PENGADAAN DAN PENYIMPANAN TEPUNG-TEPUNGAN DI HOTEL KARTIKA CHANDRA

YUDHI ADRIANTO

PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN INDUSTRI JASA MAKANAN DAN GIZI DIREKTORAT PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010

PENGADAAN DAN PENYIMPANAN TEPUNG-TEPUNGAN DI HOTEL KARTIKA CHANDRA

YUDHI ADRIANTO

Tugas Akhir sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar A. Md pada Program Keahlian Manajemen Industri Jasa Makanan dan Gizi

PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN INDUSTRI JASA MAKANAN DAN GIZI DIREKTORAT PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010

i

RINGKASANYUDHI ADRIANTO. 2010. Pengadaan dan Penyimpanan Tepung-Tepungan di Hotel Kartika Chandra di bawah bimbingan ROSYDA DIANAH. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah mengkaji kegiatan pengadaan dan penyimpanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra. Adapun tujuan khusus dari penulisan tugas akhir ini adalah mempelajari keadaan umum Hotel; mempelajari jenis-jenis tepung; mengkaji perencanaan kebutuhan tepungtepungan; mengkaji pemesanan dan pembelian tepung-tepungan; mempelajari penerimaan tepung-tepungan; mengkaji penyimpanan tepung-tepungan; serta mengkaji pengeluaran tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra. Pengamatan dilakukan di Hotel Kartika Chandra mulai tanggal 7 Oktober 2009 hingga 7 Januari 2010. Data diambil dengan cara pengamatan langsung dan wawancara dengan nara sumber yaitu bagian purchasing, receiving, dan groceries storeroom (gudang bahan makanan kering). Data yang diambil meliputi data sekunder dan primer. Data-data yang diperoleh akan diolah dan dianalisa dengan membandingkan dan mengkolerasikan data tersebut dengan studi pustaka yang ada. Hasil dari pengolahan data tersebut disajikan secara deskriptif. Hotel Kartika Chandra merupakan hotel berbintang empat yang terletak di Jalan Gatot Subroto Kav. 18-20, Jakarta Selatan 12060 Indonesia. Lokasi Hotel Kartika Chandra sangat stratgis, tereletak di pusat bisnis dan niaga semanggi dan akses jalan tol semanggi. Hotel Kartika Chandra ditetapkan sebagai hotel berbintang empat oleh Dirjen Pariwisata Pemerintahan Republik Indonesia pada bulan April 1974, tetapi karena renovasi gedung belum selesai sehingga ditunda sementara kemudian ditetapkan kembali pada bulan Februari 1989 dan terakhir pada bulan September 1996. Motto Hotel Kartika Chandra "The Friendly Hotel That Cares", yang artinya hotel yang peduli dan memberi perhatian penuh terhadap segala kebutuhan, keperluan tamu akan pelayanan, produk dan sarana yang berstandar internasional. Pada awal perencanaan kebutuhan tepung-tepungan, Hotel Kartika Chandra membuat perencanaan berdasarkan kebutuhan dari hotel dan menu makanan yang akan dijual di hotel ini. Perencanaan kebutuhan bahan makanan ini dilakukan oleh bagian office kitchen berdasarkan buletin fungquition, rata rata jumlah tamu yang menginap (occupancy) dan siklus menu yang ada. Permintaan pemesanan tepung-tepungan dilakukan bersamaan dengan bahan makanan kering melalui storeroom, dengan mengajukan requisition, kemudian mengajukan purchase requisition ke bagian purchasing untuk memproses pembelian barangnya melalui purchase order. Berdasarkan PO tersebut, supllier akan mengirimkan barangnya ke hotel melalui receiving section atau cost control dengan melampirkan invoice (faktur barang). Penerimaan tepung-tepungan yang dipesan di Hotel Kartika Chandra dipusatkan pada satu tempat yaitu receiving area. Proses penerimaan tepungtepungan dilakukan oleh bagian penerimaan (receiving), security dan bagian cost controll. Penerimaan tepung-tepungan dilakukan setelah pemesanan setiap minggu bersamaan dengan bahan makanan kering pada pukul 08-00-14.00 WIB. Pencatatan dan pelaporan kegiatan penerimaan barang di Hotel Kartika Chandra dilakukan oleh bagian receiving dengan membuat receiving report. Sebelum

ii

melakukan penerimaan barang, receivng harus mempersiapkan formulir purchase order, memorandum invoice, dan receiving report, yang kemudian diserahkan kepada chief bookeper untuk membuat arsip laporan. Receiving area merupakan koridor/lorong yang terletak di depan kantor cost control dan general store dengan luas 4 x 3 m2. Area ini dimanfaatkan untuk memudahkan staf bagian penerimaan bahan makanan dalam melakukan kordinasi dengan staf bagian gudang maupun staf bagian dapur (kitchen) serta memudahkan suplier dalam pengiriman barang pesanan hotel. Tepung yang telah diterima oleh bagian receiving akan diserahkan ke bagian store yang selanjutnya disimpan pada tempatnya masing-masing oleh chief store atau groceries storekeeper. Tepung yang telah diterima oleh bagian penerimaan akan langsung disimpan pada dua tempat gudang groceries storeroom yaitu groceries storeroom 2 atau gudang utama penyimpanan tepung kiloan dengan luas 2.5x4.5 M dan groceries storeroom 3 yaitu ruang penyimpanan tepung segitiga, cakra dan bawang bombay dengan luas 1.5x2 M. Setiap jenis dan satuan tepung yang masuk di gudang groceries dicatat dalam bincard atau stockcard. Bincard atau stockcard berfungsi untuk mempermudah penyimpanan, pencatatan dan persediaan semua jenis bahan makanan termasuk tepung. Tepung yang dikeluarkan dari gudang harus menggunakan Groceries storeroom requisition. Jumlah dan jenis bahan makanan yang tertera pada formulir tersebut harus mendapat persetujuan dan tanda tangan sebelumnya dari Ececutive Chef atau Ececutive Sous Chef. Bahan makanan kemudian disortir sesuai dengan permintaan pada storeroom requisition dan ditaruh di trolley dan disimpan dalam gudang main kitchen. Pada ruang penyimpanan groceries storeroom 3, khususnya tepung sebaiknya tidak disatukan dengan bawang bombay, atau ada ruangan tersendiri untuk penyimpanan tepung, hal ini dikarenakan apabila disimpan bersamaan dengan bawang bombay memungkinkan terjadinya bau ketengikan atau bau bawang pada tepung karena tingkat kadar air tepung yang sangat rendah dapat menyerap uap air lingkungan, sehingga dapat merubah warna dan tepung serta menggumpalkannya.

Judul

: Pengadaan dan Penyimpanan Tepung-Tepungan di Hotel

iii

Kartika Chandra Nama Mahasiswa NIM Program Keahlian : YUDHI ADRIANTO : J3F107060 : MANAJEMEN INDUSTRI JASA MAKANAN & GIZI

Menyetujui, Dosen Pembimbing I II Dosen Pembimbing

Rosyda Dianah, SKM

Rahdian Adimas N, S.Pd

Mengetahui, Direktur Program Diploma Koordinator Program Keahlian

Prof. Dr. Ir. M. Zairin, M. Sc NIP 19590218 198601 1 001

dr. Vera Uripi, S. ked NIP 19511207 198803 2 001

Tanggal Disetujui:

iv

RIWAYAT HIDUPPenulis lahir pada tanggal 21 Maret 1990 di Bogor, anak ke dua dari dua bersaudara pasangan Bapak Juhartono dan Ibu Yoyoh. Penulis lulus sekolah dasar di SD Negeri 2 Cibinong, setelah itu penulis melanjutkan sekolah menengah pertama di SMP Negeri 2 Cibinong dan menyelesaikan sekolah menengah atas di SMA Negeri 2 Cibinong jurusan Ilmu Pengetahuan Alam pada tahun 2007. Penulis diterima di Institut Pertanian Bogor pada bulan Mei 2007 melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI). Penulis melakukan Praktek Usaha Jasa Boga di Hotel Kartika Chandra sejak tanggal 7 Oktober 2009 sampai tanggal 7 Januari 2010. Penulis Praktek Kerja Lapang di RSUP Persahabatan sejak tanggal 4 Januari 2010 sampai tanggal 24 April 2010.

v

KATA PENGANTARAlhamdullilahi Rabil Alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelsaikan Tugas Akhir dengan baik. Tugas Akhir Pengadaan dan Penyimpanan Tepungtepungan di Hotel Kartika Chandra dibuat sebagai salah satu persyaratan untuk mencapai gelar Ahli Madya Program Keahlian Manajemen Industri Jasa Makanan dan Gizi. Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Rosyda Dianah SKM, selaku dosen pembimbing 2. Ibu Dra Woro Wiryar Tutik selaku dosen penguji 3. Bapak Rahdian Adimas N beserta staf Hotel Kartika Chandra 4. Ibu dr.Vera Uripi S.Ked selaku koordinator program keahlian 5. Ayah dan ibu yang telah membantu baik material maupun moral 6. semua teman-teman dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Dalam Tugas Akhir ini, penulis menyadari adanya kekurangan baik materi maupun penulisannya. Oleh karena itu segala kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat diharapkan untuk laporan tugas akhir ini. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Bogor, 27 April 2010

Penulis

vi

DAFTAR ISIHal DAFTAR TABEL..................................................................................... DAFTAR GAMBAR................................................................................. DAFTAR LAMPIRAN.............................................................................I.

viii ix x 1 1

PENDAHULUAN............................................................................... Belakang ....................................................................................... 2 1.2.1 Tujuan Umum..............................................................1.2.1 Tujuan Khusus...................................................................

1.1...................................................................................Latar

1.2...................................................................................Tujuan

2 2 3 3 3 3 4 4 6 7 7 7 8 8 9 10 11 12 13 15 15

II. TINJAUAN PUSTAKA...................................................................... 2.1 Hotel.............................................................................................. 2.1.1 Definisi Hotel........................................................................ 2.1.2 Jenis-Jenis Hotel...................................................................2.2 Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan..................................... 2.3 Pemesanan dan Pembelian Bahan.................................................

2.4 Penerimaan Bahan.........................................................................2.5 Penyimpanan/storage dan Pengeluaran.........................................

2.6 Bahan Makanan Kering................................................................. 2.6.1 Definisi Bahan Makanan Kering.......................................... 2.6.2 Jenis-Jenis Bahan Makanan Kering...................................... 2.6.3 Penyimpanan Bahan Makanan Kering.................................2.7 Tepung Terigu...............................................................................

