Teknik Persidangan ImmOleh : Anggun Efendi

( Sekertaris Umum PC IMM Lam-Sel 2016-2017 )

A. Pendahuluan

Sidang atau persidangan adalah salah satu kelengkapan organisasi yang mutlak harus

dimiliki oleh setiap organisasi dimanapun dan apapun, karena ditangan persidangan inilah

arah dan tujuan organisasi tersebut ditentukan. Melalui sidang pulalah baik buruknya sebuah

laju organisasi dapat dievaluasi, sehingga lazimnya bagi sebuah organisasi, sidang memiliki

kekuatan hukum tertinggi dibandingkan dengan kelengkapan organisasi yang lainnya.

B. Pengertian dan Tujuan

Secara umum sidang sendiri memiliki pengertian berkumpul, bermusyawarah dan

berunding (Muhammad Ali, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia), sedangkan secara khusus

pengertian sidang dapat lebih dispesifikkan lagi tergantung siapa dan apa tujuan diadakan

persidangan. Bagi IMM sidang secara formal dilakukan minimal setahun sekali guna

melaporkan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus, Menentukan ketua baru pada

Musyawarah di tiap tingkatan.

Hal yang seirama dengan sidang yaitu rapat meskipun tidak sama persis. Dibawah ini ada

beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, Namun pada dasarnya memiliki makna yang

sama, Antara lain :

1. Rapat adalah pertemuan atau Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi

pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan,

merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama

2. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang

melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.

3. Rapat (pengertian sempit) dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa

peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang

berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam

pengertian umum/sederhana secara teknis.

4. Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap

muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun

pemerintah.

5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara

musyawarah untuk mufakat.

Jadi Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi

dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.

Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan,

penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik

Pelaksanaannya, untuk sidang umum maksimal 1 kali dalam satu periode kepengurusan,

sedangkan untuk sidang-sidang yang lain dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi

tersebut.

Contoh Rapat :

Rapat kerja (Raker), Muktamar, (Musyawarah Daerah) Musyda, (Musyawarah cabang)

Musycab dan lain sebagainya.

C. Beberapa Macam Sidang

1. Sidang Komisi

Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisi saja untuk memudahkan perumusan dan

pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan

lebih terfokus serta untuk pematangan materi sebelum diplenokan (membahas lebih

spesifik,rinci,detail pada pokok permasalahan masing-masing komisi yang telah

ditentukan pada sidang pleno).

Dipimpin oleh Ketua komisi serta dibantu sekretaris.

Ketua komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut

Sidang komisi beranggotakan peserta dan peninjau yang ditentukan oleh sidang pleno

Keputusan pada sidang komisi bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian dibawa

kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.

2. Sidang Sub Komisi

Sidang ini lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lanjut.

3. Sidang Pleno

Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali (peserta

dan peninjau).

Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang

Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee

Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan

Permusyawaratan

Sidang pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah

dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi.

Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah Sidang pendahuluan yang biasanya untuk

menetapkan jadual, tata tertib, pembahasan agenda dan pemilihan presidium sidang.

Sidang mengesahkan laporan pertanggung jawabanyang dipimpin oleh presidium sidang.

4. Sidang Paripurna

Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang

Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan

Permusyawaratan

biasanya berisi tentang pengesahan akhir hasil-hasil sidang

D. Kelengkapan Sidang

Untuk melaksanakan sidang dibutuhkan beberapa kelengkapan, seperti :

1. Pimpinan Sidang

Pimpinan sidang adalah orang yang bertindak memimpin persidangan, ia wajib mengatur

jalannya persidangan. Seorang pemimpin sidang dituntut untuk bersikap adil dan bijaksana

dalam menyikapi pendapat-pendapat yang berkembang dalam persidangan. Ditangannyalah

kesepakatan-kesepakatan dalam persidangan ditetapkan.

Jumlah pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil, karena adakalanya forum

membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan keputusan, jumlah minimal 3 orang

dan maksimal berapapun asalkan ganjil dan sesuai kesepakatan peserta sidang. Pimpinan

sidang memiliki hak yang sama dengan peserta sidang.

