SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2013-1-00075-SI...

37

BAB 3

SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

Gambar 3.1 Lambang Perusahaan PT. Pelita Samudera Shipping

Sumber : PT Pelita Samudra Shipping

PT. Pelita Samudera Shipping (PSS) merupakan salah satu anggota

dari IMC Group yang bergerak dalam bidang jasa yaitu

pengangkutan/pengiriman batu bara.. PT. Pelita Samudera Shipping memiliki

dua kantor cabang di pulau Kalimantan yaitu Banjarmasin dan Samarinda.

Pulau Kalimantan memiliki kekayaan alam terutama pada sektor tambang

batu bara. Maka dari itu, PT. PSS membantu memberikan jasa pengangkutan

batu bara hanya sebatas dari sungai hingga ke laut lepas, untuk selanjutnya

didistribusikan ke dalam maupun ke luar negeri.

Kedua kantor cabang tersebut mengurus kegiatan operation dalam

pengangkutan batu bara. PT.PSS menjalankan proses bisnisnya berdasarkan

aturandari IMO (International Maritime Organization), dan UU No.7 Tahun

2000.

38

PT. Pelita Samudera Shipping memiliki aset yang mendukung

kegiatan operation, yaitu FLF/FBU dan T&B. PT.PSS mempunyai empat

Floating Loading Facility (FLF) dan satu Floating Bulk Unloader

(FBU) yang masih beroperasi yaitu FLF Ratu Dewata, FLF Ratu Kumala,

FLF Ratu Barito, FLF Ratu Mahakam dan FBUHarmony.Kelima FLF

tersebut membantu dalam memindahkan muatan batu bara dari Tug &

Barge(T&B) ke dalam Mother Vesselmilik perusahaan lain. PT. PSS juga

memiliki 28 setT&B yang disewakan untuk jasa pengangkutan batu bara dari

sungai menuju laut lepas. Dimana tug akan menarik muatan batu bara yang

berada di atas barge.

Pada masa yang akan datang PT. Pelita Samudera Shipping akan

melebarkan unit bisnis mereka yaitu pengangkutan minyak terutama pada

minyak kelapa sawit karena minyak kelapa sawit dapat diperbaharui hal

tersebut juga dikarenakan jumlah persediaan dan pertambangan batu bara

yang akan habis dan membutuhkan waktu yang sangat lama untuk dapat

diperbaharui.

Visi

� Menjadi penyedia solusi logistik pilihan bagi komoditas industri

Indonesia.

Misi

� Berfokus kepada HSSE (Health, Safety, Security, and

Environment).

� Mengekspansi bisnis.

� Kolaborasi dan integrasi dalam rantai pasokan batu bara.

� Mempertahankan kepemimpinan pasar pada bisnis saat ini.

3.2 Jasa

PT.PSS merupakan perusahaan jasa untuk melakukan pengangkutan

batu baradengan menggunakan Floating Loading Facility (FLF)/ Floating

39

Bulk Unloader (FBU) dan Tug & Barge (T&B). Dibawah ini merupakan

penjelasannya:

a. Floating Loading Facility (FLF) dan Floating Bulk Unloader (FBU)

FLF adalah fasilitas untuk mentransfer batu bara dari tongkang/barge

ke bulk carriers atau dapat disebut Mother Vessel (MV) . Setiap FLF

mengoperasikan sistem pemuatan terintegrasi yang mampu mencapai tingkat

pemuatan 40.000 ton / hari. FBU dilengkapi dengan tiga set cranes&grabs,

dan dua sistem conveyor belt. FBU sangat efektif dalam bongkar muat kargo

kering. Saat ini PT.PSS memiliki 4 set FLF dan 1 FBU. Gambar 3.5 adalah

gambar FLF dan FBU milik PT.PSS.

Gambar 3.2FLF & FBU


b. Tug and Barge (T&B)

PT.PSS saat ini memiliki 28 set barge yang beroperasi dengan

kapasitas muatan sebesar 7.500 ton batu bara,yang ditarik dengan

menggunakan tug. T&B sendiri digunakan untuk membawa batu bara dari

40

tempat pertambangan untuk nantinya dipindahkan ke kapal besar atau Mother

Vessel (MV).

Tug merupakan kapal kecil yang digunakan untuk menarik barge

melewati sungai hingga ke laut lepas. Sekarang PT.PSS memiliki 26 towing

tug yang diberi nama Intan Megah 1 sampai Intan Megah 26, serta 2 assist

tug. Berikut merupakan gambar tug milik PT.PSS dapat dilihat pada Gambar

3.3.

Gambar 3.3 Tug


Barge sendiri digunakan hanya untuk mengangkut batubara, dan

hanya bisa bergerak dengan bantuan tug karena pada barge tidak terdapat

mesin penggerak. Barge yang dimiliki PT.PSS sebanyak 28 set dan diberi

nama Intan Kelana 1 sampai dengan Intan Kelana 28. Berikut merupakan

gambar barge milik PT.PSS dapat dilihat pada Gambar 3.4.

41

Gambar 3.4 Barge

T&B merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan pada saat

pengoperasiannya karena masing-masing saling melengkapi. Berikut adalah

gambar T&B pada saat beroperasi mengangkut batu baradapat dilihat pada

Gambar 3.5.

Gambar 3.5 Tug and Barge


42

3.3 Struktur Organisasi PT.Pelita Samudera Shipping

Gambar 3.6 Struktur Organisasi PT. Pelita Samudera Shipping

Sumber : Berkas Perusahaan

3.4 Pembagian Tugas dan Wewenang

Penjabarantugasdanwewenangmasing–masingbagian adalah sebagai

berikut:

1. Head of ILBU (Industrial Logistic Business Unit)

Tugas dan tanggung jawab dari Head of ILBU antara lain:

• Mengambil keputusan yang bersifat strategis untuk unit bisnis yang ada di

Indonesia (PT.PSS).

• Mengkomunikasikan, memimpin dan mengelola bisnis yang berjalan di

Indonesia (PT.PSS).

