File Oriented

Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga

informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk

penggunaan selanjutnya. Dimana masing-masing file hanya diperuntukkan untuk satu

program aplikasi. Bisa juga suatu usaha awal melakukan komputerisasi sistem arsip manual

yang biasa kita kenal selama ini.

Sebagai contoh, di dalam suatu organisasi sebuah file manual dibuat untuk mencatat semua

catatan internal dan eksternal berkenaan dengan klien, tugas, produk, proyek atau karyawan.

Biasanya akan terdapat banyak file. Untuk setiap file diberi label dan disimpan pada satu

lemari arsip. gar aman, lemari mungkin diberi kunci atau ditempatkan di kawasan yang aman

di lokasi bangunan yang berbeda. Di dalam rumah kita mungkin mempunyai beberapa

macam sistem pengarsipan berisi tanda terima, jaminan, faktur, rekening koran bank dan

lainnya.

Ketika kita ingin melihat arsip, kita mencari ke dalam sistem file itu dengan memeriksa

secara menyeluruh arsip didalamnya mulai dari permulaan masukan hingga di temukan apa

yang kita ingin. Cara lainnya kita mungkin membuat suatu sistem indeks untuk membantu

menyimpan dan mencari kembali dengan cepat. Sebagai contoh, arsip tersebut

dikelompokkan pada map yang terpisah untuk tiap jenis item yang berbeda sehingga

memudahkan waktu mencari kembali. Cara ini berdasarkan pengelompokan arsip yang

secara logika berhubungan (logically related).

Sistem arsip manual akan bekerja baik jika jumlah arsip yang disimpan kecil. Tetapi hal ini

sulit dikerjakan bila jumlah item yang harus disimpan cukup besar dan menyulikan kita

untuk mencari kembali sebuah arsip. Seringkali, sistem arsip manual makin kacau ketika kita

harus cross-reference atau memproses informasi di dalam file itu.

File based approach didefinisikan sebagai suatu sistem yang menerjemahkan atau

memanajemen data sendiri-sendiri sehingga data tersebut tidak dapat atau sulit untuk dibagi

(sharing) dan diperbaharui (update) oleh application program yang lainnya. Sistem ini

digunakan untuk mengatasi semua permasalahan bisnis menggunakan pengelolaan data

secara tradisional dengan cara menyimpan record-record pada file-file yang terpisah yang

disebut juga sistem pemrosesan file. Sistem ini digunakan sebelum data base diciptakan.

Beberapa kelemahan dari File Oriented antara lain :

1. Timbulnya data rangkap (redundancy data) dan ketidak konsistensian data (Inconsistency

data) Karena file-file dan program aplikasi disusun oleh programmer yang berbeda.

Sebagai contoh nama mata kuliah dan sks dari mahasiswa dapat muncul pada suatu file

dan akan muncul suatu file yang terdiri dari record-record mata kuliah. Kerangkapan data

seperti ini menyebabkan pemborosan tempat penyimpanan dan biaya akases . Disamping

itu dapat terjadi inkonsistensi data. Misalnya, apabila terjadi perubahan jumlah sks mata

kuliah, sedangkan perubahan hanya diperbaiki pada file mata kuliah dan tidak diperbaiki

pada file mahasiswa. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam laporan nilai

mahasiswa.

2. Kesukaran dalam Mengakses Data: Munculnya permintaan-permintaan baru yang tidak

diantisipasikan sewaktu membuat program aplikasi, sehingga tidak memungkinkan untuk

pengguna dalam pengambilan data.

3. Data terisolir (Isolation Data): Karena data tersebar dalam berbagai file, dan file tersebut

mungkin dalam format yang berbeda-beda, maka akan sulit menuliskan program aplikasi

baru untuk mengambil data yang sesuai.

4. Masalah Pengamanan (Security Problem): Tidak semua pemakai diperbolehkan

mengakses seluruh data. Bagian Mahasiswa hanya boleh mengakses file mahasiswa.

Bagian Mata kuliah hanya boleh mengakses file mata kuliah, tidak boleh mengakses file

mahasiswa. Tetapi sejak program-program aplikasi ditambahkan secara ad-hoc maka sulit

melaksanakan pengamanan seperti yang diharapkan.

5. Data Dependence: Apabila terjadi perubahan atau kesalahan pada program aplikasi maka

pemakai tidak dapat mengakses data.

6. Duplikasi dari Data: Sehubungan dengan pendekatan yang didesentralisasikan yang

dibuat oleh masing-masing departemen, pendekatan filebased menyebabkan terjadinya

duplikasi data. Sebagai contoh , pada gambar 1.5 dapat dengan jelas dilihat bahwa ada

duplikasi data properti dan detil klien pada kedua Bagian Penjualan dan Bagian Kontrak.

