TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI.pdf

Teknologi dan Organisasi | 1

TEKNOLOGI DAN ORGANISASI

1. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI

Teknologi merujuk pada informasi, peralatan, teknik, dan proses yang

dibutuhkan untuk mengubah masukan menjadi keluaran dalam

organisasi. Teknologi dapat diterapkan pada semua organisasi.

Woodward menemukan bahwa hubungan yang jelas antara klasifikasi

teknologi tersebut dan struktur selanjutnya dari perusahaan keefektifan

organisasi ada kaitannya dengan kesesuaian antara teknologi dan

struktur. Misalnya, tingkat diferensiasi vertikal meningkat dengan adanya

kompleksitas teknis. Tingat median bagi perusahaan yang berada pada

kategori unit, mass dan process adalah tiga, empat dan enam. Yang lebih

penting dilihat dari sudut keefektifan, perusahaan yang berada pada

tingkat di atas rata-rata pada setiap kategori cenderung untuk

mengelompok di sekitar median dari kelompok produksi mereka.

Woodward juga mengemukakan bahwa komponen administratif berubah

secara langsung berdasarkan jenis teknologi, artinya, jika kompleksitas

teknologi meningkat, maka demikian juga halnya dengan proporsi

personalia administratif dan pendukungnya. Tetapi tidak semua

hubungan tersebut bersifat linear. Misalnya, perusahaan dalam kategori

mass production mempunyai proporsi pegawai terampil paling kecil dan

perusahaan tersebut umumnya mempunyai kompleksitas dan formalisasi

yang tinggi, sedangkan perusahaan yang unit dan prosesnya cenderung

mempunyai tingkat dimensi struktural yang rendah.

Suatu analisis yang cermat atas temuan-temuannya menyebabkan

Woodward berkesimpulan bahwa untuk setiap kategori pada skala

teknologi dan untuk setiap komponen struktural, terdapat kisaran yang

optimal di sekitar titik median yang mencakup posisi perusahaan yang


lebih efektif. Artinya, pada setiap kategori teknologi, perusahaan yang

paling sesuai dengan angka median untuk setiap komponen struktural

adalah yang paling efektif.

Perusahaan teknologi mass production sangat terdiferensiasi, bersandar

pada formalisasi yang ekstensif dan hanya sedikit melakukan

pendelegasian wewenang. Teknologi unit maupun proses dan juga

distrukturisasi adalah lebih luwes. Fleksbilitas dicapai melalui

diferensiasi vertikal yang lebih sedikit, pembagian kerja yang lebih

sedikit, dan lebih banyak aktifitas kelompok, lebih banyak tanggung

jawab melalui peran, serta pengambilan keputusan yang

didesentralisasikan. Formalisasi yang tinggi dan kontrol yang

desentralisasi tidak dapat dilaksanakan pada produksi berdasarkan

pesanan, dengan teknologi yang tidak rutin yang terdapat pada produksi

unit, dan tidak perlu pula pada teknologi proses yang terus menerus yang

sangat diotomatisasi dan secara tidak langsung sangat terkontrol.

1.1. Awal Penerapan Teknologi dalam Organisasi: Penelitian Woodward

Penelitian pertama terhadap teknologi sebagai determinan struktur dapat

dirunut balik pada pertengahan 1960-an dan pada karya John Woodward.

Penelitiannya, yang berfokus pada teknologi produksi adalah usaha besar

pertama yang melihat struktur organisasi dari persepektif teknologi.

Dalam penelitiannya, Woodward menemukan bahwa terdapat: 1)

hubungan yang jelas antara klasifikasi teknologi tersebut dan struktur

selanjutnya dari perusahaan, dan 2) keefektifan organisasi ada kaitannya

dengan “kesesuaian” antara teknologi dan struktur. Misalnya, tingkat

diferensiasi vertikal meningkat dengan adanya kompleksitas teknis.

Tingkat median bagi perusahaan yang berada pada kategori unit, mass,

dan process adalah tiga, empat dan enam. Yang lebih penting, dilihat dari

sudut keefektifan, perusahaan yang berada pada tingkat di atas rata-rata


pada setiap kategori cenderung untuk mengelompok di sekitar median

dari kelompok produksi mereka.

