TUGAS

MAGISTER CHIEF INFORMATION OFFICER

ANALISIS SISTEM INFORMASI

O

L

E

H

Nama NIM Kelas

: : :

TRINO ANTONIUS 1304508 B MCIO UNP 2013

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2014

2

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Penerapan e-Government di Indonesia yang ditegaskan melalui Inpres

No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-

Government, menyatakan bahwa pemerintah harus mampu memanfaatkan

kemajuan Teknologi Informasi untuk meningkatkan kemampuan pengolahan,

mengelola, menyalurkan dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik.

Langkah konkrit dalam menerjemahkan e-Government telah dilakukan oleh

Kementerian Pertanian dengan menegaskan melalui Kepmentan RI

No.664/Kpts/OT.140/10/2004 tentang Pedoman Perkantoran Elektronis dan

Standar Operasional Komputer di Lingkungan Departemen Pertanian.

Dalam rangka penerapan e-government Dinas Pertanian Peternakan

Perkebunan dan Kehutanan Kota Padang (Dipernakbunhut) perlu membuat

sebuah rancangan tata kelola teknologi informasi (IT Governance) yang

menyediakan struktur yang menghubungkan proses TI, sumber daya TI dan

informasi bagi strategi dan tujuan organisasi. IT Governance dalam organisasi

akan membantu proses kegiatan yang berlangsung untuk mencapai tujuan yang

sesuai dengan visi dan misi organisasi. IT Governance juga dapat menciptakan

birokrasi yang kuat, efektif dan berdaya saing teknologi serta membantu

oranisasi dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

Dipernakbunhut Kota Padang merupakan perangkat daerah dengan tugas

pokok memberikan pelayanan kepada masyarakat. Penyelenggaraan pelayanan

pemerintahan yang baik dapat dilakukan salah satunya melalui penerapan IT

Governance. Dipernakbunhut dalam penerapan e-government perlu melakukan

perbaikan, baik internal maupun eksternal organisasi dengan meningkatkan

pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Hal ini sesuai

dengan Intruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Strategi Nasional

Pengembangan e-government pada pemerintahan.

3

Sebagai tindak lanjut dari kepres tersebut Dipernakbunhut dalam

menunjang proses kegiatannya perlu menerapkan Teknologi Informasi (IT).

Upaya untuk dapat menerapkan IT yang memberikan manfaat layanan yang

baik tentunya menjadi kendala tersendiri bagi Dipernakbunhut. Penerapan IT

pada Dipernakbunhut ternyata tidak diiringi dengan pengelolaan IT yang

terencana, ini terlihat pada hasil observasi proses penerapan IT yang ada

ditemukan masih kurang optimal:

1. Penerapan Teknologi Informasi

a. Meningkatnya ketergantungan instansi terhadap Teknologi Informasi

sementara instansi belum melakukan pengelolaan asset IT secara efektif

sebagaimana pengelolaan asset perusahaan lain. Permasalahan tersebut

ditemukan pada Dipernakbunhut yang belum mempunyai struktur

organisasi khusus menangani pengelolaan asset IT, dapat dilihat pada

struktur organisasi.

b. Aturan yang menetapkan tentang penerapan IT serta rencana program

yang menunjang pemanfaatan IT untuk kedepanya tidak tertuang dalam

renstra organisasi Dipernakbunhut, dapat dilihat pada Renstra

Organisasi terlampir.

c. Bidang khusus yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan IT belum

ada dalam struktur organisasi sehingga peranan IT dalam organisasi tidak

sepenuhnya mendukung visi dan misi organisasi, dapat dilihat pada

SOTK

4

Struktur Organisasi Tata Kerja/SOTK Dipernakbunhut Kota Padang

2. Dukungan Teknologi Informasi

a. Instansi belum mendukung infrastruktur IT, hal ini terlihat dengan tidak

adanya penyediaan anggaran dalam kegiatan pengadaan ataupun

pengembangan IT, dapat dilihat pada Rencana Kerja (Renja)

Dipernakbuhut Tahun 2014 terlampir

d. Dalam Renstra organisasi masalah tata kelola Teknologi Informasi belum

tertuang didalamnya dan juga belum ada Standar Prosedur Operasional

(SOP) dalam pengelolaan IT, dapat dilihat pada Renstra Organisasi

terlampir.

3. Infrastruktur Teknologi Informasi

Penerapan infrastruktur jaringan belum dilakukan sehingga dalam

pengolahan data belum dikelola secara terpusat sehingga pimpinan untuk

dapat memperoleh data secara cepat sangat sulit dikarenakan pengolahan

dilakukan pada setiap bidang.