Duplikasi data adalah hal yang tidak diinginkan untuk beberapa pertimbangan, karena :

a. Duplikasi berarti pemborosan. Pemborosan waktu dan biaya untuk mencari data

karena harus dilakukan lebih dari sekali.

b. Membutuhkan storage tambahan, juga biaya-biaya yang terkait. Sering duplikasi data

dapat dihindarkan dengan berbagi data yang ada dalam file.

c. Barangkali lebih penting lagi, duplikasi dapat mendorong kearah hilangnya integritas

data; dengan kata lain tidak ada konsistensi data. Sebagai contoh, adanya duplikasi

data antara Bagian Personalia dan Bagian Penggajian seperti diuraikan di atas.

Perkembangan menyebabkan perubahan-perubahan peran para manajer dalam pengambilan

keputusan. Mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan

terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Meningkatnya

penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat

melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu.

Seiring dengan berjalannya waktu, lambat laun sistem pemrosesan file  akan mulai

ditinggalkan karena masih bersifat manual, yang kemudian dikembangkanlah sistem

pemrosesan dengan pendekatan basis data. Semakin kompleksnya data, dan semakin

banyaknya karyawan dalam perusahaan besar, file based system tidak lagi dapat dioptimalkan

penggunaannya. Space storage yang dibutuhkan untuk menyimpan data semakin besar. Dari

sini kemudian diciptakanlah data base. Terciptanya data base agar sebuah sistem

penyimpanan data menjadi lebih efektif dan dalam menunjang kinerjanya ditunjang dengan

sebuah aplikasi khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang bisa

diakses oleh pengguna disebut Sistem Database Management ( DBMS).

Data Base

Database adalah koleksi data item yang saling terkait terkelola sebagai satu unit. Pengertian

lainnya database adalah suatu koleksi data yang terkait secara logika, dilengkapi dengan

suatu uraian data dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi.

Data sendiri merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti

manusia (pegawai, mahasiswa, pembeli), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan

sebagainya yang direkam dalam bentu angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau

kombinasinya.

Database approach didefinisikan sebagai suatu sistem perangkat lunak yang berguna untuk

memperlihatkan, menciptakan, memelihara dan memberikan control kepada siapa saja

khususnya application program yang dapat mengakses data base tersebut tanpa ada kesulitan

untuk memperbaharui (update) dan membagi (share) datanya. Database menghilangkan

redundansi data, semua data item terintegrasi dengan sesedikit mungkin data yang duplikasi.

Database tidak lagi hanya dimiliki oleh satu departemen tetapi adalah menjadi sumber daya

perusahaan. Database berisi bukan hanya data operasional organisasi tetapi juga suatu rincian

data ini. Suatu database juga digambarkan sebagai suatu koleksi dari arsip terintegrasi.

Deskripsi data dikenal sebagai sistem catalog ( atau kamus data atau meta-data- ~’data

tentang data'). Dengan penggambaran secara alami suatu database yang menyediakan

independensi data. Pada system database dipisahan antara definisi data dari program aplikasi,

di mana telah disajikan suatu definisi internal dari suatu obyek dan definisi eksternal yang

terpisah. Para pemakai hanya mengetahui definisi eksternal tanpa perlu mengetahui

bagaimana obyek digambarkan atau berfungsi. Keuntungan pendekatan ini, adalah abstraksi

data dapat berubah definisi internal tanpa mempengaruhi para pemakai, dengan penyajian

definisi eksternal yang tetap.

Dengan cara yang sama, pendekatan database akan memisahkan struktur data dari program

aplikasi dan menyimpan di dalam database. Jika struktur data perlu ditambahkan atau

dimodifikasi maka tidak perlu mengubah program aplikasi. Sebagai contoh, jika kita

menambahkan suatu field baru pada suatu record atau menciptakan suatu file baru, aplikasi

yang berjalan tidak perlu berubah. Kecuali, jika kita mengubah suatu item dari suatu file yang

mempengaruhi sebuah program aplikasi maka harus dilakukan dimodifikasi.

Database menghadirkan kesatuan, atribut, dan hubungan yang logis antara kesatuan. Dengan

kata lain, database menggambarkan data yang secara logika terkait. Keterkaitan tersebut

dapat berjalan dengan sebuah aplikasi yang bernama Database Management System

(DBMS). DBMS adalah Suatu perangkat lunak yang memungkinkan para pemakai untuk

mendefiniskan, menciptakan, memelihara dan mengendalikan akses pada database.

Perbedaannya dengan pendekatan file-based. struktur phisik dan storage data kini diatur oleh

DBMS.

Beberapa keuntungan penggunaan data base system antara lain:

1. Terkontrolnya kerangkapan data: Basis data hanya mencantumkan satu kali  field

yang sama yang dapat dipakai oleh semua aplikasi yang memerlukannya.

