25

BAB IV

Hasil Praktek Kerja dan Analisis

4.1 Sistem Komputerisasi yang digunakan

Perusahaan ini telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi sebagai

kegiatan operasional kerja. Database yang digunakan adalah MySQL dengan

menggunakan sistem VB.net dengan nama program yang digunakan yaitu Sytline

(SL8). Program ini dibuat oleh perusahaan Infor Global Solutions dan telah

mendapat sertifikat ISO 14001:2004 sejak tahun 2006 dari PT. Llyod’s. Program

Sytline ini digunakan untuk semua bagian di perusahaan. Dalam sistem pembelian

pada Bagian Purchasing, program ini digunakan untuk melakukan pemesanan

komponen, membuat Delivery Sheet, dan membuat Order Sheet.

4.2 Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian impor komponen

1. Data Stock Mesin

a. Digunakan sebagai catatan sisa mesin yang masih tersedia.

b. Diterbitkan oleh Bagian Marketing, disetujui oleh Kepala Seksi Bagian

Marketing, Vice Manager Bagian Marketing, Manager Marketing dan

Direktur.

c. Terdiri dari 1 rangkap.

26

2. Actual Sales for Diesel Engine and Power Tiller (tahunan)

a. Digunakan sebagai catatan hasil penjualan mesin diesel dan power tiller

dalam satu tahun.

b. Diterbitkan oleh Bagian Marketing, disetujui oleh Kepala Seksi Bagian

Marketing, Vice Manager Bagian Marketing, Manager Marketing dan

Direktur.

c. Terdiri dari 1 rangkap.

3. Sales Plan (untuk 1 semester)

a. Digunakan sebagai rencana penjualan dan catatan hasil penjualan aktual tiap

semester oleh Bagian Marketing.

b. Diterbitkan oleh Bagian Marketing, disetujui oleh Vice Manager Bagian

Marketing, Manager Marketing dan Direktur.

c. Terdiri dari 1 rangkap.

4. Bill of Material

a. Digunakan sebagai catatan nama-nama komponen mesin, harga-harga

komponen, dan biaya-biaya yang dikeluarkan.

b. Diterbitkan oleh Bagian Produksi, disetujui oleh R & D Section, Section

Manager Bagian Produksi, Vice Manager Bagian Produksi, Factory

Manager, Direktur Produksi.

c. Terdiri dari 1 rangkap.

27

5. Production Plan (Assembling Line)

a. Dokumen ini merupakan rencana produksi assembling line yang berisi model

mesin yang akan diproduksi, bahan baku komponen yang dibutuhkan,

rencana tanggal mulai perakitan dan jangka waktu perakitan.

b. Diterbitkan oleh Bagian PPIC dan disetujui oleh Direktur.

c. Terdiri dari 1 rangkap.

6. Purchase Order Sheet

a. Merupakan dokumen hasil cetakan melalui proses input form Purchase

Order Report sebagai bukti pemesanan suatu mesin diesel kepada vendor.

b. Diterbitkan oleh Bagian PPIC dan disetujui oleh Direktur

c. Terdiri dari 1 rangkap

7. Order Sheet

a. Dokumen ini merupakan hasil cetakan melalui proses input form Order Sheet

Report sebagai lampiran Purchase Order Sheet yang berisi komponen-

komponen yang dibutuhkan untuk suatu mesin diesel.

b. Diterbitkan oleh Bagian Purchasing dan disetujui oleh Direktur

c. Terdiri dari 1 rangkap

8. Delivery Sheet

a. Merupakan dokumen hasil cetakan melalui proses input form Delivery

Report sebagai bukti komponen yang diterima dari vendor.

b. Diterbitkan oleh Bagian Purchasing.

c. Terdiri dari 5 rangkap.

28

9. Invoice

a. Merupakan dokumen yang berfungsi sebagai pernyataan tagihan pembayaran

komponen yang diterima dari vendor.

b. Diterbitkan oleh vendor.

10. Packing List

a. Merupakan dokumen yang berisi daftar nama-nama komponen yang diterima

dari vendor.

b. Diterbitkan oleh vendor.

11. BL (Bill of Lading)

a. Dokumen BL digunakan sebagai bukti pengangkutan barang melalui laut.

b. Diterbitkan oleh perusahaan jasa pengiriman barang.

12. AWB (Air Waybill)

a. Dokumen AWB digunakan sebagai bukti pengangkutan barang melalui

udara.

b. Diterbitkan oleh perusahaan jasa pengiriman barang.

