Sistem Penunjang Keputusan Penjadwalan Kuliah-libre

Perancangan SPK Penjadwalan Perkuliahan 1

Perancangan Sistem Penunjang Keputusan Penjadwalan Perkuliahan

Universitas Persada Indonesia Y.AI

Dwipo Setyantoro, S.Kom., MMSI

Fakultas Teknologi Industri Universitas Persada Indonesia Y.A.I

E-mail : [email protected]

Abstrak Sebagai salah satu lembaga pendidikan tinggi swasta terkemuka di Jakarta, Universitas

Persada Indonesia Y.A.I memiliki lebih dari 10.000 orang mahasiswa saat ini. Dengan jumlah mahasiswa yang begitu besar, institusi ini dituntut untuk memiliki suatu sistem administrasi akademik yang profesional yang mampu mengelola data akademik dengan baik. Salah satu komponen data akademik adalah data penjadwalan perkuliahan dan jadwal kuliah harus dibuat dengan sebaik-baiknya, serta memperhatikan kepentingan mahasiswa, dosen pengajar, fasilitas kelas yang tersedia, serta keterbatasan waktu kuliah. Selama ini seringkali timbul masalah ketidak sesuaian antara keinginan dosen pengajar dan kepentingan mahasiswa. Perlu dikembangkan perancangan suatu sistem informasi berbasis komputer berupa suatu sistem penunjang keputusan dengan pendekatan heuristic untuk pembuatan jadwal kuliah dengan tujuan agar para pemegang keputusan dapat dengan cepat dan mudah memperoleh alternatif solusi jadwal perkuliahan sesuai dengan data yang ada. Kata kunci: Penjadwalan, sistem penunjang keputusan, heuristic 1. Pendahuluan

Salah satu komponen data akademik adalah data penjadwalan perkuliahan. Dengan jumlah ruang kelas yang terbatas dan jumlah mahasiswa yang sangat besar, jadwal kuliah harus dibuat dengan sebaik-baiknya dan memperhatikan kepentingan mahasiswa, dosen pengajar, fasilitas kelas yang tersedia, serta keterbatasan waktu kuliah. Selama ini pembuatan jadwal dilakukan secara manual oleh para ketua jurusan, yang bukan merupakan pekerjaan yang mudah. Seringkali timbul masalah ketidak sesuaian antara keinginan dosen pengajar dan kepentingan mahasiswa.

Maksud dari penelitian ini adalah membuat suatu perancangan sistem

informasi berbasis komputer berupa suatu sistem penunjang keputusan untuk mem-buat jadwal perkuliahan di lingkungan UPI Y.A.I sebagai sebuah prototipe, dengan tujuan agar para pemegang keputusan dapat dengan cepat dan mudah memperoleh alternatif solusi jadwal perkuliahan sesuai dengan data yang ada.

2. Analisis dan Perancangan

2.1 Analisis Sistem Penjadwalan Existing Sistem Penjadwalan Perkuliahan terdiri

dari tiga proses utama pencatatan, proses pen-jadwalan, dan pelaporan.

a. Proses pencatatan

2 Perancangan SPK Penjadwalan Perkuliahan

Dalam pembuatan jadwal kuliah, terlebih dahulu dilakukan penerimaan data-data yang diperlukan, diantaranya adalah :

1. Proses penerimaan form kesediaan mengajar yang telah diisi oleh para dosen yang berminat untuk me-ngajar pada semester yang akan da-tang. Informasi tentang kesediaan mengajar ini akan digunakan oleh pembuat jadwal untuk menentukan pilihan mata kuliah yang akan diajarkan berdasarkan urutan prio-ritas, pilihan waktu yang dise-diakan oleh dosen, dan kuota SKS berdasarkan status dosen (Dosen Tetap, Dosen Tidak Tetap, atau Dosen Struktural), jenjang kepang-katan dan senioritas.

2. Proses pencatatan jumlah maha-siswa baru untuk semester yang akan datang dan jumlah mahasiswa aktif saat ini. Informasi ini digu-nakan untuk menentukan jumlah Kelompok Kelas (kelas Pagi, Siang, atau Malam) dan kebutuhan alokasi ruang kuliah.

b. Proses penjadwalan Prosedur pembuatan jadwal adalah sebagai berikut : 1. Pembuatan jadwal masih dilakukan

secara manual. Jika jadwal sudah selesai maka data tersebut diinput ke dalam komputer untuk disimpan dalam file jadwal dan dicetak.

