial


32


dengan mengembangkan employment brand untuk menarik minat

pelamar. Employment brand adalah sebuah “good-company tag”

yang menempatkan image “being a great palce to work” atau

“employer of choice” dalam pikiran pelamar kerja. Semakin banyak

pelamar kerja berkualitas yang sadar akan employment brand

organisasi, maka semakin banyak yang akan tertarik untuk

mendapatkan pekerjaan di organisasi tersebut.

Targeted Message. Salah satu cara untuk meningkatkan kecocokan

orang dengan pekerjaannya adalah dengan membuat pesan

rekrutmen yang tepat sasaran hanya pada orang-orang tertentu. Beda

orang maka berbeda pula apa yang ingin didapatkannya dari

pemberi kerja. Sebagai contoh pekerja tua mungkin mencari

pemberi kerja yang dapat memenuhi kebutuhan finansial,

keamanan, dan sosial, sedangkan mahasiswa atau pekerja muda

lebih tertarik pada organisasi yang bisa menyediakan penghargaan

dan promosi yang berbasis pada performa individu daripada

performa kelompok.

Dalam kondisi yang sama, ketiga tipe pesan (realistic, branded dan

targeted) tidak mungkin sama efektifnya karena pesan yang disampaikan harus

disesuaikan dengan pasar tenaga kerja, karakteristik lowongan pekerjaan dan

karakteristik pelamar.

3.2.1.3.2. Media Komunikasi

Dalam proses rekrutmen, tidak hanya pesan komunikasinya saja yang

penting, namun juga media komunikasinya. Media komunikasi yang pada umumya

dimanfaatkan oleh organisasi adalah brosus rekrutmen, video, iklan, kontak

langsung serta jasa online dan menurut Heneman, media komunikasi yang paling

efektif haruslah kaya akan informasi dan dengan kredibilitas yang tinggi. Kaya akan

informasi berarti memakai berbagai metode untuk menyampaikan pesan (contoh:

gambar visual, tulisan, angka-angka dan tabel), disesuaikan dengan masing-masing

kebutuhan spesifik responden. Sedangkan kredibilitas yang tinggi berarti

memberikan informasi yang jujur, akurat, dan lengkap. Penelitian


33


telahmenunjukkan bahwa responden akan lebih memiliki pandangan positif tentang

image organisasi yang menyampaikan informasi yang kaya dan kredibel. Contoh

penggunaan media komunikasi yang bisa digunakan oleh organisasi yaitu:

Word of Mouth. Media komunikasi ini merupakan satu metode yang paling

manjur untuk mengkomunikasikan tentang kesempatan kerja yang

potensial. Word of Mouth yaitu sebuah media komunikasi yang

menyampaikan informasi informal mengenai reputasi organisasi,

employment practicies, dan kebijakan yang dapat digunakan untuk

memberikan dampak yang berarti pada impresi para pencari kerja terhadap

pemberi kerja. Word of Mouth biasanya dilakukan oleh individu yang

memang tidak tertarik untuk “menjual” pekerjaan tersebut, maka dari itu

pesan komunikasi kemungkinan akan terlihat lebih kredibel. Di zaman

seperti sekarang ini word of mouth tidak lagi disampaikan dari muka ke

muka, blog dan social networking pun juga bisa dipakai untuk

menyampaikan informasi tetang pemberi kerja.

Recruitment Brochures. Recruitment brochures biasanya dikirim atau

diberikan langsung pada para pelamar kerja. Informasi yang dimuat dalam

brosur pun biasanya sangat detail, maka dari itu brosur ini mungkin akan

banyak atau panjang. Sebuah brosur tidak hanya menyediakan informasi

tentang pekerjaannya tetapi juga mengkomunikasikan informasi mengenai

organisasi dan lokasinya berada. Brosur juga biasanya ditambahkan dengan

gambar hingga narasi tertulis dengan tujuan untuk mengilustrasikan

berbagai aspek pekerjaan seperti kota tempat organisasi berada dan rekan-

rekan kerja. Keuntungan dari brosur adalah organisasi dapat mengontrol

siapa saja yang menerima brosur tersebut dan bisa lebih panjang

dibandingkan dengan iklan, namun harga untuk membuatnya juga cukup

mahal dan menjadi terlihat kurang kredibel karena sudah jelas brosur adalah

salah satu alat penjualan yang dibuat oleh organisasi.

Videos dan Videoconferencing. Sebuah video bisa digunakan bersamaan

dengan brosur, namun brosur seharusnya dipakai untuk

mengkomunikasikan informasi-informasi umum, sedangkan video

seharusnya digunakan untuk mengkomunikasikan kultur budaya dan iklim


34


dari organisasi tersebut. Selain itu ada pula media videoconferencing seperti

Skype yang berguna untuk menyampaikan pesan komunikasi tanpa harus

bertatap muka, hanya dengan memanfaatkan koneksi internet. Dengan

adanya videoconferencing ini, organisasi dapat menghemat sejumlah uang

karena tidak diperlukannya lagi anggaran untuk berpergian ke lokasi tempat

pelamar berada.

Advertisement. Iklan lebih pendek bentuknya dan lebih “to the point” bila

dibandingkan dengan recruitment brochures. Pendeknya durasi dari

kebanyakan iklan menyebabkan informasi yang ada dalam iklan tersebut

tidak banyak. Iklan banyak ditemukan di berbagai tempat seperti surat kabar

nasional, televisi dan radio.

Organizational Websites. Sebuah website bisa menjadi unik jika berfungsi

sebagai recruitment source dan recruitment medium. Ketika halaman

website hanya melayani penyampaian informasi tentang pekerjaan atau

organisasi kepada palamar potensial, maka ia hanya melayani sebagai

recruitment medium, tetapi ketika halaman website menarik pelamar,

khususnya ketika pelamar diperkenankan untuk melamar online, maka ia

juga berfungsi sebagai recruitment source. Ada tiga atribut penting yang

bisa menjadi daya tarik bagi website organisasi, yang pertama adalah

engagement dimana sebuah website harus jelas dan menarik bagi pelamar

kerja. Yang kedua adalah functionality, dimana halaman website tersebut

dapat bekerja dengan cepat, mudah dipakai dan interaktif. Yang ketiga yaitu

website organisasi harus bisa menyampaikan informasi dengan sudut

pandang yang diinginkan oleh pelamar termasuk didalamnya informasi

tentang pekerjaan yang dibuka, job requirements, dan langkah-langkah

untuk melamar pekerjaan.

Direct Contact. Berbeda dengan yang lainnya, media komunikasi ini

menekankan pada kontak langsung dengan pelamar kerja melalui email atau

telepon. Media penyampaian informasi ini sifatnya lebih personal

dibandingkan dengan media komunikasi yang lainnya, dengan begitu para

pelamar kerja kemungkinan merasa cara seperti ini lebih kredibel


35


3.2.2. Selection

3.2.2.1. Measurement

Heneman dalam bukunya Staffing Organization mengungkapkan bahwa

dalam pengadaan sumber daya manusia, measurement adalah sebuah proses yang

dipakai untuk mengumpulkan dan menyampaikan informasi tentang seseorang dan

pekerjaan dalam bentuk numerik. Ia juga mendifinisikan measures sebagai metode

atau teknik untuk medeskripsikan dan menilai atribut sebuah objek yang dirasa

penting untuk organisasi, contohnya adalah serangkaian tes KSAOs (knowledge,

skill, ability, dan karakteristik lain) pelamar, evaluasi kinerja dari seorang

karyawan, dan peringkat preferensi pelamar terhadap berbagai tipe job rewards.

Hasil dari proses measurement ini berupa angka atau skor seperti contoh skor

pelamar pada tes kemampuan dan skor peringkat evaluasi kinerja karyawan. Skor

inilah yang menjadi indikator dalam sebuah atribut yang nanti bisa ditentukan oleh

organisasi untuk menilai pelamar kerja. Berikut adalah gambar proses pemakaian

pengukuran dalam staffing

General Process Example for Job of Maintenance Mechanic

Gambar 3.2 Pemakaian Pengukuran pada Staffing


Choose and define attribute

Develop measure of attribute

Measure the attribute

Determine number or score

Make evaluation

Make decision

Knowledge of mechanical principles

Develop objective paper-and-pencil test

Administer test to job applicants

Determine test scores using scoring key

Evaluate score relative to job requirements

Make hiring decisions


36


3.2.2.2. Initial Assessment Methods

Initial Assessment Methods, yang biasa disebut preemployment inquiries,

digunakan untuk memaksimalkan biaya yang berkaitan dengan substantive

assessment methods dengan mengurangi jumlah orang yang diberikan penilaian.

Predictors yang biasanya digunakan untuk menyaring kandidat adalah applicaion

blanks, biographical information, reference reports, dan initial interviews.

Resumes and Cover Letters

Pengenalan pertama kali kepada organisasi yang dilakukan oleh pelamar

biasanya melalui sebuah cover letter dan resume. Sebuah cover letter dan

resume harus diverifikasikan terlebih dahulu oleh organisasi dengan

disesuaikan dengan predictors lainnya agar informasi yang didapatkan

akurat dan lengkap.

Application Blanks

Application blanks adalah berkas yang harus diisi oleh pelamar yang

berisikan tentang latar belakang pelamar kerja seperti pengalaman

pendidikan, pelatihan, dan pengalaman kerja. Biasanya application blanks

ini juga dimanfaatkan organisasi untuk melakukan verifikasi data sesuai

dengan apa yang telah ditulis pelamar pada resume. Tujuan utama dari

adanya application blanks ini adalah agar organisasi mengetahui informasi

lengkap tentang KSAOs pelamar apakah relevan dengan pekerjaan yang

ditawarkan.

Biographical Information

Biographical information, atau yang biasa disebut biodata, adalah informasi

sejarah personal pada latar belakang dan ketertarikan pelamar kerja. Hasil

dari survei biodata ini adalah menyediakan pendeskripsian umum tentang

sejarah kehidupan seseorang, dengan adanya informasi ini, organisasi bisa

memprediksikan kemampuan dan mitivasi berdasarkan perilaku di masa

lalu.


37


Initial Interview

Initial interview terjadi dalam tahap awal initial assessment process dan

serikali merupakan pertemuan pertama pelamar kerja dengan organisasi dan

sistem pengadaan sumber daya manusianya. Proses wawancara yang

dilakukan haruslah hanya berfokus pada penilaian KSAOs yang merupakan

persyaratan utama yang harus dimiliki pelamar.

3.2.2.3. Substantive Assessment Methods

Organisasi memakai initial assessment methods untuk memotong jumlah

pelamar, dan mengeluarkan yang jelas tidak sesuai dengan kualifikasi organisasi,

sedangkan substantive assessment methods dipakai untuk membuat keputusan yang

lebih tepat untuk pelamar, dari sekian banyak, pelamar mana yang memenuhi

kualifikasi minumum pekerjaan dan siapa kemungkinan yang paling tinggi

kinerjanya jika direkrut. Predictors yang biasanya dipakai untuk memilih kandidat

akhir dari candidate pool yaitu tes kepribadian, tes kemampuan, tes emotional

intelligence, performance tests and work samples, situational judgement test,

integrity test, interest, valus, dan preference inventories, structured interviews, dan

team assessment.

Personality Test

Penelitian membuktikan bahwa terdapat banyak kesimpulan positif tentang

peran personality test dalam memprediksi kinerja pekerjaan. Teori yang

paling umum digunakan dikaitkan dengan personality test yaitu The Big

Five Theory. Teori ini dipakai untuk mendeskripsikan ciri-ciri perilaku yang

menggambarkan kepribadian sesorang dengan melihat lima faktor yaitu

extraversion (kecenderungan untuk bersosialisasi, tegas, aktif, dan banyak

berbicara), agreebleness (kecenderungan untuk tidak egois, penuh

kepercayaan, simpatik, dan kooperatif), conscientiousness (kecenderungan

untuk dapat diandalkan dan memperhatikan hal detail), emotional stability

(sifat yang tenang, optimis, dapat beradaptasi), dan openness to experience

(kecenderungan untuk imajinatif, memperhatikan perasaan, ingin tahu, dan

independen).


38


Ability Tests

Ability tests adalah serangkaian tes yang digunakan untuk menilai kapasitas

individu mengerjakan pekerjaan yang dibuka oleh organisasi. Terdapat

empat kelas utama dari ability test, yaitu:

o Cognitive Ability Tests. Tes yang dibuat untuk menilai kemampuan

yang terkait dengan berfikir (termasuk didalamnya tentang

persepsi), memori, pertimbangan, kemampuan verbal dan

matematis, dan pengekspresian ide.

o Psychomotor Ability Tests. Tes yang mengukur koordinasi antara

pikiran dan pergerakan tubuh. Yang terlibat disini adalah proses

seperti waktu reaksi, ketangkasan, ketahanan lengan.

o Physical Abilities Tests. Tes ini untuk mengukur kekuatan otot,

ketahanan kardiovaskular, dan kualitas pergerakan.

o Sensory/Perceptual Abilities Tests. Tes yang menilai kemampuan

untuk mendeteksi dan mengenali rangsangan lingkungan.

Structured Interview

Proses ini merupakan proses yang paling sering dilakukan oleh sebuah

organisasi untuk menilai kandidatnya, karakteristik yang menonjol dari

wawancara yang terstruktur ini adalah pertanyaannya yang berdasarkan job

analysis dan pertanyaan yang diajukan sama untuk setiap kandidatnya.