2. Peserta Sidang

Peserta sidang adalah orang yang memiliki kepentingan untuk bersidang, berkewajiban

untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya persidangan (mentaati tata tertib). Peserta

sidang berhak mengajukan pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan,

klarifikasi mengenai suatu hal. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan

suaranya dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala sesuatu dapat terjadi dalam

persidangan asalkan atas kesepakatan peserta sidang, karena segala keputusan ada ditangan

peserta sidang.

3. Peninjau

Peninjau adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali peserta dan pimpinan sidang.

Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan peserta sidang. Peninjau memiliki hak yang

sama dengan peserta sidang. Tetapi peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam

pengambilan keputusan.

4. Palu Sidang

Palu sidang adalah palu yang digunakan untuk menetapkan suatu keputusan, palu sidang

merupakan nyawa dari persidangan, karena walaupun keputusan telah disepakati, tidak akan

sah apabila tidak ada palu sidang untuk menetapkannya.

5. Draft Sidang

Draft sidang adalah draft yang berisi permasalahan-permasalahan dan bahan yang akan

dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang

disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.

6. Konsideran

Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja yang

akan diambil dalam persidangan.

Namun, selain hal-hal diatas masih ada beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam

persidangan, seperti ruangan, kursi, meja, taplak serta kelengkapan lain yang dibutuhkan.

7. Quorum & Pengambilan Keputusan

Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakn, karena tingkat qauorum

menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah

quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.

Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1

dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)

Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil

diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan

Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang,

maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang sampai

menemukan selisih

8. Notulensi

Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan. Mencatat setiap usulan dan keputusan

serta merekapitulasi catatan sidang. Biasa ditugaskan pada presidium sidang III atau petugas

khusus.

E. Ketentuan Sidang

Dalam persidangan ada beberapa ketentuan mendasar yang harus dipahami oleh pimpinan,

peserta dan peninjau sidang, diantaranya :

1. Serah Terima Pimpinan Sidang

Dalam serah terima tersebut kedua belah pihak berdiri berhadapan, kemudian pihak yang

menyerahkan mengetuk palu sidang kemeja 1 kali kemudian berkata “dengan mengucap

Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya serahkan”. Kemudian pihak penerima menerima

palu sidang lalu mengetuk palu sidang kemeja 1 kali lalu berkata “dengan mengucap

Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya terima”. Selanjutnya sidang dapat dilanjutkan

kembali.

2. Penggunaan Palu Sidang

a. Cara mengetuk palu sidang

Cara mengetuk palu sidang adalah palu sidang diangkat setinggi kurang lebih 10-15 cm

dari meja dengan sudut kemiringan kira-kira 50°-60°, kemudian diketuk dengan suara kira-

kira dapat terdengar oleh seluruh orang yang hadir.

b. Jumlah ketukan

1 kali ketukan :

serah terima pimpinan sidang

pengesahan keputusan

Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama

(biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat

sidang.

2 kali ketukan :

pembukaan dan pencabutan skorsing

melakukan lobying

3 kali ketukan :

pembukaan dan penutupan sidang

pembukaan dan penutupan sidang pleno

pengesahan ketetapan final /akhir hasil sidang

Ketukan Berkali-kali (lebih dari tiga)

Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat

3. Interupsi

Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang untuk berbicara

dan menemukakan pendapat. Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan

interupsi, yaitu :

Interupsi point of order : Digunakan untuk berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat

umum mengenai suatu hal, juga dapat digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan.

Interupsi Point of information : Digunakan apabila ingin memberikan suatu informasi

yang berkaitan dengan permasalah yang sedang dibahas. Interupsi ini memiliki tingkatan

yang lebih tinggi dari yang pertama.

Interupsi Point of justification      : Digunakan apabila menyatakan kesepakatan / setuju

pada sebuah argumentasi.

Interupsi point of clarification : Digunakan apabila ingin mengklarifikasi suatu

permasalahan. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang kedua.

