LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MUTU BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA

(LSSMBTPH)

DASAR HUKUM PEMBENTUKAN :

Surat Keputusan Menteri Pertanian No. 1100.1/Kpts/KP.150/ 10/1999

Tahun 1999 jo Nomor : 361/Kpts/ KP.150/5/2002 tentang

Pembentukan Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu

Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura

TUPOKSI ORGANISASI :

Tugas dan fungsi LSSMBTPH adalah melaksanakan

sertifikasi sistem mutu pada pelaku agribisnis perbenihan

PERNYATAAN KETIDAKBERPIHAKAN LSSMBTPH :

LSSMBTPH akan selalu bersikap objektif, mandiri, independen dan tidak membeda-bedakan dalam melaksanakan sertifikasi, pengambilan keputusan

serta bebas dari tekanan pihak manapun, yang dapat diakses oleh publik secara terbuka, melalui leaflet atau media elektronik.

STRUKTUR ORGANISASI LSSMBTPH

= Garis Organisasi/Instruksi

= Garis Tanggungjawab/Pelaporan

Komite Sertifikasi

Komite Ketidakberpihakkan

Manajer Mutu

Manajer Administrasi

Deputy Manajer

Mutu

Deputy Manajer

Administrasi Deputy Pengembangan Jasa dan Skema

Sertifkasi

Auditor

Ketua

LSSMBTPH

Deputy Manajer

Teknis

Manajer Teknis Serta

Pengembangan Jasa dan Skema

Sertifikasi

KETERKAITAN LSSMBTPH dengan KEMENTERIAN PERTANIAN

= Garis Organisasi/Instruksi

= Garis Tanggungjawab/Pelaporan

Komite Sertifikasi

Komite Ketidakberpihakkan

Manajer Mutu

Manajer Teknis Serta

Pengembangan Jasa dan Skema

Sertifikasi

Manajer Administrasi

Deputy Manajer

Mutu

Deputy Manajer

Administrasi

Auditor

Ketua

LSSMBTPH

Deputy Manajer

Teknis

Menteri

Pertanian

Direktur Jenderal

Tanaman Pangan

Direktur Jenderal

Hortikultura

Deputy Pengembangan Jasa dan Skema

Sertifkasi

Penjelasan :

1. LSSMBTPH dibentuk berdasarkan SK Menteri Pertanian Nomor 1000.1/Kpts/KP.150/10/1999 jo Nomor 361/Kpts/KP.150/5/2002.

2. LSSMBTPH dalam melaksanakan tugas bertanggungjawab kepada Menteri Pertanian melalui Direktur Jenderal Tanaman Pangan dan Direktur Jenderal Hortikutura, (keduanya tergantung bidang/komoditi).

3. Ketua LSSMBTPH dalam pelaksanaan operasionalnya dibantu oleh Manajer Mutu,

Manajer Administrasi, dan Manajer Teknis Serta Pengembangan Jasa dan Skema

Sertifikasi serta Auditor.

PERSYARATAN UMUM SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA

I PENDAHULUAN

Tantangan yang dihadapi Indonesia khususnya disektor pertanian adalah masih rendahnya kesadaran masyarakat dan pelaku usaha terhadap standar dan mutu produk, termasuk benih.

Memasuki era globalisasi yang menuntut persaingan yang sangat ketat, semakin dirasakan perlunya memperkuat fondasi ekonomi melalui peningkatan efisiensi dan produktivitas.

Dalam rangka mendukung perkembangan perbenihan di Indonesia sesuai dengan kemitraan Pemerintah, secara berangsur-angsur masalah produksi benih akan diserahkan ke pihak swasta. Dengan demikian pada akhirnya Pemerintah hanya berperan dalam pengaturan/perumusan kebijakan, pembinaan, penelitian dan pengawasan.