Terdapat dua jenis utama dari structured interview yaitu situational based

dan experience based. Situational based interview menilai kemampuan

kandidat untuk menghadapi sebuah dugaan situasi di masa yang akan datang

dengan asumsi yang dipakai yaitu tujuan dan intensi yang dipakai oleh

individu tersebut merupakan predictors yang baik untuk apa yang akan

mereka lakukan di masa depan. Sedangkan experience based interview

menilai perilaku yang pernah dilakukan sebelumya yang dihubungkan

dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

3.2.2.4. Contingent Assessment Methods

Metode penilaian tambahan yang digunakan oleh organisasi biasanya

disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang di buka. Tes medical exams merupakan


39


tes yang umum digunakan untuk mengidentifikasi risiko potensial kesehatan yang

dimiliki oleh kandidat.

3.2.3. Employment

3.2.3.1. Decision Making

Pertimbangan terakhir dalam pengambilan keputusan adalah siapa yang

berpartisipasi dalam keputusan tersebut. Orang-orang yang mungkin terlibat dalam

pengambilan keputusan tersebut adalah Human Resource Professionals, Managers,

dan Employee.

Human Resource Professionals. HR Professionals sudah pasti akan sangat

terlibat dalam proses yang dipakai untuk mendesain dan mengelola

selection system. HR Professionals yang paling memahami predictors mana

yang akan dipakai dan bagaimana cara terbaik untuk memanfaatkannya.

Meskipun HR Professionals hanya berperan dalam prosesnya, mereka

seharusnya juga dibutuhkan keterlibatannya dalam menentukan siapa yang

berhak mendapatkan penawaran kerja karena HR Professionals mungkin

bisa memberikan pandangannya terhadap pelamar yang mungkin tidak

diketahui oleh line manager seperti people skills (komunikasi, kerja tim).

Managers. Keterlibatan utama seorang manajer dalam pengadaan sumber

daya manusia adalah menentukan siapa yang dipilih untuk menerima

pekerjaan. Meskipun manajer tidak memiliki peran langsung dalam

prosesnya, manajer bisa dan harus secara berkali berkonsultasi dengan HR

Professionals tentang isu-isu selama proses berlangsung. Para manajer

seharusnya diperbolehkan menerima input tentang proses staffing untuk

memastikan kandidat yang nanti akan dipilih memenuhi kebutuhannya

untuk dapat mencapai person/job match.

Employees. Karyawan dalam organisasi juga bisa terlibat dalam

pengambilan keputusan direkrutnya kandidat atau tidak. Dengan adanya

bantuan saran atau keterlibatan karyawan tentang bagaimana membangun

prosedur seleksi dan membuat keputusan membuat karyawan memiliki rasa


40


kepemilikan atas proses kerja dan membantu mereka untuk

mengidentifikasi lebih baik tujuan organisasi.

(Ferris, 1989) mengatakan bahwa pengambil keputusan mungkin akan lebih

mudah dipengaruhi oleh usaha kandidat untuk memanipulasi karena sejumlah

faktor tentang persiapan mereka untuk tugas memutuskan. Sebagai contoh jika

pengambil keputusan tidak mengetahui requirements dengan baik atau apa yang

diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, akan timbul kesulitan untuk

mengetahui apa yang sebenarnya dicari. Ketika para pengambil keputusan ini tidak

mengetahui secara mendalam, kandidat dapat membuat image mereka sendiri. Ini

akan memberikan peluang bagi kandidat untuk membuat impression of fit yang juga

menimbulkan dilema karena kandidat mungkin menangkap sinyal tentang image

yang bisa mereka sesuaikan sendiri.

Peneliti menyebutkan bahwa beberapa recruiter memberikan informasi

yang spesifik kepada pelamar kerja. Informasi yang diberikan pun relevan antara

pekerjaan yang dilamar dengan apa yang diinginkannya, berinteraksi dengan

recruiters yang lebih informatif seharisnya memiliki sejumlah dampak yang

menguntungkan (Powell, 1991).

3.2.3.2. Final Match

Tahapan ini mulai berlangsung ketika penerima tawaran dan organisasi

telah sepakat bahwa adanya overlaping antara pengetahuan, keterampilan,

kemampuan dan karakteristik lain (KSAOs) dengan persyaratan dan yang

dibutuhkan untuk sebuah pekerjaan dan reward. Sekalinya keputusan untuk masuk

dalam keputusan kerja telah dibuat, organisasi dan kandidat terikat melalui

kesepakatan bersama dengan syarat dan ketentuan pekerjaan.

Terdapat tiga elemen yang dibutuhkan untuk sebuah kontrak agar dapat

mengikat secara legal dan bisa dilaksanakan. Ketiga elemen tersebut yaitu:

Offer. Penawaran biasanya dibuatkan oleh pemberi kerja dengan isi syarat

dan ketentuan pekerjaan yang dibutuhkan dan diajukan oleh pemberi kerja.

Syarat yang dibuat harus jelas dan cukup spesifik untuk dapat

ditindaklanjuti oleh penerima tawaran. Kedua belah pihak, pemberi kerja


41


dan penerima tawaran kerja, harus memiliki pemahaman yang sama tentang

ketentuan spesifik yang diajukan.

Acceptance. Untuk membentuk sebuah kontrak, penawaran harus diterima

sesuai dengan ketentuan yang ditawarkan. Jika masih ada negosiasi yang

dilakukan atas penawaran yang telah dilakukan oleh pemberi kerja, maka

kesepakatan belum tercapai dan sebuah kontrak tidak bisa dikatakan legal.

Consideration. Pertimbangan memerlukan pertukaran sesuatu dari nilai

antara para pihak dalam kontrak. Biasanya hal tersebut berupa pertukaran

janji dimana pemberi kerja menawarkan atau berjanji memberikan

kompensasi untuk penerima penawaran dengan pertukaran sebagai tenaga

kerja, dan begitu pula sebaliknya.

Perjanjian kerja bisa saja tertulis, oral atau kombinasi dari keduanya.

Semuanya secara legal mengikat dan dapat dilaksanakan. Perjanjian kerja tertulis

(written contracts) biasanya berupa surat penawaran dan persetujuan, sebuah

pernyataan pada lamaran kerja, dan pesan e-mail. Sedangkan oral contracts adalah

kesepakatan antara penawar kerja dan penerima tawaran melalui komunikasi

langsung tentang kontrak kerja.

Job offers adalah sebuah usaha dari organisasi untuk membujuk penerima

penawaran ke pembentukan hubungan kerja. Diasumsikan penawaran diterima dan

pertimbangan dipenuhi, maka organisasi dan penerima penawaran akan

membentuk hubungan dalam bentuk kontrak kerja yang mengikat secara hukum.

Kontrak inilah yang merupakan puncak dari staffing process. Berikut adalah

berbagai pertimbangan yang harus diperhatikan organisasi ketika membuat

penawaran kerja:


42


saf

Gambar 3.3 Pendekatan Stratejik untuk Job Offers


1. Labor Market Conditions. Untuk pasar tenaga kerja, ketersediaan penerima

penawaran potensial butuh dipertimbangkan karena ini akan berpengaruh

terhadap penawaran kerja yang dikeluarkan organisasi. Ketika adanya

kekurangan offer receiver, hal ini akan membuat organisasi mempermanis

kesepakatan yang dibuat untuk mengisi posisi yang lowong. Pasar tenaga

kerja yang ketat akan membatasi supply, sehingga pelamar dalam supply

pool supply pool yang terbatas kemungkinan akan memiliki job offer

alternatif, begitupula sebaliknya ketika supply akan tenaga kerja banyak

maka organisasi akan berada pada posisi menyediakan penawaran yang

standar.

2. Organization Needs. Organisasi pasti memiliki kebutuhan untuk tenaga

kerja jangka pendek dan jangka panjang. Kebutuhan jangka pendek berarti

mengisi lowongan dengan karyawan baru secara cepat atau untuk biaya

berapapun, dan kebutuhan jangka panjang seperti kemungkinan level

Labor Market Conditions

Supply availability

Tightness

Organization Needs

Short- and long-term outcomes

Cost control

Applicant Needs

Reward sought

Willingness to leave job

Legal Issues

Contract Language

EEO/AA goals

Job Offer

(Employee Valur Preposition)


43


kinerja karyawan baru, sejauh mana karyawan cocok dengan organisasi dan

unit kerjanya, kesuksesan promosi bagi karyawan, dan kepuasan kerja

karyawan. Organisasi juga perlu mempertimbangkan cost control yang akan

dibayarkan untuk keperluan pengadaan karyawan baru.

3. Applicant Needs. Organisasi harus mencari dan mengidentifikasi reward

yang kemungkinan dicari oleh pelamar. Akan sangat berguna untuk

mempertimbangkan seberapa besar reward yang bisa diberikan dan untuk

mengumpulkan informasi tentang preferensi reward pelamar kerja. Secara

stratejik, ini akan membantu untuk mengidentifikasi beberapa reward

dengan kekhasannya yang yang mungkin menarik. Organisasi juga perlu

menilai keinginan kandidat akhir untuk meninggalkan pekerjaannya

sekarang.

4. Legal Issues. Bahasa dalam kontrak butuh untuk ditinjau kembali untuk

kejelasan dan kelengkapan penghargaan yang dijanjikan dan ketentuan lain

dalam penawara, dan juga untuk konsistensi dengan kebijakan

ketenagakerjaan organisasi, terlebih untuk yang terkait dengan dasar

hukum.

Heneman dalam bukunya berpendapat bahwa isi dari job offer adalah

starting date, duration of contract, compensation, restrictions on employees, other

terms and condition, dan acceptance terms. Heneman juga menyebutkan bahwa job

offer process juga sama pentingnya untuk perusahaan. Berikut job offer process

menurut Heneman:

Formulation of the Job Offer. Tahapan pertama dalam proses ini yaitu

membentuk job offer tersebut dengan pertimbangan secara eksplisit

komponen-komponen seperti pengetahuan tentang syarat dan ketentuan

berlaku yang ditawarkan oleh kompetitor, keadaan pelamar yang

sebenarnya tentang KSAOs dan penyediaan informasi tetang rewards,

kemungkinan reaksi kandidat terhadap penawaran organisasi, kebijakan

pada negosiasi dan penawaran awal.

Presentation of the ball. Terdapat dua pendekatan untuk mempresentasikan

job offer yaitu mechanical approach dan sales approach. Mechanical


44


approach berarti komunikasi satu arah dari organisasi ke offer receiver,

sedangkan sales approach berarti memperlakukan job offer sebagai sebuah

produk yang harus dikembangkan dan dijual kepada offer receiver.

Timing of the Offer. Pada umumnya organisasi berkeinginan untuk

mengirimkan offer secepat mungkin setelah keputusan akhir telah didapat.

Post-interview menghambat komunikasi dengan kandidat dan mengarah

pada persepsi negatif dari sebuah organisasi. Penelitian menunjukkan

bahwa semakin cepat organisasi mengirimkan job offer kepada offer

receiver maka semakin tinggi pula kemungkinan penawaran tersebut

diterima.

Job Offer Acceptance and Rejection. Kesimpulan dari penawaran job offer

adalah adanya kesepakatan atau penolakan. Kesepakatn berarti adanya

penerimaan oleh kedua belah pihak, dan penolakan berarti hanya ada satu

pihak yang menerima job offer tersebut dan biasanya adalah organisasi. Jika

penolakan terjadi, organisasi akan memutuskan untuk menerima penolakan

tersebut atau mengirimkan job offer job offer yang baru dengan syarat dan

ketentuan yang berbeda.

Reneging. Terkadang, sayangnya pengingkaran bisa saja terjadi. Antara

organisasi dan offer receiver bisa saja membatalkan job offer. Sebuah

organisasi bisa saja mengalamai penurunan kondisi bisnis yang mendadak

dan menyebabkan perencanaan pada pekerjaan hilang atau offer receiver

yang tiba-tiba terjadinya perubahan keadaan dalam status kesehatan.

3.3 Reputasi Organisasi

Reputasi dan identitas ditafsirkan memiliki penilaian yang berbeda atas

target yang sama. Secara spesifik, identitas berhubungan dengan atribut yang dibuat

atas sebuah organisasi oleh orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut,

sedangkan reputasi adalah atribut yang sama tentang organisasi yang dibuat oleh

orang-orang diluar organisasi (Dutton, 1994). Construed external image

didefinisikan oleh member dalam organisasi sebagai persepsi akan reputasi

organisasi mereka, dengan kata lain maka construed external image berhubungan


45


dengan kepercayaan anggota organisasi tentang bagaimana orang lain memandang

organisasi tempat mereka bekerja. Pemanfaatan organisasi pada recruitment

process adalah praktik HRM yang bisa meningkatkan kapasitas organisasi untuk

menarik dan mempertahankan top talent. (Ferris, 2002).