2.7.1 Pengertian Tepung dan Kandungan Gizi Tepung................. 2.7.2 Ciri-Ciri Tepung................................................................... 2.7.3 Penyimpanan Tepung........................................................... III. KERANGKA PIKIR........................................................................... IV. METODA PENGAMATAN............................................................... 4.1 Waktu dan Tempat.........................................................................

vii

4.2 Jenis dan Cara Pengambilan Data.................................................. 4.3 Pengolahan dan Analisis Data....................................................... 4.4 Batasan Istilah................................................................................ V. HASIL DAN PEMBAHASAN............................................................ 5.1 Keadaan Umum............................................................................. 5.1.1 Lokasi................................................................................... 5.1.2 Struktur Organisasi............................................................... 5.2 Jenis-Jenis Tepung......................................................................... 5.3 Perencanaan Tepung-Tepungan..................................................... 5.3.1 Waktu dan Tenaga................................................................ 5.3.2 Proses Perencanaan............................................................... 5.4 Pemesanan dan Pembelian Tepung-Tepungan.............................. 5.4.1 Waktu dan Tenaga................................................................ 5.4.2 Proses Pemesanan dan Pembelian Tepung-Tepungan.......... 5.5 Penerimaan Tepung-Tepungan...................................................... 5.5.1 Waktu dan Tenaga................................................................ 5.5.2 Proses Penerimaan................................................................ 5.5.3 Jenis dan Satuan Tepung-Tepungan..................................... 5.5.4 Fasilitas Fisik dan Peralatan Penerimaan............................. 5.6 Penyimpanan Tepung-Tepungan................................................... 5.6.1 Waktu dan Tenaga................................................................ 5.6.2 Proses Penyimpanan............................................................. 5.6.3 Jenis dan Satuan Penyimpanan............................................. 5.6.4 Fasilitas Fisik dan Peralatan Penyimpanan........................... 5.6.4.1 Groceries Storeroom 2............................................. 5.6.4.2 Groceries Storeroom 3............................................. 5.7 Pengeluaran Tepung...................................................................... 5.7.1 Waktu dan Tenaga................................................................ 5.7.2 Proses Pengeluaran Tepung.................................................. V. KESIMPULAN DAN SARAN............................................................ 6.1 Kesimpulan.................................................................................... 6.2 Saran..............................................................................................

15 15 16 18 18 18 19 20 21 21 21 23 23 23 26 26 26 28 28 29 29 30 31 31 32 32 33 33 33 35 35 36

viii

DATAR PUSTAKA.................................................................................. LAMPIRAN ..........................................................................................

37 38

DAFTAR TABELTabel 1. Jenis Bahan Makanan Kering................................................................ 2. Jenis dan Cara Pengambilan Data......................................................... 3. Jenis dan Jumlah Tenaga Kerja Pengadaan........................................... 4. Jenis Tepung dan Hidangan.................................................................. Hal 8 15 20 20

5........................Batas Persediaan (Parstock) & Rata-rata Pemakaian Tepung di Hotel Kartika Chandra...................................................................... 22 6. Daftar Nama Rekanan Pengadaan Tepung-Tepungan.......................... 24 7..............................Jenis Satuan dan Spesifikasi Tepung-Tepungan di Hotel Kartika Chandra.................................................................................... 28 8. Jenis dan Satuan Tepung-Tepungan di Hotel Kartika Chandra............ 9. Jenis dan Satuan Penyimpanan Tepung............................................... 28 31

ix

DAFTAR GAMBARGambar 1. Gandum dan tepung............................................................................... 2. Jenis tepung........................................................................................... 3. Kerangka piker pengadaan dan penyimpanan tepung........................... 4. Denah lokasi Hotel Kartika Chandra..................................................... 5. Struktur organisasi pengadaan barang................................................... 6. Alur perencanaan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra............. 7. Alur pemesanan dan pembelian di Hotel Kartika Chandra................... 8. Alur penerimaan tepung-tepungan........................................................ 9. Denah Receiving Area di Hotel Kartika Chandra................................. 10. Koridor Ruang penerimaan bahan makanan di Hotel Kartika Chandra.................................................................................... 11. Alur penyimpanan tepung-tepungan..................................................... 12. Gudang Groceries Utama di Hotel Kartika Chandra............................ 13. Gudang Groceries 3 di Hotel Kartika Chandra..................................... 14. Alur Pengeluaran tepung di Hotel Kartika Chandra............................. Hal 10 11 14 18 19 23 25 27 29 29 30 32 33 34

x

DAFTAR LAMPIRANLampiran 1. Formulir Purchase Requisition............................................................. 2. Formulir Purchase Order...................................................................... 3. Receiving Report................................................................................... 4. Formulir Groceries Storeroom Requisition........................................... 5. Formulir Stockcard................................................................................ Hal 38 39 40 41 42

1

I. PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Persaingan bisnis di bidang jasa perhotelan semakin ketat. Persaingan ketat ini menyebabkan masing-masing hotel berusaha memberikan pelayanan dan fasilitas yang semaksimal mungkin. Untuk bertahan dalam persaingan tersebut, maka pelaku bisnis perhotelan dituntut untuk meningkatkan kualitas pelayanan di hotelnya. Salah satu pelayanan yang diberikan adalah pelayanan makanan di restoran hotel (Bartono 2005). Makanan adalah suatu hidangan hasil pengolahan bahan makanan. Untuk mendapatkan hasil pengolahan yang baik dan sesuai dengan tujuan, perlu dilakukan pengadaan dan penyimpanan bahan makanan yang tepat. Pengadaan bahan makanan dalam sebuah hotel sangat berbeda dengan rumah sakit. Hal ini menyangkut jumlah dan kualitas barang yang dipakai, serta penggunaanya yang terkadang masih asing. Bahan makanan terbagi menjadi dua kelompok, yaitu bahan makanan basah dan bahan makanan kering. Pada umumnya bahan makanan kering memiliki daya simpan yang cukup lama dan awet. Banyak hidangan yang menggunakan bahan makanan kering, baik sebagai campuran, bahan dasar, sampai dengan pelengkap dalam proses pengolahan dan penyajian makanan. Salah satu bahan makanan kering yang sering digunakan adalah beras, tepung, mie telor, soun dan bihun. Tepung-tepungan merupakan salah satu bahan makanan kering yang banyak dikonsumsi dan banyak digunakan baik di industri rumah tangga maupun industri pabrik. Pengadaan tepung tepungan di sebuah usaha jasa boga seperti restoran dan hotel sangatlah penting, karena banyak makanan atau hidangan yang disajikan menggunakan tepung-tepungan. Penyimpanan tepung-tepungan tepung-tepungan sangat rentan sangatlah berpengaruh terhadap kualitas hidangan yang akan dijual dan disajikan kepada konsumen, hal ini dikarenakan menggumpal apabila salah dalam penyimpanannya. Pengadaan tepung-tepungan berawal dari perencanaan bahan, pemesanan bahan, pembelian bahan, penerimaan dan penyimpanan. Perencanaan tepung

2

dimulai dengan membuat daftar pembelian sesuai dengan bahan makanan dan kebutuhan. Dalam daftar belanja dituliskan nama bahan, jumlah bahan makanan, prakiraan harga dan spesifikasi bahan tersebut. Dengan daftar belanja yang telah disusun, perbelanjaan mudah dilakukan dan kecil kemungkinan terjadinya masalah. Setelah mendapatkan semua yang dibutuhkan, dilakukan pengecekan kembali. Kemudian dilakukan penyimpanan bila tidak langsung dimasak. Oleh karena itu proses pengadaan tepung-tepungan sangatlah berpengaruh dalam proses produksi makanan di hotel khususnya hidangan pastry. 1.2 Tujuan 1.2.1 Tujuan Umum Tujuan umum penulisan tugas akhir ini adalah mengkaji kegiatan pengadaan dan penyimpanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra. 1.2.2 Tujuan Khusus Tujuan khusus dari penulisan tugas akhir ini diantaranya: 1. Mempelajari keadaan umum Hotel. 2. Mempelajari jenis-jenis tepung di Hotel Kartika Chandra. 3. Mengkaji perencanaan kebutuhan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra. 4. Mengkaji pemesanan dan pembelian tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra. 5. Mengkaji penerimaan tepung-tepungan yang ditetapkan Hotel Kartika Chandra. 6. Mengkaji penyimpanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra 7. Mengkaji pengeluaran tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra

3

II. TINJAUAN PUSTAKA2.1 Hotel 2.1.1 Definisi Hotel Hotel adalah suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi yang menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa lainnya dimana semua pelayanan itu diperuntukkan bagi masyarakat umum, baik mereka yang bermalam di hotel tersebut ataupun mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel itu (Soekresno 2000). 2.1.2 Klasifikasi Usaha Hotel Departemen Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi melalui Direktorat Jendral Pariwisata mengeluarkan suatu peraturan usaha dan penggolongan hotel (SK. No. KM 37/PW.304/MPPT-86) untuk dapat memberikan informasi kepada tamu yang akan menginap di hotel tentang standar fasilitas yang dimiliki oleh masing-masing jenis dan tipe hotel. Penggolongan hotel tersebut ditandai dengan bintang, yang disusun Sri hotel berbintang 1 sampai dengan yang tertinggi yaitu berbintang 5 (Agus 2008). Secara garis besar kriteria yang digunakan untuk penggolongan hotel tersebut didasarkan pada unsure-unsur persyaratan diantaranya adalah phisik, operational/management, dan pelayanan. Phisik menentukan besar kecilnya hotel, banyak sedikitnya jumlah kamar tamu, kualitas hotel, lokasi hotel, fasilitas, perlengkapan, lingkungan bangunan serta tata letak ruang dan ukuran ruang (Agus 2008). Besar kecilnya hotel terdiri dari hotel kecil, hotel sedang, hotel menengah dan hotel besar. Hotel kecil adalah hotel dengan jumlah kamar 25 kamar atau kurang. Hotel sedang adalah hotel yang memiliki lebih dari 25 kamar dan kurang dari 100 kamar. Hotel menengah adalah hotel dengan jumlah kamar lebih dari 100 kamar dan kurang dari 300 kamar. Dan hotel besar adalah hotel yang memiliki lebih dari 300 kamar (Agus 2008). Fasilitas hotel yang tersedia untuk tamu seperti ruang penerima tamu, dapur, toilet, dan telepon umum. Perlengkapan yang tersedia diberikan baik bagi

4

karyawan, tamu, ataupun untuk keperluan pelaksanaan kerja karyawan. Kualitas bangunan yang dimaksud adalah kualitas bahan-bahan bangunan yang dipergunakan, seperti kualitas lantai, dinding, termasuk juga tingkat kekedapan terhadap api, kekedapan terhadap suara yang datang dari luar dan dalam hotel (Agus 2008). Operational atau managemen terdiri dari struktur organisasi dan tenaga kerja. Struktur organisasi dengan uraian tugas dan manual kerja yang secara tertulis bagi masing-masing jabatan yang tercantum dalam organisasi. Tenaga kerja merupakan spesialisasi dan tingkat pendidikan karyawan yang disesuaikan dengan persyaratan peraturan penggolongan hotel (Agus 2008). Pelayanan meliputi keramahtamahan, sopan dan mengenakan pakaian seragam hotel; pelayanan yang diberikan dengan mengacu pada kebutuhankebutuhan dan keinginan-keinginan tamu; dan untuk hotel berbintang 4 dan 5 pelayanan diberikan dan dibuka selama 24 jam (Agus 2008). Segala persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah hotel termuat dalam buku Peraturan Usaha dan Penggolongan Hotel (SK No. KM 37/PW.304/MPPT86), setebal 125 halaman. Pemerintah akan memeriksa penginapan yang diajukan oleh pemiliknya untuk memperoleh pengakuan sebagai hotel dan selanjutnya memberikan surat pengakuan dan menetapkan golongan hotel tersebut jika segala persyaratan telah terpenuhi (Agus 2008). SK Direktorat Jendral Pariwisata juga mengatur jenis penginapan dengan fasilitas di bawah hotel berbintang, yang disebut hotel melati. Disamping hotel berbintang dan hotel melati, terdapat jenis penginapan lain dengan nama wisma, homestay, losmen dan sebagainya (Agus 2008). 2.2 Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan Sebelum bahan makanan dibeli, terlebih dahulu dilakukan perencanaan kebutuhan bahan makanan. Perencanaan kebutuhan bahan makanan merupakan kegiatan menentukan jumlah dan jenis barang yang akan diadakan dalam rangka menjalankan produksi makanan di hotel atau instansi untuk dalam jangka waktu tertentu (Bartono 2005). Perencanaan kebutuhan bahan makanan bertujuan untuk mengetahui jumlah tenaga kerja, biaya produksi, peralatan pengolahan, dan penyajian