Salah satu langkah yang diambil adalah memberikan kewenangan kepada produsen benih untuk dapat melakukan pengawasan sendiri terhadap proses produksi benihnya, melalui pemberian sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu oleh Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura (LSSMBTPH). Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu merupakan salah satu sarana untuk memberikan jaminan mutu bahwa produsen benih yang disertifikasi mampu memasok produk yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

II PENGERTIAN-PENGERTIAN YANG BERKAITAN DENGAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

2.1 Sertifikasi adalah suatu rangkaian kegiatan pemberian sertifikat terhadap hasil produk, jasa, proses, sistem dan personil, yang bertujuan memberikan jaminan tertulis dari lembaga sertifikasi, lembaga pelatihan, lembaga inspeksi dan laboratorium untuk menyatakan bahwa produk, jasa, pasar, sistem dan personil telah memenuhi standar yang dipersyaratkan.

2.2 Sertifikasi Sistem Mutu adalah sistem yang memiliki aturan prosedur dan manajemen sendiri untuk melakukan asesmen yang bertujuan menerbitkan dokumen sertifikasi sistem manajemen mutu dan pemeliharaan selanjutnya.

2.3 Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu adalah institusi pihak ketiga yang mengases dan memverifikasi sistem mutu kepada produsen benih dengan mengacu pada standar sistem manajemen mutu dan dokumentasi pelengkap lain yang telah diterbitkan dan dipersyaratkan untuk sistem tersebut.

2.4 Manajemen Mutu adalah kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi dengan memperhatikan mutu.

2.5 Sistem Manajemen Mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengaudit suatu organisasi dengan memperhatikan mutu.

2.6 Dokumen Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu adalah dokumen yang menunjukan bahwa sIstem sistem manajemen mutu organisasi sesuai dengan standar sistem manajemen mutu dan dokumen pelengkap lain yang telah ditetapkan dan dipersyaratkan untuk sistem tertentu.

III SIAPA SAJA YANG DAPAT MEMPEROLEH SERTIFIKAT SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ?

Produsen benih yang telah diaudit dan dinyatakan lulus oleh Lembaga Sertifkasi Sistem Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura (LSSMBTPH) akan diberi sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu.

LSSMBTPH akan melakukan audit kepada produsen benih yang mengajukan permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu. Asesmen/audit dilakukan terhadap dokumen mutu dan pelaksanaan di lapangan. Asesmen/audit dokumen pada dasarnya melihat kesesuaian dengan SNI ISO 9001 : 2008. Sedangkan audit lapangan melihat kesesuaian antara pelaksanaan di lapangan dengan dokumen mutu yang dibuat dengan mengacu pada persyaratan teknis produksi benih untuk memproduksi benih yang memenuhi standar mutu.

Obyek yang diaudit meliputi semua persyaratan yang ada dalam SNI ISO 9001 : 2008, yang terdiri atas 8 klausal dengan klausal utama mulai dari klausal nomor 4 s/d 8, yaitu : Sistem Manajemen Mutu Tanggung jawab Manajemen Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

Sesuai dengan SNI ISO 9001:2008 maka produsen benih harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki keefektifannya.

Dokumen mutu yang disusun mencakup : Pedoman mutu/panduan mutu yang antara lain memuat kebijakan mutu, sasaran

mutu, perencanaan, operasi dan kendali untuk menjamin proses berjalan efektif Dokumen prosedur Dokumen formulir, dan Dokumen pendukung lainnya

IV PERSYARATAN DAN PROSEDUR SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1 Persyaratan 4.1.1 Mempunyai organisasi 4.1.2 Mempunyai Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten 4.1.3 Melakukan kegiatan penangkaran benih 4.1.4 Memiliki alat dan tempat prosesing serta gudang penyimpan benih 4.1.5 Menguasai laboratorium pengujian mutu benih

4.2 Prosedur Produsen benih meminta informasi secara tertulis kepada LSSMBTPH.

LSSMBTPH mengirimkan 1(satu) set dokumen yang terdiri dari : 4.2.1 Diagram alir proses sertifikasi sistem manajemen mutu 4.2.2 Formulir permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu 4.2.3 Isian data lengkap pemohon 4.2.4 Kualifikasi personalia 4.2.5 Syarat dan aturan 4.2.6 Biaya sertifikasi sistem manajemen mutu

4.3 Produsen benih (pemohon) mengajukan permohonan tertulis kepada LSSMBTPH dengan mengisi formulir permohonan yang dilengkapi dengan : 4.3.1 Pernyataan ruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu yang

dimohon 4.3.2 Persetujuan untuk memenuhi persyaratan sertifikasi sistem manajemen

mutu dan memberikan informasi yang diperlukan untuk evaluasi.

