Sistem Jaminan Mutu PendidikanInstitut Pertanian Bogor

*

LATAR BELAKANGDi Indonesia, perhatian terhadap mutu pendidikan meningkat, terutama sejak diperkenalkan paradigma baru pada KPPTJP 1996-2005

Paradigma Baru : tetrahedron yang berfokus pada mutu berkelanjutan (Evaluasi Otonomi Akuntabilitas Akreditasi Mutu )

Dapat disimpulkan bahwa sejak 1996, DIKTI telah mengantisipasi era globalisasi (meningkatnya persaingan)HELTS 2003-2010, mempertegas strategi pemerintah untuk meningkatkan daya saing bangsa yang mengutamakan mutu

( QUALITY, ACCESS and EQUITY, AUTONOMY )

Manajemen Perguruan TinggiTanggung jawab siapa ?

Semua orang yang di PT ikut bertanggung jawab, dan karena itu juga harus ikut serta dalam pelaksanaannya.

Tugas siapa?

Pimpinan seperti rektor, dekan, ketua departemen, dll bertanggung jawab memimpin tugas manajemen itu. Mereka harus bisa menjamin adanya pengelolaan pendidikan tinggi seperti seharusnya.

Format manajemen PT yang mengacu pada paradigma baru manajemen PT harus bisa mendorong institusi melaksanakan :Peningkatan Mutu yang berkelanjutan.Melaksanakan Otonomi PT dengan sebaik-baiknya.Memiliki sistem Akuntabilitas atas segala kegiatannya.Mengikuti Akreditasi PT secara berkalaSelalu melakukan Evaluasi Diri secara berkala

PENGERTIAN MUTUMutu adalah sifat-sifat yang dimiliki suatu benda/barang atau jasa yang secara keseluruhan memberi rasa puas kepada penerima atau penggunanya karena telah sesuai atau melebihi apa yang dibutuhkan dan diharapkan para pelanggannya.

Orang yang bermutu dalam berkinerja selalu berusaha mengidentifikasi siapa pelanggannya dalam setiap kegiatan yang dilakukan, dan mengidentifikasi apa kebutuhan dan harapannya untuk diusahakan dipenuhi sejauh mungkin.

Mutu berawal dari Diri Kita SendiriMutu adalah naluri manusiaKita selalu mengharap, bahkan menuntut agar orang lain memberi dan melayani kita segala sesuatu yang bermutu. Tetapi jangan lupa, bahwa orang lainpun juga selalu mengharap dan menuntut segala sesuatu yang bermutu dari kita.Kondisi resiprokal inilah yang membuat kehidupan ini bermutu dan menyenangkan.

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Memberikan kerangka kerja yang dapat diandalkan untuk implementasi program mutu, mengukur / mengaudit kinerja organisasi untuk perbaikan mutu tanpa akhir.

Memadukan semua unsur yang dibutuhkan organisasi untuk memperbaiki kepuasan pelanggan melalui produk, jasa dan proses yang lebih baik.

PENDEKATAN MELALUI SISTEM MANAJEMEN MUTU MENDORONG PERUSAHAAN (INSTITUSI) untukMenganalisis persyaratan pelanggan / stakeholder

Menentukan dan menspesifikasikan semua proses yang berkontribusi terhadap pencapaian mutu produk

Memelihara agar seluruh proses selalu terkendali

Menyusun kerangka kerja untuk perbaikan berkesinambungan agar pelanggan puas

Memberikan keyakinan kepada perusahaan (institusi) dan pelanggan untuk menghasilkan produk yang konsisten dalam memenuhi persyaratan mutu

PRINSIP DASAR SISTEM MANAJEMEN MUTU: TRILOGI JURANPERENCANAAN MUTU ( QUALITY PLANNING )Fokus kepada penyusunan kebijakan / tujuan mutu dan proses operasional untuk mencapai tujuan mutu

PENGENDALIAN MUTU ( QUALITY CONTROL )Fokus kepada pemenuhan persyaratan mutu

PERBAIKAN MUTU ( QUALITY IMPROVEMENT )Fokus kepada peningkatan kemampuan memenuhi persyaratan mutu (efektivitas dan efisiensi)

Filosofi Mutu KinerjaSetiap pekerjaan menghasilkan produk dan/atau jasa.Produk dan jasa itu diproduksi karena ada yang memerlukan.Orang-orang yang memerlukan produk/jasa itu disebut pelanggan.Produk dan/atau jasa itu merupakan sesuatu yang dibutuhkan oleh pelanggannya.Produk atau jasa itu harus dibuat sedemikian rupa agar dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggannya.Produk atau jasa itu disebut bermutu bila dapat memenuhi atau melebihi kebutuhan dan harapan pelanggannya.

