Ekspansi Jurnal Ekonomi, Keuangan, Perbankan dan Akuntansi

Vol. 2, No. 1, Mei 2010, 129 - 146

129

TINJAUAN PENGEMBANGAN MODEL SISTEM AKUNTANSI BIAYA BERBASIS AKTIVITAS

(ACTIVITY-BASED COSTING) PADA PERGURUAN TINGGI NEGERI

Rendra Trisyanto Surya Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi

Politeknik Negeri Bandung

ABSTRAK

Departemen Pendidikan Nasional sejak beberapa tahun yang lalu secara bertahap menganjurkan Perguruan Tinggi Negeri (termasuk Politeknik Negeri Bandung/POLBAN) untuk mengkaji dan menerapkan Sistem Akuntansi Biaya berbasis Aktivitas yang dikenal dengan istilah Activity-Based Costing (ABC), sebagai salah satu instrumen dalam mewujudkan Tata Kelola lembaga pendidikan yang baik (Good Governance). Artikel ini ditujukan untuk (1) membahas apa kelemahan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang elama ini digunakan, (2) bagaimana model Sistem Akuntansi Biaya Activity-Based Costing (ABC) pada Perguruan Tinggi, (3) bagaimana peran Teknologi Informasi mempermudah dan memperjelas model Sistem Akuntansi Berbasis Aktivitas (ABC) dalam proses pengembangan sistem tersebut.

Kata Kunci: Good Governance, Sistem Akuntansi Instansi (SAI), Proses Bisnis Perguruan Tinggi, Activity-Based Costing Model, Software Activity-Analyzer

PENDAHULUAN

Menurunnya kemampuan pemerintah membiayai (memberi subsidi) terhadap

Perguruan Tinggi Negeri (PTN) sampai hampir 40% dari dana operasional semula

yang dibutuhkan, mengakibatkan banyak perguruan tinggi dewasa ini (termasuk

Politeknik Negeri Bandung/POLBAN), harus mencari berbagai tambahan dana

operasional dari berbagai sumber sesuai dengan apa yang diperbolehkan oleh

Undang-undang dalam bentuk Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) dan lain-lain.

Meskipun berbagai upaya pengembangkan program-program kerjasama sudah

diupayakan secara maksimal, namun kenyataannya tidak selalu mudah bagi suatu

organisasi Perguruan Tinggi untuk mencapai target penerimaan tertentu karena pada

akhirnya pencapaian tersebut membutuhkan kemampuan positioning dan differensiasi

dari Perguruan Tinggi yang bersangkutan di masyarakat. Hal yang sama juga dialami

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ekspansi

Akuntansi

130

oleh Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) sebagai salah satu PTN muda yang sedang

tumbuh dan berkembang.

Jika ekspansi keluar yang dilakukan sudah mencapai titik optimal saat ini yang bisa

dilakukan (sesuai dengan Positioning dan diferensiasi yang dimiliki), maka alternatif

selanjutnya yang perlu dipikirkan yang juga strategis, adalah membenahi sistem

keuangan untuk mengontrol sumber daya yang digunakan organisasi/lembaga

pendidikan tinggi tersebut. Sistem Keuangan yang dijalankan oleh Politeknik Negeri

Bandung (POLBAN) sebagai contoh, yang merupakan lembaga pemerintah (sebagai

perguruan tinggi negeri) mengacu ke Peraturan Menteri Keuangan Nomor

171/PMK.05/2007, yang mengatur semua lembaga pemerintah dari berbagai level

(pusat dan daerah) untuk mengembangkan dan menggunakan “Sistem Akuntansi dan

Pelaporan Keuangan (SAPK)” yang dibuat berdasarkan prinsip-prinsip Sistem

Akuntansi Pemerintah (SAP). Dari hasil evaluasi diri POLBAN sebagai suatu entitas

kelembagaan, terungkap keterbatasan-keterbatasan Sistem Akuntansi dan Pelaporan

Keuangan (SAPK) yang selama ini diterapkan :

SAPK seharusnya: SAPK Polban saat ini:

Memiliki sumber dana dari pemerintah

Memiliki kaidah pengelolaan keuangan yaitu kaidan pengelolaan keuangan negara dan sistem informasi instansi (SAI)

Memiliki sistem pelaporan keuangan

Memiliki rencana anggaran tahunan

Tidak mandiri secara finansial

Belum memiliki sistem akutansi informasi dalam pengelolaan keuangan

Sistem audit internal dalam bidang keuangan masih dilakukan dalam taraf belajar

Terdapat kesenjangan kemampuan SDM dalam manajemen keuangan

(Sumber: Evaluasi Diri Polban, 2009)

Kelemahan-kelemahan tersebut menyebabkan banyak penggunaan sumber daya

organisasi yang tidak terkendali dengan maksimal. Dan disisi lain, dalam rangka

membangun lingkungan Tata Kelola (Good Government) yang baik, sebagaimana juga

menjadi Kebijakan dan Program Nasional Depdiknas sejak tahun 2009, maka

Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) berupaya untuk menguatkan Akuntabilitas,

diantaranya dengan menggunakan Critical Success Factors (CSF) sebagai berikut:

- Meningkatkan kapasitas dan kompetensi dalam melakukan perencanaan dan

penganggaran (Budgeting)

- Penataan pengelolaan anggaran sesuai dengan sistem akuntansi pemerintah

(Sistem Akuntansi Instansi/SAI)