2. Terpeliharanya keselarasan (kekonsistenan) data: Apabila ada perubahan data pada

aplikasi yang berbeda ,maka secara otomatis perubahan itu berlaku untuk

keseluruhan.

3. Data dapat dipakai secara bersama (shared): Data dapat dipakai secara bersama-sama

oleh beberapa program aplikasi (secara batchmaupun on-line) pada saat yang

bersamaan.

4. Dapat diterapkan standarisasi: Dengan adanya pengontrolan yang terpusat, maka DB

dapat menerapkan standarisasi data yang telah simpan sehingga mempermudah

pemakaian, pengiriman maupun pertukaran data.

5. Keamanan data terjamin: DB dapat memberikan batasan-batasan dalam pengaksesan

data, misalnya dengan memberikan password dan pemberian hak akses bagi pemakai

(misal : modify, delete, insert, retrieve).

6. Terpeliharanya integritas data: Jika kerangkapan data dikontrol dan kekonsistenan

data dapat dijaga maka data akan menjadi akurat.

7. Terpeliharanya keseimbangan (keselarasan): Antara kebutuhan data yang berbeda

dalam setiap aplikasi Struktur basis data diatur sedemikian rupa sehingga

dapat  mengakses data dengan cepat.

8. Meningkatkan Backup dan Recovery: Pada sistem file-based banyak pemakai

menganggap tanggung jawab melindungi data dari kegagalan pada sistem komputer

atau program aplikasi. Hal ini melibatkan operasi suatu backup setiap akhir proses.

Dalam hal suatu kegagalan pada proses berikutnya, backup diupdate dan pekerjaan

yang telah berlangsung sejak backup ini hilang dan harus entri kembali. Sebaliknya

DBMS menyediakan fasilitas untuk memperkecil jumlah pengolahan yang hilang

karena suatu kegagalan.

Beberapa kelemahan data base system

1. Kompleksitas: Harapan untuk menggunakan DBMS dengan berhadapan dengan

bagian bagian database yang kompleks. Para perancang Database Dan Pengembang,

data dan pengurus database, dan end-users harus memahami kemampuan ini agar

memperoleh manfaat yang optimal. Kegagalan untuk memahami sistem itu dapat

mendorong kearah keputusan disain yang tidak baik, dan mempunyai konsekwensi

serius untuk suatu organisasi.

2. Ukuran: Kemampuan DBMS yang besar juga membutuhkan puluhan megabytes

ruang disk dan sejumlah memori agar pengoperasiannya efisien.

3. Biaya: Harga sebuah software DBMS bervariasi tergantung pada kemampuan dan

fitur yang disajikannya. Sebagai contoh, suatu single-user DBMS untuk suatu

komputer pribadi hanya berharga US$100. Tetapi suatu DBMS untuk mainframe

yang multi-user yang dapat melayani beratus-ratus para pemakai dapat sangat mahal,

barangkali US$100,000 atau bahkan US$1,000,000. Ada juga biaya pemeliharaan

tahunan cukup mahal.yang biasanya diperhitungkan dengan persentase dari daftar

harga itu.

4. Kinerja: Pada sistem file-based ditulis untuk suatu aplikasi spesifik, seperti invoicing.

Sebagai hasilnya, capaian biasanya sangat baik. Sedangkan pada DBMS ditulis agar

aplikasi lebih umum, untuk memenuhi aplikasi banyak orang. Akibatnya adalah

bahwa beberapa aplikasi tidak berjalan seperti aplikasi yang merke lihat dahulu.

Peralihan filebase system ke DBMS pada perusahaan retail

Pada saat sebuah perusahaan retail ini masih berbentuk perusahaan yang kecil penggunan

filebase system masih dapat dilakukan dan dapat beroprasi dengan baik. Ini dikarenakan data-

data yang masuk dan digunakan oleh berusahaan masih berukuran kecil, jadi tidak akan

masalah jika data atau file data berdiri sendiri-sendiri. Namun saat perusahaan tumbuh

menjadi perusahaan retail yang besar jelas penggunaan filebase system ini akan sangat

merepotkan dan penuh dengan resiko, misalnya terdapat data redudansi yaitu duplikasi data

yang sama pada beberapa file. Redundansi dapat direduksi/dikurangi tetapi tidak dapat

dihilangkan sama sekali sehingga akan menyebabkan inconsistency (data tidak konsisten).

Contohnya jika pelanggan pindah alamat dan nomer telponnya maka seharusnya ketiga file

yang memuat data tersebut harus diubah/update (contoh File Anggota, File transaksi

peminjaman, file Pengembalian), bila salah satu saja dari file yang mengandung data tersebut

terlewat diupdate maka terjadilah tidak konsisten tadi. Untuk itu perlu adanya propagating

update ketiga file tersebut.

