KASUS(Untuk bahan diskusi/walkthrough di

kelas)

Keterangan:

Ilustrasi kasus pada halaman-halaman berikut ini adalah suatu uraian lengkap mengenai suatu perusahaan dengan beberapa aspeknya. Sebagai kasus untuk bahan latihan, Anda dapat mendiskusikan salah satu aspek saja, misalnya:

1. Diskusi/latihan mengenai audit terhadap pengendalian umum (general controls)2. Diskusi/latihan mengenai audit terhadap pengendalian aplikasi (application controls)

pada siklus penjualan, atau siklus penjualan yang batch processing system/on-line processing/web-based system, dan sebagainya.

3. Dalam audit test of controls aplikasi, juga dapat dilakukan secara bertahap: input, proses, database/file, danoutputnya.

4. Diskusi/latihan audit substantif, baik terhadap sistem informasinya maupun aspek-aspek akuntansi.

PT. Busana*Deskripsi

PT. Busana (PBs) semula adalah suatu industri konveksi rumahan milik perorangan (keluarga) yang membuat pakaian jadi untuk dijual di pasar tradisional dan disetorkan secara konsinyasi ke department store di Jakarta. Karena pakaian-pakaian jadi yang dibuatnya ternyata dapat memenuhi selera pasar, perusahaan ini makin berkembang dan pemiliknya memutuskan memasarkan barang dagangannya sebagai grosir saja. Sebagai grosir perusahaan ini hanya menjual hasil industri konveksinya ke para langganannya saja, yaitu: para pedagang tengkulak, toko dan butik tertentu. Perusahaan ini tadinya hanya mempunyai karyawan upahan (tenaga lepas) yaitu para penjahit yang melaksanakan proses produksi konveksi pakaian jadi tersebut dan mendapat upah kerja mingguan. Pemilik (dan keluarganya) bertanggungjawab terhadap keseluruhan kegiatan pembelian bahan baku maupun operasi penjualannya, pengelolaan persediaan bahan baku dan barang dagangan tersebut, serta pengelolaan keuangannya.

Dengan makin majunya perusahaan tersebut, pemilik telah makin menyadari bahwa mereka tidak dapat bekerja hanya dengan mengandalkan tenaga kerja dari keluarga saja. Karena itu sejak menjadi grosir, pemilik perusahaan telah mengangkat pegawai sebagai petugas untuk membantu dalam layanan penjualan bagi para pelanggan, petugas bagian gudang dan merangkap sebagai petugas pengiriman barang ke pelanggan, dan bagian pencatatan atau pembukuan. Di samping itu perusahaan juga mengangkat para wira-niaga (salesman) “tenaga kerja lepas” yang tidak mendapat gaji tetap bulanan (melainkan hanya dari komisi atas barang yang dijual kepada pelanggan dan tambahan bonus jika ada pelanggan baru yang dapat diperolehnya). Sistem akuntansi, pencatatan kegiatan dan pelaporan dilaksanakan tanpa acuan sistem yang memadai.

Perusahaan berkembang dengan makin pesat, memiliki gudang dan factory outlet yang berfungsi sebagai windows untuk eksebisi/pameran contoh di beberapa lokasi memiliki ribuan pelanggan dan telah melakukan ekspor (pelanggan di luar negeri) dan ke depan mempunyai prospek perkembangan lebih besar. Melihat kompleksitas kegiatan yang semakin meningkat, pemilik menyadari bahwa suatu perusahaan memerlukan struktur organisasi untuk mengkoordinasikan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien serta memberikan gambaran yang sistematis tentang hubungan kerjasama antar kelompok orang-orang yang terlibat di dalamnya untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Untuk itu berdasarkan konsultasi dengan penasehat hukum perusahaan, pemilik perusahaan merubah organisasi perusahaannya menjadi bentuk badan hukum berbentuk perseroan terbatas (PT), dan pemilik tersebut menjadi direktur, isterinya menjadi komisaris, serta beberapa orang bawahannya diangkat menjadi manajer. Ia kemudian menyusun struktur organisasi, uraian tugas dan fungsi yang ia yakini telah disusun secara jelas, mempertimbangkan mengenai pemisahan tugas & fungsi, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab masing-masing.

Struktur OrganisasiStruktur organisasi, pemisahan tugas & fungsi dan uraian tugas (job description) bagi

fungsi-fungsi yang ada dari tingkat supervisi (seksi) sampai direksi sebagai panduan tugas bagi masing-masing fungsi (struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada lampiran-1). Berikut ini sebagian job description beberapa fungsi dalam perusahaan. Direksi menyusun rencana bisnis dalam corporate plan dan secara periodik melakukan kontrol, evaluasi serta penyesuaian berdasarkan perubahan lingkungan strategis. Selain itu direksi juga melakukan pengarahan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas bisnis yang ada secara periodik. Selain dari itu secara lebih khusus setiap direktur (yang selain tugas bersama dalam jajaran eksekutif) juga mempunyai tugas khusus fungsional menetapkan kebijakan

Kasus

operasional dan sistem prosedur deteksi dan menyelesaikan masalah dalam pencapaian kinerja perusahaan, membina sumber daya manusia yang menjadi tanggung jawabnya, menentukan sasaran kerja, memberikan bimbingan dan melakukan evaluasi kinerja.

Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1. Manajer ProduksiManajer Produksi membawai Kepala Bagian Perencanaan Produksi & Pengawasan (Production Planning & Controls), Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Gudang & Pengiriman, Kepala Bagian Desain Produk (Product Design), dan Kepala Bagian EDP (Electronic Data Processing). Divisi ini memiliki komputer main-frame IBM 3090, komputer yang sudah lama ada dan digunakan untuk mendukung kegiatan operasional. Sistem-sistem aplikasi yang sudah dioperasikan antara lain ialah: aplikasi pengelolaan gudang (materials management), jadwal produksi, dan komputerisasi yang berkaitan dengan tenaga kerja. Komputer pada divisi ini juga digunakan untuk pengolahan data penjualan, misalnya pengolahan data sales order untuk pelaporan penjualan, pengolahan data riset pemasaran, pengolahan data profil pelanggan, pengolahan data sekunder dari berbagai sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya Biro Pusat Statistik, Departemen Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor salesman oleh Divisi Penjualan. Data tersebut diolah secara centralized batch processing systems.Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:

a. Bersama-sama dengan Divisi Pemasaran menyusun rencana kerja mengenai penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.

b. Melaksanakan produksi sesuai dengan jumlah/mutu/jadwal yang ditetapkan.c. Merencanakan dan mengelola bahan baku dan barang jadi.d. Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang

berkaitan dengan sumber daya tenaga kerja dan peralatan untuk kebutuhannya.e. Memimpin, memotivasi, membina dan mendayagunakan para pekerja yang ada.f. Menyelenggarakan kegiatan produksi perusahaan yang meliputi penebangan kayu,

peremajaan, pengolahan purna tebang dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengelolaan hutan.

g. Mengarahkan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas produksi.

2. Manajer PemasaranManajer Pemasaran mengkoordinasikan para wira-niaga secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:

a. Mengkoordinasikan, memotivasi, memfasilitasi, dan memonitor kinerja para salesman maupun kinerja penjualan perusahaan.

b. Bersama-sama dengan Divisi Produksi menyusun rencana kerja mengenai penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.

c. Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang diperlukan dalam rangka peningkatan penjualan perusahaan.

3. Divisi Keuangan & AkuntansiManajer Keuangan & Akuntansi membawai Kasir, Kepala Bagian Pembukuan, dan staf khusus yang bertugas mengerjakan pekerjaan pelaporan. Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:

a. Melakukan pengelolaan sumber daya keuangan (kas) perusahaan.b. Menyelenggarakan fungsi pembukuan/pencatatan data akuntansi untuk menghasil-

kan laporan keuangan sesuai dengan stndar akuntansi yang telah ditentukan. Dengan kata lain menyelenggarakan sistem akuntansi keuangan yang auditable dan accountable sesuai dengan pedoman administrasi & Standar Akuntansi Keuangan.

c. Melaksanakan kegiatan pengolahan data untuk pelaporan dan menyajikan laporan keuangan untuk kepentingan manajer dan shareholder perusahaan untuk pengambilan keputusan.

d. Menyajikan analisis laporan keuangan untuk kepentingan pengambilan keputusan.e. Pengawasan pengelolaan data-data akuntansi.f. Menyelenggarakan pengelolaan keuangan sesuai dengan pedoman administrasi dan

keuangan.g. Pengawasan dan pelaksanaan anggaran perusahaan.h. Penyusunan strategi dan administratsi perpajakan serta menyajikan laporan pajak.

Untuk kepentingan pengolahan data administratif divisi ini memliki komputer mid-range IBM AS/400. Penggunaan komputer pada bidang kegiatan akuntansi tersebut adalah benar-benar merupakan suatu perkembangan alamiah, dari suatu pengolahan data akuntansi secara manual, kemudian menggunakan peralatan-peralatan mekanis, dan selanjutnya berkembang menjadi pengolahan data elektronis (dengan komputer) secara batch processing system untuk menghasilkan laporan keuangan (financial reports) dan penggajian.

Sistem aplikasi yang digunakan adalah sistem komputerisasi yang didesain secara outsourcing dan dioperasikan oleh petugas-petugas di bidang akuntansi dengan pelatihan-pelatihan sebagai operator (user trainning). Beberapa di antara sistem komputerisasi yang diimplementasikan adalah accounting package software. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa divisi ini sebetulnya tidak memiliki information systems staff, bils diperlukan untuk keperluan-keperluan tertentu mereka minta bantuan tenaga teknis dari Bagian EDP. Dengan berkembangnya komputer mikro maka perusahaan mulai menerapkan micro-based systems, melakukan office automation systems, end user computing, maupun mengembangkan aplikasi-aplikasi sederhana berbasis sistem operasi Microsoft Windows.

ProsedurPerusahaan telah menyusun sistem akuntansi termasuk dengan chart of accountnya.

Mengenai persediaan barang, pakaian yang dihasilkan terdiri dari pakaian lelaki (formal dan kasual), pakaian wanita (busana muslim dan barat) serta asesori pakaian (dasi, selendang dan sebagainya). Masing-masing dengan ukuran XL, L, M, dan S serta kode kwalitas super, bagus, dan sedang. Barang-barang tersebut telah diberi kode dengan struktur kode tertentu yang memungkinkan perusahaan dapat memonitor arus barang dagangannya. Pemilik memberikan identitas kode pelanggan yang dapat menunjukkan jenisnya (tengkulak/ toko/butik) serta kode propinsi dan kabupatennya atau kode lokasinya di luar negeri. Secara periodik data pelanggan di-update dan pelanggan baru diinput ke Customer-profile master file. Kemudian dengan menggunakan jasa perusahaan pemeringkat setiap pelanggan ditentukan limit kredit yang dapat diizinkan. Perusahaan membayar asuransi untuk setiap barang yang dikirim, memberikan cash discount dan trade discount.

Prosedur kerja perusahaan itu dirancang sebagai berikut:

a. Untuk tiap rancangan mode pakaian yang telah disetujui, kemudian para salesman ditugaskan memperoleh pesanan pembelian dari berbagai pelanggan. Dalam hal ini suatu kesempatan untuk piutang dagang telah disediakan bagi para pelanggan baru yang memenuhi persyaratan tertentu. Persyaratan tersebut semula tidak diatur secara jelas, melainkan dilihat kasus per kasus berdasarkan pendapat pemilik seketika itu juga. Sejak perusahaan menjadi perseroan terbatas, pembelian kredit ditentukan berdasarkan limit kredit yang ditetapkan dan di-update secara berkala. Jika ada pesanan pembelian, pesanan yang telah diterima diikuti dengan pengisian suatu form order (pesanan) yang berisi nama pembeli itu, alamat, dan uraian barang-barang serta jumlah permintaan pembelian.

b. Petugas penjualan kemudian membuat surat perintah pengiriman barang kepada petugas gudang untuk mengirim kepada pelanggan. Salah satu copy order dikirim kepada

pemegang buku, yang berdasarkan copy order tersebut menyiapkan faktur. Faktur (prenumbered), terdiri dari tiga copies, digunakan untuk: asli ke pelanggan, 1 copy untuk arsip akuntansi, dan satu untuk file individu per pelanggan. Faktur dikumpulkan dan pada akhir setiap minggu data tersebut di-posting ke buku penjualan, buku besar piutang dagang, dan buku besar pembantu yang terkait.

c. Pembayaran atas piutang dagang diterima langsung pemilik. Pemilik kemudian memberikan uang tunai atau pembayaran berupa cek kepada pemegang buku yang sekanjutnya menyiapkan proses penyetoran ke rekening bank atas nama pemilik. Copy slip setoran dan/atau rekening koran bank selalu diterima diteliti oleh pemlik. Adakalanya, pemilik memeriksa buku-pembantu piutang dagang dan buku penjualan untuk melihat bagaimana penjualan bulanan atau tahun berjalan dibandingkan dengan bulan atau tahun sebelumnya.

d. Setiap sepuluh hari setelah tanggal faktur petugas penagihan menghubungi pelanggan untuk menanyakan opsi mana yang dipilih pelanggan: soft-cash (pembayaran “tunai” dalam tempo 10 hari sejak transaksi dengan diskon 10%) atau pembayaran setelah 30 hari.

e. Untuk memelihara kendali pembayaran, pemegang buku mengambil faktur yang telah dibayar dan direkam, yaiu: jumlah, tanggal pembayaran, nomor dan jumlah cek dengan mana pembayaran telah dibuat, dan akhirnya dicap "LUNAS" dan faktur kemudian disimpan ke suatu file permanen.

f. Pembayaran ke pemasok telah diatur oleh pemegang buku walaupun pemilik membuktikan sejumlah cek pemasok dan menandatanganinya. Pemegang buku kadang-kadang berpegang pada cek ini sebelum menyampaikannya ke luar ke pemasok yang pada umumnya mengambil cek mereka hari yang sama atau kadang-kadang suatu hari kemudian.