4.4 Kedua pihak akan membuat dan menandatangani dokumen kontrak dengan pemohon sebagai PIHAK PERTAMA dan LSSMBTPH sebagai PIHAK KEDUA untuk pelaksanaan sertifikasi sistem manajemen mutu.

4.5 LSSMBTPH mengevaluasi kelengkapan dokumen, apabila belum lengkap dokumen akan dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi

4.6 LSSMBTPH menginformasikan susunan tim audit dan rencana waktu pelaksanaan audit, untuk dimintakan persetujuan dari pemohon secara tertulis. Apabila pemohon keberatan dengan tim audit dan/atau rencana waktu audit, maka LSSMBTPH akan menyusun dan mengirimkan kembali nama-nama tim audit dan/atau waktu audit yang baru.

4.7 Setelah mendapat kesepakatan dan pemohon menyerahkan biaya sertifikasi sistem manajemen mutu, maka tim audit akan melakukan audit ke lapangan

4.8 Berdasarkan laporan hasil audit dan kajian oleh Komite Sertifikasi, maka LSSMBTPH akan mengambil keputusan sertifikasi sistem manajemen mutu dengan ketentuan sebagai berikut :

4.8.1 Apabila memenuhi kriteria persyaratan sertifikasi sistem manajemen mutu, maka pemohon akan diberi sertifikat sertifikasi sistem mutu

4.8.2 Apabila belum memenuhi kriteria, maka LSSMBTPH akan menunda pemberian sertifikat sampai pemohon melaksanakan tindakan perbaikan

4.8.3 Apabila tidak memenuhi kriteria sertifikasi sistem manajemen mutu, maka LSSMBTPH tidak dapat memberikan sertifikat sertifikasi sIstem manajemen mutu kepada pemohon.

4.9 Dalam dokumen sertifikasi sistem manajemen mutu tersebut dicantumkan 4.9.1 Nama dan alamat produsen 4.9.2 Ruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu yang diberikan 4.9.3 Tanggal efektif dan masa berlakunya sertifikat sertifikasi sistem

manajemen mutu.

4.10 Sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu yang dikeluarkan oleh LSSMBTPH berlaku selama 3 (tiga) tahun.

4.11 Apabila terdapat perubahan ruang lingkup kegiatan, baik yang berupa perluasan maupun pengurangan, perusahaan yang bersangkutan harus mengajukan revisi sertifikat.

4.12 Produsen benih yang menyalahgunakan kewenangan yang diberikan LSSMBTPH akan dicabut sertifikatnya.

V HAK DAN KEWAJIBAN PRODUSEN BENIH YANG DIBERI SERTIFIKAT SERTIFIKASI SISTEM MUTU

5.1 H A K 5.1.1 Nama produsen benih dicantumkan dalam direktori dan akan

didistribusikan kepada masyarakat perbenihan 5.1.2 Produsen benih diijinkan menggunakan lambang atau logo

LSSMBTPH, akan tetapi lambang atau logo tersebut tidak bisa digunakan untuk produk, atau disalah gunakan sehingga dapat ditafsirkan sebagai penunjukan kesesuaian produk

5.1.3 Dapat melaksanakan proses sertifikasi benih terhadap produksi benihnya.

5.1.4 Menerima semua informasi yang berkaitan dengan sertifikasi sistem manajemen, termasuk pertanggungjawaban LSSMBTPH terhadap kerugian yang ditimbulkan akibat kegiatan audit.

