universitas indonesia pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi berdasarkan
Transcript of universitas indonesia pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi berdasarkan
UNIVERSITAS INDONESIA
PENGUKURAN TINGKAT KAPABILITAS TATA KELOLA
TEKNOLOGI INFORMASI BERDASARKAN COBIT 5 :
STUDI KASUS PUSAT DATA DAN INFORMASI (PUSDATIN)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI)
KARYA AKHIR
AMHAR DAVI DEWANTARA
1206337910
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
JULI 2015
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
UNIVERSITAS INDONESIA
PENGUKURAN TINGKAT KAPABILITAS TATA KELOLA
TEKNOLOGI INFORMASI BERDASARKAN COBIT 5 :
STUDI KASUS PUSAT DATA DAN INFORMASI (PUSDATIN)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI)
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Teknologi Informasi
AMHAR DAVI DEWANTARA
1206337910
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
JULI 2015
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri,
dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk
telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : Amhar Davi Dewantara
NPM : 1206337910
Tanda Tangan :
Tanggal : 23 Juni 2015
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
iii
HALAMAN PENGESAHAN
Karya Akhir ini diajukan oleh:
Nama : Amhar Davi Dewantara
NPM : 1206337910
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul Karya Akhir : Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata Kelola Teknologi
Informasi Berdasarkan COBIT 5: Studi Kasus Pusat Data
dan
Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional Republik
Indonesia
(ANRI)
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai
bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi
Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu
Komputer, Universitas Indonesia.
DEWAN PENGUJI
Pembimbing I : Bob Hardian, Ph.D. (.............................)
Pembimbing II : Gladhi Guardin, M. Kom. (.............................)
Penguji : Setiadi Yazid, Ph.D. (.............................)
Penguji : Rizal Fathoni Aji, M.Kom. (.............................)
Ditetapkan di : Jakarta
Tanggal : 6 Juli 2015
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
iv
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi ALLAH SWT atas berkat rahmat-Nya, penulis berhasil
menyelesaikan Karya Akhir yang berjudul ”Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata
Kelola Teknologi Informasi Berdasarkan COBIT 5: Studi Kasus Pusat Data dan
Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)”. Karya
Akhir ini berisikan mengenai pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola TI dan
rekomendasi perbaikan di Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI).
Penulis menyadari sangatlah sulit menyelesaikan penelitian ini tanpa bantuan dan
bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu, saya mengucapkan terima kasih
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Bob Hardian, Ph.D selaku pembimbing yang telah mengarahkan
dan membimbing penulis dengan penuh kesabaran selama mengerjakan
karya akhir ini.
2. Bapak Gladhi Guardin, M.Kom selaku pembimbing yang telah
mengarahkan dan membimbing penulis dengan penuh kesabaran selama
mengerjakan karya akhir ini.
3. Bapak Setiadi Yazid, Ph.D dan Bapak Rizal Fathoni Aji, M.Kom selaku
penguji yang juga memberikan arahan dan masukan bagi penulis.
4. Bapak Widarno, SH, MH selaku Kepala Pusat Data dan Informasi
(PUSDATIN) Arsip Nasional Republk Indonesia (ANRI) yang telah
menjadi narasumber dan memberikan masukan dalam penyusunan Karya
Akhir ini.
5. Bapak Gurandhyka, S.IP selaku Kepala Bidang Pengelolaan Data dan
Informasi di Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI) yang telah menjadi narasumber dan
memberikan penjelasan yang berguna dalam penyusunan Karya Akhir ini.
6. Bapak Ir. Suryana, selaku Kepala Bidang Pengelolaan Perangkat TIK dan
Sistem Informasi Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
v
7. Republk Indonesia (ANRI), yang telah menjadi narasumber dan
memberikan penjelasan yang berguna dalam penyusunan Karya Akhir ini.
8. Bapak Drs. Muhammad Rustam, selaku Arsiparis Madya Pusat Sistem dan
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Arsip Nasional Republk Indonesia
(ANRI) yang telah menjadi narasumber dan memberikan penjelasan yang
berguna dalam penyusunan Karya Akhir ini.
9. Saudara Rizal selaku pegawai Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN)
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang telah banyak membantu
keperluan penulis di tempat studi kasus Karya Akhir ini.
10. Orang Tua dan seluruh keluarga tercinta yang telah mendukung dan
memberikan semangat kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan
Karya Akhir ini.
11. Teman-teman MTI-UI 2012 FA, yang telah banyak membantu dan
memberikan dukungan.
Penulis berharap semoga Karya akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan untuk
pengembangan ilmu pengetahuan.
Jakarta, 12 Juni 2015
Penulis
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
vi
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di
bawah ini:
Nama : Amhar Davi Dewantara
NPM : 1206337910
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Fakultas : Ilmu Komputer
Jenis Karya : Karya Akhir
demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusice Royalty-
Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata Kelola Teknologi Informasi
Berdasarkan COBIT 5: Studi Kasus Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN)
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan), Dengan Hak Bebas Royalti
Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan,
mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database).
Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya
selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai
pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Jakarta
Pada tanggal : 23 Juni 2015
Yang menyatakan
Amhar Davi Dewantara
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
vii Universitas Indonesia
ABSTRAK
Nama : Amhar Davi Dewantara
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata Kelola
Teknologi Informasi Berdasarkan COBIT 5: Studi
Kasus Pusat Data danInformasi (PUSDATIN)
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Karya akhir ini membahas tentang pentingnya tata kelola teknologi informasi, tata
kelola teknologi informasi di butuhkan karena teknologi informasi (TI)
merupakan pendorong utama proses transformasi bisnis. Untuk mendorong proses
transformasi bisnis, diperlukan adanya tata kelola teknologi informasi yang baik
pada suatu organisasi tidak hanya dari segi perencanaan, pengorganisasian,
pengadaan, implementasi, pengawasan sampai penilaian tapi menggabungkan TI
dalam fungsi organisasi agar organisasi tersebut dapat berjalan secara optimal.
Penelitian ini bertujuan mengukur tingkat kapabilitas tata kelola TI di Pusat Data
dan Informasi (Pusdatin) Arsip Nasional Republik (ANRI). Kerangka kerja yang
digunakan adalah Process Assesment Model (PAM) COBIT 5 dengan
menggunakan data primer yang didapat dari wawancara dan kuisioner serta data
sekunder dari observasi lapangan dan dokumen organisasi. Hasil pengukuran
tingkat kapabilitas proses tata kelola TI di ANRI, sebagian besar masih berada
pada kapabilitas level 0 dan tingkat kapabilitas yang diharapkan adalah level 3.
Rekomendasi perbaikan proses mengacu pada best practice yang disarankan
COBIT 5.
Kata kunci : Tata Kelola Teknologi Informasi, COBIT 5, ANRI, Tingkat
Kapabilitas.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
viii Universitas Indonesia
ABSTRACT
Name : Amhar Davi Dewantara
Study program : Master of Information Technology
Title : Measurement of Capability Level Information
Technology Governance Based on COBIT 5: Case
Study Data and Information Centre (PUSDATIN)
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
This thesis discusses the importance of information technology (IT) governance,
information technology governance is needed because information technology
(IT) is a key driver of business transformation process. To encourage the process
of business transformation, IT governance is necessary for good information on an
organization not only in terms of planning, organizing, procurement,
implementation, monitoring to assessment but combines the functions of IT
within the organization so that the organization can run optimally. This study aims
to measure the level of IT governance capabilities at the Center for Data and
Information (Media Centre) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). The
framework used is the Process Assessment Model (PAM) COBIT 5 by using
primary data obtained from interviews and questionnaires, and secondary data
from field observations and document organization. Measurement results of
process capability level of IT governance in ANRI, largely remained on the
capabilities of level 0 and level of capability that is expected to level 3.
Recommendation improvement process refers to the recommended best practice
COBIT 5.
Keywords: Information Technology (IT) Governance, COBIT 5, ANRI,
Capability level.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
ix Universitas Indonesia
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ............................................ ii
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iii
KATA PENGANTAR ....................................................................................... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS .......................... vi
ABSTRAK ......................................................................................................... vii
ABSTRACT ....................................................................................................... viii
DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xii
DAFTAR TABEL ............................................................................................. xiii
BAB I .................................................................................................................. 1
PENDAHULUAN .............................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang .............................................................................................. 1
1.2 Perumusan Masalah ...................................................................................... 4
1.2.1 Pertanyaan Penelitian ................................................................................. 6
1.3 Tujuan Penelitian .......................................................................................... 6
1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................................ 6
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ............................................................................. 6
BAB II ................................................................................................................ 7
LANDASAN TEORI .......................................................................................... 7
2.1 Tata Kelola TI ............................................................................................... 7
2.1.1Pentingnya Tata Kelola TI .......................................................................... 8
2.1.2 Prinsip KeputusanTata Kelola TI ............................................................... 8
2.2 Sistem danTransaksi Elektronik, Penyelenggara Sistem Elektronik ............ 9
2.3 Sistem Elektronik ANRI .............................................................................. 9
2.4 PeraturanPemerintah No.82 Tahun 2012 ...................................................... 10
2.5 COBIT ........................................................................................................... 13
2.5.1 COBIT 5 ..................................................................................................... 14
2.5.2 Proses Penilaian COBIT 5 ......................................................................... 15
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
x Universitas Indonesia
2.5.2.1 Dimensi Proses COBIT 5 ........................................................................ 18
2.5.2.2 Dimensi Kapabilitas COBIT 5 ................................................................ 15
2.5.3 Perbandingan COBIT 5 dengan standar/kerangka kerja lain ..................... 22
2.6 Penelitian Tindakan ....................................................................................... 23
2.6.1 Jenis Penelitian Tindakan ........................................................................... 24
2.7 Matriks Prioritas ............................................................................................ 25
2.8 Penelitian Terdahulu ..................................................................................... 25
2.9 Kerangka Teoritis .......................................................................................... 29
BAB III ............................................................................................................... 31
METODOLOGI PENELITIAN .......................................................................... 31
3.1 Langkah-Langkah Penelitian ........................................................................ 32
BAB IV ............................................................................................................... 35
PROFIL ORGANISASI ...................................................................................... 35
4.1 Visi ANRI ..................................................................................................... 35
4.2 Misi ANRI ..................................................................................................... 36
4.3 Tujuan ANRI ................................................................................................. 36
4.4 Sasaran Strategis ANRI................................................................................. 37
4.5 Tugas dan Fungsi ANRI................................................................................ 39
4.6 Pusdatin ANRI .............................................................................................. 40
BAB V ................................................................................................................. 44
ANALISIS DAN PEMBAHASAN .................................................................... 44
5.1 Identifikasi permasalahan secara umum pada PUSDATIN ANRI ............... 44
5.2 Identifikasi permasalahan terkait pasal 16 PP No. 82 Tahun 2012............... 45
5.3 Pemetaan permasalahan kedalam proses COBIT 5 ...................................... 45
5.4 Pengukuran Tingkat Kapabilitas ................................................................... 53
5.5 Pembahasan hasil pengukuran kapabilitas proses COBIT 5 ......................... 55
5.6 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses COBIT 5 ......................... 85
5.7 Penentuan Gap ............................................................................................. 88
5.8 Penentuan Prioritas Proses ............................................................................ 89
5.8.1 Menentukan kriteria prioritas ..................................................................... 90
5.8.2 Menentukan bobot kriteria ......................................................................... 90
5.8.3 Membuat dan mengukur matriks pemilihan prioritas ................................ 91
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
xi Universitas Indonesia
5.9 Rekomendasi perbaikan ................................................................................ 93
5.9.1 Rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan level 0 ke level 1 ............... 93
5.9.2 Rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan level 1 ke level 2 ............... 99
5.9.3 Rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan level 2 ke level 3 ............... 100
5.9.4 Rekomendasi kepatuhan pelaksanaan aktifitas perbaikan ......................... 101
BAB VI ............................................................................................................... 102
6.1 Kesimpulan ................................................................................................... 102
6.2 Saran .............................................................................................................. 103
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 104
LAMPIRAN I .................................................................................................... 105
LAMPIRAN II ................................................................................................... 109
LAMPIRAN III ................................................................................................. 111
LAMPIRAN IV ................................................................................................. 117
LAMPIRAN V ................................................................................................... 118
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
xii Universitas Indonesia
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Diagram Tulang Ikan ........................................................................ 5
Gambar 2.1 Sejarah Kerangka Kerja Bisnis berdasarkan ISACA ........................ 14
Gambar 2.2 Prinsip COBIT................................................................................... 12
Gambar 2.3 Area domain dan proses pada COBIT 5............................................ 16
Gambar 2.4 Tingkat Kapabilitas dan Atribut Proses COBIT 5 ............................ 18
Gambar 2.5 Pemeringkatan kapabilitas proses COBIT ........................................ 21
Gambar 2.6 Perbandingan COBIT 5 dengan standar lain ..................................... 24
Gambar 2.7 Kerangka Tata Kelola TI ................................................................... 23
Gambar 2.8 Kerangka Teoritis .............................................................................. 29
Gambar 3.1 Langkah-langkah Penelitian .............................................................. 31
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ANRI ................................................................. 40
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Pusat Data dan Informasi ANRI ....................... 42
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
xiii Universitas Indonesia
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 PP No. 82 Tahun 2012 Pasal 12-17 .................................................... 10
Tabel 2.2 Perbandingan kerangka kerja tata kelola TI ........................................ 22
Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian Sebelumnya ................................................. 26
Tabel 5.1 Pemetaan permasalahan terhadap proses COBIT 5 ............................ 46
Tabel 5.2 Deskripsi proses COBIT 5 yang terpilih ............................................. 50
Tabel 5.3 Hasil pengukuran proses EDM01 ....................................................... 56
Tabel 5.4 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM01 .............................................. 56
Tabel 5.5 Hasil pengukuran proses EDM02 ....................................................... 57
Tabel 5.6 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM02 .............................................. 57
Tabel 5.7 Hasil pengukuran proses EDM04 ....................................................... 58
Tabel 5.8 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM04 .............................................. 59
Tabel 5.9 Hasil pengukuran proses EDM05 ....................................................... 60
Tabel 5.10 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM05 ............................................ 60
Tabel 5.11 Hasil pengukuran proses APO01 ...................................................... 61
Tabel 5.12 Pencapaian tingkat kapabilitas APO01 ............................................. 61
Tabel 5.13 Hasil pengukuran proses APO02 ...................................................... 62
Tabel 5.14 Pencapaian tingkat kapabilitas APO02 ............................................. 62
Tabel 5.15 Hasil pengukuran proses APO03 ...................................................... 64
Tabel 5.16 Pencapaian tingkat kapabilitas APO03 ............................................. 64
Tabel 5.17 Hasil pengukuran proses APO05 ...................................................... 65
Tabel 5.18 Pencapaian tingkat kapabilitas APO05 ............................................. 66
Tabel 5.19 Hasil pengukuran proses APO07 ...................................................... 67
Tabel 5.20 Pencapaian tingkat kapabilitas APO07 ............................................. 67
Tabel 5.21 Hasil pengukuran proses APO08 ...................................................... 68
Tabel 5.22 Pencapaian tingkat kapabilitas APO08 ............................................. 68
Tabel 5.23 Hasil pengukuran proses APO11 ...................................................... 69
Tabel 5.24 Pencapaian tingkat kapabilitas APO11 ............................................. 69
Tabel 5.25 Hasil pengukuran proses BAI01 ....................................................... 70
Tabel 5.26 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI01 .............................................. 71
Tabel 5.27 Hasil pengukuran proses BAI02 ....................................................... 72
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
xiv Universitas Indonesia
Tabel 5.28 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI02 .............................................. 72
Tabel 5.29 Hasil pengukuran proses BAI03 ....................................................... 74
Tabel 5.30 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI03 .............................................. 74
Tabel 5.31 Hasil pengukuran proses BAI04 ....................................................... 75
Tabel 5.32 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI04 .............................................. 76
Tabel 5.33 Hasil pengukuran proses BAI05 ....................................................... 77
Tabel 5.34 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI05 .............................................. 77
Tabel 5.35 Hasil pengukuran proses BAI06 ....................................................... 79
Tabel 5.36 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI06 .............................................. 79
Tabel 5.37 Hasil pengukuran proses BAI07 ....................................................... 80
Tabel 5.38 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI07 .............................................. 81
Tabel 5.39 Hasil pengukuran proses DSS01 ....................................................... 82
Tabel 5.40 Pencapaian tingkat kapabilitas DSS01 .............................................. 82
Tabel 5.41 Hasil pengukuran proses DSS04 ....................................................... 83
Tabel 5.42 Pencapaian tingkat kapabilitas DSS04 .............................................. 84
Tabel 5.43 Hasil pengukuran proses MEA01 ..................................................... 85
Tabel 5.44 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM01 ............................................ 85
Tabel 5.45 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses-prosea COBIT 5.. 86
Tabel 5.46 Nilai kesenjangan tingkat kapabilitas .............................................. 88
Tabel 5.47 Kriteria Pemilihan Prioritas .............................................................. 90
Tabel 5.48 Pembobotan untuk kriteria ................................................................ 91
Tabel 5.49 Hasil Pengukuran Prioritas Proses COBIT ....................................... 91
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
1 Universitas Indonesia
BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai latar belakang, permasalahan penelitian,
ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian.
1.1 Latar Belakang
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan salah satu lembaga
pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan dibidang
kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, disebutkan
bahwa ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraan
pemerintahan karena arsip memiliki fungsi yang sangat vital sebagai memori
kolektif bangsa dan berperan sebagai pembina kearsipan nasional. Dalam upaya
mengembangkan dan melestarikan memori itu, ANRI berupaya mengembangkan
dan melestarikan ‘ingatan’ dalam bentuk arsip, baik arsip kertas maupun arsip
media baru. Dalam rangka mencapai tujuan ANRI, teknologi informasi (TI)
informasi publik. Seiring dengan makin berkembangnya teknologi informasi
maka diperlukan adanya pengelolaan teknologi informasi yang baik yang
menjamin efisiensi dan pencapaian kualitas layanan yang baik organisasi.
Pengelolaan TI yang baik dibutuhkan karena TI memberi dampak penting bagi
organisasi dalam pencapaian visi, misi dan tujuan stratejik. Tujuan organisasi
dapat tercapai jika rencana dan strategi TI diimplementasikan selaras dengan
rencana dan strategi organisasi. Untuk itu diperlukan adanya tata kelola TI
diharapkan meningkatkan efisiensi kegiatan operasional dan mutu pelayanan
kepada masyarakat.
Saat ini ANRI menggunakan TI dalam sistem elektronik untuk penyelenggaraan
kearsipan dan pelayanan untuk memastikan dan menjamin tercapainya
keselarasan antara rencana dan strategi TI dengan strategi organisasi.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
2
Universitas Indonesia
Pengelolaan TI di ANRI saat ini dilakukan oleh Pusat Data dan Informasi
(PUSDATIN), PUSDATIN sendiri berada dibawah Deputi Bidang Informasi dan
Pengembangan Sistem Kearsipan. PUSDATIN berdasarkan PERKA ANRI No.
14 Tahun 2014 mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan
kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan, dan pengendalian di bidang
data dan informasi. PUSDATIN ANRI sebagai unit khusus yang bertanggung
jawab mengelola TI dan mengawasi layanan TI di ANRI diharapkan dapat
menerapkan tata kelola TI sesuai dengan panduan dan regulasi yang ada.
Berdasarkan wawancara Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI dan Kepala
Bidang Pengelolaan Data dan Informasi dinyatakan saat ini PUSDATIN ANRI
belum menerapkan tata kelola TI sesuai dengan panduan dan regulasi yang ada.
Masih banyak terdapat permasalahan terkait pelayanan dan implementasi
teknologi informasi di PUSDATIN ANRI. Permasalahan tersebut terlihat dari
belum adanya rencana strategis pengembangan TI (rencana induk TIK ANRI)
atau master plan, dengan tidak adanya pengarah teknologi atau pengarah
pemanfaatan TI di ANRI berdampak pada pengembangan TI di ANRI menjadi
tidak terencana dan tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pengadaan sumber
daya TI seperti infrastruktur menjadi sporadis, tidak ada standar penggunaan
perangkat keras di ANRI, tidak terstruktur sehingga tidak melengkapi suatu
rencana jangka panjang dan dari sisi aplikasi masih dibangun secara parsial (stand
alone) banyak sistem-sistem informasi di ANRI yang platform-nya berbeda-beda
dan tidak terintegrasi dan juga berefek pada pengembangan terkait kebutuhan
sumber daya manusia menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Dalam hal penyelenggaraan kegiatan operasional juga belum ada SOP (standard
operating procedure) baik dalam hal pengembangan dan pemeliharaan sehingga
dampaknya dan pengukuran kinerja menjadi sulit karena untuk setiap step tidak
jelas siapa pelaksana dan waktu yang diselesaikan untuk menindaklanjuti suatu
pekerjaan sehingga menyebabkan layanan terganggu/terlambat dan kinerja pun
sulit pengukurannya.
Sumber daya manusia (SDM) TI ANRI belum cukup dari sisi kualitas karena
kemampuan SDM yang tidak merata sehingga seringkali kewalahan dalam
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
3
Universitas Indonesia
pengembangan suatu sistem informasi yang serentak. SDM TI berjumlah 23 orang
tapi untuk kebutuhan dalam hal kemampuan yang spesifik masih satu-persatu. Hal
ini menyebabkan sulit menyusun suatu perencanaan sistem informasi yang baik,
tidak saja perencanaan tapi pengembangan dan pengadaan karena analisis dan
segala macam tidak akan lengkap jika kualitas SDM tidak mumpuni. Akibatnya
mempengaruhi dukungan terhadap unit kerja karena hanya mengandalkan orang-
orang tertentu saja yang mampu, jadi layanan kepada client, layanan kepada unit
kerja menjadi lemah terlebih jika yang berkemampuan khusus mendapat
penugasan keluar, cuti atau sakit.
ANRI saat ini belum mempunyai dokumen change management system sebagai
mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan dan kejelasan prosedur
pedoman pelaksanaaan sehingga pengalaman kegagalan implementasi sistem
informasi kearsipan sebelumnya dimana timbul resistensi dari pegawai (user)
terhadap perubahan budaya kerja secara konvensional ke budaya kerja yang
memaksimalkan pemanfaatan teknologi.
Dari sisi perencanaan keberlangsungan penyelenggaraan sistem elektronik, ANRI
belum mempunyai data center yang memenuhi standar akibatnya banyak server-
server yang tersebar dan dikelola oleh unit masing-masing sehingga menyulitkan
integrasi sistem secara utuh di ANRI. Selain itu ANRI juga belum memiliki
dokumen business continuity planning, yang memiliki resiko jika kesepakatan
kerja sama dengan TELKOM yang mengelola disaster recovery center (DRC)
berakhir dan tidak berlanjut, sementara lain disisi yang sistem harus berjalan terus
maka ANRI harus memigrasikan data-data tersebut ke suatu data center yang
dikelola oleh ANRI atau data center lainnya dimana ANRI bekerja sama dengan
pihak ketiga.
Permasalahan terkait perencanaan dan operasional diatas merupakan indikasi
adanya masalah di dalam tata kelola TI. Tata kelola TI bagi penyelenggaraan
sistem elektronik untuk pelayanan publik telah diatur dalam Peraturan Pemerintah
No. 82 tahun 2012 tentang penyelenggaraan sistem dan transaksi elektronik. Pasal
16 ayat 1 berbunyi “Penyelenggara Sistem Elektronik untuk pelayanan publik
wajib menerapkan tata kelola yang baik dan akuntabel”. Pasal 16 ayat 2
disebutkan 5 (lima) persyaratan minimum tata kelola yang baik dan akuntabel.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
4
Universitas Indonesia
Dari hasil wawancara didapatkan informasi bahwa ANRI belum dapat memenuhi
beberapa persyaratan yang ditetapkan pada regulasi tersebut.
Untuk mengetahui sejauh mana tingkat pengelolaan proses-proses TI dan
pemenuhan kepatuhan terhadap peraturan dan peningkatan kualitas
penyelenggaraan sistem elektronik di ANRI, maka dilakukan penelitian yang akan
mengukur sejauh mana tingkat kapabilitas proses TI yang ada. Pengukuran
kapabilitas dilakukan dengan melihat permasalahan TI di ANRI secara umum dan
tuntutan peraturan tentang tata kelola sistem elektronik yang harus dipenuhi oleh
ANRI berdasarkan PP No. 82 tahun 2012.
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah dari hasil pengukuran
tingkat kapabilitas tata kelola TI di PUSDATIN ANRI akan didapatkan
rekomendasi aktivitas perbaikan bagi peningkatan tata kelola teknologi informasi
dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh PUSDATIN ANRI
sehingga mampu memenuhi kebutuhan bisnis strategi organisasi dan
memudahkan akses informasi melalui TI bagi pemangku kepentingan dan
masyarakat. Kerangka kerja yang digunakan dalam penelitian ini sebagai alat
bantu dalam pengukuran kapabilitas organisasi serta merancang rekomendasi
aktivitas perbaikan tata kelola TI di PUSDATIN ANRI adalah COBIT 5 Process
Assesment Model (PAM).
1.2 Perumusan Masalah
Dari penjelasan latar belakang dapat disimpulkan bahwa pengelolaan TI di ANRI
secara umum masih belum cukup baik. Hal ini dilihat dari :
Belum ada rencana strategis pengembangan TI di ANRI (rencana induk TIK
ANRI) sehingga berdampak pada pengembangan TI di ANRI menjadi tidak
terencana dan tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Belum terpenuhi persyaratan minimum tata kelola sistem elektronik untuk
pelayanan publik sesuai dengan PP No. 82 Tahun 2012, berupa belum adanya
business continuity plan, dokumen change management system dan belum
lengkapnya SOP atau prosedur dalam penyelenggaraan sistem elektronik.
Inisiatif investasi TI masih ada di unit kerja substantif, setiap unit dapat
mengagendakan pembuatan aplikasi sistem informasi dan pengadaan perangkat
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
5
Universitas Indonesia
TI sehinggga berdampak pada terdapat berbagai platform yang menyulitkan
integrasi sistem di ANRI.
Kualitas sumber daya manusia TI belum cukup memenuhi kebutuhan
organisasi.
PUSDATIN ANRI masih dalam tahap transisi.
Fokus prioritas pengembangan kearsipan yaitu diharapkan mengembangkan
manajemen arsip/dokumen negara yang modern berbasis teknologi
informasi dan komunikasi. Pasal 16 ayat 1 PP No. 82 Tahun 2012 juga
disebutkan bahwa tata kelola sistem elektronik yang baik mencakup proses
perencanaan, pengoperasian, pemeliharaan dan pendokumentasian. Penjabaran
diatas merupakan indikasi adanya masalah pada proses tata kelola TI di Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI), sehingga diperlukan penelitian untuk
mengukur kapabilitas tata kelola TI yang mampu memberikan gambaran kondisi
saat ini dan solusi untuk peningkatan kinerja tata kelola TI di ANRI.
Berangkat dari fakta di atas, dilakukan analisis yang dilakukan dengan bantuan
diagram sebab dan akibat (fish bone) yang dapat diamati pada gambar di bawah
ini.
Gambar 1.1 Diagram Tulang Ikan
Belum memenuhi persyaratan minimum tata kelola sistem elektronik berdasarkan PP No. 82 tahun 2012
Pengelolaan TI di
ANRI belum
sesuai panduan
dan regulasi
Kebijakan Proses
Sumber Daya Manusia Prasarana
SOP-SOP
pengembangan dan
pemeliharaan
belum ada
Belum ada Rencana Induk TIK ANRI
Inisiatif investasi TI
masih ada di unit
kerja substantif
Terdapat berbagai
platform yang
menyulitkan
integrasi sistem
Belum memiliki data
center yang standar
Belum ada dokumen change management system
Belum ada dokumen business continuity planning
Sumber daya manusia TI belum cukup dari sisi kualitas
Masih dalam tahap transisi
Belum mengetahui kondisi tata kelola TI saat ini
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
6
Universitas Indonesia
1.2.1 Pertanyaan Penelitian
Berangkat diagram tulang ikan (fishbone), kita dapat menyimpulkan sebuah
research question sebagai berikut:
“Sejauh mana tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi di Pusat
Data dan Informasi (PUSDATIN) Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI) serta rekomendasi perbaikan apa yang dapat diberikan?”
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan pertanyaan penelitian diatas, tujuan yang ingin dicapai dalam
penelitian karya akhir ini adalah :
1. Mengukur tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi di ANRI.
2. Memberikan rekomendasi perbaikan tata kelola teknologi informasi dalam
menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh ANRI.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan penulis bagi organisasi terkait dari penelitian ini
adalah :
1. Membantu manajemen organisasi menentukan langkah-langkah yang akan
diambil untuk melakukan perbaikan-perbaikan dalam penerapan proses tata
kelola teknologi informasi.