Terdapat tiga dimensi employer knowledge yang pertama yaitu employer

familiarity yang didefinisikan sebagai kesadaran atau kemampuan pencari kerja

mengidentifikasi perusahaan sebagai pemberi kerja yang potensial (Cable &

Turban, 2001). Employer familiarities berdampak pada perilaku pelamar kerja

karena mereka menginterpretasikan kepercayaan ini sebagai legitimasi perusahaan

sebagai pemberi kerja (Gatewood, 1993). Kedua yaitu employer reputation yang

didefinisikan sebagai kepercayaan pencari kerja tentang bagaimana individu lain

secara afektif memandang perusahaan sebagai pemberi kerja. Pencari kerja akan

lebih tertarik pada perusahaan yang memiliki reputasi positif yang kuat daripada

perusahaan yang tidak bereputasi atau perusahaan dengan reputasi negatif (Cable

& Turban 2003). Ketiga yaitu employer image yang didefinisikan sebagai

kepercayaan pencari kerja tentang atribut dan asosiasi yang dihubungkan dengan

perusahaan sebagai pemberi kerja (Cable & Turban, 2001). Penelitian menemukan

dalam literatur rekrutmen yang menyarankan bahwa aksi pencari kerja dipengaruhi

oleh kepercayaan akan sebuah perusahaan secara keseluruhan, atribut dari

pekerjaan itu sendiri, dan karakteristik orang-orang yang ada di dalam perusahaan

(Collins, 2006)

3.4. Employer Branding

Menurut American Marketing Association, brand adalah "nama, istilah,

tanda, simbol, atau desain, atau kombinasinya yang dimaksudkan untuk

mengidentifikasi barang dan jasa dari satu penjual atau kelompok penjual untuk

membedakan mereka dengan para pesaingnya" (Schneider, 2003 dalam Backhaus,

2004). Branding pada awalnya digunakan untuk membedakan tangible products,

tetapi selama bertahun-tahun kemudian, kata ini dipakai untuk membedakan orang-

orang, tempat dan perusahaan (Peters, 1999 dalam Backhaus 2004). Employer


46


branding menunjukkan diferensiasi dari karakteristik perusahaan sebagai employer

dari para pesaingnya. Employment brand menyoroti aspek unik dari penawaran

kerja dari perusahaan atau lingkungan tempat bekerjanya. (Conference Board,

2001) mengatakan bahwa employer branding menetapkan identitas perusahaan

sebagai pemberi kerja. Ini meliputi sistem nilai perusahaan, kebijakan dan perilaku

terhadap tujuan untuk menarik, memotivasi, dan mempertahankan karyawan

perusahaan saat ini dan karyawan potensial. Definisi ini menunjukkan bahwa

employer branding melibatkan promosi, baik di dalam maupun di luar perusahaan,

pandangan yang jelas dari apa yang membuat perusahaan berbeda dan dibutuhkan

sebagai pemberi kerja.

Employer branding adalah pendekatan yang relatif baru terhadap rekrutmen

dan mempertahankan talent terbaik dalam lingkungan kerja yang saat ini semakin

kompetitif. Manajer dapat menggunakan employer branding sebagai payung di

mana mereka dapat menyalurkan kegiatan rekrutmen dan retensi karyawan yang

berbeda ke dalam strategi sumber daya manusia yang terkoordinasi

Mengintegrasikan rekrutmen, kepegawaian, pelatihan dan kegiatan manajemen

pengembangan karir di bawah satu payung akan memiliki efek yang berbeda secara

substansial daripada setiap proses yang berjalan sendirian.

External marketing dari employer brand memperlihatkan bahwa

perusahaan adalah pemberi kerja pilihan terbaik, dengan demikian hal tersebut bisa

menarik tenaga kerja yang mungkin terbaik. Asumsinya adalah kekhasan brand

perusahaan bisa menarik tenaga kerja yang istimewa. Selanjutnya, ketika kandidat

sudah tertarik oleh brand perusahaan, mereka akan berasumsi tentang

ketenagakerjaan perusahaan yang akan mereka masuki, maka dari itu kandidat akan

mendukung nilai-nilai perusahaan dan meningkatkan komitmen mereka terhadap

perusahaan. Internal marketing membantu membentuk tenaga kerja yang sulit

ditiru oleh perusahaan lain. Dengan sistematis mengekspos kepada karyawan

kepemilikan nilai-nilai dari employer brand, budaya tenaga kerja dibentuk di

seputaran corporate goals, membuat perusahaan bisa mencapai budaya yang unik

yang berfokus pada pelaksanaan bisnis sesuai dengan keinginan perusahaan

(Backhaus, 2004). Selain membantu membuat tenaga kerja yang sulit ditiru,


47


internal marketing juga berkontribusi pada employee retention (Ambler, 1996)

dengan menggunakan brand tersebut untuk memperkuat konsep kualitas

ketenagakerjaan dan dengan begitu akan berkontribusi pada kemauan karyawan

untuk tetap bekerja pada organisasi.

3.5. Keterkaitan Proses Wawancara Persuasif dan Promosi Reputasi

Organisasi

Gambar 3.4 Reputation/information Framework

Sumber: (Ferris, 2002)

Wawancara pekerjaan adalah salah satu alat seleksi yang paling umum

dipakai di dunia (Shackleton, 1997). Namun, wawancara kerja memenuhi beberapa

tujuan lain, termasuk didalamnya, adanya kesempatan untuk interviewers untuk

terlibat dalam perilaku rekrutmen (Dipboye, 1994) yang menyimpulkan bahwa

terdapat body of knowledge yang baik seputar aspek-aspek tertentu dari ketertarikan

pelamar seperti reaksi kepada recruiters. Aspek yang akan dibahas tersebut adalah

image atau reputation.

Kurangnya jumlah talent dalam pasar tenaga kerja mengarahkannya pada

kompetisi yang kuat untuk orang-orang terbaik. Mereka juga mengamati bahwa

rekrutment hanyalah permulaan dan hubungan kerja dan maka dari itu kualitas

Perceived

Organizational

Reputation

Interviewer’s Use of

Persuasion

Job

Attributes Job Offer

Acceptance


48


orang-orang yang didapatkan dari hasil seleksi akan berdampak pada kesuksesan

praktik Human Resource Management (HRM). Dengan begitu, kemampuan praktik

HRM berdampak positif terhadap keefektifitasan organisasi yang didasarkan dari

keefektifitasan praktik rekrutmen. Maka, praktik HRM manapun yang bisa

meningkatkan kapasitas organisasi untuk mendapatkan dan mempertahankan top

talent akan memperkuat hubungan antara praktik HRM dan keefektifitasan

organisasi (Cable & Turban, 2001). Reputasi organisasi adalah satu dimensi dalam

konteks sosial yang secara teoritis berdampak pada hubungan antara HRM dan

keefektifitasan organisasi (Ferris, 1998) dan karenanya ini akan menjadi

permasalahan yang penting untuk pertimbangan manajerial. Ia juga mengatakan

bahwa memanfaatkan reputasi organisasi untuk proses rekrutmen adalah salah satu

praktik HRM yang akan meningkatkan kapasitas organisasi untuk menarik dan

mempertahankan top talent.

Efek utama dari model reputasi/informasi adalah reputasi organisasi

(sebagai bentuk informasi) dan komunikasi persuasif tentang reputasi (sebagai

mode transmisi komunikasi), sebagai tambahan dari atribut pekerjaan tersebut.

Reputasi perusahaan sudah pasti merupakan penghubung informasi terbaik dengan

pihak luar karena itu dibentuk oleh daya tarik massa yang dihasilkan oleh hal-hal

seperti perilaku dan hasil proses. Contohnya adalah legal actions dan advertisement

campaign dimana contoh dari proses hasilnya adalah produk dan jasanya. Menurut

reputation/information framework, kecenderungan untuk menerima penawaran

kerja berhubungan positif sejauh mereka tertarik dengan reputasi perusahaan. Hal

seperti hubungan antara reputasi dan job acceptance harus dipengaruhi oleh

beberapa jenis kecocokan antara tipe lingkungan dimana individu berharap untuk

bekerja dan jenis lingkungannya dengan reputasi organisasi tertentu.

Salah satu cara reputasi organisasi bisa dipromosikan untuk meningkatkan

kemungkinan dari offer acceptance adalah melalui penggunaan taktik persuasi.

Taktik persuasi adalah perilaku yang meningkatkan kemungkinan kepatuhan

dengan permintaan atau meningkatkan kredibilitas pembicara (Tedeschi, 1984).

Taktik tersebut bisa digunakan untuk meningkatkan kemungkinan bahwa

permintaan langsung untuk bergabung dengan perusahaan dapat diberikan atau

sebuah usaha untuk mengubah persepsi reputasi akan berhasil. Ketika dihadapkan


49


dengan pelamar yang dinilai positif, seorang recruiter dapat meningkatkan

kemungkinan bahwa pelamar akan menerima penawaran kerja dengan

mempromosikan ciri khas dari perusahaan sepeti kebijakan HRM, budaya, core

values, dan sebagainya yang sejalan dengan ketertarikan yang dirasakan dari

pelamar.



BAB 4

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1. Pelaksanaan Program Magang di PT SGS Indonesia

4.1.1. Waktu Magang

Penulis melakukan aktivitas magangnya di PT SGS Indonesia yang terletak

di bilangan Cilandak tepatnya di Cilandak Commercial Estate untuk periode waktu

tiga bulan yang dimulai dari tanggal 10 Februari 2014 sampai 9 Mei 2014. Aktivitas

magang dimulai mengikuti jadwal masuk kantor seperti pada umumya yaitu pukul

08.00 – 17.00 kecuali untuk setiap hari Selasa, penulis tidak dapat hadir di kantor

karena harus tetap mengikuti kegiatan perkuliahan di kampus FEUI.

4.1.2. Peran Penulis dalam Divisi Human Resource

Seperti yang dapat dilihat dalam gambar struktur organisasi divisi Human

Resource PT SGS Indonesia, divisi HR diketuai oleh seorang Country HR Manager

yang mengatasi dua bagian yaitu Recruitment dan Payroll and Benefit. Bagian

Payroll and Benefit terdiri dari Compensation and Benefit Lead sebagai

koordinatornya, Payroll Admin dan Personnel and Benefit Admin. Bagian

Recruitment diisi oleh tiga orang yaitu HR Business Partner sebagai ketuanya,

Recruitment and Training Specialist serta Recruiter.

Penulis selama program magangnya berlangsung berkontribusi dengan

membantu pelaksanaan kerja bagian Recruitment terutama untuk hal external

recruitment seperti melakukan pemasangan iklan di employment website,

melakukan penyaringan curriculum vitae, mengundang kandidat untuk mengikuti

proses wawancara, dan mengatur jadwal medical check up untuk para kandidat.

Seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh penulis tetap mendapatkan bimbingan

langsung dari HR Business Partner tentang bagaimana prosedur pelaksanaannya

dan juga berinteraksi langsung dengan Recruiter dan User selama proses staffing

berjalan. Selama periode magang berlangsung, penulis kesehariannya lebih banyak

melakukan aktivitas penyaringan CV, baik yang berbentuk softcopy maupun yang

berbentuk hardcopy. Penyaringan CV berupa softcopy yang diterima dari pelamar

yang melamar pekerjaan yang dibuka oleh perusahaan melalui employment website


51


seperti www.jobstreet.com dan www.jobsDB.com, sedangkan CV hardcopy

didapatkan dari pelamar yang mengirimkannya langsung ke kantor PT SGS

Indonesia.

4.1.3. Job Description Penulis

Membantu HR Business Partner, Recruitment and Training Specialist dan

Recruiter melakukan penyaringan CV disesuaikan dengan job specification

yang dibutuhkan oleh User, baik softcopy maupun hardcopy untuk berbagai

posisi yang dibuka oleh perusahaan melalui beberapa media. Berikut

tampilan screenshot (Gambar 4.1).

Gambar 4.1 Daftar Lowongan Pekerjaan di PT SGS Indonesia

Sumber: www.jobstreet.com

Membantu bagian recruitment untuk menjadwalkan agenda wawancara

kepada User dan mengundang kandidat yang telah melewati tahapan

penyaringan CV untuk mengikuti proses wawancara di kantor PT SGS

Indonesia di Cilandak.

Membantu bagian recruitment untuk menjadwalkan agenda medical check

up bagi kandidat yang telah melewati proses wawancara dengan

berkomunikasi dengan pihak vendor (Parahita Diagnostic Center).

Membantu divisi Human Resource dalam hal administrasi seperti

pengarsipan data karyawan, input data karyawan dalam database

perusahaan, dan pengarsipan tanda terima untuk divsi Human Resource.





52


Membantu Recruitment and Training Specialist mempersiapkan training kit

berupa berkas-berkas dokumen yang akan digunakan dalam Induction

Training yang dilaksanakan sebanyak dua kali sebulan.

Membantu divisi Human Resource mencarikan vendor untuk memproduksi

souvenir perusahaan untuk karyawan yang berulang tahun, berupa handuk

mandi dan vendor untuk pre-employment medical check up.

Membantu bagian recruitment memasang iklan lowongan pekerjaan di

beberapa akun employment website seperti www.jobstreet.com dan

www.jobsDB.com. Berikut tampilan screenshot (Gambar 4.2 – Gambar

4.3).

Gambar 4.2 Contoh Employment Website dari Jobstreet

Sumber: www.jobstreet.com





53


Gambar 4.3 Contoh Employment Website dari JobsDB

Sumber: www.JobsDB.com

Membantu mendistribusikan souvenir perusahaan kepada karyawan yang

berulang tahun dan hasil medical check-up baik yang bekerja di kantor

Cilandak maupun di luar kantor (Martabe, Samarinda, Surabaya, dll).

