PEMERINTAH KABUPATEN DELI SERDANG

DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL

Jl. KARYA USAHA NOMOR 3 TEL. 7951489

LUBUK PAKAM

STANDAR PELAYANAN MINIMAL (SPM)

PELAYANAN DOKUMEN KEPENDUDUKAN

I. PENDAFTARAN PENDUDUK

A. PROSEDUR PELAYANAN

Dalam upaya percepatan pembangunan database kependudukan berbasis NIK nasional

sebagaimana yang diamanatkan oleh undang undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi

Kependudukan, bahwa untuk pelayanan pendaftaran penduduk bagi masyarakat yang membutuhkan

penerbitan Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) dilaksanakan melalui penerapan Sistem

Informasi Adminisrasi Kependudukan (SIAK).

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Deli Serdang telah memiliki 11 (sebelas)

kecamatan sebagai wilayah pelayanan dari beberapa kecamatan sebagai upaya percepatan pelayanan

kepada masyarakat yang membutuhkan pencetakan KK dan KTP.

1. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Deli Serdang sebagai pusat data base

Kependudukan ditingkat Kabupaten Deli Sedang memberikan pelayanan pencetakan KK dan

KTP, meliputi kecamatan Lubuk Pakam, Pagar Merbau, Galang, Beringin, Pantai Labu dan

Batang Kuis.

2. Kecamatan Tanjung Morawa melayani masyarakat dari Kecamatan Tanjung Morawa;

3. Kecamatan Percut Sei Tuan melayani masyarakat dari Kecamatan Percut Sei Tuan;

4. Kecamatan Bangun Purba melayani masyarakat dari Kecamatan Bangun Purba, Kecamatan

Gunung Meriah, Kecamatan STM Hulu;

5. Kecamatan Labuhan Deli melayani masyarakat dari Kecamatan Labuhan Deli;

6. Kecamatan Pancur Batu melayani masyarakat dari Kecamatan Pancur Batu, Kecamatan

Sibolangit, Kecamatan Kutalimbaru;

7. Kecamatan Deli Tua melayani masyarakat dari Kecamatan Deli Tua, Kecamatan Namorambe,

Kecamatan Biru - Biru;

8. Kecamatan Patumbak melayani masyarakat dari Kecamatan Patumbak;

9. Kecamatan Sunggal melayani masyarakat dari Kecamatan Sunggal;

10. Kecamatan STM Hilir melayani masyarakat dari Kecamatan STM Hilir;

11. Kecamatan Hamparan Perak melayani masyarakat dari Kecamatan Hamparan Perak;

B. PENERBITAN KARTU KELUARGA

1. Syarat penerbitan Kartu Keluarga baru bagi penduduk asli dan belum punya Kartu Keluarga

yaitu:

a. Surat Keterangan dari Kepala Desa/Lurah yang menyatakan bahwa pemohon adalah

penduduk asli dan belum mempunyai Kartu Keluarga;

b. Mengisi Formulir F-1.01 (Formulir isian biodata penduduk WNI) diketahui Kepala Desa dan

Camat;

c. Fotocopy Buku Nikah (bagi yang sudah menikah)

d. Fotocopy Surat Cerai (bagi yang sudah cerai)

e. Berkas pendukung seperti : Fotocopy Akte Kelahiran, Fotocopy Ijazah.

2. Syarat penerbitan Kartu Keluarga baru bagi yang sudah mempunyai Kartu keluarga SIMDUK

atau Karton (Manual) yaitu:

a. Kartu keluarga asli ;

b. Mengisi Formulir F-1.01 (Formulir isian biodata penduduk WNI) diketahui Kepala Desa dan

Camat;

3. Syarat penerbitan Kartu Keluarga karena perubahan data kependudukan yaitu :

a. Mengisi Formulir F-1.05 (surat pernyataan perubahan data kependudukan) bermaterai

Rp.6000.- ;

b. Mengisi Formulir F-1.03 (formulir biodata penduduk untuk perubahan data/ penambahan

anggota keluarga WNI) diketahui Kepala Desa dan Camat;

c. Berkas pendukung perubahan data kependudukan seperti : Fotocopy Akte Kelahiran,

Fotocopy Ijazah, Fotocopy Paspor;

d. Kartu Keluarga Asli;

e. KTP Asli (bagi yang sudah mempunyai KTP).

4. Syarat penerbitan kartu keluarga bagi kedatangan penduduk (dalam wilayah Kabupaten Deli

Serdang) yaitu :

a. Mengisi formulir F-1.08 (surat keterangan pindah datang WNI) yang dikeluarkan oleh Desa,

diketahui Camat dan telah dibubuhi tanda paraf petugas dari Koordinasi Wilayah TPDK

(Tempat Perekaman Data Kependudukan) daerah asal sebagai bukti bahwa data telah

diproses;

b. Mengisi Formulir F-1.06 (Formulir permohonan KK);

c. Dengan Kategori :

1) Permohonan Kartu Keluarga baru :

- Mengisi Formulir F-1.01 (Formulir isian biodata penduduk WNI) diketahui Kepala

Desa dan Camat;

- Fotocopy Buku Nikah (bagi yang sudah menikah)

- Fotocopy Surat Cerai (bagi yang sudah cerai)

- Berkas pendukung seperti : Fotocopy Akta Kelahiran, Fotocopy Ijazah.

