Sistem Maklumat Perakaunan

TU2003 5-1

Sistem Maklumat Perakaunan

Rujukan:Marshall B. Romney Paul John Steinbart

TU2003 5-2

Pemodelan Data dan Rekabentuk Pangkalan Data

TU2003 5-3

Objektif Pembelajaran1. Membincangkan langkah-langkah bagi merekabentuk

dan melaksanakan sebuah sistem pangkalan data.2. Menggunakan model data REA untuk merekabentuk

sebuah pangkalan data SMP.3. Melukis rajah E-R sebuah pangkalan data SMP.4. Membina suatu set jadual untuk melaksanakan sebuah

model REA bagi SMP dalam pangkalan data hubungan.5. Membaca rajah E-R dan menerangkan apakah yang

didedahkan mengenai aktiviti dan polisi bisnes organisasi dimodelkan.

TU2003 5-4

Pengenalan

Ashton Fleming, the accountant for S&S, is learning that designing a relational database for S&S is not as easy as the computer store salesperson made it seem.

He is planning to attend a seminar to teach accountants the basics on how to design a relational database.

TU2003 5-5

Pengenalan

Ashton hopes to have answers for the following questions by the end of the seminar:What are the basic steps to follow

when designing a database?When creating a relational database,

how exactly do you decide which attributes belong in which tables?

TU2003 5-6

Pengenalan

Bagaimana hendak mendokumenkan sebuah SMP yang diimplementasikan sebagai pangkalan data hubungan?

Topik ini memfokus kepada satu aspek daripada rekabentuk pangkalan data, pemodelan data…

TU2003 5-7

Pengenalan

…juga memperkenalkan model perakaunan REA dan Entity-Relationship (E-R) diagrams.

…bagaimana untuk menggunakan teknik ini untuk membina sebuah model data SMP.

…menerangkan bagaimana untuk implementasikan model data yang dihasilkan ke dalam pangkalan data hubungan.

TU2003 5-8

Objektif Pembelajaran 1

Membincangkan langkah-langkah bagi merekabentuk dan melaksanakan sebuah sistem pangkalan data.

TU2003 5-9

Merekabentuk dan Melaksanakan Sistem Pangkalan Data Terdapat enam langkah asas terlibat

dalam merekabentuk dan melaksanakan suatu sistem pangkalan data:

1. Perancangan awal untuk menentukan keperluan untuk dan kesauran membangunkan sebuah sistem baru.

2. Mengenalpasti keperluan pengguna.3. Membangunkan skema peringkat konteks,

luaran dan dalaman.

TU2003 5-10

Merekabentuk dan Melaksanakan Sistem Pangkalan Data

4. Menterjemahkan skema peringkat dalaman ke struktur pangkalan data sebenar yang akan diimplementasikan ke dalam sistem baru.

5. Menukarkan kesemua data daripada sistem semasa ke pangkalan data baru.

6. Mengguna dan menyelenggara sistem baru.

TU2003 5-11


Menggunakan model data REA untuk merekabentuk sebuah pangkalan data SMP.

TU2003 5-12

Model Data REA

Pemodelan data ialah proses mendefinasikan sebuah pangkalan data supaya ianya secara benar mewakilkan kesemua aspek organisasi, termasuklah interaksinya dengan persekitaran luaran.

TU2003 5-13

Model Data REAPemodelan Data dalam Proses Rekabentuk

Pangkalan Data

Pengkodan

Pelaksanaan

Pengoperasian &penyelenggaraanPerancangan

Analisiskeperluan

Rekabentuk

Pemodelan data

berlaku di sini

TU2003 5-14

Model Data REA

Model data REA ialah suatu alat permodelan konseptual yang secara spesifiknya direkabentuk untuk sediakan struktur bagi merekabentuk pangkalan data SMP.

Model data REA menyediakan struktur dalam dua cara:

1 Dengan mengenalpasti apakah entiti sepatutnya dimasukkan dalam pangkalan data SMP

2 Dengan menunjukkan bagaimana untuk menstruktur hubungan sesama entiti dalam pangkalan data SMP

TU2003 5-15

Sampel Rajah REA

Inventory Stock flow Sales

Participates

in

Participates

in

Sales Person

Customer

CashierReceive CashCash

Participates

in

Participates

in

Stock flow

Economic

Duality

TU2003 5-16

Templat Asas REA

Resource A inflow Get Resource A

Participates

in

Participates

in

Internal

Agent

External

Agent

Give up Resource BResource B

Participates

in

Participates

in

outflow

Economic

Duality

Internal

Agent

External

Agent

TU2003 5-17

SMP Digambarkan sebagai satu Set Pertukaran Beri-untuk-Dapat (Give-to-Get)

Beri Inventori Dapat Tunai

Beri Tunai Dapat Inventori

Beri TunaiDapat Khidmat/

Masa Pekerja

Beri Tunai Dapat Tunai

Dapat Inventori Barangan Siap

Dapat Khidmat/Masa Pekerja

Beri/Guna Bahan

Mentah

Beri (Guna) Masa

& Khidmat Mesin

Kitaran Hasil

Kitaran Perbelanjaan

Kitaran Sumber Manusia/Gaji

Kitaran Kewangan

Kitaran Produksi

TU2003 5-18

Jenis-jenis Entiti

Sebuah entiti ialah sebarang kelas objek di mana data dipungut.