Woodward juga menemukan bahwa komponen administratif berubah

secara langsung berdasarkan jenis teknologi, artinya jika kompleksitas

teknologi meningkat, maka demikian juga halnya dengan proporsi

personalia administrasi dan staf pendukungnya. Tetapi tidak semua

hubungan tersebut berbentuk linear. Misalnya, perusahaan dalam

kategori mass production mempunyai proporsi pegawai terampil paling

kecil dan perusahaan tersebut umumnya mempunyai kompleksitas dan

formalisasi yang tinggi, sedangkan perusahaan yang unit dan prosesnya

cenderung mempunyai tingkat dimensi struktural yang rendah.

Suatu analisis yang cermat atas temuan-temuannya menyebabkan

Woodward berkesimpulan bahwa untuk setiap kategori pada skala

teknologi (unit, mass, process) dan untuk setiap komponen struktural,

terdapat kisaran (range) yang optimal di sekitar titik median yang

mencakup posisi perusahaan yang lebih efektif. Artinya, pada setiap

kategori teknologi, perusahaan yang paling sesuai dengan angka median

untuk setiap komponen struktural adalah yang palig efektif. Sebagaimana

yang telah dijelaskan, perusahaan teknologi mass-production sangat

tediferensiasi, dan bersandar pada formalisasi yang ekstensif, serta tidak

begitu banyak melakukan pendelegasian wewenang. Teknologi unit,

proses terstrukturisasi lebih fleksibel. Fleksbilitas dicapai melalui

diferensiasi vertikal yang lebih sedikit, pembagian kerja yang lebih

sedikit, dan lebih banyak aktifitas kelompok, lebih banyak tanggung

jawab melalui peran, serta pengambilan keputusan yang didesentralisasi.

Penyelidikan Woodward memperlihatkan adanya hubungan antara

teknologi, struktur dan keefektifan. Perusahaan yang kurang lebih

mendekati struktur yang khas bagi teknologi adalah yang palng efektif.


Perusahaan yang menyimpang dari struktur ideal mereka adalah yang

kurang berhasil. Oleh karenanya, Woodward mengatakan bahwa

keefektifan adalah suatu fungsi dari suatu kesesuaian teknologi-struktur

yang tepat. Organisasi yang mengembangkan struktur yang sesuai

dengan teknologi adalah yang paling berhasil dibandingkan yang tidak

mengembangkannya sesuai dengan teknologi.

Woodward juga berhasil menjelaskan perbedaan antara temuannya dan

petunjuk klasik dari para teoritikus manajemen-prinsip ini didasarkan

atas pengalaman para teoritikus tersebut dengan organisasi yang

menggunakan teknologi mass-production. Perusahaan mass-production

tersebut mempunyai garis wewenang yang jelas, formalisasi yang tinggi,

proporsi pekerja terampil yang lebih rendah yang dicapai melalui suatu

pembagian kerja yang tinggi, rentang kendali yang lebar pada tingkat

supervisor, dan pengambilan keputusan yang disentralisasi. Tetapi karena

semua organisasi tidak menggunakan teknologi mass-production, prinsip

yang demikian tidak disebut umum. Dengan demikian, penelitian

Woodward menjadi pertanda awal dan berakhirnya pandangan bahwa

terdapat prinsip universal tentang manajemen dan organisasi.

1.2. Teknologi Berdasarkan Pengetahuan: Kontribusi Perrow

Perrow menyatakan bahwa metode kontrol dan koordinasi harus

bervariasi sesuai dengan jenis teknologi. Makin rutin teknologinya, maka

makin tinggi struktur organisasinya. Perrow mengidentifikasikan aspek-

aspek utama struktur yang dapat dimodifikasi pada teknologi:

Tingkat keleluasaan yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan

tugas kekuasaan kelompok guna mengontrol tujuan dan strategi

dasar unit.

Tingkat saling ketergantungan antara kelompuk tersebut.


Tingat sejauh mana kelompok tersebut turut serta dalam

mengoordinasikan pekerjaan mereka, baik dengan menggunakan

umpan balik atau perencanaan dari orang lain.

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa cara terbaik menyelesaikan

kebanyakan teknologi rutin adalah melalui koordinasi kontrol yang

distandarisasi. Teknologi tersebut harus dikaitkan dengan struktur yang

mempunyai formalisasi maupun sentralisasi yang tinggi. Pada ujung

lainnya, teknologi non-rutin menuntut fleksibilitas. Pada dasarnya,

mereka akan didesentralisasi, mempunyai interaksi tinggi diantara semua

anggota dan mempunyai ciri tingkat formalisasi minim. Di tengahnya,

yakni teknologi manual (craft technology), mensyaratkan bahwa

pemecahan masalah harus dilakukan oleh mereka yang paling banyak

pengalaman dan pengetahuannya. Ini berarti desentralisasi dan jga

teknologi rekayasa (engineering technology) mempunyai banyak

pengecualian tetapi proses pencariannya dapat dianalisis harus

mempunyai pengambilan keputusan yang disentralisasi sambil tetap

mempertahankan fleksibiltas maupun formalisasi yang rendah.