• Memberikan pelaporan mengenai kegiatan yang dilakukan unit bisnis

yang ada di Indonesia kepada pihak IMC Group di Singapore.

2. Personal Assistant to Head of ILBU

43

Tugas dan tanggung jawab dari Personal Assistant to Head of ILBUantara

lain:

• Mempersiapkan laporan dan memberikan laporan kegiatan yang

dilakukan perusahaan kepada Head of ILBU.

• Mencatat hasil rapat dan mengatur seluruh dokumen yang dibutuhkan

Head of ILBU dengan baik.

• Menjadi public relation perusahaan maupun menjadi wakil dari Head of

ILBU untuk menjelaskan apa yang akan dilakukan kedepannya sesuai

dengan perintah Head of ILBU.

3. Head of People & Organization Indonesia

Tugas dan tanggung jawab Head of People & Organization Indonesia

antara lain:

• Membantu Head of ILBU mengenai pengelolaan sumber daya manusia

yang ada di perusahaan (di Indonesia).

• Mengkordinasikan perumusan pemberdayaan sumber daya manusia yang

dibutuhkan oleh perusahaan.

• Mengkordinasikan penempatan posisi karyawan, penggajian dan lain

sebagainya.

• Menentukan kebijakan apa saja yang harus dilakukan dalam sistem

kepegawaian.

4. People & OrganizationBusiness Partner

Tugas dan tanggung jawab Head of People & Organization Indonesia

antara lain:

• Mencari dan menyeleksi calon karyawan yang akan masuk ke dalam

perusahaan.

• Menjaga hubungan dan melakukan kerjasama dengan rekan bisnis.

5. Head of Commercial & Business Development & Post Fixture

Tugas dan tanggung jawab Head of Commercial & Business

Development & Post Fixtureantara lain:

44

• Commercial: berhubungan dengan bagian komersial atau yang bersifat

hubungan kerja sama dengan pihak lain untuk bisnis perusahaan.

• Business Development:mengambil keputusan guna kemajuan bisnis

perusahaan berdasarkan laporan yang diberikan oleh Business

Development Manager.

• Post Fixture:berhubungan dengan keuangan perusahaan, memberikan

persetujuan jika apa yang dipost oleh bagian finance sudah sesuai.

6. Head of Technical

Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berhubungan dengan

technical di Banjarmasin dan Samarinda. Seperti memberikan pelaporan hal-

hal teknis yang terjadi pada tug maupun barge yang didapat dari staf bagian

teknis yang ada dilapangan kepada Head of ILBU.

7. Head of Operation

Bertanggung jawab terhadap kegiatan operation yang ada di

Banjarmasin dan Samarinda. Termasuk didalamnya mengecek hasik kegiatan

apa saja yang dilakukan tug & barge selama perjalanan mengangkut muatan

batubara (waiting barge, bunkering dan lain sebagainya).

8. T&B Operation Manager

Bertanggung jawab dalam mengatur segala sesuatu yang berhubungan

dengan operasional T&B di Banjarmasin dan Samarinda, serta membuat

laporan harian yang selanjutnya diberikan kepada Head of Operation. Selain

itu juga berkoordinasi dengan staf yang berada di pelabuhan sehubungan

dengan persiapan berlayar.

9. FLF Operation Manager

Bertanggung jawab dalam mengatur segala sesuatu yang berhubungan

dengan operasional FLF di Banjarmasin dan Samarinda dan membuat laporan

harian yang selanjutnya diberikan kepada Head of Operation.

10. Port Captain

45

Bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan

operasional armada di setiap perjalanan agar dapat dioperasikan secara efektif

dengan mengacu pada prosedur keselamatan pelayaran. Tugas Port Captain

antara lain:

• Memberikan instruksi kepada kapal untuk berlayar.

• Berkoordinasi dengan agen atau pihak terkait di pelabuhan.

• Berkoordinasi dengan pemasok fresh water dan bahan bakar untuk

pasokan sesuai penjadwalan.

• Berkoordinasi dengan divisi terkait sehubungan dengan persiapan kapal

dan kebutuhan kapal yang diperlukan selama berlayar.

• Mengawasi kegiatan kapal baik di pelabuhan maupun di laut.

11. Head of Financial & Accounting

Tugas dan tanggung jawab dari Head of Financial & Accounting

antara lain:

• Merencanakan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi dalam

perusahaan.

• Memberikan informasi keuangan tepat waktu sehingga membantu

perusahaan dalam proses pengambilan keputusan untuk mencapai target

finansial perusahaan.

12. Finance & Tax Manager

Tugas dan tanggung jawab dari Finance & Tax Managerantara lain:

• Membuat laporan keuangan pajak, mengatur segala hal mengenai

perpajakan (pembayaran tahunan, faktur pajak dan lain sebagainya).

• Mengelola hal-hal yang berhubungan dengan keuangan dan

perpajakan (Konsultant pajak internal perusahaan).

46

13. Accounting Manager

Tugas dan tanggung jawab dari Finance & Tax Managerantara lain:

• Mengkoordinasikan rencana anggaran perusahaan.

• Mengkoordinasi pelaksanaan audit.

• Membuat laporan secara periodik.

14. IT Assist Manager

Tugas dan tanggung jawab dari Head of Financial & Accounting antara lain:

• Memberikan solusi jika terjadi masalah pada sistem yang digunakan.

• Bertanggung jawab terhadap kesediaan sistem dan aplikasi yang akan

digunakan dalam perusahaan.

• Menganalisa, merawat dan mengevaluasi kinerja dari suatu perangkat

(hardware/software) yang digunakan oleh perusahaan.

15. Business Development Manager

Tugas dan tanggung jawab dari Business Development Managerantara

lain:

• Mempersiapkan pelaporan akhir yang berhubungan dengan perkembangan

bisnisuntuk diberikan kepada head of business development.

• Bertugas untuk mengelola dan mengatur bisnis yang berjalan di dalam

perusahaan agar bergerak maju dan semakin berkembang.