g. Pemilik bertanggung jawab untuk pemesanan barang-barang. Apabila barang-barang sudah tiba di pabrik, pengirim bertanggung jawab untuk membuktikan banyaknya dan kualitas barang yang masuk itu. Ia menandatangani suatu memo pengiriman yang mempertunjukkan jumlah barang-barang yang diterima. Pengarah menjaga satu copy, dan pengirim menjaga lain. Copy pengirim kembali kepada kantor pemilik, untuk ia membuktikan nomor dan jumlahnya sesuai dengan nomor dan jumlah pesanan, dan formulir pesanan dan memo pengiriman telah disimpan bersama-sama.

h. Dengan cara yang sama, barang jadi masuk/ tiba dari pemasok telah terhitung dan suatu memo pengiriman yang yang ditandatangani menandakan banyaknya pakaian dari tiap jenis menerima. Satu copy untuk file kantor dan berguna atau sangat penting untuk pembayaran, dan satu untuk pemasok. Pemasok tidak selalu menyajikan ketika barang-barang terhitung. Kadang-Kadang barang-barang tiba paket dosin, dan hanya banyaknya paket telah terhitung, bukan materi yang individu [itu]. [Itu] hanya ketika barang-barang telah disiapkan untuk dikirimkan kepada tujuan mereka yang mereka telah ditransfer dari kaum tua mengemasi ke orang-orang baru; masing-masing pakaian kemudian adalah secara individu menghitung. Manapun pakaian yang hilang telah diberitakan memo [itu] yang akan kemudian dikurangi dari upah pemborong [itu].

i. Lain barang-barang yang memasuki pabrik [itu] adalah kembali dari pelanggan. Ini pada umumnya diterima melalui suatu mengeposkan [jasa;layanan], dan seseorang pada As Pakaian! yang ditandatangani untuk [mereka/nya], walaupun ini pada umumnya bermaksud/arti pengirim [itu]. Pengirim menghitung pakaian [itu] menerima dan membuktikan nomor;jumlah [itu] melawan terhadap permintaan untuk suatu memo kredit. Permintaan untuk suatu format memo kredit pergi ke pemegang buku [itu], [siapa] yang kemudian siap-siap[kan] suatu memo kredit menurut banyaknya materi pengirim yang diklaim untuk mempunyai diterima.

j. Barang-Barang yang meninggalkan pabrik [itu] mencakup manapun pengiriman [order/

pesanan] buat[kan] bagi butik. Pengirim menghitung banyaknya materi untuk dikirimkan menurut suatu [order/ pesanan] menerima. Banyaknya materi telah diberitakan formulir pesanan [itu] yang pergi ke pemegang buku [itu] [siapa] yang kemudian menagih butik [itu], dan di sini siklus piutang dagang mulai.

k. Akhirnya, barang-barang dalam persediaan pada dasarnya tiga jenis: barang jadi, bahan baku, dan barang dalam pengolahan. Ada hanya tiga orang-orang yang bekerja kawasan penumpukan barang: tukang potong pakaian, pengirim, dan perancang [itu]. Tidak (ada) penyelia, terkecuali pemilik, siapa [yang dulu] tidak selalu tersedia, hadir.

l. Biaya penjualan perusahaan telah dihitung dengan pelaksanaan suatu gelar ningrat phisik inventori di yang akhir tahun dan mengurangi nilai [itu] [sebagai/ketika] ditentukan dari penjumlahan inventori di start tahun dan pembelian buat selama itu.

Sistem Berbasis KomputerDivisi Produksi memiliki komputer main-frame IBM 3090 dan digunakan untuk

mendukung kegiatan operasional. Sistem-sistem aplikasi yang sudah dioperasikan antara lain ialah: aplikasi pengelolaan gudang sistem informasi manajemen persediaan (materials management), jadwal produksi, dan komputerisasi yang berkaitan dengan tenaga kerja. Kegiatan sistem berbasis komputer lainnya ialah engineering design. Komputer pada divisi ini juga digunakan untuk pengolahan data penjualan, misalnya pengolahan data sales order untuk pelaporan penjualan, pengolahan data riset pemasaran (market research, customer satisfaction research, research competitor data), pengolahan data profil pelanggan, pengolahan data sekunder dari berbagai sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya Biro Pusat Statistik, Departemen Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor salesman oleh Divisi Penjualan. Data tersebut diolah secara centralized batch processing systems. Dalam konfigurasi sistem IBM 3090 tersebut data disimpan pada sotarge berupa disk magnetis yang merupakan media penyimpanan data on-line ke central processing unit komputer induk tersebut. Komputer tersebut juga masih digunakan magnetic tape drive, serta dilengkapi dengan uniteruptable power supply (UPS).

Di pihak lain, untuk kepentingan pengolahan data administratif dan akuntansi keuangan Divisi Keuangan & Akuntansi juga memliki komputer mid-range IBM AS/400. Komputer digunakan untuk pengolahan data akuntansi, khususnya untuk laporan akuntansi keuangan dan laporan manajemen. Pada saat yang sama, sistem akuntansi secara manual masih tetap dijalankan dengan jurnal dan pembukuan pada buku besar/buku-pembantu untuk menghasilkan neraca, laporan laba rugi, dan laporan kauangan lainnya. Komputerisasi untuk menghasilkan laporan keuangan (financial reports) dan penggajian masih dilaksanakan secara batch processing system. Sistem aplikasi yang digunakan adalah sistem komputerisasi yang didesain secara outsourcing dan dioperasikan oleh petugas-petugas di bidang akuntansi dengan pelatihan-pelatihan sebagai operator (user trainning).

Dengan perkembangan peralatan komputer dan tersedianya berbagai accounting package software, maka secara bertahap perusahaan berusaha mengimplementasikan paket software tersebut dan mencoba menghilangkan redundancy pengolahan komputer dan pembukuan manual. Oleh karena divisi ini tidak memiliki information systems staff, bila diperlukan untuk keperluan-keperluan tertentu mereka minta bantuan tenaga teknis dari Bagian EDP. Dengan berkembangnya komputer mikro maka perusahaan juga mulai menerapkan micro-based systems, melakukan office automation systems, end user computing, maupun mengembangkan aplikasi-aplikasi sederhana berbasis sistem operasi Microsoft Windows.

Sistem Informasi Akuntansi

Di antara berbagai sistem informasi berbasis komputer yang sudah dilaksanakan di Divisi Keuangan & Akuntansi ialah sistem informasi akuntansi (terdiri sub-subsistem: revenue cycle, production cycle, expenditure cycle, payroll, dan general ledger accounting), cash management, dan sebagainya.

Revenue Cycle

Dalam siklus pemrosesan transaksi penjualan (kredit) perusahaan menggunakan aplikasi batch processing system dengan mengolah faktur sebagai dokumen sumber pembawa data input. Dengan perkembangan usaha nantinya pada siklus ini diterapkan aplikasi lain yang diharapkan lebih baik yaitu melalui perekaman data oleh salesperson. Disamping interaksi yang sudah berjalan rutin antara pelanggan den gan Bagian Layanan Penjualan, juga para salespersons secara periodik mengunjungi para pelanggan dan pihak-pihak lain yang secara prospektif berpotensi menjadi pelanggan pada area atau wilayahnya. Setiap salesperson dilengkapi dengan computer note-book, handphone GPRS lengkap dengan bluetooth untuk fasilitas akses internet di lokasi penjualan dan kode akses tertentu. Setelah mempeoleh order

pembelian, salesperson tersebut membuka web-based formal sales orders yang secara otomatis akan diterima oleh Petugas penjualan dim perusahaan tersebut, untuk kemudian dicetak dalam quadruplicate. Aslinya dikirimkan kepada pelangan tersebut, dan salah satunya disimpan di Bagian Penjualan sorted per nama pelanggan. Pada akhir hari kerja, seluruh dokumen sales order yang dicetak hari itu dikirim ke Bagian Kredit dalam bentuk per batch of orders (consisting of two copies of all orders prepared that day).

Pada saat sales order tersebut diterima, kemudian dilakukan verifikasi khususnya mengenai kelengkapan data dan akiurasi mekanis, dilakukan oleh para petugas pelaksana (klerk) berdasarkan alokasi nomor yang didistribusikan oleh Kepala Seksinya. Selanjutnya tiap order juga dicek mengenai status kredit dari pelanggan yang bersangkutan. Apabila segala sesuatunya telah sesuai dengan yang seharusnya, maka masing satu copy tiap sales order tersebut dikirimkan ke Bagian Pengawasan Persediaan dan Bagian Penagihan.

Dengan menggunakan computer printouts of product status sebagai referensinya, inventory control clerks menentukan apakah barang persedian cukup tersedia untuk memenuhi permintaa pembelian tersebut.Dalam hal ini selalu akan diperiksa apakah barang dapat diambilkan/dikirimkan dari gudang yang terdekat dengan lokasi pekanggan tersebut (dan intruksi pengiriman barang dikirim ke gudang tersebut).

Pada kondisi yang lain, barang-barang diambil dan dikirimkan bersama-sama dengan copy order, shipping report dan bill of lading. Satu copy dari shipping report is dimasukkan ke di shipment sebagai packing slip, dan copy lainnya dikembalikan ke bagian penagihan. Apabila ternyata jumlah persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan pesanan tersebut, maka inventory control clerk harus segera menyiapkan back order kepada Bagian Perencanaan & Pengawasan Produksi (Production Planning and Control Department).

Pada saat menerima shipping report copy, petugas penagihan mencocokkannya dengan copy sales order dari file/odner yang ada di bagian tersebut, mem-verifikasi kode barang, kode satuan, dan jumlah satuannya dan mancatat tanggal pengiriman dan harga pada copy order tersebut. Selanjutnya ia mengirimkan order copy (bersama dengan order-order lain yang diproses pada hari itu) ke data preparation section di Bagian Pengolahan Data Akuntansi dan kemudian direkam ke media komputer dan diproses untuk mengupdate master-file Piutang dan master-file Persediaan. Kemudian diterbitkan sales-invoices, sekaligus open sales invoice file pada file komputer.

Dua copies sales-invoice dikirimkan ke kastamer (customer), dua copies lainnya dikirimkan ke Bagian Penjualan, dan copy lain difile sorted secara alphabetic. Semua cash receipts dari customers diterima melalui transfer via bank. Apabila pembayaran oleh pelanggan terpaksa diterima tunai, maka surat pengantar dan uang tunai diterima langsung oleh kasir. Penerimaan pembayaran tersebut dicatat dalam suatu formulir khusus, disiapkan proses penyetorannya ke bank, dan esok paginya check atau uang tunainya disetor ke bank. Copy deposit slip diarsip dan copy lainnya dikirimkan ke fungsi otorisasi kredit untuk direkam ke master-file customer profile dan sekaligus mengupdate accounts receivable master file dalam sistem batch setiap hari pada akhir jam kerja. :Pada akhir setiap bulan accounts receivable master file diproses untuk menghasilkan accounts receivable aging schedule, dikirimkan ke petugas atau fungsi otoritas kredit dan kirimkan ke pelanggan sebagai monthly credit statements.

Production Cycle

Barang jadi diproduksi untuk memenuhi back order atau untuk memenuhi kebutuhan persediaan barang di gudang. Tingkat rata-rata persediaan pada umumnya berasarkan suatu sales forecast yang bahan-banhannya terutama diperoleh dari fungsi marketing. Back order lazimnya timbul dari kondisi out-of-stock yang perlu dimasukkan ke dalam jadwal. Pada kenayataannya back order perlu diberi prioritas untuk menghindari ketidakpuasan pelanggan. Operasi produksi selalu di-triggered bila Production Planning and Control Department menerima permintaan back orders. The production authorizations are prepared by comparing forecasted sales levels with current levels of finished-goods inventory on hand and are issued

jointly by the production superintendent and the inventory control manager.* Back orders are prepared, as described earlier, on the basis of orders that cannot be filled. The production planning and control department then obtains the bills of materials from the engineering function and explores the production requirements to determine materials and parts requirements. With the materials and parts requirements in hand, a production planning clerk checks a computer printout of materials and parts inventory on hand. If the materials and parts on hand are adequate for a particular product, the clerk schedules a production run (based on available labor and machines). As each scheduled date nears, the clerk sends the affected production authorizations and back orders to the data preparation section of the production data processing department. There the production requirements data are keyed onto magnetic tape, sorted by product number, and processed to produce numbered production orders, materials requisitions, and move tickets. Files used in this processing run (all on magnetic disk) are the bill-ofmaterials file, the operations list file, the open production order file, and the work-in-process inventory master file.

Copies of the materials requisitions are sent to the materials storeroom, which then delivers materials and parts to the designated production departments. Copies of the production orders and the move tickets are sent to the first production department involved in the manufacturing process (usually the fabricating department). Copies of production orders are also sent to the cost accounting department, and copies of materials requisitions are kept in the data processing department for inventory processing. As work is completed on an order in a department, a move ticket is returned to the production planning and control department. At the end of each day, all returned move tickets are batched and forwarded to the data preparation section. There the move ticket data are keyed onto a magnetic tape, sorted by production order number, and processed to produce a daily production status report. The open production order file is updated during the processing. In separate daily processing steps, the materials requisitions are batched, keyed onto a magnetic tape, sorted by material-part number, and processed to update the raw-materials inventory master file. Then the materials requisitions are re-sorted by production order number and processed (together with labor job-time tickets forwarded from work centers and sorted in a like manner on a separate magnetic tape) to update the work-in-process inventory master file.