1.3. Ketidakpastian Teknologi: Kontribusi Thompson

Implikas struktural dari kerangka kerja Thompson tidaklah begitu jelas

dibandingkan karya Woodward atau Perrow. Pada dasarnya, setiap

teknologi menciptakan semacam saling ketergantungan. Long-linked

technology diikuti sequential interdependence prosedurnya sangat

terstandarisasi dan harus dilaksanakan dalam rangkaian tertentu.

Mediating technology mempunyai pooled interdependence dua unit atau

lebih yang masing-masing membantu unit yang lebih besar secara

terpisah. Teknologi intensif (intensive technology) menciptakan

reciprocal interdependence keluaran dari unit-unit yang saling

mempengaruhi secara timbal balik. Masing-masing interdependence


menuntut sejenis koordinasi yang akan membantu keefektifan organisasi,

namun bisa meminimalkan biaya.

Pada umumnya kita dapat menerjemahkan pandangan Thompson

kedalam terminologi struktural. Ia beragumentasi bahwa permintaan

terhadap pengambilan keputusan dan komunikasi sebagai akibat dari

teknologi menigkat dari mediating ke long-linked lalu ke intensive.

Koordinasi mediating technology yang paling efektif adalah melalui

peraturan dan prosedur. Long-linked harus didampingi oleh perencanaan

dan penjadwalan. Teknologi intensifmembutuhkan penyesuaian bersama.

Ini berarti bahwa:

Mediating technology = kompleksitas rendah, formalisasi tinggi.

Long-linked technoloy = kompleksitas dan formalisasi moderat.

Intensive technology = kompleksitas tinggi, formalisasi rendah.

2. INTEGRASI TENTANG TEKNOLOGI

2.1. Pengaruh Industri Dan Besaran

Industri menghambat pilihan teknologi. Tetapi organisasi harus mencapai

suatu besaran tertentu sebelum kemajuan dapat diperoleh dari

keuntungan yang ditawarkan oleh teknologi yang lebih kompleks.

Keputusan untuk menerima sebuah teknologi yang kompleks

kemungkinan tidak akan diambil sampai organisasi tersebut mencapai

besaran yang cukup untuk menggunakan kesempatan yang diberikan oleh

ekonomi skala (economic of scale). Dengan demikian, besaran

menentukan teknologi, atau bisa juga sebaliknya.

2.2. Denominator yang Sama: Kerutinan

Woodward mengidentifikasi tiga jenis teknologi masing-masing

mewakili suatu tingkat kompleksitas teknologi yang semakin meningkat.

Yang paling ekstrem, teknologi unit berhubungan dengan aktivitas yang

dibuat atas pesanan atau yang tidak rutin; teknologi proses menjalankan


aktivitas yang diotomatisasi dan distandarisasi. Mass technology yang

pada dasarnya rutin. Perrow menyajikan dua jenis teknologi yang

ekstrem, teknologi yang rutin dan yang tidak rutin. Teknologi “antara”

Perrow-engineering dan craft juga berbeda dalam kerutinan, yang

pertama lebih distandarisasi daripada yang kedua.

2.3. Tingkat Unit Kerja Versus Tingkat Organisasi

Hampir semua organisasi besar dan juga yang sedang mempunyai

teknologi yang beraneka ragam membagi rata subunit tersebut untuk

menghasilkan suatu ukuran yang digabungkan atau secara sederhana

mengidentifikasi sebuah teknologi tertentu diantara yang banyak dan

menamakannya teknologi yang dominan akan menghasilkan kesalahan

mengenai kenyataan yang sebenarnya. Kita harus mengharapkan bahwa

penelitian yang menilai hubungan teknologi struktur pada tingkat analisis

organisasi, dimana terdapat sejumlah besar variasi teknologi diantara

subunit akan menghasilkan ukuran yang merupakan penjumlahan yang

tidak mempunyai arti.

Penelitian teknologi telah dilakukan pada tingkat organisasi dan unit.

