10.Tabel Komunikasi

A. Tabel Komunikasi Internal (Proyek ISO)No. Topik PIC Targe

t Media Waktu

1.

2.

3.

4.

5.

Implementasi Proyek ISO 22000:2005

Kebijakan Keamanan Pangan

Sasaran Keamanan Pangan

Sosialisasi

Implementasi ISO

Direksi

FSTL

Spv. Dept.

FSTLSpv. Dept.

FSTLSpv. Dept.

1. Tim proyek

2. Seluruh karyawan

Seluruh karyawan

Seluruh karyawan

Seluruh karyawan

Seluruh karyawan

Lisan, Spanduk,Papan pengumuman

Papan pengumuman

Lisan

Rapat seluruh Spv. Dept.

LisanPapan pengumuman

Waktu implementasi

Waktu implementasi dan setiap ada perubahan

Saat rapat tinjauan manajemen

Waktu implementasi

Waktu implementasi

6.

7.

8.

9.

Hasil Audit Keamanan Pangan Internal

Hasil Survey Kepuasan Pelanggan

Rapat Tinjauan Manajemen

Perbaikan berkesinambungan

Koordinator AMI

FSTLSpv. Sales & Mkt. Dept

Spv. Dept.

FSTLKabag

1. Seluruh Spv. Dept.

2. Seluruh karyawan

Seluruh karyawan

Seluruh karyawan

1. Seluruh Spv. Dept.

2. Seluruh

Laporan Audit

LisanPapan pengumuman

LisanLaporan

Lisan

Rapat Hasil Audit Internal

Setelah survey

Setelah rapat Tinjauan Manajemen

karyawan

B. Tabel Komunikasi Internal (Sistem Manajemen Keamanan Pangan)

No.

Topik Pelaksana Target Media Waktu

1 Produk/ produk baru

  R&D, marketing, FSTL, Tim Keamanan Pangan

  Seluruh karyawan

Pengumuman

Setiap ada perubahan produk

2 bahan baku, ingridient, jasa

  R&D, marketing, FSTL, Tim Keamanan Pangan

  Seluruh karyawan

Pengumuman

Setiap ada perubahan produk

3 Sistem produksi dan peralatan

  QC, R&D, marketing, FSTL, Tim Keamanan Pangan

  Seluruh karyawan

Pengumuman

Setiap ada perubahan produk

4 fasilitas produksi, lokasi peralatan, lingkungan sekitar

  FSTL, Tim Keamanan Pangan

  Seluruh karyawan

Pengumuman, meeting, audit

Setiap ada perubahan

5 program pembersihan dan sanitasi

  FSTL, Tim Keamanan Pangan

  Seluruh karyawan

Pengumuman, meeting, audit

Setiap ada perubahan

6 sistem pengemasan, penyimpanan dan distribusi

  QC, R&D, FSTL, Tim Keamanan Pangan

  Seluruh karyawan

Pengumuman

Setiap ada perubahan produk

7 tingkatan kualifikasi personil/ job description

  Manajer departemen

  Seluruh karyawan

  Setiap ada perubahan

8 Persyaratan peraturan dan perundang-undangan

  FSTL, Tim Keamanan Pangan

  Seluruh karyawan

Pengumuman, meeting, audit

Setiap ada perubahan

9 Pengetahuan mengenai bahaya keamanan pangan dan tindakan pengendalian

  FSTL, Tim Keamanan Pangan

  Seluruh karyawan

Pengumuman, meeting, audit

Setiap ada perubahan

10 Persyaratan pelanggan

  FSTL, Tim Keamanan Pangan

  Seluruh karyawan

Pengumuman, meeting, audit

Setiap ada perubahan

11 Keluhan pelanggan

  All Manager   Seluruh karyawan

Pengumuman, meeting, audit

Setiap ada perubahan

12 Situasi darurat   All Manager   Seluruh karyawan

Pengumuman, meeting, audit

Setiap ada situasi darurat

C. Tabel Komunikasi Eksternal

No.

Topik Pelaksana Target Media Waktu

  Supplier            1 Spesifikasi Bahan

Baku/ bahan pendukung

  Purchasing   Supplier Form Spesifikasi yang ditandatangani supplier

Setiap akan melakukan pembelian

2 Kontrak kerja   Purchasing   Supplier Form kontrak kerja

Setiap akan melakukan perjanjian kerjasama

3 Audit supplier (jika ada perjanjian)

  Purchasing   Supplier Form Spesifikasi yang ditandatangani supplier, telepon

Setiap sebelum dilakukan audit ke supplier

4 Persyaratan seleksi supplier

  Purchasing   Supplier Form seleksi supplier, dilakukan dengan telepon, fax, dll

Setiap akan seleksi supplier baru

5 Evaluasi Supplier   Purchasing   Supplier Form evaluasi supplier

Setiap 6 bulan sekali terhadap supplier reguler

6 Spesifikasi Peralatan

  Purchasing   Supplier Form spesifikasi peralatan

Sebelum melakukan pembelian

7 Peraturan GMP, Safety, Peraturan Perusahaan, dll

  Purchasing/ Bagian security/ HRD

  Supplier Setiap ada kunjungan tamu

Setiap ada kunjungan tamu

                 Kontraktor (termasuk pihak outsource)  1 Kontrak kerja/

penanganan order  Purchasing   Supplier Form kontrak

kerjaSetiap akan melakukan perjanjian kerjasama

2 Peraturan GMP, Safety, Peraturan Perusahaan, dll

  Purchasing/ Bagian security/ HRD

  Supplier Setiap ada kunjungan tamu

Setiap ada kunjungan tamu

                 Pelanggan/

Customer           

1 Peluncuran produk baru

  Marketing,   Pelanggan Iklan, dll Setiap peluncuran produk baru

2 informasi produk (nutrisi, komposisi, saran penggunaan, umur simpan) termasuk harga

  Marketing,   Pelanggan Bagian packaging dari finished goods, CoA

Setiap saat

3 Kontrak/ penanganan order termasuk perubahannya

  Marketing,   Pelanggan Form kontrak kerja

Sebelum melakukan kerjasama

4 Umpan balik pelanggan termasuk keluhan pelanggan

  Marketing, FSTL

  Pihak perusahaan

Telepon, form keluhan pelanggan

Setiap mendapatkan umpan balik dari pelanggan

                 Pihak Pemerintah/ yang berwenang (Depkes, BPOM, tamu perusahaan dll)1 Peraturan terbaru

mengenai mutu dan keamanan pangan

  FSTL   Seluruh elemen perusahaan

Pengumuman, meeting, briefing, training

Setiap ada perubahan

                 Organisasi lain yang terkena dampak/ memberi dampak (YLKI, asosiasi, dll)1 Spesifikasi produk   QC   Pihak

berwenangSurat, email (jika diperlukan)

Setiap ada perubahan

2 Pemenuhan persyaratan perundang-undangan

  QC, marketing

  Pihak berwenang

Surat, email (jika diperlukan)

Setiap ada perubahan