2. Manfaat akademis yaitu menjadi tambahan referensi untuk penelitian
selanjutnya mengenai pengukuran kapabilitas tata kelola TI menggunakan
COBIT 5 Process Assesment Model (PAM).
1.5 Ruang lingkup penelitian
Agar penelitian yang dilakukan sesuai terhadap tujuan yang ingin dicapai maka
ruang lingkup penelitian ini adalah difokuskan pada pengukuran kapabilitas tata
kelola teknologi informasi menggunakan kerangka kerja COBIT 5 Process
Assesment Model (PAM) dan dilakukan di Pusat Data dan Informasi
(PUSDATIN) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
7 Universitas Indonesia
BAB II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai studi literatur yang berkaitan dengan
pertanyaan penelitian mengenai tata kelola teknologi informasi, peraturan
pemerintah No.82 tahun 2012 Pasal 12-17, framework COBIT 5, analisa
penelitian terdahulu dan kerangka teoritis.
2.1 Tata Kelola Teknologi Informasi
Berikut ini dijelaskan defenisi tata kelola teknologi informasi dan pentingnya tata
kelola teknologi informasi bagi organisasi.
“Specifying the decision rights and accountability framework to encourage
desirable behaviour in the use of IT” (Weill & Ross, 2004). Weill & Ross
mendefenisikan tata kelola teknologi informasi sebagai menentukan keputusan
spesifik dan kerangka kerja organisasi yang akuntabel untuk mengarahkan
perilaku yang diinginkan dalam penggunaan teknologi informasi dengan
menegaskan pada siapa yang secara sistematis membuat dan berkontribusi pada
keputusan tersebut.
“IT Governance is the organisational capacity exercised by the board, executive
management and IT management to control the formulation and implementation
of IT strategy and in this way ensure the fusion of bussiness and IT” (Van
Grembergen, 2004). Menurut Van Grembergen tata kelola teknologi informasi
sebagai penilaian kapasitas organisasi yang dilakukan oleh manajemen eksekutif,
dewan direksi dan manajemen teknologi informasi untuk mengontrol formulasi
dan implementasi strategi teknologi informasi dan memastikan sesuai dengan
kebutuhan dan strategi organisasi.
“IT Governance is the responsibility of the board directors and executive
management. It is an integral part of enterprise governance and consists of the
leadership and organizational structures and processes that ensure that
organization’s IT sustains and extends the organization’s strategies and
objectives” (ITGI, 2003). Dari defenisi ini dijelaskan bahwa tata kelola teknologi
informasi adalah bentuk pertanggungjawaban dewan direksi dan manajemen
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
8
Universitas Indonesia
eksekutif yang terintegrasi dengan tata kelola perusahaan yang menjamin bahwa
organisasi teknologi informasi mengandung dan mendukung strategi serta tujuan
bisnis.
2.1.1 Pentingnya Tata Kelola Teknologi Informasi
Tata kelola teknologi informasi yang baik dan efektif menuntut keselarasan
keputusan manajemen, obyektivitas bisnis dan pemanfaatan teknologi informasi
sehingga organisasi tidak kehilangan arah. Beberapa alasan mengenai pentingnya
tata kelola teknologi informasi, antara lain : (Weill & Ross, 2004)
1. Tata kelola teknologi informasi dapat meningkatkan efektifitas aktivitas
manajemen dalam berbagai area.
2. Memfokuskan teknologi informasi untuk mendukung organization’s strategic
priorities.
3. Tata kelola teknologi informasi yang baik dapat mempertanggungjawabkan
setiap keputusan yang dihasilkan untuk segala sesuatu terkait aktivitas
teknologi informasi.
4. Teknologi informasi dapat mendorong terciptanya kesempatan bisnis baru bagi
organisasi.
5. Tata kelola teknologi informasi yang efektif dapat menciptakan mekanisme
untuk mengetahui tentang nilai dari teknologi informasi.
6. Tata kelola teknologi informasi dapat menciptakan proses pengambilan
keputusan terkait teknologi informasi dengan jelas dan transparan.
2.1.2. Prinsip Keputusan dalam Tata Kelola Teknologi Informasi
5 (lima) prinsip tata kelola Teknologi Informasi yang mempengaruhi setiap
keputusan aktivitas teknologi informasi dalam organisasi. (Weill & Ross, 2004)
1. IT Principles decisions, high level statements tentang bagaimana teknologi
informasi digunakan di dalam bisnis dan organisasi.
2. IT Architecture decisions, aktivitas dalam melakukan organisasi data, aplikasi
dan infrastruktur yang tertuang dalam sekumpulan kebijakan, serta mencakup
standarisasi teknikal dan integrasi.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
9
Universitas Indonesia
3. IT Infrastructure decisions, dasar dalam menentukan layanan teknologi
informasi yang dapat digunakan secara bersama–sama dan terkordinasi secara
terpusat.
4. Business Applications Needs, aktivitas dalam menentukan dan mendefinisikan
kebutuhan organisasi yang dapat dipenuhi oleh aplikasi teknologi informasi.
5. IT Investment and Prioritization decisions, aktifitas dalam menentukan dan
memprioritaskan investasi teknologi informasi yang dibutuhkan oleh
organisasi.
2.2 Sistem dan Transaksi Elektronik, Penyelenggaraan Sistem Elektronik
Pengertian dari sistem elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur
elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah,
menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau
menyebarkan informasi elektronik. Transaksi elektronik adalah perbuatan hukum
yang dilakukan dengan menggunakan komputer, jaringan komputer, dan/atau
media elektronik lainnya dan penyelenggara sistem elektronik adalah setiap orang,
penyelenggara negara, badan usaha, dan masyarakat yang menyediakan,
mengelola, dan/atau mengoperasikan sistem elektronik secara sendiri-sendiri
maupun bersama-sama kepada pengguna sistem elektronik untuk keperluan
dirinya dan/atau keperluan pihak lain. (PP No. 82 tahun 2012).
2.3 Sistem Elektronik ANRI
ANRI mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan
tugas, ANRI juga menyelenggarakan fungsi sebagai penyelenggaraan sistem dan
jaringan informasi kearsipan nasional. Sistem elektronik dalam hal ini juga
merupakan sistem informasi terkait pelayanan publik di ANRI antara lain : (PP
No. 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan)
1. Sistem informasi kearsipan nasional (SIKN) adalah sistem informasi arsip
secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan
informasi kearsipan nasional untuk mendukung pengelolaan arsip dalam
rangka memberikan informasi yang autentik dan utuh.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
10
Universitas Indonesia
2. Jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) adalah sistem jaringan informasi
dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. Untuk
meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan rakyat, JIKN digunakan
sebagai wadah layanan informasi kearsipan untuk kepentingan pemerintahan
dan masyarakat. Pembentukan JIKN dilakukan pada pusat jaringan yang
diselenggarakan oleh ANRI dan simpul jaringan yang diselenggarakan oleh
lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga
kearsipan perguruan tinggi.
Simpul jaringan bertanggungjawab atas :
penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip dinamis
dan daftar arsip statis;
penyampaian daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis kepada pusat
jaringan nasional;
pemuatan informasi kearsipan untuk arsip dinamis dan arsip statis dalam
JIKN di lingkungan simpul jaringan;
penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui JIKN; dan
evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKN sebagai simpul
jaringan dan menyampaikan hasilnya kepada pusat jaringan nasional.
2.4 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012
Peraturan Pemerintah No. 82 tahun 2012 tentang penyelenggaraan sistem dan
transaksi elektronik terdiri dari 11 bab, dimana pada bab 6 pasal 12-17 mengatur
tentang tata kelola sistem elektronik. Pasal 16 ayat 1 diuraikan bahwa
penyelenggara sistem elektronik untuk pelayanan publik wajib menerapkan tata
kelola yang baik dan akuntabel dan pada ayat 2 dijelaskan persyaratan minimum
tata kelola yang harus dipenuhi sebagaimana dimaksud pada ayat 1.
Tabel 2.1 PP No. 82 Tahun 2012 Pasal 12-17
PP No. 82 Tahun
2012 Pasal 12-17
Deskripsi
Pasal 12 ayat 1.a Penyelenggara sistem elektronik wajib menjamin tersedianya
perjanjian tingkat layanan
Pasal 12 ayat 1.b Penyelenggara sistem elektronik wajib menjamin tersedianya
perjanjian keamanan informasi terhadap jasa layanan
teknologi informasi yang digunakan
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
11
Universitas Indonesia
Tabel 2.1 PP No. 82 Tahun 2012 Pasal 12-17 (Sambungan)
Pasal 12 ayat 1.c Penyelenggara sistem elektronik wajib menjamin keamanan
informasi dan sarana komunikasi internal yang
diselenggarakan.
Pasal 12 ayat 2 Penyelenggara sistem elektronik sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) wajib menjamin setiap komponen dan
keterpaduan seluruh sistem elektronik beroperasi
sebagaimana mestinya.
Pasal 13 Penyelenggara sistem elektronik wajib menerapkan
manajemen risiko terhadap kerusakan atau kerugian yang
ditimbulkan.
Pasal 14 ayat 1 Penyelenggara sistem elektronik wajib memiliki kebijakan
tata kelola, prosedur kerja pengoperasian, dan mekanisme
audit yang dilakukan berkala terhadap sistem elektronik
Pasal 14 ayat 2 Ketentuan lebih lanjut mengenai kebijakan tata kelola,
prosedur kerja pengoperasian, dan mekanisme audit
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalam peraturan
menteri.
Pasal 15 ayat 1.a Penyelenggara sistem elektronik wajib menjaga rahasia,
keutuhan, dan ketersediaan data pribadi yang dikelolanya
Pasal 15 ayat 1.b Penyelenggara sistem elektronik wajib menjamin bahwa
perolehan, penggunaan, dan pemanfaatan data pribadi
berdasarkan persetujuan pemilik data pribadi, kecuali
ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan;
Pasal 15 ayat 1.c Penyelenggara sistem elektronik wajib menjamin
penggunaan atau pengungkapan data dilakukan berdasarkan
persetujuan dari pemilik data pribadi tersebut dan sesuai
dengan tujuan yang disampaikan kepada pemilik data pribadi
pada saat perolehan data.
Pasal 15 ayat 2 Jika terjadi kegagalan dalam perlindungan rahasia data
pribadi yang dikelolanya, penyelenggara sistem elektronik
wajib memberitahukan secara tertulis kepada pemilik data
pribadi tersebut.
Pasal 15 ayat 3 Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman perlindungan data
pribadi dalam sistem elektronik sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) diatur dalam peraturan menteri.
Pasal 16 ayat 1 Penyelenggara sistem elektronik untuk pelayanan publik
wajib menerapkan tata kelola yang baik dan akuntabel
Pasal 16 ayat 2.a Tata kelola sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling
sedikit memenuhi persyaratan tersedianya prosedur atau
petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik yang
didokumentasikan dan/atau diumumkan dengan bahasa,
informasi, atau simbol yang dimengerti oleh pihak yang
terkait dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
12
Universitas Indonesia
Tabel 2.1 PP No. 82 Tahun 2012 Pasal 12-17 (Sambungan)
Pasal 16 ayat 2.b Tata kelola sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling
sedikit memenuhi persyaratan adanya mekanisme yang
berkelanjutan untuk menjaga kebaruan dan kejelasan
prosedur pedoman pelaksanaan
Pasal 16 ayat 2.c Tata kelola sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling
sedikit memenuhi persyaratan adanya kelembagaan dan
kelengkapan personel pendukung bagi pengoperasian sistem
elektronik sebagaimana mestinya
Pasal 16 ayat 2.d Tata kelola sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling
sedikit memenuhi persyaratan adanya penerapan manajemen
kinerja pada sistem elektronik yang diselenggarakannya
untuk memastikan sistem elektronik beroperasi sebagaimana
mestinya
Pasal 16 ayat 2.e Tata kelola sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling
sedikit memenuhi persyaratan adanya rencana menjaga
keberlangsungan penyelenggaraan sistem elektronik yang
dikelolanya
Pasal 16 ayat 3 Selain persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (2),
instansi pengawas dan pengatur sektor terkait dapat
menentukan persyaratan lain yang ditetapkan dalam
peraturan perundang-undangan
Pasal 16 ayat 4 Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman tata kelola sistem
elektronik untuk pelayanan publik diatur dalam peraturan
menteri.
Pasal 17 ayat 1 Penyelenggara sistem elektronik untuk pelayanan publik
wajib memiliki rencana keberlangsungan kegiatan untuk
menanggulangi gangguan atau bencana sesuai dengan risiko
dari dampak yang ditimbulkannya
Pasal 17 ayat 2 Penyelenggara sistem elektronik untuk pelayanan publik
wajib menempatkan pusat data dan pusat pemulihan bencana
di wilayah indonesia untuk kepentingan penegakan hukum,
perlindungan, dan penegakan kedaulatan negara terhadap
data warga negaranya.
Pasal 17 ayat 3 Ketentuan lebih lanjut mengenai kewajiban penempatan
pusat data dan pusat pemulihan bencana di wilayah indonesia
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur oleh instansi
pengawas dan pengatur sektor terkait sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan setelah
berkoordinasi dengan menteri.
Penjelasan :
Pasal 12 ayat 1.a ; Yang dimaksud dengan “perjanjian tingkat layanan (service
leve agreement)” adalah pernyataan mengenai tingkatan mutu layanan suatu
sistem elektronik.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
13
Universitas Indonesia
Pasal 13 : Yang dimaksud dengan “menerapkan manajemen risiko” adalah
melakukan analisis risiko dan merumuskan langkah mitigasi dan
penanggulangan untuk mengatasi ancaman, gangguan, dan hambatan terhadap
sistem elektronik yang dikelolanya.
Pasal 14 ayat 1 : Yang dimaksud dengan “kebijakan tata kelola” antara lain
termasuk kebijakan mengenai kegiatan membangun struktur organisasi, proses
bisnis, manajemen kinerja dan menyediakan personel pendukung
pengoperasian sistem elektronik untuk memastikan sistem elektronik dapat
beroperasi sebagaimana mestinya.
Pasal 17 ayat 1 : Yang dimaksud dengan “rencana keberlangsungan kegiatan
(business continuity plan)” adalah suatu rangkaian proses yang dilakukan
untuk memastikan terus berlangsungnya kegiatan dalam kondisi mendapatkan
gangguan atau bencana.
Pasal 17 ayat 2 : Yang dimaksud dengan “pusat data (data center)” adalah
suatu fasilitas yang digunakan untuk menempatkan sistem elektronik dan
kompenen terkaitnya untuk keperluan penempatan, penyimpanan dan
pengolahan data. Yang dimaksud “pusat pemulihan bencana” adalah suatu
fasilitas yang digunakan untuk memulihkan kembali data atau informasi serta
fungsi-fungsi penting sistem elektronik yang terganggu atau rusak akibat
terjadinya bencana yng disebabkan oleh alam atau manusia.
2.5 COBIT
COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) adalah
panduan atau kerangka kerja untuk melakukan kontrol terhadap informasi,
teknologi informasi dan resiko yang terkait. COBIT dikembangkan oleh ITGI (IT
Governance Institute) dan sudah diakui secara internasional. Tahun 1996, COBIT
1 pertama kali dikeluarkan dengan menekankan pendekatan pada audit,
selanjutnya COBIT 2 pada tahun 1998 dengan fokus pada pengendalian, diikuti
COBIT 3 yang lebih berorientasi pada manajemen pada tahun 2000. Desember
2005, COBIT 4 dan versi 4.1 pada bulan Mei 2007 lebih mengarah pada tata
kelola teknologi informasi serta terakhir COBIT 5 pada bulan Juni 2012
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
14
Universitas Indonesia
menekankan pada tata kelola teknologi informasi pada organisasi sebagai
kerangka kerja bisnis yang komprehensif. (ISACA, 2012).
Gambar 2.1 Sejarah Kerangka Kerja Bisnis berdasarkan ISACA
Sumber : (ISACA, 2012)
2.5.1 COBIT 5
COBIT 5 merupakan panduan atau kerangka kerja yang komprehensif, berfungsi
membantu organisasi dalam mencapai tujuan terkait dengan tata kelola dan
manajemen teknologi informasi. Selain itu, COBIT 5 juga membantu organisasi
untuk menciptakan value dari teknologi informasi. COBIT 5 bersifat umum dan
dapat digunakan pada segala jenis organisasi dan tidak bergantung pada besar
kecilnya ukuran organisasi. COBIT 5 memiliki 5 (lima) prinsip dasar untuk tata
kelola dan manajemen teknologi informasi. 5 prinsip tersebut terlihat pada gambar
berikut ini. (ISACA, 2012)
Gambar 2.2 Prinsip COBIT
Sumber : (ISACA, 2012)
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
15
Universitas Indonesia
1. Meeting Stakeholder Needs
Karena setiap organisasi memiliki tujuan yang berbeda-beda maka COBIT 5
dapat disesuaikan dengan konteks organisasi melalui goals cascade, sehingga
kebutuhan organisasi menjadi tujuan yang lebih spesifik dan disesuaikan
dengan tujuan organisasi (enterprise goal) dan terkait dengan teknologi
informasi organisasi (IT related goal).
2. Covering the Enterprise End-to-end
COBIT 5 mengintegrasikan tata kelola teknologi informasi organisasi ke dalam
tata kelola organisasi.
3. Applying a Single Intagrated Framework
COBIT 5 adalah sebuah kerangka tunggal dan terintegrasi, selaras dengan
standar dan kerangka kerja lain.
4. Enabling a Holistic Approach
COBIT 5 mendefinisikan satu set enabler untuk mendukung implementasi
sistem yang komprehensif tentang tata kelola dan manajemen teknologi
informasi organisasi.
5. Separating Governance From Management
COBIT 5 memisahkan antara tata kelola dan manajemen. Dalam hal ini fungsi
manajemen adalah untuk melakukan perencanaan, mengembangkan dan
melaksanakannya, sedangkan fungsi tata kelola adalah memastikan kebutuhan
pemangku kepentingan dan organisasi sudah terpenuhi.
2.5.2 Proses Penilaian COBIT 5
Dalam proses penilaian COBIT 5 terdapat 2 (dua) dimensi untuk mengukur
kapabilitas, yang pertama adalah dimensi proses dan dimensi kapabilitas dalam
COBIT 5.
2.5.2.1. Dimensi Proses COBIT 5
COBIT 5 menyediakan berbagai proses yang telah dilengkapi dengan panduan
untuk masing–masing proses.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
16
Universitas Indonesia
Gambar 2.3 Area domain dan proses pada COBIT 5
Sumber : (ISACA, 2012)
Pada gambar 2.3, COBIT 5 memiliki 2 (dua) area utama yakni area governance
dan management. Area governance memiliki satu domain yakni :
1. Evaluate, Direct, Monitor (EDM) memiliki 5 (lima) proses. Domain EDM
berisi tentang sekumpulan proses dan panduan yang berguna untuk
memastikan keselarasan antara proses tata kelola dengan tujuan objektif dari
pemangku kepentingan dan organisasi.
Proses-proses dari domain EDM adalah :
EDM01 : Ensure governance framework setting & maintenance
EDM02 : Ensure benefits delivery
EDM03 : Ensure risk optimization
EDM04: Ensure resource optimization
EDM05: Ensure stakeholders transparency
Area management memiliki 4 domain terdiri dari :
1. Align, Plan and Organize (APO) memiliki 13 proses. Domain ini mencakup
penentuan strategi dan melakukan identifikasi sejauh apa teknologi informasi
dapat berkontribusi terhadap kepentingan bisnis dan organisasi. APO juga
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
17
Universitas Indonesia
menyoroti bentuk organisasi dan infrastruktur teknologi informasi untuk
mencapai hasil dan manfaat yang optimal dari penggunaan teknologi informasi.
Proses-proses pada domain APO adalah :
APO01 : Manage the IT Management Framework
APO02 : Manage Strategy
APO03 : Manage Entreprise Architecture
APO04 : Manage Innovation
APO05 : Manage Portfolio
APO06 : Manage Budget and Costs
APO07 : Manage Human Relations
APO08 : Manage Relationships
APO09 : Manage Service Agreement
APO10 : Manage Suppliers
APO11 : Manage Quality
APO12 : Manage Risk
APO13 : Manage Security
2. Build, Acquire and Implement (BAI) memiliki 10 proses. Domain ini
menyediakan berbagai solusi dalam merealisasikan strategi yang sudah
dibentuk. Pada domain ini, memastikan kebutuhan akan teknologi informasi
dapat diidentifikasi, dibangun dan diimplementasikan. Proses-proses pada
domain BAI adalah :
BAI01 : Manage Programs and Projects
BAI02 : Manage Requirement and Projects
BAI03 : Manage Solutions Identification and Build
BAI04 : Manage Availability and Capacity
BAI05 : Manage Organisational Change Enablement
BAI06 : Manage Changes
BAI07 : Manage Changes Acceptance and Transitioning
BAI08 : Manage Knowledge
BAI09 : Manage Assets
BAI10 : Manage Configuration
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
18
Universitas Indonesia
3. Deliver, Service and Support (DSS). Domain ini memastikan bahwa seluruh
solusi teknologi informasi yang sudah diimplementasikan dapat melayani dan
mendukung pengguna sesuai dengan yang diharapkan. Proses-proses pada
domain DSS adalah :
DSS01 : Manage Operations
DSS02 : Manage Service Request and Incidents
DSS03 : Manage Problems
DSS04 : Manage Continuity
DSS05 : Manage Security Services
DSS06 : Manage Business Process Controls
4. Monitor, Evaluate and Assess (MEA). Domain ini memastikan bahwa proses–
proses yang digunakan sudah sesuai dengan yang diharapkan serta melakukan
evaluasi terhadap proses–proses yang belum optimal. Proses-proses pada
domain MEA adalah :
MEA01 : Monitor, Evaluate and Asses Performance and Conformance
MEA02 : Monitor, Evaluate and Asses the System of Internal Control
MEA03 : Evaluate and Asses Compliance with External Requirements
2.5.2.2. Dimensi Kapabilitas COBIT 5
Dimensi kapabilitas pada COBIT 5 menyediakan tingkatan/level dalam
pengukuran kapabilitas proses COBIT 5.
Gambar 2.4 Tingkat Kapabilitas dan Atribut Proses COBIT 5
Sumber : (ISACA, 2012)
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
19
Universitas Indonesia
Pada gambar 2.4 terlihat bahwa tingkat kapabilitas terdiri dari 6 tingkat, yaitu :
1. Level 0 (Incomplete Process)
Organisasi tidak mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi
di organisasinya atau proses tidak diimplementasikan atau gagal mencapai
tujuan dari proses itu sendiri.
2. Level 1 (Performed)
Organisasi sudah mengetahui tentang aktivitas teknologi informasi di
organisasinya, hanya pada umumnya tidak menyediakan lingkungan yang
stabil untuk melakukan aktivitas operasional teknologi informasi dan
mengembangkan suatu produk baru atau proses dikerjakan secara adhoc/tidak
terorganisir, sangat tergantung pada kemampuan individual, namun proses
yang diimplementasikan dapat mencapai tujuan dari proses itu sendiri.
3. Level 2 (Managed Process)
Organisasi sudah mempunyai berbagai kebijakan untuk mengatur berbagai
aktivitas operasional dan pengembangan teknologi informasi atau sudah
terencana, dimonitor, didokumentasikan dan disesuaikan dengan objektif yang
telah diidentifikasi.
4. Level 3 (Establish Process)
Organisasi sudah mempunyai suatu unit kerja beserta struktur organisasinya
terkait dengan aktivitas teknologi informasi. Selain itu organisasi sudah
mempunyai standar khusus (SOP) yang didefinisikan dari kebijakan terkait
dengan aktivitas operasional dan pengembangan teknologi informasi.
5. Level 4 (Predictable Process)
Organisasi sudah membuat suatu pengukuran untuk semua kegiatan teknologi
informasi, mampu untuk mengetahui nilai bisnis yang didapat dari teknologi
informasi dan mampu untuk menghasilkan suatu produk teknologi informasi
yang mempunyai nilai tambah bagi bisnis dan organisasi.
6. Level 5 (Optimizing Process)
Teknologi informasi sudah terintegrasi dengan semua aspek aktivitas bisnis
dan operasional organisasi dan dapat membuat otomasi dan inovasi pada semua
aspek aktivitas bisnis agar kinerja organisasi menjadi efisien, efektif,
transparan dan berkualitas tinggi.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
20
Universitas Indonesia
Proses pengukuran tingkat kapabilitas organisasi pada COBIT 5 menggunakan
Process Assessment Model (PAM) yang mengacu pada ISO/IEC 15504. ISO/IEC
15504 mengkhususkan penilaian proses kapabilitas menjadi beberapa tahap yaitu :
1. Pendefenisian tingkat kapabilitas
Tingkat kapabilitas dalam COBIT 5 dimulai dari tingkat 0 (Incomplete) sampai
dengan 5 (Optimizing). Masing-masing tingkat kapabilitas disesuaikan dengan
kondisi organisasi.
2. Mendefenisikan atribut proses
Enam tingkat kapabilitas COBIT 5 memiliki atribut proses yang menjadi dasar
pengukuran masing-masing proses yang terdapat pada COBIT 5. Terdapat 9
(sembilan) atribut proses yang akan diukur untuk menggunakan ISO/IEC
15504 untuk mendapatkan tingkat kapabilitas proses.
3. Skala penilaian
Proses pengukuran tingkat kapabilitas COBIT 5 menggunakan Process
Assessment Model (PAM) yang mengacu pada ISO/IEC 15504. Skala penilaian
berdasarkan ISO/IEC 15504 yaitu :
N – Not Achieved : 0 -15 % achievement
Tidak ada atau hanya ada sedikit pencapaian dari atribut proses yang dinilai.
P - Partially Achieved : >15 – 50 % achievement
Ada beberapa pencapaian dari atribut proses yang dinilai namun beberapa
aspek dari pencapaian atribut masih belum dapat di prediksi.
L - Largely Achieved : >50 – 85 % achievement
Pada skala ini terdapat bukti usaha secara sistematis dan pencapaian yang
signifikan dari atribut yang didefinisikan dari proses yang dinilai.
Kelemahan yang terkait dengan atribut terdapat pada proses yang dinilai.
F - Fully Achieved : >85 – 100% achievement
Pada skala ini terdapat bukti akan usaha yang komplit dan sistematis, juga
pencapaian penuh terhadap atribut dari yang proses yang dinilai. Tidak
terlihat kelemahan yang signifikan pada atribut dari proses yang dinilai
disini.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
21
Universitas Indonesia
4. Penentuan tingkat kapabilitas proses
Menurut ISACA (2012), suatu proses cukup meraih kategori Largely
achieved (L) atau Fully achieved (F) untuk dapat dinyatakan bahwa proses
tersebut telah meraih suatu level kapabilitas tersebut, namun proses tersebut
harus meraih kategori Fully achieved (F) untuk dapat melanjutkan penilaian
ke level kapabilitas berikutnya. Misalnya bagi suatu proses untuk meraih
level kapabilitas 3, maka level 1 dan 2 proses tersebut harus mencapai
kategori Fully achieved (F), sementara level kapabalitas 3 cukup mencapai
kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F), Berikut gambaran
pemeringkatan kapabilitas COBIT terlihat pada gambar 2.5.