Kedua melihat teknologi sebagai cara yang digunakan untuk

melaksanakan tugas, tapi ada yang menganggap organisasi sebagai unit

analisis dan yang lain menganggap unit kerja sebagai unit utama.

Analisis tingkat organisasi dimulai dengan produk atau jasa utama yang

ditawarkan, yang akan memfokuskan kita kepada teknologi konversi

yang dominan. Analisis pada tingkat pekerjaan unit dimulai dengan tugas

yang dilakukan oleh pegawai individual yang mengakibatkan kita harus

memperhatikan metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas.

2.4. Teknologi Manufaktur Versus Teknologi Jasa

Selain menyebabkan masalah karena mencampuradukkan kajian yang

menggunakan berbagai tingkat analisis, para peneliti juga bersalah karena


mencampurkan organisasi manufaktur dengan jasa. Ikhtisar dari

penelitian yang menilai hubungan antara teknologi dan struktur

menujukkan bahwa hampir 80 persen dari mereka yang melihat kepada

hanya organisasi manufaktur atau jasa mendukung hubungan tersebut.

Tapi jika data dari usaha manufaktur dan jasa dikombinasikan, hanya 14

persen mencapai hasil yang mendukung. Hal ini secara tidak langsung

menyatakan bahwa mungkin terdapat perbedaan yang nyata antara

teknologi yang mendominasi kedua jenis organisasi tersebut. Dengan

demikian penelitian yang mengombinasikan organisasi manufaktur dan

jasa lebih kecil kemungkinannya menemukan adanya hubungan yang

mencolok antara teknologi dan struktur.

2.5. Teknologi dan Struktur

Ada beberapa penemuan yang penting:

1. Teknologi dan Kompleksitas

Meskipun kurang meyakinkan, bukti menujukkan bahwa teknologi

rutin positif berhubungan dengan kompleksitas yang rendah. Makin

besar rutinisasi, maka makin sedikit jumlah kelompok pemegang

jabatan dan makin sedikit pelatihan yang didapat para profesional.

Dan sebaliknya teknologi non-rutin kemungkinan membawa

kompleksitas yang tinggi. Sedangkan pekerjaan itu menjadi lebih

canggih dan lebih disesuaikan dengan keinginan, rentang kendali

akan menyempit dan diferensiasi vertikal meningkat.

2. Teknologi dan Formalisasi

Peninjauan kembali terhadap lima kajian mengenai teknologi

menemukan bahwa teknologi rutin secara positif berhubungan

dengan formalisasi. Walaupun hanya satu sampel korelasi yang

secara statistik dapat dikatakan signifikan, semua yang lain positif,

yang mempunyai satu diantara seribu kemungkinan akan terjadi

karena kebetulan. Tetapi, jika besaran dikontrol, maka hubungan


tersebut akan hilang. Kerutinan secara mencolok dihubungkan

dengan keberadaan sebuah manual peraturan, keberadaan uraian

pekerjaan, dan tingkat sejauh mana raian pekerjaan tersebut

dispesifikasikan. Teknologi rutin mengizinkan manajemen untuk

menetapkan peraturan dan peraturan lain yang diformalkan karena

cara melakukan pekerjaan dipahami dengan baik dan pekerjaan itu

cukup berulang untuk membenarkan biaya yang dibutuhkan untuk

mengembangkan sistem yang diformalkan dengan cara demikian.

Teknologi non-rutin membutuhkan sistem kontrol yang mengizinkan

adanya keleluasaan dan fleksibilitas yang lebih tinggi.

Kajian-kajian tersebut secara tidak langsung mengatakan bahwa kita

harus berhati-hati dalam menggeneralisasi dampak teknologi

terhadap formalisasi. Hubungan tersebut berlaku bagi organisasi

yang kecil serta untuk aktivitas yang berada pada atau yang dekat

dengan inti operasi. Jika inti operasi menjadi lebih rutin, pekerjaan

operasionalnya menjadi lebih dapat diperkirakan. Dalam situasi

demikian, formalisasi yang tinggi merupakan alat koordinasi yang

efisien.

3. Teknologi dan Sentralisasi

Hubungan teknologi-sentralisasi membuahkan hasil yang tidak

konsisten. Argumentasi yang logis yakni teknologi rutin akan

dihubungkan dengan struktur yang disentralisasi, yang akan lebih

banyak menyandarkan diri pada pengetahuan seorang spesialis

dicirikan oleh wewenang pengambilan keputusan yang

didelegasikan.