16. Assistant Manager Post Fixture

Tugas dan tanggung jawab dari Assistant Manager Post Fixtureantara

lain:

• Bertugas untuk mempersiapkan pelaporan akhir yang berhubungan

dengan post fixture untuk diberikan kepada head of post fixture.

• Mengelola dan mengatur staf yang berada dibawah assistant manager

post fixture dan mengambil keputusan yang berhubungan dengan post

fixture.

47

17. Commercial Manager

Tugas dan tanggung jawab dari Commercial Manager antara lain:

• Bertugas untuk mengelola kegiatan komersial bisnis batu bara PT.PSS.

• Mempersiapkan pelaporan yang berhubungan dengan perkembangan

bisnis untuk diberikan kepada Head of Commercial & Business

Development & Post Fixture.

• Mengelola staf yang berada dibawah divisi commercial.

• Memastikan target penjualan terpenuhi.

18. Procurement Manager

Tugas dan tanggung jawab dari Procurement Manager antara lain:

• Mengelola dan mengatur staf yang berada dibawah divisiProcurement

dan mengambil keputusan yang berhubungan dengan divisi Procurement.

• Mengontrol seluruh pengadaan dan proses pembelian.

• Meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya tenaga kerja dengan

mengurangi kegiatan yang dilakukan secara manual.

48

3.5 Visi Implementasi Microsof Dynamics NAV 2009 Modul Operation

PT. PSS menginginkan adanya sistem manajemen bisnis yang

terintegrasidimana memungkinkan mereka untuk streamline proses bisnis,

pengambilan keputusan yang lebih baik bagi manajemen melalui analysis and

reporting tools, dan terus mempertahankan layanan kepada customer, serta

perkembangan bisnis pada masa yang akan datang. Suatu sistem yang

terintegrasi harus dapat memungkinkan fleksibilitas yang maksimum dan

kecepatan dalam pengambilan data, dan memiliki penyimpanan data dalam 1

aplikasi untuk analisis dan pelaporan.PT.PSS menginginkan sistem yang

mudah dipakai, memiliki konsistensi data, dan kemampuan drill-down ke

transaksi yang spesifik.

PT. PSS berorientasi pada layanan customer dan kebutuhanonline

tools untuk meyakinkan bahwa customer mendapatkan layanan yang

memuaskan.

3.6 Tata Laksana Sistem Berjalan

Sistem informasipada divisi Operation

diPT.PSSmenggunakanmodulOperationdi Microsoft Dynamics NAV, yang

merupakan salah satu aplikasi yang mendukung proses bisnis operation selain

aplikasi BASSnet dan Ascenz. Gambar 3.7 merupakan gambar data flow

diagram yang menggambarkan alur data yang berjalan di Microsoft

Dynamics NAV.

49

Gambar 3.7 Data Flow Diagram (DFD) Proses Bisnis Berjalan

50

3.6.1 Tug and Barge (T&B)

Gambar 3.8Rich Picture Proses Tug and Barge (1)

Gambar diatas merupakan rich pictures yang menggambarkan

proses bisnis berjalan Tug and Barge (T&B) pada PT.PSS .Proses

diawali pada saat Port Captain mendapatkan job order dari bagian

Commercial. Setelah itu Port Captain akan mendapatkan surat izin

gerak dan rencana kerja bongkar muat dari Agent yang merupakan

pihak luar yang bertugas untuk mengeluarkan kedua tersebut.. Setelah

mendapatkan dokumen-dokumen tersebut maka Port Captain akan

mengecek T&B seperti ketersediaan bahan bakar, air, dan hal-hal yang

51

berhubungan dengan kondisi T&B. Setelah T&B sudah dicek dan

siap, maka Port Captainselanjutnya mengecek jetty untuk melihat

apakah ada tempat yang tersedia untuk melakukan loading cargo. Jika

ternyata area jettysudah penuh, maka T&B tetap berada di

mooringarea.Namun apabila area jetty tersedia, maka T&B dapat

mendekat ke jetty. Pada saat T&B sudah berada di jetty, maka proses

loading cargo dapat dilakukan. Sebelum memulai loading cargo,

dilakukan perhitungan jumlah muatan cargo di stockpile yang

selanjutnya muatan akan dipindahkan ke dalam barge. Hasil

perhitungan jumlah muatancargo tersebut dicatat di dokumen initial

draft survey. Setelah pencatatan selesai,maka loading cargo sudah

dapat dipindahkan dari tempat penampungan sementara ke dalam

barge. Ketika loadingcompleteatau sudah selesai proses

perpindahannya, dilakukan kembali perhitungan jumlah muatan cargo

yang sudah berada pada barge. Hasil perhitungan tersebut dicatat

kedalam dokumen final draft survey.Hal ini ditujukan untuk melihat

selisih muatan cargo. Pencatatan muatan cargo dilakukan oleh

seorang Surveyor yang merupakan pihak eksternal.

52

Gambar 3.9 Rich Picture Proses Tug and Barge (2)

Proses pada Gambar 3.9, merupakan proses dimana T&B

sudah mulai berjalan meninggalkan jetty melewati sungai menuju FLF

yang berada di laut lepas.Diantara jetty dengan anchorage, terdapat 4

jembatan yang harus dilalui yaitu jembatan Tenggarong, Mahulu,

Mahakam, dan Mahkota II.APDEL (Administrasi Pelabuhan)

menyediakan jadwal bulanan untuk melewati tiga jembatan selain

jembatan Tenggarong. Hal inidisebab tidak ada pembatasan waktu

untuk melewati jembatan Tenggarong. Karena adanya pembatasan

waktu di tiga jembatan lainnya, maka sebelum T&B melewati

jembatan tersebut, harus dipastikan terlebih dahulu apakah T&B dapat

lewat atau tidak berdasarkan jadwal yang ditentukan oleh APDEL.

Apabila T&B tidak bisa lewat, maka T&B harus berlayar ke waiting

point I yang terletak di Jembayan.Apabila T&B bisa lewat, maka

T&B dapat melewati jembatan tersebut.Pada saat melanjutkan

perjalanan ataupun saat sedang di Jembayan, T&B Master

menanyakan posisi Mother Vessel (MV) kepada Port Captain.

