SOP KEUANGAN BEM FIB UI 2012 Akselerasi Inovasi

Bagian 1 Ketentuan Umum 1.1 Keuangan disimpan dan diatur oleh bendahara umum (bendum) BEM FIB UI 2012. 1.2 Bendum berperan sebagai controller (pengendali) keuangan dan sebagai kasir (penyimpan uang dan pemegang otoritas keluar/masuk uang). 1.3 Bendum BEM FIB UI 2012 terdiri dari 1 orang yang menjalankan fungsi controller sekaligus kasir. 1.4 Kewajiban Bendum BEM FIB UI 2012 (terkait keuangan): 1. Bendum BEM FIB UI 2012 wajib membuat dan melaporkan laporan posisi keuangan BEM FIB UI 2012 kepada masyarakat FIB UI setiap bulan melalui media-media di FIB UI. 2. Bendum BEM FIB UI 2012 wajib membuat dan menyerahkan laporan posisi keuangan BEM FIB UI 2012 kepada Ketua dan Wakil Ketua BEM FIB UI 2012. 3. Bendum BEM FIB UI 2012 wajib melaporkan posisi keuangan BEM FIB UI setiap bulannya di rapat BPH. 1.5 Hak Bendum BEM FIB UI 2012 (terkait keuangan): 1. Hak menyelenggarakan rapat bendahara sebulan sekali setiap tanggal 5. 2. Hak terhadap laporan per bulan biro/departemen mengenai posisi keuangan biro/departemen. 3. Hak terhadap laporan pertanggungjawaban dana acara/kegiatan. 4. Hak mendapatkan seluruh informasi terkait keuangan BEM FIB UI 2012. Bagian 2 Sumber Dana 2.1 Sumber dana BEM FIB UI 2012 terbagi menjadi 3, yaitu dana kemahasiswaan, dana occasional, dan dana pribadi biro/departemen. 2.2 Dana kemahasiswaan adalah dana yang diperoleh dari dekanat FIB UI untuk setiap kegiatan mahasiswa.

2.3 Dana occasional adalah dana operasional organisasi yang bersumber dari selain dana dekanat FIB UI dan dana biro/departemen. 2.4 Dana occasional terdiri dari iuran BPH BEM FIB UI 2012, dana surplus kegiatan BEM FIB UI 2012, dana yang besumber dari denda keterlambatan rapat dan pengumpulan laporan keuangan, dan dana occasional BEM FIB UI periode sebelumnya 2.5 Dana pribadi biro/ departemen adalah dana yang diperoleh dari iuran bulanan staf biro/ departemen yang bersangkutan, profit kegiatan masing-masing biro/ departemen setelah diadakan perhitungan surplus dengan Bendahara BEM FIB UI 2012, dan dana pribadi biro/ departemen periode sebelumnya. Bagian 3 Dana Kemahasiswaan 3.1 Dana kemahasiswaan adalah dana yang diperoleh dari dekanat FIB UI. 3.2 Dana kemahasiswaan yang dikeluarkan untuk setiap kegiatan harus disesuikan dengan RKAT yang telah disepakati. 3.3 Dana kemahasiswaan disepakati dalam Musyawarah Kerja (Muker) BEM FIB UI 2012. Bagian 4 Dana Occasional 4.1 Dana occasional adalah dana operasional organisasi yang bersumber dari dana dekanat FIB UI dan dana biro/departemen. 4.2 Dana occasional terdiri dari iuran BPH BEM FIB UI 2012, dana surplus kegiatan BEM FIB UI 2012, dana yang besumber dari denda keterlambatan rapat dan pengumpulan laporan keuangan, dan dana occasional BEM FIB UI periode sebelumnya. 4.3 Dana occasional dipegang dan diatur oleh bendum BEM FIB UI. 4.4 Dana occasional dapat dipinjamkan untuk modal awal kegiatan bagi biro/departemen yang membutuhkan melalui prosedur tertentu. 4.5 Dana occasional dapat digunakan untuk menutupi defisit suatu kegiatan biro/departemen dengan jumlah yang disetujui oleh BPH BEM FIB UI 2012. 4.6 Ketentuan peminjaman dana occasional: 1. Jumlah dana yang dipinjamkan disetujui oleh ketua, wakil ketua, dan bendum BEM FIB UI 2012. 2. Pinjaman harus disesuaikan dengan kondisi keuangan pada saat itu dan tidak ada negosiasi dengan pihak peminjam.

