MICE

Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition

Oleh: Achmad Rozi El Eroy

Dalam industri pariwisata atau pameran, adalah suatu jenis pariwisata di mana suatu

kelompok besar, biasanya direncanakan dengan matang, berangkat bersama untuk

suatu tujuan tertentu.

Akhir-akhir ini telah suatu kecenderungan pada para pelaku pasar pariwisata untuk

mengganti istilah ini menjadi "Meeting Industry"

Pendahuluan

Dunia Mice adalah dunia yang belum terjamah dengan baik di Indonesia. Padahal dunia

Mice merupakan salah satu andalan pariwisata di beberapa negara maju. Dunia Mice

merupakan salah satu dunia bisnis yang menjanjikan. Namun baru sedikit sekali pihak

Indonesia yang mau bermain di dunia Mice.

Mungkin salah satu penyebabnya adalah kurangnya pengetahuan tentang Mice di

Indonesia. Namun di Indonesia sudah mulai ada lembaga pendidikan yang memberikan

pendidikan tentang Mice.

Pendahuluan

Dunia Mice di Indonesia masih sangat besar potensinya untuk digali sedalam mungkin.

banyak negara yang sudah menjadikan dunia Mice sebagai salah satu potensi

wisatanya. Seperti Jepang dengan "Tokyo Motor Show", Jerman dengan "Frankfurt

Motor Show", dll.

Bahkan berbagai biro perjalanan wisata telah membuat paket wisata mengunjungi

berbagai event Mice di berbagai belahan dunia. Ini adalah potensi bisnis yang besar.

Dunia Mice memiliki multiplier effect yang sangat besar. Sangat banyak lapangan

pekerjaan yang tercipta dari adanya event Mice di suatu negara. Puluhan roda industri di

dunia akan berputar dengan baik karena ada event Mice.

Pendahuluan

Pihak pihak yang akan mendapat keuntungan dari event Mice antara lain :

Professional Exhibition Organizer (PEO),

Professional Conference Organizer (PCO),

Stand Kontraktor,

Freight Forwarder,

Supplier, Florist, Event Organizer, Hall Owner, Tenaga kerja musiman, Percetakan,

Transportasi, Biro Perjalanan Wisata (BPW), Agen Perjalanan Wisata (APW), Hotel,

Perusahaan Souvenir, UKM, dan masih sangat banyak lagi.

Pendahuluan

Official Congress Organizer sebagai konsultan dari Panitia dalam manajemen kongres,

yaitu:

I. Perencanaan (Planning), antara lain:

- pemilihan waktu dan tempat

- pembentukan panitia

- penyusunan anggaran keuangan

- penyusunan program kerja

A. Sebagai Konsultan

II. Pengorganisasian (Organizing):

- Menentukan pembagian kerja di antara anggota panitia

- Menentukan sistem administrasi:

* Keuangan

* Registrasi

* Surat menyurat

* Kearsipan

A. Sebagai Konsultan

III. Pengawasan dan pengontrolan (Controlling), antara lain:

- Memberikan usulan kepada Ketua Panitia untuk mengadakan meeting dengan

masing-masing bidang kepanitiaan secara rutin, dan bila diperlukan di luar meeting

rutin.

- Mencatat semua keputusan meeting dan mengecek pelaksanaan dari keputusan

tersebut untuk dilaporkan pada meeting berikutnya sebagai evaluasi dari

pelaksanaan keputusan tersebut.

A. Sebagai Konsultan

I. Perizinan:

- Menyusun surat permohonan izin ke Pemerintah sesuai peraturan yang berlaku.

- Menyampaikan permohonan izin tersebut ke Pemerintah.

- Follow Up sampai keluar surat izin dari Pemerintah.

II. Perencanaan:

- Bersama Panitia menyusun Rencana Anggaran Kongres secara keseluruhan.

- Bersama Panitia menyusun Rencana Kerja Kongres.

B. Sebagai Pelaksana

III. Penyambutan di Bandara:

- Membantu kemudahan proses imigrasi, Douane

- Menyediakan penyambutan kepada para peserta dan tamu VIP selama kongres

berlangsung.

- Kepada para tamu VIP akan diberikan pengalungan bunga oleh para gadis dengan

berpakaian adat.

- Kedatangan para tamu rombongan akan disambut dengan tarian atau Reog

Ponorogo gegap gempita.

B. Sebagai Pelaksana

IV. H o t e l :

- Menghubungi hotel venue maupun satelite hotel untuk mengadakan block booking

atas semua fasilitas hotel yang diperlukan termasuk alat alat audio visual.

- Membicarakan dengan pihak hotel venue maupun satellite hotel untuk mendapatkan

tariff khusus untuk kongres.

