TATA KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiii

TATA KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI BADAN

PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA)

KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Guna Memenuhi sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

Ganang Ari Rusadi

D1507101

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

xiv


commit to user

xv


commit to user

xvi

PERNYATAAN

Nama : Ganang Ari Rusadi

NIM : D1507101

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul “TATA

KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI BADAN

PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) KOTA

SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya,

dalam Tugas Ahkir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir gelar yang saya

peroleh dari Tugas Akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2011

Yang membuat pernyataan,

Ganang Ari Rusadi


commit to user

xvii

MOTTO

“Dengan Menyebut Nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha

Penyanyang”

(Q.S 1 Ayat 1)

“Jadikanlah sabar dan sholat sebagai penolongmu dan sesungguhnya

yang demikian itu sungguh berat, kecuali bagi orang-orang yang khusu’ “

(Q.S. Al Baqarah: 45)

“Menaklukan diri sendiri adalah kemenangan yang paling akbar”

(Plato)

“We will either find a way, or make one”

Kita akan menemukan jalan, atau membuat jalan

(Hannibal)

“Hadapilah semua masalah dengan senyuman”

(Penulis)


commit to user

xviii

PERSEMBAHAN

Tertuju untuk:

ü Kedua Orang Tuaku, atas kasih sayang dan bimbingannya dalam

setiap langkah dan perbuatanku

ü Kakak-kakakku tercinta

ü Almamaterku

ü Orang yang mungkin mengerti aku

ü Sahabat dan teman seperjuangan

ü Semua orang yang selalu merestuiku


commit to user

xix

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrahim

Assalamu’allaikum Wr. Wb.

Alhamdulillah segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT

atas rahmat dan hidayah-Nya, serta doa restu dan dukungan dari berbagai pihak

yang senantiasa menyertai penulis dalam melaksanakan Kuliah Kerja Magang

Manajemen Administrasi (KKMA) dengan baik, sampai dengan pembuatan Tugas

Akhir dengan judul “ Tata Kearsipan Bidang Data dan Pelaporan di Badan

Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kota Surakarta” sebagai salah satu

syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Program Diploma III Mananjemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Ahhir ini terdapat banyak

kekurangan dan keterbatasan pengetahuan dan waktu, serta pengalaman sehingga

wajar apabila dalam penulisan Tugas Akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh

karena itu, penulis membutuhkan saran dan kritik yang membangun yang

dibutuhkan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Dengan demikian semoga Tugas

Akhir ini bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya,

serta pihak-pihak yang berkepentingan dengan Tugas Akhir ini.

Di samping itu penulis penulis menyadari bahwa selesainya Tugas Akhir ini

adalah berkat dorongan, motivasi dan bantuan dari berbagai pihak. Dalam

kesempatan ini pula dengan rendah hati penulis ingin menyampaikan rasa terima

kasih kepada:

1. Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret.

2. Drs. Sudarto, MS selaku Ketua Program Jurusan Manajemen Administrasi.

3. Drs. Sakur, MS selaku Pembimbing Akademik.

4. Drs. Sonhaji, M.Si selaku pembimbing yang telah meluangkan waktunya dan

memberi bimbingan, pandangan, kritikan, saran serta pengarahan sehingga

penulis mampu meyelesaikan Tugas Akhir ini.


commit to user

xx

5. Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku penguji Tugas Akhir.

6. Bapak dan ibu dosen serta semua staff yang telah memberi penulis bekal ilmu

pengetahuan selama masa perkulihan.

7. Ir. Endang Sri Harti, MT selaku An. Kepala Bappeda Kota Surakarta atas ijin

magang yang telah diberikan kepada saya dalam KKMA 2010.

8. Drs. Sugiyanto selaku Ka. Bid. Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta

atas bimbingan dan masukan yang telah diberikan saat proses magang dalam

KKMA 2010.

9. Bapak dan ibu karyawan Bappeda Kota Surakarta khususnya di Bidang Data

dan Pelaporan dalam membantu proses magang KKMA 2010.

10. Kedua orang tua, kakak dan saudara saya yang tersayang yang memberikan

doa, dukungan, nasehat dan perhatiaannya.

11. Teman-teman Diploma III Manajemen Administrasi yang selama ini telah

membantu serta dukungannya.

12. Luly Ulimpiana yang telah memberikan fasilitas, perhatian serta dukungannya

dalam terselesainya Tugas Akhir ini.

13. Teman-teman kosku yang memberikan canda tawa untuk menyemangati

dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

14. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Ahkir

ini, yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Semoga dengan kebaikan yang diberikan selalu membawa manfaat bagi

penulis dan dengan bantuannya mudah-mudahan mendapatkan balasan dari Allah

SWT. Penulis berharap agar Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat baik bagi

penulis sendiri pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

Wassalamuallaikum Wr. Wb.

Surakarta, Juni 2011

Penulis,

Ganang Ari Rusadi


commit to user

xxi

DAFTAR ISI

JUDUL ...................................................................................................................... xiii

PERSETUJUAN ...................................................... Error! Bookmark not defined.

PENGESAHAN....................................................... Error! Bookmark not defined.

PERNYATAAN ....................................................................................................... xvi

MOTTO.................................................................................................................... xvii

PERSEMBAHAN ..................................................................................................xviii

KATA PENGANTAR.............................................................................................. xix

DAFTAR ISI............................................................................................................. xxi

DAFTAR TABEL ..................................................................................................xxiii

DAFTAR BAGAN ................................................................................................. xxiv

ABSTRAK ............................................................................................................... xxv

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah .................................................................................. 1

B. Perumusan Masalah ......................................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan .......................................................................................... 4

D. Manfaat Pengamatan........................................................................................ 4

BAB II TINJUAN PUSTAKA ................................................................................... 5

A. Pengertian Sistem ............................................................................................. 5

B. Pengertian Arsip, Kearsipan dan Sistem Kearsipan ...................................... 6

C. Metode Pengamatan ....................................................................................... 22

BAB III DISKRIPSI INSTANSI.............................................................................. 26

A. Sejarah Singkat Berdirinya Bappeda Kota Surakarta .................................. 26

B. Visi dan Misi Bappeda Kota Surakarta ........................................................ 27

C. Tugas Pokok dan Fungsi Bappeda Kota Surakarta ...................................... 28

D. Susunan Organisasi, Uraian Fungsi dan Fungsi Jabatan Struktural Bappeda

Kota Surakarta ................................................................................................ 29

E. Tata Kerja Bappeda Kota Surakarta ............................................................. 36

F. Kepegawaian Bappeda Kota Surakarta ........................................................ 37


commit to user

xxii

BAB IV PEMBAHASAN......................................................................................... 41

A. Penerimaan dan pencatatan arsip .................................................................. 41

B. Penyimpanan Arsip ........................................................................................ 45

C. Penyusutan Arsip ........................................................................................... 52

D. Fasilitas Arsip ................................................................................................. 52

E. Pegawai Kearsipan ......................................................................................... 54

BAB V PENUTUP .................................................................................................... 56

A. Kesimpulan ..................................................................................................... 56

B. Saran ............................................................................................................... 58

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xxiii

DAFTAR TABEL

Tabel 1: Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta

berdasarkan jenis kelamin....................................................... 38

Tabel 2: Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta

berdasarkan tingkat pendidikan ............................................... 38

Tabel 3: Jumlah karyawan Bappeda Kota

Surakarta berdasarkan golongan............................................... 39

Tabel 4: Contoh tanda terima hasil musrenbangkel cam

dan renja kelurahan atau kecamatan......................................... 44

Tabel 5: Contoh klasifikasi kearsipan daerah tingkat

I Jawa Tengah ........................................................................... 47


commit to user

xxiv

DAFTAR BAGAN

Bagan 1 : Bagan Organisasi Bappeda Kota Surakarta …………………. 40


commit to user

xxv

ABSTRAK

Ganang Ari Rusadi, D1507101, TATA KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) KOTA SURAKARTA, Tugas Akhir, Progam Studi Manajemen Administrasi, Progam Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 57 Halaman. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimanakah tata kearsipan bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta? Adapun latar belakang masalah yang mendorong penulis untuk melakukan pengamatan ini adalah berdasarkan pertimbangan bahwa cukup menarik untuk diamati khususnya masalah tata kearsipan, karena berdasarkan kenyataan masih banyak instansi yang masih belum memahami tentang arti pentingnya arsip, sehingga tata kearsipan kurang dilaksanakan dengan maksimal, maka dipandang perlu untuk memberikan saran kerja tentang tata kearsipan yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif, yang menghasilkan data deskriptif dari objek yang diamati, pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan wawancara, observasi, studi pustaka dan dokumentasi. Metode pengamatan yang digunakan meliputi jenis pengamatan, lokasi pengamatan, sumber data, teknik pengumpulan data dan metode analisis data. Sumber data berasal dari pegawai Bappeda Kota Surakarta, dokumen-dokumen dan buku-buku kepustakaan. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik observasi partisipan. Metode analisis data menggunakan analisis interaktif yang meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. (HB, Sutopo, 1998: 34-36). Landasan teori dan pemikiran yang digunakan adalah tentang berbagai hal yang berhubungan dengan tata kearsipan yang meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan, penyusutan, fasilitas dan pegawai kearsipan. Pengamatan dilakukan bulan Februari sampai dengan Maret 2010 di Bappeda Kota Surakarta. Arsip-arsip yang dikelola di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta antara lain Musyawarah Rencana Pembangunan Kelurahan dan Kecamatan (Musrenbangkel dan Musrenbangcam) dan Rencana Kerja dari Kelurahan dan Kecamatan. Sistem penerimaan arsip yang digunakan yaitu sistem desentralisasi. Penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta meliputi asas penyimpanan arsip yaitu asas campuran, sistem penyimpanan arsip yaitu sistem tahun dan subjek dan prosedur penyimpanan arsip yang meliputi langkah-langkah memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan. Belum pernah dilakukan penyusutan arsip, karena belum adanya pegawai khusus arsip. Fasilitas arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta meliputi tata ruang kearsipan dan alat-alat kearsipan. Tata ruang kearsipannya belum maksimal, karena belum terdapat ruangan khusus arsip. Alat-alat kearsipannya sudah baik serta memenuhi syarat didalam tata kearsipan. Di Bappeda Kota Surakarta belum ada pegawai khusus arsip, karena belum ada pegawai yang didik sebagai arsiparis.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan Ilmu dan Teknologi yang pesat sangat berpengaruh

terhadap perkembangan aktivitas-aktivitas organisasi. Setiap kegiatan suatu

organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta dalam mencapai tujuan

yang ditetapkan selalu berusaha untuk meningkatkan produktifitasnya dengan

menggunakan teknologi yang tersedia. Keberhasilan organisasi dalam

mencapai tujuan tersebut dipengaruhi oleh bebarapa faktor, salah satunya

adalah tentang tata kearsipan.

Kearsipan merupakan jembatan bagi semua administrasi dalam suatu

organisasi dan merupakan tumpuan dari semua pusat ingatan dari segala

macam kegiatan, seperti kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan,

pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan kegiatan-kegiatan lainnya.

Tanpa adanya arsip yang disempurnakan menjadi dokumen tidak mungkin

akan adanya penulisan sejarah dan penulisan buku-buku ilmiah lainnya.

Arsip yang dalam istilah Indonesia ada yang menyebutnya sebagai

“warkat” menurut Basir Barthos (1990:1) pada pokoknya dapat diberikan

pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun

bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok

persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat

orang itu.

Agar arsip dapat membantu kelancaaran aktifitas organisasi dan

mempermudah penyajian data baik untuk intern maupun ekstern organisasi

maka diperlukan pekerjaan ketatausahaan yang baik, tertib dan menyeluruh.