Capability Level Process Attribute 1 2 3 4 5
Level 5 : Optimizing PA5.1&5.2 L/F
Level 4 : Predictable PA4.1&4.2 L/F F
Level 3 : Established PA3.1&3.2 L/F F F
Level 2 : Managed PA2.1&2.2 L/F F F F
Level 1 : Performed PA1.1 L/F F F F F
Gambar 2.5 Pemeringkatan kapabilitas proses COBIT
5. Tahapan penilaian tingkat kapabilitas :
a. Menentukan proses yang akan dinilai. Pemilihan proses dapat dilakukan
dengan 2 pendekatan yaitu Top Down atau Bottom Up. Pada Top Down
pemilihan proses dimulai dengan bisnis goals dari organisasi sedangkan
Bottom Up pemilihan proses dimulai dari permasalahan yang ada di
organisasi saat ini.
b. Menentukan apakah proses yang dipilih telah mencapai tingkat kapabilitas
1. Indikator untuk tingkat kapabilitas 1 bersifat spesifik dan berbeda untuk
setiap proses. Penilaian dilakukan terhadap pencapaian hasil dari proses
atribut tingkat kapabilitas 1.
c. Menentukan apakah proses yang dipilih telah mencapai tingkat kapabilitas 2
sampai dengan 5. Kriteria penilaian untuk tingkat kapabilitas 2 – 5 bersifat
generik untuk semua proses namun berbeda untuk tiap tingkat kapabilitas.
d. Mencatat dan membuat ringkasan tingkat kapabilitas untuk semua proses
yang dinilai.
e. Perencanaan perbaikan proses.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
22
Universitas Indonesia
2.2.5.3 Perbandingan COBIT 5 dengan standar/kerangka kerja lain
Untuk menentukan kerangka kerja dalam melakukan pengukuran tingkat
kapabilitas, perlu dilakukan perbandingan kerangka kerja yang berkaitan dengan
tata kelola teknologi informasi. Kerangka kerja saat ini memiliki tujuan dan target
pengguna yang berbeda seperti ditampilkan pada tabel dibawah ini :
Panduan Tujuan Target Pengguna
CMMI Menyediakan panduan pada saat
mengembangkan proses
Pimpinan pengembangan
sistem dan aplikasi
COSO Meningkatkan kontrol pada organisasi
dengan menentukan sistem yang
terintegrasi
Pimpinan, manajemen,
pengguna dan internal auditor
ISO
17999
Panduan penerapan keamanan informasi Personil yang bertanggung
jawab dengan keamanan
informasi
ISO 20000 Kumpulan manajemen proses untuk
menghasilkan layanan yang efektif
Pimpinan level manajemen
TOGAF Menjadi bagian strategi untuk mencapai
tujuan dengan membangun arsitektur
Bagian yang bertanggung
jawab pada manajemn EA
IT IL Untuk manajemen layanan Personil yang bertanggung
jawab pada manajemen
layanan
NIST Panduan untuk menetapkan dan
mengulas program keamanan TI
Bagian yang bertanggung
jawab terhadap program
keamanan TI
PMBOK Sebagai kamus dalam penyelenggaraan
manajemen proyek
Personil yang berhubungan
dengan manajemen proyek
FFIEC Panduan yang berisi tentang kumpulan
dokumen tentang tata kelola TI, kontrol
dan penjaminan untuk lembaga keuangan
Lembaga keuangan Amerika,
konsultan
COBIT Panduan tata kelola TI untuk bisnis,
resiko TI, keamanan dan penjaminan
Organisasi privat, non privat,
praktisi dan konsultan
Tabel 2.2 Perbandingan kerangka kerja tata kelola TI
ISACA telah melakukan kajian terhadap beberapa panduan dari segi kelengkapan
pembahasan mengenai tata kelola TI seperti pada gambar bagian vertikal
menunjukkan sejauh mana detil dari masing-masing panduan secara teknis dan
operasional sedangkan bagian horizontal menunjukkan sejauh mana kelengkapan
dari masing-masing panduan (ITGI, 2011)
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
23
Universitas Indonesia
Gambar 2.7 Kerangka kerja tata kelola TI
Sumber : (ITGI,2011)
Dari gambar diatas menjelaskan bahwa COBIT merupakan panduan framework TI
yang mempunyai pembahasan yang lebih mendetail dalam operasionalnya dan
lebih lengkap dibandingkan panduan lainnya.
2.6 Penelitian Tindakan
Penelitian tindakan adalah penelitian terapan yang fokus pada tindakan tertentu.
Penelitian tindakan seperti penelitian kombinasi, yaitu menggunakan teknik
pengumpulan data kuantitatif, kualitatif atau kombinasi dari keduanya. Penelitian
tindakan merupakan prosedur sistematis yang dilakukan peneliti untuk
mendapatkan informasi tentang tindakan dan akibat tindakan tersebut dalam
rangka untuk memperbaiki kinerja organisasi (Creswell, 2012). Penelitian
tindakan merupakan salah satu pendekatan penelitian ilmiah yang mempunyai dua
tujuan yaitu mengambil tindakan untuk perbaikan dan membangun pengetahuan
atau teori tentang tindakan. Hasil penelitian tindakan tidak seperti dalam
penelitian tradisional yang hanya menghasilkan pengetahuan. Penelitian tindakan
bersifat siklus terus-menerus yang dimulai dari perencanaan, mengambil tindakan
dan evaluasi atas tindakan dan seterusnya sampai dapat ditemukan tindakan yang
efektif dan efisien. Dimensi kedua dalam penelitian tindakan adalah peneliti
berkolaborasi dengan subyek yang diteliti, subyek berpartisipasi aktif dalam siklus
penelitian (David Coghlan dan Teresa Brannick, 2010).
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
24
Universitas Indonesia
2.6.1 Jenis Penelitian Tindakan
Jenis penelitian tindakan dapat dilihat dari cakupan permasalahan, keterlibatan
partisipan dan luasnya tempat penelitian.
1. Cakupan Permasalahan
Penelitian tindakan dapat dilakukan pada tahap penelitian dan tidak
dilanjutkan dengan pengujian tindakan dan bisa melakukan pengujian
tanpa didahului dengan penelitian. Penelitian tindakan yang baik adalah
yang mengkombinasikan keduanya yaitu melakukan penelitian dan
menguji tindakan (Coats, 2005).
2. Keterlibatan Partisipan
Eileen Ferrance (2009) mengemukakan empat jenis penelitian tindakan
dalam organisasi pendidikan, yaitu penelitian tindakan individual,
penelitian yang dilakukan secara individual pada situasi sosial dalam skala
kecil. Penelitian tindakan kerja sama, penelitian tindakan yang dilakukan
secara kolaborasi antara praktisi dengan peneliti atau antara praktisi
dengan praktisi dalam situasi sosial yang lebih luas. Penelitian tingkat
sekolah, penelitian tindakan dalam satu unit organisasi. Penelitian tingkat
kabupaten, penelitian yang dilakukan pada lingkup kabupaten,
permasalahan lebih luas dan kompleks serta menggunakan sumber daya
yang besar.
3. Fokus Penelitian
Penelitian tindakan terbagi atas dua, yaitu penelitian tindakan praktis dan
penelitian tindakan partisipatoris (Creswell, 2012) :
Penelitian tindakan praktis, lebih banyak digunakan untuk
mengatasi masalah-masalah praktis, seperti pada kelas, sekolah,
organisasi atau masyarakat. Tujuan utama untuk meningkatkan
masalah praktis dalam jangka pendek. Hasil penelitian segera
diimplementasikan dan dievaluasi hasilnya.
Penelitian tindakan partisipatoris, pengguna penelitian tindakan
ikut aktif dalam merancang penelitian tindakan, mengumpulkan
data, analisis, memberikan interpretasi dan menentukan tindakan.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
25
Universitas Indonesia
2.7 Matriks Prioritas
Matriks Prioritas adalah alat yang digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap
masalah atau proses berdasarkan kriteria tertentu dengan menghasilkan daftar
urutan prioritas. Kriteria yang digunakan adalah kriteria yang dianggap penting
untuk memudahkan fokus organisasi melihat seberapa penting proses dan mana
yang harus segera dijalankan terlebih dahulu. (Indriati, Susan Sandra, 2014)
Manfaat matriks prioritas adalah :
1. Membantu dalam melakukan daftar prioritas suatu isu yang kompleks
ketika terdapat kriteria yang berjumlah banyak.
2. Menyediakan metode evaluasi pilihan secara cepat dan mudah.
3. Mengkuantifikasi keputusan dengan peringkat numerik.
4. Matriks prioritas dapat dengan mudah beradaptasi untuk banyak
kebutuhan penetapan prioritas.
5. Matriks prioritas dapat memfasilitasi pencapaian persetujuan atas
pemilihan prioritas dan isu utama jika metode ini digunakan dalam grup.
Tahapan membuat matriks prioritas berdasarkan Office of Quality Management
University of Winconsin (2012) :
1. Menentukan kriteria dan skala rating untuk masing-masing kriteria. Skala
rating digunakan untuk melihat seberapa baik suatu proses memberi
kepuasan terhadap kriteria.
2. Menetapkan bobot kriteria untuk melihat kepentingan satu kriteria
dibandingkan kriteria lainnya.
3. Membuat matriks prioritas
4. Melakukan penilaian matriks.
5. Mendiskusikan hasil penilaian dari memprioritaskan proses sesuai dengan
daftar urutan.
2.8 Penelitian Terdahulu
Pada bagian ini penulis menghadirkan penelitian–penelitian sebelumnya yang
mengambil tema yang sama. Terdapat 3 (tiga) buah penelitian yang akan
dibandingkan secara keseluruhan.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
26
Universitas Indonesia
1. Arie Kusumawati (2013). Pengukuran tingkat kapabilitas dan perbaikan tata
kelola TI berdasarkan kerja COBIT 5 dan ITIL V3 2011 studi kasus
Kementerian Perdagangan (Kusumawati, 2013). Hasil akhir penelitian yang
dilakukan Arie Kusumawati di PUSDATIN Kementerian Perdagangan adalah
rekomendasi aktivitas perbaikan yang dapat dilakukan serta penyusunan KPI
sebagai tolak ukur keberhasilan kegiatan tersebut.
2. Ferdi Fernando (2013). Pengukuran tingkat kapabilitas dan perbaikan tata
kelola TI berdasarkan COBIT 5 : studi kasus PUSDATIN Kementerian Sosial
(Fernando, 2013). Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh Ferdi Fernando di
Kementerian Sosial adalah tingkat kapabilitas layanan data dan informasi di
PUSDATIN Kementerian Sosial dan rekomendasi aktivitas perbaikan layanan
data dan informasi TI di PUSDATIN Kementerian Sosial.
3. Susan Sandra Indriati (2013) Evaluasi tata kelola TI berdasarkan kerangka
COBIT 5 : studi kasus Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum
(Indriati, 2013). Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh Susan Sandra
Indriati di Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum adalah tingkat
kapabilitas tata kelola TI Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum dan
rekomendasi atau saran untuk meningkatkan tata kelola TI di Direktorat
Jenderal Administrasi Hukum Umum.
Dari review di atas, dapat dibuat Tabel perbandingan penelitian berdasarkan
persamaan, perbedaan, teori, metodologi, output / hasil dan ringkasan sebagai
berikut.
Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian Sebelumnya
Perbandingan Penelitian Sebelumnya
Penulis Arie Kusumawati
(2003)
Ferdi Fernando
(2013) Susan Sandra
Indriati (2013)
Judul Pengukuran Tingkat
Kapabilitas dan
Perbaikan Manajemen
Layanan Tata Kelola TI
berdasarkan COBIT 5
dan ITIL V3 2011 :
Studi kasus Kementerian
Perdagangan
Pengukuran Tingkat
Kapabilitas dan
Perbaikan Tata
Kelola TI
Berdasarkan
COBIT 5 : Studi
Kasus Pusdatin
Kesos Kementerian
Sosial RI
Evaluasi Tata
Kelola TI
Berdasarkan
COBIT 5 : Studi
Kasus Direktorat
Jenderal
Administrasi
Hukum Umum
(Dirjen AHU)
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
27
Universitas Indonesia
Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian Sebelumnya (Sambungan)
Persamaan
(Compare)
Menggunakan COBIT 5
dan outputnya berupa
tingkat kapabilitas,
Pemilihan proses Bottom
Up, menghasilkan
rekomendasi.
Menggunakan
COBIT 5 dan
outputnya tingkat
kapabilitas,
Pemilihan proses
Bottom Up,
menghasilkan
rekomendasi.
Menggunakan
COBIT 5 dan
outputnya tingkat
kapabilitas,
menghasilkan
rekomendasi.
Melakukan
pemetaan
terhadap
Peraturan
Pemerintah No.
Tahun 2012
tentang
penyelenggaraan
sistem dan
transaksi
elektronik Pasal
12-17 terkhusus
mengenai tata
kelola TI
minimum yang
harus dipenuhi
oleh
penyelenggara
sistem elektronik.
Perbedaan
(Contrast)
Menggunakan ITIL V3
2011, tidak
menggunakan fish bone
Tidak
menggunakan fish
bone
Tidak
menggunakan
fish bone
Kritisi
(Criticize)
Peneliti tidak melakukan
pemetaan terhadap
Peraturan Pemerintah
No. Tahun 2012 tentang
penyelenggaraan sistem
dan transaksi elektronik
Pasal 12-17 terkhusus
mengenai tata kelola TI
minimum yang harus
dipenuhi oleh
penyelenggara sistem
elektronik.
Peneliti tidak
melakukan
pemetaan terhadap
peraturan
Peraturan
Pemerintah No.
Tahun 2012 tentang
penyelenggaraan
sistem dan transaksi
elektronik Pasal 12-
17 terkhusus
mengenai tata
kelola TI minimum
yang harus dipenuhi
oleh penyelenggara
sistem elektronik.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
28
Universitas Indonesia
Tabel 2.3 Perbandingan Penelitian Sebelumnya (Sambungan)
Teori COBIT 5
ITIL V3
COBIT 5 COBIT 5
Metodologi 1.Studi Literatur
2.Pengumpulan data
3.Pemetaan COBIT 5
dan ITIL V3
4.Pengukuran Maturity
Level
5.Rekomendasi
1.Studi Literatur
2.Pengumpulan
data
3.Pemilihan Proses
COBIT
4.Penilaian
Capability Level
5.Rekomendasi
perbaikan
6.Menentukan
process goals
matrics
1.Studi Literatur
2.Pemetaan
COBIT 5
3.Pengumpulan
Data
4.Pengukuran
tingkat
kapabilitas
5.Pemilihan
Prioritas Proses
6.Rekomendasi
Perbaikan Hasil/Output Perancangan Tata Kelola
TI
Level Kapabilitas
Tata Kelola TI
Process matrics
Level Kapabilitas
Tata Kelola TI
Sektor Pemerintahan
(Kementerian
Perdagangan)
Pemerintahan
(Kementerian
Sosial)
Pemerintahan
(Kementerian
Hukum dan
HAM )
Ringkasan
(Concize)
Penelitian ini mengukur
tingkat kapabilitas
layanan informasi di
Kementerian
Perdagangan dan
rekomendasinya
Penelitian ini
mengukur tingkat
kapabilitas layanan
informasi di
Kementerian Sosial
dan
rekomendasinya
Penelitian ini
mengukur tingkat
kapabilitas
proses-proses tata
kelola TI di
Ditjen AHU dan
rekomendasinya
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
29
Universitas Indonesia
2.9 Kerangka Teoritis
Pada tahapan ini penulis menggambarkan ilustrasi kerangka teoritis yang
menggambarkan keterkaitan hubungan sebab akibat antara komponen berdasarkan
kajian terhadap penelitian-penelitian sebelumnya, sebagai berikut:
Gambar 2.8 Kerangka Teoritis
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa untuk melakukan pengukuran kapabilitas
tata kelola TI dan menghasilkan rekomendasi perbaikan proses dipengaruhi oleh
beberapa hal, yaitu :
1. Peraturan Pemerintah No. Tahun 2012 tentang penyelenggaraan sistem dan
transaksi elektronik Pasal 12-17 terkhusus mengenai tata kelola TI minimum
yang harus dipenuhi oleh penyelenggara sistem elektronik.
2. Kerangka Kerja COBIT 5, kebutuhan proses yang dihasilkan dari analisa
sebelumnya akan dipetakan dengan proses yang ada pada COBIT 5 setelah itu
akan dilakukan pengukuran proses dan dihasilkan tingkat kapabilitas proses.
3. Kondisi spesifik organisasi meliputi visi, misi, proses bisnis yang ada sekarang
di organisasi, infrastruur TI, informasi akan kebutuhan data dan aplikasi.
Peraturan
Pemerintah
No. 82 Tahun
2012
Kondisi
spesifik TI
organisasi
saat ini
Pengukuran
Kapabilitas tata
kelola TI
TI
Rekomendasi
perbaikan
proses
Kerangka kerja
tata kelola TI
(COBIT 5)
Kerangka
pemilihan
prioritas
(Matriks
Prioritas)
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
30
Universitas Indonesia
4. Kerangka pemilihan prioritas
Matriks prioritas digunakan dalam melakukan evaluasi terhadap masalah atau
proses berdasarkan kriteria tertentu dengan menghasilkan daftar urutan
prioritas proses COBIT 5 yang harus segera dilakukan perbaikannya.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
31 Universitas Indonesia
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ini akan dijelaskan langkah–langkah yang dilakukan untuk
melaksanakan penelitian yaitu metode pengumpulan data, metode pengolahan
data dan metode analisis data.
Gambar 3.1 Langkah-langkah Penelitian
Merumuskan
Masalah
Studi Literatur
Pemetaan Masalah dengan proses
COBIT 5
Pengumpulan Data
Melakukan
Pengukuran
Kapabilitas
Pemilihan Prioritas
Proses
Rekomendasi
aktifitas perbaikan
Kesimpulan dan
Saran
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
32
Universitas Indonesia
3.1 Langkah-Langkah Penelitian (Strategi Implementasi Penelitian)
1. Merumuskan masalah penelitian
Pada tahap ini ditentukan tujuan atau sasaran penelitian dari organisasi serta
permasalahan yang ada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang
menjadi latar belakang dalam penelitian ini. Tempat penelitian adalah Pusat
Data dan Informasi ANRI dan subyek penelitian adalah Kepala Pusat Data dan
Informasi ANRI, Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi ANRI dan
Bidang Pengelolaan Perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi dan
Sistem Informasi. Masalah penelitian didapatkan setelah melakukan
wawancara dengan Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI dan Kepala Bidang
Pengelolaan Data dan Informasi ANRI terkait pengelolaan TIK di ANRI. Dari
permasalahan tersebut dirumuskan suatu pertanyaaan penelitian yakni : “sejauh
mana tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi di ANRI dan
rekomendasi perbaikan apa saja yang dapat diberikan? ”
2. Studi literatur
Studi literatur dilakukan untuk mencari referensi teori yang relevan terhadap
permasalahan yang ditemukan dalam ANRI. Penelitian ini bertujuan mengukur
tingkat kapabilitas proses TI sehingga teori yang relevan dengan penelitian ini
adalah panduan kerja COBIT 5. Selain itu, dipelajari juga dokumen terkait TIK
di ANRI dan penelitian-penelitian sebelumnya yang diperlukan sebagai
referensi tambahan dalam mencari solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh
ANRI. Output dari studi literatur ini menghasilkan kerangka teori yang akan
digunakan sebagai dasar penelitian.
3. Pemetaan Masalah dengan proses COBIT 5
Pada tahap ini dilakukan pemetaan dari permasalahan–permasalahan yang ada
dengan proses yang ada pada model referensi pada COBIT 5. Dalam
menentukan proses yang akan dinilai, pemilihan proses dilakukan dengan
Bottom Up yaitu memilih proses dimulai dari permasalahan yang ada di ANRI
saat ini. Permasalahan yang dibahas adalah gabungan permasalahan tata kelola
yang umum di ANRI serta terkait kepatuhan pasal 16 ayat 2 PP No.82 tahun
2012. Output dari tahap ini adalah proses-proses COBIT 5 yang relevan dengan
permasalahan.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
33
Universitas Indonesia
4. Pengumpulan Data
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data terkait proses hasil pemetaan di
COBIT 5. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan dua cara, yaitu :
Wawancara, pengumpulan data dan informasi dengan melakukan
wawancara secara langsung kepada Kepala Bidang Pengelolaan Data dan
Informasi ANRI dan Kepala Bidang Pengelolaan TIK dan SI ANRI.
Wawancara berupa pengumpulan data kualitatif diantaranya pembagian
tugas, prosedur, proses bisnis dan kendala-kendala yang dihadapi. Informasi
yang didapat akan digunakan untuk mengidentifikasi kondisi pengelolaan TI
secara garis besar.
Kuisioner, tahapan ini dilakukan setelah didapatkan hasil pemetaan regulasi
dengan proses-proses COBIT 5. Kuisioner disusun berdasarkan proses-
proses COBIT yang relevan dengan permasalahan. Metode ini dengan cara
menyampaikan kuisioner kepada Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI,
Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi ANRI dan Bidang
Pengelolaan Perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi dan Sistem
Informasi ANRI untuk mengetahui kondisi pengelolaan TI yang lebih
spesifik yang nantinya akan digunakan sebagai dasar dalam menentukan
tingkat kapabilitas dari tata kelola TI di ANRI dalam bentuk skor.
5. Melakukan pengukuran kapabilitas
Pada tahap ini dilakukan pengukuran tingkat kapabilitas dari proses COBIT 5
berdasarkan pemetaan dengan permasalahan yang ada. Metode yang digunakan
untuk pengukuran tingkat kapabilitas pada COBIT 5 menggunakan PAM
(Process Assesment Model) dilakukan dengan cara melakukan pengumpulan
kuisioner dari Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI, Kepala Bidang
Pengelolaan Data dan Informasi ANRI dan Bidang Pengelolaan Perangkat
Teknologi Informasi dan Komunikasi dan Sistem Informasi ANRI. Selain
untuk mengetahui tingkat kapabilitas proses COBIT 5 saat ini, kuisioner juga
dilakukan untuk mendapatkan informasi dari tingkat kapabilitas masing–
masing proses yang diharapkan dari responden.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
34
Universitas Indonesia
6. Pemilihan Prioritas Proses
Pada tahap ini dilakukan pemilihan prioritas dari proses yang akan dilakukan
perbaikan. Output dari pemilihan prioritas proses berupa rekomendasi dalam
bentuk tindakan perbaikan bagi setiap proses COBIT 5 yang terpilih.
7. Rekomendasi aktifitas perbaikan
Pada tahap ini dirancang rekomendasi aktifitas sebagai tindakan perbaikan
terhadap permasalahan yang ada. Penentuan aktifitas-aktifitas mengacu pada
panduan yang ada pada COBIT 5 : enabling process. Hasil dari rekomendasi
aktifitas ini adalah berupa kebijakan dan prosedur yang dapat diterapkan
langsung bagi PUSDATIN ANRI.
8. Kesimpulan dan saran
Setelah dirancang rekomendasi tindakan perbaikan aktifitas yang harus
dilakukan, didapatkan sebuah kesimpulan yang dapat menjawab pertanyaan
penelitian. Kesimpulan yang akan dihasilkan berupa tingkat kapabilitas dan
rekomendasi aktivitas. Saran penelitian lebih ditujukan kepada peneliti
berikutnya dengan mempertimbangkan ruang lingkup penelitian.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
35 Universitas Indonesia
BAB IV
PROFIL ORGANISASI
Bab ini membahas mengenai visi, misi, tujuan, sasaran strategis, struktur
organisasi dan beberapa informasi terkait Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI) dimana penelitian ini dilakukan.
4.1 Visi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Sebagaimana diamanatkan dalam alinea IV Pembukaan Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia tujuan dibentuknya pemerintahan Negara Indonesia
adalah melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia
dan memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa dan ikut
melaksanakan ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi
dan keadilan sosial. Dalam rangka mewujudkan kondisi tersebut, maka disusunlah
Visi pembangunan nasional 2005-2025 yaitu mewujudkan Indonesia yang
mandiri, maju, adil, dan makmur yang dirumuskan ke dalam 3 (tiga) agenda
pembangunan yaitu :
1. Menciptakan Indonesia yang aman dan damai
2. Menciptakan Indonesia yang adil dan demokratis
3. Meningkatkan kesejahteraan rakyat
Sejalan dengan agenda pembangunan tersebut di atas, ANRI sebagai lembaga
yang mempunyai tugas pemerintahan di bidang kearsipan turut berperan aktif dan
mendukung terwujudnya agenda pembangunan yang kedua yaitu menciptakan
Indonesia yang adil dan demokratis dengan fokus pada penciptaan tata
pemerintahan yang bersih dan berwibawa.
Dalam rangka mendukung peran tersebut di atas, maka ANRI merumuskan Visi
“Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa”. Visi ini mengandung maksud
bahwa arsip merupakan bukti dari dinamika perkembangan perjalanan bangsa.
Melalui arsip kita dapat mengetahui keberhasilan dan berbagai kegagalan yang
dialami bangsa ini mulai dari Sabang sampai Merauke. Dalam arsip tertuang
informasi yang mengandung bukti historis, nilai budaya, dan harkat serta
terwujudnya wawasan kebangsaan yang dapat menjalin dan mempertautkan
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
36
Universitas Indonesia
keanekaragaman daerah dalam satu ikatan Negara Kesatuan Republik Indonesia
(NKRI).
4.2 Misi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Dalam mewujudkan Visi “Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa” ditempuh
melalui 5 (lima) Misi sebagai berikut :
1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan
pembangunan;
2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi;
3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah;
4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka
Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI);
5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan,
pembangunan, penelitian, dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat
sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi
kemaslahatan bangsa.
4.3 Tujuan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Sebagai penjabaran dari Visi dan Misi Arsip Nasional Republik Indonesia, maka
tujuan pembangunan kearsipan yang akan dicapai adalah:
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai
Penyelenggara Kearsipan Nasional;
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah;
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan dan perundang-undangan;
4. Menjamin kepentingan perlindungan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu;
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
37
Universitas Indonesia
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan identitas dan jati diri sebagai bangsa; dan;
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.
4.4 Sasaran Strategis Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Fokus prioritas pembangunan kearsipan jangka menengah tahun 2010-2014
adalah mengembangkan manajemen arsip/dokumen negara yang modern berbasis
teknologi informasi dan komunikasi. Sejalan dengan hal tersebut, maka
pembangunan kearsipan 5 (lima) tahun ke depan diarahkan untuk mencapai 3
(tiga) Sasaran Strategis sebagai berikut :
1. Mewujudkan pengelolaan arsip yang berbasis teknologi, informasi, dan
komunikasi (TIK) di lingkungan lembaga aparatur negara; Target kinerja :
a. Tersedianya hasil kajian penyelenggaraan kearsipan yang berbasis
Teknologi Informasi dan Komunikasi;
b. Terbangunnya Sistem Informasi Kearsipan Statis yang berbasis Teknologi
Informasi dan Komunikasi (SIKS-TIK) di lembaga kearsipan pemerintah
pusat, provinsi, kabupaten/kota;
c. Terbangunnya Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang berbasis
Teknologi Informasi dan Komunikasi (SIKD-TIK) di lembaga kearsipan
pemerintah pusat, provinsi, dan kabupaten/kota.
2. Mewujudkan usaha-usaha pembinaan kearsipan secara nasional di lingkungan
lembaga aparatur negara; Target kinerja :
a. Tersedianya kompetensi arsiparis dan pengelola arsip yang profesional dan
sejahtera;
b. Tersedianya peraturan yang mengatur tentang mekanisme pelaksanaan
akreditasi dan sertifikasi SDM kearsipan;
c. Terakreditasinya lembaga dan unit kearsipan serta tersertifikasinya arsiparis
di pusat dan daerah;
d. Tersedianya kebijakan nasional pembangunan kearsipan di pedesaan;
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
38
Universitas Indonesia
e. Terlaksananya penerapan Sistem Informasi Kearsipan Statis berbasis
Teknologi Informasi dan Komunikasi (SIKS-TIK) dan Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi
(SIKDTIK) di lembaga kearsipan pemerintah pusat, provinsi,
kabupaten/kota;
f. Terlaksananya bimbingan teknis kearsipan di lembaga negara/badan
pemerintah pusat, provinsi, dan kabupaten/kota.
3. Mewujudkan usaha penyelamatan dan pelestarian arsip/dokumen negara.Target
kinerja :
a. Terselamatkan dan terlestarikannya arsip/dokumen negara yang bernilai
pertanggungjawaban nasional seperti arsip pemilu legislatif dan presiden
serta pilkada;
b. Meningkatnya pengolahan arsip demi terwujudnya inventarisasi arsip yang
dapat dimanfaatkan untuk kepentingan publik;
c. Meningkatnya preservasi arsip demi terwujudnya pemeliharaan, penataan,
dan keamanan arsip dari bahaya kerusakan fisik maupun informasinya;
d. Meningkatnya pelayanan dan pemanfaatan arsip untuk kepentingan
pemerintah, pembangunan, penelitian, dan ilmu pengetahuan.
Sedangkan dalam rangka mendukung percepatan pencapaian ketiga Sasaran
Strategis tersebut, telah ditetapkan sasaran pendukung sebagai berikut :
Sasaran Pendukung :
Mewujudkan koordinasi dalam perencanaan, pembinaan, pengendalian program,
administrasi, dan sumber daya di lingkungan ANRI secara efektif dan efisien
dalam rangka menunjang kinerja ANRI.
Target Kinerja :
1. Terwujudnya kebijakan kearsipan nasional yang berupa Peraturan Pelaksanaan
dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Terwujudnya penyusunan dokumen perencanaan dan penganggaran,
administrasi keuangan yang transparan dan akuntabel serta tepat waktu;
3. Meningkatnya jumlah peraturan kearsipan;
4. Meningkatnya jumlah instansi/lembaga yang menggunakan jasa kearsipan;
5. Berkurangnya jumlah temuan dalam pengawasan internal.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
39
Universitas Indonesia
4.5 Tugas dan Fungsi ANRI
Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2014 tentang organisasi
dan tata kerja Arsip Nasional Republik Indonesia bahwa ANRI mempunyai tugas
melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan tugas, ANRI
menyelenggarakan fungsi :
1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan;
2. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas ANRI;
3. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang
kearsipan; dan
4. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang
perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian,
keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga.
Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2014 tentang organisasi
dan tata kerja Arsip Nasional Republik Indonesia bahwa struktur organisasi ANRI
adalah sebagai berikut :
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
40
Universitas Indonesia
Biro Perencanaan dan
Hubungan Masyarakat
Biro Organisasi,
Kepegawaian Dan Hukum
Direktorat Kearsipan Daerah I
KEPALA
SEKRETARIAT UTAMA
Biro Umum Inspektorat
DEPUTI BIDANG PEMBINAAN
KEARSIPAN
DEPUTI BIDANG
KONSERVASI ARSIP DEPUTI BIDANG
INFORMASI DAN PENGEMBANGAN
SISTEM KEARSIPAN
Direktorat Kearsipan Pusat
Direktorat Kearsipan Daerah II
Pusat Jasa
Kearsipan
Direktorat Akuisisi
Direktorat
Pengolahan
BIRO PERENCANAAN Direktorat
Preservasi
Direktorat Layanan
dan Pemanfaatan
Pusat Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan
Nasional
Pusat Data dan Informasi
Pusat Pendidikan Dan
Pelatihan Kearsipan
Direktorat SDM Kearsipan dan
Sertifikasi
Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem
Kearsipan
Pusat Akreditasi
Kearsipan
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ANRI
4.6 PUSDATIN ANRI
Arsip Nasional Republik Indonesia memiliki unit kerja yang khusus mengelola
TI, yaitu Pusat Data dan Informasi ANRI (PUSDATIN) yang berada dibawah
Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan. Berdasarkan
Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja
ANRI, Pusat Data dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan
pelaksanaan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan, dan
pengendalian di bidang data dan informasi.
Dalam melaksanakan tugasnya, Pusat Data dan Informasi memiliki fungsi :
1. Penyiapan penyusunan kebijakan teknis pelaksanaan di bidang pengelolaan
data dan informasi serta pengelolaan perangkat teknologi informasi dan
komunikasi, serta pengembangan sistem informasi;
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
41
Universitas Indonesia
2. Penyiapan pemberian bimbingan di bidang pengelolaan data dan informasi
serta pengelolaan perangkat teknologi informasi dan komunikasi, serta
pengembangan sistem informasi;
3. Penyiapan pengendalian di bidang pengelolaan data dan informasi serta
pengelolaan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi, serta
pengembangan sistem informasi.
PUSDATIN ANRI dipimpin oleh seorang Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI
yang membawahi dua unit eselon III yaitu : Bidang Pengelolaan Data dan
Informasi dan Bidang Pengelolaan Perangkat Teknologi Informasi dan
Komunikasi dan Sistem Informasi.
Pusat Data dan Informasi terdiri atas:
1. Bidang Pengelolaan Data dan Informasi; mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian
bimbingan, dan pengendalian di bidang pengelolaan data dan informasi.
2. Bidang Pengelolaan Perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi dan
Sistem Informasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan
penyusunan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan, dan
pengendalian di bidang pengelolaan perangkat Teknologi Informasi dan
Komunikasi, serta pengembangan sistem informasi.
Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2014 tentang organisasi
dan tata kerja Arsip Nasional Republik Indonesia bahwa struktur organisasi
PUSDATIN ANRI adalah sebagai berikut :
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
42
Universitas Indonesia
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Pusat Data dan Informasi ANRI
Portofolio aplikasi yang dimiliki ANRI saat ini, yaitu :
1) SIDA (Sistem Informasi Deskripsi Arsip)
2) Aplikasi Pelayanan Arsip Statis Ruang Baca
3) Aplikasi PPID
4) Sistem Barcode Pemeliharaan Arsip Statis
5) Sistem Informasi Khasanah Arsip Statis (Peta Lokasi Arsip Media Baru)
6) Portal ANRI
7) JIKN
8) SIKD
9) SIKS
10) Website Sejarah Nusantara
11) Sistem Informasi Kartografi
12) AMD
13) Sistem Inf. Kehadiran
14) Sistem Inf. Keuangan
15) Sistem Aplikasi Penggajian
DEPUTI BIDANG INFORMASI DAN
PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN
PUSAT
DATA DAN INFORMASI
PUSAT SISTEM DAN JARINGAN
INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL
PUSAT PENGKAJIAN DAN
PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN
Bidang Pengembangan
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
Bidang
Pengembangan Simpul
Jaringan
Bidang
Pengembangan Simpul
Jaringan
Bidang Pengelolaan
Perangkat TIK dan Sistem Informasi
Bidang Sistem
Kearsipan Dinamis
Bidang Sistem
Kearsipan Statis
Fungsional Fungsional Fungsional
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
43
Universitas Indonesia
16) Sipanda
17) Aplikasi SIMAK-BMN
18) Aplikasi RKA-KL
19) Sistem Informasi Diklat Kearsipan
20) Aplikasi Database Alumni Diklat Kearsipan
21) Sistem Aplikasi Pembinaan Kearsipan (SALAMANDER)
22) Aplikasi Surat Perintah Membayar
23) Aplikasi Komersial Layanan Pusat Jasa
24) Aplikasi CCTV
25) Aplikasi Manajemen Network
26) Aplikasi Digitalisasi
27) Aplikasi SISKA
28) Sistem Informasi Pemeliharaan Barang
29) Sistem Informasi Hukum
30) SIMPEG-Kepegawaian
31) Website ANRI
32) E-Arsip
33) Sistem Akuntansi Instansi
34) Sistem Manajemen Kepegawaian
35) Sistem Aplikasi Surat Perintah Membayar
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
44 Universitas Indonesia
BAB V
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai analisis pemilihan proses pada COBIT 5
yang merupakan hasil pemetaan dari permasalahan umum di PUSDATIN ANRI,
perhitungan tingkat kapabilitas masing-masing proses, pembahasan hasil serta
pembuatan rekomendasi yang nantinya dapat digunakan sebagai perbaikan yang
dapat dilakukan di lingkungan ANRI.
5.1 Identifikasi permasalahan secara umum pada PUSDATIN ANRI
Proses pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola TI di ANRI dimulai dengan
melakukan penyesuaian proses-proses pada COBIT 5 dengan permasalahan yang
terjadi di ANRI. Permasalahan umum terkait tata kelola TI yang terjadi di ANRI
adalah :
1. Pelaksanaan pengembangan TI tidak berdasarkan master plan.
2. Belum adanya SOP-SOP atau mekanisme yang jelas terkait dalam
pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi internal serta belum adanya
dokumen change management dan business continuity planning.
3. Inisiatif investasi TI masih ada di unit kerja substantif sehingga terdapat
berbagai platform yang menyulitkan integrasi sistem di ANRI.
4. Sumber daya manusia TI belum cukup dari sisi kualitas.
5. PUSDATIN ANRI masih dalam tahap transisi.
Identifikasi rumusan permasalahan umum telah diulas pada bab 1. Dari hasil
wawancara dengan Kepala Pusat Data dan Informasi dan Kepala Bidang
Pengelolaan Data dan Informasi yang terdapat pada lampiran I dapat diketahui
kondisi terkait tata kelola TI di PUSDATIN ANRI saat ini. Kondisi yang ada
ternyata memunculkan permasalahan pelaksanaan pengembangan TI tidak
berdasarkan master plan, belum adanya SOP, inisiatif investasi TI masih ada di
unit kerja substantif dan sumber daya manusia TI belum cukup dari sisi kualitas
merupakan salah satu indikasi adanya permasalahan dalam tata kelola TI di dalam
suatu organisasi.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
45
Universitas Indonesia
5.2 Identifikasi Permasalahan terkait pasal 16 PP 82 Tahun 2012 Bagian
Tata Kelola Sistem Elektronik
Pada subbab ini akan dilakukan proses identifikasi aturan yang harus dipenuhi
oleh PUSDATIN ANRI sebagai instansi penyelenggara sistem elektronik untuk
pelayanan publik. Berdasarkan PP No. 82 tahun 2012 pasal 16 ayat 1 disebutkan
penyelenggara sistem elektronik untuk pelayanan publik wajib menerapkan tata
kelola yang baik dan akuntabel dan pasal 16 ayat 2 disebutkan persyaratan
minimum tata kelola yang harus dipenuhi terkait pasal 16 ayat 1. Identifikasi
kepatuhan PUSDATIN ANRI terkait ketersediaan persyaratan minimum tata
kelola tersebut terdapat pada lampiran II. Hasil identifikasi kepatuhan ANRI
terkait ketersediaan persyaratan minimum tata kelola tata kelola yang baik dan
akuntabel adalah :
1. Standar operating procedure (SOP) untuk penyelenggaraan sistem elektronik
baru tersedia untuk SIKN/JIKN sedangkan untuk sistem informasi untuk
keseluruhan di ANRI belum ada
2. Belum ada rencana menjaga kebaruan prosedur pedoman pelaksanaan dalam
hal ini adalah belum adanya change management system.
3. Sudah tersedia kelembagaan dari dan kelengkapan personel pendukung dari
pengoperasian sistem elektronik sebagaimana mestinya.
4. Pengukuran tingkat keberhasilan sistem elektronik/pengukuran manajemen
kinerja masih bersifat manual.
5. Belum terpenuhinya rencana menjaga keberlangsungan sistem elektronik
(business continuity plan).
5.3 Pemetaan permasalahan ke dalam proses COBIT 5
Pemilihan proses-proses COBIT akan dilakukan dengan cara melakukan
pemetaan permasalahan yang ada saat ini terhadap proses-proses yang terdapat
pada COBIT 5. Permasalahan yang akan dipetakan merupakan gabungan dari dari
kedua jenis permasalahan yaitu permasalahan umum terkait tata kelola TI dan
permasalahan tata kelola terkait PP 82 tahun 2012. Gabungan dari kedua jenis
permasalahan tersebut adalah :
1. Pelaksanaan pengembangan TI tidak berdasarkan master plan
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
46
Universitas Indonesia
2. Belum terpenuhinya ketersediaan SOP untuk mekanisme yang jelas terkait
dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi internal.
3. Inisiatif investasi TI masih ada di unit kerja substantif sehingga terdapat
berbagai platform yang menyulitkan integrasi dan sinkronisasi sistem di ANRI.
4. Belum ada rencana menjaga kebaruan prosedur pedoman pelaksanaan dalam
hal ini adalah belum adanya change management system.
5. Belum terpenuhinya rencana menjaga keberlangsungan sistem elektronik.
6. Pengukuran tingkat keberhasilan sistem elektronik/pengukuran manajemen
kinerja masih bersifat manual.
7. Sumber daya manusia TI belum cukup dari sisi kualitas.
8. PUSDATIN ANRI masih dalam tahap transisi.
Dari gabungan permasalahan kemudian dipetakan kepada proses-proses COBIT 5
yang sesuai. Pendekatan pemetaan yang dilakukan adalah dengan melihat
kesesuaian permasalahan dengan deskripsi dan tujuan bisnis dari setiap proses
COBIT 5. Untuk memudahkan mendapatkan gambaran secara sistematis, secara
singkat dan jelas, hasil dari pemetaan permasalahan yang terjadi di PUSDATIN
ANRI terhadap proses COBIT 5 dapat dilihat pada tabel pemetaan permasalahan
di Tabel 5.1
Tabel 5.1 Pemetaan permasalahan terhadap proses COBIT 5
Kode Proses Relevansi
Masalah
Permasalahan
Evaluate, Direct and Monitor (EDM)
EDM01 Menjamin pengaturan dan
pemeliharaan kerangka kerja tata
kelola
YA
Pelaksanaan
pengembangan TI tidak
berdasarkan master plan
dan inisiatif investasi TI
masih ada di unit kerja
substantif sehingga
terdapat berbagai
platform yang
menyulitkan integrasi
dan sinkronisasi sistem
di ANRI.
EDM02 Menjamin pencapaian manfaat YA Pelaksanaan
pengembangan TI tidak
berdasarkan master plan
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
47
Universitas Indonesia
Tabel 5.1 Pemetaan permasalahan terhadap proses COBIT 5 (Sambungan)
EDM03 Menjamin optimasi resiko -
EDM04 Menjamin optimasi sumber daya YA Sumber daya manusia
TI belum cukup dari sisi
kualitas.
EDM05 Menjamin transparansi
stakeholder
YA
Pelaksanaan
pengembangan TI tidak
berdasarkan master plan
Align, Plan and Organise (APO)
APO01 Mengelola framework manajemen
TI
YA Pelaksanaan
pengembangan TI tidak
berdasarkan master plan
Align, Plan and Organise (APO)
APO02 Mengelola strategi YA Pelaksanaan
pengembangan TI tidak
berdasarkan master plan
APO03 Mengelola enterprise architecture YA Pelaksanaan
pengembangan TI tidak
berdasarkan master plan
APO04 Mengelola inovasi -
APO05 Mengelola portofolio YA Inisiatif investasi TI
masih ada di unit kerja
substantif sehingga
terdapat berbagai
platform yang
menyulitkan integrasi
dan sinkronisasi sistem
di ANRI.
APO06 Mengelola anggaran dan biaya -
APO07 Mengelola sumber daya manusia YA Sumber daya manusia
TI belum cukup dari sisi
kualitas.
APO08 Mengelola hubungan YA Pelaksanaan
pengembangan TI tidak
berdasarkan master plan
APO09 Mengelola persetujuan layanan -
APO10 Mengelola supplier -
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
48
Universitas Indonesia
Tabel 5.1 Pemetaan permasalahan terhadap proses COBIT 5 (Sambungan)
Align, Plan and Organise (APO)
APO11 Mengelola kualitas YA Pengukuran tingkat
keberhasilan sistem
elektronik/pengukuran
manajemen kinerja
masih bersifat manual.
APO12 Mengelola resiko
APO13 Mengelola keamanan
Build. Acquire and Implement (BAI)
BAI01 Mengelola program dan proyek YA Inisiatif investasi TI
masih ada di unit kerja
substantif sehingga
terdapat berbagai
platform yang
menyulitkan integrasi
dan sinkronisasi sistem
di ANRI.
BAI02 Mengelola definisi kebutuhan YA Pelaksanaan
pengembangan TI tidak
berdasarkan master plan
BAI03 Mengelola identifikasi dan
pembangunan solusi
YA Pelaksanaan
pengembangan TI tidak
berdasarkan master plan
BAI04 Mengelola ketersediaan dan
kapasitas
YA Belum terpenuhinya
rencana menjaga
keberlangsungan sistem
elektronik.
BAI05 Mengelola pemberdayaan
perubahan organisasi
YA PUSDATIN ANRI
masih dalam tahap
transisi
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
49
Universitas Indonesia
Tabel 5.1 Pemetaan permasalahan terhadap proses COBIT 5 (Sambungan)
Build. Acquire and Implement (BAI)
BAI06 Mengelola perubahan YA Belum ada rencana
menjaga kebaruan
prosedur pedoman
pelaksanaan dalam hal
ini adalah belum adanya
change management
system
BAI07 Mengelola penerimaan perubahan
dan transisi
YA PUSDATIN ANRI
masih dalam tahap
transisi
BAI08 Mengelola pengetahuan -
BAI09 Mengelola asset -
BAI10 Mengelola konfigurasi -
Deliver, Service and Support
DSS01 Mengelola operasional YA Belum terpenuhinya
ketersediaan SOP untuk
mekanisme yang jelas
terkait dalam
pengembangan dan
pemeliharaan sistem
informasi internal.
DSS02 Mengelola permintaan dan insiden
layanan
-
DSS03 Mengelola masalah -
DSS04 Mengelola kontuinuitas YA Belum terpenuhinya
rencana menjaga
keberlangsungan sistem
elektronik
DSS05 Mengelola layanan keamanan -
DSS06 Mengelola kendala proses bisnis -
Monitor, Evaluate and Assess
MEA01 Monitor, evaluasi dan menilai
kinerja dan kesesuaian
YA Pengukuran tingkat
keberhasilan sistem
elektronik/pengukuran
manajemen kinerja
masih bersifat manual.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
50
Universitas Indonesia
Tabel 5.1 Pemetaan permasalahan terhadap proses COBIT 5 (Sambungan)
MEA02 Monitor, evaluasi dan menilai
sistem kendali internal
-
MEA03 Monitor, evaluasi dan menilai
kepatuhan dengan kebutuhan
eksternal
-
Untuk memudahkan mendapatkan gambaran secara sistematis, secara singkat dan
jelas mengenai deskripsi proses COBIT 5 yang terpilih dan relevan dengan
permasalahan yang terjadi di ANRI dapat dilihat pada Tabel 5.2.
Tabel 5.2 Deskripsi proses COBIT 5 yang terpilih
ID
Proses
Proses COBIT 5
terpilih
Deskripsi Proses COBIT/ Key Word
EDM01 Menjamin
pengaturan dan
pemeliharaan
kerangka kerja tata
kelola
Proses ini menganalisa dan mengartikulasikan
persyaratan pengelolaan TI organisasi, memastikan
dan mengurus efektifitas struktur, prinsip, proses
dan praktik dengan menjelaskan tanggungjawab dan
otoritas untuk pencapaian visi, misi dan objektif
organisasi.
EDM02 Menjamin
pencapaian
manfaat
Proses ini mengoptimalkan kontribusi nilai bisnis
dari proses bisnis, layanan TI dan aset TI yang
dihasilkan dari biaya investasi TI.
EDM04 Menjamin
optimasi sumber
daya
Memastikan kemampuan TI yang memadai dan
cukup (orang, proses dan teknologi) yang tersedia
untuk mendukung tujuan organisasi secara efektif
dengan biaya yang optimal.
EDM05 Menjamin
transparansi
stakeholder
Proses ini memastikan bahwa komunikasi terhadap
stakeholder bersifat efektif dan dilakukan secara
berkala. Komunikasi diperlukan untuk
mengkonfirmasi bahwa sasaran dengan strategi TI
sejalan dengan strategi organisasi.
APO01 Mengelola
framework
manajemen TI
Memperjelas dan menjaga tata kelola TI dengan visi
dan misi organisasi. Menerapkan dan menjaga
mekanisme serta otoritas untuk mengelola informasi
dan penggunaan TI di dalam organisasi agar tujuan
tata kelola sejalan dengan pedoman dan kebijakan
organisasi.
APO02 Mengelola strategi Pengelolaan strategi dilakukan untuk menyelaraskan
strategi TI dengan tujuan dari organisasi.
Menyediakan pandangan menyeluruh mengenai
kondisi bisnis organisasi saat ini dan lingkungan TI
serta arah kedepannya akan seperti apa.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
51
Universitas Indonesia
Tabel 5.2 Deskripsi proses COBIT 5 yang terpilih (Sambungan)
APO03 Mengelola
enterprise
architecture
Membangun arsitektur umum yang terdiri dari
proses bisnis, informasi, data, aplikasi dan teknologi
lapisan arsitektur untuk secara efektif mewujudkan
organisasi dan strategi TI dengan menciptakan
model dan praktek yang menggambarkan dasar dan
sasaran arsitektur. Menetapkan standar, pedoman,
prosedur, template dan alat-alat untuk
meningkatkan keselarasan, kelincahan, kualitas
informasi dan melakukan penghematan biaya
potensial.
APO05 Mengelola
portofolio
Proses ini memastikan arah strategis yang ditetapkan
untuk investasi sejalan dengan visi arsitektur dan
karakteristik organisasi yang diinginkan dari
portofolio investasi dan layanan terkait, dan
mempertimbangkan berbagai kategori investasi dan
sumber daya dan kendala pendanaan. Mengevaluasi,
memprioritaskan dan keseimbangan program dan
jasa, pengelolaan permintaan dalam sumber daya
dan kendala pendanaan, berdasarkan keselarasan
dengan tujuan strategis, nilai dan risiko perusahaan.
Memindahkan program yang dipilih ke dalam
portofolio layanan aktif untuk eksekusi. Memantau
kinerja portofolio layanan dan program secara
keseluruhan, mengusulkan penyesuaian sebagai
bentuk pentingnya dalam menanggapi program dan
kinerja pelayanan atau mengubah prioritas
perusahaan.
APO07 Mengelola sumber
daya manusia
Menyediakan pendekatan yang terstruktur untuk
memastikan bahwa penataan, penempatan, hak
keputusan dan keterampilan sumber daya manusia
dilakukan secara optimal. Ini termasuk dalam
mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab
yang ditetapkan, rencana untuk belajar dan
berkembang, ekspektasi kinerja, didukung dengan
orang-orang yang kompeten dan termotivasi.
APO08 Mengelola
hubungan
Mengelola hubungan antara TI dan organisasi bisnis
diperlukan untuk menciptakan suasana yang
kondusif dalam pencapaian hasil layanan TI yang
mendukung sasaran organisasi dengan lebih baik.
Diperlukan adanya kepercayaan terhadap TI sebagai
penunjang keberhasilan bisnis dari organisasi
tersebut sehingga setiap pengembangan TI dapat
sesuai dengan perencanaan strategi bisnis.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
52
Universitas Indonesia
Tabel 5.2 Deskripsi proses COBIT 5 yang terpilih (Sambungan)
APO11 Mengelola kualitas Proses ini mendefinisikan dan mengkomunikasikan
kebutuhan kualitas yang diinginkan untuk setiap
proses, prosedur, produk ataupun layanan yang
dihasilkan. Selain itu juga dilakukan pengontrolan
atas kualitas tersebut.
BAI01 Mengelola
program dan
proyek
Proses ini mengelola semua program dan proyek
dari portofolio investasi yang selaras dengan strategi
perusahaan dan dengan cara terkoordinasi,
memprakarsai, merencanakan, mengendalikan, dan
melaksanakan program dan proyek, dan diakhiri
dengan ulasan pasca implementasi.
BAI02 Mengelola definisi
kebutuhan
Proses ini mengidentifikasi solusi dan menganalisa
kebutuhan sebelum dilakukan pengembangan untuk
memastikan bahwa solusi yang diberikan selaras
dengan kebutuhan dari strategi organisasi.
BAI03 Mengelola
identifikasi dan
pembangunan
solusi
Proses ini menganalisa dan mengartikulasikan
persyaratan untuk pengelolaan TI organisasi,
memastikan dan mengurus efektifitas struktur,
prinsip, proses dan praktik dengan menjelaskan
tanggungjawab dan otoritas untuk pencapaian visi,
misi dan objektif organisasi.
BAI04 Mengelola
ketersediaan dan
kapasitas
Melakukan pemeliharaan terhadap ketersediaan
layanan, pengelolaan sumber daya dan optimalisasi
kinerja sistem melalui prediksi kinerja sistem serta
kebutuhan kapasitas yang diperlukan. Pengelolaan
dilakukan lewat perencanaan kapasitas yang
terdokumentasi dengan baik.
BAI05 Mengelola
pemberdayaan
perubahan
organisasi
Memaksimalkan kemungkinan keberhasilan
menerapkan secara berkelanjutan perubahan
organisasi dengan cepat dan mengurangi resiko,
melingkupi siklus perubahan dan seluruh para
pemangku kepentingan mendukung dalam TI dan
bisnis secara menyeluruh.
BAI06 Mengelola
perubahan
Pengelolaan terhadap perubahan secara terkontrol,
termasuk perubahan standar ataupun pemeliharaan
mendadak terkait bisnis proses, aplikasi maupun
infrastruktur. Pengelolaan perubahan meliputi
perubahan standar dan prosedur, penilaian dampak,
pemilihan prioritas, perubahan mendadak, pelaporan
dan dokumentasi. Setiap perubahan akan dicatat dan
diperbaharui untuk setiap dokumen yang ada.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
53
Universitas Indonesia
Tabel 5.2 Deskripsi proses COBIT 5 yang terpilih (Sambungan)
BAI07 Mengelola
penerimaan
perubahan dan
transisi
Secara formal menyetujui dan membuat solusi baru
operasional, termasuk implementasi perencanaan,
sistem dan perubahan data, menguji penerimaan
perubahan, komunikasi, persiapan, promosi atau
perubahan bisnis proses dan layanan TI, pendukung
produksi awal dan peninjauan pasca implementasi.
DSS01 Mengelola
operasional
Pengelolaan operasional menetapkan dan
menerapkan standar operational procedure (SOP)
serta melakukan pengelolaan terkait pemeliharaan
infrastruktur TI, pengelolaan lingkungan dan
fasilitas layanan.
DSS04 Mengelola
kontuinuitas
Membangun dan memelihara rencana yang dapat
memungkinkan organisasi dan TI mampu
menanggapi insiden yang terjadi sehingga organisasi
dapat melanjutkan bisnis seperti biasa. Selain itu
juga menjaga ketersediaan informasi yang
diperlukan untuk organisasi.
MEA01 Monitor, evaluasi
dan menilai kinerja
dan kesesuaian
Mengumpulkan, menvalidasi, mengevaluasi bisnis,
TI serta tujuan proses. Melakukan pemantauan
untuk memastikan proses layanan sistem elektronik
yang berjalan memiliki kinerja yang diharapkan.
Jumlah proses COBIT 5 yang berada di Tabel 5.2 adalah 21 proses dan tingkat
kapabilitasnya akan diukur. Hasil pengukuran tingkat kapabilitas akan dijadikan
masukan untuk perbaikan proses di ANRI dan solusi atas permasalahan yang
terjadi di PUSDATIN ANRI.
5.4 Pengukuran Tingkat Kapabilitas
Setelah melakukan pemetaan permasalahan yang terjadi di PUSDATIN ANRI
terhadap dimensi proses COBIT 5, maka dilakukan pengukuran level kapabilitas
yang terdiri dari :
1. Mengukur apakah proses-proses COBIT 5 yang telah terpilih sudah berada
pada tingkat kapabilitas level 1 yang didasarkan pada outcome yang dicapai
dan outcome untuk tiap-tiap proses COBIT 5 bersifat spesifik.
2. Mengukur apakah proses-proses COBIT 5 yang telah terpilih sudah mencapai
tingkat kapabilitas level 2-5 yang didasarkan pada proses penilaian indikator
kinerja yang bersifat generik/umum bagi semua proses.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
54
Universitas Indonesia
Pengukuran tingkat kapabilitas dilakukan dengan cara mendistribusikan kuisioner
yang mengacu pada Process Assesment model COBIT 5 kepada pemangku
kepentingan pada Pusat Data dan Informasi ANRI yaitu :
a. Kepala Pusat Data dan Informasi
b. Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi
c. Kepala Bidang Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dan Sistem
Informasi
Hasil analisa pengukuran akan disertakan pendapat penulis lewat observasi yang
dilakukan selama ini terhadap pengelolaan TI di PUSDATIN ANRI, format
kuesioner diambil dari COBIT 5 : Self Assesment Guide.
Berdasarkan aturan ISO/IEC 155O4, skala pengukuran menggunakan tingkat
rating yaitu :
N-Not Achieved : 0-15% achievement
P-Partially Achieved : >15-50% achievement
L-Largely Achieved : >50-85% achievement
F-Fully Achieved : >85-100% achievement
Suatu proses cukup meraih kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F)
untuk dapat dinyatakan bahwa proses tersebut telah meraih suatu level kapabilitas
tersebut, namun proses tersebut harus meraih kategori Fully achieved (F) untuk
dapat melanjutkan penilaian ke level kapabilitas berikutnya. Misalnya bagi suatu
proses untuk meraih level kapabilitas 3, maka level 1 dan 2 proses tersebut harus
mencapai kategori Fully achieved (F), sementara level kapabalitas 3 cukup
mencapai kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F).
Kriteria setiap tingkatan kapabilitas proses dinyatakan kedalam enam tingkat,
yaitu :
7. Level 0 (Incomplete Process)
Organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi
di organisasinya.
8. Level 1 (Performed)
Organisasi sudah mengetahui tentang aktivitas teknologi informasi di
organisasinya, hanya pada umumnya tidak menyediakan lingkungan yang
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
55
Universitas Indonesia
stabil untuk melakukan aktivitas operasional teknologi informasi dan
mengembangkan suatu produk baru.
9. Level 2 (Managed Process)
Organisasi sudah mempunyai berbagai kebijakan untuk mengatur berbagai
aktivitas operasional dan pengembangan teknologi informasi.
10. Level 3 (Establish Process)
Organisasi sudah mempunyai suatu unit kerja beserta struktur organisasinya
terkait dengan aktivitas teknologi informasi. Selain itu organisasi sudah
mempunyai standar khusus (SOP) yang didefinisikan dari kebijakan terkait
dengan aktivitas operasional dan pengembangan teknologi informasi.
11. Level 4 (Predictable Process)
Organisasi sudah membuat suatu pengukuran untuk semua kegiatan teknologi
informasi, mampu untuk mengetahui nilai bisnis yang didapat dari teknologi
informasi dan mampu untuk menghasilkan suatu produk teknologi informasi
yang mempunyai nilai tambah bagi bisnis dan organisasi.