Dengan demikian penggunaan filebase system menjadi tidak efisien dan efektif lagi sehingga

perlu ada penggunaan sistem pengolahan data yang lebih efisien dan efektif. Sistem database

merupakan pengembangan dari sistem filebase yang lebih efisien dan efektif, database pada

perusahaan retail menggunakan software khusus yang dibuat sesuai dengan kebutuhan

perusahaan. Dengan DBMS, pencarian informasi dapat dilakukan dengan mudah karena

semua informasi telah terintegrasi. Berbeda dengan pencarian informasi di atas aplikasi

spreadsheet dimana kita harus tahu nama file, nama sheet kemudian di kolom dan baris

keberapa, baru kita bisa temukan informasi tersebut. Sistem pengelolaan database dengan

DBMS mencakup aplikasi yang digunakan untuk membuat organisasi logik dari database dan

bagaimana cara mengaksesnya. Desainer software biasanya membagi database salam tabel –

tabel sesuai kebutuhan. Tiap tabel menggambarkan hubungan antara variabel yang

disebut relational database.

Database pada perusahaan retail berisi tentang jumlah persediaan masing – masing barang,

harga barang, data pelanggan, data tanggal kadaluarsa makanan, dsb. Masing – masing data

terintegrasi berguna bagi proses kinerja perusahaan. Misalnya,  data jumlah persediaan

digunakan untuk mengatur sirkulasi persediaan barang baik yang ada di gudang maupun yang

siap dijual. Penjualan yang cepat harus diikuti manajemen persediaan yang cepat pula.

Bagian keuangan juga bisa dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba dengan  data – data

yang tergabung dalam sistem penjualan. Harga barang dapat diubah oleh perusahaan sesuai

dengan promosi – promosi yang sedang dilakukan. Data pelanggan berguna untuk

mengetahui segmentasi pasar yang membeli produk – produk yang ditawarkan perusahaan

sehingga perusahaan dapat menyusun strategi marketing yang lebih tepat. Data tanggal

kadaluarsa makanan merupakan informasi tambahan yang digunakan perusahaan untuk

mengatur peletakan produk – produk makanan yang dijual. Barang yang lebih dekat dengan

tanggal kadaluarsa akan diletakkan di tempat – tempat strategis seperti di bagian paling depan

rak, disamping kasir, atau di bagian produk obral sehingga barang tersebut diharapkan lebih

mudah terjual.

Kesuksesan dalam pengelolaan database terletak pada keakuratan dalam proses pendataan.

Langkah pertama dari perusahaan dalam membuat database adalah membuat standarisasi

pada seluruh data-data yang ada. Standar tadi meliputi Identifier, Naming, Definition,

Integrity Rule, dan Usage Right. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang

sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut.

Peran Database dalam Perusahaan

Database memiliki peranan yang sangat penting dalam perusahaan antara lain :

1. DSS ( Decision Support System): Dengan penggunaan database yang dapat mengontrol

duplikasi data, menjaga data tetap konsisten, terstandarisasi, dan memberikan informasi

yang lebih cepat, sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan sehingga lebih

cepat, tepat dan akurat.

2. Value Added: Memberikan nilai tambah bagi customer dengan kemampuannya untuk

memberikan informasi tepat, akurat, dan uptodate.

3. Efisiensi: Database memudahkan pengelolaan informasi, memanipulasi data (input,

update, delete), sehingga menghemat banyak waktu yang dapat digunakan untuk kegiatan

produktif lainnya.

4. Efektifitas: Tingkat produktifitas perusahaan

5. CRM (Customer Relationship Management): Data pelanggan yang telah terintegrasi

dalam sistem berguna dalam menjalin hubungan perusahaan dan pelanggan lebih baik.

Perusahaan dapat menawarkan produk / diskon secara langsung kepada pelanggan.

Perusahaan juga dapat memberikan ucapan selamat ulang tahun yang berguna dalam

membentuk loyalitas pelanggan.

Daftar Pustaka

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Dhyah%20Setyorini,%20M.Si.,%20Ak./

BAB%203%20SISTEM%20MANAJEMEN%20DATA.pdf

http://tugasdanbelajar.blogspot.com/2012/11/sistem-informasi-akuntansisistem.html

http://ahmad-keindahandunia.blogspot.com/2010/11/database.html

http://www.google.co.id/url?

sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=8&cad=rja&uact=8&ved=0CFQQFjAH&url=http

%3A%2F%2Frepository.binus.ac.id%2Fcontent

%2FM0094%2FM009437167.doc&ei=3tDpVP2JFpHhuQS864LgAg&usg=AFQjCNFefBao-

RnXPOqSU4dvAHSnQL0atw&sig2=0xuPULwGieX-dZH38iWDCg