When a production order has progressed through the fabrication and assembly departments, the units of completed product are inspected. Those units that pass inspection are released to the finished-goods warehouse, and copies of the order release are sent to the production planning and control department and the cost accounting department. From the central warehouse the finished products are shipped, via stock transfer notices, to the three remote warehouses as needed to replenish stocks. The production planning and control department records the completion and then sends the releases to the data preparation section. There they are keyed onto a magnetic tape, sorted by product number, and processed against the finished-goods and work-inprocess inventory master files, as well as the open production orders file. A completed production orders report is also printed; it includes the costs charged to each order. When the materials and parts needed to manufacture particular products are not available, the production planning and control clerk prepares purchase requisitions. These requisitions are sent to the purchasing department.

Expenditure Cycle

Bentuk transaksi pengeluaran sangat luas atau bervariasi jenisnya, misalnya pengeluaran untuk pembayaran bahan baku, tenaga kerja, mesin peralatan, maupun pengeluaran-pengeluaran lain seperti asuransi. Expenditures for raw materials and parts, as well as subassemblies, are particularly significant, since the products manufactured by the firm require a high level of precision. Thus the procedure pertaining to the purchases of such items and the disbursements for them is another of the critical transaction cycles within Datacruncher. Purchases are initiated by either production planning and control clerks or inventory control clerks. The former clerks issue purchase requisitions when they note that materials and parts are not adequate for upcoming production runs, whereas the latter clerks

issue similar documents when their experience suggests that the on-hand quantities of particular items have declined to reorderable levels. On the basis of these purchase requisitions, buyers in the purchasing department select suppliers who are known to be reliable and enter their codes on the requisitions, together with acceptable prices for the items to be ordered. The requisitions are then forwarded to the data preparation section in the production data processing department. There they are keyed onto a magnetic tape, sorted by supplier number, and processed to produce purchase orders. During subsequent runs, the raw-materials inventory master file and the open purchase order file are updated. The purchase orders are then signed by the purchasing manager and mailed to the suppliers. Copies of the purchase orders are forwarded to the receiving department and the accounts payable department, and a fourth copy is filed by supplier name in the purchasing department.

When ordered materials and parts arrive at the receiving dock, receiving clerks pull the purchase order copies from their file. Then they count or weigh the items and prepare receiving reports. The items are next transferred to the materials storeroom, and the initialed copies of the receiving reports are sent on to the accounts payable department and filed. Another copy of each receiving report is sent to the data preparation section of the data processing department, and a third copy is filed numerically in the receiving department. In the data preparation section, the receiving reports are keyed onto a magnetic tape, sorted by material-part number, processed to update the raw-materials inventory master file, resorted by purchase order number, and processed to update the open purchase order file.

When suppliers’ invoices arrive in the accounts payable department, clerks pull the receiving reports and purchase orders from the file and compare the documents. After completing their vouching of the invoices, they prepare disbursement vouchers, record them in a voucher register, and file all the documents together by payment due date.

Each day other clerks pull the vouchers due for payment that day and send them to the data preparation section of the accounting data processing department. There the payment data are keyed onto magnetic tape, sorted by supplier account number, and processed to produce check vouchers and a check register. The accounts payable master file is also updated during this run; in effect, each affected supplier’s account is credited to reflect the obligation and debited to reflect the payment.

Inventory Management

Perusahaan mengelola 3 inventory files: Raw-materials inventory master file diupdated sesuai dengan perubahan materials dan parts yang diterima dari para suppliers maupun yang dikeluarkan untuk produksi. The finished-goods inventory master file is updated to reflect the newly manufactured products and the sales of products to customers. The work-in-process inventory master file is updated to reflect the start in production of each production order, the issues of materials into production, the charges of labor (from job-time records) into production, the application of overhead to production, and the completion of production.

An actual cost accounting system is employed. Direct materials and direct labor costs are posted to the work-in-process inventory records from the raw-materials requisitions and the job-time records. Overhead costs are compiled from the documents pertaining to indirect labor, utilities, and other production-related costs and allocated to the jobs at the end of each month. Direct labor hours is the activity base for allocating these actual overhead costs.

Permasalahan

Beberapa persoalan muncul, antara lain yang b erkaitan dengan prosedur yang telah diuraikan di atas. Khususnya yang berkaitan dengan weaknesses in the organizational structure maupun yang bersifat financial planning. Di antara berbagai persoalan tersebut antara lain disebabkan karena kelemahan manajemen sebelumnya yang terlalu memfokuskan perhatian kepada selling dan engineering. Pimpinan kurang memberikan perhatian yang cukup atas bidang kegiatan accounting, finance, dan personnel management. Problem juga muncul antara lain karena terlalu pesatnya perkembangan/ekspansi penjualan (from the rapid growth in sales).

Beberapa masalah yang cukup serius, antara lain mencakup biaya bungan (interest costs) yang sangat tinggi, back orders yang relatif terlalu banyak, pada sisi lain inventory levels cukup tinggi bahkan cenderung semakin meningkat, janji pengiriman barang ke pelanggan (promised delivery dates on customers’ orders) sering tidak tepat (missed).

Proses backlogs sering terjadi di accounting departments dan seringkali berakibat dampak buruk, misalnya: purchase discounts sering terlewat, errorsdalam pencatatan transaksi dan pelaporan. Tingkat percentage of products yang tidak lolos inspeksi atas kontrol kualitas relatif tinggi, yang barangkali juga disebabkan peralatan yang sudah usang (obsolete production equipment) dan mutasi pegawai (high labor turnover), jadwal produksi sering meleset (fall behind their schedules). Padahal dalam kenyataan production clerks terlihat sangat sibuk, monitor progres, menjawab telpon/pertanyaan para pelanggan maupun para salespersons. Juga, tingkat produksi sangat berfluktuasi, di suatu waktu idle tetapi pada saat yang lain harus work overtime. Hal-hal tersebut antara lain disebabkan karena adanya rush back orders; tetapi juga tidak jarang akibat tidak akuratnya sales forecasts yang menunuukkan bahwa planning procedures relatif lemah. Sebagai contoh, proses penganggaran (budget process) is fairly rudimentary. Budget kurang terkait langsung secara teliti ke established cost standards, Tidak disusun dalam detailed formats, dan tidak di-revised sesuai dengan perkembangan/perubahan. Akhirnya, laporan-laporan yang disajikan epada para manajer kurang akurat; baik mengnai status data (tingkat uptodate-nya) yang dilaporkan dalam laporan harian/mingguan/bulanan, maupun laporan budgeted costs versus actual costs.

Inisiasi Systems Development

Problem-probel tersebut dan dampaknya tentu saja menjad concern pihak manajemen. Pimpinan berpendapat bahwa permasalahan-permasalahan tersebut antara lain disebabkan karena buruknya sistem akuntansi (inadequate accounting information system). Untuk itu dalam rapat umum pemegang saham telah disetujui bahwa jajaran direksi ditambah 1 orang anggota, yaitu suatu posisi yang disebut Direktur Sistem Informasi (director of information systems, atau chief of information officer, CIO).

Selain itu direksi juga membentuk steering committee yang bertugas menyusun long-range information systems/technology (IT Plan). Steering committee harus menyusun strategic systems plan, yang mencakup berbagai system development projects.

Requirements for Chapter 11

a. Susun coded chart of accounts perusahaan tersebut.b. Usulkan penyempurnaaan organization chart untuk perusahaan tersebut, jika menurut

Anda perlu diperbaiki.

Requirements for Chapter 12

Buat system flowchart dan context diagram/data-flow diagram untuk menggambarkan current procedure dari revenue cycle sebagaimana dijelaskan pada uraian di atas.

Requirements for Chapter 13

Buat document flowchart dan data-flow diagram untuk menggambarkan the current procedure dari the expenditure cycle sebagaimana urian penjelasan atas siklus tersebut di atas.

Requirements for Chapter 14 and

a. Buat memorandum singkat tentang pembentukan steering committee dan usul komposisi keanggotaannya. Cantumkan juga the information system’s objectives or policies dalam memorandum tersebut.

b. Buatlah outline dari strategic systems plan and yng antara lain mencakup:

1. Alasan/tujuan/sasaran penyempurnaan information system.

2. Proposal untuk systems projects, termasuk project objectives, scope, and suggested priority (justify priority rankings) atas proyek-proyek tersebut.

c. Susun plan of analysis yang berisi spesifikasi (i) data gathering techniques dan organizing facts yang akan dilakukan terhadap the current system, (ii) Pada area mana dan teknik apa yang akan digunakan.

d. Susun outline dari kuesioner yang akan ditanyakan, pihak/personil/manager mana yang diharapkan menjadi nara-sumber.

e. Buat analisis dari the current system dan identifikasi permaslahan/kelmahannya dari sistem yang digambarkan dalam the data- flow diagram and system flowchart tersebut.

f. Siapkan list of requirements untuk penyempurnaan sistem.

g. Jelaksan dua alternatif design sistem yang diusulkan (sesuai scope dari systems project); identifikasi keunggulan/kelemahan dari tiap pendekatan design dan implikasinya bagi perusahaan.

h. Siapkan menu data-entry maupun retrieval, serta sebutkan/jelaskan pula key transaction yang diperlukan.

i. Buat daftar source documents yang diperlukan dan laporan yang dapat dihasilakan dari sistem yang baru (termasuk tujuan, frequency, distribution, dan medium tiap laporan tersebut).

j. Buat sketsa (format) (i) salah satu dokumen input yang utama, dan (ii) beberapa laporan yang Anda anggap penting (boleh dengan menuliskan judul sja, yang mencerminkan isinya).

k. Buat daftar file yang diperlukan, dan untuk setiap file tersebut jelaskan organization method, updating frequency, dan primary key-nya untuk mengakses .

l. Gambarkan computer system flowchart untuk menggambarkan processing dalam desain tersebut.

m. Tunjukkan daaftar application controls yang Anda anggap penting, termasuk programmed checks. Gunakan matrix untuk menunjukkan data elements mana yang terkait dengan tiap programmed validation tersebut.

n. Dengan asumsi bahwa digunakan suatu relational data base management system, tunjukkan/desain/gambarkan set of normalized tables yang diperlukan. Juga, spesifikasikan inquiries yang dapat dilakukan terhadap database dan desain beberapa adhoc-reports yang dapat diakomodasi oleh database tersebut.

o. Prepare the cover letter of the design proposal that pertains to the preferable system design alternative.

p. Describe the types of benefits and costs that will be involved in an economic feasibility analysis; identify each benefit as either tangible or intangible.

q. List the factors that will be considered in a weighted-rating analysis that aids in the selection of needed hardware and software.

r. List the activities that should be included in the implementation phase.

s. Describe the system conversion approach that appears to be most suitable for the improved system.

Requirements for Module 1

a. Specify a strategic or tactical decision that must be made by one of Datacruncher’s managers. Determine the types of formal and informal information that the manager needs to make the decision.

b. Describe the components and attributes of an executive information system (EIS) that can

effectively aid one of Datacruncher’s manager’s in making a strategic decision.

Requirements for Module 2

a. Describe the components and attributes of a decision support system (other than an EIS) that can effectively aid one of Datacruncher’s managers in making a strategic or tactical decision.

b. Describe the components and attributes of an expert system or electronic processing support system that can effectively aid one of Datacruncher’s manager’s in making a tactical or operational decision.

Requirements for Module 3

Prepare a system flowchart and data-flow diagram that pertain to the current procedure for the production cycle, as described in the case.Mengingat kegiatan yang makin meningkat di bidang kegiatan operasional produksi, pergudangan dan penjualan serta masalah-masalah tenaga kerja di Bagian Produksi maupun dalam rangka monitor pekerjaan para salesmen, perusahaan menggunakan komputer untuk pengolahan data dan pelaporan di bidang kegiatan tersebut. Komputer yang digunakan adalah jenis komputer mid-range IBM AS/400, dengan konfigurasi standard. Perusahaan juga telah mempunyai beberapa orang information systems technical staff: khususnya sistem analis, pemrogram, dan dukungan teknis, maupun para operator dan data entry staff. Sistem pengolahan data dilakukan secara batch processing system.

Sejalan dengan meningkatnya perkembangan teknologi dengan tersedianya komputer mikro dan berbagai paket software yang dapat langsung dipergunakan, maka perusahaan juga telah memberi beberapa unit komputer mikro untuk digunakan dalam kegiatan pengolahan data administrasi keuangan/akuntansi, penggajian, pelaporan. Komputer mikro tersebut berada di Divisi Keuangan dan Akuntansi. Aplikasi-aplikasi komputer sudah banyak yang dilakukan, baik secara end user computing maupun pengembangan sistem aplikasi secara formal dengan dukungan tenaga teknis dari EDP (biasanya menggunakan Foxpro, atau dengan Microsoft Access).

Seperti telah dijelaskan, fasilitas komputeri yang ada pada perusahaan saat ini terdiri dari dua kelompok, yaitu pusat pengolahan data administratif keuangan/akuntansi dan pelaporan, serta pusat pengolahan data operasional produksi dan pemasaran. Instalsi yang pertama adalah dengan komputer mikro, stand-alone dan banyak di antanya cara kerjanya masih menggunakan bentuk “non-aplikasi”, misalnya laporan hanya diketik dengan Microsoft Word atau Microsoft Excell dan beberapa di antaranya masih dengan aplikasi Microsoft Access sederhana. Sedang pada instalasi yang satunya adalah masih aplikasi-aplikasi lama dengan operating system AS/400 dan bahasa pemrogramman COBOL untuk aplikasi-aplikasinya. Tiap center memiliki sendiri hardware, software, brainware, dan fasilitas pendukup maupun suppliesnya dan masing-masing dioperasokan secra terpisah.

Komputer di Divisi Keuangan & Akuntansi melayani kebutuhan pengolahan data akuntansi- keuangan, payroll, dan pelaporan. Data personnel master-file ada pada komputer yang ada di Divisi Produksi. Akhir-akhir ini komputer di pusat administrasi overload dan di lain pihak komputer yang ada di Divisi Produksi sudah perlu diperbaharui. Perusahaan membentuk steering committee untuk membahas hal tersebut. Direksi telah minta untuk dipertimbangkan kemungkinan keterpaduan sistem operational dan administration computing, misalnya dengan membeli mesin yang dapat melayani keduanya. Ia berpendapat bahwa economies of scale dengan sentralisasi fasilitas komputasi. Disamping itu meski di administrasi faasilitas komputasi sudah over capacity, tetapi dalam interim period tidak dibebani dengan pekerjaan tambahan.