12. Level 5 (Optimizing Process)
Teknologi informasi sudah terintegrasi dengan semua aspek aktivitas bisnis
dan operasional organisasi dan dapat membuat otomasi dan inovasi pada semua
aspek aktivitas bisnis agar kinerja organisasi menjadi efisien, efektif,
transparan dan berkualitas tinggi.
Pada penelitian ini pengukuran akan dilakukan untuk semua level.
5.5 Pembahasan Hasil Pengukuran Kapabilitas Proses COBIT 5
Di bawah ini adalah pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas
pada proses-proses COBIT 5 yang terpilih dengan mengikuti COBIT 5 : Self-
assesment Guide. Pengukuran dilakukan berdasarkan hasil kuesioner yang
terdapat pada lampiran E.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
56
Universitas Indonesia
5.5.1 Hasil pengukuran EDM01
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses EDM01 : Menjamin pengaturan dan pemeliharaan kerangka kerja tata
kelola
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.3 Hasil pengukuran proses EDM01
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
EDM02 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 0
Rating N
Kapabilitas 0
Tabel 5.4 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM01
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses menjamin pengaturan dan pemeliharaan
kerangka kerja tata kelola adalah 0 yang berarti organisasi belum mengetahui
sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi di organisasinya dalam
menjamin pengaturan dan pemeliharaan kerangka kerja tata kelola atau
implementasi proses tidak dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil
(outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi
organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Model pengambilan keputusan strategis TI belum dapat diukur efektifitasnya
dan belum selaras dengan kebutuhan organisasi. Selama ini kegiatan yang
namanya maintenance, pengadaan perangkat TIK maupun aplikasi sistem
informasi masih menjadi anggaran masing-masing unit kerja, sehingga
kebutuhan dan pengadaan tiap unit kerja tidak diketahui.
Sistem pengelolaan TI belum terimplementasi di organisasi. Saat ini belum ada
kebijakan tentang pengelolaan TI.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
57
Universitas Indonesia
Belum ada jaminan sistem pengelolaan TI beroperasi secara efektif.
Belum ada proses pengawasan dan pengukuran proses.
5.5.2 Hasil pengukuran EDM02
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses EDM02 : Menjamin pencapaian manfaat
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
33,3 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 2
66,6 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
0 16,67 50 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
33,3 5,5 16,6 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.5 Hasil pengukuran proses EDM02
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
EDM02 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 33,3 5,5 16,6
Rating P
Kapabilitas 0
Tabel 5.6 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM02
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses menjamin pencapaian manfaat adalah 0
yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi
informasi di organisasinya dalam menjamin pencapaian manfaat. Namun pada
tingkat kapabilitas level 1 terdapat partially achieved dengan angka persentase
33%. Hal ini berarti ada beberapa implementasi proses yang dilakukan untuk
mencapai hasil (outcome). Hasil (outcome) adalah indikator untuk tercapainya
kapabilitas level 1. dan Analisis kondisi organisasi untuk kapabilitas level 1 :
ANRI mendapatkan optimal value dari pemanfaatan aset dan layanan TI.
Dari sisi entitas arsip itu sendiri sudah berubah dari arsip konvensional ke arsip
berbasis elektronik digital. Dalam layanan informasi, sebelumnya secara
manual (on site) harus datang di instansi-instansi yang menyediakan layanan
informasi kearsipan kalau sekarang sudah dapat online dengan TI. Masyarakat
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
58
Universitas Indonesia
dimanapun sudah bisa mengakses informasi kearsipan secara lebih mudah,
tidak usah datang on site tapi secara online sudah bisa mendapatkan informasi
kearsipan. TI juga memudahkan layanan dalam artian arsip itu unik, begitu
digunakan oleh seseorang hanya satu arsip yang dapat menggunakan, yang
lain tidak dapat menggunakan tapi dengan adanya TI, proses digitalisasi arsip
(copy digital), akses terhadap arsip sudah bisa dilakukan oleh banyak orang
secara bersamaan, akses terhadap arsip menjadi jauh lebih mudah.
Optimal value dari investasi TI belum didapatkan dari efektivitas praktek
manajemen ANRI.
PUSDATIN sebagai unit kerja yang khusus mengelola TI di ANRI dalam
prakteknya masih belum bisa memaksimalkan tugas pokok dan fungsinya
karena masih mempersiapkan rencana strategis pengembangan TI (Rencana
Induk TIK ANRI).
Investasi TI individu berkontribusi maksimal
Secara kuantitas SDM TI di ANRI selama ini sudah cukup berkontribusi
tinggal ditingkatkan secara kualitas.
5.5.3 Hasil pengukuran EDM04
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses EDM04: Menjamin optimasi sumber daya
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 16,6 25 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
0 16,6 25 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
0 5,5 16,6 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.7 Hasil pengukuran proses EDM04
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
59
Universitas Indonesia
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%)
Level 3 (%)
Level 4 (%)
Leve l 5 (%)
EDM04 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 0
Rating N
Kapabilitas 0
Tabel 5.8 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM04
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses menjamin optimasi sumber daya adalah 0
yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi
informasi di organisasinya dalam menjamin optimasi sumber daya atau
implementasi proses tidak dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil
(outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi
organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Kebutuhan sumber daya organisasi belum terpenuhi dengan kemampuan yang
optimal
PUSDATIN baru mulai mengkaji dan memetakan terkait kebutuhan sumber
daya organisasi disebabkan karena terjadi di salah satu unit kerja memiliki
SDM berjumlah 10 personil tapi dengan perangkat TI berjumlah 20 buah.
Sumber daya yang dialokasikan untuk prioritas organisasi tanpa adanya
kendala anggaran.
Penggunaan optimal sumber daya yang dicapai untuk seluruh siklus ekonomi
yang ada.
Setiap unit-unit kerja memiliki anggaran pembelian sumber daya TI masing-
masing yang dalam praktek pengadaannya sering tumpah tindih karena tidak
disesuaikan dengan program PUSDATIN dalam sinkronisasi/integrasi
pengelolaan TI.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
60
Universitas Indonesia
5.5.4 Hasil pengukuran EDM05
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses EDM05 : Menjamin transparansi stakeholder
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 0 25 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
0 33,3 25 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
0 11,1 16,6 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.9 Hasil pengukuran proses EDM05
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
EDM05 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 0
Rating N
Kapabilitas 0
Tabel 5.10 Pencapaian tingkat kapabilitas EDM05
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses menjamin transparansi stakeholder adalah 0
yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi
informasi di organisasinya dalam menjamin transparansi stakeholder atau
implementasi proses tidak dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil
(outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi
organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Laporan kepada pemangku kebijakan sesuai dengan kebutuhan pemangku
kebijakan PUSDATIN baru memetakan kebutuhan pemangku kebijakan terkait
pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan TI
Belum tercapainya laporan yang tepat waktu dan akurat
Komunikasi yang efektif belum tercapai dengan pemangku kebijakan.
PUSDATIN belum memiliki rencana strategis pengembangan TI dan
mekanisme tata cara pengawasan evaluasi dan pelaporan kepada pemangku
kebijakan.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
61
Universitas Indonesia
5.5.5 Hasil pengukuran APO01
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses APO01 : Mengelola framework manajemen TI
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 33,3 25 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 50 75 0 0 0 0 0 0
Responden 3
50 100 100 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
16,6 61,1 66,6 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.11 Hasil pengukuran proses APO01 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%)
Level 3 (%)
Level 4 (%)
Level 5 (%)
APO01 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 16,6 61,1 0 0 0 0 0 0 0
Rating P
Kapabilitas 0
Tabel 5.12 Pencapaian tingkat kapabilitas APO01
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola framework manajemen TI adalah
0 yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas
teknologi informasi di organisasinya dalam mengelola framework manajemen TI.
Namun pada tingkat kapabilitas level 1 terdapat partially achieved dengan angka
persentase 16,6%, hal ini berarti ada beberapa implementasi proses yang
dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil (outcome) adalah indikator
untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi organisasi untuk kapabilitas
level 1 :
Kebijakan kerangka kerja pengelolaan TI yang efektif belum disusun.
PUSDATIN sebagai unit kerja yang khusus dibentuk mengelola TI baru
merencanakan merumuskan kebijakan kerja terkait pengelolaan TI yaitu
rencana induk TIK atau rencana strategis pengembangan TI sebagai suatu
pengarah teknologi atau pengarah pemanfaatan TI di ANRI.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
62
Universitas Indonesia
Dampak dari belum adanya kebijakan kerja pengelolaan TI yang efektif, sulit
untuk semua orang menyadari pentingnya kebijakan kerja pengelolaan TI dan
dan patuh mempraktekkannya termasuk kepatuhan terhadap kebijakan dan
prosedur PP N0.82 Tahun 2012.
Standar tentang pengelolaan perangkat TIK telah ada tapi belum
disahkan/ditetapkan.
5.5.6 Hasil pengukuran APO02
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses APO02 : Mengelola strategi
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.13 Hasil pengukuran proses APO02 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
APO02 PA1.1 PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 0
Rating N
Kapabilitas 0
Tabel 5.14 Pencapaian tingkat kapabilitas APO02
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola strategi adalah 0 yang berarti
organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi di
organisasinya dalam mengelola strategi atau implementasi proses tidak dilakukan
untuk mencapai hasil (outcome). Hasil (outcome) adalah indikator untuk
tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi organisasi untuk kapabilitas level
1 :
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
63
Universitas Indonesia
Seluruh aspek strategi TI belum selaras dengan strategi organisasi. Hal ini
disebabkan karena ANRI belum memiliki strategi TI. PUSDATIN baru dalam
tahap merumuskan perencanaan strategi.
Strategi TI mencakup biaya yang efektif, tepat, realistis untuk dicapai dan
fokus terhadap organisasi serta seimbang. Hal ini disebabkan karena ANRI
belum memiliki strategi TI. PUSDATIN baru dalam tahap merumuskan
perencanaan strategi.
TI belum berperan maksimal sebagai penggerak organisasi.
Akibat belum adanya rencana induk TIK dan strategi TI di ANRI, TI belum
mendukung kegiatan bisnis utama ANRI yaitu pelayanan arsip. Alur arsip di
ANRI, unit akuisisi mencatat dan memilih arsip yang penting dan
menghasilkan daftar penyerahan arsip. Kemudian unit pengolahan, arsip yang
masuk ke unit pengolahan di seleksi lagi, dibuatkan uraian dan deskripsi dll.,
setelah selesai arsip masuk ke unit penyimpanan yaitu unit konservasi. Di unit
penyimpanan atau konservasi, arsip akan dibersihkan dulu sebelum masuk ke
depot penyimpanan atau sebelumnya didigitalisasikan baru kemudian
disimpan. Terakhir, unit yang melayani masyarakat terkait pelayanan arsip,
arsip diolah akan dilihat apakah termasuk kategori rahasia atau tidak. Peran TI
baru sampai pada aktivitas penunjang organisasi, aplikasi SI yang terintegrasi
mulai alur awal sampai akhir belum ada.
Strategi TI belum ada kesadaran akuntabilitas.
Hal ini disebabkan karena ANRI belum memiliki strategi TI. PUSDATIN baru
dalam tahap merumuskan perencanaan strategi.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
64
Universitas Indonesia
5.5.7 Hasil pengukuran APO03
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses APO03 : Mengelola enterprise architecture.
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 50 0 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
0 83,3 0 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
0 44,4 0 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.15 Hasil pengukuran proses APO03 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
APO03
Nilai 0
Rating N
Kapabilitas 0
Tabel 5.16 Pencapaian tingkat kapabilitas APO03
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola enterprise architecture adalah 0
yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi
informasi di organisasinya dalam mengelola enterprise architecture atau
implementasi proses tidak dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil
(outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi
organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Arsitektur dan standar yang ada efektif dalam mendukung organisasi.
Saat ini belum ada rencana strategis pengembangan TI dan standar sumber
daya dan infrastruktur teknologi, saat ini bidang pengelolaan teknologi
informasi dan komunikasi dan sistem informasi telah membuat standar tentang
perangkat TI tapi belum disahkan, agar semua yang dibutuhkan di unit kerja itu
terkontrol terkait dengan pengadaan TI. PUSDATIN baru mulai
mengidentifikasi dan mendefenisikan kebutuhan organisasi terhadap
keberadaan TI di ANRI.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
65
Universitas Indonesia
Belum tersedia portofolio layanan arsitektur organisasi mendukung fleksibilitas
perubahan organisasi karena ketiadaan rencana strategis pengembangan TI.
Belum tersedianya informasi arsitektur yang handal dengan domain yang tepat
dan up to date dengan/tidak arsitektur yang disatukan.
Belum tersedianya kerangka dan metodologi arsitektur organisasi yang
terintegrasi untuk memungkinkan efisiensi organisasi.
Ketiadaan rencana pembangunan dan pengembangan TI ANRI mengakibatkan
sulit menciptakan keselarasan tujuan organisasi dengan program maupun
portofolio proyek pengembangan TI, dampaknya banyak sistem-sistem
informasi di ANRI yang platform-nya berbeda-beda, infrastruktur sifatnya
sporadis, perangkat keras yang tidak berstanda, tidak terstruktur dan integrasi
sistemnya menjadi sulit sehingga efektivitas dan efisiensi organisasi tidak
tercapai.
5.5.8 Hasil pengukuran APO05
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses APO05 : Mengelola portofolio
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 0 25 0 0 16,67 0 0 0
Responden 2
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
50 33,3 0 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
16,6 11,1 8,3 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.17 Hasil pengukuran proses APO05 untuk kondisi saat ini
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
66
Universitas Indonesia
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
APO05 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 16,6 11,1 8,3
Rating P N N
Kapabilitas 0
Tabel 5.18 Pencapaian tingkat kapabilitas APO05
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola portofolio adalah 0 yang berarti
organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi di
organisasinya dalam mengelola portofolio. Namun pada tingkat kapabilitas level 1
terdapat partially achieved dengan angka persentase 16,6%, hal ini berarti ada
beberapa implementasi proses yang dilakukan untuk mencapai hasil (outcome).
Hasil (outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis
kondisi organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Gabungan investasi yang tepat dan selaras dengan strategi organisasi belum
didefenisikan. Kondisi investasi TI di ANRI, inisiatifnya masih ada di unit
kerja substantif dan belum sepenuhnya dikelola oleh PUSDATIN.
Sumber pendanaan investasi diidentifikasi.
Pendanaan investasi saat ini masih ada di Biro umum dan belum terpusat di
ANRI.
Dana program bisnis telah dialokasikan sebelum dievaluasi.
Tiap unit kerja di ANRI memiliki anggaran dan setiap unit bisa membuat
aplikasi, mengagendakan pembuatan sistem informasi dan pengadaan
perangkat TI.
Kinerja portofolio investasi belum akurat dan komprehensif.
Selama ini maintenance, pengadaan perangkat TIK maupun software atau
aplikasi, pada saat ini masih menjadi anggaran masing-masing unit kerja.
Perubahan program investasi tidak tercermin dalam layanan TI, aset dan
sumber daya portofolio yang relevan.
Manfaat tidak disadari karena ketiadaan monitoring, karena belum sepenuhnya
dikelola PUSDATIN, maka PUSDATIN sulit mengawasi dan memastikan
tercapainya manfaat yang diharapkan melalui penerapan TI yang dibangun
berdasarkan portofolio investasi.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
67
Universitas Indonesia
5.5.9 Hasil pengukuran APO07
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses APO07: Mengelola sumber daya manusia
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 100 50 0 0 0 0 0 0
Responden 2
50 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 3
100 83,3 75 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
50 61,1 75 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.19 Hasil pengukuran proses APO07 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
APO07 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 50 61,1 75
Rating P L L
Kapabilitas 0
Tabel 5.20 Pencapaian tingkat kapabilitas APO07
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola portofolio adalah 0 yang berarti
organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi di
organisasinya dalam mengelola portofolio. Namun pada tingkat kapabilitas level 1
terdapat partially achieved dengan angka persentase 50%. Hal ini berarti ada
beberapa implementasi proses yang dilakukan untuk mencapai hasil (outcome).
Hasil (outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis
kondisi organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Hubungan dengan struktur organisasi TI fleksibel dan responsif.
Untuk memenuhi pengelolaan dan pelayanan unit kerja yang membutuhkan
penanganan terkait TI seperti troubleshooting dll., PUSDATIN melakukan
pengiriman penugasan unit kerja.
SDM tidak dikelola dengan efektif dan efisien.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
68
Universitas Indonesia
SDM TIK jumlahnya 23 orang tapi untuk kebutuhan dalam hal kemampuan
yang spesifik seperti programmer, untuk kemampuan bahasa pemrograman
tertentu masih satu-persatu. Untuk ahli jaringan dan juga ahli pengolahan
database banyak bisa saling share. Jadi meskipun jumlahnya banyak tapi untuk
masing-masing kualitas penguasaan spesifikasi masih sedikit.
5.5.10 Hasil pengukuran APO08
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses APO08 : Mengelola hubungan
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
33,3 0 25 0 0 0 0 0 0
Responden 2
100 100 100 0 0 0 0 0 0
Responden 3
33,3 16,67 25 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
55,5 38,8 50 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.21 Hasil pengukuran proses APO08 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
APO08 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 55,5 38,8 50
Rating L P P
Kapabilitas 0 1
Tabel 5.22 Pencapaian tingkat kapabilitas APO08
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses manage relationship adalah 1 dengan nilai
55,5 % dan rating ‘L’ largelly achieved yang berarti implementasi proses telah
berjalan dan sebagian besar indikator untuk kapabilitas level 1 telah dicapai.
Atribut PA 2.1 dan PA 2.2 pada level 2 mempunyai persentase 38,8 % dan 50 %
yang mengartikan kriteria indikator untuk atribut PA 2.1 dan PA 2.2 sebagian
besar sudah terpenuhi. Namun bukan berarti implementasi proses sudah
memenuhi kriteria kapabilitas level 2. Analisis kondisi organisasi untuk
kapabilitas level 1 :
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
69
Universitas Indonesia
Perencanaan dan persyaratan strategi bisnis belum dipahami dan
didokumentasikan serta disetujui.
Hal ini terbukti dengan unit-unit kerja memiliki agenda-agenda masing terkait
kebutuhan TI, PUSDATIN sedang berupaya untuk membuka pikiran kepada
semua unit kerja mengenai pengintegrasian dan tata kelola TI di ANRI.
Hubungan yang baik terjadi antara organisasi dan TI.
Hal ini terbukti pembuatan standar pengelolaan perangkat TIK dan SI
meskipun belum disahkan berasal dari tanggapan dari unit pengadaan biro
umum yang mengusulkan agar semua kebutuhan unit-unit kerja terkontrol
terkait pengadaan TI.
Pemangku kebijakan sadar akan manfaat yang ditawarkan oleh teknologi.
Hal ini terbukti dengan pimpinan mulai menyusun perencanaan rencana
strategis pengembangan teknologi informasi (rencana induk TIK).
5.5.11 Hasil pengukuran APO11
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses APO11: Mengelola kualitas
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 16,67 75 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 0 50 0 0 0 0 0 0
Responden 3
0 83,3 50 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
0 33,3 58,3 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.23 Hasil pengukuran proses APO11 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
APO11 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 0 33,3 58,3
Rating N P L
Kapabilitas 0
Tabel 5.24 Pencapaian tingkat kapabilitas APO11
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
70
Universitas Indonesia
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola kualitas adalah 0 yang berarti
organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi di
organisasinya dalam mengelola kualitas atau implementasi proses tidak dilakukan
untuk mencapai hasil (outcome). Hasil (outcome) adalah indikator untuk
tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi organisasi untuk kapabilitas level
1 :
Kualitas solusi dan layanan sudah memenuhi kebutuhan stakeholder.
Kalau terkait dengan SIKN/JIKN sudah coba dilaksanakan bagaimana setiap
kegiatan-kegiatan terkait SIKN/JIKN, ada target dan ada personal-personal
yang harus bertanggungjawab, hanya saja penilaian kinerjanya belum secara
elektronik sehingga waktu untuk mengawasi, mengevaluasi kurang efektif
karena setiap harus melihat formulir dan lembaran.
Proyek dan hasil pengiriman solusi belum dapat diprediksi.
Hal ini terbukti PUSDATIN baru akan membuat aplikasi penilaian kerja secara
elektronik.
Syarat kualitas belum diimplementasikan di seluruh proses.
Hal ini terbukti dari belum ada standar kinerja yang memastikan
terintegrasinya budaya kualitas di seluruh aktivitas pengelolaan TI.
5.5.12 Hasil pengukuran BAI01
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses BAI01 : Mengelola program dan proyek
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.25 Hasil pengukuran proses BAI01 untuk kondisi saat ini
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
71
Universitas Indonesia
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
APO11 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 0
Rating N
Kapabilitas 0
Tabel 5.26 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI01
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola program dan proyek adalah 0
yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi
informasi di organisasinya dalam mengelola program dan proyek atau
implementasi proses tidak dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil
(outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi
organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Para pemangku kepentingan sudah menyepakati dari relevansi program dan
proyek.
Dokumen perencanaan pengadaan TIK tiap-tiap unit kerja tidak terintegrasi
dan sinkron, seperti contoh unit kerja kehumasan membuat website sendiri.
Unit kerja yang memiliki anggaran sendiri tidak bekerja sama dengan
PUSDATIN terkait pengusulan pembelian perangkat TIK.
Ruang lingkup dan hasil dari program dan proyek sesuai dengan objektif.
Saat ini investasi belum terpusat di PUSDATIN, sehingga PUSDATIN
kesulitan memastikan pengadaan TIK ditiap-tiap unit kerja menuju ke integrasi
atau tidak. PUSDATIN membutuhkan pengkajian terlebih dahulu mengenai
kebutuhan TIK tiap-tiap unit kerja, seperti contoh ada satu unit kerja yang
memiliki 10 sumber daya manusia dengan dukungan 20 perangkat TIK.
Program dan proyek memungkinkan untuk mencapai hasil yang diharapkan.
PUSDATIN baru membuat standarisasi minimal untuk tentang perangkat TIK
dan belum disahkan, standarisasi terkait aplikasi SI belum dibuat untuk
memastikan integrasi TI di ANRI.
Aktifitas program dan proyek sudah dieksekusi berdasarkan rencana.
PUSDATIN baru mempersiapkan rencana strategis pengembangan TI
(Rencana Induk TIK ANRI).
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
72
Universitas Indonesia
Sumber daya program dan proyek cukup untuk melaksanakan aktifitas
berdasarkan rencana.
PUSDATIN baru mempersiapkan rencana strategis pengembangan TI
(Rencana Induk TIK ANRI).
Manfaat diharapkan diperoleh dari program dan proyek yang terjangkau dan
telah disetujui.
Manfaat yang diharapkan layanan arsip dengan menggunakan teknologi dan
informasi itu bisa lebih efektif dan lebih efisien sulit tercapai jika pengelolaan
TIK di ANRI tidak terintegrasi.
5.5.13 Hasil pengukuran BAI02
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses BAI02 : Mengelola definisi kebutuhan
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
50 66,6 50 0 0 0 0 0 0
Responden 2
75 50 75 0 0 0 0 0 0
Responden 3
75 16,67 50 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
66,6 44,4 58,3 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.27 Hasil pengukuran proses BAI02 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
BAI02 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 66,6 44,4 58,3
Rating L P L
Kapabilitas 0 1
Tabel 5.28 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI02
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses manage relationship adalah 1 dengan nilai
66,6 % dan rating ‘L’ largelly achieved yang berarti implementasi proses telah
berjalan dan sebagian besar indikator untuk kapabilitas level 1 telah dicapai.
Atribut PA 2.1 dan PA 2.2 pada level 2 mempunyai persentase 44,4 % dan 58,3 %
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
73
Universitas Indonesia
yang mengartikan kriteria indikator untuk atribut PA 2.1 dan PA 2.2 sebagian
besar sudah terpenuhi. Namun bukan berarti implementasi proses sudah
memenuhi kriteria kapabilitas level 2. Analisis kondisi organisasi untuk
kapabilitas level 1 :
Business Functional dan Technical Requirements saat ini belum merefleksikan
kebutuhan bisnis.
Hal ini terbukti banyak ditemukan dokumen perencanaan terkait kebutuhan TI
dari tiap unit kerja ketika pengembangannya tidak sesuai seperti contoh bagian
Hubungan Masyarakat yang membuat website sendiri.
Terdapat solusi yang ditawarkan dalam Business Functional dan Technical
Requirements.
Karena unit-unit kerja masih mempunyai anggaran investasi dan langsung
dilaporkan ke Biro umum, yang dilakukan oleh PUSDATIN adalah membuat
standarisasi minimal terkait perangkat TI dan terkait pengembangan aplikasi
SI, unit-unit kerja harus melibatkan SDM PUSDATIN agar pengembangannya
menuju ke integrasi pengelolaan TI.
Setiap solusi dalam Business Functional dan Technical Requirements yang
ditawarkan sudah diasosiasikan dengan kemungkinan resiko yang dapat terjadi.
Hal ini terbukti dengan jika yang diprogramkan oleh unit-unit kerja sudah ada
sebelumnya akibatnya akan terjadi tumpang tindih dan integrasi sistem akan
menjadi sulit, sebaliknya jika disesuaikan dengan program PUSDATIN
berdampak pada perubahan petunjuk rasional anggaran.
Requirements dan solusi yang ditawarkan belum memenuhi kebutuhan bisnis.
Hal ini terbukti dari banyak requirement dari unit-unit kerja yang dibangun
parsial jadi belum terintegrasi secara penuh sehingga berdampak pada
efektifitas dan efisiensi pemanfaatan TI dalam pemberian layanan.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
74
Universitas Indonesia
5.5.14 Hasil pengukuran BAI03
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses BAI03 : Mengelola identifikasi dan pembangunan solusi
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 0 25 0 0 0 0 0 0
Responden 2
40 16,67 25 0 0 0 0 0 0
Responden 3
20 33,3 0 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
20 16,6 16,6 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.29 Hasil pengukuran proses BAI03 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
BAI03 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 20 16,6 16,6
Rating P P P
Kapabilitas 0
Tabel 5.30 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI03
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola identifikasi dan pembangunan
solusi adalah 0 yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang
aktifitas teknologi informasi di organisasinya dalam mengelola identifikasi dan
pembangunan solusi. Namun pada tingkat kapabilitas level 1 terdapat partially
achieved dengan angka persentase 20%, hal ini berarti ada beberapa implementasi
proses yang dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil (outcome) adalah
indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi organisasi untuk
kapabilitas level 1 :
Solusi dan desain yang ditawarkan sudah merefleksikan kebutuhan bisnis,
menggunakan standar tertentu serta mengidentifikasi resiko–resiko yang ada.
PUSDATIN membuat standarisasi minimal terkait perangkat TI dan terkait
pengembangan aplikasi SI, unit-unit kerja harus melibatkan SDM PUSDATIN
agar pengembangannya menuju ke integrasi pengelolaan TI. Namun standar
minimal yang dibuat bidang pengelolaan TIK dan SI belum ditetapkan.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
75
Universitas Indonesia
Tidak ada standar, kontrol dan audit terhadap solusi dan desain yang
ditawarkan
Standarisasi minimal terkait perangkat TI yang dibuat PUSDATIN belum
disahkan dan belum dilengkapi dengan kontrol dan audit.
Solusi dan Desain yang ditawarkan belum memenuhi standar kualitas tertentu
dan teruji.
Hal ini disebabkan belum adanya rencana strategis pengembangan teknologi
informasi yang mendukung penerapan standar teknologi di ANRI.
Requirement serta perubahan yang dibutuhkan belum tercakup semua dalam
solusi dan desain yang ditawarkan.
Hal ini disebabkan PUSDATIN belum memiliki rencana strategis
pengembangan teknologi informasi dan baru mulai memetakan proses bisnis
berdasarkan kebutuhan organisasi.
Solusi dan desain yang ditawarkan belum sesuai dengan kebutuhan dan tujuan
bisnis serta menyesuaikan dengan teknologi yang dibutuhkan.
Hal ini disebabkan PUSDATIN baru mendefenisikan kebutuhan bisnis dan
teknis dari ANRI dan menganalisa manfaaat operasionalisasi teknologi.
5.5.15 Hasil pengukuran BAI04
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses BAI04: Mengelola ketersediaan dan kapasitas
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 16,67 25 0 0 0 0 0 0
Responden 2
66,6 50 50 0 0 0 0 0 0
Responden 3
33,3 83,3 25 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
33,3 50 33,3 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.31 Hasil pengukuran proses BAI04 untuk kondisi saat ini
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
76
Universitas Indonesia
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
BAI04 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 33,3 50 33,3
Rating P P P
Kapabilitas 0
Tabel 5.32 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI04
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola ketersediaan dan kapasitas adalah
0 yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas
teknologi informasi di organisasinya dalam mengelola ketersediaan dan kapasitas.