5.2 KEWAJIBAN 5.2.1 Melakukan kegiatan penangkaran/produksi benih sesuai peraturan

perundangan yang berlaku 5.2.2 Mentaati peraturan yang dikeluarkan oleh LSSMBTPH 5.2.3 Selalu memenuhi ketentuan yang relevan dalam program sertifikasi

sistem mutu 5.2.4 Menyiapkan pengaturan yang diperlukan untuk pelaksanaan audit 5.2.5 Menerbitkan publikasi untuk media komunikasi dalam bentuk

dokumen, brosur atau iklan 5.2.6 Menyediakan rekaman semua pengaduan dan tindakan koreksi yang

telah dilaksanakan sesuai persyaratan standar sistem mutu. 5.2.7 Bersedia sewaktu-waktu menerima penyaksian oleh LSSMBTPH

maupun Komite Akreditasi Nasional (KAN) pada saat pelaksanaan audit.

VI KEUNTUNGAN YANG DIPEROLEH DAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

6.1 Efektivitas bisnis, bahwa organisasi yang dikelola dikendalikan dan dipelihara dengan sistem manajemen mutu yang baik akan menghasilkan operasi bisnis yang efektif, kegiatan yang konsisten dan pengukuran yang terencana dalam sistem menghasilkan kebutuhan untuk perbaikan berlanjut dengan memperhatikan kepuasan pelanggan

6.2 Image yang lebih baik, bagi pelanggan dan calon pelanggan, penanam modal masyarakat, tetangga, pembuat kebijakan dan karyawan. Hal ini akan memberikan peluang pasar, menarik penanam modal dan efisiensi tenaga kerja

6.3 Penghematan biaya, karena proses lebih efisien, mengurangi jumlah produk yang tidak memenuhi standar mutu, mengurangi kerja yang tidak perlu, mengurangi keluhan, biaya asuransi dan lain-lain

6.4 Tenaga kerja yang lebih trampil dan tersedia, bahwa memungkinkan staf untuk berperan dan lebih terjun di dalam proses yang menjadi tanggungjawab mereka. Mereka akan mempunyai pemahaman yang lebih baik dalam proses dan dapat berpartisipasi dalam pengendalian dan perbaikannya

6.5 Sertifikasi sistem mutu, bahwa produk dan/atau jasa memiliki daya saing yang tinggi sehingga mudah diterima oleh pelanggan. Disamping itu juga merupakan promosi bagi organisasi bahwa produsen benih tersebut mempunyai manajemen yang baik dan memberi keyakinan kepada pelanggan dan penanam modal yang bermitra.

PERMOHONAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

NOMOR :

Kepada Yth : Ketua LSSMBTPH di Jakarta

Nama Produsen :

Alamat Kantor :

Telp/Fax/Email :

Alamat unit pengolahan benih :

Penghubung (contact person) :

Nama :

Alamat :

Jabatan :

No. HP/Email :

Bersama ini kami mengajukan permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu

untuk jenis tanaman (sebutkan jenis tanaman dan kelas benih, seperti isian data lengkap

terlampir).

Sebagai kelengkapan permohonan, kami lampirkan panduan mutu, dokumen prosedur

dan dokumen formulir masing-masing satu copy.

Kami menyatakan kesanggupan melakukan hal-hal sebagai berikut :

1. Mengikuti ketentuan sertifikasi sistem manajemen mutu yang berlaku.

2. Membayar semua biaya operasional yang berkaitan dengan sertifikasi sistem

manajemen mutu.

3. Mentaati peraturan perundangan perbenihan yang berlaku.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami sangat mengharapkan agar permohonan

Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu tersebut dapat segera diproses lebih lanjut.

………………….., …………….....................

Pemohon,

( )

Lampiran Permohonan Sertifikasi

1. Nama Pelanggan :

2. Alamat :

- Kota /Kabupaten :

- Provinsi :

- Kode Pos :

- Nomor Telepon :

- Nomor faximile :

- E-mail :

3. Permohonan Ruang Lingkup :

No. Jenis Varietas Hibrida Bukan

Hibrida Kelas Benih

Keterangan

A B

1.

2.

3.