KEPALA DINAS

SEKRETARIS

KASUBAG UMUM

KASUBAG PERENCANAAN

KASUBAG KEUANGAN

KABID PERTANIAN

KABID PETERNAKAN

KABID PERKEBUNAN

KABID KEHUTANAN

KABID B S P

KABID PENYULUHAN

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi Peral

Kasi

Produksi

Kasi P2HP

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

Kasi

UPT

TEKNIS

UPT

TEKNIS

UPT

TEKNIS

UPT

TEKNIS

UPT

TEKNIS UPT

Kec

UPT

Kec

UPT

Ke

UPT

Kec

UPT

Kec

UPT

Kec

UPT

Kec

5

4. Sumber daya manusia dalam bidang Teknologi Informasi

a. Kurangnya personil profesional bidang Teknologi Informasi dikarenakan

tidak adanya pegawai yang berlatar belakang pendidikan IT dan belum

adanya program untuk menyiapkan tenaga professional di bidang IT,

dapat dilihat pada data bezeting kepegawaian terlampir.

b. Belum diterapkannya aturan yang memberlakukan kebijakan untuk

mengatur tenaga operator IT yang berhubungan dengan kegiatan yang

dianggap teknis dan biasanya masih bersifat penunjukan pimpinan tanpa

didukung oleh Surat Keputusan.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas maka sangat diperlukan

sekali melakukan pengelolaan teknologi informasi (IT Governance) yang

mendukung renstra organisasi agar penerapan IT tentunya akan dapat

menunjang tujuan, visi dan misi organisasi.

Untuk melaksanakan hal tersebut maka diperlukan suatu metode atau

framework yang dapat melakukan tata kelola IT. Ada banyak metode yang

yang digunakan diantaranya yaitu Control Objective for Information and

Related Technology (COBIT), The Committee of Sponsoring Organizations of

the Treadway Commission (COSO), The IT Infrastruktur Library (ITIL) dan

International Organization for Standardization ISO/IEC 20000. Tetapi metode

yang cocok digunakan untuk merancang tata kelola IT adalah framework

COBIT, karena framework COBIT adalah suatu framework yang digunakan

untuk mengembangkan mempublikasikan dan mempromosikan kontrol IT

governance yang diakui secara internasional. Cobit merupakan kerangka kerja

yang memungkinkan managemen untuk menjembatani kesenjangan antara

persyaratan kontrol, masalah teknis dan resiko bisnis serta membantu

memahami dan mengelola resiko dan manfaat yang terkait dengan IT. Cobit

juga menyediakan referensi best business practice yang mencakup keseluruhan

proses bisnis organisasi dan memaparkannya dalam struktur aktivitas-aktivitas

logis yang dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif, juga standar yang

digunakan secara internasional dan cocok digunakan pada instansi

pemerintahan.

6

Penelitian yang membahas tentang penerapan tata kelola Teknologi

Informasi berdasarkan kerangka kerja COBIT ini sudah dilakukan oleh Diana

Effendi (2008) yang merancang tata kelola IT pada layanan akademik

menggunakan kerangka Cobit 4.0, Sri Yulianti Lubis (2008) yang merancang

model tata kelola TI untuk mendukung unjuk kerja dengan pendekatan

struktur, proses dan mekanisme hubungan menggunakan kerangka Cobit 4.0.

Hasil penelitian diatas menyimpulkan perancangan tata kelola IT dengan

menggunakan kerangka kerja COBIT dapat menjawab akar permasalahan yang

menjadi faktor penghambat tata kelola TI untuk keberhasilan proyek.

Seiring dengan perkembangan waktu COBIT juga mengalami

pengembangan dan sudah sampai ke versi 5. Pertimbangan memilih COBIT 5

karena merupakan standar baru yang telah mempertimbangkan kekurangan dari

standar sebelumnya. Pertimbangan lain memilih COBIT 5 dapat membantu

organisasi dalam menciptakan nilai IT yang optimal dengan mewujudkan

keseimbangan antara manfaat yang diharapkan dan mengoptimalkan tingkat

risiko dan penggunaan sumber daya. COBIT didasarkan pada lima prinsip

utama dalam tata kelola dan manajemen TI perusahaan, yaitu:

1. Menemukan kebutuhan stakeholder,

2. Mencakup end-to-end perusahaan,

3. Menerapkan kerangka tunggal yang terintegrasi,

4. Memungkinkannya pendekatan holistik, dan

5. Memisahkan tata kelola dari manajemen.

Penelitian yang membahas tentang kerangka kerja COBIT versi 5 ini

sudah dilakukan oleh Leni Novianda A (2014), Nur Sigit Sulistya Hadi (2013)

dan Rendra Papang Eko Noor Sancoyo (2013). Hasil penelitiannya

mengungkapkan kerangka kerja COBIT 5 dapat memberikan gambaran tentang

kondisi pengelolaan teknologi informasi saat ini dan menjadi parameter untuk

penilaian tata kelola TI.