- Penataan pengelolaan Barang Milik Pemerintah

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rendra T. S

131

- Meningkatkan layanan pendidikan yang efektif, inovatif, efisien dan akuntabel

(peningkata kinerja)

(Sumber: Kebijakan dan Program Kerja DIKTI tahun 2009)

Dalam Pasal 7 tentang Pencatatan dan Pelaporan berdasarkan PerMen DIKNAS No

16 tahun 2008 disebutkan, bahwa untuk mewujudkan Tata Kelola lembaga

pendidikan tinggi yang baik (Good Government), maka setiap instansi harus

menjabarkan SAPK ke dalam bentuk “Sistem Akuntansi Instansi/SAI”, yaitu

serangkaian kegiatan manual maupun yang terkomputerisasi (mulai dari pengumpulan

data, pencatatan, pengikhtisaran sampai dengan pelaporan posisi keuangan dan

operasi keuangan) secara terintegrasi pada kantor/satuan kerja yang bersangkutan.

Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang dijalankan oleh suatu Perguruan Tinggi

seyogyanya terdiri dari atas sub-sub sistem akuntansi sebagai berikut:

KERANGKA UMUM SAI

SAI

Sistim Akuntansi Keuangan

(SAK)

Sistem Informasi Manajemen

dan Akuntansi BMN

( SIMAK BMN)

Kedua sub-sistem tersebut (yang terbentuk secara terpadu), adalah pertama, SAK

yang bertujuan untuk menghasilkan laporan keuangan sesuai dengan standar Sistem

Akuntansi Pemerintah yang memberi pelaporan yang menggambarkan kinerja suatu

PTN selama satu periode akuntansi (satu tahun). Dan yang kedua adalah sub-sistem

SIA SIMAK BMN yang lebih difokuskan mengolah dokumen sumber dalam rangka

menghasilkan informasi penyusunan Neraca dan Laporan BMN (Barang Milik Negara),

serta laporan lainnya untuk mengontrol segala bentuk barang/inventaris yang dimiliki

tersebut.

Keterbatasan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) diatas terutama jika ditinjau dari

efektifitas pengembangan Tata Kelola yang baik (Good Government) adalah

mencakup Transparansi Pengelolaan (Transparency) sebagai salah satu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ekspansi

Akuntansi

132

ukuran/indikator terpenting dari pewujudan Good Government. Transparansi diartikan

sebagai keterbukaan suatu organisasi dalam melaksanakan proses pengambilan

keputusan dan keterbukaan dalam mengemukakan informasi materil dan releven

mengenai suatu entitas. Dalam konteks Good Government, keterbukaan ini meliputi

pengungkapan kinerja perguruan tinggi negeri (PTN), baik dalam hal ketetapan waktu

maupun akurasinya seperti keterbukaan dalam proses, pengambilan keputusan,

pengendalian sumber daya, kualitas, efisiensi waktu dan biaya (cost). Hal-hal tersebut

ternyata bukan menjadi prioritas dalam Sistem Akuntansi Instansi (SAI), karena tujuan

utama SAI adalah menyajikan laporan keuangan entitas secara akuntabel.

Sistem Akuntansi Instansi (SAI) tidak dapat digunakan secara optimal untuk

melakukan Pengendalian Biaya (Cost Control ) sebagaimana seharusnya. Karena sifat

dari SAI ini yang lebih ditujukan untuk menghasilkan laporan keuangan pertanggung

jawaban dalam penggunaan dana anggaran kepada pihak otoritas. Dengan kata lain,

kekurangan dana operasional perguruan tinggi tidak dapat dilakukan semata-mata

hanya melalui pengembangan dan implementasi Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang

baik saja (sebagaimana prioritas POLBAN selama ini), namun juga harus melalui

penerapan Strategi Pengurangan Biaya (Reduction Cost Leaderships Strategy) yang

dalam hal ini memerlukan sistem akuntansi lain sebagai pendamping Sistem Akuntansi

Instansi (SAI) tersebut.

Juan N.Alejandro Jr (2000) dalam penelitiannya menemukan fenomena permasalahan

yang hampir sama di berbagai universitas di Amerika Serikat, yaitu:

“Rather than increase tuition to address the rising cost of education, numerous colleges and universities have attempted to reduce the costs associated with offering their programs, courses, classes, and other academic activities. Many colleges and universities attempt to control rising costs by reducing and consolidating”

Strategi Pengurangan Biaya sudah menjadi alternatif diberbagai organisasi

perusahaan, termasuk Perguruan Tinggi di berbagai Negara maju. Strategi ini pada

dasarnya adalah melakukan pengendalian terhadap biaya-biaya tidak langsung

(Indirect Costs) yang dikonsumsi oleh lebih dari satu kegiatan dalam berbagai proses

bisnis suatu perguruan tinggi, seperti biaya penyusutan mesin/gedung/alat, utilitas dan

lain-lain yang tidak dapat ditelusuri dan dibebankan secara langsung ke jasa (output)

yang dihasilkan. Biaya-biaya tersebut agar efisien dan tidak terdistorsi maka harus

dicari keterkaitannya dengan aktivitas yang mengkonsumsi sumber daya tersebut

sebelum diagregasikan ke dalam berbagai Pool Cost yang dibentuk sebagai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rendra T. S

133

akumulasi satuan penyebab biaya (Cost Driver). Sistem Akuntansi pengurang biaya

seperti inilah yang disebut dengan Activity-Based Costing (ABC).