53

Apabila MV terlambat waktu sampainya di anchorage, maka T&B

akan berlayar dan menunggu di waiting point II yaitu di Muara

Kembang. Namun apabila MV tidak terlambat, maka T&B dapat

berlayar ke anchorage point. Kemudian T&B Master akan

menginformasikan kepada FLF Master bahwa T&B sudah siap untuk

alongside. Apabila FLF dan MV belum siap untuk melakukan

aktivitas discarging, maka T&B tetap menunggu di anchorage,

namun apabila sudah siap maka T&B akan bergerak mendekati FLF

dan melakukan aktivitas discharging. Setelah aktivitas discharging

cargo selesai, maka T&B Master akan menginformasikan kepada Port

Captain bahwa proses pengangkutan sudah selesai.Waiting point

yang berada di sepanjang perjalanan di sungai, dapat menjadi lokasi

T&Bdalam menunggu diantara lain menunggu FLF, instruksi,

dokumen, jembatan, atau dapat juga cuaca yang buruk. Di dalam

perjalanan, T&B dapat melakukan bunkering yaitu mengisi bahan

bakar atau fresh water, dimana pengisian tersebut dapat dilakukan di

dekat waiting point.

3.6.2 Floating Loading Facility (FLF)

Bagian Commercial akan membuat job order dimana job

order tersebut akan diserahkan kepada Port Captain. Selanjutnya Port

Captain akan berhubungan dengan bagian Internal Department untuk

melakukan pengecekan terhadap FLF. Pengecekan meliputi persiapan

jika terjadi kebakaran maupun untuk penyelamatan diri jika terjadi

masalah pada FLF selain itu bagian teknik juga akan mengecek mesin

dan perlengkapan kawat cadangan maupun kondisi dari mooring

ropes. Bagian Operation akan mengisi bahan bakar , fresh water dan

kesiapan dari crane maupun dozer.

54

Gambar 3.10Rich Picture Proses Floating Loading Facility (1)

Port Captain juga berhubungan dengan Shipper dan MV

Agent. Hal ini dilakukan untuk melakukan koordinasi

denganShipperagar MVdan barge siap.Setelah melakukan koordinasi

dengan Shipper dan MV Agent.

Port Captain akan mempersiapkan jadwal FLF dimana

penyusunan jadwal tersebut berdasarkan koordinasi dengan bagian

Commercial, Shipper, Stevedoring dan bagian T&B Operation.

Selama pembuatan jadwal,Bagian Commercial akan meng-update

MV lay time, loading time dan ketersediaan barge. Bagian

Stevedoring juga akan mengecek kesiapan dari mandor dan mooring

staff. Bagian T&BOperation juga akan mengecek kesiapan dari tug

dan assist tug, sertamenjadi pihak yang memberikan instruksi T&B

untuk mendekat ke FLF. Jika MV belum siap untuk proses

loading,makaPort Captain akan menunggu atau dapat melakukan

shifting ke MVberikutnya sesuai dengan hasil negosiasi antara bagian

Commercial dan Shipper. Namun jika MVsudah siap untuk

proses loading, maka Port Captain akan mengecek apakah T&Bsudah

siap untuk proses loading. Jika T&B belum siap,proses loading dapat

55

berpindahke MVberikutnya, atau menunggu sampai T&Bsiap. Jika

T&Bsudah siap,Port Captain akan memberikan instruksi agar

FLFmendekat ke MV.

Gambar 3.11 Rich Picture Proses FLF (2)

Gambar diatas merupakan saat proses loading berlangsung. T&B

sudah alongside kepada FLF, dan FLF juga sudah alongside kepada MV.FLF

Masterakan memantau jalannya proses ini dan mencatat waktunya dibantu

dengan Surveyor dari pihak eksternal yang akan menghitung jumlah muatan

cargo yang akan dicatat pada dokumen final draft surveydan juga laporan

time sheet. Setelah aktivitas loading selesai, T&B cast off dari FLF, dan FLF

cast off dari MV. Kemudian FLF Master mengirim semua dokumen

pengangkutanbatu bara ini yang terdiri dari tiga dokumen yaitu final draft

survey, time sheet report, dan barge movement kepada bagian Operation,

Commercial, dan Post-Fixture.

3.7 Bagian – Bagian yang Terkait Dengan Proses Operation

Tabel 3.1 Bagian-Bagian yang Terkait Dengan Proses Operation

Divisi/Sub Divisi Yang

Terlibat Dalam Proses

Operasional

Keterangan

Divisi Commercial DivisiCommercial adalah bagian yang bertugas untuk menjalin hubungan kerjasama yang baikdan

negosiasi dengan perusahaan lain yang akan menggunakan jasa dari PT.PSS. Divisi ini juga membuat

job order untuk diberikan kepada divisi Operation.

Divisi Operation Divisi Operationadalah bagian yang melakukan segala aktivitas operation di Banjarmasin dan

Samarinda. Divisi ini akan mencatat laporan perjalanan yang didapat dari Port Captain. Melakukan

pencatatan penggunaan bahan bakar dan mengatur perjalanan T&B dan FLF sesuai job order.

DivisiPost Fixture Divisi Post Fixture adalah divisi yang mengatur mengenai pembiayaan operasional perusahaan. Biaya

yang dikeluarkan selama beroperasi akan diurus pada divisi ini. Biaya yang dikeluarkan pada saat

beroperasi akan ditinjau kembali sebelum persetujuan pembiayaan dikeluarkan.

Sub- Divisi Technical Sub-divisi technical adalah divisi dibawah divisi Operation yang bertanggung jawab terhadap

permasalahan yang bersifat teknis yang terjadi pada T&B maupun FLF. Bagian ini akan bekerja sama

dengan divisi Operation yang ada di Pelabuhan jika ada masalah maupun jika akan dilakukan

pengecekan berkala.