Model data REA mengklasifikasikan entiti kepada tiga kategori berbeza:

1 Resources- sumber diperlu dan digunakan oleh sesebuah organisasi

2 Events- kejadian berlaku oleh/ke atas organisasi3 Agents- agen yang terlibat dalam kejadian ini

TU2003 5-19

Jenis-jenis Entiti

Resources ditakrifkan sebagai apa-apa benda yang mempunyai nilai ekonomi kepada organisasi.

contoh…– tunai– inventori– peralatan

TU2003 5-20

Jenis-jenis Entiti

Events adalah berbagai aktiviti perniagaan di mana pengurusan ingin mengutip maklumat bagi tujuan perancangan atau kawalan.

contoh…– kejadian jualan– mengambil tempahan pelanggan

TU2003 5-21

Jenis-jenis Entiti

Agents adalah jenis entiti ketiga dalam model REA.

Agen ialah orang dan organisasi yang terlibat dalam kejadian dan yang mana maklumat mereka diperlukan.

contoh…– pekerja– pelanggan

TU2003 5-22

Hubungan Berstruktur

Model data REA menggambarkan suatu corak asas bagaimana tiga jenis entiti (sumber, kejadian, dan agen) sepatutnya berhubung sesama mereka.

TU2003 5-23


Dapatsumber A

Berikansumber B

Sumber A

Sumber B

Dualitiekonomik

Aliran masuk

Aliran keluar


Agen Dalaman

Agen Luaran

Agen Dalaman

Agen Luaran

Dapatsumber A

Dualitiekonomik

Berikansumber B

Terlibat dalam

Terlibat dalam

Terlibat dalam

Terlibat dalam

TU2003 5-25


Melukis rajah E-R sebuah pangkalan data SMP.

TU2003 5-26

Sampel Rajah E-R

SupervisorsEmployers

Departments

Part ofManages

Managed

By

Customer Orders Sales Cash

ReceiptsPart of Part of

Players Teams LeaguePart of Part of

TU2003 5-27

Rajah Hubungan Entiti

Gambar rajah E-R ialah satu kaedah bagi menggambarkan satu skema pangkalan data.

Ia dipanggil gambar rajah E-R kerana ia menunjukkan berbagai entiti yang dimodelkan dan hubungan penting sesama mereka.

Dalam gambar rajah E-R, entiti kelihatan sebagai empat segi tepat, dan hubungan antara entiti diwakili oleh berlian (diamonds).


Jualan

KutipanTunai

Inventori

Tunai

Bayaruntuk

Barisan item

Bertambah

Sumber Kejadian

(0, N)(0, N) (1, N)


Jurujual

Pelanggan

Juruwang

Jualan

Bayaruntuk

KutipanTunai

Dibuat oleh

Dibuat untuk

Diterima daripada

Diterima oleh

(1, 1)

(0, N)

(0, N)

Kejadian Agen

(1, 1)(1, N)

TU2003 5-30

Membangunkan sebuah Rajah REA Pembangunan gambar rajah REA bagi satu

kitaran transaksi tertentu mengandungi tiga langkah:

1 Kenalpasti pasangan kejadian yang menunjukkan pertukaran ekonomik asas.

2 Kenalpasti sumber terjejas oleh setiap kejadian dan agen yang terlibat dalam kejadian tersebut.

3 Tentukan kardinaliti bagi setiap hubungan.

TU2003 5-31

Mengenalpasti Kejadian Pertukaran Ekonomik Pertukaran ekonomik asas dalam kitaran

pendapatan melibatkan penjualan barangan atau perkhidmatan dan berikutnya penerimaan tunai sebagai bayaran bagi jualan tersebut.

Gambar rajah REA kitaran pendapatan menunjukkan entiti kejadian jualan dan kutipan tunai sebagai segiempat tepat dan hubungan sesama mereka sebagai berlian.

TU2003 5-32

Mengenalpasti Kejadian Pertukaran Ekonomik Adalah baik dengan membahagikan

kertas kepada tiga lajur, satu bagi setiap jenis entit:

Lajur kiri- digunakan untuk sumber. Lajur tengah- digunakan untuk

kejadian. Lajur kanan- digunakan untuk agen.