Kesimpulan yang lebih umum yakni hubungan teknologi-sentralisasi

dilunakan oleh tingkat formalisasi. Baik peraturan formal maupun

pengambilan keputusan yang disenralisasi merupakan mekanisme


kontrol, dan manajemen dan mensubstitusikannya dengan yang lain.

Teknologi rutin harus dihbungkan dengan kontrol yang disentralisasi

jika terdapat peraturan yang minimum. Tetapi, jika formalisasinya

tinggi, tenologi rutin dapat diikuti. Dengan demikian, kita dapat

memperkirakan bahwa teknologi rutin akan mengakibatkan

sentralisasi tetapi hanya jika formalisasinya rendah.

Akhirnya, bukti menujukkan bahwa teknologi rutin secara positif

berhubungan dengan kompleksitas yang rendah dan formalisasi yang

tinggi.

3. PERAN UTAMA TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI

Teknologi didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik dan

kegiatan yang digunakan untuk mengubah input menjadi output. Karena

itu dapat dikatakan bahwa teknologi meliputi seluruh proses transformasi

yang terjadi dalam organisasi, menyangkut mesin-mesin yang digunakan,

pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yang digunakan

dalam pelaksanaan seluruh kegiatan.

Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi

merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis

kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi.

Teknologi dalam organisasi memiliki peranan tama dalam mempelajari

sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi

terhadap struktur organisasi. Dalam teori organisasi yang mengandung

prinsip ketergantungan (contingency), manyatakan bahwa karakteristik

organisasi mempunyai ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi

yang pada akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern dalam teori

organisasi. Menurut James Thompson, teknologi organisasi tidak

didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan di lapangan, melainkan


merupakan sutau pembahasan teoritis yang disusun berdasarkan

landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya.

Pembahasan mengenai teknologi organisasi dilakukan dengan

membedakan organisasi menjadi dua jenis, yaitu: organisasi perusahaan

manufaktur dan organisasi non-manufaktur. Manufaktur adalah suatu

cabang industri yang mengaplikasikan peralatan dalam suatu medium

proses untuk transformasi bahan mentah menjadi barang jadi untuk

dijual. Manufaktur adalah proses fisik dalam produksi barang non-jasa.

Contoh manufaktur adalah seperti pembuatan minyak urut dimana jasa

pijit yang menggunakan minyak urut tersebut tidak termasuk dalam

perusahaan manufaktur. Penelitian mengenai teknologi organisasi

perusahaan manufaktur yang dianggap paling berpengaruh terhadap

perkembangan teori organisasi. Woodward menemukan bahwa

perusahaan yang mengunakan struktur yang sesuai dengan teknologi

produksinya dikelompokkan ke dalam tiga tipe teknologi produksi, yaitu:

1. Pembuatan produk tunggal atau dalam kelompok ukuran kecil.

2. Produk masal atau dalam kelompok ukuran besar.

3. Produksi menurut proses.

Thompson mengelompokkan teknologi organisasi menjadi 3 jenis, yang

masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan

konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi,

yaitu:

1. Teknologi perantara (mediating technology), digunakan untuk

menghubungkan beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat

dihubungkan secara langsung, misalnya jika hubungan langsung

tersebut memerlukan ongkos yang besar ataupun karena terlalu rumit

untuk dilaksanakan.

2. Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology) pada jenis

teknologi ini kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan


kegiatan yang berurutan. Hasil dari suatu kegiatan menjadi input

bagi kegiatan berikutnya, beurutan, hingga akhirnya produk siap

untuk digunakan oleh konsumen.

3. Teknologi intensif (intensitive technology) teknolgi intensif

merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang

keseluruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi

intensif ini umumnya digunakan pada kegiatan yang mempunyai

akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami

perubahan.

Perrow mengklarifikasi empat jenis teknologi, yaitu:

1. Teknologi rutin: ditandai dengan variasi tugas yang kecil, pekerjaan

yang dilakukan umumnya bisa mempunyai standar dan juga formal

serta mempunyai prosedur komputasi tertentu untuk

menyelesaikannya. Ini berarti bahwa jenis teknologi rutin

mempunyai tingkat kemudahan analisis yang tinggi.