5

makanan. Perencanaan kebutuhan bahan makanan ditentukan beberapa faktor antara lain, jenis makanan yang akan dijual pada hari itu di setiap outlet, perkiraan jumlah tamu berdasarkan occupancy rate, standar spesifikasi bahan makanan dan harganya, standar resep dan formulir pemesanan bahan makanan (Sihite 2000). 2.3 Pemesanan dan Pembelian Bahan Pembelian bahan makanan ialah suatu proses dalam pengadaan bahan makanan melalui prosedur dan ketentuan yang berlaku, dalam upaya memenuhi kebutuhan makanan untuk penyelengaraan makanan bagi orang banyak. Pengadaan bahan makanan yang diperlukan dalam penyelenggaraan makanan institusi dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu pengadaan bahan makanan dapat dilakukan dengan cara membeli sendiri dan pengadaan bahan makanan melalui pemasok bahan makanan (Moehyi 1992). Sistim pembelian terbagi menjadi dua, yakni sistim pembelian tender (dengan perjanjian) dan sistim pembelian non tender (tanpa perjanjian). Sistem pembelian tender berupa pengadaan kontrak pembelian dengan vendor atau rekanan (supplier). Kontrak pembelian tersebut mengatur tentang kewajiban dan tanggung jawab rekanan. Syarat yang harus dimiliki oleh supplier adalah supplier harus mampu memberikan barang yang diminta sesuai dengan spesifikasi yang diminta dan mampu bekerja secara profesional. Setelah terjadi kesepakatan, maka terjadi proses pembelian (Bartono 2005). Tugas utama departemen pembelian adalah merencanakan pembelian barang komoditi yang diperlukan dengan kualitas dan kuantitas yang terjamin berdasarkan spesifikasi yang ditetapkan serta harga yang wajar dan kompetitif dengan pengiriman yang tepat waktu menurut prosedur yang berlaku. Ada 3 hal utama dalam prosedur pembelian, yaitu pembelian barang yang bermutu, seperangkat alat spesifikasi pembelian yang standar dan metoda dan prosedur pembelian yang efektif (Damiri 2005). Spesifikasi pembelian yang standar adalah uraian singkat mengenai kualitas, ukuran, dan berat atau faktor-faktor yang diinginkan untuk jenis-jenis tertentu. Spesifikasi ini dibuat oleh manajemen berdasar studi yang lengkap mengenai kebutuhan menu, kebijaksanaan harga dan penjualannya. Spesifikasi ini berguna dalam beberapa hal yaitu dapat menolong manajemen menentukan yang

6

tepat untuk setiap komoditi, dapat menghilangkan kesalah pahaman antara pembeli dengan pemasok, spesifikasi beredarnya satu komoditi kepada beberapa pemasok dapat memungkinkan penawaran yang kompetitif, dapat menghilangkan perlunya uraian terperinci setiap kali komoditi dipesan dan memberikan fasilitas pengecekan barang ketika diterima (Damiri 2005). Pemasok dalam sistem tender yang ingin bekerjasama dengan perusahaan dalam bidang pengadaan barang komoditi mengajukan penawaran lebih dahulu kepada perusahaan. Surat penawaran ini disebut quotation, yang didalamnya tercantum dengan jelas nama perusahaan dan barang komoditi yang bisa ditawarkan. Dalam quotation secara lengkap disebutkan nama-nama barang komoditi, spesifikasi, harga-harga, cara pengiriman, alamat lengkap domisili pemasok, penanggungjawabnya, serta persyaratan-persyaratan yang bisa disanggupi. Kriteria pemasok yang baik adalah Bonafide (mempunyai izin usaha yang resmi, kantor dan lain sebagainya), service lancar, tepat waktu (transportation), komunikasi lancar, harga kompetitif, dan mempunyai NPWP (Damiri 2005). 2.4 Penerimaan Bahan Dalam suatu organisasi perusahaan (Hotel), seksi ini biasanya dibawah organisasi Accounting sama halnya dengan bagian gudang. Pemegang jabatanya biasanya setara dengan supervisor, mengingat tanggung jawabnya terhadap perusahaan cukup besar dan penting. Seksi ini disebut receiving (penerimaan barang). Tugas dan tanggung jawab utamanya adalah menerima barang-barang komoditas untuk operasional perusahaan yang masuk melalui bagian penerimaan sesuai dengan pesanan, meliputi harga, kualitas dan kuantitas. Barang-barang yang secara resmi diterima oleh penerimaan barang kemudian dilaporkan dalam laporan penerimaan (receiciving report) (Damiri 2005). Untuk penerimaan barang-barang komoditas yang kriterianya kurang diketahui dan untuk tidak terjadi kesalahan, maka petugas dapat meminta bantuan kepada bagian pemesan yang diberi wewenang serta tanggung jawab untuk kedatangan barang-barang tersebut. Ada 4 hal utama di bawah ini yang harus diketahui oleh seorang Bagian Penerimaan Barang yaitu kuantitas barang yang diterima harus sama dengan yang tertera pada daftar slip penyerahan (faktur,

7

invoice) serta sama dengan yang tercantum dengan order pembelian, kualitas barang yang diterima haruslah sesuai dengan yang ada dalam spesifikasi pembelian yang standar, harga dalam slip penyerahan (fakur, invoice) haruslah sama dengan yang tercantum dalam order pembelian (request) yang ditetapkan oleh Departemen Pembelian, pemasok dalam faktur penyerahan haruslah sama dengan yang tercantum dalam order yang diterima dari Departemen Pembelian. Sebelum petugas penerimaan memulai tugasnya, maka manajemen haruslah terlebih dahulu menyiapkan sarana dan prasarana kelengkapan tugas penerimaan tersebut, seperti tempat yang baik lokasinya, timbangan dengan ukuran yang cukup dan alat-alat administrasi untuk kelancaran tugasnya. Adapun prosedur penerimaan barang-barang komoditas tersebut antara lain yaitu menerima salinan order (purchase request) dari departemen pembelian sebelum barang datang (dikirim), barang-barang komoditas yang disampaikan oleh pemasok atau dari luar haruslah disertai faktur (invoice) dan dihitung ulang oleh bagian penerimaan sesuai dengan satuannya, ditimbang ulang untuk menetapkan jumlah yang benar sesuai dengan permintaan dalam order pembelian (Damiri 2005). 2.5 Penyimpanan/Storage dan Pengeluaran Manajemen pergudangan atau penyimpanan (store) adalah salah satu mata rantai pokok dalam keseluruhan gerak perusahaan, karena juga mencangkup perencanaan produksi, pemasaran, keuangan dan secara tidak langsung seluruh aspek perusahaan. Suatu gudang haruslah mempunyai design bangunan yang baik, lokasi yang strategis, mempunyai pengamanan yang cukup, ruangan penyimpanan yang cukup dan rak-rak penyimpanan. Setiap gudang dipimpin oleh seorang Kepala Gudang (Store Keeper) yang klasifikasi jabatanya adalah Supervisor mengingat tanggung jawabnya yang besar dan penting (Damiri 2005). Tujuan dari penyimpanan barang-barang ini adalah agar persediaan barang-barang kebutuhan operasional perusahaan dapat tersedia dengan cukup dengan resiko kerusakan atau kehilangan yang paling kecil, sehingga potensi operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar karena tersedianya barangbarang kebutuhan dengan cukup dan bermutu. Pengeluaran barang adalah kegiatan pengeluaran barang-barang dalam gudang penyimpanan yang dipakai

8

langsung untuk oprasional perusahaan dalam menjalankan usaha produksinya. (Damiri 2005). 2.6 Bahan Makanan Kering 2.6.1 Definisi Bahan Makanan Kering Bahan makanan kering (Barang Groceries) yaitu bahan kelontong seperti beras, gula, minyak, bumbu kering, kopi, sphagetti dan tidak harus disimpan dengan suhu dingin, cukup dengan hawa (suhu) sejuk. Berdasarkan tingkat kesiapannya untuk diolah, bahan dikategorikan menjadi tiga tingkatan, yaitu bahan mentah yang masih harus disiangi dan diolah, barang setengah jadi dan siap masak, barang jadi yang tinggal disajikan (Bartono 2005) 2.6.2 Jenis-Jenis Bahan Makanan Kering Jenis bahan makanan kering diantaranya adalah tepung-tepungan, mie, beras, bumbu kering, aneka pasta dan beberapa penyedap rasa. Adapun jenis bahan makanan kering dapat dilihat pada Tabel 1.Tabel 1. Jenis Bahan Makanan KeringNo 1 2 3 4 5 6 7 8 Golongan Serealia, umbi-umbian dan hasil olahanya Kacang-kacangan, bijibijian dan hasil olahanya Daging & hasil olahanya Ikan, kerang, udang dan hasil olahanya Buah-buahan Susu dan hasil olahanya Lemak & hasil olahanya Serba-serbi Nama Bahan Beras, bihun, biskuit, jagung giling, macaroni, maizena, mie kering, tepung beras, tepung terigu, tepung sagu. Kacang arab, kacang bogor, kacang merah, kacang kedelai, kacang tanah, keju kacang tanah, kemiri, ketumbar, kluwak, pala, tepung hunkwe, tepung kedelai. Corned beef, daging asap, kerupuk kulit, sosis, telur. Ikan asin, ikan teri, udang kering, ebi. Chery kaleng, sukade, leci kaleng dan rambutan kaleng Keju, tepung susu Minyak goreng, salad oil, minyak kelapa, margarine Agar-agar bubuk, coklat bubuk, cuka, kecap, merica, pala halus, daun salam, gula kelapa, gula aren, jahe, aneka kecap dan aneka saus, teh bubuk, terasi.