Selain dari itu, ada pemikiran untuk meningkatkan efisiensi dan supaya perusahaan tetap mempunyai posisi kompetitif, perusahaan telah memutuskan untuk memasang (install) suatu computer-aided design & manufacturing system. Manajer Produksi dan Manajer

Keuangan & Akuntansi diberi tanggung jawab untuk memilih dan mengimplementasikan sistem baru serta sekaligus menggantikan mesin lama IBM AS/400. Untuk itu mereka telah melalui sejumlah waktu pengamatan dan melakukan evaluasi serta studi banding kunjungan di berbagai tempat untuk melihat berbagai sistem yang sudah dijalankan di perusahaan lain. Mereka masih ragu-ragu meskipun telah sekitar beberapa bulan bekerja untuk memilih peralatan tersebut. Sementara itu dalam rapat steering committee atas status proyek, direktur minta agar mereka melibatkan Kepala Bagin EDP dan salah seorang staf seniornya. Dengan komposisi tim tersebut diharapkan proses pengambilan keputusan pemilihan sistem yang akan mempunyai dampak penting bagi perusahaan dalam mendisain dan membuat produknya dapat dilakukan dengan lebih baik.

Sistem-sistem Aplikasi

1. Batch processing system (dengan form)

2. Order system by phine

You are asked to reviwe order entry system:

Kebutuhan tambahan item hanya dituliskan di dokumen sumber atau dokumen tambahan baru dan dibuat program baru tamb ahan. Tetapi CIO menganggap ada prioritas yang lebih penting.

Apa rekomendasinya, apa resikonya bagaimana test of controls dan gtest substantifnya.

Dengan bill-payment by-phone, pelanggan merekam:

Kode pelanggan

Account number

Creditor number

Amoun to be paod to creditor

Tanggal kapan jumlah tersebut harus dubayar

Mesin automated teller request setiap data item dengan metoda step-bypstep basis. Setelah item mengenai tanggal kapan jumlah tersebut hars dibayar telah diketikkan, mesin akan meminta nama credit baru. Harap dicatat bahwa nomor kreditor harus diotorisasi untuk pelanggan tersebut. Ia harus menulis surat atau menghubungi telpon ke Saving and Loan Association untuk memperoleh nomor kreditor baru.Pelanggan juga dapat menggunakan TouchTone telephone. Misalnya#9# when a credit number is requested, the customer terminates data entry #8# they can obtain their account balance. #4# the automated teller will repeat the las transaction entered.

Idemtify types of input errors that a customer colud make when using the system. What controls could be used to prevent, detect, and/or cofrrect these errors?

Dengan EDI:

Pelanggan mengirim order

Perusahaan mengirim a functional acknowlwdgment transaction to pelanggan mengkonfirmasikan bahwa order teklah diterima dan sudah sesuai den gan stndar EDI.

Konfirmasi tentang detain pesanan

Pelanggan mengeiim acknowlwdgment bahwa acknowlwdgment tentang order sudah diterima.

Jika pelanggan mau mertubah ia harus mengirim change request.

Mengirim acknowlwdgment tentang chane request tersebut.

SI pelanggan dicek authenticated, customer use pasword that are encrypted before they transmitted over communication lines to authenticate themselves. Diotorisasoi sesuai kredit limit.

Menurut IT staf hanya kode barang yang divalidasi dan yang lain tidak perlu dengan alasan: Pelanggan dipercaya dalam merekam data den gan komputernya, Pelanggan segera mengirium acknowledgementg segera setelajh mengirim order.

As internal auditor what is your evaluation/ You should consider the IT staff response in term of 4 objectives: assets safeguarding, data integrity, system effectiveness, and system efficiency.

Di Bagian EDP, pengendalian intern pengembangan sistem yang telah diterapkan ialah:

a. Pengembangan sistem dilaksanakan dengan Pendekatan System Development Life Cycle mengacu pada Waterfall model. Dalam pengembangan sistem, urutan pengembangan sistem yang dilakukan mengacu pada waterfall model, walaupun dalam prakteknya dapat disesuaikan dengan kondisi yang terjadi, secara garis besar dapat disimpulkan sebagai berikut:1. Feasibility Study (penilaian aplikasi yang diajukan dengan kriteria cost-benefit)2. Information Analysis (menentukan user requirement, kebutuhan informasi)3. System Design (merancang tata muka pemakai, file-file yang akan digunakan,

fungsi pemrosesan informasi yang akan dilakukan sistem)4. Program Development (perancangan, pemrograman, pengujian dan dokumentasi)5. Procedures and forms development (merancang dan mendokumentasikan

prosedur-prosedur dalam bentuk sistem untuk pengguna sistem)6. Acceptance Testing (pengujian akhir terhadap sistem dan persetujuan resmi dan

penerimaan oleh pengguna dan pihak manajerial). Dilaksanakan sistem pengetesan aplikasi dan percobaan terhadap spesifikasi sistem.

7. Conversion (perubahan dari sistem lama ke sistem baru). Tahap pelaksanaan konversi dari sistem lama ke sistem baru dengan parallel changeover.

8. Operation and Maintenance (pelaksanaan pengoperasian sistem diikuti modifikasi dan perawatan ringan terhadap masalah yang ditemukan).

Dalam kegiatan pihak pengembang (system developer) telah melakukan acceptance testing untuk mengidentifikasi error dan defisiensi sebelum hal tersebut berdampak luas, yaitu :pengujian program untuk memastikan akurasi, kelengkapan, dan efisiensi, pengujian terhadap keseluruhan sistem, pengujian terhadap seluruh sistem seperti antarmuka sistem, program dan prosedur oleh pengguna sistem. Dalam pelaksanaan pergantian dari sistem lama ke sistem baru pihak pengembang menerapkan cara parallel changeover, yaitu dimana untuk suatu periode yang ditentukan sistem lama dengan sistem baru dijalankan secara bersamaan guna pengujian efektifitas sistem baru, sehingga dapat mendeteksi masalah agar dapat dilakukan pengujian dan perbaikan tanpa menganggu pelaksanaan transaksi yang terjadi. Dalam pelaksanaan maintenance pihak pengembangan melakukan maintenance sebagai berikut: kesalahan logika yang ditemukan diperbaiki, perubahan dalam lingkungan sistem memerlukan modifikasi sistem, perubahan dilakukan untuk meningkatkan efisiensi pemrosesan. Konversi dilakukan dengan tanpa users training. Pelatihan terhadap user dalam pelaksanaan konversi dari sistem lama ke sistem baru tidak dilakukan.

Prosedur lain yang juga sudah diatur ialah mengenai permintaan/ perubahan sistem: Request for maintence to program harus dengan permintaan secara terulis dari users

(although users might be acting on the advice of the information staff who support their systems). Semua request dibuat dalam standard form dan di-submitted kepada Kepala Bagian EDP (KEdp).

Kecuali untuk permintaan yang benar-benar urgent, request baru akan direview tiap akhir minggu. Setiap Sabtu Kedp membuat daftar permintaan/perubahan aplikasi dan konsekuensi maupun time framenya untuk disampaikan ke unit masing-masing user.

Konsep pemikiran ini disusun berdasarkan saran staff programmer ahlinya. Surat-surat pemberitahuan tersebut harus dikontra sign sebelum dikerjakan.

Setiap bulan KEdp mengeluarkan laporan kepada CIO mengenai kegiatan maintenance yang sedang dikerjakan dan pengerjaannya. CIO membawa laporan tersebut ke rapat koordinasi steering committee.

Untuk setiap kegiatan maintenance yang disetujui, KEdp menunjuk programmer yang akan mengerjakan. Sedapat mungkin yang familiar dengan aplikasi tersebut. Pada saat yang sama memberi wewenang ke sistem analis untuk menyiapkan data test dan setelah pemrogramman selesai melakukan pengujian.

Programmer yang bersangkutan wajib melaporkan bila program telah siap di-release. KEdp mereview agar pemrogramman dan program tersebut compliance standard. Jika KEdp telah satisfy ia minta user yang minta perbaikan untuk mencoba dan melakukan pengetesan. Kadang-kdang proses ini menjadi semacam iterasi berulang: tes - perbaikan. Jika sudah disetujui ditandatangai acceptence form dan di release version of program.

Dari Segi Pengendalian Manajemen Sumber Data, dalam pengendalian sumber data telah adanya Data Base Administrator sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan data dan basis data, tetapi pada saat ini di perusahaan tersebut belum ada fungsi Data Administrator. Adapun pada pengendalian manajemen sumber data telah terdapat Data Base Administrator (DBA) yang berfungsi terhadap pengelolaan data dan basis data seperti: mendefinisikan data, membuat dan merawat database, memonitor operasinya. Untuk melaksanakan fungsinya, DBA melakukan pengendalian untuk mempertahankan integritas data (data integrity), yaitu :a. Pengendalian untuk memastikan basis data sesuai dengan definisi yang telah ditetapkan

(Definition Control).b. Pengendalian untuk memastikan keberadaan data dengan melakukan proses backup dan

recovery procedures (Existence Control).c. Pengendalian akses terhadap data dan basis data (Access Control).d. Pengendalian untuk memastikan pelaksanaan update data dan basis data pleh pihak yang

berotorisasi (Update control).e. Pengendalian untuk mengatur pelaksanaan update data yang sama pada waktu yang

bersamaan (Concurrency control).

f. Pengendalian untuk menjamin keakuratan, kelengkapan, konsistensi basis data (Quality Control).

Adapun dilihat dari segi pengendalian manajemen keamanan secara umum perusahaan telah memiliki prosedur back up yang dilakukan setiap hari. Disamping itu juga:a. Penggunaan password sebagai kontrol logikal terhadap pemakaian program dan file data

dengan menggunakan identifikasi pemakai.b. Menggunakan media penyimpanan back up data yaitu tape. c. Memiliki proteksi terhadap ancaman virus, menggunakan stabilizer pada peralatan

komputer.d. Belum melakukan enkripsi data pada media penyimpanan dan media komunikasi.e. Ancaman utama terhadap keamanan, terdiri dari :

o Kebakaran, pengendalian untuk antisipasi kebakaran ialah dengan disediakannya alat pemadam kebakaran berbentuk tabung di setiap lantai.

o Banjir, pengendalian keamanan untuk antisipasi banjir ialah penempatan ruangan server di lantai dua dan memastikan atap dan dinding ruangan yang tidak bocor.

o Perubahan sumber energi, antisipasinya dengan stabilizer dan UPS untuk meng-cover tegangan yang tiba-tiba turun sehingga dapat berpengaruh terhadap aset dan peralatan sistem informasi. Juga telah digunakan listrik diesel sebagai cadangan yang memerlukan selang waktu untuk kebutuhan listrik yang ada.

o Kerusakan struktural seperti gempa, angin ribut, dan lainnya yang dapat berpengaruh terhadap aset sistem informasi bila kerusakan tersebut terjadi.

o Akses pihak yang tidak berotorisasi, pengendalian manajemen keamanan untuk mengantisipasi akses pihak yang tidak berotorisasi dilakukan penggunaan password sebagai kontrol logikal terhadap pemakaian program dan file data dengan identifikasi pemakai. Namun tidak digunakannya alarm anti penyusup, dimana dapat membahayakan aset dan peralatan perusahaan dari tindakan pencurian dan perusakan. Selama ini belum pernah ada pelaksanaan review password serta perubahan yang telah dilakukan, dan tidak ada pergantian password secara rutin dalam periode waktu tertentu secara berkala.

o Virus, pengendalian untuk mengantisipasi virus dilakukan dengan penggunaan antivirus untuk menjaga keamanan data dan program.

f. Pengendalian Akhir, terdiri dari:o Rencana pemulihan bencana, dilakukan prosedur backup data setiap hari. Dan

media back up data juga disimpan terpisah dari lokasi perusahaan.o Asuransi, perangkat keras yang ada tidak diasuransikan.

Dilihat dari segi pengendalian manajemen operasi, telah dilaksanakan pengendalian dalam manajemen operasional, yaitu:a. Dukungan terhadap pengoperasian komputer setiap harinya.b. Pelaksanaan pengendalian terhadap jaringan.c. Kepastian terhadap jalannya persiapan dan pengentrian data.

