Sistem Perdagangan Ekspor Dan ImporKORESPONDENSI DAN SALES CONTRACT

Pertemuan 6

Dartono. S.Kom., M.Kom

REFERENSI

● Hamdani (2017). Seluk Beluk Perdagangan Ekspor-Impor Jilid, Bushido

● Edi Supardi (2019). Ekspor Impor: Teori dan Praktikum Kegiatan Ekspor Impor untuk Praktisi Logistik dan Bisnis, deepublish

● Victor Tulus Pangapoi, Toto Aminoto (2021). Ekspor Impor: Teori dan Praktik untuk Pemula, CV. Mitra Cendekia Media

● Wahyu Puji A (2019). Ekspor dan Impor, Mutiara Aksara● I Komang Oko Berata (2014). Panduan Praktis Ekspor dan

Impor, Swadaya Group

Sebagian buku referensi tersebut dapat dibaca secara gratis menggunakan aplikasi ipusnas

POKOK BASAHANManfaat Mahasiswa mampu menjelaskan tahap-tahap dalam negosiasi serta dapat membuat dokumen sales contract dengan baik dan benar.

SUB POKOK BAHASAN

1. Tugas rutin di bidang ekspor-impor 2. Negosiasi ekspor-impor 3. Contoh dan isi Sales Contract 4. Bentuk detail dari sales contract serta makna kalimat yang ada di

dalamnya. 5. Tata cara mengisi Sales contract yang baik dan benar.

Tugas rutin di bidang ekspor-impor

1. Menyiapkan pekerjaan teknis

2. Memahami pengetahuan ekspor impor

3. Saling mempercayai mitra usaha

1. Menyiapkan pekerjaan teknis

Persiapan Teknis ekspor impor adalah tersedianya peralatan teknis yang memungkinkan kita untuk melakukan komunikasi, khususnya korespondensi, baik dengan pemasok maupun dengan calon pembeli di mancanegara. Peralatan Teknis yang diperlukan adalah sebagai berikut:

● Letter Head yang Menarik dan Informatif ● Personal Computer ● Faksimili ● Surat Elektronik atau e-mail ● Amplop surat atau logo perusahaan ● PO BOX atau alamat kantor yang jelas ● Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) ● NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) ● Izin Khusus Eksportir/Importir Terdaftar ● Kontrak dengan produsen ● Brosur dari Tiap Komoditi ● Daftar Harga ● Contoh Barang

2. Memahami pengetahuan ekspor impor

Perdagangan adalah salah satu dari kegiatan bisnis yang melintasi

perbedaan batas negara, cuaca, waktu, budaya, peraturan, sistem ekonomi,

serta hal-hal yang bersifat kompleks, sehingga sebelum melakukan proses

ekspor-impor, diperlukan pengetahuan sebagai berikut :

● Ruang Lingkup Ekspor — Impor

● Manfaat Melakukan Ekspor — Impor

3. Saling mempercayai mitra usaha

Ada beberapa faktor penting untuk seseorang dapat dipercaya yaitu sebagai berikut : 1. Mempunyai integritas kepribadian yang baik dan mantap, artinya hal—hal yang

berhubungan dengan psikologi dan perilaku seseorang dan sebagainya menjadi perhatian utama dan pertama kehati—hatian semacam ini penting sekali agar tidak membuat perusahaan kesulitan di kemudian hari.

2. Mempunyai kemampuan dalam melaksanakan tugas—tugas yang diembannya. Kemampuan di sini baik fisik, maupun nonfisik, misalnya pengetahuan dan wawasannya. Kedua aspek itu harus terpenuhi.

3. Mempunyai kejujuran dalam semua aspek. Jujur artinya dia telah memiliki mental yang baik dan tidak mudah terpengaruh oleh rayuan—rayuan siapa pun dan dalam bentuk apapun.

KORESPONDENSI EKSPOR

Diagram Proses Penjualan Ekspor Impor

Proses kegiatan ekspor dan impor terdiri dari proses kontrak dagang, penerimaan L/C, pengiriman barang dan negosiasi dokumen pengapalan.

Terjadinya transaksi ekspor dalam hal kontrak dagang, pada umumnya melalui lima tahapan, yaitu promosi, inquiry, offer sheet, order sheet, dan kontrak dagang.

KORESPONDENSI EKSPORTahap satu : Letter of Intent - Inquiry offer

1. Indentor menyampaikan surat permintaan harga kepada Importir untuk barang yang dibutuhkannya (Letter of Intent).

2. Importir mencari informasi tentang penyuplai di luar negeri yang biasa menyuplai barang tersebut, melalui Badan Pengembangan Perdagangan Internasional.

3. Importir setelah menemukan penyuplai yang sesuai, mengirimkan Surat Permintaan Penawaran untuk barang yang diinginkan.

