TRAINING NEEDS

ANALYSIS

Luthfi

Rochmatika

Content

Training Needs Analysis

Role in Training Process

Training Evaluation Effectiveness

Training Matrix Based on Competency

Suatu kegiatan yang direncanakan dan diatur untuk

memperbaiki cara kerja seseorang agar lebih efektif dan

efisien. Dalam hal ini, efektif dan efisien diartikan sebagai

bekerja yang memenuhi kebutuhan organisasi

Training merupakan sarana untuk mendapatkan

pengetahuan dan ketrampilan

Sumber : Institute Leadership & Management, Planning Training and

Development (2003)

TRAINING NEED ANALYSIS

GAP

Suatu rangkaian aktivitas yang

dilaksanakan untuk

mengidentifikasi masalah atau

isu yang relevan dalam suatu

organisasi. Rangkaian aktivitas

ini akan menentukan apakah

training merupakan tindakan

yang tepat untuk menyelesaikan

masalah yang ada.

Kapan melakukan needs

analysis ?

Perubahan kebijakan organisasi

Kurangnya kemampuan dasar dari Individu

Perkembangan teknologi baru

Persaingan dari kompetitor

Produk baru

Standar kinerja lebih tinggi atau SOP baru

Perubahan struktur atau budaya organisasi

Rekomendasi mengenai :

Apa yang perlu diketahui trainee

Siapa saja yang akan menerima training

Metode yang digunakan dalam training

Internal training atau eksternal training

Memberikan solusi selain training

Assignment Individual

Organization

Surveilance (Identifikasi

awal)

Investigation (penyelidikan)

Analysis (Analisa)

Training Design

Reporting

(Pelaporan)

Training Interventions

Non Training

Interventions

Tujuan

Mengidentifikasi adanya performance gap

Proses

Mengumpulkan data performance organisasi saat ini dan membandingkannya dengan tingkat kerja yang diharapkan.

Output

Performance gap teridentifikasi

Scope Contoh

Makro : Melibatkan seluruh karyawan Seluruh karyawan perlu mendapat

orientasi cara melakukan prosedur

pembelian barang & jasa

Cross functional : Melibatkan 2

departemen atau lebih

Kurangnya koordinasi antara buyer

procurement dengan user pengguna

barang

Departemental : Melibatkan internal

departemen sendiri

Hilangnya dokumen invoice di dalam

proses pembayaran

Individual : Melibatkan hanya 1 orang

atau beberapa orang

Seorang Manajer toko dikeluhkan

oleh staffnya

Tujuan

Menggali lebih lanjut tentang performance gaps yang sudah diidentifikasi

sebelumnya

Proses

o Tentukan lingkup investigasi

o Tegaskan fokuskan investigasi Anda

o Dapatkan data secara detail

o Dapatkan dukungan dari management

Output

Data tentang performance

gap siap untuk dianalisis

Questionnaire :

• Essay

• Rating

• 360 multi rater

feedback

Interviews :

• Face to face

• Phone

• Focus Group Discussion

• Informal discussion

External records :

• Mystery shopper

• Customer feedback

• Other third party

evaluation

Internal records :

• Personal appraisal results

• Sales

• Inventory stock

• Personal files

• Lead time delivery

• KPI

Permasalahan Hasil Investigasi Keterangan

Temuan audit kecocokan

SOP vs Aktual

SOP tidak

disosialisasikan

9 orang

Perubahan SOP tidak

diikuti dengan sistem

yang menunjang

3 orang

SOP sering berubah-

berubah

2 orang

Kekurangan tenaga

didalam melaksanakan

SOP

3 orang

Tujuan

Memberikan rekomendasi yang berkaitan dengan training dan non-

training untuk mengatasi gap performance

Proses

o Analisa data yang telah didapatkan

o Memilah data yang tidak valid

o Mengelompokkan dan meringkas data

o Menarik kesimpulan logis

Output

Rekomendasi solusi

training dan non-training

Kurangnya kompetensi

• Tidak mengetahui bagaimana cara mengerjakan pekerjaan mereka

Kurangnya motivasi

• Karyawan tidak ingin mengerjakan pekerjaan mereka

Kurangnya sumberdaya

• Tidak memiliki cukup sumberdaya untuk menyelesaikan pekerjaan

Pekerjaan

monoton

Berfikir negatif

Kurang dihargai

Konflik antar rekan

Otoriter

Support atasan

kurang

Office politics

Motivasi

Gaya memimpin

Delegasi yang

tidak tepat

Analisa masalah

Kemampuan

menjual

Kemampuan

bernegosiasi

Kemampuan

public speaking

Planning &

organizing

Kompetensi

SDM kurang

Pekerjaan

overload

SOP tidak ada

Tools kurang

Anggaran tidak

ada

Birokrasi terlalu

kaku

Sumberdaya

Hasil Investigasi Penyebab Alternatif solusi

SOP tidak

disosialisasikan

Kompetensi Sosialisasi/

Training

Perubahan SOP tidak

diikuti dengan sistem

yang menunjang

Sumberdaya Meeting

koordinasi

SOP sering berubah-

berubah

Motivasi Focus Group

Discussions

Kekurangan tenaga

didalam melaksanakan

SOP

Sumber daya Lakukan workload

analysis

Tujuan

Merencanakan program pelatihan yang sesuai dengan rekomendasi dari

langkah analysis

Proses

o Mengidentifikasi solusi training dari

proses analysis dan memjabarkan ke

dalam bentuk yang lebih detail

Output

Silabus dan training matriks

Latar belakang (definisi masalah)