Framework COBIT ini memiliki 5 domain (Evaluate, Direct and

Monitor (EDM), (Align, Plan and Organise (APO), (Build, Acquire and

7

Implement (BAI), (Deliver, Service and Support (DSS) dan (Monitor, Evaluate

and Assess (MEA).

Untuk mengatasi permasalahan dalam penerapan IT pada

Dipernakbunhut Kota Padang, maka penulis perlu melakukan Perancangan

Tata Kelola TI dengan Menggunakan Framework COBIT versi 5.

Dalam melakukan perancangan tata kelola TI pada Dipernakbunhut Kota

Padang, penulis hanya fokus pada domain (Evaluate, Direct and Monitor

(EDM) yaitu EDM03 dan EDM04)), (Align, Plan and Organise (APO) yaitu

APO01, APO03 APO05, APO06, APO07, APO011,)), (Build, Acquire and

Implement (BAI) yaitu BAI02, BAI04, BAI09)), (Deliver, Service and Support

(DSS) yaitu DSS01, DSS03 dan (Monitor, Evaluate and Assess (MEA) yaitu

MEA01, MEA02)).

Proses domain yang digunakan dalam menganalisis mencakup

pembahasan untuk memastikan kemampuan IT yang memadai (karyawan,

proses dan teknologi) untuk mendukung tujuan perusahaan secara efektif dengan

biaya yang optimal. Menyediakan pendekatan terstruktur untuk memastikan

penataan, penempatan, keputusan dan keterampilan sumber daya manusia yang

optimal. Hal ini termasuk mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab,

rencana pembelajaran dan pengembangan, dan ekspektasi kinerja yang

didukung oleh staf-staf kompeten dan termotivasi dengan tujuan untuk

mengoptimalkan kemampuan sumber daya manusia untuk memenuhi tujuan

perusahaan.

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan pada latar belakang

diatas, untuk itu penulis mencoba menyimpulkan berbagai permasalahan

sebagai berikut :

a. Sumber daya IT yang ada pada Dipernakbunhut belum mampu mencapai

tujuan strategis organisasi.

b. Belum terintegrasinya jaringan IT, sistem aplikasi, layanan dan data yang

ada di Dipernakbunhut.

8

c. Belum adanya infrastruktur dan dukungan dalam pengelolaan IT untuk

menunjang kinerja instansi.

d. Penggunaan IT belum digunakan secara efektif dan efisien untuk

meningkatkan kinerja Dipernakbunhut

e. Belum adanya rancangan tata kelola IT yang mengiringi Renstra Organisasi.

C. Batasan Masalah

Berdasarkan pemaparan permasalahan diatas maka penulis perlu

membatasi ruang lingkup penelitian sebagai berikut:

1. Penelitian dilakukan pada Dipernakbunhut Kota Padang.

2. Terkait dengan objek penelitian ini hanya melakukan Perancangan Tata

Kelola TI dengan Menggunakan Framework COBIT versi 5.

Dalam melakukan usulan tata kelola TI penulis penulis hanya fokus pada

domain (Evaluate, Direct and Monitor (EDM) yaitu EDM03 dan EDM04)),

(Align, Plan and Organise (APO) yaitu APO01, APO03 APO05, APO06,

APO07, APO011,)), (Build, Acquire and Implement (BAI) yaitu BAI02,

BAI04, BAI09)), (Deliver, Service and Support (DSS) yaitu DSS01,

DSS03 dan (Monitor, Evaluate and Assess (MEA) yaitu MEA01, MEA02)).

3. Alasan penulis melakukan pembatasan ruang lingkup penelitian ini

bertujuan agar didalam melakukan penelitian menjadi lebih fokus dan lebih

spesifik serta keterbatasan waktu.

D. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang serta identifikasi dan batasan masalah yang

telah diuraikan pada point sebelumnya, maka dapat dirumuskan beberapa

permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana merancang tata kelola IT menggunakan framework COBIT versi

5 yang sesuai dengan kebutuhan Dipernakbunhut Kota Padang?

2. Bagaimana merumuskan dokumen fortofolio perancangan tata kelola IT

sesuai dengan kebutuhan Dipernakbunhut Kota Padang?

9

E. Tujuan Penelitian

1. Mengatahui rancangan tata kelola IT menggunakan framework COBIT versi

5 yang sesuai dengan kebutuhan Dipernakbunhut Kota Padang.

2. Mengatahui hasil rumusan dokumen fortofolio tata kelola IT menggunakan

framework COBIT versi 5 yang sesuai dengan kebutuhan Dipernakbunhut

Kota Padang.

F. Manfaat Penelitian

1. Menjadi pedoman dan acuan dalam pengelolaan IT sehingga pemanfaatan

IT dapat menunjang kinerja instansi dalam mewujudkan visi dan misi.

2. Peningkatan kinerja pegawai dalam memberikan pelayanan kepada

masyarakat yang cepat, akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan

kebutuhan masyarakat.