Sumber : Daftar Komposisi Bahan Makanan

Bahan makanan kering yang dipakai untuk produksi makanan adalah yang memiliki kriteria tertentu, seperti berkualitas baik dan segar, higienis dan bersih, harga dan timbangan yang jelas, cara penyimpanan yang tepat, jumlahnya dalam persediaan, selalu ada dan stok tidak pernah kosong dan mudah dibedakan dengan barang lain (Bartono 2005). 2.6.3 Penyimpanan Bahan Makanan Kering Penyimpanan bahan makanan dengan prosedur yang benar akan membuat bahan lebih awet dan dapat bertahan dari kerusakan. Sebaliknya, penyimpanan

9

bahan makanan dengan cara yang salah akan dapat membuat bahan cepat rusak dan busuk. Yang dimaksud dengan penyimpanan yang benar antara lain, jenis dan alat penyimpanan yang tepat, suhu yang seharusnya diterapkan, cara menyusun dan menempatkan barang, alat atau wadah barang, kebersihan alat penyimpanan, penutupan atau pembungkusan bahan dan penataan barang yang akan disimpan (Bartono 2005). Penyimpanan bahan makanan kering dapat dilakukan dengan beberapa cara penyimpanan, yaitu suhu yang cukup sejuk, udara kering dengan ventilasi yang baik, ruangan bersih, kering, lantai dan dinding tidak lembab, rak-rak berjarak minimal 15 cm dari dinding lantai dan 60cm dari langit-langit, rak mudah dibersihkan dan dipindahkan, penempanan dan pengambilan barang diatur dengan sistem FIFO (firs in first out) artinya makanan yang masuk terlebih dahulu harus dikeluarkan lebih dulu (Bartono 2005). 2.7 Tepung Terigu Tepung merupakan salah satu dari dua bahan pembentuk susunan yang dipergunakan dalam produk-produk bakery. Tepung yang dipergunakan adalah tepung terigu dengan kuantitas yang bervariasi. Tepung yang dipergunakan untuk bread (roti) merupakan bahan yang sangat penting, disamping bahan baku lain, karena perananya sebagai pembentuk gluten, apabila tepung tersebut dicampur dengan zat cair atau air sewaktu adonan diaduk (Suhardjito 2006). Gluten memiliki peranan penting dalam roti, karena akan membentuk susunan atau kerangka dari roti yang akan dibuat. Tepung terigu yang dipergunakan di pabrik roti pada umumnya diperoleh dari gandum yang telah digiling. Gandum digolongkan berdasar kekerasan dan warna butirannya, sementara kualitas gandum ditentukan oleh jenis dan daerah di mana gandum itu tumbuh atau ditanam, serta iklim pada waktu tumbuhan itu hidup (Suhardjito 2006). Pada umumnya gandum dapat dikelompokkan menjadi dua golongan, yaitu gandum keras (hard wheat flour) dan gandum lunak (soft wheat flour). Gandum yang termasuk gandum keras adalah hard spring (gandum musim panas) dan hard winter (gandum musim dingin). Gandum tipe ini sangat cocok untuk digunakan sebagai bahan pembuat roti. Disamping itu ada yang disebut juga

10

gandum durum, yang dikelompokan menjadi dua bagian yaitu, Amber durum yang pada umumnya digunakan untuk bahan pembuat makaroni, spaghetti, mie, gandum ini berwarna kuning dan Red durum yang berwarna merah yang biasanya digunakan untuk pakan ternak (Suhardjito 2006). Gandum keras jenis hard winter dan hard spring memiliki sifat mudah digiling, menghasilkan tepung dengan kualitas yang baik, dan mengandung protein yang tinggi. Apabila jenis gandum ini digunakan untuk membuat roti maka akan mempunyai sifat adonan yang kuat, adonan kenyal dan memiliki daya kembang yang baik. Contoh gadum dan tepung dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1. Gandum dan tepung

2.7.1 Jenis dan Kandungan Protein Tepung Terdapat beberapa jenis tepung yang dipergunakan untuk membuat produk bakery pada saat ini, diantaranya adalah wholemeals dan whitemeals, strong flour, medium flour, soft flour, special cake flour dan high protein flour. Wholemeals diperoleh dari 90-100% gandum. Strong flour diperoleh dari gandum yang kaya akan protein dan berkualitas baik. Gandum untuk tepung ini tumbuh di daereah yang tanahnya banyak mengandung nitrogen, banyak curah hujan dan cukup sinar matahari pada saat tumbuhan gandum itu masak dan dipanen, daerah tersebut seperti Kanada, USA, Uni Soviet dan sebagian negara Eropa. Tepung yang berasal dari gandum jenis ini sesuai untuk bahan pembuat roti (Suhardjito 2006). Medium flour merupakan tepung yang diperoleh dari hasil penggilingan gandum yang berasal dari Argentina dan Australia. Untuk mendapatkan Medium strong flour dapat dengan cara mencampur strong flour dengan soft flour. Soft flour didapatkan dari hasil penggilingan gandum yang berasal dari daerah Eropa, gandum ini mengandung sedikit gluten sehingga sangat cocok digunakan untuk membuat biskuit (Suhardjito 2006).

11

Special cake flour dikenal juga dengan nama high ratio flour karena sangat sesuai untuk membuat cake dengan presentase gula, telur, dan susu yang sangat tinggi. Cake yang dibuat dari jenis tepung ini tidak lekas membusuk. Tepung untuk cake ini dihasilkan dari gandum yang bermutu tinggi dan mempunyai daya serap yang tinggi terhadap zat cair (Suhardjito 2006). High protein flour didapatkan dengan teknik penggilingan baru dimana kandungan kualitas maupun kuantitas protein tepung dapat dikontrol. Penyimpanan tepung ini harus benar-benar bagus. Ventilasi harus baik dan terlindung dari kutu. Suhu ruangan berkisar antara 20C-24C dan kelembaban udara 60%. Ruangan harus mudah dibersihkan dan tembok harus dicat untuk mencegah tumbuhnya jamur (Suhardjito 2006). Gambar tepung berdasar jenisnya dapat dilihat pada Gambar 2.

Keterangan : 1. 2. 3. Protein rendah Protein sedang Protein tinggi

Gambar 2. Jenis tepung

2.7.2 Ciri-Ciri Tepung Untuk menghasilkan produk yang bermutu tinggi dibutuhkan tepung yang bermutu tinggi. Tepung ini dapat dikenali dengan melihat warna, kekuatan, kemudahan dalam menyesuaikan diri, daya serap dan keseragaman. Tepung yang baik memiliki warna sedikit agak krem. Apabila tidak krem maka remah roti yang dihasilkan akan berwarna putih. Proses bleaching selama penggilingan gandum digunakan untuk mengontrol tingkat warna tepung yang dihasilkan. Dalam hal pembuatan roti warna dapat dikontrol dengan mengubah formula atau resepnya, mengolah adonan dengan mesin, dan dengan menambahkan bahan yang dapat mempengaruhi warna tepung (Suhardjito 2006). Masyarakat sering menyebut adanya tepung kuat (strong flour) dan tepung lemah (soft flour). Istilah ini didasarkan atas kemampuan tepung menghasilkan roti yang padat besar, yang mengembang dengan baik. Untuk mendapatkan roti yang bermutu, tepung kuat memerlukan masa peragian yang lebih lama dari

12

tepung lemah. Tepung harus mampu menahan proses peragian dan menghasilkan roti yang memuaskan di atas waktu yang pada umumnya diperlukan untuk mencapai tingkat kematangan yang tepat (Suhardjito 2006). High absorption (daya serap tinggi) pada tepung berkaitan dengan kemampuan tepung untuk menyerap dan menahan sejumlah air sampai batas maksimal tanpa pencampuran (mixing) tambahan guna mengembangkan adonan. Bila adonan tidak mendapat cukup waktu, karena terbatasnya kapasitas pencampuran oleh sebab-sebab lain, maka volume roti yang dihasilkan akan berkurang, remahnya kering, rasa dan daya simpannya berkurang (Suhardjito 2006). 2.7.3 Penyimpanan Tepung Penyimpanan tepung yang baik merupakan cara hemat untuk mengatasi masa-masa sulit, menjaga agar warnanya terus berkembang sampai matang. Dengan tepung yang cukup umur maka pengusaha akan memperoleh absorpsi yang lebih baik dan mixing yang lebih seragam. Penyimpanan tepung yang tepat merupakan masalah pokok bagi para pengusaha roti (Sughardjito, 2006). Tepung yang disimpan dapat bertahan lama apabila dilakukan penyimpanan dengan baik, ada beberapa cara yang perlu diperhatikan, yaitu karung tepung yang ditumpuk di atas lantai harus dialasi papan atau penyangga, gudang harus mempunyai ventilasi yang baik yang memungkinkan pertukaran udara segar di sekitar timbunan tepung, tepung harus terhindar dari sinar matahari langsung, udara tidak bolah terlalu kering dan terlalu lembab, dan suhu yang baik berkisar antara 19C-24C, tepung harus disimpan terpisah dari bahan-bahan yang mengeluarkan bau, seperti bensin, minyak tanah, rempah-rempah, bawang, dan berbagai bumbu yang berbau tajam, karena tepung mudah menyerap baubauan tersebut, sewaktu hendak menyimpan tepung, yakinlah bahwa tepung sudah terbebas dari serangga (Suhardjito 2006). Bila persyaratan tersebut diatas terpenuhi, tepung yang telah mengalami pemutihan akan dapat disimpan dalam gudang selama 5 bulan. Sedangkan tepung yang tidak melalui pemutihan akan dapat bertahan lebih lama, yakni sampai 8 bulan (Suhardjito 2006).

13

III. KERANGKA PIKIRPengadaan tepung-tepungan dimulai dari pemesanan, pembelian,

penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran. Adapun kegiatan yang diamati adalah pengadaan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra. Pengadaan berawal dari perencanaan akan kebutuhan tepung yang akan digunakan di Hotel Kartika Chandra. Perencanaan terbagi atas dua jenis bahan, yaitu bahan makanan basah dan bahan makanan kering. Bahan makanan kering yang diamati adalah tepung-tepungan. Contoh beberapa bahan makanan kering yang dipesan dan direncanakan di Hotel Kartika Chandra antara lain beras, gula pasir, bumbu penyedap, bumbu botol seperti aneka kecap, aneka saus dan aneka pewarna, sayuran kaleng seperti jamur kaleng, asparagus, jagung kaleng, olive, serta beberapa olahan daging yang dikalengkan seperti daging corned beef, sardens dan tuna meat. Tepung-tepungan yang telah direncanakan kemudian dipesan dan dibeli. Pembelian di Hotel Kartika Chandra dilakukan dengan sistem tender. Pembelian dan pemesanan tepung-tepungan dilakukan oleh tiga CV, yaitu CV Eka Laut, CV Aulia dan CV Cahaya Abadi. Setelah dilakukan pemesanan dan pembelian kemudian tepung dikirim ke Hotel Kartika Chandra. Proses penerimaan tepung terpusat di area penerimaan. Fasilitas fisik dan penerimaan tepung yang sesuai dapat menunjang proses penerimaan sebelum dilakukan penyimpanan. Setelah barang diterima petugas penerimaan akan mencatat dalam receiving report. Penyimpanan tepung-tepungan dilakukan di gudang penyimpanan bahan kering dan dicatat dalam stockcard. Gudang kering di Hotel Kartika Chandra terdiri dari gudang kering utama atau disebut dengan groceries storeroom dan storeroom main kitchen. Fasilitas dan peralatan yang diamati terdapat pada gudang-gudang penyimpanan bahan kering khususnya tepung. Pengeluaran tepung-tepungan memerlukan proses lanjut setelah penyimpanan. Setiap bahan yang keluar harus dilakukan pencatatan kedalam kartu persediaan. Konsep pemikiran dapat dilihat pada Gambar 3.

14

PERENCANAAN

BAHAN MAKANAN KERING

BAHAN MAKANAN BASAH

Beras

Pasta (macaroni)

Tepung-tepungan

PEMESANAN DAN PEMBELIAN PENERIMAAN PENYIMPANAN Pencatatan

Groceries Storerooom

Main Kitchens Storerooom

PENGELUARAN

Keterangan : \ \ diamati tidak diamati

Gambar 3. Kerangka pikir pengadaan dan penyimpanan tepung-tepungan.

