Menurut James A.F. Stoner manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan dan pengawasan usaha para anggota organisasi dan penggunakaan sumber

daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organsiasi yang telah ditetapkan, sedangkan

menurut G.R. Terry manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari

aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang

dilaksanakan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang ditetapkan dengan

bantuan manusia dan sumber-sumber daya lain. Dari kedua pengertian tersebut dapat

diambil kesimpulan bahwa manajemen merupakan sebuah proses dalam perencanaan,

pengorgansasian, pengarahan hingga pengawasan dalam rangka pemanfaatan sumber daya

yang ada dalam organisasi baik manusia maupun sumber daya lainnya secara efektif dan

efisien untuk pencapaian tujuan organisasi.

Manajemen sumber daya manusia merupakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,

dan pengawasan atas pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian,

pemeliharaan dan pemisahaan sumber daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan

organisasi. Fungsi-fungsi pokok dalam MSDM terdiri dari fungsi perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.

Perencanaan sumber daya manusia merupakan upaya untuk melakukan prediksi tentang

bagaimana organisasi menarik dan memanfaatkan sumber daya manusia yang ada sesuai

dengan visi dan misi organisasi sehingga dapat menyesuaikan diri dengan perubahan-

perubahan yang terjadi dalam lingkungan strategis.

Proses dalam perencanaan SDM antara lain :

1. Meramalkan kebutuhan sumber daya manusia yang akan datang, yaitu menilai

permintaan akan tenaga kerja yang akan datang dan menilai persyaratan jabatan yang

akan datang.

2. Memproyeksikan persediaan sumber daya manusia yang akan datang, yaitu menilai

karakteristik tenaga kerja yang sudah ada dan mempertimbangkan pola

pemindahan/mutasi dalam organisasi.

3. Membandingkan kebutuhan yang diramalkan dan persediaan yang diproyeksikan, yaitu

menentukan kebutuhan pegawai itu dan mengetahui kekurangan dan kelebihan pegawai.

4. Merencanakan kebijakan dan program, yaitu menilai kebijakan dan program alternatif

untuk mengatasi kekurangan dan kelebihan serta memilih alternatif terbaik untuk

memberikan rekomendasi kepada manajemen.

5. Menilai keefektifan perencanaan sumber daya manusia, yaitu menentukan kriteria

penilaian dan menilai keefektifan.

Mekanisme perencanaan SDM dan infrastrukturnya yaitu dimulai dari organisasi menetapkan

dan memahami visi dan misi organisasi dengan jelas. Visi dan misi tersebut dituangkan ke

dalam rencana strategis organisasi jangka panjang. Dalam membuat rencana strategis,

organisasi juga harus mampu memprediksikan berbagai kemungkinan perubahan yang

terjadi dalam lingkungan strategis. Rencana strategis juga dihadapkan dengan sumber daya

yang tersedia dalam organisasi yaitu sumber daya manusia, alat, material dan dana.

Rencana-rencana dari dari sumber daya yaitu rencana SDM, keuangan, perencanaan sumber

daya lain yang kemudian dijadikan neraca kebutuhan pegawai (formasi), jika dalam

perhitungan ditemukan adanya kebutuhan lebih besar daripada persediaan maka diperlukan

pegawai tambahan.

Profil kompetensi merupakan ciri kompetensi khusus dikaitkan dengan efektifitas standar

kinerja untuk suatu jabatan dalam organisasi. Kompetensi merupakan kemampuan dan

karakteristik yang dimiliki oleh seseorang, berupa pengetahuan, keterampilan dan sikap

perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas jabatannya.

Piranti yang digunakan untuk menyusun profil kompetensi yaitu analisis jabatan berbasis

kompetensi yaitu penyusunan uraian jabatan, sehingga unit kerja pemangku jabatan dapat

menggambarkan bagaimana suatu pekerjaan dilaksanakan dengan baik.