TU2003 5-33

Mengenalpasti Sumber dan Agen Setelah kejadian yang diingini

ditentukan, sumber yang terbabit oleh kejadian tersebut perlulah dikenalpasti.

Kejadian jualan melibatkan pengurangan inventori.

Kejadian kutipan tunai melibatkan penerimaan tunai.

TU2003 5-34

Mengenalpasti Sumber dan Agen Kemudian, langkah berikutnya ialah

mengenalpasti agen yang terlibat dalam kejadian tersebut.

Selalunya terdapat sekurang-kurangnya satu agen dalaman (pekerja) dan, dalam kebanyakan kes, seorang agen luaran (pelanggan).

TU2003 5-35

Menentukan Kardinaliti

Kardinaliti hubungan menunjukkan berapa banyak/kali berlakunya sesuatu entiti dalam hubungan itu boleh dihubungkan kepada berlakunya entiti yang lain di dalam hubungan itu.

Kardinaliti biasanya ditulis sebagai pasangan nombor.

Nombor pertama ialah yang minimum, dan yang kedua ialah maksimum.

TU2003 5-36


Kardinaliti minimum bagi sesebuah hubungan menunjukkan bilangan barisan paling sedikit yang boleh terlibat dalam hubungan itu.

Kardinaliti minimum boleh sama ada 0 atau 1.

Kardinaliti minimum kosong bermaksud setiap kali berlakunya entiti pada sebelah lain hubungan itu tidak semestinya dihubungkan kepada berlakunya sebarang entiti pada hubungan sebelah ini.

TU2003 5-37

Jualan Dibuat kepada Pelanggan(0, N)

Menentukan Kardinaliti Kardinaliti minimum kosong dalam

pasangan kardinaliti (0, N) ke kiri entiti pelanggan dalam hubungan pelanggan-jualan menunjukkan bahawa seseorang pelanggan tertentu tidak semestinya dihubungkan kepada sebarang kejadian jualan (contoh: bakal pelanggan).

TU2003 5-38


Kardinaliti minimum kosong adalah biasa bagi hubungan antara dua kejadian yang dihubung secara sementara. Kenapa?

Kerana pada sesuatu masa tertentu kejadian kedua dalam pasangan mungkin belum berlaku lagi (contoh: jualan kredit yang masih belum dibayar).

Kardinaliti minimum 1 menunjukkan bahawa setiap berlakunya entiti mestilah dipasangkan dengan sekurang-kurangnya satu kejadian entiti satu lagi.

TU2003 5-39

Jualan Dibuat oleh Jurujual(1, 1)


Kardinaliti minimum di bawah entiti jualan dalam hubungan jualan-pelanggan menggambarkan peraturan perniagaan am bahawa setiap kejadian jualan mestilah dipasangkan dengan beberapa pelanggan tertentu.

TU2003 5-40


Kardinaliti maksimum bagi sesuatu hubungan menunjukkan bilangan barisan paling banyak yang boleh terlibat dalam hubungan.

Kardinaliti maksimum boleh jadi 1 atau N. N menunjukkan setiap baris dalam jadual

boleh dihubungkan kepada banyak barisan dalam jadual yang lain.

TU2003 5-41


Tiga jenis hubungan asas antara entiti adalah bermungkinan, bergantung kepada kardinaliti maksimum disekutukan dengan setiap entiti.

1 Hubungan satu-ke-satu2 Hubungan satu-ke-banyak3 Hubungan banyak-ke-banyak

TU2003 5-42


Kardinaliti tidaklah dipilih sembarangan oleh perekabentuk pangkalan data.

Ia mencerminkan fakta mengenai organisasi yang dimodelkan dan amalan perniagaannya yang diambil ketika peringkat analisis keperluan bagi proses reka bentuk pangkalan data.

TU2003 5-43


Membina suatu set jadual untuk melaksanakan sebuah model REA bagi SMP dalam pangkalan data hubungan.

TU2003 5-44

Melaksanakan Rajah REA dalam Pangkalan Data Hubungan

Gambar rajah REA boleh digunakan untuk merekabentuk satu pangkalan data hubungan berstruktur dengan baik.

Sebuah pangkalan data hubungan berstruktur dengan baik ialah yang tidak tertakluk kepada masalah kemaskini, kemasukan, dan pemadaman yang janggal. (penormalan)

TU2003 5-45

Mencipta Jadual

Pangkalan data hubungan yang dibuat penormalan dengan baik mempunyai jadual bagi setiap entiti dan setiap hubungan banyak-ke-banyak.

Daripada gambar rajah REA yang telah dibincangkan tadi, sembilan jadual boleh dicipta: satu bagi setiap tujuh entiti dan satu bagi setiap hubungan banyak-ke-banyak.