15

IV. METODA PENGAMATAN4.1 Waktu dan Tempat Proses pengambilan data dilakukan di Hotel Kartika Chandra Jakarta dari tanggal 7 Oktober 2009 hingga 7 Januari 2010 yang berlokasi di Jl. Jend. Gatot Soebroto Kav 18-20, Jakarta Selatan. 4.2 Jenis dan Cara Pangambilan Data Data yang diperoleh dibedakan menjadi data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh melalui pengamatan atau observasi dan wawancara. Sedangkan data sekunder adalah data yang didapat dari pencatatan arsip-arsip. Pengambilan data dilakukan dengan cara pengamatan dan wawancara dengan bagian groceries, receiving dan purchasing. Jenis data dan teknik pengambilan data yang dambil dapat dilihat pada Tabel 1.Tabel 2. Jenis dan Cara Pengambilan Data Data Jenis Data Teknik Pengambilan Data Keadaan Umum Arsip atau data yang terdapat di Hotel mengenai Hotel gambaran umum Hotel dan Kitchen Sekunder menganalisa data perencanaan, merencanakan Perencanaan penggunaan bahan makanan dan lembar pemesanan Bahan ke groceries. Wawancara dengan petugas purchasing, pengamatan Primer langsung, mencatat dan menganalisa bahan makanan yang akan dipesan dan dibeli. Pemesanan dan pembelian Pencatatan arsip purchasing, formulir purchase order Sekunder dan menganalisa pemesanan, pembelian dan proses tender Wawancara dengan petugas penerimaan, pengamatan Primer langsung dengan tim penerimaan di lapangan, menimbang, Penerimaan Bahan pencatatan dan menganalisa bahan datang, serta sekunder mencatat spesifikasi barang, formulir purchase order dan formulir receiving report Wawancara petugas penyimpanan bahan makanan Primer serta pengamatan langsung dengan petugas gudang, Penyimpanan menyimpan bahan makanan yang masuk, bahan Sekunder Pencatatan formulir stockcard, dan receiving report Wawancara groceries storekeeper, menghitung Primer parstock persediaan barang, serta cara pengisian Pengeluaran groceries storeroom requisition Bahan Sekunder Pencatatan formulir groceries storeroom requisition

16

4.3 Pengolahan dan Analisa Data Pengolahan data diakukan dengan cara deskriptif sesuai dengan data-data yang didapatkan di Hotel Kartika Chandra di Jakarta, membandingkan dan mengkolerasikan dengan studi pustaka yang ada. 4.4 Batasa Ilmiah Accounting adalah bagian atau department yang bertugas mengukur, menjabarkan, atau memberian kepastian mengenai informasi keuangan yang akan membantu manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat keputusan lain untuk membuat alokasi sumber daya keuangan di dalam perusahaan, organisasi, dan lembaga pemerintah (Bartono 2005) Beverage storeroom adalah ruangan penyimpanan khusus yang digunakan untuk berbagai jenis minuman (Bartono 2005). Bulletin fungquition adalah banyaknya acara yang akan dilakukan atau diselenggarakan setiap bulan di hotel. Department head adalah kepala atau pemimpin yang bertanggung jawab pada departement yang dipimpinnya. FIFO (first in first out) adalah system penyimpanan dimana barang yang lebih dahulu disimpan digunakan terlebih dahulu (Bartono 2005). General storeroom adalah ruangan penyimpanan khusus alat-alat keperluan hotel, seperti alat tulis kantor, peralatan kamar hotel, dan alat-alat kebersihan. Groceries storeroom adalah ruang penyimpanan bahan makanan kering (Bartono 2005). Invoice adalah bukti penerimaan atau faktur pembelian yang digunakan supplier untuk mengirim barang. Maximum stock adalah jumlah stok maksimum yang dapat disimpan gudang penyimpanan. Occupancy rate adalah tingkat hunian yang ditentukan dari jumlah kamar yang terjual setiap hari di hotel (Bartono 2005). Perishable storeroom adalah ruang penyimpanan bahan makanan basah (Bartono 2005).

17

Purchasing adalah bagian pengadaan yang berkerjasama dengan vendor untuk membeli bahan makanan sesuai dengan kriteria dapur atau spesifikasi (Bartono 2005). Receiving section adalah pihak yang menerima barang dari vendor dan menentukan barang diterima atau tidak (Bartono 2005). Requisition adalah lembar yang dibuat dapur untuk mengambil barang dari gudang, yang juga menyebutkan jenis barang, kuantitas dan ditandatangani oleh user atau chef. (Bartono 2005). Standard purchase specification adalah spesifikasi yang dibuat oleh purchasing terhadap bahan-bahan yang diperlukan oleh dapur, bar, dan restoran (Bartono 2005). Store keeper adalah petugas gudang penyimpanan yang bertugas mencatat, mengklasifikasikan, mengelompokkan, mengidentifikasikan, memeriksa, dan melayani permintaan barang oleh dapur (Bartono 2005). Supplier adalah orang atau pedagang grosir dipasar yang berhubungan dengan vendor (Bartono 2005). User adalah istilah untuk bagian dapur yang akan memakai barang untuk diolah menjadi makanan, dan merupakan pihak yang menentukan standar pembelian secara kualitas dan kuantitas (Bartono 2005). Vendor adalah pihak yang menjadi media antara pedagang grosir dipasar dengan pihak purchasing di hotel (Bartono 2005).

18

V. HASIL DAN PEMBAHASAN5.1 Keadaan Umum Hotel Yayasan Kartika Jaya mendirikan PT. Hotel dan Theater Kartika Chandra berdasarkan akte notaris nomor 7 pada notaris Raden Moeljatmo di Surakarta per tanggal 31 Desember 1969, dan tercatat pada lembaran berita Negara Republik Indonesia nomor 22/1970. PT. Hotel dan Theater Kartika Chandra didirikan untuk mengelola gedung pertemuan milik Yayasan Kartika Jaya secara komersial dan sehat serta merencanakan pengembangannya menjadi sebuah hotel dengan theater. Hotel Kartika Chandra ditetapkan sebagai hotel berbintang empat oleh Dirjen Pariwisata Pemerintahan Republik Indonesia pada bulan April 1974, tetapi karena renovasi gedung belum selesai sehingga ditunda sementara kemudian ditetapkan kembali pada bulan Februari 1989 dan terakhir pada bulan September 1996. Motto Hotel Kartika Chandra "The Friendly Hotel That Cares", yang artinya hotel yang peduli dan memberi perhatian penuh terhadap segala kebutuhan, keperluan tamu akan pelayanan, produk dan sarana yang berstandar internasional. Pelayanan yang cepat, tepat, ramah dan sopan dengan menggunakan produk yang bermutu dan disajikan dengan kesungguhan serta keahlian para karyawannya. 5.1.1 Lokasi Hotel Kartika Chandra merupakan hotel berbintang empat yang terletak di Jalan Gatot Subroto Kav. 18-20, Jakarta Selatan 12060 Indonesia. Lokasi Hotel Kartika Chandra sangat strategis, tereletak di pusat bisnis dan niaga semanggi dan akeses jalan tol semanggi. Denah Lokasi Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 4. Denah Lokasi Hotel Kartika Chandra

19

5.1.2 Struktur Organisasi Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Jabatan tertinggi di Hotel Kartika Chandra dipimpin oleh seorang General Manager dan wakilnya Executive Asistant Manager yang membawahi beberapa Executive pada masing-masing departemen. Hotel Kartika Chandra memiliki beberapa departemen yaitu Human Resources Development Department (HRD), Front Office Department (FO), Security Department (Sec), Loundry Department, Housekeeping Department (HK), Accounting Department (Ac), Purchasing Department (Pc) dan Food and Beverage Department (F&B). Food and Beverage Departement membawahi Executive Chef yang bertanggung jawab atas dapur. Executive Chef membawahi Sous Chef yang bertugas membantu dan menggantikan tugas Executive Chef apabila tidak hadir. F & B Departement dalam pengadaan barang berhubungan dengan Bagian Accounting. Bagian Accounting atau Accounting Manager membawahi Chief Store (purchase dept) dan Cost Control. Chief Store membawahi dua supervisor yaitu General Store dan F & B Store. Cost Control membawahi F & B Cost dan Receiving. Struktur organisasi bagian pengadaan barang di Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada Gambar 5.General Manager Exec Asst Manager F&B Departement Executive chef & Sous Chef Accounting Dept Cost controll F&B Cost Receiving Gambar 5. Sturktur organisasi pengadaan barang Purchasing Dept Chief Store

Pengadaan barang dilakukan melalui perencanaan yang dibuat oleh Chief Store (purchasing). Setelah barang dipesan dan dibeli dilakukan penerimaan barang oleh bagian Receiving, Cost Control dan F&B Cost. Receiving adalah orang yang bertugas untuk menerima dan memeriksa barang yang dipesan. Cost Control adalah bagian pengendalian biaya yang akan melakukan pengecekan

20

harga bahan yang akan dibeli. F&B Cost adalah bagian yang bertugas dalam pengendalian biaya untuk F&B Departement. Chief Store & Purchasing Departement bertugas menandatangani seluruh kegiatan penyimpanan, persediaan dan perencanaan bahan yang akan dibeli ke pihak Vendor. Pada Accounting manager, Purchasing departement dan F&B Departement dilakukan pembagian kerja (shift), yaitu bekerja mulai pukul 08.0015.00 WIB setiap hari kerja (senin-jumat). Untuk bagian Receiving bekerja setiap hari senin sampai dengan sabtu dengan jumlah tenaga 1 orang. Jenis dan jumlah tenaga kerja pengadaan dapat dilihat pada Tabel 3.Tabel 3. Jenis dan Jumlah Tenaga Kerja Pengadaan No 1. 2. 3. 4. Bagian Perencanaan, Pemesanan dan Pembelian Penerimaan Penyimpanan Pengeluaran Bahan TOTAL Jabatan Cost Control F&B Cost Receiving Chief Store General Store F&B Store (User) Vendor Storekeeper Jumlah (orang) 1 1 1 1 1 1 1 1 8

Sumber : Hotel Kartika Chandra 2010

5.2 Jenis-Jenis Tepung Jenis tepung-tepungan yang diterima dan disimpan di Hotel Kartika Chandra antara lain adalah tepung terigu cakra, terigu segitiga biru, tepung hunkwe, tepung panir, tepung beras, tepung sagu, tepung maizena dan tepung ketan. Tepung-tepungan dipesan melalui tiga rekanan tender, yaitu CV Eka Laut, CV Aulia dan CV Cahaya Abadi. Jenis tepung-tepungan dan hidangannya dapat dilihat pada Tabel 4.Tabel 4. Jenis Tepung dan Hidangan No Jenis Tepung Hidangan 1 Tepung terigu Aneka produk pastry seperti roti tawar, danish, donat, (tepung cakra dan tepung roll bread, cake, tarcis segitiga) Ayam goreng kc, telur dadar rawis, gurame goreng 2 Tepung maizena Corn soup, chicken soup, cream soup 3 Tepung panir Udang goreng, chicken wings 4 Tepung sagu dan ketan Campuran blond rough untuk saus demiglace 5 Tepung beras Hidangan kue kecil, seperti kue kuSumber : Groceries Hotel Kartika Chandra 2010