13. PIB (Pemberitahuan Impor Barang)

a. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pemberitahuan barang yang diterima

dari importir oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.

b. Diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dan disetujui oleh

Pejabat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.

29

14. Polis Asuransi

a. Dokumen yang digunakan sebagai pernyataan jaminan keamanan terhadap

barang impor dalam perjalanan dari perusahaan jasa asuransi.

b. Diterbitkan oleh perusahaan jasa asuransi.

15. SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang)

a. Dokumen ini berfungsi sebagai surat persetujuan pengeluaran barang dari

Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.

b. Diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dan disetujui oleh

Pejabat yang mengawasi pengeluaran barang.

16. Information of Defect Quality

a. Merupakan dokumen yang menyatakan jenis komponen yang dinyatakan

reject, gambar komponen yang dinyatakan reject dan penyebab dinyatakan

reject.

b. Diterbitkan oleh Bagian Quality Assurance, disetujui oleh Vice Manager

Bagian Quality Assurance, Vice Manager Bagian Purchasing dan Direktur.

17. Kartu Reject Inspeksi

a. Merupakan label untuk menandai komponen yang dinyatakan reject karena

komponen cacat.

b. Diterbitkan oleh Bagian Quality Assurance.

18. Master Production Schedule

a. Merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar melakukan proses

produksi model mesin.

30

b. Diterbitkan oleh Bagian Production, disetujui oleh Section Manager Bagian

Production, Vice Manager Bagian Production, Manager Production dan

Direktur.

c. Terdiri dari 1 rangkap.

19. Journal Voucher Payment

a. Merupakan hasil cetakan melalui input form Monthly Report sebagai catatan

jurnal pengeluaran kas untuk pelunasan utang kepada vendor

b. Diterbitkan oleh Bagian Finance dan disetujui oleh Section Manager Bagian

Finance, Manager Finance, dan Direktur.

c. Terdiri dari 1 rangkap.

20. Foreign Currency Remmitance

a. Merupakan dokumen bukti proses mentransfer sejumlah uang dengan mata

uang asing sebagai pembayaran komponen yang diterima kepada vendor.

b. Diterbitkan oleh Bagian Finance, disetujui oleh Direktur.

21. Rekening Koran

a. Merupakan dokumen yang diterima dari Bank sebagai bukti bahwa sudah

melakukan pembayaran dengan mata uang asing kepada vendor.

b. Diterbitkan oleh Bank.

4.3 Bagian-Bagian yang diterlibat dalam Sistem Pembelian Impor Komponen

1. Bagian Marketing

a. Membuat rencana penjualan berdasarkan data penjualan tahun sebelumnya.

2. Bagian PPIC (Production Plan and Inventory Control)

31

a. Membuat rencana produksi.

b. Merencanakan kebutuhan komponen produksi.

3. Bagian Production

a. Melakukan proses produksi komponen.

4. Bagian Purchasing

a. Memeriksa data kebutuhan komponen dari PPIC

b. Melakukan pemesanan komponen produksi.

c. Mengawasi penerimaan komponen dari vendor.

d. Memperhatikan fluktuasi kurs terhadap harga komponen untuk penentuan

hedging.

5. Bagian Receiving Part

a. Menerima komponen dari vendor baik lokal maupun luar negeri.

b. Menghitung jumlah komponen yang diterima.

c. Membongkar komponen dan menatanya tiap jenis komponen.

6. Bagian QA (Quality Assurance)

a. Menghitung ulang jumlah komponen yang diterima dari Bagian Receiving

Part untuk dijadikan sampel pemeriksaan.

b. Memeriksa kualitas komponen, ada yang cacat atau tidak.

c. Mencatat data komponen baik yang sesuai dengan spesifikasi pesanan

maupun yang tidak sesuai.

32

7. Bagian Finance

a. Menghitung biaya pengangkutan, asuransi, dan handling.

b. Menghitung pajak yang dibayarkan untuk mendatangkan komponen dari luar

negeri.

c. Melakukan pembayaran terhadap komponen yang diterima.

4.4 Prosedur Sistem Pembelian Impor Komponen PT. Kubota Indonesia

1. Bagian Marketing memperhitungkan target penjualan dan membuat Sales Plan

secara rutin setiap 1 semester pada bulan Juni dan Desember berdasarkan Data

Stock Mesin dan Actual Sales for Diesel Engine Power Tiller (tahun sebelumnya).

Sales Plan kemudian diinput ke dalam form Sales Plan Report. Setelah itu, Sales

Plan diberikan kepada Bagian PPIC, sedangkan Data Stock Mesin dan Actual

Sales for Diesel Engine and Power Tiller diarsip.