3. Pinjaman hanya dapat dilakukan oleh bendahara dan/atau ketua pelaksana acara/kegiatan yang bersangkutan. 4. Pinjaman dapat diambil apabila telah menyerahkan fotokopi bukti transaksi dengan jelas dan surat peminjaman dana kepada bendum BEM FIB UI 2012. 5. Surat peminjaman dana wajib ditandatangani oleh bendahara, ketua panitia acara/kegiatan, ketua biro/departemen yang bersangkutan, dan ketua BEM FIB UI 2012. 6. Pinjaman dikembalikan maksimal 2 minggu setelah acara/kegiatan selesai. 7. Jika pengembalian pinjaman telah lewat dari batas waktu yang ditentukan, maka dikenakan denda sebesar Rp5.000,00/hari kerja. 4.7 Ketentuan dana acara/kegiatan yang defisit: 1. Untuk mendapatkan dana occasional untuk menutupi defisit, bendahara

acara/kegiatan yang mengalami defisit harus membuat surat pernyataan defisit yang ditandatangani oleh bendahara, ketua panitia acara/kegiatan, ketua biro/departemen yang bersangkutan, dan ketua BEM FIB UI 2012. 2. Dana untuk menutupi defisit akan dikeluarkan apabila surat tersebut dan fotokopi laporan pertanggungjawaban dana acara/kegiatan tersebut telah diserahkan kepada bendum BEM FIB UI 2012. 3. Tidak ada negosiasi jumlah dana yang akan dikeluarkan. Keputusan disepakati oleh ketua, wakil ketua, dan bendum BEM FIB UI 2102.

Bagian 5 Dana Pribadi Biro/Departemen 5.1 Dana pribadi biro/departemen adalah dana yang diperoleh dari iuran bulanan staf biro/ departemen yang bersangkutan, profit kegiatan masing-masing biro/ departemen setelah diadakan perhitungan surplus dengan bendum BEM FIB UI 2012, dan dana pribadi biro/ departemen periode sebelumnya. 5.2 Dana pribadi biro/departemen dipegang dan diatur oleh bendahara biro/departemen. 5.3 Setiap biro/departemen harus memiliki dana biro/departemen. 5.4 Setiap biro/departemen harus memiliki pencatatan dana biro/departemen yang rapi. 5.5 Setiap bulan pada tanggal 5, setiap biro/departemen wajib melaporkan posisi keuangannya pada bendum BEM FIB UI 2012. Jika telat menyerahkan, dikenakan denda Rp1.000,00/hari.

5.6 Posisi keuangan yang dilaporkan kepada bendum BEM FIB UI 2012 berupa pencatatan arus masuk-keluar kas. 5.7 Besar iuran bulanan staf biro/departemen ditentukan oleh biro/departemen masingmasing. 5.8 Dana pribadi biro/departemen dapat menjadi awal modal acara/kegiatan biro/departemen. 5.9 Biro/departemen yang tidak menjalankan iuran bulanan staf biro/departemen dan tidak memiliki dana pribadi akan dikenakan sanksi yang disepakati oleh BPH BEM FIB UI 2012. 5.10 Di akhir kepengurusan, seluruh dana pribadi biro/departemen harus diserahkan

kepada bendum BEM FIB UI 2012 dan dicatat sebagai dana pribadi biro/departemen tersebut.