21

5.3 Perencanaan Tepung-Tepungan Perencanaan tepung-tepungan merupakan tahap awal dalam pengadaan tepung-tepungan, yang kemudian akan dilakukan proses pemesanan dan pembelian kepada pihak vendor. Perencanaan tepung-tepungan sangat penting untuk kegiatan produksi restoran di hotel, khususnya dalam produksi hidangan pastry. 5.3.1 Waktu dan Tenaga Hotel Kartika Chandra membuat perencanaan tepung-tepungan berdasarkan kebutuhan dari hotel dan menu makanan di hotel ini. Perencanaan kebutuhan bahan makanan dilakukan oleh bagian office kitchen dan groceries storekeeper. Perencanaan tepung-tepungan dilakukan satu bulan sekali disesuaikan dengan kebutuhan dan persediaan yang ada di ruang penyimpanan. Tugas seorang groceries storekeeper adalah merencanakan kebutuhan bahan makanan kering termasuk tepung-tepungan yang dilakukan secara berkala yaitu setiap minggu. Perencanaan pada setiap minggunya kemudian diakumulasi untuk pemesanan setiap bulannya kepada vendor. Perencanaan dilakukan setiap minggu dengan melihat buletin fungquition yang akan diselenggarakan di hotel setiap minggunya. Bagian office kitcen (executive chef & sous chef) bertugas mengawasi persediaan, merencanakan dan menyetujui perencanaan yang dibuat oleh groceries storekeeper. 5.3.2 Proses Perencanaan Pada awal perencanaan kebutuhan tepung-tepungan, Hotel Kartika Chandra membuat perencanaan berdasarkan kebutuhan dari hotel dan menu makanan yang akan dijual di hotel ini. Perencanaan kebutuhan bahan makanan ini dilakukan oleh bagian office kitchen(executive chef & sous chef) berdasarkan buletin fungquition, rata-rata jumlah tamu yang menginap (occupancy) dan siklus menu yang ada. Pihak office kithcen (executive chef & sous chef) kemudian menyerahkan perencanaan kepada bagian groceries (gudang kering). Pihak gudang selanjutnya menyerahkan perencanaan tersebut ke bagian pembelian (purchasing). Perencanaan kebutuhan tepung-tepungan dilakukan secara berkala yaitu

22

mingguan dengan cara menjumlah kebutuhan dan persediaan yang ada di ruang penyimpanan. Batas persediaan atau parstock di ruang penyimpanan tepung Hotel Kartika Candra berbeda-beda untuk setiap jenis tepung. Persediaan dibuat setiap hari dengan menjumlah barang sisa yang masih tersimpan di gudang. Jumlah parstock tidak boleh kurang dari batas maupun habis. Data persediaan atau parstock dapat dilihat pada kartu stock setiap jenis dan satuan tepung-tepungan. Setelah mendekati atau mencapai batas persediaan (parstock) maka bagian groceries akan merencanakan dan membuat pemesanan pembelian ke bagian purchasing. Rata-rata pemakaian untuk setiap jenis tepung berbeda-beda. Batas persediaan dan rata-rata pemakaian tepung-tepungan dapat dilihat pada Tabel 5.Tabel 5. Batas Persediaan (parstock) dan Rata-rata Pemakaian Tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra No Jenis Tepung Satuan Parstock Rata-Rata Pemakaian 1 Cakra Kembar Karung (25 kg) 3 karung (75 kg) 1 karung (25 kg)/hari 2 Segitiga Biru Karung (25 kg) 3 karung (75 kg) 1 karung (25 kg)/hari 3 Tepung Sagu pax (1 kg) 15 pax/kg 5 pax/hari 4 Tepung Beras pax (1 kg) 15 pax/kg 5 pax/hari 5 Tepung Ketan pax (1 kg) 15 pax/kg 5 pax/hari 6 Tepung Hunkwe pax (1 kg) 15 pax/kg 5 pax/hari 7 Tepung Maizena pax (250 g) 15 pax/250 gram 3 pax/hariSumber : Groceries Storeroom Hotel Kartika Chandra 2010

Bagian Groceries membuat perencanaan berdasarkan stok atau persediaan bahan makanan kering yang masih tersimpan di Storeroom dengan menggunakan parstock. Parstock merupakan batas bahan tersimpan digudang, dengan melihat batas persediaan di gudang pihak storeroom akan dapat diketahui barang yang akan direncanakan untuk dilakukan proses pembelian. Apabila bahan makanan kering yang sudah di keluarkan tersisa sedikit di gudang, maka bahan makanan kering akan direncanakan jenis dan jumlahnya dan hasil perencanaan perbulan diserahkan ke bagian Purchasing dengan menggunakan Formulir Purchase Requisition (PR). Purchase Requisition (PR) dapat dilihat pada Lampiran 1. Setelah diberikan ke bagian purchasing, maka akan dilakukan pemesanan dan pembelian kepada vendor. Pembelian mengunakan purchase order ke vendor.Berikut alur perencanaan tepung-tepungan dapat dilihat pada Gambar 6.

23

Office Kitchen(chief) Groceries Storekeeper Check persediaan

Berdasarkan: Event/Function Occupancy Rate Menu

Ada Disalurkan Stok sedikit

Tidak ada (stok habis)/ (mencapai parstock)

Purchasing

Gambar 6. Alur perencanaan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra.

5.4 Pemesanan dan Pembelian Tepung-Tepungan 5.4.1 Waktu dan Tenaga Pemesanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra dilakukan 1 bulan sekali dengan memperhatikan persediaan di groceries storeroom. Pemesanan dilakukan oleh bagian groceries dan office kitchen(executive chef & sous chef) yang bertugas memeriksa persediaan gudang ke bagian purchasing. Kemudian petugas bagian purchasing bertugas memilih rekanan tender yang sesuai dengan harga, spesifikasi dan kontrak. Bahan makanan tepung-tepungan dibeli secara berkala yaitu satu bulan sekali tergantung jumlah ketersediaan. Waktu pemesanan kepada suplier biasanya dilakukan pada siang hari setelah bagian storekeeper merekap semua jumlah kebutuhan bahan dan menghitung bahan yang tersedia di gudang penyimpanan. 5.4.2 Proses Pemesanan dan Pembelian Tepung-Tepungan Pada dasarnya permintaan pemesanan tepung-tepungan dilakukan bersamaan dengan bahan makanan kering melalui storeroom, dengan mengajukan requisition. Setelah membuat dan mengajukan requisition ke bagian Chief Store, kemudian Chief Store akan membuat purchase requisition dan mengajukan ke bagian purchasing untuk memproses pembelian barangnya. Formulir purchase requisition dapat dilihat pada Lampiran 1. Pihak purchasing akan mengeluarkan purchase order (PO) setelah purchase requisition diberikan ke bagian purchasing, kemudian PO diberikan

24

kepada vendor atau supllier. Berdasarkan PO tersebut, supllier akan mengirimkan barangnya ke hotel melalui receiving section atau cost controll dengan melampirkan invoice (faktur barang). Formulir purchase order dapat dilihat pada Lampiran 2. Purchasing atau bagian pengadaan, bekerja sama dengan atau menunjuk vendor untuk membeli bahan sesuai dengan spesifikasi tepung-tepungan dari pihak dapur melalui tender. Untuk pengadaan ini, vendor menawarkan barangbarang dengan harganya dan dilakukan transaksi pembelian. Bahan akan dikirim ke hotel secara periodik sesuai dengan kesepakatan. Vendor merupakan pihak yang menjadi media antara pedagang grosir di pasar dengan pihak purchasing di hotel. Vendor ini lebih dari satu dan dibagi-bagi untuk tiap jenis bahan. Jadi, ada vendor khusus untuk sayur, daging, susu, telur, beras dan sebagainya. vendor dipilih berdasarkan kriteria yang dibuat hotel dan diseleksi melalui tender. Pembelian tepung-tepungan dilakukan oleh tiga vendor, yaitu CV Eka Laut, CV Aulia dan CV Cahaya Abadi. Berikut daftar vendor atau rekanan yang mengirim tepung-tepungan dapat dilihat pada Tabel 6.Tabel 6. Daftar Nama Rekanan Pengadaan Tepung-Tepungan No Nama Rekanan Jenis Tepung 1 CV. Eka Laut Tapung Segitiga Biru Tepung Hunkwe, Tepung Ketan, 2 CV. Aulia Tepung Beras, Tepung Sagu, Tepung Maizena (tapioca), 3 CV. Cahaya Abadi Tepung Cakra KembarSumber : Groceries Storeroom Hotel Kartika Chandra 2010

Satuan Karung Pax Pax Pax Pax Pax Karung

Ukuran 25 Kg 1 Kg 1 Kg 1 Kg 1 Kg 250 gram 25 Kg

User adalah istilah untuk bagian dapur yang akan memakai barang untuk diolah menjadi makanan dan merupakan pihak yang menentukan standar pembelian secara kuantitas dan kualitas. Dapur berhak mengambil barang sesuai kebutuhanya setiap hari dan mempertanggungjawabkan semua pengambilan tersebut kepada bagian cost controll. menggunakan storeroom Pemesanan bahan makanan di kitchen Requisition adalah formulir untuk requisition.

permintaan/pengambilan barang dari storeroom yang harus di tandatangani oleh Departement Head atau Kepala Departement dan petugas yang diberi wewenang untuk itu. Alur pemesanan dan pembelian bahan makanan di Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada Gambar 7.

25

Chief/userMembuat Groceries Requisition

Store roomMembuat Purchasing Requisition

PurchasingMembuat Purchasing Order

Vendor (supplier)Gambar 7. Alur pemesanan dan pembelian di Hotel Kartika Chandra

Barang yang dibutuhkan apabila tidak ada dalam persediaan maka storekeeper akan membuat Purchase Requisition atau formulir permintaan pembelian barang yang kemudian diajukan kepada General Manajer dan Chief Accountant untuk disetujui. Purchase Requisition dibuat bagian Store berdasar data bahan di gudang dan kondisi gudang atau kemampuan gudang secara teknis. Purchase order dibuat oleh purchasing diberikan kepada vendor untuk membeli barang-barang sesuai standard purchase spesification (SPS). Vendor membeli barang dan mengirim ke hotel berdasarkan PO (purchase order) tersebut dan menyerahkannya ke bagian receiving. Lembar purchase order terdiri dari kuantitas barang, jenis barang, harga dan total harga yang ditandatangani oleh purchasing manager, general manager dan accounting office manager. Contoh formulir purchase order dapat dilihat pada Lampiran 2. Acuan untuk pengadaan barang dapat secara sederhana antara lain, jika jumlah barang di gudang sudah mendekati minimum stok/parstock (persediaan minimun) maka purchase roquisition sudah harus disiapkan, Jika volume bisnis meningkat, occupancy tinggi dan banyak event dalam jumlah besar maka stok akan didekatkan pada maximum stock (persediaan maksimal) sehingga hotel tidak ragu-ragu mendatangkan banyak barang. Apabila dalam kondisi demikian stok masih kurang, dapat dilakukan direct purchase oleh purchasing dan user (memorandum), dan jika dalam gudang terdapat stok yang macet atau slow moving items maka store harus punya inisiatif melapor kepada crew atau user agar membuat hidangan baru dengan bahan makanan yang tertimbun tersebut. Sehingga tidak terjadi penumpukan di gudang penyimpanan.