D.T Hick (1992) mendefinsikan sistem ABC sebagai berikut:

“ABC is a cost accounting concept based on the premise that product require an organization to perform activities and that those activities require an organization to incur costs. In activity-based costing (ABC), systems are designed so that costs that cannot be attributed directly to a product (service) flow into the activities that make them necessary and the cost of each activity then flows the roduct (services) that make the activity necessary, based on their respective consumption of that activity”.

Premis yang dikemukakan dalam sistem akuntansi biaya ABC ini adalah, biaya dari

suatu aktivitas dibebankan ke suatu produk atau jasa (servis) berdasarkan metode

pembebanan lebih dari satu penyebab (Multiple Assignment Methods), yang disebut

dengan istilah Cost Driver, dan hal ini hanya diakui terjadi (dan bersifat value-added)

jika produk atau jasa tersebut memag benar-benar menggunakan kegiatan tersebut.

Kegiatan-kegiatan yang tidak ada kaitannya dengan jasa yang dihasilkan tersebut

dianggap sebagai kegiatan non-Value added activities, yang harus secara terus

menerus diidentifikasi, dikurangi atau kalau memang perlu dihilangkan untuk

meningkatkan kinerja organisasi.

Bagi suatu lembaga perguruan tinggi seperti POLBAN, model Sistem Akuntansi Biaya

ABC akan jauh lebih bermanfaat (dalam mewujudkan Polban menjadi Badan Layanan

Umum/BLU) karena dapat mendukung upaya mengembangkan kemandirian

pengelolaan keuangan yang didasarkan kepada asas good government, jika diikuti

dengan pembentukan sistem manajemen “analisis aktivitas” (Activity-Based

Management/ABM) yang dapat mencari dan menganalisis juga kegiatan-kegiatan

dalam berbagai proses bisnis (kegiatan utama) yang dilakukan POLBAN. Sub-sistem

ABM ini merupakan counter-part dari Sistem ABC tersebut sehingga memungkinkan

(menjadi enabler) pimpinan perguruan tinggi dari berbagai level menejerial agar

dengan mudah mencari dan menemukan apa saja akivitas yang memberi nilai tambah

(value added activities) bagi konsumen akhir (yaitu mahasiswa sebagai Customer

Values), dan kegiatan mana saja yang tidak bernilai tambah (non-value added

activities). Peran Sistem Activity-Based Costing/ABC dalam suatu Perguruan Tinggi

tidak hanya digunakan untuk menentukan Harga Pokok (Biaya Kuliah Per Mahasiswa)

yang efisien, mengontrol penggunaan sumber daya (melalui informasi biaya) yang

lebih efektif, namun juga (jika dikombinasikan dengan system ABM) dapat memberikan

informasi untuk menentukan proses bisnis mana saja yang harus di tata-ulang (Re-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ekspansi

Akuntansi

134

Business Enginering), termasuk dalam hal ini memperbaiki Standar Operating

Procedure (SOP) dari berbagai kegiatan (proses bisnis) utama perguruan tinggi

tersebut.

RISET TERDAHULU

Berikut beberapa kesimpulan penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan

pengembangan model Sistem Akuntansi Biaya Activity-Based Costing (ABC) di dalam

suatu Perguruan Tinggi:

Penelitian oleh:

Hasil Penelitian

Juan N. Alejandro, Jr (2000)

Numerous obstacles were encountered in demonstrating the model, incuding those caused by the fund accounting system, which is commonly used in higher education.

Anbalagan Krishnan (2006)

Noted that it is now more important than ever to have access good information in decision-making in the management of service firms. A number of research and studies reveal how the ABC system in the service sectors has effectively kept the operational cost at marginal level and still be able to provide better customer service at the same time.

Noor Azizi Ismail (2003) The financial management of a university is becoming increasingly complex. Recent cuts in government funding, greater student enrolments, expectations for better outcomes from their education and for programs that are tailored to the market needs, are demanding public universities to become more cost effective. Universities must strive to work on controlling costs while aggressively working to address faculty and administrative productivity.

Higher Education Division of The University of Newcastle, Australia (2001)

As was found during the study, focus upon a single „group‟ of cost objects, such as organisational units, was a more effective approach than utilising a spread of cost objects between organisational units and student types. The model apportioned some central costs, such as power and heating, cleaning, depreciation, insurance and so forth, but not others. There is no allowance within the model for apportioning costs associated with the University Executive (the VC‟s office), or for payroll or HR services. It is arguable therefore whether the costs as identified across activities, with the inclusion of some central costs, are truly reflective of the actual cost. Future studies might need to consider whether these other costs should sit „outside‟ the immediate service area, to be separately costed in a university-wide study, and only then apportioned back, if at all.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rendra T. S

135

PERBEDAAN SISTEM AKUNTANSI INSTANSI (SAI) DAN SISTEM ABC

Metode pengendalian biaya yang disebut dengan Activity-Based Costing (ABC) ini

sudah lama dikenal dalam komunitas perusahaan skala besar, sebagai salah satu alat

bantu manejemen untuk menerapkan dan menjalankan strategi Cost Leaderships.