Outcome yang ingin dicapai

Tujuan & agenda training

Metode training

Target peserta dan jumlahnya

Durasi training

Internal Trainer atau external ?

In-house atau public ?

Uji dengan pertanyaan berikut :

Apakah kita memiliki ahli dibidang ini dengan kemampuan memberikan training

yang cukup baik ?

Berapa sering dan berapa banyak peserta yang harus ditraining ?

Dengan training ini, apakah memberikan ketrampilan umum atau spesifik

teknikal ?

Apakah level dari peserta tersebut staff atau manajer ?

Apakah dari isi training tersebut ada isi dan pesan dari top management ?

Tujuan

Menghasilkan penjelasan pelaksanaan training yang sesuai dengan

kebutuhan dan kondisi aktual

Proses

Menmbuat laporan dan meringkas seluruh aktivitas Training Needs Analysis

Output

Laporan Training Needs Analysis

Executive Summary

Tujuan dari Needs Analysis

Metode Pengumpulan data

Ringkasan dari hasil penemuan

Training yang disarankan

Rekomendasi langkah selanjutnya

ROLE IN TRAINING

PROCESS

Trainee Peserta menyadari kebutuhan

training

Trainee Trainer Trainer membuat materi yang

sesuai dengan kebutuhan

peserta

Trainee Trainer Manager memberikan

dukungan dan observasi

terhadap training yang

diberikan Manager

Sebelum Training

Trainee

Trainer

Trainer Manager

Mengumpulkan dasar performance

Memberikan arahan kepada peserta tentang pentingnya

training yang akan diikuti.

Mereview isi dari module yang akan disampaikan

Mendorong peserta untuk mengikuti seluruh training

Menyelaraskan antara perencanaan pelatihan dengan

tujuan organisasi

Membuat module sesuai dengan kebutuhan

Membuat follow up action dari setelah program

Berpartisipasi aktif

Memberikan masukan terhadap perencanaan pelatihan

Selama Training

Trainee

Trainer

Trainer

Obervasi peserta dan memberikan umpan balik yang

membangun

Tampil percaya diri dan mengusai materi yang

disampaikan

Menjawab pertanyaan dari peserta training

Memberikan contoh aktual dan mudah dipahami

Berpartisipasi aktif

Memberikan ide dan berdiskusi saat pelatihan berlangsung

Datang tepat waktu

Membuat komitmen perubahan perilaku

Setelah Training

Trainee

Trainer

Trainer Manager

Memberikan kesempatan trainee untuk menerapkan ilmu yang didapatkan

Mencarikan metode pengembangan lainnya

Menetapkan harapan tinggi untuk perbaikan

Mendorong trainee untuk melakukan sharing ilmu kepada rekan lainnya

Menyediakan laporan training beserta observasi perilaku peserta pada saat training

Memberikan lembar evaluasi untuk perbaikan training ke depannya

Melakukan follow up atas pertanyaan dan kesulitan peserta

Memeriksa dan mempelajari kembali materi training

Mengaplikasikan materi yang telah diberikan

Membangun jadwal mentoring dengan atasan

Training yang Berhasil In

div

idu

• Meningkatkan kepuasan kerja karyawan

• Meningkatkan kebanggaan profesi

• Meningkatkan kesempatan untuk promosi

• Meningkatkan pengetahuan bagi karyawan lain

Man

ag

er • Pekerjaan lebih cepat selesai dengan aman, efektif dan efisien

• Meningkatkan motivasi dan lingkungan kerja yang kondusif

• Fleksibiltas tinggi, tiap karyawan dan mem-backup pekerjaan rekan lainnya

Org

an

isa

si • Bekerja lebih cepat

dan target organisasi lebih cepat tercapai

• Menekan hal yang tidak perlu dalam proses (waste)

• Meningkatkan inovasi menciptakan produk baru

• Meningkatkan kualitas pelayanan

• Menekan angka kecelakaan kerja

Kegagalan Training

Peserta tidak mengerti pentingnya training dan tidak ingin mengetahui isi training tersebut. Tidak ada keinginan untuk belajar

Tidak ada rencana tindak lanjut dari atasan atas perubahan perilaku yang diharapkan dari training tersebut