2. Teknologi non-rutin: ditandai dengan mempunyai variasi tugas yang

dapat dikatakan tinggi dan juga proses yang tidak terlalu dimengerti

sehingga tidak mudah untuk dianalisis dalam penyelesaian pekerjaan

yang termasuk teknologi non-rutin. Usaha yang cukup besar

diperlukan untuk menganalisis kegiatan maupun permasalahan yang

muncul, karena itu diperlukan adanya pengalaman yang cukup tinggi

serta pengetahuan teknis yang memadai.

3. Teknologi craft. cirinya adalah adanya aliran kegiatan relatif stabil,

tetapi dengan proses yang tidak terlalu dimengerti. Karena itu

pekerjaan jenis ini menuntut penglaman yang tinggi serta latihan

yang cukup agar para karyawan dapat menghadapi permasalahan

yang rumit dengan bijaksana berdasarkan intuisi dan

pengalamannya.

4. Teknologi engineering. Pekerjaan menjadi cukup rumit karena

variasi tugas yang cukup tinggi tetapi umumnya kegiatan ditangani


dengan formula prosedur maupun teknik yang sudah baku.

Permasalahan umumnya diselesaikan dengan menggunkan sejumlah

pengetahuan yang sudah cukup maupun sebagai acuan.

Pada suatu organisasi yang kompleks, setiap bagian organisasi

mempunyai teknologi yang jenisnya berbeda-beda. Hal ini disebakan

adanya kenyataan bahwa setiap bagian organisasi melakukan kegiatan

mengubah input menjadi output dengan teknologi yang berlainan. Perrow

menunjukkan adanya dua dimensi dari kegiatan kerja yang mempunyai

relevansi terhadap struktur maupun kegiatan yang terjadi dalam suatu

organisasi, yaitu:

1. Variasi tugas, menunjukkan banyaknya kekecualian dalam tugas

yang diukur dengan banyaknya hal yang tak terduga dan hal baru

yang terjadi dalam proses kegiatan.

2. Kemudahan analisis, pekerjaan yang mudah dianaisis bisa diuraikan

menjadi beberapa langkah yang jelas dan juga bersifat objektif dan

terukur secara kuantitatif. Penyelesaian masalah menjadi mudah

karena setiap langkah dala proses terukur secara jelas dan mudah

diketahui jika ada penyimpangan.

Teknologi yang digunakan pada suatu organisasi mempunyai hubungan

yang erat terhadap berbagai karakteristik organisasi seperti kualifikasi

karyawan, struktur organisasi dan pola organisasi. Hubungan teknologi

dengan berbagai karakteristik tersebut dapat terlihat berdasarkan:

a. organisasi organik dan mekanistik.

b. Kualifikasi karyawan.

c. Struktur formal.

d. Rentang kendali, yaitu sebagian jumlah karyawan yang dipimpin

oleh seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Besarnya retang

kendali dipengaruhi oleh rumitnya kegiatan dan juga tingkat

profesionalisme karyawan dalam organisasi. Rentang kendali harus


lebih kecil agar atasan dan para bawahan bisa lebih sering

berinteraksi.

e. Desentralisasi, power dan kebebasan mengambil keputusan.

f. Komunikasi.

g. Koordinasi dan kontrol.

Organisasi modern adalah organisasi yang sangat kompleks karena

menyangkut hubungan yang kompleks dalam pencapaian tujuan

organisasi yang berdimensi ganda. Hubungan tersebut meliputi hubungan

antara manusia-manusia,manusia-mesin, manusia-organisasi, mesin-

organisasi, mesin-mesin dan organisasi-organisasi. Dari segi manajemen

ada tiga fungsi komputer, yaitu:

1. Komputer sebagai ingatan (memori).

2. Komputer sebagai pemroses.

3. Komputer sebagai informasi eksternal, yang melipiti:

a. Komputer akan meningkatkan efektivitas apabila keluaran

nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan.

b. Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks

aktif (pemilhan dan penyaringan informai).

c. Mengetahui model analitis dan sistematis dalam memecahkan

masalah dan membuat keputusan.

4. PENERAPAN TEKNOLOGI PADA BAGIAN-BAGIAN

ORGANISASI

Penerapan atau pemanfaatan teknologi pada bagian-bagian kegiatan

operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan

bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik

secara personal, antarunit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan

administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga arus

mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk

mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi


informasi yang bertahap yang dimulai dengan perencanaan,

pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap

pemeliharaan.

Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi

tau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang

sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi

informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut

disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki

startegi yang berbeda satu dengan yang lainnya.