Pada saat ini Saudara sedang menyelesaikan rancangan tentang sistem penjualan dan piutang. Pada minggu ini Anda harus menyampaikan usulan sistem tersebut, untuk itu sebutkan/jelaskan: sub-subsistemnya, unit & fungsi terkait, jenis transaksi apa saja yang dapat terjadi pada subsistem akuntansi ini dan dokumen yang digunakan, prosedur (dalam menggambarkannya gunakan flowchart), catatan akuntansi yang digunakan (jurnal umum/ khusus, buku besar, buku pembantu/kartu, sebutkan akun terkait selengkap mungkin), kode barang, kode pelanggan, pengendalian intern yang diperlukan (preventif/ detektif/korektif dan untuk menanggulangi resiko apa), serta laporan yang dihasilkan (katagorikan jenis laporannya, usersnya/level apa, dan jadwalnya). Bila perlu siapkan format laporan (atau sebutkan judulnya saja, yang dapat menggambarkan pokok isi laporan tersebut) yang Anda anggap penting untuk disajikan kepada para manajer dari berbagai level dan unit fungsional mana saja selain Pemasaran berdasarkan jenis penyediaan informasi yang sesuai. Untuk lebih meyakinkan, lampirkan juga desain format jurnal penjualan yang Saudara usulkan! Anda boleh mengajukan saran yang dianggap baik (meskipun tidak menjadi requirement users. Dalam hal ini Anda juga boleh membuat asumsi-asumsi, seolah-olah hasil dari data gathering dalam users requirement identification. Suatu sistem komputerisasi salah satu sub sistemnya adalah komputerisasi peneri-maan setoran/ penarikan tabungan. Nasabah mengisi formulir setoran/ penariakan tunai: Nomor tabungan (Notab), Nama Nasabah (Nama), Kode Setor/ Tarik (KoTrans), jumlah setoran/ penarikan dan (Jml-RPH), tanggal (TGL). FFormulir tersebut bernomor urut tercetak. Petugas bank teller menerima formulir dan mengetikannya ke komputer. Dalam pengetikan tersebut, petugas selalu mengetik ulang Notab (dua kali, yang pertama tidak terlihat dilayar). Petugas kelihatan terampil karena masing-masing telah dilatih dan diberi buku pedoman kerja. Akan tetapi kalau ia salah merekam nilai uang, maka ia harus minta supervisornnya untuk melakukan pembetulan. Petugas tidak boleh melakukan perubahan nilai Rupiah yang ada di file komputer. Pengelolaan front office bank tersebut cukup baik, komputer ditempatkan pada area front-desk yang terpisah dengan staf administratif lain, dan setiap teller yang bertugas dengan komputer diberi pass-word khusus. Mesin komputer tersebut juga terjaga dengan baik, bahkan di-asuransikan. Pada akhir jam kerja tiap-tiap bank-teller mencetak kegiatan berupa Daftar formulir yang direkam hari itu (sudah terprogram di komputer, tinggal perintah cetak saja) dan beberapa jenis laporan lain yang diberi identitas khusus. Tiapa jenis laporan dikirimkan untuk pihak yang berbeda.

Dalam operasinya bank mempunyai Kas keliling (mobil), dimana nasanah dapat menyetor/ mengambil uang jumlah kecil, dengan tetap mengisi formulir tersebut. Formulir-formulir setoran/ pengambilan itu tiap akhir jam kerja disusun per bundel + 20 lembar kemudian distaples dengan dilekati lembar kertas rekap pada halaman-1, yang berisi nomor bundel, jumlah lembar formulir dalam bundel tersebut, jumlah uang setorang/ penarikan. Selanjutnya formulir diserahkan ke kantor cabang untuk diolah dengan komputer secara sistem batch processing system.

General ControlPBs meminta Anda untuk menguji kelayakan pengendalian keamanan (security control) atas lokasi yang baru dibangun sembilan bulan lalu sebagai lokasi penyimpanan fasilitas mainframe komputer.Pada saat pertama melihat, fasilitas baru ini terlihat mengesankan. Fasilitas yang dibeli oleh Perusahaan, sebelumnya adalah sebuah gudang tua. Untuk menyamarkan gudang itu, bagian depan bangunan yang terbuat dari kayu dibiarkan, tapi interior ruangan dalam telah direnovasi total dengan tujuan mengamankan fasilitas penyimpanan. Lokasi gudang dan kegunaannya hanya diketahui oleh sejumlah orang yang merupakan karyawan perusahaan. Orang-orang ini telah menandatangani perjanjian rahasia sehubungan dengan kegiatan dan lokasi gudang.Sebagai bagian dari review kontrol secara phisik, anda menguji kelayakan kontrol untuk mencegah dan mendeteksi kebakaran. Pada saat Anda berkeliling di ruangan komputer, Anda melihat bahwa disana tidak ada alat pemadam api manual (hand-held fire extinguisher) yang ditempatkan pada lokasi yang strategis di ruangan tersebut. Anda menanyakan kepada manajer operasi tentang kelemahan ini. Dia meyakinkan Anda, bahwa hal ini bukanlah suatu kelemahan dari kontrol. Dia memberitahukan Anda bahwa di ruangan telah dipasang system pendeteksi panas yang sangat canggih yang dapat mendeteksi api yang sangat kecil sekalipun. Segera setelah api dideteksi, system pemadam api akan mengeluarkan gas penghalau api kedalam ruangan dalam waktu 30 detik setelah api dideteksi. Operator telah diinstruksikan untuk membersihkan ruangan secepatnya pada saat alarm berbunyi karena gas penghalau api adalah beracun.Pada akhirnya, manajer operasi berargumentasi , bahwa pemadam api manual tidak diperlukan. Tapi dilain pihak manajer operasi berpendapat bahwa akan sangat berbahaya bagi operator jika terlambat atau tidak segera meninggalkan ruangan dari ruangan komputer setelah alarm berbunyi.Ketika Anda mewawancarai beberapa operator tentang prosedur evakuasi kebakaran yang telah dijelaskan oleh manajer, memang mereka sudah sangat jelas dan sangat paham dengan prosedur-nya dan mereka secara teratur berlatih evakuasi. Salah satu supervisor operator bercerita bahwa enam bulan lalu terjadi kebakaran yang disebabkan oleh listrik di ruangan komputer. Prosedur evakuasi berjalan dengan lancar dan alarm kebakaran dan system penghalau api bekerja dengan sempurna. Hanya kerusakan ringan yang terjadi akibat dari kebakaran tersebut, dan tidak ada orang yang terluka.Diminta :Sampai dengan tahap ini, apa kesimpulan Anda tentang kelayakan kontrol seperti yang dijelaskan oleh manajer operasi ?

Aplication Control, Input Control Berdasarkan form Employee Master dan Employee Pay di aplikasi, isilah masing-masing field dengan kondisi berikut ini :

Field KondisiEmp No 1. Entri dengan sembarang angka sebanyak 4 digit

2. Entri dengan sembarang angka sebanyak 7 digit3. Entri dengan alfanumerik sebanyak kurang dari 5 digit, 5 digit dan lebih

dari 5 digit4. Entri dengan : 234355. Untuk setiap ke-empat entri diatas, lengkapilah field-field lainnya dan

tekan tombol OKAccount No 6. Isi dengan angka sembarangDept Code 7. Entri dengan kode departemen yang tidak terdapat dalam MasterDept.

8. Entri dengan alfanumerikEmp Stat 9. Entri dengan kode status yang tidak terdapat dalam MasterStatus

Salary Level 10. Entri salari tanpa format angka (titik atau koma)11. Entri salari yang tidak terdapat dalam MasterBasicSalary

Basic Salary 12. Entri salari tanpa format angka (titik atau koma)Start 13. Entri untuk tanggal yang out of range, misalnya 30 Februari

14. Entri jika posisi tanggal terbalik (tidak dd/mm/yy)Quit 15. Entri untuk tanggal yang out of range, misalnya 30 Februari

16. Entri jika posisi tanggal terbalik (tidak dd/mm/yy)

Tugas 2Setelah Anda melakukan uji coba entri diatas, lakukanlah analisa terhadap : Resiko yang akan terjadi jika tidak diterapkan suatu pengendalian dalam aplikasi

penggajian tersebut, Tingkat (level) resiko menjadi tiga (3) tingkat yaitu rendah (low), menengah (medium),

tinggi (high). Kerugian yang akan dialami jika resiko yang telah disebutkan terjadi (satu resiko bisa

mengakibatkan banyak kerugian).Selain itu berikan juga : Usulan pengendalian (control) yang harus diterapkan dalam aplikasi penggajian. Data tes untuk memeriksa kesesuaian dalam pelaksanaannya.

Process Control

Buatlah dalam kertas kerja (worksheet) yang telah disediakan, yang berisi kolom-kolom sebagai berikut :

WORKSHEET – APPLICATION CONTROL CHECKSModul/Menu : Employee Data Maintenance

Application : Payroll SystemData Files : EmployeePayTopik/Field

NameResiko Level Resiko

(Low,High, Medium)

Kerugian Usulan Pengendalian

Data Test

Entri-lah data di bawah ini dalam form Pendataan Master Employee dan Pendataan Employee Pay

EMPNO EMPNAME ACCOUNT

DEPT

STATUS

BSC_SALARY

LEVEL START QUIT

23435AHMAD ENDHY

69012078.0.13812.114 69 K0 4617000 7 3/4/95  

23445 YALI69012078.0.13813.111 69 K0 3684000 5 3/4/95  

23488 PAULANA61323078.0.12396.116 61 K3 4617000 7 3/4/95  

23528 WARNO61222078.0.12025.118 61 K0 4461000 6 3/5/95  

23539 M SAID61214078.0.11710.118 61 K0 4461000 6 3/5/95  

23541 RADIN61323078.0.12397.112 61 K2 3684000 5 3/5/95  

23553 SOLEHAN61210078.0.11520.114 61 K3 4461000 6 3/5/95  

23564 P SUKIMIN63101078.0.13472.119 63 K3 5173000 8 3/5/95  

23566 FATONI61611078.0.13326.112 61 K2 3684000 5 3/5/95  

23579 SARIO63113078.0.13663.119 63 K1 3684000 5 3/5/95  

23580 TUKIMIN69012078.0.13812.114 63 K1 3684000 5 3/5/95  

23589 MUSLI61611078.0.13327.119 61 K0 3684000 5 3/5/95  

23612 M SOLEH61210078.0.11521.111 61 K1 3567000 4 3/6/95  

23613 JASIMUN61210078.0.11522.117 61 K0 3684000 5 3/6/95  

23656LILIK SUWITO

63113078.0.13664.115 63 K2 3684000 5 3/6/95  

23695 MUHDI61434078.0.12981.116 61 K1 4461000 6 3/6/95  

23714SAIRIN SUSANTO

61533078.0.13273.116 61 K3 4461000 6 3/7/95  

23716 A SYARIF61020078.0.11065.115 61 TK 4617000 7 3/7/95  

23723 SUKIRMAN63110078.0.13506.111 63 K3 3684000 5 3/7/95  

23724 MADIO63113078.0.13665.111 63 K0 3684000 5 3/7/95  

Lakukan perhitungan monthly salary untuk data diatas, dan entri ke field monthly salary yang ada pada form Pendataan Employee Pay.

Berikan tanda pada menu “Detail Perhitungan”

Tugas 2

Berdasarkan “detail perhitungan” yang ditampilkan, lakukan : Pengecekan terhadap keakuratan proses (perhitungan, pembacaan data dalam table dll) Penyusunan laporan atau summary jika ada kesalahan proses (untuk mengerjakan ini,

disediakan kertas kerja). Berikan usulan perbaikan terhadap kesalahan – kesalahan yang terjadi atau langsung

melakukan peng-entrian untuk memperbaiki kesalahan (jika terdapat kesalahan entri).

Berikut ini adalah contoh dari kertas kerja (worksheet) yang diperlukan.

WORKSHEET – INTERNAL CONTROL CHECKSApplication : …………………………

Area :

Proses Resiko / Ancaman Level Resiko(Low,High, Medium)

Kerugian Usulan Pengendalian

Berikut ini data lembur (overtime), yang dapat digunakan untuk menghitung monthly salary.

EMPNO OT_HOURS EMPNO OT_HOURS EMPNO OT_HOURS23435 23 23843 3 24083 -1223445 34 23852 -11 24093 5423488 12 23853 54 24094 1223528 31 23854 12 24095 923539 102 23858 9 24106 7823541 45 23860 78 24113 3423553 -12 23861 11 24123 1223564 54 23866 3 24125 7823566 12 23875 65 24126 2323579 9 23893 23 24136 3423580 78 23898 34 24144 1223589 11 23899 12 24147 3123612 5 23905 31 24149 10223613 3 23910 102 24152 4523656 250 23920 45 24153 7623695 65 23922 7623714 23 23923 4523716 34 23924 323723 12 23928 6523724 31 23929 2323726 102 23930 3423730 45 23933 1223734 76 23942 3123735 45 23950 10223737 -11 23951 45

23742 54 23966 7623745 12 23974 4523747 9 23978 -1223763 78 23986 5423765 12 23989 1223766 11 23990 923773 23 23992 7823775 34 24007 1123776 31 24028 523778 102 24033 323787 45 24035 1223807 54 24038 3123810 12 24040 10223822 201 24050 4523823 78 24056 7623825 11 24057 4523828 5 24074 7623838 3 24080 45

Database

Buatlah keterkaitan antar file yang digunakan dalam aplikasi penggajian, yaitu :

o EmployeeMastero EmployeePayo MasterDepto MasterBasicSalaryo MasterStatuso MasterIncomeTaxRatio

Gunakan kertas kerja yang telah disediakan.

Setelah membuat keterkaitan antar file, Anda diminta untuk mereview kelemahan struktur table yang ada.Berikan usulan perbaikan Anda.

PT menggunakan sistem order berbasis komputer. Equipment sites placed order den gan menggunakan komputer. Perusahaan juga akan mengimplementasikan sistem pembayaran melalui telpon (phone cash receipt system). Sistem tersebut memungkinkan pelanggan merekam bill payment transaction, transfer fund ke rekening rekening pertusahaan dalam rangka pembayaran utang dagang pelanggan. A voice feedback system akan memberikan panduan ke nasabah dalam mengoperasikan sistem ini langkah demi langkah. Misalnya, tanggal pembayaran dan jumlah yang harus dibayar. Seluruh data tersebut dientri dengan menggunakan Touch-Tone telephone.

Anda diminta membrikan saran dalam kaitannya dengan kontrol akses (boundary controls), khususnya:

o Cek bahwa nasabahnya valid

o Nasabah hanya diizinkan melakukan funds transfer dari rekening yang telah memperoleh otoriasi saja

o Tidak overdraw

Inisiasi Systems DevelopmentBanyak persoalan yang dihadapi oleh perusahaan yang antara lain disebabkan

beberapa aspek yang berkaitan dengan pengambilan keputusan yang kurang tepat akibat informasi yang dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan. Manajemen berpendapat bahwa salah penybabnya adalah diakibatkan karena sistem informasi akuntansi (an inadequate accounting information system). Pada saat ini dibentuk suatu posisi director of information systems atau chief of information oficer (CIO), karena manajemen merasakan bahwa terdapat masalah dan salah satu pemecahannya perlu dilakukan harmonize dan update pada accounting information system yang terasa kurang coordinated dan dinformasi yang dihasilkan banyak yang obsolete.