2. Persiapan data-data masukan, yaitu : data dosen, kesediaan mengajar dosen, kurikulum, ruang, hari, shift dan data-data keluaran berupa jadwal dan peta ruang.

3. Pembuatan jadwal dan pengisian peta alokasi. Selama proses ini selalu diperhatikan kemungkinan terjadinya bentrok baik pada jadwal maupun pada penggunaan ruang. Dengan memper-hatikan ketentuan-ketentuan di atas di-

buatlah jadwal dengan urutan sebagai beri-kut : - Ambil data mata kuliah dan sks dari suatu kelompok kelas. - Tentukan dosen pengajar. - Isi data mata kuliah tersebut pada peta alokasi. - Jika tidak terjadi bentrok masukkan data jadwal. - Selalu lakukan sinkronisasi antara data jadwal dan data peta alokasi

4. Jika jadwal telah selesai harus dila-kukan konfirmasi dengan para dosen dan sekre-tariat perkuliahan untuk menjaga kemung-kinan terjadi bentrok mata kuliah atau dosen tidak dapat mengajar pada waktu yang telah ditentukan.

5. Jika jadwal sudah final / pasti, dilakukan pencetakan jadwal perorangan (per dosen) untuk dibagikan kepada dosen yang ber-sangkutan.

6. Pembuatan laporan jadwal perkuliahan un-tuk diberikan kepada Dekan dan pihak Rektorat.

c. Proses Laporan Laporan-laporan yang ada perlu dianalisa untuk melihat apakah keluaran dari sistem sudah memenuhi kebutuhan para pengguna. Keluaran dari proses penjadwalan perkuliahan adalah : 1. Printout Jadwal Tentatif

Setelah proses pembuatan jadwal selesai dilaksanakan, hasil dari proses itu adalah cetakan jadwal tentatif. Jadwal ini harus dikonfirmasikan lagi dengan dosen yang bersangkutan dan juga diperhatikan ke-mungkinan terjadi jadwal-jadwal yang ben-trok karena banyak mahasiswa mengambil mata kuliah pada semester di atas maupun di bawah (misalnya : mahasiswa Semester 3 mengulang mata kuliah di Semester 1) . Jadwal tentatif ini biasanya dibuat berda-sarkan urut Kelompok Kelas, urut Hari dan Jam, dan urut Nama Dosen.

2. Jadwal Final Setelah tidak ada masalah lagi dengan dosen atau mahasiswa, maka jadwal final dike-


luarkan untuk kepentingan administrasi perkuliahan dan pelaporan kepada De-kan dan Rektor. Selain itu pula dibuat jadwal menurut nama dosen untuk di-berikan kepada dosen yang bersang-kutan.

2.2 Analisis Masalah dan Penyelesai-annya

Analisis yang dilaksanakan dalam tahap ini dapat dibagi atas tiga kelompok yaitu identifikasi masalah, identifikasi pe-nyebab masalah dan penyelesaian masalah

a. Identifikasi Masalah Masalah-masalah yang terdapat pada sistem berjalan adalah : (a) Ketidak sesuaian antara kesediaan mengajar dosen tentang waktu mengajar dengan jadwal yang dihasilkan (b) Keterlambatan dalam menyelesaikan jadwal yang tepat. b. Identifikasi Penyebab Masalah Yang menajdi penyebab masalah : (a) Ketidak sesuaian antara kesediaan me-ngajar dosen tentang waktu mengajar de-ngan jadwal yang dihasilkan adalah : dosen mengubah kesediaan waktu mengajar secara sepihak tanpa pemberitahuan kepada ketua jurusan, dosen tidak secara jelas menentukan waktu-waktu yang diinginkannya untuk mengajar, dan ketua jurusan tidak menggunakan form kese-diaan mengajar yang ada di dalam mem-buat jadwal tetapi mengacu kepada jadwal tahun sebelumnya. Sedangkan masalah (b) Keterlambatan dalam menyelesaikan jad-wal yang tepat disebabkan karena diper-lukan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan pembuatan jadwal meng-ingat banyaknya variabel dan aturan yang harus diperhatikan dan Jadwal seringkali berubah karena permintaan dosen atau terjadi bentrok jadwal kuliah.

