Manajemen Proyek Perangkat LunakProject Charter & Business Case

Sistem Penggajian Pegawai

Disusun oleh:Project Manager

Zachrison (1355301098)Anggota

Fitri Riyanti (1355301035)Romy Kurniawan (1355301078)Saddam Husein (1355301088)Siti Sa‘adah (1355301087)

Program Studi Teknik Informatika

Politeknik Caltex Riau

2015

Daftar Isi

Daftar Isi.................................................................................................................................1

Project Charter........................................................................................................................2

TranSoft’s Business Case.......................................................................................................4

2

Project Charter

Judul Proyek : Project Sistem Penggajian Pegawai

Tanggal Mulai Proyek : 1 Mei 2015 Tanggal Akhir Proyek : 1 Agustus 2015Nomor Kontrak : 01

Informasi Anggaran : Perusahaan menganggarkan Rp. 50.000.000 untuk proyek ini. Biaya mayoritas teralokasi pada pekerja internal. Perkiraan dasar akan memakan 80 jam per minggu.

Manajer Proyek : ZachrisonTujuan Proyek : Membuat aplikasi berbasis web service untuk membantu mengelola pelayanan transaksi perusahaan pengelola data gaji pegawai dengan metode baru (melalui web) dalam meminimalisir kesalahan-kesalahan dan mempermudah suatu perusahan dalam mengelola dan melakukan penggajian dalam setiap pegawainya secara lebih cepat dan efisien.

Pendekatan: Melakukan pertemuan langsung dengan klien (pihak perusahaan periklanan) untuk

mendapatkan requirement-requirement yang dibutuhkan. Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh

dokumen manajemen proyek Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan

mengelola input dari user. Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik

dari user.

Peranan dan Tanggung Jawab

Nama Peranan Posisi Informasi KontakZachrison Project

ManagerProject Manager zahrison13ti@mahasiswa.pcr.ac.id

Fitri Riyanti Anggota Tim

Software Analyst Fitri13ti@mahasiswa.pcr.ac.id

Saddam Husein

Anggota tim Software Developer (progammer)

Saddam13ti@mahasiswa.pcr.ac.id

Siti Sa’adah Anggota Tim

Software Developer (progammer), dokumentator

Siti13ti@mahasiswa.pcr.ac.id

Romy Kurniawan

Anggota Tim

Software Developer (progammer)

Romy1 3ti @mahasiswa.pcr.ac.id

Fitrasani Anggota Tim

Software Developer (progammer),

Fitrasani1 3ti @mahasiswa.pcr.ac.id

Ridwan User Representatif klien ridwan@hotmaill.pcr.ac.id Miridhani R.

User Representatif klien Miridhani@hotmaill .pcr.ac.id

3

Bussiness Case Sistem Penggajian Pegawai

1. Introduction/BackgroundTujuan utama Sistem Penggajian Pegawai adalah untuk membantu admin dan petugas dalam menginputkan data pegawai dan dalam mengatur segala hal yang berhubungan dengan pegawai.

2. Business ObjectiveTujuan startegis Sistem Penggajian Pegawai adalah mempermudah pengolahan data pegawai dalam hal penginputan, pencetakan gaji, pembagian golongan pegawai, dan tunjangan.

3. Current Situation and Problem/Opportunity StatementSeperti yang sudah dijelaskan bahwa perusahaan tidak memiliki manajemen yang baik.Dalam sistem penggajian pegawai masih menggunakan sistem pencatatan manual sehingga sangat tidak efektif.Selain itu untuk sistem penggajian ini dibuat untuk membantu mengatur pencatatan penggajian pegawai yang masih bersifat manual.Masalah seperti diatas yang menjadikan banyak kesempatan untuk membuat aplikasi terkomputerisasi.Sehingga diharapkan perusahaan yang menggunakan aplikasi ini bisa lebih efektif dengan manajemen yang terkomputerisasi.

4. Critical Assumption and ConstraintsSistem aplikasi penggajian pegawai harus dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam hal efektifitas bisnis dalam hal memperoleh pencatatan penggajian pegawai.Admin dapat melakukan penginputan data pegawai dan mencatat gaji dari pegawai serta dapat memberikan slip gaji.Sistem selalu bekerja dengan baik tanpa adanya hambatan yang bersifat teknis maupun personal(human error).Pemimpin perusahaan harus selalu sigap atas adanya permasalahan yang mengganggu kinerja system. Sistem harus dapat dijalankan pada hardware dan software yang sudah ada, dan dapat meminimalisasi kebutuhan dukungan teknis.

5. Analysis of Options and RecommendationTerdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut: 1. Bisnis berjalan dengan baik dan dapat beroperasi terus tanpa proyek baru ini. 2. Pengadaan software khusus untuk mendukung kapabilitas baru ini dengan sekecil

mungkin pengembangan secara in-house. 3. Kemajuan perusahaan di harapkan dari pengadaan project sofware ini.