Manajemen menunjuk steering committee untuk mengkoordinasikan suatu long-range systems development program atau lebih tepat lagi disebut information technology plan (IT Plan). Manajemen menginstruksikan committee untuk menyusun strategic systems plan, yang terdiri dari proyek-proyek pengembangan sistem yang dapat diidentifikasikan. Manajemen berpendapat perlu dilakukan downsize the company’s information systems, migrasi aplikasi dari centralized mainframe ke micro-baased local-area network (LAN). Dalam hal ini steering committee perlu membuat alasan justifikasi atas hal terebut. CIO yang merupakan wakil ketua steering committee untuk:

a. Memberikan penjelasan atas reasons mengepa a perlu dipilih sistem distributed LAN dan micro-based dibandingkan dengan centralized mainframe.

b. Define apa yang dimaksud dengan terminologi “micro-based-local-area network (LAN)” dan jelaskan komponen-komponen utamanya serta model configurations-nya.

c. Sebelum keputusan diambil, perlu dibuat informasi pendukung keputusan yang berupa cost/ benefits, pertimbangan-pertimbangan dan resiko information systems downsizing tersebut.

Steering committee membrikan kiat, paling tidak beberapa tipe general control(s) yang paling efektif dalam bentuk preventif atau detektif dari resiko sebagai berikut:

a. Petugas gudang menemukan bahwa beberapa part tertentu out of stock, padahal menurut kartu persediaan barang pada fungsi akuntansi terdapat cukup banyak persediaan barang di gudang.

b. Manajer Pembelian memesan barang yang sebetulnya tidak atau kurang diperlukan, atau jumlahnya berlebihan.

c. Departmen Internal audit menemukan pembatasan ruang lingkup pemriksaan dari pimpinan perusahaan, sehingga hal itu berakibat tidk tercapainya tujuan audit.

c. Manajemen minta ke the audit department untuk melakukan audit terhadap implementation sistem kode yang baru saja dideain pada akhir-akhir ini dan pada pemeriksaan terhadap aplikasi kom puter ternyata diketemukan perbdaan dalam penerapannya.

d. Seorang internal auditor, pada akhir-akhir ini diberhentikan.

e. Dalam computer information systems audit yang sudah terjadwal berkala, diketmukan complicated programming algorithm yang dapat berakibat pada biaya computer-time. The amount added accounted for 95 percent of the net income for the division for the most recent year. Upon further investigation, the CISA finds that only the marketing manager, the division manager, and the programmer know of the algorithm. The firm has a separate division to investigate fraud. The auditor communicates with management and the special investigation division. The investigation is turned over to that group. However, after a month, it becomes apparent that senior management has instructed the group to “not make waves” and to drop the investigation.

f. Internal auditor mempersiapkan audit pada firm’s automated payroll application. Mereka menentukan ruang-lingkup audit yang mencakup hal-hal seperti: perhitungan gaji, upah,

potongan-potongan, pajak penghasian, dan paycheck distribution.

Identifikasikan apakah program kerja audit berkut perlu dilakukan.

a. Review program yang berkaitan dengan rumus-rumus atau cara perhitungan gaji dan upah.

b. Review sample yang mencakup time cards dan lembur.

c. Review rates gaji dan upah tahun-tahun sebelumnya.

e. Lakukan rekonsili antara jam kerja pada time card menurut Produksi dan yang ada di komputer.

f. Analisis pajak-pajak yang berkaitan dengan penghasilan.

k. Review kesesuaian antara file payroll dengan file personnel.

l. Review procedur yang berkaitan dengan paychecks.

The computer department has a minicomputer system with two 50-gigabyte disk drives, 15 networked microcomputers, and two printers. The computer system is used for order processing, billing, accounts receivable and payable, inventory, sales analysis, and the general ledger. Most of the applications are interactive. Payroll has been outsourced to a data processing service bureau, and the fixed asset system is manual. All systems development is done by the equipment/software supplier. Several weaknesses in the automated information systems’ general controls were noted, as follows.

a. Rekonsili batch totals dilakaukan oleh computer department’s manager.

b. Semaua dokumentasi yang berisi run manuals disiapkan oleh software vendor.

d. Program changes request dilakukan oleh computer department’s manager dilaksanakan serta di tes oleh software vendor. Tanpa formal approvals.

e. Tanpa user passwords; semua microcomputers dapat diakses applikasinya secara on-line.

Identify the criteria that the external auditor would use to determine whether the firm’s internal control structure is adequate. Describe the review and evaluation steps or phases in the audit process. Explain what the external auditor reviews to gather evidence during each of these steps or phases of an internal control structure study, assuming that the firm’s information system is automated. Recommend a corrective action to be taken by Sylvan Engineering dan apa dampaknya.

The accounting clerk would enter the salesperson’s name into the terminal, together with the requested expense amounts and account numbers to which the amounts would be charged. An on-line program would process the data and, if valid, print a check on presigned blank-check stock kept in the printer. Assume that the firm’s computer system contains an on-line file pertaining to salespersons’ expense reimbursements and earnings, as well as an on-line general ledger file. List several general controls that are needed in the proposed expense-reimbursement procedure. b. Identify specific transaction controls that are needed in the proposed procedure, organized by authorization, recording, editing, processing, and output controls. Include under editing controls several programmed checks that should be applied (including transmission and processing logic checks) and the elements of data to which the checks should be applied. Employ a controls matrix similar to Figure 8-13 to list these programmed checks

Manajemen baru PT. Auto melakukan tender untuk permintaan jasa/layanan audit. Kantor layanan jasa audit KAP menang tender tersebut dan akan menangani audit yang pertama di klien yang baru ini. Anda sebagai auditor senior di KAP tersebut, bertanggungjawab untuk mengukur sistem pengendalian fungsi sistem informasi klien. Anda saat ini melakukan kegiatan audit untuk mendapatkan gambaran struktur kontrol internal PT. Auto.

Dalam mempelajari/ mereview pengendalian Top Management, anda menemukan turnover manajemen puncak cukup besar (25%) dalam waktu 12 bulan. Sebagai tambahan 2 orang vice president Sistem Informasi keluar dan masuk pada periode yang sama. Vice president Sistem Informasi saat ini dipilih 2 bulan yang lalu. Ia di rekrut ke posisi ini setelah 25 tahun berpengalaman sebagai manager Sistem Informasi di perusahaan retail kecil. Ketika anda mereview data karyawan, anda mendapatkan bahwa kondisi karyawan saat ini berbeda dan lebih sedikit dari keadaan saat didirikan pada 10 tahun pertama. Turnover selama periode ini menurun (3%), bahkan ada orang yang sama yang bekerja di bagian Sistem Informasi sampai masa pensiun. Ia tiba2 keluar mendadak setelah manajemen baru mengambil alih. Ketika anda ingin menginterview karyawan Sistem Informasi, anda mendapatkan banyak yang tidak mempunyai komitmen pada perusahaan. Banyak dari mereka yang kelihatannya bekerja sampai larut malam untuk menangani banyak proyek yang berbeda. Mereka kelihatannya seperti ketakutan dan tidak fokus. Beberapa dari mereka juga tidak pasti tentang apa yang manajemen dan user inginkan dari sistem yang mereka disain dan implementasikan. Saat interview dengan seorang wanita yang sudah bekerja beberapa tahun, ia mengatakan secara tidak langsung bahwa “pikirkan tidak hanya apa yang mereka kerjakan”. Ia menolak ketika anda meminta dia menjelaskan apa maksudnya. Things aren’t what they used to be.

Anda perhatian (concern) terhadap temuan anda yang mempunyai implikasi terhadap audit berikutnya. Anda mencatat bahwa semua sitem keuangan PT. Auto berdasarkan paket software dibeli dari vendor luar yang sudah terkenal. Pengembangan software internal difokuskan untuk aplikasi engineering untuk mendukung penelitian dan desain, implementasi dan operasional robot.

Diminta :

1. Buat Laporan hasil temuan audit anda dan pengaruhnya terhadap perusahaan.

2. Bagaimana saran anda kontrol yang seharusnya dilakukan dalam fungsi Sistem Informasi di PT. Auto?

a. Salah satu contoh penyalahgunaaan komputer adalah kasus yang melibatkan anak muda bers=nama Jerry Svhneider (JS).JS punya a flair for elektronik. Pada saat ia meninggalkan sekolah menengah atas ia telah membentuk perusahaannya untuk memasarkan penemuannya. Perusahaannya juga memasarkan refurbished Western electrictelephone equipment. Pada tahun n1970 ia telajh membuat skenario dimana Pacific Tlephone di LA akan menmasok padanya kebutuhan barang-barang dengan free. PT menggunakan sistem order berbasis komputer. Equipment sites placed order den gan menggunakan a toch-tone card dialer.

(Halaman 27 Weber)

Hal-411

Perusahaan juga akan mengimplementasikan sistem pembayaran melalui telpon (phone cash receipt system). Sistem tersebut memungkinkan pelanggan merekam bill payment transaction, transfer fund ke rekening rekening pertusahaan dalam rangka pembayaran utang dagang pelanggan. A voice feedback system akan memberikan panduan ke nasabah dalam mengoperasikan sistem ini langkah demi langkah. Misalnya, tanggal pembayaran dan jumlah yang harus dibayar. Seluruh data tersebut dientri dengan menggunakan Touch-Tone telephone.

Anda diminta membrikan saran dalam kaitannya dengan kontrol akses (boundary controls), khususnya:

o Cek bahwa nasabahnya valid

o Nasabah hanya diizinkan melakukan funds transfer dari rekening yang telah memperoleh otoriasi saja

o Tidak overdraw

Audit Trail Controls in Boundary Environment

Dua jenis audit trail yang seyogyanya ada pada setiap subsistem, yaitu: jejak audit akuntansi untuk memelihara catatan tentang tiap kegiatan/transaksi pada subsistem tersebut, serta jejak audit operasional untuk maintain record penggunaan sumberdaya yang terkait dengan kegiatan yang terjadi pada subsistem tersebut.

Accounting Audit Trail:

o Identify of the would be user of the system

o Authentication information supplied

o Resources requested

o Action priveledge requested

o Terminal identifier

o Start anfd finish time

o Number of sign-on attempts

o Resources provide/denied

o Action priviledge allowed/denie.

Audit trail mechanism ini digunakan:

o Secara peridik direview

o Dibuat laporan series mengnai nasabah/pelanggan tertentu

o Dikaji apakah ada transaksi yang ada indikasi ubnormal

Dapat dilakukan juga dengan software semacam intrusion detection system yang membandingkan current behavior dengan pas behavior.

Opoerational Audit Trail

Sebagain besar data dari audit trail akuntansi dapat juga digunakan untuk audit trail operasional. Misalnya start-finish time dapat dianalisa mengenai kewajaran penggunaan computer time, dan sebagainya.

Processing Controls

o Validation checks

Level Type of check Explanation

Field Overflow Computation field but not zeroized

Range

Record Reasonableness Marital status and sons/daugters

Sign

File Crossfooting

Control totals

o Problem with programming style

Handle rounding correctly

Print run-to-run control totals

Minimize human intervention

Understand hardware/software numerical hazards

Use redundant calculations

Avoid closed routine

Audit trail controls

o Accounting audit trail

Terdapat tipe-tipe transaksi tertentu yang men-trigger transaski lainnya, misalnya layanan order dapat mengenerate back-order atau purchase requisition. Auditor harus waspada.

Jika program performs suatu set kalkulasi yang kompleks, maka harus segera terdapat record yang dapat dievaluasi kesesuaian antara inpu-proses-outputnya.

o Operational audit trail

Content of the operation audit trail

a. Resources consumption

Hardware (used of CPU, peripheral, memory, storage, communication facilities)

Software (used of compilers, subroutine library, mana-gement facilities, communication software)

Data (file accessed, frequency of access to data items, ways data used, number of back-up made)

Personnel (number of operators intervention required, use of off-line storage).

b. Data related to security sensitive events

Data collectedv related to logging, password or access priviledge can be evaluate.

c. Hardware malfunctions

d. User specified events

Exixtence controls : checkpoint and restart controls

Database controls

1. Access controls

a. Discretionary access controls

b. Mandatory access control

c. Some implementation issues

2. Integrity controls

a. ERD Model Integrity constraints

b. Relational model Integrity constraints

c. Object data Integrity constraints

3. Application software controls

a. Update protocols

b. Report protocols

4. concurrency controls

a. Nature of the shared data resources problem

b. The problem to deadlock

c. Solutions to deadlock

d. Preventing deadlock

e. Distributed databse concurrency controls

5. Cryptographic controls

6. File mhandling controls

7. Audit trail control

a. Accunting audit trail

b. Operational audit trail

8. Existence controls

a. Grandfather, father, son strategy

b. Dual recording mirroring strategy

c. Dumping

d. Logging

e. Resedual dumping

f. Differential files/shadow paging

1. Access controls

a. Discretionary access controls

b. Mandatory access control

c. Some implementation issues

2. Integrity controls

a. ERD Model Integrity constraints

b. Relational model Integrity constraints

c. Object data Integrity constraints

3. Application software controls

a. Update protocols

b. Report protocols

4. Concurrency controls

a. Nature of the shared data resources problem

b. The problem to deadlock

c. Solutions to deadlock

d. Preventing deadlock

e. Distributed databse concurrency controls

5. Cryptographic controls

6. File mhandling controls

7. Audit trail control

a. Accunting audit trail

b. Operational audit trail

8. Existence controls

c. Grandfather, father, son strategy

d. Dual recording mirroring strategy

e. Dumping

f. Logging

g. Resedual dumping

h. Differential files/shadow paging

Output Controls

1. Inference controls

a. Conceptual foundation

b. Restriction control

c. Perturbation Controls

2. Batch Output Production and Distribution controls

a. Stationary Supplies Storage Controls

b. Report Program Execution Controls

c. Queuing/Spooling/Printer0file Controls

d. Printing Controls

e. Report Collection Controls

f. User/Client Services Review Controls

g. Report Distribution Controls

h. User Output Controls

i. Storage Controls

j. Retention Controls

k. Destruction Controls

3. Batch Report Design controls

4. Online Output Production controls

a. Source Controls

b. Distrinution Controls

c. Communication Controls

d. Receipt Controls

e. Disposition Controls

f. Retention Controls

g. Deletion Controls

7. Audit trail control

i. Accunting audit trail

j. Operational audit trail

8. Existence controls

Sistem informasi berbasis komputer yang sudah dilaksanakan ialah sistem informasi akuntansi (terdiri sub-subsistem: revenue cycle, production cycle, expenditure cycle, payroll, dan general ledger accounting), dan sistem informasi manajemen persediaan. Kegiatan sistem berbasis komputer lainnya ialah: engineering design, pengolahan data market research, personnel, dan cash management. Processing of transactions pertaining to the first four preceding activities, plus payroll and general ledger accounting, is aided by two computers. One of these computers is located within the accounting function, and the other within the production function. Magnetic disks are employed for on-line storage of files. The following sections describe briefly the current processing, including key documents, outputs, and files. (In addition, Exhibit A-2 contains measures of activity relating to the following procedures.) Pengolahan data transaksi yang terkait dengan aktivitas akuntansi dan daftar gaji dilaksanakan dengan komputer mainfrane yang ditempatkan pada Divisi Administrasi Keuangan. Sedangkan aplikasi komputerisasi yang lain dilakukan dengan komputer yang berada pada Divisi Produksi. Data disimpan pada sotarge berupa disk magnetis yang merupakan media penyimpanan data yang on-line ke central processing unit komputer induk tersebut.Revenue Cycle

