SISTEM PERANCANGAN PENJUALAN PADA APOTEK.docx

7/21/2019 SISTEM PERANCANGAN PENJUALAN PADA APOTEK.docx

http://slidepdf.com/reader/full/sistem-perancangan-penjualan-pada-apotekdocx 1/14

SISTEM PERANCANGAN PENJUALAN

PADA APOTEK

Oleh :

Riski Ferdiansyah

NIM : !!"#"$%&

Mana'e(en) In*+r(a)ika



KATA PENGANTAR

Segala Puji dan syukur kita panjatkan kepada ALLAH SWT, karena atas berkat dan

limpahan rahmatnyalah maka saya dapat menyelesaikan sebuah makalah dengan tepat waktu.

Berikut ini penulis mempersembahkan sebuah makalah dengan judul "Sistem Penjualan

pada Aptek Pharingga", yang menurut saya dapat memberikan man!aat yang besar bagi kita

untuk mempelajari bagaimana system penjualan di Aptek.

elalui kata pengantar ini penulis lebih dahulu meminta maa! dan memhn

permakluman bila mana isi makalah ini ada kekurangan dan ada tulisan yang saya buat

kurang tepat atau menyingg perasaan pemba#a.

$engan ini saya mempersembahkan makalah ini dengan penuh rasa terima kasih dansemga ALLAH SWT memberkahi makalah ini sehingga dapat memberikan man!aat.



,A, I

PENDA-ULUAN

I" La)ar ,elakan' Masalah

Berkembangnya usaha%usaha perdagangan yang sangat pesat pada saat ini menjadikan

in!rmasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalam menunjang jalannya perasi%

perasi demi ter#apainya tujuan yang diinginkan leh perusahaan.

Sis)e( adalah sekelmpk elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

men#apai suatu tujuan

enurut #led, &''(,

Sistem adalah sekumpulan kmpnen yang saling bekerjasama untuk men#apai tujuan guna

memperbaiki rganisasi ke arah yang lebih baik )#led, &''(*.

enurut ulyadi, +&,

Sistem adalah sekelmpk unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang ber!ungsi

bersama%sama untuk men#apai tujuan tertentu.

enurut athiassen Lars, +,Sistem juga adalah kumpulan dari kmpnen%kmpnen peralatan mdel re-uirements,

!un#tin dan inter!a#e.



SISTEM PENJUALAN

Sis)e( .en/0alan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu rganisasi,

prsedur, data, serta sarana pendukung untuk mengperasikan sistem penjualan, sehingga

menghasilkan in!rmasi yang berman!aat bagi pihak manajemen dalam pengambilan

keputusan.

Sis)e( in*+r(asi .en/0alan adalah sub system in!rmasi bisnis yang men#akup kumpulan

prsedur yang melaksanakan, men#atat, mengkalkulasi, membuat dkumen dan in!rmasi

penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari

diterimanya rder penjualan sampai men#atat timbulnya tagihanpiutang dagang

Sis)e( .en/0alan 1aran' adalah suatu sistem penjualan, melalui prsedur%prsedur yang

meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, penge#ekan barang ada atau

tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan !aktur

dan mengadakan pen#atatan atas penjualan yang berlaku



Pengellaan yang biasa dilakukan di aptek antara lain /

&. Pengadaan

Aptek menggunakan sistem pemesanan salesman yang datang langsung datang ke aptek atau

melalui pesawat telepn untuk memenuhi pengadaan barang. asalah yang sering dihadapi di aptek

dalam pengadaan yaitu, keterlambatan dalam pengadaan bat yang di sebabkan leh keksngan

pabrik, dalam mengatasi masalah ini dilakukan dengan #ara memesan bat dari jauh%jauh hari dan

tidak menunggu stk bat tersebut ksng.

+. Penyimpanan

0ntuk penyimpanan sediaan bat dan alat kesehatan di aptek disusun berdasarkan abjad, bentuk

sediaan dan stabilitas atau kesesuaian suhu pada penyimpanan bat.