6. Preliminary Project RequirementsFitur utama dari system penggajian pegawai project management mencakup:

1. Fitur login yang harus diisi oleh admin dan petugas,username dan password.2. Fitur Form Penggajian yang berisi data-data pegawai,data gaji dan data keluarga

dari pegawai yang diinputkan oleh admin atau petugas.3. Fitur Laporan Penggajian,fitur ini berisi bulan dan tahun serta laporan pegawai

yang menerima gaji.4. Fitur Laporan Master yang hanya bisa dibuka oleh admin yang berisi tentang

data-data petugas dan pegawai5. Fitur olah data Petugas yang berisi data petugas yang diolah oleh admin

4

6. Fitur data potongan yang berisi kode potongan serta nama potongan untuk tunjangan dari pegawai.

7. Fitur Data Jabatan yang berisi kode jabatan,nama jabatan serta gaji pokok dan tunjangan jabatan dari pegawai.

8. Fitur Data Pegawai yang berisi data-data pegawai serta jabatan pegawai.9. Fitur Data Golongan berisi data golongan pegawai,tunjangan

keluarga,asuransi,uang lembur dan uang makan.10. Fitur Cetak slip gaji yang berfungsi mencetak NIP,Nama,Bulan dan tahun dari

pegawai yang akan menerima gaji.

7. Budget Estimate and Financial AnalysisEstimasi biaya awal untuk keseluruhan proyek adalah Rp. 50.000.000. Estimasi ini didasarkan pada pekerjaan manajer proyek sekitar 40 jam per minggu selama tiga bulan dan staf internal lainnya dengan total sekitar 50 jam perminggu selama tiga bulan. Dukungan dari perwakilan konsumen tidak dibayar. Seorang manajer proyek akan memperoleh Rp. 540.000/jam. Anggota tim lain dibayar rata-rata Rp. 720.000/jam, karena sebagian jam yang biasanya ditagih ke klien mungkin akan dibutuhkan pada proyek ini. Estimasi biaya awal ini juga mencakup Rp. 30.000.000 untuk pembelian software dan layanan dari supplier. Setelah proyek selesai, terdapat biaya perawatan sebesar Rp. 20.000.000/tahun.

Manfaat proyek dilihat dari berkurangnya waktu yang admin gunakan untuk melakukan penginputan data dengan memakai fitur yang sesuai, dan sebagainya. Jika menggunakan cara konvensional (reservasi langsung), perusahaan membutuhkan paling tidak 1 pegawai di tiap cabang untuk hal tersebut, sedangkan setelah menggunakan aplikasi ini, perusahaan cukup menggunakan 2-3 orang yang mengelola data pegawi secara terpusat (cabang-cabang perusahaan tidak membutuhkannya), sehingga perusahaan menghemat tenaga kerja sebanyak ± 10 orang. Total penghematan tersebut (dalam bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya adalah 10 orang @12 bulan x Rp 2.200.000,-/ bulan = Rp 132.000.000

Exhibit A memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan estimasi Net Present Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya payback. Juga terdapat daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial awal ini. Semua estimasi finansial sangat baik. Estimasi payback adalah dalam satu tahun, seperti yang diharapkan sponsor. NPV bernilai Rp 156.424.000 dan Discounted ROI untuk sistem dengan masa hidup tiga tahun adalah tepat 112 persen.

8. Schedule EstimateSponsor menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu tiga bulan, tapi terdapat beberapa fleksibilitas dalam jadwal. Juga diasumsikan bahwa sistem baru akan efektif digunakan setidaknya selama tiga tahun.

9. Potential RisksTerdapat beberapa risiko pada proyek ini. Risiko terbesar adalah kesalahan dalam memasukan data input oleh admin dan petugas untuk mengumpulkan informasi ke dalam sistem ini, admin dan petugas terkadang lupa untuk memasukan input tentang informasi terbaru. Risiko bisnis utama adalah apakah sistem ini merupakan sistem yang

5

tepat guna sehingga perusahaan tidak merasa rugi dalam menginvestasikan waktu dan uang pada proyek dan dapat memperoleh manfaat yang diinginkan.

10. ExhibitsExhibit A : Analisis Finansial untuk Manajemen Proyek Situs Intranet

Tingkat Doscount 8%Asumsi proyek diselesaikan dalam 3 bulan

Tahun

0 1 2 3 TotalCost 50.000.000 20.000.00

020.000.000

10.000.000

Discount Factor 1 0.93 0.86 0.79Discounted cost 50.000.000 18.600.00

017.200.000

7.900.000 90.370.000

Manfaat 0 132.000.000

132.000.000

132.000.000

Discount Factor 1 0.93 0.86 0.79Discounted Benefit 0 122.760.0

00113.520.000

104.280.000

340560000

Discounted Benefit – Cost (50.000.000)

50.800.148

50.700.174

50.700.013

Cumulative Benefits – Cost (50.000.000)

800.148 51.500.322

102.200.335

NPV

Payback dalam 1 tahunDiscounted life cycle ROI ----------------------

112%

Asumsi-asumsi :Cost # jamManajer Proyek (500 jam, RP.20.000/jam)

10.000.000

Staf (1500 jam, Rp.23.330/jam)

35.000.000

Software dan layanan outsource

5.000.000

Total biaya proyek (semua diaplikasi pada tahun ke 0)

50.000.000

Benefit# konsultan 10.000.000Penghematan Jam 5.000.000Profit $/jam 4.000.000 Benefit dari penghematan waktu

83.000.000

Benfit dari peningkatan profit sebesar 1%

30.000.000

Proyeksi total benefit tahunan

132.000.000

6