2) Permohonan menumpang Kartu Keluarga :

- Mengisi Formulir F-1.03 (formulir biodata penduduk untuk perubahan data /

penambahan anggota keluarga WNI) diketahui Kepala Desa dan Camat;

- Kartu Keluarga asli yang akan ditumpangi;

- Berkas pendukung seperti : Fotocopy Akte Kelahiran,Fotocopy Ijazah.

5. Syarat penerbitan kartu keluarga bagi kedatangan penduduk (dari luar wilayah Kabupaten Deli

Serdang) yaitu :

a. Surat Keterangan pindah dari Dinas Kependudukan daerah Asal ;

b. Mengisi Formulir F-1.06 (Formulir permohonan KK);

c. Dengan Kategori :

1) Permohonan kartu keluarga baru.

- Mengisi Formulir F-1.01 (Formulir isian biodata penduduk WNI) ;

- Fotocopy Buku Nikah (bagi yang sudah menikah)

- Fotocopy Surat Cerai (bagi yang sudah cerai)

- Berkas pendukung seperti : Fotocopy Akte Kelahiran, Fotocopy Ijazah.

2) Permohonan menumpang Kartu Keluarga.

- Mengisi Formulir F-1.03 (formulir biodata penduduk untuk perubahan data/

penambahan anggota keluarga WNI) ;

- Kartu Keluarga asli yang akan ditumpangi;

- Berkas pendukung seperti : Fotocopy Akte Kelahiran, Fotocopy Ijazah.

6. Syarat penerbitan kartu keluarga karena hilang atau rusak yaitu :

a. Surat keterangan dari Kepala Desa/Lurah;

b. KK yang rusak (bila KK rusak) ;

c. Fotocopy atau menunjukkan dokumen kependudukan dari salah satu anggota keluarga.

C. PENERBITAN KARTU TANDA PENDUDUK

1. Syarat memperoleh Kartu Tanda Penduduk (Pasal 15 Peraturan presiden No.25/Tahun 2008).

a. Berusia 17 Tahun, Kawin atau pernah Kawin.

b. Mengisi formulir F-1.07 (Formulir permohonan KTP) yang telah ditanda tangani Kepala

Desa/Lurah dan diketahui Camat.

c. Fotocopy Kartu Keluarga (KK)

d. KTP yang masa berlakunya telah habis (khusus perpanjangan).

2. Syarat penerbitan KTP karena hilang (Pasal 16 Peraturan presiden No.25 Tahun 2008).

a. Surat keterangan hilang dari kepolisian setempat.

b. Fotocopy Kartu Keluarga (KK)

c. Mengisi formulir F-1.07 (Formulir permohonan KTP) yang telah ditanda tangani Kepala

Desa/Lurah dan diketahui Camat.

3. Dalam KTP dimuat pas foto berwarna penduduk bersangkutan yang berukuran 3 x 4 cm dengan

ketentuan :

a. Penduduk yang lahir pada tahun ganjil, latar belakang pas foto berwarna merah; atau

b. Penduduk yang lahir pada tahun genap, latar belakang pas foto berwarna biru.

D. TATA CARA PENERBITAN KARTU KELUARGA (KK) DAN KARTU TANDA PENDUDUK (KTP)

CATATAN : KHUSUS PENANDATANGANAN KK (KARTU KELUARGA) DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN

CATATAN SIPIL KABUPATEN DELI SERDANG HARUS MELAMPIRKAN SURAT PENGANTAR DARI

KECAMATAN SERTA MELAMPIRKAN BERKAS PENDUKUNG PENERBITAN KK.

a. Pemohon menyerahkan berkas sesuai dengan persyaratan serta mengisi dan menandatangani formulir formulir isian yang diperlukan;

b. Petugas registrasi mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Penting (BHPKPP);

c. Petugas registrasi melakukan verifikasi dan validasi data penduduk;

d. Kepala Desa/Lurah menandatangani formulir formulir isian yang diperlukan;

e. Setelah semua persyaratan lengkap, Petugas pada kantor desa/kelurahan menyampaikan berkas pemohon ke TPDK.

a. Petugas melakukan verifikasi dan validasi data penduduk;

b. Petugas mencatat BHPKPP;

c. Camat menandatangani formulir formulir isian yang

diperlukan;

d. Setelah semua persyaratan lengkap, Petugas pada Kecamatan

menyampaikan berkas pemohon ke TPDK

a. Petugas melakukan verifikasi dan validasi data penduduk;

b. Setelah semua berkas lengkap Petugas merekam data kedalam

database kependudukan serta mencetak dokumen

kependudukan sesuai dengan permohonan;

a. Petugas melakukan verifikasi dan validasi data, setelah berkas

lengkap petugas mempersiapkan berkas untuk penandatangan

dokumen kepada Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

sebagai Kepala Instansi Pelaksana ;

b. Setelah Penandatangan dokumen kependudukan selesai,

Petugas menyerahkan dokumen tersebut kepada pemohon.