2. Bagian PPIC menerima Sales Plan dari Bagian Marketing. Kemudian Bagian

PPIC memperhitungkan jumlah komponen yang dibutuhkan untuk memenuhi

kebutuhan produksi dan membuat Production Plan berdasarkan Sales Plan dan

Bill of Material. Setelah itu, Bagian PPIC menginputnya ke dalam form

Production Plan Report, sedangkan Sales Plan diarsip.

3. Bagian PPIC membuat Purchase Order Sheet berdasarkan Production Plan.

Production Plan terlebih dahulu diperiksa oleh Vice Manager Bagian PPIC untuk

diperhitungkan standar minimal budget yang dianjurkan. Kemudian Bagian PPIC

menginput Production Plan ke dalam Purchase Order Report melalui program

Sytline untuk diolah menjadi Purchase Order Sheet. Kemudian Purchase Order

Sheet dikirimkan ke Bagian Purchasing sedangkan Production Plan diarsip.

33

4. Bagian Purchasing menerima Purchase Order Sheet dari Bagian PPIC. Bagian

Purchasing membuat Order Sheet berdasarkan Purchase Order Sheet melalui

program Sytline dan menginputnya ke dalam form Order Sheet Report.

Kemudian Purchase Order Sheet dan Order Sheet dicetak dan diberikan kepada

Manager Purchasing untuk diperiksa kebenarannya.

5. Manager Purchasing memeriksa Purchase Order Sheet dan Order Sheet dengan

melihat data control budget dan stock komponen mesin. Setelah itu

diperhitungkan dengan standar minimal budget yang dianjurkan.

a. Jika setuju, Manager Purchasing menandatangani Purchase Order Sheet dan

Order Sheet, kemudian Purchase Order Sheet dan Order Sheet diberikan

kepada Direktur untuk meminta pengesahan.

b. Jika tidak setuju, maka Purchase Order Sheet dikembalikan ke Bagian PPIC

dan Order Sheet dikembalikan ke Bagian Purchasing.

6. Direktur melakukan pengesahan terhadap Purchase Order Sheet dan Order Sheet

dengan melihat database control budget dan stock komponen mesin. Setelah

Direktur mengesahkan Purchase Order Sheet dan Order Sheet tersebut diberikan

kembali ke Bagian Purchasing untuk mengirimkan Purchase Order Sheet dan

Order Sheet kepada vendor melalui e-mail.

7. Bagian Purchasing menerima konfirmasi dari Vendor bahwa Purchase Order

Sheet dan Order Sheet sudah diterima beserta Invoice dan Packing List dari

Vendor melalui e-mail.

8. Bagian Purchasing membuat Delivery Sheet 5 rangkap berdasarkan Invoice dan

Packing List melalui program Sytline dan menginputnya ke dalam Delivery Sheet

Report. Kemudian Delivery Sheet diberikan ke Bagian Receiving Part beserta

Invoice dan Packing List.

34

9. Bagian Receiving Part menerima komponen yang dipesan beserta dokumen

BL/AWB dari perusahaan jasa pengiriman barang, Polis Asuransi dari perusahaan

jasa asuransi, SPPB dan PIB dari Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. Kemudian

komponen yang diterima diperiksa jenis dan jumlahnya berdasarkan Delivery

Sheet, Invoice, Packing List, BL/AWB, Polis Asuransi, SPPB dan PIB.

a. Jika sesuai Delivery Sheet lembar 1,2,3,4 , Invoice, BL/AWB, Polis Asuransi,

SPPB dan PIB dikembalikan kepada Bagian Purchasing, sedangkan lembar 5

diarsip. Kemudian komponen dan Packing List diberikan ke Bagian Quality

Assurance untuk diperiksa kualitasnya.

b. Jika tidak sesuai, Delivery Sheet, Invoice, Packing List, BL/AWB, Polis

Asuransi, SPPB dan PIB dikembalikan kepada Bagian Purchasing untuk

melakukan konfirmasi kepada Vendor bahwa komponen tidak sesuai.

10. Bagian Purchasing menerima Delivery Sheet lembar 1,2,3,4, Invoice, BL/AWB,

Polis Asuransi, SPPB dan PIB sebagai bukti penerimaan barang. Kemudian

Delivery Sheet lembar 1 dan 4 dikirimkan ke Vendor, lembar 2 diserahkan kepada

Bagian Finance bersama Invoice, sedangkan Delivey Sheet lembar 3, BL/AWB,

Polis Asuransi, SPPB dan PIB diarsip.