4. penyuplai mengirimkan penawaran (offer atau Quotation) kepada Importir yang biasanya dalam Valuta Asing.

5. Berdasarkan penawaran dari penyuplai, Importir membuat kalkulasi harga Impor dengan menambahkan bea masuk dan komisi-indent dan membuat penawaran harga dalam rupiah untuk Indentor.

KORESPONDENSI EKSPORTahap kedua : kontrak - indent - sales contract - open L/C

1. Indentor menandatangani kontrak jual-beli Indent dengan Importir.

2. Importir menempatkan pesanan kepada penyuplai di luar negeri atau menandatangani kontrak jual-beli import dengan penyuplai .

3. Pada waktu yang bersamaan Importir mengajukan aplikasi pembukaan L/C pada Bank-Devisa yang menjadi langganannya.

4. Bank-Devisa melaksanakan pembukaan L/C sesuai dengan permintaan Importir melalui Bank Koresponden di negara penyuplai . Bank yang membuka L/C ini disebut opening atau Issuing Bank.

5. Bank Koresponden yang menerima L/C ini yang disebut Advising Bank meneruskan pembukaan L/C ini kepada supplier yang berhak menerima L/C tersebut yang dalam hal ini biasa disebut Beneficiary dari L/C tersebut.

KORESPONDENSI EKSPORTahap ketiga : Shipment - Negotiation - Delivery

1. Penyuplai setelah menerima pesanan (order) dan L/C dari importir segera mempersiapkan barang untuk Ekspor bersama produsen dan dengan bantuan Forwading Agent maskapai asuransi dan Bea Cukai menyerahkan barang kepada perusahaan pelayaran untuk diangkut ke negara importir.

2. Perusahaan pelayaran mengangkut barang untuk diserahkan kepada importir melalui agent pelayaran di negara importir.

3. Pensuplai menguangkan (mekorespondensi) Shipping Document dengan bank koresponden yang bertindak sebagai Negotiating Bank. Penyuplai pada waktu bersamaan meneruskan Copy Shipping Document langsung kepada importir.

4. Negotiating Bank meneruskan Shipping Document kepada issuing bank di negara importir.

5. Issuing Bank setelah menerima penyelesaian pembayaran dari importir menyerahkan asli shipping document kepada importir.

6. Importir dengan bantuan EMKL atau EMKU menyelesaikan bea masuk dengan Pabean dan setelah itu menyelesaikan Delivery Order (DO) dengan agen pelayaran bersangkutan.

7. Agent pelayaran setelah menerima Ongkos Angkut dan lain biaya pengangkutan menyerahkan barang kepada importir sebagai tukaran Bill of Lading atau Delivery Order.

8. Importir setelah menerima barang dari agen pelayaran meneruskan barang tersebut kepada indentor.

CONTOH DAN ISI SALES CONTRACT

Setidaknya ada tiga dokumen penting yang melatarbelakangi terjadinya

sales contract yaitu dokumen sebagai berikut:

1. Letter of Intent atau Pernyataan Minat Indentor

2. An Inquiry for Quotation atau Surat Permintaan Harga

3. Offering Letter atau Penawaran Harga dari Penyuplai

CONTOH DAN ISI SALES CONTRACTLetter of Intent atau Pernyataan Minat Indentor

Surat pernyataan minat ini (Letter of Intent) adalah pernyataan dari pihak yang memerlukan barang impor atas barang yang diperlukannya, umumnya berisi tentang jenis, jumlah, kualitas barang serta syarat-syarat yang berlaku umum dalam dunia perdagangan, Letter of Intent in merupakan data yang sangat berguna bagi importer serta eksportir dalam menentukan arah kegiatan dagangnya lebih lanjut. Berdasarkan Letter of Intent tadi maka, importer yang sudah mengetahui komoditi yang diinginkan oleh calon indentor, maupun kebutuhan pasar pada umumnya, akan menyusun rencana impor untuk komoditi bersangkutan.Tugas selanjutnya adalah menghubungi penyuplai atau eksportir yang kiranya dapat mensuplai barang tersebut. Nama dan alamat penyuplai itu dapat diperoleh melalui salah satu kelompok promosi. Sebagai contoh misalnya kita menghubungi Kamar Dagang dan Industri negara penyuplai barang yang diperlukan tadi.

CONTOH DAN ISI SALES CONTRACTAn Inquiry for Quotation atau Surat Permintaan Harga

An Inquiry for Quotation atau Surat Permintaan Harga pada Penyuplai Bilamana nama dan

alamat Penyuplai ini sudah diperoleh, maka selanjutnya tinggal mengadakan kontak atau

korespondensi dengan mereka untuk menyampaikan apa yang lazim disebut dengan

"Permintaan Harga" atau An Inquiry for a Quotation': Umumnya pertukaran data dilakukan

lewat e-mail.