DESA / KELURAHAN

KECAMATAN

T P D K

DISDUKCAPIL-DELI SERDANG

II. PENCATATAN SIPIL.

A. PERSYARATAN

1. Syarat syarat Penerbitan Akta Kelahiran :

- Surat keterangan dari Kepala Desa/Lurah ;

- Surat Lahir dari Dokter, bidan atau dukun beranak yang menolong kelahiran atau ijazah bagi

yang ada;

- Akta Nikah/surat kawin orang tua;

- Kartu Keluarga dan KTP.

2. Syarat syarat penerbitan Akta Kematian :

- Surat keterangan dari Kepala Desa/Lurah ;

- Surat keterangan Visum dari Dokter atau Dinas Kesehatan;

- Surat pernyataan keluarga/ahli waris (apabila meninggal di rumah);

- Akta kelahiran yang bersangkutan;

- Kartu Keluarga dan KTP.

B. PROSEDUR DAN TATA CARA PELAPORAN AKTA KELAHIRAN DAN KEMATIAN :

1. Pemohon mengisi formulir permohonan untuk penerbitan Akta Kelahiran / Kematian,

kemudian mendaftarkan kepada petugas pendaftaran;

2. Petugas Pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap memenuhi persyaratan

petugas memberikan tanda terima berkas pada pemohon;

3. Kemudian menyerahkan berkas kepada petugas pengetik dan penulis serta menandatangani

buku register Akta. Petugas pengetik dan penulis memproses Akta tersebut sesudah selesai

kemudian menyerahkan kepada Kepala Seksi Kelahiran / Kematian;

4. Kepala Seksi Kelahiran / Kematian meneliti dan memeriksa kebenaran persyaratan, naskah

pengetikan dan penulisan, kemudian membubuhkan tanda paraf pada buku Register / berkas

permohonan Akta Kelahiran / Kematian kemudian meneruskannya kepada Kepala bidang

Pelayanan Catatan Sipil;

5. Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa keabsahan persyaratan, naskah

pengetikan dan penulisan buku Register Akta Kelahiran / Kematian kemudian membubuhkan

tanda paraf pada Buku Register Akta/berkas Akta kelahiran / Kematian dan meneruskannya

kepada Kepala Dinas;

6. Kepala Dinas menandatangani Akta Kelahiran / Kematian;

7. Kemudian petugas penulis buku memisahkan berkas permohonan dengan kutipan kelahiran /

kematian yang telah ditandatangani serta membubuhkan stempel Dinas dan menyerahkannya

pada loket petugas penerima Akta dan berkas diarsipkan;

8. Petugas yang menerima menyerahkan kutipan Akta yang sudah selesai pada pemohon dan

pemohon menyerahkan kembali bukti tanda terima.

III. BIAYA PELAYANAN

Pengurusan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya / gratis bagi penduduk yang mengurus

langsung dokumen kependudukannya sesuai dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 Pasal 79A

dan Peraturan Bupati Deli Serdang Nomor : 680 Tahun 2014.

IV. WAKTU PENYELESAIAN

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Pasal 69 lnstansi Pelaksana atau Pejabat

yang diberi kewenangan sesuai tanggung jawabnya, wajib menerbitkan dokumen Pendaftaran Penduduk

sebagai berikut:

a. Penerbitan Kartu Keluarga paling lambat 14 (empat belas) hari;

b. Penerbitan Kartu Tanda Penduduk paling lambat 14 (empat belas) hari;

c. Pencatatan Penerbitan Akta Kelahiran dan Kematian paling lambat 14 (empat belas) hari;

V. PENILAIAN DAN PENGADUAN MASYARAKAT/PEMOHON

1. Masyarakat atau pemohon dapat membuat pengaduan apabila ditemui hal hal yang

menyimpang dari ketentuan perundang undangan yang berlaku melalui kotak pengaduan yang

tersedia;

2. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil membuka kotak pengaduan dimaksud setiap hari kerja;

3. Apabila pengaduan tersebut telah terbukti kebenarannya, maka Kepala Bidang Pengawasan

melaporkan hal tersebut kepada Kepala Dinas memberikan surat teguran;

4. Apabila yang bersangkutan tidak juga berubah sesudah tiga kali mendapat surat teguran,maka

Kepala Dinas membuat surat usulan pemindahan pegawai tersebut kepada Bupati Deli Serdang

melalui Badan Kepegawaian Derah Kabupaten Deli Serdang.-

LUBUK PAKAM, 25 NOPEMBER 2014 KEPALA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN DELI SERDANG DRA. WASTIANNA HARAHAP PEMBINA TK. I NIP. 19590110 198503 2 010