Dengan adanya sistem penyimpanan arsip yang tertib dan teratur, dapat

membantu organisasi dalam menyajikan data dan informasi dengan cepat dan

tepat yang dapat menunjang kelancaran pekerjaannya.


commit to user

2

Tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan

catatan yang begitu komplek, sehingga arsip mempunyai peranan yang

penting yaitu sebagai pusat ingatan dan informasi bagi setiap kegiatan

organisasi.

Dalam Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 dirumuskan bahwa tujuan kearsipan

adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi

kegiatan pemerintahan.

Akan tetapi banyak yang berpendapat bahwa arsip tidak ada nilainya dan

hanya barang yang harus disimpan dalam gudang. Maka dari itu banyak orang

yang tidak menekuni pekerjaan dibidang ini.

Pada kenyataanya banyak instansi pemerintahan maupun swasta yang

meremehkan dan menganggap gampang pekerjaan ini. Padahal menurut

pengamatan, kearsipan merupakan pekerjaan yang banyak menyita waktu dan

memerlukan ketrampilan serta keahlian khusus.

Misalnya pada suatu instansi yang terdapat banyak data, dan belum

mempunyai pegawai khusus yang menangani tentang arsip. Sehingga hanya

pegawai biasa yang menangani arsip-arsip tersebut. Pegawai tersebut belum

memahami tentang tata kearsipan, data-data hanya disimpan begitu saja,

sehingga pada saat arsip dibutuhkan kembali sulit untuk mencarinya dan

membutuhkan waktu yang lama.

Menurut Boedi Martono (1990:16), menyebutkan bahwa program

kearsipan dapat dikatakan baik jika didalamnya sekurang-kurangnya

mengandung unsur-unsur sebagai berikut:

1. Adanya kebijakan pengendalian kearsipan secara menyeluruh

2. Sistem klasifikasi arsip, indeks dan tunjuk silang yang dapat melayani

penataan berkas dan penemuan kembali arsip

3. Sistem pelayanan dan penyajian yang tepat dan efesien

4. Program penyusutan arsip yang terarah dengan berpedoman pada jadwal

retensi arsip


commit to user

3

5. Penggunaan peralatan teknis kearsipan dan ruang penyimpanan arsip yang

tepat

6. Pemeliharaan dan pengamanan arsip yang tepat.

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kota Surakarta

sebagai salah satu instansi Pemerintah memiliki tugas dan fungsi yang sangat

penting bagi perkembangan pembangunan Kota Surakarta. Tugas Bappeda

Kota Surakarta dalam hal ini yaitu membantu Walikota dalam menetukan

kebijaksanaan di Bidang Perencanaan Pembangunan Daerah. Fungsi Bappeda

yaitu melakukan penyusunan pola dasar pembangunan daerah, menyusun

progam tahunan, menyusun APBD, mengadakan koordinasi dan mengadakan

pengamatan untuk kepentingan perencanaan pembangunan daerah, mengikuti

persiapan dan perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan daerah untuk

penyempurnaan lebih lanjut.

Maka dengan demikian peranan kearsipan penting dalam menunjang

kelancaran tugas dan fungsi Bappeda, untuk menyelaraskan penyusunan

rencana-rencana pembangunan yang akan atau baru mulai dilaksanakan

dengan menyesuaikan rencana-rencana yang telah disusun sebelumnya.

Berdasarkan uraian di atas, penulis sangat tertarik untuk mengamati lebih

dalam tentang sistem tata kearsipan yang dilaksanakan di Bidang Data dan

Pelaporan Bappeda Kota Surakarta, antara lain bagaimana proses kearsipan

dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penyusutan, fasilitas dan pegawai

kearsipan.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas maka dapat dirumuskan

permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimanakah tata kearsipan Bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota

Surakarta?

2. Faktor apa yang dapat mempengaruhi tata kearsipan berjalan dengan

maksimal?


commit to user

4

C. Tujuan Pengamatan 1. Untuk mengetahui bagaimanakah tata kearsipan di Bappeda Kota

Surakarta Bidang Data dan Pelaporan.

2. Bermanfaat dan berguna bagi semua pihak yang berkepentingan, baik itu

sebagai pengetahuan, masukan dan pertimbangan dalam melaksanakan

kegiatan yang berhubungan dengan pemeliharaan data kearsipan.

3. Untuk memperoleh data yang dipergunakan penulis untuk menyusun

penulisan Tugas Akhir sebagai salah satu syarat meraih gelar Ahli Madya

(A.Md.) pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Program Diploma III

Manajemen Administrasi, Universitas Sebelas Maret, Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

1. Salah satu tujuan jurusan Manajemen Administrasi adalah mempersiapkan

calon-calon tenaga Administrasi Profesional. Hasil pengamatan ini dapat

dijadikan masukan atau bahan pertimbangan dalam mengembangakan

perkuliahan yang memberikan pengetahuan secara praktis dan dapat

dijadikan masukan untuk kegiatan yang membina kecakapan, ketrampilan

dan kesungguhan para Mahasiswa.

2. Mengetahui gambaran yang lebih mendalam tentang tata kearsipan di

Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta

3. Dapat menerapakan sistem penyimpan dan pemeliharaan arsip dengan

menerapkan teori dari beberapa pendapat Ilmuwan dan Pemerintahan

tentang pelaksanaan tata kearsipan, serta menjadi bahan pertimbangan

dalam menetapkan kebijakan tentang masalah kearsipan di lingkungan

kerjanya.

4. Memberikan masukan serta tambahan pengetahuan untuk memperbaiki

dan menyempurnakan tata kearsipan agar lebih memajukan perkembangan

kearsipan di masa yang akan datang.


commit to user

5

BAB II TINJUAN PUSTAKA

Pada landasan teori ini penulis akan menguraikan mengenai pengertian sistem

kearsipan, pengertian kearsipan, serta hal-hal yang mendukung untuk mengatasi

masalah dalam tata kearsipan tersebut.

A. Pengertian Sistem

Sebelum penulis menguraikan apa pengertian dari sistem kearsipan,

penulis akan menyampaikan defenisi mengenai sistem

1. Pengertian sistem menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, mempunyai

beberapa pengertian, yaitu:

a. Cara atau metode yang teratur untuk melakukan sesuatu b. Sekelompok bagian-bagian yang bekerja sama untuk melakukan

sesuatu c. Sekelompok dari pendapat, peristiwa, kepercayaan dan sebagainya

yang disusun dan diatur baik-baik. (Ig. Wursato, 1995:20)

2. Pengertian sistem menurut Kamus Administrasi Perkantoran

Sistem adalah suatu rangkain prosedur yang telah merupakan suatu

kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi.

Adapun syarat-syarat sistem antara lain:

1) Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan

2) Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan

3) Adanya hubungan diantara elemen sistem

4) Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih

penting dari pada elemen sistem

5) Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Sedangkan metode sistem sebagai berikut:

1) Blackbox Approach


commit to user

6

Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi

prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi.

Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang menangani )

sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini

terdapat pada subsistem tingkat terendah.

2) Analityc System

Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah

untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan

evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya.

Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini:

a) menentukan identitas dari sistem

b) menentukan tujuan dari sistem

c) bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari

masing-masing bagian tersebut.

Dari beberapa defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah

sebagian gabungan dari kelompok atau serangkaian bagian yang satu sama

lain saling mengadakan interaksi dan saling ketergantungan untuk mencapai

tujuan tertentu.

B. Pengertian Arsip, Kearsipan dan Sistem Kearsipan

1. Arsip

Pengertian arsip mengandung berbagai macam pengertian, tergantung

pada segi peninjauannya. Di bawah ini pengertian arsip dari berbagai

sumber sebagai berikut:

a. Pengertian arsip menurut Kamus atau Ensiklopedi

1) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan

surat-surat penting.

2) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan

warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai

suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan

kembali.


commit to user

7

b. Pengertian arsip menurut menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971

1) Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk

corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2) Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-

badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apa pun, baik

dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

c. Pengertian arsip menurut lembaga administrasi Negara

Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikro film,

rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam

segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, dengan

segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh

suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi,

kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-

prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau

karena pentingnya informasi yang tergantung didalamnya.

Maka dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah

kumpulan surat atau kumpulan warkat yang mengandung arti dan

mempunyai kegunaan baik bagi kepentingan organisasi maupun bagi

kepentingan pribadi yang disimpan sedemikian rupa sehingga dengan

mudah dan cepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu

digunakan.

Oleh karena itu apabila warkat-warkat/naskah-naskah yang tidak

mempunyai arti dan kegunaan, serta tidak disimpan secara sistematis

tidak dapat dinamakan arsip.

Sedangkan macam-macam arsip secara umum ada dua, yaitu:

1) Arsip Dinamis


commit to user

8

Arsip dinamis adalah arsip yang setiap hari digunakan secara

langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian

kegiatan operasional perusahaan.

Arsip dinamis dibagi menjadi dua macam, yaitu:

a) Arsip aktif

Arsip aktif yaitu arsip dipergunakan secara terus-menerus

untuk berbagai keperluan perusahaan.

b) Arsip inaktif

Arsip inaktif yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi

secara terus-menerus dalam kegiatan perusahaan untuk saat ini.

Arsip inaktif masih perlu disimpan jika suatu saat diperlukan,

karena arsip ini berkaitan dengan kegiatan perusahaan atau

berguna sebagai bahan referensi.

2) Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang setiap hari digunakan namun tidak

secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian

kegiatan operasional perusahaan akan tetapi tetap disimpan dengan

alasan historis.

Tujuan penyimpanan arsip adalah:

a) Sebagai referensi, bila perusahaan memerlukan suatu keterangan

atau informasi tertentu.

b) Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya: sebagai bukti

yang sesuai dengan ketentuan hukum. (Winardi, 1990:98)

c) Memberikan data atau informasi kepada manajer atas pihak yang

berwenang untuk mengambil keputusan dalam perusahaan

mengenai hasil yang telah dicapai oleh perusahaan.

2. Kearsipan

Berikut ini beberapa definisi mengenai kearsipan:

a. Menurut The Liang Gie


commit to user

9

Kearsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara

dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang

sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi.

b. Menurut Ig. Wursanto

Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau

pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga

arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat

apabila sewaktu-waktu diperlukan. (1995:19)

Setelah mengetahui beberapa definisi kearsipan seperti di atas maka

dapat disimpulkan bahwa pengertian kearsipan adalah kegiatan

pengurusan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga

dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat setiap kali diperlukan.

3. Sistem kearsipan

Setelah kita mengetahui arti dari sistem, arsip dan kearsipan, maka

pengertian dari sistem kearsipan menurut Ig. Wursanto adalah:

Suatu sistem atau metode atau cara yang telah direncanakan yang

dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan),

sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat

apabila sewaktu-waktu diperlukan. (1995:22)

Maka dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian

sistem kearsipan adalah suatu cara atau metode yang telah disusun atau

direncanakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip tersebut dapat

ditemukan kembali dengan mudah dan cepat sewaktu-waktu diperlukan.

Adapun metode atau cara tersebut meliputi tahap penerimaan,

pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan

pemusnahan benda-benda arsip yang sering disebut dengan daur hidup

arsip.

a. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan:

1) Arsip-arsip penting yang diperlukan hilang,


commit to user

10

2) Arsip yang dicari ada tetapi sulit untuk ditemukan kembali pada

saat arsip tersebut diperlukan,

3) Tejadi banjir arsip, yaitu arsip yang sama disimpan dibeberapa

lokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang sudah

kadaluwarsa/tidak berguna masih disimpan. Hal ini menyebabkan

ruang kantor tersita untuk penyimpanan arsip,

4) Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti ilmu

perkembangan kearsipan modern, karena kurangnya dana yang

tersedia, serta karena pegawai keasipan yang kurang cakap,

5) Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu

kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan

kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan

dari ahli kearsipan,

6) Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan

pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem

penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat

perhatian yang semestinya.

b. Pengelolaan Arsip

Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraannya bagi setiap instansi

atau lembaga tentu berbeda beda. Meskipun berbeda tetapi suatu

prinsip harus tetap di anut oleh suatu organisasi seperti yang

dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991:171) yaitu aman, awet, efesien

dan luwes (fleksibel).