Perencanaan Strategik Untuk MutuMutu tidak akan datang dengan sendirinya, perlu usaha khususPeningkatan mutu yang terus-menerus adalah hasil dari budaya kerjaBudaya kerja yang baik adalah hasil pembinaan jangka panjangAgar budaya kerja yang baik tercapai perlu perencanaan jangka panjang yang bersifat strategikRencana jangka panjang perlu tujuan yang jelas, yang berfokus pada kepentingan dan kebutuhan para pelangganRencana jangka panjang harus realistik, berdasarkan kondisi diri dan lingkungan

PERAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DALAM PENGEMBANGAN PERGURUAN TINGGIKegagalan program mutu suatu organisasi apapundisebabkan salah satu :

Memiliki sistem manajemen tanpa keinginan kuat

Memiliki keinginan kuat tanpa membangun sistem manajemen

Pengembangan SJMP IPBSosialisasi dan pelatihan Manajemen Mutu Terpadu (LP3, 1996-1998)Pelatihan ISO 9000 (LP3/MMA, 1999-2000)Lokakarya Sistem Jaminan Mutu Akademik (Desember 2000)Pelatihan Penyusunan Manual dan Prosedur Mutu (LP3, 2000-2001)Pelatihan Perumusan Kebijakan dan Tujuan Mutu (LP3, 2002)Tim Persiapan Sistem Jaminan Mutu Akademik (KPIO, 2002)Pembentukan Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan (Juli 2003)Pembentukan Peer Group Jaminan Mutu Pendidikan (DAJMP, Desember 2003)SK Rektor No. 169/K13/PP/2004 tentang Sistem Jaminan Mutu Pendidikan IPB

Definisi OperasionalMutu pendidikan tinggi adalah pencapaian tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan oleh institusi pendidikan tinggi di dalam rencana strategisnya, atau kesesuaian dengan standar yang telah ditentukan. Jaminan mutu adalah keseluruhan aktivitas dalam berbagai bagian dari sistem untuk memastikan bahwa mutu produk atau layanan yang dihasilkan selalu konsisten sesuai dengan yang direncanakan/ dijanjikan.

Di dalamnya terkandung proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga seluruh stakeholders memperoleh kepuasan.

Sistem Jaminan Mutu Pendidikan IPB Organisasi Ruang Lingkup Mekanisme Kerja

Organisasi MutuMelekat pada unit kerja,

masing-masing dibantu anggota Peer Group SJMP

Struktur Organisasi MutuIPBFakultasDepartemen

Tugas :Mengkoordinasikan dan mengarahkan pengembangan SJMP di lingkungan InstitutMenetapkan kebijakan mutu InstitutMengarahkan dan memonitor pelaksanaan JMPMelaksanakan audit dan pelatihan mutu

Tugas :Mengembangkan SJMP di lingkungan FakultasMenetapkan kebijakan mutu FakultasMelakukan review kinerja Departemen Mengarahkan tindakan perbaikan untuk JMP

Tugas :Menetapkan sasaran mutu DepartemenMengendalikan proses pendidikanMerumuskan dan melaksanakan aktivitas untuk perbaikan mutu

(TQM)(QA)(QC)

Ruang Lingkup Jaminan Mutu Pendidikan

Standar akademik : kesesuaian tingkat mutu kuliah dengan tujuannya, keterbaruan kurikulum, serta sejauhmana pencapaian tujuan kurikulum.

Mutu pembelajaran : mutu dan motivasi dosen, attractiveness dan relevansi mata kuliah, keefektifan metode pembelajaran, manajemen perkuliahan, tanggapan mahasiswa serta kemampuan mata kuliah mengembangkan pengetahuan mahasiswa, pemahaman atau kompetensi yang diperlukan untuk tingkatan yang dibutuhkan.

Mutu dukungan pelayanan kepada mahasiswa dan dosen : dilaksanakan oleh unit layanan akademik dan oleh prasarana administrasi.