Aktivitas ini merupakan salah satu bentuk program yang dijalankan divisi

HR untuk meningkatkan employment engagement dan salah satu program

retention. Diharapkan dengan adanya souvenir perusahaan ini, kepuasan

kerja dan kualitas kerja karyawan dapat terjaga serta menjaga lingkungan

kerja yang nyaman bagi karyawan PT SGS Indonesia.

4.1.4. Proses Pengumpulan Data

Proses pengumpulan data melalui observasi. Penulis berperan sebagai

participant observer yang terlibat langsung dalam proses staffing yang dilakukan

perusahaan. Proses observasi ini didokumentasikan dalam bentuk tulisan berupa

logbook yang berisikan tentang aktivitas yang dilakukan oleh penulis selama proses

magang berlangsung. Penulis melakukan analisanya terhadap proses staffing



54


berdasarkan observasi dalam aktivitas yang dilakukannya selama program magang

berlangsung untuk mengetahui perbandingannya dengan teori literatur dan

menemui permasalahan yang ditemui dalam masing-masing tahapannya. Penulis

juga melakukan wawancara tidak terstruktur kepada pihak-pihak yang terlibat

dalam proses staffing untuk mendapatkan informasi mengenai keberlangsungan

proses staffing serta untuk mengetahui informasi tambahan mengenai lingkungan

perusahaan.

4.2. Perbandingan Proses Staffing PT SGS Indonesia dengan Teori Staffing

Organization

PT SGS Indonesia Heneman’s Core Staffing Activities

Gambar 4.4 Perbandingan proses staffing PT SGS Indonesia dengan Core Staffing Activities

Sumber: Hasil Olahan Penulis

Man Power Planning

Requisition Form

Advertisement


Interview

PI Test and Medical Check Up

Job Offer

New Hire

Recruitment

•Recruitment Planning

•Strategy Development

•Searching

Selection

•Initial Assessment Methods

•Substantive Assessment Methods

•Contingent Assessment Methods

Employment

• Decision Makers

• Employment Contract

• Job Offer


55


Proses staffing di PT SGS Indonesia dilaksanakan sesuai dengan standard

operating procedure (SOP) yang telah ditetapkan oleh perusahaan sesuai dengan

yang dapat dilihat dalam gambar 4.1. Gambar tersebut menjelaskan langkah-

langkah yang dilakukan oleh PT SGS Indonesia untuk mendapatkan sumber daya

manusia baru dimulai dari tahapan man power planning, requisition form,

advertisement, curriculum vitae selection, interview, Predictive Index test dan

Medical Check-Up hingga new hire.

Staffing merupakan sebuah proses dari mendapatkan, menempatkan dan

mempertahankan tenaga dengan kuantitas dan kualitas yang memadai untuk

menciptakan dampak positif pada keefektivitasan organisasi. Tiga aktivitas inti

dalam staffing yaitu aktivitas recruitment yang meliputi perencanaan proses staffing

yang akan dilakukan oleh organisasi, strategi pengadaan sumber daya manusia

seperti apa yang akan digunakan oleh organisasi, penentuan pesan komunikasi

mengenai pekerjaan dan organisasi serta media yang akan digunakan untu

menyampaikan informasi tersebut. Aktivitas selection yang meliputi penentuan

initial assessment methods, substantive assessment methods, dan contingent

assessment methods serta aktivitas employment yang meliputi penentuan keputusan

rekrutmen kandidat, kontrak kerja, dan penawaran kerja (Heneman, 2012).

Bila dikaitkan antara proses staffing yang ada di PT SGS Indonesia dengan

teori staffing Heneman, maka proses staffing PT SGS Indonesia dapat

diklasifikasikan menjadi tiga bagian recruitment, selection, dan employment.

Langkah-langkah yang termasuk dalam recruitment yaitu man power planning,

requisition form dan advertisement, yang masuk dalam bagian selection adalah

langkah-langkah curriculum vitae selection, interview, Predictive Index Test dan

Medical Check Up. Dalam sub-bab selanjutnya akan dibahas dengan lebih

terperinci untuk masing-masing tahapan dalam proses staffing di PT SGS Indonesia

dibandingkan dengan teori core staffing activities yang diungkapkan oleh

Heneman.


56


4.2.1. Recruitment


Gambar 4.5 Perbandingan proses Staffing PT SGS Indonesia dengan Core Staffing Activities (2)


PT SGS Indonesia memiliki sebuah divisi Human Resource (HR) yang

menjalankan fungsinya dalam hal recruitment dan employee payroll and benefit.

Seluruh pelaksanaan proses staffing di PT SGS Indonesia dilakukan oleh divisi HR.

Proses staffing di PT SGS Indonesia menggunakan external recruitment, hal ini

dilakukan untuk mendukung usaha ekspansi bisnis perusahaan yang membuat

perusahaan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja untuk menjalankan bisnisnya.

Perusahaan tidak melakukan internal recruitment untuk beberapa posisi yang

dibuka karena perusahaan merasa karyawan yang mereka miliki belum mampu

untuk mengisi posisi tersebut, maka perusahaan lebih memilih untuk menarik

kandidat dari luar organisasi yang memiliki KSAOs yang sesuai dengan job

specification yang dibutuhkan. Sebagai contoh PT SGS Indonesia baru saja

membuka kantor cabangnya di Surabaya, perusahaan membutuhkan banyak orang-

orang baru untuk mengisi posisi-posisi seperti Senior Sales Executive –

Certification dan Senior Sales Executive – Training Services, maka dari itu divisi

HR mencarikan orang-orang untuk posisi ini melalui strategi external recruitment.

Perusahaan memiliki tiga orang yang bekerja pada bagian recruitment

ditambah dengan penulis sebagai peserta magang yang membantu tugas bagian

recruitment. Ketiga orang tersbut yaitu Recruiter, Recruitment and Training

Specialist dan Human Resource Business Partner. Ketiga orang inilah yang

Man Power Planning

Requisition Form

Advertisement

Recruitment

• Recruitment Planning

• Strategy Development

• Searching


57


memiliki wewenang menjadi recruiter utama perusahaan. Namun selama

berlangsungnya proses staffing, tugas recruiter juga turut dibantu oleh para manajer

(User) dan Country HR Manager untuk membantu memberikan penilaian terhadap

kandidat karena orang-orang tersebut terlibat dalam proses staffing yang dilakukan

oleh divisi HR. Country HR Manager dan Human Resource Business Partner

biasanya memiliki peran sebagai recruiter untuk mencari kandidat potensial untuk

posisi top level seperti Business Manager, dan Recruiter serta Recruitment and

Training Specialist untuk posisi lain di middle dan lower level. Untuk menunjang

kinerja dalam proses staffing, recruiter PT SGS Indonesia telah dibekali beberapa

pelatihan seperti Behavioral Based Interview Training yaitu pelatihan wawancara

yang berbasis pada perilaku pada masa lalu untuk memprediksi perilaku di masa

yang akan datang, dan Competency Based Interview yaitu pelatihan wawancara

yang berbasis pada kemampuan dan keahlian yang dimiliki oleh kandidat.

4.2.1.1 Man Power Planning

PT SGS Indonesia memiliki rencana dan strategi recruitment dengan

mempersiapakan man power planning untuk jangka waktu satu tahun dengan tujuan

agar perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien dengan diisi oleh orang-

orang yang tepat, di waktu yang tepat, dan pada posisi yang tepat. Perusahaan pada

tahun ini sedang melakukan ekspansi bisnis dengan membuka jaringan baru di

beberapa wilayah di Indonesia. Dengan dibuatnya man power planning ini, maka

purusahaan dapat memproyeksikan jumlah tenaga kerja yang harus direkrut agar

perusahaan dapat menjalankan ekspansi bisnisnya dengan efisien.

4.2.1.2. Requisition Form

Dalam hal administratif, perencanaan yang telah dilakukan oleh PT SGS

Indonesia adalah dengan membuat formulir requisition yang biasa disebut dengan

Recruitment Requisition Form (RRF) yang berisikan informasi lengkap tentang

kebutuhan karyawan untuk posisi baru atau karyawan baru untuk menggantikan

posisi karyawan lama yang keluar dari perusahaan beserta alasan dibutuhkannya

karyawan baru (Lampiran 1). RRF ini diisi oleh manajer, selaku User, dari divisi

atau unit bisnis yang membutuhkan karyawan baru yang disertai dengan job

description dari lowongan pekerjaan tersebut. RRF yang telah diisi User akan


58


diminta persetujuan kepada Country HR Manager dan President Director dengan

ditandatangani, lalu RRF dikembalikan ke divisi HR agar bisa segera

ditindaklanjuti.

Bila dibandingkan dengan teori literatur, salah satu yang perlu diperhatikan

dalam recruitment planning yaitu administrative issue diantaranya yaitu

requisitions. Requisitions ini menjadi sebuah hal yang penting karena

keberadaannya dapat memastikan bahwa aktivitas rekrutmen sudah

dikoordinasikan dengan aktivitas recruitment planning (Heneman, 2012).

4.2.1.3. Advertisement

Setelah RRF disetujui dan dikembalikan ke divisi HR, maka proses

selanjutnya adalah membuat iklan lowongan kerja. Tipe pesan komunikasi yang

disampaikan PT SGS Indonesia adalah Employment Brand Message dimana

perusahaan berusaha berusaha menjelaskan tentang keunikan yang dimiliki oleh

perusahaan untuk menarik pelamar kerja melamar di lowongan pekerjaan yang

ditawarkan oleh perusahaan. Metode yang digunakan oleh PT SGS Indonesia untuk

menarik para pelamar kerja adalah dengan metode open recruitment yang berarti

perusahaan membuka lebar kesempatan kerja bagi para pelamar kerja manapun

yang melamar lowongan pekerjaan yang dibuka perusahaan. Recruitment search

yang biasanya dipakai oleh perusahaan adalah applicant initiated yang diterima

melalui hardcopy yang dikirimkan langsung ke kantor PT SGS Indonesia, employee

referrals, advertisement, employment websites, headhunters dan internship.

Recruitment sources yang paling sering digunakan oleh perusahaan adalah

employment website, perusahaan memiliki akun di di website www.jobstreet.com

dan www.jobsDB.com untuk mengiklankan lowongan kerja, kemudian PT SGS

Indonesia juga pernah menerbitkan iklan pada koran Kompas hari Minggu, 16

Maret 2014 untuk posisi auditor. Perusahaan juga beberapa kali memanfaatkan jasa

headhunters untuk mendapatkan kandidat pada beberapa lowongan kerja.

Pengiklanan dan pemakaian jasa headhunters ini dilakukan karena sulitnya

mendapatkan kandidat dengan kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan dari

employment website yang menjadi recruitment source utama perusahaan.

Perusahaan juga kerap kali merekrut anak magang untuk membantu melakukan




59


pekerjaan karyawan, tujuannya untuk meminimalkan biaya rekrutmen yang

dikeluarkan oleh perusahaan.

Penyusunan strategi-strategi untuk menarik pelamar kerja dengan adanya

pesan komunikasi yang baik dan recruitment source yang tepat juga diperlukan

agar perusahaan bisa mendapatkan top talent dari sejumlah kandidat yang terpilih.

PT SGS Indonesia sudah melakukan perencanaan rekrutmen sesuai dengan teori

yang dikemukakan oleh Heneman dimulai dari pembuatan Man Power Planning

untuk periode waktu per tahun yang sudah dikonsolidasikan bersama dengan para

manajer dari divisi dan bisnis unit, adanya recruitment requisition form yang dibuat

untuk permintaan penambahan atau penggantian karyawan, hingga adanya

pengiklanan lowongan pekerjaan di berbagai sourcing yang dipilih oleh perusahaan

dengan pesan komunikasi berupa employment brand message.

4.2.1.4. Temuan Permasalahan dalam Proses Recruitment

Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis, permasalahan yang muncul

dalam proses recruitment ini yaitu ketidaklengkapan administrasi RRF ketika user

meminta penggantian karyawan. Hal ini mengakibatkan ketidaklengkapan arsip

milik divisi HR yang sewaktu-waktu dibutuhkan untuk dikoordinasikan dengan

proses staffing secara keseluruhan sehingga divisi HR harus membuatkan RRF

tersebut untuk merapikan arsipnya. Ketidaklengkapan arsip ini bisa menghambat

kinerja divisi HR karena dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk melengkapinya

karena membutuhkan tanda tangan persetujuan dari Country HR Manager dan

President Director. Aktivitas ini tentunya menambah job description tim

recruitment padahal pengisian RRF ini merupakan job description dari para User

yang membutuhkan karyawan pengganti untuk karyawan lama yang mengundurkan

diri.