11. Bagian Quality Assurance menerima komponen dan Packing List dari Bagian

Receiving Part. Kemudian memeriksa jenis dan jumlah setiap komponen untuk

dipastikan bahwa barang tidak ada yang cacat.

a. Jika ada komponen yang reject, maka Bagian Quality Assurance membuat

Information of Defect Quality dan menyiapkan Kartu Reject Inspeksi untuk

ditempelkan ke barang yang reject, kemudian Information of Defect Quality

dan Kartu Reject Inspeksi kepada Bagian Purchasing, sedangkan komponen

yang reject dihancurkan.

35

b. Jika tidak ada yang cacat komponen beserta Packing List diserahkan ke Bagian

Production untuk siap diproduksi.

12. Bagian Production menerima komponen beserta Packing List dari Bagian Quality

Assurance. Kemudian komponen-komponen tersebut diproduksi menjadi mesin

diesel berdasarkan Packing List dan Master Production Schedule untuk

mengetahui model mesin yang akan diproduksi, sedangkan Packing List dan

Master Production Schedule diarsip.

13. Bagian Purchasing menerima Information of Defect Quality dari Bagian Quality

Assurance. Kemudian konfirmasi ke vendor beserta mengirimkan Information of

Defect Quality melalui e-mail bahwa terdapat barang yang reject dan meminta

penggantian.

14. Bagian Finance menerima Delivery Sheet lembar 2 dan Invoice dari Bagian

Purchasing. Kemudian menginputnya ke dalam form Voucher Payment Report

untuk diolah menjadi Journal Voucher Payment. Bagian Finance mengarsip

Delivery Sheet lembar 2 dan Invoice.

15. Bagian Finance meminta pengesahan Journal Voucher Payment kepada Manager

Finance untuk diperiksa kebenaranya sebelum melakukan transfer pembayaran.

16. Manager Finance memeriksa kebenaran Journal Voucher Payment dengan

melihat data control budget untuk menyetujui pengeluaran kas yang digunakan

untuk membayar tagihan ke vendor.

a. Jika setuju, Manager Finance menandatangani Journal Voucher Payment,

kemudian Journal Voucher Payment diberikan kepada Direktur untuk meminta

pengesahan.

b. Jika tidak setuju, maka Journal Voucher Payment dikembalikan ke Bagian

Finance untuk direvisi.

36

17. Direktur melakukan pengesahan terhadap Journal Voucher Payment dengan

melihat data contol budget, kemudian diberikan kembali ke Bagian Finance.

18. Bagian Finance mengisi Forreign Currency Remmitance berdasarkan Journal

Voucher Payment melalui aplikasi transfer CCSU (merupakan kode aplikasi

transfer yang dijalankan secara manual). Bagian Finance mengirimkan Forreign

Currency Remmitance kepada Bank melalui faximile.

19. Bagian Finance menerima konfirmasi bukti pembayaran berupa Rekening Koran

untuk periode 1 bulan dari Bank melalui faximile.

20. Bagian Finance membuat Buku Besar, Laporan Laba Rugi dan Neraca secara

bulanan. Berdasarkan database Jurnal, database Rekening dan Rekening Koran

Bagian Finance mempostingnya melalui Monthly Report. Kemudian Buku

Besar, Laporan Laba Rugi, Neraca dan Rekening Koran diarsip.

4.5 Pengendalian Internal Sistem Pembelian PT. Kubota Indonesia

4.5.1 Kelebihan

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas.

a. Transaksi pembelian komponen dilakukan oleh lebih dari 1 orang atau 1

fungsi. Transaksi yang berkaitan dengan pembelian komponen,

penerimaan dan pembayaran tidak hanya melibatkan 1 orang atau 1 fungsi

saja, tetapi melibatkan lebih dari 1 orang atau 1 fungsi, yaitu fungsi

pembelian komponen dilakukan oleh Bagian Purchasing, fungsi

penerimaan dilakukan oleh Bagian Receiving Part dan fungsi pembayaran

dilakukan oleh Bagian Finance. Dengan demikian setiap pelaksanaan

transaksi akan tercipta pengecekan internal sehingga pekerjaan karyawan

37

atau bagian yang satu dicek ketelitiannya oleh karyawan atau bagian yang

lain.