Karena arsip merupakan salah satu unsur yang dapat menunjang

dalam pengambilan keputusan maka ia harus selalu sedia ketika

diperlukan, kecepatan penemuan kembali sangat diutamakan,

penemuan kembali akan dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang

relatif dekat dengan pengguna informasi. Arsip dapat disimpan dengan

cara sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi.


commit to user

11

1. Sentralisasi

Pada sistem sentralisasi, semua arsip dinamis disimpan di

pusat penyimpanan arsip dinamis. Unit bawahannya yang ingin

menggunakan arsip dinamis dapat menghubungi pusat arsip

dinamis. Sistem sentralisasi memilki keuntungan dan kerugian.

Keuntungannya:

a. Mencegah duplikasi

Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau

sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file),

maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subjek

atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya

satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat

dimusnahkan.

b. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor

Menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamisdan

peralatan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena

hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas

perlengkapan dan alat tulis kantor, sehingga dapat menghemat

dalam hal pengadaan barang dan perlengkapan.

c. Menghemat waktu

Karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan,

serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai

akan menghemat waktu bila mencari informasi.

Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya

untuk mencari informasi.

d. Jasa kepada bagian lain

Sistem pemberkasan terpusat membebaskan bagian lain dari

masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu mereka

memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.

e. Adanya keseragaman


commit to user

12

Semua arsip dinamis terpusat, pengolahan dan

penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan

pengawasan.

Kerugiannya:

a. Kesulitan fisik

Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan ini

berarti membuang waktu atau terjadi penundaan serta perlu

waktu untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke

kamar petugas yang memerlukannya.

b. Kebocoran informasi

Karena beberapa berkas ditempatkan di ruang pusat, akan

terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai

bagian yang berbeda-beda.

c. Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis

Karena tidak ada duplikasi, bila arsip dinamis di pusat arsip

dinamis hilang maka arsip dinamis itu akan hilang selama-

lamanya.

d. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem

penyimpanan yang seragam.

2. Sistem Desentralisasi

Sistem pengolahan arsip secara desentralisasi adalah

penyimpanan arsip masing-masing unit kerja disimpan oleh unit

kerja yang bersangkutan.

Apabila suatu organisasi menganut asas Desentralisasi maka

akan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja

untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan arsip sendiri-

sendiri.

Sistem Desentralisasi memiliki keuntungan sebagai berikut:


commit to user

13

a) Sistem Desentralisasi sangat cocok bila informasi rahasia yang

berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang

bersangkutan,

b) Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang

terbuang dalam menentukan lokasi dokumen,

c) Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis dapat

langsung mengawasi pengolahan dan penyimpanan arsip

dinamis,

d) Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang

relevan dengan sebuah bagian yang disimpan di bagian yang

bersangkutan sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan

berkas.

Adapun kerugian sistem desentralisasi adalah :

a) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan,

b) Karena letaknya tersebar maka pengawasan oleh manajer arsip

dinamis sulit dilakukan,

c) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan dan alat tulis kantor,

sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan,

d) Sistem Desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan

dalam hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua

bagian atau lebih,

e) Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya masing-

masing sehingga arsip dinamis aktif yang saling berkaitan

tersebar di berbagai tempat.

3. Sistem Campuran

Sistem Campuran merupakan kombinasi Sentralisasi dan

Desentralisasi. Dalam sistem ini masing-masing bagian

menyimpan arsip dinamisnya masing-masing di bawah control

sistem terpusat, yang menyangkut personalia, gaji, kredit,

keuangan dan catatan penjualan. Tanggung jawab sistem berada di


commit to user

14

bawah manajer arsip dinamis atau petugas yang secara operasional

bertanggung jawab atas arsip dinamis di suatu badan organisasi.

Petugas ini menyusun jaringan sistem kontrol dan prosedur

operasional sistem kearsipan.

Sistem ini memiliki keuntungan, yaitu:

a. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam,

b. Adanya kenyakinan manajemen di kalangan pengelola arsip

dinamis,

c. Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efesiensi

biaya yang lebih baik,

d. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta

arsip dinamis yang hilang,

e. Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan

jadwal retensi dan pemusnahan.

Dari segi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut :

a) Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum

atau tidak ada,

b) Masalah yang berasal dari sistem Sentralisasi dan

Desentralisasi dibawa ke sistem Kombinasi,

c) Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada

tempat yang sama sehingga menyulitkan penggunaannya.

c. Sistem penyimpanan arsip

Secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi atau sistem

indek dalam penyimpanan arsip, yakni:

1) Sistem Alfabetis

Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan

untuk nama orang, organisasi atau perusahaan atau subjek. Abjad

yang digunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama


commit to user

15

setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan dan ketentuan yang

berlaku bagi masing-masing nama.

2) Sistem Numerik

Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numeric yang diberikan

untuk nama orang, organisasi atau perusahaan atau subjek. Dapat

dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga urutan

penyimpanan arsip (sistem alfabetis-numerik). Semua arsip yang

menyangkut hal-hal yang saling berkaitan ditempatkan dalam suatu

folder dengan nomor tersendiri.

3) Sistem Subjek

Arsip disimpan berdasarkan topik atau subjek tertentu yang ada

dalam kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya: nama

departemen, jenis produk, jenis transaksi dan lain-lain. Urutan

subjek biasanya dijaga dengan menggunakan sistem klasifikasi

alfabetis (sistem alfabetis subjek).

4) Sistem Geografis

Arsip disimpan berdasarkan nama geografis atau kode wilayah.

Misalnya: nama Kota, nama Provinsi, nama Negara dan lain-lain.

Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga

ukutannya (sistem alfabetis-geografis). Dalam filing sistem

wilayah harus ditentukan terlebih dahulu susunan wilayah atau

daerahnya. Susunan itu dapat berupa satuan-satuan wilayah atau

daerah menurut sistem ketatanegaraan.

5) Sistem Kronologis

Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-

tahun. Sistem ini umunya bersifat sementara, sebelum arsip

diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi yang lain.

Pada prakteknya pengklasifikasian arsip merupakan kombinasi dari

beberapa sistem klasifikasi yang tujuannya mempermudah dan

mempercepat penemuan kembali.


commit to user

16

Untuk menentukan sistem mana yang akan digunakan oleh suatu

perusahaan maka harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang

bersangkutan dengan mempertimbangkan:

a. Ukuran perusahaan, aktifitas kantor dan pengembangannya

b. Jumlah catatan kantor atau arsip

c. Jenis atau tipe arsip

d. Cara penggunaan arsip

e. Sifat kerahasian arsip

Jadi dapat disimpulkan bahwa tidak ada sistem klasifikasi arsip terbaik

yang dapat diterakan dengan efektifitas yang sama untuk semua

perusahaan. Sistem tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan dan

situasi atau kondisi perusahaan.

d. Prosedur Penyimpanan Arsip

Setiap pekerjaan atau kegiatan tentunya mempunyai urutan-urutan

langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari

permulaan hingga selesai.

Menurut Ig. Wursanto (1995:16-18), bahwa proses penyimpanan arsip

meliputi kegiatan sebagai berikut:

1) Memisah-misahkan (segreting) arsip

Mengadakan persortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan,

untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang

dicantumkandalam kartu kendali atau menurut daftar indek yang

telah di tentukan.

2) Meneliti (examining) arsip

Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui

apakah arsip yang disimpan (di file) itu sudah ada tanda

persetujuan (disposisi) dari jabatan yang berwenang bahwa arsip

tersebut boleh disimpan.

3) Memadukan (assembling) arsip


commit to user

17

Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan

yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis

tanggal surat.

4) Mengklasifikasikan (classification) arsip

Menggolongkan arsip atas dasar perbedaan yang ada, serta

pengelompokkan arsip atas dasar perbedaan yang ada untuk

menentukan kelasnya (sub subjek) beserta kodenya secara cermat.

5) Mengindeks (indexing) arsip

Meliputi:

a) Membaca secara cermat untuk menentukan isi surat

b) Menetukan judul atau caption arsip secara tepat

c) Memberi tanda (keterangan) lain yang dapat menjadi

petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan

6) Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)

Dipergunakan apabila dua caption. Caption pertama digunakan

sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan

pada tunjuk silang.

7) Menyusun arsip

Arsip-arsip yang sudah diberi caption atau judul disusun sesuai

dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem

penyimpanan.

8) Memfile arsip

Mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi

dan mengatur penyusunan arsip-arsip didalam file atau folder pada

tempatnya yang benar.

e. Faslitas Kearsipan

Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai

dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan berbagai

macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor pendukung dalam

penyelesaian pekerjaan dalam usaha kerja sama manusia.


commit to user

18

Menurut Sedarmayanti (1997:57), dalam menata arsip dibutuhkan

beberapa peralatan diantaranya:

1) Folder (sampul arsip)

Merupakan tempat atau wadah arsip, berbentuk map tanpa daun

penutup pada sisinya.

2) Guide (sekat atau petunjuk)

Merupakan lembar pemisah yang terbuat dari karton tebal dan

merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok yang satu

dengan kelompok yang lain, sesuai dengan pengelompokkan yang

dipilih pada klasifikasi arsip.

3) Tab

Yaitu bagian menonjol berukuran kurang lebih 1x3 cm untuk

menempatkan kode dan indeks arsip.

Letak tab bermacam-macam, sesuai tingkat kelompok klasifikasi

yang dipilih, yaiu:

a) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan

untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah)

b) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih ke kanan

digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub

masalah)

c) Sekat ketiga untuk menyekat kelompok tersier (sub-sub

masalah)

Sedarmayanti (2003:44-65) menambahkan bahwa peralatan dan

perlengkapan lain yang dapat digunakan dalam menyimpan dan

menemukan kembali arsip adalah:

1) Filing cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan

arsip secara vertikal. Pada umumnya filing cabinet mempunyai

dua sampai lima laci.


commit to user

19

2) Hang map (map gantung)

Sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian

atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing

cabinet, dan berfungsi untuk meletakkan tab.

3) Schnelchecter map

Map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator

(dilubangi) terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak dapat

lepas dari kaitan.

4) Tickler file (berkas penyekat)

Alat atau kotak kecil berukuran kurang lebih 10x15 cm yang

dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau

kartu-kartu peminjaman arsip. Penyimpanan tesebut sama

dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal

dan sistem lainnya.

5) Ordner

Semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak

arsip serta di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang

telah diperforator atau dilobangi pada bagian pinggir arsip

tersebut.

6) Letter tray (baki surat)

Semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang

berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang

biasanya disimpan di atas meja.

7) Safe keeping document (brankas)

Lemari besi dengan bermacam-macam ukuran dan dilengkapi

dengan kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk

menyimpan arsip penting atau rahasia.

8) Rak buku (lemari terbuka)

Rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau

untuk menyimpan ordner.


commit to user

20

9) Lemari arsip

Lemari yang terbuat dari kayu yang berfungsi untuk

menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan

ordner.

f. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Banyak organisasi dikonfrontasi oleh masalah beberapa lama

mereka harus menyimpan bahan yang telah difile, tetapi tidak

dipergunakan lagi secara aktif. Jawabannya terletak pada pengetahuan

mengenai apa yang perlu di simpan dan bagaimana menyimpannya.