Para salespersons secara periodik mengunjungi para pelanggan dan pihak-pihak lin yang secara prospektif berpotensi menjadi pelanggan pada area atau wilayahnya. Setiap salesperson dilengkapi dengan computer note-book, handphone GPRS lengkap dengan bluetooth untuk fasilitas akses internet di lokasi penjualan dan kode akses tertentu. Setelah mempeoleh order pembelian, salesperson tersebut akan membuka web-based formal sales orders yang secara otomatis akan diterima oleh Petugas penjualan dim perusahaan tersebut, untuk kemudian dicetak dalam quadruplicate. Aslinya dikirimkan kepada pelangan tersebut, dan salah satunya disimpan di Bagian Penjualan sorted per nama pelanggan. Pada akhir hari kerja, seluruh dokumen sales order yang dicetak hari itu dikirim ke Bagian Kredit dalam bentuk per batch of orders (consisting of two copies of all orders prepared that day).

Pada saat sales order tersebut diterima, kemudian dilakukan verifikasi khususnya mengenai kelengkapan data dan akiurasi mekanis, dilakukan oleh para petugas pelaksana (klerk) berdasarkan alokasi nomor yang didistribusikan oleh Kepala Seksinya. Selanjutnya tiap order juga dicek mengenai status kredit dari pelanggan yang bersangkutan. Apabila segala sesuatunya telah sesuai dengan yang seharusnya, maka masing satu copy tiap sales order tersebut dikirimkan ke Bagian Pengawasan Persediaan dan Bagian Penagihan.

Dengan menggunakan computer printouts of product status sebagai referensinya, inventory control clerks menentukan apakah barang persedian cukup tersedia untuk memenuhi permintaa pembelian tersebut.Dalam hal ini selalu akan diperiksa apakah barang dapat diambilkan/dikirimkan dari gudang yang terdekat dengan lokasi pekanggan tersebut (dan intruksi pengiriman barang dikirim ke gudang tersebut).

In either case, the goods are picked and readied for shipment, based on the order. A shipping report and bill of lading are prepared, and the order is shipped. A copy of the shipping report is enclosed with the shipment as a packing slip, and another copy is returned to the billing department. If sufficient inventory is not available to fill the order in its entirety, the inventory control clerk prepares a back order, which he or she routes to the production planning and control department.

On the receipt of a shipping report, a billing clerk pulls the department’s copy of the sales order from a file, verifies that the product numbers and quantities match, and notes the shipping date and prices on the order copy. Next he or she sends the order copy (together with the other orders processed that day) to the data preparation section in the accounting data processing department. The orders then are keyed onto magnetic tape, edited, sorted, and

processed against the accounts receivable and finished-goods inventory (product) master files. Sales invoices are generated as outputs from this processing, together with an open sales invoice file on magnetic disk.* Two copies of each sales invoice are mailed to a customer, two other copies are sent to the sales order department and the appropriate regional sales office, and a fifth copy is filed alphabetically. All cash receipts from customers are received in the mail room at the home of-fice. There they are opened and listed on a special form. Then the checks are routed to the cashier, together with a copy of the list. The cashier prepares a bank deposit slip in duplicate, endorses the checks, and delivers the deposit to the bank the next morning. A copy of the deposit slip is returned to a file in her office. Another copy of the listed receipts is sent to the credit department, where a clerk enters the customer numbers that correspond to the listed names and addresses. The clerk forwards the list to the data preparation section, which keys the receipts data onto magnetic tape. The transaction data are then sorted and processed against the accounts receivable master file once each day. At the end of the month the accounts receivable master file is processed to produce an accounts receivable aging schedule, which is sent to the credit manager, and statements, which are mailed to customers.

Production Cycle

Products are manufactured either for inventory or to fill back orders. The overall production level generally is based on a sales forecast made by the marketing function. However, back orders occur because of out-of-stock conditions, and they must be fitted into the schedule. In fact, back orders are given priority in order to pacify unhappy customers.

Production operations are triggered when the production planning and control department receives production authorizations or back orders. The production authorizations are prepared by comparing forecasted sales levels with current levels of finished-goods inventory on hand and are issued jointly by the production superintendent and the inventory control manager.* Back orders are prepared, as described earlier, on the basis of orders that cannot be filled. The production planning and control department then obtains the bills of materials from the engineering function and explores the production requirements to determine materials and parts requirements. With the materials and parts requirements in hand, a production planning clerk checks a computer printout of materials and parts inventory on hand. If the materials and parts on hand are adequate for a particular product, the clerk schedules a production run (based on available labor and machines). As each scheduled date nears, the clerk sends the affected production authorizations and back orders to the data preparation section of the production data processing department. There the production requirements data are keyed onto magnetic tape, sorted by product number, and processed to produce numbered production orders, materials requisitions, and move tickets. Files used in this processing run (all on magnetic disk) are the bill-ofmaterials file, the operations list file, the open production order file, and the work-in-process inventory master file.

Copies of the materials requisitions are sent to the materials storeroom, which then delivers materials and parts to the designated production departments. Copies of the production orders and the move tickets are sent to the first production department involved in the manufacturing process (usually the fabricating department). Copies of production orders are also sent to the cost accounting department, and copies of materials requisitions are kept in the data processing department for inventory processing. As work is completed on an order in a department, a move ticket is returned to the production planning and control department. At the end of each day, all returned move tickets are batched and forwarded to the data preparation section. There the move ticket data are keyed onto a magnetic tape, sorted by production order number, and processed to produce a daily production status report. The open production order file is updated during the processing. In separate daily processing steps, the materials requisitions are batched, keyed onto a magnetic tape, sorted by material-part number, and processed to update the raw-materials inventory master file. Then the materials requisitions are re-sorted by production order number and processed (together with labor job-time tickets forwarded from work centers and sorted in a like manner on a separate magnetic

tape) to update the work-in-process inventory master file.

When a production order has progressed through the fabrication and assembly departments, the units of completed product are inspected. Those units that pass inspection are released to the finished-goods warehouse, and copies of the order release are sent to the production planning and control department and the cost accounting department. From the central warehouse the finished products are shipped, via stock transfer notices, to the three remote warehouses as needed to replenish stocks. The production planning and control department records the completion and then sends the releases to the data preparation section. There they are keyed onto a magnetic tape, sorted by product number, and processed against the finished-goods and work-inprocess inventory master files, as well as the open production orders file. A completed production orders report is also printed; it includes the costs charged to each order. When the materials and parts needed to manufacture particular products are not available, the production planning and control clerk prepares purchase requisitions. These requisitions are sent to the purchasing department.

Expenditure Cycle

A wide variety of expenditures, ranging from utilities to insurance, are necessary. Expenditures for raw materials and parts, as well as subassemblies, are particularly significant, since the products manufactured by the firm require a high level of precision. Thus the procedure pertaining to the purchases of such items and the disbursements for them is another of the critical transaction cycles within Datacruncher.

Purchases are initiated by either production planning and control clerks or inventory control clerks. The former clerks issue purchase requisitions when they note that materials and parts are not adequate for upcoming production runs, whereas the latter clerks issue similar documents when their experience suggests that the on-hand quantities of particular items have declined to reorderable levels. On the basis of these purchase requisitions, buyers in the purchasing department select suppliers who are known to be reliable and enter their codes on the requisitions, together with acceptable prices for the items to be ordered. The requisitions are then forwarded to the data preparation section in the production data processing department. There they are keyed onto a magnetic tape, sorted by supplier number, and processed to produce purchase orders. During subsequent runs, the raw-materials inventory master file and the open purchase order file are updated. The purchase orders are then signed by the purchasing manager and mailed to the suppliers. Copies of the purchase orders are forwarded to the receiving department and the accounts payable department, and a fourth copy is filed by supplier name in the purchasing department.

When ordered materials and parts arrive at the receiving dock, receiving clerks pull the purchase order copies from their file. Then they count or weigh the items and prepare receiving reports. The items are next transferred to the materials storeroom, and the initialed copies of the receiving reports are sent on to the accounts payable department and filed. Another copy of each receiving report is sent to the data preparation section of the data processing department, and a third copy is filed numerically in the receiving department. In the data preparation section, the receiving reports are keyed onto a magnetic tape, sorted by material-part number, processed to update the raw-materials inventory master file, resorted by purchase order number, and processed to update the open purchase order file.

When suppliers’ invoices arrive in the accounts payable department, clerks pull the receiving reports and purchase orders from the file and compare the documents. After completing their vouching of the invoices, they prepare disbursement vouchers, record them in a voucher register, and file all the documents together by payment due date.

Each day other clerks pull the vouchers due for payment that day and send them to the data preparation section of the accounting data processing department. There the payment data are keyed onto magnetic tape, sorted by supplier account number, and processed to produce check vouchers and a check register. The accounts payable master file is also updated during

this run; in effect, each affected supplier’s account is credited to reflect the obligation and debited to reflect the payment.

Inventory Management

The firm maintains three inventory files. The raw-materials inventory master file is updated to reflect orders for materials and parts, as well as receipts from suppliers and issues into production. The finished-goods inventory master file is updated to reflect the newly manufactured products and the sales of products to customers. The work-in-process inventory master file is updated to reflect the start in production of each production order, the issues of materials into production, the charges of labor (from job-time records) into production, the application of overhead to production, and the completion of production.

An actual cost accounting system is employed. Direct materials and direct labor costs are posted to the work-in-process inventory records from the raw-materials requisitions and the job-time records. Overhead costs are compiled from the documents pertaining to indirect labor, utilities, and other production-related costs and allocated to the jobs at the end of each month. Direct labor hours is the activity base for allocating these actual overhead costs.

PROBLEMS

A number of specific problems have become apparent. Some of these problems relate to the procedures described earlier, whereas other problems arise from weaknesses in the organizational structure and in financial planning. Many of these problems stem from the fact that the founders have focused on selling and engineering. They have not given as much attention to the areas of accounting, finance, production, and inventory management. Most of the problems also arise from the rapid growth in sales.

Some of the more significant problems, in addition to those noted earlier, should be mentioned. Interest costs are relatively high, as are costs in production and distribution. Back orders are fairly numerous, even though inventory levels have been rising. Promised delivery dates on customers’ orders are often missed, even though lead times of two weeks or more often are allowed.

Processing backlogs are sustained in several of the accounting departments. These backlogs lead to a variety of ill effects; for instance, purchase discounts are frequently lost, and numerous errors are introduced into the transaction

data. The percentage of products that do not pass inspection is rather high, perhaps at least in part because of fairly obsolete production equipment and a high labor turnover. Production schedules are difficult to keep up to date, and production jobs often fall behind their schedules. In fact, production clerks keep extremely busy “pushing” jobs, monitoring their progress, and answering phone calls from concerned customers and salespersons. Also, production rates tend to fluctuate, so that production employees are idle at times and required to work overtime at other times. This problem stems in part from rush back orders; however, it also arises from sales forecasts that prove to be quite inaccurate and from planning procedures that are relatively weak. For instance, the budget process is fairly rudimentary. Budgets are not tied to carefully established cost standards, are not developed in detailed formats, and are not revised to reflect changed conditions. Finally, the reports provided to managers are rather inadequate; most are of the status variety, such as the weekly materials-and-parts status report, the daily product-status report, and the monthly report of budgeted costs versus actual costs.

INITIATION OF SYSTEMS DEVELOPMENT

These problems, and their effects on the firm’s financial status, have been of concern to the founders for some time. Their view is that at least some of the problems are aggravated by an inadequate accounting information system. Recently, in fact, they created the position called director of information systems and hired Tim Baker, because they strongly felt that corrective measures were necessary. Perhaps, they thought, he could harmonize and update an

accounting information system that is rather uncoordinated and obsolete at present.

After hearing the news concerning the decline in net income for this year, the founders decide to take further action. They appointed a steering committee and announced a long-range systems development program. They ask the committee to develop a strategic systems plan, in which a number of systems projects are identified. Within a couple of months, the committee develops the requested plan.

(Note: this comprehensive case will enable you to simulate the experience of analyzing and designing an improved accounting information system for a manufacturing firm. Generally, the requirements below will relate to material discussed in that chapter, module, or appendix, although the requirements may extend to matters discussed in earlier chapters of the book.)