Tingkat pencapaian mahasiswa : hasil penilaian formal, tingkat kepuasan mahasiswa terhadap kemajuan studi, dan tingkat pencapaian lulusan (alumni) dalam memperoleh pekerjaan beserta penghargaannya.

Mutu penelitian, konsultansi dan kegiatan akademik lain beserta relevansinya terhadap mata kuliah - mata kuliah yang ditawarkan.

Tingkat kepuasan pelanggan (stakeholders).

Jabaran Ruang Lingkup menjadi Komponen Jaminan Mutu Pendidikan Penetapan Standar Mutu Pendidikan (Tabel 2)

Pencapaian Standar Mutu Pendidikan diukur melalui Indikator Kinerja (Tabel 3), dikelompokkan ke dalam : Input Process Output Outcome Impact

Mekanisme Penjaminan Mutu Pendidikan

PlanPenetapan Kebijakan MutuPenetapan Standar MutuPenetapan Tujuan/Sasaran Mutu

Termasuk Penetapan Indikator KinerjaPenetapan Prosedur untuk Pencapaian Tujuan Mutu

Manual/Pedoman Mutu

Kebijakan Mutu IPBDengan komitmen tinggi terhadap mutu, IPB secara efisien dan akuntabel menghasilkan lulusan yang kompeten dan IPTEKS, yang relevan untuk kesejahteraan masyarakat.

Kebijakan Mutu Pendidikan IPB

Secara efisien menghasilkan lulusan dengan kompetensi yang relevan dengan kebutuhan stakeholder;Upaya pemenuhan dinamika kepuasan stakeholder nasional dan global didukung oleh komitmen tinggi terhadap mutu oleh seluruh komponen yang terlibat dalam proses pendidikan.

FakultasKebijakan Mutu FakultasFapertaMenghasilkan lulusan unggul dan IPTEKS di bidang pertanian tropika yang berkelanjutan dan relevan dengan kebutuhan masyarakat.FKHMenghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi dan daya saing tinggi.FPIKPenjaminan mutu pendidikan secara komprehensif, dengan cara memperlancar kegiatan belajar-mengajar agar dapat memberikan kesempatan seluas mungkin kepada mahasiswa untuk dapat meningkatkan kemampuan (capability) dan kapasitas (capacity) untuk menyerap, menganalisis, mengartikulasikan apa yang diperolehnya serta mengembangkan konsep, teknik dan metodologi di bidang perikanan dan kelautan.FapetMenghasilkan lulusan yang menguasai bidang agribisnis peternakan dan berjiwa kewiraswastaan melalui proses pendidikan yang melibatkan dan memanfaatkan seluruh sumberdaya akademik baik di dalam maupun di luar kampus secara efisien.FahutanSecara efisien menghasilkan lulusan bermutu tinggi dengan kompetensi yang sesuai dengan tuntutan konsumen dan berkemampuan berkarya di bidangnya yang didukung oleh komitmen yang tinggi terhadap mutu dari seluruh komponen yang terlibat dalam proses pendidikan. FatetaSecara efisien menghasilkan lulusan bermutu tinggi dengan kompetensi bersertifikat yang sesuai dengan tuntutan konsumen dan kemampuan berkarya di bidangnya, didukung oleh komitmen yang tinggi terhadap mutu oleh seluruh komponen yang terlibat dalam proses pendidikan.FMIPAMenghasilkan lulusan yang profesional di bidang MIPA yang berakhlak tinggi sehingga mampu bersaing dalam pasar kerja nasional dan internasional.FEMSecara efisien dihasilkan lulusan dengan kompetensi yang sesuai kebutuhan pasar kerja dan berdaya saing tinggi (certified).

Tujuan/Sasaran Mutu IPBMahasiswa memperoleh kualifikasi yang diinginkan dalam waktu yang sesingkat mungkin (S1 : 60% lulus 4 tahun; D3 : 95% lulus 3 tahun)

Lulusan bisa bekerja segera setelah lulus

(50% dg 3 bulan masa tunggu)Prosedur rutin dilaksanakan secara efisien dengan waktu stakeholder yang minimum Staf administrasi bersifat friendly dan helpful Lingkungan selalu kondusif untuk pembelajaran

DoPelaksanaan seluruh kegiatan yang terkait dengan pendidikan menurut prosedur yang telah ditentukan.