56

57

3.8 Arsitektur yang Sedang Berjalan

Gambar 3.12 Arsitektur Sistem yang Sedang Berjalan

Arsitektur sistem yang digunakan oleh PT. PSS dapat dilihat pada

Gambar 3.12.PT.PSS berpusat di Jakarta dan memiliki cabang di Samarinda

dan Banjarmasin.Untuk PT.PSS cabang Jakarta terdapat application dan

database yang terhubung langsung.Sementara agar bisa mendapatkan data

operationyang berada di Samarinda dan Banjarmasin, maka PT.PSS

mengunakan Citrix.Citrix merupakan aplikasi yang biasanya digunakan

sebagai remote server.Internet dengan jaringan private perusahaan (VPN)

akan menjadi media perpindahan data dari Banjarmasin dan Samarinda

masuk kedalam database perusahaan yang terpusat di Jakarta. Sama halnya

dengan Jakarta untuk cabang Samarinda dan Banjarmasin terdiri dari

beberapa application.

3.9 Menu – Menu yang terdapat Pada Modul Operation Sistem Microsoft

Dynamic NAV

Fungsi yang berhubungan dengan proses operation yaitu:

1. T&B Daily

Tug & Barge Daily adalah dokumen yang dibuat berdasarkan job

order yang didapat dari bagian Commercial. T&B Dailydibuat oleh Port

Captain yang digunakan untuk menampilkan pelaporan harian dari T&B

meliputi kondisi yang terjadi (angin, cuaca, dan kondisi laut), detil

58

penggunaan bahan bakar harian dalam sekali perjalanan, serta penggunaan oil

& fresh water.

Dalam T&B Daily terdapat tiga tab, diantaranya yaitu:

Daily Report Detail Tab

Pada tab ini,user dapat mengisi aktivitas yang dilakukan pada T&B,

posisi T&B dan jumlah cargo yang diangkut oleh T&B tersebut.

Gambar 3.13 Daily Report Detail Tab

Running Hour Tab

Pada tab ini user dapat mengisi ROB (Remaining On Board) yang

merupakan materi yg dibutuhkan kapal, diantara lainfuel oil, dan fresh water.

59

Gambar 3.14 Running Hour Tab

Tug Report Detail Line Tab

Pada tab ini,user dapat mengisi jumlah running hour dan konsumsi

yang terpakai.

Gambar 3.15 Tug Report Detail Line Tab

60

2. Item Card

Item Card digunakan untuk memasukkan data item yang akan

digunakan oleh T&B maupun FLF. Dimana pada item card dapat dilakukan

pengaturan terhadap base unit of measure, kode item category dan dapat

mengatur pengkodean grup yang sesuai dengan item yang dimasukkan. T&B

inventory seperti bahan bakar, dan fresh water,yang dapat dikeloladi dalam

item card. Dimana data yang akan dimasukkan berasal dari Bagian

Procurement.

Dibawah ini penjelasan mengenai beberapa menu yang terdapat pada

item card:

a. General: user dapat memasukkan data diantara lain yaitu nomor item

card, deskripsi, code item category, dan pengelompokkan item.

b. Invoicing: user dapat memasukkan data diantara lain yaitu metode

pembayaran, unit pembayaran, dan biaya tidak langsung.

c. Replenishment: user dapat memasukkan data diantara lain yaitumetode

pemenuhan kebutuhan terhadap suatu perlengkapan, jika dilakukan

pembelian maka user dapat memasukkan detil pembelian seperti nomor

vendor.

d. Planning:user dapat memasukkan data yang berhubungan diantara lain

kebijakan pemesanan kembali, kebijakan order tracking, dandapat

menentukan apakah perencanaan tersebut bersifat critical atau tidak.

e. Foreign Trade: user dapat memasukkan data yang berhubungan dengan

perusahaan asing diantara lain seperti: nomor bea cukai, negara, net

weight, dan gross weight.

f. Item Tracking:user dapat memasukkan data yang berhubungan dengan

tracking barang.

g. Warehouse: user dapat memasukkan data yang berhubungan dengan

gudang.

61

Gambar 3.16Tampilan Item Card

3. Item Journal

Item journal merupakan dokumen yang berguna untuk memasukkan konsumsi

dalam perjalanan seperti fuel,dan fresh water, dimana item-item tersebut sudah

didaftarkan pada item card. Data yang dapat dimasukkan yaitu tanggal posting, jenis

aktivitas konsumsi yang dilakukan, nomor dokumen, deskripsi dari item, lokasi, dan

jumlah banyaknya item yang dikonsumsi. Menu ini dapat terhubung dengan menu

item card dengan menekan tombol shift + f5 dan akan muncul tampilan item card.

Gambar 3.17Tampilan Item Journal

62

4. FLF Barge Movement

FLF barge movementadalah dokumen pencatatan pergerakan FLF.

Dengan FLF barge movement ini, perusahaan dapat melihat apakah ada biaya

kelebihan dalam berlabuh / pengangkutan atau disebut demurrage.

Pada barge movement terdapat 2 tab yaitu:

a. General: berisi informasi charterer, dan user dapat memasukkan data

diantara lain yaitu jumlah buldozer yang tersedia, serta jumlah crane

yang dapat berfungsi.

b. Barge Movement: untuk memasukkan periode waktu seperti

unloading/discharging cargo.

Di dalam kedua tab tersebut tabel untuk memasukkantiap aktivitas

beserta periode waktunya.

Gambar 3.18Tampilan Barge Movement General Tab

63

Gambar 3.19Tampilan Barge Movement Tab

5. Statement Of Fact (SOF)

Statement Of Factmerupakan laporan yang dibuat berdasarkan barge

movement untuk melihat perhitungan aktivitas dan waktu pada FLFper satu voyage.

Laporan ini diberikan kepada Shipper/Agent yang merupakan external agent yang

menerima hasil dari satu perjalanan/voyage FLF.Shipper ini berada pada Mother

Vessel setelah perpindahan cargo telah selesai.

6. Vessel Card

Vessel card dapat disebut sebagai data master vessel yang terbagi menjadi tug

card, bargecard, FLF card, dan mother vessel card. Berikut tampilan masing-masing

vessel card.