CONTOH DAN ISI SALES CONTRACTOffering Letter atau Penawaran Harga

Offering Letter atau Penawaran Harga dari Penyuplai Setelah eksportir menerima "Permintaan Harga" dari importir maka eksportir biasanya memenuhi permintaan itu dengan mengirimkan penawaran atau dalam bahasa asingnya disebut offer. Penawaran atau offer ini ada bermacam-macam pula antara lain "free-offer; yang mana penjual hanya mencantumkan catatan harga barang yang sifatnya tidak mengikat (without engagement). Disamping itu juga dikenal apa yang disebut dengan "firm-offer; di dalam mana penjual menentukan baik harga maupun syarat-syarat lainnya untuk suatu jangka waktu tertentu.

SALES CONTRACT

Sales contract atau kontrak jual beli adalah rumusan kesepakatan antara penjual-pembeli mengenai hak-hak dan kewajiban pihak-pihak yang terkait dalam letter of credit karena kontrak jual bell adalah dokumen induk dalam realisasinya akan melahirkan kontrak-kontrak lain seperti kontrak angkutan antara penjual / eksportir selaku shipper dengan perusahaan pelayaran yang dituangkan dalam B/L.

DEFINISI "EXPORT SALES CONTRACT" ATAU KONTRAK DAGANG EKSPOR

Export Sales contract adalah kesepakatan dari Eksportir dan Importir untuk melakukan Dagang barang sesuai dengan syarat-syarat yang sama-sama disepakati dan masing-masing pihak mengikat din akan mengikat diri akan melaksanakan semua kewajiban yang sama-sama disepakati. Yang ingkar janji akan dikenai sangsi dengan membayar ganti rugi kepada pihak yang dirugikan.

Dengan demikian export sale's contract sebagai suatu perikatan antara pihak-pihak yang terkait harus memenuhi 3 (tiga) landasan utama suatu perjanjian , yaitu:

1. Adanya kesepakatan antara kedua belah pihak secara sukarela . Azas ini disebut dengan "KONSENSUS"

2. Kesepakatan antara kedua belah pihak dimaksudkan akan mengikat kedua belah pihak dengan berjanji akan menjalankan semua hak dan kewajiban masing-masing yang dituangkan dalam kontrak dagang ekspor itu. Azas ini disebut azas "OBLIGATOIR"

3. Kedua belah pihak bersedia memberikan ganti rugi kepada pihak lain, apabila tidak dapat memenuhi janjinya dalam menjalankan kewajibannya. Azas ini di sebut azas "PENALTY"

Ketiga azas utama ini harus terdapat pada setiap kontrak dalam transaksi internasional.

Hukum Negara mana yang berlaku bila jadi sengketa?

Masing-masing pihak sebenarnya bebas menentukan hukum Negara mana yang dipakai untuk tiap-tiap kontrak, boleh memakai peraturan hukum di Negara Eksportir, atau juga boleh memakai hukum di Negara importir atau yang sering kontrak itu tunduk pada hukum arbitrasi nasional. Karena itu di dalam syarat-syarat kontrak dagang eksport, harus disebutkan dengan tegas ketentuan ini. Namun demikian karena tujuan orang melakukan bisnis bukan untuk mencari perkara, atau dalam mencari kemenangan dalam berperkara, tetapi untuk membina saling kepercayaan untuk mendapat laba (untung) ditempuh bertahap sebagai berikut:

● Tahap pertama melakukan musyawarah langsung antara pihak eksportir dan importir yang istilahnya disebut "AMICABLE SOLUTION".

● Bila cara pertama tidak berhasil barulah ditempuh cara arbitrasi (perwasitan) atau melalui sidang pengadilan di Negara yang ditentukan dalam kontrak dagang ekspor itu.

Kenapa "export sale's contract" itu sebaiknya tertulis?

Meskipun kontrak dagang eksport dapat dilakukan dengan cara lisan namun karena antara eksportir dan importir berdomisili di dua Negara yang berbeda mempunyai hukum yang berbeda, maka bahasa yang berbeda maka untuk menghindari salah pengertian, maka sebaiknya hak-hak dan kewajiban dari masing-masing pihak dirumuskan dalam bentuk tertulis yang kelak dapat dijadikan bukti dalam perkara, bila terjadi perbuatan ingkar janji yang membawa sengketa ke pengadilan.

Bagaimana posisi "export sale's contract ini, dalam perdagangan internasional?

Perdagangan ekspor impor, biasa disebut juga dengan perdagangan dokumen. Sebab karena seluruh kegiatan transaksi diaktualisasikan dalam bentuk dokumen. Barang-barang ditawarkan dalam bentuk dokumen yang kita sebut offer sheet, barang dikirimkan dengan kapal dan sebagai bukti pengiriman dikeluarkan dokumen yang disebut dengan Bill of leanding dan seterusnya.