Hal ini tergantung lagi dari ketentuan undang-undang, berguna atau

tidaknya bahan-bahan bagi para manajer dan ruangan penyimpanan

dan arsip yang tersedia. Sebagian besar masalah yang sering muncul

dan dihadapi oleh setiap organisasi adalah kurangnya ruang

penyimpanan, dengan demikian tidak semua arsip harus disimpan

secara terus menerus tetapi harus disusutkan dan ada yang

dimusnahkan sesuai dengan jangka waktu penyimpanan yang telah

ditelah ditetapkan oleh organisasi.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang

Penyusutan Arsip, yang dimaksud penyusutan arsip adalah kegiatan

pengamanan arsip dengan cara :

1) Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan dalam lingkungan lembaga Negara atau badan

pemerintahan masing-masing

2) Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang

berlaku

3) Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada

arsip nasional.

Adapun manfaat penyusutan, yaitu:

a) Terselamatkannya arsip yang bernilai


commit to user

21

b) Terciptanya efisiensi ruangan, saran dan prasarana, tenaga

serta dana

c) Tertatanya arsip dimasing-masing instansinya sehingga

informasi dapat digunakan secara optimal.

Tidak semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan

harus disimpan untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah

tidak berguna lagi harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan

akan menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga,

ruang dan biaya perawatannya.

Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah (satuan kerja)

Pemusnahan arsip yang dilaksanakan oleh unit pengolahan

meliputi arsip-arsip yang tidak penting, dan dilaksanakan

berdasarkan ketentuan berikut:

1) Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat arsip yang akan

dimusnahkan

2) Pemusnahan arsip harus diketahui oleh pihak yang

berwenang

3) Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan

arsip.

Pemusnahan arsip-arsip yang tidak bernilai permanen tersebut

dilaksanakan berdasarkan ketentuan tersebut:

a) Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip

yang akan dimusnahkan, daftar tersebut berisi:

1. Nama instansi yang akan memusnahkan arsip

2. Kode dan pokok masalah

3. Kode dan masalah

4. Jenis fisik arsip

5. Tanggal, bulan dan tahun yang bersangkutan

6. Jumlah berkas

b) Pemusnahan harus disertai berita acara pemusnahan arsip


commit to user

22

g. Pegawai Arsip

Semakin besar suatu organisasi akan semakin komplek kegiatan

yang dilakukan dan cenderung akan semakin banyak jumlah pegawai

yang dilibatkan dalam pengurusan arsip. Akan tetapi jumlah pegawai

kearsipan yang ada dalam satuan organisasi akan berbeda dengan

jumlah pegawai kearsipan yang ada di unit atau pusat kearsipan.

Menurut The Liang Gie, untuk menjadi pegawai kerasipan yang

baik diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat, yaitu:

1) Ketelitian

Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar

dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-

angka yang sepintas hampir sama

2) Kecerdasan

Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai,

tajam pikiran. Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu

menggunakan pikiran dengan baik, mempunyai daya ingat yang

tajam sehingga tidak lupa.

3) Kecekatan

Kecakapan berarti kecakapan memahami sesuatu, ketangkasan

dalam melakukan pekerjaan. Setiap pegawai kearsipan diharapkan

mampu bekerja dengan tangkas dan gesit.

4) Kerapian

Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga

kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang

disimpan.

C. Metode Pengamatan

1. Jenis Pengamatan

Pengamatan ini berawal dari pokok permasalahan yaitu untuk

mengetahui bagaimana sistem yang digunakan didalam pelaksanaan sistem


commit to user

23

penyimpanan arsip, perawatan arsip serta pemusnahan arsip, yang sifatnya

menggali, menelusuri, menentukan fakta-fakta, masalah-masalah yang

mungkin terjadi dan sekaligus memberi penjelasan tentang sistem

kearsipan tersebut. Sehingga pengamatan ini termasuk jenis pengamatan

deskriptif kualitatif, yaitu berusaha memberi gambaran mengenai berbagai

hal untuk kemudian data-data yang telah terkumpul dipaparkan kembali

melalui penafsiran dan analisa menggunakan pendekatan kualitatif.

Dalam pengamatan deskriptif digunakan metode field research, yaitu

suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang ada

di lapangan baik data pimer maupun sekunder.

Adapun ciri-ciri pengamatan diskriptif yaitu:

a) Data yang telah dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan dan

kemudian dianalisa

b) Memusatkan pada pemecahan masalah yang ada pada masa

sekarang, pada masalah yang aktual.

2. Lokasi Pengamatan

Pengamatan ini mengambil lokasi di Kantor Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kota Surakarta, karena Bapeda Kota

Surakarta salah satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi

yang penting bagi perkembangan Kota Surakarta, selain itu untuk

memperlancar tugas dan fungsi tersebut diperlukan dukungan data-data

dan informasi dari arsip-arsip yang terdapat di Bappeda Kota Surakarta.

3. Sumber Data

Pengamatan ini menggunakan data yang bersumber dari:

a) Data Primer

Data Primer yaitu pengambilan data yang didapat dengan cara

langsung melalui wawancara dan observasi.

Yang menjadi informan dalam wawancara ini adalah:

1) Kepala Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta

2) Kepala Bidang Sekretariat Bappeda Kota Surakarta


commit to user

24

3) Staf bagian kearsipan

b) Data Sekunder

Data sekunder yaitu pengambilan data yang didapat secara tidak

langsung, melalui dokumentasi dan buku-buku yang berhubungan

dengan masalah yang diamati. Data ini digunakan sebagai pendukung

data primer.

4. Teknik Pengumpulan Data

a) Observasi

Dalam pengamatan ini peneliti mengadakan pengamatan langsung

terhadap objek yang sedang diamati secara sistematis yang kemudian

dilakukan pencatatan.

b) Wawancara

Wawancara yaitu teknik pengumpulan data dengan mengadakan

wawancara secara langsung dengan pegawai kantor Bappeda Kota

Surakarta.

c) Studi Pustaka

Studi pustaka yaitu pengumpulan data dengan cara mengumpulkan

data dan membaca buku-buku yang ada hubungannya dengan materi

penulisan Tugas Akhir.

5. Metode Analisa Data

Metode analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah

Metode deskriptif yaitu cara penulisan dengan mengumpulkan, menyusun,

menganalisa dan menginterprestasikan arti suatu data, membuat klasifikasi

dengan menetapkan standart, menetapkan hubungan kedudukan unsur-

unsur satu dengan yang lainnya.

6. Populasi dan sampel

Populasi disini terdiri dari seluruh pegawai yang ada pada kantor

Bappeda Kota Surakarta, sedangkan penulis mengambil sampel dari

beberapa pegawai tersebut, antara lain:

a) Kepala Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta

b) Kepala Bidang Sekretariat Bappeda Kota Surakarta


commit to user

25

c) Staf bagian kearsipan

7. Valitidas Data

Valitidas data akan membuktikan apa yang diamati peneliti sesuai

dengan apa yang sesungguhnya ada dalam kenyataan dilokasi tersebut.

Dengan demikian data yang diperoleh dari suatu sumber akan dikontrol

oleh data yang sama dari sumber yang berbeda.

8. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis data

deskriptif. Data yang dikumpulkan beberapa angka-angka, dengan

demikian laporan pengamatan akan berisi kutipan data-data untuk

memberikan gambar penyajian laporan tersebut. Pengamatan deskriptif

merupakan pengamatan yang dimaksudkan untuk mengumpulkan

informasi mengenai status suatu gejala yang ada, yaitu keadaan gejala

menurut apa adanya pada saat pengamatan dilakukan, dengan tujuan

menggambarkan secara sistematis fakta dan karakteristik objek yang

diamati secara tepat.

Pengamatan dengan metode deskriptif mempunyai langkah penting

seperti berikut:

a) Mengidentifikasi adanya permasalahan yang signifikan untuk

dipecahkan melalui metode deskriptif.

b) Membatasi dan merumuskan permasalahan secara jelas.

c) Menentukan tujuan dan manfaat pengamatan.

d) Melakukan studi pustaka yang berkaitan dengan permasalahan.

e) Menentukan kerangka berpikir, dan pertanyaan pengamatan dan atau

hipotesis pengamatan.

f) Mendesain metode pengamatan yang hendak digunakan termasuk

dalam hal ini menentukan populasi, sampel, teknik sampling,

menentukan instrumen pengumpul data, dan menganalisis data.

g) Mengumpulkan, mengorganisasi, dan menganalisis data dengan

menggunakan teknik statistika yang relevan.

h) Membuat laporan pengamatan.


commit to user

26

BAB III

DISKRIPSI INSTANSI

A. Sejarah Singkat Berdirinya Bappeda Kota Surakarta

Kota Surakarta didirikan pada tahun 1745, yang ditandai dengan

berpindahnya Ibukota Keraton Mataram dari Kartasura ke Desa Sala setelah

terjadi pemberontakan Tionghoa atau Geger Pacinan yang dipimpin oleh RM.

Garendi melawan kekuasaan Pakubowono II. Karena keraton rusak parah,

maka Pakubuwono II memerintahkan kepada Pangeran Wijil bersama Kyai

Kalipah Buyut, Mas Penghulu Pekik Ibrahim serta Tumenggung Tirto Wiguno

untuk mencari lokasi ibukota Kerajaan Mataram Islam yang baru. Maka

dibangunlah Keraton Mataram baru di Surakarta (menurut pihak tertentu nama

asli Surakarta adalah Salakarta atau Sala). Desa Sala merupakan desa yang

mempunyai Bandar pelabuhan besar di Kampung Mojo yang terletak di

pinngir Sungai Bengawan Solo.

Terbentuknya daerah Surakarta sangat dipengaruhi pada masa

pemerintahan kolonial Belanda. Setelah adanya perjanjian Giyanti tahun 1755

dan perjanjian Salatiga 1757, yang berujung pada pembagian kerajaan

Mataram menjadi tiga bagian yaitu: Kasunanan Surakarta, Kasultan

Jogyakarta, Mangkunegaran. Pada tahun 1874 reorganisasi daerah Surakarta

dilakukan oleh Pemerintah kolonial Belanda yang kemudian ditetapkan dalam

Staad Blaad Nomor 37 tahun 1874 dan Nomor 9 tahun 1848.

Reorganisasi yang dilakukan oleh pemerintah kolonial Belanda

sesungguhnya hanya suatu upaya agar pemerintah daerah Surakarta

memberikan manfaat terhadap kepentingan pemerintahan mereka, selain itu

hanyalah untuk memanfaatkan pemerintahan daerah Surakarta agar membantu

dan bekerjasama dengan pemerintah kolonial Belanda, sehingga pemerintahan

kolonial Belanda dapat mengendalikan pemerintahan daerah Surakarta.

Setelah Kemerdekaan tahun 1945, Pemerintahan Daerah Surakarta mulai

diatur Undang-Undang dari pusat. Pemerintah daerah Surakarta mulai


commit to user

27

dibentuk pada tahun 1950 berdasarkan Undang-Undang No. 16 tahun 1950

tentang pembentukan daerah-daerah Kota besar dalam lingkungan Provinsi

Jawa Tengah, Jawa Timur, Jawa Barat, dan Daerah Istemewa Yogyakarta

(DIY). Berdasarkan Undang-Undang tersebut, maka daerah Kota Surakarta

memiliki wewenang dalam menyelenggarakan pemerintahannya yaitu Surat

Keputusan Dewan Perwakilan Rakyat Sementara (SKDPRS) Kota Surakarta

pada tanggal 13 Maret 1956 tentang susunan pemerintahan daerah formasi

daerah.