Bagian 6 Ketentuan Dana Acara/Kegiatan 6. 1 Dana acara/kegiatan adalah dana yang digunakan untuk acara/kegiatan BEM FIB UI 2012. 6. 2 Dana acara/kegiatan diatur oleh bendahara acara/kegiatan tersebut. 6. 3 Bendahara acara/kegiatan melaporkan posisi keuangan acara/kegiatan kepada bendum BEM FIB UI sebanyak 4 kali selama acara/kegiatan, yaitu 1 kali pada awal acara/kegiatan, 2 kali selama proses acara/kegiatan, dan 1 kali pada saat penyerahan laporan pertanggungjawaban dana. 6. 4 Bendahara acara/kegiatan wajib menyerahkan laporan pertanggungjawaban kepada bendum BEM FIB UI 2012 maksimal 2 minggu setelah kegiatan. 6. 5 Jika penyerahan laporan pertanggungjawaban melewati batas waktu yang ditentukan, akan dikenakan denda Rp5.000,00 per hari. 6. 6 Dana sisa kegiatan adalah saldo bersih dana kegiatan setelah dikurangi dana pembuatan laporan pertanggungjawaban dan dana pembuatan sertifikat/emblem. 6. 7 Ketentuan pembagian dana sisa acara/kegiatan open tender: Profit: Apabila surplus, maka 40% untuk dana occasional BEM FIB UI, 40% untuk panitia acara/kegiatan, dan 20% untuk dana biro/departemen yang bersangkutan. Apabila defisit, maka 30% akan ditanggung oleh BEM FIB UI dan 70% ditanggung oleh panitia acara/kegiatan yang bersangkutan. Non-profit: Apabila surplus, maka 40% untuk dana occasional BEM FIB UI, 30% untuk panitia acara/kegiatan, dan 30% untuk dana biro/departemen yang

bersangkutan. Apabila defisit, maka 40% akan ditanggung oleh BEM FIB UI dan 60% ditanggung oleh panitia acara/kegiatan yang bersangkutan. 6. 8 Ketentuan pembagian dana sisa acara/kegiatan non-open tender: Profit: Apabila surplus, maka 50% untuk dana occasional BEM FIB UI dan 50% untuk dana biro/departemen yang bersangkutan. Apabila defisit, maka 30% akan ditanggung oleh BEM FIB UI dan 70% ditanggung oleh panitia acara/kegiatan yang bersangkutan. Non-profit: Apabila surplus, maka 50% untuk dana occasional BEM FIB UI, dan 50% untuk dana biro/departemen yang bersangkutan. Apabila defisit, maka 40% akan ditanggung oleh BEM FIB UI dan 60% ditanggung oleh panitia acara/kegiatan yang bersangkutan. 6. 9 Ketentuan dana sisa acara/kegiatan yang berhubungan dengan program pengabdian masyarakat: Apabila surplus, maka 30% untuk dana occasional BEM FIB UI, 40% masyarakat (disimpan oleh Bendahara BEM FIB UI 2012), dan 30% untuk panitia acara/kegiatan yang bersangkutan. Apabila defisit, maka 50% akan ditanggung oleh BEM FIB UI dan 50% ditanggung oleh panitia acara/kegiatan yang bersangkutan. 6. 10 Jika jumlah dana defisit lebih besar sama dengan dana pinjaman, BEM FIB UI sama sekali tidak akan menanggung defisit tersebut.

Bagian 7 Bukti Transaksi 7. 1 Bukti transaksi yang diatur terdiri dari bukti pemasukan dan bukti pengeluaran. 7. 2 Bukti pemasukan adalah semua bukti yang menunjukkan uang masuk ke dalam kas, berupa kuitansi, tiket, atau kupon. 7. 3 Bukti pengeluaran adalah semua bukti yang menunjukkan uang keluar dari dalam kas, berupa bon, struk, kuitansi, atau faktur. 7. 4 Ketentuan bukti pemasukan: 1. Bukti pemasukan berupa kuitansi, tiket, atau kupon harus distempel oleh panitia. (jika panitia memiliki stempel) 2. Bukti pemasukan harus ditulis dengan pulpen hitam atau biru dan mudah dibaca. 3. Di atas bukti pemasukan tidak boleh ada coretan dan tipe-ex. 7. 5 Ketentuan bukti transaksi pengeluaran:

1. Bukti pengeluaran berupa kuitansi, tiket, atau kupon harus distempel oleh panitia. (jika panitia memiliki stempel) 2. Bukti pengeluaran harus ditulis dengan pulpen hitam atau biru dan harus mudah dibaca. 3. Di atas bukti pengeluaran tidak boleh ada coretan dan tipe-ex. 4. Bukti pengeluaran dilaksanakan. 5. Yang harus ada di dalam bukti pengeluaran, yaitu jumlah uang yang dikeluarkan dari kas, tanggal transaksi, nama yang memberikan uang tersebut, nama toko/instansi yang menerima uang keluar dari kas, tanda tangan yang menerima uang yang keluar dari kas disertai nama orang yang mendatangani bukti pengeluaran tersebut (pemilik toko atau kasir toko). 6. Di atas bukti pengeluaran dengan jumlah uang yang dikeluarkan dari kas di atas Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah) wajib dicantumkan materai Rp6.000,00. 7. 6 Jika bukti transaksi tidak lengkap, bendum berhak tidak mengeluarkan uang dari kas BEM FIB UI 2012 untuk modal awal kegiatan atau reimburse. harus memiliki hubungan dengan acara/kegiatan yang