26

5.5 Penerimaan Tepung-Tepungan Receiving adalah pihak yang menerima barang dari Vendor dan menentukan diterima atau tidaknya barang tersebut. Hal ini didasarkan kriteria tertentu sesuai dengan spesifikasi barang yang diterima. Bagian ini hanya berhak menerima, bukan membeli barangnya. Hak Receiving adalah memeriksa kualitas dan kuantitas barang, yang kemudian menyatakan diterima atau ditolak, untuk bahan penting dan mahal seperti daging import biasanya pihak Receiving mengundang Chief untuk ikut melihat barang dan mengambil keputusan. 5.5.1 Waktu dan Tenaga Penerimaan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra dilakukan setelah proses pemesanan dan biasanya suplier akan mengirim bahan makanan kering dan tepung sesuai kontrak, penerimaan dilakukan setiap satu minggu sekali. Proses penerimaan bahan makanan dilakukan oleh bagian penerimaan (receiving) dan bagian cost control. Petugas penerimaan juga menunujuk seorang dari bagian kitchen untuk membantu pengecekan kualitas bahan makanan sesuai dengan spesifikasi mutu bahan makanan tepung-tepungan. Waktu penerimaan bahan makanan kering tergantung dari kesepakatan dengan suplier, biasanya kesepakatan untuk pengiriman tepung-tepungan di lakukan dalam waktu satu minggu pada pukul 08.00-14.00 WIB. Jumlah dan jenis barang yang dipesan petugas dapat diketahui melalui daftar barang diterima (purchase order) yang diberikan vendor kepada pihak receiving. 5.5.2 Proses Penerimaan Tepung-tepungan yang telah diterima dan diperiksa kemudian disalurkan ke bagian store dan kitchen. Bahan makanan kering termasuk tepung-tepungan harus diperiksa terlebih dahulu oleh chief store sebelum disimpan kemudian tepung-tepungan disimpan di groceries storeroom. Sedangkan bahan makanan yang dipesan dan dibeli secara mendadak (dengan memorandum) langsung disalurkan ke kitchen sehingga tidak melalui bagian store. Setelah barang diterima, pihak receiving akan membuat daftar penerimaan barang yang dikelompokan sesuai dengan kelompok requisition atau dapat disebut juga receiving report.

27

Receiving Report adalah lembar yang dikeluarkan bagian receiving, yang berisi jenis-jenis barang yang diterima dengan harganya. Contoh receiving report dapat dilihat pada Lampiran 3. Harus ada kesesuaian antara invoice dan receiving report. Lembar receiving report ini diperlukan bagi vendor dan accounting (bagian pembayaran) sebagai realisasi pembayaran atas barang yang didatangkan dan diterima. Penerimaan tepung-tepungan yang dilakukan dengan cara pembelian langsung dicatat dalam memorandum invoice. Kedua laporan harian ini kemudian diserahkan kepada kepala bagian store dan bagian kitchen untuk ditandatangani sebagai bukti penerimaan bahan makanan. Kemudian laporan tersebut diserahkan kepada chief bookeper (setingkat di bawah accounting manager) yang akan mencatatnya ke dalam laporan bulanan yang dilaporkan kepada accounting manager setiap bulan. Alur penerimaan tepung-tepungan dapat dilihat pada Gambar 8.Receiving Pengecekan Diterima Disimpan di Groceries storeroom Groceries Storeroom 2: Tepung beras,ketan, sagu Groceries Storeroom 3 : Terigu segitiga & cakra Ditolak Dikembalikan dan langsung diganti

Receiving Report Gambar 8. Alur penerimaan tepung-tepungan.

Tepung-tepungan yang diterima adalah tepung-tepung yang sudah melewati tahap pemeriksaan kualitas dan kuantitas bahan sesuai dengan spesifikasi, apabila tidak sesuai spesifikasi maka tepung yang ditolak akan di kembalikan dan harus diganti pada saat itu juga. Spesifikasi tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada Tabel 7.

28

Tabel 7. Jenis Satuan dan Spesifikasi Tepung-Tepungan di Hotel Kartika Chandra No Jenis Tepung Spesifikasi 1 Tepung Hunkwe, Tepung Ketan, Kemasan tidak rusak, tidak ada kotoran fisik Tepung Beras, Tepung Sagu, di kemasan dan tidak expired dengan batas Tepung Maizena (tapioca) expired 1 tahun 2 Tepung Cakra, Karung tidak bocor, tidak tengik, tidak ada Tepung Segitiga Biru kotoran fisik & tidak berkutu, tidak expired dengan batas expired 1 tahun, warna sak tidak hitam dan kotorSumber: Bagian Penyimpanan Hotel Kartika Chandra, 2010

5.5.3 Jenis dan Satuan Tepung-Tepungan Tepung-tepungan yang diterima di Hotel Kartika Chandra memiliki satuan berat yang berbeda sesuai dengan jenisnya. Satuan bahan makanan ini digunakan untuk mempermudah perhitungan jumlah bahan makanan pada saat penyimpanan, penggunaan, dan keperluan. Jenis dan satuan bahan makanan kering di Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada Tabel 8.Tabel 8. Jenis dan Satuan Tepung-Tepungan di Hotel Kartika Chandra No Jenis Satuan Jenis Tepung 1 Pax (per Kg) Tepung Hunkwe, Tepung Ketan, Tepung Beras, Tepung Sagu, Tepung Maizena (tapioca) 2 Karung (per 25 kg) Tepung Cakra, Segitiga BiruSumber: Bagian Penyimpanan Hotel Kartika Chandra, 2010

Tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra pada umumnya merupakan bahan yang siap olah dan siap digunakan. Tepung-tepungan dengan berbagai jenis ukuran, bentuk dan satuan dapat memudahkan dalam proses penggunaan pengolahan dan penyimpanan. 5.5.4 Fasilitas Fisik dan Peralatan Penerimaan Fasilitas fisik dapat berupa bangunan, ruangan dan peralatan yang termasuk di dalamnya. Penerimaan bahan makanan di Hotel Kartika Chandra terpusat di area Receiving. Denah lokasi penerimaan tepung-tepungan dapat dilihat pada Gambar 9.

Gambar 9. Denah Receiving Area di Hotel Kartika Chandra

29

Receiving area merupakan koridor/lorong yang terletak di depan kantor cost control dan general store dengan luas 4 x 3 m2 . Area ini dimanfaatkan untuk memudahkan staf bagian penerimaan bahan makanan dalam melakukan kordinasi dengan staf bagian gudang maupun staf bagian dapur (kitchen) serta memudahkan suplier dalam pengiriman barang pesanan hotel. Hotel Kartika Chandra memiliki fasilitas yang cukup memadai dalam penerimaan bahan makanan. Peralatan di ruang penerimaan bahan makanan terdiri dari tiga kereta dorong (trolley), dua timbangan besar dan satu timbangan ukuran dengan kapasitas 1000 kg serta satu buah meja. Penerimaan tepung-tepungan menggunakan timbangan 100 kilogram dan penyimpanan dibantu dengan satu buah trolley. Koridor ruang penerimaan bahan makanan di Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada Gambar 10.

Gambar 10. Koridor ruang penerimaan bahan makanan di Hotel Kartika Chandra

5.6 Penyimpanan Tepung-Tepungan 5.6.1 Waktu dan Tenaga Penyimpanan Tepung-Tepungan Penyimpanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra dilakukan setelah proses penerimaan. Proses penyimpanan bahan makanan kering dilakukan oleh bagian penerimaan (receiving). Petugas penyimpanan terdiri dari satu orang bagian kitchen untuk membantu pengecekan bahan serta tata letak bahan yang akan disimpan, satu orang bagian cost control dan satu orang petugas penerimaan yang dibantu vendor. Tepung-tepungan datang kemudian diterima dan disimpan sekitar pukul 08.00-14.00 WIB 5.6.2 Proses Penyimpanan Tepung-Tepungan Tepung yang telah diterima oleh bagian receiving akan diserahkan ke bagian store yang selanjutnya disimpan pada tempatnya masing-masing oleh chief

30

store atau groceries storekeeper. Tepung yang telah diterima oleh bagian penerimaan akan langsung disimpan pada dua tempat gudang groceries storeroom yaitu groceries storeroom 2 dan groceries storeroom 3 atau gudang utama. Setiap jenis dan satuan tepung yang masuk di gudang groceries dicatat dalam bincard atau stockcard. Bincard atau stockcard berfungsi untuk mempermudah penyimpanan, pencatatan dan persediaan semua jenis bahan makanan termasuk tepung. Cara penyimpanan tepung di groceries storeroom dilakukan dengan menggunakan wadah box yang diletakan terpisah satu dengan yang lainnya berdasarkan jenis tepung. Alur penyimpanan tepung dapat dilihat pada Gambar 11.Receiving

Penyimpanan pada gudang kering

Groceries Storeroom 3

Groceries Storeroom 2

Tepung cakra Dan segitiga biru (karung)

Tepung Hunkwe, Tepung Ketan, Tepung Beras, Tepung Sagu, Tepung Maizena (tapioca)

Dilakukan pencatatan pada bincard dan buku stok barang Gambar 11. Alur penyimpanan tepung-tepungan

Sistem penyimpanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra adalah dengan sistem FIFO (First In First Out) yaitu tepung yang terlebih dahulu masuk akan dikeluarkan terlebih dahulu. Sistem FIFO (First In First Out) bertujuan untuk mencegah resiko kerusakan, perubahan cita rasa, warna, resiko expired dan penampilan bahan makanan akibat terlalu lama disimpan. 5.6.3 Jenis Tepung dan Satuan Penyimpanan Setelah tepung diterima kemudian disimpan berdasarkan jenis, satuan dan tempat penyimpanannya. Hal ini memudahkan pencatatan, pengeluaran serta

31

persediaan di dalam gudang penyimpanan. Berikut jenis dan satuan penyimpanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada Tabel 9.Tabel 9. Jenis dan Satuan Penyimpanan Tepung No Gudang Penyimpanan Jenis Tepung 1 Groceries Storeroom 2 Tepung Hunkwe, Tepung Ketan, Tepung Beras, Tepung Sagu, Tepung Maizena 2 Groceries Storeroom 3 Tepung Terigu Cakra Terigu Segitiga BiruSumber: Bagian Penyimpanan Hotel Kartika Chandra, 2010

Satuan Kg Kg Kg Kg Pax/250 gram Karung Karung

Penyimpanan tepung di gudang groceries storeroom 2 merupakan tepung yang dalam kemasan dengan rata-rata memiliki berat satuan 1 kilogram seperti tepung hunkwe, tepung ketan, tepung beras, dan tepung sagu. Penyimpanan tepung di gudang groceries storeroom 3 digabungkan dengan beras dan bawang bombay, jenis tepung yang disimpan di gudang 3 adalah tepung terigu cakra dan tepung terigu segitiga biru. 5.6.4 Fasilitas Fisik dan Peralatan Penyimpanan Fasilitas fisik merupakan berbagai sarana yang dapat digunakan untuk menunjang kegiatan maupun proses yang berkelanjutan dalam kelancaran kegiatan oprasional institusi. Penyimpanan tepung di Hotel Kartika Chandra dilakukan di dua gudang penyimpanan, yaitu groceries storeroom 2 dan groceries storeroom 3. 5.6.4.1 Groceries Storeroom 2 Groceries Storeroom 2 adalah ruang penyimpanan bahan makanan kering utama yang digunakan untuk menyimpan bahan makanan kebutuhan sehari-hari termasuk tepung. Ruangan ini memiliki sekat ditengah sehingga terlihat menjadi 2 ruangan. Luas ruangan ini adalah 2.5 m x 4.5 m. Ruangan gudang kering dan tepung dengan ukuran 2.5 x 4.5 m dapat dilihat pada Gambar 12.