64

Gambar 3.20Tampilan Tug Card

Gambar 3.21Tampilan Barge Card

Gambar 3.22Tampilan FLF Card

65

Gambar 3.23Tampilan Mother Vessel Card

7. Activity Vessel Card

Activity vessel card menunjukkan aktivitas dan status masing-masing vessel.

Gambar 3.24 Tampilan Activity Vessel Card

66

3.10 Permasalahan yang Dihadapi

Dibawah ini merupakan masalah yang dihadapi oleh divisi IT maupun

userpada sistem Microsoft Dynamics NAV yang sedang berjalan:

Tabel 3.2 Permasalahan yang Dihadapi

No. Masalah Deskripsi Masalah

1. Masih banyak terdapat

penyingkatan istilah dan

penamaan field yang tidak

umum pada menu yang ada.

(Dapat dilihat pada Gambar

3.25)

Permasalahan ini dihadapi oleh user

yang baru bergabung di perusahaan.

Hal ini mungkin tidak akan

berdampak besar pada staff lama.

Namun dikarenakan tingkat

pergantian staff yang tinggi maka hal

ini akan menjadi masalah baru.

karena, staff baru akan sulit untuk

mengetahui penyingkatan nama fungsi

menu yang ada sehingga akan

membutuhkan waktu untuk

menjelaskan field-field yang ada dan

fungsi dari field tersebut karena

penyingkatan istilah yang digunakan

tidak umum.

2. Tidak ada fungsi filter di

beberapa menu.


3.26)

Permasalahan ini dihadapi oleh user.

Fitur filter yang dapat mempermudah

dalam pencarian suatu data, belum

ditemukan di menu-menu di dalam

modul Operation ini. Sehingga

apabila melihat daftar suatu transaksi,

masih harus dicari satu-satu dengan

cara scroll ke bawah, diantara

banyaknya data. Contohnya pada

menu Barge Movement List.

3. Tidak semua menu dapat Permasalahan ini dihadapi oleh user.

67

No. Masalah Deskripsi Masalah

men-generate kode transaksi

atau master data sehingga

sistem pengkodean menjadi

tidak konsisten.


3.27 dan Gambar 3.28)

Masih terdapat beberapa form dimana

kode transaksi atau master data tidak

dapat ter-generate sendiri secara

otomatis sehingga user dapat mengisi

kodetersebut sendiri tanpa mengetahui

sistem pengkodean yang seharusnya

dan menyebabkan sistem pengkodean

menjadi tidak konsisten. Contohnya

dalam pembuatan master tug, barge,

dan mother vessel.

4. Bagian IT dapat memiliki

otorisasi untuk menginput

data.

Permasalahan ini dihadapi oleh divisi

IT.

Dilihat dari hasil observasi, pada

proses bisnis saat ini terjadi

perangkapan fungsi, dimana bagian IT

masih dapat memasukkan data-data

master. Dimana seharusnya hal

tersebut dilakukan oleh bagian

Operation.

5. Microsoft Dynamics NAV

belum terdapat fungsi

analysis and reporting tools.


3.29)

Permasalahan ini dihadapi oleh user.

Sistem ini masih mendukung untuk

proses transaksi, namun data yang

telah di-capture belum dapat diolah

menjadi suatu informasi untuk

pengambilan keputusan.

68

Gambar 3.25Tampilan Penyingkatan Istilah yang Tidak Umum

Gambar 3.26Tampilan Menu yang Tidak Memiliki Fungsi Filter

Gambar 3.27Tampilan Menu yang Tidak Mengenerate kode

69

Gambar 3.28 Tampilan Daftar Vessel dengan Kode yang Berbeda

70

Gambar 3.29Tampilan Hasil Capture Data Transaksi yang Belum Dapat Diolah

Sumber: Data Operation hasil export dari Microsoft Dynamics NAV pada menu FLFBarge Movement

71

3.11 Pengukuran Kinerja Microsoft Dynamic NAV melalui Kuesioner

Setelah melakukan analisis terhadap sistem Microsoft Dynamics

NAVberjalan pada PT. Pelita Samudera Shipping, maka proses selanjutnya

adalah melakukan pengukuran kinerja pada sistem Microsoft Dynamics

NAVmodul Operation. Metode pengumpulan data yang digunakan untuk

melakukan pengukuran tersebut adalah dengan kuesioner.Kuesioner

ditujukan kepada setiap user dari Divisi Operation. Pemilihan metode

kuesioner untuk pengukuran kinerja sistem Microsoft Dynamics NAVdari

sudut pandang user dipilih karena metode ini dianggap mampu mendapatkan

hasil apakah tingkatan penggunaan sistem dari sudut pandang user dianggap

cukup sesuai dengan proses bisnis yang ada dan mampu memberikan solusi

terhadap kinerja untuk pengembangan sistem yang lebih baik kedepannya.

Kuesioner ini mengarah kepada pendekatan BTripleE pada layer kedua yaitu

layer effectiveness of IT berdasarkan user perspective, dimana pertanyaan di

kuesioner menggambarkan data yang ingin didapatkan, dengan mengacu

kepada kriteria efektivitas IT dari sudut pandang pengguna, yaitu:

1. Reliability of IT Applications: derajat dimana aplikasi IT tersedia

ketika diperlukan, output diterima sesuai dengan jadwal, dan masalah-

masalah yang ada dengan cepat diperbaiki.

2. Reliability of Information: derajat kebenaran dan integritas data yang

disediakan oleh aplikasi IT, serta derajat dimana output dan data

didapatkan dalam aplikasi tersedia sesaat setelah proses terjadi di

dalam aplikasi IT.

3. Accessibility of Information: menampilkan bagaimana informasi

permintaan dari aplikasi IT diterima.

4. Ease of Use: penggunaan aplikasi IT yang sederhana, serta dilengkapi

dengan output yang mencukupi pada setiap form.

Kuesioner terdiri dari 6 pertanyaan yang ditujukan kepada

keseluruhan user yang berada di Banjarmasin dan Samarinda yang totalnya

adalah6user.Total responden dari kuesioner berjumlah 6. Cara yang

digunakan untuk menghitung hasil kuesioner menggunakan skalaLikert.