Analisis jabatan adalah serangkaian kegiatan yang sistematik untuk memperoleh informasi

yang tepat dan terinci tentang hal ikhwal jabatan, sehingga dapat diidentifikasi bagaimana

pegawai dapat melaksanakan kegiatannya sesuai dengan persyaratan jabatan yang

ditetapkan. Jabatan adalah kumpulan kegiatan (task) yang menggambarkan proses logis

untuk melaksanakan hasil tertentu untuk tujuan tertentu. Informasi pokok dari hasil analisis

jabatan yaitu kegiatan fisik dan mental apa yang harus dilaksanakan, kapan pekerjaan itu

harus diselesaikan, dimana pekerjaan itu harus dilaksanakan, bagaimana cara melaksanakan

pekerjaan itu, mengapa pekerjaan itu dikerjakan dan apa kualifikasi yang diperlukan untuk

melaksanakan pekerjaan tersebut. Tujuan analisis jabatan antara lain untuk rekrutmen dan

penempatan, perencanaan pembinaan pegawai, restrukturisasi jabatan, bahan program

pelatihan dan penilaian pegawai, bahan program penyusunan keselamatan dan kesehatan

kerja. Dengan menyusun analisis jabatan, maka kita akan mengetahui klasifikasi jabatan

yaitu pengelompokkan dan / pemeringkatan jabatan berdasarkan ciri-ciri tertentu atau bobot

jabatan. Bobot jabatan adalah nilai kuantitatif dari faktor-faktor yang mempengaruhi tinggi

rendahnya bobot jabatan antara lain upaya mental, upaya fisik, pendidikan, pengalaman dan

lain-lain yang ditentukan untuk melakukan kegiatan dalam suatu jabatan. Analisis jabatan

bermanfaat untuk mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang sama ke dalam suatu jabatan

tertentu sehingga deskripsi tugas-tugas tidak tumpang tindih antara jabatan satu dengan

jabatan yang lainnya. Setelah analisis jabatan disusun, langkah selanjutnya adalah

melakukan evaluasi jabatan yang merupakan proses sistematik dengan teknik tertentu untuk

menganalisis dan menilai sekelompok jabatan dalam rangka penetapan nilai/bobot jabatan.

Tujuan dari evaluasi jabatan adalah membantu organisasi untuk menetapkan hubungan

secara logis antara berbagai jabatan dalam organisasi.

Sistem informasi manajemen sumber daya manusia yaitu metode untuk menghasilkan

informasi yang tepat, cepat, dan terpercaya bagi para manajer dalam menjunjung operasi

dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Informasi itu sendiri adalah data yang

diolah yang hasilnya dipergunakan untuk bahan pengambilan keputusan. Informasi

manajemen adalah informasi yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan oleh

manajemen. Sifat sistem dalam konteks sistem informasi manajemen yaitu sistem mengubah

input menjadi output, sistem selalu dilihat secara keseluruhan, sistem terdiri dari bagian-

bagian, sistem adalah sinergistik, sistem mempunyai hierarki, sistem harus diatur, sistem

adalah goal oriented. Sifat informasi dalam sistem informasi manajemen adalah tepat waktu

dan mutahir, tepat data dan dapat dipercaya, ringkas dan memadai, hanya yang diperlukan

untuk situasi tertentu ( relevant ), lengkap dan tidak bersifat parsial.

Tujuan sistem informasi manajemen kepegawaian PNS adalah agar sistem informasi

kepegawaian akan lebih baik supaya memenuhi kebutuhan semua tingkat / unit kegiatan,

tata laksana yang jelas dan lebih realistis. Agar administrasi kepegawaian bisa memadai

dengan pimpinan departemen dari berbagai tingkat dapat menetapkan kebijakan yang tepat.

Jadi perencanaan sumber daya manusia mempunyai peranan yang sangat penting dalam

manajemen sumber daya manusia karena perencanaan sdm merupakan langkah awal dan

terpenting yang harus dilakukan oleh manajer untuk menentukan tujuan organisasi dan

menuangkannya ke dalam visi dan misi organisasi dan bagaimana mereka akan mencapai

visi dan misi tersebut dengan memanfaatkan sumber daya manusia yang tersedia dikaitkan

pula dengan perubahan lingkungan strategis organisasi.

Keuntungan yang dapat diambil dari perencanaan sumber daya manusia antara lain: (1)

Mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia; (2) Menyesuaikan kegiatan tenaga kerja

dengan tujuan organisasi; (3) Membantu program penarikan dari bursa atau pasaran tenaga

kerja dengan baik; (4) Pengadaan tenaga kerja baru secara ekonomis; (5) Dapat

mengkoordinasikan kegiatan manajemen sumber daya manusia; (6) Mengembangkan sistem

manajemen sumber daya manusia.