Dalam rangka membantu Kepala Daerah untuk menentukan

kebijaksanaan di Bidang Perencanaan Pembangunan Daerah serta penilaian

atas pelaksanaannya, sesuai Keputusan Presiden No. 27 Tahun 1980 maka

dibentuklah suatu badan yang menangani masalah perencanaan pembangunan,

yang disebut Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda). Adapun

pembentukan Bappeda Kota Surakarta ini berdasarkan Surat Keputusan

Walikota Surakarta No. 9 Tahun 1981, serta diperkuat dengan adanya intruksi

Gubernur Kepala Daerah I tingkat Jawa Tengah No. 063/ 32/ 1981 tertanggal

18 Agustus 1981tentang pembentukan Bappeda Kota Surakarta. Pada tahun

2002, nama Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) diganti

dengan Badan Perencanaan Daerah (Bapeda) berdasarkan Surat Keputusan

Walikota Surakarta No. 9 tahun 2002. Kemudian pada tahun 2008, nama

Badan Perencanaan Daerah (Bapeda) diganti lagi seperti sebelumnya yaitu

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda). Hal ini mengacu pada

Peraturan WaliKota Surakarta No. 27 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas

Pokok, Fungsi Tata Kerja Bappeda Kota Surakarta.

B. Visi dan Misi Bappeda Kota Surakarta

1. Visi Bappeda Kota Surakarta

Terwujudnya Perencanaan Daerah yang Visioner, Demokratis, Terpadu,

Dinamis dan berkelanjutan yang dapat menjadi acuan bagi Instansi

Pemerintah Kota, Instansi Vertikal dan Masyarakat.

2. Misi Bappeda Kota Surakarta


commit to user

28

a. Menyusun perencanaan dan pengendalian pengembangan daerah

jangka panjang

b. Meningkatkan kapasitas instituasi perencanaan yang kredibel dan

professional

c. Meningkatkan keserasian perencanaan pembangunan daerah

lintas sektor, lintas wilayah melalui kerjasama dan partisipasi masyarakat.

C. Tugas Pokok dan Fungsi Bappeda Kota Surakarta

Berdasarkan peraturan WaliKota Surakarta No. 27 tahun 2008 tentang

Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Kota Surakarta. Tugas pokok dan fungsi yang harus

diemban dan dilaksanakan Bappeda, yaitu:

1. Tugas pokok Bappeda Kota Surakarta

Sesuai pasal 2, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah mempunyai

tugas pokok yaitu menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan

kebijakan daerah di bidang perencanaan pembangunan, antara lain:

a. Menyusun visi dan misi kota

b. Menyusun laporan hasil proyek pembangunan tahunan

c. Memonitor pelaksanaan program dan atau pembanguan daerah secara

periodik

d. Menyusun Program Pembangunan Daerah (PROPEDA) untuk lima

tahun sesuai visi dan misi kota

e. Memberikan rekomendasi berdasarkan hasil pengamatan atau kajian

ilmiah mengenai suatu program atau proyek pembangunan

f. Menyusun Rencana Pembangunan Tahunan Daerah (REPETEDA)

sebagai penjabaran Program Pembangunan Daerah (PROPEDA)

g. Menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) daerah untuk lima tahun

sebagai penjabaran Program Pembangunan Daerah (PROPEDA)

h. Menyelenggarakan koordinasi perencanaan keuangan dan program

pembangunan dengan Instansi Pemerintah Kota, Instansi Vertikal,

Dunia Usaha, Organisasi kemasyarakatan dan masyarakat.


commit to user

29

2. Fungsi Bappeda Kota Surakarta

Sesuai pasal 3, Badan Perencanaan Pembanguna Daerah mempunyai

fungsi sebagai berikut:

a. Penyelenggaraan sosialisasi

b. Perencanaan bidang ekonomi

c. Pengelolaan data dan pelaporan

d. Perencanaan bidang sosial budaya

e. Penyelenggaraan kesekretariatan badan

f. Penyelenggaraan pengamatan dan pengembangan

g. Perencanaan penataan ruang dan prasarana kota

h. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan

D. Susunan Organisasi, Uraian Fungsi dan Fungsi Jabatan Struktural

Bappeda Kota Surakarta

Sesuai yang tertulis dalam buku penjabaran tugas pokok, fungsi dan tata

kerja, susunan organisasi Bappeda terdiri dari:

1. Kepala Badan

Kepala Badan mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas pokok

menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di

bidang perencanaan pembangunan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok yang dimaksud, kepala badan

mempunyai fungsi:

a. Penyelenggaraan sosialisasi

b. Perencanaan bidang ekonomi

c. Pembinaan jabatan fungsional

d. Perencanaan bidang sosial budaya

e. Perencanaan bidang data dan pelaporan

f. Menyelenggarakan kesekretariatan badan

g. Perencanaan penataan ruang dan prasarana kota

h. Penyelenggaraan bidang pengamatan dan pengembangan

i. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi, dan pelaporan.


commit to user

30

Dalam pasal 5, kepala badan membawakan:

1) Sekretariat

2) Bidang Penataan Ruang dan Prasarana Kota

3) Bidang Ekonomi

4) Bidang Sosial Budaya

5) Bidang Data dan Pelaporan

6) Bidang Pengamatan dan Pengembangan

7) Unit Pelaksanaan Teknis Badan (UPTB)

8) Kelompok Jabatan Fungsional

2. Sekretariat

Sesuai pasal 5 ayat 2, sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris yang

berada dibawah dan bertanggungjawab kepada kepala badan. Didalam

pasal 6, sekretariat memiliki tugas melaksanakan penyiapan perumusan

kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas

secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang

perencanaan, evaluasi, dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal 7

sekretariat memiliki fungsi:

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,

pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan

administrasi dan pelaksanaan di bidang keuangan

b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,


administrasi dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian

c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,


administrasi dan pelaksanaan di bidang perencanaan, evaluasi dan

pelaporan.

Dalam pasal 8 ayat 1, sekretariat membawahkan:

1) Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan


commit to user

31

Sesuai pasal 9, subbagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan

memiliki tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan

teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggarakan tugas secara

terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang

perencanaan, evaluasi dan pelaporan, yang meliputi: koordinasi

perencanaan pemantuan, evaluasi dan pelaporan di lingkungan badan.

2) Subbagian Keuangan

Sesuai pasal 10, subbagian keuangan memiliki tugas melakukan

penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,


administrasi dan pelaksanaan di bidang keuangan, yang meliputi:

pengelolaan keuangan, verifikasi, pembukuan dan akuntansi di

lingkungan badan.

3) Subbagian Umum dan Kepegawaian

Sesuai pasal 11, subbagian umum dan kepegawaian memiliki tugas

melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,


administrasi dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian, yang

meliputi: pengelolaan administrasi kepegawaian, hukum, humas,

organisasi dan tata laksana, ketatausahaan, rumah tangga dan

perlengkapan di lingkungan badan.

3. Bidang Penataan Ruang dan Prasarana Kota

Sesuai pasal 12, bidang penataan ruang dan prasarana kota memilki

tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan perencanaan di bidang penataan ruang dan lingkungan, serat

prasarana kota.


bidang penataan ruang dan prasarana kota mempunyai fungsi:


commit to user

32

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan di bidang penataan ruang dan lingkungan, serta di bidang

prasarana kota

b. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

Dalam pasal 14, bidang penataan ruang dan prasarana kota

membawahkan:

1) Subbidang Penataan Ruang dan Lingkungan

Sesuai pasal 15, subbidang penataan ruang dan lingkungan memiliki

tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,

pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang penataan ruang dan

lingkungan, yang meliputi: penyusunan perencanaan tata ruang dan

lingkungan.

2) Subbidang Prasarana Kota

Sesuai pasal 16, subbidang prasarana kota memiliki tugas melakukan

penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan perencanaan di bidang prasarana kota, yang meliputi:

penyusunan rencana program pembangunan prasarana kota.

4. Bidang Ekonomi

Sesuai pasal 17, bidang ekonomi memilki tugas melaksanakan

perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanan di

bidang investasi dan keuangan, serta pengembangan dunia usaha.


bidang ekonomi memilki fungsi:


pelaksanaan perencanaan di bidang investasi dan keuangan, serta di

bidang pengembangan dunia usaha



Dalam pasal 19, bidang ekonomi membawahkan:


commit to user

33

1) Subbidang Investasi dan Keuangan

Sesuai pasal 20, subbidang investasi dan keuangan memiliki tugas

melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan

dan pelaksanaan perencanaan di bidang investasi dan keuangan, yang

meliputi: penyusunan rencana program pembangunan investasi dan

keuangan.

2) Subbidang Pengembangan Dunia Usaha

Sesuai pasal 21, subbidang pengembangan dunia usaha memiliki tugas


dan pelaksanaan perencanaan di bidang dunia usaha, yang meliputi:

penyusunan rencana pengembangan dunia usaha.

5. Bidang Sosial Budaya

Sesuai pasal 22, bidang sosial budaya memiliki tugas melaksanakan

perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di

bidang pemerintahan, kependudukan dan kesejahteraan rakyat.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, didalam pasal pasal

23 bidang sosial budaya mempunyai fungsi:


pelaksanaan perencanaan di bidang pemerintahan dan kependudukan,

serta di bidang kesejahteraan rakyat



Dalam 24, bidang sosial budaya membawahkan:

2) Subbidang Pemerintahan dan Kependudukan

Sesuai pasal 25, subbidang pemerintahan dan kependudukan memiliki


pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang pemerintahan dan

kependudukan, yang meliputi: penyiapan bahan penyusunan

perencanaan program atau proyek disektor ketataprajaan, tampung


commit to user

34

tantra, aparatur daerah, penerangan dan komunikasi social,

ketenagakerjaan, ketransmigrasian da administrasi kependudukan.

3) Subbidang Kesejahteraan Rakyat

Sesuai pasal 26, subbidang kesejahteraan rakyat memiliki tugas


dan pelaksanaan perencanaan di bidang pemerintahan dan

kependudukan, yang meliputi: penyiapan bahan penyusunan

perencanaan program atau proyek disektor kesehatan gizi, kesejahteraan

sosial, peranan wanita, keagamaan, keluarga berencana dan

kesejahteraan keluarga.

6. Bidang Data dan Pelaporan

Sesuai pasal 27, bidang data dan pelaporan memiliki tugas melakukan

kebijakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan perencanaan di bidang data dan dokumentasi, dan evaluasi dan

pelaporan.


bidang data dan pelaporan mempunyai fungsi:


pelaksanaan di bidang data dan dokumentasi, serta di bidang evaluasi

dan pelaporan



Dalam pasal 29, bidang data dan pelaporan membawahkan:

1) Subbidang Data dan Dokumentasi

Sesuai pasal 30, subbidang data dan dokumentasi memiliki tugas


dan pelaksanaan di bidang data dan dokumentasi, yang meliputi:

pengkoordinasian, penghimpunan, pengolahan dan penyusunan data

dan dokumentasi hasil pelaksanaan program dan pembangunan.

2) Subbidang Evaluasi dan Pelaporan


commit to user

35

Sesuai pasal 31, subbidang evaluasi dan pelaporan memiliki tugas


dan pelaksanaan di bidang data dan dokumentasi, yang meliputi:

pengaturan pelaksanaan evaluasi dan pelaporan atas pelaksanaan

program pembangunan.