c. Penyelesaian masalah Penyelesaian masalah dapat berupa penerapan sistem komputer, penyelesaian oleh manajemen dan gabungan antara ke-duanya. Masalah yang dapat diselesaikan oleh sistem komputer akan menjadi bahan pertimbangan pada saat desain sistem, sedangkan masalah yang dapat di-selesaikan oleh menajemen dapat diusulkan kepada manajemen untuk diupayakan perbaik-annya. Dengan perkembangan teknologi yang cepat, maka solusi atau penyelesaian masalah ini manjadi sangat dinamis. Masalah yang harus diselesaikan dengan kebijakan manajemen, pada suatu saat dapat diselesaikan dengan sistem kom-puter/teknologi. Masalah-masalah tersebut di atas dapat diupa-yakan penyelesaiannya sebagai berikut : - Masalah (a) dapat diselesaikan dengan melalui kebijakan manajemen dengan membuat pera-uran atau ketentuan pada prosedur pembuatan jadwal kuliah yang disepakati bersama oleh pi-hak fakultas dan dosen, serta menyempurnakan format form kesediaan mengajar menjadi lebih terperinci dalam format pilihan waktu mengajar sehingga dosen tidak menjadi bingung atau ragu. - Masalah (b) dapat diselesaikan dengan melalui kebijakan manajemen dengan mensosialisasikan pentingnya penggunaan form kesediaan meng-ajar baik bagi para dosen maupun bagi pihak fakultas, menyempurnakan sistem komputer yang ada, menggunakan sebuah sistem pe-nunjang keputusan yang akan membantu ketua jurusan dalam menyelesaikan tugasnya, serta menetapkan aturan yang tepat guna sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.

2.3 Perancangan Sistem Usulan

Setelah dilakukan analisis terhadap sistem berjalan dan permasalahan yang ada, maka selain perlu ketegasan dalam mematuhi ketentuan pembuatan jadwal juga perlu dirancang suatu sistem informasi berbasis komputer berupa sistem penunjang keputusan penjadwalan perkuliahan berikut ini.


a. Perancangan Komponen Sistem Penunjang Keputusan Dari sisi bentuk aplikasi yang merupakan Sistem Penunjang Keputusan, komponen-komponen yang perlu dirancang adalah : 1. Data

Basis data yang digunakan dalam perancangan Sistem Penunjang Keputusan ini berupa data-data yang sudah ada, yaitu : Dosen, Kurikulum, Jadwal, Ruang, Shift, dan Kelompok sebagai data penunjang. Selain itu pula perlu ditambahkan dengan data Kesediaan Mengajar dan Alokasi Penggunaan Ruang Kuliah, serta suatu data yang menyimpan hasil perhitungan dari model matematis yang digunakan. Data inilah yang akan dijadikan acuan untuk menentukan prioritas dosen yang mengajar sesuai dengan status dirinya, mata kuliah yang dipihnya, serta kuota jumlah SKS mengajar yang dimilikinya.

2. Model Dalam perancangan model base akan digunakan metode heuristik untuk menentukan alternatif jadwal yang dipilih. Selain memperhatikan batasan dan ketentuan seperti yang telah dibahas dalam analisis batasan, perlu diperhatikan faktor-faktor yang menentukan pada saat pemilihan dosen yang akan mengajar suatu mata kuliah. Faktor-faktor tersebut adalah : - Jenjang kepangkatan.

Semakin tinggi jenjang kepang-katan semakin besar kewenang-annya untuk mengajar suatu mata kuliah tertentu yang spesifik.

- Status dosen tetap, dosen tidak tetap, atau dosen struktural. Masing-masing status mempunyai jatah SKS mengajar sendiri. Dosen tetap wajib mengajar 12 SKS setiap minggunya dan Dosen Struktural

mempunyai kewajiban sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat. Sedangkan dosen tidak tetap tidak mempunyai batasan jumlah SKS mengajar. Selain itu juga setiap dosen tetap maupun dosen struktural berkewajiban mengajar sesuai dengan homebase nya

- Dosen-dosen senior yang cakap mengajar mempunyai prioritas yang lebih tinggi dibandingkan dengan dosen-dosen baru.

- Kuota SKS mengajar dapat ditentukan dengan memperhatikan ketiga faktor di atas.

- Selain faktor dari sisi dosen, prioritas mata kuliah yang dipilih oleh dosen juga menentukan jadwal yang akan ditetapkan.