Banyak definisi yang telah dikemukakan oleh para pakar dalam bidang ini, diantaranya

adalah Edward J Blocher, Chen dan Lin (2000) yang mengatakan bahwa ABC

merupakan pendekatan penentuan biaya produk yang membebankan biaya ke produk

atau jasa berdasarkan konsumsi sumber daya yang disebabkan oleh aktivitas. Dasar

pemikiran pendekatan penentuan biaya ini adalah, bahwa produk atau jasa

perusahaan dilakukan oleh aktivitas, dan aktivitas yang dibutuhkan tersebut

menggunakan sumber daya yang menyebabkan timbulnya biaya. Sumber biaya

dibebankan ke aktivitas, kemudian aktivitas dibebankan ke objek biaya berdasarkan

penggunananya. Sistem ABC fokusnya adalah memperkenalkan hubungan sebab

akibat antara ’cost driver’ dengan aktivitas, yang membedakan Sistem ini dengan

Sistem Akuntansi yang lain.

Berikut perbedaan Sistem akuntansi ABC dan Sistem Akuntansi Instansi (SAI): .

Sistem Akuntansi Biaya Activity-Based Costing (ABC):

Sistem Akuntansi Instansi (SAI):

- Fokus: Internal Fokus: Eksternal (memenuhi kewajiban pengelolaan subsidi Umum APBN, Subsidi Khusus dari Pemda/APBD, Penerimaan Negara Bukan Pajak/PNBP, Hibah, Pinjaman Luar Negeri)

- Tidak mengikuti aturan baku (fleksibel)

- Mengikuti aturan yg ditentukan Departemen Keuangan dan prinsip-prinsip SAP.

- Informasi yang dihasilkan: informasi keuangan dan non-keuangan (informasi operasional)

- Hanya informasi keuangan seperti Laporan Realisasi Anggaran (LRA) dan Laporan Neraca SAI yang tidak mengukur efektivitas pengendalian biaya yang sesungguhnya terjadi.

- Penekanan pada masa yang akan datang (future)

- Orientasi informasi: historis (yang telah terjadi/telah dilakukan) sebagaimana laporan-laporan LRA da Neraca SAI.

- Evaluasi internal dan keputusan didasarkan atas informasi yang sangat rinci

- Informasi (laporan keuangan ) yang dihasilkan menggambarkan organisasi secara keseluruhan, khususnya bentuk pertanggung jawaban ke departemen keuangan dan departemen pendidikan.

- Cakupan sangat luas dan multidisiplin

- Lebih spesifik ke pelaporan keuangan saja (kinerja organisasi sebagai suatu entitas, tidak detail ke pengendalian biaya)

(Diadaptasi dari Hansen/Mowen, 1999; dan Peraturan Menkeu RI 2007)

Dengan demikian, menjadi jelas mengapa Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang

dijalankan di Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) tidak terfokus ke pengelolaan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ekspansi

Akuntansi

136

overhead cost yang menggunakan lebih dari satu penyebab (cost driver) tersebut.

Karena dalam Sistem Akuntansi Instnsi (SAI), metode alokasi biaya tidak langsung

hanya dilakukan dalam bentuk satu tahap saja (one-step process).

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM ABC

Sebagaimana halnya suatu sistem informasi, maka Sistem Akuntansi Biaya ABC

dibangun dan dikembangkan dalam suatu Perguruan Tinggi harus menggunakan

metodologi tertentu yang terdiri dari metode, alat bantu dan tahap-tahap kegiatan

perancangan tertentu. Tahap-tahap kegiatan pengembangan Sistem Informasi ABC

tersebut adalah sebagai berikut:

1. Tahap Pembentukan tim dan Pemahaman Proses Bisnis

Agar sistem yang dirancang sukses, maka harus dibentuk tim perancang yang

terdiri dari berbagai staf administrsi, dosen dan pejabat strukural Perguruan Tinggi

lintas jurusan dan Fakultas (Cross-functional). Project Manager yang dintujuk akan

bertanggung jawab ke pimpina tertinggi perguruan tinggi seperti Rektor atau

Direktur Politeknik. Hal ini diperlukan karena sistem ABC akan mengubah banyak

hal yang mungkin menghadapi tantangan (resistensi) dari pihak-pihak terkait.

Kemauan pihak top management menjadi salah satu kunci sukses pengembangan

sistem ABC tersebut.

Setelah stuktur organisasi, pembagian kerja dan job description tim projek dibentuk

maka masing-masing pihak mempelajari dan memahami berbagai kegiatan

(berbagai proses bisnis) dalam Perguruan Tinggi tersebut, termasuk mempelajari

sistem akuntansi lama yang digunakan (Sistem Akuntansi Instansi/SAI).

2. Tahap Pengumpulan Data Biaya

Model Sistem Akuntansi Biaya ABC dibangun menggunakan data-data akuntansi

dari sistem lama (Sistem Akuntansi Instansi kalau di PTN).

Data dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI) ini kemudian diklasifikasikan kedalam

berbagai kegiatan (aktivitas) berdasarkan kriteria didalam sistem akuntansi

Activity-Based Costing (ABC) sebagai berikut:

- Data dalam bentuk aktivitas Level Unit (Unit-Level Activities)

Aktivitas Level Unit adalah aktivitas yang dilakukan terhadap satu kesatuan

unit untuk setiap aktivitasnya. Kegiatan konseling dan pembimbingan Tugas

Akhir oleh dosen adalah contoh aktivitas (biaya) level unit ini.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rendra T. S

137

- Aktivitas Level Kelompok (Batch-Level Activities)

Aktivitas ini dilakukan terhadap satu kelompok unit (lebih dari satu unit

individual). Contoh dalam kegiatan perguruan tinggi adalah aktivitas mengajar

dosen di suatu kelas yang terdiri dari banyak mahasiswa, kegiatan

seminar/workshop yang diadakan suatu perguruan tinggi, kegiatan penelitian

mahasiswa maupun dosen yang dilakukan secara berkelompok.