Gambar 12. Gudang Groceries utama di Hotel Kartika Chandra

32

Ruangan yang berlantai ubin ini memiliki pencahayaan dan sirkulasi udara yang baik sehingga ketika masuk kedalam ruangan ini tidak terasa pengap ataupun mencium bau. Suhu ruangan ini di atur dengan suhu 20 celcius dengan menggunakan air conditioner (ac). Tepung yang disimpan di ruangan ini diletakkan di dalam box ukuran 50x50 cm diatas rak-rak yang terbuat dari kayu. Jarak antara rak dengan lantai adalah 40 cm dengan lantai terbuat dari keramik. Ruangan ini dilengkapi penanda suhu atau termometer. 5.6.4.2 Groceries Store Room 3 Ruangan ini memiliki luas 1.5 x 2 M. Ruangan ini merupakan ruang penyimanan untuk tepung, beras dan bawang bombay. Ruangan ini terletak tepat di sebelah tangga naik yang dipakai sebagai tempat penyimpanan air mineral galon. Ruangan ini beralaskan kramik dengan suhu ruang tanpa menggunakan pengatur udara (air conditioner). Beras, terigu dan bawang bombay di ruangan ini disimpan dalam kantong sak (karung). Jarak antara ubin dengan rak adalah 15 cm. Rak penyimpanan tidak dibentuk bertingkat, melainkan memanjang. Ruangan gudang kering 3 dapat dilihat pada Gambar 13.

Keterangan: Tepung Beras Bawang bombay

Gambar 13. Gudang Groceries 3 di Hotel Kartika Chandra

5.7. Pengeluaran Tepung Tepung yang masuk dan keluar di gudang groceries dicatat dalam buku catatan pengambilan bahan makanan. Pengeluaran tepung dilakukan jika persediaan di dapur sudah habis. Tepung yang dikeluarkan mengunakan formulir pengeluaran bahan makanan kering. 5.7.1 Waktu dan Tenaga Pengeluaran tepung dilakukan oleh groceries storeroom biasanya dilakukan satu minggu sekali. Selain itu tepung dapat dikeluarkan jika persediaan bahan makanan kering di main kithen storeroom sudah habis. Pengecekan di main

33

kithen storeroom dilakukan oleh ececutive chef atau ececutive sous chef setiap tiga hari sekali. Pengeluaran bahan makanan kering dilakukan oleh storekeeper groceries storeroom setelah menerima permintaan dari main kithen dengan menggunakan bon pemesanan groceries requisition. 5.7.2 Proses Pengeluaran Tepung Tepung dikeluarkan dari gudang dengan menggunakan Groceries storeroom requisition. Contoh formulir Groceries storeroom requisition dapat dilihat pada Lampiran 4. Jumlah dan jenis bahan makanan yang tertera pada formulir tersebut harus mendapat persetujuan dan tanda tangan sebelumnya dari Ececutive Chef atau Ececutive Sous Chef. Bahan makanan kemudian disortir sesuai dengan permintaan pada storeroom requisition dan ditaruh di trolley. Alur pengeluaran bahan makanan kering di Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada Gambar 13.User / Staf Kitchen Membuat Groceries Requisition Menyerahkan slip Kepada Storekeeper Penyortiran bahan sesuai permintaan Pencatatan di stockcard dan buku pengeluaran barang

Barang disimpan dalam storeroom main kitchen

Gambar 13. Alur pengeluaran tepung di Hotel Kartika Chandra

Staf bagian kitchen bersama staf bagian groceries akan memeriksa kembali bahan yang sudah disiapkan baik dari jumlah maupun jenis bahan makanan. Kemudian storeroom requisition ditandatangani oleh Store Keeper dan pihak yang menerima bahan makanan. Bahan makanan kering yang telah diterima oleh staf kitchen disimpan di gudang main kitchen. Bahan makanan tersebut dapat dipakai langsung oleh chef untuk produksi makanan. Setelah bahan makanan kering diserahkan kepada staf kitchen, Store Keeper akan mengecek sisa barang yang masih tersimpan dengan cara mengurangi setiap jumlah barang yang di keluarkan ke dalam Stock Card untuk setiap jenis bahan. Stock Card dapat dilihat pada Lampiran 5.

34

VI. KESIMPULAN DAN SARAN6.1 Kesimpulan Hotel Kartika Chandra merupakan hotel berbintang empat yang terletak di Jalan Gatot Subroto Kav. 18-20, Jakarta Selatan 12060 Indonesia. Lokasi Hotel Kartika Chandra sangat stratgis, tereletak di pusat bisnis dan niaga semanggi dan akeses jalan tol semanggi. Jenis tepung yang di Hotel Kartika Chandra antara lain tepung terigu, tepung maizena, tepung hunkwe, tepung beras, tepung ketan, tepung sagu dan tepung panir. Tepung yang paling banyak digunakan adalah tepung terigu cakra dan tepung terigu segitiga biru. Tepung terigu banyak digunakan untuk kepentingan produksi makanan pada penyelenggaraan makanan di dapur Pastry. Perencanaan kebutuhan bahan makanan ini dilakukan oleh bagian office kitchen bagian groceries (gudang kering) berdasarkan buletin fungquition, ratarata jumlah tamu yang menginap (occupancy) dan siklus menu yang ada. Pihak gudang selanjutnya menyerahkan perencanaan menggunakan formulir groceries requisitiom ke bagian pembelian (purchasing). Perencanaan kebutuhan tepungtepungan dilakukan secara berkala yaitu mingguan dengan menggunakan sistem tender. Permintaan pemesanan tepung-tepungan dilakukan bersamaan dengan bahan makanan kering melalui storeroom, dengan mengajukan requisition, kemudian mengajukan purchase requisition ke bagian purchasing untuk memproses pembelian barangnya melalui purchase order. Berdasarkan PO tersebut, supllier akan mengirimkan barangnya ke hotel melalui receiving section atau cost control dengan melampirkan invoice (faktur barang). Penerimaan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra dilakukan setiap satu minggu sekali setelah proses pemesanan. Proses penerimaan bahan makanan dilakukan oleh bagian penerimaan (receiving) dan bagian cost control. Petugas penerimaan juga dilakukan satu orang dari bagian kitchen untuk membantu pengecekan kualitas bahan makanan sesuai dengan spesifikasi mutu tepungtepungan. Waktu penerimaan bahan pada pukul 08.00-14.00 WIB.

35

Tepung yang telah diterima oleh bagian receiving akan diserahkan ke bagian store yang selanjutnya disimpan pada tempatnya masing-masing oleh chief store atau groceries storekeeper. Tepung yang telah diterima oleh bagian penerimaan akan langsung disimpan pada dua tempat gudang groceries storeroom yaitu groceries storeroom 2 dan groceries storeroom 3 atau gudang utama. Setiap jenis dan satuan tepung yang masuk di gudang groceries dicatat dalam bincard atau stockcard. Ruang Groceries Storeroom 2 adalah ruang penyimpanan tepung beras, ketan, sagu, maizena dan hunkwe. Groceries Storeroom 3 merupakan tempat penyimpanan beras, terigu dan bawang bombay. Tepung yang dikeluarkan dari gudang harus menggunakan Groceries storeroom requisition. Jumlah dan jenis bahan makanan yang tertera pada formulir tersebut harus mendapat persetujuan dan tanda tangan sebelumnya dari Ececutive Chef atau Ececutive Sous Chef, tepung yang dikeluarkan kemudian disimpan dalam gudang kering main kitchen. 6.2Saran Pada ruang penyimpanan, khususnya tepung segitiga dan cakra sebaiknya tidak disatukan dengan bawang bombay, atau ada ruangan tersendiri untuk penyimpanan tepung ini, karena apabila disimpan bersamaan dengan bawang bombay memungkinkan terjadinya bau ketengikan atau bau bawang pada tepung karena tingkat kadar air tepung yang sangat rendah dapat menyerap uap air lingkungan, sehingga dapat merubah warna dan tepung serta menggumpalkannya.

36

DAFTAR PUSTAKAAnonim. 2003. http//www. Republika.com./ertikel/kemasan-tepung//html/ (20 April 2010) Anonim. 2008. http//www. Republika.com./ertikel/gandum-tepung//html/ (20 April 2010) Damiri, J. 2005. Manajemen Pembelian, Penerimaan, dan Penyimpanan. Jakarta: Graha Ilmu Moehyi, S. 1992. Penyelenggaraan Makanan Institusi dan Jasa Boga. Jakarta: Penerbit Bhratara. PH, Bartono, Ruffino. 2005. Food Product Management di Hotel dan Restoran. Yogyakarta: Penerbit Andi Sihite, R. 2000. Food Product (Dasar-dasar Tata Boga). Surabaya : Penerbit SIC. Soekresno. 2000. Manajemen Food & Beverage Service Hotel. Jakarta : Gramedia Pustaka

37

LAMPIRAN

38

Lampiran 1. Formulir Purchase Requisition PURCHASE REQUISITION Requisition No :.. Date:.. Please purchase for delivery Quantity Description

Requisitioned by.. Approved By. Departement Purchasing Agents of Order Purchase order no Issued to .. Date of order.... Purchase agent : Your dept:

39

Lampiran 2. Formulir Purchase Order ****** KARTIKA CHANDRA HOTEL ****** VENDOR : MEKAR PO# : 74004 VM : PASAR SENEN BLOK III LANTAI II NO. 218 039/REG/TL/PRA/1998 PO DATE :14/03/2008 DELIVERY DATE : 15/03/2008 INSTUCTION : PR# QTY UOO DESCRIPTION PRICE AMOUNT

TOTAL AMOUNT CC : -VENDOR- PURCHASING - A/P - RECEIVING

PURCHASING MGR

GENERAL MANAGER

ACCOUNTING OFFICE MGR

40

Lampiran 3. Receiving Report HOTEL KARTIKA CHANDRA PRINTED ON 09:29:33am 29 Dec 2010 RECEIVING REPORT RR No. PO : Vendor : Received date : PR Description Qyt UOO U-Price Ttl-Value

Received By Recv. Clerk

Good Check By Cost Controll

Filled By

Total : O.K For Payment Acct. Office Mgr

Acc. Payable

41

Lampiran 4. Formulir Groceries Storeroom Requisition HOTEL KARTIKA CHANDRA No Form :.. GROCERIES STOREROOM REQUISITION F&B Departemenent Date :.. Cost Stock No Item Size Qyt Comments Unit Total

Requested By

Approved By

Delivered By

Received By

Approved By

(.)

Departement Head

Store Keeper

()

Cost Controll

42

Lampiran 5. Formulir Stock Card Stock No.. Bin No.. Description Max :. Min:.Unit :. Date Reverence In Out Balace