Perhitungan menggunakan skalaLikert ini dapat mengindikasikan baik

72

buruknya sistem yang dapat dijadikan sebagai suatu ukuran untuk

memberikan kesimpulan terhadap hasil kuesioner.

Terdapat 5 kategori untuk masing-masing pertanyaan, dimana

rangeakan disesuaikan dengan jumlah user dan pilihan jawaban setiap

pertanyaan. Ukuran tersebut akan diperoleh berdasarkan total nilai dari

perhitungan kuesioner yang dijawab oleh user.

Kategori pilihan jawaban untuk masing-masing pertanyaan adalah sebagai

berikut:

I. Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 1

a. Sangat Membantu

b. CukupMembantu

c. Membantu

d. Kurang Membantu

e. Sangat Tidak Membantu

II. Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 2

a. Sangat Efisien

b. Cukup Efisien

c. Efisien

d. Kurang Efisien

e. Sangat Tidak Efisien (lebih lama

daripada sistem lama)

III. Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 3

a. Tidak Ada (0)

b. Tidak Banyak (< 3 Proses)

c. Banyak (> 3 – 5 Proses)

d. Cukup Banyak (> 5 – 7 Proses)

e. Sangat Banyak (> 7 Proses)

IV. Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 4

a. Sangat Mudah (< 1minggu)

b. Cukup Mudah (> 1 – 2 minggu)

73

c. Mudah (> 2-3 minggu)

d. Kurang Mudah (> 3 – 4 minggu)

e. Sangat Tidak Mudah (> 4 minggu)

V. Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 5

a. >30 hari

b. > 20-30 hari

c. >10 – 20 hari

d. >5-10 hari

e. <5 hari

VI. Kategori pilihan jawaban pertanyaan No. 6

f. Sangat Sesuai

g. Cukup Sesuai

h. Sesuai

i. Tidak Sesuai

j. Sangat Tidak Sesuai

Bobot penilaian yang digunakan untuk pilihan dari setiap pertanyaaan adalah:

I. Nilai 5 diberikan untuk pilihan jawaban:

a. Sangat Membantu

b. Cukup Efisien

c. Sangat Banyak (> 7 proses)

d. Sangat Mudah

e. > 30 hari

f. Sangat Sesuai

II. Nilai 4 diberikan untuk pilihan jawaban:

a. Cukup Membantu

b. Cukup Efisien

c. Cukup Banyak (< 5 - 7 proses)

d. Cukup Mudah (> 1-2 minggu)

e. > 20-30 hari

f. Cukup Sesuai

74

III. Nilai 3 diberikan untuk pilihan jawaban:

a. Membantu

b. Efisien

c. Banyak (> 3 – 5 proses)

d. Mudah (2-3 minggu)

e. > 10 – 20 hari

f. Sesuai

IV. Nilai 2 diberikan untuk pilihan jawaban:

a. Kurang Membantu

b. Kurang Efisien

c. Tidak Banyak ( > 3 proses)

d. Kurang Mudah (> 3 – 4 minggu)

e. Sangat Tidak Mudah (> 4 minggu)

f. > 5-10 hari

g. Tidak Sesuai

V. Nilai 1 diberikan untuk pilihan jawaban:

a. Sangat Tidak Membantu

b. Sangat Tidak Efisien (lebih lama daripada sistem lama)

c. Tidak Ada (0)

d. Sangat Tidak Mudah (> 4 minggu)

e. < 5 hari

f. Sangat Tidak Sesuai

Setelah bobot penilaian dikalikan dengan jumlah jawaban user dari

setiap pilihan pertanyaan yang ada, makaakandidapatkan total nilai.

Kemudian total nilai dibandingkan dengan range kategori jawaban setiap

pertanyaan yang diperoleh dari pengurangan total nilai maksimal dan total

nilai minimal terhadap total nilai hasil kuesioner. Berikut ini merupakan

perhitungan range untuk kategori jawaban setiap pertanyaan:

Bobot nilai minimal : 1

Jumlah user : 6

75

Total nilai maksimal : 1 x 6 = 6

Bobot nilai maksimal : 5

Jumlah user : 6

Total nilai maksimal : 6 x 5 = 30

Total nilai minimal : 6x1 : 6

Selisih total nilai maksimal dan minimal : 24

Pilihan jawaban tiap pertanyaan : 5

range kategori jawaban setiap pertanyaan : 4

Setelah range sudah diketahui dengan melakukan pembulatan, maka

didapatkan range kategori jawaban setiap pertanyaan adalah sebagai berikut:

I. Jika jumlah Total nilai antara 6 – 10, maka:

a) Sangat Tidak Membantu (Jawaban No.1)

b) Sangat Tidak Efisien (Jawaban No.2)

c) Tidak Ada (0) (Jawaban No.3)

d) Sangat Tidak Mudah (> 4 minggu) (Jawaban No.4)

e) < 5 hari (Jawaban No.5)

f) Sangat Tidak Sesuai (Jawaban No.6)

II. Jika jumlah Total nilai antara 11 - 15, maka:

a) Kurang Membantu

(Jawaban No.1)

b) Kurang Efisien

(Jawaban No.2)

c) Tidak Banyak ( > 3

proses) (Jawaban No.3)

d) Kurang Mudah (> 3 – 4

minggu) (Jawaban No.4)

76

e) > 5-10 hari

(Jawaban No.5)

f) Tidak Sesuai

(Jawaban No.6)

III. Jika jumlah Total nilai antara 16 - 20, maka:

a) Membantu (Jawaban No.1)

b) Efisien (Jawaban No.2)

c) Banyak (> 3 – 5 proses) (Jawaban No.3)

d) Mudah (2-3 minggu) (Jawaban No.4)

e) > 10 – 20 hari (Jawaban No.5)

f) Sesuai (Jawaban No.6)

IV. Jika jumlah Total nilai antara 21 - 25, maka:

a) Cukup Membantu (Jawaban No.1)

b) Cukup Efisien (Jawaban No.2)

c) Cukup Banyak (< 5 - 7 proses) (Jawaban No.3)

d) Cukup Mudah (> 1-2 minggu) (Jawaban No.4)

e) > 20-30 hari (Jawaban No.5)

f) Cukup Sesuai (Jawaban No.6)

V. Jika jumlah Total nilai antara 26 - 30, maka:

a) Sangat Membantu (Jawaban No.1)

b) Cukup Efisien (Jawaban No.2)

c) Sangat Banyak (> 7 proses) (Jawaban No.3)

d) Sangat Mudah (Jawaban No.4)

e) > 30 hari (Jawaban No.5)

f) Sangat Sesuai (Jawaban No.6)

Range itulah yang kemudian akan menyimpulkan jawaban

keseluruhan setiap pertanyaan yang ada pada kuesioner. Berikut ini

77

merupakan perhitungan hasil jawaban atas pertanyaan untuk Divisi

Operation.