Dari semua jenis dokumen ini , "Export sale's contract" menempati sebagai dokumen INDUK dan dokumen induknya dari semua dokumen dalam perdagangan internasional.

Semua persoalan dan dokumen lain akan merujuk pada "export sale's contract"ini.

Berikut adalah contoh dari sebuah sales contract lengkap, untuk kita analisis isi dan makna dari setiap kalimatnya. (1)

Berikut adalah contoh dari sebuah sales contract lengkap, untuk kita analisis isi dan makna dari setiap kalimatnya. (2)

Tata cara mengisi Sales contract yang baik dan benar

Secara umum sales contract berisikan data sebagai berikut : 1. Menyangkut mutu dan jumlah barang 2. Menyangkut syarat harga dan tempat penyerahan barang 3. Menyangkut cara pembayaran yang disepakati 4. Menyangkut hal-hal lain yang belum termasuk diatas, yaitu :

a. Denis dan nomor kontrak b. Nama dan alamat Importir c. Nama dan alamat Eksportir d. Denis barang yang diperjual belikan mutu e. Cara penyerahan, cara pengiriman barang f. Harga satuan barang

g. Nilai kualitas barang h. Harga keseluruhan barang-barang dalam valuta asing i. Toleransi atas kuantitas barang dan harga j. Cara kemasan, merek, dan tanda pada pengepakan

k. Penutupan asuransi dan risiko yang dipertanggungkan. l. Klaim dan cara penyelesaiannya.

m. Dokumen yang dipersyaratkan. n. Cara pembayaran apakah advance payment, collection, open occount, consigment.

Hal-hal penting atas sales contract

Dalam menyusun sales-contract itu perlu sekali diperhatikan hal-hal penting sebagai berikut: ● Uraian barang-barang (Description of Goods)

Uraian barang harus dibuat sejelas-jelasnya oleh kedua belah pihak baik pembeli maupun penjual. Bilamana barang tersebut sudah mempunyai mutu baku internasional (International Standard Quality), maka dalam menentukan mutu disebutkan mutu baku ini misalnya dalam hal karet alam, gula, kapas, dan lain-lainnya. Di samping keterangan teknik (Technical Specification) harus pula disebutkan nama pabriknya seperti Singer, Philips, Siemen dan sebagainya. Barang lainnya dapat juga dengan melampirkan brosur atau leaflet, atau kalau hal itu tidak mungkin dapat juga dilengkapi dengan contoh.

● Jumlah barang (Quality) Penetapan istilah mengenai kuantum (jumlah barang) harus jelas sehingga tidak mungkin timbul perselisihan tafsiran. Sebagaimana diketahui terdapat macam-macam satuan hitung, sehingga dalam hal ini perlu disebutkan dengan lengkap dan sempurna satuan hitung yang dimaksudkan. Contoh : 5 ... ton gula. Penetapan kuantum seperti ini belum cukup jelas, sebab bisa menimbulkan salah pengertian apakah yang dimaksud "long ton atau short ton atau metric toff'. Perlu juga dijelaskan apakah yang dimaksud berat muat sebagai patokan ataukan berat-bongkar, sehingga dalam perdagangan luar negeri sudah lazim dipakai istilah "Shipped Weight (Net Shipped Weight atau dengan singkatan NSW) atau Delivered Weight (Net Delivered Weight atau dengan singkatan NDW).

Hal-hal penting atas sales contract

● Harga (price) Dalam menetukan harga jual-beli, di samping jenis math uangnya harus jelas,. Jenis mata-uang harus ditegaskan misalnya : English pound sterling E£ Australian dollar A$ United states dollar US$ Singapore dollar S$ Hongkong dollar H$

● Tempat Penyerahan Barang (Place of Delivery) Dalam menentukan harga dari transaksi, di samping syarat penyerahan barang, harus dijelaskan pula nama tempat dimana penyerahan itu akan dilakukan secara fisik. Dalam perdagangan luar negeri barang-barang dikirim atau diterima melalui saluran-saluran sebagai berikut : 1) Melalui pelabuhan-pelabuhan laut 2) Melalui pelabuhan-pelabuhan udara 3) Melalui stasiun kereta-api / stasiun bus 4) Melalui kantor-kantor pos kemungkinan barang itu harus diangkut lagi melalui jalan darat atau lainnya sampai ke pelabuhan ekspor. Menghadapi hal yang semacam ini perlu diperhitungkan kemungkinan ekstra ongkos angkut.

● Syarat Penyerahan dan Biaya Syarat penyerahan harus ditentukan secara tepat pula, misalnya FOB, CIF atau Incoterms lainnya, seperti telah kita bahas pada bab sebelumnya.

TERIMAKASIH.Mereka yang malas belajar hanya memiliki dua pilihan: tergantikan atau menjadi pengejar mimpi orang lain.

Jeni Karay