TEKNIK RAPAT DAN DISKUSI

Rapat dan diskusi adalah salah satu tindakan manusia untuk berkomunikasi. Dalam tindakan tersebut yang terpenting adalah bahwa orang-orangnya sungguh nyata dalam berkomunikasi.

PembahasanSegala permasalahan tidak akan bisa diselesaikan tanpa melalui proses komunikasi. Komunikasi adalah proses dialektika dua arah yang terjadi antara pembicara dan pendengar untuk mencapai tujuan dan maksud tertentu.Perbedaan teknik rapat dan diskusi:Teknik : cara/metode/melakukan atau mengerjakan sesuatu.Rapat : musyawarah/ pertemuan untuk membicarakan suatu masalah yang hasilnya berupa keputusan –keputusan yang sifatnya mengikat secara organisasi untuk dijalankan bersama.Diskusi : pembahasan / tukar pikiran yang dilakukan dua orang /lebih untuk membahas suatu masalah kemudian memberikan suatu kesimpulan .above

Teknik rapat

Persiapan rapat Beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum masuk dalam suatu rapat:- Penetuan tujuan rapat, dalam hal ini untuk merumuskan sasaran/target yang ingin dicapai- Penetuan waktu, tempat dan perlengkapan yang harus ada.- Menyususn agenda rapat- Mengedarkan surat untuk anggota/ peserta- Pelaksanaan rapat- Perangkat utama rapat- Pimpinan rapat- Ketua rapat- Sekertaris- Notulen rapat

Tugas pimpinan rapat-Merencanakan dan mempersiapkan rapat-Merumuskan tujuan rapat-Menangani dengan baik masalah yang timbul dalam rapat termasuk menangani perilaku yang kurang baik-Mengendalikan waktu rapat agar dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan-Memastikan waktu rapat telah selesai-Menerangkan sikap keputusan yang diambil kemudian dibacakan kembali oleh notulen rapat.

Hak peserta rapat:-Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan -baik secara lisan maupun tertulis-Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan-Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan-Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihanKewajiban peserta rapat-Mengikuti seluruh rangkain agenda rapat sampai selesai-Menjaga keamanan dan ketertiban rapat-Melaksanakan setiap keputusan rapat yang telah disepakati bersama-Perangkat tambahan rapat-Tata tertib rapat-Rancangan agenda rapat Biasanya rancangan agenda rapat telah disusun oleh ketua rapat dan sekertaris rapat yang kemudian dilemparkan kepada forum dengan beberapa proses sebagai berikiut:-Pembahasan hasil rapat oleh sekertaris atau notulen jika ada rapat sebelumnya-Pembacaan rancangan agenda rapat-Membuka kesempatan untuk mengurangi atau mengusulkan agenda baru-Membahas agenda baru-Penetapan agenda baru.

Teknik diskusi Teknik diskusi adalah cara/metode yang digunakan dalam pertukaran pikiran yang dilakukan secara teratur dengan tujuan menghasilkan suatu kesimpulan / kesepakatan bersama yang tidak bersifat mengikat secara organisasi.

A. Perangakat diskusiModerator :Bertindak sebagai pengarah dalam diskusi dan harus memiliki wawasan yang luas dan sedapat mungkin menguasai /mengerti materi yang akan di diskusikanFungsi moderator :Coordinator : memimpin/ mengarahkan dislusiDinamisator : menghidupkan /menggerakkan diskusiPenengah : menetralisir /menjaga jangan sampai pembicaraan menyimpang dari hal yang di diskusiNotulen : tugas, menulis dan membuat rangkuman materi yang di diskusiNarasumber /pembicara: menghantar diskusi dan memberi gambaran yang jelas tentang materi yang di diskusikan . apabila diskusi melibatkan lebih dari satu orang pembicara maka diskusi tersebut disebut diskusi panel dan pembicaranya disebut panelis.

Peserta : orang –orang yang terlibat dalam diskusi

B. Persiapan diskusi1. Tema2. Tujuan diskusi3. Persiapan ruangan ,alat peraga,dan kebutuhan lainya.

Tujuan diskusi;Diskusi tujuannya adalah untuk – setidaknya berusaha – mencari “kebenaran“ atas sebuah masalah. Penting dalam sebuah diskusi, masing-masing peserta untuk sadar akan posisi dan menggali sebanyak mungkin referensi untuk mencapai sebuah “kebenaran” yang lebih absah. Paling tidak, untuk saat itu. Oleh sebab itu, selayaknya sebuah diskusi yang ideal, haruslah berlangsung dalam suasana yang “dingin”.

HAL-HAL PENTING LAINYA DALAM RAPAT DAN DISKUSI- Dengarkan gagasan pokok pembicaraan-Berusahlah untuk tidak marah ( control emosi)-Catatlah hal-hal penting-Berusahalah memandang masalah yang dikemukakan seseorang dari sudut pandangnya-Jangan mengadili seseorang-Tanggapi isi pembicaraan ,bukan orangnya-Perhatikan emosi yang menyertai pembicaran-Mintalah tanggapan-Dengarlah suatu pendapat secara efektif-Bersikaplah santai dan jangan tegang-Tanamkan motivasi untuk menjadi pendengar yang baik dan bukan menjadi pendengar yang pasif.