&* 1lngan bat

Penyimpanan bat berdasarkan glngan bat, seperti bat bebas, bebas terbatas bat keras dan bat

narktik. Tidak mengalami masalah yang berarti dan sesuai dengan standar yang di tetapkan.

+* Abjad

Penyimpanan bat berdasarkan abjad, seperi bat yang di beli bebas sampai bat yang harus di sertai

dengan resep dkter. Tidak mengalami masalah yang berarti dan sesuai dengan standar yang di

tetapkan.

2* Bentuk sediaan

Penyimpanan bat berdasarkan bentuk sediaannya, seperti sirup bebas, sirup AS34S, salep, injeksi,

#airan dan lain%lain. Tidak mengalami masalah yang berarti dan sesuai dengan standar yang di

tetapkan.

5* Suhu

Penyimpanan bat berdasarkan suhu penyimpanan agar bat tidak rusak, seperti suppsitria dan

insulin disimpan dalam lemari es, supaya tidak merusak bentuk dan khasiatnya. $alam hal ini Penulis

tidak melakukan penge#ekan terhadap penyimpanan berdasarkan suhu.

2. Penyaluran

Penyaluran bat di aptek di bagi menjadi + ma#am #ara, diantaranya /

&* 6esep 6esep yang dilayani ada + yaitu resep AS34S dan nn AS34S

+* 7n resep

Pembelian bat yang dilakukan tidak menggunakan resep atau penjualan bat bebas. asalah yang

sering dihadapi adanya penyaluran bat Psiktrpika yang disalurkan bebas tanpa menggunakan resep

dkter maupun petunjuk dkter, penyaluran itu tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5. Pelapran

Pelapran di aptek antara lain /



&* Lapran harian merupakan lapran yang berisikan tentang barang yang terjual, pengeluaran dan

pemasukan bat yang masuk. Lapran harian yang dilakukan telah sesuai dengan jumlah bat yang

masuk dan keluar setiap harinya.

+* Lapran bulanan biasanya berisi tentang lapran bat glngan 7arktika, Psiktrpika yang masuk

dan keluar selama satu bulan.

II" Per0(0san Makalah

Berdasarkan latarbelakang yang telah dijabarkan diatas, maka permasalahan yang akan dikaji adalah

Sistem Penjualan, , 8enis Penjualan Barang pada Aptek Pharingga, unit rganisasi dan $kumen

yang digunakan, Prsedur, 9lw#hart, narasi dan SP:.

III" T0/0an Makalah

Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk memenuhi Tugas Sistem Akuntansi yang diberikan leh

:bu 7ugrah LPH, S4 dsen Sistem Akuntansi kepada ahasiswa.



,A, II

PEM,A-ASAN

I" JENIS PENJUALAN ,ARANG

Terdapat beberapa #ara dalam menjual. 0ntuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan

dengan perasi dilapangan. $alam pembahahan ini saya membahas pada sebuah Aptek yang

teridenti!ikasi beberapa jenis Penjualan di Aptek ini yaitu /

; Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung

dikirim ke #ustmer.

; Penjualan St#k 1udang yaitu penjualan barang dari st#k yang telah tersedia di gudang

; Penjualan 3mbinasi ) langsung < St#k * yaitu penjualan dengan mengambil barang

sebagian dari supplier dan sebagian daris st#k yang tersedia di gudang.