Dst

Keterangan: A = Telah disertifikasi B = Permohonan Baru 4. Informasi lain

4.1. Perusahaan berdiri tahun :

4.2. Konsultan yang digunakan (nama, alamat) :

4.3. Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dari Lembaga Sertifikasi (LS) lain

a. Nama LS :

b. Alamat LS :

c. Ruang Lingkup :

d. Tahun perolehan sertifikasi I :

e. Masa berlaku sertifikat yang terakhir :

4.4. Sumber Daya Manusia

a. Nama

b. Pimpinan perusahaan :

c. Manajer produksi :

d. Manajer HRD :

e. Quality Control :

f. Jumlah Personil :

g. Total : ............... orang

h. Level Managemen : ............... orang

i. Bagian Produksi : ............... orang

j. Bagian Processing : ............... orang

k. Bagian Gudang : ............... orang

l. Bagian Laboratorium/QC : ............... orang

m. Bagian R & D : ............... orang

n. Bagian Administrasi : ............... orang

o. Bagian Pemasaran : ............... orang

p. Tetap : ............... orang

q. Tidak Tetap : ............... orang

4.5. Lokasi produksi : (sebutkan kabupaten dan provinsi)

4.6. Sistem Produksi :

4.7. Rata-rata luas panen/tahun :

4.8. Rata-rata produksi/tahun :

4.9. Pemasaran:

1. Dalam Negeri : (sebutkan provinsinya)

2. Luar Negeri : (sebutkan negaranya)

5. Dokumentasi mutu sudah secara efektif diterapkan sejak : ..................................

6. Audit internal dan kaji ulang manajemen sudah dilaksanakan sejak : ......................

Diisi Tanggal :

Nama : …………………………………………………………………….........

Jabatan : …………………………………………………………………………...

Tanda tangan : …………………………………………………………………………...

Dibukukan :

Tanggal/bulan/tahun :

Nomor Induk :

Status : Memenuhi / tidak memenuhi persyaratan

sertifikasi *)

Tindak Lanjut :

Manajer/Deputi Manajer Administrasi :

Tanda Tangan :

DIAGRAM ALIR PROSES SERTIFIKASI

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Penanggung Jawab Alur Kerja

Ketua LSSMBTPH

Produsen benih

Manajer Administrasi

Manajer Teknis

Produsen benih

Tim Auditor

Tim Asesmen

Tim Asesmen

Komite Sertifikasi

Ketua LSSMBTPH

Hasil Perbaikan

Hubungan awal

Mengajukan permohonan

Sertifikasi Sistem Mutu

Kajian Permohonan

persypperpersyaradokumen

Membentuk Tim Asesmen

Persetujuan Tim dan Pelaksanaan

asesmen

Penunjukkan Ketua Tim Auditor

Melaksanakan Asesmen dan Penyaksian

Asesmen

Melaporkan Hasil Asesmen Kepada Manajer Teknis

Permintaan Perbaikan

Mengkaji Hasil Asesmen dan Memberi Keputusan Sertifikasi

Pengesahan Keputusan Sertifikasi/Penerbitan Sertifikat

Selesai

Ya

Tolak

Membuat Kontrak

Penyerahan

Dokumen

Tolak Ya

Tolak

PENJELASAN DIAGRAM ALIR :

1. Pelaku usaha/produsen benih mengajukan permohonan tertulis untuk asesmen kepada ketua LSSMBTPH.

2. LSSMBTPH melakukan pengkajian permohonan.

3. Apabila permohonan disetujui, maka : a. Ketua LSSMBTPH membuat draft Kontrak Kerja b. Ketua LSSMBTPH membuat Surat Pemberitahuan Tim Audit dan

Jadwal Asesmen.

2. Pelaku usaha/produsen benih membuat surat persetujuan dilengkapi dengan dokume, yang berisi : a. Panduan Mutu b. Dokumen Pendukung Lain. c. Persetujuan struktur biaya sertifikasi sistem mutu d. Membayar biaya permohonan

3. Manajer Administrasi mengevaluasi kelengkapan, apabila dokumen belum lengkap, maka pelaku usaha/produsen benih supaya melengkapi.