60


4.2.2. Selection


Gambar 4.6 Perbandingan proses staffing PT SGS Indonesia dengan Core Staffing Activities (3)

4.2.2.1. Curriculum Vitae Selection

Dalam PT SGS Indonesia proses lanjutan setelah lowongan pekerjaan

diiklankan pada berbagai pilihan media yang telah disebutkan sebelumnya, maka

jumlah kandidat yang melamar untuk pekerjaan tertentu akan mulai dikurangi

dengan menggunakan curriculum vitae (CV) selection. CV yang telah disortir akan

diajukan pada User, yang menuliskan RRF, untuk diperiksa kembali apakah

kemampuan dan keahlian kandidat yang tercantum dalam CV sesuai dengan job

specification yang mereka inginkan. Proses ini merupakan contoh dari initial

assessment methods yang dijalankan oleh perusahaan. Ketentuan yang ada dalam

PT SGS Indonesia untuk satu posisi jabatan adalah minimal harus didapatkan dua

orang kandidat dengan skill dan ability serta pengalaman yang serupa. Tujuannya

adalah sebagai perbandingan antar kandidat mana yang lebih baik dan lebih cocok

untuk bekerja dalam perusahaan.

Bila dibandingkan dengan literatur, metode seleksi kandidat yang bisa

digunakan oleh perusahaan salah satunya adalah initial assessment methods yaitu

dengan mengurangi jumlah kandidat yang diberikan penilaian pada predictors


Interview

Predictive Index Test and Medical Check Up

Selection

• Initial Assessment Methods

• Substantive Assessment Methods

• Contingent Assessment Methods


61


seperti resume dan cover letter, application blanks. Kandidat yang tidak sesuai

dengan predictors yang dibutuhkan maka bisa disisihkan (Heneman, 2012).

4.2.2.2. Interview

Selanjutnya jika User setuju dengan CV kandidat tersebut maka proses

berikutnya adalah mengundang kandidat tersebut untuk hadir di kantor perusahaan

mengikuti proses wawancara. Proses wawancara yang dijalani oleh kandidat

melibatkan minimal satu orang dari divisi HR dan satu lagi adalah User. Setelah

proses wawancara dilakukan, tahapan selanjutnya adalah kandidat akan mengikuti

Predictive Index (PI) Test, tujuannya adalah untuk mengetahui lebih mendalam

bagaimana kepribadian kandidat tersebut apakah tipe orang dengan kepribadian

tertentu cocok untuk berkerja dalam perusahaan di sebuah posisi jabatan. Untuk

beberapa posisi seperti accounting, perusahaan akan melakukan sebuah ability test

yang digunakan untuk menilai kapasitas individu dalam hal-hal yang akan

dikerjakannya jika diterima dalam perusahaan. Perusahaan menggunakan

predictors tersebut dalam penseleksian substantive assessment methods.

Perbandingannya dengan teori literatur dari (Heneman, 2012) Substantive

assessment methods yaitu dengan membuat keputusan pelamar mana yang

memenuhi kualifikasi minimum pekerjaan dan siapa diantaranya yang memiliki

kemungkinan paling tinggi kinerjanya jika direkrut dengan predictors tes

kepribadian, tes kemampuan, tes emotional intelligence dan structured interviews.

4.2.2.3. Predictive Index Test dan Medical Check Up

Berdasarkan hasil dari wawancara, Predictive Index Test, dan ability test

tersebut, divisi HR dan User terkait melakukan diskusi apakah kandidat tersebut

memenuhi seluruh kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan, jika memenuhi maka

kandidat akan diaturkan jadwalnya untuk mengikuti medical check-up yang

diselenggarakan di Parahita Diagnostic Center, tujuannya adalah untuk mengetahui

kondisi kesehatan kandidat dan apakah sesuai dengan standar minimal untuk

bekerja di perusahaan. Medical check up ini merupakan bagian dari contingency

assessment methods.


62


4.2.2.4. Temuan Permasalahan dalam Proses Selection

Permasalahan yang muncul dari proses selection ini adalah divisi HR

kesulitan untuk menemukan pelamar kerja dengan job specification yang sesuai

dengan yang dibutuhkan oleh User, hal ini dikarenakan job specification yang

dibuat terlalu spesifik sehingga muncul kesulitan bagi divisi HR untuk menemukan

pelamar dengan kemampuan dan keahlian yang serupa, seperti pada lowongan kerja

Quality Management System Auditor for Medical Doctor yang harus memiliki latar

belakang pendidikan dokter, memiliki pengalaman bekerja minimal 5 tahun di

public health service, dan memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai quality

assurance/quality control system (ISO 9000). Akibat dari terlalu spesifiknya job

specification yang diminta, maka divisi HR kesulitan untuk mendapatkan

kandidatnya dan ini menghambat target yang akan dicapai dalam tempo satu tahun

sesuai dengan man power planning yang telah dirancang. Selain itu, hal ini juga

disebabkan oleh kurang dimanfaatkannya employer brand dalam bentuk internal

marketing maupun external marketing untuk menarik calon kandidat diluar

perusahaan sehingga para pencari kerja mungkin tidak melihat adanya keunikan

dari perusahaan yang bisa bermanfaat bagi mereka.

Permasalahan lainnya yang muncul dalam tahapan ini adalah

ketidakhadiran kandidat dalam proses wawancara yang telah dijadwalkan. Hal ini

terjadi beberapa kali ketika kandidat dipanggil untuk mengikuti proses wawancara,

alasan yang diutarakan kandidat adalah mereka membatalkan lamaran yang

diajukan karena perusahaan tempat ia bekerja sekarang melakukan promosi untuk

dirinya atau kandidat sudah diterima di perusahaan lain. Namun, terkadang

kandidat juga tidak dapat dihubungi dan tidak ada kejelasan lanjutan mengenai

penjadwalan ulang proses wawancara. Pembatalan proses wawancara seperti ini

tentunya menimbulkan inefisiensi karena divisi HR menjadi tidak mampu

memaksimalkan waktu yang tersedia untuk proses wawancara kandidat lainnya.


63


4.2.3. Employment


Gambar 4.7 Perbandingan proses staffing PT SGS Indonesia dengan Core Staffing Activities (4)


Heneman dalam bukunya, Staffing Organization menjelaskan bahwa. Jika

penawaran yang diberikan oleh perusahaan disetujui maka kandidat berhasil

melewati rangkaian proses staffing dan dilanjutkan dengan proses pengenalan awal

calon karyawan pada perusahaan melalui orientation dan socialization.

4.2.3.1. Job Offer

Perusahaan perlu mempertimbangan pihak yang berhak untuk mengambil

keputusan akhir pemilihan kandidat. Pihak tersebut diantaranya adalah HR

Professionals, manager, dan karyawan perusahaan yang berhubungan langsung

dengan pekerjaan yang bersangkutan. Kemudian setelah ditentukan, maka

perusahaan akan mempersiapkan Job Offer yang berisikan penawaran dari

perusahaan yang bisa diterima oleh kandidat jika bekerja dalam perusahaan

(Heneman, 2012).

Di dalam proses staffing yang dijalankan oleh PT SGS Indonesia, setelah

perusahaan melakukan medical check-up, divisi HR bagian recruitment dan User

akan berdiskusi untuk membuat keputusan apakah kandidat tersebut memenuhi

seluruh kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan dan apakah kandidat tersebut

mampu bekerja dengan baik dalam perusahaan. Setelah keputusan dibuat, maka

proses selanjutnya adalah penyusunan sebuah job offer analysis yang dilakukan

oleh divisi HR dan manajer. Ketika job offer sudah selesai dibuat, maka job offer

tersebut akan segera dikirimkan ke kandidat melalui surat elektronik untuk dapat

Job Offer

New Hire

Employment

• Decision Makers

• Employment Contract

• Job Offer


64


diperiksa kembali apakah job offer tersebut sesuai dengan apa yang diinginkan oleh

kandidat. Seluruh pertanyaan dan negosiasi yang diajukan oleh kandidat

disampaikan secara tertulis dengan membalas surat elektronik yang dikirimkan oleh

perusahaan.

4.2.3.2. New Hire

Selanjutnya jika kandidat telah menyetujui job offer yang telah ditawarkan

oleh perusahaan, maka kandidat akan diundang kembali untuk hadir di kantor PT

SGS Indonesia untuk menandatangani kontrak kerja yang telah disepakati bersama

antara kandidat dan perusahaan. Perusahaan juga sudah menjadwalkan hari pertama

karyawan baru akan bekerja diperusahaan. PT SGS Indonesia akan menyambut

karyawan barunya dengan Induction Training, yaitu pelatihan awal mengenai

semua hal yang ada dalam perusahaan dan pengenalan karyawan baru kepada

seluruh karyawan yang bekerja di PT SGS Indonesia. Induction Training ini

biasanya dilakukan sebanyak dua kali dalam tempo waktu 1 bulan.

4.2.3.3 Temuan Permasalahan dalam Proses Selection

Permasalahan yang muncul dalam proses ini adalah adanya overlaping

proses staffing dalam suatu kondisi tertentu. Divisi Finance pada kondisi tersebut

sangat membutuhkan jasa seorang accountant untuk menggantikan karyawan lama

yang mengundurkan diri dari perusahaan. Permasalahan muncul ketika kandidat

sudah bekerja pada perusahaan sebelum hasil medical check-up diterima oleh

perusahaan. Kebutuhan akan tenaga kerja pengganti yang sangat mendadak

menyebabkan proses medical check up yang belum rampung terlewati. Ketika hasil

medical check up diterima perusahaan, ditemukan bahwa karyawan tersebut

diindikasikan mengidap penyakit hepatitis B, sehingga hasil keseluruhan medical

check up adalah karyawan tidak fit untuk bekerja bagi perusahaan. Perusahaan

harus mengatur kembali jadwal medical check up lanjutan untuk memastikan

indikasi penyakit yang diderita kandidat. Ketika hasil medical check up terbaru

diterima, ternyata disimpulkan bahwa kandidat positif menderita hepatitis B.

Dengan sangat menyesal divisi HR harus memberhentikan karyawan tersebut untuk

mencegah penularan penyakit kepada karyawan lain.


65


4.3. Efektivitas Proses Wawancara pada PT SGS Indonesia

(Ferris, 2002) menjelaskan model proses recruitment interview yang

menekankan pada strategi organisasi untuk memaksimalkan rekrutmen top talent

dalam pasar yang kompetitif melalui wawancara persuasif dan promosi reputasi

organisasi. Dengan dilakukannya wawancara yang persuasif menarik kandidat agar

mau bekerja dalam perusahaan dan mempromosikan reputasi organisasi diharapkan

kandidat yang jumlahnya terbatas tersebut meningkat jumlah kemungkinannya

untuk menerima penawaran pekerjaan yang ditawarkan oleh perusahaan. Strategi

ini dilakukan di dalam pasar tenaga kerja yang kompetitif dimana jumlah pelamar

yang melamar di organisasi jumlahnya terbatas, sehingga perusahaan

membutuhkan peningkatan kemungkinan penerimaan penawaran kerjanya. Peran

dari wawancara yang persuasif adalah untuk menyelaraskan antara construed

external image dan identity. Seorang interviewer berusaha untuk mengubah

kepercayaannya tentang persepsi kandidat akan perusahaan menjadi lebih mirip

pada persepsi mereka akan perusahaan

Penulis sempat mengikuti proses wawancara yang dilakukan oleh divisi HR

dan User. Yang diwawancara adalah kandidat untuk posisi Helper Consumer

Testing Services (CTS) dengan job description membantu divisi CTS

mempersiapkan sampel sebelum dilakukannya pengujian produk. Berdasarkan

hasil observasi dari proses wawancara yang dilakukan, proses wawancara

dilakukan dengan berbagai langkah berikut:

Greetings. Interviewers menyambut kandidat yang telah hadir di kantor

untuk mengikuti proses wawancara dan berterima kasih atas kesempatannya

menghadiri proses wawancara di perusahaan.

Curriculum Vitae. Interviewers akan menanyakan hal-hal yang berkaitan

dengan apa yang tercantum dalam CV kandidat seperti skill yang dimiliki

dan pengalaman kerja di perusahaan sebelumnya.

Technical Skill. User akan menanyakan seputar kemampuan teknis yang

dimiliki oleh kandidat terkait dengan pekerjaan yang dilamar oleh kandidat.


66


Explanation. Interviewers akan memberikan penjelasan secara umum

tentang perusahaan dan tentang job description pekerjaan yang dilamar oleh

kandidat.

Closing. Interviewers menutup proses wawancara dengan beberapa

informasi seperti kelanjutan proses staffing yang akan diberitahukan melalui

telepon setelah didiskusikan oleh pihak perusahaan.

Dalam proses wawancara yang dilakukan oleh PT SGS Indonesia,

perusahaan berusaha untuk menjelaskan reputasi organisasi pada sesi explanation

yaitu ketika interviewers berusaha menjelaskan kepada kandidat tentang gambaran

umum perusahaan dan pekerjaan yang dilamar oleh kandidat, tujuannya agar

kandidat memahami bagaimana perusahaan akan menjalankan bisnis kedepannya

dan diharapkan pekerjaan yang ditawarkan oleh perusahaan merupakan pekerjaan

yang sesuai dengan yang diinginkan kandidat dengan penjelasan mengenai job

description. Namun penjelasan yang diberikan oleh perusahaan kurang bersifat

persuasif dan tidak mendetail sehingga mungkin kandidat kurang memahami

banyak hal tentang perusahaan seperti budaya yang berlaku di perusahaan,

lingkungan kerja yang ada dalam perusahaan, dan informasi lainnya yang mungkin

bisa menarik kandidat agar semakin tertarik dengan pekerjaan yang ditawarkan dan

juga terhadap PT SGS Indonesia.