Fungsi heuristik yang digunakan pada perancangan model ini adalah setiap faktor yang menentukan pemilihan dosen yang mengajar suatu mata kuliah diberi semacam nilai atau skor dengan skala yang ditentukan (misalnya 1 sampai 10). Semakin tinggi nilai skor semakin tinggi pula kemungkinan terpilihnya faktor tersebut. Setiap kombinasi data dosen dan mata kuliah akan memiliki skor masing-masing dan disimpan dalam basis data (misalnya Data SKOR DOSEN). Skor yang tertinggi akan menjadi pilihan pertama dalam pembuatan jadwal. Nilai skor ini akan mengalami penyesuaian pada saat jatah SKS seorang dosen berkurang dan tidak ada lagi alternatif lainnya. Contoh perhitungan skor : Terdapat dua orang dosen yang mengajar satu mata kuliah yang sama. Bapak X mempunyai klasifikasi sebagai berikut : - Jenjang kepangkatan : Asisten Ahli

(skor = 4) - Status:Dosen tidak tetap (skor = 5) - Prioritas mata kuliah: Ke-1(skor = 10) - Lama mengajar:1 tahun (skor = 2) Total skor yang dimilikinya adalah : 4+ 5 + 10 + 2 = 21


Bapak Y mempunyai klasifikasi sebagai berikut :

- Jenjang kepangkatan : Asisten Ahli (skor = 4)

- Status : Dosen struktural (skor=10) � wajib mengajar 12 SKS

- Prioritas mata kuliah : Ke-3 (skor = 2 )

- Lama mengajar: 2 tahun (skor = 4) Total skor yang dimilikinya adalah :

4 + 10 + 2 + 4 = 20 Dosen pertama (Bapak X) terpilih

karena total skormya lebih besar. Selain perhitungan skor, perlu juga diper-hatikan batasan-batasan yang telah diana-lisis sebelumnya.

3. Dialog

Antar muka dengan pemakai dapat berupa tampilan form-form masukan seperti form entry data penunjang pada model data di atas. Keluaran sistem berupa laporan yang dapat dicetak. Pemakai dapat memanipulasi data kesediaan mengajar (pilihan mata kuliah dan waktu mengajar) melalui form entry kesediaan mengajar untuk melihat alternatif lain.

b. Diagram Konteks Diagram konteks (Gambar 2) digunakan untuk merancang kesatuan eksternal yang berhubungan dengan sistem yang dirancang beserta aliran datanya.

c DAD Level 1 ( Diagram Nol) Pada diagram nol dapat dilihat proses-proses utama dari sistem penunjang keputusan ini yaitu: 1. Proses Entry Data Penunjang

Proses ini mengisi basis data dari Sistem Penunjang Keputusan ini

2. Proses Jadwal Merupakan proses yang mengimplementasikan basis model untuk mencari alternatif jadwal yang terbaik.

3. Proses Cetak Jadwal Menghasilkan laporan-laporan jadwal yang diperlukan

Diagram ini dapat dilihat pada gambar 3

SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

PENJADWALAN

PERKULIAHAN

Ketua Jurusan

Jadwal Kuliah

Data Kurikulum, Ruang, Shift, Kelompok

Dosen

Data Dosen, KesediaanMengajar

Gambar 2. Diagram Konteks

Jadwal perorangan


DOSEN

1.0

Entry DataPenunjang

Data Dosen,KesediaanMengajar

Ketua JurusanKurikulum, Ruang, Shift, Kelompok

Kesediaanmengajar Kurikulum Ruang

2.0

ProsesJadwal

Kurikulum

Ruang

KesediaanMengajar

KurikulumRuang

Jadwal Alokasi

JadwalJadwal berdasarkan

ruang kuliah

3.0

CetakJadwal

Data Jadwal Data Penggunaan Ruang Kuliah

Jadwal & Alokasi Ruang

Dosen

Dosen

Kelompok

Kelompok

Kelompok

Gambar 3. Diagram Nol

SKOR DOSEN

Data Perhitungan Skor

Dosen

KesediaanMengajar

Shift

Shift

Shift

Dosen

Kurikulum Kelompok

Shift

Jadwal Perorangan


d. Diagram Rinci Proses 2 (Proses Jad-wal) Penerapan model Sistem Penunjang Keputusan pada sistem ini dapat dilihat pada diagram rinci proses jadwal pada gambar 4 berikut ini.

e. Diagram Relasi antar Entitas (ERD) Relasi antar entitas yang digunakan terdapat pada gambar 5 berikut ini .

Dosen

Kurikulum

2.4

Buat JadwalJadwal

Alokasi

Alokasi Ruangtersedia

KesediaanMengajar

Kelompok

Gambar 4 Diagram Rinci Proses Jadwal

Skor Dosen

2.2

PerhitunganSkor Dosen

NID, Mata Kuliah, Sisa Quota

NID, Pangkat, Struktural

2.1

SeleksiMata Kuliah

SkorDosen

Mata Kuliah, SKSSemester

Kelompok

2.3

Seleksi AlokasiDosen, Ruang &

Waktu

Skor Maks.