Pertanyaan No. 1:

Apakah sistemMicrosoft Dynamics NAVyang digunakan memberikan

kemudahan dalam menyelesaikan pekerjaan?

Tabel 3.3 Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 1 Divisi Operation

Pilihan jawaban Jawaban user Bobot Jumlah nilai

Sangat Membantu 0 5 0

Cukup Membantu 0 4 0

Membantu 0 3 0

Kurang Membantu 0 2 0

Sangat Tidak Membantu 6 1 6

Jumlah user 6 Total 6

78

Gambar3.30 Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 1 Divisi Operation

Total nilai untuk pertanyaan 1 adalah 6, maka dapat disimpulkan

bahwa sistemMicrosoft Dynamics NAV yang diterapkan di

DivisiOperationsangat tidak membantu dalam memberikan kemudahan

dalam menyelesaikan pekerjaan.

Pertanyaan No. 2:

Seberapa efisien sistemMicrosoft Dynamics NAVdapat membantu

mempercepat dalam penyelesaian pekerjaan dibandingkan dengan sistem

lama?

Tabel 3.4 Hasil Kuesioner Pertanyaan No.2 Divisi

Operation


Sangat Efisien 0 5 0

Cukup Efisien 0 4 0

Efisien 0 3 0

Kurang Efisien 1 2 2

Sangat Tidak Efisien (Lebih lama daripada sistem lama)

5 1 5


79

Gambar3.31Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 2 Divisi Operation


bahwa sistemMicrosoft Dynamics NAV yang diterapkan di

DivisiOperationsangat tidak efisiendalam membantu mempercepat dalam

penyelesaian pekerjaan dibandingkan dengan sistem lama.

Pertanyaan No. 3 :

Berapa banyak proses yang dilakukan bersamaan, dimana menggunakan

sistem Microsoft Dynamics NAV tetapi juga masih dikerjakan secara manual

(duplikasi kerja) semenjak implementasi (Maret 2013) ?



Tidak Ada 0 5 0

Tidak Banyak 2 4 8

Banyak 4 3 12

Cukup Banyak 0 2 0

Sangat Banyak 0 1 0


80

Gambar 3.32 Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 3 Divisi Operation

Berdasarkan hasil perhitungan kuesioner yaitu 20 poin maka dapat

diberikan simpulan bahwa masih banyak duplikasi pekerjaan yang dirasakan

oleh staf operation di PT.PSS semenjak mengimplementasi sistem Microsoft

Dynamics NAV.

Duplikasi yang terjadi berkisar antara 3 sampai 7 proses. Hal ini

sangat disayangkan mengingat masih banyak pekerjaan yang dilakukan

secara manual, walaupun sudah mengimplementasikan sistem yang bertujuan

mempermudah pekerjaan bagian Operation. Karyawan melakukan duplikasi

kerja antara manual dan tersistem dapat dipengaruhi beberapa faktor antara

kebutuhan perusahaan atau bahkan merasa sistem yang diimplementasikan

masih belum stabil atau belum dapat menghasilkan output seperti yang

diharapkan oleh user.

Pertanyaan No. 4 :

Berapa jumlah hari yang diperlukan oleh user divisi Operation dalam

memahami dan menggunakan sistem Microsoft Dynamics NAV?


81


<1minggu (sangat mudah) 2 5 10

>1-2minggu (cukup mudah) 4 4 16

>2-3minggu (mudah) 0 3 0

>3-4minggu (kurang mudah) 0 2 0

>4minggu (sangat tidak mudah) 0 1 0


Gambar 3.33 Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 4 Divisi Operation

Berdasarkan hasil perhitungan kuesioner untuk pertanyaan nomor 4

yaitu 26 poin maka dapat dihasilkan kesimpulan bahwa untuk memahami dan

menjalankan system Microsoft Dynamics NAV tersebut cukup mudah, karena

waktu yang dibutuhkan user untuk memahami sistem berkisar antara 1

sampai 14 hari (2 minggu).

Pertanyaan No. 5:

Berapa lama jumlah hari pelatihan yang sudah diadakan untuk user divisi

Operation semenjak implementasi Microsoft Dynamics NAVmodul operation

(Maret 2013)?

82



> 30 Hari 0 5 0

> 20-30 Hari 0 4 0

> 10-20 Hari 0 3 0

> 5-10 Hari 0 2 0

< 5 Hari 6 1 6


Gambar 3.34Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 5 Divisi Operation

Total nilai untuk pertanyaan 5 adalah6, maka dapat disimpulkan

bahwa PT.PSS melakukan pelatihan kurang dari 5 hari.

Pertanyaan No. 6:

Apakah sistem Microsoft Dynamics NAVyang digunakan dapat menghasilkan

informasi sesuai yang diinginkan ?


83


Sangat Sesuai 0 5 0

Cukup Sesuai 0 4 0

Sesuai 1 3 3

Tidak Sesuai 3 2 6

Sangat Tidak Sesuai 2 1 2


Gambar3.35Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 6 Divisi Operation


bahwa Sistem Microsoft Dynamics NAV yang digunakan menghasilkan

informasi yang tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh user.

SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2013-1-00075-SI...

Documents

Transcript of SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaanthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2013-1-00075-SI...