Ketika interviwers telah mengetahui bahwa kandidat yang diwawancaranya

memiliki organization/job fit yang cukup positif, interviwers bisa mencoba

menyelaraskan persepsinya dan kandidat dengan membentuk sebuah wawancara

yang persuasif. Interviwers PT SGS Indonesia menjalankan proses wawancara yang

lebih bertujuan untuk menggali bagaimana kepribadian, kemampuan dan keahlian

dengan lebih mendalam dari seorang kandidat agar dapat mengetahui apakah

kandidat tersebut sesuai dengan job specification yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Interviewers tersebut kurang mempromosikan reputasi organisasi, yang menjadi

keunikan dari perusahaan tersebut dibandingan dengan perusahaan lain, yang lebih

mendetail dengan tujuan agar kandidat memiliki persepsi dengan interviwers akan

perusahaan yang bisa meningkatkan kemungkinan job acceptance atas job offer

yang ditawarkan perusahaan kelak.



BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Proses staffing yang dijalankan dalam PT SGS Indonesia mengikuti

standard operating procedure (SOP) yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Ekspansi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan membuat PT SGS Indonesia saat

ini membutuhkan banyak tenaga kerja tambahan untuk mengisi lowongan pekerjaa

yang dibuka oleh perusahaan. Dalam menjalankan proses staffing-nya, PT SGS

Indonesia memiliki sebuah alur prosesnya tersendiri dimulai dari perencanaan man

power planning, pengisian recruitment requisition form (RRF) oleh User,

mengiklankan lowongan pekerjaan melalui berbagai media komunikasi,

curriculum vitae selection, proses wawancara yang dilakukan oleh divisi HR dan

User, Predictive Index Test, Ability Test dan Medical Check Up, job offer analysis

dan mengirimkan job offer kepada kandidat terpilih hingga kandidat

menandatangani kontrak kerja di PT SGS Indonesia.

Proses staffing dalam PT SGS Indonesia ini jika dikaitkan dengan teori core

staffing activities dalam teori literatur adalah proses yang dijalankan dalam

perusahaan sudah mengikuti teori core staffing activities yang dijelaskan oleh

Heneman. Maka dapat diklasifikasikan yang termasuk dalam proses recruitment

dalam proses staffing PT SGS Indonesia yaitu proses perencanaan man power

planning, pembuatan recruitment requisition form (RRF) dan proses advertisement

dengan mengiklankan lowongan pekerjaan yang dibuka oleh perusahaan.

Sedangkan yang termasuk dalam klasifikasi selection adalah proses curriculum

vitae selection dengan melakukan seleksi atas CV yang masuk ke perusahaan sesuai

dengan job specification yang diminta, proses interview kandidat, serta proses

Predictive Index Test, Ability Test dan Medical Check Up. Kemudian terakhir yang

termasuk dalam klasifikasi employment adalah proses penawaran job offer yang

didalamnya terdapat job offer analysis hingga resminya kandidat menjadi karyawan

PT SGS Indonesia yang akan mengikuti proses Induction Training.


68


Untuk meningkatkan kemungkinan job acceptance dari kandidat atas job

offer yang ditawarkan oleh perusahaan melalui proses wawancara yang persuasif

dan promosi reputasi organisasi, PT SGS Indonesia melakukan proses

wawancaranya dengan beberapa langkah dimulai dengan greetings, tanya jawab

tentang informasi dalam CV, technical skills, penjelasan secara umum mengenai

organisasi dan pekerjaan, dan yang terakhir closing. PT SGS Indonesia dalam

usahanya untuk mempengaruhi persepsi tentang perusahaan dan menarik kandidat

untuk menerima job offer kurang bisa membuat proses wawancara yang persuasif

dengan mengajak kandidat untuk mau bekerja dalam perusahaan secara langsung

dan tidak menjelaskan aspek-aspek mendetail tentang perusahaan dan pekerjaan

yang akan dilakukan oleh kandidat tersebut dalam hal promosi reputasi organisasi.

5.2. Implikasi Manajerial

Implikasi kebijakan manajerial dalam laporan magang ini adalah sebagai

berikut:

Divisi Human Resource PT SGS Indonesia diharapkan dapat membuat

sebuah buku panduan mengenai proses staffing yang dilaksanakan dalam

perusahaan beserta penjelasan dalam tiap prosesnya. Tujuannya adalah agar

buku panduan ini dapat dibaca oleh setiap orang yang terlibat dalam proses

staffing, dengan begitu mereka pun akan memahami bagaimana alur dari

proses staffing ini dan bisa mengikuti alur yang telah ditetapkan oleh

perusahaan.

Divisi HR harus bersikap lebih tegas untuk menjalankan proses staffing

yang sesuai dengan peraturan dan alur yang telah ditetapkan. Tujuannya

agar tidak ada proses yang didahului yang pada akhirnya akan menimbulkan

kerugian bagi perusahaan. Begitupula dengan kelengkapan berkas-berkas

yang harus disiapkan untuk melanjutkan proses staffing agar pengarsipan

bisa dilakukan dengan rapi dan mempermudah divisi HR jika sewaktu-

waktu membutuhkan informasi tentang proses staffing seorang kandidat.

Divisi HR dan User disarankan untuk memaksimalkan proses wawancara

kandidat untuk meningkatkan job acceptance kandidat yang bersangkutan


69


dengan membuat proses wawancara yang persuasif dengan lebih banyak

menjelaskan tentang keunikan dari PT SGS Indonesia serta penjelasan yang

mendetail tentang pekerjaan yang akan dilakukan oleh kandidat.

Kelengkapan informasi yang didapat oleh kandidat diharapkan dapat

mengubah persepsi tentang PT SGS Indonesia menjadi kearah yang lebih

positif sehingga kemungkinan job acceptance atas job offer yang

ditawarkan oleh perusahaan bisa meningkat.

Divisi HR perlu menyesuaikan recruitment source yang tepat untuk

lowongan pekerjaan yang akan dibuka agar peluang untuk mendapatkan

kandidat berkualitas lebih besar. Untuk posisi entry level dan fresh

graduated seperti posisi administration staff bisa memanfaatkan

employment websites, job fairs dan employment agencies karena perusahaan

akan lebih mudah memilih kandidat dengan jumlah yang banyak, sedangkan

untuk posisi middle level seperti supervisor dan coordinator bisa

memanfaatkan employee refferals, koran dan employement websites untuk

mendapatkan kandidat dengan keahlian yang lebih spesifik. Kemudian

untuk top level bisa memanfaatkan jasa headhunter yang sudah

berpengalaman.

5.3. Saran

Berikut beberapa saran yang dapat Penulis berikan berdasarkan pengalaman

ketika mengikuti program magang di PT SGS Indonesia:

Sesuai dengan teori literatur mengenai employer brand yang bisa

dimanfaatkan untuk menarik calon kandidat melamar ke perusahaan, maka

perusahaan harus meningkatkan internal marketing dan external marketing.

Internal marketing yaitu membentuk tenaga kerja yang unik yang sulit ditiru

oleh perusahaan lain dengan menerapkan keunikan budaya dan nilai-nilai

perusahan dalam pencapaian goals perusahaan, dengan begitu akan

terbentuk tenaga kerja yang sesuai dengan keunikan budaya perusahaan,

kemudian External Marketing atas employer brand yang menunjukkan

bahwa perusahaan adalah pemberi kerja terpilih dengan cara


70


memperlihatkan kekhasan yang dimiliki oleh perusahaan yang

membedakannya dengan perusahaan lain seperti tingkat gaji, budaya

keterbukaan perusahaan.

Untuk program magang berikutnya disarankan agar peserta magang bisa

lebih terlibat dalam proses wawancara yang dilakukan oleh perusahaan

sebagai non-participant observer agar peserta dapat lebih memperkaya diri

dengan dihadapkan dengan proses wawancara dan bisa lebih dalam

mengamati aktivitas-aktivitas apa saja yang dilakukan dalam proses

wawancara tersebut serta memahami tahapan yang ada dalam proses

wawancara.

Untuk program magang berikutnya, analisa penulisan laporan magang juga

bisa dibandingkan dengan proses staffing yang dilakukan pada perusahaan

kompetitor sehingga bisa diketahui bagaimana perbandingannya untuk

masing-masing proses yang dilaksanakan pada masing-masing perusahaan.


71


DAFTAR PUSTAKA

Aguinis, H. G. (2012). Using performance management to win the talent war.

Business Horizons, 55, 609—616.

Ambler, T. B. (1996). The employer brand. Journal of Brand Management Vol. 4,

185-206.

Axelrod, E. L.-J. (2001). War for Talent, Part 2. The McKinsey Quarterly, 2: 9-12.

Backhaus, K. T. (2004). Conceptualizing and researching employer branding.

Career Development International Vol. 9 No. 5, 501-517.

Bechet, T. W. (1993). Aligning Staffing With Business Strategy. Human Resource

Planning, 16(2):1-16.

Bhatnagar, J. S. (2008). Strategy for Staffing: Employer Branding &Person

Organization Fit. Indian Journal of Industrial Relations Vol. 44, 35-48.

Breaugh, J. A. (1992). Recruitment: Science and practice. Boston: PWS-Kent.

Breaugh, J. A. (2000). Research on Employee Recruitment: So Many Studies, So

Many Remaining Questions. Journal of Management Vol 26, 405–434.

Cable, D. M. (2001). Establishing the dimensions, sources, and value of job

seekers’ employer knowledge during recruitment. Research in Personnel

and Human Resources Management,, 20, 115-163.

Cable, D. M. (2003). The value of organizational reputation in the recruitment

context: A brand-equity perspective. Journal of Applied Social Psychology,

33, 2244-2266.

Cable, D. T. (2001). Establishing the dimensions, sources, and value of job seekers'

employer knowledge during recruitment. Research in personnel and human

resource management, 20, 115-163.

Collins, C. J. (2006). The interactive effects of recruitment practices and product

awareness on job seekers’ employer knowledge and application behaviors.

Journal of Applied Psychology, 92(1), 180-190.

Collins, J. (2001). Good to Great. USA: Harper Business .

Dipboye, R. (1994). Structured and unstructured selection interviews: beyond the

job-fit model. research in personnel and human resource management, 79-

123.

Dutton, J. D. (1994). Organizational Images and Member Identification.

Administrative Science Quarterly, 39, 239-263.


72


Ferris, G. A.-C. (1998). Toward a social context theory of the human resource

management-organization effectiveness relationship. Human Resource

Management Review, 8, 235-264.

Ferris, G. R. (1989). Politics in Organizations. In R. A. Giacalone and P.RosenIn

R. A. Giacalone and P.Rosenfeld (Eds.), Impression Management in the

Organization, 143-170.

Ferris, G. R. (2002). The Recruitment Interview Process Persuasion and

Organization Reputation Promotion in Competitive Labor Markets. Human

Resource Management Review, 12, 359-375.

Gatewood, R. D. (1993). Corporate image, recruitment image, and initial job choice

decisions. Academy of Management Journal, 36: 414-427.

Heneman, H. G.-M. (2012). Staffing Organization. New York: McGraw-Hill.

Inc., M. (2006). Confirming the Coming Talent Crunch: What's Next? Diambil

kembali dari http://www.manpower.com/ mpcom

files?name:=Results_Talent Shortage_2006.pdf

Jamrog, J. S. (2002). The Coming Decade of the Employee. Human Resource

Planning, 25(3): 5-11.

Judge, T. &. (1993). The elusive criterion of fit in human resources staffing

decisions. ILR Press, School of Industrial and Labor Relations, Cornell

University.

Levering, R. (1996, August 3). Employability and Trust. Diambil kembali dari

Conference Board Meeting, Chicago: http://

resources.greatplacetowork.com/article/pdf/building-trust.pdf

Management, S. G. (2014, June 10). Group Profile 2014. Diambil kembali dari SGS

Web site:

http://www.sgs.co.id/~/media/Global/Documents/Brochures/Group%20Pr

ofiles/SGS-Group-Profile-2013-EN.ashx

Powell, G. N. (1991). Applicant reactions to the initial employment interview:

Exploring theoretical and methodological issues. Personnel Psychology, 44:

67–83.

Ronn, K. (2007). Rethinking Talent Acquisition. Business Week Online.

Rynes, S. L. (1991). Recruitment, job choice, and post-hire consequences. In M. D.

Dunnette (Ed.). Handbook of industrial and organizational psychology

(2nd. ed.), 399–444.

Shackleton, V. &. (1997). International assessment and selection. New York:

Wiley.


73


Tedeschi, J. &. (1984). Impression management and influence in the organization .

Research in the sociology of organization, 3, 31-58.

Ullman, J. C. (1966). Employee referrals: A prime tool for recruiting workers.

Personnel, 43: 30–35.

Zivnuska, S. K. (2001). Implications of the Coveraging Economy for Human

Resource Management. Research in Personnel and Humn Resources

Management, 20:371-405


74


LAMPIRAN

Lampiran 1 Requisition Form

RECRUITMENT REQUISITION FORM

Date of request :

Division :

Department :

Position Title :

Status of Employment :

No of Headcount :

Reports to :

Level :

Work Location (city) :

Duties & Responsibil ities (please attach Job Description) :

Physical Environment :

Minimum Education Background :

Years of Relevant Experiences :

Language Requirements :

Knowledge/Skills :

Specific Requirements :

Recruitment Status :

(state name of employee) :

Headcount Status

if new specify comparable position

Specific reason :

Evaluated Job :

Within Budget :

Hire Date

1.