Namun pada tingkat kapabilitas level 1 terdapat partially achieved dengan angka
persentase 33,3%, hal ini berarti ada beberapa implementasi proses yang
dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Atribut PA 2.1 dan PA 2.2 pada level
2 mempunyai persentase 50 % dan 33,3 % yang mengartikan kriteria indikator
untuk atribut PA 2.1 dan PA 2.2 sebagian besar sudah terpenuhi. Namun bukan
berarti implementasi proses sudah memenuhi kriteria kapabilitas level 1. Hasil
(outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi
organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Dalam pengelolaan ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI belum
melakukan analisis dan antisipasi apabila terdapat situasi yang kritikal dan tak
terduga.
PUSDATIN belum memiliki rencana pengkajian dan penghitungan kapasitas
serta kapabilitas sumber daya TI dan belum mempersiapkan rencana cadangan
(contingenty planning).
Kapasitas dan ketersediaan sumber daya TI yang dibutuhkan sudah sesuai
dengan requirements.
Dalam menjaga keberlangsungan dan ketersediaan sumber daya TI misalnya
jika terjadi bencana terkait penyimpanan elektronik, ANRI bekerja sama
dengan TELKOM. Pada pusat data, mereka memiliki pusat-pusat pemulihan
data atau DRC, hanya saja itu terbatas pada pemulihan data milik masing-
masing instansi yang menjadi simpul jaringan, jadi begitu ada bencana,
katakanlah di lingkungan simpul jaringan, data dapat di-recovery, dipulihkan
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
77
Universitas Indonesia
dengan cepat dari pusat-pusat pemulihan data yang dikelola oleh TELKOM
CLOUD, pusat data TELKOM.
Kendala – kendala terkait ketersediaan dan kapasitas sumber daya TI yang ada
selalu diselesaikan dengan baik.
Yang belum ada contingenty planning. Kerja sama ANRI dengan TELKOM
terikat oleh perjanjian (MOU), jika salah satu pihak menarik diri dari
kesepakatan, dengan pengandaian TELKOM dalam analisis selama lima tahun,
kerja sama dengan ANRI tidak begitu menguntungkan dan mengambil
keputusan menarik diri. Di sisi lain sistem di ANRI harus berjalan terus karena
simpul jaringan sudah terbentuk. Permasalahan atau kendala yang muncul
adalah keberlanjutan. ANRI harus memigrasikan data-data dari TELKOM ke
suatu data center yang dikelola oleh ANRI atau mungkin data center lainnya
dimana ANRI bekerja sama dengan pihak tersebut.
5.5.16 Hasil pengukuran BAI05
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses BAI05: Mengelola pemberdayaan perubahan organisasi
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
66,68 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 2
66,68 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
50,01 0 0 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
61,1 0 0 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.33 Hasil pengukuran proses BAI06 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
BAI06 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 61,1
Rating L
Kapabilitas 1
Tabel 5.34 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI05
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
78
Universitas Indonesia
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola pemberdayaan perubahan
organisasi adalah 1 dengan nilai 61,1 % dan rating ‘L’ largelly achieved yang
berarti implementasi proses telah berjalan dan sebagian besar indikator untuk
kapabilitas level 1 telah dicapai. Analisis kondisi organisasi untuk kapabilitas
level 1 :
Keinginan para pemangku kepentingan untuk perubahan sudah dipahami.
Di ANRI, sesuai peraturan kepala no. 14 tahun 2014 mengenai organisasi
ANRI yang baru organisasi dan tata laksana ANRI sudah ada pusat data dan
informasi (PUSDATIN). Berdasarkan perka tersebut, PUSDATIN adalah unit
kerja yang secara khusus harus mendukung penerapan TIK ANRI baik untuk
fungsi internal maupun fungsi eksternal. Sebagai struktur baru, PUSDATIN
masih dalam proses perubahan dari yang lama. Proses-proses itu masih ada
yang memerlukan transisi terutama terkait dengan penganggaran, karena
idealnya PUSDATIN itu memiliki suatu otoritas penuh baik dalam
perencanaan TIK sampai dengan implementasi TIK (perencanaan, pengadaan,
implementasi).
Tim pelaksana mampu dan sanggup menggerakkan perubahan.
PUSDATIN sedang melakukan identifikasi dan mempersiapkan rencana
strategis pengembangan TI (Rencana Induk TIK ANRI).
Perubahan yang diinginkan dipahami dan diterima oleh para pemangku
kepentingan.
Di ANRI, sesuai peraturan kepala no. 14 tahun 2014 mengenai organisasi
ANRI yang baru organisasi dan tata laksana ANRI sudah ada pusat data dan
informasi (PUSDATIN). Berdasarkan perka tersebut, PUSDATIN adalah unit
kerja yang secara khusus harus mendukung penerapan TIK ANRI baik untuk
fungsi internal maupun fungsi eksternal.
Pelaksana sudah diberi wewenang untuk mengantar perubahan.
Berdasarkan PERKA No.14 tahun 2014, PUSDATIN adalah unit kerja yang
secara khusus harus mendukung penerapan TIK ANRI baik untuk fungsi
internal maupun fungsi eksternal. Sebagai struktur baru, PUSDATIN masih
dalam proses perubahan dari yang lama. Proses-proses itu masih ada yang
memerlukan transisi terutama terkait dengan penganggaran, karena idealnya
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
79
Universitas Indonesia
PUSDATIN itu memiliki suatu otoritas penuh baik dalam perencanaan TIK
sampai dengan implementasi TIK (perencanaan, pengadaan, implementasi).
Pelaksana memungkinkan untuk mengoperasikan, menggunakan dan
memelihara perubahan serta perubahan menopang organisasi.
Sebagai struktur baru, PUSDATIN masih dalam proses perubahan dari yang
lama. Proses-proses itu masih ada yang memerlukan transisi terutama terkait
dengan penganggaran, karena idealnya PUSDATIN itu memiliki suatu otoritas
penuh baik dalam perencanaan TIK sampai dengan implementasi TIK
(perencanaan, pengadaan, implementasi).
5.5.17 Hasil pengukuran BAI06
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses BAI06: Mengelola perubahan
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 16,67 0 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 50 25 0 0 0 0 0 0
Responden 3
50 16,67 0 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
16,67 27,7 8,3 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.35 Hasil pengukuran proses BAI06 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
BAI06 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 16,6 27,7 8,3
Rating P P N
Kapabilitas 0
Tabel 5.36 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI06
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola perubahan adalah 0 yang berarti
organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi di
organisasinya dalam mengelola perubahan. Namun pada tingkat kapabilitas level
1 terdapat partially achieved dengan angka persentase 16,6%, hal ini berarti ada
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
80
Universitas Indonesia
beberapa implementasi proses yang dilakukan untuk mencapai hasil (outcome).
Hasil (outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis
kondisi organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Belum terdapat otorisasi terhadap setiap change request.
Di ANRI belum terdapat standar perubahan atau change management system.
Tidak ada kajian dampak yang mungkin terjadi pada setiap change request.
change request yang sifatnya emergency tidak dilakukan review kembali dan
change request yang sifatnya emergency tidak dilakukan review kembali.
Hal ini terbukti dengan ANRI pernah mengalami suatu kegagalan
implementasi Sistem Informasi Kearsipan (SIKD), user atau pengguna sehari-
hari yang terbiasa membuka file-file secara konvensional seperti berkas kertas
dan berganti belajar menggunakan komputer, melihat ada email, undangan
rapat tidak lagi menerima surat secara konvensional. Perubahan budaya kerja
tidak berhasil sehingga timbul resistensi dari pengguna sehingga
implementasinya menjadi gagal.
5.5.18 Hasil pengukuran BAI07
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses BAI07: Mengelola penerimaan perubahan dan transisi
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
25 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 2
25 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
16,6 0 0 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.37 Hasil pengukuran proses BAI07 untuk kondisi saat ini
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
81
Universitas Indonesia
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
BAI06 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 16,6
Rating P
Kapabilitas 0
Tabel 5.38 Pencapaian tingkat kapabilitas BAI07
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola penerimaan perubahan dan
transisi adalah 0 yang berarti organisasi belum mengetahui sama sekali tentang
aktifitas teknologi informasi di organisasinya dalam mengelola penerimaan
perubahan dan transisi. Namun pada tingkat kapabilitas level 1 terdapat partially
achieved dengan angka persentase 16,6%, hal ini berarti ada beberapa
implementasi proses yang dilakukan untuk mencapai hasil (outcome). Hasil
(outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi
organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Pemangku kepentingan menyetujui pengujian dan menerima seluruh aspek
implementasi dan rencana perubahan.
Sesuai Peraturan Kepala No. 14 Tahun 2014 mengenai organisasi dan tata
laksana ANRI, PUSDATIN adalah unit kerja yang secara khusus harus
mendukung penerapan TIK ANRI baik untuk fungsi internal maupun fungsi
eksternal.
Perubahan sudah siap dilaksanakan dengan kerelaan dan dukungan pemangku
kepentingan.
Sesuai Peraturan Kepala No. 14 Tahun 2014 mengenai organisasi dan tata
laksana ANRI, PUSDATIN adalah unit kerja yang secara khusus harus
mendukung penerapan TIK ANRI baik untuk fungsi internal maupun fungsi
eksternal. Sebagai struktur baru, PUSDATIN masih dalam proses perubahan.
Proses-proses itu masih ada yang memerlukan transisi terutama terkait dengan
penganggaran, karena idealnya PUSDATIN itu memiliki suatu otoritas penuh
baik dalam perencanaan TIK sampai dengan implementasi TIK (perencanaan,
pengadaan, implementasi).
Perubahan sudah dilaksanakan dengan sukses, stabil dan sesuai harapan.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
82
Universitas Indonesia
Sebagai struktur baru, PUSDATIN masih dalam proses perubahan dari yang
lama. Proses-proses itu masih ada yang memerlukan transisi terutama terkait
dengan penganggaran, karena idealnya PUSDATIN itu memiliki suatu otoritas
penuh baik dalam perencanaan TIK sampai dengan implementasi TIK
(perencanaan, pengadaan, implementasi).
Lesson learn memberi kontribusi perubahan di masa depan.
PUSDATIN baru mengidentifikasi dan merumuskan mempersiapkan rencana
strategis pengembangan TI (Rencana Induk TIK ANRI).
5.5.19 Hasil pengukuran DSS01
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses DSS01: Mengelola operasional
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
100 100 50 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 50 25 0 0 0 0 0 0
Responden 3
100 83,3 100 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
66,6 77,7 58,3 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.39 Hasil pengukuran proses DSS01 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
DSS01 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 66,6 77,7 58,3
Rating L L L
Kapabilitas 0 1
Tabel 5.40 Pencapaian tingkat kapabilitas DSS01
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses manage Operations adalah 1 dengan nilai
66,6 % dan rating ‘L’ largelly achieved yang berarti implementasi proses telah
berjalan dan sebagian besar indikator untuk kapabilitas level 1 telah dicapai.
Atribut PA 2.1 dan PA 2.2 pada level 2 mempunyai persentase 77,7 % dan 58,3 %
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
83
Universitas Indonesia
yang mengartikan kriteria indikator untuk atribut PA 2.1 dan PA 2.2 sebagian
besar sudah terpenuhi. Namun bukan berarti implementasi proses sudah
memenuhi kriteria kapabilitas level 2. Analisis kondisi organisasi untuk
kapabilitas level 1 :
Kegiatan operasional dilakukan sesuai jadwal dan kebutuhan.
Terkait dengan pelayanan SIKN/JIKN kegiatan operasional sudah dilakukan
sesuai jadwal dan kebutuhan dan sudah dilengkapi dengan prosedur
operasional dan instruksi kerja (SOP), namun untuk penyelenggaraan
operasional sistem dan teknologi informasi secara keseluruhan ANRI belum
ada.
Operasi dimonitor, diukur, dilaporkan dan direhabilitasi.
Terkait dengan pelayanan SIKN/JIKN ANRI sudah dilakukan pengukuran
kinerja, namun untuk penyelenggaraan operasional sistem dan teknologi
informasi secara keseluruhan ANRI belum ada.
5.5.20 Hasil pengukuran DSS04
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses DSS04: Mengelola kontinuitas
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
60 33,3 75 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
20 11,1 25 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.41 Hasil pengukuran proses DSS04 untuk kondisi saat ini
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
84
Universitas Indonesia
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
DSS04 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 20 11,1 25
Rating P N P
Kapabilitas 0
Tabel 5.42 Pencapaian tingkat kapabilitas DSS04
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses mengelola kontinuitas adalah 0 yang berarti
organisasi belum mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi di
organisasinya dalam mengelola kontinuitas. Namun pada tingkat kapabilitas level
1 terdapat partially achieved dengan angka persentase 20 %, hal ini berarti ada
beberapa implementasi proses yang dilakukan untuk mencapai hasil (outcome).
Hasil (outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis
kondisi organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Informasi yang sifatnya penting tersedia untuk bisnis dan sejalan dengan
tingkat layanan minimum yang diperlukan.
Ketahanan yang cukup untuk layanan penting.
Dalam memastikan tersedianya layanan TI misalnya jika terjadi bencana terkait
penyimpanan elektronik, ANRI bekerja sama dengan TELKOM. Pada pusat
data, mereka memiliki pusat-pusat pemulihan data atau DRC, hanya saja itu
terbatas pada pemulihan data milik masing-masing instansi yang menjadi
simpul jaringan, jika ada bencana di lingkungan simpul jaringan, data dapat
dipulihkan dengan cepat dari pusat-pusat pemulihan data yang dikelola oleh
TELKOM CLOUD, pusat data TELKOM.
Tes kontinuitas layanan tidak diverifikasi dalam rencana efektivitas.
Rencana kontinuitas yang terbaru belum mencerminkan kebutuhan bisnis saat
ini.
Hal ini terbukti PUSDATIN belum memiliki kerangka dan rencana
keberlangsungan layanan TI.
Pihak internal dan eksternal belum dilatih dalam rencana kontinuitas.
Kerja sama ANRI dengan TELKOM terikat oleh perjanjian (MOU), jika salah
satu pihak menarik diri dari kesepakatan, dengan pengandaian TELKOM
dalam analisis selama lima tahun, kerja sama dengan ANRI tidak begitu
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
85
Universitas Indonesia
menguntungkan dan mengambil keputusan menarik diri. Di sisi lain sistem di
ANRI harus berjalan terus karena simpul jaringan sudah terbentuk.
Permasalahan atau kendala yang muncul adalah keberlanjutan. ANRI harus
memigrasikan data-data dari TELKOM ke suatu data center yang dikelola oleh
ANRI atau mungkin data center lainnya dimana ANRI bekerja sama dengan
pihak tersebut.
5.5.21 Hasil pengukuran MEA01
Dibawah ini pembahasan mengenai hasil pengukuran tingkat kapabilitas pada
proses MEA01: Monitor, evaluasi dan menilai kinerja dan kesesuaian
Rating Criteria By Responden
Level 0
Level 1
Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Responden 1
0 50 0 0 0 0 0 0 0
Responden 2
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Responden 3
20 50 50 0 0 0 0 0 0
Nilai Rata-rata
6,6 16,67 16,67 0 0 0 0 0 0
Tabel 5.43 Hasil pengukuran proses MEA01 untuk kondisi saat ini
Level 0
Level 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
MEA01 PA 1.1
PA 2.1
PA 2.2
PA 3.1
PA 3.2
PA 4.1
PA 4.2
PA 5.1
PA 5.2
Nilai 6,6 16,67 16,67
Rating N P P
Kapabilitas 0
Tabel 5.44 Pencapaian tingkat kapabilitas MEA01
Nilai tingkat kapabilitas untuk proses monitor, evaluasi dan menilai kinerja dan
kesesuaian adalah 0 dengan angka persentase 6,6 %, yang berarti organisasi belum
mengetahui sama sekali tentang aktifitas teknologi informasi di organisasinya
dalam proses monitor, evaluasi dan menilai kinerja dan kesesuaian. Hasil
(outcome) adalah indikator untuk tercapainya kapabilitas level 1. Analisis kondisi
organisasi untuk kapabilitas level 1 :
Goals dan metrics belum disetujui oleh stakeholder
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
86
Universitas Indonesia
Proses belum terukur pada goals dan metrics
Pendekatan pengawasan, penilaian dan penginformasian organisasi belum
efektif dan dioperasikan.
Goals dan metrics belum terintegrasi dengan sistem monitoring organisasi
Belum ada proses pelaporan performa dan kesesuaian tepat waktu dan berguna
PUSDATIN belum memiliki mekanisme dan tata cara pengawasan dan baru
mengidentifikasi obyektif implementasi TI di ANRI.
5.6 Rangkuman Hasil Pengukuran Kapabilitas Proses COBIT 5
Berdasarkan hasil pembahasan pengukuran kapabilitas proses selanjutnya hasil
pengukuran tersebut akan dirangkum pada Tabel 5.43 sesuai COBIT 5 : Self-
assesment Guide, Process Asessment Results yang menyajikan informasi level
kapabilitas proses COBIT yang disertai dengan nilai persentase pencapaian yang
didapatkan oleh masing-masing proses.
Tabel 5.45 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses-proses COBIT 5
yang dinilai
ID
Proses
Proses COBIT 5 yang dinilai Hasil
Pengukuran
Level Kapabilitas Proses
0 1 2 3 4 5
EDM01 Menjamin pengaturan dan
pemeliharaan kerangka kerja tata
kelola
0 %
N
0
EDM02 Menjamin pencapaian manfaat 33%
P
0
EDM04 Menjamin optimasi sumber daya 0%
N
0
EDM05 Menjamin transparansi
stakeholder 0%
N
0
APO01 Mengelola framework manajemen
TI 16,6%
P
0
APO02 Mengelola strategi 0%
N
0
APO03 Mengelola enterprise architecture 0%
N
0
APO05 Mengelola portofolio 16,6%
P
0
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
87
Universitas Indonesia
Tabel 5.45 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses-proses COBIT 5 yang
dinilai
APO07 Mengelola sumber daya manusia 50 %
P
0
APO08 Mengelola hubungan 55,5%
L
1
APO11 Mengelola kualitas 0%
N
0
BAI01 Mengelola program dan proyek 0%
N
0
BAI02 Mengelola definisi kebutuhan 66,6%
L
1
BAI03 Mengelola identifikasi dan
pembangunan solusi 20%
P
0
BAI04 Mengelola ketersediaan dan
kapasitas 33,3%
P
0
BAI05 Mengelola pemberdayaan
perubahan organisasi 61,1%
L
1
BAI06 Mengelola perubahan 16,6%
P
0
BAI07
Mengelola penerimaan perubahan
dan transisi 16,6%
P
0
DSS01 Mengelola operasional 66,6%
L
`1
DSS04 Mengelola kontuinuitas 20%
P
0
MEA01 Monitor, evaluasi dan menilai
kinerja dan kesesuaian 6,6%
N
0
Keterangan tabel 5.43 :
Berdasarkan aturan ISO/IEC 155O4, skala pengukuran menggunakan tingkat
rating yaitu :
N-Not Achieved : 0-15% achievement
P-Partially Achieved : >15-50% achievement
L-Largely Achieved : >50-85% achievement
F-Fully Achieved : >85-100% achievement
Suatu proses cukup meraih kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F)
untuk dapat dinyatakan bahwa proses tersebut telah meraih suatu level kapabilitas
tersebut, namun proses tersebut harus meraih kategori Fully achieved (F) untuk
dapat melanjutkan penilaian ke level kapabilitas berikutnya. Misalnya bagi suatu
proses untuk meraih level kapabilitas 3, maka level 1 dan 2 proses tersebut harus
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
88
Universitas Indonesia
mencapai kategori Fully achieved (F), sementara level kapabalitas 3 cukup
mencapai kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F).
Data hasil pengukuran menunjukkan tingkat kapabilitas proses tata kelola TI saat
ini dari proses COBIT 5 yang dipilih masih sangat rendah dengan rata-rata proses
masih berada di level kapabilitas 0. Tingkat kapabilitas level 0 dengan 17 proses
dan Tingkat kapabilitas proses level 1 dengan 4 proses.
5.7 Penentuan Gap
Analisis kesenjangan (gap analyis) dilakukan untuk mengetahui kesenjangan atau
perbedaan yang terjadi antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan.
Analisis kesenjangan terhadap tingkat kapabilitas tata kelola TI di Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI) dilihat dari nilai kapabilitas proses COBIT 5 kondisi
saat ini dan nilai kapabilitas target yang ingin dicapai. Berdasarkan wawancara
dengan Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi dan Kepala Bidang
Pengelolaan Perangkat TIK dan SI didapatkan informasi bahwa target yang
diinginkan adalah kapabilitas proses berada dilevel 3, yaitu ANRI mempunyai
suatu unit kerja beserta struktur organisasi yang terkait dengan aktivitas teknologi
informasi. Selain itu organisasi sudah mempunyai standar khusus (SOP) yang
didefinisikan dari kebijakan terkait dengan aktivitas operasional dan
pengembangan teknologi informasi.
Tabel 5.46 Nilai kesenjangan Tingkat Kapabilitas Saat ini dan Target
Gap Analysis kondisi saat ini dan target yang ingin dicapai
ID
Proses
Proses COBIT 5 yang dipilih Saat ini
(X)
Target
(Y)
Gap
(X-Y)
EDM01 Menjamin pengaturan dan pemeliharaan
kerangka kerja tata kelola
0 3 3
EDM02 Menjamin pencapaian manfaat 0 3 3
EDM04 Menjamin optimasi sumber daya 0 3 3
EDM05 Menjamin transparansi stakeholder 0 3 3
APO01 Mengelola framework manajemen TI 0 3 3
APO02 Mengelola strategi 0 3 3
APO03 Mengelola enterprise architecture 0 3 3
APO05 Mengelola portofolio 0 3 3
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
89
Universitas Indonesia
Tabel 5.46 Nilai kesenjangan Tingkat Kapabilitas Saat ini dan Target
(Sambungan)
APO07 Mengelola sumber daya manusia 0 3 3
APO08 Mengelola hubungan 1 3 2
APO11 Mengelola kualitas 0 3 3
BAI01 Mengelola program dan proyek 0 3 3
BAI02 Mengelola definisi kebutuhan 1 3 2
BAI03 Mengelola identifikasi dan pembangunan
solusi
0 3 3
BAI04 Mengelola ketersediaan dan kapasitas 0 3 3
BAI05 Mengelola pemberdayaan perubahan
organisasi
1 3 2
BAI06 Mengelola perubahan 0 3 3
BAI07
Mengelola penerimaan perubahan dan
transisi
0 3 3
DSS01 Mengelola operasional 1 3 2
DSS04 Mengelola kontuinuitas 0 3 3
MEA01 Monitor, evaluasi dan menilai kinerja dan
kesesuaian
0 3 3
Keterangan Tabel 5.44 :
Kolom Saat ini : Tingkat kapabilitas level saat ini
Kolom Target (Y) : Tingkat kapabilitas level yang
diharapkan
Kolom Gap (X-Y) : Hasil gap antara level kapabilitas
sekarang terhadap level yang
diharapkan
5.8 Penentuan Prioritas Proses
Penentuan prioritas dilakukan untuk menentukan perbaikan proses mana yang
akan dijalankan terlebih dahulu. Pemilihan prioritas dilakukan dengan
menggunakan metode matriks prioritas. Kriteria yang dipilih akan diberikan bobot
sesuai dengan nilai kepentingan kriteria tersebut di dalam organisasi. Berikut
tahapan dalam pembuatan matriks prioritas (Indriati, Susan Sandra, 2014).
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
90
Universitas Indonesia
5.8.1 Menentukan Kriteria Prioritas
Kriteria didapatkan dari hasil diskusi dengan Kepala Pengelolaan Data dan
Informasi. Kriteria dilihat dari hal-hal apa saja yang harus diperhatikan pada saat
pelaksanaan perbaikan proses COBIT 5. Pada Tabel 5.45 dijelaskan kriteria yang
akan digunakan beserta skala nilai untuk masing-masing kriteria (Indriati, Susan
Sandra, 2014).
Tabel 5.47 Kriteria Pemilihan Prioritas
Kriteria Deskripsi Skala nilai (1-9)
Dampak positif
Merupakan nilai
manfaat setiap proses.
Paling besar dirasakan
dampaknya jika
proses tersebut
diterapkan.
1= tidak memberi
dampak
5=dampak sedang
9=dampak besar
Kemudahan implementasi
dilihat dari upaya yang
harus dilakukan
Gap antara tingkat
kapabilitas kondisi
saat ini dengan
kondisi yang
diharapkan.
Semakin kecil nilai
gap maka semakin
mudah proses tersebut
diimplementasikan
Nilai Gap 1=9
Nilai Gap 2=5
Nilai Gap 3=1
Kemudahan dan kesiapan
organisasi
Kesiapan sumber daya
manusia dan teknologi
1=tidak siap
3=sebagian kecil
siap
5=sebagian besar
siap
9=siap
Kepatuhan terhadap aturan
Kepatuhan terhadap
peraturan yang
berlaku, dimana
penelitian ini
kepatuhan dilakukan
terhadap ayat 16 pasal
2 PP 82 Tahun 2012
9=Tingkat
kepatuhan tinggi
5=tingkat
kepatuhan sedang
1=tingkat
kepatuhan rendah
5.8.2 Menetukan Bobot Kriteria
Bobot kriteria diberikan secara terurut disesuaikan dengan kriteria yang paling
penting. Pemilihan bobot kriteria ditentukan dalam diskusi dengan Kepala
Bidang Pengelolaan Data dan Informasi. Pada perhitungan matriks, skala nilai
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
91
Universitas Indonesia
untuk masing-masing kriteria akan dikalikan terhadap bobot (Indriati, Susan
Sandra, 2014).
Tabel 5.48 Pembobotan Untuk Kriteria
Kriteria Bobot Kode Bobot
Dampak positif 3 x1
Kemudahan implementasi
dilihat dari upaya yang
harus dilakukan
3 x2
Kemudahan dan kesiapan
organisasi
2 x3
Kepatuhan terhadap
aturan
2 x4
5.8.3 Membuat dan mengukur matriks pemilihan prioritas
Teknik untuk mendapatkan informasi untuk keperluan matriks prioritas ini
dilakukan dengan cara kuesioner yang terdapat pada lampiran III (Indriati, Susan
Sandra, 2014). Kuesioner diberikan kepada Kepala Bidang Pengelolaan Data dan
Informasi. Matriks prioritas hasil pengisian kuesioner dan perhitungan prioritas
yang didapatkan ditampilkan dalam bentuk Tabel 5.47. Matriks prioritas sudah
diurutkan berdasarkan jumlah total prioritas terbesar.
Tabel 5.49 Hasil Pengukuran Prioritas Proses COBIT
ID
Proses
Proses
COBIT
Kriteria Jumlah
Total Dampak
positif
Kemudahan
implementasi
dilihat dari
upaya yang
harus
dilakukan
Kemudahan dan
kesiapan organisasi
Kepatuhan
terhadap
aturan Orang Teknologi
x1 x2 x3 x3 x4
y1 z1 y2 z2 y3 z3 y4 z4 y4 z4
DSS01 Mengelola
operasional 9 27 5 15 5 10 3 6 1 2 60
APO07 Mengelola
sumber daya
manusia
9 27 1 3 5 10 3 6 5 10 56
BAI07
Mengelola
penerimaan
perubahan dan
transisi
9 27 1 3 3 6 9 18 1 2 56
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
92
Universitas Indonesia
Tabel 5.49 Hasil Pengukuran Prioritas Proses COBIT (Sambungan)
APO11 Mengelola
kualitas 9 27 1 3 5 10 3 6 5 10 56
BAI02 Mengelola
definisi
kebutuhan
5 15 5 15 5 10 3 6 5 10 56
APO08 Mengelola
hubungan 5 15 5 15 5 10 3 6 5 10 56
BAI06 Mengelola
perubahan 9 27 1 3 9 18 1 2 1 2 52
APO01 Mengelola
framework
manajemen TI
9 27 1 3 3 6 3 6 5 10 52
EDM05 Menjamin
transparansi
stakeholder
9 27 1 3 3 6 3 6 5 10 52
DSS04 Mengelola
kontuinuitas 9 27 1 3 5 10 1 2 5 10 52
EDM02 Menjamin
pencapaian
manfaat
5 15 1 3 9 18 3 6 5 10 52
BAI01
Mengelola
program dan
proyek
9 27 1 3 3 6 5 10 1 2 48
EDM01 Menjamin
pengaturan
dan
pemeliharaan
kerangka kerja
tata kelola
9 27 1 3 3 6 3 6 1 2 44
BAI04 Mengelola
ketersediaan
dan kapasitas
5 15 1 3 5 10 3 6 5 10 44
APO02 Mengelola
strategi 9 27 1 3 3 6 1 2 1 2 40
EDM04 Menjamin
optimasi
sumber daya
5 15 1 3 5 10 1 2 5 10 40
APO03 Mengelola
enterprise
architecture
5 15 1 3 3 6 3 6 5 10 40
APO05 Mengelola
portofolio 5 15 1 3 3 6 3 6 5 10 40
MEA01 Monitor,
evaluasi dan
menilai kinerja
dan kesesuaian
5 15 1 3 3 6 3 6 5 10 40
BAI05 Mengelola
pemberdayaan
perubahan
organisasi
1 3 5 15 3 6 5 10 1 2 36
BAI03 Mengelola
identifikasi
dan
pembangunan
solusi
5 15 1 3 3 6 3 6 1 2 32
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
93
Universitas Indonesia
Keterangan Tabel 5.47
Kolom skor : Kolom yang berisi nilai dari kriteria untuk tiap proses COBIT 5
yang terpilih. Skor berasal dari hasil pengisian kuisioner oleh
Kepala pengelolaan Data dan Informasi.