- Aktivitas Level Produk (Product Supporting Activities)

Aktivitas ini dilakukan agar terjada kontinuitas/keberlangsungan berbagai

aktivitas produk atau cost object tertentu. Contohnya, aktivitas pemeliharaan

yang dilakukan oleh bagian Pemeliharaan dan Pengadaan suatu perguruan

tinggi, kegiatan perbaikan oleh teknisi laboratorium dsbnya.

- Aktivitas Dukungan Fasilitas (Facility Supporting Activities)

Aktivitas yang terjadi untuk menjaga dan menjamin berjalannya berbagai

fasilitas dan sarana dalam melakukan beberapa proses bisnis utama. Aktivitas-

aktivitas ini dapat berupa aktivitas penyusutan gedung Rektorat, pemakaian

mobil operasional (Biaya depresiasi), pengelolaan fasilitas umum kampus

seperti Air, listrik,energi dsbnya.

- Aktivitas Layanan Konsumen (Customer Supporting Activities)

Aktivitas yang ditujukan untuk menjamin keberlangsungan seluruh kegiatan di

POLBAN sebagai satu kesatuan ntitas, seperti penggunaan internet,

perpustakaan dsbnya.

3. Tahap Perancangan Model

Tahap paling penting dari semua tahap pengembangan sistem ABC adalah, apa

yang dinamakan dengan tahap perancangan model ABC. Model ABC ini terdiri dari

komponen-komponen seperti Sumber Daya (Resources), Resources Driver,

Aktivitas Pokok Perusahaan (Activity Center/Proses Bisnis), Aktivitas lain,

Penyebab Aktivitas (Activity Drivers), Elemen Biaya (Cost Elements) dan Objek

Biaya (Cost Object). Model ini menggambarkan peran dan fungsi komponen-

komponen tersebut dan menunjukkan ruang lingkup Sistem ABC yang akan

dibangun berdasarkan proses bisnis (kegiatan utama) perguruan tinggi. Fungsi

pembuatn pemodelan ini mengurangi kompleksitas, sehingga mudah diobservasi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ekspansi

Akuntansi

138

dan diperbaiki serta didiskusikan (Compton et al, 1996). Alat bantu seperti

Flowchart dan software Activity Analyzer (software khusus untuk cost

management) akan sangat membantu menggambarkan secara visual sistem

akuntansi biaya ABC ini.

Elemen-elemen Sistem Informasi Activity-Based Costing

Aktivitas-1, Aktivitas-2, Aktivitas-3….dst Aktivitas-1, Aktivitas-2, Aktivitas-3...dst

MAHASISWA/Dosen/Penelitian

Unit LevelFacility

SupportingBatch Level

Product

Supporting

Customer

Supporting

Aktivitas Utama (proses bisnis

perhguruan tinggi) Aktivitas Utama (Pool Cost)

Satuan Jasa

yg dihslkan

perguruan

tinggi

Activity

Center

Sumber daya

perguruan tinggi

yg digunakan

(biaya)

Resource

Drivers

Activity

Drivers

Langkah-1

Langkah-2

(dirancang penulis berdasarkan konsep ABC)

4. Tahap Implementasi Model Sistem ABC

Setelah model sistem dirancang dan disempurnakan dengan kebutuhan

(berdasarkan proses iterasi maksimal) untuk mendapatkan model terbaik, maka

langkah selanjutnya adalah:

a) Penentuan Cost Driver Level Pertama (First-Stage Cost Driver)

b) Cost Driver Level Kedua (Second-Stage Cost Driver)

5. Tahap Penyajian Informasi Biaya

Laporan ini menyajikan informasi tidak saja informasi biaya yang bersifat

kuantitatif, namun juga informasi non-kuangan yang bersifat kualitatif. Laporan

Biaya penggunaan konsumsi sumber daya Perguruan Tinggi yang digunakan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rendra T. S

139

dalam melakukan kegiatan utamanya (proses bisnis) maka laporan kuantitatif

terdiri dari Biaya Bahan (habis pakai di lab), Tenaga Kerja Langsung (gaji dosen),

Rekayasa produk/sof hasil riset, Utilitas, Penanganan material, pemeliharaan,

depresiasi , dan lain-lain yang relevan. Selain itu, sistem ABC juga dapat

mengindentifikasi biaya kualitas proses yang dibebankan secara langsung ke jasa

yang dihasilkan. Dengan demikian, laporan rata-rata biaya aktual yang disajikan

tidak hanya menyajikan Total Biaya kualitas proses produksi namun juga yang

justru lebih penting, apa yang menyebabkan biaya tersebut muncul.

BISNIS PROSES DALAM PERGURUAN TINGGI

Dalam kaitannya dengan Perguruan Tinggi, kegiatan pengembangan model Sistem

Akuntansi ABC harus mempertimbangkan hal-hal berikut sebagai Critical Succes

Factors (CSF) , yaitu:

”- Departemental mission statements/program goals, which are consistent with

the overall mission statement and goals of the college and university.