2.

3.

Recorded by :

Date : Date :

Document Flow :

For temp staff : Requesting unit → Business/Function Manager → HR

For permanent staff : Requesting unit → Business/Function Manager → HR → President Director

Endorsed by :

Country HR Manager

New hires using this RFS

Name

Approved by :

President Director

Checked by :

As In JD

REASON FOR REQUISITION

APPROVALS

Requested by :

Business Manager

For HR Use Only

CANDIDATE PROFILE

POSITION DETAILS

As In JD

REQUIREMENT DETAILS

for _____ monthsPermanent Temporary,

Budgeted Non Budgeted

Line Manager Manager Supervisor Staff Admin

Office Field

Replacement of

Additional

Existing position

Newly created position,

Yes

Yes

No

No


75


Lampiran 2 Job Description

SSC AUDITOR

PRIMARY RESPONSIBILITIES

To carry out all functions related to conducting 3rd party audits or other

type of audit, ensuring that all SGS specified requirements are adhered

so to conduct assessment work with the goal of assisting clients improve

the effectiveness and efficiency of there management systems through

the assessment process. This includes exceeding customer expectations

in our auditing and assessment functions and providing a continual

network system of follow-up and support to the client.

REPORTING

Technical Manager

SPECIFIC RESPONSIBILITIES

Carry out all necessary audit planning and preparation and report

the results of such to the audit Team Leader.

Develop the skills required to prepare audit and training

proposals, prepare required proposals and have such approved by

another Lead Auditor.

Develop the skills necessary to conduct surveillance visits and

plan, prepare and carry out assigned surveillance visits.

Ensure that documentation in client files is complete and up to

date and ensure that the integrity and completeness of such Job

Files is maintained as per specified requirements.

Conduct internal audits of the SGS-SSC where required.

Respond to client enquiries on SGS-SSC certification/training

products.

Develop the skills required to present SSC standard training

courses and upon approval as a tutor deliver such courses as per

SSC specified requirements.

Conduct all the necessary follow-up with clients to ensure clients

clearly understand all of the requirements of the auditing process

and the status of their contract.


76


Always act in a profession manner always abide by the non-

disclosure agreement and SGS Codes of conduct.

Strictly conduct all assessment work in accordance with SGS-SSC

Global and Local procedures.

Develop the skills to do formal Sales/Marketing presentations of

SSC products and carry out presentations where required.

Report any customer complaints, problems and or system

deficiencies to the Certification/Business Manager

Performing any other task that assigned by Technical Manager

PROFILE

(Please refer to Global Procedure on auditor competency requirements

fro specific certification schemes)

Bachelor/University degree in related field

Minimum of 4 years work experience

Minimum of 2 years work experience as Quality Assurance /

Quality Control Systems (ISO 9000) or Minimum of 2 years work

experience in Environmental Management associated experience

(ISO 14000) or Occupational Health Management associated.

Passed appropriate Registered Lead auditor training is a plus

.

REQUIRED SKILLS

Excellent communication / interpersonal skills

Proven ability with Microsoft Word, PowerPoint, and Excel

Spreadsheet, and other required application

Ability to read, write and speak English fluently.

Ability to work with minimum supervision

Logical approach to problem solving

Ability to write clear and concise reports in English


77


I hereby had read and understood the jobdescription given to me

SUPERVISOR

Date:


77


Lampiran 3 Candidate Form

CANDIDATE FORM

Position offered: Salary offered:

Sector / Dept. concerned: Position available on:

For HR purpose only

Personal Details

Name: Sex: M F

Date of Birth:

Address:

Contact No.:

Education background

Education: University Master degree

Graduate school:

Degree/Major:

Foreign language skill:

Level: TOEFL Score:

Computer skill: Best skills :

Other education / Training


78


Work history

(Please stated : The Company Name, Period, Responsibilities and Remuneration Package From the most resent employment)

Work Experience & Company knowledge

1. Please describe the responsibilities of your present job or last job.

2. Why do you want to leave your current employment?

3. What is the most difficult assessment related situation have you been in and how did you solve it?

4. Why SGS should employ you ?

5. Describe your strengths?

6. Describe your weaknesses?

7. What government agencies are you frequently in contact with? (If Any)

8. What is your best achievement based on your experience?


79


9. Why are you interested in this position?

10. What do you know about SGS?

Remuneration Package

1. Please inform your Present Remuneration Package

2. Please note your expectation salary


80


Lampiran 4 Personal Data


81



82



83


Lampiran 5 Laporan Dwi Mingguan

LAPORAN MAGANG DWI MINGGUAN

(13 Maret 2014 – 27 Maret 2014)

Komang Agus Putra Praditya

1006691206

FAKULTAS EKONOMI


DEPOK

MARET 2014


84


1. Program Magang

Program magang dilakukan penulis selama 3 bulan mulai dari tanggal 10

Februari 2014 sampai 9 Mei 2014. Program magang dilakukan di PT SGS

Indonesia yang berlokasi di Cilandak Commercial Estate #108C, jalan Raya

Cilandak KKO, Jakarta Selatan. Waktu magang disesuaikan dengan hari kerja

perusahaan dan jadwal kuliah penulis yaitu Senin - Jumat dari pukul 08.00 - 17.00

kecuali hari Selasa karena penulis masih mengikuti kegiatan perkuliahan

Kepemimpinan (Leadership) setiap Selasa pagi pukul 08.00-10.30 dan asistensinya

pukul 14.00-15.30.

Penulis melaksanakan program magang di divisi Human Resource. Berikut

organization chart untuk divisi Human Resource di PT SGS Indonesia:

Selama program magang berlangsung, berikut adalah job description yang penulis

jalani:

1. Learn and Assist in the Recruitment Area:

a. Post job openings on SGS recruitment advertisement link e.g

JobsDB, Job Street, etc.

b. Track Recruitment Planning versus completion

c. Screening and selection candidate CV based on job description and

or requirements.

Widiana WINANDA Country HR Manager

Guy ESCARFAIL

Managing Director

Nellyana MARGARETTA HR Business Partner

Jenita CHANG Compensation and

Benefit Lead

Yoan Marry Dumanov Recruitment & Training

Specialist

Mita Widyaningsih Personnel & Benefit

Admin

Rika Permatasari Payroll Admin

M. Bondan Bagus S. Recruiter


85


d. Arrange schedule for interview, confirm schedule with user, call

candidate for interview invitation and send interview invitation with

application form attached in the email.

e. Reserve room for interview and greet the candidates when they

arrive to the office.

f. Arrange pre-employment MCU with Prodia-lab or others.

g. Prepare employee kit for new hire, for induction and orientation

event.

h. Remind recruitment & Admin (Joy & Mita) for performance review

form, passed probation & end of contract.

i. Create and maintain Recruitment Talent Pool.

2. Learn and Assist in the HR Administration area:

a. Maintain personal data of new hire to be placed in personal file

b. File medical certification

c. Create passed probation letter to be delivered to user

d. Create reference letter for all employee without salary details

e. Create Visa Letter based on request

f. Assist ad-hock administrative work from HR team, when necessary

3. HR Miscellaneous Activities

a. Birthday Gift : Prepare all the gift and birthday card to be delivered

to the employee of PT SGS Indonesia

b. T-shirt : assist to distribute SGS T-shirt, when necessary

c. Involve in assisting HR team in Employee related activities and ad

hock instruction from HR team, when necessary

2. Profil Perusahaan

2.1.Sejarah

Berawal dari seorang pemuda Latvia yang duduk di sebuah dermaga bernama

Rouen memperhatikan keluar masuknya kapal-kapal di jalur utama industrialisasi

Eropa yang berkembang dengan sangat cepat saat itu. Melihat adanya peluang

bisnis berlimpah di salah satu pelabuhan terbesar di benua Eropa tersebut, pemuda

tersebut memulainya dengan inspeksi pengiriman gabah padi. Pemuda ini


86


menyadari bahwa eksportir-eksportir gabah padi mengalami kerugian karena para

importir hanya akan membayar jumlah gabah padi yang mereka terima, bukan

berapa banyak yang dikirimkan. Selama transit, terutama ketika bongkar muat,

terjadi pengurangan volume gabah padi akibat adanya penyusutan dan pencurian.

Ide pemuda ini adalah memperjuangkan hak para eksportir dengan inspeksi dan

verifikasi kuantitas dan kualitas gabah padi dengan para importir. Atas jasa yang ia

lakukan, ia mendapatkan komisi dari eksportir berdasarkan nilai dari

pengirimannya. Pemuda ini yakin kesempatan ini akan menjadi tolak ukur dunia

atas kualitas dan integritas.

Ia memulai bisnis inspeksi gabah padi ini dengan meminjam modal dari

temannya yang berasal dari Austria. Informasi mengenai nilai jasa inspeksi ini

tersebar dari mulut ke mulut menyebabkan bisnis semakin berkembang dengan

cepat. Kedua enterpreneur muda ini akhirnya bergabung dan membentuk

perusahaan pada tanggal 18 Desember 1878. Dalam waktu setahun, perusahaan

sudah membuka kantor di tiga pelabuhan terbesar Prancis: Le Havre, Dunkirk dan

Marseilles.

Inovasi baru saat itu yang membantu membangun reputasi perusahaan yaitu

Full Outturn Guarantee (FOG). Masih disediakan oleh SGS hingga saat ini, yaitu

servis yang memberikan ganti rugi pada eksportir atas kehilangan yang terjadi

selama pengiriman gabah padi dengan catatan SGS diizinkan untuk melakukan

inspeksi pada kargo ketika bongkar muat dilakukan. Pertama kali ditetapkan untuk

perdagangan gabah Amerika Utara ke Eropa. Jasa ini melebar ke seluruh dunia dan

menghasilkan pendapatan yang besar untuk perusahaan.

Dari tahun ke tahun, SGS semakin berkembang dan hingga saat ini menjadi

perusahaan terbesar di dunia untuk hal verifikasi, sertifikasi, inspeksi dan pengujian

produk. Saat ini SGS telah mempekerjakan lebih dari 75.000 karyawan, 1.500

kantor dan laboratorium yang tersebar di seluruh dunia dan terus berkembang lagi.

SGS membantu pelanggan diseluruh dunia menjalankan operasi bisnisnya agar

lebih stabil dengan meningkatkan kualitas dan produktivitas serta mengurangi

risiko. Jasa yang diberikan oleh SGS Global adalah jasa inspeksi dan verifikasi,

sertifikasi, outsourcing, risk management, technical consulting, testing & analysis,


87


training, sedangkan jasa yang diberikan oleh PT SGS Indonesia adalah agricultural

services, mineral services, oil gas and chemical, system & services certification,

industry, construction and emerging business.

Struktur organisasi PT SGS Indonesia secara garis besarnya adalah sebagai

berikut:

2.2 Visi Perusahaan

Visi dari SGS adalah menjadi organisasi jasa yang paling kompetitif dan paling

produktif di dunia dengan kompetensi dalam bidang inspeksi, verifikasi, testing dan

sertifikasi yang terus ditingkatkan untuk menjadi yang terbaik di kelasnya.

3. Budaya Perusahaan

Integritas merupakan inti dari SGS. Kepercayaan yang menginspirasi para

pelanggan dan para pemangku kepentingan merupakan kunci kesuksesan, baik

sebagai organisasi maupun individu. SGS menjaga citra dan ruputasi SGS secara

berkesinambungan dan senantiasa berupaya untuk mempertahankannya di pasar.

SGS melakukan bisnisnya secara jujur dan transparan, SGS mendorong budaya

keterbukaan melalui saling bertukar pikiran dan informasi, memberikan saran dan

Guy ESCARFAIL

ENVI & GIS

Balfas MUSTARI OI - QHSE Assistant Manager

Guy ESCARFAIL

Managing Director

BUSINESS SUPPORT FUNCTION

Edgar DURIAN

Country Financial Controller / Widiana WINANDA

Country HR Manager

Shashibhushan JOGANI SSC & CTS

Andrianto RIO

OGC & IND

Vivekanand N MIN

Noro HUTOMO

AGRI

Gagah PRAMADHA

IT Supervisor

Intan SINAGA

Assistant to MD &


88


mengajukan hal-hal yang perlu mendapat perhatian, tanpa adanya kekhawatiran

akan penolakan.

Prinsip-prinsip integritas yang dianut oleh SGS yaitu:

a. Kepercayaan: ini merupakan aset yang paling berharga, pondasi dari citra

dan reputasi SGS. Para pelanggan bergantung pada integritas SGS dan

kepercayaan ini harus tetap dipertahankan dan dijaga.

b. Kejujuran dan Keterbukaan: Di dalam segala hal yang SGS lakukan

adalah hal yang sangat penting untuk selalu jujur kepada diri sendiri,

pelanggan, dan rekan sejawat. Tidak ada suatu kondisi apa pun yang

membenarkan kebohongan atau ketidakjujuran.

c. Akuntabilitas: Setiap tindakan dan kelalaian memiliki konsekuensi. SGS,

menerima konsekuensi atas pilihan tindakan kami tersebut dan tidak

menyalahkan pihak lain atas tindakan yang kami lakukan.

d. Prinsip: SGS percaya untuk bertindak secara etis, adil, dan menghormati

orang lain. Keputusan SGS senantiasa mendasar pada penghormatan atas

prinsip-prinsip dan standard perilaku yang baik dan bukan atas keputusan

atau pilihan pribadi.