Kolom bobot : Kolom yang berisi bobot untuk masing-masing kriteria. Bobot
sudah didefenisikan sebelumnya pada tabel.
Kolom total : Kolom yang berisi total nilai dari kriteria untuk tiap proses
COBIT 5 yang terpilih. Kolom total merupakan perhitungan dari
skor x bobot.
Kolom jumlah
total
: Kolom yang berisi jumlah dari nilai total untuk semua jenis
kriteria. z1+z2+z3+z4=z5.
Dari Tabel 5.47 dilihat 21 proses dengan urutan prioritas paling besar jumlahnya
adalah proses DSS01 mengelola operasional, BAI07 mengelola penerimaan
perubahan dan transisi dan APO07 mengelola sumber daya manusia. Dari sisi
layanan arsip, kegagalan pada proses tersebut dapat menyebabkan gangguan dan
dari sisi kepatuhan terhadap regulasi, proses tersebut juga diharuskan seperti yang
tercantum pada pasal 16 ayat 2 PP 82 tahun 2012.
5.9 Rekomendasi Perbaikan
Rekomendasi perbaikan didasarkan pada urutan prioritas proses yang akan
dilaksanakan. Rekomendasi perbaikan dilihat dari kapabilitas proses yang ada saat
ini seperti terlihat pada Tabel 5.47 dan target perbaikan dilihat dari target harapan
organisasi seperti terlihat pada Tabel 5.44 kolom target. Rekomendasi perbaikan
didapatkan Base Practice COBIT 5 : Proses Assesment Model.
5.9.1 Rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan level 0 ke level 1
Dari hasil pengukuran tingkat kapabilitas, belum ada satu pun proses yang telah
memenuhi seluruh indikator pada kapabilitas level 1. Rekomendasi perbaikan
dirancang untuk meningkatkan proses-proses COBIT 5 yang belum mencapai
kapabilitas level 1.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
94
Universitas Indonesia
1. DSS01 Mengelola operasional
Membuat SOP dan melaksanakan tugas operasional secara konsisten.
Mengelola layanan TI yang dikerjakan oleh pihak ketiga.
Memelihara dan mengawasi infrastruktur TI.
Mengelola lingkungan.
Mengelola fasilitas sesuai regulasi yang berlaku.
2. APO07 Mengelola sumber daya manusia
Melakukan penempatan staf secara tepat dan memadai.
Mengidentifikasi kemampuan individual personil TI.
Memelihara keterampilan dan kompetensi personil TI.
Melakukan evaluasi terhadap kinerja personil TI.
Merencanakan dan melacak penggunaan sumber daya manusia
Mengelola kontrak pegawai.
3. BAI07 Mengelola penerimaan perubahan dan transisi
Membuat rencana implementasi perubahan.
Rencana proses bisnis, sistem dan konversi data.
Rencana uji persetujuan.
Membuat uji lingkungan.
Melakukan uji persetujuan.
Mempromosikan untuk penerimaan perubahan.
Mempersiapkan dukungan perubahan sejak dini.
Melakukan tinjauan pasca implementasi perubahan.
4. APO11 Mengelola kualitas
Membangun sebuah quality management system (QMS).
Mendefinisikan dan mengelola standar kualitas, praktek dan prosedur.
Fokus dari pengelolaan kualitas adalah pengguna.
Menjalankan aktivitas kontrol dan monitoring terhadap kualitas serta
melakukan ulasan atas hasil monitoring.
Mengintegrasikan quality management menjadi solusi untuk pengembangan
dan tercapainya layanan yang optimal.
Memelihara perbaikan yang berkelanjutan.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
95
Universitas Indonesia
5. BAI02 Mengelola definisi kebutuhan
Mendefinisikan kebutuhan fungsional.
Melaksanakan analisis studi kelayakan dan mencari solusi alternatif.
Mengelola kebutuhan risiko.
Mendapatkan persetujuan akan kebutuhan dan solusi yang ditawarkan.
6. APO08 Mengelola Hubungan
Memahami kebutuhan bisnis dan mendokumentasikan strategi bisnis,
rencana dan kebutuhannya.
Melakukan identifikasi terhadap peluang, risiko dan kendala TI untuk
meningkatkan bisnis.
Mengelola hubungan bisnis.
Mendefinisikan tugas dan tanggung jawab terkait aktivitas pembinaan
hubungan antara unit TI dengan pemangku kepentingan serta memastikan
terdapat fasilitas untuk komunikasi.
7. BAI06 Mengelola perubahan
Membuat change request dan melakukan evaluasi dampak dari perubahan
yang terjadi.
Mengelola perubahan darurat.
Menelusuri dan membuat laporan terkait status permintaan perubahan.
Membuat semua dokumentasi terkait perubahan yang terjadi.
8. APO01 Mengelola framework manajemen TI
Mendefinisikan struktur organisasi yang sesuai dengan prioritas TI dan
kebutuhan organisasi.
Menetapkan tugas dan tanggung jawab personil TI yang selaras dengan
kebutuhan bisnis organisasi.
Memelihara sistem manajemen dan kontrol lingkungan untuk TI organisasi
dan memastikan selaras dan terintegrasi dengan tata kelola organisasi dan
filosofi manajemen.
Mengkomunikasikan arah dan sasaran manajemen bisnis.
Mengoptimalkan penempatan dari fungsi TI di dalam struktur organisasi.
Menentukan tanggung jawab dari pemilik data dan sistem informasi.
Mengelola peningkatan proses secara berkelanjutan
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
96
Universitas Indonesia
Menjaga kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur.
9. EDM05 Menjamin transparansi stakeholder
Melakukan evaluasi kebutuhan pelaporan terhadap pemangku kepentingan.
Menjalankan komunikasi terhadap pemangku kepentingan dan membuat
laporan.
Melakukan monitoring terhadap efektifitas komunikasi dengan pemangku
kepentingan.
10. DSS04 Mengelola kontuinuitas
Mendefinisikan kebijakan tentang keberlangsungan, sasaran dan ruang
lingkup bisnis.
Membuat strategi keberlangsungan layanan.
Membuat dokumen business continuity plan (BCP).
Mengkaji dokumen BCP.
Memelihara dan meningkatkan perencanaan keberlangsungan layanan.
Mengadakan pelatihan perencanaan keberlangsungan layanan.
Melakukan pengaturan back-up terkait perencanaan keberlangsungan
layanan.
Mengadakan ulasan/kajian pasca layanan dilanjutkan kembali.
11. EDM02 Menjamin pencapaian manfaat
Melakukan evaluasi optimalisasi pemanfaatan TI.
Menjalankan prinsip dan praktik terkait pengoptimalan pemanfaatan TI.
Memantau optimalisasi pemanfaatan TI.
12. BAI01 Mengelola program dan proyek
Memelihara sebuah pendekatan standar untuk manajemen pengelolaan
program dan proyek terkait kebutuhan, resiko, biaya, jadwal dan kualitas.
Mengajukan program untuk mencapai manfaat yang diharapkan dan disertai
wewenang untuk melaksanakan.
Mengelola harapan para pemangku kepentingan dalam memastikan program
dan proyek sesuai yang direncanakan dan diharapkan.
Mengembangkan dan memelihara perencanaan program.
Program diluncurkan dan dikelola.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
97
Universitas Indonesia
Melakukan pengawasan, kontrol dan pelaporan terkait hasil yang didapatkan
dari program.
Mengawali dan menginisiasi proyek tanpa program.
Perencanaan proyek.
Mengelola kualitas dari program dan proyek.
Mengelola risiko dari program dan proyek.
Mengawasi dan mengontrol proyek.
Mengelola sumber daya proyek.
Mengakhiri program dan proyek.
13. EDM01 Menjamin pengaturan dan pemeliharaan kerangka kerja tata kelola
Mengevaluasi sistem tata kelola.
Mengarahkan sistem tata kelola.
Mengawasi sistem tata kelola.
14. BAI04 Mengelola ketersediaan dan kapasitas
Mengukur ketersediaan, performa dan kapasitas terkini dan membuat
baseline.
Mengukur dampak dari bisnis.
Perencanaan perubahan kebutuhan layanan.
Mengawasi dan mengkaji ketersediaan dan kapasitas.
Membuat dokumentasi dan laporan dari setiap persoalan ketersediaan,
performa dan kapasitas.
15. APO02 Mengelola Strategi
Memahami arah organisasi.
Menilai kondisi lingkungan saat ini, kemampuan dan kinerja TI.
Mendefinisikan target kemampuan TI.
Melakukan analisa gap terhadap kondisi saat ini dengan target yang
diharapkan.
Melakukan perencanaan strategis dan road map.
Mengkomunikasikan arah dan strategi TI.
16. EDM04 Menjamin optimasi sumber daya
Melakukan evaluasi pengelolaan sumber daya.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
98
Universitas Indonesia
Mengadopsi prinsip pengelolaan sumber daya dan menjalankannya dalam
rangka mengoptimalisasi penggunaan sumber daya TI berdasarkan
(economic life cycle).
Mengawasi pengelolaan sumber daya.
17. APO03 Mengelola enterprise architecture
Membangun visi arsitektur organisasi.
Mendefinisikan referensi arsitektur.
Memilih peluang dan solusi.
Mendefinisikan implementasi arsitektur.
Memberikan layanan arsitektur organisasi.
18. APO05 Mengelola portofolio
Memapankan sasaran campuran investasi
Menetapkan ketersediaan dan sumber pendanaan.
Mengevaluasi dan memilih program untuk didukung pendanaannya.
Memonitor, mengotimalkan dan melaporkan performa portofolio investasi.
19. MEA01 Monitor, evaluasi dan menilai kinerja dan kesesuaian
Membangun sebuah pendekatan mengenai aktivitas monitoring untuk
mendefinisikan sasaran, ruang lingkup dan pengukuran kontribusi dari
solusi dan layanan bisnis.
Membuat sistem pengukuran kinerja.
Mengatur kinerja dan kesesuaian target.
Mengumpulkan hasil dari kinerja proses.
Menganalisa dan melaporkan hasil dari kinerja terhadap target.
20. BAI05 Mengelola pemberdayaan perubahan organisasi
Membuat keinginan untuk berubah.
Membentuk kelompok implementasi yang efektif.
Mengkomunikasikan visi untuk perubahan.
Menguasakan peran dan mengidentifikasi kemenangan jangka pendek.
Memungkinkan penggunaan dan pengoperasian.
Menanamkan pendekatan baru.
Melanjutkan perubahan.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
99
Universitas Indonesia
21. BAI03 Mengelola identifikasi dan pembangunan solusi
Merencanakan solusi tingkat tinggi.
Merencanakan komponen solusi dengan detail.
Menghasilkan komponen solusi yang detail.
Merencanakan solusi tingkat tinggi.
Merencanakan komponen solusi dengan detail.
Menghasilkan komponen solusi yang detail.
Prosedur komponen solusi.
Membangun solusi.
Menyelenggarakan jaminan kualitas.
Mempersiapkan percobaan solusi.
Mengeksekusi percobaan solusi
Mengelola perubahan persyaratan
5.9.2 Rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan level 1 ke level 2
Untuk mencapai tingkat kapabilitas level 2, maka seluruh proses COBIT 5 terpilih
harus memenuhi dan melaksanakan indikator kerja sebagai berikut :
Indikator Performance Management :
1. Sasaran dari kinerja proses telah diidentifikasi dengan baik.
2. Kinerja dari proses terencana dan dimonitor yang ditandai dengan perencanaan
proses.
3. Kinerja dari proses disesuaikan untuk memenuhi perencanaan ditandai dengan
dokumentasi rekaman kualitas.
4. Tanggungjawab dan kewenangan untuk melaksanakan proses ini sudah
didefenisikan dan didokumentasikan.
5. Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan identifikasi
sudah tersedia dan telah dialokasi ditandai dengan dokumen perencanan proses.
6. Interaksi pihak-pihak yang terlibat sudah dikelola untuk memastikan
komunikasi berjalan efektif dan penugasan yang jelas terkait tanggung jawab
dibuktikan dengan dokumentasi dan perencanaan proses.
Indikator Work Product Management :
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
100
Universitas Indonesia
1. Persyaratan dari proses sudah didefenisikan ditandai dengan adanya
perencanaan kualitas.
2. Persyaratan dokumentasi dan kontrol dari work product sudah didefenisikan
ditandai dengan dokumentasi proses dan perencanaan kualitas.
3. work product telah diidentifikasi, didokumentasi dan dikontrol dengan baik.
4. work product yang dihasilkan diulasr sesuai dengan perencanaan dan
persyaratan yang diharapkan.
5.9.3 Rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan level 2 ke level 3
Untuk mencapai tingkat kapabilitas level 3, maka seluruh proses COBIT 5 terpilih
harus memenuhi dan melaksanakan indikator kerja sebagai berikut :
Indikator Process Definition :
1. Standar dalam proses telah ada, dilengkapi dengan panduan-panduan untuk
modifikasi.
2. Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses atau prose
lainnya.
3. Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan
proses.
4. Adanya standar penilaian atau aturan terhadap infrastruktur dan lingkungan
kerja untuk menjalankan proses.
5. Adanya pengawasan efektivitas proses yang sesuai dengan proses
Indikator Process Deployment
1. Data dan informasi dari pelaksanaan proses tersedia untuk mendukung tujuan
bisnis.
2. Data dan informasi dari pelaksanaan proses digunakan sebagai alat ukur kinerja
pelaksanaan.
3. Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja yang relevan dengan
masing-masing tujuan bisnis.
4. Unit ukuran proses disesuaikan dengan model output dari proses tersebut serta
frekuensi pengukuran proses disesuaikan dengan model kuantitatif penilaian
kinerja proses tersebut.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
101
Universitas Indonesia
5. Hasil pengukuran dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk memonitor
apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.
6. Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam
proses.
5.9.4 Rekomendasi kepatuhan pelaksanaan aktifitas perbaikan
Dalam melaksanakan aktivitas perbaikan yang diusulkan maka dibuat
rekomendasi pelaksanaan perbaikan termasuk kepatuhan terhadap PP No. 82
tahun 2012 yang disesuaikan dengan kondisi ANRI, diantaranya adalah :
1. Membangun kesadaran pejabat eselon 1 dan eselon 2 ANRI sebagai pihak
pengambil keputusan tertinggi akan pentingnya tata kelola TI.
2. Mengharapkan pihak pimpinan mengkoordinasi perencanaan, pelaksanaan
inisiatif dan portofolio TIK ANRI.
3. Menyusun Rencana TIK ANRI sebagai referensi bersama bagi seluruh satuan
kerja.
4. Membentuk Komite TIK ANRI yang mensinergiskan dan mengintegrasikan
rencana TIK ANRI yang mengakomodir seluruh satuan kerja dan
mensinergiskan rencana belanja/investasi satuan kerja untuk memastikan tidak
adanya tumpang tindih inisiatif TIK ANRI
5. Membuat tim kecil yang berfungsi melakukan pengawasan terhadap
pelaksanaan pengelolaan TIK di ANRI khususnya proses-proses yang diatur di
dalam kebijakan internal maupun eksternal seperti PP No. 82 Tahun 2012. Tim
kecil juga menerjemahkan PP No.82 Tahun 2012 dan apabila ada pelanggaran
terkait kebijakan internal maupun eksternal dikenai sanksi dikarenakan
pelanggaran terhadap PP No. 82 Tahun 2012 pasal 16 ayat 1 dikenai sanksi
administratif.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
102 Universitas Indonesia
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini akan dibahas kesimpulan berdasarkan penelitian dan saran yang
diberikan untuk pengembangan lebih lanjut dalam hal keterkaitan dengan
permasalahan pengelolaan tata kelola teknologi informasi atau COBIT 5.
6.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian terkait penerapan tata kelola TI di ANRI, dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut :
1. Sesuai Tabel 5.43 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses-proses
COBIT 5 yang dinilai, Tingkat kapabilitas proses di Pusat Data dan Informasi
(PUSDATIN) ANRI untuk kondisi saat ini sebagian besar masih berada pada
level 0 dan sebagian kecil berada pada level 1.
2. Sesuai Tabel 5.43 Rangkuman hasil pengukuran kapabilitas proses-proses
COBIT 5 yang dinilai, hal ini memperlihatkan secara umum bahwa proses
tidak diimplementasikan atau organisasi belum mengetahui proses pengelolaan
tata kelola TI yang sedang berlangsung dan organisasi.
3. Berdasarkan wawancara dengan Kepala Bidang Pengelolaan Data dan
Informasi dan Kepala Bidang Pengelolaan Perangkat TIK dan SI didapatkan
informasi bahwa target yang diinginkan adalah kapabilitas proses berada
dilevel 3, yaitu ANRI mempunyai suatu unit kerja beserta struktur organisasi
yang terkait dengan aktivitas teknologi informasi. Selain itu organisasi sudah
mempunyai standar khusus (SOP) yang didefinisikan dari kebijakan terkait
dengan aktivitas operasional dan pengembangan teknologi informasi.
4. Sesuai Sub bab 5.9.4 Rekomendasi kepatuhan pelaksanaan aktivitas perbaikan,
yaitu :
Membangun kesadaran pejabat eselon 1 dan eselon 2 sebagai pihak
pengambil keputusan tertinggi akan pentingnya tata kelola TI.
Mengharapkan pihak pimpinan mengkoordinasi perencanaan, pelaksanaan
inisiatif dan portofolio TIK ANRI.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
103
Universitas Indonesia
Menyusun Rencana TIK ANRI sebagai referensi bersama bagi seluruh
satuan kerja.
Membentuk Komite TIK ANRI yang mensinergiskan dan mengintegrasikan
rencana TIK institusi yang mengakomodir seluruh satuan kerja dan
mensinergiskan rencana belanja/investasi satuan kerja untuk memastikan
tidak adanya tumpang tindih inisiatif TIK ANRI.
Membuat tim kecil yang berfungsi melakukan pengawasan terhadap
pelaksanaan pengelolaan TIK di ANRI khususnya proses-proses yang diatur
di dalam kebijakan internal maupun eksternal seperti PP No. 82 Tahun
2012. Tim kecil juga menerjemahkan PP No.82 Tahun 2012 dan apabila ada
pelanggaran terkait kebijakan internal maupun eksternal dikenai sanksi
dikarenakan pelanggaran terhadap PP No. 82 Tahun 2012 pasal 16 ayat 1
dikenai sanksi administratif.
6.2 Saran
Dari penelitian yang telah dilakukan, saran-saran yang diberikan untuk
pengembangan penelitian lebih lanjut yaitu pengukuran tingkat kapabilitas tata
kelola TI yang dilakukan di PUSDATIN ANRI saat ini masih menggunakan
metode bottom-up yaitu proses penentuan proses COBIT masih berdasarkan
masalah yang ada dan sumber data dan wawancara masih terlalu fokus pada
pengelola TI untuk penelitian lebih lanjut dapat dilakukan dengan metode top
down yaitu proses penentuan proses COBIT dipetakan dari visi, misi dan obyektif
organisasi dan sumber data bisa dikembangkan dari selain dari pengelola TI di
ANRI.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
104 Universitas Indonesia
DAFTAR PUSTAKA
Fernando, Ferdi. (2013). Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan Perbaikan Tata
Kelola Teknologi Informasi berdasarkan COBIT 5 : Studi kasus
PUSDATIN KESOS Kementerian Sosial RI. Jakarta: Universitas Indonesia
ISACA (2012). COBIT 5 : A Business Framework For The Governance and
Management of Enterprise IT. ISACA
ISACA (2012). COBIT 5 : Enabling Process. ISACA.
ISACA (2012). COBIT 5 : Project Assesment Model. ISACA.
ISACA (2012). COBIT 5 : Self Assesment Guide. ISACA.
IT Governance Institute. (2012). Governance of Enterprise IT (GEIT). Dipetik
dari IT Governance Institute : http//www.itgi.org/about-Governance-of
Enterprice-IT.html
Jogiyanto HM, Prof., & Abdillah, Willy. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi.
Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2011.
Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata
Kerja.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 Tentang
Penyelenggaraan Sistem Dan Transaksi Elektronik.
Rencana Strategis ANRI 2010-2014, 2010.
Sugiyono, Prof, Dr., Metode Penelitian Manajemen. Bandung. Penerbit
ALFABETA, 2014.
Sandra Indriati, Susan. (2014). Evaluasi tata kelola teknologi informasi
berdasarkan kerangka kerja COBIT 5 pada Ditjen Administrasi Hukum Umum.
Jakarta : Universitas Indonesia.
Undang-undang Nomor 43 Tentang Kearsipan Tahun 2009
Van Grembergen, W., Strategies for Information Technology Governance, Idea
Group Publishing, 2004.
Weill, P., & Ross, J. IT Governance : How top performers manage IT decision
rights for superior results. Boston: Harvard Business School Press, 2004.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
105 Universitas Indonesia
LAMPIRAN I
Transkrip Wawancara Pengelolaan TIK di ANRI
Narasumber : Drs. Muhammad Rustam
Unit Kerja : Pusat Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
Jabatan : Arsiparis Madya
Tanggal/Jam : 16 Februari 2015/15.00 WIB
Tempat : Ruangan Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan
1. Bagaimana penilaian bapak mengenai peran dan fungsi TIK di ANRI?
TIK sangat penting bagi ANRI, karena ANRI adalah arsip dan arsip domainnya
informasi. Informasi sekarang perkembangannya, jika dulu kearsipan itu
konvensional, kertas sekarang sudah banyak sistem informasi yang
menghasilkan arsip dalam bentuk digital/elektronik. Dari sisi entitas arsip itu
sendiri sudah berubah dari arsip konvensional ke arsip berbasis elektronik
digital. Trend perkembangan dalam layanan informasi, kalau dulu secara
manual (on site) harus datang di instansi-instansi yang menyediakan layanan
informasi kearsipan kalau sekarang sudah online dengan TIK. Masyarakat
dimanapun sudah bisa mengakses informasi kearsipan secara lebih mudah,
tidak usah datang on site tapi secara online sudah bisa mendapatkan informasi
kearsipan. TIK juga memudahkan layanan dalam arti kalau arsip itu unik,
begitu digunakan oleh seseorang hanya satu arsip yang digunakan, yang lain
tidak dapat menggunakan tapi dengan adanya TIK, disitu ada proses
digitalisasi (copy digital), akses terhadap arsip itu sudah bisa dilakukan oleh
banyak orang secara bersamaan, akses terhadap arsip itu menjadi jauh lebih
mudah. Jadi dari sisi pelaksanaan tugas ANRI sebagai pembina kearsipan
nasional, TIK sangat membantu. Begitu juga dalam rangka reformasi birokrasi,
jadi sekarang ini trend-nya memang negara harus melakukan reformasi
birokrasi, jadi tidak hanya instansi arsip nasional tapi seluruh instansi
pemerintah harus melakukan reformasi birokrasi. Salah satu dari reformasi
birokrasi adalah pemanfaatan TIK dalam proses birokrasi. Jadi internal
misalnya sistem-sistem dalam kepegawaian, sistem dalam keuangan, sistem
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
106
Universitas Indonesia
dalam pengadaan barang, itu semua trend-nya sudah menggunakan teknologi
informasi. Jadi penting sekali baik dalam pelaksanaan birokrasi, pelaksanaan
tugas-tugas rutin organisasi pemerintah maupun dalam pelaksanaan tugas
fungsi substansif ANRI sebagai pembina kearsipan nasional TIK sangat
penting sekali.
2. Entitas apa saja yang berperan dalam pengelolaan proses-proses TIK di ANRI?
Di ANRI, sesuai peraturan kepala no. 14 tahun 2014 mengenai organisasi
ANRI yang baru, itu sudah ada pusat data dan informasi (PUSDATIN)
berdasarkan perka mengenai organisasi dan tata laksana ANRI tersebut
PUSDATIN adalah unit kerja yang secara khusus harus mendukung penerapan
TIK ANRI baik untuk fungsi internal maupun fungsi eksternal. Hanya saja
dalam proses karena ini struktur baru, perubahan dari yang lama. Proses-proses
itu masih ada yang memerlukan suatu proses transisi terutama misalnya terkait
dengan penganggaran, karena idealnya PUSDATIN itu memiliki suatu otoritas
penuh baik dalam perencanaan TIK sampai dengan implementasi TIK
(perencanaan, pengadaan, implementasi). Unit-unit kerja berfungsi sebagai
user content, managemen kontennya oleh unit kerja. Nah ini prosesnya masih
berlangsung artinya bertahap dan sampai saat ini, 2015 belum semuanya fungsi
yang dibebankan kepada PUSDATIN itu di adopt, dilaksanakan karena masih
ada misalnya pengadaan-pengadaan terkait TIK itu inisiatifnya ada di unit-unit
kerja karena terkait dengan rencana-rencana yang sudah direncanakan pada
tahun-tahun sebelumnya.
Untuk pendekatan SDM-nya semua pelaksana pegawai TIK dalam hal ini
pranata komputer, dipusatkan di PUSDATIN semua, kebijakannya langsung
mendapat arahan dari kepala PUSDATIN.
3. Apa yang menjadi permasalahan terkait tata kelola di ANRI atau fungsi-fungsi
PUSDATIN apa saja yang belum terlaksana?
Kita berangkat dari suatu struktur yang sebelumnya tidak ada suatu unit
kerja khusus yang bertanggung jawab terkait TIK dan begitu diserahkan
atau beralih kepada suatu struktur baru yang memegang secara khusus
memegang fungsi TIK, ini banyak hal-hal terkait dengan dokumen-
dokumen yang masih belum lengkap yang harus dilengkapi dalam rangka
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
107
Universitas Indonesia
aturan main dalam tata kelola TIK ANRI, misalnya master plan dalam
pengembangan TIK ANRI belum ada, SOP-SOP dalam pengembangan
sistem informasi internal, bagaimana hubungan antara PUSDATIN
mendukung unit-unit kerja dalam pengembangan suatu sistem informasi
juga belum ada. Dokumen terkait tata kelola TIK itu sendiri masih belum
ada sehingga itu mungkin yang sangat penting karena sekarang tidak terarah
karena ada overlapping dan ada yang merasa tugas fungsi tidak ada pada
unit kerja yang bersangkutan sehingga memang lepas tanggung jawab serta
banyak sekali sistem-sistem informasi di ANRI yang platformnya berbeda-
beda dan integrasi sistemnya menjadi sulit, ini yang akan disempurnakan
sehingga integrasi sistem di ANRI dapat terwujud.
Dalam hal pemetaan SDM TIK, jadi karena sekarang ini sudah di
PUSDATIN, PUSDATIN saat ini masih memetakan baik jumlah maupun
kompetensi/kualitas dari SDM TIK yang dipunya sehingga memang
berdasarkan hal tersebut dapat diketahui apakah secara kuantitatif masih
kurang atau secara kualitatif, ada kompetensi-kompetensi yang masih
belum lengkap di SDM TIK ANRI itu yang masih butuh ditelaah.
Yang masih dipikirkan adalah bagaimana pendekatan terbaik dalam
pengaturan SDM TIK/ penyebaran atau support tenaga TIK terhadap unit-
unit kerja terkait. Apakah modelnya terpusat semuanya di PUSDATIN,
penugasan itu langsung dari PUSDATIN ataukah pendekatannya
penempatan sementara di suatu unit kerja tertentu dalam waktu tertentu tapi
kontrol tetap di PUSDATIN, itu masih menjadi wacana-wacana sebagai
kebijakan yang akan diambil oleh PUSDATIN. Itu masih kebijakan, belum
menjadi suatu pedoman yang sudah baku saat ini.
4. Terkait masalah investasi TIK, siapa yang berwenang untuk melakukan
pengadaan infrastruktur di ANRI?