Interupsi point of privillage : Digunakan apabila akan mengajukan ketersinggungan

terhadap seseorang ataupun sesuatu hal. Interupsi ini memiliki tingkatan yang tertinggi,

dengan kata lain siapapun yang mengajukan interupsi ini harus lebih diperhatikan

Interruption of explanation : Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang

kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap

pernyataan kita.

Interruption of personal : Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang

disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang

secara pribadi.

Pelaksanaan Interupsi :

Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah

mendapat ijin dari Presidium Sidang. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak

menggangu persidangan. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu

menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan

wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan

atau Peserta Sidang

4. Skorsing

Skorsing adalah pengambilan waktu rehat dalam persidangan untuk keperluan tertentu,

misalkan terjadi dead lock (kebuntuan) dalam persidangan dan untuk meencairkan suasana

diamblilah langkah skorsing. Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas

persetujuan peserta sidang dengan ketentuan sebagai berikut :

Skorsing terbatas,

Skorsing yang lama waktunya ditentukan, contohnya 2×2,5 menit, 2×5, 2×10 menit, dan

seterusnya tergantung kebutuhannya. Untuk skorsing terbatas ini lazimnya diawali dengan

perkataan “skorsing 2x…menit dibuka” atauapabila waktu skorsing yang disepakati terhitung

lama boleh juga menggunakan “skorsing sampai…dibuka”.

Skorsing tak terbatas,

Skorsing diambil disebabkan oleh suatu hal darurat yang terjadi dalam persidangan,

sehingga menyebabkan lamanya waktu skorsing tidak dapat ditentukan. Lazimnya diawali

dengan perkataan “skorsing untuk waktu yang tidak terbatas dibuka”.

5. Lobbying

Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk

menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara

informal. suatu merupakan suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat

dalam pengambilan keputusan.

6. Peninjauan Kembali (PK)

mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/ putusan yang telah

ditetapkan

7. Pembekuan Sidang

Langkah yang diambil apabila sidang, dikarenakan suatu hal terus menerus mengalami

kebuntuan ( dead lock terus-menerus) dan setelah melalui jalan skorsing tak terbataspun tetap

saja mengalami kebuntuan. Bila hal ini terjadi, pimpinan sidang atas persetujuan peserta

sidang berhak membekukan sidang, dengan catatan ini adalah langkah terakhir yang diambil

setelah semua usaha yang dilakukan tetap tidak membuahkan hasil. Apabila hal ini

dilaksanakan (sidang dibekukan), maka secara otomatis organisasi yang bersangkutan pun

akan ikut membeku.

8. Hak dan kewajiban Peserta, Peninjau, Presidum sidang

a. Peserta Penuh

Hak peserta penuh :

Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan

kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan

Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

Kewajiban peserta penuh :

Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

b. Peserta Peninjau

Hak Peninjau :

Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada

pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

Kewajiban Peninjau:

Mentaati tata tertib persidangan/ permusyawaratan

Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

8. Presidium Sidang

Presidium Sidang mempunyai hak dan kewajiban yang sama dengan peserta penuh

ditambah dengan ketentuan sebagai berikut :

Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno

yang dipandu oleh Panitia Pengarah

Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti

aturan yang disepakati peserta

Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

Syarat-syarat Presidium Sidang :

Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab

Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan dan wawasan luas

Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

cerdik

Sikap Presidium Sidang :

Simpatik, menarik, tegas dan disiplin

Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan

Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta

kharisma

9. Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat

persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal

dimasyarakat.

10. Sanksi-sanksi

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata

tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan

peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh

peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama,

presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan

lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang :

Membuka sidang

“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. ”

tok…….tok…….tok

Menutup sidang

“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.”

Tok……..tok……..tok

Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok

Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.

Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…….tok.

Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

E. PENUTUP

Demikian tulisan singkat ini semoga bermanfaat. Gali terus ilmu pengetahuan dan

banyak membaca guna menambah wawasan. Harapan kesempurnaan selalu muncul namun

kekhilafan tak dapat dihindari semoga ada koreksi dilain sisi. Semoga Allah mengampuni dari

bentuk kekurangan ilmu kami. Billahi fii sabililhaq, Fastabiqul khairat