Requirements for Chapter 11

a. Prepare a coded chart of accounts for Datacruncher based on the description and financial statements provided in the case statement.

b. Prepare an organization chart for Datacruncher based on the description provided in the opening paragraphs of the statement.

c. Prepare a report that surveys the environment of Datacruncher, drawing on sources in your school’s library, the Internet, and elsewhere. The survey should include relevant information concerning the office equipment industry, the major resources needed, and the principal legal requirements.

Requirements for Chapter 12

Prepare a system flowchart and a data-flow diagram that pertain to the current procedure for the revenue cycle, as described in the case.

Requirements for Chapter 13

Prepare a document flowchart and a data-flow diagram that pertain to the current procedure for the expenditure cycle, as described in the case.

Requirements for Chapter 14 and

Appendixes to Chapter 14

a. Prepare a brief memorandum from Datacruncher’s president announcing the need for a systems development program and the composition of the steering committee. (Do not include the information system’s objectives or policies in this memorandum.)

b. Outline a strategic systems plan and include the details of the following:

1. Objectives of an improved information system.

2. Proposals for systems projects, including for each project the objectives, scope, and suggested priority. Justify the priority rankings of the projects.

c. Prepare a plan of analysis, specifying (i) the techniques to be employed in gathering and organizing facts concerning the current system, (ii) the areas in which each technique is to be used, and (iii) the nature of results that each technique can be expected to provide.

d. Prepare an outline of questions to ask one key Datacruncher manager (who is within the project scope) during an interview pertaining to his or her information needs.

e. Prepare an analysis of the current system and its significant problems, based in part on the data- flow diagram and system flowchart prepared earlier.

f. Prepare a list of requirements for an improved system. Assign reasonable, though arbitrary, values to system requirements involving capacities, timeliness, security, and so on.

g. Describe two alternative designs for an improved system (within the scope of the systems project); include an overview diagram with each description; identify the relative benefits and

drawbacks of each design alternative and the likely impacts on operations and the organization.

h. Prepare a menu that contains a variety of data-entry and retrieval choices, including several key transactions. Then draft a preformatted screen display, which is to aid in the entry of data pertaining to one key transaction.

i. Prepare a list of documents and reports to be provided by the improved system, including the purpose, frequency, distribution, and medium of each output.

j. Sketch the formats for (i) two key reports and (ii) one key document.

k. Prepare a list of needed files, showing for each file its organization method, updating frequency, and primary key.

l. Draw a computer system flowchart that portrays the processing steps in the preferable design alternative.

m. Prepare a list of suitable application controls, including programmed checks. Employ a matrix to show the data elements to which each programmed check is related.

n. Assume that a relational data base is to be installed.Design the set of normalized tables that are suitable for the project area. Also, specify several inquiries that the data base could answer and design several ad hoc reports that the data base could readily accommodate.

o. Prepare the cover letter of the design proposal that pertains to the preferable system design alternative.

p. Describe the types of benefits and costs that will be involved in an economic feasibility analysis; identify each benefit as either tangible or intangible.

q. List the factors that will be considered in a weighted-rating analysis that aids in the selection of needed hardware and software.

r. List the activities that should be included in the implementation phase.

s. Describe the system conversion approach that appears to be most suitable for the improved system.

Requirements for Module 1

a. Specify a strategic or tactical decision that must be made by one of Datacruncher’s managers. Determine the types of formal and informal information that the manager needs to make the decision.

b. Describe the components and attributes of an executive information system (EIS) that can effectively aid one of Datacruncher’s manager’s in making a strategic decision.

Requirements for Module 2

a. Describe the components and attributes of a decision support system (other than an EIS) that can effectively aid one of Datacruncher’s managers in making a strategic or tactical decision.

b. Describe the components and attributes of an expert system or electronic processing support system that can effectively aid one of Datacruncher’s manager’s in making a tactical or operational decision.

Requirements for Module 3

Prepare a system flowchart and data-flow diagram that pertain to the current procedure for the production cycle, as described in the case.

CD3-1. Barbara Applequist is an internal auditor with Phoenix Consulting Company, a large consulting company located in Athens, Georgia. Annual billings from consulting services for the current year are $125 million. The top management committee of Phoenix recently made the decision to downsize the company’s accounting and management information systems, migrating applications processing from two centralized mainframe to a local-area network (LAN). Barbara is the internal audit department’s representative on the systems steering committee that is designing and implementing the new system.

Required

a. Describe the reasons why Phoenix Consulting Company would choose a distributed LAN over the centralized

mainframe computers.

b. Define the term “local-area network (LAN)” and describe its major components and configurations.

c. Before making a decision, Phoenix Company considered the benefits and risks of information systems downsizing. Identify and explain.

1. At least several of the benefits.

2. At least several of the concerns/risks.

(CMA adapted)CD8-3. What general control(s) would be most effective in preventing or detecting each of the following errors or

undesirable practices?

a. A storeroom clerk discovers that a particular part is out of stock, even though the accounting records show that 90 units are on hand.

b. A purchasing manager orders goods that are not needed from a supplier firm, of which he happens to be an owner.

c. A cashier steals $50 in currency received by mail from a customer; she conceals the theft by preparing a credit memorandum that reduces the balance of the customer’s account by $50.

d. A petty-cash custodian removes $100 from the petty-cash fund for personal use but replenishes the amount with cash received from customers that day.

e. A partner working for a regional CPA firm increases his travel expenses by altering restaurant receipts.

f. An accounting clerk misappropriates customer payments and covers the shortage by making adjustments to receivables accounts.

g. The board of directors fails to disclose to stakeholders material fraud committed by three executives.

h. A receiving clerk and delivery driver colluded to steal large amounts of inventory. The clerk prepares a receipt for the inventory that is later sold by the delivery driver. The thieves split the cash proceeds.

i. An employee in the cosmetics department receives cash payments from customers for merchandise, fails to ring up some sales, and takes the cash proceeds.

j. A purchasing agent gives extra business to a vendor in exchange for kickbacks, sexual favors, and free vacations.

k. In order to boost his year-end bonus, a controller increases his firm’s income by creating fictitious sales booked to phantom customers.

l. A division manager obtains access to the electronic counting devices used to record the physical inventory and systematically overstates the ending inventory by increasing the item counts stored in the metering devices. As a result, the division reports a higher income than actually earned.

a. During an audit of a manufacturing division of a defense contractor, the auditor came across a scheme that looked like the firm was inappropriately adding costs to a cost-plus government contract. The auditor discussed the matter with senior management, which suggested that the auditor seek an opinion from legal counsel. The auditor did so, and, upon review of the government contract, legal counsel indicated that the practice was questionable, but did not offer the opinion that the practice was technically in violation of the government contract. Based on legal counsel’s decision, the auditor decided to omit any discussion of the practice in the formal audit report that went to management and the audit committee, but did informally communicate legal counsel’s decision to management.

b. The internal auditing department encounters a scope limitation from senior management that will affect its ability to meet its goals and objectives for a potential auditee.

c. Management has requested that the audit department conduct an audit of the implementation of its recently developed code of conduct for the data processing department. In preparing for the audit, the auditor reviews the newly developed code and compares it with several others for comparable firms’ computer departments and concludes that the newly developed code has severe deficiencies.

d. An internal auditor, recently terminated from a firm because of downsizing, has found a job with another firm in the same industry. While at the former firm, the auditor conducted a great deal of research to identify “best practices” for management of the data processing department as part of an audit for that firm. Since most of the research was done at home and during nonoffice hours, the auditor retained much of the research and plans to use it in conducting an audit of the management of the data processing department at the new employer.

e. During a regularly scheduled computer information systems audit of a major division, the CISA discovers a complicated programming algorithm that adds costs to a cost-plus program billing the government. The amount added accounted for 95 percent of the net income for the division for the most recent year. Upon further investigation, the CISA finds that only the marketing manager, the division manager, and the programmer know of the algorithm. The firm has a separate division to investigate fraud. The auditor communicates with management and the special investigation division. The investigation is turned over to that group. However, after a month, it becomes apparent that senior management has instructed the group to “not make waves” and to drop the investigation.

An internal auditor is preparing to audit a portion of her firm’s automated payroll application. She designates the scope of the audit to include only the following: payroll computation, labor cost distribution, payroll taxes, and paycheck distribution.

Required

Indicate whether each of the following proposed audit procedures should be included in the audit program. Justify any exclusions (e.g., this procedure is beyond the scope of the audit, this procedure does not provide useful audit evidence, etc.).

a. Review the computer programming related to payroll computations.

b. Review programmed checks incorporated into payrollprograms.

c. Review a sample of time cards for overtime abuse schemes.

d. Review last year’s pay rates with current pay rates.

e. Perform a reconciliation of time card hours to hours recorded on production time cards.

f. Conduct an analysis of payroll withholding taxes.

g. Determine whether checks are delivered to departmental timekeepers for distribution.

h. Perform a review of workers’ compensation claims.

i. Distribute checks to employees on a sample basis and require positive identification of the payee.

j. Obtain a certificate from the timekeeper pertaining to employees who were absent when the auditor distributed paychecks and who are to be paid later in the usual manner.

k. Review personnel files to verify documents in payroll files.

l. Review procedures related to the signing of paychecks.

m. Review payments of employee benefit premiums withheld.

Sylvan Engineering is a regional distributor of tool, die, jig, and and fixture components. The firm’s primary customers, located in the upper Midwest, are the manufacturers of tooling for the automotive and machine tool industries. Sylvan has one location with a warehouse and administrative office.

Sylvan Engineering uses a minicomputer system with two 50-gigabyte disk drives, 15 networked microcomputers, and two printers. The computer department has a manager who reports to the vice president for distribution and computer operations. The computer system is used for order processing, billing, accounts receivable and payable, inventory, sales analysis, and the general ledger. Most of the applications are interactive. Payroll has been outsourced to a data processing service bureau, and the fixed asset system is manual. All systems development is done by the equipment/software supplier. Sylvan’s external auditors have recently completed a review of the firm’s internal control structure. Several weaknesses in the automated information systems’ general controls were noted, as follows.

a. The reconciliation of batch totals is performed by the computer department’s manager.

b. All documentation, which consists of run manuals only, is prepared by the software vendor.

c. A console log is produced daily but is not reviewed or kept on file.

d. Program changes are initiated by the computer department’s manager and implemented and tested by the software vendor. No formal approvals are required.

e. User passwords are not used; all microcomputers can access any application that is on-line.

f. Sylvan has no data processing steering committee and, as a result, no long-range data processing plan, no security committee and no disaster contingency and recovery plan.

Required

a. Identify the criteria that the external auditor would use to determine whether the firm’s internal control structure is adequate.

b. (1) Describe the review and evaluation steps or phases in the audit process.

(2) Explain what the external auditor reviews to gather evidence during each of these steps or phases of an internal control structure study, assuming that the firm’s information system is automated.

c. For the six weaknesses in Sylvan Engineering’s automated systems’ general controls that are noted in the auditor’s report, (1) Recommend a corrective action to be taken by Sylvan Engineering.

(2) Describe how each recommendation would prevent future problems.

Babbington-Bowles is a Toronto advertising agency. It employs 625 salespersons whose responsibilities require them to travel and entertain extensively. Salespersons, who earn both salaries and commissions, receive paychecks at the end of each month. Formerly, the paycheck for each salesperson included reimbursement for expenses. These expense reimbursements were based on expense reports submitted by the salespersons, approved by supervisors, and computer-processed in batches.

Although this procedure was satisfactory to the firm, it displeased the salespersons. They were forced to wait a month (sometimes two) for the reimbursement, which often amounted to several thousand dollars. Thus they requested permission to submit expense reports with receipts directly to the accounting department and to receive reimbursement very promptly thereafter. To provide this service, the accounting department would need a video display terminal and a small on-line printer. The accounting clerk would enter the salesperson’s name into the terminal, together with the requested expense amounts and account numbers to which the amounts would be charged. An on-line program would

process the data and, if valid, print a check on presigned blank-check stock kept in the printer. Assume that the firm’s computer system contains an on-line file pertaining to salespersons’ expense reimbursements and earnings, as well as an on-line general ledger file.

Required

a. List several general controls that are needed in the proposed expense-reimbursement procedure. b. Identify specific transaction controls that are needed in the proposed procedure, organized by authorization, recording, editing, processing, and output controls. Include under editing controls several programmed checks that should be applied (including transmission and processing logic checks) and the elements of data to which the checks should be applied. Employ a controls matrix similar to Figure 8-13 to list these programmed checks

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Arens A.(1996).Auditing:Pendekatan Terpadu. Terjemahan Jusup, Amir A. Edisi Indonesia.Salemba Empat,Jakarta.

Hall, James A.(2001).Sistem Informasi Akuntansi. Edisi ke-3. Salemba Empat, Jakarta.

Jung. St.Dian.(2002).Manajemen Audit Meningkatkan Efektifitas & Efisiensi Perusahaan Anda, Restu Agung, Jakarta.

McLeod, Raymond Jr.(1996).Sistem Informasi Manajemen. Terjemahan Teguh, Hendra.jilid 1. Edisi Bahasa Indonesia, PT.Prenhallindo, Jakarta.

Mukhtar, Ali Masjono.(1999).Audit Sistem Informasi. PT.Rineka Cipta, Jakarta.

Mulyadi.(2001).Sistem Akuntansi. Edisi ke-3, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi dan Kanaka Puradiredja.(1998). Auditing. Edisi ke-5, Salemba Empat, Jakarta.

Marianto, A.J.(1997).Reasuransi.Ghalia Indonesia, Jakarta.

Tunggal, Amin Widjaja.(2000). Coso-Based Auditing. Harvarindo, Jakarta.

Weber.(1999).Information System Control and Audit. Prentice-Hall,Inc.New Jersey

Wilkinson, Joseph W.(1993).Sistem Akuntansi dan Informasi. Terjemahan Maulana, Agus. Edisi ke-3. Binarupa Aksara, Jakarta.