II" STRUKTUR ORGANISASI APOTEK



TUGAS DAN TANGGUNGJA2A, TIAP TIAP ,AGIAN

&. $irektur Pemilik Aptek

a. Bertanggungjawab terhadap semua kegiatan dan mengkrdinir semua bagian

b. enunjuk dan mengangkat semua persnel untuk tugas atau jabatan yang sesuai dengan

struktur rganisasi

#. engawasi dan menjamin stabilitas seluruh bagian yang ada dalam aptek

+. 3epala Apteker Pengella

a. engawasi jalannya perasinal aptek

b. enge=aluasi aptek berdasarkan dari lapran yang diterima dalam kurun waktu tertentu

#. elaksanakan kegiatan%kegiatan yang bertujuan untuk perkembangan aptek

2. Assisten Aptek

>rang yang bertugas sebagai pembuat menyiapkan bat yang diterima dari bagian penjualansesuai dengan resep maupun nn resep dari knsumen, dimulai dari melihat kelengkapan

bat, menyiapkan bat dan mengemas bat.

5. Bagian Penjualan 3asir

a. engenal prduk dan barang yang akan dijual se#ara baik.

b. elayani knsumen dengan melayani permintaan bat resep maupun nn resep

?. Bagian 1udang

Bagian gudang merupakan bagian dari Sta!! aptek, dalam hal ini yaitu bagian yang

bertanggungjawab atassegala ma#am kegiatan yang terjadi dibagian gudang. Tugas dan

tanggungjawabnya yaitu membuat surat pemesanan bat, mendistribusikan barang ke bagian

penjualan, melakukan krdinasi dengan bagian pembelian dan penjualan.

@. Bagian Pembelian

a. elakukan pemesanan bat kepada supliyer

b. elakukan negsiasi harga ke supliyer dan men#ari harga yang sesuai atau kmpeteti!,

sehingga dapat menaikan keuntungan dari penjualan barang.

III" PROSEDUR PENJUALAN

&. Bagian >rder Penjualan Salesarketing

a. erima >rder dari langganan. >rder dari langganan diterima dalam bentuk )P>* dari

langganan melalui !a atau se#ara langsung yang kemudian di#atat dalam rder !rm.

Permintaan se#ara lisan melalui Telephne tidak dapat dilayani.

b. em=erikasi rder langganan men#akup data pelanggan se#ara lengkap termasuk alamat

penyerahan barang yang diinginkan #ustmer, uantity, dan merawat =alidasi data tersebut



melalui wrkstatin yang ada pada bagian penerimaan rder untuk menge#ek pemenuhan

rder, meliputi nama prdu#t, nmr surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan

barang, dll.

#. en#atat rder langganan ke sistem kmputer dan menerbitkan dkumen rder penjualan.

$kumen ini selanjutnya ber!ungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang )st#k

re-uest*. Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak men#ukupi,

maka akan direkam sebagai ba#k rder. )rder yang belum terpenuhi*. >rder penjualan di

print ut melalui printer di bagian penerimaan rder

d. embawa dkumen rder penjualan ke bagian trita kredit untuk mendapat persetujuan

penjualan kredit. Bila Custmer tetap dapat langsung ke bagian St#k D $eli=ery.

e. engadakan #nta#t dengan pelanggan mengenai pemenuhan rder.

+. Bagian 3redit

a. enerima dkumen rder penjualan dari bagian penerimaan rder b. emeriksa status langanan melalui wrkstatin yang ada di bagian trita kredit

#. Berdasarkan in!rmasi yang diperleh dilayar kmputer, kemudian memutuskan apakah

rder ini dapat dipenuhi

d. enyerahkan kembali dkumen rder penjualan yang sudah di =eri!ikasi dan ditandatangani,

dan diteruskan ke bagian St#k D $eli=ery.

e. enerima !aktur lembar ke%&, 9aktur Pajak lembar ke satu dan $eli=ery >rder lembar ke%&

yang telah di=eri!ikasi leh leh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

2. Bagian Stk dan $eli=ery

a. enerima >der Penjualan yang telah ditandatangani bagian trita kredit dari bagian rder

penjualan

b. enyiapkan $kumen pengiriman berdasarkan rder penjualan. Bila barang tidak tidak

tersedia di gudang meneruskan rder penjualan ke bagian pembelian barang dagang.