Saat ini inisiatif masih ada di unit kerja substantif, unit kerja pengolah. Mereka
harusnya mengkoordinasikan dengan PUSDATIN. Sebenarnya semua akan
dilimpahkan kepada PUSDATIN, hanya saja dalam rencana-rencana
pengembangannya harus ada suatu komunikasi/koordinasi yang kuat antara
PUSDATIN sama unit pengolah. Untuk sekarang belum terpusat di
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
108
Universitas Indonesia
PUSDATIN. Begitu ada pedoman terkait tata kelola ANRI, mungkin semua itu
akan di kelola oleh PUSDATIN sehingga mulai dari proses-proses
perencanaan, pengadaaan sampai support pemeliharaan ada pada PUSDATIN.
Sekarang inisiatif masih ada di unit kerja-kerja masing-masing, jadi diharapkan
minimal modelnya penganggaran ada di unit kerja tapi dalam pelaksanaan, tim
dalam pengembangan itu tim yang dimintakan bantuannya/koordinasi dari
PUSDATIN, artinya tidak akan dilepas supaya visi dari PUSDATIN untuk,
mengintegrasikan sistem informasi yang ada di ANRI bisa tercapai karena jika
tanpa koordinasi sulit membuat suatu sistem yang terintegrasi jadi setiap
perencanaan harus dikoordinasikan dengan PUSDATIN.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
109 Universitas Indonesia
LAMPIRAN II
Transkrip Wawancara Pengelolaan TIK ANRI
Narasumber : Widarno, SH.
Unit Kerja : Pusat Data dan Informasi ANRI
Jabatan : Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI
1. Bagaimana penilaian bapak mengenai peran dan fungsi TIK di ANRI?
Kita dapat melihat peran kalau kita dapat mengidentifikasi karakter pekerjaan,
pekerjaan di ARSIP ada pekerjaan-pekerjaan yang memiliki titik singgung
antara satu unit dengan unit lain dan pekerjaan itu bisa diproses, dilaksanakan
berdasarkan data. Data yang dilahirkan oleh satu unit itu dimanfaatkan oleh
unit lain. Dengan adanya TIK itu sangat membantu, dari sisi kecepatan, dari
sisi akurasi, dari sisi kelengkapan (komprehensif) karena tanpa TIK, bisa-bisa
data dari satu unit dibawa ke unit lain, diproses ke mesin pengolahan
menggunakan input baru diketik ulang, dengan TIK ini sangat membantu.
Yang perlu diperhatikan, data yang berproses kerja harus valid, misalnya
sebagai contoh data kepegawaian yang diproses oleh bagian keuangan untuk
memproses gaji, tunjangan kinerja dan lain sebagainya itu ada efek finansial,
efek keperdataan kalau sampai tidak valid data dari kepegawaian maka bisa
keputusan di bidang keuangan bisa tidak pas dan ini bisa merugikan pihak-
pihak tertentu. Dengan bantuan TIK, kecepatan proses, kecepatan
pengambilan keputusan sangat membantu.
2. Apa yang menjadi permasalahan terkait tata kelola TIK di ANRI atau fungsi-
fungsi PUSDATIN apa saja yang belum terlaksana?
Permasalahannya saya mengelompokkan dalam beberapa masalah :
Pertama, dari sisi hardware, banyak yang belum berstandar, itu masalahnya
belum ada standar penggunaan hardware di ANRI, sekarang dengan
PUSDATIN ada kami sedang merintis, merumuskan standar penggunaan
hardware. Kemudian jaringan, jaringan kabel sudah dibangun tapi juga belum
memadai karena kapasitas jaringan, besarnya jaringan itu di jaring utama dan
jaring masuk ke unit-unit beda kapasitasnya, itu mempengaruhi kelancaran
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
110
Universitas Indonesia
arus data. Kemudian dari sisi server bandwith jaringan kami belum
menggunakan perangkat keamanan yang memadai, antivirus, firewall selama
ini belum diterapkan dengan bagus, sekarang kami sedang rintis. Dari sisi
aplikasi, masih dibangun parsial (stand alone) jadi belum terintegrasi secara
penuh, baru beberapa saja yang terintegrasi. Dari sisi SDM, ini harus
dibangun budayanya jadi belum terbudayakan dengan baik. SDM TIK
jumlahnya 23 orang tapi untuk kebutuhan dalam hal kemampuan yang
spesifik seperti programmer, bahasa-bahasa pemrograman tertentu masih
satu-persatu, jadi belum bisa saling menguatkan, masing-masing punya
bahasa pendalaman bahasa pemrograman sendiri. Untuk ahli jaringan juga
belum ada yang banyak bisa saling share dan kemudian ahli pengolahan
database itu juga belum banyak. Jadi meskipun jumlahnya banyak tapi untuk
masing-masing spesifikasi masih satu-satu, ini yang masih memerlukan
kualitas.
3. ANRI sudah punya master plan pengembangan TI?
Belum, jadi selama ini di ANRI karena tidak adanya road map, efeknya
pengadaan-pengadaan sumber daya TIK, infrastruktur sporadis, tidak
terstruktur, tidak melengkapi suatu rencana panjang, tidak terintegrasi,
termasuk pengembangan SDM-nya sudah tidak terencana, harusnya kita
punya SDM untuk kapasitas tertentu dengan jumlah minimal 3, bahwasanya
setiap kualifikasi kemampuan minimal harus 3, biar bisa saling share dan jika
ada penugasan keluar bisa saling mengisi, kalau kemampuan khusus hanya
dikuasai 1 orang, ini riskan karena nanti kalau cuti, sakit itukan berbahaya. Itu
bagian dari roadmap.
4. Terkait masalah investasi TIK, siapa yang berwenang untuk melakukan
pengadaan infrastruktur di ANRI?
Harusnya di PUSDATIN, karena masih masa transisi, beberapa kami sudah
inisiasi dari PUSDATIN, beberapa masih di-handle biro umum. Nanti setelah
road map, setelah ada peraturan-peraturan yang ada, nanti harus ada
penyatuan fungsi, ada pemetaan, apa saja yang harus ditarik ke PUSDATIN,
mana yang bisa dikerjakan bersama dengan unit lain.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
111 Universitas Indonesia
LAMPIRAN III
Transkrip Wawancara Pengisian Kepatuhan PP No.82 Tahun 2012 Pasal 16 ayat
2.
Narasumber : Gurandhyka, S.IP/ Drs. Muhammad Rustam
Unit Kerja : Pusat Data dan Informasi / Pusat Sistem dan Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional
Jabatan : Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi / Arsiparis
Madya
Tanggal/Jam : 27 April 2015/14.00 WIB
Tempat : Ruangan Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi /
Ruangan Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan
1. Sistem Informasi di ANRI yang berkaitan dengan pelayanan publik?
SIKN/JIKN
Sistem Informasi untuk pencarian khazanah arsip statis ANRI, berada di
ruang baca, masyarakat bisa datang ke ruangan, kemudian ada suatu sistem
informasi dimana mereka bisa mencari arsip yang dikelola kemudian
berdasarkan itu mereka akan mendapat informasi kemudian memesan arsip
yang ditemukan, itu fungsinya memudahkan pencarian, sebagai pengganti
katalog saja.
Terkait dengan help desk segala macam tidak sampai kesana suatu sistem
informasi kecil saja, yang terkait dengan help desk, SIKN/JIKN ada help desk
nasionalnya, ada call center-nya kemudian kita terkait dengan penanggulangan
bencana misalnya disaster recovery (DRC) jika kerjadi bencana terkait
penyimpanan elektroniknya kita bekerja sama dengan TELKOM pada data
center-nya mereka memiliki pusat-pusat pemulihan data atau DRC, hanya saja
itu terbatas pada pemulihan data milik masing-masing instansi yang menjadi
simpul jaringan, jadi begitu ada bencana, katakanlah di lingkungan simpul
jaringan, data dapat di-recovery, dipulihkan dengan cepat dari pusat-pusat
pemulihan data yang dikelola oleh TELKOM CLOUD, data cente-rnya
TELKOM. Hanya saja yang belum ada itu adalah continuance plan-nya
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
112
Universitas Indonesia
katakanlah karena kerja sama ANRI dengan TELKOM ini terikat oleh MOU,
bagaimana kalau salah satu pihak menarik diri dari kesepakatan itu, katakanlah
TELKOM sudah lima tahun dalam analisisnya tidak begitu menguntungkan
bekerja sama dengan ANRI dan menarik diri, sementara sistem harus berjalan
terus, harus ada kontinyuitas, karena ini simpul jaringan sudah terbentuk, nah
permasalahannya adalah continuance kita harus memigrasikan data-data ini ke
suatu data center yang dikelola oleh ANRI atau mungkin data center lainnya
dimana ANRI bekerja sama dengan pihak tersebut, nah sampai saat ini itu
belum ada. Jadi belum ada suatu dokumen terkait dengan business continuity
planning
2. Apakah sudah tersedia prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem
elektronik yang disokumentasikan dan/atau didokumentasikan dengan bahasa,
informasi atau simbol yang dimengerti oleh pihak yang terkait dengan
penyelenggaraan sistem elektronik tersebut. Misalnya SOP atau dokumen
panduan petunjuk pelaksanaan?
Kalau untuk SIKN/JIKN ada, tapi kalau yang untuk aplikasi untuk membantu
pencarian arsip statis tadi belum ada. Kalau untuk sistem informasi secara
keseluruhan belum ada, oleh karena itu sekarang ini tanggung jawab
PUSDATIN, saat ini pertama rencananya akan membuat master plan TIK
ANRI, kemudian juga SOP-SOP dalam pemeliharaan, pengembangan dalam
hal ini ANRI belum ada. Akibat ketiadaan SOP, misalnya untuk pengukuran
kinerja akan sulit karena untuk setiap step tidak jelas siapa pelaksana dan
waktu yang diselesaikan untuk menindaklanjuti suatu pekerjaan, seperti ada
keluhan dari user, berapa lama keluhan itu ditanggapi, kepada siapa keluhan itu
didiskusikan atau dimintakan tanggapannya, itu belum jelas karena SOP-nya
belum ada, sehingga layanan terganggu/terlambat dan kinerja pun sulit
pengukurannya.
3. Apakah sudah ada mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan dan
kejelasan prosedur pedoman pelaksanaaan seperti change management system?
change management system belum ada dan itu change management system
penting sekali khususnya di ANRI ada beberapa sistem informasi, salah
satunya SIKD (sistem informasi kearsipan dinamis), SIKN/JIKN.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
113
Universitas Indonesia
Implementasinya ANRI sebagai instansi yang akan mengimplementasikannya
itu harus juga memiliki dokumen change management system karena dengan
masuknya teknologi ini kan, budaya/kelaziman bekerja secara konvensional itu
mungkin sudah tidak pas lagi dengan cara-cara mereka yang sudah dibantu
dengan elektronik, nah ini dokumennya belum ada tapi sedang kita rencanakan
juga untuk dibuat change management system ini. Kami pernah mengalami
suatu kegagalan implementasi sistem informasi kearsipan (SIKD) karena tidak
ada dokumen change management system itu jadi bagaimana katakanlah user
atau pengguna, sehari-hari terbiasa membuka file-file secara konvensional
seperti berkas, map mereka setiap harinya harus membuka komputer, melihat
ada email masuk atau tidak, melihat ada tugas atau tidak, belajar menggunakan
komputer setiap harinya, tidak ada lagi kertas diatas meja, begitu akan rapat,
mereka tidak lagi menerima surat secara konvensional undangan rapat semua
sudah ada di komputer, perubahan kearah budaya kerja itu pada saat itu tidak
berhasil, change management mengelola perubahannya tidak berhasil sehingga
timbul resistensi dari pengguna sehingga implementasinya jadi gagal. Jadi
change management system penting sekali tapi ANRI saat ini belum ada satu
dokumen pun terkait change management system.
4. Apakah ada kelembagaan dan kelengkapan personel pendukung bagi
pengoperasian sistem elektronik sebagaimana mestinya seperti troubleshooter,
help desk dan call center?
Untuk beberapa sistem informasi khususnya SIKN/JIKN sudah ada, untuk help
desk-nya sudah ada, troubleshooter-nya kerja sama antara TI PUSDATIN
ANRI dengan TELKOM, call center kita juga sudah ada hotline-nya tapi masih
terbatas pada SIKN/JIKN.
5. Apakah sudah diterapkan manajemen kinerja pada penyelenggaraan sistem
elektronik untuk memastikan pengoperasian sistem elektronik sebagaimana
mestinya seperti pengukuran kesuksesan sistem?
Kalau terkait dengan SIKN/JIKN kita sudah coba laksanakan bagaimana setiap
kegiatan-kegiatan terkait SIKN/JIKN, kita ada target-target kemudian ada
personal-personal yang harus bertanggungjawab untuk itu, hanya saja itu
belum secara elektronik hanya secara penilaian kinerjanya masih secara
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
114
Universitas Indonesia
manual sehingga waktu untuk mengawasi, mengevaluasi itu kurang efektif,
setiap saat kita harus melihat formulir, lembaran tapi kalau didukung secara
elektronik, pimpinan setiap saat bisa mengawasi apa yang sedang dilakukan,
seperti me-manage sistem informasi SIKN/JIKN, itu kita ada layanan help-
desk, layanan help-desk itu bisa masuk melalui e-mail, call center, kemudian
juga bisa melalui forum keluhan yang ada di website SIKN/JIKN, kalau kita
masukkan melalui sistem elektronik, pimpinan atau supervisor itu bisa secara
langsung mengakses, saat ini sedang atau tindak lanjut apa terhadap keluhan
tersebut, layanan terhadap client pada posisi apa, kemudian dalam rekapitulasi
kegiatan per-minggu, per-bulan itu lebih mudah dengan sistem elektronik.
Kalau secara manual kita harus melakukan tanda-tangan, rekap ulang diketik
lagi, banyak kertas yang harus dicetak sedangkan dengan sistem elektronik itu
tanpa harus dicetak tapi informasi dapat langsung diketahui oleh pimpinan.
Tahun ini rencananya kita akan membuat software-software dalam rangka
penilaian kinerja secara elektronik dan PUSDATIN yang akan
mengerjakannya.
6. Apakah ada rencana dalam menjaga keberlangsungan penyelenggaraan sistem
elektronik yang dikelola, misalnya pembuatan data center?
Belum ada, hanya saja kalau storage-storage sudah ada tapi data center yang
memenuhi standar, kami belum punya. Dampaknya inefisiensi baik dari
perangkat kerasnya (storage) sendiri, kedua dalam hal pemeliharaan, beda
kalau misalnya terintegrasi dalam suatu lingkungan data center yang
komprehensif, SDM untuk pemeliharaannya akan lebih mudah, secara fisik
pun efisiensi dari pemeliharaan dari kondisi fisik server dan segala macam.
Kedua, resiko atau kerentanan terhadap kerusakan juga akan lebih tinggi
seandainya terpisah, saat ini storage menyimpan back-up-back up tidak
terkontrol, server ada di beberapa tempat yang kita tidak tahu bagaimana back-
up itu dilakukan, belum lagi bagaimana platform aplikasi atau database yang
ada didalam server itu sehingga integrasi baik aplikasi/infrastruktur ANRI akan
sulit sehingga kebutuhan untuk suatu data center yang secara fisik (ruangan,
suhu) mumpuni/standar maupun juga platform pusat datanya dilengkapi
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
115
Universitas Indonesia
dengan NOC untuk mengontrol operating system yang ada dimasing-masing
unit kerja, terpusat juga termasuk juga SDM-nya efektif kalu memang terpusat.
7. Apakah SDM TI yang ada sudah mendukung untuk pengembangan TI?
Dari sisi kuantitas sudah mencukupi, yang belum cukup dari sisi kualitas dan
keahlian-keahlian masing-masing SDM itu sendiri sehingga kami mencoba
meningkatkan kualitas masing-masing SDM TIK. Secara kualitas ada sedikit
yang memiliki kemampuan dan banyak juga yang belum memiliki
kemampuan, yang memiliki kemampuan pun beragam, artinya tidak merata
kemampuannya sehingga kadang kita di suatu instansi memerlukan katakanlah
5 programmer, tidak ada kita, cuma 2 programmer. Pada pengembangan suatu
sistem informasi yang serentak, kita kewalahan. Dalam proses pengembangan
aplikasi kalau kualitas SDM-nya kurang, itu sulit menyusun suatu perencanaan
sistem informasi yang baik, tidak saja perencanaan tapi pengembangan dan
pengadaan karena analisis dan segala macam tidak akan lengkap karena
kualitas SDM-nya tidak mumpuni. Dukungan terhadap unit kerja juga akan
sulit karena hanya akan mengandalkan orang-orang tertentu saja yang mampu,
jadi layanan kepada client, layanan kepada unit kerja akan lemah.
8. Apakah infrastruktur TI yang ada sudah mendukung untuk pengembangan TI?
Belum sepenuhnya karena dengan PUSDATIN baru ini akan direncanakan
suatu pemetaan baru mengenai infrastruktur TIK ANRI sehingga integrasi
antara sistem-sistem itu menjadi suatu sistem terintegrasi bisa dimungkinkan.
Tujuan awal dari PUSDATIN adalah integrasi dari sistem-sistem yang ada di
ANRI, saat ini kita belum. Saat ini kita masih banyak pulau-pulau (silo-silo)
sistem informasi sehingga tidak efekti dalam sumber daya TIK baik
infrastruktur, pemeliharaan maupun SDM-nya. Ini menjadi tugas kita saat ini.
9. Bagaimana dengan mekanisme pengaduan masalah saat ini?
Kalau sistem informasi untuk pencarian khazanah arsip statis ANRI itu
langsung, karena itu membantu on-site artinya begitu mereka menggunakan
aplikasi dan gagal aplikasinya mereka langsung lapor kepada petugas yang ada
disana. Kalau SIKN/JIKN, kita memiliki beberapa jalur untuk komplain,
masyarakat komplain terkait dengan misalnya aplikasinya tidak bisa
menjalankan fungsinya, bisa melalui help desk, bisa melalui email, bisa melalui
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
116
Universitas Indonesia
telepon, ada facebook, ada twitter-nya, ada forum untuk keluhan juga, dimana
mereka bisa menyampaikan masalah apapun terkait dengan sistem yang
digunakan. Jadi jalurnya banyak untuk mengadu terkait sistem maupun saran-
saran bagi pengembangan.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
117 Universitas Indonesia
LAMPIRAN IV
CONTOH PERTANYAAN KUISIONER PRIORITAS MATRIKS
pertanyaan kuisioner untuk pengukuran prioritas proses :
Bagaimana dampak penerapan proses pengelolaan kerangka manajemen TI
terhadap organisasi?
a. Tidak ada
b. Sedang
c. Besar
Bagaimana kesiapan dari sisi sumber daya manusia di ANRI jika proses
pengelolaan kerangka manajemen TI dilaksanakan?
a. Siap
b. Sebagian kecil siap
c. Sebagaian besar siap
d. Tidak siap
Bagaimana kesiapan dari sisi teknologi di ANRI jika proses pengelolaan
kerangka manajemen TI dilaksanakan?
a. Siap
b. Sebagian kecil siap
c. Sebagaian besar siap
d. Tidak siap
Menurut anda bagaimana tingkat kepatuhan proses pengelolaan kerangka
manajemen TI terkait pasal 16 ayat 2 PP No. 82 Tahun 2012?
a. Rendah
b. Sedang
c. Tinggi
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
118 Universitas Indonesia
LAMPIRAN V
CONTOH KUISIONER TINGKAT KAPABILITAS TATA KELOLA TI
BERDASARKAN COBIT 5 STUDI KASUS : ARSIP NASIONAL REPUBLIK
INDONESIA (ANRI)
Responden Yth,
Dalam rangka melaksanakan kegiatan penelitian karya akhir saya yang bertujuan
untuk menyelesaikan pendidikan Magister Teknologi Informasi Universitas
Indonesia maka perkenankanlah saya mengharapkan kesediaan bapak/ibu untuk
dapat berpartisipasi dalam pengisian kuisioner saya. Kuisioner ini bertujuan untuk
mendapatkan informasi tentang tata kelola TI pada lingkungan Pusat Data dan
Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Adapun hasil kuisioner ini
berguna sebagai bahan penelitian saya terkait dengan tata kelola TI yang nantinya
diharapkan dapat meningkatkan dan melengkapi tata kelola TI Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI).
Terima kasih atas partisipasi Bapak/Ibu yang sudi untuk meluangkan waktu dalam
pengisian kuisioner ini.
Demikian.
Nama : Amhar Davi Dewantara
NPM : 1206337910
Fakultas / Jurusan : Fakultas Ilmu Komputer / Magister Teknologi Informasi
Judul karya akhir : Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata Kelola Teknologi
Informasi berdasarkan COBIT 5 : Studi Kasus Pusat Data
dan Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
119
Universitas Indonesia
TATA CARA PENGISIAN KUISIONER
Isilah dengan Yes (Y) atau No (N) pada kolom berikut ini,
1. Kolom “Apakah kriteria terpenuhi ?”. Kolom ini bertujuan untuk
mengetahui pemenuhan kriteria – kriteria yang dimaksud di lingkungan
Pusat Data dan Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
2. Kolom “Apakah perlu untuk diterapkan ?. Kolom ini bertujuan untuk
mengetahui harapan dari responden apabila kriteria – kriteria yang
dimaksud belum diterapkan di lingkungan Pusat Data dan Informasi Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
120
Universitas Indonesia
Proses ID APO01
Nama Proses Pengelolaan kerangka manajemen TI
Deskripsi Memperjelas dan menjaga tata kelola TI dengan visi dan misi organisasi. Menerapkan dan menjaga mekanisme serta otoritas untuk mengelola informasi dan
penggunaan TI di dalam organisasi agar tujuan tata kelola sejalan dengan pedoman dan kebijakan organisasi
Tujuan Proses Menyediakan pendekatan manajemen yang konsisten agar persyaratan tata kelola perusahaan terpenuhi, meliputi proses manajemen, struktur organisasi, peran
dan tanggung jawab, kegiatan handal dan berulang, dan keterampilan dan kompetensi
Level Nomor
Proses
Deskripsi Kriteria Apakah
Kriteria
Terpenuhi ?
(Y/N)
Apakah
Perlu Untuk
Diterapkan ?
(Y/N)
PA 1.1
Kinerja Proses
Evaluasi proses-proses berikut:
APO01-01 Kebijakan yang efektif sudah didefenisikan dan ditegakkan
APO01-02 Semua orang menyadari pentingnya kebijakan dan mempraktekkannya
PA 2.1
Manajemen
kinerja
Proses
Target kinerja pengelolaan kerangka manajemen TI dapat diidentifikasi.
Pencapaian kinerja pengelolaan kerangka manajemen TI terencana dan termonitor.
Pencapaian kinerja pengelolaan kerangka manajemen TI diatur untuk memenuhi perencanaan.
Tanggung jawab dan kewenangan untuk menjalankan pengelolaan kerangka manajemen TI dapat didefinisikan,
ditugaskan serta dikomunikasikan.
Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk pengelolaan kerangka manajemen TI dapat diidentifikasi,
disediakan, dialokasikan dan digunakan.
Terdapat pengaturan cara komunikasi antara pihak-pihak terkait pengelolaan kerangka manajemen TI, dengan
tujuan menghasilkan komunikasi yang efektif dan tanggung jawab penugasan yang jelas.
PA 2.2
Manajemen
Output dari
kinerja proses
Persyaratan untuk dapat menghasilkan output dalam pengelolaan kerangka manajemen TI dapat diidentifikasi.
Persyaratan untuk melakukan dokumentasi dan kontrol terhadap output proses pengelolaan kerangka
manajemen TI dapat diidentifikasi.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan kerangka manajemen TI teridentifikasi, terdokumentasi dan terkontrol
baik.
Output dari setiap pekerjaan pengelolaan kerangka manajemen TI direview terhadap perencanaan dan
disesuaikan untuk memenuhi harapannya.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
121
Universitas Indonesia
PA 3.1
Pendefinisian
Standar dari
Proses
Adanya standar dalam proses pengelolaan kerangka manajemen TI, termasuk diberlakukannya panduan-
panduan.
Terdapat standar urutan dan cara interaksi diantara sub-proses pengelolaan kerangka manajemen TI.
Adanya standar penilaian terhadap kompetensi dan peran untuk menjalankan proses pengelolaan kerangka
manajemen TI.
Adanya standar penilaian terhadap infrastruktur dan lingkungan kerja untuk menjalankan proses pengelolaan
kerangka manajemen TI
Adanya monitoring efektivitas proses yang sesuai dengan proses pengelolaan kerangka manajemen TI.
PA 3.2
Penerapan
Standar dari
Proses
Proses pengelolaan kerangka manajemen TI diterapkan menggunakan proses standar yang sesuai.
Penetapan peran, tanggung jawab, dan kewenangan terhadap proses pengelolaan kerangka manajemen TI telah
diterapkan dan saling berkesinambungan.
Penerapan proses pengelolaan kerangka manajemen TI dijalankan oleh personil yang kompeten, terlatih dan
berpengalaman di bidangnya.
Sumber daya dan informasi untuk pengelolaan kerangka manajemen TI dapat disediakan, dialokasikan, serta
digunakan.
Infrastruktur dan lingkungan kerja untuk pengelolaan kerangka manajemen TI dapat disediakan, diatur, dan
dipelihara.
Adanya pengumpulan dan analisa terhadap data pengelolaan kerangka manajemen TI untuk menilai kinerja,
kesesuaian, dan efektifitas proses, serta untuk mengetahui potensi peningkatan kualitas proses secara terus-
menerus.
PA 4.1
Pengukuran
Proses
Terhadap
Pencapaian
Tujuan
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan kerangka manajemen TI tersedia untuk mendukung tujuan
bisnis.
Data dan informasi dari pelaksanaan pengelolaan kerangka manajemen TI digunakan sebagai alat ukur kinerja
pelaksanaan pengelolaan kerangka manajemen TI.
Digunakannya pengukuran kuantitatif terhadap kinerja pengelolaan kerangka manajemen TI yang relevan
dengan masing-masing tujuan bisnis.
Unit ukuran proses pengelolaan kerangka manajemen TI disesuaikan dengan model output dari proses tersebut
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015
122
Universitas Indonesia
serta frekuensi pengukuran proses pengelolaan kerangka manajemen TI disesuaikan dengan model kuantitatif
penilaian kinerja proses tersebut.
Hasil pengukuran pengelolaan kerangka manajemen TI dikumpulkan, dianalisa, dan dilaporkan untuk
memonitor apakah secara kuantitatif kualitas kinerja proses tersebut telah tercapai.
Hasil pengukuran digunakan untuk mencari karakteristik pola tertentu dalam pengelolaan kerangka manajemen
TI.
PA 4.2
Kontrol
Proses dari
Aktifitas
Pengukuran
Menggunakan teknik kontrol dan analisa tertentu terhadap pengukuran kinerja pengelolaan kerangka
manajemen TI.
Adanya pembatasan jumlah variasi dalam pengukuran pengelolaan kerangka manajemen TI.
Data pengukuran dijadikan bahan untuk menganalisa kondisi ‘special-causes’ (penyebab dibutuhkannya variasi)
dalam pengukuran pengelolaan kerangka manajemen TI.
Perbaikan terhadap cara analisa dilakukan untuk menunjukkan letak kondisi ‘special-causes’ (penyebab
dibutuhkannya variasi pengukuran) dalam pengukuran pengelolaan kerangka manajemen TI.
Pembatasan variasi selalu diterapkan menyusul tindakan perbaikan yang diterapkan pada poin sebelumnya.
PA 5.1
Inovasi
Proses
Mengetahui sasaran peningkatan proses pengelolaan kerangka manajemen TI untuk mendukung tujuan bisnis.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi penyebab umum adanya variasi cara pengukuran kinerja
pengelolaan kerangka manajemen TI.
Menganalisa data yang sesuai untuk mengidentifikasi potensi penggunaan metode best-practice maupun
berinovasi terhadap metode pengelolaan kerangka manajemen TI.
Dapat mengidentifikasi potensi peningkatan proses pengelolaan kerangka manajemen TI dari kemunculan
teknologi baru, lengkap dengan konsep prosesnya.
Memiliki strategi implementasi untuk mewujudkan sasaran peningkatan pengelolaan kerangka manajemen TI.
PA 5.2
Optimasi
Pros
Melakukan penilaian atas keseluruhan dampak dari usulan perubahan metode pengelolaan kerangka manajemen
TI dengan cara membandingkan antara sasarannya dengan standar proses yang berlaku.
Adanya pengaturan terhadap penerapan seluruh perubahan yang disetujui agar dipastikan bahwa setiap
gangguan kinerja pengelolaan kerangka manajemen TI dapat dipahami dan diatasi.
Dilakukan evaluasi untuk menilai efektifitas perubahan metode pengelolaan kerangka manajemen TI.
Pengukuran tingkat ..., Amhar Davi Dewantara, Fasilkom UI, 2015