Tidak ada rencana tindakan dan eksekusi penerapan hasil training dari sisi peserta ke dalam aktifitas bekerja sehari-hari

TRAINING EVALUATION

EFFECTIVENESS

Level 1 - Reaction

Level 2 - Learning

Level 3 – Behavior

Application

Level 4 – Business

Impact

Level IV Business Impact

Level III Behavior Application

Level II Learning

Level I Reaction

Alat :

o Performance appraisal

(KPI)

• Focus group Discussion

Mengukur implementasi hasil

training di tempat kerja

Mengukur pemahaman peserta pada saat selesai mengikuti training

Mengukur tingkat kepuasan dan kebutuhan training dari peserta training

Mengukur keberhasilan training

dari sisi pertumbuhan bisnis

melalui peningkatan

kinerja/kompetensi

Alat :

o Observation

o Interview

o Action plan

Alat :

o Pre test vs Post test

o Roleplay

o Case study

Alat :

o Participant/kuisioner

form

Level IV Business Impact

Level III Behavior

Application

Level II Learning

Level I Reaction

Tentukan hal yang ingin dievaluasi

Buat kuisioner agar dapat dikuantifikasi

Sediakan tempat untuk komentar dan

saran

Dapatkan response dengan segera

Tentukan standar yang dapat diterima

Bandingkan reaksi dengan standar, ambil

tindakan yang sesuai

Lihat Contoh Lampiran (attachment)…

Level IV Business Impact

Level III Behavior

Application

Level II Learning

Level I Reaction

Evaluasi pengetahuan, ketrampilan sikap

sebelum dan sesudah training

Gunakan tes tertulis untuk mengukur

pengetahuan dan sikap

Gunakan praktek kinerja untuk mengukur

ketrampilan

Dapatkan response segera

Gunakan hasilnya untuk mengevaluasi

dan mengambil hasil tindakannya

Level IV Business Impact

Level III Behavior

Application

Level II Learning

Level I Reaction

Sediakan waktu untuk perubahan

perilaku (3-6 bulan setelah kegiatan

training)

Evaluasi baik sebelum maupun sesudah

program

Lakukan survei, kuisioner, wawancara

terhadap peserta, atasan langsung, dan

bawahannya, rekan kerja dan observasi

langsung terhadap peserta pelatihan

Interviewer bersama interviewee mengulas kembali perilaku yang

diajarkans selama pelatihan.

Interviewer menjalankan maksud wawancara, yaitu untuk menilai

efektifitas pelatihan sehingga kualitasnya dapat ditingkatkan.

Tujuan dari wawancara adalah

- Untuk mengetahui perkembangan perilaku yang telah diajarkan

pada pelatihan

- Jika ada kendala, apa alasannya

Interviewer menegaskan bahwa informasi akan dijaga

kerahasiaannya

Level IV Business Impact

Level III Behavior

Application

Level II Learning

Level I Reaction

Gunakan asumsi untuk dapat mengukur

keberhasilan bisnis karena training.

Contoh kenaikan sales xx % karena

sales mahir bernegosiasi yang diajarkan

training.

Gunakan performance indicators

monitoring untuk melihat hasil nyata

program training

TRAINING MATRIX BASED

ON COMPETENCY

Fungsi

Menyusun posisi dan training yang sesuai

Menyesuaikan kompetensi dan trainingnya

Menyusun jadwal training

Merumuskan biaya yang dibutuhkan

1

Kamus kompetensi

2

Job profile yang menyebutkan kebutuhan kompetensi di setiap jabatannya

3

Kurikulum training

Design training

Nama : Luthfi Rochmatika

Jabatan : HR Manager & Trainer

Contact : 081319554465

Email : luthfi.rochmatika@gmail.com

Universitas Jurusan Tahun

Insitut Pertanian Bogor Agribisnis 2002 - 2006

Universitas Indonesia Ekonomi Syariah 2009 - 2011

Perjalanan karir Luthfi diawali dari dunia perbankan selama 5 tahun. Mulai tidak

menemukan passionnya, Luthfi mendapatkan tawaran program development dari

Mahadasha (Trakindo Grup) untuk menjadi level managerial. Sistem rekrutmen

menggunakan assessment center dan pelatihan bekerja sama dengan PPM management

dengan kurikulum yang komprehensif membuat Luthfi semakin paham dunia HR. Lulus

dari program tersebut, Luthfi mendapat tantangan untuk mengajar soft skill d ibidang

Customer Service di bawah perusahaan Mahadya (Carl’s Jr, WingStop, Caribou Coffe

brand) . Hingga saat ini, program-program soft skill merupakan andalan Luthfi di dalam

mengajar. Karirnya tidak berhenti disitu, Mahadya memberikan kesempatan Luthfi untuk

mengambil program HR sertifikasi yang diadakan oleh GML. Kesehariannya, Luthfi

menjadi HR Business Partner di Mahadya mendukung keberhasilan operasional Bisnis.