- Activity Code Definitions

- Faculty evaluation system, which will be significantly different for each

departement because of their mission and goals”

(Kelline S Cox cs, 2001)

Sasaran dan misi yang akan dicapai setiap jurusan pada dasarnya merupakan

keseluruhan dari misi Perguruan Tinggi tersebut. Dimana misi dan sasaran tersebut

hanya mungkin dicapai melalui empat kegiatan utama yang disebut dengan Proses

Bisnis. Berikut proses bisnis dalam suatu Perguruan Tinggi, yaitu Pengajaran

(teaching), Penelitian (Research) , pelayanan kepada masyarakat (Public Services),

dan Administrasi (Support Function). Dimana setiap Proses Bisnis tersebut terdiri dari

berbagai aktivitas dan sub-aktivitas rinci yang mungkin berbeda pada setiap jurusan

dan program studi sesuai dengan bidang, runag lingkup dan tujuan masing-masing.

Berikut merupakan model hubungan antara biaya (sumber daya) , aktivitas utama

(proses bisnis) dan Cost Object yang dihasilkan dalam suatu Perguruan Tinggi:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ekspansi

Akuntansi

140

Sumber daya

perguruan

tinggi (Biaya)

Aktivitas Pengajaran

Aktivitas Penelitian

Akrtivitas Administrasi

dan perpustakaan

(support function)

Aktivitas Pengadian

Masyarakat (UPPM)

Mahasiswa

Teaching Mata

Kuliah

(Kurikulum)

Penelitian

Pelayanan

Masyarakat

Sumber Daya Aktivitas Cost Ovject

(Disesuaikan oleh Penulis dari F.Reich/Abraham, 2006 berdasarkan situasi di Indonesia)

Aktivitas Pengajaran (Teaching) ditujukan untuk mengajarkan mata kuliah (subjek)

sesuai dengan kurikulum yang telah ditetapkan disetiap program studi yang dengan

demikian diserap oleh cost object “Kurikulum”, demikian juga halnya dengan cost

object “Mahasiswa” yang menyerap kegiatan pengajaran tersebut. Sedangkan

kegiatan-kegiatan penelitian hanya diserap oleh cost object Penelitian. Yang lebih

rumit proses pembebanannya adalah kegiatan administratif sebagai fungsi pendukung

(support) yang dibutuhkan oleh beberpa cost object, sehingga banyak menimbulkan

masalah keakurasian pembebanan biaya (allocation cost).

Dalam kaitannya dengan Perguruan Tinggi, Robertson cs (1998) mengemukakan

bahwa terdapat empat tahap pengembangan dan implementasi model sistem Activity-

Based Costing (ABC). Tahap pertama adalah mengidentifikasi tujuan projek

pengembangan model ABC, termasuk ruang lingkup dan objektif yang akan dicapai

serta tipe keputusan menejemen yang diharapkan akan dibuat berdasarkan output

sistem ABC yang dirancang. Misalnya Polban akan menghitung biaya pertahun setiap

jurusan, setiap kegiatan pelatihan terprogram yang akan diadakan, bahkan juga

setiap mata kuliah yang diajarkan, termasuk tipe mahasiswa (kelas regulaer, D4 atau

kerma) dan kegiatan komersial yang dilakukan (kerjasama) dan pelayanan pengabdian

masyarakat. Kegiatan Costing merupakan tahap kedua, yang difokuskan pada

penetapan kegiatan dalam kampus seperti pengajaran, pembimbingan, pendanaan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rendra T. S

141

riset, kegiatan akademik pendukung, kegiatan dukungan penelitian dan administrasi,

humas, promosi dan kegiatan unit kemahasiwaan.

Tahap ketiga adalah, melakukan analisis cost object dan pengumpulan informasi

activity driver, seperti jumlah mahasiswa dalam setiap program studi yang kemudian

dihubungkan ke biaya kegiatan yang akan dibebankan ke cost object. Metode

pengumpulan data yang dilakukan dalam pengembangan sistem ABC dalam tahap

pertama, kedua dan ketiga yang umumnya dilakukan di Perguruan Tinggi adalah

survey, wawancara dan workshop.

Tahap keempat adalah pelaporan atau penyajian informasi biaya dari kegiatan (activity

cost report), laporan biaya aktivitas per unit, laporan biaya program studi, dan laporan

biaya per mahasiswa. Akhirnya untuk mentransformasikan model diatas kertas

tersebut ke model yang siap dipergunakan secara visual agar memudahkan, maka

Perguruan Tinggi tersebut dianjurkan menggunakan software khusus akuntansi

manajemen (ABC) seperti Activty Analyzer dan lain-lain yang relevan. Software khusus

tersebut dilengkapi dengan fitur-fitur yang dapat mengimpor file data dari file buku

besar di sistem komputerisasi akuntansi keuangan tradisional (SAI) untuk

mengefisienkan waktu. Fitur lain yang juga penting bagi peningkatan kinerja pihak

manajemen adalah, software tersebut dapat membantu kegiatan analisis aktivitas

(Activity-Based Management/ABM) yang sangat diperlukan oleh pihak menejemen

perguruan tinggi dari berbagai level menejerial dalam sistem informasi manajemen

(SIM) yang disebut dengan “Online Analytical Processing (OLAP)”. Fasilitas OLAP ini

memungkinkan pimpinan Perguruan Tinggi menganalisis data biaya dan kinerja lain

menggunakan alat bantu statistik dan pemodelan.

