Sistematika

Surat Dinas

Oleh Kelompok 3 :

Angelicha Putri Ayu S.S (04 / 8.6)Damar Setya Kresna Adi (07 / 8.6)Hafara Firdausi (11 / 8.6)Johannes Marulitua (14 / 8.6) Rahadian Koesdijarto P (21 / 8.6)Silvania Wemona Rahma (24 / 8.6)Sonia Saviana (25 / 8.6)

Pengertian Surat Dinas

• Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau pemerintahan.

• Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut.

• Misalnya, surat undangan rapat dan surat pemberitahuan.

Sistematika Surat Dinas

1. Kepala Surat 9. Salam Penutup

2. Tanggal Surat 10. Identitas penulis surat

3. Nomor Surat 11. Pengesahan pihak berwenang

4. Lampiran 12. Tembusan

5. Hal/perihal6. Alamat yang dituju7. Salam Pembuka8. Isi Surat, terdiri dari :

a)Alinea pembukab)Alinea isic)Alinea penutup

Contoh Surat

Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Kepala surat dapat berfungsi sebagai alamat (identitas) pengirim surat karena dalam kepala surat memuat nama instansi atau organisasi, dan alamat, bahkan ada juga yang mencantumkan nomor telepon.

1. Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas :Nama instansi/organisasiAlamat lengkap, Nomor telepon,FaxKode Pos,Alamat kawat, Lambang/logo.

Contoh :

DINAS PENDIDIKAN SIDOARJO

SMP NEGERI 1 SIDOARJOAlamat : Jalan Gelora Delta Sidoarjo

Telepon: (031) 8941179 Faximile : 031 8946621

Sidoarjo 61211 Jawa Timur

2. Tanggal Penulisan Surat.

Tanggal surat diketik sebelah kanan atas,Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota/daerah karena nama kota dan daerah sudah tercantum pada kepala surat. Nama Bulan ditulis dengan huruf secara lengkap (November bukan Nov.) dan Tahun ditulis dengan angka, dan setelah tahun tidak diikuti tanda baca apapun.

Contoh :

DINAS PENDIDIKAN SIDOARJO

SMP NEGERI 1 SIDOARJOAlamat : Jalan Gelora Delta Sidoarjo

Telepon: (031) 8941179 Faximile : 031 8946621

Sidoarjo 61211 Jawa Timur

12 Januari 2004

3. Nomor SuratSurat resmi selalu diberi nomor

urut surat yang dikirimkan (surat keluar), kode surat, dan tahun. Nomor surat ini berguna untuk :

Memudahkan mengatur penyimpanan,Memudahkan mencarinya kembali,Mengetahui banyak surat yang keluar,Mempercepat penyelesaian surat-menyurat,Memudahkan petugas kearsipan.

Contoh :

DINAS PENDIDIKAN SIDOARJO

SMP NEGERI 1 SIDOARJOAlamat : Jalan Gelora Delta Sidoarjo

Telepon: (031) 8941179 Faximile : 031 8946621

Sidoarjo 61211 Jawa Timur

12 Januari 2004

Nomor : 005 / 117 / 404.3.1.1.1 / 2011

4. LampiranMelampirkan berarti menyertakan

sesuatu dengan yang lain. Jika bersama surat yang dikirimkan itu disertakan surat-surat lain, pada lampiran dituliskan berapa lembar surat atau keterangan yang akan dilampirkan itu. Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.

Contoh :Lampiran : 1 (Satu) Lembar

5. Hal / Perihal

Bagian ini menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Dengan membaca hal/perihal, secara cepat dapat diketahui masalah yang dituliskan dalam surat tersebut. Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran.  Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan.

Contoh :Hal : Undangan

Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada amplop). Alamat surat merupakan petunjuk langsung bagi penerima surat. Penulisan alamat lebih leluasa ditempatkan di sebelah kiri sehingga kemungkinan pemenggalan nama orang/instansi/organisasi, dan sejenisnya tidak terjadi.

6. Alamat Surat

Cara Menulis Alamat Surat :1.Nama dari penerima surat diawali

huruf Kapital pada setiap unsurnya.2.Untuk menyatakan yang terhormat

pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth.

3. Jika digunakan kata sapaan Bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak. Kata saudara cukup ditulis Sdr.

4. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik atau memiliki pangkat sebelum namanya, maka kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr. tidak digunakan.

5.Jika ditunjukkan nama jabatan seseotang, kata sapaan tidak digunakan.

Contoh :DINAS PENDIDIKAN SIDOARJO

SMP NEGERI 1 SIDOARJO

Alamat : Jalan Gelora Delta Sidoarjo

Telepon: (031) 8941179 Faximile : 031 8946621

Sidoarjo 61211 Jawa Timur 12 Januari 2004

Nomor Surat : 005 / 117 / 404.3.1.1.1 / 2011Lampiran : 1 (Satu) LembarHal : Peringatan HUT SMPN 1 Sidoarjo

Yth.Wali MuridKelas VII, VIII, dan IX SMP Negeri 1 Sidoarjodi Sidoarjo

7. Salam PembukaSalam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Salam pembuka yang lazim digunakan yaitu ungkapan “dengan hormat”, dengan penulisan (Dengan hormat,) Contoh :Dengan hormat,

......................................................................

  8. Isi Surat• Isi surat umumnya terdiri atas

tiga bagian, yaitu alinea pembukaan, alinea isi yang sesungguhnya, dan alinea penutup. Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.

• Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup.

Dalam rangka Hari Ulang Tahun RA Mutiara Hati yang ke-18, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu wali murid agar mengikuti acara jalan sehat, yang akan diadakan pada,

Hari, tanggal  : Minggu, 28 Januari 2004Pukul            : 7.00-10.00Tempat         : Perumahan Bumi Candi AsriAcara : Jalan SehatDemikian undangan ini kami sampaikan. Atas

perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. 

Contoh :

9. Salam Penutup

Salam penutup yang lazim digunakan adalah “hormat kami”, “hormat saya”, “Wassalamu’alaikum”, dengan ketentuan penulisan (Hormat kami,)Contoh :

...............................................................

Hormat Kami,

10. Identitas Penulis Surat

Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP).Nama pengirim ditulis dibawah tanda tangan di bawah salam penutup. Penulisan nama dapat mengikut sertakan gelar/jabatan, tetapi tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tidak perlu diberi tanda kurung, digaris bawah, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca apapun. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat.

.....................................................................................

Hormat Kami,

Kepala Sekolah,

Drs. Margono, M.Pd

NIP. 19550323 198203 1 012

Contoh :

11. Pengesahan Pihak Berwenang

Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/ organisasi.  Contoh :

Kepala Sekolah,

Drs. Margono, M.Pd

NIP. 19550323 198203 1 012

12. Tembusan Surat

Kata tembusan ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi.

Tembusan hanya digunakan jika surat itu memerlukan tembusan. Tembusan adalah pihak-pihak yang mendapat tembusan/salinan surat selain yang dialamatkan.

Ketentuan tembusan:1.Jika pihak yang diberi tembusan itu

lebih dari satu, hendaknya diberi nomor urut sesuai jenjang jabatan pada instansi itu. Jika tembusan hanya satu, tidak perlu diberi nomor.

2.Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan  atau nama orang dan bukan nama kantor/instansi.

3.Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.

4.Dibelakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.

5.Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Tertinggal karena setiap surat resmi/dinas itu harus memiliki arsip.

Tembusan :

1. Kepala Dinas Pendidikan Sidoarjo

2. Bupati Sidoarjo

3. Kepala Sekolah SMP Negeri 2 Sidoarjo

Contoh :

Sekian

Terima Kasih