7. Bidang Pengamatan dan Pengembangan

Sesuai pasal 32, bidang data dan pengembangan memiliki tugas

melakukan kebijakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis,

pembinaan dan pelaksanaan perencanaan di bidang sosial, budaya dan

pemerintahan, dan ekonomi dan prasarana kota.


bidang pengamatan dan pengembangan memilki fungsi:


pelaksanaan di bidang sosial, budaya dan pemerintahan, serta di bidang

ekonomi dan prasarana kota



Dalam pasal 34, bidang pengamatan dan pengembangan membawahkan:

1) Subbidang Sosial, Budaya dan Pemerintahan

Sesuai pasal 35, subbidang sosial, budaya dan pemerintahan memiliki


pembinaan dan pelaksanaan di bidang sosial, budaya dan pemerintahan,

yang meliputi: penyiapan dan pelaksanaan program pengamatan dan

pengembangan bidang sosial, budaya dan pemerintahan.

2) Subbidang Prasarana Kota

Sesuai pasal 36, subbidang ekonomi dan prasarana kota memiliki tugas

melakukan penyiapan perumusan bahan kebijakan teknis, pembinaan

dan pelaksanaan program pengamatan dan pengembangan bidang

ekonomi, fisik dan prasarana.


commit to user

36

8. Kelompok Jabatan Fungsional

Sesuai pasal 37, kelompok jabatan fungsional memiliki tugas sesuai

dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

Dalam pasal 38, kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah

tenaga fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai bidang

keahliannya.

a. Jumlah jabatan fungsional sebagaimana dimaksud, ditentukan

berdasarkan kebutuhan dan beban kerja

b. Jenis dan jenjang jabatan fungsional sebagaimana dimaksud, diatur

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

c. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional

yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan keahliannya

d. Pembinaan terhadap pejabat fungsional sebagaimana dimaksud,

dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

E. Tata Kerja Bappeda Kota Surakarta

Sesuai pasal 39 kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian

dan kepala subbidang dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan peraturan

perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan ditetapkan oleh walikota.

Sesuai pasal 40 kepala badan, sekretaris, bidang, kepala subbagian dan

kepala subbidang dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan prinsip-

prinsip manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan

monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing-

masing.

Sesuai pasal 41 dalam melaksanakan tuasnya kepala badan, sekretaris,

kepala bidang, kepala subbagian, kepala subbidang, pejabat fungsional wajib

menerapkan prinsip koordinasi, intergrasi dan sinkronissasi scara vertical

maupun horizontal baik kedalam maupun keluar antar satuan organisasi dalam

lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokok

masing-masing.


commit to user

37

Sesuai pasal 42 ayat:

1. Kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian dan kepala

subbidang bertanggung jawab dalam memimpin, mengkoordinasi dan

memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas

bawahannya masing-masing.

2. Kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian dan kepala

subbidang wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan

bertanggung jawab pada atasan masing-masing serta menyampaikan

laporan tepat pada waktunya.

3. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan

laporan dapat disampaikan keada satuan organisasi lain di lingkungan

badan yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

4. Setiap laporan yang diterima oleh kepala badan, sekretaris, kepala bidang,

kepala subbagian dan kepala subbidang serta bawahan wajib diolah dan

dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan

bahan untuk memberikan petujuk kepada bawahan.

Sesuai pasal 43 sekretaris, kepala bidang, kepala UPTD dan pejabat

fungsional menyampaikan laporan kepada kepala badan dan berdasarkan hal

tersebut sekretaris menyusun laporan berkala kepada walikota melalui Sekda.

F. Kepegawaian Bappeda Kota Surakarta

Berdasarkan pasal 44, jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan

kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Dalam pasal 45, kepala badan, sekretaris, kepala bidang, kepala subbagian

dan kepala subbidang serta kelompok jabatan fungsionl di lingkungan badan

diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan

perundang-undangan yang berlaku.


commit to user

38

1. Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan jenis kelamin

Tabel 1

JENIS KELAMIN JUMLAH

Laki-laki 25

Perempuan 20

Jumlah 45

Berdasarkan tabel di atas jumlah pegawai Bappeda Kota Surakarta yang

berjenis kelamin laki-laki lebih banyak dari pada jumlah pegawai Bappeda

yang berjenis kelamin perempuan.

2. Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan tingkat pendidikan

Tabel 2

TINGKAT PENDIDIKAN JUMLAH

SD 2

SMP 1

SLTA Sederajat 7

DIPLOMA III 2

SARJANA/DIPLOMA IV 16

STRATA II 17

TOTAL 45

Berdasarkan tabel 2 di atas dapat kita simpulkan, bahwa tingkat

pendidikan PNS di Bappeda Kota Surakarta tingka pendidikan yang paling

tinggi yaitu Strata II sejumlah 17 orang, Sarjana/Diploma IV sejumlah 16

orang, Diploma III sejumlah 2 orang, SLTA sederajat 7 orang, SMP

sejumlah 1 orang dan SD sejumlah 2 orang.


commit to user

39

3. Jumlah karyawan Bappeda Kota Surakarta berdasarkan golongan

Tabel 3

GOLONGAN JUMLAH

I 1

II 5

III 32

IV 7

TOTAL 45

Berdasarkan tabel 3 di atas dapat disimpulkan, bahwa keseluruhan PNS di

Bappeda Kota Surakarta yang memiliki golongan paling tinggi adalah

golongan III sejumlah 32 orang, golongan IV sejumlah 7 orang, golongan

II sejumlah 5 orang dan yang paling sedikit adalah golongan I sejumlah 1

orang.


commit to user

Bag

an 1

BA

GA

N O

RG

AN

ISA

SI B

APP

ED

A K

OT

A S

UR

AK

AR

TA

K

epal

a

Kel

ompo

k Ja

bata

n

Fung

sion

al

Bid

ang

Pene

litia

n da

n Pe

ngem

bang

an

Bid

ang

Dat

a Pe

lapo

ran

Bid

ang

Sosi

al

Bud

aya

Bid

ang

Eko

nom

i B

idan

g Pe

nata

an

Rua

ng d

an

Pras

aran

a K

ota

Subb

agia

n Pe

renc

anaa

n E

vaal

uasi

dan

Pe

lapo

ran

Subb

agia

n U

mum

dan

K

epeg

awai

an

Subb

agia

n K

euan

gan

Sekr

etar

iat

Subb

idan

g Pe

nata

an

Rua

ng d

an

Lin

gkun

gan

Subb

idan

g Pr

asar

ana

Kot

a

Subb

idan

g E

kono

mi

dan

Pras

aran

a K

ota

Subb

idan

g In

vest

asi

dan

Keu

anga

n

Subb

idan

g Pe

ngem

bang

an D

ana

Usa

ha

Subb

idan

g Pe

mer

inta

han

dan

Kep

endu

duka

n

Subb

idan

g K

esej

ahte

raan

R

akya

t

Subb

idan

g D

ata

dan

Dok

umen

tasi

Su

bbid

ang

Sosi

al

Bud

aya

dan

Pem

erin

taha

n

Subb

idan

g E

valu

asi

dan

Pela

pora

n


commit to user

41

BAB IV PEMBAHASAN

Berdasarkan tinjauan pustaka yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya,

dapat diketahui bahwa tata kearsipan adalah kegiatan mengatur, mengurus dan

mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan,

penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan, serta ditambah tata

ruang kearsipan, fasilitas kearsipan dan pegawai di bagian kearsipan sebagai

faktor pendukungnya.

Dalam bagian ini penulis akan menjelaskan hasil pengamatan selama magang

di Bappeda Kota Surakarta. Hal-hal yang akan dibahas penulis antara lain:

1. Tata Kearsipan, yang meliputi:

A. Penerimaan dan pencatatan arsip

B. Penyimpanan arsip

C. Penyusutan arsip

2. Faktor yang mempengaruhi tata kearsipan:

A. Fasilitas kearsipan

B. Pegawai kearsipan

1. Tata Kearsipan Bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta

A. Penerimaan dan pencatatan arsip

Sistem penerimaan arsip yang digunakan di Bidang Data dan

Pelaporan Bappeda Kota Surakarta adalah sistem desentralisasi, dimana

dengan sistem ini masing-masing bagian diberi wewenang sepenuhnya

untuk mengelola, memelihara dan menyimpan arsip. Seperti misalnya,

didalam pembangunan suatu daerah. Perencanaan merupakan suatu hal

yang sangat penting didalam menentukan arah dan tujuan yang ingin

dicapai dalam pembangunan tersebut. Dalam pelaksanaan pembangunan

daerah diperlukan kerja sama dari semua elemen pemerintah Daerah atau


commit to user

42

Satuan Kerja Perangkat Desa (SKPD) agar tercapai pembangunan yang merata

dalam berbagai aspek, sehingga akan tercapai kesejahteraan yang merata

dalam berbagai bidang Bappeda Kota Surakarta sebagai instansi pemerintah

yang memiliki tugas menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan

kebijakan daerah dibidang perencanaan pembangunan setiap harinya

menerima data-data dari berbagai SKPD. SKPD tersebut adalah Sekretariat

Daerah, Sekretariat DPRD, Badan, Dinas, Kantor, Kecamatan, dan Kelurahan,

di lingkungan Pemerintah Kota yang mempunyai tugas mengelola anggaran

dan barang daerah.

Selama masa magang penulis mengetahui data-data yang diterima di

Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta yaitu data hasil

Musyawarah Rencana Pembangunan (Musrenbang) baik Kelurahan maupun

Kecamatan dan Rencana Kerja dari Kelurahan dan Kecamatan.

1) Proses pengurusan data hasil Musyawarah Rencana Pembangunan

Kelurahan (Musrenbangkel) dan Musyawarah Rencana Pembangunan

Kecamatan (Musrenbangcam)

Dikantor Bappeda, tiap-tiap kelurahan dan kecamatan di Kota

Surakarta harus mengirimkan data hasil Musrenbang. Musyawarah

Perencanaan Pembangunan adalah forum antara pelaku dalam rangka

menyusun Rencana Pembangunan Nasional dan Rencana Pembangunan

Daerah.

Musrenbang Kelurahan adalah forum musyawarah perencanaan

pembangunan tahunan di tingkat kelurahan yang di laksanakan secara

demokratis untuk menyepakati rencana kegiatan tahun anggaran

berikutnya, yang dilaksanakan secara demokratis berbasis masyarakat

kelurahan.

Musrenbang Kecamatan adalah forum musyawarah perencanaan

pembangunan tahunan di tingkat kecamatan yang dilaksanakan secara

demokratis untuk menyusun rumusan kegiatan pembangunan dari


commit to user

43

kelurahan, serta menyepakati kegiatan lintas kelurahan dalam wilayah

kecamatan.

Langkah-langkah yang dilakukan oleh petugas penerima data tersebut

antara lain:

a. Data hasil Musrenbangkel/Musrenbangcam diantar oleh kurir atau

pegawai dari masing-masing kelurahan aau kecamatan

b. Petugas membaca sampul surat untuk memastikan jenis data yang

dikirim

c. Memeriksa kelengkapan data yang dikirim apakah jumlahnya sudah

sesuai permintaan, jika belum petugas meminta pegawai/kurir untuk

mengirimkan kekurangannya

d. Menyortir data yang dikirim untuk memisahkan data hasil musrenbang

sesuai dengan tahun berapa musrenbang tersebut dilaksanakan

e. Kelurahan atau kecamatan yang sudah mengirimkan data dengan

lengkap dalam tanda terima dicatat atau diberi tanda.