4. Pelaksanaan Asesmen

5. Jika diperlukan dapat dilakukan penyaksian asesmen (Witness) oleh KAN

6. Laporan hasil asesmen dibuat oleh tim asesmen

7. Manajer Teknis menyerahkan laporan asesmen kepada ke Komite Sertifikasi untuk dilakukan pengkajian

8. Komite Sertifikasi mengkaji laporan hasil asesmen dan membuat keputusan sertifikasi.

9. Berdasarkan keputusan sertifikasi dari Komite Sertifikasi, maka Ketua LSSMBTPH akan mengesahkan sertifikat sistem manajemen mutu.

10. Apabila Komite Sertifikasi menolak berdasarkan kajian laporan tim asesmen, maka Ketua LSSMBTPH tidak mengesahkan atau menolak memberikan sertifikat sertifikasi sistem mutu.

PEMELIHARAAN AUDIT

1. LSSMBTPH memelihara sertifikasi berdasarkan atas peragaan bahwa klien tetap konsisten terhadap persyaratan standar sistem manajemen. Pemeliharaan sertifikasi klien dapat didasarkan pada kesimpulan positif oleh ketua tim audit tanpa dilakukan kajian independen lebih lanjut dengan ketentuan:

a. Apabila ditemukan ketidaksesuaian atau situasi lain yang dapat menyebabkan pembekuan atau pencabutan sertifikasi, ketua tim audit melaporkan kepada LSSMBTPH untuk menunjuk personil guna melakukan tinjauan untuk menentukan apakah sertifikasi dapat dipelihara. Personil yang bersangkutan tidak bisa personil yang melakukan audit.

b. Personil sebagaimana tersebut pada poin 4, juga memantau kegiatan survailen termasuk laporan yang disusun tim audit, guna mengkonfirmasi bahwa kegiatan sertifikasi dioperasikan secara efektif.

PERLUASAN RUANG LINGKUP

LSSMBPTH akan merespon dan mengkaji permohonan klien untuk perluasan ruang lingkup sertifikasi yang telah diberikan. Apabila perluasan ruang lingkup merupakan penambahan jenis komoditas dan lokasi prosesing benih, akan dilakukan audit yang pelaksanaannya dapat dilakukan bersamaan dengan audit survailen untuk memutuskan perluasan diberikan atau tidak.

PEMBEKUAN, PENCABUTAN, ATAU PENGURANGAN RUANG LINGKUP SERTIFIKASI

1. LSSMBTPH memiliki kebijakan dan prosedur tentang pembekuan, pencabutan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi sebagaimana pada DP-1.

2. Pembekuan sertifikasi terhadap klien dilakukan apabila :

a. Sistem manajemen yang disertifikasi gagal secara total dan serius untuk tidak memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan untuk efektivitas system manajemen.

b. Klien tidak menerima pelaksanaan survailen dan asesmen ulang pada periode yang telah ditentukan LSSMBTPH.

c. Klien mengajukan pembekuan sertifikasi.

3. Pembekuan sertifikasi yang diterapkan oleh LSSMBTPH bersifat sementara. Klien yang sertifikasinya dibekukan tidak diperkenankan menggunakan sertifikasinya untuk keperluan promosi. Status pembekuan terhadap klien dapat diakses oleh publik.

4. Apabila permasalahan pokok yang terjadi pada klien yang sertifikatnya dibekukan tidak terselesaikan pada waktu yang telah ditentukan (maksimal 6 bulan), LSSMBTPH akan mencabut atau mengurangi ruang lingkup sertifikasi.

5. Apabila klien gagal secara total memenuhi persyaratan sertifikasi untuk bagian-bagian dari ruang lingkup sertifikasi, LSSMBTPH akan mengurangi ruang lingkup sertifikasi untuk bagian-bagian yang tidak memenuhi persyaratan.

TATACARA PENANGANAN KONFLIK

Tatacara penanganan konflik yang terjadi ditetapkan sebagai berikut :

1. LSSMBTPH menerima laporan konflik yang terjadi antara sesama

klien/pelaku usaha, klien/pelaku usaha dengan konsumen, klien/pelaku

usaha dengan personil LSSMBTPH, atau LSSMBTPH dengan institusi

terkait lainnya seperti instansi penyelenggara Sertifikasi dan Pengawasan

Mutu Benih di Daerah.