CONTOH MODEL ABC PROSES BISNIS KEMAHASISWAAN

Hampir mirip dengan perusahaan manufaktur, dimana setiap aktivitas dalam organisasi

jasa di dalam suatu lembaga pendidikan tinggi menurut konsep Activity-Based Costing

(ABC) dibagi menjadi empat kategori biaya, yaitu Unit Activities, Batch Activities,

Product Activities, dan Facility/Organizational Activities. Jika konsep atau model sistem

akuntansi biaya ABC tersebut diterjemahkan ke dalam Proses Bisnis suatu perguruan

tinggi, maka tampak seperti diagram di bawah ini. Diagram ini merupakan contoh

model sistem akuntansi biaya ABC yang cost objet-nya adalah Mahasiswa (Student).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ekspansi

Akuntansi

142

(Sumber: Anbalagan Krishnan, 2006)

Student Services Department, atau Kantor Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan

merupakan Resource Centre karena disinilah kegiatan/aktivitas yang berhubungan

dengan kemahasiswaan dimulai dan direncanakan. Rencana kerja Student Services

Department tersebut membutuhkan sumber daya organisasi (Perguruan Tinggi) agar

dapat dilaksanakan. Resource Driver level pertama dan kedua digunakan untuk

mengaitkan secara logis antara aktivitas yang akan dikerjakan dengan sumber daya

yang dibutuhkan.

Berbagai aktivitas Kemahasiswaan yang dilaksanakan tersebut kemudian dikumpulkan

(berdasarkan metode tertentu) ke dalam Activity Centre (proses bisnis) seperti Student

Affair Divison, Housing Division (Asrama Mahasiswa) dan sebagainya untuk

membentuk Activity Cost Pool berdasarkan Cost Driver yang sesuai. Kemudian Activity

Cost Pool tersebut dibebankan ke Cost Object (yang dalam hal ini adalah Uang Kuliah

Mahasiswa, atau biaya perguruan tinggi per satuan mahasiswa).

PERAN TEKNOLOGI INFORMASI

Data yang diperoleh dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan melalui angket serta

wawancara, setelah diklasifikasikan berdasarkan kategorisasi biaya Activity-Based

Costing (ABC) kemudian dijadikan dasar pembuatan model Sistem Akuntansi Biaya

ABC. Melalui Software Activity Analyzer pemodelan tersebut relative mudah

dibangun. Perangkat lunak ini merupakan perangkat lunak yang telah memenuhi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rendra T. S

143

standar internasional CAM-I (Consortium for Advanced Manufacturing – International)

yang selama ini lazim digunakan diberbagai perusahaan besar diberbagai negara maju

sebagai alat pengumpulan data, pemodelan sistem akuntansi biaya ABC, perhitungan,

pembebanan dan pengalokasian biaya berdasarkan konsep ABC, pengukuran kinerja,

pembuatan anggaran berbasis aktivitas, bahkan sebagai sarana (alat) untuk

melakukan analisis What-If buat pihak manajemen.

Perangkat Lunak ini juga dapat digunakan untuk menelusuri Cost item dan resources

dari berbagai aktivitas dan proses bisnis suatu Perguruan Tinggi untuk menghasilkan

informasi yang bermanfaat untuk menganalisis tingkat pendapatan (kas) dari setiap

mahasiswa, dan produk/ jasa (Cost Object) yang dihasilkan. Informasi disajikan dalam

bentuk laporan, grafik dan diagram yang dibuat untuk memudahkan pihak manajemen

menganalisis lebih lanjut keluaran dari sistem ABC berdasarkan metode Activity-Based

Management (ABM).

Didalam software Activity Analyzer, data-data akuntansi dan biaya yang dihasilkan oleh

Sistem Akuntansi Instansi (SAI) tersebut (setelah diklasifikasikan) kemudian diinputkan

ke komputer berdasarkan langkah-langkah sebagai berikut:

Identify Processes

and Build Process

Master

(BPM)

Continued On Next

Page

Correct

Assignments Based

Upon Reports

Run Where Used

and Utilization

Reports for

Employees &

Expenses

Run Activity Costing

& Process Costing

Functions

Assign Employee &

Expense Resources

to Activities &

Processes

(ARE) & (BPR)

Import or Enter

Employee &

Expense Resources

(EMP) & (EXP)

Import or Enter

Location/Cost

Centers

(LOC)

Identify Activities

Within Processes

and build Activity

Master File

(ACM)

Read "Getting Started"

Section of Manual

Make Sure Activity &

Process Totals

Reconcile With Each

Other & Tie Back to

Resources

Run Activity Costing

& Process Costing

Functions Again if

Changes Were Made

Steps To Data Processing in Activity Analyzer software

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ekspansi

Akuntansi

144

Identify & Enter

Cost Categories

(BOT)

Continued From

Previous Page Make Sure Activity &

Process Totals

Reconcile With Each

Other & Tie Back to

Resources

Continued On Next

Page

Gather Cost Driver

Data by Cost Object

Run "Generate Cost

Driver" Function to

Build a List of

Requested Cost Drivers

(ITD) or (PRD)

Attach Bills of

Activity to Cost

Objects

(ITO) or (PRO)

Identify & Enter

Bills of Activity &

Attach Activities to

Each Bill

(BOA) & (BAD)

Import or Enter

Cost Objects

(ITM) or (PRM)

Tag all Activities

which will drive cost

to Cost Objects with

Cost Drivers

Run Activity Cost

Reconciliation Function

to Add Up Cost Object/

Cost Driver Quantities

By Activity

If Cost Driver

Quantities Seem

Reasonable, Apply

Assigned Quantities

to Activity Master

Continued From

Previous Page

Finished

Run "Cost Roll-Up

Program

Import or Enter

Bill of Material or

Sales / Distribution

History

(IST) or (PTP)