TU2003 5-46

Mencipta Jadual

Inventori Jualan Jurujual Pelanggan Juruwang

Kutipan tunai Tunai Jualan-inventori Jualan-kutipan

tunai

TU2003 5-47

Mengenalpasti Atribut bagi Setiap Jadual Kunci Primer/Primary keys: Biasanya, kunci primer bagi sebuah

jadual mewakili sebuah entiti ialah satu atribut.

Atribut-atribut lain: Atribut-atribut dimasukkan ke dalam

setiap jadual bagi memuaskan keperluan pemprosesan transaksi.

TU2003 5-48

Melaksanakan Hubungan Satu-ke-Satu dan Satu-ke-Banyak Hubungan satu-ke-satu: Dalam pangkalan data hubungan,

hubungan sebegini antara entiti boleh dilaksanakan dengan memasukkan kunci primer bagi satu entiti sebagai kunci asing (foreign key) dalam jadual mewakili entiti lain.

TU2003 5-49

Hubungan satu-ke-banyak: Hubungan ini juga boleh melaksanakan

dengan cara kunci asing- kunci primer entiti yang terlibat sekali dalam

hubungan muncul sebagai kunci asing dalam jadual entiti yang terlibat banyak kali dalam hubungan itu (contoh: kunci primer jadual jurujual dan pelanggan dimasukkan sebagai kunci asing dalam jadual jualan).

Melaksanakan Hubungan Satu-ke-Satu dan Satu-ke-Banyak

TU2003 5-50


Membaca rajah E-R dan menerangkan apakah yang didedahkan mengenai aktiviti dan polisi bisnes organisasi dimodelkan.

TU2003 5-51

Dokumentasi

Gambar rajah REA adalah berguna terutamanya bagi mendokumen sebuah SMP termaju dibina menggunakan pangkalan data.

Gambar rajah REA menyediakan dua jenis maklumat penting mengenai sebuah pangkalan data:

1 Maklumat mengenai hubungan sesama item data

2 Maklumat mengenai amalan perniagaan organisasi

TU2003 5-52

Maklumat Mengenai Kandungan Pangkalan Data Gambar rajah REA secara tidak tersirat

menunjukkan hubungan sesama berbagai item data yang disimpan dalam pangkalan data perakaunan.

Carta alir hanya menunjukkan fail mana yang wujud dan terangkan ciri-ciri asas mereka.

DFD menjelaskan kandungan setiap fail dalam sistem, tetapi tidaklah menunjukkan bagaimana fail-fail ini berhubungan sesama mereka.

TU2003 5-53

Maklumat Mengenai Amalan Bisnes Kardinaliti dalam gambar rajah REA

menyediakan maklumat berguna mengenai semulajadi syarikat yang dimodelkan dan polisi perniagaan yang ia ikuti.

Inventori Barisan item Jualan

Sumber Kejadian

(0, N) (1, N)

TU2003 5-54

Maklumat Mengenai Amalan Bisnes Hubungan antara jualan dan inventori

dipanggil barisan item dan mewakili fakta bahawa setiap jualan mengandungi satu atau lebih item dagangan.

Setiap item muncul sebagai barisan item berasingan pada inbois jualan.

Kuantiti dijual menunjukkan bahawa seseorang pelanggan boleh membeli lebih daripada satu bagi item tertentu.

TU2003 5-55

Pengkhasan Organisasi oleh Rajah REA Contoh yang telah ditunjukkan adalah bagi

penjualan barangan secara besar-besaran, jadi hubungan yang ditunjukkan antara jualan dan inventori sebagai banyak-ke-banyak.

Bagi pengedar seni, contohnya, gambar rajah REA mungkin menunjukkan hubungan antara jualan dan inventori sebagai satu-ke-banyak (hasil seni adalah unik, satu, tetapi boleh dijual banyak

hasil seni dalam satu transaksi).

TU2003 5-56

Ekstraksi Maklumat daripada SMP

Gambar rajah REA yang lengkap menyediakan suatu panduan berguna bagi pertanyaan (querying) sebuah pangkalan data SMP.

Queries boleh digunakan untuk menghasilkan jurnal dan lejar daripada pangkalan data hubungan dibina pada model REA.

KutipanatunaiJualan

(0, 1) (1, N)

TU2003 5-57

Ekstraksi Maklumat daripada SMP Dalam hubungan satu-ke-banyak antara

kutipan tunai dan jualan, nombor remittance ialah kunci asing dalam jadual jualan.

Setiap transaksi jualan dibayar penuh oleh kejadian kutipan tunai.

Apakah logik query untuk tahu akaun penerimaan?

Jumlah akaun penerimaan ialah jumlah penambahan kesemua jualan di mana tiada nombor remittance.

TU2003 5-58

Persoalan?

Sistem Maklumat Perakaunan

Documents

Transcript of Sistem Maklumat Perakaunan