2. Ketua LSSMBTPH selanjutnya meneruskan laporan perselisihan

(konflik) kepada Manajer Teknis.

3. Manajer Teknis akan mengkaji lebih lanjut dari permasalahan yang

menjadi tumbulnya konflik tersebut dengan mengumpulkan informasi

dari sumber-sumber terkait

4. Manajer Teknis menganalisis semua informasi dan menyimpulkan

tindakan yang sebaiknya diambil oleh Ketua LSSMBTPH.

5. Hasil analisa dan informasi disampaikan kepada Ketua LSSMBTPH

sebagai bahan pertimbangan untuk penyelesaian konflik yang timbul

tesebut kepada klien/pelaku usaha/personil LSSMBTPH/institusi terkait

yang melaporkan.

TATACARA PENANGANAN BANDING

Untuk menyelesaikan permasalahan yang muncul sebagai akibat

ketidakpuasan klien/pelaku usaha/masyarakat/personil LSSMBTPH, maka

ditetapkan tatacara penanganan banding :

1. Pelanggan/pelaku usaha yang tidak puas atas keputusan sertifikasi dapat

mengajukan permohonan banding kepada LSSMBTPH.

2. Berdasarkan permohonan banding tersebut, ketua LSSMBTPH akan

menugaskan Manajer Mutu untuk mengkoordinasikan penyelesaiannya.

3. Manajer Mutu membentuk tim penyelesaian banding, dimana personil

dari tim tersebut adalah personil yang tidak terlibat dalam proses audit

maupun pembuat keputusan sertifikasi terhadap pelaku usaha yang

mengajukan banding.

4. Tim banding melakukan validasi dan investigasi terhadap substansi

banding dan menetapkan langkah-langkah atau tindakan apa yang harus

diambil oleh lembaga. Apabila diperlukan dalam melakukan investigasi

dan menetapkan langkah yang akan diambil dapat melakukan tinjauan

lapangan.

5. Hasil investigasi dan langkah-langkah yang ditetapkan dan dilaporkan

kepada Ketua LSSMBTPH melalui Manajer Mutu.

6. Hasil keputusan banding disampaikan kepada yang meminta banding.

TATACARA PENANGANAN KELUHAN

Untuk menyelesaikan permasalahan yang muncul sebagai akibat

ketidakpuasan klien/pelaku usaha/masyarakat/personil LSSMBTPH, maka

ditetapkan tatacara penanganan keluhan :

1. Berdasarkan keluhan yang ditujukan kepada LSSMBTPH, Ketua

LSSMBTPH akan menugaskan Manajer Mutu untuk mengkoordinasikan

penyelesaian keluhan tersebut.

2. Manajer Mutu akan membentuk tim/menunjuk personil untuk

mengevaluasi dan membuat keputusan terhadap keluhan dimana

personil tersebut adalah individu yang tidak terlibat dengan keluhan

sebelumnya.

3. Tim/personil yang ditunjuk akan melakukan konfirmasi apakah keluhan

tersebut terkait dengan kegiatan sertifikasi atau sistem manajemen.

Apabila berkaitan dengan kegiatan sertifikasi maka penyelesaian keluhan

harus sesuai dengan hal tersebut. Sedangkan apabila berkaitan dengan

sistem manajemen pelaku usaha, maka dalam penyelesaian harus

mempertimbangkan sistem manajemennya.

4. Semua langkah yang telah dilaksanakan dalam rangka penyelesaian

keluhan harus didokumentasikan dan semua personil yang terlibat harus

merahasiakannya.

5. Hasil evaluasi dan keputusan yang disusun disampaikan kepada Ketua

LSSMBTPH melalui Manajer Mutu.

6. Hasil keputusan harus segera disampaikan kepada pihak yang

mengajukan keluhan. Apabila hasil kesepakatan antara LSSMBTPH dan

yang mengajukan keluhan menghendaki agar hasil cakupan

permasalahan keluhan dan penyelesaiannya dipublikasikan, maka pihak

LSSMBTPH akan mempublikasikan.