2) Proses penerimaan Rencana Kerja Kelurahan dan Kecamatan

Langkah-langkah yang dilakukan oleh petugas penerima data tersebut

antara lain:

a. Data rencana kerja dikirim oleh kurir atau pegawai dari masing-masing

kelurahan dan kecamatan, data tersebut berbentuk print out dan soft

copy database

b. Data diterima oleh petugas, khusus untuk data dalam bentuk soft copy

database diserahkan kepada operator tersendiri

c. Petugas memeriksa sampul surat untuk memastikan jenis data yang

dikirim

d. Memeriksa jumlah data print out yang dikirim apakah sudah sesuai

dengan yang diminta atau belum, jika belum petugas meminta

pegawai/kurir untuk mengirimkan kekurangannya

e. Kelurahan ataupun kecamatan yang sudah mengirimkan data dengan

lengkap dalam tanda terima dicatat atau diberi tanda.


commit to user

44

Tabel 4

Contoh tanda terima hasil musrenbangkel cam dan Renja

kelurahan/kecamatan

No Kelurahan

Hasil

Musrenbangkel

Tahun 2009

Hasil

Musrenbangkel/Cam

Tahun 2010

Renja SKPD Tahun

2011

Print

Out

Softcopy

Dataase

Print

Out

(rangkap

2)

Softcopy

Database

Kecamatan …

Berdasarkan beberapa uraian diatas, menurut Kepala Sub Bidang Data dan

Pelaporan pengelolaan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota

Surakarta dengan menggunakan sistem desentralisasi sudah baik, karena dengan

sistem ini setiap bagian diberi wewenang untuk menyimpan arsipnya.

Keuntungan dengan menggunakan sistem ini adalah:

a) Setiap bagian dapat melaksanakan sistem pengelolaan arsip

sesuai dengan kebutuhan unit masing-masing

b) Pimpinan unit kerja dapat memperoleh arsip yang diperlukan

dengan cepat setiap waktu dibutuhkan

c) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah

dikenal

d) Menghemat waktu, karena prosedurnya tidak berlebit.


commit to user

45

Tetapi juga terdapat kelemahannya yaitu apabila pengelolaan arsip tidak

ditangani oleh pihak yang ahli dalam bidangnya maka pengelolaan kearsipan

tidak akan bisa berjalan dengan lancar dan adanya kesamaan dalam

penyimpanan arsip juga sering terjadi, karena setiap unit kerja cenderung

memerlukan dan menyimpan arsip yang sama dalam bentuk salinan fotokopi

sepanjang arsip tersebut masih digunakan. (wawancara tanggal 11 Februari

2010).

B. Penyimpanan Arsip

1. Asas penyimpanan arsip

Asas yang digunakan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota

Surakarta yaitu asas campuran. Dimana dalam asas ini semua surat yang

masuk diterima oleh bidang sekretariat. Kemudian surat-surat tersebut

dicatat terlebih dahulu berdasarkan pola klasifikasi yang ada. Setelah surat

diperiksa, surat-surat tersebut diedarkan kepada bidang-bidang yang ada di

Bappeda Kota Surakarta, sehingga tiap-tiap bidang yang ada di Bappeda

Kota Surakarta diberikan kepercayaan untuk mengelola arsipnya masing-

masing. Tetapi di Bappeda Kota Surakarta tidak semua bidang mempunyai

spesifikasi khusus arsip. Untuk bidang-bidang yang tidak mempunyai

spesifikasi khusus arsip di kelola oleh bidang sekretariat.

Dengan menggunakan asas campuran ini maka pengelolaan arsip dapat

dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja sesuai dengan spesifikasinya masing-

masing. Arsip aktif dan arsip in aktif juga dipisahkan sehingga arsip

ditempat kerja dapat diketahui tingkat penggunaanya.

Menurut kepala sub bidang data dan pelaporan Bappeda Kota Surakarta

alasan menggunakan asas campuran karena dengan asas ini dapat

memudahkan pencarian arsip apabila dibutuhkan.

Keuntungan menggunakan asas ini antara lain:

a. Lebih dapat menghemat peralatan arsip yang disimpan dimasing-masing

bidang


commit to user

46

b. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-

masing yang memiliki spesifikasi tertentu

c. Arsip-arsip yang berisi tentang laporan perencanaan pembangunan

daerah yang dilakukan Bappeda Kota Surakarta secara keseluruhan atau

tidak hanya melibatkan satu bidang atau satu bagian saja, maka sistem

penyimpanannya dapat diseragamkan. (wawancara tanggal 15 Februari

2010)

2. Sistem penyimpanan arsip

Sistem penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota

Surakarta menggunakan sistem tahun dan subjek, seperti dikemukakan

oleh kepala sub bidang data dan pelaporan Bappeda Kota Surakarta.

Sistem ini berdasarkan pokok masalah yang ada, karena arsip-arsip di

Bappeda Kota Surakarta meliputi perencanaan pembangunan, rencana

kerja, capain dan target kinerja (wawancara 17 Februari 2010).

Selama masa magang penulis mengetahui bahwa sebelum arsip

disimpan, arsip-arsip terlebih dahulu harus dikelompokkan sesuai dengan

masalah utamanya, serta dipisah-pisahkan menurut bidang-bidang dari

SKPD yang ada, dan kemudian baru dimasukkan ke dalam map, yang

permukaannya diberi kode dan tahun sehingga apabila sewaktu-waktu

arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah ditemukan dan tidak

membutuhkan waktu yang lama. Selain itu map-map tersebut juga diberi

nama sesuai dengan jenis data dan bidang-bidang dari SKPD yang akan

disimpan kedalam map tersebut. Misalnya:

a. Data rencana kerja disimpan ke dalam map yang bertuliskan “Renja

SKPD”.

b. Dinas koperasi mengirimkan data rencana kerja, maka data tersebut

dimasukkan kedalam map yang diberi judul “Renja SKPD Bidang

Ekonomi”, karena dinas koperasi termasuk SKPD dalam bidang

Ekonomi.


commit to user

47

Sehingga apabila suatu saat ada pegawai yang mencari data rencana

kerja SKPD maka data tersebut dapat dicari pada map “Renja SKPD”

sesuai dengan bidang SKPD yang dimaksud. Agar lebih memudahkan

pencarian maka pada sisi kanan bawah data rencana kerja diberi nomor

urut SKPD sesuai dengan yang tertulis dalam tanda terima. Contohnya

didalam tanda terima Rencana Kerja SKPD Dinas Koperasi berada pada

nomor 17 maka pada sisi kanan bawah data renja Dinas Kopersi diberi

nomor 17 menggunakan spidol berwarna merah dan dilingkari.

Tabel 5

Contoh klasifikasi kearsipan daerah tingkat I Jawa Tengah

Kode Klasifikasi Tahun

000

100

200

300

400

500

600

700

800

900

Umum

Pemerintah

Politik

Keamanan

Kesejahteraan

Perekonomian

Pekerjaan umum dan ketenaga kerjaan

Pengawasan

Kepegawaian

Keuangan

3. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan arsip adalah kegiatan pengolahan arsip sebelum

arsip-arsip tersebut disimpan dalam filling cabinet/lemari arsip.

Prosedur ini perlu mendapat perhatian khusus untuk menghindari

ketidakteraturan, agar lebih terarah, serta memudahkan dalam pelaksanaan

tata kearsipan. Dalam suatu organisasi biasanya hampir memilki kesamaan

dalam prosedur penyimpanan arsip.


commit to user

48

Selama masa magang penulis mengetahui bahwa prosedur

penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta

menurut Kepala Sub Bidang Data dan Pelaporan meliputi langkah-langkah

memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir, serta menempatkan.

(wawancara tanggal 18 Februari 2010).

a. Memeriksa

Sebelum menyimpan arsip, yang dilakukan petugas arsip Bappeda

Kota Surakarta yaitu memeriksa arsip dengan teliti. Petugas arsip

memastikan atau mengamati kelengkapan data yang akan dikirim,

apakah jenis data tersebut sudah sesuai permintaan atau belum, serta

memeriksa jumlah data yang akan dikirim. Jangan sampai data yang

dikirim salah atau kurang jumlahnya. Apabila hal itu terjadi, maka

petugas arsip meminta kepada kurir atau yang mengantar data untuk

mengirimkan lagi data tersebut sesuai dengan jenis data dan jumlah

yang diminta.

b. Mengindeks

Setelah arsip diperiksa dan diamati serta sudah sesuai dengan yang

diminta baik jenis maupun jumlahnya, maka langkah selanjutnya yang

dilakukan oleh petugas arsip di Bappeda Kota Surakarta adalah

mengindeks. Artinya memilih kata tangkap untuk penunjuk (guide)

pada label map. Kata tangkap yang dipakai dalam kegiatan

mengindeks ini biasanya sesuai dengan jenis data. Selain itu juga

ditentukan bedasarkan bidang-bidang dari masing-masing SKPD yang

ada. Contohnya untuk data capaian dan target kinerja SKPD maka

petugas arsip di Bappeda Kota Surakarta memilih kata tangkap

“capaian dan target kinerja SKPD” pada label mapnya. Selain itu juga

menuliskan nama-nama SKPD sesuai dengan bidangnya masing-

masing

Berikut nama-nama SKPD berdasarkan bidangnya masing-masing:

1) Bidang Sosial Budaya, melipui SKPD:


commit to user

49

Bapermas, PP, PA dan KB

Dinas Kesehatan Kota (DKK)

Disdikpora + 5 Cab Dinas

Disbudpa + UPTD kawasan wisata

Bagian Umum

Bagian Pemerintahan Umum

Bagian Administrasi Kesejahteraan Rakyat

Bagian Humas dan Protokol

Sekretariat DPRD

Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo)

Dinsosnakertrans

Kantor Arsip dan Perpusda

Kantor Kesbangpol dan Linmas

Satpol PP.

2) Bidang Ekonomi, meliputi SKPD:

Dinas Koperasi dan UMKM

Dinas Pengolahan Pasar (DPP)

Disperindag

Dinas Pertanian

Kantor Ketahanan Pangan

Kantor Penanaman Modal

Bagian Administrasi Perekonomian

3) Bidang Litbang, meliputi:

Bappeda

Inpektorat

DPPKA

Bagian Ogranisasi

Bagian Hukum dan HAM

Bagian Kerjasama

4) Bidang PRRK, meliputi SKPD:

DPU


commit to user

50

DKP

DTRK

Badan Lingkungan Hidup

Dinas Perhubungan

5) Bidang Data dan Pelaporan, meliputi SKPD:

Bappeda

BKD

Kantor Pelayanan Ijin Terpadu

Bagian Administrasi Pembangunan

Kecamatan

Kelurahan

Inspektorat

Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Asset.

c. Mengkode

Mengkode berarti pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap

kata tangkap yang dipilih pada pekerjaan mengindeks tadi. Setelah

kegiatan mengindeks selesai, maka kegiatan yang selanjutnya

dilakukan oleh pegawai arsip adalah mengkode. Disini petugas arsip

memberikan nomor pada sisi kanan bawah data dengan menggunakan

spidol berwarna merah. Nomor tersebut adalah nomor urut SKPD

sesuai dengan yang ada didalam tanda terima.

Kegiatan tersebut bertujuan untuk memudahkan ketika pencarian

arsip. Sehingga apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan maka

petugas tinggal mengambilnya dari map sesuai bidang SKPD yang

dimaksud, kemudian mencari urutan nomor sesuai daftar SKPD

tersebut dalam tanda terima. Dengan demikian akan lebih menghemat

waktu pada saat pencarian arsip tersebut.

d. Menyortir

Menyortir berarti memilih-milih atau memiliki arsip-arsip yang

akan disimpan untuk dikelompokkan menjadi satu kelompok

berdasarkan subjek masing-masing dan bidang-bidang dari setiap


commit to user

51

SKPD. Hal ini dilakukan agar pada waktu penyimpana petugas tidak

melakukan kesalahan yakni memasukkan data ke dalam map yang

bukan tempatnya.

Selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta, penulis

mengetahui pemisahan arsip secara subjek berdasarkan jenis data dan

bidang dari masing-masing SKPD. Misalnya untuk data hasil

musrenbang dikelompokkan dengan data hasil musrenbang, data

rencana kerja dikelompokkan dengan data rencana kerja, dst. Selain itu

data-data tersebut dipisahkan lagi sesuai dengan bidang masing-

masing SKPD.

Dengan demikian tidak akan terjadi kekeliruan didalam

memasukkan data kedalam map. Sehingga akan memudahkan didalam

pencarian arsip kembali.

e. Menempatkan

Setelah arsip-arsip selesai disortir dan dikode, arsip-arsip siap

untuk disimpan. Langkah terakhir yang dilakukan oleh petugas arsip

dalam proses dalam proses penyimpanan yaitu menempatkan.

Menempatkan berarti menaruh atau meletakkan arsip arsip-arsip pada

suatu tempat dengan maksud arsip-arsip tetap terpelihara, terawat,

aman, mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu

akan diperlukan. Menempatkan disini memerlukan ketelitian, sebab

jika pegawai arsip kurang teliti maka akan menyulitkan saat pencarian

arsip kembali.

Selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta, penulis

mengetahui bahwa arsip-arsip disimpan kedalam map ticker file.

Arsip-arsip tersebut dilkelompokkan menurut pokok-pokok masalah

yang sama. Setelah arsip-arsip di kantor Bappeda Kota Surakarta

sudah mulai jarang digunakan maka arsip-arsip tersebut dipindahkan

kedalam folder. Folder tersebut diberi nama sesuai dengan pokok

masalah. Setelah itu folder-folder dimasukkan kedalam lemari


commit to user

52

arsip/filling cabinet agar arsip-arsip inaktif tidak tercampur dengan

arsip-arsip yang masih aktif.

C. Penyusutan Arsip

Arsip sangatlah penting bagi setiap organisasi, tetapi tidak semua arsip

memiliki nilai guna yang abadi. Dalam organisasi seharusnya dilakukan

penyusutan arsip dalam jangka waktu tertentu. Penyusutan arsip bertujuan

untuk mengurangi volume arsip yang sudah habis masa aktifnya, sehingga

mencegah untuk terjadinya penumpukan arsip. Dengan demikian akan lebih

menghemat tempat, selain itu juga menjamin ketersediaan arsip yang benar

masih layak disimpan dan dipelihara.

Arsip-arsip di Bappeda Kota Surakarta memilki masa aktif lima tahun.

Sehingga setelah lima tahun atau lebih berarti arsip-arsip tersebut sudah

digolongkan menjadi arsip in aktif. Setelah arsip-arsip habis masa aktifnya

arsip tersebut harus disustkan. Namun, menurut kepala Bidang Data dan

Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta belum pernah dilakukan penyusutan

arsip (wawancara tanggal 23 Februari 2010).

Hal tersebut terjadi karena belum ada pegawai khusus yang menangani

tentang arsip, artinya bahwa pegawai di Bappeda Kota Surakarta bukanlah

pegawai yang memiliki keahlian dalam bidang kearsipan. Sehingga mereka

harus menyelesaikan tugas-tugas yang sesuai dengan bidangnya masing-

masing. Selain itu di Bappeda Kota Surakarta perhatian terhadap arsip masing

kurang.

2. Hal-hal yang mempengaruhi tata kearsipan

A. Fasilitas Arsip

1. Tata ruang kearsipan

Didalam penyimpanan arsip, tata ruang kearsipan sangatlah menetukan

dalam menjaga fisik arsipnya tersebut. Tata ruang yang tepat akan

mendukung efektifitas dan efesien pusat arsip. Misalnya harus

diperhitungkan pemasangan pilar-pilar tembok, sehingga memudahkan


commit to user

53

pemasangan rak. Selain itu pemasangan lampupun harus diupayakan

dengan baik agar lampu yang dipasang dapat menerangi setiap gang area

kerja penyimpanan arsip dan biasanya terdapat ruangan khusus untuk

menyimpan arsip.

Menurut Ka. Sub. Bid. Data dan Pelaporan, tata ruang kearsipan di

Bappeda Kota Surakarta sudah baik, hanya saja belum terdapat ruangan

khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Sehingga arsip-arsip yang

memiliki spesifikasi khusus disimpan di masing-masing bidang di

Bappeda Kota Surakarta. Hal ini disebabkan karena jumlah ruangan yang

ada di Bappeda Kota Surakarta sangatlah terbatas, maka penanganan

terhadap arsip yang ada kurang maksimal. Pengamanan dan pemeliharaan

yang dilakukan hanya memasukkan arsip-arsip ke dalam lemari.

(wawancara tanggal 1 Maret 2010)

Setiap organisasi seharusnya juga terdapat ruangan khusus yang digunakan

untuk menyimpan arsip, yang bertujuan agar arsip-arsip tersebut mudah

dalam pengawasan dan perawatannya.

2. Alat-alat kearsipan

Fasilitas kearsipan merupakan salah satu faktor pendukung kegiatan

kearsipan, maka dari itu diperlukan sarana dan prasarana yang memadai.

Tanpa adanya fasilitas yang memadai maka pekerjaan tidak akan selesai

dengan baik.

Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta alat-alat

kearsipan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:

a. Alat penyimpanan arsip

1) Filling Cabinet

2) Lemari arsip

3) Ticker file

4) Map

b. Alat penerima surat

1) Meja

2) Buku


commit to user

54

3) Bolpoin

4) Spidol

5) Alat pelubang kertas

6) Steples

7) Klip

c. Alat korespondensi/surat menyurat

1) Kertas

2) Mesin tik

3) Komputer

4) Mesin fotokopi

Menurut Ka. Sub. Bidang Data dan Pelaporan berdasarkan uraian

diatas berarti fasilitas kearsipan yang berada pada kantor Bappeda Kota

Surakarta sudah baik dan memenuhi syarat didalam tata kearsipan.

(wawancara tanggal 3 Maret 2010).

B. Pegawai Kearsipan

Pegawai arsip sangat menentukan didalam memperlancar suatu kegiatan

kearsipan. Arsip-arsip dapat dikelola dengan baik apabila terdapat pegawai

yang benar-benar menguasai dalam bidang kearsipan, sehingga kegiatan dapat

berjalan dengan lancar, serta kebutuhan informasi untuk perkembangan

organisasi yang bersangkutan dapat terpenuhi.

Akan tetapi, selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta belum

mengetahui ada pegawai khusus yang menangani tentang arsip, sehingga

arsip-arsip di Bappeda Kota Surakarta kurang mendapat perhatian dengan

baik.

Menurut Ka. Sub. Bid. Data dan Pelaporan hal ini disebabkan antara lain:

1. Belum adanya ruangan khusus untuk arsip sehingga dirasa belum diperlukan pegawai kearsipan

2. Belum adanya pegawai Bappeda Kota Surakarta yang didik sebagai arsiparis

3. Kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip oleh pihak Bappeda Kota Surakarta

4. Kurangnya anggaran yang dialokasikan untuk menangani arsip.


commit to user

55

Syarat untuk menjadi pegawai kearsipan di Bappeda Kota Surakarta adalah pegawai yang sudah terdidik sebagai arsiparis. (wawancara tanggal 4 Maret 2010).


commit to user

42

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan dari pengamatan dan uraian-uraian bab sebelumnya, maka

penulis dapat mengambil kesimpulan mengenai tata kearsipan dan hal-hal

yang mempengaruhi tata kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda

Kota Surakarta sebagai berikut:

1. Tata Kearsipan

a. Penerimaan dan pencatatan arsip

Sistem penerimaan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda

Kota Surakarta sudah baik, karena menggunakan sistem desentralisasi.

Keuntungan dari sistem ini adalah masing-masing bagian diberi

wewenang sepenuhnya untuk mengelola, memelihara dan menyimpan

arsip sehingga sistem kearsipan dapat berjalan dengan baik.

Arsip-arsip yang dikelola antara lain: data hasil Musyawarah

Rencana Pembangunan Kelurahan dan Kecamatan (Musrenbangkel

dan Musrenbangcam) dan Rencana Kerja dari Kelurahan dan

Kecamatan.

b. Penyimpanan arsip

1) Asas penyimpanan arsip

Asas yang digunakan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota

Surakarta yaitu asas campuran. Dengan menggunakan asas ini tiap-

tiap bidang di Bappeda Kota Surakarta diberikan kepercayaan untuk

mengelola arsip, sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai

kebutuhan unit kerja sesuai dengan spesifikasinya masing-masing.

2) Sistem penyimpanan arsip

Sistem penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan sudah

baik, karena arsip-arsip dikelompok-kelompokkan berdasarkan

pokok masalah yang terjadi, sehingga apabila arsip tersebut


commit to user

57

dibutuhkan kembali akan mudah untuk mencarinya. Hal ini

ditunjukkan dengan menggunakan sistem tahun dan subjek

3) Prosedur penyimpanan arsip

Prosedur penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda

Kota Surakarta meliputi langkah-langkah memeriksa, mengindeks,

mengkode, menyortir dan menempatkan.

c. Penyusutan arsip

Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta belum pernah

dilakukan penyusutan arsip. Hal ini disebabkan karena belum adanya

pegawai khusus yang menangani tentang arsip, selain itu perhatian

terhadap arsip masih kurang. Sehingga arsip-arsip yang habis masa

aktifnya dan menjadi arsip in aktif hanya ditumpuk begitu saja tanpa

belum pernah disusutkan.

2. Hal-hal yang mempangaruhi tata kearsipan

a. Fasilitas arsip

1) Tata ruang kearsipan

Tata ruang kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota

Surakarta belum maksimal, karena belum terdapat ruangan khusus

arsip, sehingga arsip-arsip hanya disimpan di masing-masing bidang

di Bappeda Kota Surakarta.

2) Alat-alat kearsipan

Alat-alat kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota

Surakarta sudah baik dan memenuhi syarat didalam tata kearsipan,

sehingga dapat memperlancar didalam pekerjaan kearsipan.

b. Pegawai kearsipan

Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta belum

terdapat pegawai khusus yang menangani tentang arsip, hal tersebut

disebabkan belum adanya pegawai yang didik sebagai arsiparis,

kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip dan kurangnya anggaran

untuk menangani arsip.


commit to user

58

B. Saran

Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan yang dilakukan penulis,

maka penulis ingin menyampaikan beberapa saran yang mungkin akan

berguna untuk Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta didalam

pelaksanaan tata kearsipan, antara lain:

1. Sebaiknya di Bappeda Kota Surakarta membuat ruangan khusus atau

penggantian rak arsip/filling cabinet yang lebih besar sehingga bisa

memuat penyimpanan arsip lebih banyak. Karena berdasarkan hasil

pengamatan selama magang bahwa tata ruang penyimpanan arsip belum

maksimal. Rak arsip/filling cabinet masih menjadi satu didalam ruangan

kantor, yang mungkin dapat mengganggu segala aktifitas pekerjaan di

kantor tersebut.

2. Di Bappeda Kota Surakarta sebaiknya memiliki pegawai khusus yang ahli

dalam bidang kearsipan, sehingga tata kearsipan dapat berjalan lebih baik.

3. Dilakukan perawatan dan pemeliharaan alat-alat kearsipan, misalnya

mesin fotokopi dilakukan perbaikan agar tidak sering terjadi kemacetan

pada saat menggunakannya, karena pada saat magang penulis mengalami

hal tersebut.

4. Ikut sertakan pegawai Bappeda Kota Surakarta dalam melaksanakan tata

kearsipan, sehingga mereka akan lebih memahami tentang arsip.

TATA KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI...

Documents

Transcript of TATA KEARSIPAN BIDANG DATA DAN PELAPORAN DI...