- Membicarakan dengan panitia untuk menentukan tarif hotel kepada para peserta.

- Mengadakan hubungan yang akrab dengan para petugas hotel agar dalam

pelaksanaan nanti semuanya berjalan lancar.

- Membicarakan menu makanan yang akan dihidangkan selama kongres berikut

harganya.

- Menyusun sistim pemesanan, agar tidak terjadi hal hal yang tidak diinginkan.

- Menerima pemesanan kamar hotel dan uang muka pemesanan.

- Mengirimkan surat konfirmasi kepada peserta yang memesan kamar hotel.

- Menyampaikan semua pemesanan kamar ke hotel yang bersangkutan dan

menyerahkan uang muka pemesanan.

- Membantu peserta dan panitia dalam berhubungan dengan hotel bila diperlukan.

B. Sebagai Pelaksana

V. Makanan dan Minuman :

- Menyediakan makanan dan minuman selama persiapan dan event berlangsung

- Menghubungi Rumah makan di Hotel untuk memberi harga khusus kepada para

peserta yang menginap di hotel tersebut.

- Menghubungi Restauran dan toko roti untuk mengikuti pameran selama event

berlangsung.

B. Sebagai Pelaksana

VI. Pendaftaran Peserta:

- Menyusun sistim registrasi yang praktis untuk memudahkan pemantauan.

- Mengirimkan announcement kepada semua calon peserta dengan sistim yang

disetujui panitia.

- Menerima pendaftaran dan menyusun file data peserta.

- Menerima uang pendaftaran dan mengelola sesuai perjanjian dengan panitia.

VII. Keuangan:

- Membantu menyusun sistim uang masuk dan keluar dan meminta persetujuan panitia.

- Menerima uang masuk dan mengelola sesuai dengan sistim yang telah ditentukan

bersama panitia.

B. Sebagai Pelaksana

VIII. Sekretariat:

- Menempatkan petugas sekretariat di tempat yang ditentukan panitia sebagai

sekretariat kongres sesuai kebutuhan.

- Melaksanakan korespondensi dan sistim komunikasi melalui telex, telepon dan

facsimile.

- Mempersiapkan dan melaksanakan sistim kearsipan yang berisi catatan catatan dan

korespondensi.

- Menyiapkan berkas berkas kongres yang akan diberikan kepada peserta saat

registrasi ulang.

- Menyusun dan melaksanakan sistim registrasi untuk peserta di tempat kongres.

- Melaksanakan pelayanan informasi di tempat kongres.

- Membuat catatan catatan yang diperlukan untuk menyusun laporan.

- Menyusun laporan apabila kongres selesai.

B. Sebagai Pelaksana

IX. Ilmiah:

- Membantu Seksi Ilmiah :

- Menyusun acara ilmiah yang akan digelar selama kongres.

- Melaksanakan korespondensi dengan para pembicara, ketua sidang dan sekretaris

sidang.

- Memantau penyediaan alat audio visual yang diperlukan.

- Memantau penyusunan ruang sidang yang diperlukan.

- Mengawasi jalannya sidang ilmiah dan mengatasi apabila ada kesalahan teknis

bersama petugas hotel.

B. Sebagai Pelaksana

X. Transportasi:

- Menyediakan alat transportasi yang diperlukan untuk penjemputan dari airport, shuttle

service hotel venue hotel, acara sosial dan tour.

- Menyusun sistim dan melaksanakan penjemputan peserta di airport untuk diantar ke

hotel.

- Menyusun sistim dan melaksanakan shuttle service hotel venue hotel.

- Membantu rekonfirmasi tiket dan melayani pemesanan tiket di tempat kongres.

B. Sebagai Pelaksana

XII.Tour dan Acara Pendamping:

- Menyusun acara tour dan ladies program.

- Menerima pendaftaran untuk acara tersebut.

- Melaksanakan acara tersebut dengan lancar dan tertib.

XIII.S p o n s o r :

- Mengadakan korespondensi dengan sponsor sesuai petunjuk panitia.

- Menindaklanjuti kesediaan sponsor sesuai petunjuk panitia.

B. Sebagai Pelaksana

XIV.Pameran:

- Menghubungi kontraktor booth pameran.

- Menyusun denah ruang pameran bersama kontraktor pameran.

- Mengadakan korespondensi dengan peserta pameran.

- Mengawasi saat booth didirikan.

XV. Publikasi:

- Menghubungi wartawan untuk jumpa pers dan memantau pelaksanaan acara

tersebut.

- Menghubungi Stasiun TV untuk penayangan acara pembukaaan dan penayangan

iklan kongres.

- Mengirimkan poster ke alamat-alamat sesuai petunjuk panitia.

B. Sebagai Pelaksana