MataKuliah

Ruang

Shift

Ruang

Shift

Jadwal terpilih

Jadwal

Sisa Quota SKS

Alokasi Ruangterpilih

Mata Kuliah


KURIKULUM A

- ID_MK #- KD_KUR- NAMA- SKS- SEMESTER- UNC- SILABUS

RUANG SHIFT

M

KELOMPOK

JADWAL

- KD_JAD #- KD_THNAKAD- NID- ID_MK- KD_JUR- KD_RUANG- KD_SHIFT1- KD_SHIFT2- GABUNGAN- KD_KEL- TGL_UPDATE

A A A

- KD_RUANG #- KD_JUR- KAPASITAS- KD_LOK

- KD_SHIFT #- HARI- JAM

- KD_KEL #- SEMESTER- WAKTU

DOSEN

- NID #- NAMA- ALAMAT- PANGKAT- STRUKTURAL- TELP_R- TELP_K- EXT_K- HP- TMPLAHIR- TGLLAHIR- HOMEBASE

B

A

KESEDIAANMENGAJAR

- NID #- NAMA- BID_ILMU- MK_1- ID_MK1- MK_2- ID_MK2- MK_3- ID_MK3- WKT_SEN- WKT_SEL- WKT_RAB- WKT_KAM- WKT_JUM- WKT_SAB- QUOTA_SKS- SISA_QUOTA

M M M

M

1 1

11

1

1

1

Gambar 5. Diagram Relasi antar Entitas

AALOKASI

- KD_ALOK #- KD_RUANG- KD_SHIFT1- KD_SHIFT2- KD_JAD- KD_KEL

11 SKORDOSEN

- KD_SKOR #- NID- ID_MK- SKOR_PANGKAT- SKOR_STRUKTUR- SKOR_MK- TOTAL_SKOR

M

KETERANGAN :A. MemilikiB. Mengajar


3. Evaluasi

Kelebihan perancangan sistem pendu-kung keputusan yang dikembangkan:

• Perancangan mempermudah proses implementasi sistem.

• Waktu proses lebih singkat diban-dingkan dengan proses manual.

• Kemungkinan kesalahan atau pen-jadwalan ulang dapat dihindari.

Kekurangan perancangan sistem pendu-kung keputusan yang dikembangkan:

• Belum terdapat perancangan antar muka yang user friendly.

4. Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan terhadap permasalahan dan perancangan aplikasi yang dikembangkan, maka didapat kelebihan dan kekurangan perancangan ini. Agar implementasi dari sistem penunjang keputusan ini dapat efektif dan kedepannya bisa lebih baik lagi, maka: - Perlu dibuat Form Kesediaan Mengajar

yang lebih jelas terutama mengenai pilihan waktu mengajar harus lebih terinci

- Perlu adanya pemantauan terhadap pengisian Form Kesediaan Mengajar oleh dosen agar tidak terjadi pengisian data kesediaan waktu mengajar yang tidak tepat.

- Implementasi rancangan ini sebaiknya menggunakan aplikasi basis data relasional yang mudah dalam pe-ngembangan maupun penggunaannya.

5. Daftar Pustaka

[1] Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sis-tem Informasi: Pendekatan Terstruk-

tur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 1990

[2] Kroeber, Donald W. dan Hugh J. Watson, Computer Based Information Systems:A Management Approach 2nd ed., Macmillan Publishing Co., New York, 1990

[3] Luger, George F. dan William A. Stubblefield, Artificial Intelligence: Structures and Strategies for Complex Problem Solving 2nd ed., Benjamin Cummings Publishing Co. Inc., Cali-fornia, 1993

[4] Martin, Merle P., Analysis and Design of Businness Information Systems 2nd ed., Prentice Hall, New Jersey, 1995

[5] McLeod, Raymond, Jr., Management Information Systems: A Study of Computer-based Information Systems 5th ed., Macmillan Publishing Co. , New York, 1993

[6] Pressman, Roger, Software Enginee-ring: A Practitonal Approach

[7] Setiawan, Sandi, Artificial Intelli-gence, Andi Offset, Yogyakarta, 1993

[8] Sprague, Ralph H., Jr. dan Hugh J. Watson, Decision Support Systems: Putting Theory into Practice 3rd ed., Prentice Hall Intl., New Jersey, 1993

[9] Yourdon, Edward, Modern Structured Analysis, Prentice Hall, New Jersey, 1989

Sistem Penunjang Keputusan Penjadwalan Kuliah-libre

Documents

Transcript of Sistem Penunjang Keputusan Penjadwalan Kuliah-libre