Check dan ActionLokakaryaMutu

Laporan Hasil EvaluasiEvaluasi Diri(Departemen)

Internal audit(Fak & IPB)Laporan External ExaminerRumusan Tindak lanjutPedoman/Manual MutuDokumentasi Pelaksanaan Kegiatan

Indikator Kinerja : 1. Input (Mahasiswa)

Indikator

Cara Perhitungan

Persentase mahasiswa dengan NEM > 49

Mahasiswa baru lima tahun terakhir

Rata-rata NEM mahasiswa baru

Mahasiswa baru lima tahun terakhir

Tingkat kompetisi mahasiswa baru

Mahasiswa baru tahun terakhir

Asal geografis mahasiswa

Mahasiswa baru tahun terakhir

Indikator Kinerja : 1. Input (Dosen dan Sarana Pembelajaran)

IndikatorCara PerhitunganRasio Dosen - MahasiswaLima tahun terakhirPersentase Dosen berpendidikan S3Lima tahun terakhirRasio kecukupan ruang kuliah dan laboratoriumLima tahun terakhirRasio kecukupan alat bantu pembelajaranLima tahun terakhirRasio kecukupan koleksi buku teks < 5 tahun di perpustakaanLima tahun terakhir

Indikator Kinerja : 2. Proses

Indikator

Cara Perhitungan

Rata-rata IPK semester berjalan

Mahasiswa semester berjalan

Persentase mahasiswa dengan masa studi 48 bulan

Lulusan lima tahun terakhir

Rata-rata lama penyelesaian studi

Lulusan lima tahun terakhir

Rata-rata waktu penyelesaian tugas akhir

Lulusan lima tahun terakhir

Jumlah mahasiswa drop out per tahun

Indikator Kinerja : 3. Proses (lanjutan)

Indikator

Cara Perhitungan

Persentase Dosen dengan rataan hasil angket > 3

Setiap semester,

rata-rata hasil kuestioner

Tingkat kehadiran mahasiswa

Absensi selama satu semester

Tingkat kehadiran staf pengajar

Absensi selama satu semester

Ketepatan rencana dan pelaksanaan perkuliahan / praktikum

Kecocokan absensi dan rencana kuliah/praktikum

Ketepatan jadwal pemeriksaan ujian dan pemasukan nilai

Waktu pemasukan nilai

Indikator Kinerja : 3. Output

IndikatorCara PerhitunganJumlah lulusan per tahunLulusan lima tahun terakhirPersentase lulusan dengan IPK >= 3Lulusan lima tahun terakhirRata-rata IPK lulusanLulusan lima tahun terakhir

Indikator Kinerja : 4. Outcome

IndikatorCara PerhitunganPersentase lulusan yang memperoleh pekerjaan pertama dalam waktu 3 bulan setelah lulusLulusan lima tahun terakhirRata-rata waktu tunggu kerja lulusanLulusan lima tahun terakhirStatus akreditasi PS/DepartemenReview lima tahun sekali

Indikator Kinerja : 5. Impact

IndikatorCara PerhitunganJumlah kegiatan (event) in-campus recruitmentKeadaan lima tahun terakhirJumlah in-campus recruitment (orang)Keadaan lima tahun terakhirJumlah pelamar (calon mahasiswa baru)Keadaan lima tahun terakhir

Strategi Kerja Persiapan Sistem Jaminan Mutu

Kegiatan yang sudah berjalan

Langkah OperasionalIdentifikasi semua proses yang terlibat sejak mahasiswa masuk hingga lulus (Tabel 4)Bagan Alir proses Perumusan cara pengontrolan terhadap proses (SOPs)Penentuan nilai batas pengontrolan melalui pengukuran indikator-indikator kinerja serta sasaran mutunya.

PROSES PENDIDIKAN

Prosedur Operasi Baku (SOP) Siapa mengerjakan apa, bagaimana mengerjakan, kapan, bagaimana menilai dan melaporkannya.

SOP yang sudah disiapkanRencana Studi (KRS)Perkuliahan dan PraktikumUTS/UASUjian Sidang SarjanaEvaluasi PBM

PenutupProses jaminan mutu pendidikan merupakan kelanjutan dari visi, misi, dan tujuan institusi, fakultas, departemen dan program studi.Proses jaminan mutu perlu disepakati dan dilaksanakan secara konsekuen.

*