Bagian 8 Ketentuan Laporan Pertanggungjawaban 8.1 Laporan Pertanggungjawaban harus mencantumkan bukti transaksi asli 8.2 Susunan Laporan Pertanggungjawaban: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Judul depan Laporan Pertanggungjawaban Berita Acara Lembar Pengesahan Laporan Realisasi Anggaran (Laporan Pemasukan-Pengeluaran lengkap) Undangan (untuk kegiatan seminar, lokakarya dan lain-lain apabila ada) Jadwal kegiatan (apabila ada) Kuitansi/ bon pengeluaran ditempel di kertas ukuran A4 dan disusun berurutan sesuai dengan tanggal transaksi/ kegiatan dan direkap berdasarkan Persiapan, Pelaksanaan, Penutupan 8. Daftar Hadir 9. Sebelum dijilid, mohon konfirmasi terlebih dahulu ke bagian keuangan untuk mengetahui apakah LPJ sudah lengkap atau belum. Bagian 9 Biro Dana Usaha

9.1 Biro Dana Usaha bertanggungjawab kepada Bendum. 9.2 Biro Dana Usaha menyerahkan laporan pertanggungjawaban keuangan dan uang hasil dana usaha per 3 bulan sekali kepada Bendum.

Bagian 10 Ketentuan Lainnya Hal-hal yang belum diatur dalam SOP ini akan ditentukan kemudian oleh rapat BPH BEM FIB UI 2012 tanpa mengubah SOP yang telah ada dan dicatat sebagai keputusan BPH BEM FIB UI 2012.

Depok, 06 Maret 2012 Menyetujui, Ketua BEM FIB UI 2012 Bendahara BEM FIB UI 2012

Maya Nuraini NPM. 0906559473

Zayyidah Ahsanti NPM. 0906643710

LAMPIRAN

Template Laporan Keuangan Bidang/Biro/Departemen per Bulan

ARUS KELUAR MASUK KAS BIDANG/BIRO/DEPARTEMEN XXX BULAN YYY Nomor Bukti Transaksi Tanggal/ Bulan/Tahun Jenis Item Debit (aa/bb/cc)

Kredit

Total Keterangan: *Semua item yang menambah kas dicatat di debit, semua item yang mengurangi kas dicatat di kredit *Selisih antara debit dan kredit adalah surplus/deficit * Kode nomor bukti transaksi pemasukan I-Nomor (contoh: I-01), bukti transaksi pengeluaran ONomor (contoh: O-01)

Template Laporan Pertanggungjawaban Program Kerja Tahunan

Nama Bidang/Biro/Departemen Penanggung jawabNo Bidang Program Kerja

: :REALISASI ANGGARAN Anggaran Realisasi Surplus/Defisit

Total

Depok, .................. Bendahara,

(Nama)

Template Pengukuran Kinerja Keuangan Bidang/ Biro/ Departemen per Tahun

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Indikator Laporan keuangan berisi realisasi anggaran selama kepengurusan Laporan keuangan berisi jurnal pencatatan harian Laporan keuangan berisi laporan arus keluar masuk kas Laporan keuangan berisi laporan surplus dan defisit dalam selama kepengurusan Laporan keuangan memuat pemasukan secara lengkap selama kepengurusan Laporan keuangan memuat informasi mengenai sumber pemasukan Laporan keuangan memuat pengeluaran secara lengkap selama kepengurusan Laporan keuangan memuat informasi mengenai jenis pengeluaran apa saja yang dilakukan Laporan keuangan dilaporkan setiap bulannya kepada pihak-pihak yang berkaitan Laporan keuangan memiliki bukti transaksi yang dapat dipertanggungjawabkan TOTAL Persentasi (%)

Ya

Tidak