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan

yang cukup atas kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.

a. Sales Plan diterbitkan oleh Bagian Marketing, disetujui oleh Vice

Manager, Manager Marketing dan Direktur. Sales Plan merupakan

rencana penjualan dan catatan hasil penjualan. Sales Plan menjadi dasar

proses pengadaan mesin yang akan dipasarkan. Persetujuan oleh Vice

Manager, Marketing Manager dan Direktur dapat mengurangi

kemungkinan kesalahan pengadaan mesin yang tidak dibutuhkan.

b. Purchase Order Sheet diterbitkan oleh Bagian PPIC dan disetujui oleh

Direktur. Purchase Order Sheet digunakan sebagai bukti pemesanan

komponen kepada Vendor. Oleh karena itu, Purchase Order Sheet

diotorisasi oleh Direktur untuk bukti persetujuan pemesanan barang ke

Vendor.

c. Journal Voucher Payment diterbitkan oleh Bagian Finance, disetujui oleh

Manager Finance dan Direktur. Journal Voucher Payment digunakan

sebagai dasar pengeluaran kas perusahaan untuk melakukan pelunasan

kewajiban kepada Vendor. Journal Voucher Payment dibuat berdasarkan

Delivery Sheet dan Invoice, sehingga hal ini dapat mengurangi timbulnya

kewajiban yang tidak seharusnya ditanggung oleh perusahaan.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan fungsi dan tugas setiap bagian.

a. Bagian Receiving Part melakukan penerimaan komponen dari Vendor.

Komponen akan diterima dan diperiksa jika Bagian Receiving Part sudah

menerima bukti penerimaan komponen berupa Delivery Sheet dari Bagian

Purchasing. Hal ini dilakukan agar perusahaan memperoleh komponen

38

yang sesuai dengan yang dipesan dan mengurangi timbulnya kewajiban

yang tidak dibutuhkan perusahaan.

b. Bagian Purchasing memilih Vendor berdasarkan penawaran harga

bersaing dari berbagai Vendor. Pemilihan Vendor tidak berdasarkan

hubungan istimewa dan pribadi antara Bagian Purchasing dengan Vendor.

Hal ini dimaksudkan untuk menghindari pengadaan komponen yang lebih

tinggi dari harga yang normal.

c. Journal Voucher Payment beserta dokumen pendukung lainnya (Delivery

Sheet dan Invoice) dicap “lunas” oleh Bagian Finance setelah melakukan

pembayaran. Hal ini untuk mencegah penggunaan dokumen lebih dari

satu kali sebagai dasar pengeluaran kas..

4. Karyawan yang Kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya.

a. Proses penerimaan karyawan baru dilakukan dengan beberapa tahap dan

dilakukan uji kemampuan yang dimiliki oleh calon karyawan baru.

Sehingga, diperoleh karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Misalnya, karyawan Bagian Finance harus memiliki kemampuan di

bidang accounting.

b. Training untuk karyawan baru supaya dapat diperoleh karyawan yang

berkualitas sesuai kemampuannya dan bertanggung jawab atas tugasnya.

Training dilakukan selama 3 bulan, kemudian akan diputuskan apakah

karyawan tersebut layak untuk melanjutkan kerja atau tidak.

4.5.2 Kelemahan

1. Terdapat beberapa dokumen seperti Production Plan, Purchase Order Sheet

dan Order Sheet yang hanya menggunakan cap stempel perusahaan sebagai

39

bukti otorisasi oleh Direktur. Selain itu, cap stempel tersebut dapat dilakukan

oleh karyawan-karyawan yang ada di dalam perusahaan. Hal ini dapat

menimbulkan penyalahgunaan terhadap dokumen yang digunakan karena

tidak menggunakan tanda otorisasi khusus.

2. Pelaksanaan dalam membuat Delivery Sheet kadang mengalami

keterlambatan. Hal ini menyebabkan Bagian Receiving Part menerima

komponen tanpa dokumen otorisasi penerimaan komponen. Sehingga ada

kemungkinan menerima komponen yang tidak dibutuhkan dan menanggung

kewajiban yang tidak seharusnya.

3. Direktur saat memberikan otorisasi terhadap dokumen Purchase Order Sheet,

Order Sheet dan Journal Voucher Payment tidak melakukan pemeriksaan

kembali secara detail apabila dokumen tersebut sudah mendapat otorisasi

dari Manager yang berwenang. Hal ini dapat mengakibatkan ketelitian dan

keandalan dokumen tidak akurat.

4. PT. Kubota Indonesia menggunakan sistem komputer dalam kegiatan

operasional kerja mereka. Program yang digunakan yaitu Sytline (SL8),

tetapi program tersebut memiliki kelemahan pada koneksi server mereka.

Koneksi server tersebut sering mengalami gangguan seperti putusnya

jaringan internet. Hal ini dapat menimbulkan produktivitas karyawan

menurun.