#. en#atat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani leh spir untuk barang

yang langsung dijual atau Surat 8alan supplier yang ditandatangani leh bagian gudang untuk

barang yang masuk ke gudang.

d. embuat $eli=ery >rder untuk rder penjualan yang telah mendapat trisasi dari bagian

trita kredit

e. embuat surat perintahpermintaanBn pengeluaran barang, untuk penjualan yang

mengambil barang di gudang. Atau meminta P>em untuk mengambil barang di supplier

dari bagian pembelian barang dagang.

!. enyerahkan $eli=ery rder, Surat PerintahpermintaanBn pengeluaran barang atau

P>em ke bagian transprtasi )spir* untuk meminta barang ke gudang atau mengambil

barang di supplier.

g. enerima $eli=eri rder lembar & D + yang telah ditanda tanganidi=eri!ikasi leh

Langganan

h. enerbitkan listing deli=ery rder dan diserahkan ke bagian pembuat in=i#e.5. Bagian 1udang



a. enerima PerintahPermintaan Barang

b. enyediakan barang sesuai dengan Surat perintahpermintaanBn pengeluaran barang

)$eli=eri >rder tidak bleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua

penjualan menggunakan barang yang ada di gudang*

#. engembalikan PerintahPermintaanBn pengeluaran barang kepada spir untuk

ditandatangani dan meminta #pynya setelah ditandatangi.

d. en#atat Pengeluaran Pada 3artu Persediaan

?. Bagian Transprtasi

a. enerima P>em, $eli=ery >rder dari bagian St#k D $eli=ery

b. eminta barang ke supplier menggunakan P>em

#. enerima surat 8alanSurat Pengantar Supplier

d. emeriksa kesesuaian barang yang diserahkan leh supplier dengan memPSurat 8alan

Supplier

e. enanda tangani Surat 8alan Supplier dan meminta #pynya.

!. embawa dan enyerahkan barang ke #ustmer g. enyerahkan $eli=ery >rder kepada Custmer untuk ditanda tangani.

h. eminta Lembar $eli=ery >rder lembar & D + yang sudah ditanda tangani

i. enyerahkan $eli=ery >rder lembar & D + kepada :n=i#e )melalui 3urir*

j. enyerahkan Cpy Surat 8alanSurat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke

bagian St#k. D $eli=ery )melalui 3urir*

@. Penjualan Barang dari Stk 1udang

a. enerima Surat PerintahPermintaan pengeluaran Barang, $eli=ery >rder

b. eminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat PerintahPermintaan Pengeluaran

Barang.

#. emeriksa kesesuaian barang yang diserahkan leh bagian gudang

d. enanda tangani Surat PerintahPermintaan barang dan meminta #pynya kepada bagian

gudang.

e. enyerahkan barang kepada #ustmer

!. enyerahkan $eli=ery >rder kepada Custmer untuk ditanda tangani.

g. eminta $eli=ery >rder lembar & D + yang sudah ditanda tangani

h. enyerahkan deli=ery >rder lembar &D + kepada bagian :n=i#e )melalui 3urir*

i. enyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian St#k D

$eli=ery. )melalui 3urir*

E. Bagian :n=i#e 9aktur

a. enerbitkan 9aktur berdasarkan data deli=ery rder yang telah di entry leh bagian st#k D

deli=ery. Pembuatan !aktur ini #ukup dengan memasukan nmr rder penjualan yang sudah

direkam !ile ser=er

b. enerbitkan !aktur pajak.

#. enerbitkan listing penjualan harian

d. endistribusikan $kumen

(. Bagian Administrasi 3euangan

&. Bagian Piutanga. enerima !aktur lembar ke%+ D 2 dari bagian :n=i#e



b. erekam data transaksi penjualan dengan #ara memasukan nmr rder penjualan.

Perekaman meliputi data transaksi piutang

#. engarsip lembaran !aktur lembar ke%+ urut tanggal

d. engumpulkan !aktur lembar ke%2 dalam suatu peride harian

e. enyerahkan satu kumpulan )bat#h* dari !aktur lembar ke%2 bersama bat#h #ntrl sheet

bersangkutan ke bagian buku besar.