SGS juga memiliki nilai-nilai yang dijalankan oleh seluruh stakeholders yaitu:

a. Passion: kami memiliki hasrat yang tinggi atas pekerjaan kami karena itu

membantu bisnis berjalan dengan lebih cepat dan lebih baik yang juga bisa

meningkatkan jumlah pekerjaan, prospek kedepan dan yang paling penting

kehidupan orang banyak.

b. Integrity: pelanggan percaya pada kami untuk terus memberikan solusi

yang objektif dan berimbang.

c. Entrepreneurialism: Kami sangat percaya pada pemberdayaan individu

dengan memberikan kebebasan untuk menjadi kreatif pada keputusan,

inisiatif dan solusinya.

d. Innovative Spirit: Kami terus ingin mengetahui lebih banyak,

meningkatkan apa yang kami lakukan, dan bagaimana kami

mengerjakannya dengan tujuan untuk terus menciptakan nilai tambah bagi

pelanggan dan untuk kami sendiri.


89


4. Rincian Kegiatan

No. Kegiatan Keterangan

1. Screening CV dari

Jobstreet.com dan

JobsDB.com

Melakukan screening CV, sesuai dengan

requirement perusahaan, yang masuk dalam

portal SGS untuk berbagai posisi diantaranya

Agriculture Admin, Auditor Quality System

Management, Accountant, Auditor

Environtment Management System, Sales

Executive – Plantation, Sales Executive –

ISO Training, Sales Executive – Toys,

Cosmetics, Electronics, Marketing

Executive.

2. Resume search Melakukan resume search di jobstreet.com

dan jobsDB.com jika applicant yang

mendaftar di posisi yang ditawarkan tidak

ada yang sesuai dengan requirement

perusahaan.

3. Birthday Gift Menyiapkan hadiah berupa gelas mug

eksklusif dan kartu ucapan selamat ulang

tahun untuk diserahkan pada karyawan yang

berulang tahun saat itu.

Mengirimkan birthday gift ke ke luar kota

diperuntukkan karyawan yang bekerja di luar

kantor di Jakarta seperti di Medan,

Samarinda dan Pantai Indah Kapuk.

4. Interview

Invitation

Mengundang kandidat untuk datang

wawancara ke kantor perusahaan serta

memastikan kedatangannya beberapa jam

sebelum jadwal yang sudah ditentukan.


90


5. Medical Check Up

Invitation

Mengatur jadwal dan mengundang kandidat

untuk mengikuti Medical Check Up di Prodia

Kuningan.

6. Posting and

Closing Job

Vacancy

Membuka lowongan pekerjaan untuk

beberapa posisi di jobstreet.com dan

jobsDB.com dan menutupya ketika kandidat

sudah didapatkan dan bekerja di perusahaan.

7. Reporting Email Mengelola email

[email protected] dan

melaporkan setiap email yang masuk pada

senior jika berhubungan dengan CV

kandidat.


mailto:[email protected]

91



( 28 MARET 2014 – 9 APRIL 2014 )


1006691206

FAKULTAS EKONOMI


DEPOK, JAWA BARAT

APRIL 2014


92


Rincian Kegiatan Magang

28 Maret

2014

Menelepon kandidat

untuk memastikan

email dari perusahaan

sudah diterima dan

dibaca.

Menelepon kandidat

untuk membuatkan

jadwal medical check

up di Parahita Health

Center.

Mengarahkan kandidat

untuk melaksanakan PI

test setelah proses

wawancara selesai.

Mengubah format job

description yang lama

ke format yang baru.

Perusahaan mengirimkan

salary and benefit offer

melalui email ke

kandidat. Penulis

ditugaskan untuk

memastikan kembali ke

kandidat apakan email

tersebut sudah diterima

atau belum dan

memastikan kepada

kandidat untuk membalas

email tersebut dengan isi

komentar, pertanyaan,

ataupun negosiasi.

Setiap karyawan yang

sudah lolos tahap

interview akan diaturkan

jadwal medical check up

untuk memastikan bahwa

kandidat tersebut siap

bekerja di perusahaan.

Salah satu proses

recruitment yang

dilakukan oleh PT SGS

Indonesia adalah PI Test.

Tujuan dari test ini

adalah untuk mengetahui

bagaimana kepribadian

kandidat dilihat dari

berbagai aspek tertentu.

Format job description

yang baru berisikan

panduan untuk semua

bagiannya sehingga

kedepannya job

description yang dibuat

sesuai dengan jabatan

dari karyawan tersebut


93


1 April

2014

Peserta magang izin

sehari penuh untuk

mengikuti Ujian Tengah

Semester (UTS) mata

kuliah Kepemimpinan.

Peserta magang harus

mengikuti UTS

Kepemimpinan yang

diselenggarakan pukul

13.00 sehingga hari itu

harus izin sehari penuh.

2 April

2014

Mengubah format job



Sepanjang hari penulis

kebanyakan

menghabiskan waktu

untuk mengubah format

yang lama ke format

yang baru. Kegiatan ini

memakan waktu yang

cukup lama karena yang

dikerjakan adalah fomat

job description dari

semua divisi.

3 April

2014

Mengubah format job




kebanyakan

menghabiskan waktu


yang lama ke format


memakan waktu yang




semua divisi.

4 April

2014

Mengubah format job




kebanyakan

menghabiskan waktu


yang lama ke format


memakan waktu yang




semua divisi.


94


7 April

2014

Mengubah format job



Menelepon vendor

untuk memastikan

harga dan ketersediaan

produk untuk birthday

gift.

Menelepon kandidat

untuk membuatkan

jadwal medical check

up di Parahita Health

Center.

Menelepon kandidat

untuk memastikan

jadwal interview.


kebanyakan

menghabiskan waktu


yang lama ke format


memakan waktu yang




semua divisi.

Menelepon vendor

handuk berbagai macam

ukuran untuk mengetahui

harga dan ketersediaan

barang. Souvenir handuk

ini dibuatkan perusahaan

sebagai cinderamata yang

diberikan perusahaan

pada karyawan yang

berulang tahun.

Setiap karyawan yang

sudah lolos tahap

interview akan diaturkan

jadwal medical check up

untuk memastikan bahwa

kandidat tersebut siap

bekerja di perusahaan.

Memastikan kandidat

datang ke kantor hari itu

untuk melaksanakan

proses interview oleh

recruiter dan user.

8 April

2014

Mengubah format job



Berkoordinasi dengan

vendor untuk

pembuatan birthday

gift.


kebanyakan

menghabiskan waktu


yang lama ke format


memakan waktu yang




semua divisi.


95


Mengelompokkan surat

dari BPJS untuk semua

karyawan perusahaan.

Mengelompokkan surat

dari BPJS yang berisikan

informasi tentang saldo

jaminan hari tua masing

masing karyawan.

Pengelompokkan

didasarkan pada masing-

masing divisi yang dilihat

dari human rusource

database.

9 April

2014

Pemilu Legislatif Perusahaan meliburkan

seluruh karyawannya

untuk memberikan

kesempatan mengikuti

pemilu legislatif.


96



( 11 APRIL 2014 – 25 APRIL 2014 )


1006691206

FAKULTAS EKONOMI


DEPOK, JAWA BARAT

APRIL 2014


97


11 April

2014

Menelepon kandidat

untuk mengatur jadwal

medical check up di

Prodia

Menelepon kandidat

untuk memastikan


sudah diterima.

Melakukan

pengarsipan berkas-

berkas yang diterima

perusahaan.

Mengantarkan

birthday gift pada

karyawan yang

berulang tahun.

Follow up kelanjutan

proses pembuatan

birthday gift yang baru

kepada vendor dan

Human Resource

Bussines Partner (Ibu

Nellyana)

Untuk medical check up, PT

SGS Indonesia bekerja sama

dengan Parahita Health Care

(area Jabodetabek) dan

Prodia (luar Jabodetabek).

PT SGS Indonesia

mengirimkan salary offer

kepada kandidat melalui

email, saya bertugas untuk

memastikan email tersebut

sudah diterima dan

menyarankan untuk segera

dibalas oleh kandidat

tersebut.

Berkas-berkas yang diterima

oleh perusahaan, seperti

training request form dan

invoices, dimasukkan dalam

binder masing-masing.

Perusahaan memberikan

souvenir kepada karyawan

berupa stainless mug beserta

kartu ucapannya sebagai

hadiah ulang tahun.

14 April

2014

Menelepon kandidat

untuk memastikan

PT SGS Indonesia

mengirimkan salary offer

kepada kandidat melalui


98



sudah diterima.

Mengantarkan

birthday gift pada

karyawan yang

berulang tahun.

Mengirimkan paket

berisikan birthday gift

untuk karyawan yang

berada di Medan

(martabe).

Mengirimkan email

balasan atas

application letter dan

CV yang masuk ke

email HR.

Menerima dan

mengantarkan

kandidat yang

mengikuti induction

ke ruangan pertemuan.

Bertemu dengan

vendor souvenir

perusahaan.

email, saya bertugas untuk

memastikan email tersebut

sudah diterima dan

menyarankan untuk segera

dibalas oleh kandidat

tersebut.





hadiah ulang tahun.

Saya diberikan kewenangan

untuk mengelola email

[email protected]

dan mem-forward CV yang

sesuai dengan requirement ke

recruiter.

Melihat contoh produk yang

dibawakan oleh vendor dan

melakukan negosiasi harga.

16 April

2014

Mengantarkan

birthday gift pada





mailto:[email protected]

99


karyawan yang

berulang tahun.

Menelepon vendor

baru untuk

mengerjakan birthday

gift untuk PT SGS

Indonesia.

Menelepon kandidat

untuk memastikan ia

sudah menerima email

dari perusahaan


hadiah ulang tahun.

Menelepon vendor baru

untuk dijadikan perbandingan

dengan vendor yang sudah

didapatkan sebelumnya dan

mengundangnya untuk datang

ke kantor untuk

membawakan contoh

produknya.

17 April

2014

Mencari vendor untuk

pembuatan souvenir

perusahaan.

Mencari vendor baru sebagai

pertimbangan dan

perbandingan ats vendor yang

sudah didapatkan

sebelumnya.

21 April

2014

Konfirmasi pemesanan

pada vendor handuk.

Melakukan screening

CV.

Mengundang kandidat

untuk datang interview

di kantor.

Melakukan konfirmasi

terakhir untuk produk handuk

yang akan segera diproduksi.

Melakukan screening CV dari

www.jobsDB.com dan

www.jobstreet.com untuk

posisi Accountant, Marketing

Executive dan Sales

Executive – Softline. CV

kandidat yang sudah

didapatkan diberikan pada

recruiter specialist untuk




100


Mengundang kandidat

untuk mengikuti

Medical Check Up.

Mengundang kandidat

untuk sesi tanda

tangan kontrak di

kantor perusahaan.

kemudian di review ulang

lalu dilanjutkan ke user.

Mengundang kandidat agar

menghadiri proses interview

dikantor perusahaan.

Mengundang kandidat dan

mengatur jadwal untuk

mengikuti sesi medical check

up di Parahita.

Mengatur jadwal bagi

kandidat untuk menghadiri

sesi signing agreement

sebagai tahap lanjutan proses

recruitment perusahaan.

23 April

2014

Melakukan screening

CV.

Mengundang kandidat

untuk hadir dalam

proses recruitment

Membuka lowongan

kerja di

www.jobsDB.com

Melakukan screening CV atas

kandidat yang mendaftar

pada iklan lowongan yang

dibuka perusahaan di

www.jobsDB.com dan

www.jobstreet.com

24 April

2014

Melakukan screening

CV.

Mengundang kandidat

untuk datang interview

di kantor.

Melakukan screening CV atas

kandidat yang mendaftar

pada iklan lowongan yang

dibuka perusahaan di

www.jobsDB.com dan

www.jobstreet.com






101


Mengundang kandidat

untuk mengikuti

Medical Check Up.

Mengatur jadwal

meeting dengan

vendor souvenir

perusahaan.

Mengundang kandidat agar

menghadiri proses interview

dikantor perusahaan.

Mengundang kandidat dan

mengatur jadwal untuk

mengikuti sesi medical check

up di Parahita.

25 April

2014

Mengikuti proses

wawancara

Mempersiapkan

training kit

Melakukan resume

search.

Mengikuti proses wawancara

untuk posisi helper sembari

mengamati proses wawancara

yang dilakukan oleh user dan

HR

Training kit sebanyak 5 buah

disediakan untuk induction

yang akan dilaksanakan pada

tanggal 28 April 2014. Materi

induction difotokopi dan

disatukan dalam satu map

SGS.

Untuk posisi seperti sales

executive – softline, dicari

melalui resume search dan

bukan dari kandidat yang

sudah mendaftar dikarenakan

kandidat yang sudah

mendaftar tidak ada yang

sesuai dengan criteria yang

diinginkan oleh perusahaan.


UNIVERSITAS INDONESIA PROSES STAFFING PADA PT SGS...

Documents

Transcript of UNIVERSITAS INDONESIA PROSES STAFFING PADA PT SGS...