4.1. Pemanfaatan Teknologi Dalam Organisasi

Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan

juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan

kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan

menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun

strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan

cpat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya

saing untuk menghadapi kompetisi.

Selain itu, implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki

dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan

biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan

ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara

optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi

informasi, bersifat multifungsi sehinga dalam pengembangan selanjutnya

iupayakan terjadi integrasi perangkat.

Pemnfaaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan

dalam organisasi yang diperasikan secara rutin oleg staf administrasi dan

bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik


bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain

untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam

menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal

lainnya terhadap manfaat sitem bagi dirinya dan kemudahan

penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk

meningkatkan kemampuan meraka.

Berdasarkan struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi

diklasfikasikan menjadi 3 kategori, yaitu:

1. Perbaikan efisiensi: Pemanfaatan teknologi informasi untuk

perbaikan efisiensi diterapkan pada level operasional organisasi.

Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan

penurunan waktu dan biaya proses.

2. Perbaikan efektivitas: pemanfaatan teknologi informasi untuk

perbaikan efektivitas diterapkan pada level manajerial organisasi.

Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan

kemudahan dan kecepatan memperoleh status pencapaian arget

organisasi.

3. Strategic improvement. Pemanfaatan teknologi informasi untuk

strategic improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level

eksekutif organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi

informasi diukur dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan

keputusan oleh eksekutif.

Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan

menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry. Ada 5

peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu:

1. Fungsi operasional.

Fungsi ini kan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping

telah diambilalih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat

penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit


terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan

fungsinya sebagai agen penyokong (supporting agency) dimana

teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.

2. Fungsi pengawasan dan kontrol (monitoring and control).

Fungsi ini mengandung arti bahwa keberadaaan teknologi informasi

akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level

manajerial yang melekat dalam setiap fungsi manajer, sehingga

struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki

rentang kontrol atau hubungan rekan sejawat yang memungkinkan

terjadi interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

3. Fungsi perencanaan dan keputusan (planning and decision).

Fungsi ini mengangkat teknologi informasi ketataran peran yang

lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai alat yang

memudahkan rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah

pengetahuan generator bagi para pimpinan perusahaan yang

dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan

penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya

memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari

fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi

strategis tersebut diatas.

4. Fungsi komunikasi (communication).

Pada dasarnya, fungsi ini termasuk ke dalam infrastruktur

perusahaan dalam era organisasi modern di mana teknologi

informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu

perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan

berinteraksi.

5. Fungsi antarorganisasi (interorganizational).

Funsi ini merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu

oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk

melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah

perusahaan lain.


Konsep kemitraan strategis atau partnership berbasis teknologi informasi

seperti pada implementasi manajemen rantai suplai (supply chain

management) atau perenacanaan sumber daya perusahaan (enterpise

resource planning) membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan

penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya.

Bahkan, tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan

kegiatan pengalihdayaan atau melakukan outsourcing ke sejumlah proses

bisnis, terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain

demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi

ini secara langsung akan berpangaruh terhadap rancangan atau desain

struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen,

divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan

manajemen informasi.

4.2. Bagaimana Teknologi dalam Organisasi Seharusnya Diterapkan

Pada dasarnya, tujuan teknologi adalah menjamin ketercapaian tujuan

atau target organisasi. Untuk mengidentifikasi tujuan pengunaan

teknologi dapat dilakukan dengan sistem pengukuran balanced

scorecard. Dari sistem pengukuran ini, akan diperoleh beberapa proses

manajemen penting:

Menentukan visi dan strategi organisasi.

Mengomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran

strategis.

Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai

inisiatif strategis.

Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.

Bahkan hingga saat ini sudah banyak organisasi-organisasi yang bergerak

di bidang teknologi informasi meluncurkan produk-produk yang

berhubungan dengan pengelolaan balanced scorecard itu sendiri. Salah


satu contoh, PUSINTEK Kementrian Keuangan RI sedang

mengembangkan aplikasi yang bertujuan untuk menentukan arah

kebijakan berupa pengendalian arus kerja (work flow) dari hasil rapat

pimpinan dan persuratan dilakukan sebagai palikasi yang diadopsi dari

konsep balanced scorecard. Dengan aplikasi ini, pemegang kendali

keuangan negara dapat menetukan arah dan strategi kebijakan keuangan

dengan lebih mudah.

TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI.pdf

Documents

Transcript of TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI.pdf