!. embuat surat penagihan

+. Bagian buku besar

a. Bagian 8urnal Penjualan

&* enerima #py list penjualan harian yang dilampirkan #py !aktur )tembusan 8urnal* dan

$eli=ery >rder lebar ke% + yang telah di=eri!ikasi leh penerima barang.

+* enerima #py 9aktur Pajak.

2* en#atat 8urnal transaksi Penjualan b. Bagian 8urnal Pembelian

&* enerima Cpy P dari bagian pembelian

+* enerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan

2* en#atat 8urnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

'. Bagian Penglahan :T $ata 4lektrnik

Bagian :T tidak melakukan !ungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan

melalui terminal masing%masing bagian. Fang dilakukan leh bagian ini adalah

mengendalikan arus in!rmasi dan menge=aluasi lapran%lapran yang dihasilkan leh sistem

in!rmasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan

tindakan apa yang perlu dilakukan.

Bagian :T memberikan supprt terhadap berjalannya arus in!rmasi dengan baik,

pengendalian prses, pemilihan teknlgi dll.

8umlah persnal untuk mengisi bagian%bagian tersebut diatas sangat tergantung pada

kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani leh

serang persnil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi

leh beberapa persnal. Arus dkumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

I3" DOKUMEN

$kumen G dkumen yang digunakan di Aptek Pharingga

&. 3witansi

+. 9aktur Penjualan

2. 7ta Pembelian dari Tk

5. Surat Pemesanan >bat

?. 9aktur Pembelian dari PB9

@. 3artu Stk Barang >bat

E. Blank 7ta Penjualan >bat

(. Blank 3witansi dan Cpy 6esep

'. Blank Pemesanan Psiktrpik

&. Blank Pemesanan 7arktik



&&. Blank Catatan Pemjualan

&+. Blank Catatan Pembelian

&2. Blank Catatan 3euangan

&5. Blank Catatan 0ntuk 7arktika

&?. Blank Catatan Psiktrpik

&@. Absensi Pegawai&E. Buku Barang $atang

&(. Buku 6ekap Piutang Buku Lukas

&'. Buku 6ekam edik

+. Buku Pembelian Cash

+&. Buku Pembelian 3nsinyasi

++. Buku 6esep

+2. Buku Pengiriman Barang

3" FLO2C-ART



3I" SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Sistem Pengendalian :ntern adalah suatu peren#anaan yang meliputi struktur rganisasi

dan semua metde dan alat%alat yang dikrdinasikan yang digunakan di dalam perusahaan

dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan

kebenaran data akuntansi, mendrng e!isiensi, dan membantu mendrng dipatuhinya

kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

$ari de!inisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern /

&. enjaga kekayaan rganisasi.

+. emeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

2. endrng e!isiensi.

5. endrng dipatuhinya kebijakan manajemen.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mempelajari dan menilai penerapan struktur

pengendalian intern yang dilaksanakan leh aptek yang berhubungan dengan penjualan

bat%batan serta untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan dari struktur pengendalian

intern yang sudah ada.

$alam penelitian ini metde analisis yang digunakan adalah metde analisis diskripti!

pada pendekatan kualitati!, dengan tahapan analisis sebagai berikut/

&. enganalisa struktur rganisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang yang ada

di Aptek.

+. enganalisa bagaimana sistem trisasi dan prsedur pen#atatan yang memberikan

perlindungan yang #ukup )berdasarkan prsedur pembelian, penerimaan, penyimpanan,

pengeluaran, pen#atatan, dan pengntrlan*.

2. enganalisis praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan !ungsi setiap unit rganisasi.

5. enganalisis karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

.

SISTEM PERANCANGAN PENJUALAN PADA APOTEK.docx

Documents

Transcript of SISTEM PERANCANGAN PENJUALAN PADA APOTEK.docx