Run Activity Costing

Functions Again To

Develop Activity

Rates

Run Activity Cost

Reconciliation

Function to Add Up

Assigned Activity

Costs By Activity

Run Costing

Function to Driver

Cost From Activities

to Cost Objects

If Assigned Cost Object

Cost Driver Quantities =

Activity Cost Driver

Quantities and Assigned

Activity Cost = Activity

Master Cost, the Model

Reconciled

Print Cost Object

Cost Reports

(Sumber: Activity Analyzer‟s Software Reference Guide, 2008

KESIMPULAN

Sistem Akuntansi Biaya Berbasis Aktivitas (Activity-Based Costing/ABC) pada awalnya

memang ditujukan pada perusahaan manufaktur untuk mencari keunggulan kompetitif

melalui perhitungan dan pembebanan komponen biaya produksi ke Harga Pokok

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rendra T. S

145

(Product Cost) yang akurat. Namun sering dengan perkembangannya, Sistem

Akuntansi Biaya Activity-Based Costing ini juga mulai populer digunakan pada

perusahaan jasa, termasuk pada lembaga pendidikan seperti Perguruan Tinggi

(Universitas).

Kemampuan konsep dan metode sistem ini mengaitkan aktivitas dalam suatu

organisasi ke penggunaan sumber daya secara logis dan akurat (bukan berdasarkan

perkiraan/arbitrase), terutama untuk biaya tidak langsung (overhead cost) yang

mengkonsumsi sumber daya yang sama, menyebabkan sistem ABC menjadi alternatif

untuk membangun kemampuan bersaingnya melalui pengelolaan Cost Leaderships

Strategy. Teknologi Informasi melalui software khusus Akuntansi Manajemen yang

diantaranya cukup populer yaitu Activity Anlyzer mampu mengurangi kompleksitas

pengembangan sistem akuntansi biaya ABC sebagaimana halnya sering dihadapi

akuntan pada beberapa dekade sebelumnya. Kemampuan perhitungan yang akurat

dan otomatis, serta kemampuan me-visualisasikan model sistem secara lebih jelas

menyebabkan sistem ABC bukan suatu keniscayaan untuk dikembangkan di suatu

Perguruan Tinggi. Hal ini sudah banyak dilakukan diberbagai universitas ternama

diberbagai negara maju. Artikel ini masih bersifat kajian teoritis, namun diharapkan

dapat membuka wawasan dan wacana baru mengenai pengembangan dan

implementasi sistem akuntansi biaya sebagai salah satu instrumen bagi Perguruan

Tinggi dalam mewujudkan kemampuan pengurangan biaya secara strategik dan

mewujudkan good governance.

DAFTAR PUSTAKA

Alejandro., N. Juan, “Utilizing an Activity-Based Approach for estimating the costs of college and Univ academic programs” (Unpublished Ph.d Dissertation), Baylor

University, Waco, Texas, 2000

Blocher, J Edward, Kung H Chen and Thomas W.Lin, “Cost Management: a strategic emphasis”, McGraw-Hill Co, 2000

Cokins, G., “Activity-Based Management making It Work”, Irwin Professional

Publishing, 1996

Compton, T.R., “Implementing Activity-Based Costing”, The CPA Journal, March 1996

Cox., S. Kelli., and Ronald G Douney Cs., “ABC and Higher Education – Can it work?” at www.K-state.edu/Pa/researchinfo/papers/depchair.pdf (diakses 14 des 2009)

Higher Education Division, , “Activity Based Costing: A Study to develop a costing methodology for Library and Information Technology Activities for the Australian Higher Education Sector”, The University of Newcastle, Australia, 2001

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ekspansi

Akuntansi

146

D.T., Hicks., “Activity-Based Costing for small and middlesized business: an implementation Guide”, John Wiley and son inc., New York, 1992

Ismail., Noor Azizi., “Activity-Based Management in Higher Education: Can it work?”, Faculty of Accounting, Universiti Utara Malaysia, 2003

Kebijakan dan Program Pendidikan Tinggi Tahun 2009. Sekretariat Direktorat Jenderal

Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional, Jakarta, 2009

Krishnan., Anbalagan., “An Application of ABC in Higher Learning Institution: A Local Case Study”, Curtin University of Technology, Contemporary Management Research Journal, pages 75-90, Vol.2, No.2, sept 2006

Norkiewicz, A., “Nine Steps to Implementing ABC”, Mgt Accounting Journal, April 1994

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007 tentang “Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat”, Jakarta, 2007

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 16 Tahun 2008 tentang “Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional”, Jakarta, 2008

Reference Guide Activity Analyzer Version 8.0, Lead Software Inc, 2008

Reich., F., and A . Abraham., “ABC and Activity Data Collection: A Case study in the higher education sector”, University of Wollongong, 2008

Robertson and Applebee G cs ., “Costing Methodology for use within Australian Higher Education Institution”, Ernst and Young, 1998

Activity Analyzer,, 144 Activity-Based Costing, 129, 133, 134,

135, 137, 138, 141, 142, 143, 146, 147

Critical Success Factors, 130

Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan, 130, 147

Sistem Akuntansi Instansi, 129, 131, 132, 135, 136, 137, 143, 144

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rendra T. S

147